MANUAL KUALITI PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI

MANUAL KUALITI MK.PBUiTM.01 ISO 9001:2008 Keluaran 7 Pindaan 00 Tarikh 1 Oktober 2010

PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA 40450 SHAH ALAM LAMAN WEB : http://www.bendahari.uitm.edu.my/

Nama Jawatan

Disediakan oleh

Diluluskan oleh

Norizan binti Ab Ghani

Sanip bin Wahid

Timbalan Bendahari Kanan

Bendahari

(Wakil Pengurusan ISO

Universiti Teknologi MARA

Pejabat Bendahari) Tandatangan

Tarikh

01/10/2010

Dikeluarkan kepada :Encik Sanip bin Wahid

01/10/2010

No Salinan Kawalan : 07

MANUAL KUALITI PEJABAT BENDAHARI UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

2

MK.PBUiTM.01

ISI KANDUNGAN KAWALAN DOKUMEN

8

TANGGUNGJAWAB PEMEGANG SALINAN DOKUMEN

9

TERKAWAL

1.0

2.0

SENARAI PEMEGANG DOKUMEN TERKAWAL

10

REKOD PINDAAN

11

PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI

12

1.1

Pendahuluan

12

1.2

Tujuan

12

1.3

Kandungan Manual

13

1.4

Penyediaan, Penguatkuasaan dan Pengedaran

14

1.5

Penyelarasan Pindaan

14

MAKLUMAT ORGANISASI

15

2.1

Sejarah dan Latar Belakang Pejabat Bendahari

15

2.2

Pencapaian Pejabat Bendahari

16

2.2.1 Penubuhan Unit Kewangan Zon

18

2.2.2 Penggunaan Sistem Kewangan Berkomputer

20

2.2.3 Pembayaran Melalui IBG

21

2.2.4 Penyertaan Dalam Aktiviti Kualiti

22


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

3

MK.PBUiTM.01

3.0

2.3

Visi

25

2.4

Misi

25

2.5

Matlamat Pengurusan Kewangan

26

2.6

Ciri-ciri Pengurusan Kewangan Terbaik

26

2.7

Objektif Pejabat Bendahari

27

2.8

Struktur Organisasi

28

2.9

Fungsi Utama

29

2.10

Definisi

30

2.11

Singkatan

33

SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI

34

3.1

Skop Pelaksanaan

34

3.2

Batasan Aplikasi Pelaksanaan ISO 9001:2008

35

3.3

Aktiviti Teras Pengurusan Kewangan Universiti

36

3.3.1 Belanjawan

36

3.3.2 Bayaran

36

3.3.3 Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan

37

3.3.4 Akaun dan Sistem

37

3.3.5 Penerimaan

38

3.3.6 Pengurusan Harta Benda

38

3.3.7 Kemudahan Staf

39


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

4

MK.PBUiTM.01

4.0

39

3.3.9 Pentadbiran

39

SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1

4.2

5.0

3.3.8 Pendahuluan dan Pelarasan

39

Keperluan Am

39

4.1.1 Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti

46

4.1.2 Manual Kualiti

46

4.1.3 Prosedur Kualiti

46

4.1.4 Arahan Kerja

50

4.1.5 Dokumen Sokongan dan Luaran

50

Keperluan Dokumentasi

52

4.2.1 Am

52

4.2.2 Manual Kualiti

53

4.2.3 Kawalan Dokumen

53

4.2.4 Kawalan Rekod

57

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

58

5.1

Komitmen Pengurusan

58

5.2

Keutamaan Pelanggan

59

5.3

Dasar Kualiti

60

5.4

Perancangan

61

5.4.1 Objektif Kualiti

61


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

5

MK.PBUiTM.01

5.5

5.6

6.0

7.0

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

62

Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi

64

5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa

64

5.5.2 Wakil Pengurusan

64

5.5.3 Komunikasi Dalaman

65

Kajian Semula Pengurusan

66

5.6.1 Am

66

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan

67

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

68

PENGURUSAN SUMBER

69

6.1

Penyediaan Sumber-sumber

69

6.2

Pengurusan Sumber Manusia

70

6.2.1 Am

70

6.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan

70

6.3

Infrastruktur

71

6.4

Persekitaran Kerja

72

PENZAHIRAN PRODUK

73

7.1

Perancangan Bagi Penzahiran Produk

73

7.2

Proses Berkaitan Pelanggan

76

7.2.1 Penentuan Keperluan Pelanggan

76


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

6

MK.PBUiTM.01

7.2.2 Kajian Semula Keperluan Berkaitan Produk

76

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

77

7.3

Rekabentuk Dan Pembangunan Produk

78

7.4

Perolehan

79

7.4.1 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan

79

7.4.2 Maklumat Bagi Perolehan

80

7.4.3 Pengesahan Bekalan Dan Perkhidmatan

80

Penyediaan Pengurusan Kewangan

82

7.5.1 Kawalan Proses

82

7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran Dan Pelaksanaan

89

7.5

Pengurusan Kewangan

7.6

7.5.3 Identifikasi Dan Kemudahkesanan

89

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan

90

7.5.5 Pengendalian Dan Penyimpanan Dokumen

90

Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran Dan

91

Pemantauan 8.0

PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

92

8.1

Panduan Am

92

8.2

Pengukuran Dan Pemantauan

92

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

92


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

7

MK.PBUiTM.01

9.0

8.2.2 Audit Dalam

94

8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses

95

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Produk

96

8.3

Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

97

8.4

Analisis Data

98

8.5

Penambahbaikan

99

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

99

8.5.2 Tindakan Pembetulan

99

8.5.3 Tindakan Pencegahan

101

RAJAH Rajah 4.1

-

Struktur Dokumentasi ISO 9001:2008

42

PBUiTM Rajah 4.1b-1

-

Pelan Pengurusan Kualiti

43

Rajah 4.1b-2

-

Pelan Pengurusan Kewangan

44

Rajah 4.1b-3

-

Pelan Kualiti PBUiTM :

45

Penambahbaikan 10.0 LAMPIRAN – CARTA ORGANISASI 11.0 INDEKS


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

8

MK.PBUiTM.01

KAWALAN DOKUMEN Dokumen kualiti yang terkandung di dalam fail ini disediakan bagi memastikan

pengurusan

kewangan

yang

dilaksanakan

oleh

Pejabat

Bendahari Universiti Teknologi MARA (UiTM), memenuhi keperluan piawaian ISO 9001:2008. Dokumen ini adalah TERKAWAL dan tertakluk kepada peraturan-peraturan berikut:a)

Diberi nombor kawalan tertentu dan dikemaskini apabila terdapat pindaan.

b)

Dipinda mana-mana bahagian atau keseluruhannya oleh Wakil Pengurusan ISO (WP) PBUiTM dengan kelulusan Bendahari UiTM atau seperti yang diputuskan di dalam MKSP Pejabat Bendahari UiTM.

c)

Ditanda dengan perkataan DOKUMEN INDUK pada setiap muka surat naskah induk.

Salinan-salinan DOKUMEN INDUK tidak akan membawa perkataan DOKUMEN INDUK. Salinan-salinan tersebut akan ditanda sebagai “SALINAN DOKUMEN TERKAWAL” dan diedarkan kepada staf seperti yang ditetapkan oleh Bendahari UiTM dalam Senarai Pemegang Dokumen Terkawal.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

9

MK.PBUiTM.01

TANGGUNGJAWAB PEMEGANG SALINAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa terkini. Dokumen ini diedarkan kepada penjawat jawatan di dalam senarai pemegang dokumen terkawal dengan tanggungjawab berikut :a)

Mengaku terima dokumen ini dan menyimpannya dengan selamat dan baik.

b)

Memasukkan halaman atau pindaan terbaru supaya ia sentiasa berada di dalam keadaan kemaskini.

c)

Menggantikan

dokumen

yang

dipinda

atau

dibatalkan

dengan

dokumen terkini. d)

Mengembalikan dokumen ini kepada Bendahari UiTM atau WP PBUiTM atau menyerahkannya kepada pengganti masing-masing, sekiranya berlaku pertukaran jawatan atau perpindahan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

10

MK.PBUiTM.01

SENARAI PEMEGANG DOKUMEN TERKAWAL

BIL

JAWATAN

1.

Bendahari UiTM

2.

Wakil Pengurusan

3.

Ketua Bahagian Pentadbiran Dan Pengurusan Kualiti Dan Inovasi

TANDATANGAN


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

11

MK.PBUiTM.01

REKOD PINDAAN REKOD PINDAAN KELULUSAN BIL

MUKASURAT / PERENGGAN

RINGKASAN

TARIKH

TANDATANGAN


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

12

MK.PBUiTM.01

1.0

PENGENALAN KEPADA MANUAL KUALITI 1.1

PENDAHULUAN Manual Kualiti ini adalah berdasarkan keperluan dokumentasi Seksyen 4.2.2 ISO 9001:2008. Manual ini mengandungi Maklumat Organisasi, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti dan Prinsip Asas Kepastian Kualiti bagi memberi perkhidmatan kepada pelanggan untuk memandu PBUiTM ke arah memenuhi keperluan Standard ISO 9001:2008. Manual Kualiti ini disokong oleh lima puluh satu (51) Prosedur Kualiti, yang terdiri daripada empat (6) Prosedur Pengurusan Wajib, enam (6) Prosedur Pengurusan Sokongan dan 41 Prosedur Operasi, Carta Aliran Proses dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya.

1.2

TUJUAN Manual Kualiti ini disediakan adalah bertujuan untuk : a)

Menerangkan maklumat am mengenai Pejabat Bendahari Universiti Teknologi MARA (yang selepas ini dirujuk sebagai PBUiTM);


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

13

MK.PBUiTM.01

b)

Menjelaskan secara ringkas Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) ISO 9001:2008 yang dilaksanakan dalam Pengurusan Kewangan Universiti (yang selepas ini dirujuk sebagai Fungsi Utama);

c)

Menggariskan dasar dan prinsip kepastian kualiti bagi setiap aktiviti berkaitan dengan pengurusan kewangan Universiti yang dilaksanakan dalam memenuhi keperluan ISO 9001:2008; dan

d)

Menjelaskan mengenai batasan aplikasi dalam memenuhi keperluan ISO 9001:2008.

1.3

KANDUNGAN MANUAL Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian yang meliputi : Bahagian 1

- Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Bahagian 2

- Maklumat Organisasi

Bahagian 3

- Skop SPK

Bahagian 4

- Keperluan Dokumentasi SPK

Bahagian 5

- Tanggungjawab Pengurusan

Bahagian 6

- Pengurusan Sumber

Bahagian 7

- Pengzahiran Produk


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

14

MK.PBUiTM.01

Bahagian 8 1.4

- Pengukuran, Analisis dan Penambahbaikan SPK

PENYEDIAAN, PENGUATKUASAAN DAN PENGEDARAN Manual Kualiti hanya terpakai dan berkuatkuasa setelah diluluskan

dan

ditandatangani

oleh

Bendahari

UiTM

dan

merupakan Dokumen Terkawal yang hanya diedarkan kepada penjawat jawatan di dalam Senarai Pemegang Dokumen Terkawal manual ini. Pegawai

yang

bertanggungjawab

memperolehi

salinan

menyimpan

dengan

Manual selamat

Kualiti dan

mengemaskini manual ini mengikut arahan pengemaskinian yang dikeluarkan oleh WP PBUiTM dari masa ke semasa. 1.5

PENYELARASAN PINDAAN WP PBUiTM bertanggungjawab untuk menyelaraskan pindaan ke atas manual ini seperti mana keperluan Seksyen 4.2.3. Mana-mana

bahagian

dikeluarkan

atau

menyediakannya.

daripada

dipinda

dokumen

tanpa

ini

kebenaran

tidak

boleh

pihak

yang


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

15

MK.PBUiTM.01

2.0

MAKLUMAT ORGANISASI 2.1

SEJARAH DAN LATAR BELAKANG PBUiTM PBUiTM merupakan nadi utama pengurusan kewangan bagi seluruh sistem Universiti Teknologi MARA seperti mana yang termaktub di dalam Akta UiTM 173 (Pindaan 2000). Pada peringkat awal penubuhan Institut Teknologi MARA, Pejabat

