GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN 1.0
PENGENALAN Pengurusan kewangan adalah merupakan proses di mana sesebuah organisasi perlu mematuhui tatacara dan peraturan yang ditetapkan untuk memperolehi dan menggunakan sumber berdasarkan kepada objektif tertentu di mana ianya merangkumi perancangan, pelaksanaan, penyelarasan, pengawalan dan penilaian kewangan. Ianya juga perlu dilakukan dengan ekonomi, cekap, teratur, berkesan dan tulus agar dapat memastikan peruntukan yang diterima dibelanjakan dengan cara yang betul dan dapat memberikan manfaat yang optimum. Oleh demikian, satu Garis Panduan Pengurusan Kewangan disediakan agar dapat dijadikan panduan serta rujukan kepada semua kakitangan Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (UPNM).
2.0
TAFSIRAN a)
Ketua Pusat Tanggungjawab bererti Ketua Pusat Tanggungjawab,PTj.
b)
Pegawai bererti staf yang berkhidmat di Universiti Pertahanan Nasional Malaysia.
c)
Pegawai Pengawal bererti Naib Canselor Universiti Pertahanan Nasional Malaysia.
d)
Pusat Tanggungjawab, PTj bererti setiap Fakulti dan Jabatan yang diberi dan memegang peruntukan sendiri.
e)
Sistem SAGA bererti Standard Accounting System for Government Agencies di mana sistem ini direkabentuk untuk memenuhi semua keperluan standard perakaunan dan pengauditan yang telah ditetapkan.
f)
Universiti bererti Universiti Pertahanan Nasional Malaysia.
1
3.0
PUNCA KUASA Punca kuasa dalam pengurusan kewangan universiti adalah peruntukan undangudang serta peraturan yang menyentuh hal – hal kewangan yang terkandung dalam:a)
Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971;
b)
Akta Prosedur Kewangan 1957 (Akta 61);
c)
Akta Audit 1957;
d)
Akta Badan – Badan Berkanun 1980 (Akta 240);
e)
Arahan Perbendaharaan;
f)
Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan;
g)
Pekeliling dan Surat Pekeliling Am;
h)
Pekeliling dan Surat Pekeliling Jabatan Bendahari;
i)
Perintah – perintah Am (General Orders);
j)
Perlembagaan Persekutuan Perkara 96 – 112);
k)
Prinsip – Prinsip Perakaunan yang Diterima Umum (GAAP);
l)
Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia (MASB);
m)
Piawaian Pelaporan Kewangan (FRS);
n)
Piawaian Pelaporan Entiti Swasta (PERS); dan
o)
Lain – lain Pekeliling dan Surat Pekeliling yang berkenaan.
2
4.0
PROSEDUR ISO MS 9001: 2008 UPNM Terdapat beberapa bahagian di dalam Garis Panduan Pengurusan Kewangan Jabatan Bendahari telah di piawaikan di bawah ISO MS 9001:2008. Antara yang terlibat adalah:a)
Prosedur Perolehan
- PK(S).UPNM.BEND.01
b)
Prosedur Penyediaan Bajet Mengurus
- PK(S).UPNM.BEND.02
c)
Prosedur Pembayaran kepada Kakitangan
- PK(S).UPNM.BEND.03
d)
Prosedur Kepada Pembekal
- PK(S).UPNM.BEND.04
e)
Prosedur Pembayaran Gaji
- PK(S).UPNM.BEND.05
f)
Prosedur Pendaftaran Aset
- PK(S).UPNM.BEND.06
g)
Prosedur Pelupusan Aset
- PK(S).UPNM.BEND.07
h)
Prosedur Kehilangan & Hapus Kira Aset Alih
- PK(S).UPNM.BEND.08
3
PENGURUSAN BAJET 1.0
DEFINISI Bajet bermaksud perancangan kewangan bertujuan untuk melaksanakan dasar tertentu di mana perbelanjaan dijeniskan mengikut kategori seperti emolumen, perkhidmatan & bekalan, aset dan lain‐lain untuk mencapai objektif agensi.
2.0
PENGURUSAN BAJET Pengurusan bajet meliputi proses:
3.0
4.0
a)
Penyediaan bajet;
b)
Agihan bajet; dan
c)
Kawalan peruntukan
JENIS BAJET a)
Bajet Mengurus
b)
Bajet Pembangunan
BAJET MENGURUS Bajet Mengurus adalah belanjawan tahunan yang disediakan untuk tujuan operasi harian dalam mengurus dan mentadbir Universiti iaitu berkaitan dengan Pengajaran, Penyelidikan dan khidmat sokongan. Tempoh sah laku bajet mengurus adalah untuk satu tahun kewangan bermula dari Januari hingga Disember. UPNM sebagai sebuah Badan Berkanun perlu menyediakan belanjawan bagi setiap 2 tahun berpandukan Sistem Belanjawan Diubahsuai (Modified Budgeting System). Komponen dalam MBS
Definisi Ia merujuk kepada semua program/aktiviti yang dijalankan pada tahun semasa (kecuali One‐Off) yang telah mendapat
1. Dasar Sedia Ada (DSA)
kelulusan Perbendaharaan atau pihak‐pihak lain seperti Jemaah Menteri. Contoh‐contoh DSA adalah seperti berikut:
4
Emolumen
Pembayaran utiliti bagi kemudahan sedia ada
Kos yang berkaitan bagi kursus dan program yang sedang dijalankan di pusat pengajian
Merupakan
program/aktiviti
baru
termasuk
tambahan,
sambungan atau perluasan kepada dasar yang sedia ada. Contoh‐contoh DB adalah seperti berikut:
2. Dasar Baru (DB)
Perluasan Pelanggan/Pertambahan Pelajar
Kenaikan kadar sewaan bagi ruang pejabat
Penyelenggaraan ruang baru
Pertambahan kampus baru
Perluasan skop kerja / Penawaran kursus / Program akademik yang baru
Merupakan sesuatu perbelanjaan yang luar biasa, tidak dapat dielakkan dan merupakan perbelanjaan yang bukan berulang tiap‐tiap tahun. Contoh‐contoh perbelanjaan one-off adalah seperti berikut: 3. One‐Off
a)
Perolehan peralatan/aset
Perolehan kenderaan
Kerja‐kerja pengubahsuaian / naik taraf kemudahan
Kos perpindahan
Perjalanan luar negara
Penyediaan Bajet Mengurus
Tarikh
Proses
Oktober
Bendahari Edar Surat Pekeliling,
Dokumen Terlibat Surat Pekeliling Jabatan Bendahari
Format Proforma Perjanjian Program, Dasar Baru, One‐Off & Notis Taklimat MBS kepada PTj Oktober November
Taklimat MBS kepada PTj Penyediaan Belanjawan oleh PTj
5
Proforma Perjanjian Program
ABM – 2 Format Perjanjian Program ABM-4 (BB)
Ringkasan cadangan
Dasar Baru dan One-Off (Perlu
Dasar Baru / One‐Off
disenaraikan mengikut keutamaan) ABM-5 (BB)
Cadangan Dasar Baru
/ One-Off ABM-7 (BB)
Cadangan dasar Baru
/ One-Off (Anggaran perbelanjaan mengurus mengikut Objek Am dan Objek sebagai) Disember
Pindaan / Pembetulan / Permohonan oleh PTj (Sekiranya Perlu)
Januari
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun (JPKA) untuk kelulusan permohonan Dasar Baru/One‐Off PTj
Mac
Kemukakan permohonan Bajet
Cadangan Bajet Mengurus Universiti
Mengurus kepada Kementerian Kewangan melalui KPT
i.
Penyediaan cadangan bajet dwi tahunan hendaklah mengambilkira perancangan Universiti untuk meningkatkan pengambilan pelajar yang berdasarkan kemampuan Universiti dari segi kemudahan pengajaran dan pembelajaran, tenaga pengajar, tempat penginapan dan sebagainya.
ii.
Semua
Ketua
Pusat
Tanggungjawab
dikehendaki
mengemukakan
permohonan cadangan bajet PTJ masing-masing mengikut masa yang telah ditetapkan.
iii.
PTJ perlu mengemukakan justifikasi bagi setiap cadangan dasar baru dan one-off untuk memastikan semua cadangan adalah munasabah dari segi skop kerja dan kos yang terlibat. Keutamaan harus diberi
kepada 6
cadangan yang sekiranya diabaikan akan menjejaskan mutu pengajaran dan pembelajaran juga keselesaan pelajar khususnya dan Universiti secara amnya .
b)
Agihan Bajet Mengurus
i.
Agihan bajet merupakan satu proses pembahagian peruntukan selepas mendapat surat peruntukan bajet daripada Kementerian mengikut jadual atau perancangan perbelanjaan yang telah diluluskan.
Tarikh
Proses
Oktober /
Terima surat Kelulusan Bajet daripada Kementerian
November
Kewangan/KPT
November / Disember
Proses cadangan agihan bajet oleh Jabatan Bendahari
Disember
Agihan Bajet PTj diluluskan oleh JPKA
Disember
Surat Kelulusan Agihan Bajet dikeluarkan kepada PTj
ii.
Perincian Agihan Bajet Yang Diluluskan
Cadangan permohonan bajet mengurus dwi tahunan yang telah dikemukakan oleh PTj perlu diperincikan semula berdasarkan kepada amaun yang telah diluluskan.
Tarikh Disember
Proses PTj menerima surat kelulusan agihan dan mengemukakan perincian kepada Jabatan Bendahari dalam masa 2 minggu
Januari
Semakan perincian dibuat oleh Unit Bajet dan perincian yang telah diluluskan akan diserahkan kepada PTj dan dimasukkan ke dalam sistem SAGA. Salinan perincian akan dikemukakan kepada Unit Perolehan dan Unit Pembayaran untuk makluman dan tindakan selanjutnya.
7
iii.
Sekiranya terdapat keperluan pindaan perincian selepas kelulusan, PTj perlu
berbincang
terlebih
dahulu
dengan
Unit
Bajet
sebelum
mengemukakan perincian baru. 5.0
KAWALAN PERUNTUKAN Setiap Ketua PTJ adalah bertanggungjawab mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi peruntukan. Oleh itu sebelum sesuatu perbelanjaan dilakukan, Ketua PTJ perlu memastikan setiap perbelanjaan adalah berdasarkan kepada perincian yang telah diluluskan.
Tarikh Bulanan
Proses Perbelanjaan oleh PTj. Unit Bajet mengedarkan Laporan Perbelanjaan kepada PTj
Bulanan
6.0
PTj Menyediakan Laporan Penyesuaian Perbelanjaan
PINDAH PERUNTUKAN
a)
Pindah Peruntukan (Viremen) merupakan satu proses menambahkan peruntukan kepada Objek Sebagai atau Objek Am yang kekurangan baki atau tidak mencukupi untuk menampung perbelanjaan atau aktiviti yang terlibat dengan mengurangkan peruntukan dari Objek Am atau Objek Sebagai yang lain.
b)
Kepentingan Pindah Peruntukan
i.
Agihan peruntukan yang diberi kadangkala tidak menepati keperluan sebenar PTJ. Apabila berlaku ketidakcukupan baki maka PTJ dibolehkan melakukan pindah peruntukan.
ii.
Pindah peruntukan dibolehkan untuk memastikan aktiviti yang dirancang tidak tergendala. Selain itu dapat dipastikan semua lebihan peruntukan dapat digunakan sebaik mungkin pada tahun berkenaan.
8
c)
Kuasa Meluluskan Pindah Peruntukan
Jenis Pindah
Bil
Contoh
Peruntukan
1.
Pindah Peruntukan di
Pindah Peruntukan dari
antara Objek Sebagai
vot 29000 (Jabatan
dalam PTJ yang sama.
Pendaftar) ke vot 21000
Kuasa Meluluskan
Borang
Bendahari
BEND 025
Bendahari
BEND 026
(Jabatan Pendaftar).
2.
Pindah Peruntukan di
Pindah Peruntukan dari
antara Objek Sebagai
vot 29000 (Jabatan
kepada PTJ yang
Pendaftar) ke vot 24000
Berlaina
(Pusat).
d)
Batasan Kuasa Untuk Membuat Pindah Peruntukanl:
i.
Tiada
sebarang
pindah
peruntukan
yang
melibatkan
vot
10000
(emolumen) dibenarkan.
ii.
PTj juga tidak dibenarkan membuat pindah peruntukan bagi vot 21000(Perbelanjaan One-off Ke luar Negara) sama ada pindah dari atau kepada vot tersebut.
iii.
PTj tidak dibenarkan untuk membuat pindah peruntukan di antara dasar yang berlainan. Contoh: Pindah peruntukan dari vot 27000 (Dasar Baru) ke vot 28000 (Dasar Sedia Ada) atau sebaliknya.
7.0
PERUNTUKAN TAMBAHAN
a)
Peruntukan Tambahan merupakan satu proses permohonan menambah peruntukan sama ada menggunakan baki peruntukan semasa, rizab, mahupun permohonan kepada Kementerian bagi menampung perolehan tertangguh atau menampung kos bagi aktiviti/projek yang tiada dalam bajet asal dan baru diluluskan.
9
b)
PTj perlu mengemukakan permohonan peruntukan tambahan kepada Unit Bajet untuk kelulusan JPKA. Permohonan tambahan perlu dikemukakan dengan vot dan justifikasi yang lengkap dan terperinci.
8.0
BUKU VOT
a)
Buku Vot adalah rekod yang diselenggarakan untuk mencatat segala urusniaga yang berkaitan bagi sesuatu maksud perbelanjaan dan tanggungan termasuk peruntukan asal yang diterima, tambahan atau pindah peruntukan (viremen). Ini adalah selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) seperti berikut:
b)
AP 95 (a) Tiap-tiap pegawai yang diamanah mengawal mana-mana bahagian maksud
Perbelanjaan
atau
kumpulan
wang
amanah,
hendaklah
menyelenggara sebuah Buku Vot yang menunjukkan dengan jelas pada bilabila masa mengenai:
i.
amaun yang diluluskan bagi tahun itu, ditolak amaun yang dipindah kepada atau daripada PTJ atau vot lain;
ii.
semua debit dan kredit kepada program dan aktiviti atau projek atau kumpulan wang itu mengikut bila ia berlaku, serta dengan jumlah kemaskini mengenai perbelanjaan bersih;
iii.
baki peruntukan pada setiap masa; dan
iv.
tanggungan mengikut bila ia dilakukan. Jumlah kemaskini tanggungan yang belum selesai hendaklah dicatat dan dilaraskan apabila tanggungan berubah.
c)
AP95 (b) Apabila seseorang pegawai memperakui baucar untuk dibayar atau dilaraskan ia hendaklah juga menurunkan tandatangan ringkasnya dalam suatu ruang yang diperuntukkan khas bagi maksud ini pada catatan yang berkenaan dalam Buku Vot dan memastikan bahawa tanggungan berkaitan jika ada telah ditanda selesai atau dikurangkan.
10
d)
AP95 (d) Semua tanggungan yang belum selesai termasuk inden yang belum ditunaikan pada akhir tahun kewangan hendaklah dibawa ke hadapan ke dalam Buku Vot tahun yang baru.
e)
Dokumen Yang Perlu Dirujuk Untuk Catatan Dalam Buku Vot :
i.
Surat kelulusan agihan
ii.
Pesanan Tempatan- tanggungan
iii.
Salinan Pesanan Tempatan
iv.
Invois
v.
Salinan baucer
vi.
Panjar wang runcit/Petty cash
vii.
Surat kelulusan viremen
f)
Catatan Utama Dalam Buku Vot Boleh Dibahagikan Kepada:
i.
Penerimaan Peruntukan
ii.
Pengurangan Peruntukan
iii.
Pindahan peruntukan (viremen)
iv.
Melakukan tanggungan
v.
Perbelanjaan
vi.
Kredit Perbelanjaan
vii.
Catatan Pelarasan
g)
Kandungan Buku Vot:
i.
Amaun Yang Dibenarkan
ii.
Semua Debit Dan Kredit Serta Jumlah Kemaskini Perbelanjaan Bersih.
iii.
Baki Masih Ada
iv.
Tanggungan Mengikut Bila Ia Dilakukan
h)
Transaksi Dalam Ruangan Debit Dan Kredit:
i.
Penerimaan Peruntukan
ii.
Pengurangan Peruntukan
iii.
Viremen Masuk & Keluar
iv.
Perbelanjaan 11
v.
Kredit Perbelanjaan
vi.
Catatan Pelarasan
i)
Transaksi Yang Tiada Dalam Ruangan Debit Dan Kredit:
i.
Peruntukan Kecil
ii.
Melakukan tanggungan
iii.
Membatalkan tanggungan
iv.
Catatan penutup
v.
Catatan tanggungan dibawa ke hadapan
vi.
Catatan pelarasan
j)
Kepentingan penyelenggaraan Buku vot:
i.
Mengawal dan memastikan bahawa perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan yang diluluskan; dan
ii.
Sebagai suatu punca maklumat untuk menyediakan laporan berkenaan dengan perbelanjaan (iaitu bayaran), tanggungan dan baki peruntukan.
k)
Penyesuaian Buku Vot mesti dilaksanakan untuk:
i.
Mengesan sebarang bayaran yang tidak dibenarkan;
ii.
Mengesan sebarang perbezaan atau kesilapan akaun di PTJ apabila dibandingkan dengan penyata yang dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari bagi memastikan semua perbelanjaan (dan penerimaan, jika ada) direkodkan dengan betul dan lengkap ke dalam buku vot. Dengan ini, semua peruntukan, perbelanjaan dan tanggunggan dapat dikawal dan diuruskan dengan berkesan;
iii.
Memastikan supaya laporan pengurusan ke atas peruntukan, perbelanjaan dan tanggungan yang disediakan daripada buku vot oleh PTJ adalah tepat dan lengkap untuk membantu proses membuat keputusan oleh pihak pengurusan PTJ.
iv.
Untuk memastikan penyesuaian buku vot dapat dilaksanakan dengan berkesan, perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian:
12
Tarikh
Proses Laporan Prestasi Perbelanjaan
Setiap 7hb
Setiap 14 hb
9.0
Bulanan diedarkan kepada PTj Laporan Penyesuaian Buku Vot diterima daripada PTj
Tindakan Unit Bajet
PTj
SEMAKAN PRESTASI
a)
Ketua PTJ perlu membuat semakan anggaran perbelanjaan pada setiap bulan Jun dan September. Semakan pada bulan Jun bagi membolehkan Ketua PTj menyemak prestasi perbelanjaan telah mencapai sekurang-kurangnya 50% daripada bajet yang diluluskan. Analisis ke atas perbelanjaan semasa adalah penting bagi mengenalpasti sekiranya terdapat keperluan peruntukan tambahan.
b)
Jika peruntukan tambahan diperlukan setelah semakan dilakukan pada bulan Jun, Ketua PTJ hendaklah mengemukakan permohonan tambahan selaras dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak berkuasa Universiti. Ketua PTJ tidak dibenarkan berbelanja atau membuat sebarang tanggungan sekiranya permohonan tambahan tersebut belum diluluskan.
c)
Pihak berkuasa Universiti mempunyai kuasa untuk menarik balik peruntukan pada bulan September tidak mencapai
sekiranya prestasi perbelanjaan yang ditunjukkan
75% atau tiada perancangan rapi untuk membelanjakan
peruntukan tersebut sehingga hujung tahun. d)
Sekiranya terdapat PTj yang tidak mencapai prestasi perbelanjaan 100% daripada peruntukan yang diluluskan maka ini akan memberikan kesan kepada agihan peruntukan untuk PTj tersebut khususnya dan Universiti amnya bagi tahun berikutnya.
13
PENGURUSAN PEROLEHAN 1.0
DEFINISI Perolehan bermaksud aktiviti untuk mendapatkan, membeli atau memperolehi bekalan, perkhidmatan dan kerja bagi menjalankan operasi Universiti dengan cara yang menguntungkan Universiti sama ada melalui sebutharga, tender atau cara-cara lain yang dibenarkan.
Semua Perolehan oleh PTj hendaklah mematuhi tatacara perolehan yang telah ditetapkan oleh Jabatan Bendahari.
2.0
JENIS PEROLEHAN a)
Bekalan: Merupakan perolehan barangan samada barangan luak atau tidak luak yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek sesebuah organisasi. Ia merupakan input nyata bagi sesuatu proses kerja atau perkhidmatan. Contoh: alatulis, bahan kimia, perabot, peralatan makmal dan kenderaan.
b)
Kerja: Merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, jalan, tapak kawasan dan kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
c)
Perkhidmatan: Merupakan perolehan yang ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk menyiapkan sesuatu kerja.
Terdapat dua jenis perkhidmatan: i.
Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi,
penswastaan,
pengurusan,
pembangunan
fizikal
yang
memerlukan input seperti senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur, pengurusan perundangan dan perkhimatan kepakaran dalam bidangbidang khusus seperti alam sekitar dan pertanian.
14
ii.
Perkhidmatan pengendalian
bukan kursus
perunding dan latihan,
meliputi
perkhidmatan
penyenggaraan
dan
seperti
pembaikan,
pencucian dan pembersihan, penyewaan dan pengurusan bangunan.
3.0
UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN KEWANGAN Undang-undang dan peraturan berkaitan dengan perolehan Universiti termasuklah:
4.0
a)
Akta Acara Kewangan 1957 (Disemak 1972);
b)
Akta Kontrak Universiti 1949 (Akta 120);
c)
Arahan Perbendaharaan;
d)
Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan;
e)
Pekeliling-pekeliling Kontrak Perbendaharaan; dan
f)
Surat-surat Arahan Perbendaharaan;
DASAR PEROLEHAN UNIVERSITI a)
Menggalakkan
pertumbuhan
industri
tempatan
melalui
penggunaan
bahan/barangan tempatan dan penggunaan sektor perkhidmatan tempatan; b)
Mempertingkatkan
keupayaan
industri
tempatan
melalui
pemindahan
teknologi; c)
Menggalakkan penglibatan usahawan Bumiputera; dan
d)
Memelihara dan mempertahankan kepentingan dasar perolehan Universiti bagi mencapai objektif nasional dalam menghadapi cabaran globalisasi dan liberalisasi.
5.0
PRINSIP-PRINSIP PEROLEHAN a)
Akauntabiliti Awam (Public Accountability) - Perolehan seharusnya menunjukkan akauntabiliti awam yang diamanahkan kepada Universiti;
15
b)
Diuruskan Secara Telus (Transparent) - Semua dasar, peraturan, tatacara dan proses perolehan itu sendiri hendaklah jelas, diketahui dan difahami umum serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan;
c)
Nilai Faedah Yang Terbaik (Best value for money) - Pengurusan perolehan hendaklah memberikan pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan;
d)
Saingan Terbuka (Open Competition) - Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua yang layak untuk bersaing; dan
e)
Adil dan saksama (Fair Dealing) - Sesuatu perolehan itu di pelawa dan diproses dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang berkaitan.
6.0
OBJEKTIF PEROLEHAN a)
Menguruskan perolehan secara cekap, berkesan dan paling menguntungkan bagi mencapai matlamat perolehan tersebut;
b)
Mendapatkan harga yang paling menguntungkan dan berpatutan dengan mengambilkira kualiti, kuantiti dan tempoh penyerahan/siap yang ditetapkan;
c)
Mengalakkan
pertumbuhan
industri
tempatan
dan
penggunaan
bahan/barangan/perkhidmatan tempatan; d)
Mengalakkan permindahan teknologi yang bersesuaian dengan kehendak semasa sektor industri negara; dan
e) 7.0
Sebagai alat untuk mencapai dasar-dasar nasional.
PENGURUSAN PEROLEHAN a)
Perolehan barang-barang Universiti hendaklah diuruskan dengan cekap, teratur dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara perolehan. Ini adalah bagi
memastikan
tidak
berlakunya
pembaziran,
penyelewengan
dan
penyalahgunaan kuasa serta memberi nilai pulangan yang terbaik.
16
b)
Setiap keperluan pembelian Universiti hendaklah dirancang dan ditentukan dengan teliti supaya kuantiti bekalan dan skop kerja atau perkhidmatan dapat ditentukan dengan tepat, dibekalkan dalam tempoh yang diperlukan, memenuhi kehendak dan speksifikasi yang telah ditetapkan, harga yang berpatutan
dan
memenuhi
kualiti
seperti
yang
dikehendaki
dengan
berpandukan garis panduan dan peraturan yang telah ditetapkan.
c)
PTj hendaklah membuat perancangan tahunan (annual planning) dan perancangan awal (forward planning) bagi sebutharga/tender yang hendak dipelawa bagi satu-satu tahun bagi mengelakkan amalan pecah kecil perolehan dan tanggungan yang tidak dapat diselesaikan sehingga hujung tahun.
d)
Ketua PTj hendaklah memastikan semua keperluan pembelian selaras dengan peruntukan yang telah diluluskan dan ianya hendaklah dirancang dan ditentukan mengikut keperluan secara menyeluruh.
e)
Perkara yang perlu diambilkira dalam merancang perolehan :-
i.
Menentukan peruntukan/pembiayaan mencukupi;
ii.
Dibuat dengan kontraktor yang pendaftarannya masih berkuatkuasa dengan Kementerian Kewangan Malaysia (MOF), Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kod bidang, gred, kategori dan pengkhususan yang bertepatan;
iii.
Merujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (Kontrak Pusat);
iv.
Membuat kajian pasaran;
v.
Menyediakan carta/jadual perancangan;
vi.
Mengenalpasti bidang khas kepada kontraktor bumiputera;
vii.
Penggunaan borang piawai yang diluluskan oleh MOF;
viii.
Penggunaan matawang; dan
ix.
Penyediaan spesifikasi.
17
8.0
STRATEGI DAN KAEDAH PELAKSANAAN DASAR PEROLEHAN 8.1
Pendaftaran Pembekal/Kontraktor a) Semua pembekal dan kontraktor yang ingin berurusan dengan Universiti perlu berdaftar dengan kementerian dan badan seperti berikut:
i.
Bekalan/Perkhidmatan : Kementerian Kewangan Malaysia (MOF)
ii.
Kerja: a) Lembaga Pembangunan Industri
Pembinaan Malaysia
(CIDB) : Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK);
b) Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) : Sijil Taraf Bumiputera.
b) Objektif Pendaftaran
i.
untuk memastikan hanya syarikat/kontraktor yang berkemampuan sahaja turut serta di dalam perolehan Universiti;
ii.
memudahkan Universiti untuk mengenalpasti syarikat/kontraktor yang berdaftar dalam kepala, sub kepala, bidang atau kategori yang ditetapkan;
iii.
membolehkan pemantauan ke atas prestasi kontraktor yang terlibat di dalam perolehan Universiti.
Tindakan tatatertib akan dikenakan
terhadap kontraktor yang melakukan kesalahan dan gagal memenuhi obligasi kontrak;dan iv.
membantu Universiti dalam menggubal dasar perolehan.
c) Faedah-faedah pendaftaran -
Faedah kepada syarikat/kontraktor:
i.
membolehkan syarikat/kontraktor mengambil bahagian dalam urusan perolehan Universiti;
18
ii.
syarikat/kontraktor yang berdaftar dikecualikan dikenakan deposit dalam urusan tender Universiti;
iii.
syarikat/kontraktor yang berdaftar dengan bidang dan bertaraf pembuat akan mendapat keutamaan harga berbanding dengan ejen/pengedar; dan
iv.
syarikat/kontraktor
yang
berdaftar
berpeluang
memasarkan
barangan/perkhidmatan yang ditawarkan. -
Faedah kepada Universiti: i.
selaras dengan ePerolehan, Universiti akan mudah mendapat maklumat mengenai barang-barang dalam pasaran;
ii.
memudahkan Universiti mengenal pasti syarikat/ kontraktor tempatan;
iii.
memudahkan Universiti membuat kajian pasaran; dan
iv.
membantu mengurangkan barangan import
d) Pendaftaran dengan Universiti berdasarkan Surat Pekeliling Bendahari Bil. 03/2011. e) Bagi memastikan semua pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Universiti mendapat hak dan peluang untuk dipelawa mengemukakan sebut harga, semua PTj dikehendaki memastikan hanya syarikat yang berdaftar sahaja boleh melaksanakan urusan perolehan. Pendaftaran adalah dikecualikan kepada syarikat perhotelan; f)
Syarikat yang tidak berdaftar tidak akan diproses bagi pembelian Tender dan
Sebutharga
dan
juga
bagi
tujuan
pengeluaran
Pesanan
Tempatan(L/O); dan g) PTj boleh menyemak senarai syarikat yang berdaftar didalam Sistem EDaftar Bil dan Sistem Penilaian Prestasi, Jabatan Bendahari. h) Justifikasi berhubung dengan perkara di atas adalah seperti berikut:
19
i.
Memudahkan PTj membuat semakan terlebih dahulu terhadap kesahihan taraf pendaftaran pembekal/syarikat yang akan terlibat dalam urusan perolehan Universiti;
ii.
Memastikan hanya syarikat yang berdaftar dengan Universiti sahaja boleh menyertai sebarang urusan perolehan; dan
iii.
Memperkemaskan dan mempermudahkan proses perolehan dan pembayaran.
8.2
Keutamaan Syarikat Bumiputera Dalam Perolehan Universiti a) Syarikat Bumiputera hanya akan diiktiraf sekiranya pemilikan Bumiputera mencapai 51% merangkumi saham, Lembaga Pengarah dan Pengurusan. Sijil taraf Bumiputera akan dikeluarkan oleh:
8.3
i.
MOF - perolehan bekalan/perkhidmatan
ii.
PKK - perolehan kerja
Keutamaan Bumiputera Bagi Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan (SPP Bil 4 Tahun 1995) a) Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50, 000.00 hingga RM100, 000.00 hendaklah dipelawa di kalangan syarikat Bumiputera sahaja. b) Bagi
perolehan
yang
melebihi
RM100,000.00,
Universiti
adalah
dikehendaki memberi keutamaan harga kepada syarikat Bumiputera mengikut peratusan seperti berikut: Bil
Nilai Perolehan
Peratusan Keutamaan
i.