Bendahari

(pada

ketika

itu

dipanggil

Bahagian

Kewangan), diwujudkan untuk mengendalikan urusan kewangan Institut

iaitu

urusan

penerimaan

bayaran

yuran

pengajian/sumbangan daripada pelajar, pembayaran elaun kepada pelajar, gaji dan tuntutan staf, pengurusan perolehan barang/perkhidmatan/kerja, pengurusan akaun.

pengurusan

harta

benda

dan

Semua urusan dibuat secara centralised,

berpusat di Pejabat Bendahari, Institut Teknologi MARA, Shah Alam. Selaras dengan perkembangan UiTM, daripada Maktab RIDA dalam tahun 1956 kepada Institut Teknologi MARA dalam tahun 1967 dan seterusnya mendapat status Universiti pada 26 Ogos 1999, skop tugas Pejabat Bendahari turut diperluaskan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

16

MK.PBUiTM.01

Keadaan ini telah mewujudkan penubuhan Pejabat Bendahari di UiTM Negeri dan Cawangan serta penubuhan Unit Kewangan Zon di UiTM Induk. PBUiTM

Kampus

Kanan/Timbalan Kanan/Penolong

diketuai

oleh

Bendahari

/

Timbalan

Bendahari

Penolong

Bendahari/Penolong

Bendahari

Akauntan,

mengikut

bilangan pelajar dan keperluan pengurusan. Bidang tugas utama PBUiTM Kampus ialah mengendalikan urusan penerimaan hasil, kewangan pelajar, bajet, perolehan melalui Sebut Harga Rasmi dan Pembelian Terus, rekod harta benda, pembayaran dan akaun. 2.2

PENCAPAIAN PEJABAT BENDAHARI Peringkat pengurusan atasan PBUiTM yang diketuai oleh Bendahari telah menggerakkan keseluruhan PBUiTM ke arah menjadikan

kualiti

menyeluruh

sebagai

budaya

Bendahari bagi memenuhi kepuasan pelanggan.

Pejabat

Justru itu,

perancangan strategik PBUiTM telah melaksanakan beberapa inisiatif perubahan selaras dengan perubahan

semasa di

peringkat Universiti dan juga di peringkat global.

Antaranya

ialah perubahan struktur Pejabat Bendahari.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

17

MK.PBUiTM.01 Struktur Pejabat Bendahari diwujudkan berdasarkan keperluan perundangan, perkhidmatan, pembangunan dan pengurusan sumber, kawalan dan penilaian prestasi dan dibahagikan mengikut Fungsi Utama seperti berikut:1.

Pengurusan Perancangan dan Belanjawan

2.

Pengurusan Gaji dan Kemudahan Staf

3.

Pengurusan Akaun dan Sistem

4.

Pengurusan Perolehan

5.

Pengurusan Harta Benda

6.

Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan dan Perundingan

7.

Pengurusan Kewangan Pembangunan dan Penyelenggaraan

8.

Pengurusan Kewangan Pelajar

9.

Pengurusan Kewangan Korporat

10.

Pengurusan Kewangan Zon

11.

Pengurusan Kewangan Cawangan

12.

Pengurusan Pentadbiran, Kualiti Dan Inovasi


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

18

MK.PBUiTM.01

2.2.1

Penubuhan Unit Kewangan Zon

Perkembangan pesat pembangunan fizikal Universiti telah menjarakkan Pusat Tanggungjawab (PTJ) dengan PBUiTM, yang mana jarak ini telah sedikit sebanyak menjejaskan keberkesanan dan kecekapan PBUiTM dalam memberikan perkhidmatan yang berkualiti. Pertambahan bilangan pelajar dan staf di Kampus Induk memerlukan

perkhidmatan setempat yang cepat, tepat dan

sistematik. Bagi mengatasi masalah tersebut, dalam tahun 1992, Unit Kewangan Zon (UKZ) telah diwujudkan di Kampus Shah Alam bertujuan untuk memudahkan pengurusan kewangan PTJ dan memberikan perkhidmatan kewangan yang lebih baik kepada pelanggan. Faktor asas bagi penubuhan sesuatu UKZ ialah mengikut bilangan pelajar, keperluan PTJ dan lokasi PTJ. Pejabat UKZ terletak di PTJ yang berkenaan atau di kawasan yang berdekatan. Tanggungjawab kewangan

PTJ

UKZ

ialah

iaitu

untuk

mengendalikan

pengurusan

bajet,

urusan

perolehan

barang/perkhidmatan/kerja melalui pembelian terus, kawalan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

19

MK.PBUiTM.01 dan penjagaan rekod harta benda, penyelarasan urusan sub-stor PTJ, serta pembayaran kepada pelajar, staf dan pembekal yang berkaitan dengan PTJ di bawah pengawasan sesuatu UKZ. UKZ

diketuai

oleh

Timbalan

Bendahari/Penolong

Bendahari

Bendahari

Kanan/Timbalan Kanan/Penolong

Bendahari/Penolong Akauntan, mengikut faktor asas penubuhan sesuatu UKZ. Bermula dengan 16 UKZ pada tahun 1992, UKZ kini bertambah menjadi 24 Zon.

UiTM Shah Alam merupakan

Kampus Satelit. Sehubungan itu struktur Pejabat Bendahari Kampus Shah Alam meliputi Pejabat Bendahari di Kampus Seksyen 17 Shah Alam, Kampus Puncak Alam, Kampus Puncak Perdana, Pusat Latihan Kampung Gajah, Perak, Kampus Selayang dan Kampus Sungai Buloh. Sistem Zon ini telah dijadikan benchmark oleh IPTA yang lain dan telah dilaksanakan dengan penyesuaian mengikut keperluan mereka,

di

Universiti

Putra

Malaysia

(UPM),

Universiti

Kebangsaan Malaysia (UKM), Universiti Teknologi Malaysia (UTM) dan Universiti Tun Hussien Onn.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

20

MK.PBUiTM.01

Sistem

zon

mengikut

konsep

Pejabat

Bendahari

telah

dilaksanakan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti dan Bahagian Keselamatan UiTM Shah Alam. Pada bulan September 2005, struktur pengurusan kewangan di peringkat UKZ telah diperkukuhkan lagi dengan pelantikan Ketua Kumpulan Zon (KKZ) mengikut gugusan. KKZ bertanggungjawab untuk mengawasi dan menyelia pengendalian urusan kewangan oleh UKZ di bawah gugusan masing-masing dan membantu Ketua UKZ berkaitan dalam tugas-tugas pemantauan dan penyelarasan tindakan susulan dengan PTJ. 2.2.2

Penggunaan Sistem Kewangan Berkomputer

Mulai tahun 1994, PBUiTM telah menggunakan Sistem Kewangan Berkomputer FAIS (Financial Accounting Integrated Sistem), yang dibangunkan secara berperingkat di UiTM Shah Alam. FAIS juga telah berjaya dibangunkan di PBUiTM Kampus dan telah mencapai penggunaan 100% bagi keseluruhan sistem pengurusan kewangan UiTM pada tahun 2006. FAIS memudahkan urusan pengumpulan data mengikut proses dan perkhidmatan. Data yang diperolehi telah digunakan untuk meningkatkan kualiti pengurusan kewangan Universiti.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

21

MK.PBUiTM.01

Hasil pengumpulan data daripada FAIS serta daftar manual, sistem pengukuran input dan ouput proses mula dilaksanakan pada tahun 2000, secara berperingkat dengan menggunakan kaedah Balanced Score Card Performance Indicators yang diperkenalkan oleh Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA).

Kaedah

ini

digunakan

sebagai

asas

untuk

mengenalpasti Key Performance Indicators (KPI) PBUiTM. Berasaskan model pengurusan kewangan yang berteraskan kepada perancangan, pengukuran prestasi dan penambahbaikan berterusan, Universiti telah berjaya mendapat Laporan Audit Kewangan Bersih sembilan (10) tahun berturut-turut iaitu bagi tahun 2000 – 2009. Pencapaian ini amat membanggakan PBUiTM kerana ianya melambangkan kecekapan dan kualiti pengurusan kewangan Universiti secara menyeluruh. 2.2.3 Pembayaran Melalui Inter Bank Giro(IBG) Sistem IBG

UiTM-BIMB merupakan satu

pemindahan

wang

yang

bayaran/pemindahan

secara

Transfer)

dan

merupakan

dibuat elektronik

salah

satu

kaedah bayaran / melalui (Electronic contoh

arahan Fund

pengurusan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

22

MK.PBUiTM.01 kewangan yang berlandaskan ICT. Sistem ini dilaksanakan oleh PBUiTM mulai tahun 2007. Sistem

IBG

UiTM-BIMB

telah

dapat

membantu

UiTM

melaksanakan arahan Perdana Menteri supaya bayaran diproses dalam tempoh dua minggu di mana invois atau tuntutan yang layak dibayar (become payable) dapat dikreditkan ke akaun penerima dengan cepat. Kaedah ini juga dapat mengelakkan pengklonan cek oleh pihak yang tidak bertanggungjawab kerana amaun bayaran/cek yang belum dijelaskan (float), status bayaran(sudah jelas atau dikembalikan) dan dapat dikesan dengan mudah. Pelanggan dapat membuat semakan sama ada bayaran telah dimasukkan atau sebaliknya melalui laman web Bendahari pautan Info Bayaran. 2.2.4

Penyertaan Dalam Aktiviti Kualiti

PBUiTM dari masa ke semasa telah menyertai pelbagai aktiviti/pertandingan kualiti peringkat Universiti dan peringkat Nasional (MAMPU).


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

23

MK.PBUiTM.01

Antara pencapaiannya adalah seperti berikut :

TAHUN 2008

JENIS PERTANDINGAN Anugerah

PENCAPAIAN

Naib  Juara Peringkat Bahagian

Canselor (AKNC)

 Kepimpinan Terbaik Bahagian  Pembangunan Sumber Terbaik Bahagian  Hasil

Pencapaian

Terbaik

Bahagian  Pengukuran

Analisis

Pengurusan

dan

Pengetahuan

Terbaik 2008

Konvensyen Amalan Pengurusan Terbaik

 Anugerah Pengurusan Terbaik (IBG)  Anugerah Kategori Khas -

Booth

Paling

Banyak

Penyertaan -

Projek Paling Berpotensi Dikomersilkan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

24

MK.PBUiTM.01

TAHUN 2007

JENIS PERTANDINGAN

PENCAPAIAN

Anugerah Kualiti

Berjaya

ke

peringkat

akhir

Sektor Awam

(daripada

7

organisasi

yang

(AKSA) : Anugerah

disenarai pendek)

Kualiti Pengurusan Kewangan 2007

Anugerah Kualiti

Pengurusan Dokumen Terbaik

Naib Canselor (AKNC) 2005

Anugerah Naib

Anugerah Kepimpinan

Canselor 2004

Konvensyen KMK

Johan dan Naib Johan

Peringkat UiTM Shah Alam 2003

Konvensyen KMK

Anugerah

Peringkat Negeri

Terbaik

Pengdokumentasian

Selangor 2002

2001

Anugerah Naib

Anugerah 5’S Dan Persekitaran

Canselor

(Peringkat Akhir)

Anugerah Naib

Anugerah Pengurusan Pelanggan

Canselor


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

25

MK.PBUiTM.01

TAHUN 2000

JENIS PERTANDINGAN Anugerah Naib

PENCAPAIAN Anugerah 5’S

Canselor

2.2

VISI Menjadikan UiTM sebuah universiti unggul yang berteraskan kesarjanaan dan kecemerlangan akademik bagi menerajui dinamisme Bumiputera dalam semua bidang profesional bertaraf dunia supaya terlahir graduan yang berdaya saing, global dan beretika.