Melebihi RM100,000.00 hingga RM500,000.00
10%
ii.
Melebihi RM500,000.00 hingga RM1.5 juta
7%
iii.
Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta
5%
iv.
Melebihi RM5 juta hingga 10 juta
3%
v.
Melebihi RM10 juta hingga 15 juta
2.5%
vi.
Melebihi 15 juta
Tiada
20
Keutamaan harga ini adalah berdasarkan kepada nilai tawaran terendah dan boleh diterima dari syarikat bukan Bumiputera.
8.4
Keutamaan Pembuat/Pengilang Bumiputera
a) Keutamaan perlu diberikan kepada syarikat yang bertaraf pembuat/ pengilang Bumiputera. Sekiranya perolehan bekalan dilaksanakan secara terbuka di kalangan pembuat tempatan, keutamaan harga hendaklah diberi kepada pembuat Bumiputera seperti berikut: Bil
Nilai Perolehan
i.
Peratusan Keutamaan
Sehingga RM10 juta
10%
Melebihi RM10 juta – RM100 juta
ii. iii.
5%
Melebihi RM100 juta
3%
Keutamaan harga ini adalah berasaskan kepada nilai tawaran terendah dan boleh diterima dari pembuat bukan Bumiputera
8.5
Keutamaan Bumiputera Untuk Kontrak Kerja
a) Keutamaan Bumiputera untuk kontrak kerja adalah : i.
8.6
Kerja-kerja bernilai kurang RM200,000 dikhaskan kepada Bumiputera
Keutamaan Kerja Prime Cost Sum (Sum/Mekanikal/Elektrikal/Pakar) a) Jumlah wang yang diperuntukkan bagi kerja yang akan dilaksanakan oleh Subkontraktor Dinamakan atau bagi bahan/barang yang akan didapatkan daripada Pembekal Dinamakan
Bil
Nilai Perolehan
Peratusan Keutamaan
i.
Melebihi RM100,000.00 hingga RM500,000.00
10%
ii.
Melebihi RM500,000.00 hingga RM1.5 juta
7%
iii.
Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta
5%
iv.
Melebihi RM5 juta hingga 10 juta
3%
v.
Melebihi RM10 juta hingga 15 juta
2.5%
21
vi.
Melebihi 15 juta
Tiada
Keutamaan harga ini adalah berdasarkan kepada nilai tawaran terendah dan boleh diterima dari syarikat bukan Bumiputera.
8.7
Penggunaan Bahan/Barangan/ Perkhidmatan Tempatan (SPP Bil. 7 Tahun 2002) a) Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan hendaklah diperolehi secara tempatan. b) Bahan/barangan keluaran tempatan hendaklah memenuhi Standard Malaysia (MS) atau standard antarabangsa yang diiktiraf. c) PTj wajib menggunakan bahan/barangan/perkhidmatan keluaran tempatan yang dinyatakan di dalam senarai:
8.8
i.
bahan binaan tempatan (kerja) - IKRAM QA Services Sdn. Bhd.
ii.
barangan keluaran tempatan (bekalan) - SIRIM QAS Sdn. Bhd.
Perolehan Barang-Barang Import (SPP Bil. 3 Tahun 2003, SPP Bil. 7 Tahun 1998 dan SPP Bil. 6 Tahun 1996) a) Bahan/barangan import melebihi RM50, 000.00 perlu mendapat kelulusan Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI). b) Bahan/barangan yang bernilai melebihi RM200,000.00 bagi satu kontrak hendaklah dilaksanakan secara Free On Board (FOB). c) Menggunakan syarikat perkhidmatan pengangkutan tempatan. d) Surat Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 adalah berkaitan. e) Borang yang perlu dilengkapkan oleh PTj adalah BEND010: Borang Permohonan Kelulusan Pihak MITI bagi perolehan bahan/barangan import yang bernilai melebihi RM50,000.00
22
8.9
Pemindahan Teknologi Untuk Industri Tempatan (SPP Bil. 5 Tahun 2007)
a) Membantu Universiti dan industri tempatan dalam mempertingkatkan kepakaran dalam pelbagai bidang terutamanya yang berteknologi canggih dan terkini.
b) Lazimnya dilaksanakan melalui program offset dengan kerjasama industri tempatan terutama sekali bagi perolehan strategik dan berteknologi tinggi. 9.0
KAJIAN PASARAN DALAM PEROLEHAN (AP169)
a)
Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan membuat kajian pasaran yang berpatutan supaya perolehan itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan Universiti. Kajian hendaklah mengambil kira aspek kualiti, harga, kegunaan, kos penyenggaraan dan faktor-faktor lain yang berpatutan.
10.0
MEMECAH KECIL PEROLEHAN
a)
PTj dilarang memecah kecil perolehan tahunan bagi mengelakkan pelawaan sebutharga/tender. Tindakan surcaj/tatatertib boleh diambil terhadap pegawai yang bertanggungjawab sekiranya perolehan dipecahkecilkan.
b)
Sila rujuk Surat Pekeliling Bendahari Bil 1/2012.
c)
Semua urusan berkaitan dengan perolehan yang disenaraikan dibawah hendaklah dibuat melalui PTj yang bertanggungjawab iaitu :
BIL 1
JENIS PEROLEHAN a)
Kerja-kerja
fizikal
melibatkan
PTj ubahsuai, Jabatan
naiktaraf atau pembinaan; b)
Pembangunan
dan
Penyelenggaraan (JPP)
Pembelian perabot mudah alih dan terbina (built in furniture).
2
Alatulis
Jabatan Pendaftar
3
Peralatan Sukan
Unit Sukan, HEPA
23
4
Kenderaan
Unit Kenderaan, Jabatan Pendaftar
5
Barangan ICT (Laptop, Komputer, Software, Toner Pusat Teknologi Maklumat dan dan Printer)
Telekomunikasi (PTMK)
6
Buku/Majalah/Jurnal (untuk rujukan akademik)
Perpustakaan
7
Promosi dan Cenderamata
Bahagian
Kepimpinan
dan
Korporat 8
11.0
Percetakan berbentuk akademik
Pusat Penerbitan
KAEDAH‐KAEDAH PEROLEHAN a)
Kaedah perolehan yang biasa digunakan adalah: i.
Perolehan melalui panjar wang runcit;
ii.
Perolehan melalui kontrak pusat;
iii.
Pembelian terus;
iv.
Kerja Requisition;
v.
Perolehan melalui sebutharga; dan
vi.
Perolehan melalui tender.
b)
c)
Lain-lain kaedah adalah:i.
Perolehan secara gotong royong;
ii.
Perolehan darurat;
iii.
Perolehan melalui perlanjutan/perubahan kontrak; dan
iv.
Perolehan melalui penggunaan kontrak jabatan lain.
Had Nilai dan Kuasa Kewangan mengikut kaedah perolehan yang dilaksanakan di UPNM adalah seperti di Lampiran A.
24
11.1
Panjar Wang Runcit (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008) a) Perolehan melalui panjar wang runcit adalah untuk kegunaan segera. b) Had nilai perolehan melalui panjar wang runcit adalah Tidak Melebihi RM100.00 di dalam satu resit c) Tiada dokumen pembelian diperlukan, memadai dengan resit sahaja. d) Tiada sijil pendaftaran diperlukan.
11.2
Perolehan Melalui Kontrak Pusat /Kontrak Panel (AP178.1) a) Kontrak Pusat: Barang gunasama dan arahan dikeluarkan melalui Pekeliling
Kontrak
Perbendaharaan.
PTJ
hendaklah menggunakan
Kontrak Pusat ini dan tidak boleh membeli barangan gunasama ini daripada pembekal lain. b) Contoh: Pos Laju, Sampul Surat, High Density Polythylene (HDPE) Fittings. c) Kontrak Panel: Panel pembekal/kontraktor barangan atau perkhidmatan tertentu dilantik oleh MOF. Contohnya: Perabot Logam, Perabot Jenis polypropylene, tilam dan bantal. 11.3
Pembelian Terus (SPP Bil 12 Tahun 2007)
a) Pembelian setiap jenis item yang melibatkan Jumlah Perbelanjaan Tahunan Sehingga RM50,000.00 boleh dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan MOF sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera. b) Bagi perolehan kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000.00, perolehan boleh dibuat secara lantikan terus di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dibawah gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan. c) Maksud setiap jenis item boleh ditafsirkan berdasarkan kepada contohcontoh berikut:
25
i.
pelbagai alat ganti yang boleh diperoleh daripada punca bekalan yang sama adalah satu jenis item.
ii.
item pelbagai saiz hendaklah ditafsirkan sebagai satu jenis item. Contoh pembelian pelbagai saiz paku (1 inci atau 1 ½ inci), cermin, kasut dan bendera.
iii.
set sofa yang merangkumi pelbagai jenis kerusi (sama ada kerusi 1 tempat duduk atau 3 tempat duduk) bersama meja, ditafsirkan kepada satu jenis item. Jika pembelian perabot terdiri daripada kerusi banquet dan set sofa, maka kerusi banquet dan set sofa boleh dianggap item yang berbeza. Walau bagaimanapun, jika kedua-duanya boleh dibeli daripada pembekal yang sama, ianya boleh ditafsirkan sebagai satu jenis item (perabot).
iv.
pembelian pelbagai toner ditafsirkan sebagai satu jenis item kerana boleh diperoleh daripada pembekal yang sama.
v.
pembelian alatulis (pen, pensel, pembaris, gunting, stapler, pemadam, gam dan sebagainya) ditafsirkan sebagai satu jenis item.
vi.
pelbagai saiz kertas (A4, A3) dan kertas pelbagai warna adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item.
vii.
komputer, printer, monitor, key board dan CPU adalah satu jenis item.
viii.
pelbagai ubat adalah satu jenis item.
ix.
bahan-bahan binaan seperti simen, kayu, papan, siling, paku adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item.
x.
pelbagai barangan elektrik seperti cerek, kipas angin, televisyen, radio, seterika, pengisar, peti sejuk adalah ditafsirkan sebagai satu jenis item kerana boleh diperoleh daripada pembekal (kedai elektrik) yang sama.
11.4
Perolehan Kerja-Kerja Requistion (AP 180.1 (C))
a)
Bagi Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal yang dianggarkan bernilai melebihi RM20,000.00 hingga RM100,000.00 boleh dibuat berdasarkan Jadual Kadar Kejuruteraan
26
Awam
secara
undian/pusingan
kerja/sebutharga
di
kalangan
Kontraktor Gred G1 di daerah terdekat yang berdaftar dengan CIDB dibawah gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan. 11.5
Sebutharga (SPP 5 Tahun 2009)
a)
Bagi
perolehan
bekalan
dan
perkhidmatan
yang
bernilai
melebihi
RM50,000.00 hingga RM500,000.00 hendaklah dipelawa secara Sebutharga. b)
Perolehan bagi bekalan/perkhidmatan yang bernilai;-
i.
melebihi RM50,000.00 hingga RM100,000.00 hendaklah dipelawa secara sebutharga daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan kementerian kewangan dalam kod bidang berkaitan.
ii.
melebihi RM100,000.00 hingga secara
sebutharga
RM500,000.00
daripada
pembuat/pembekal yang berdaftar
hendaklah
sekurang-kurangnya
dipelawa lima
(5)
dengan MOF dalam kod bidang
berkaitan. Syarikat pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera hendaklah diberikan keutamaan harga berdasarkan SPP yang berkuatkuasa.
c)
Maksud
pembuat/pembekal
tempatan
bagi
perolehan
bekalan
dan
perkhidmatan adalah pembuat/pembekal yang berdaftar dengan MOF dan beralamat di Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan Selangor sahaja.
d)
Sekiranya bilangan pembuat/pembekal di negeri berkenaan tidak mencukupi, pembuat/pembekal di negeri berhampiran/sempadan boleh dipelawa.
e)
Perolehan bagi kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam yang bernilai:-
i.
melebihi RM20,000.00 hingga RM200,000.00 hendaklah dipelawa secara sebutharga dikalangan sekurang-kurang lima (5) kontraktor tempatan Gred G1 yang berdaftar dengan PKK dan CIDB dibawah gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan.
27
ii.
melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan Gred G2 yang berdaftar dengan PKK dan CIDB dibawah gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan.
f)
Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurangkurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar dengan PKK dan CIDB dibawah gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan.
g)
Perkara Bon
Pentadbiran Kontrak Sebutharga
Bekalan/Perkhidmatan 1.
Kerja
suatu aku janji tidak bersyarat (unconditional undertaking) oleh sesuatu institusi kewangan yang dibenarkan oleh MOF untuk membayar kepada Universiti suatu amaun tertentu atas tuntutan (on demand) sekiranya kontraktor tidak atau gagal mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak
2.
bernilai sehingga RM200,000 adalah dikecualikan
Melebihi
RM200,000.00
RM500,000.00
:
2.5%
hingga 1. Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) : jika daripada
tidak mengemukakan Bon Pelaksanaan
jumlah harga kontrak bersama Surat 2. Melebihi RM200,000 : 5% daripada Setuju Terima jumlah harga kontrak bersama Surat Setuju Terima Bayaran Pendahuluan
Syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi: a) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000; b) Inden Kerja/Pesanan Universiti telah ditandatangani dan dikeluarkan; c) Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan; d) Jaminan bagi bayaran pendahuluan bagi bekalan/ perkhidmatan/ kerja hendaklah dikemukakan seperti ditetapkan dalam AP 200.2(b). Jaminan
28
hendaklah sama nilainya dengan bayaran pendahuluan; e) Dipohon pada peringkat awal kontrak dan tidak melebihi satu (1) bulan dari tarikh Inden Kerja/Pesanan Universiti di mana berkaitan; dan f)
Tidak dibenarkan bagi perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja jika tempoh penghantaran/ perkhidmatan/siap kerja tidak melebihi tiga (3) bulan.
1. Pembuat atau pembekal tempatan
1. Sehingga
25%
daripada
nilai
kerja
: sehingga 25% daripada nilai
pembina (builder’s work) atau maksimum
kontrak atau maksimum
RM100,000 mengikut mana yang lebih
RM100,000 mengikut mana yang
rendah.
lebih rendah; dan 2. Pembekal perkhidmatan: sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM50,000 mengikut mana yang lebih rendah. Bayaran
Tidak dibenarkan
1. Boleh diberi bayaran interim/kemajuan
Interim/Kemajuan Bayaran
sehingga kerja-kerja siap dilaksanakan.
Balik Potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja / bekalan yang telah
Pendahuluan
disempurnakan Potongan hendaklah selesai pada Potongan hendaklah selesai dibuat selewattahap
75%
bekalan
atau lewatnya semasa projek siap pada tahap
perkhidmatan disempurnakan
Perubahan
75%
Dan AP 202 Definisi dan Kriteria
Perlanjutan Tempoh Kontrak
1. Diluluskan oleh JSU
1. Tertakluk kepada syarat-syarat
2. Syarat-syarat berikut:
berikut:
a. Dibenarkan bagi kontrak yang a. Peruntukan mencukupi; bernilai
melebihi
RM200,000
hingga RM500,000;
diperolehi
b. Kontrak masih berkuat kuasa semasa
perlanjutan
b. Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga
tempoh
kontrak dipertimbangkan;
terlebih
dahulu
sebelum
perubahan kerja dilaksanakan. Seorang daripada ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah
terdiri
daripada
Pegawai
29
c.
Perubahan perlanjutan tidak
kontrak tempoh
melibatkan
dan kontrak
perubahan
kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak; d.
Perlanjutan
tempoh
kontrak
maksimum
adalah
sehingga dua (2) tahun; dan e. Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti
tidak
melebihi
50%
daripada kontrak asal tertakluk kepada
nilai
RM250,000
c. Jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan
tidak
maksimum
dengan
syarat
jumlah keseluruhan tambahan
melebihi
20%
daripada nilai kontrak atau tidak melebihi RM100,000
hanya diberi sekali sahaja dan tempoh
Teknikal; dan
mengikut
mana
yang
terendah. d. Cadangan perubahan kerja terkumpul melebihi 20% daripada nilai kontrak atau RM100,000
hendaklah
dirujuk
untuk
kelulusan MOF terlebih dahulu. 2. Pelanjutan masa bagi kontrak kerja bernilai
melebihi
RM200,000
hingga
RM500,000 dibenarkan tertakluk kepada kelulusan
Jawankuasa
Sebut
Harga
terlebih dahulu.
ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000; atau f.
Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada
nilai
RM250,000
maksimum
dengan
syarat
jumlah tambahan ini dan nilai kontrak
asal
tidak
melebihi
RM750,000.
11.6
Tender (SPP Bil 5 Tahun 2007) a)
Nilai perolehan melebihi RM500, 000.00 setahun bagi:
i.
Bekalan (AP 171);
ii.
Perkhidmatan (AP190); dan
iii.
Kerja (AP 181).
30
b) Maklumat terperinci berhubung prosedur perolehan tender adalah seperti di Lampiran B. c) Pentadbiran Kontrak Tender Perkara
Bekalan/Perkhidmatan
Kerja
Bon
Bank-bank atau institusi-institusi kewangan yang dibenarkan oleh MOF sama ada dalam bentuk Jaminan: i.
Bank/Syarikat Kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia; atau
ii. Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di bawah Akta Bank Islam 1983 yang beroperasi di Malaysia; atau iii. Insurans yang dikeluarkan oleh syarikatsyarikat insurans yang berlesen di bawah Akta Insurans 1996 yang beroperasi di Malaysia; atau iv. Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang berlesen di bawah Akta Takaful 1984 yang beroperasi di Malaysia; atau v. Bank Pembangunan Malaysia Berhad (BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia (SME Bank). 1. 5%
daripada
jumlah
harga
1. Wang
Jaminan
Pelaksanaan
kontrak yang bernilai melebihi
(WJP) hendaklah diguna pakai
RM500,000.00 bersama Surat
jika tidak mengemukakan Bon
Setuju Terima
Pelaksanaan.
2. Kontrak
bermasa
(periodic
Boleh memulangkan sebanyak
contract) yang berkuat kuasa
lima
dalam tempoh dua (2) tahun
daripada
atau
ditahan setelah Sijil Perakuan
lebih,
peratus
dan
pengiraan nilai dikira mengikut anggaran setahun
puluh
peratus
nilai
WJP
(50%) yang
Siap Kerja dikeluarkan.
harga
kontrak
sahaja.
Walau
kontrak.melebihi RM200,000.00
Bon
Boleh mengurangkan nilai Bon
bagaimanapun,
2. 5%
daripada
jumlah
Pelaksanaan yang dikemukakan
Pelaksanaan
oleh
sebanyak lima puluh peratus
meliputi
kontraktor
hendaklah
keseluruhan
kontrak bermasa.
tempoh
yang
harga
asal
(50%) sebaik sahaja Perakuan Siap Kerja dikeluarkan.
31
3. Boleh dilepaskan setelah segala
Baki 12 bulan selepas tamat
obligasi kontrak selesai
tempoh
4. Perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item), boleh
Siap Memperbaiki Kecacatan. 3. Bersama-sama dengan Surat
dilepaskan lebih awal sekiranya Agensi
berpuas
hati
kecacatan/Perakuan
Setuju Terima
segala
obligasi kontrak selesai dan tiada sebarang tuntutan yang akan dibuat Bayaran
1. Kontraktor tempatan sahaja
Pendahuluan
2. Tidak terpakai kepada kontraktor Kontrak Pusat 3. Caj terus kepada vot projek 4. Syarat-syarat berikut hendaklah dipatuhi: i. Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan dikembalikan; ii. Bon Pelaksanaan telah dikemukakan; iii. Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syaratsyarat kontrak telah dikemukakan; dan iv. Jaminan bagi bayaran pendahuluan telah dikemukakan. 1.
Pembuat atau
1.Sehingga 25% daripada nilai kerja
pembekal tempatan :
pembina
sehingga 25% daripada nilai
maksimum RM10juta mengikut mana
kontrak atau maksimum
yang lebih rendah.
RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah; dan 2.
Pembekal
perkhidmatan: sehingga 15% daripada nilai kontrak
(builder’s
2.Subkontraktor 20%
work)
Dinamakan:
daripada
nilai
sehingga
kontrak
atau
maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah. 3. Kontraktor utama dan NSC hendaklah
atau maksimum RM5juta
dibuat
mengikut mana yang lebih
mengikut nilai yang ditetapkan
rendah.
atau
secara
berasingan
dan
4. Permohonan secepat mungkin tidak lewat
daripada
tiga
bulan
selepas
penyerahan tapak. Bayaran Interim/Kemajuan
Tidak dibenarkan
1. Boleh diberi bayaran interim/kemajuan sehingga
kerja-kerja
siap
dilaksanakan.
32
Bayaran
Balik Potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja / bekalan
Pendahuluan
yang telah disempurnakan Potongan hendaklah selesai pada Potongan hendaklah selesai dibuat tahap
75%
bekalan
atau selewat-lewatnya
perkhidmatan disempurnakan
d)
semasa
projek
siap pada tahap 75%
Perbezaan di antara Sebutharga dan Tender
Perbezaan
Sebutharga
Iklan
Pamer papan kenyataan Jabatan Tempatan: iklan sekurang-kurangnya di Bendahari
Tender
dalam satu akhbar harian utama Bahasa Melayu. Antarabangsa:
Iklan
dalam
akbar
Bahasa Melayu dan akhbar Inggeris dan juga
dimaklumkan
kepada
kedutaan
asing Tempoh
Sekurang-kurangnya 7 hari
Minimum 21 hari untuk tender tempatan Minimum
56
hari
untuk
tender
antarabangsa Penjualan Dokumen
Maksimum RM50.00
Minima RM50.00
Tempoh sah laku
Tidak melebihi 90 hari dari tarikh Minima 90 hari dari tarikh tender ditutup tutup
perlanjutan, hendaklah dibuat sebelum
Tempoh tidak boleh dilanjutkan
tarikh tempoh sah laku asal tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan
11.7
Lain-lain Kaedah Perolehan
Penggunaan bagi lain-lain kaedah perolehan berikut adalah tertakluk kepada kelulusan pegawai pengawal terlebih dahulu:
33
11.7.1 Pelaksanaan Projek Kecil Secara Gotong Royong (SPP Bil. 4 Tahun 2004)
a)
Kriteria bagi menentukan projek secara gotong royong:
i.
had
maksimum
kewangan
atau
peruntukan
sebanyak
RM100,000.00
ii.
tidak memerlukan kepakaran khusus seperti mekanikal dan elektrikal
iii.
boleh dilaksanakan sendiri oleh Pihak Peneraju Projek
-
Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung (JKKK)
-
Jawatankuasa Kemajuan Mukim
-
Badan/Pertubuhan/Persatuan
atau
Badan-badan
Bukan
Kerajaan (NGO) yang melibatkan masyarakat setempat
11.7.2 Pembelian Darurat
a)
Pembelian darurat bermaksud pembelian yang dibuat segera atau serta merta di mana kelewatan Perolehan akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan Universiti. Dalam hal demikian pembelian hendaklah dihadkan kepada kuantiti barang yang mencukupi untuk menampung keperluan darurat yang berkenaan.
11.7.3 Perolehan Melalui Penggunaan Kontrak Jabatan Lain
12.0
a)
Mendapat persetujuan daripada agensi yang mengikat kontrak; dan
b)
kelulusan MOF.
PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL/KONTRAKTOR
a)
Penilaian prestasi pembekal/kontraktor diadakan bagi membolehkan setiap PTj menilai sejauh mana kesempurnaan perlaksanaan sesuatu perolehan 34
dilakukan oleh pembekal/kontraktor berdasarkan kepada pesanan tempatan yang telah dikeluarkan. Aspek penilaian adalah berdasarkan kepada ketepatan spesifikasi atau skop kerja, masa yang ditetapkan, kualiti, kuantiti dan kebolehfungsian. (BEND 016)
b)
Perkhidmatan selepas jualan dan tindakan maklumbalas terhadap sebarang aduan atau pertanyaan diambilkira dalam penilaian. Bagi perolehan secara kerja, penilaian adalah menitikberatkan tentang kemasan dan kebersihan kerja, keupayaan tenaga kerja dan peralatan.
c)
PTj
bertanggungjawab
pembekal/kontraktor
untuk
setelah
melengkapkan penghantaran
penilaian
prestasi
bekalan/perkhidmatan
dilakukan atau kerja telah sempurna dilaksanakan.
d)
Penilaian yang telah lengkap diisi akan dikemaskini ke dalam Sistem Penilaian Prestasi.
e)
Laporan Prestasi Pembekal akan dikeluarkan berdasarkan kepada purata perkiraan markah dan dikelasifikasikan mengikut :-
f)
i.
Sangat Memuaskan (90% - 100%)
ii.
Memuaskan (70% - 89.9%)
iii.
Sederhana (50% - 69.9%)
iv.
Kurang Memuaskan (30% - 49.9%)
v.
Tidak Memuaskan (10% - 29.9%)
Bagi pembekal/kontraktor yang mendapat prestasi Sangat Memuaskan (90% 100%), sijil penghargaan akan diberikan pada setiap tahun.
g)
Manakala bagi pembekal/kontraktor yang mendapat prestasi kurang daripada 50%,
pembekal/kontraktor
tersebut
tidak disyorkan
bagi
menyertai
sebarang pelawaan sebutharga berikutnya. Sehubungan dengan itu, PTj perlu menyemak terlebih dahulu prestasi pembekal/kontraktor tersebut dalam Sistem Penilaian Prestasi Pembekal, Jabatan Bendahari.
35
13.0
PEROLEHAN TANPA MENGGUNAKAN PESANAN TEMPATAN (LO/INDEN KERJA)
a)
Pesanan Tempatan perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum sesuatu barang dibeli atau perkhidmatan dilaksanankan. Tindakan mengeluarkan pesanan tempatan terlebih dahulu merupakan kawalan dalaman yang bertujuan untuk memantau pengurusan kewangan setiap PTJ, obligasi dapat dibuat dengan teratur, menentukan peruntukan yang sedia ada mencukupi dan berperanan sebagai jaminan kepada pembekal bahawa pihak PTJ komited terhadap pesanan yang dibuat. (Surat Pekeliling Bendahari Bil. 01/2012)
b)
Bayaran kepada pembekal hanya akan diproses selepas pembekalan selesai dan pembekal telah mengembalikan pesanan tempatan yang lengkap bersama inbois/nota hantaran. Ini untuk memastikan bahawa semua bekalan dan perkhidmatan yang diminta PTJ dapat dilaksanakan dengan sempurna dan teratur sebelum pembayaran dapat dilakukan.
c)
Ini merupakan sebagai langkah memperkemaskan dan mempermudahkan proses perolehan dan pembayaran; dan
d)
Pesanan
tempatan
(LO/Inden
Kerja)
yang
telah
dikeluarkan
perlu
diselesaikan dalam tempoh kewangan tahun semasa bagi mengelakkan pembayaran menggunakan Arahan Perbendaharaan (AP58) dikenakan kepada PTJ.
36
Lampiran A
HAD NILAI DAN KUASA KELULUSAN MENGIKUT KAEDAH PEROLEHAN YANG DILAKSANAKAN Pembelian Terus Perkara Bekalan dan Perkhidmatan Kerja
Pihak
Had Nilai
Berkuasa Melulus
≤ RM50 ribu
Ketua PTJ
≤ RM50 ribu
Ketua PTJ
Sebut Harga Perkara Bekalan dan Perkhidmatan Kerja
Had Nilai
Pihak Berkuasa Melulus
> RM50 ribu hingga RM500ribu
Jawatankuasa Sebut Harga Universiti
> RM50 ribu hingga RM500ribu
Jawatankuasa Sebut Harga Universiti
Tender Terbuka Perkara
Had Nilai
Pihak Berkuasa Melulus Lembaga Perolehan ‘B’
>500 ribu hingga RM20 juta
Universiti
Bekalan dan Perkhidmatan
> RM20 juta hingga RM100 juta > RM100 juta >500 ribu hingga RM20 juta
Kerja
> RM20 juta hingga RM100 juta > RM100 juta
Lembaga Perolehan ‘A’
Universiti
Kementerian Kewangan Lembaga Perolehan ‘B’
Universiti
Lembaga Perolehan ‘A’
Universiti
Kementerian Kewangan
37
Tender Terhad Perkara
Pihak
Had Nilai > RM500 ribu hingga RM10 juta
Berkuasa Melulus Lembaga Perolehan 'B' Universiti
Bekalan /
(Setelah mendapat kelulusan
Perkhidmatan
Kementerian Kewangan)
dan Kerja
> RM10 juta
Kementerian Kewangan
Perkhidmatan Perunding Perkara Projek / Kajian Kerajaan
Had Nilai
Pihak Berkuasa Melulus
Berdasarkan kepada Kaedah Perkhidmatan ePerunding (SPP 4/2011)
38
Lampiran B PROSEDUR PEROLEHAN
a)
Pembelian Terus
Tanggungjawab Ketua PTj Jawatankuasa Spesifikasi
Tindakan Kenal pasti peruntukan dan pastikan peruntukan mencukupi. Sediakan spesifikasi bekalan / perkhidmatan. -Pelawa sebut harga kepada sekurang-kurangnya tiga (3) pembekal /
Pegawai yang ditugaskan oleh
kontraktor yang layak. Tempoh Pelawaan sekurang-kurangnya tujuh (7) hari.
Ketua PTj -Pamerkan pelawaan sebut harga di papan kenyataan PTj. Jawatankuasa Pembuka
Buka & semak sebut harga yang diterima pada tarikh tutup sebut harga.
Sebutharga PTj -Nilai spesifikasi dan harga tawaran. Jawatankuasa Penilaian PTj
-Pilih pembuat/pembekal yang memenuhi spesifikasi dan menawarkan harga yang munasabah.
Pegawai yang
-Hantar dokumen sebut harga, dokumen yang berkaitan berserta hasil
ditugaskan oleh
penilaian ke Unit Perolehan untuk diproses.
Ketua PTj
-Lengkapkan Borang BEND 006, BEND 007 dan BEND 030 -Semak kelengkapan dokumen, sekiranya tidak lengkap kembalikan untuk pindaan.
Unit Perolehan -Keluarkan borang pesanan tempatan kepada pembekal / kontraktor yang berjaya
39
b)
Sebutharga
Tanggungjawab Ketua PTj
Tindakan Kenal pasti peruntukan dan pastikan peruntukan mencukupi. (Surat kelulusan Peruntukan Belanja Mengurus Tahunan atau sebarang kelulusan geran yang diperoleh daripada pihak tertentu).
Jawatankuasa Spesifikasi
Sediakan spesifikasi bekalan / perkhidmatan.
Pegawai yang
-Kemukakan Borang Pendaftaran Sebut harga berserta dokumen
ditugaskan oleh KPTj
spesifikasi untuk tindakan Unit Perolehan. (BEND 011, BEND 030) -Cadangkan calon bagi ahli Jawatankuasa Spesifikasi / Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga
Unit perolehan
-Semak kelengkapan dokumen, sekiranya tidak lengkap kembalikan. -Sediakan dokumen sebut harga seperti berikut: i)
Arahan kepada Penyebutharga.
ii)
Spesifikasi Teknikal.
iii) Senarai Kuantiti. iv) Gambar/Contoh Katalog v)
Senarai Semakan
-Pelawa sebut harga sekurang-kurangnya kepada lima (5) kontraktor / pembekal yang layak secara bertulis. Tempoh Pelawaan sekurangkurangnya tujuh (7) hari. -Iklankan tawaran sebut harga yang mengandungi tajuk kerja, kelas kontraktor/kod bidang, tarikh lawatan tapak (jika perlu), tarikh pembelian, harga naskah tawaran dan tarikh tutup yang ditandatangani oleh Bendahari dan pamerkan di papan kenyataan Jabatan Bendahari. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga
-Buka & semak sebut harga yang diterima pada tarikh tutup. -Buka peti sebutharga pada tarikh dan masa yang telah ditetapkan dan kodkan dengan nombor bersiri semua borang sebut harga yang diterima. -Tandatangan ringkas berserta tarikh pada harga tawaran -Sediakan Jadual Pembuka Sebut harga dan senaraikan setiap sebut harga yang diterima.
40
Unit Perolehan
-Hantar dokumen sebut harga berserta dokumen yang berkaitan kepada Jawatankuasa Penilaian.
Jawatankuasa
-Nilai spesifikasi dan harga tawaran.
Penilaian Spesifikasi
-Pilih pembuat/pembekal yang memenuhi spesifikasi dan menawarkan
dan Jawatankuasa
harga yang munasabah.
Penilaian Harga
-Sediakan kertas kerja untuk kelulusan JSU -Hantar ke Unit Perolehan untuk diproses.
Unit Perolehan
-Semak kelengkapan dokumen, sekiranya tidak lengkap, kembalikan.
JSU
-Pilih & luluskan tawaran sebut harga -Keluarkan surat kelulusan tawaran kepada PTj untuk makluman.
Unit Perolehan
-Keluarkan surat tawaran & pembuat / pembekal bersetuju terima tawaran. -Keluarkan borang pesanan kepada pembuat / pembekal berjaya. -Sediakan Dokumen Perjanjian di antara Universiti dan pembuat / pembekal yang berjaya dan matikan setem.
c)
Tender
Tanggungjawab Ketua PTj
Tindakan Kenal pasti peruntukan dan pastikan peruntukan mencukupi. (Surat kelulusan Peruntukan Belanja Mengurus Tahunan atau sebarang kelulusan geran yang diperoleh daripada pihak tertentu). -Sediakan spesifikasi bekalan / perkhidmatan.
Pegawai yang
-Cadangkan calon bagi ahli Jawatankuasa Spesifikasi / Teknikal dan Jawatankuasa
ditugaskan di
Penilaian Harga
Ketua PTj -Kemukakan borang pendaftaran tender dan dokumen spesifikasi ke Unit Perolehan (BEND011,BEND030) Unit Perolehan
-Semak kelengkapan dokumen, sekiranya tidak lengkap kembalikan -Sediakan dokumen tender seperti berikut: i)
Arahan kepada Penyebutharga.
41
ii)
Spesifikasi Teknikal.
iii) Senarai Kuantiti. iv) Gambar. -Iklankan tawaran sekurang-kurangnya selama 21 hari dari tarikh iklan tender disiarkan dalam surat khabar. Jawatankuasa
-Buka dokumen-dokumen tender yang dikemukakan oleh petender-petender pada
Pembuka Tender tarikh tutup tender. Jawatankuasa Penilaian Spesifikasi dan Jawatankuasa Penilaian Harga
-Jawatankuasa Penilaian Spesifikasi dan Jawatankuasa Penilaian Harga -Nilai dan Kemukakan Laporan Penilaian Teknikal/Harga dan Jadual Perbandingan Spesifikasi Teknikal & Jadual Perbandingan Harga ke Unit Perolehan - Sediakan kertas kerja untuk kelulusan LPA/LPB.
Unit Perolehan
Semak kelengkapan dokumen, sekiranya tidak lengkap kembalikan
LPA/LPB
Pilih & luluskan tawaran tender melalui Mesyuarat Lembaga Perolehan Universiti. -Keluarkan surat kelulusan tawaran kepada PTj untuk makluman. -Sediakan Surat Tawaran dan Surat Setuju Terima kepada pembekal/ kontraktor
Unit Perolehan
yang berjaya -Keluarkan borang pesanan kepada pembuat / pembekal berjaya -Sediakan kontrak perjanjian antara Universiti dan pembekal/kontraktor
42
Lampiran C
JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUT HARGA
a)
Dilantik secara bertulis oleh Unit Perolehan.
b)
Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional.
c)
Tugas-Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga adalah seperti berikut:
i.
Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan;
ii.
Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut harga;
iii.
Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dan pada apaapa
iv.
pindaan tulisan atau taipan bertindih dalam tawaran sebut harga;
Merekod pada borang jadual sebut harga dengan mencatatkan nama penyebut harga, kod penyebut harga, harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan dan menandatangani borang tersebut;
v.
Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran teknikal telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.
vi.
Bagi sebut harga kerja memadai tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja; dan
vii.
Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan.
43
Lampiran D
PENILAIAN SEBUTHARGA/TENDER BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
a)
Perlantikan akan dilantik secara bertulis oleh Unit Perolehan.
b)
Semua sebutharga/tender yang diterima hendaklah dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa. Sebutharga/tender yang paling menguntungkan Kerajaan hendaklah disyorkan.
c)
Dalam penilaian sebutharga/tender, perkara-perkara seperti jangka masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan perlaksanaan, kos penyelenggaraan untuk tempoh tertentu dan sebagainya perlu diambil kira.
d)
Bagi semua sebutharga/tender, jika perlu, nasihat daripada Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau Agensi yang seumpamanya hendaklah diperoleh.
e)
Penilaian sebutharga/tender bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut: Jawatankuasa Penilaian Teknikal
i.
Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli.(Tender :sekurangkurangnya seorang pegawai Pengurusan dan Profesional).
ii.
Terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan
tersebut.
Sekiranya
Universiti
tidak
mempunyai
kemahiran dalaman, kepakaran dari Jabatan Teknik atau Jabatan lain boleh digunakan, seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia, Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan sebagainya.
iii.
Membuat penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan dalam dokumen sebut harga. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of compliance) dan/atau penilaian fizikal. Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil kira. 44
iv.
Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah tidak dibenarkan.
Jawatankuasa Penilaian Harga
i.
Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli. .(Tender :sekurang-kurangnya seorang pegawai Pengurusan dan Profesional).
ii.
Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan,jaminan, penyenggaraan dan lain-lain.
iii.
Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah tidak dibenarkan.
f)
Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot, ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg, alat tulis, peralatan pejabat dan sebagainya, memadai Universiti menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.
g)
Proses penilaian sebut harga/tender hendaklah disiapkan dan dilaksanakan seboleh-bolehnya :i.
Tidak melebihi tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.
ii.
Tidak melebihi tiga puluh (30) hari dari tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.
h)
Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.
45
Penilaian Sebutharga/Tender Kerja
a)
Penilaian sebutharga/tender kerja hendaklah dibuat oleh satu (1) Jawatankuasa Penilaian sahaja.
b)
Penilaian sebutharga/tender hendaklah dibuat oleh satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga (3) orang pegawai. i.
Salah seorang ahli Jawatankuasa hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut bagi sebutharga
ii.
Salah seorang ahli Jawatankuasa hendaklah seorang Jurukur Bahan atau pegawai teknikal dalam bidang kerja tersebut bagi tender
c)
Proses penilaian sebut harga hendaklah seboleh-bolehnya disiapkan :i.
dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebutharga dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.
ii.
dalam tempoh empat belas (30) hari dari tarikh tawaran tender dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.
d)
Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.
Jawatankuasa Sebutharga/Tender
a)
Hendaklah bersidang secepat mungkin supaya keputusan dapat dibuat dengan segera dan seboleh-bolehnya hendaklah bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas penilaian dibuat.
i.
Ahli Jawatankuasa sebutharga/tender tidak boleh menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana Jawatankuasa Penilaian.
46
Lampiran E
47
PENGURUSAN ASET ALIH 1.0
PENGENALAN
1.1
Semua pengurusan aset alih adalah tertakluk kepada Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti berdasarkan Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2012 yang meliputi:-
1.2
a)
Bab A - Penerimaan;
b)
Bab B - Pendaftaran;
c)
Bab C - Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan;
d)
Bab D - Penyelenggaraan;
e)
Bab E - Pelupusan; dan
f)
Bab F - Kehilangan dan Hapus kira.
“Aset” bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Universiti yang dibeli atau yang disewabeli dengan wang Universiti, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
1.3
“Aset Alih” bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
1.4
Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
a)
Harta Modal
i.
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM 3,000.00 (Ringgit Malaysia Tiga Ribu) dan ke atas setiap satu; atau
ii.
Pembelian buku untuk Perpustakaan tanpa mengira harga perolehan asal diklasifikasikan sebagai Aset Alih/Harta Modal.
48
b)
Inventori
i.
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM 3,000.00 (Ringgit Malaysia Tiga Ribu) setiap satu; atau
ii.
Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.
iii.
Kategori bagi Harta Modal kategori ialah:
Loji/Jentera Berat;
Kenderaan;
Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan; dan
iv.
Buku untuk Perpustakaan.
Kategori bagi Inventori ialah:
Nilai perolehan asal kurang daripada RM3,000 setiap satu untuk Peralatan/ Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/ Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan; atau
Tanpa mengira nilai perolehan asal untuk Perabot, Hamparan, Hiasan, Langsir dan Pinggan Mangkuk.
2.0
PENERIMAAN
2.1
“Pegawai Penerima” ialah Pegawai Aset di Pusat Tanggungjawab (PTj) yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi selepas mendapat perakuan daripada Pegawai Bertauliah.
2.2
“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.
2.3
Pegawai Aset di PTj adalah bertanggungjawab untuk memastikan penerimaan dilaksanakan seperti berikut: a)
Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan;
49
b)
Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
c)
Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
2.4
Peraturan penerimaan yang perlu dilaksanakan di peringkat PTj adalah seperti berikut:
a)
Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan;
b)
Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai Universiti yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian;
c)
Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset :-
i.
Menyemak
butiran
di
dalam
dokumen
yang
sah
bagi
memastikan aset yang diterima adalah betul;
ii.
Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya;
iii.
Pegawai Aset di PTj hanya dibenarkan membuat penerimaan aset yang lengkap manakala penerimaan secara beransur-ansur tidak diterima.
iv.
Pegawai Aset di PTj hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta
dengan
Surat
Jaminan
daripada
pembekal
yang
mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian; dan v.
Pegawai Aset di PTj hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
50
3.0
PENDAFTARAN
3.1
Setiap aset yang diterima di PTj mestilah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. Borang Daftar Harta Modal (KEW. PA-2) atau Daftar Inventori (KEW. PA-3) dan Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) atau Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5) juga perlu disediakan.
3.2
Aset yang diterima secara hadiah perlu dilaporkan dan didaftarkan oleh PTj dengan nilai nominal RM1.00 mengikut kumpulan aset tertakluk kepada harga asal.
3.3
Aset
lucuthak
hendaklah
didaftarkan
jika
Universiti
bercadang
menggunakannya. Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja.
3.4
Pegawai Aset di PTj adalah bertanggungjawab untuk memastikan pendaftaran dilaksanakan seperti berikut:
a) Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini; b) Memudahkan pengesanan dan pemantauan; c) Membolehkan keadaan aset diketahui; dan d) Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.
3.5
Dokumen yang boleh dirujuk bagi tujuan mendaftarkan aset adalah seperti berikut:
a) Aset yang dibeli:-
i.
Pesanan Tempatan Universiti (LO);
ii.
Nota Serahan;
iii.
Invois;
iv.
Dokumen Kontrak;
v.
Kad Jaminan; 51
vi.
Manual Pengguna dan ;
vii.
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
b) Aset yang disewa beli:-
i.
Surat Ikatan Perjanjian; dan
ii.
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
c) Aset yang diterima daripada sumber lain:-
i.
Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan;
ii.
Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan; dan
iii.
Salinan Sijil Lucut hak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah.
d) Aset yang belum berdaftar:-
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 3.5 (a) hingga (c), pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
3.6
Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti contoh berikut: ‘Telah
direkodkan
pada………..(tarikh).
Nombor
siri
pendaftaran
aset………(seperti nombor pada daftar)’
3.7
Pegawai Aset di PTj perlu memastikan daftar aset sentiasa dikemaskini dari masa ke semasa apabila berlaku perkara-perkara seperti berikut:
a)
Penambahan/penggantian/penaiktarafan aset;
b)
Pemeriksaan aset;
c)
Pelupusan; dan
d)
Hapus kira.
52
3.8
Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak UPNM di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan.
3.9
Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran mengikut susunan seperti di bawah:-
(i)
Kod Universiti
=
Singkatan Nama Universiti
=
Berasaskan senarai PTj yang
(ii) Tahun Pembelian
(iii) Kod PTj
ada di Universiti (iv) Kod Kumpulan Aset
sama
ada: Harta Modal
=
A
Inventori
=
I
(v) Nombor Siri
=
Diwujudkan secara berturutan
Contoh melabelkan aset adalah seperti di bawah:-
Universiti Pertahanan Nasional Malaysia Tahun Belian Pusat Tanggungjawab Kumpulan Aset Nombor Siri
UPNM.12/PTMK/A000 53
3.10
Setiap pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW. PA-6).
3.11
Setiap borang KEW. PA-2, KEW. PA-3, dan KEW. PA-6 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci di mana daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi.
3.12
Senarai Aset Alih Universiti (KEW. PA-7) mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset di PTj dalam dua (2) salinan. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset di PTj manakala
satu
(1)
salinan
lagi
disimpan
oleh
pegawai
yang
bertanggungjawab. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari masa ke semasa
apabila
terdapat
perubahan
kuantiti,
lokasi
atau
pegawai
bertanggungjawab.
3.13
Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-8) hendaklah dikemukakan ke Kementerian Pengajian Tinggi sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
4.0
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
4.1
Semua aset Universiti hendaklah digunakan dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:-
4.2
a)
Mengurangkan pembaziran;
b)
Menjimatkan kos;
c)
Mencapai jangka hayat;
d)
Mencegah penyalahgunaan; dan
e)
Mengelakkan kehilangan
Penggunaan aset Universiti hendaklah mematuhi peraturan seperti berikut:
a)
Bagi tujuan rasmi sahaja;
b)
Mengikut
fungsi
sebenar
seperti
yang
terdapat
dalam
manual/buku panduan pengguna c)
Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; 54
d)
Perlu direkodkan; dan
e)
Melapor
kerosakan
dengan
menggunakan
Borang
Aduan
Kerosakan Aset Alih Universiti (KEW. PA-9) kepada Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan atau Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (PTMK) berdasarkan kepakaran masing-masing. Contohnya kerosakan peralatan ICT perlu dilaporkan kepada PTMK.
4.3
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua PTj. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
4.4
Aset Universiti hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.
4.5
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.
4.6
4.7
Pemeriksaan aset hendaklah dilakukan ke atas:-
a)
Fizikal;
b)
Rekod;
c)
Penempatan.
Tujuan pemeriksaan aset dilakukan adalah untuk :-
a)
Mengetahui keadaan dan prestasinya;
b)
Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan
c)
Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
4.8
Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori dan 55
pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
4.9
Pegawai Pemeriksa yang telah dilantik hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW. PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW. PA-11) kepada Ketua PTj di PTj yang telah diperiksa.
4.10
Ketua PTj di setiap PTj hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Laporan Pemeriksaan Inventori bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW. PA-12) kepada Jabatan Bendahari untuk dilaporkan kepada Pegawai Pengawal.
4.11
Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
Modal
dan
Inventori
hendaklah
dikemukakan ke Kementerian Pengajian Tinggi sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
4.12
Ketua PTj juga hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
5.0
PENYELENGGARAAN
5.1
Penyelenggaraan aset Universiti dilaksanakan adalah untuk tujuan seperti berikut:
a)
Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;
b)
Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
c)
Meningkatkan keupayaan;
d)
Mengurangkan kerosakan;
e)
Menjimatkan perbelanjaan Universiti;
f)
Menjamin keselamatan pengguna;
56
5.2
g)
Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan
h)
Memelihara imej Universiti
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:
a)
Penyelenggaraan
Pencegahan
(Preventive
Maintenance)
ialah
tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan
b)
Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
5.3
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
5.4
Pegawai Aset di PTj adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkahlangkah berikut:
a)
Menyediakan Senarai Aset Alih Universiti Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW. PA-13);
b)
Merancang penyelenggaraan;
c)
Melaksanakan program penyelenggaraan;
d)
Merekodkan Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW. PA-14);
e)
Menilai program penyelenggaraan; dan
f)
Menyelia dan memantau penyelenggaraan jika melibatkan pihak luar.
57
6.0
PELUPUSAN
6.1
“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
6.2
Pelupusan aset Universiti adalah bertujuan untuk:-
a)
Memastikan Universiti tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan;
b)
Menjimatkan ruang simpanan/pejabat;
c)
Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik; dan
d)
Membolehkan
aset
milik
Universiti
dipindahkan
ke
Kementerian/Jabatan yang lain atas sebab-sebab tertentu. 6.3
6.4
Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut: a)
Tidak Ekonomi Dibaiki;
b)
Usang/obselete;
c)
Rosak dan tidak boleh digunakan;
d)
Luput tempoh penggunaan;
e)
Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;
f)
Tiada alat ganti;
g)
Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;
h)
Disyor selepas pemeriksaan aset;
i)
Tidak lagi diperlukan oleh Universiti;
j)
Perubahan teknologi; dan
k)
Melebihi keperluan.
Kuasa untuk meluluskan pelupusan terdapat dua (2) peringkat iaitu:-
a)
Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK)
i.
Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM100,000.00 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000.00; dan
ii.
Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai perolehan asal 58
seperti berikut:
Hadiah;
Pindahan dari Kampus Utama ke Kampus Cawangan;
Tukar Beli (trade-in);
Tukar Barang (barter trade); dan
Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.
b)
Pegawai Pengawal
i.
Nilai perolehan satu aset sehingga RM100,000.00 atau jumlah keseluruhannya sehingga RM500.00.00.
ii.
Pindahan aset di antara Kampus bagi nilai perolehan asal sehingga
RM100,000.00
setiap
satu
atau
jumlah
keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.00.
6.5
Unit Aset, Jabatan Bendahari adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Pelupusan.
6.6
Pegawai Aset di PTj perlu mengemukakan permohonan pelupusan aset ke Unit Aset, Jabatan Bendahari bersama-sama dengan kertas permohonan pelupusan yang telah diluluskan di peringkat PTj, Perakuan Pelupusan Aset Alih Universiti (PEP) (KEW. PA-16) sekiranya ada dan salinan KEW. PA-2 atau KEW. PA-3.
6.7
Pegawai Pengawal perlu melantik Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Universiti (KEW. PA-15) dab Lembaga Pemeriksa perlu menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksaan Aset Alih (KEW. PA-17) bagi aset yang hendak dilupuskan.
6.8
Tindakan
pelupusan
mengikut
kaedah
yang
diluluskan
hendaklah
dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan.
6.9
Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan dan hanya 59
dibenarkan sekali sahaja.. Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.
6.10
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.
6.11
Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:
a)
i.
Tender
ii.
Sebut harga
iii.
Lelong
iv.
Jualan Sisa
b)
Tukar Barang (Barter Trade)
c)
Tukar Beli (Trade In)
d)
Tukar Ganti (Cannibalize)
e)
Pindahan
f)
Hadiah
g)
Musnah secara :-
h)
6.12
Jualan secara:-
Jika
i.
Ditanam
ii.
Dibakar
iii.
Dibuang
iv.
Ditenggelam
Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.
terdapat
pelupusan
melalui
kontrak
pusat, Universiti hendaklah
menggunakan peraturan yang sedang berkuatkuasa.
60
6.13
Pegawai Aset di PTj perlu menyediakan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Universiti (KEW. PA-18) dengan melantik dua (2) orang sebagai saksi sekiranya aset dilupuskan secara musnah.
6.14
TIndakan yang perlu dilakukan oleh Pegawai Aset di PTj semasa melaksanakan pelupusan adalah seperti berikut:
a)
Label Hak UPNM pada aset hendaklah dipadamkan;
b)
Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Universiti dibatalkan;
c)
Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa; dan
d)
Kenderaan Universiti dan aset alih lain yang telah dilupus adalah dikecualikan daripada semua jenis cukai.
6.15
Pegawai Aset di PTj perlu memaklumkan pelaksanaan tindakan pelupusan kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Pelupusan Aset Alih Universiti (KEW. PA-19).
6.16
Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Universiti (KEW. PA-20) hendaklah dikemukakan ke Kementerian Pengajian Tinggi sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
7.0
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
7.1
“Kehilangan” bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
7.2
“Hapus kira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
7.3
“Pegawai Pengawal” ialah Naib Canselor Universiti Pertahanan Nasional Malaysia.
61
7.4
“Ketua PTj” ialah Ketua Pusat Tanggungjawab.
7.5
Hapus kira aset Universiti bertujuan untuk:-
a)
Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan aset;
b)
Menyelaraskan rekod aset;
c)
Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset Universiti; dan
d)
Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke
atas
kecuaian pegawai. 7.6
Kuasa untuk meluluskan hapus kira terdapat dua (2) peringkat iaitu:-
7.7
Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK) Universiti
a)
Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM100,000.00 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000.00.
b)
Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal iaitu:(i)
Telefon Bimbit;
(ii)
Walkie-Talkie;
(iii)
Kamera Digital;
(iv)
Kamera Video;
(v)
Komputer Riba;
(vi)
Palmtop/Pocket PC;
(vii)
Personal Digital Assistant (PDA);
(viii)
LCD projector;
62
c)
(ix)
Pemain CD/DVD; dan
(x)
Smartphone.
Semua kehilangan yang melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.
7.8
Pegawai Pengawal
a)
Nilai perolehan asal satu aset sehingga RM 100,000.00 atau jumlah keseluruhannya sehingga RM 500,000.00 dan tidak melibatkan aset di para 7.7 (b).
b)
Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira mesti berpuas hati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.
7.9
Unit Aset, Jabatan Bendahari adalah bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira.
7.10
Apabila terdapat apa-apa kehilangan aset Universiti, tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:
a)
Pegawai yang mengetahui kehilangan hendaklah melaporkannya kepada Ketua PTj dengan serta merta; dan
b)
Ketua PTj atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku, hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh dua puluh empat (24) jam dari waktu kehilangan diketahui.
7.11
Ketua PTj hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Universiti (KEW. PA-28) dengan segera dalam tempoh dua (2) hari. Bagi kes kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua PTj, Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Universiti hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Universiti.
7.12 Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Universiti (KEW. PA-29) hendaklah 63
dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal dengan segera dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Universiti ditandatangani.
7.13
Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik seorang Pegawai Universiti yang tidak terlibat dengan kehilangan itu sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
7.14
Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Universiti (KEW. PA-30) dan kemukakan kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh perlantikan untuk mendapatkan syor dan ulasan kepada Pegawai Pengawal sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus.
7.15
Tindakan yang perlu dilakukan selepas mendapat kelulusan ialah:-
a)
Pegawai Aset di PTj perlu mencatat kelulusan hapus kira di dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.
b)
Pegawai Aset di PTj perlu maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Universiti (KEW. PA-31) dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan.
c)
Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira perlu membawa syor surcaj/tatatertib sekiranya ada ke Pihak Berkuasa Tatatertib Universiti dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan Kuasa Melulus.
d)
Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira perlu maklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib Universiti ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Kuasa Melulus dalam tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh surat kelulusan Pegawai Pengawal.
7.16
Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih Universiti (KEW. PA-32) hendaklah dikemukakan ke Kementerian Pengajian Tinggi sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
64
TATACARA PENGURUSAN PEMBAYARAN 1.0
PENGENALAN
Pengurusan bayaran merupakan proses perbelanjaan terakhir, di mana pembayaran perlu dibuat kepada pembekal, kontraktor atau individu bagi setiap bekalan, perkhidmatan atau kerja yang telah dilaksanakan dengan sempurna mengikut spesifikasi yang ditetapkan. Semua pembayaran yang dilakukan mestilah disokong dengan dokumen sokongan secukupnya dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa. Setiap pembayaran mestilah menggunakan peruntukan yang diluluskan dan dicajkan ke vot perbelanjaan yang berkenaan. 2.0
TANGGUNGJAWAB PERBELANJAAN / BAYARAN
Pegawai Pengawal dan Pegawai yang diwakilkan olehnya bertanggungjawab sepenuhnya:-
a)
Betul atau tidak semua perbelanjaan dilakukan; dan
b)
Memastikan sesuatu perbelanjaan tidak melebihi kuasa yang sepatutnya dan bayarannya boleh dibuat hanya jika baki peruntukan masih mencukupi untuk menyelesaikan tanggungan.
3.0
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR
Hendaklah berpuas hati dengan membuat semakan dengan teliti bahawa;-
a)
Bayaran tidak akan menyebabkan lebihan atas amaun yang diperuntukan;
b)
Perakuan ditandatangani oleh pegawai yang berhak dan prima facie pertanggungan adalah betul; dan
c)
Potongan caruman, bayaran balik pendahuluan dan tanggungan yang sepatutnya telah dibuat dengan sempurna daripada amaun bayaran.
65
Pegawai Pembayar juga perlu memastikan perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurna amaun yang dituntutan bertepatan, perhitungan dan pengiraan adalah betul, penerima adalah pihak yang berhak menerima bayaran, apa – apa kelulusan telah dipatuhi dan kebenaran bagi melakukan perbelanjaan telah didapati.
4.0
KUASA MELULUSKAN BAYARAN
Ketua PTJ adalah bertanggungjawab untuk menandatangani dan meluluskan invois dan tuntutan bayaran. Pegawai selain daripada ketua PTJ tidak dibenarkan membuat apa‐apa pengesahan bayaran bagi jabatan masing‐masing kecuali pegawai tersebut diturunkan kuasa oleh Ketua PTJ.
5.0
6.0
JENIS‐JENIS PEMBAYARAN
a)
Pembayaran kepada pembekal/ kontraktor;
b)
Pembayaran kepada pensyarah/ penceramah/ fasilitator sambilan;
c)
Pembayaran tuntutan kakitangan bagi tugas rasmi, berkursus/persidangan;
d)
Pembayaran pendahuluan diri;
e)
Panjar wang runcit; dan
f)
Pembayaran melalui Draf Bank / Pindahan Telegrafik.
AKAUN KENA BAYAR
a)
Baki peruntukan yang diberikan kepada sesuatu butiran bagi sesuatu tahun kewangan yang tidak dibelanjakan di penghujung tahun kewangan itu adalah luput. Pada bulan Januari tahun kewangan baru, pembayaran boleh dibuat di bawah butiran yang berkenaan, untuk menjelaskan tanggungantanggungan bagi kerja yang telah dijalankan, barang-barang yang diterima dan perkhidmatan yang telah diberi sehingga 31 Disember tahun kewangan itu.
b)
Tarikh bayaran adalah tarikh perbelanjaan direkod dalam akaun. Bagi pembayaran yang dibuat pada bulan Januari tahun kewangan yang baru yang 66
ditanggungkan kepada akaun tahun kewangan yang lama mengikut perenggan (a) di atas, tarikh perbelanjaan diakaunkan adalah 31 Disember tahun kewangan lama.
c)
Perbelanjaan yang dipertanggungkan dengan sepatutnya kepada akaun bagi sesuatu tahun yang tertentu mestilah dibayar dengan cepat sebelum penghujung bulan Januari tahun kewangan yang berikutnya supaya perbelanjaan tersebut tidak dibayar dari tahun kewangan semasa.
d)
Sebarang baki bajet mengurus yang belum dibelanjakan sehingga hujung tahun tidak boleh digunakan bagi menjelaskan bayaran yang belum tiba masanya.