2.3

MISI Mempertingkatkan keilmuan dan kepakaran bumiputera dalam semua bidang menerusi penyampaian program profesional, penyelidikan serta penglibatan khidmat masyarakat yang berlandaskan keprofesionalan.

kepada

nilai-nilai

murni

dan

etika


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

26

MK.PBUiTM.01

2.5

MATLAMAT PENGURUSAN KEWANGAN Matlamat pengurusan kewangan PBUiTM ialah untuk mendapat pencapaian

terbaik

dalam

pengurusan

kewangan

dan

perakaunan Universiti, agar dapat memberi perkhidmatan kewangan yang cekap, cepat dan tepat kepada pelanggan, selaras dengan perkembangan dan keperluan Universiti ke arah menjadi sebuah universiti bertaraf dunia. 2.6

CIRI-CIRI PENGURUSAN KEWANGAN TERBAIK PBUiTM

mempunyai

definisi

tersendiri

mengenai

ciri-ciri

pengurusan kewangan terbaik. Antaranya ialah:

Pengurusan perbelanjaan yang berhemat



Pengurusan belanjawan yang efektif



Pengurusan perolehan barang / perkhidmatan / kerja yang telus dan berintegriti



Pengurusan hasil yang cekap dan berkesan



Pengurusan aset yang berkesan



Mendapat Laporan Kewangan Audit Bersih


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

27

MK.PBUiTM.01

2.7

OBJEKTIF PEJABAT BENDAHARI 

Mencapai pengurusan kewangan terbaik dengan mendapat Sijil Audit Bersih setiap tahun.



Meningkatkan persepsi dan kepuasan pelanggan dengan menepati

Piagam

Pelanggan

dan

peraturan

yang

ditetapkan. 

Menggalakkan budaya penambahbaikan berterusan oleh semua staf dengan mempastikan penglibatan setiap staf sekurang-kurangnya dalam satu projek atau inisiatif kualiti setiap tahun.



Mencapai

penggunaan

100%

ICT

dalam

pengurusan

kewangan Universiti.

DOKUMEN RUJUKAN Bil 1

No. Rujukan PBUiTM0000-001

Jenis Dokumen

Lokasi

Buku Perancangan

Bilik ISO PBUiTM

Strategik PBUiTM 2006 -

Shah Alam

2007 2

PBUiTM0000-002

Buku Penstrukturan

Bilik ISO PBUiTM

UiTM 2001 - 2010

Shah Alam


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

28

MK.PBUiTM.01

2.8

STRUKTUR ORGANISASI Struktur PBUiTM telah melalui proses penambahbaikan dan telah diluluskan oleh pengurusan PBUiTM. PBUiTM mengandungi 2 Aras iaitu:(a)

(b)

Aras Pengurusan Tertinggi 

Bendahari



Ketua Fungsi Utama



Pegawai Khas Bendahari

Aras Pengurusan Kanan 

Bendahari



Ketua Fungsi Utama






Ketua Kumpulan Zon



Ketua Unit Kewangan Zon



Ketua PBUiTM Kampus

Struktur pengurusan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

29

MK.PBUiTM.01

Penjelasan mengenai tanggungjawab setiap entiti di dalam struktur PBUiTM boleh dirujuk di dalam Buku Perancangan Strategik PBUiTM Tahun 2000 – 2005. Carta Organisasi PBUiTM adalah seperti di Lampiran. 2.9

FUNGSI UTAMA Dua belas (12) Fungsi Utama PBUiTM adalah seperti berikut:1.

Pengurusan Perancangan Dan Belanjawan

2.

Pengurusan Gaji Dan Kemudahan Staf

3.

Pengurusan Akaun Dan Sistem

4.

Pengurusan Perolehan

5.

Pengurusan Harta Benda

6.

Pengurusan Akaun Amanah, Penyelidikan Dan Perundingan

7.

Pengurusan Kewangan Pembangunan Dan Penyelenggaraan

8.

Pengurusan Kewangan Pelajar

9.

Pengurusan Kewangan Korporat

10.

Pengurusan Kewangan Zon

11.

Pengurusan Kewangan Cawangan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

30

MK.PBUiTM.01

12.

Pengurusan Pentadbiran, Kualiti Dan Inovasi

2.10 DEFINISI

Bil 1

Istilah Fungsi Utama

Definisi Fungsi Utama PBUiTM merupakan fungsi yang dilaksanakan

oleh

PBUiTM

bagi

tujuan

pengurusan kewangan Universiti. 2

Jawatankuasa



Lembaga Pengarah UITM

Tetap



Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan

Universiti

(JKP) 

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)



Jawatankuasa Eksekutif



Lembaga Perolehan



Jawatankuasa Sebut Harga



Lembaga Pemeriksa Pelupusan Harta



Jawatankuasa Teknikal Pelupusan Komputer



Jawatankuasa Hal Ehwal Kakitangan



Jawatankuasa Audit


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

31

MK.PBUiTM.01 Bil 3

Istilah Ketua Pusat

Definisi Ketua

yang

telah

diberi

kuasa

dan

Tanggungjawab tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber yang

berkaitan

dengan

PTJ

di

lain bawah

kawalannya. 4

Outsourced

Proses

atau

perkhidmatan

yang

berkaitan

Projects

dengan Pengurusan Kewangan Universiti yang

PBUiTM

dilaksanakan oleh pihak ketiga yang dilantik oleh UiTM, mengikut terma-terma dan syarat yang telah dipersetujui.

5

6

Pegawai

Staf yang dilantik oleh Bendahari UiTM untuk

Dokumen Dan

membantu

Rekod

menyelenggara Dokumen Kualiti ISO 9001:2008.

Pegawai Khas

Ketua Fungsi Utama PBUiTM yang diberi kuasa

Bendahari

khas

oleh

WP

termasuk

Bendahari

mengawal

untuk

dan

menguruskan

Kumpulanwang atau UKZ di Kampus UiTM Induk dan UiTM Cawangan. 7

8

Pelanggan Luar

Pelanggan Misi



Pembekal



Industri



Agensi Kerajaan / Swasta



Kementerian Pengajian Tinggi



Kementerian Kewangan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

32

MK.PBUiTM.01 Bil

9

Istilah

Definisi 

Lembaga Pengarah UiTM



Ibubapa/Penjaga Pelajar



Penaja Pelajar

Pelanggan



Staf

Proses



Pelajar

10 Produk

Produk PBUiTM ialah perkhidmatan kewangan.

11 Pusat

Meliputi

semua

Fakulti,

Bahagian,

Pusat,

Tanggungjawab Akademi, Institut dan Kampus UiTM Cawangan yang diberi peruntukan tahunan. 12 Skim Khidmat Pelajar 13 Staf UiTM

Skim pengambilan pelajar untuk bekerja secara sambilan dengan UiTM. Staf UiTM terdiri daripada staf Akademik, Pentadbiran dan Sokongan yang dilantik secara tetap, kontrak, sementara dan harian.

14 Wakil

Wakil Pengurusan PBUiTM adalah staf yang

Pengurusan ISO

dilantik oleh Bendahari UiTM bagi melaksana,

PBUiTM

menyelenggara penambahbaikan

dan berterusan

memastikan SPK

PBUiTM

selaras dengan skop pensijilan serta keperluan ISO 9001:2008.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

33

MK.PBUiTM.01

2.11 SINGKATAN

Bil

Singkatan

Keterangan

1

AMP

Aduan/Maklumbalas Pelanggan

2

BIMB

Bank Islam Malaysia Berhad

3

BPPK

Bahagian Pentadbiran Dan Pengurusan Kualiti

4

IBG

Inter Bank GIRO

5

ICT

Information Communication Technology

6

IPTA

Institut Pengajian Tinggi Awam

7

JKE

Jawatankuasa Eksekutif

8

KHP

Kepuasan Hati Pelanggan

9

KKZ

Ketua Kumpulan Zon

10

LPU

Lembaga Pengarah Universiti

11

MK

Manual Kualiti

12

MKPB

Mesyuarat Ketua-Ketua Pejabat Bendahari

13

MAMPU

Malaysian Administrative Modernaisation And Management Planning Unit (Unit Pemodenan Tadbiran

Dan

Perancangan

Malaysia) 14

MKSP

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

Pengurusan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

34

MK.PBUiTM.01 Bil

3.0

Singkatan

Keterangan

15

PBUiTM

Pejabat Bendahari Universiti Teknologi MARA

16

PK

Prosedur Kualiti

17

PPK

Prosedur Pengurusan Kewangan

18

PSMB

Pusat Sistem Maklumat Bersepadu

19

PTJ

Pusat Tanggungjawab

20

PYB

Pegawai Yang Bertanggungjawab

21

SPK

Sistem Pengurusan Kualiti

22

TWP

Timbalan Wakil Pengurusan

23

UiTM

Universiti Teknologi MARA

24

UKZ

Unit Kewangan Zon

25

WIP

Work in Progress

26

WP

Wakil Pengurusan

SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI 3.1

SKOP PELAKSANAAN Skop pelaksanaan SPK PBUiTM ialah Pengurusan Kewangan Universiti oleh Pejabat Bendahari Universiti Teknologi MARA.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

35

MK.PBUiTM.01

3.2

BATASAN APLIKASI PELAKSANAAN ISO 9001:2008 PBUiTM akan melaksanakan SPK ISO 9001:2008 bagi mencapai Dasar dan Objektif kualiti PBUiTM. Walau bagaimanapun, PBUiTM tidak menuntut pematuhan kepada keperluan-keperluan ISO 9001:2008 yang berikut:a.

Perkara 7.3 -

Rekabentuk

Dan

Pembangunan

Produk tidak digunapakai oleh PBUiTM kerana pengurusan kewangan tidak melibatkan proses merekabentuk dan membangunkan produk. b.

Perkara 7.5.2 -

Validasi

Proses

Pengeluaran

Dan

Penyediaan Perkhidmatan tidak digunapakai kerana hasil pengzahiran produk boleh diukur. c.

Perkara 7.6

-

Kawalan

Ke

Atas

Peralatan

Pengukuran Dan Pemantauan tidak digunapakai kerana pengukuran pengurusan kewangan tidak menggunakan peralatan yang memerlukan kalibrasi dan verifikasi.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

36

MK.PBUiTM.01

3.3

AKTIVITI TERAS PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI 3.3.1 BELANJAWAN (a)

Prosedur Pengurusan Belanjawan Mengurus

(b)

Prosedur

Penyediaan

Anggaran

Belanjawan

Pengurusan (c)

Prosedur Penyediaan Bajet Supplimentari

3.3.2. BAYARAN (a)

Prosedur Bayaran Kepada Pembekal

(b)

Prosedur Bayaran Melalui IBG

(c)

Prosedur Penyediaan Laporan Bayaran

(d)

Prosedur Pembatalan Bayaran / Pembatalan Cek

(e)

Prosedur Bayaran Kepada Pelajar

(f)

Prosedur

Bayaran

Kepada

Staf

–

Perjalanan (g)

Prosedur Bayaran Kepada Staf – Saraan

Tuntutan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

37

MK.PBUiTM.01

3.3.3

PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN (a)

Prosedur

Pengurusan

Perolehan

Melalui

Pembelian Terus (b)

Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Sebut Harga Rasmi

(c)

Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Kontrak Pusat

(d)

Prosedur

Pengurusan

Perolehan

Melalui

Rundingan Terus

3.3.3

(e)

Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Tender

(f)

Prosedur Kerja-kerja Dalam Pelaksanaan (WIP)

(g)

Prosedur Perolehan Kerja Secara Undi

(h)

Prosedur Tempahan Tiket Kapal Terbang

AKAUN DAN SISTEM (a)

Prosedur Penyelenggaraan Akaun

(b)

Prosedur Penyimpanan Dokumen Kewangan

(c)

Prosedur Penyediaan Akaun Interim

(d)

Prosedur Penutupan Akaun Tahunan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

38

MK.PBUiTM.01

3.3.4 PENERIMAAN (a)

Prosedur Penerimaan Kutipan Harian

(b)

Prosedur Pengurusan Pindahan Imbuhan Wang Ke UiTM Cawangan

(c)

Prosedur

Pengurusan

Pinjaman

Antara

Kumpulanwang (d)

Prosedur Pengurusan Pelaburan

(e)

Prosedur

Pengeluaran

Bil

Dan

Penerimaan

Bayaran Bil Pelajar

3.3.5

(f)

Prosedur Pengurusan Hasil Pelajar (Auto Posting)

(g)

Prosedur Pengurusan Kewangan Tajaan Pelajar

(h)

Prosedur Pengeluaran Bil Pelbagai

PENGURUSAN HARTA BENDA (a)

Prosedur Perekodan Harta

(b)

Prosedur Pengurusan Kehilangan Wang Awam/ Harta Benda

(c)

Prosedur Verifikasi Harta

(d)

Prosedur Perpindahan Harta

(e)

Prosedur Pelupusan Harta Benda


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

39

MK.PBUiTM.01

3.3.6

3.3.7

(f)

Prosedur Pengurusan Tindakan Pelupusan

(g)

Prosedur Pelupusan Peralatan Komputer

KEMUDAHAN STAF (a)

Prosedur Bantuan Memiliki Kenderaan

(b)

Prosedur Pembiayaan Komputer Persendirian

PENDAHULUAN DAN PELARASAN Prosedur

Pendahuluan

Perjalanan

/Pelbagai

Dan

melaksana

dan

Pelarasan 3.3.8

PENTADBIRAN Prosedur Pengurusan Mesyuarat

4.0

SISTEM PENGURUSAN KUALITI 4.1

Keperluan Am Pengurusan

PBUiTM

menyelenggarakan

akan suatu

mewujud, SPK

serta

memperbaiki

keberkesanannya secara berterusan selaras dengan kehendak pelanggan dan keperluan piawaian ISO 9001:2008.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

40

MK.PBUiTM.01

Pengurusan PBUiTM akan:a)

Mengenalpasti proses yang diperlukan untuk SPK serta pelaksanaannya secara menyeluruh di PBUiTM.

b)

Menentukan urutan (sequence) proses yang betul dan hubung kait dengan proses-proses yang terlibat. (Rajah 4.1b – 1, 4.1b – 2 dan 4.1b – 3).

c)

Menentukan kriteria, kaedah operasi dan kawalan proses yang berkesan.

d)

Memastikan keupayaan sumber dan ketepatan maklumat untuk menyokong keberkesanan operasi dan kawalan proses.

e)

Memantau, mengukur dan menganalisis pencapaian proses.

f)

Melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan serta menambahbaik proses secara berterusan.