7.0
PEMBAYARAN YANG MEMERLUKAN KEBENARAN KHAS
a)
Kebenaran
Pegawai
Pengawal
diperlukan
bagi
membayar
atau
menyelaraskan baucar yang dikemukakan dalam tahun kewangan semasa, berkaitan dengan pertanggungan yang perlu dibayar sebelum hujung tahun kewangan yang lama.
b)
Permohonan
bagi kebenaran
mestilah
disampaikan kepada
Pegawai
Pengawal bersama dengan baucar dan huraian penuh mengenai sebab-sebab berlaku
kelewatan
dan
menunjukkan
dengan
jelas
siapa
yang
bertanggungjawab. (BEND 029)
c)
Permohonan akan dipertimbangkan apabila Jabatan mempunyai baki peruntukan dalam tahun perbelanjaan itu kena dibayar
8.0
BAYARAN PEROLEHAN “SUCIHATI” TIDAK BOLEH DITAHAN
a)
Pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurna oleh seseorang bagi barang atau perkhidamatan dibekalkan dengan sucihati kepada Universiti tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh pegawai yang bertanggungjawab.
b)
Jika Pegawai Pengawal berpuas hati suatu tanggungan kontrak telah dilakukan tetapi berpendapat bahawa seseorang Pegawai telah bersalah 67
melakukannya, bil itu hendaklah dibayar dengan segera. Walau bagaimanpun bayaran tersebut mesti dipertanggungkan atas nama pegawai berkenaan sebagai Pendahuluan Diri. Sekiranya nama Pegawai yang berkenaan tidak dapat ditentukan dengan serta merta maka nama jawatan Pegawai Pengawal adalah dipertanggungjawabkan sementara menanti keputusan penyelesaian perkara tersebut. (BEND 032).
c)
Laporan bertulis menghuraikan sebab yang mendorong menyimpang daripada cara biasa hendaklah diserahkan kepada Pegawai Pengawal tidak lewat daripada 60 hari daripada tarikh pendahuluan diri diluluskan.
d)
Pelarasan pendahuluan diri hendaklah dilakukan dengan segera tetapi tidak lewat daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.
9.0
TANGGUNGJAWAB BAGI PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN
Pegawai
yang
membenarkan
perbelanjaan
dilakukan
tanpa
kuasa
akan
dipertanggungjawabkan sendiri bagi jumlah yang dibelanjakan.
10.0
SEMAKAN SEBELUM PEMBAYARAN
Sebelum membuat pembayaran, PTj hendaklah menentukan tentang perkara perkara tersebut:
a) Baki peruntukan mencukupi untuk melakukan pembayaran; b) Semua dokumen perlu disahkan serta berada dalam keadaan lengkap dan teratur; c) Pembelian aset alih perlu didaftarkan terlebih dahulu dan salinan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) dilampirkan; dan d) Mengikut peraturan yang telah ditetapkan dan boleh dibayar.
11.0
DAFTAR BIL
a)
Ketua Ketua PTj hendaklah memantau supaya pihak luar menghantar bil seboleh-bolehnya tidak lewat daripada bulan berikutnya bagi barang-barang 68
yang telah dibeli, kerja, atau perkhidmatan yang telah disempurnakan. Ketua PTj hendaklah memastikan bahawa bil itu dibayar dengan segera atau dalam tempoh yang telah dipersetujui dengan pihak pembekal, kontraktor atau pihak luar;
b)
Jika bayaran tidak dapat dibuat dalam tempoh yang dipersetujui, pembekal atau kontraktor hendaklah di beritahu sebab-sebab kelewatan dan tarikh bila bayaran mungkin dilakukan; dan
c)
Bagi melaksanakan pemantauan ke atas bil-bil di lakukan, Ketua PTj hendaklah menyelenggara satu Daftar Bil yang lengkap dan mengandungi butir-butir seperti :-
i.
tarikh bil pembekal diterima;
ii.
nombor ID pegawai;
iii.
nama pembekal/pegawai;
iv.
nombor bil/invois;
v.
nombor pesanan tempatan;
vi.
amaun bil/invois;
vii.
baki peruntukan;
viii.
perincian vot; dan
ix.
d)
tarikh dokumen dihantar ke Jabatan Bendahari untuk dibayar.
Daftar Bil perlu diselenggarakan bagi memudahkan penyemakan dan pemantauan untuk memastikan bil/tuntutan bayaran dijelaskan dengan segera dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil/tuntutan bayaran diterima di Unit Pembayaran.
12.0
BUTIR – BUTIR PEMBAYARAN
12.1
Baucar Bayaran ‘Baucar’ bermaksud satu dokumen rasmi untuk membuat pembayaran bagi semua bekalan, perkhidmatan,kerja atau tanggungan lain yang telah
69
disempurnakan. Baucar hendaklah dikeluarkan secara nombor bersiri dan rekodnya dikawal dan diselenggara oleh Unit Pembayaran, Jabatan Bendahari. Baucar hendaklah mengandungi butir-butir berikut:
a) Nombor dan tarikh baucar; b) Nama dan alamat penuh penerima bayaran; c) Perihal bayaran; d) Amaun bayaran (dalam angka dan perkataan); e) Peruntukan dan PTj yang dipertanggungkan; f)
Tandatangan pengesahan dan kelulusan
g) Nombor cek; dan h) Baucar bayaran ditebuk dengan perkataan ‘dibayar’ berserta ‘tarikh cek’ sekiranya pembayaran telah disempurnakan sehingga ke peringkat pengeluaran cek. Baucer perlu disokong butiran yang lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor, kuantiti, kadar untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa – apa dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya. 12.2
Nama Pegawai Tidak Boleh Ditunjukkan Sebagai Penerima Bayaran
Nama pegawai Universiti tidak boleh dicatatkan sebagai sebagai penerima bayaran kepada sesuatu baucar kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang lain. 12.3
Perakuan oleh Pegawai yang menuntut ganti bayaran
Pegawai yang ingin membuat tuntutan untuk bayaran balik perbelanjaan yang dibuat
olehnya,
hendaklah
melampirkan
borang
(BEND
31)
dan
mengemukakan resit yang diakui sah oleh Ketua PTj. Jika resit tidak boleh
70
diperolehi atau tidak boleh didapati, butir tuntutan perbelanjaan berkenaan hendaklah ditandakan(*) dan diikuti dengan perakuan seperti berikut: “Saya mengaku yang perbelanjaan bertanda (*) berjumlah RM……… telah sebenarnya dilakukan atas urusan rasmi dan dibayar oleh saya”.
12.4
Perakuan Kesempurnaan Bekalan, Perkhidmatan atau Kerja
Baucar
bayaran
bagi
bekalan,
perkhidmatan
atau
kerja
hendaklah
mengandungi perakuan bahawa bekalan, perkhidmatan atau kerja itu dilaksanakan dengan sempurna dan teratur di setiap invois. Bagi bayaran kemajuan kerja, hendaklah diakui setakat mana yang telah dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya telah dibekalkan. Bagi bekalan stor hendaklah berasaskan pengesahan bahawa barang-barang telah diterima dan telah dimasukkan ke dalam stor atau telah dikeluarkan untuk kegunaan sertamerta. 12.5
Pembayaran Bagi Bekalan Yang Diimport
Bagi bayaran yang berkaitan dengan barang-barang atau bekalan yang diimport yang telah dibuat sebelum penerimaan barang-barang berkenaan, baucar hendaklah berasaskan invois dan “bill of lading” atau “airways bill” sebagai bukti penyerahannya. Di dalam kes berkenaan, selepas bekalan diterima adalah menjadi kewajipan Ketua PTj untuk menghantar borang BEND 033 iaitu satu perakuan kesempurnaan penerimaan bekalan yang diimport kepada Jabatan Bendahari untuk disemak dan disimpan. Perakuan hendaklah dilampirkan dengan baucar bayaran dan kontrak perjanjian. 12.6
Pembayaran Kepada Orang Lain Daripada Yang Dinamakan Dalam Baucar
Jika bayaran hendak dibuat kepada orang lain daripada yang disebutkan nama dalam baucar, kuasa yang membenarkan pembayaran itu dibuat mestilah dicatatkan pada baucar itu, dan surat kuasa wakil hendaklah disimpan oleh Jabatan Bendahari seperti surat ikatan serah hak (added of assignment), “power of attorney” dan “letter of administration” hendaklah didaftarkan di Jabatan Bendahari. 71
13.0
BAYARAN SECARA CEK
13.1
Pembayaran Dengan Cek Berpalang
Semua pembayaran kecuali rekupan panjar wang runcit hendaklah dibuat dengan menggunakan cek yang dipalang “akaun penerima sahaja” atas nama orang yang berhak menerima. 13.2
Cek Batal Palang
Bagi mana-mana orang yang tidak mempunyai akaun bank dan memerlukan cek perintah tidak berpalang, dua orang pegawai yang diberi kuasa boleh dengan budi bicaranya membatalkan palang dengan menandatangani batal palang tersebut.
72
TATACARA PENDAHULUAN DIRI DAN PELBAGAI 1.0
TUJUAN PENDAHULUAN Universiti membenarkan pegawainya memohon dan dibayar wang pendahuluan untuk tujuan perjalanan (Wang Pendahuluan Diri) dan pelbagai (Wang Pendahuluan Pelbagai) tertakluk kepada peraturan-peraturan tertentu yang telah ditetapkan.
2.0
KATEGORI PENDAHULUAN
2.1
Jenis Pendahuluan
a) Pendahuluan Diri; dan b) Pendahuluan Pelbagai.
2.2
Tafsiran Pendahuluan (a) “Pendahuluan Diri” bermaksud seseorang pegawai layak memohon pendahuluan diri untuk tujuan perjalanan tugas rasmi dan berkursus mengikut kadar yang ditetapkan oleh Universiti dari semasa ke semasa. (b) “Pendahuluan Pelbagai” bermakna seseorang pegawai layak memohon pendahuluan pelbagai untuk membeli barang-barang dan membayar perkhidmatan yang tidak dapat dibuat melalui Pesanan Tempatan atau lain-lain kaedah atas sebab-sebab tertentu yang munasabah.
3.0
TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN
Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk membuat perakuan terhadap jumlah pendahuluan yang dipohon serta menentukan agar permohonan wang pendahuluan yang dikemukan oleh seseorang pegawai itu teratur, musabah dan mustahak.Ketua Jabatan juga bertanggungjawab memastikan baki peruntukan mencukupi bagi maksud perbelanjaan pendahuluan tersebut.
73
4.0
PERATURAN AM PERMOHONAN PENDAHULUAN
4.1
Peraturan Dan Syarat-Syarat Permohonan Pendahuluan Diri
a) Seseorang pegawai yang dikehendaki bertugas rasmi di luar Ibu Pejabat sama ada di dalam atau di luar negeri adalah layak memohon Pendahuluan Diri untuk Elaun Makan dan Bayaran Sewa Hotel bagi harihari yang terlibat sahaja kerana menjalankan tugas rasmi atau menghadiri kursus;
b) Borang permohonan Pendahuluan Diri (BEND 003) yang lengkap hendaklah dikemukakan melalui Ketua PTj ke Jabatan Bendahari selewatlewatnya tujuh (7) hari sebelum seseorang pegawai itu bertolak ke tempat tujuan;
c) Had Minimum Bayaran Pendahuluan Diri adalah seperti bi bawah:
Kumpulan Perkhidmatan Di Bawah
Had Minimum (RM)
SSM dan Setaraf Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan
500.00
Kumpulan Pengurusan Profesional Kumpulan Sokongan 1 (Gred 17-36)
300.00
Kumpulan Sokongan 2 (Gred 1-16)
Tiada had minimum
d) Jumlah permohonan untuk jumlah yang kurang daripada had minimum tersebut di perenggan (b) tidak dibenarkan;
e) Had bayaran maksimum bagi pendahuluan diri bagi pegawai yang bertugas rasmi atau berkursus diluar negeri ialah 100% daripada jumlah perbelanjaan yang layak dipohon. Manakala bagi pegawai yang bertugas rasmi atau berkursus di dalam negara tidak melebihi 90% daripada jumlah perbelanjaan yang layak dipohon;
f)
Jumlah tersebut adalah perbelanjaan-perbelanjaan untuk hari-hari tugas itu sahaja dan tidak boleh diberikan untuk hari perjalanan;
74
g) Hanya satu pendahuluan sahaja yang boleh diluluskan dalam satu tempoh;
h) Pendahuluan yang berikutnya hanya akan diluluskan jika pendahuluan yang sebelumnya telah diselaraskan;
i)
Pemberian Pendahuluan Diri tidak boleh di anggap sebagai satu kelulusan bagi lawatan atau perjalanan ke dalam dan luar negeri;
j)
Setiap permohonan Wang Pendahuluan hendaklah disahkan dan disokong oleh Ketua PTj pegawai berkenaan;
k) Dokumen-dokumen sokongan seperti surat arahan kerja, surat panggilan mesyuarat, surat kebenaran bertugas rasmi atau berkursus, surat kebenaran ke luar negara dan lain-lain dokumen sokongan yang berkaitan perlu dilampirkan bersama-sama borang permohonan;
l)
Pelarasan pendahuluan diri perlu dikemukakan ke Jabatan Bendahari dengan segera tidak lewat daripada satu (1) bulan selepas akhir bulan sesuatu perjalanan dilakukan; dan
m) Sekiranya
seseorang
pegawai
itu
gagal
menyelaraskan
wang
pendahuluan diri atau menjelaskan baki pendahuluan diri menurut tempoh yang ditetapkan, Jabatan Bendahari boleh membuat potongan gaji pegawai untuk keseluruhan pendahuluan sekaligus sekiranya tuntutan perjalanan dikemukakan lewat satu (1) bulan daripada tarikh perjalanan.
4.2
Peraturan Dan Syarat-syarat Permohonan Pendahuluan Pelbagai
a) Pendahuluan Pelbagai melibatkan segala urusan rasmi Universiti seperti aktiviti pelajar, penyelidikan dan perundingan serta lain-lain aktiviti yang berkaitan;
b) Pegawai hendaklah melengkapkan Borang Permohonan Pendahuluan Pelbagai (BEND 005) dan hendaklah dikemukakan melalui Ketua PTj ke Jabatan Bendahari selewat-lewatnya tujuh (7) hari sebelum sesuatu aktiviti atau program dilaksanakan; 75
c) Pendahuluan
Pelbagai
diberi
untuk
membeli
barang-barang
dan
perkhidmatan bagi menjalankan sesuatu aktiviti atau program yang tidak dapat dibuat melalui Pesanan Tempatan atas sebab-sebab tertentu;
d) Permohonan Pendahuluan Pelbagai bagi maksud menjalankan sesuatu aktiviti atau program boleh dibayar sehingga maksimum tiga (3) bulan gaji bersih seseorang pegawai;
e) Pembelian aset melalui pendahuluan pelbagai tidak dibenarkan;
f)
Hanya satu pendahuluan sahaja yang akan diluluskan di dalam satu tempoh;
g) Pendahuluan yang berikutnya hanya akan diluluskan jika pendahuluan yang sebelumnya telah diselaraskan;
h) Kertas kerja yang mengandungi perancangan perbelanjaan perlu diperinci dan disahkan oleh Ketua PTj/Kuasa Melulus sebagai dokumen sokongan yang perlu dilampirkan bersama-sama borang BEND 005. Sebarang perbelanjaan kontigensi adalah tidak dibenarkan;
i)
Kadar untuk bayaran hadiah, saguhati, cenderamata, keraian, elaun makan dan sebagainya hendaklah mengikut kadar-kadar yang ditetapkan oleh Universiti;
j)
Sekiranya aktiviti/program yang dipohon bagi pendahuluan pelbagai tidak dinyatakan dalam perincian bajet tahun semasa yang diluluskan maka surat kelulusan Unit Bajet, Jabatan Bendahari bagi aktiviti/program tersebut atau lain-lain surat/dokumen yang boleh menyokong permohonan pendahuluan pelbagai hendaklah dikemukakan;
k) Had minimum permohonan pendahuluan pelbagai adalah RM1,000.00. Jumlah permohonan yang kurang daripada had minimum adalah tidak dibenarkan;
76
l)
Jika wang pendahuluan pelbagai tidak dapat dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari dan aktiviti/program berkenaan telah pun berjalan, pegawai dikehendaki membuat tuntutan bayaran balik;
m) Pegawai dikehendaki memulangkan semula pendahuluan pelbagai sepenuhnya dengan serta merta sekiranya sesuatu aktiviti/program itu dibatalkan atau ditunda melebihi tempoh satu (1) bulan;
n) Pendahuluan Pelbagai yang diambil dalam sesuatu tahun hendaklah diselaraskan dalam tempoh tiga (3) minggu selepas aktiviti/program tamat dan mestilah diselesaikan dalam tahun kewangan yang sama. Borang Perlarasan
Pendahuluan Pelbagai Dan Aktiviti Pelajar (BEND 018)
beserta lebihan wang pendahuluan (sekiranya ada), resit asal dan dokumen berkaitan hendaklah dikemukakan ke Jabatan Bendahari;
o) Jika pembekal tidak mengeluarkan resit maka Surat Akaun Perbelanjaan atau Penerimaan Wang boleh dikemukakan dan hendaklah disahkan oleh Ketua PTj berkenaan;
p) Sekiranya
seseorang
pegawai
itu
gagal
menyelaraskan
wang
pendahuluan pelbagai atau menjelaskan baki pendahuluan diri dalam tempoh yang ditetapkan, Jabatan Bendahari berhak membuat potongan gaji pegawai tersebut untuk keseluruhan pendahuluan selepas peringatan pertama dikeluarkan.
77
TATACARA PANJAR WANG RUNCIT 1.0
TUJUAN PANJAR WANG RUNCIT (PWR)
PWR adalah sejumlah wang yang diberi kepada Ketua PTj untuk membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa perlu dipertanggungjawabkan terlebih dahulu kepada sesuatu maksud perbelanjaan.
Oleh itu, PTj boleh membuat pembelian kecil dengan menggunakan PWR untuk semua pembayaran atas sesuatu resit yang tidak melebihi RM100.00. Peruntukan Apungan (Float) diberikan sebanyak RM500.00 bagi setiap PTj yang diluluskan. Walau bagaimanapun, kemudahan PWR tidak boleh digunakan untuk membayar elaun perjalanan, sara hidup, yuran, upah dan lain-lain bayaran yang boleh dibayar melalui baucar pembayaran. 2.0
PERMOHONAN PWR
Ketua PTj hendaklah mengemukakan permohonan ke PTj Bendahari dengan menyatakan jumlah dan sebab-sebab keperluan dengan jelas. PWR hendaklah digunakan bagi maksud ianya diadakan dan hendaklah dikeluarkan semata-mata mengikut syarat-syarat kelulusan yang diberi.
3.0
PERMOHONAN TAMBAHAN PERUNTUKAN PWR
Ketua PTj dibenarkan untuk memohon peruntukan tambahan melebihi RM 500.00 (sekiranya perlu) dengan mengemukakan surat permohonan ke PTj Bendahari dengan menyatakan jumlah dan sebab-sebab keperluan tambahan peruntukan tersebut dipohon. 4.0
KEBENARAN MENGURUSKAN PWR (PWR)
Ketua PTj hendaklah melantik dua orang pegawai yang menjadi juruwang dan pegawai yang meluluskan pembayaran melalui PWR. Bendahari akan mengeluarkan surat kelulusan mengendalikan PWR kepada Ketua PTj selaku Pemegang PWR.
78
5.0
PENGURUSAN PWR DI PERINGKAT PTJ
a)
Pemegang
Panjar
hendaklah
menentukan
pegawai
yang
akan
bertanggungjawab untuk mengendalikan PWR PTj iaitu Pegawai Pembayar Wang Runcit dan Pegawai Melulus. b)
Semua pembelian runcit hendaklah direkodkan dalam Buku PWR seperti Lampiran 1 pada hari ianya dibayar.
c)
Pegawai di PTj perlu memastikan baki wang tunai dalam tangan adalah sama dengan baki yang ditunjukkan dalam Buku PWR Wang Runcit.
d)
Setiap PTj hendaklah menyimpan satu fail yang mengandungi semua maklumat berkaitan dengan urusan PWR dan hendaklah juga menyelenggara satu buku PWR. Buku PWR hendaklah dijumlahkan pada setiap hari dan menunjukkan baki terkini dan perlu direkodkan secara tepat berdasarkan tarikh penerimaan dan perbelanjaan.
e)
Apabila berlaku sesuatu pertukaran pegawai yang bertanggungjawab mengendalikan
PWR
PTj,
perkiraan
dan
penyerahan
jumlah
yang
menunjukkan kedudukan PWR pada masa memberi alih hendaklah dibuat dan ditandatangani oleh kedua-dua pegawai yang memberi alih dan mengambil alih serta disahkan oleh Ketua PTj. Satu salinan hendaklah dikemukakan kepada Unit Pembayaran, Jabatan Bendahari. f)
Semua dokumen termasuk buku PWR dan wang tunai hendaklah disimpan di dalam peti besi berkunci atau disimpan di tempat yang selamat. Pegawai yang diberi kuasa sahaja dibenarkan memegang kunci dan mengurus PWR tersebut.
g)
Bayaran TIDAK BOLEH dibuat, jika:i.
Baucar PWR belum atau tidak diluluskan oleh Pegawai Melulus;
ii.
Perbelanjaan yang dibuat adalah perbelanjaan yang tidak dibenarkan;dan
iii.
Resit / tuntutan tidak disahkan oleh Ketua PTj.
79
6.0
PERATURAN REKUPMEN PWR
6.1
Semua rekupmen PWR hendaklah mengandungi:-
a) Ringkasan rekupmen yang disahkan oleh Ketua PTj atau pegawai yang diberi kuasa. Semua perbelanjaan adalah untuk urusan rasmi PTj sahaja. b) Ringkasan rekupmen hendaklah disokong dengan baucar PWR dan dilampirkan dengan resit asal dan ditandangani oleh pegawai yang berbelanja dan dicop perkataan “BAYAR”. Jika resit tiada, pegawai yang membuat tuntutan hendaklah membuat perakuan bertulis dan disokong oleh Ketua PTj. c) Baucar PWR hendaklah menyatakan nama pegawai yang membuat tuntutan, tujuan pembelian, nombor resit dan jumlah yang telah dibelanjakan. Baucar PWR hendaklah dicaj ke vot yang ditetapkan.
d) PTj hendaklah menyimpan salinan ringkasan rekupmen dan salinan tuntutan PWR serta salinan semua resit dalam fail PWR PTj. Fail hendaklah
dikemukakan
semasa
pemeriksaan
mengejut
atau
pengauditan.
e) Baucar PWR mesti digunakan secara berturutan dan nombor baucar PWR dicatatkan di dalam Buku PWR setiap kali transaksi dibuat. Sekiranya terdapat pembatalan baucar PWR maka cop ‘BATAL’ perlu dibuat dan baucar perlu disimpan untuk pengauditan.
f)
Pegawai yang dilantik menguruskan PWR sahaja yang dibenarkan mengambil wang rekupmen di PTj Bendahari.
g) Setiap PTj hendaklah memastikan baki PWR sentiasa mencukupi dan hendaklah membuat rekupmen pada setiap bulan atau jika baki tunai sekurang-kurangnya separuh daripada peruntukan awal.
h) Pada setiap akhir tahun, semua pemegang PWR perlu mengesah dan mengemukakan Sijil Perakuan PWR (BEND) berserta rekupmen terakhir dan baki tunai bagi tahun tersebut kepada Unit Pembayaran, Jabatan 80
Bendahari. Tarikh serahan adalah berdasarkan tarikh yang telah ditetapkan di dalam Surat Pekeliling Penutupan Akaun yang dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari bagi tahun berkenaan. Semua bayaran hendaklah dilaraskan ke akaun perbelanjaan akhir tahun.
6.2
Pemeriksaan Berkala
Jabatan Bendahari atau Ketua PTj atau pegawai yang diberi kuasa olehnya berhak membuat pemeriksaan mengejut pada bila-bila masa sekurangkurangnya dua kali setahun bagi memastikan pengurusan PWR dibuat dengan teratur. 6.3
Perbelanjaan yang tidak dibenarkan menggunakan wang runcit a) Pembelian barang-barang yang terdapat dalam “Senarai Stok” (item stok) Stor Pusat KECUALI disahkan oleh Stor Pusat bahawa item tersebut telah kehabisan stok pada masa ianya diperlukan oleh pengguna;
b) Pembelian peralatan dan inventori pejabat, alat ganti / penyelenggaraan aset mestilah .melalui proses perolehan biasa;
c) Pembelian minyak kenderaan seperti petrol dan diesel. Kad minyak ‘Smartcard’ telahdisediakan untuk kegunaan pengisian petrol dan diesel kenderaan Universiti; d) Tol dan caj parkir. Kad ‘Touch and Go’ telah disediakan bagi tujuan berkenaan untuk setiap pengunaan kenderaan rasmi Universiti manakala bagi pengunaan kenderaan sendiri perlu dituntut bersama-sama tuntutan elaun perjalanan dan lain-lain elaun perjalanan rasmi;
e) Perkhidmatan Photostat, jilid dan laminate dokumen. Kemudahan berkaitan telah disediakan di peringkat PTj;
f)
Keperluan barangan “pantry”
seperti teh, gula, susu, milo, biskut dan
sebagainya;
81
g) Pembelian setem untuk urusan penghantaran (pos)/surat/dokumen. Perbelanjan pentadbiran pos kecuali setem hasil mestilah melalui Jabatan Pendaftar; dan
h) Pendahuluan tunai.
82
GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN DAN KEMUDAHAN KEPADA PEGAWAI KERANA MENJALANKAN TUGAS RASMI 1.0
PENGENALAN
Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan tatacara bayaran tuntutan elaun dan kemudahan kepada pegawai UPNM yang menjalankan tugas rasmi di dalam dan di luar negeri
Pegawai
dikehendaki menjalankan tugas rasmi di dalam dan di luar negeri layak
menuntut elaun – elaun dan kemudahan mengikut kadar dan syarat – syarat yang telah ditetapkan oleh Universiti dari semasa ke semasa.
2.0
TAFSIRAN “Tugas rasmi” bermaksud semua tugas yang diarahkan oleh ketua jabatan
a)
dan berkaitan dengan urusan rasmi. “Dalam Negeri” bermaksud Malaysia, Kalimantan dan Selatan Thailand
b)
(Phuket dan ke Selatan) “Luar Negeri” bermakna negara – negara selain daripada Malaysia,
c)
Klimantan dan Selatan Thailand (Phuket dan ke Selatan) “Ibu Pejabat” bermakna tempat biasa pegawai melaporkan diri untuk
d)
bertugas dan lingkungan jarak :-
i.
25km jika boleh dihubungi oleh jalanraya;
ii.
16km jika boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor; dan
iii.
8km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai.
83
e)
“Gred / Kategori” bermakna Gred Gaji atau Gred Perkhidmatan mengikut mana yang berkenaan di bawah Sistem Saraan Baru (SSB) mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9 Tahun 1991. Sebagai panduan, kedudukan Gred Gaji atau Gred Perkhidmatan tersebut adalah seperti di Lampiran 1. Pegawai yang membuat pilihan untuk tidak menerima SSB boleh terusmengemukakan tuntutan elaun,kemudahan dan bayaran di bawah Pekeliling ini berdasarkan kepada Kumpulan Gaji masing – masing mengikut jadual perubahan / perbandingan seperti yang dinyatakan di Lampiran 2.
f)
“Keluarga Pegawai” bermakna jika bagi pegawai lelaki, ialah isteri dan anak – anaknya dan jika bagi pegawai perempuan, ialah suami dan anak – anaknya. Di mana disebutkan tentang tuntutan – tuntutan yang boleh dibuat bagi keluarga pegawai ialah anak – anak yang ditanggung sepenuhnya oleh pegawai yang belum mencapai umur 21 tahun. Walau bagaimanapun, anak yang daif yang disebabkan oleh kelemahan otak dan jasmani, had – had umur ini tidak akan dipakai. Istilah “anak” akan termasuk juga anak – anak tiri dan anak – anak angkat yang diiktiraf mengikut undang – undang atau kebudayaan. Di dalam keluarga pegawai ini juga adalah termasuk seorang orang gaji yang digaji oleh pegawai.
g)
“Tugas Rasmi” bermakna tugas yang berkaitan dengan tugas pejabat selain daripada menghadiri kursus – kursus yang dibenarkan.
h)
“Pegawai” bermakna seseorang pegawai universiti yang dilantik secara tetap, sementara, kontrak atau sangkut.
3.0
TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ Untuk menentukan supaya tuntutan – tuntutan yang dikemukakan oleh pegawai itu teratur dan berpatutan. Ketua PTj adalah bertanggungjawab di atas perkara – perkara seperti berikut:
a)
Menentukan dan mengesahkan jalan yang perlu diikuti serta cara pengangkutan yang hendak digunakan oleh seseorang pegawai dalam menjalankan tugas rasmi; dan
84
b)
Menentukan dan mengesahkan bahawa tuntutan – tuntutan yang dikemukakan mengikut peraturan dan arahan yang ditetapkan dalam Peraturan Kewangan Universiti
4.0
KELAYAKAN ELAUN KEMUDAHAN DAN BAYARAN SEMASA MENJALANKAN TUGAS RASMI
4.1
Dalam Negeri
Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat di dalam negeri adalah layak menuntut elaun dan bayaran mengikut kadar dan syarat seperti berikut:
a) Elaun Makan
i.
Bagi pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat dalam tempoh dua puluh empat (24) jam atau lebih dikira mulai dari waktu bertolak, layak menuntut elaun makan mengikut kadar semasa seperti Lampiran 3;
ii.
Elaun makan tidak boleh di bayar untuk masa bertugas yang melebihi (3) bulan terus menerus;
iii.
Elaun makan tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan oleh Universiti, Penganjur atau Pengangkut. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan itu tertakluk kepada kadar seperti berikut:
Keterangan
Peratus Daripada Elaun Makan
Sarapan pagi
20%
Makan tengahari
40%
Makan malam
40%
85
iv. Sekiranya penganjur menyediakan kemudahan dalam bentuk wang bagi menampung perbelanjaan makan tersebut maka pegawai layak menuntut perbezaanya.
b) Elaun Harian
Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat bagi tempoh melebihi lapan (8) jam tetapi kurang dari dua puluh empat (24) jam adalah layak menuntut Elaun Harian mengikut kadar separuh daripada kelayakan Elaun Makannya
c) Bayaran Sewa Hotel
i.
Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat dan perlu menginap adalah layak menuntut Bayaran Sewa Hotel yang disokong dengan resit tertakluk kepada had maksimumnya atau Elaun Lojing mengikut kadar seperti di Lampiran 3;
ii.
Bayaran sewa hotel bagi pegawai Kategori 1 bergaji RM 4,358.19 dan ke atas hendaklah secara berpatutan dan munasabah;
iii.
Bayaran Sewa Hotel tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi tiga (3) bulan terus menerus;
iv.
Seseorang pegawai layak menuntut bayaran perkhidmatan dan cukai perkhidmatan yang wajib ke atas sewa hotel sebagai tambahan kepada maksimum kalayakannya; dan
v.
Jika tempat penginapan disediakan oleh Universiti, penganjur atau pengangkut, bayaran sewa hotel atau elaun lojing tidak layak dituntut.
d) Elaun Gantian Tetap
Seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh melebihi tiga (3) bulan tetapi kurang dari enam (6) bulan adalah layak menuntut elaun gantian tetap mengikut kadar seperti berikut:
86
i.
Melibatkan Bermalam 2/3 (Elaun Makan + Elaun Lojing) x Jumlah hari bertugas rasmi
ii.
Tidak melibatkan Bermalam 2/3 (Elaun Harian) x Jumlah hari bertugas rasmi
e) Elaun Perjalanan Kenderaan
i.
Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan
tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar Ibu
Pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar – kadar seperti di Lampiran 4;
ii.
Jika kenderaan disediakan oleh pihak jabatan/penganjur, pegawai tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan;
iii.
Seseorang pegawai dikehendaki menggunakan perkhidmatan kapal terbang atau kereta api bagi menjalankan tugas rasmi di tempat yang boleh dihubungi terus oleh kapal terbang atau kereta api tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan melainkan di dalam keadaan seperti berikut: Jika jarak perjalanan kurang daripada 240 km. Pegawai terpaksa bertugas di beberapa tempat sepanjang perjalanan. Mustahak bagi seseorang pegawai membawa kenderaan Apabila pegawai membawa pegawai lain yang menjalankan tugas rasmi
iv.
Perbatuan dari Universiti ke tempat bertugas rasmi atau dari rumah ke tempat bertugas rasmi di mana salah satu jaraknya lebih berdekatan.
f)
Tambang Gantian
i.
Pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri untuk bertugas di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240km daripada Ibu Pejabatnya 87
dan terdapat perkhidmatan terus kapal terbang atau keretapi layak menuntut Tambang Gantian mengikut kadar tambang pengangkutan yang sesuai dengan kelayakannya mengikut mana yang terendah dengan syarat mengemukakan bukti perjalanan dilakukan. Contoh: resit tol, salinan touch n go, resit parking dan seumpamanya. g) Elaun Basikal
Pegawai yang dikehendaki oleh Ketua PTj menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut Elaun Basikal seperti berikut: i.
Menggunakan basikal melebihi 10 hari bagi bulan itu – RM 90 sebulan atau 20 sen satu km mengikut mana yang lebih tinggi; dan
ii.
Menggunakan basikal selama 10 hari dan kurang bagi bulan itu – 20 sen satu km
h) Elaun Motosikal
Pegawai yang dikehendaki oleh Ketua PTj menggunakan motosikal sendiri bagi menjalankan tugas rasmi adalah layak menuntut Elaun Motosikal seperti berikut:
i.
Menggunakan motosikal sendiri selama 12 hari atau lebih sebulan boleh
menuntut RM120 sebulan atau menggunakan kadar Elaun
Perjalanan Kenderaan mengikut mana yang lebih tinggi;
ii.
Jika kurang daripada 12 hari sebulan, hendaklah menuntut mengikut kadar Perjalanan Kenderaan; (Surat KSU Perbendaharaan – 19 Mei 2009)
i) Tambang Pengangkutan Awam
Pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri atau kenderaan yang disediakan oleh Universiti, Penganjur atau Pengangkut bagi menjalankan tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya adalah layak 88
menuntut Tambang Pengangkutan Awam mengikut syarat – syarat seperti berikut:
i.
Teksi / Kereta Sewa / Bas / Motobot / Jenis pengangkutan lain Tambang lazim yang dikenakan bagi sesuatu perjalanan dan disokong dengan resit sekiranya resit disediakan.
ii.
j)
Kereta Api/Kapal Laut/Jenis pengangkutan lain
Kategori VII dan ke atas - Kelas Satu
Kategori X dan ke atas - Kelas Dua
Kategori XI dan ke atas - Kelas Tiga
Belanja Pelbagai
Seseorang pegawai sama ada bertugas di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut belanja pelbagai seperti berikut:
i.
Bayaran telefon, telegram, bayaran pos dan bayaran faks atau urusan rasmi;
ii. Belanja dobi yang disokong dengan resit apabila pegawai menginap di luar Ibu Pejabat tidak kurang dari tiga (3) malam; iii. Bayaran cukai Lapangan Terbang yang disokong dengan resit; iv. Bayaran “Excess Baggage’’untuk barang – barang rasmi yang disokong dengan resit; v. Tiga peratus (3%) daripada jumlah tuntutan perjalanan sebagai ganti rugi berkaitan dengan pertukaran kepada mata wang Singapura, Thailand, Brunei Darussalam dan Indonesia; dan vi. Bayaran letak kereta, tol dan tambang feri yang disokong dengan resit.
89
4.2
Luar Negeri
Seseorang pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi di luar negeri adalah layak menuntut elaun kemudahan dan bayaran mengikut kadar dan syarat – syarat berikut:
a) Elaun Makan
i.
Kadar elaun makan yang layak dituntut bagi tiap – tiap kali bermalam luar negeri adalah mengikut kadar – kadar seperti di Lampiran 5;
ii.
Elaun makan juga layak dituntut jika seseorang pegawai itu meninggalkan
tempat bertugas rasmi pada pukul 6.00 petang atau
selepasnya;
iii.
Seseorang pegawai yang meninggalkan tempat bertugas rasmi pada jam 1.00
tengah
hari atau selepasnya tetapi sebelum jam 6.00
petang pada hari ketibaan atau pada hari lain layak menuntut Elaun Harian.
iv.
Seseorang pegawai yang sedang dalam perjalanan tetapi terpaksa menunggu penerbangan di sesuatu tempat di luar negeri yang tempohnya melebihi 6 jam adalah layak menuntut Elaun Harian.
v.
Elaun Makan tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan oleh Universiti, Penganjur atau Pengangkut. Sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan pegawai hanya layak memohon menuntut bahagian makan yang tidak disediakan itu tertakluk kepada kadar seperti berikut:
Keterangan
Peratus Daripada Elaun Makan
Sarapan pagi
20%
Makan tengahari
40%
Makan malam
40%
90
v.
Elaun makan tidak layak dituntut untuk masa bertugas melebihi 3 bulan terus menerus.
vi.
Sekiranya Penganjur menyediakan kemudahan bagi menampung perbelanjaan makan tersebut dalam bentuk wang, maka pegawai layak menuntut perbezaannya.
b) Bayaran Sewa Hotel Kadar bayaran sewa hotel layak dituntut bayaran mengikut kadar – kadar yang dinyatakan di Lampiran 5.
i.
Bagi maksud memohon Pendahuluan Diri, kadar Bayaran Sewa Hotel seperti di Lampiran 6;
ii.
Bayaran Sewa Hotel tidak boleh dibayar untuk masa bertugas yang melebihi tiga (3) bulan terus menerus;
iii.
Seseorang pegawai layak menuntutbayaran perkhidmatan dan cukai perkhidmatan yang wajib ke atas sewa hotel sebagai tambahan kepada maksimum kalayakannya; dan
iv.
Jika tempat penginapan disediakan oleh Universiti, penganjur atau pengangkut, bayaran sewa hotel atau elaun lojing tidak layak dituntut.
c) Elaun Harian
i.
Seseorang pegawai yang melakukan penerbangan melebihi dua belas (12) jam terus menerus untuk menuju matlamatnya dibenarkan singgah bermalam untuk satu (1) malam sahaja iaitu sekali semasa perjalanan pergi dan pulang. Syarat perjalanan yang ditempuh (route) itu diperakui singkat sekali.Pegawai adalah layak menuntut Elaun Makan atau Harian dan Bayaran Sewa Hotel / Elaun Lojing; dan
ii.
Seseorang pegawai yang perlu singgah bermalam semasa dalam perjalanan disebabkan ketiadaan kapal terbang atau kemudahan pengangkutan lain dan perbelanjaan bermalam tidak diimbuhkan oleh 91
mana – mana syarikat penerbangan adalah layak manuntut Elaun Makan Harian dan Bayaran Sewa Hotel / Elaun Lojing.
d) Elaun Gantian Tetap
i.
Seseorang pegawai layak menuntut Elaun Gantian Tetap jika tempoh bertugas
rasmi itu adalah melebihi tiga (3) bulan tetapi kurang
dari enam (6) bulan mengikut kadar seperti berikut:
(Elaun Makan + Elaun Lojing) x Jumlah hari bertugas rasmi
ii.
Bagi tujuan perenggan (i) jumlah hari yang sebenar pegawai itu menjalankan tugas di luar negeri hendaklah dikira mulai dari hari ketibaannya. Seseorang pegawai yang pulang ke Ibu Pejabatnya secara sementara selama tidak lebih tujuh (7) hari dan kembali meneruskan
tugas
yang
sama
tidak
akan
dianggap
sebagai
menjalankan tugas yang baru tetapi dikira sebagai menyambung tugas asalnya.
iii.
Seseorang pegawai layak menuntut mana – mana komponen Elaun Gantian Tetap sama ada Elaun Makan atau Elaun Lojing, jika komponen tersebut tidak disediakan oleh Kerajaan Penganjur atau Pengangkut.
e) Belanja Pelbagai
Pegawai layak menuntut Belanja Pelbagai seperti berikut:
i.
Tambang pengangkutan awam tempatan jika kenderaan tidak disediakan;
ii.
Bayaran telefon, telegram, bayaran pos dan bayaran faks atau urusan rasmi;
iii.
Belanja dobi yang disokong dengan resit;
iv.
Bayaran cukai Lapangan Terbang disokong dengan resit;
92
v.
Bayaran “Excess Baggage”untuk barang – barang rasmi untuk barang rasmi yang disokong dengan resit;
vi.
Tiga peratus (3%) daripada jumlah tuntutan perjalanan sebagai gantirugi berkaitan dengan pertukaran kepada matawang asing;
vii.
Lima belas peratus (15%) daripada Elaun Makan bagi maksud bayaran “tip” atau “porterage”
f) Belanja Keraian
Seseorang pegawai layak menuntut Belanja Keraian tertakluk kepada syarat – syarat seperti berikut:
i.
Seseorang pegawai yang dibenarkan oleh Universiti membuat perbelanjaan bagi mengadakan keraian rasmi semasa bertugas rasmi di luar negeri hendaklah menghadkan jumlah perbelanjaan di paras yang berpatutan dan tiap – tiap perbelanjaan itu hendaklah disokong dengan resit.
c) Elaun Pakaian Panas
Seseorang pegawai adalah layak menuntut Elaun Panas mengikut kadar yang ditetapkan iaitu RM1,500 dalam tempoh tiga (3) tahun apabila dikehendaki bertugas di luar negeri di negara / kawasan beriklim sederhana (khusus negara – negara di atas garisan jadi dan di bawa daripada garisan sartan)
d) Belanja Perubatan
Seseorang pegawai yang jatuh sakit semasa bertugas rasmi di luar negeri dan terpaksa mengeluarkan perbelanjaan perubatan adalah layak menuntut Belanja Perubatan tertakluk kepada syarat – syarat seperti berikut:
93
i.
Belanja perubatan mengikut jumlah yang munasabah. Jika terdapat perkhidmatan kesihatan negara berkenaan seberapa boleh ianya hendaklah digunakan;
ii.
Belanja perubatan itu hanya untuk bayaran bagi rawatan perubatan biasa sahaja;
iii.
Seseorang pegawai yang mendapat wad tidak layak menuntut Elaun Makan dan Bayaran Sewa Hotel / Elaun Lojing semasa di dalam hospital;
iv.
Bayaran hospital adalah ditanggung oleh kerajaan dan pegawai hanya dikenakan bayaran wad menurut kadar yang ditetapkan bagi Dalam Negeri kecuali kecederaan yang berlaku semasa menjalankan tugas rasmi yang mana bayarannya adalah ditanggung sepenuhnya oleh kerajaan; dan
v.
Di negara yang mewajibkan pengambilan insuran perubatan bagi mendapatkan rawatan hospital, bayaran premium bagi seseorang pegawai itu adalah ditanggung oleh kerajaan
5.0
CARA PERMOHONAN
a)
Pegawai hendaklah mengemukakan Borang Tuntutan Elaun Perjalanan melalui Ketua PTj ke Pejabat Bendahari tidak lewat daripada 10hb bulan berikutnya. Tuntutan yang dikumpul melebihi 3 bulan tidak akan dibayar. Semua Borang Tuntutan Elaun Perjalanan hendaklah disertakan bersama –
b)
sama dokumen – dokumen sokongan seperti:
i.
Surat kebenaran bertugas rasmi daripada Ketua PTj;
ii.
Surat kebenaran membawa kenderaan sendiri jika perjalanan melebihi 240km sehala;
iii.
Bil / invois / resit asal untuk penginapan di hotel dan lain – lain perbelanjaan melebihi pelbagai;
94
iv.
Lain – lain surat sokongan yang berkaitan; dan
v.
Surat kebenaran bertugas ke luar negeri daripada Perbendaharaan, Kementerian
Kewangan
Malaysia.
Jika
menggunakan
peruntukan
pengurusan, arahan ini berkuatkuasa dari semasa ke semasa. 6.0
ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN LAIN
6.1
Elaun, kemudahan dan bayaran kerana menghadiri Istiadat Pengurniaan
a) Seseorang pegawai atau pesara yang diundang dan menghadiri Istiadat Pengurniaan untuk menerima Pingat atau Darjah Kebesaran Persekutuan atau Negeri
adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran
seolah – olah ia bertugas rasmi. b) Seseorang pegawai yang diundang dan hadir untuk menerima Pingat “posthumous” dan dua orang tetamu yang diundang dan hadir bersama pegawai tersebut adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran kadar – kadar dan kelayakan pegawai yang meninggal berkenaan. 6.2
Elaun, kemudahan dan bayaran kerana hadir di Mahkamah
a) Seseorang pegawai yang disapina (subpoena) oleh Mahkamah untuk memberi keterangan bagi pihak Universiti atau keterangan pakar adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran lain seolah – olah ia bertugas rasmi. b) Segala bayaran yang biasanya dibuat oleh Mahkamah ataupun pihak – pihak lain kepada pegawai tersebut hendaklah diserahkan kepada Universiti kecuali yang dibenarkan di bawah “Fees”(Public Officers) Regulations 1953. c) Menghadiri Peperiksaan Seseorang pegawai yang dikehendaki atau dibenarkan mengambil peperiksaan Jabatan di luar kawasan Ibu Pejabatnya boleh menuntut elaun – elaun yang biasa boleh dituntutnya semasa menjalankan tugas – tugas rasmi.
95
d) Tambang perjalanan bagi penempatan selepas perlantikan pertama
i. Seseorang pegawai yang baru pertama kali dilantik ke dalam perkhidmatan Universiti yang diarah melaporkan diri di mana – mana cawangan di Malaysia adalah layak menuntut tambang perjalanan bagi diri dan keluarganya dari rumah kediamannya ke tempat yang ia diarahkan bertugas mengikut kelayakan tambang perjalanan yang layak diperolehinya setelah memegang jawatan yang ditawarkan itu. ii. Bagi pegawai – pegawai yang dilantik secara kontrak dari seberang laut, tambang-tambang pergi balik mereka akan ditetapkan oleh Universiti mengikut kes masing – masing.
e) Bayaran Sagu Hati Persidangan
Seseorang pegawai yang bertugas sebagai urusetia atau pegawai protokol Persidangan Kebangsaan atau Antarabangsa (tidak termasuk urusetia tetap) boleh menuntut bayaran Sagu Hati Persidangan.
Gred
Kadar (RM/sehari)
41 dan ke atas
50.00
17 hingga 40
30.00
1 hingga 16
20.00
Syarat-syarat tuntutan Bayaran Saguhati Persidangan adalah seperti berikut:
i.
persidangan tersebut hendaklah berasal daripad keputusan Jemaah Menteri, Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri, Ketuan Setiausaha Negara atau Setiausaha Kerajaan Negeri dan dianjurkan oleh Kementerian atau Jabatan Kerajaan Peringkat Persekutuan atau Negeri;
ii. pegawai bertugas sekurang-kurangnya tiga jam selepas waktu pejabat; iii. ia layak dituntut bagi tiap-tiap hari Persidangan, satu hari sebelum dan satu hari selepasnya; 96
iv. tuntutan Bayaran Saguhati Persidangan untuk Pegawai Protokol adalah bermula Pada hari tibanya wakil-wakil Persidangan sehingga tamat persidangan; v. seseorang pegawai yang menuntut Bayaran Saguhati tidak layak menuntut Elaun Lebih Masa dan Elaun Makan; vi. Bayaran Saguhati layak dituntut atas kadar 50% sahaja jika kemudahan makan disediakan oleh Penganjur.
7.0
CARA PERMOHONAN
a)
Pegawai hendaklah mengemukakan Borang Tuntutan Elaun Perjalanan melalui Ketua PTj ke Pejabat Bendahari tidak lewat daripada 10hb bulan berikutnya.
b)
Semua Borang Tuntutan Elaun Perjalanan hendaklah disertakan bersama – sama dokumen – dokumen sokongan yang berkaitan sahaja seperti :-
i.
Surat Rasmi dari Pejabat Mahkamah;
ii.
Surat Jemputan pihak yang mengurniakan Pingat atau Darjah Kebesaran Persekutuan atau Negeri;
iii.
Surat tawaran lantikan pertama kepada pegawai baru Universiti;
iv.
Surat kebenaran bertugas rasmi daripada Ketua PTj;
v.
Surat kebenaran menbawa kenderaan sendiri jika perjalanan melebihi 240km sehala;
vi.
Bil / invois / resit atas untuk penginapan di hotel dan lain – lain perbelanjaan pelbagai;
vii.
Lain – lain surat sokongan yang berkaitan
Rujukan :
Perintah Am Bab 13 Perkara 23 (a) (b)
97
LAMPIRAN 1 GRED / KATEGORI PEGAWAI UNTUK TUNTUTAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN KUMPULAN PENGURUSAN TERTINGGI
GRED
UTAMA KHAS
KSN
TURUS I
TURUS II
A
B
C
A
B
C
TURUS III
KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL SERTA KUMPULAN SOKONGAN KATEGORI
GRED GAJI
I
AI
II
A2
BI
B2
b C2
DG2
III
DU2
IV
A3
V
A4
VI VII
A5
E2
F2
G2
G3
C3
DG3- DG7
E3
F3
B4
C4
DG4- DG5
E4
F4
G5
B5
C5
DG6
E5
F5
G6
G4
A6
B6
C6
IX
A7
B7
C7
X
A8
B8
XI
A9-A11
B9
KP2
J3J10
KB4- KB5
KP3
KB6
KP4
KX6
L4
KB7
KP5
KX7
KX3
L2
M2
N2
Q2
S2
U2
W2
KX4 KX5
L3
M3
N3
Q3
S3
U3
W3
N4
Q4
U4-U6
W4
N5
Q5
S4
U7
W5
L5
N6
Q6
S5
U8
W6
L6
N7
Q7
R1- R2
S6
U9- U11
W7
L7
N8 N9
Q8
R3
S7
U10- U12
W8
Q9
R4- R5
S8
U13
W9
R6- R11
S9
U14-U16
J4
J5
E6
F6
G7
J6
KB8 -KB9
E7
F7
G8
J7
KB10
C8
E8
F8
G9
J8
C9
E9
F9
G10- G11
J9
DG8
KX2
KB2- KB3
DS2
B3
VIII
J2
KB11KB12 KB13
KP6 KP7 KP8
KX8 KX9 KX10
KP9
KX11
N10
KP10
KX12
N11-N13
Q1 0
W1 0
98
LAMPIRAN 2
JADUAL PERUBAHAN/PERBANDINGAN BAGI PEGAWAI YANG MEMILIH UNTUK TIDAK MENERIMA SISTEM SARAAN BARU (SSB)
KUMPULAN (JKK 1976)
GRED/KATEGORI (SSB)
Kumpulan Gaji A Tingkatan Tertinggi “A” dan ke atas
Gred Utama/Khas “A” dan ke atas
Tingkatan Tertinggi “D” hingga Tingkatan Tertinggi “B”
Kategori I bergaji RM4,794.02 hingga Gred Utama/Khas “B”
Tingkatan Tertinggi “G” hingga Tingkatan Tertinggi “E”
Kategori III bergaji RM3,911.38 hingga Kategori I bergaji RM4,794.01
Tingkatan Kanan
Kategori III bergaji RM3,080.66 hingga RM3,911.37 dan Kategori IV bergaji RM3,017.74 ke atas
Pegawai-pegawai Lain
Kategori III bergaji RM3,080.65 ke bawah dan Kategori IV bergaji RM3,017.73 ke bawah
Kumpulan Gaji B
Tingkatan Kanan/Khas danTinggi
Kategori V dan VI
Pegawai-pegawai Lain
Kategori VII
Kumpulan Gaji C
Tingkatan Kanan/Khas dan Tinggi
Kategori VIII
Pegawai-pegawai Lain
Kategori IX
Kumpulan Gaji D
Tingkatan Kanan/Khas dan Tinggi
Kategori X
Pegawai-pegawai Lain
Kategori XI
99
LAMPIRAN 3
KADAR ELAUN MAKAN, HOTEL DAN LOJING SEMASA MENJALANKAN TUGAS RASMI DI DALAM NEGARA
KADAR ELAUN MAKAN, HOTEL DAN LOJING SEMASA TUGAS RASMI DAN BERKURSUS GRED
SEMENANJUNG MALAYSIA
SABAH DAN SERAWAK
SKIM SARAAN MALAYSIA
Elaun Tugas Rasmi
Makan Utama/Khas ‘A’ dan ke atas atau Yang
115.00
Setaraf Utama/Khas ‘B’ dan ‘C’ atau Yang Setaraf 53 dan 54 atau Yang Setaraf 45 hingga 52 atau Yang Setaraf 41 hingga 44 atau Yang Setaraf 27 hingga 40 atau Yang Setaraf 17 hingga 26 atau Yang Setaraf 1 hingga 16 atau Yang Setaraf
100.00
85.00
Hotel Sebenar (S/Suite) Sebenar (Superior) Sebenar (Biasa)
Elaun Kadar Kursus
Loging
Makan
80.00
90.00
75.00
90.00
70.00
70.00
Hotel Bilik Biasa Bilik Biasa Bilik Biasa
Elaun Tugas Rasmi
Loging
Makan
80.00
165.00
75.00
130.00
70.00
115.00
Hotel Sebenar (S/Suite) Sebenar (Superior) Sebenar (Biasa)
Elaun Kadar Kursus
Loging
Makan
85.00
120.00
80.00
120.00
75.00
90.00
Hotel Bilik Biasa Bilik Biasa Bilik Biasa
Loging
85.00
80.00
75.00
60.00
180.00
60.00
60.00
145.00
60.00
80.00
200.00
70.00
80.00
160.00
70.00
45.00
160.00
55.00
45.00
130.00
55.00
65.00
170.00
60.00
65.00
140.00
60.00
40.00
140.00
45.00
40.00
80.00
35.00
55.00
160.00
50.00
55.00
100.00
40.00
40.00
130.00
40.00
40.00
80.00
35.00
55.00
150.00
45.00
55.00
100.00
40.00
35.00
120.00
35.00
35.00
65.00
30.00
50.00
140.00
40.00
50.00
80.00
35.00
100
LAMPIRAN 4
ELAUN PERJALANAN
Kelas
Gaji Pegawai
Sukatan Silinder Kenderaan (s.s)
A
Tidak kurang dari RM2,625.45 sebulan
1400 s.s dan ke atas
B
Tidak kurang dari RM2,333.00 sebulan
1000 s.s dan ke atas
C
Tidak kurang dari RM1,820.75 sebulan
Di bawah 1000 s.s
D
Kurang dari RM1,820.75 sebulan
Tidak kurang 175 s.s
E
Kurang dari RM1,820.75 sebulan
Di bawah 175 s.s
KADAR-KADAR ELAUN PERJALANAN KENDERAAN
Kelas Jarak perjalanan bertugas rasmi
A
B
C
D
E
40
bagi tiap-tiap satu bulan (sen/km)
500 km pertama
70
60
50
45
501 – 1,000 km
65
55
45
40
1,000 – 1,700 km
55
50
40
35
30
1,701 km dan seterusnya
50
45
35
30
25
35
101
LAMPIRAN 5
KADAR ELAUN MAKAN DAN ELAUN HARIAN SEMASA MENJALANKAN TUGAS RASMI DI LUAR NEGARA
GRED/KATEGORI
KADAR SEHARI
Utama/Khas ‘A’ dan ke atas atau yang setaraf
RM370.00
Utama/Khas ‘B’ dan ‘C’ atau yang setaraf
RM340.00
53 dan 54 atau yang setaraf
RM320.00
45 hingga 52 atau yang setaraf
RM270.00
Pegawai selain daripada di atas
Seperti di Lampiran ‘6’
KADAR BAYARAN ELAUN SEWA HOTEL DAN LOJING SEMASA MENJALANKAN TUGAS RASMI DI LUAR NEGARA
GRED/KATEGORI
Gred Utama/Khas ‘A’ dan ke atas
KADAR SEHARI
Bilik Suite Biasa (Standard Suite)
Pegawai selain daripada di atas
Bilik biasa
102
LAMPIRAN 6
KADAR ELAUN MAKAN, SEWA HOTEL/ LOJING SEMASA BERTUGAS RASMI/ BERKURSUS DI LUAR NEGARA
GRED
Elaun Makan (RM)
Sewa Hotel (RM)
Tugas Rasmi
Berkursus
Tugas Rasmi
Berkursus
Rasmi
Berkursus
370.00
300.00
Bilik Suite Biasa
Bilik Biasa
Jadual A
Jadual A
340.00
270.00
Bilik Biasa
Bilik Biasa
Jadual A
Jadual A
53 dan 54 atau Yang Setaraf
320.00
240.00
Bilik Biasa
Bilik Biasa
Jadual A
Jadual A
45 hingga 52 atau Yang Setaraf
270.00
200.00
Bilik Biasa
Jadual A
Jadual A
Jadual A
Jadual A
Jadual A
Bilik Biasa
Jadual A
Jadual A
Jadual A
SKIM SARAAN MALAYSIA Utama/Khas ‘A’ dan ke atas atau Yang Setaraf Utama/Khas ‘B’ dan ‘C’ atau Yang Setaraf
Pegawai selain daripada diatas atau Yang setaraf
Elaun Lojing (RM) Tugas
JADUAL A Elaun Makan (RM)
Kategori Negara
Sewa Hotel (RM)
Elaun Lojing (RM)
Tugas Rasmi
Berkursus
Tugas Rasmi
Berkursus
Tugas
Berkursus
Kategori I
175.00
100.00
400.00
200.00
100.00
100.00
Kategori II
195.00
120.00
440.00
300.00
120.00
120.00
Kategori III
215.00
140.00
480.00
400.00
140.00
140.00
Kategori IV
235.00
160.00
520.00
500.00
160.00
160.00
Kategori V
255.00
180.00
560.00
600.00
180.00
180.00
Rasmi
KATEGORI I Afganistan
Chile
Karibati
Nepal
Portugal
Tuvalu
Bangladesh
Colombia
Laos
North Korea
Samoa
Vietnam
Bolivia
Equador
Maldives
Pakistan
Sri Langka
Bulgaria
Fiji
Mauritius
Peru
Tanzania
Cambodia
India
Myanmar
Philippines
Tonga
Angola
Hungary
Morocco
Paraguay
Solomon Island
Vanuatu
Argentina
Indonesia
Mozambique
Poland
Swaziland
Zimbabwe
Botswana
Lesoto
Namibia
Republic Czech
Taiwan
Ethiopia
Madagascar
Nauru
Republic Slovac
Thailand
Ghana
Malawi
New Zealand
Senegal
Tunisia
Greece
Mali
Papua New
Seychelles
Uganda
Guinea
Malta
Gunea
South Africa
Uruguay
Albania
Balarus
Gibraltar
Kuwait
Netherland
Tajikistan
Iraq
Kyrgyzstan
Norway
Turkmenistan
KATEGORI II
KATEGORI III
Algeria
Brunei Darussalam
Armania
China
Ireland
Lebanon
Qatar
Ukraine
Australia
Cuba
Jamaica
Libya
Romania
Uzbekistan
Austria
Cyprus
Jordan
Luxembourg
Russia
Azerbaijan
Egypt
Kazakstan
Moldova
Spain
Bahrain
Georgia
Kenya
Mongolia
Sudan
103
KATEGORI IV Belgium
Critia
Gambia
Nigeria
Surinam
Yemen
Bosnia-Herzegovina
Dahomey
Germany
Saudi Arabia
Switzerland
Zambia
Brazil
Denmark
Guyana
Canada
France
Niger
Serbia & Montenegro
Syria
Singapore
Yenezuela
Sweden
KATEGORI V Barbados
Hong Kong
Japan
Oman
Dubai
Iran
Macau
South Korea
Finland
Italy
Maxico
St Lucia
Trinidad Tobago Turkey
Utd Arab Emirates Utd Kingdom USA
104
PEMBAYARAN TUNTUTAN ELAUN DAN KEMUDAHAN BAGI PEGAWAI SEMASA BERKURSUS 1.0
PENGENALAN
Pegawai Universiti yang diarahkan menghadiri kursus samada dalam dan luar negara layak menuntut elaun-elaun dan kemudahan mengikut kadar dan syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh Universiti dari semasa ke semasa.