Semua proses ini mematuhi

diuruskan oleh Pengurusan PBUiTM dengan

keperluan

perkhidmatan

luar

ISO

9001:2008.

diperlukan,

Jika

Pengurusan

sumber PBUiTM

dan akan

memastikan semua kehendak dan keperluan piawaian yang ditetapkan oleh ISO 9001:2008 dipatuhi dan terkawal.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

41

MK.PBUiTM.01

Selaras dengan perkembangan teknologi terkini, beberapa

proses

/

perkhidmatan

pengurusan

terdapat kewangan

Universiti yang dilaksanakan oleh pihak ketiga (outsource), bagi meningkatkan lagi kualiti perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan.

Proses/perkhidmatan berkenaan adalah seperti

berikut:1.

Penerimaan Bayaran Pelajar

2.

Penerimaan Bayaran Melalui Kad Kredit

3.

Penerimaan Bayaran Permohonan Kemasukan Pelajar Secara Online

4.

Pembayaran Melalui IBG

5.

Autopay – Gaji dan Pelajar

6.

Kawalan Keselamatan ICT dan Pengukuran Tahap Keselamatan Bagi Server dan Aplikasi di PBUiTM

7.

Pengangkutan Barang Lupus


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

42

MK.PBUiTM.01

Struktur Dokumentasi SPK adalah berasaskan kepada Rajah 4.1. TANGGUNGJAWAB

Bendahari

PENERANGAN

DASAR DAN OBJEKTIF KUALITI

Bendahari, Ketua Timbalan Bendahari, Timbalan Bendahari Kanan, Timbalan Bendahari, Penolong Bendahari Kanan, Penolong Bendahari

Staf PBUiTM Kampus Induk dan Cawangan Ketua Bahagian /UKZ / PBUiTM Kampus, Pegawai Dokumen dan Staf PBUiTM

MANUAL KUALITI

PROSEDUR KUALITI WAJIB PENGURUSAN / OPERASI

ARAHAN KERJA CARTA ALIRAN KERJA SENARAI SEMAK

DOKUMEN SOKONGAN

Dokumen Dasar dan Perancangan Dokumen berkaitan Aktiviti dan Pengurusan Operasi

Dokumen terperinci mengenai tugasan Dokumen lain yang menjadi sokongan kepada Sistem Pengurusan Kualiti

Rajah 4.1 : STRUKTUR DOKUMENTASI ISO 9001:2008 PBUiTM


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

43

MK.PBUiTM.01

PELAN PENGURUSAN KUALITI PBUiTM

SEKSYEN 4.0 SPK PBUiTM

SEKSYEN 5.0 SEKSYEN 6.0

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN ATASAN

PENGURUSAN SUMBER

SEKSYEN 8.0 PENGUKURAN, ANALISIS & PENAMBAHBAIKAN

SEKSYEN 7.0 – PENYEDIAAN PERKHIDMATAN Pengurusan Belanjawan

Gaji & Emolumen

Pengurusan Aset

Perolehan

Pengurusan Storan

Bayaran

Pengurusan Akaun & Sistem

Penerimaan

Pengurusan Pinjaman

MANUAL KUALITI

KAWALAN REKOD

AUDIT DALAM

PEMBETULAN

PEROLEHAN

LATIHAN

KAWALAN DOKUMEN

PRODUK TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI

PENCEGAHAN

KAJI SEMULA PENGURUSAN

MAKLUMBALAS PELANGGAN

Rajah 4.1b – 1


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

44

MK.PBUiTM.01

PELAN PENGURUSAN KEWANGAN PBUiTM

Dasar dan Peraturan Kerajaan

Kaji Implikasi Pemakaian

Terima Permohanan Pelanggan

Sediakan Kriteria Perkhidmatan

Pohon Kelulusan LPU/ JKP/JKE LPU/ JKP/JKE

Hasilkan Perkhidmatan

Sediakan PanduanDan Latihan Staf

Takakur Lulus

Tindakan Pembetulan

Pantau Penghasilan

Semak Penghasilan

Kawalan Perkhidmatan Takakur

Pembetulan

Takakur Tindakan Pencegahan

Analisis Prestasi Perkhidmatan

Sampaikan Perkhidmatan

Terima AMP/KHP Akur Akur

Rajah 4.1b – 2

Sahkan Penghasilan Akur

T akakur


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

45

MK.PBUiTM.01

PELAN KUALITI PBUiTM : PENAMBAHBAIKAN

Penambahbaikan Berterusan

5. Tanggungjawab Pengurusan

Khidmat Yang Ditawar

Keperluan Pelanggan

Khidmat Yang Diberi

Input

LPU/ JKP/ JKE

6.Pengurusan Sumber 4.Kawalan Dokumen & Rekod

Perancangan Penyampaian Perkhidmatan

Persediaan Berkaitan Pelanggan

8.Pengukuran, Analisis & Penambah -baikan

Persediaan Penyampaian Perkhidmatan

7.Penyampaian Perkhimatan Rujuk:MK-PBUiTM-01 Input

Pengurusan dan Penyampaian Perkhidmatan Kewangan Output

Rajah 4.1b – 3

Khidmat Yang Disampaikan Berkualiti


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

46

MK.PBUiTM.01

4.1.1

Penerangan Sistem Pengurusan Kualiti

SPK PBUiTM diwujudkan bagi memastikan pengurusan kualiti dapat dibentuk dan dilaksanakan dengan cekap, tepat dan berkesan berpandukan kepada Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti yang ditetapkan dalam Seksyen 5.3 dan 5.4.1 Manual Kualiti ini. 4.1.2 Manual

Manual Kualiti Kualiti

adalah

dokumen

pernyataan

komitmen

Pengurusan PBUiTM bagi Pengurusan Kewangan Universiti. Manual ini akan

merujuk kepada

Prosedur

Kualiti

yang

dikenalpasti di dalam SPK PBUiTM. 4.1.3

Prosedur Kualiti

Prosedur Kualiti adalah dokumen yang menyatakan segala proses pengurusan dan operasi PBUiTM. Pengurusan PBUiTM hendaklah bertanggungjawab menyedia dan melaksanakan prosedur ini secara konsisten dan mengikut piawaian ISO 9001:2008.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

47

MK.PBUiTM.01

Sehubungan itu, PBUiTM mewujudkan 12 Prosedur Pengurusan iaitu:A.

Empat (6) Prosedur Pengurusan Wajib 1. Kawalan Dokumen 2. Kawalan Rekod 3. Audit Dalam 4. Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi 5. Tindakan Pembetulan 6. Tindakan Pencegahan

B.

Enam (6) Prosedur Sokongan 1. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) 2. Pengurusan Latihan 3. Pengendalian Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan 4. Pengendalian dan Penyelenggaraan Peralatan ICT 5. Analisis Data 6. Storan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

48

MK.PBUiTM.01

Disamping itu sebanyak 41 Prosedur Operasi disediakan untuk memantapkan lagi pelaksanaan SPK PBUiTM. 1.

Prosedur Pengurusan Belanjawan Mengurus

2.

Prosedur Penyediaan Anggaran Belanjawan Pengurusan

3.

Prosedur Penyediaan Bajet Supplimentari

4.

Prosedur Bayaran Kepada Pembekal

5.

Prosedur Bayaran Melalui IBG

6.

Prosedur Penyediaan Laporan Bayaran

7.

Prosedur Pembatalan Bayaran / Pembatalan Cek

8.

Prosedur Bayaran Kepada Pelajar

9.

Prosedur Bayaran Pendahuluan Perjalanan / Pelbagai Dan Pelarasan

10.

Prosedur Bayaran Kepada Staf – Tuntutan Perjalanan

11.

Prosedur Bayaran Kepada Staf – Saraan

12.

Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Pembelian Terus

13.

Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Sebut Harga Rasmi

14.

Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Kontrak Pusat

15.

Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Rundingan Terus


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

49

MK.PBUiTM.01

16.

Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Tender

17.

Prosedur Kerja-kerja Dalam Pelaksanaan (WIP)

18.

Prosedur Perolehan Kerja Secara Undi

19.

Prosedur Tempahan Tiket Kapal Terbang

20.

Prosedur Penyelenggaraan Akaun

21.

Prosedur Penyimpanan Dokumen Kewangan

22.

Prosedur Penyediaan Akaun Interim

23.

Prosedur Penutupan Akaun Tahunan

24.

Prosedur Penerimaan Kutipan Harian

25.

Prosedur Pengurusan Pindahan Imbuhan Wang Ke UiTM Cawangan

26.

Prosedur Pengurusan Pinjaman Antara Kumpulanwang

27.

Prosedur Pengurusan Pelaburan

28.

Prosedur Pengeluaran Bil Dan Penerimaan Bayaran Bil Pelajar

29.

Prosedur Pengurusan Hasil Pelajar (Auto Posting)

30.

Prosedur Pengurusan Kewangan Tajaan Pelajar

31.

Prosedur Pengeluaran Bil Pelbagai

32.

Prosedur Perekodan Harta


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

50

MK.PBUiTM.01

33.

Prosedur

Pengurusan

Kehilangan

Wang

Awam/Harta

Benda 34.

Prosedur Verifikasi Harta

35.

Prosedur Perpindahan Harta

36.

Prosedur Pelupusan Harta Benda

37.

Prosedur Pengurusan Tindakan Pelupusan

38.

Prosedur Pelupusan Peralatan Komputer

39.

Prosedur Bantuan Memiliki Kenderaan

40.

Prosedur Pembiayaan Komputer Persendirian

41.

Prosedur Pengurusan Mesyuarat

4.1.4

Arahan Kerja

Arahan Kerja adalah dokumen yang menjelaskan proses kualiti khusus secara terperinci dan diwujudkan mengikut keperluan aktiviti yang menyokong sesuatu Prosedur Kualiti, jika perlu. 4.1.5

Dokumen Sokongan Dan Luaran

Dokumen sokongan adalah dokumen yang dijadikan bahan rujukan bagi pelaksanaan sesuatu proses. Ia mestilah disimpan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

51

MK.PBUiTM.01 dan diselenggarakan oleh Pengurusan PBUiTM sebagai rujukan dan sokongan kepada SPK. Dokumen Sokongan luaran antara lain meliputi: 1.

Dokumen Sokongan Statut 

Akta Institut Teknologi MARA, (Pindaan) 2000 Akta 173



Akta Institusi Pelajaran (Tatatertib), 1976 Akta 174



Perlembagaan UiTM, (Pindaan) 2000



Akta Acara Kewangan 1957 (Akta 61)



Akta 605 Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj 2000)

2.