2.0
TUJUAN
Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan tatacara bayaran tuntutan elaun dan kemudahan bagi pegawai semasa berkursus di dalam dan luar negeri. 2.1
Tafsiran a) “Dalam Negeri”
-
rujuk tafsiran seperti Bertugas rasmi
b) “Ibu Pejabat”
-
rujuk tafsiran seperti Bertugas rasmi
c) “Gred / Kategori”
-
rujuk tafsiran seperti Bertugas rasmi
d) “Keluarga Pegawai”
-
rujuk tafsiran seperti Bertugas rasmi
e) “Kursus” bermakna sebarang kursus atau latihan yang berupa akademik atau pratik, lawatan sambil belajar, seminar dan bengkel, yang bercorak latihan.
f)
“Kajian Luar” bermakna sebarang aktiviti yang diarahkan oleh Universiti sama ada untuk membuat sesuatu penyelidikan ataupun disangkutkan di sesuatu Jabatan termasuk lawatan yang akan diadakan dalam tempoh berkursus.
g) “Kursus Panjang” bermakna sebarang kursus sepenuh masa yang tempohnya adalah melebihi tiga (3) bulan dan termasuk hari-hari hujung minggu dan kelepasan am.
105
h) “Kursus Pendek” bermakna sebarang kursus sepenuh masa yang tempohnya adalah tiga (3) bulan atau kurang termasuk hari-hari hujung minggu dan kelepasan am. i)
“Kursus Sambilan” bermakna sebarang kursus yang dijalankan secara sambilan selepas waktu pejabat.
j)
“Luar Negeri” bermakna negara-negara selain daripada Malaysia, Selatan Thailand dan Kalimantan.
k) “Penganjur” bermakna badan yang membiayai sebahagian besar perbelanjaan kursus. l)
Universiti” bermakna tempat di mana sebahagian besar sesuatu kursus itu dijalankan dan bagi tempoh kursus itu, Universiti adalah ditakrifkan sebagai Ibu Pejabat.
m) “Pegawai” bermakna seseorang pegawai Universiti yang dilantik secara tetap, sementara, sambilan, kontrak atau sangkut. 3.0
ELAUN DAN KEMUDAHAN YANG BOLEH DITUNTUT
a)
Di Luar Kawasan Ibu Pejabat
i.
Elaun Makan dan Bayaran Sewa Hotel yang disokong dengan resit mengikut had maksimumnya atau Elaun Lojing bagi sepanjang tempoh kursus mengikut kursus mengikut kadar-kadar seperti Lampiran I. Jika kemudahan tersebut tidak disediakan oleh Universiti atau Penganjur;
ii.
Sekiranya salah satu kemudahan disediakan maka unsur yang tidak disediakan layak dituntutnya. Sekiranya kemudahan penginapan sahaja disediakan maka pegawai layak menuntut Elaun Makan. Sekiranya hanya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan itu tertakluk kepada kadar seperti berikut;
106
PERATUS DARIPADA
KETERANGAN
iii.
ELAUN MAKAN
Sarapan Pagi
20%
Makan Tengahari
40%
Makan Malam
40%
Bayaran sewa hotel yang disokong dengan resit mengikut had maksimum kelayakannya atau Elaun Lojing dan Elaun Makan/Elaun Harian dalam tempoh dua (2) hari iaitu sehari sebelum dan sehari selepas kursus mengikut kadar Elaun Bertugas Rasmi.
iv.
Elaun Perjalanan atau Tambang Pengangkutan Awam seperti berikut: Perjalanan pergi balik dari rumah kediaman ke Pusat Pengajian sekali sahaja. Sekiranya tempat penginapan tidak disediakan atau tiada keperluan untuk bermalam, jumlah perjalanan pergi balik dari rumah kediaman ke Pusat Pengajian sekali sehari tidak melebihi 6 hari; Seseorang pegawai yang disangkutkan ke sesuatu pejabat dan diarahkan
oleh
menjalankan
Ketua
tugas
Jabatan/Pegawai
rasmi
layak
Pemerintah
menuntut
Elaun
itu
bagi
Perjalanan
Kenderaan/Tambang Pengangkutan Awam mengikut kadar dan syarat sepertimana yang diperuntukkan di dalam Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan; Elaun Perjalanan Kenderaan ini adalah tertakluk kepada syarat penggunaan kenderaan sendiri sepertimana yang diperuntukkan di dalam Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan; Satu perjalanan dari Universiti ke tempat membuat penyelidikan atas arahan Universiti dan balik, sekali sahaja; Seseorang pegawai yang disangkutkan ke sesuatu Pejabat layak menuntut
Elaun
Perjalanan
Kenderaan/Tambang
Pengangkutan
Awam;
107
Seseorang pegawai yang menggunakan perkhidmatan pengangkutan awam adalah layak menuntut Tambang Pengangkutan Awam mengikut mana yang lebih murah dan sepatutnya dinaikinya seperti keretapi, kapal terbang dan lain-lain; Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri layak menuntut Tambang Gantian bagi satu perjalanan pergi dan balik sekali sahaja; dan Seseorang pegawai yang menuntut Tambang Gantian tidak layak menuntut apa-apa tambang atau bayaran tambahan.
b)
Kursus Pendek Di Luar Negeri
i.
Seseorang pegawai yang berkursus pendek di luar negeri layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar kenderaan dan syaratsyarat seperti berikut:-
ii.
Kadar Elaun Makan yang layak dituntut bagi sepanjang tempoh kursus sekiranya kemudahan makan tidak disediakan adalah seperti di Lampiran 2.
iii.
Had maksimum kadar-kadar Bayaran Sewa Hotel/Elaun Lojing yang layak dituntut bagi sepanjang tempoh kursus sekiranya kemudahan penginapan tidak disediakan adalah mengikut kadar.
iv.
Sekiranya salah satu kemudahan sahaja disediakan maka hanya unsur yang tidak disediakan itu layak dituntut (rujuk perenggan (2)(a)(i)[2]).
v.
Bayaran sewa hotel yang disokong dengan resit mengikut had maksimum kelayakannya atau Elaun Lojing dengan Elaun Makan bagi tempoh dua (2) hari iaitu sehari sebelum berkursus dan sehari selepas tamat kursus mengikut Kadar Elaun Bertugas Rasmi.
vi.
Elaun Pakaian Panas sebanyak RM1,500.00 layak diberi kepada pegawai berkenaan:-
108
Elaun Perjalanan Kenderaan atau Tambang Pengangkutan Awam seperti berikut:- Satu perjalanan dari tempat kediaman ke Lapangan Terbang dan balik, sekali sahaja;
Satu
perjalanan
dari
lapangan
terbang
ke
Universiti/Tempat
Penginapan dan balik, sekali sahaja; Satu perjalanan dari Universiti ke Pejabat di mana pegawai itu disangkutkan dan balik, sekali sahaja; Satu perjalanan dari Universiti ke tempat penyelidikan atas arahan Pusat Pangajian dan balik, sekali sahaja;
vii.
Bagi pegawai yang mengikuti kursus di luar negeri selama enam (6) hari atau kurang secara berterusan yang dikira mulai daripada tarikh kursus layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran mengikut kadar-kadar Elaun Bertugas Rasmi.
c)
Kursus Panjang Di Luar Negeri
Seseorang pegawai yang mengikuti kursus panjang sama ada diiktiraf atau tidak sebagai kursus peringkat Diploma/Ijazah Pertama/Ijazah Lanjutan tertakluk kepada peraturan yang berasingan yang ditetapkan dari masa ke semasa oleh Universiti.
4.0
CARA PERMOHONAN
a)
Pegawai hendaklah mengemukakan Borang Tuntutan Elaun Perjalanan melalui Ketua PTj ke Pejabat Bendahari sebelum 10 haribulan pada tiap-tiap bulan berikutnya.
b)
Semua Borang Tuntutan Elaun Perjalanan hendaklah disertakan bersamasama dokumen-dokumen sokongan seperti berikut:-
i.
Surat tawaran kursus/brosur kursus daripada Ketua PTj;
109
ii.
Surat kebenaran membawa kenderaan sendiri jika perjalanan melebihi 24 kilometer sehala;
iii.
Bil/Invois/Resit asal untuk penginapan di hotel dan lain-lain perbelanjaan melebihi pelbagai; dan
iv.
Lain-lain surat sokongan yang berkaitan.
110
LAMPIRAN 1 KADAR ELAUN MAKAN, HOTEL DAN LOJING KERANA BERKURSUS SSM Gred/Kategori
Semenanjung Malaysia
Sabah dan Sarawak
Makan
Elaun Hotel
Lojing
Makan
Elaun Hotel
Lojing
Utama / Khas ‘A’ dan ke atas atau yang setaraf
90.00
Bilik Biasa
80.00
120.00
Bilik Biasa
85.00
Utama ‘B’ dan ‘C’ atau yang setaraf
90.00
Bilik Biasa
75.00
120.00
Bilik Biasa
80.00
53 dan 54 atau yang setaraf
70.00
Bilik Biasa
70.00
90.00
Bilik Biasa
75.00
145.00
60.00
80.00
160.00
70.00
45 hingga 52 atau yang setaraf
60.00
41 hingga 44 atau yang setaraf
45.00
130.00
55.00
65.00
140.00
60.00
17 hingga 40 atau yang setaraf
40.00
80.00
35.00
55.00
100.00
40.00
1 hingga 16 atau yang setaraf
35.00
30.00
50.00
80.00
35.00
65.00
111
LAMPIRAN 2
KADAR ELAUN MAKAN SEMASA BERKURSUS DI LUAR NEGERI
Gred / Kategori
Kadar Sehari (RM)
Utama / Khas ‘A’ dan ke atas atau yang setaraf
300.00
Utama ‘B’ dan ‘C’ atau yang setaraf
270.00
53 dan 54 atau yang setaraf
240.00
45 hingga 52 atau yang setaraf
200.00
Pegawai selain daripada di atas atau yang setaraf
Jadual A
112
LAMPIRAN 3 KADAR ELAUN MAKAN, SEWA HOTEL/ LOJING SEMASA BERTUGAS RASMI/ BERKURSUS DI LUAR NEGARA
GRED
Elaun Makan (RM) Tugas Rasmi Berkursus
SKIM SARAAN MALAYSIA
Sewa Hotel (RM)
Elaun Lojing (RM) Tugas Rasmi Berkursus
Tugas Rasmi
Berkursus
300.00
Bilik Suite Biasa
Bilik Biasa
Jadual A
Jadual A
270.00
270.00
Bilik Biasa
Bilik Biasa
Jadual A
Jadual A
53 dan 54 atau Yang Setaraf
240.00
240.00
Bilik Biasa
Bilik Biasa
Jadual A
Jadual A
45 hingga 52 atau Yang Setaraf Pegawai selain daripada diatas atau Yang setaraf
200.00
200.00
Bilik Biasa
Jadual A
Jadual A
Jadual A
Jadual A
Jadual A
Bilik Biasa
Jadual A
Jadual A
Jadual A
Utama/Khas ‘A’ dan ke atas atau Yang Setaraf
300.00
Utama/Khas ‘B’ dan ‘C’ atau Yang Setaraf
JADUAL A Kategori Negara
Elaun Makan (RM) Tugas Rasmi Berkursus 100.00 175.00 120.00 195.00 140.00 215.00 160.00 235.00 180.00 255.00
Kategori I Kategori II Kategori III Kategori IV Kategori V
Sewa Hotel (RM) Tugas Rasmi 400.00 440.00 480.00 520.00 560.00
Berkursus 200.00 300.00 400.00 500.00 600.00
Ealaun Lojing (RM) Tugas Rasmi Berkursus 100.00 100.00 120.00 120.00 140.00 140.00 160.00 160.00 180.00 180.00
KATEGORI I Afganistan Bangladesh Bolivia Bulgaria Cambodia
Chile Colombia Equador Fiji India
Karibati Laos Maldives Mauritius Myanmar
Nepal North Korea Pakistan Peru Philippines
Portugal Samoa Sri Langka Tanzania Tonga
Tuvalu Vietnam
KATEGORI II Angola
Hungary
Morocco
Paraguay
Argentina Botswana Ethiopia
Indonesia Lesoto Madagascar
Poland Republic Czech Republic Slovac
Ghana
Malawi
Senegal
Tunisia
Greece Guinea
Mali Malta
Mozambique Namibia Nauru New Zealand Papua New Gunea
Solomon Island Swaziland Taiwan Thailand
Seychelles South Africa
Uganda Uruguay
Gibraltar
Kuwait
Netherland
Tajikistan
Iraq
Kyrgyzstan
Norway
Turkmenistan
Ireland Jamaica Jordan Kazakstan Kenya
Lebanon Libya Luxembourg Moldova Mongolia
Qatar Romania Russia Spain Sudan
Ukraine Uzbekistan
Vanuatu Zimbabwe
KATEGORI III Albania Algeria Armania Australia Austria Azerbaijan Bahrain
Balarus Brunei Darussalam China Cuba Cyprus Egypt Georgia
113
KATEGORI IV Belgium Bosnia-Herzegovina
Critia Dahomey
Gambia Germany
Brazil
Denmark
Guyana
Canada
France
Niger
Nigeria Saudi Arabia Serbia & Montenegro
Surinam Switzerland
Singapore
Yenezuela
Yemen Zambia
Syria
KATEGORI V Barbados
Hong Kong
Japan
Oman
Sweden
Utd Arab Emirates
Dubai
Iran
Macau
South Korea
Trinidad & Tobago
Utd Kingdom
Finland
Italy
Maxico
St Lucia
Turkey
USA
114
ELAUN DAN KEMUDAHAN ELAUN BAGI PEGAWAI KERANA BERTUKAR/BERPINDAH RUMAH 1.0
PENGENALAN
Pegawai Universiti yang bertukar/berpindah adalah layak menuntut elaun-elaun sepertimana yang telah ditetapkan. Prosedur dan tatacara yang disediakan mesti dipatuhi oleh semua pegawai bagi memastikan proses tuntutan dan bayaran dibuat dengan teratur.
2.0
TUJUAN
Garis Panduan ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pembayaran, elaun semasa bertukar dan berpindah rumah bagi pegawai yang telah diluluskan oleh pihak berkuasa Universiti. 3.0
TAFSIRAN a)
“Dalam Negeri”
-
rujuk tafsiran seperti bertugas rasmi
b)
“Gred/Kategori”
-
rujuk tafsiran seperti bertugas rasmi
c)
“Keluarga Pegawai” -
rujuk tafsiran seperti bertugas rasmi
d)
“Ibu Pejabat”
-
rujuk tafsiran seperti bertugas rasmi
e)
“Stesen”
-
bermakna satu lingkungan kawasan 33 km dari pejabat tempat bertugas.
f)
“Pegawai”
-
bermakna seseorang pegawai Universiti yang dilantik secara tetap.
4.0
BERTUKAR a)
“Bertukar” bermakna pegawai bertukar keluar stesen, seterusnya berpindah rumah dan mendiami rumah berkenaan. 115
b)
Kelayakan:-
i.
Pegawai yang bertukar keluar stesen layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran bagi membiayai perbelanjaan pertukaran tersebut.
ii. Pegawai yang bertukar keluar stesen adalah bermaksud pegawai yang bertukar pejabat, berpindah rumah dan mendiami rumah berkenaan.
iii. Pegawai yang bertukar keluar stesen tetapi tidak berpindah rumah hanya layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan, Tambang Pengangkutan Awam bagi dirinya mengikut Elaun Semasa Bertugas Rasmi Di Luar Pejabat.
iv. Walau bagaimanapun peruntukan-peruntukan di atas, pegawai yang bertukar dalam stesen tidak layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran bagi pertukaran tersebut.
v. Tuntutan pertukaran hendaklah dikemukakan ke Jabatan Bendahari dalam tempoh satu (1) tahun daripada tarikh melaksanakan arahan pertukaran tersebut.
Tuntutan yang diterima selepas tarikh tersebut tidak akan
dilayan. 5.0
BERPINDAH RUMAH a)
“Berpindah Rumah” bermakna berpindah rumah mengikut keadaan keadaan seperti yang dinyatakan di perenggan b (i) atau b (ii) dan tertakluk kepada syarat bahawa pegawai mendiami rumah tersebut.
b)
Kelayakan
i.
Berpindah rumah dari rumah sendiri/rumah sewa/Rumah Universiti (kuarters) ke Rumah Universiti (kuarters) atau rumah yang sewanya dibayar oleh Universiti dan sebaliknya atas arahan pihak berkuasa tertentu;
ii. Berpindah rumah dari rumah sendiri/rumah sewa/Rumah Universiti
116
(kuarters) ke rumah yang dibeli di bawah Skim Pinjaman Perumahan Kerajaan;
iii. Pegawai yang telah bersara secara wajib atau pilihan adalah layak menuntut elaun perpindahan;
iv. Perpindahan yang melibatkan perpindahan dari satu kuarters ke satu kuarters yang lain hanya layak menuntut bayaran pengangkutan barang sahaja, sekiranya pihak Universiti tidak dapat membekalkan perkhidmatan tersebut;
v. Tuntutan hendaklah dikemukakan ke Jabatan Bendahari dalam tempoh tidak
lewat
daripada
tiga
(3)
bulan
selepas
tarikh
perpindahan
dilaksanakan. Tuntutan yang diterima selepas tarikh tersebut tidak akan dibayar. 6.0
UNSUR-UNSUR BAYARAN a)
Bagi pegawai yang bertukar atau berpindah rumah di dalam stesen hanya layak menuntut elaun perpindahan berbentuk bayaran tetap (lump sum) seperti di Lampiran1.
b)
Bagi pegawai yang bertukar atau berpindah rumah di luar stesen layak menuntut elaun seperti berikut:
i.
Elaun gantian makan mengikut bilangan sebenar ahli keluarga untuk tiga (3) hari sebelum dan lima (5) hari selepas bertukar atau berpindah rumah. Resit/bil/invois tidak diperlukan.
ii. Elaun sewa hotel/lojing hanya layak bagi pegawai sahaja untuk tiga (3) hari sebelum dan lima (5) hari selepas bertukar atau berpindah rumah. Kelayakan elaun adalah berdasarkan kadar elaun hotel/lojing bertugas rasmi. Sekiranya menginap di hotel resit/bil diperlukan.
iii. Unsur-unsur bayaran tetap pertukaran /perpindahan adalah seperti di Lampiran 2.
117
iv. Bagi tambang perjalanan atau tambang pengangkutan awam, resti/bil diperlukan atau elaun perjalanan kenderaan adalah mengikut kadar elaun perjalanan bertugas rasmi. v. Tambang pengangkutan adalah layak dituntut seperti di Lampiran 3.
vi. Bagi pertukaran dan perpindahan, pengangkutan barang-barang melalui kapal laut hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan perkhidmatan syarikat-syarikat berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
vii. Bagi pengangkutan barang-barang melalui jalan darat, tuntutan tambang dibuat mengikut jarak perjalanan sebenar atas kadar yang ditetapkan seperti yang dinyatakan di Lampiran 3. Tuntutan tambang pengangkutan barang-barang selain daripada perjalanan melalui jalan darat memerlukan pegawai mengemukakan resit/bil/inbois. Tuntutan sebenar yang disokong dengan resit/bil/inbois bagi perjalanan melalui jalan laut adalah tertakluk kepada had muatan seperti berikut:
(1) (a)
(b)
1.84 meter padu (m.p) seorang, bagi pegawai dan isterinya;
0.93 m.p. seorang, bagi anak-anak yang berumur tiga (3) tahun dan keatas dan seorang gaji; dan
(c)
0.45 m.p. seorang, bagi anak-anak di bawah tiga (3) tahun.
(2) Sebagai tambahan kepada perenggan (a), seseorang pegawai juga layak menuntut tambang pengangkutan mengikut muatan seperti berikut:
(a)
6.79 m.p. bagi pegawai berkeluarga; dan
(b)
3.39 m.p. bagi pegawai bujang.
viii.Jika di mana-mana di dalam resit/invois/bil tersebut ada dicatatkan mengenai kos pengangkutan barang-barang yang termasuk unsur-unsur bungkus membungkus, bayaran buruh, bayaran stok, insurans dan perbelanjaan lain yang berkaitan yang perlu ditanggung oleh pegawai
118
untuk mengemas dan menjaga keselamatan barang-barangnya maka pegawai tidak layak menuntut pemberian pindahan.
ix. Seseorang pegawai yang bertukar adalah layak menuntut belanja pelbagai sebanyak satu peratus (1%) daripada jumlah keseluruhan.
7.0
CARA PERMOHONAN a)
Borang Tuntutan Elaun Pertukaran atau Perpindahan yang lengkap hendaklah dikemukakan melalui Ketua PTj ke Pejabat Bendahari selepas melaksanakan perpindahan atau pertukaran.
b)
Surat-surat dan dokumen-dokumen sokongan seperti berikut hendaklah dilampirkan
bersama-sama
Borang
Tuntutan
Elaun
Pertukaran
atau
Perpindahan:-
i.
Surat Arahan Pertukaran daripada Pejabat Pendaftar; atau
ii. Surat Kelulusan membeli rumah di bawah Skim Pinjaman Perumahan Kerajaan dan Surat Serahan Kunci (jika ada); atau
iii. Surat Tawaran Mendiami Rumah Universiti (kuarters) daripada pihak berkuasa Univesiti; atau
iv. Surat Kelulusan Persaraan daripada Jabatan Perkhidmatan Awam, Malaysia;
v. Lain-lain dokumen yang berkaitan.
119
Lampiran 1
Tuntutan Perpindahan Rumah Di Semenanjung Malaysia (Dalam Stesen) Gred/Kategori/Pangkat
Bayaran Tetap (*) Bujang (RM)
Keluarga (RM)
Gred Utama/Khas A dan ke atas
740.00
2,136.00
Gred Utama “B” dan “C”
612.00
1,699.00
Gred 53 dan 54
528.00
1,378.00
Gred 45 hingga 52
464.00
1,159.00
Gred 41 hingga 44
420.00
1,042.00
Gred 31 hingga 40
377.00
924.00
Gred 27 hingga 30
337.00
826.00
Gred 21 hingga 26
299.00
739.00
Gred 17 hingga 20
278.00
671.00
Gred 13 hingga 16
251.00
601.00
Gred 1 hingga 12
212.00
503.00
Catatan: (*) – Mengandungi unsur-unsur Elaun Gantian Makan,
Pemberian Pindahan, tambang
pengangkutan barang-barang dan tambang perjalanan serta termasuk Belanja Pelbagai seperti bayaran tol, feri dan bayaran letak kereta.
120
Lampiran 2 KADAR-KADAR UNSUR BAYARAN TETAP PERTUKARAN DI SEMENANJUNG MALAYSIA DAN DARI SEMENANJUNG MALAYSIA KE SARAWAK/SABAH DAN SEBALIKNYA Gred / Kategori / Pangkat
Unsur-unsur Bayaran Tetap Pemberian Pindahan B (RM)
K(RM)
Gred Utama / Khas A dan ke atas
600.00
1,200.00
Elaun Gantian Makan (Seorang sehari) 115.00
Gred Utama “B” dan “C”
500.00
1,200.00
Gred 53 dan 54
450.00
Gred 45 hingga 52
Pemberian Pindahan
Elaun Gantian Makan (Seorang sehari)
B (RM)
K(RM)
800.00
1,600.00
165.00
85.00
700.00
1,600.00
115.00
900.00
60.00
650.00
1,300.00
80.00
400.00
800.00
45.00
600.00
1,200.00
65.00
Gred 41 hingga 44
350.00
700.00
40.00
550.00
1,100.00
50.00
Gred 31 hingga 40
300.00
600.00
35.00
400.00
800.00
46.00
Gred 27 hingga 30
250.00
500.00
32.00
350.00
700.00
43.00
Gred 21 hingga 26
200.00
400.00
30.00
300.00
600.00
40.00
Gred 17 hingga 20
180.00
360.00
26.00
250.00
500.00
36.00
Gred 13 hingga 16
150.00
300.00
23.00
200.00
400.00
33.00
Gred 1 hingga 12
100.00
200.00
20.00
150.00
300.00
30.00
121
Lampiran 3 1. KADAR TAMBANG PENGANGKUTAN BARANG-BARANG 2. (Bagi Perjalanan Darat)
Semenanjung Malaysia Bujang Berkeluarga (RM) (RM)
Sabah/Sarawak Bujang Berkeluarga (RM) (RM)
100.00 (Tetap)
150.00 (Tetap)
120.00 (Tetap)
180.00 (Tetap)
200 km selepas 50 km
2.00
3.00
2.40
3.60
250 km selepas 200 km
1.50
2.25
1.80
2.70
250 km selepas 500 km
1.00
1.50
1.20
1.80
250 km selepas 750 km
0.75
1.13
0.90
1.35
250 km selepas 1000 km
0.50
0.75
0.60
0.90
Tiap-tiap km selepas 1000 km
0.25
0.38
0.30
0.45
Jarak
Bagi: 50 km ke bawah
122
BAYARAN SAGUHATI KEPADA PENCERAMAH DAN FASILITATOR SAMBILAN 1.0
TUJUAN
Tatacara ini disediakan untuk menerangkan peraturan yang perlu dipatuhi oleh semua PTJ mengenai bayaran saguhati kepada penceramah atau fasilitator sambilan dalam kursus/bengkel/ majlis rasmi yang dianjurkan oleh UPNM.
2.0
BAYARAN SAGUHATI KEPADA PENCERAMAH ATAU FASILITATOR SAMBILAN ADALAH TERTAKLUK SEPERTI BERIKUT:
a)
pegawai yang memberi syarahan/ceramah atau dilantik sebagai fasilitator hendaklah mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan;
b)
memberi syarahan/ceramah atau menjadi fasilitator bukan merupakan sebahagian daripada tugas rasmi pegawai;
c)
urusetia yang memberi syarahan/ceramah atau menjadi fasilitator dalam program yang dianjurkan tidak layak tuntut bayaran saguhati;
d)
jika tugas memberi syarahan/ceramah adalah sebahagian daripada tugas mereka, bayaran saguhati boleh dibayar jika dianjurkan oleh pihak lain.
e)
bayaran saguhati boleh diberi mengikut kadar setengah jam bagi setiap jam yang
genap sekiranya waktu syarahan/ceramah yang ditetapkan oleh
penganjur melebihi satu jam; dan
f)
penceramah/fasilitator sambilan yang diberi cenderamata adalah tidak layak dibayar saguhati .
3.0
KADAR BAYARAN SAGUHATI KEPADA PENCERAMAH ATAU FASILITATOR SAMBILAN
a)
Kadar pegawai tetap, kontrak, sementara, sambilan dan sangkut.
123
Kadar Bayaran Saguhati Kumpulan Perkhidmatan
Pensyarah/ Penceramah
Fasilitator Sambilan
Sambilan
Had Maksimum Sebulan
Kumpulan Pengurusan Tertinggi
RM 300.00 sejam
RM 100.00 sejam
Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 53 & 54
Tidak RM 200.00 sejam
RM 100.00 sejam
Kumpulan Pengurusan & Profesional Gred 45 & 52
RM 150.00 sejam
RM 90.00 sejam
bulanan pegawai
Profesional Gred 41 & 44
RM 120.00 sejam
RM 80.00 sejam
Kumpulan Sokongan
RM 80.00 sejam
RM 60.00 sejam
Kadar bayaran penceramah berasaskan kelayakan
Kelayakan Akademik
Kadar Bayaran Sejam
Diploma/ Sijil
RM 100 sejam
Sarjana Muda
RM 200 sejam
Sarjana
RM 300 sejam
Ph.D
RM 400 sejam
4.0
ELAUN LAIN
Penceramah/fasilitator Sambilan yang dilantik layak menuntut Elaun Perjalanan, Elaun Makan, Elaun Penginapan sekiranya terdapat keperluan penceramah atau fasilitator Sambilan menggunakan segala kemudahan tersebut jika ianya dilantik di luar stesen.
Bayaran Urusan Peperiksaan Perkhidmatan
Rujukan :
1/2
daripada gaji
Kumpulan Pengurusan &
b)
melebihi
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1981 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 1996
124
Syarat dan Kelayakan :
Syarat :
Anggota Perkhidmatan Awam yang terlibat dalam penyediaan dan pemeriksaan
kertas
soalan
dan
pengawasan
peperiksaan
perkhidmatan yang dikelolakan oleh Jabatan Kerajaan boleh menuntut bayaran sepertimana ditetapkan oleh Perbendaharaan. Berikut adalah kadar mengikut *kelas-kelas yang ditetapkan:-
Kadar :
Urusan Peperiksaan
Kadar Mengikut Kelas (RM) Kelas I
Kelas II
Kelas III
1. Penyelarasan / Pengawasan i)
Penyelaras Pusat-pusat peperiksaan
ii)
Penolong Penyelaras Pusat-pusat
iii) Ketua Pengawas
40.00 sehari 30.00 sehari 40.00 sehari &mileage claim 25.00 sehari &mileage claim
iv) Pengawas 2. Penggubalan soalan esei dengan 35.00 /soalan
24.00 /soalan
18.00 /soalan
i)Soalan baru
30.00 /soalan
15.00 /soalan
10.00 /soalan
ii)Soalan lama yang dipilih & diubah
15.00 /soalan
7.50 /soalan
5.00 / soalan
skima jawapan (termasuk elaun tanggungjawab). 3. Penggubalan soalan objektif / soalan pendek / soalan isi tempat kosong dengan skima jawapan (termasuk elaun tanggungjawab):-
4. Pemeriksa Kertas Jawapan Esei mengikut masa kertas:i)
3 jam ke atas
4.50
4.00
3.50
ii)
2 jam & lebih tapi kurang 3 jam
4.00
3.50
2.80
iii)
1 jam & lebih tapi kurang 2 jam
3.10
2.40
1.90
2.30
1.80
1.00
iv) Kurang dari 1 jam 5. Pemeriksaan kertas objektif / soalan
0.02 / soalan
pendek / soalan Isi tempat kosong. 6. Pembaca Rencana Ujian Trengkas:i)
100 perkataan seminit & lebih
80.00 / rencana &mileage claim 125
Kadar Mengikut Kelas (RM)
Urusan Peperiksaan ii)
Kelas I
Kelas II
Kelas III
70.00 / rencana &mileage claim
Kurang dari 100 perkataan seminit
7. Penggubalan rencana ujian trengkas & penyediaan skim markah:i)
i)
Rencana untuk kederasan 100 psm
ii)
ii)
80.00 / rencana 70.00 / rencana
Rencana untuk kederasan <100psm
8. Pemeriksaan kertas trengkas taip:i)
i)
Bagi kederasan 100 psm
1.50 / rencana
ii)
ii) Bagi kederasan <100 psm
2.50 / rencana
9. Ujian Menaip bagi Pembantu Tadbir Rendah (Jurutaip) dan jawatan selain Jurutaip:i)
i)
Penggubalan rencana ujian
50.00 / rencana
dan skim markah ii) ii) 10.
Pemeriksa kertas taipan
Pemeriksa
Peperiksaan
Lisan
Amali:-
1.50 / rencana / 33.00 sehari
i)
i)
Lisan
ii)
ii)
Amali
11. Bayaran Ahli Mesyuarat / Panel
23.00 sehari
100.00 sehari & mileage claim
Peperiksaan.
* Kelas I = Kumpulan A & B, Kelas II = Kumpulan C, Kelas III = Kumpulan D & ke bawah
126
BAYARAN PENSYARAH AKADEMIK SAMBILAN 1.0
TUJUAN
Tatacara ini disediakan untuk menerangkan peraturan yang perlu dipatuhi oleh semua PTJ mengenai tuntutan pensyarah sambilan. 2.0
BAYARAN SYARAHAN AKADEMIK SAMBILAN ADALAH TERTAKLUK KEPADA SYARAT- SYARAT BERIKUT :
a)
Bayaran Pensyarah Sambilan hanya layak dibayar kepada Pensyarah Sambilan yang dilantik untuk menyampaikan syarahan akademik dalam sesuatu bidang pengajian kepada pelajar.
b)
Pelantikan Pensyarah Sambilan hendaklah dilantik dari kalangan pensyarah luar yang berkelayakan. Lantikan juga boleh dibuat dari kalangan pegawai sektor awam yang mempunyai kelulusan akademik yang diperlukan dengan syarat syarahan akademik disampaikan di luar waktu pejabat dan tidak menjejaskan tugas hakiki pegawai berkenaan.
c)
Pensyarah luar/pegawai
yang dilantik sebagai Pensyarah Sambilan perlu
mendapat kelulusan daripada Ketua PTj masing-masing dan mereka juga dikehendaki mengemukakan laporan kepada Ketua PTj berhubung dengan bayaran Syarahan Akademik Sambilan yang diterima.
d)
Wujud kekosongan jawatan pensyarah atau penyandang jawatan pensyarah berkenaan meninggalkan tugas bagi suatu tempoh yang panjang seperti cuti sabatikal, cuti bersalin, cuti haji dan cuti belajar.
e)
Jawatan pensyarah yang kosong atau penyandangnya meninggalkan tugas bagi tempoh yang berpanjangan dan tidak ditanggung kerja oleh Pensyarah Sambilan yang dilantik atau pensyarah lain.
f)
Tugas sebagai Pensyarah Sambilan adalah tugas tambahan selain daripada tugas hakiki jawatannya.
127
3.0
HAD BAYARAN MENGIKUT PECAHAN TAWARAN MENGAJAR
Tugasan
Kadar Bayaran
Kuliah
RM 100.00 /jam
Tutorial/Amali
RM 50.00/jam
Penyediaan Kertas Soalan
RM 100.00 /kursus
Pemeriksaan Kertas Jawapan
RM 2.50/pelajar
Akhir
4.0
HAD BAYARAN MAKSIMUM (SURAT PEKELILING PERKHIDMATAN 2/1995)
a)
Seseorang Pensyarah Sambilan yang dilantik tidak boleh membuat tuntutan melebihi RM1,200.00 sebulan.
5.0
ELAUN LAIN
a)
Pensyarah Sambilan yang dilantik layak menuntut Elaun Perjalanan, Elaun Makan, Elaun Penginapan sekiranya terdapat keperluan Pensyarah Sambilan menggunakan segala kemudahan tersebut jika ianya dilantik dari luar stesen.
128
PENGURUSAN TEMPAHAN TIKET PERJALANAN UDARA RASMI UNIVERSITI
1.0
PENGENALAN
Universiti membenarkan seluruh kakitangan UPNM menggunakan perkhidmatan kapal terbang
untuk melaksanakan tugas rasminya jika ianya lebih murah dan
menjimatkan masa mengikut kelayakan yang telah ditetapkan.
2.0
TUJUAN
Panduan ini disediakan adalah untuk memberi penerangan kepada semua kakitangan Universiti bagi membuat penempahan tiket perjalanan udara rasmi. 3.0
PERMOHONAN TEMPAHAN TIKET a)
Semua
penempahan
tiket
perjalanan
udara
menggunakan
Waran
Penerbangan bagi urusan rasmi Universiti adalah di bawah tanggungjawab Jabatan Bendahari. b)
Permohonan Waran Penerbangan tidak akan diproses sekiranya tempahan tiket dilakukan di PTj atau secara peribadi tanpa melalui Jabatan Bendahari.
c)
Permohonan tempahan Waran Penerbangan hendaklah dibuat dan dimajukan ke Jabatan Bendahari tidak kurang tiga (3) hari dari tarikh penerbangan dengan mengisi Borang Permohonan Tempahan Waran Penerbangan Udara Awam (WPUA) – BEND 08.
d)
Pegawai yang bertanggungjawab di Jabatan Bendahari akan menguruskan penempahan tiket dari Agensi Pelancongan yang telah berdaftar dengan Universiti sahaja.
e)
Tempahan tiket akan dibuat secara giliran agar dapat memberikan peluang yang sama kepada semua Agensi Pelancongan yang telah berdaftar dengan Universiti.
f)
Dokumen yang diperlukan bagi permohonan Waran Penerbangan adalah seperti berikut :
129
PERJALANAN UDARA RASMI DALAM NEGERI (DOMESTIK) Bil
Dokumen Yang Diperlukan
1
Borang Permohonan Tempahan Waran Penerbangan Udara Awam (WPUA) – BEND 08 yang telah lengkap diisi dan diluluskan oleh Ketua Jabatan.
2
3
4
Salinan surat arahan / panggilan bertugas (Mesyuarat, Bengkel, Seminar Kursus, Lawatan, Persidangan) beserta aturcara program. Salinan Borang Permohonan Kursus Pendek – PEND 31 (sekiranya berkaitan). Salinan Borang Permohonan Menjalankan Tugas Rasmi Di Luar Kampus – PEND – 15. Kemudahan Tambang Mengunjungi Wilayah Asal:-
5
BEND 08 yang lengkap diisi.
LAMPIRAN A di PP Bil. 22 Tahun 2008 – untuk kelulusan Pendaftar.
Memo permohonan tempahan tiket daripada Jabatan Pendaftar.
PERJALANAN UDARA RASMI (LUAR NEGARA) Bil 1
Dokumen Yang Diperlukan Borang Permohonan Tempahan Waran Penerbangan Udara Awam (WPUA) – BEND 08 yang telah lengkap diisi dan diluluskan oleh Ketua Jabatan. Surat kelulusan : Naib Canselor dan Timbalan Naib Canselor :- Borang Lampiran A dan Lampiran A1 yang telah diluluskan oleh Ketua Setiausaha
2
Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) – Rujuk surat KP.(PT) (BPK) 7555/1/A Jld. 15 (14) bertarikh 26 November 2005 dan Garis Panduan Kementerian Pengajian Tinggi Bil.1 Tahun 2004. Pegawai – pegawai UPNM :- Salinan Borang Permohonan Lawatan Luar negeri – PEND 06 yang telah diluluskan oleh Naib Canselor.
3
Salinan surat arahan / panggilan bertugas (Mesyuarat, Bengkel, Seminar,
130
Kursus, Lawatan, Persidangan) beserta aturcara program. 4
Salinan Borang Permohonan Menghadiri Persidangan – PEND 13 (sekiranya berkaitan). Kakitangan Cuti Belajar :-
5
g)
BEND 08 yang telah lengkap diisi.
Memo permohonan tempahan daripada Jabatan Pendaftar.
Dokumen sokongan yang lain.
Sekiranya tiada perubahan diterima empat (4) hari sebelum penerbangan, tempahan awal melalui borang yang dihantar dianggap sah dan tiket akan dikeluarkan.
h)
Universiti
Bil
1
hanya
Waran
Syarikat Penerbangan Sistem Penerbangan Malaysia Berhad (MAS)
2
i)
menggunakan
AirAsia Berhad
Bagi
penerbangan
antarabangsa,
Penerbangan
bagi:
Jenis Penerbangan
Domestik dan Antarabangsa Domestik dan Antarabangsa
penggunaan
perkhidmatan
Syarikat
Penerbangan lain hanya dibenarkan sekiranya MAS dan AirAsia tidak menawarkan perkhidmatan ke destinasi-destinasi yang dikehendaki atau tiada mempunyai kekosongan pada hari yang dimohon dan masa perjalanan yang dikehendaki oleh pegawai. j)
Walau bagaimanapun, tempahan tiket akan dibuat setelah diberi kelulusan daripada Bahagian Khidmat Pengurusan, Jabatan Perdana Menteri (JPM).
k)
Urusan
permohonan
kelulusan
daripada
JPM
adalah
di
bawah
tanggungjawab Pegawai yang yang menguruskan tempahan tiket di Jabatan Bendahari.
131
4.0
PEMBELIAN TIKET SECARA TERUS a)
Bagi semua perjalanan udara rasmi sama ada dalam negeri atau ke luar negara, pegawai adalah dibenarkan membeli tiket secara terus daripada syarikat penerbangan atau syarikat/agensi perlancongan yang telah berdaftar dengan Universiti secara atas talian (on-line), melalui kaunter, secara tunai atau dengan menggunakan kad kredit.
b)
Namun begitu, perjalanan tersebut perlu mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan di PTj masing-masing dan semasa tuntutan perjalanan dibuat, salinan resit perlu dikemukakan untuk mengesahkan pembelian tiket telah dilakukan.
c)
Pegawai yang menggunakan peruntukan daripada Geran Penyelidikan, Tabung Amanah dan Akaun Amanah juga dibenarkan menggunakan pembelian secara terus.
d)
Walau bagaimanapun, pegawai perlu bertanggungjawab ke atas sebarang risiko atau kerugian akibat pemilihan kaedah pembelian tiket ini.
e)
Permohonan pendahuluan untuk tujuan pembelian tiket kapal terbang adalah tidak dibenarkan.
5.0
KELAYAKAN KELAS PENERBANGAN
a)
Kelayakan kelas tempat duduk penerbangan adalah mengikut gred jawatan yang telah ditetapkan seperti berikut:
Penerbangan Dalam Negeri Gred
Kelas
Penerbangan Luar Negara Gred
Kelas
Gred Utama / Khas ”A” 53 dan ke atas
Business
dan ke atas atau Ketua Setiausaha
Satu
Kementerian Utama/ Khas ’B’ dan 1 hingga 52
Ekonomi
’C’ 1 hingga 54
Business Ekonomi
132
b)
Sekiranya pegawai dikehendaki menjadi ketua sesuatu delegasi, beliau adalah layak mendapat kemudahan penerbangan mengikut kelayakan ahli yang paling kanan dalam delegasi tersebut.
c)
Bagi kakitangan Cuti Belajar yang ingin membawa keluarga bersama, Universiti hanya akan membiayai tiket penerbangan keluarga kakitangan tersebut untuk pergi dan balik mengikut kelayakannya seperti yang telah ditetapkan.
6.0
BAYARAN EXCESS BAGGAGE a)
Excess Baggage adalah dibenarkan bagi Pegawai yang bertugas di Negeri Sabah dan Sarawak serta membawa barang - barang rasmi sahaja.
b)
Namun begitu, tuntutan bayaran Excess Baggage tersebut perlu disokong dengan resit dan disahkan oleh Ketua Jabatan di PTj yang berkaitan.
c)
Permohonan pendahuluan untuk tujuan bayaran Excess Baggage adalah tidak dibenarkan.
7.0
PEMBATALAN TIKET (NO SHOW PASSENGERS) a)
Pegawai yang membuat pembatalan tiket tanpa sebab rasmi akan dikenakan bayaran denda. Bayaran denda yang akan dikenakan adalah tertakluk kepada caj yang dikenakan oleh syarikat penerbangan yang berkenaan.
b)
Perkara ini telah dijelaskan dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 1992 di mana pegawai kerajaan yang termasuk dalam takrif ’No Show Passenger’ akan dikenakan bayaran denda yang telah ditetapkan oleh MAS atau Air Asia.
c)
Takrif No Show Passenger adalah merangkumi salah satu keadaan – keadaan seperti berikut bagi penerbangan dalam negeri dan di antara negara Malaysia dan Singapura sahaja :
i.
Penumpang yang membatalkan tempahan dalam tempoh 24 jam daripada masa yang dijadualkan;
133
ii.
Penumpang yang gagal melakukan perjalanan dengan penerbangan yang ditempah;
iii.
Penumpang yang gagal melaporkan diri dalam masa yang ditetapkan;
iv.
Penumpang yang mengubah perjalanan daripada sektor yang jauh kepada sektor yang dekat dalam tempoh 24 jam; dan
8.0
PEMBAYARAN DENDA
a)
Bayaran denda itu akan ditolak daripada tuntutan bayaran balik (refund) yang diuruskan oleh Jabatan Bendahari ke atas tiket yang tidak digunakan.
b)
Jika kejadian ’no-show’ itu tidak disebabkan oleh kesalahan pegawai (yang telah diperakui oleh Ketua PTj) maka bayaran denda akan dijelaskan oleh pihak Universiti dengan menggunakan peruntukan PTj.
c)
Jika kejadian ’no show’ adalah disebabkan oleh kesalahan pegawai itu sendiri maka denda akan dikenakan ke atas pegawai tersebut sama ada secara bayaran tunai di kaunter Jabatan Bendahari atau secara potongan gaji.
134
GAJI DAN UPAH 1.0
PENGENALAN Universiti boleh melantik pegawai baru serta menaikkan pangkat pegawaipegawainya mengikut skim perkhidmatan dan tangga gaji yang telah ditetapkan dari semasa ke semasa. Universiti juga hendaklah memastikan sistem pembayaran gaji adalah cekap dan dapat membayar gaji dengan betul dan tepat pada masanya.
2.0
PERATURAN AM Jabatan Bendahari bertanggungjawab menguruskan semua pembayaran dan pemotongan yang berasaskan Laporan Perubahan Gaji (LPG) daripada Jabatan Pendaftar.
3.0
TAFSIRAN a)
‘Pegawai’ bermaksud semua pegawai yang dilantik oleh Universiti yang bertaraf tetap, kontrak, sementara, sambilan, sangkut atau pinjaman tidak termasuk pensyarah sambilan dan pembantu penyelidik.
b)
‘Emolumen’ bermaksud semua bayaran gaji, elaun, sumbangan berkanun, ganjaran, elaun lebih masa dan apa-apa elaun lain yang dibayar secara bulanan untuk perkhidmatan yang diberikan oleh pegawainya yang bertaraf tetap, kontrak, sementara, sangkut atau pinjaman.
c)
‘Upahan’ bermaksud gaji dan upahan, elaun tetap, ganjaran, sumbangan berkanun untuk kakitangan, elaun lebih masa dan apa-apa elaun yang diberikan kepada pegawai yang bertaraf sambilan dan dibayar mengikut jam, hari atau output yang dikeluarkan.
4.0
PROSEDUR a)
Perubahan Data Gaji
i.
Semua maklumat perubahan gaji meliputi perkara berikut: Pelantikan baru; Pemberhentian atau penamatan perkhidmatan;
135
Perubahan kadar gaji atau elaun; Potongan gaji mandatori; Potongan gaji secara sukarela; dan Potongan gaji di atas arahan mahkamah.
ii.
Kelulusan Perubahan Gaji Semua perubahan gaji hendaklah diluluskan secara bertulis oleh Jabatan Pendaftar atau pihak yang berkuasa mengikut mana
yang
berkenaan.
Setiap
arahan
perubahan
gaji
hendaklah disimpan sebagai dokumen rujukan ke dalam fail individu pegawai berkenaan.
iii. 5.0
Lain- lain bayaran atau potongan yang diluluskan oleh Universiti.
PELANTIKAN BARU a)
Jabatan Pendaftar adalah jabatan yang bertanggungjawab bagi membuat pengambilan pegawai baru.
b)
Jabatan Pendaftar juga mestilah memaklumkan kepada Jabatan Bendahari mengenai pelantikan pegawai baru melalui salinan surat tawaran kerja bagi membolehkan proses permulaan pembayaran gaji kepada pegawai berkenaan dibuat.
c)
LPG yang menyatakan kadar gaji dan elaun yang perlu dibayar serta tarikh permulaannya hendaklah dihantar ke Jabatan Bendahari bagi menentukan jumlah sebenar gaji pegawai baru yang akan dibayar.
6.0
KENAIKAN PANGKAT a)
Urusan kenaikan pangkat adalah di bawah tanggungjawab Jabatan Pendaftar.
b)
Setelah kenaikan pangkat diluluskan, Jabatan Pendaftar perlu memaklumkan kepada Jabatan Bendahari mengenai kenaikan pangkat pegawai Universiti dan LPG perlu dihantar bagi membolehkan pembayaran dan tunggakan gaji dilaksanakan.
136
7.0
JADUAL PEMBAYARAN GAJI a)
Jabatan Bendahari perlu mematuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara (AG) bagi memastikan penyediaan gaji dapat diuruskan dengan sempurna dan gaji dibayar mengikut jadual yang telah ditetapkan.
b)
Tarikh pembayaran gaji bulanan telah ditetapkan berdasarkan Arahan Perbendaharaan Perkara 105 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil 6 Tahun 2004 bertajuk “Pindaan Arahan Perbendaharaan 105 Mengenai Tarikh Membayar Gaji”.
c)
Sekiranya terdapat mana-mana hari perayaan yang jatuh selepas 11 haribulan dari tarikh pembayaran bagi bulan berkenaan, gaji boleh dibayar awal sekiranya telah diluluskan pembayaran gaji awal oleh AG.
8.0
PERATURAN DAN KAEDAH PEMBAYARAN GAJI Bagi memastikan Jabatan Bendahari dapat membuat pembayaran gaji mengikut tarikh yang telah ditetapkan, perkara-perkara seperti berikut perlu dipatuhi:
a)
Jabatan Pendaftar perlu menghantar LPG yang lengkap mengikut tarikh yang telah ditetapkan oleh Jabatan Bendahari pada setiap tahun;
b)
Ketua PTj perlu menghantar tuntutan elaun lebih masa yang lengkap mengikut tarikh yang telah ditetapkan oleh Jabatan Bendahari pada setiap tahun;
c)
Setelah semakan telah dilakukan oleh Unit Gaji & Akaun Staf, tindakan akan diambil serta-merta untuk pelarasan dan pembetulan, sekiranya perlu;
d)
Setiap pembayaran gaji yang dilakukan hendaklah disokong dengan baucer bayaran di mana amaun pembayaran adalah sama dengan penyata pembayaran gaji;
e)
Pembayaran gaji boleh dilakukan menerusi kredit ke dalam akaun bank yang telah diperakukan oleh pegawai sendiri atau pembayaran melalui cek kepada pegawai berkenaan; dan
137
f)
Jabatan Bendahari hendaklah memastikan setiap pegawai dimaklumkan butirbutir pembayaran gajinya melalui penyata gaji bulanan (pay slip).
9.0
PEMOTONGAN GAJI a)
Pemotongan gaji hendaklah dilaksanakan dengan tepat dan betul dan dibayar kepada pihak ketiga berserta penyatanya pada masa yang telah ditetapkan.
b)
‘Pihak Ketiga’ bermaksud pihak yang mempunyai kuasa berkanun atau mempunyai hak untuk mengarah membuat pemotongan gaji dan menerima pembayaran tersebut. Contoh: Biro Angkasa, LHDN, Pinjaman Pelajaran, Pinjaman Perumahan Perbendaharaan dan seumpamanya.
c)
Pemotongan gaji boleh dikategorikan seperti berikut: i.
Potongan gaji mandatori Pemotongan gaji akan dilakukan apabila adanya arahan berkanun dari pihak ketiga mengikut kadar yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa.
ii.
Potongan gaji sukarela Pemotongan
gaji
akan
dilakukan
apabila
mendapat
permohonan secara bertulis dari pegawai itu sendiri untuk potongan secara sukarela dan tertakluk kepada kebenaran Universiti. Contoh: Tabung Haji, Zakat, ASB, Koperasi dan sebagainya. iii.
Potongan gaji kerana ketidakhadiran tanpa cuti Universiti berhak untuk membuat potongan gaji ke atas pegawai yang disabitkan kesalahan tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah. Segala emolumen bagi apa-apa tempoh yang pegawai tersebut tidak hadir hendaklah dilucuthakkan setelah
Pihak
Berkuasa
Tatatertib
yang
berkenaan
mengarahkan pelucutanhak itu. iv.
Lain-lain potongan Universiti berhak membuat potongan gaji pegawai bagi pembayaran yang terlebih bayar dan hutang-hutang tanpa perlu mendapat kelulusan pegawai berkenaan terlebih dahulu.
138
Contoh: Pelarasan pendahuluan, denda dan sebagainya. 10.0
PEMOTONGAN KE ATAS GAJI YANG TERLEBIH BAYAR a)
Unit Gaji & Akaun Staf adalah bertanggungjawab memastikan gaji dibayar dengan tepat dan betul agar tiada kerugian berlaku akibat gaji terlebih bayar.
b)
Sekiranya gaji telah terlebih dibayar, Unit Gaji & Akaun Staf hendaklah memastikan kutipan bayaran balik dilakukan kepada pegawai berkenaan dengan segera melalui surat makluman beserta jadual pembayaran balik gaji yang telah diluluskan.
11.0
PENYATA PENYESUAIAN GAJI a)
Jabatan
Bendahari
Penyesuaian
Gaji
bertanggungjawab bagi
menunjukkan
menyediakan senarai
satu
perubahan
Penyata gaji
yang
menyebabkan perbezaan di antara gaji bulan semasa dan bulan lepas.
b)
Penyata Penyesuaian tersebut hendaklah digunakan untuk membuat perbandingan LPG yang telah dikeluarkan oleh Jabatan Pendaftar bagi memastikan maklumat pembayaran gaji yang dilakukan adalah tepat dan betul.
12.0
AGIHAN PERBELANJAAN PEGAWAI KONTRAK DAN SAMBILAN SERTA ELAUN LEBIH MASA a)
Jabatan
Bendahari
bertanggungjawab
menyediakan
Laporan
Agihan
Perbelanjaan Bulanan Pegawai Kontrak dan Bayaran Elaun Lebih Masa kepada setiap PTj yang terlibat bagi memastikan perbelanjaan tersebut direkodkan di dalam buku kawalan vot.
139
BAYARAN LEBIH MASA 1.0
PENGENALAN Universiti boleh menentukan kategori pegawai yang layak dibayar elaun lebih masa jika mereka diarah bekerja di luar waktu bekerja biasa.
2.0
TAKRIF DAN PERATURAN AM ‘Kerja-kerja lebih masa’ adalah bermaksud kerja-kerja yang dijalankan di luar
a)
waktu bekerja yang ditetapkan kepada seseorang pegawai (waktu bekerja biasa atau giliran), iaitu bagi maksud untuk menjalankan tugas-tugas rasmi seseorang pegawai yang berkaitan dengan tugas rasmi jawatan hakikinya atau tugas rasmi bagi jabatannya. Kerja-kerja yang berkaitan dengan kerja peribadi adalah tidak dikira sebagai kerja lebih masa.
b)
Kawalan dan semakan hendaklah dilaksanakan ke atas pembayaran lebih masa bagi memastikan pembayaran lebih masa adalah kerja lebih masa yang sah seperti yang telah diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj).
3.0
PROSEDUR
a)
Rekod dan Kelulusan Lebih Masa
i.
Rekod lebih masa yang dilakukan oleh pegawai hendaklah diselia oleh pegawai dan diluluskan oleh Ketua PTj atau pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskannya.
ii.
Pembayaran elaun lebih masa hanya layak kepada pegawai dari Kumpulan Sokongan dan berdasarkan kepada kadar yang sedang berkuatkuasa.
b)
Pegawai yang ingin memohon bayaran lebih masa perlu mengisi borang Tuntutan Kerja Lebih Masa (BEND 012).
140
4.0
KATEGORI KERJA LEBIH MASA
a)
Bagi maksud penetapan kadar bayaran lebih masa, kerja-kerja lebih masa yang melayakkan seseorang pegawai membuat tuntutan adalah dibahagikan kepada tiga kategori seperti berikut:
i.
Kerja siang
Sebarang kerja atau tugas tambahan yang dijalankan di antara jam 6.00 pagi hingga jam 10.00 malam;
ii.
Kerja malam
Sebarang kerja atau tugas tambahan yang dijalankan di antara jam 10.00 malam hingga 6.00 pagi; dan
iii.
Kerja kecemasan
1. Sebarang tugas yang diisytiharkan oleh Ketua Jabatan sebagai tugas kecemasan yang memerlukan tenaga pekerja lebih daripada biasa.
2. Lazimnya kerja kecemasan: Memulihkan semula perhubungan atau perkhidmatan penting yang terputus atau terganggu; atau Memelihara perhubungan atau perkhidmatan daripada terganggu atau terancam.
3. Sesuatu kecemasan berakhir bila: Perhubungan telah tersambung semula atau perkhidmatan penting berjalan semula; atau Apabila kedua-duanya terlepas dari gangguan atau ancaman.
141
b)
Corak kerja lebih masa juga adalah meliputi semua jenis tugas seperti perkhidmatan kaunter, pemerosesan, penyeliaan dan pengawasan tertakluk kepada syarat berikut:
i.
Kerja-kerja kecemasan;
ii.
Kerja mustahak dan tidak boleh ditangguh hari berikutnya kerana penangguhan itu boleh memudaratkan perkhidmatan;
5.0
iii.
Kerja yang perlu dibuat melebihi bidang tugas biasanya; dan/atau
iv.
Kerja yang perlu diuruskan dalam waktu yang terhad.
KADAR BAYARAN DAN KAEDAH PENGIRAAN LEBIH MASA
a)
Kadar Bayaran lebih masa adalah tertakluk kepada Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 21 Tahun 1977.
b)
Tiada kadar yang boleh dibayar kepada tuntutan kerja lebih masa terdahulu yang telah dibayar atas sebab berlakunya kenaikan tangga gaji yang diselaraskan ke belakang.
c)
Akta Kerja 1955 (Akta 265) mengenai peraturan-peraturan kerja (had kerja lebih masa) 1980, semakan 1983, menghadkan kepada tidak melebihi 64 jam.
d)
Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 1977 (perenggan 9 dalam lampiran D) menghadkan bayaran elaun lebih masa hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada sebulan gaji.
e)
Dalam kes-kes tertentu dimana pengecualian daripada had maksima dikehendaki, Penyelia adalah diminta supaya mengambilkira keperluan dan syarat-syarat yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 21 tahun 1997:
i.
semua pegawai yang telibat dalam sesuatu urusan di tempat yang sama telah menjalankan lebih masa yang melibatkan perlangkauan had 1/3 daripada gaji bersih bulanan;
ii.
pegawai yang tidak mahu membuat kerja-kerja lebih masa telah membuat pengakuan sebegitu dengan surat;
142
PERKARA
KADAR GANDAAN
a) Hari Biasa Siang
1.125
(Dari Jam 6.00 pagi – 10.00 malam) b) Hari Biasa Malam / Sabtu & Ahad Siang (Dari Jam 10.00 malam – 6.00 pagi) /
1.250
(Dari Jam 6.00 pagi – 10.00 malam) c) Hari Sabtu & Ahad Malam
1.500
(Dari Jam 10.00 malam – 6.00 pagi) d) Hari Kelepasan Am Siang
1.750
(Dari Jam 6.00 pagi – 10.00 malam) e) Hari Kelepasan Am Malam
2.000
(Dari Jam 10.00 malam – 6.00 pagi) iii.
sesuatu keadaan yang difikirkan sangat-sangat munasabah tetapi terkeluar daripada panduan di (i) dan (ii);
iv.
f)
tuntutan hendaklah diluluskan oleh Ketua PTj.
Bagi setiap kategori kerja ini, kadar gandaan mengikut jenis kerja lebih masa itu dijalankan, iaitu sama ada Hari Bekerja Biasa, Hari Rehat Biasa atau Hari Kelepasan Am adalah seperti berikut:
g)
Bagi pegawai yang sedang menanggung kerja, bayaran kerja lebih masa hanya boleh dibayar bagi tugas dilaksanakan selepas dua (2) jam lima belas (15) minit daripada waktu bekerja pejabat (Pekeliling Perkhidmatan Bil 17 Tahun 2007)
h)
Kaedah pengiraan elaun lebih masa adalah berdasarkan gaji pokok (hakiki) didarabkan dengan kadar yang berkuatkuasa dan jumlah jam lebih masa. Kadar lebih masa adalah bergantung kepada waktu dan hari ianya dilakukan.