Akta Rahsia Rasmi



Akta Arkib Negara



Akta Badan-badan Berkanun (Akta 240)



Arahan Perbendaharaan



Arahan Perkhidmatan

Dokumen Sokongan Dalaman 

Pekeliling / Surat Pekeliling Perbendaharaan



Pekeliling Naib Canselor


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

52

MK.PBUiTM.01



Pekeliling Perkhidmatan



Peraturan Akademik



Prospektus UiTM



Buku Panduan Staf



Buku Panduan Syarat Kemasukan Program Akademik UiTM

4.2



Pengukuhan Strategi 21



Perancangan Strategik 10 Tahun (Tahun 2001-2010)



Penstrukturan UiTM 2001-2010



Laporan Penstrukturan UiTM 2003 kepada LPU UiTM

KEPERLUAN DOKUMENTASI 4.2.1

Am

Pengurusan Atasan PBUiTM akan mendokumenkan SPK untuk menyedia dan mengendalikan Pengurusan Kewangan Universiti bagi memastikan semua kehendak pelanggan dikenalpasti, difahami dan dipenuhi.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

53

MK.PBUiTM.01

4.2.2 Manual Kualiti Manual Kualiti adalah dokumen utama yang menjelaskan dasar dan perancangan bagi penyediaan dan pengendalian Pengurusan Kewangan Universiti di PBUiTM.

Manual ini merupakan sumber rujukan utama bagi SPK ISO 9001:2008 PBUiTM dan meliputi :a)

Skop Pelaksanaan SPK.

b)

Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti PBUiTM.

c)

Batasan Aplikasi keperluan ISO 9001:2008 yang tidak dipakai (rujuk Seksyen 3.2).

d)

Rujukan kepada prosedur dan dokumen sokongan yang lain.

e)

Huraian pertalian antara proses dalam SPK.

4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.3.1 a)

Kawalan Ke Atas Dokumen

Dokumen yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja, Pelan Kualiti dan Dokumen

Sokongan

meliputi

bahan

pengajian


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

54

MK.PBUiTM.01 pendidikan

tinggi

yang

diperlukan

serta

garis

panduan berkaitan. b)

PBUiTM juga menentukan peringkat penggunaan dokumen/arahan / pekeliling luaran yang berkaitan dengan

pengurusan

kewangan

sebagai

langkah

kawalan. c)

Satu

senarai

induk

yang

mengandungi

semua

dokumen yang digunakan dalam Sistem Kualiti berkenaan disediakan dan dikemaskini dari masa ke semasa apabila berlaku sesuatu perubahan atau pindaan. d)

Semua dokumen diberikan kod rujukan identifikasi nombor keluaran dan pindaan serta tarikh keluaran. Pemegang Dokumen dan nombor salinan dokumen dikenal pasti melalui Senarai Pemegang Dokumen Terkawal.

e)

Manual dan Prosedur Kualiti asal yang diluluskan akan ditandakan di kulit luar sebagai „DOKUMEN INDUK‟. Salinan yang diedarkan kepada Pemegang Dokumen

Terkawal

akan

ditanda

dengan

cop

„SALINAN DOKUMEN TERKAWAL‟. f)

Salinan Manual dan Prosedur Kualiti yang diedarkan kepada individu selain daripada pemegang yang


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

55

MK.PBUiTM.01 tersenarai di atas, adalah diklasifikasikan sebagai salinan dokumen yang tidak terkawal. g)

Pegawai Dokumen bertanggungjawab memastikan Dokumen Kualiti yang dirujuk dalam Sistem Kualiti ini diselenggara dengan baik dan terkini serta ditempatkan di lokasi yang selamat dan mudah dirujuk.

h)

Manual Kualiti boleh dicapai melalui laman web UiTM www.bendahari.uitm.edu.my/

dalam bentuk

read only. Semua salinan cetak yang dimuat turun dari tapak ini adalah Salinan Dokumen Tidak Terkawal. 4.2.3.2 a)

Pindaan Dokumen

Setiap staf PBUiTM boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen yang dikawal. Cadangan pindaan hendaklah dikemukakan kepada WP PBUiTM dengan menggunakan borang khas yang disediakan secara elektronik atau secara bercetak.

Borang

Pindaan Dokumen Kualiti boleh diperolehi daripada Pegawai Dokumen dan Rekod. b)

Sebarang pindaan dokumen mestilah mendapat kelulusan daripada Bendahari atau WP/TWP PBUiTM terlebih dahulu.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

56

MK.PBUiTM.01

c)

Semua pindaan yang dibuat hendaklah dicatat dalam Rekod

Pindaan

berkenaan

dan

salinan

dikemaskini

Dokumen

sepenuhnya.

Induk Pindaan

dokumen dibuat dengan menggantikan muka surat yang terlibat. Nombor pindaan dan nombor keluaran dikemaskini

dan

tarikh

kuatkuasa

yang

baru

diberikan. Pindaan yang melebihi 50% keseluruhan dokumen akan diganti seluruhnya dengan diberikan nombor keluaran terbaru dan dimaklumkan tarikh kuatkuasanya. menggunakan

Pengurusan budibicara

PBUiTM

untuk

boleh

menyediakan

dokumen baru walaupun kandungan pindaan tidak mencapai 50%. d)

Pengurusan

Atasan

PBUiTM bertanggungjawab

mengedarkan semua pindaan kepada Pemegang Dokumen Terkawal dan staf yang berkaitan. e)

Pemegang Dokumen Terkawal dan staf berkaitan bertanggungjawab mengemaskini dan memasukkan semua

pindaan

berkaitan

dan

mengeluarkan

dokumen yang dibatalkan serta melupuskannya mengikut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan UiTM. f)

Jika

keseluruhan

Dokumen

Terkawal

dipinda,

dokumen asal perlu dikembalikan kepada Pengurusan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

57

MK.PBUiTM.01 Atasan PBUiTM dan digantikan dengan Dokumen Terkawal yang terkini. g)

Satu salinan Dokumen Terkawal asal yang tidak dipinda

perlu

disimpan

Senarai

Pindaan

yang

dan

ditanda

berkaitan

‘BATAL‟.

juga

perlu

dikemaskini. 4.2.4 Kawalan Rekod PBUiTM akan menyedia dan menyelenggara Prosedur Kawalan Rekod. Satu Senarai Induk Rekod disediakan untuk memudahkan pengesanan dan penyelenggaraan rekod kualiti. Sistem kod rujukan akan ditentukan menurut kategori rekod. Semua

rekod

disimpan

dengan

selamat

supaya

mudah

dikenalpasti dan dirujuk. Jika disimpan secara elektronik, satu sistem sokongan (back-up) bagi storan rekod berkenaan akan diadakan. Pengurusan Atasan PBUiTM akan mengambil tindakan mencegah kehilangan data dengan merencanakan Pelan Pengurusan Risiko yang bersesuaian.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

58

MK.PBUiTM.01

Rekod hendaklah disimpan secara sistematik untuk rujukan semula

sekurang-kurangnya

5

tahun

sebelum

dilupuskan

menurut kaedah yang ditetapkan oleh Pengurusan PBUiTM.

DOKUMEN RUJUKAN Bil

No. Rujukan

Jenis Dokumen

1

PK.PBUiTM.(P).01

Prosedur Kawalan

Lokasi 

Dokumen

Bilik ISO PBUiTM Shah Alam



Bahagian/ UKZ /PBUiTM Kampus

2

PK.PBUiTM.(P).02

Prosedur Kawalan



Rekod

Bilik ISO PBUiTM Shah Alam



Bahagian/ UKZ /PBUiTM Kampus

5.0

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 5.1

KOMITMEN PENGURUSAN Pengurusan PBUiTM akan sentiasa komited kepada pembangunan dan pelaksanaan SPK ISO 9001:2008 PBUiTM, serta sentiasa


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

59

MK.PBUiTM.01 berusaha secara berterusan untuk menambahbaik sistem bagi menjamin keberkesanannya dengan :a)

Memastikan semua staf PBUiTM memahami dan menghayati akan pentingnya

kehendak pelanggan dipenuhi serta

keperluan perundangan dan peraturan dipatuhi melalui latihan, edaran pekeliling dan Piagam Pelanggan. b)

Mewujud dan meluluskan Dasar dan Objektif Kualiti (rujuk Seksyen 5.3 dan 5.4.1).

c)

Mengadakan MKSP.

d)

Memastikan sumber dan maklumat yang perlu ada, mencukupi.

5.2

KEUTAMAAN PELANGGAN Pengurusan

Atasan

PBUiTM

akan

memastikan

keperluan

pelanggan dikenalpasti, difahami dan dipenuhi dengan tujuan memberi dan mempertingkatkan lagi kepuasan pelanggan. PBUiTM dengan cara :a)

Mewujudkan

kaedah

maklumbalas

serta

berhubung

dengan

bagi

menerima

cadangan Pengurusan

aduan

daripada

atau

pelanggan

Kewangan

yang

dikendalikan. Mekanisme ini diselaraskan oleh Bahagian Pentadbiran Dan Pengurusan Kualiti Dan Inovasi.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

60

MK.PBUiTM.01

b)

Mengkaji semula kehendak pelanggan bagi memastikan sebarang perbezaan diantara pengurusan kewangan yang dikendalikan dan pindaan semasa pelaksanaannya dapat dijelaskan. Ia akan diselaraskan oleh Jawatankuasa Pengurusan Pelanggan.

c)

Memastikan keperluan

pengurusan dan

kewangan

perkembangan

sesuai

semasa

serta

dengan masa

hadapan. d)

Memastikan sebarang pindaan dan keperluan tambahan yang ditetapkan oleh PBUiTM direkodkan.

5.3

DASAR KUALITI

Melaksanakan

sistem

pengurusan

kewangan

secara

profesional, cekap, berkesan dan bertanggungjawab ke atas perancangan, pelaksanaan program dan penambahbaikan secara berterusan untuk menjadi jabatan yang unggul, berhemah dan profesional. Kualiti untuk semua, akauntabiliti bersama sebagai teras perkhidmatan bagi memenuhi kepuasan pelanggan. Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan Dasar Kualiti adalah sentiasa:-


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

61

MK.PBUiTM.01

a)

Bersesuaian dengan Objektif Kualiti PBUiTM dan dihayati serta difahami oleh semua staf.

b)

Merangkumi Kaji Semula Pengurusan untuk mencapai kehendak pelanggan dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan.

c)

Dikawal dan dikaji semula bagi menjamin kualiti yang berterusan mengikut kesesuaian.

d)

Menjadi asas dalam mewujudkan dan mengkaji semula Objektif Kualiti.

5.4

PERANCANGAN 5.4.1 Objektif Kualiti

OBJEKTIF KUALITI PBUiTM 1. Semua proses penyampaian perkhidmatan kewangan menepati Piagam Pelanggan yang ditetapkan. 2. Pengurusan perakaunan Universiti dilaksana, dikawal dan

direkod

mengikut

peraturan yang ditetapkan.

piawaian,

prosedur

dan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

62

MK.PBUiTM.01 3. Tahap kepuasan hati pelanggan amat baik dan cemerlang di mana peratusan aduan berasas yang memerlukan tindakan, tidak melebihi 20%. 4. Staf

yang

melibatkan

diri

dalam

aktiviti

penambahbaikan melebihi 80%.

Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan Objektif Kualiti PBUiTM adalah berdasarkan peraturan dan prosedur yang mengikut piawaian, pengendalian dan penilaian oleh staf yang layak. Penyediaan

kemudahan

dan

peralatan

adalah

menepati

keperluan dalam pelaksanaan pengurusan kewangan. 5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti Pengurusan PBUiTM akan memastikan:a)

Perancangan SPK dilaksanakan untuk mencapai Objektif Kualiti yang telah ditetapkan mengikut Pelan Strategik PBUiTM.

b)

Perancangan

Kualiti

memproses,

melaksana

disediakan dan

bagi

mengurus,

menambahbaik

secara

berterusan pelaksanaan pengurusan kewangan (rujuk seksyen 7.1) melalui ‘Strategic Partnership’ dengan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

63

MK.PBUiTM.01 institusi yang berkaitan, yang terkawal di peringkat antarabangsa. c)

Perancangan Kualiti dan dokumen disediakan untuk dilaksanakan bagi memenuhi kehendak pelanggan dan perkembangan masa hadapan.

d)

Perancangan Kualiti meliputi dokumen seperti Manual Kualiti,

Prosedur

Perancangan

Kualiti,

Arahan

Kerja,

Dokumen

Sistem Kualiti dan Dokumen Sokongan

pengurusan kewangan yang telah ditetapkan. e)

Penyediaan Perancangan Kualiti dan Arahan Kerja (mana yang berkaitan) termasuk Pelan Strategik PBUiTM yang boleh menzahirkan objektif kualiti.

f)

Perancangan Kualiti menyeluruh diwujudkan berasaskan prosedur dan Pelan Tindakan yang telah disediakan.

g)

Semua

staf

PBUiTM

memahami

serta

berupaya

melaksanakan Perancangan Kualiti tersebut. h)

Kewibawaan SPK terpelihara apabila sebarang pindaan kepada SPK dirancang dan dilaksanakan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

64

MK.PBUiTM.01

5.5

TANGGUNGJAWAB, BIDANG KUASA DAN KOMUNIKASI 5.5.1 Tanggungjawab Dan Bidang Kuasa Pengurusan

Atasan

PBUiTM

akan

mengenalpasti

dan

memaklumkan tanggungjawab dan bidang kuasa masing-masing kepada semua staf PBUiTM melalui Carta Organisasi serta senarai tugas yang terkini. 5.5.2 Wakil Pengurusan Pengurusan Atasan PBUiTM akan melantik seorang WP PBUiTM dari kalangan staf PBUiTM yang bertanggungjawab mengenai perkara berikut :a)

Sebagai wakil Bendahari untuk melaksanakan tindakan penambahbaikan SPK.

b)

Memastikan keperluan proses SPK diwujud, dilaksana dan disenggara.

c)

Melapor kepada Pengurusan Atasan PBUiTM mengenai kemajuan SPK PBUiTM.

d)

Memastikan

staf

PBUiTM

diberi

kesedaran

mengenai

keperluan pelanggan bagi penambahbaikan berterusan SPK PBUiTM melalui edaran pekeliling dan latihan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

65

MK.PBUiTM.01

e)

Bertanggungjawab sebagai pegawai perhubungan dengan pihak luar dalam hal yang berkaitan dengan SPK PBUiTM.

5.5.3 Komunikasi Dalaman Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan sistem komunikasi dalaman yang berkesan diwujudkan melalui :a)

Mesyuarat Ketua-ketua PBUiTM (MKPB)

b)

Mesyuarat Pra-JKE

c)

Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Universiti

d)

Sesi Taklimat

e)

Pekeliling Bendahari

f)

Notis Papan Kenyataan

g)

Perbincangan Kumpulan / Bengkel

h)

Sistem Aduan Pelanggan dan Cadangan

i)

Messaging System melalui FAIS

j)

Memo/surat

k)

E-mel


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

66

MK.PBUiTM.01

Saluran komunikasi tersebut akan disokong, disebar dan dikawal oleh Bendahari melalui Bahagian /Unit Kewangan Zon /PBUiTM Kampus. DOKUMEN RUJUKAN Bil 1

NO. RUJUKAN DS.PBUITM.13

Jenis Dokumen

Lokasi

Fail Mesyuarat

Bahagian Pentadbiran,

MKPB

Kualiti dan Inovasi PBUiTM

2

3

DS.PBUITM.07

PK.PBUITM.(P).07

Fail Pekeliling

Bahagian / UKZ

Bendahari

/PBUiTM Kampus

Prosedur MKSP

 Bilik ISO PBUiTM  Bahagian / UKZ /PBUiTM Kampus

5.6

KAJIAN SEMULA PENGURUSAN 5.6.1

Am

Pengurusan Atasan PBUiTM akan mengkaji semula SPK PBUiTM setiap enam bulan. Keanggotaan MKSP adalah seperti berikut :-


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

67

MK.PBUiTM.01

Pengerusi

:

Bendahari

Setiausaha

:

WP / TWP

Ahli

:



Ketua Fungsi Utama






Ketua Kumpulan Zon



Ketua UKZ



Ketua PBUiTM Kampus



Pemegang Proses



Pegawai Yang Bertanggungjawab (PYB)

Pencatat

:

Minit

PBUiTM

Turut Hadir

5.6.2

Setiausaha Pasukan Kerja Persijilan ISO

:



Wakil PSMB



Ketua PBUiTM Kampus Kota

Input Kajian Semula Pengurusan

Kajian semula pengurusan ini hendaklah meliputi :a)

Penilaian Dan Pencapaian Dasar Dan Objektif Kualiti.

b)

Laporan Penemuan Hasil Audit Kualiti.

c)

Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan / Laporan Kajian Susulan.

d)

Laporan Status Tindakan Pembetulan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

68

MK.PBUiTM.01

e)

Tindakan Susulan Daripada Kajian Semula Pengurusan yang Lepas.

f)

Cadangan Kepada Perubahan Yang Memberi Kesan Kepada SPK.

g)

Cadangan Dan Inovasi Untuk Penambahbaikan.

h)

Faktor lain yang memberi kesan kepada pengurusan kewangan, sosial, alam sekitar dan pindaan peraturan serta statut.

5.6.3

Output Kajian Semula Pengurusan

Hasil Kajian Semula Pengurusan ini akan meliputi keputusan dan tindakan yang merangkumi perkara berikut :a)

Penambahbaikan ke atas SPK PBUiTM dan keberkesanan proses yang terlibat.

b)

Penambahbaikan produk atau perkhidmatan berkaitan dengan keperluan pelanggan.

c)

Keperluan sumber meliputi aspek perancangan sumber manusia dan pembangunan fizikal.

Semua dokumen Kaji Semula Pengurusan akan direkod, disimpan dan diselenggara oleh WP/TWP untuk memudahkan rujukan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

69

MK.PBUiTM.01

DOKUMEN RUJUKAN Bil

No. Rujukan

Jenis Dokumen

1

PK.PBUITM.(P).07

Lokasi

Prosedur MKSP



Bilik ISO PBUiTM



Pejabat PBUiTM Bahagian / UKZ /Kampus

6.0

PENGURUSAN SUMBER 6.1

PENYEDIAAN SUMBER-SUMBER

Pengurusan

Atasan

PBUiTM

akan

memastikan

peruntukan

penyediaan sumber yang perlu, ditentu dan disediakan

dan

secukupnya

termasuk perkara berikut bagi :a)

Melaksana

dan

menyelenggara

SPK

PBUiTM

disamping

meningkatkan keberkesanannya secara berterusan. b)

Meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dengan sentiasa peka untuk memenuhi keperluan pelanggan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

70

MK.PBUiTM.01

6.2

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 6.2.1 Am Pengurusan Atasan PBUiTM akan memastikan bahawa semua staf cekap, mahir, berpengalaman dan terlatih bagi menjamin kualiti kerja. Semua keperluan sumber manusia akan dirancang mengikut kaedah yang ditetapkan. 6.2.2 Kompetensi, Kesedaran dan Latihan Pengurusan Atasan PBUiTM akan:a)

Memastikan

semua

staf

yang

dilantik

mempunyai

kelayakan dan kompetensi yang diperlukan. b)

Menghadiri sekurang-kurangnya 42 jam latihan setahun.

c)

Menilai keberkesanan latihan yang diberikan di (a) dan (b) di atas.

d)

Memastikan staf PBUiTM mempunyai kesedaran yang tinggi

dan

memberi

keutamaan

dalam

pencapaian

Objektif Kualiti PBUiTM. e)

Mengemaskini dan menyimpan rekod latihan, kompetensi dan pengalaman staf yang terlibat.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

71

MK.PBUiTM.01


No. Rujukan

Jenis Dokumen

PK.PBUITM.(P).08 Prosedur Pengurusan Latihan

Lokasi 

Bilik ISO PBUiTM



Bahagian / UKZ /PBUiTM Kampus

6.3

INFRASTRUKTUR Pengurusan PBUiTM komited untuk menyediakan kemudahan infrastruktur yang diperlukan bagi menghasilkan produk yang memenuhi spesifikasi. Kemudahan infrastruktur termasuk:a)

Ruang pejabat staf, bilik mesyuarat, bilik latihan, bilik operasi (untuk penyediaan jadual analisa harga Tender / Sebut Harga, fail mesyuarat JKP / Lembaga Tender / Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Pemeriksa Pelupusan Harta / Jawatankuasa Teknikal Pelupusan Komputer), bilik sembahyang dan ruang untuk aktiviti kebajikan / sosial staf.

b)

Peralatan pejabat, perkakasan dan perisian komputer serta sistem komunikasi dan teknologi maklumat (ICT).

c)

Kemudahan sokongan yang diperlukan – sistem bekalan letrik, lift,

sistem ventilasi dan pendingin hawa, sistem


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

72

MK.PBUiTM.01 keselamatan

pangkalan

keselamatan

dan

data

pencegahan

dan

aplikasi,

kebakaran

sistem

serta

peti

up

dan

kecemasan. d)

Kawalan

keselamatan,

sistem

back

penyelenggaraan berkala ke atas perkara ke atas (b) dan (c) diwujudkan/dilaksanakan bagi memastikan ia sentiasa berfungsi, untuk digunapakai bagi tujuan pengendalian pengurusan kewangan yang berkesan dan dapat memuaskan hati pelanggan. 6.4

PERSEKITARAN KERJA Pengurusan persekitaran

PBUiTM

akan

kerja

yang

memastikan kondusif

dan dan

menyediakan selesa,

yang

mengutamakan budaya kualiti dan etika kerja yang baik. Pengurusan PBUiTM akan memastikan penyelenggaraan dan pengurusan ruang dilaksanakan seperti mana keperluan yang ditetapkan mengikut peraturan am keselamatan dan kesihatan di tempat kerja. Kemudahan persekitaran kerja termasuk sistem pencahayaan, sistem ventilasi dan pendingin hawa, sistem keselamatan dan pencegahan kebakaran serta tempat kerja yang kondusif, selesa dan selamat.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

73

MK.PBUiTM.01


2

No. Rujukan

Jenis Dokumen

PK.PBUITM.(P).10

PK.PBUITM.(P).12

Lokasi

Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Pengendalian dan



Pejabat PBUiTM

Penyelenggaraan

Bahagian / UKZ

Peralatan ICT

/Kampus

Prosedur Storan



Bilik ISO PBUiTM



Pejabat PBUiTM Bahagian / UKZ /Kampus

7.0

PENZAHIRAN PRODUK 7.1

PERANCANGAN BAGI PENZAHIRAN PRODUK Pengurusan

PBUiTM

mengenalpasti

akan

proses serta

menentukan

Objektif

Kualiti,

mendokumentasikannya bagi

memastikan keperluan pelanggan sentiasa dipenuhi secara konsisten.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

74

MK.PBUiTM.01

Bagi menzahirkan produk yang diperlukan oleh pelanggan, Pengurusan PBUiTM akan menentukan pendekatan proses bagi Pengurusan Kewangan Universiti seperti berikut:a)

Pencapaian Objektif Kualiti mencerminkan kualiti produk yang dihasilkan menerusi Pengurusan Kewangan.

b)

Keperluan untuk menentukan proses yang terlibat, dokumen kualiti, penyediaan maklumat dan sumber serta kemudahan infrastruktur Pengurusan Kewangan.

c)

Keperluan pengurusan

verifikasi

pemantauan

serta

penilaian

kewangan bagi menghasilkan produk yang

berkualiti dan memuaskan hati pelanggan. d)

Rekod yang diperlukan sebagai bukti dari pelaksanaan SPK ISO 9001:2008 PBUiTM

dalam memenuhi

keperluan

pelanggan. Proses yang terlibat di dalam penzahiran produk ditunjukkan secara ringkas melalui Pelan Kualiti PBUiTM seperti berikut:-


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

75

MK.PBUiTM.01

STRUKTUR PASUKAN KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI PBUiTM

BENDAHARI

PERUNDING DALAMAN – KETUA BPPK

WAKIL PENGURUSAN (PENYELARAS ISO)

TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN

PEGAWAI DOKUMEN DAN REKOD

KETUA SISTEM AUDIT

 KETUA BAHAGIAN /UKZ /PBUiTM Kampus  PEMEGANG PROSES  PYB


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

76

MK.PBUiTM.01

7.2

PROSES BERKAITAN PELANGGAN 7.2.1 Penentuan Keperluan Pelanggan Pengurusan PBUiTM akan mengenalpasti keperluan

pelanggan

yang berkaitan dengan pengurusan kewangan Universiti yang merangkumi

perancangan,

promosi,

pengambilan

staf

tetap/kontrak/harian, pengambilan tenaga kerja (pelajar) di bawah Skim Khidmat Pelajar, pelaksanaan proses perkhidmatan kewangan, penilaian semula perkhidmatan melalui maklumbalas pelanggan serta pemantauan dan pengukuran pelanggan. 7.2.2 Kajian Semula Keperluan Berkaitan Produk Pengurusan PBUiTM akan mengkaji semula keperluan yang berkaitan dengan perkhidmatan.