Gaji Pokok x 12 bulan x Kadar gandaan x Jam 313 hari bekerja x 8 jam
143
6.0
TINGGAL DI ATAS PANGGILAN (ON CALL)
a)
Boleh dibayar bayaran lebih masa atas kadar siang atau malam tidak melebihi bayaran bagi satu jam pada tiap-tiap giliran dengan syarat tuntutan tidak melebihi 10 jam dalam satu-satu bulan, iaitu tidak kira berapa banyak giliran atau jam yang ia telah dikehendaki tinggal di atas panggilan dalam bulan itu.
b)
Seorang pegawai sedang bertugas di atas panggilan dipanggil bertugas lebih masa lebih dari satu jam layak terima bayaran lebih masa tetapi tidak layak tuntut bayaran tinggal di atas panggilan pada hari itu. Sekiranya kurang dari satu jam pegawai layak tuntut kedua-dua bayaran.
7.0
PERATURAN KERJA LEBIH MASA
a)
Peraturan-peraturan tuntutan elaun lebih masa berasaskan Perintah Am Bab “G” 1974 (Waktu Bekerja Lebih Masa)
b)
Ketua jabatan boleh mengarahkan mana-mana pegawainya bertugas di luar masa yang ditetapkan apabila pada pandangannya ini adalah untuk kepentingan awam atau kepentingan perkhidmatan.
c)
Ketua jabatan boleh menentukan cara-cara giliran tinggal di atas panggilan untuk kepentingan perkhidmatan atau kepentingan awam.
d)
Tarikh akhir penghantaran borang elaun lebih masa adalah tertakluk kepada jadual yang telah dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari. Sekiranya borang tuntutan lewat diterima maka tuntutan tersebut akan dibayar pada bulan berikutnya.
e)
Tuntutan kerja lebih masa hanya akan diambil kira bermula daripada tempoh 30 minit yang pertama selepas waktu pejabat kerana tempoh tersebut dianggap menyempurnakan tugas yang tidak diselesaikan pada waktu kerja hakiki.
144
f)
Setiap minit kerja lebih masa hanya akan dikira apabila genap bagi setiap suku jam sahaja dan minit yang kurang atau selebihnya tidak akan diambil kira.
g)
Waktu-waktu yang tidak diambil kira untuk tuntutan kerja lebih masa di mana waktu tersebut dianggap waktu rehat, makan, solat dan sebagainya bersesuaian dengan Perintah Am Bab G. (i) Dari Jam 1.00 petang hingga 2.00 petang (Isnin hingga Khamis) (ii) Dari Jam 12.15 tengahari hingga 2.45 petang (Jumaat)
h)
Pengawal Keselamatan atau lain-lain pegawai yang bertugas secara giliran (shift) dikehendaki mencatatkan waktu kerja hakiki pada setiap ruang sekiranya waktu kerja hakiki dalam bulan tuntutan. Sekiranya bertugas menggantikan atau mengisi kekosongan pegawai bercuti, pegawai tersebut perlu
menyatakan
nombor
pekerja
pegawai
yang
diganti
melainkan
kekosongan tersebut merupakan kekosongan yang nyata. Waktu rehat / makan akan ditolak selama satu (1) jam bagi genap setiap 9 jam tuntutan kerja lebih masa. i)
Tempoh maksima untuk membuat bayaran lebih masa adalah 3 bulan. Segala tuntutan lewat atau dikumpul melebihi 3 bulan tidak akan dibayar. (Contoh: kerja lebih masa bulan Januari hendaklah dikemukakan selewatlewatnya gaji bulan April tahun berkenaan)
j)
Tuntutan pada setiap bulan hendaklah diisi di dalam borang yang berasingan bagi memudahkan kemasukan data ke dalam sistem.
k)
Pegawai yang menjadi peserta kursus/seminar/bengkel dan seumpamanya adalah tidak layak dibayar bayaran lebih masa kecuali dilantik menjadi urusetia yang mengendalikan kursus/seminar/bengkel tersebut.
l)
Tiada tuntutan lebih masa yang akan dibayar semasa perjalanan bagi maksud ke suatu destinasi yang diarahkan bertugas menjadi urusetia dan sebaliknya kecuali kepada Pemandu.
145
m)
Tiada tuntutan lebih masa yang akan dibayar semasa perjalanan dari rumah ke tempat kerja atau sebaliknya.
n)
Surat lantikan sebagai urusetia dan aturcara program, surat arahan membuat kerja lebih masa dan laporan waktu masuk dan keluar perlu disertakan bersama borang tuntutan sebagai dokumen sokongan.
o)
Bagi pegawai yang membuat tuntutan lebih masa melebihi 64 jam atau melebihi 1/3 gaji sebulan, Ketua PTj atau Pegawai Penyelia adalah digalakkan mengarah pegawai yang menuntut mengambil cuti gantian bagi menggantikan lebihan tuntutan tersebut.
p)
Borang tuntutan yang lengkap hendaklah diperaku dan disahkan serta cop oleh Pegawai Penyelia dan Ketua PTj.
q)
Borang yang tidak lengkap atau meragukan seperti tiada tandatangan, tiada pengesahan dan cop oleh Pegawai Penyelia/Ketua PTj, waktu tuntutan yang tidak munasabah akan dikembalikan.
r)
Hanya borang tuntutan kerja lebih masa terkini dari portal mycampus sahaja yang boleh digunapakai. (BEND 012)
146
TATACARA TERIMAAN WANG 1.0
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
Pegawal Pengawal hendaklah memberi kuasa secara bertulis kepada Bendahari untuk memungut wang Universiti. Rekod perwakilan kuasa hendaklah disimpan dengan sempurna. 2.0
TANGGUNGJAWAB BENDAHARI/ KETUA JABATAN
Bendahari adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan kewajipan kewangan dengan sempurna. Ketua Jabatan akan diberi tanggungjawab apabila diberi penurunan kuasa. Tanggungjawab tersebut adalah bagi memungut dengan sewajarnya segala wang Universiti yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka, direkod dengan cepat, tepat dan menyimpannya dengan selamat serta bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka didapati tidak betul. Sebarang perwakilan kuasa kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan bertulis (Rujuk Surat Pekeliling Bendahari Bil 2 Tahun 2011). Bagaimanapun Ketua Jabatan tidak terlepas dari tanggungjawab sendiri setelah perwakilan kuasa dibuat. 3.0
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG MENGUTIP WANG
Pegawai yang diberi kuasa mengutip wang atau menerima bayaran wang Universiti adalah bertanggungjawab untuk menyimpannya dengan selamat. Sekiranya berlaku pertukaran pegawai, kutipan hendaklah disemak bersama-sama dan satu penyata hendaklah ditandatangani oleh kedua-dua pihak. Pegawai yang diberi kuasa hendaklah memastikan ciri-ciri keselamatan dan kawalan dalaman terutama dalam persekitaran elektronik adalah mencukupi termasuk akses sistem dan dokumen kawalan.
4.0
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG TIDAK ADA KUASA
Dalam keadaan tertentu apabila seseorang pegawai yang tidak diberi kuasa oleh Pegawai
Pengawal
menerima
bayaran
wang
Universiti,
perlulah
baginya
147
menyerahkan kepada pegawai yang diberi kuasa mengutip wang supaya resit rasmi dikeluarkan kepada pembayar.
5.0
RESIT RASMI
Resit rasmi hendaklah dikeluarkan sebagai perakuan penerimaan bayaran oleh seseorang pegawai Universiti. Resit hendaklah dikeluarkan pada masa urusniaga dan jika pembayar datang sendiri, resit hendaklah diserah kepadanya. Jika pembayaran dikirim melalui pos atau penghantar, resit hendaklah dikirim pada hari yang sama. Resit tidak perlu dikeluarkan bagi bayaran yang dibuat melalui cara potongan baucer bayaran . Resit rasmi hanya dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari secara bercetak melalui sistem SAGA. Pengeluaran resit rasmi oleh Jabatan lain adalah tidak dibenarkan
6.0
PEMBERITAHUAN HAK TERIMA RESIT
Orang awam hendaklah diberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka berhak menerima resit bagi semua wang yang dibayar dan hanya menerima resit rasmi yang bercetak komputer dan mempunyai nombor siri. Notis dalam bahasa yang bersesuaian hendaklah dipaparkan ditempat yang senang dilihat. 7.0
RESIT SEMENTARA
a)
Secara umumnya, semua pembayaran hendaklah dibuat di kaunter Jabatan Bendahari.
Walaubagaimanapun,
PTj
tertentu
akan
diberi
kuasa
mengendalikan kutipan berdasarkan keperluan dan kebenaran secara bertulis semasa permohonan mendapatkan buku resit sementara (BEND 027). Setiap permohonan hendaklah menamakan juruwang, penyedia resit dan penyelia;
b)
Buku resit sementara hanya boleh diperolehi dari Jabatan Bendahari. PTj tidak dibenarkan untuk mencetak sendiri buku resit sementara;
c)
Setiap pengambilan buku resit sementara hendaklah direkodkan dalam buku daftar pengambilan buku resit sementara. Pegawai yang memohon hendaklah menurunkan tandatangan dalam buku daftar tersebut;
148
d)
Pengambilan buku resit sementara yang baru atau tambahan hanya akan dibenarkan setelah mengembalikan buku resit yang telah habis digunakan bersama dengan wang terimaan;
e)
Wang kutipan bersama buku resit sementara hendaklah disimpan dan dikunci dalam
f)
tempat yang selamat di bawah pengawasan penyelia;
PTj hendaklah mematuhi jadual kadar harga yang ditetapkan oleh Universiti bagi setiap perkhidmatan, aktiviti, program dan sebagainya. Bagi kadar-kadar yang belum ditetapkan, PTj hendaklah menyediakan kertas kerja dan diserah kepada Jabatan Bendahari untuk dibawa kepada kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK);
g)
Buku resit sementara hendaklah diserah kepada Jabatan Bendahari walaupun hanya digunakan sebahagian sahaja. Buku resit yang telah habis digunakan hendaklah diserahkan bersama
wang kutipan.
PTj tidak
dibenarkan
menyimpan kaunterfoil buku resit sementara; dan
h)
Semua penyerahan kutipan kepada Jabatan Bendahari hendaklah diakui terima dengan pengeluaran resit rasmi (BEND 028).
8.0
LARANGAN MEMINDA RESIT
Sebarang pindaan kepada resit adalah ditegah. Jika ada sesuatu sebab resit rosak dan tidak boleh dikeluarkan, resit dan salinannya hendaklah dibatalkan dan disimpan untuk pemeriksaan audit.
9.0
KAUNTERFOIL RESIT
Apabila resit yang berbentuk buku berpangkal/kaunterfoil digunakan, pegawai yang menandatangani resit hendaklah juga tandatangan ringkas pada pangkal/kaunterfoil buku resit. Pangkal/kaunterfoil hendaklah mengandungi maklumat terperinci seperti resit asal. Jika resit bersalinan karbon digunakan sama ada di dalam buku atau dengan mesin perakaunan, kertas karbon dua belah hendaklah digunakan. Apabila resit dicetak oleh komputer, sistem pengeluaran resit berkomputer yang digunakan hendaklah memenuhi ciri-ciri kawalan yang ditetapkan. Maklumatmaklumat berikut hendaklah diwujudkan iaitu:
149
10.0
a)
nombor ID pegawai;
b)
tarikh;
c)
jumlah kutipan;
d)
nombor resit mula/akhir; dan
e)
bilangan resit dibatalkan
PENGASINGAN PENERIMA WANG DAN PENYEDIA RESIT
Bagi resit sementara, resit hendaklah disediakan oleh pegawai selain daripada pegawai yang menerima wang walaupun pegawai yang menerima wang dikehendaki menandatanganinya. Pengecualian dibenarkan bagi kes-kes resit yang dikeluarkan oleh mesin atau komputer, resit telah tersedia cetakan jumlah terimaannya, atau pegawai kedua tidak ada tetapi kebenaran khas hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Pegawai Pengawal.
11.0
MESIN DAFTAR TUNAI/ CASH REGISTER
Penggunaan mesin daftar tunai atau mesin-mesin perakaunan lain hendaklah mendapat kelulusan Bendahari sebelum penggunaannya. Anak kunci mesin daftar tunai atau mesin-mesin perakaunan tersebut hendaklah disimpan oleh pegawai berjawatan kanan/penyelia dan tidak boleh disimpan oleh juruwang. 12.0
PENERIMAAN BUKU RESIT DARIPADA PENCETAK
Semua buku resit yag diterima daripada pencetak hendaklah disemak dan direkod dengan segera didalam buku daftar resit. Inbois daripada pencetak hendaklah mencatatkan bagi semua resit yang diterima. Jika didapati buku resit yang diterima rosak, ia hendaklah dikembalikan kepada pencetak beserta laporan. 13.0 SIMPANAN DAN SEMAKAN BUKU RESIT
a)
Semua stok buku resit yang belum digunakan hendaklah disimpan ditempat yang berkunci dibawah kawalan seorang pegawai berjawatan kanan yang tidak ditugaskan menerima wang atau menyediakan resit. Pegawai hendaklah memastikan ciri-ciri keselamatan dan kawalan dalaman terutama dalam persekitaran elektronik adalah mencukupi termasuk akses sistem dan dokumen kawalan;
150
b)
Sebuah buku daftar dengan ruangan-ruangan yang tertentu hendaklah digunakan untuk merekod semua buku resit yang diterima dan dikeluarkan. Buku resit hendaklah dikeluarkan mengikut susunan nombor stok. Setiap keluaran buku resit hendaklah disertakan dengan penyata yang menunjukan bilangan dan nombor siri buku resit berkenaan serta hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang mengeluarkan dan pegawai yang menerimanya;
c)
Semua buku resit yang sedang digunakan hendaklah disimpan dengan selamat ditempat yang berkunci apabila tidak digunakan.Buku yang rosak hendaklah dibatalkan dan disimpan untuk pemeriksaan audit;
d)
Semua buku resit yang telah dikeluarkan hendaklah disemak sekurangkurangnya 6 bulan sekali menentukan semuanya teratur; dan
e)
Pegawai berjawatan kanan hendaklah mengeluarkan buku resit yang diperlukan untuk kegunaan hari itu sahaja. Setelah ditentukan betul dan lengkap nombor sirinya, beliau hendaklah mencatat dan menandatangani di sebelah belakang salinan pejabat di muka pertama buku berkenaan kenyataan seperti berikut :
“Diperiksa oleh saya pada hari ini dan terdapat ..................................... kepingan resit dua salinan/tiga salinan dengan nombor siri yang betul”
........................................ Tarikh 14.0
........................................................ Nama dan Tandatangan
TERIMAAN MELALUI MEL
a)
Setiap pegawai yang bertanggungjawab membuka mel hendaklah menyimpan buku daftar bagi tujuan merekod wang, dokumen yang berharga dan barangbarang lain yang diterima melalui pos atau “despatch”. Tugas ini tidak boleh diberi kepada juruwang atau kakitangan yang bertanggungjawab menyediakan resit;
151
b)
Semua butir yang berkenaan hendaklah dicatat ke dalam buku daftar, termasuk tarikh terima, jumlahnya dan jenis barangnya;
c)
Kakitangan lain yang mengendalikan wang, dokumen atau barang dari masa pembukaan mel sehingga ke masa dicatatnya ke dalam akaun hendaklah membuat tandatangan ringkas (initial) di dalam buku daftar tersebut; dan
d)
Buku daftar hendaklah disemak setiap hari dengan buku tunai oleh seorang pegawai pengawas
15.0
BUKU AKAUN TERIMAAN
a)
Wang masuk, dimana berkaitan hendaklah dicatat butir demi butir kedalam buku tunai sebelum akhir hari penerimaan;
b)
Pengutipan wang hendaklah dicatat oleh kakitangan selain daripada juruwang kecuali didalam keadaan dimana kakitangan yang kedua tidak ada dan kebenaran khas diperolehi daripada Pegawai Pengawal; dan
c)
Sebarang wang yang didapati terlebih hendaklah dikreditkan dengan serta merta kedalam
hasil Universiti.Sebarang kekurangan pula hendaklah
dianggap sebagai kehilangan dan tindakan diambil serta merta mengikut peraturan yang ditetapkan bagi “kehilangan” . Wang terkurang tidak boleh ditolak campur dengan wang terlebih. 16.0
TERIMAAN CEK
Pegawai Universiti boleh, mengikut budibicara mereka, menerima cek sebagai bayaran. Semua cek hendaklah untuk bayaran kepada UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA dan dipalang Akaun Penerima Sahaja. Cek yang tidak berpalang hendaklah dipalang serta merta apabila diterima. Nombor siri cek yang diterima hendaklah direkod di atas resit yang dikeluarkan.
152
17.0
MATAWANG ASING
Matawang asing tidak boleh diterima sebagai bayaran kepada Universiti. Jika terdapat wang asing yang diterima secara tidak sengaja, perkara ini hendaklah dilaporkan kepada Bendahari dengan serta merta untuk tindakannya.
18.0
MEMASUKKAN WANG TERIMAAN KE BANK
a)
Semua pegawai Universiti yang menerima wang Universiti dikehendaki mengkreditkan kesemua wang yang diterima pada hari pungutan atau jika diterima lewat, pada hari berikutnya atau pada hari kerja pertama selepas hari kelepasan, di mana jumlah kutipan wang kertas dan syilling melebihi RM 500.00 atau kutipan (termasuk wang kertas dan syilling, cek, kiriman pos dan kiriman wang) melebihi RM 2,000.00;
b)
Kutipan, bagaimana kecil sekalipun yang belum dimasukkan ke dalam bank mengikut perenggan (i) di atas, hendaklah dimasukkan ke dalam bank pada hari bekerja di akhir minggu;
c)
Slip bank hendaklah disediakan apabila kutipan hendak dimasukkan ke dalam bank. Jika hendak dimasukkan cek, nombor siri dan jumlah setiap cek hendaklah ditunjukkan pada pangkal setiap slip bank;
d)
Jumlah wang yang dimasukkan itu hendaklah dicatat ke dalam buku tunai pada hari wang tersebut dimasukkan ke dalam bank;
e)
Di antara masa penerimaan dengan masa kemasukkannya ke dalam bank, wang Universiti tidak boleh digunakan untuk tujuan apa sekalipun. Tidak juga boleh mana-mana pegawai atau kakitangan memberi pinjam atau memberi tukaran wang itu kepada sesiapa;
f)
Wang yang dimasukkan ke dalam bank hendaklah disemak dengan slip bank. Slip bank hendaklah diperiksa tentang tarikhnya, cop bank berkenaan dan tandatangan pegawai bank yang menerima wang atau cop yang dibuat oleh mesin bank. Cek yang disenaraikan di dalam slip bank hendaklah disemak semula dengan buku tunai dan juga resit berkenaan untuk menentukan bagi setiap transaksi jumlah yang berkenaan dapat dikesan sebagai telah
153
diambilkira pada hari yang sama. Bayaran kutipan yang diserahkan hendaklah disemak dengan resit yang telah dikeluarkan; dan
g)
Sebarang kelewatan oleh seseorang kakitangan untuk mengakaun kutipan hendaklah dilaporkan kepada Bendahari yang akan membuat catatan ke dalam sebuah daftar tentang kejadian-kejadian seumpama ini untuk tujuan pengesanan.
19.0
PEMERIKSAAN TERIMAAN HARIAN
Adalah menjadi tugas semua kakitangan untuk menentukan semua akaun adalah betul dan teratur. Mereka hendaklah menentukan perkara ini dengan cara memeriksa setiap hari semua catatan yang dibuat pada buku resit, buku tunai dan buku-buku akaun lain. Pegawai yang menyemak hendaklah menurunkan tandatangan ringkas (initial) dan tarikh sehingga mana buku itu sudah disemak. Tugas ini tidak boleh dibuat oleh kakitangan yang membuat catatan pada buku. 20.0
SEMAKAN STOK BUKU RESIT
Semua buku resit yang telah dikeluarkan dari stok hendaklah disemak sekurangkurangnya seminggu sekali untuk menentukan semuanya teratur. 21.0
ANALISIS PENGHUTANG
Jabatan Bendahari hendaklah menganalisis akaun penghutang pelbagai bertarikh 31 Disember dan tarikh-tarikh lain yang ditentukan oleh Lembaga Pengarah Universiti (LPU). Satu salinan analisis berkenaan hendaklah dikemukakan kepada JKTK. Penyata berkenaan hendaklah menunjukkan, di mana perlu, tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan semula jumlah yang tertunggak dengan menyatakan tempoh tunggakkan. Nota juga hendaklah dibuat berkenaan hutang yang tidak boleh dikutip.
22.0
KEGAGALAN MENERIMA/MENGAKAUN TERIMAAN
Sebarang kegagalan oleh pegawai atau kakitangan Universiti untuk menerima atau mengakaunkan wang Universiti yang sepatutnya diterima atau diakaunkan olehnya, hendaklah dilaporkan kepada Pegawai Pengawal untuk tindakan sewajarnya. Bagi
154
kes di mana Pegawai Pengawal mempunyai sebab untuk menganggapkan manamana hasil telah terlalu lama tertunggak, penyiasatan hendaklah dijalankan, dilaporkan kepada Pegawai Pengawal dan jika munasabah membuat peruntukan menghapuskirakannya.
23.0
TERIMAAN YURAN
Semua yuran yang diterima hendaklah diambilkira secara sama juga dengan penerimaan wang-wang lain dan jumlah semuanya yang diterima hendaklah diperakaunkan ke dalam akaun Universiti. 24.0
PENETAPAN YURAN
a)
Penetapan yuran, caj dan apa-apa bayaran dan kadar-kadar yang perlu dikutip adalah ditetapkan oleh JKTK;
b)
Cadangan bagi sebarang perubahan kadar baru hendaklah dikemukakan kepada JKTK; dan
c)
Sebarang pengurangan atau pengecualian daripada kadar yuran yang telah ditetapkan hendaklah dikemukakan kepada JKTK.
155
PERAKAUNAN 1.0
SISTEM PERAKAUNAN
Universiti hendaklah mengadakan dan menyelenggara satu sistem perakaunan yang berkesan untuk memastikan maklumat-maklumat kewangan dapat direkod dengan tepat. Sistem ini hendaklah berkemampuan untuk mengeluarkan laporan-laporan yang diperlukan oleh Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) dan Jabatan Audit Negara (JAN) serta boleh membantu pihak pengurusan membuat keputusan.
2.0
PENYEDIAAN KOD AKAUN
2.1
Tafsiran ”Kod akaun” adalah struktur kod yang digunakan untuk merujuk kepada pengkelasan akaun yang menggambarkan aset, tanggungan, ekuiti pemilik, hasil dan perbelanjaan Universiti.
2.2
Susunan Struktur Kod Akaun
a)
Selepas akaun diberi tajuk dan disenaraikan dengan susunan mengikut pengkelasan akaun, akaun diberikan nombor mengikut Objek Am seperti berikut:
b)
A00000 - A99999
Aset
L00000 - L99999
Tanggungan
E00000 - E99999
Ekuiti Pemilik
H00000 - H99999
Hasil
B00000 - B99999
Perbelanjaan
Pengkelasan perbelanjaan dibahagikan kepada beberapa kumpulan yang dikenali sebagai Objek Sebagai (OS). OS bagi perbelanjaan yang digunakan di Universiti adalah seperti berikut:
156
2.3
B11000 – B19999
Emolumen
B21000 – B21999
Perjalanan
B22000 – B22999
Pengangkutan
B23000 – B23999
Perhubungan dan Utiliti
B24000 – B24999
Sewaan
B25000 – B25999
Bekalan bahan-bahan mentah
B26000 – B26999
Bekalan alat ganti
B27000 – B27999
Bekalan dan bahan-bahan
B28000 – B28999
Penyelenggaraan dan Pembaikan
B29000 – B29999
Perkhidmatan Ikhtisas dan Hospitaliti
B40000 – B49999
Pemberian dan kenaan bayaran tetap
B50000 – B59999
Perbelanjaan-perbelanjaan lain
Kod Akaun
a. Kod akaun Universiti dibahagikan kepada 6 segmen iaitu:
Segmen
Segmen
Segmen
Segmen
Segmen
Segmen
Pertama
Kedua
Ketiga
Keempat
kelima
Keenam
Kod
Kod
Kod PTj
Kod Sub
Kod Dasar
Kod Objek Unit
Kumpulan
Kampus
PTj
Lanjut
Wang 1 digit
2 digit
2 digit
2 digit
2 digit
6 digit
Contoh:
M-IP-03-00-S0-B21101
Segmen
Segmen
Segmen
Segmen
Segmen
Segmen
Pertama
Kedua
Ketiga
Keempat
kelima
Keenam
M
IP
03
00
S0
B21101
KW
Ibu Pejabat
Jabatan
Tidak
Dasar
Elaun Makan
Bendahari
Berkenaan
Sedia ada
Dalam Negeri
Mengurus
b. Carta akaun yang lengkap boleh didapati di Unit Akaun, Jabatan Bendahari.
157
3.0
PENUTUPAN AKAUN PADA AKHIR TAHUN
Jabatan Bendahari akan menutup akaun Universiti pada 31hb Disember setiap tahun. Langkah ini diambil selaras dengan kehendak Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1995 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri di mana antara lain dinyatakan bahawa Laporan Ringkasan Kedudukan Kewangan dan Prestasi (LRKKP) Tahunan Badan‐Badan Berkanun hendaklah dikemukakan kepada KPT dalam tempoh 3 minggu selepas berakhirnya tahun kewangan. Ini bagi membolehkan Ketua Setiausaha, KPT mengemukakannya kepada Bahagian Kabinet, Jabatan Perdana Menteri sebelum 31 Januari setiap tahun.
4.0
PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN UNIVERSITI
Akaun Universiti hendaklah diimbangkan bagi tahun kewangan yang lalu dalam tempoh yang ditetapkan dan suatu penyata tahunan hendaklah disediakan bagi makluman pengurusan, pengauditan, kementerian dan pihak awam.
Akaun adalah sumber utama untuk menyediakan Laporan Kewangan yang digunakan oleh pihak pengurusan. Oleh itu, kawalan dan pemantauan yang sepatutnya hendaklah diberikan untuk memastikan keselamatan dan ketepatan data-data yang telah dikemaskini atau direkod tidak boleh diubahsuai dengan sewenang-wenangnya melainkan melalui prosedur yang telah ditetapkan untuk menentukan Laporan Kewangan yang lengkap dapat disediakan.
Penyata Kewangan hendaklah termasuk :-
a)
Kunci Kira-kira
b)
Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
c)
Penyata Aliran Tunai
d)
Penyata Perubahan Ekuiti
e)
Nota-nota kepada akaun
f)
Sijil Penyata Kewangan dan
g)
Penyata-penyata lain yang berkaitan
158
4.1
Sijil Yang Perlu Dimasukkan Dalam Penyata Kewangan
Penyata Kewangan bagi sesebuah badan berkanun hendaklah menyertakan:a) Penyata oleh Pengerusi dan seorang ahli Lembaga Pengarah b) Pengakuan oleh pegawai utama yang bertanggungjawab ke atas pengurusan kewangan; dan c) Sijil Audit dan pemerhatian-pemerhatian jika ada oleh Ketua Audit Negara ke atas penyata-penyata kewangan. 4.2
Jadual Bagi Penyediaan Dan Pembentangan Laporan
Tahunan Dan
Penyata Kewangan
a)
Kerajaan telah memutuskan bahawa Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan
badan-badan
berkanun
hendaklah
dibentangkan
di
Parlimen dalam tempoh satu tahun selepas berakhirnya tahun kewangan badan-badan berkanun. Dengan itu tarikh-tarikh bagi penyediaan dan pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan badan-badan berkanun (termasuk subsidiari atau anak syarikat) adalah seperti berikut:
BIL.
PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN
TARIKH
1
Menyediakan draf laporan Ringkasan Kedudukan Tidak lewat Kewangan dan Prestasi (LRKKP) Januari
2
Mengemukakan Penyata Ketua Audit Negara
3
Ketua Audit Negara mengeluarkan Sijil Audit
4
Mengemukakan Laporan Tahunan dan Penyata Tidak lewat Kewangan yang telah diaudit kepada Jemaah Oktober Menteri
daripada
31
5
Urusan Pembentangan Laporan Tahunan dan Tidak lewat Penyata Kewangan di Parlimen Disember
daripada
31
Kewangan
daripada
31
Kepada Tidak lewat daripada 30 April Tidak lewat daripada 30 Jun
159
5.0
TABUNG/AKAUN AMANAH 5.1
Definisi a) Tabung Amanah Tabung yang ditubuhkan oleh Universiti atau Pusat Tanggungjawab (PTj) bagi sesuatu maksud yang dibenarkan. Tabung ini akan berkekalan bagi jangka masa yang tidak ditetapkan dan hanya akan ditutup atas sebabsebab yang munasabah seperti tabung tersebut tidak aktif, tujuannya sudah tidak relevan dengan keadaan semasa atau atas arahan Universiti. Baki tabung amanah akan dibawa dari tahun awal penubuhannya sehingga ke tahun-tahun berikutnya. b) Akaun Amanah Akaun yang diwujudkan secara sementara atas sesuatu maksud yang diminta
oleh
pihak
pemohon
bagi
tempoh
yang
tertentu
untuk
memudahkan kawalan pendapatan dan perbelanjaan tentang sesuatu aktiviti (sama ada persidangan, seminar, bengkel dan sebagainya). Akaun ini akan ditutup dan bakinya dikosongkan selepas aktiviti tersebut selesai. 5.2
Perbezaan Di Antara Akaun Amanah Dengan Tabung Amanah
BIL
PERKARA
AKAUN AMANAH
TABUNG AMANAH
1.
Tempoh
Jangka pendek dan
Jangka panjang dan tidak
mempunyai tempoh
mempunyai tempoh tertentu
tertentu 2.
Kuasa Melulus
3.
Borang
5.3
Kelulusan Bendahari
Kelulusan Lembaga Pengarah
sahaja
Universiti (LPU)
BEND 022
BEND 023
Garis Panduan Pengurusan Tabung dan Akaun Amanah
Sila rujuk Pekeliling Bendahari Bil. 1/2010 berhubung dengan Garis Panduan Pengurusan Tabung dan Akaun Amanah.
160