Kajian semula ini akan

dilakukan sebelum Pengurusan PBUiTM membuat komitmen untuk membekalkan perkhidmatan kewangan kepada pelanggan dan akan memastikan bahawa:a)

Keperluan perkhidmatan dikenalpasti.

b)

Sebarang

perubahan

kepada

keperluan

yang

telah

dinyatakan, diambil tindakan pembetulan dan diatasi.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

77

MK.PBUiTM.01

c)

Pengurusan PBUiTM berupaya untuk memenuhi keperluankeperluan yang dinyatakan.

Jika berlaku sebarang perubahan kepada keperluan pelanggan, Pengurusan PBUiTM akan memastikan semua dokumen yang berkaitan dipinda sewajarnya dan semua staf yang terlibat dimaklumkan tentang perubahan-perubahan yang telah dibuat. 7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan Pengurusan

PBUiTM

akan

menyediakan

perantara

bagi

kemudahan komunikasi yang terancang dan berkesan dengan pelanggan

melalui

Bahagian

Pentadbiran

dan

Pengurusan

Kualiti:a)

Buku Panduan, Pekeliling Bendahari dan poster.

b)

Perjumpaan berkala seperti mesyuarat, perbincangan dan taklimat.

c)

Surat atau memo jabatan.

d)

Borang Aduan dan Maklumbalas / Cadangan pelanggan.

e)

Soalselidik

f)

Laman web dan e-mel.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

78

MK.PBUiTM.01


No. Rujukan PK.PBUITM.(P).01

Jenis Dokumen

Lokasi

Prosedur Kawalan



Bilik ISO PBUiTM

Dokumen




2

PK.PBUITM.(P).09

Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Pengendalian Aduan



Bahagian / UKZ

Dan Maklumbalas

/PBUiTM Kampus

Pelanggan

7.3

REKABENTUK DAN PEMBANGUNAN PRODUK

Bahagian ini tidak digunapakai

kerana PBUiTM tidak

merekabentuk dan membangunkan produk dalam pengurusan kewangan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

79

MK.PBUiTM.01

7.4

PEROLEHAN 7.4.1 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Pengurusan

PBUiTM

bertanggungjawab

menyelenggarakan proses bagi memastikan

mewujud

dan

perolehan bahan

bekalan dan perkhidmatan memenuhi kehendak kualiti PBUiTM. Prosedur ini mestilah mematuhi Arahan Perbendaharaan dan peraturan kewangan yang digunapakai oleh Universiti. PBUiTM akan menilai dan memilih pembekal untuk bekalan barang-barang dan perkhidmatan yang diperlukan. Penilaian ini akan dibuat berasaskan pengalaman, rekod prestasi dan keupayaan pembekal dalam memberi perkhidmatan yang sama. Perkhidmatan yang diberikan oleh semua pembekal UiTM akan sentiasa

diawasi

oleh

Pengurusan

Atasan

PBUiTM

bagi

memastikan mereka memberi perkhidmatan yang memenuhi kehendak UiTM secara berterusan dengan berkesan. Pengurusan PBUiTM akan menyenaraihitamkan pembekal yang tidak membekalkan barangan atau tidak memberi perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan, daripada menyertai perolehan UiTM selama tempoh dua (2) tahun.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

80

MK.PBUiTM.01

7.4.2 Maklumat Bagi Perolehan Dokumen perolehan bekalan barang-barang yang digunakan mengandungi semua maklumat yang ditetapkan termasuk: a)

Tatacara mendapatkan kelulusan perolehan mengikut garis panduan UiTM.

b)

Dokumen tawaran yang menerangkan aspek-aspek yang memenuhi keperluan SPK.

c)

Harga yang ditawarkan.

Semua butiran dalam dokumen tawaran akan disemak dan diluluskan oleh Pengurusan PBUiTM sebelum diedarkan kepada pembekal. 7.4.3 Pengesahan Bekalan dan Perkhidmatan Sebelum sesuatu bayaran bagi bekalan barang/perkhidmatan dibuat, Pengurusan PBUiTM akan memastikan PTJ membuat pengesahan penerimaan ke atas bekalan/perkhidmatan yang diperolehi, untuk memastikan ianya memenuhi spesifikasi. Jika perlu, PBUiTM akan memantau dan mengesahkan dengan pengguna barangan atau perkhidmatan berkenaan, sebelum


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

81

MK.PBUiTM.01 bekalan/perkhidmatan

yang

diberikan

oleh

pembekal,

diperakukan untuk terimaan. PBUiTM akan menetapkan satu tempoh yang tertentu untuk tujuan pengesahan penerimaan tawaran perkhidmatan. DOKUMEN RUJUKAN Bil 1

No. Rujukan

Jenis Dokumen

PK.PBUiTM.PPK.(O).01 Prosedur Pengurusan

Lokasi 

Bilik ISO PBUiTM



Bahagian / UKZ /

Belanjawan

PBUiTM Kampus

Mengurus 2




Bilik ISO PBUiTM



Bahagian / UKZ /

Perolehan Melalui

PBUiTM Kampus

Pembelian Terus 3




Bilik ISO PBUiTM



Bahagian / UKZ /

Perolehan Melalui

PBUiTM Kampus

Sebut Harga Rasmi 4

PK.PBUiTM.PPK.(O).14 Prosedur Pengurusan Perolehan Melalui Kontrak Pusat



Bilik ISO PBUiTM



Bahagian / UKZ / PBUiTM Kampus


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

82

MK.PBUiTM.01 DOKUMEN RUJUKAN Bil 5

No. Rujukan

Jenis Dokumen


Lokasi 

Bilik ISO PBUiTM



Bahagian / UKZ /

Perolehan Melalui

PBUiTM Kampus

Rundingan Terus 6




Bilik ISO PBUiTM



Bahagian / UKZ /

Perolehan Melalui

PBUiTM Kampus

Tender

7.5

PENYEDIAAN PENGURUSAN KEWANGAN 7.5.1 Kawalan Proses Pengurusan

PBUiTM

bertanggungjawab

mewujud

dan

menyelenggarakan prosedur untuk mengawal semua proses Pengurusan Kewangan Universiti. PBUiTM akan menentukan semua proses penyediaan dan pengendalian

pengurusan

kewangan

keadaan terkawal yang meliputi:-

dijalankan

di

bawah


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

83

MK.PBUiTM.01

a)

Penyediaan

maklumat

yang

menerangkan

ciri-ciri

pengurusan kewangan Universiti. b)

Panduan pematuhan peraturan.

c)

Panduan mengenai proses pengurusan kewangan.

d)

Panduan

penggunaan

peralatan,

dalam

pengurusan

kewangan. e)

Penyediaan dan penggunaan kaedah pengukuran dan pemantauan.

f)

Pelaksanaan

kaedah

pemantauan

dan

penilaian

pencapaian proses pengurusan kewangan.



Jenis Dokumen

Lokasi

Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Pengendalian Aduan



Bahagian / UKZ /

Dan Maklumbalas

PBUiTM Kampus

Pelanggan 2

PK.PBUITM.(P).10

Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Pengendalian Dan



Bahagian/UKZ

Penyelenggaraan Peralatan ICT

/PBUiTM Kampus


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

84



Jenis Dokumen

Lokasi

Prosedur Analisis



Bilik ISO PBUiTM

Data




4

PK.PBUiTM.PPK.(O).01

Prosedur Pengurusan 

Bilik ISO PBUiTM

Belanjawan

Bahagian / UKZ



Mengurus 5


/PBUiTM Kampus

Prosedur Penyediaan



Bilik ISO PBUiTM

Anggaran



Bahagian / UKZ

Belanjawan

/PBUiTM Kampus

Pengurusan 6


Prosedur Penyediaan



Bilik ISO PBUiTM

Bajet Supplimentari




7


Prosedur bayaran



Bilik ISO PBUiTM

Kepada Pembekal




8


Prosedur Bayaran



Bilik ISO PBUiTM

Kepada Pelajar





Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

85

MK.PBUiTM.01 DOKUMEN RUJUKAN Bil

No. Rujukan

9


Jenis Dokumen

Lokasi

Prosedur Bayaran



Bilik ISO PBUiTM

Pendahuluan



Bahagian / UKZ

Perjalanan /

/PBUiTM Kampus

Pelbagai Dan Pelarasan 10


Prosedur Bayaran



Bilik ISO PBUiTM

Kepada Staf –



Bahagian / UKZ

Tuntutan Perjalanan 11


/PBUiTM Kampus

Prosedur Bayaran



Bilik ISO PBUiTM

Kepada Staf – Saraan




12

PK.PBUiTM.PPK.(O). 12 - 16

Prosedur Pengurusan



Bilik ISO PBUiTM

Perolehan Melalui



Bahagian / UKZ

Pembelian Terus,

/PBUiTM Kampus

Sebut Harga Rasmi, Kontrak Pusat Rundingan Terus Tender 13


Prosedur Kerja-Kerja



Bilik ISO PBUiTM

Dalam Pelaksanaan



Bahagian / UKZ

(WIP)

/PBUiTM Kampus


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

86


No. Rujukan

14


Jenis Dokumen

Lokasi

Prosedur Perolehan



Bilik ISO PBUiTM

Kerja Secara Undi




15


Prosedur Tempahan



Bilik ISO PBUiTM

Tiket Kapal Terbang




16


Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Penyelenggaraan



Bahagian / UKZ

Akaun 17


/PBUiTM Kampus

Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Penyimpanan



Bahagian / UKZ

Dokumen Kewangan 18


/PBUiTM Kampus

Prosedur Penyediaan



Bilik ISO PBUiTM

Akaun Interim




19


Prosedur Penutupan



Bilik ISO PBUiTM

Akaun Tahunan





Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

87


No. Rujukan

20


Jenis Dokumen

Lokasi

Prosedur Penerimaan 

Bilik ISO PBUiTM

(Kutipan Harian)

Bahagian / UKZ



/PBUiTM Kampus 21


Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Pengeluaran Bil Dan



Bahagian / UKZ

Penerimaan Bayaran

/PBUiTM Kampus

Bil Pelajar 22


Prosedur Pengurusan



Bilik ISO PBUiTM

Hasil Pelajar (Auto



Bahagian / UKZ

Posting) 23


/PBUiTM Kampus

Prosedur Pengurusan Kewangan Tajaan





Bahagian / UKZ

Pelajar 24

25



Bilik ISO PBUiTM /PBUiTM Kampus

Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Pengeluaran Bil



Bahagian / UKZ

Pelbagai

/PBUiTM Kampus

Prosedur Perekodan 

Bilik ISO PBUiTM

Harta

Bahagian / UKZ



/PBUiTM Kampus


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

88


No. Rujukan

26


Jenis Dokumen

Lokasi

Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Pengurusan



Bahagian / UKZ

Kehilangan

Wang

/PBUiTM Kampus

Awam / Harta Benda 27


Prosedur

Verifikasi 

Harta



Bilik ISO PBUiTM Bahagian / UKZ /PBUiTM Kampus

28


Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Perpindahan Harta




29


Prosedur Pelupusan



Bilik ISO PBUiTM

Harta Benda




30


Prosedur Pengurusan 

Bilik ISO PBUiTM

Tindakan Pelupusan

Bahagian / UKZ



/PBUiTM Kampus

31


Prosedur Pelupusan



Bilik ISO PBUiTM

Peralatan Komputer





Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

89


No. Rujukan

32


33


7.5.2 Validasi

Jenis Dokumen Prosedur

Lokasi 

Bilik ISO PBUiTM

Permohonan Bantuan 

Bahagian / UKZ /

Memiliki Kenderaan

PBUiTM Kampus

Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Pembiayaan



Bahagian /

Komputer

UKZ/PBUiTM

Persendirian

Kampus

Proses

Pengeluaran

Dan

Pelaksanaan

Pengurusan Kewangan

Bahagian ini tidak digunapakai oleh PBUiTM kerana hasil pengzahiran produk boleh diukur.

7.5.3 Identifikasi dan Kemudahkesanan Pengurusan PBUiTM bertanggungjawab mewujudkan kaedah identifikasi dan kemudahkesanan fail dan rekod bagi mengesan operasi dan aktiviti pengurusan kewangan dengan berkesan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

90

MK.PBUiTM.01


No. Rujukan

Jenis Dokumen

PK.PBUITM.(P).02

Lokasi

Prosedur Kawalan



Bilik ISO PBUiTM

Rekod




7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan Harta hakmilik pelanggan termasuk harta intelek dan data peribadi. PBUiTM bertanggungjawab untuk menjaga kerahsiaan maklumat peribadi pelanggan termasuk yang terdapat dalam FAIS.

Kaedah kawalan ke atas capaian maklumat peribadi staf

Universiti, maklumat vendor dan maklumat pelajar, telah diwujudkan selaras dengan keperluan ISO 9001:2008. 7.5.5 Pengendalian dan Penyimpanan Dokumen PBUiTM bertanggungjawab mewujudkan kaedah pengendalian dan penyimpanan dokumen bagi menjamin kualiti Pengurusan Kewangan.

Dokumen meliputi baucer bayaran, cek, resit

penerimaan, Borang Tuntutan Perjalanan, Pesanan Jabatan, Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1/2002). akan

disimpan

di

tempat

yang

selamat.

Dokumen ini PBUiTM

juga

bertanggungjawab mewujudkan kaedah pengendalian dokumen


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

91

MK.PBUiTM.01 untuk

mengelakkan

berlakunya

kerosakan,

kecurian

penyalahgunaan dan kebocoran maklumat.


No. Rujukan

Jenis Dokumen

PK.PBUITM.(P).01

Lokasi

Prosedur Kawalan



Bilik ISO PBUiTM

Dokumen




7.6

KAWALAN

KE

ATAS

PERALATAN

PENGUKURAN

DAN

PEMANTAUAN Bahagian

ini

pengukuran

tidak

digunapakai

pengurusan

kewangan

oleh

PBUiTM

tidak

kerana

menggunakan

peralatan dan kaedah yang memerlukan kalibrasi dan verifikasi.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

92

MK.PBUiTM.01

8.0

PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN SISTEM 8.1

PANDUAN AM Pengurusan

PBUiTM

akan

merancang,

mewujud

dan

melaksanakan proses pemantauan bagi pengukuran, analisis dan penambahbaikan SPK. Pengurusan PBUiTM akan menyediakan kaedah pemantauan prestasi proses pengurusan kewangan Universiti yang disediakan. Ini bagi memastikan SPK mempunyai proses penambahbaikan secara berterusan. Pengurusan PBUiTM akan mengenalpasti penggunaan kaedah teknik statistik yang sesuai bagi mengesan kekurangan yang terdapat

dalam

SPK

untuk

tujuan

melaksanakan

penambahbaikan yang berterusan serta peningkatan dalam SPK. 8.2

PENGUKURAN DAN PEMANTAUAN 8.2.1 Kepuasan Pelanggan Pengurusan PBUiTM akan menyediakan kaedah bagi mengukur persepsi pelanggan terhadap Pengurusan Kewangan di UITM.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

93

MK.PBUiTM.01

Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan akan dibuat berasaskan Kajiselidik, Aduan, Maklumbalas Pelanggan, Audit Dalam, Kajian Semula Pengurusan.



Jenis Dokumen Prosedur Audit Dalam

Lokasi 

Bilik ISO PBUiTM




2

PK.PBUITM.(P).07

Prosedur Kaji Semula 

Bilik ISO PBUiTM

Pengurusan

Bahagian / UKZ /



PBUiTM Kampus

3

PK.PBUITM.(P).09

Prosedur



Bilik ISO PBUiTM

Pengendalian Aduan



Bahagian / UKZ /

dan Maklumbalas Pelanggan

PBUiTM Kampus


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

94

MK.PBUiTM.01

8.2.2 Audit Dalam Pengurusan PBUiTM akan melatih dan melantik Juruaudit Dalam untuk menjalankan Audit Dalam sekurang-kurangnya enam (6) bulan sekali bagi memastikan SPK PBUiTM memenuhi perkaraperkara berikut:a)

Selaras dengan perancangan kualiti dan objektif kualiti PBUiTM.

b)

SPK

dilaksana

dan

diselenggara

dengan

berkesan

mengikut kehendak-kehendak ISO 9001:2008. c)

Mengesan kelemahan dalam SPK.

d)

Penemuan audit terdahulu diambil tindakan pembetulan yang berkesan.

e)

Penambahbaikan berterusan kepada SPK dari masa ke semasa.

Audit Dalam hendaklah dijalankan oleh pegawai terlatih secara berjadual dan Laporan Hasil Penemuan Audit dibentangkan dalam MKSP PBUiTM. Hasil penemuan Audit Dalam direkod dan disemak oleh Ketua Sistem

Audit

PBUiTM.

Sebarang

ketidakpatuhan

dan

perakuan/pemerhatian Audit Dalam hendaklah diambil tindakan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

95

MK.PBUiTM.01 pembetulan dengan kadar segera demi menjamin keberkesanan SPK PBUiTM. Audit susulan akan dijalankan untuk mengesan keberkesanan tindakan pembetulan yang dibuat dan dimaklumkan semula pencapaiannya

kepada

Pengurusan

Atasan

PBUiTM secara

berkala.


No. Rujukan

Jenis Dokumen

PK.PBUITM.(P).03

Prosedur Audit Dalam

Lokasi 

Bilik ISO PBUiTM




8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses Pengurusan

PBUiTM

akan

menjalankan

pemantauan

dan

pengukuran ke atas SPK bagi semua proses dan produk akhir yang berkaitan pada setiap peringkat. Kaedah yang sesuai akan dilaksanakan

bagi

menentukan

proses

yang

dirancang

menghasilkan produk yang ditetapkan dan keberkesanannya dalam pengurusan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

96

MK.PBUiTM.01

Sekiranya

hasil

yang

dirancang

tidak

dicapai,

tindakan

pembetulan akan dilaksanakan bagi memastikan pematuhan kepada proses perancangan yang ditetapkan. Pemantauan

semula

akan

dijalankan

setelah

tindakan

pembetulan dan penambahbaikan dilaksanakan. 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk Pengurusan

PBUiTM

akan

menyediakan

prosedur

untuk

memantau dan mengukur ciri-ciri produk bagi memastikan keperluan produk telah dipenuhi. Kriteria

bagi

produk

yang

dimaksudkan

merujuk

kepada

parameter berikut:a)

Mencapai Objektif Kualiti berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.

b)

Memenuhi spesifikasi yang dapat memberikan kepuasan pelanggan.

c)

Memenuhi Profesional.

piawaian

yang

ditetapkan

oleh

Badan


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

97

MK.PBUiTM.01

8.3

KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI Pengurusan

PBUiTM

akan

menyediakan

prosedur

untuk

mengawal semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi di setiap peringkat proses melalui pengasingan dan pembetulan. Produk tersebut disemak atau diuji semula bagi menentukan ianya memenuhi keperluan sebelum diterimapakai mengikut prosedur yang ditetapkan. Pengurusan PBUiTM akan menentukan tindakan pembetulan yang diambil adalah bersesuaian dan berkesan.

Semua laporan

tindakan pembetulan yang diambil akan direkodkan dan disimpan.



Jenis Dokumen

Lokasi

Kawalan Produk Yang



Bilik ISO PBUiTM

Tidak Memenuhi



Bahagian / UKZ /

Spesifikasi 2

PK.PBUITM.(P).05

Tindakan Pembetulan

PBUiTM Kampus 

Bilik ISO PBUiTM





Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

98

MK.PBUiTM.01

8.4

ANALISIS DATA Pengurusan

PBUiTM

akan

menyediakan

prosedur

bagi

mengenalpasti, mengumpul dan menganalisis data-data yang berkaitan dalam menentukan kesesuaian dan keberkesanan SPK. Ini merangkumi data yang terhasil dari maklumbalas pelanggan yang diperolehi dari masa ke semasa. Data akan dianalisis bagi memastikan

tindakan

pembetulan

dan

penambahbaikan

berterusan adalah berkesan ke atas SPK PBUiTM. Analisis data melibatkan maklumat berikut:a)

Tahap kepuasan pelanggan.

b)

Pematuhan kepada keperluan produk.

c)

Ciri-ciri proses dan produk termasuk peluang untuk langkah pencegahan.

d)

Prestasi pembekal barang/perkhidmatan/kerja.



Jenis Dokumen

Lokasi

Prosedur Analisis



Bilik ISO PBUiTM

Data





Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

99

MK.PBUiTM.01

8.5

PENAMBAHBAIKAN 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan Pengurusan PBUiTM akan sentiasa menambahbaik keberkesanan SPK dengan berasaskan kepada Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam, Analisis Data, Tindakan Pembetulan, Tindakan Pencegahan dan Kaji Semula Pengurusan. 8.5.2 Tindakan Pembetulan Pengurusan

Atasan

PBUiTM

akan

mengambil

tindakan

pembetulan untuk menghapuskan punca kepada sesuatu produk yang tidak memenuhi spesifikasi dan merancang langkah bagi memastikan ketidakpatuhan tidak berulang. PBUiTM

akan

mendokumenkan

prosedur bagi

memastikan

tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan kepada perkara berikut:a)

Ketidakpatuhan yang dikesan melalui hasil penemuan Audit Dalam.

b)

Maklumbalas pelanggan.

c)

Menilai keperluan kepada tindakan pembetulan bagi memastikan ketidakpatuhan tidak berulang.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

100

MK.PBUiTM.01

d)

Mengenalpasti dan melaksanakan tindakan pembetulan yang diperlukan.

e)

Merekod

semua

keputusan

yang

berkaitan

dengan

tindakan yang telah diambil. f)

Kaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil. DOKUMEN RUJUKAN

Bil 1


Jenis Dokumen

Lokasi

Prosedur Audit



Bilik ISO PBUiTM

Dalam




2

PK.PBUITM.(P).04

Prosedur Kawalan



Bilik ISO PBUiTM

Produk Yang Tidak



Bahagian / UKZ /

Memenuhi

PBUiTM Kampus

Spesifikasi 3

PK.PBUITM.(P).05

Prosedur Tindakan Pembetulan



Bilik ISO PBUiTM




4

PK.PBUITM.(P).06

Prosedur Tindakan Pencegahan



Bilik ISO PBUiTM





Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

101


No. Rujukan

Jenis Dokumen

PK.PBUITM.(P).07

Prosedur MKSP

Lokasi 

Bilik ISO PBUiTM




8.5.3 Tindakan Pencegahan Pengurusan PBUiTM akan mengambil tindakan yang sesuai untuk menghalang

punca

kemungkinan

berlakunya

sesuatu

permasalahan. Tindakan pencegahan akan dilaksanakan berpandukan antara lain kepada Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam, Analisis Aduan dan Maklumbalas Pelanggan. Pengurusan PBUiTM Pengurusan PBUiTM akan mendokumenkan prosedur untuk mengenalpasti keperluan bagi perkara-perkara berikut:a)

Mengenalpasti

kemungkinan

berlakunya

sesuatu

permasalahan serta puncanya. b)

Mengkaji keperluan untuk menghalang kemungkinan berlakunya sesuatu permasalahan.


Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

102

MK.PBUiTM.01

c)

Mengenalpasti, merancang dan melaksanakan tindakan pencegahan yang diperlukan.

d)

Merekod semua keputusan berkaitan dengan tindakan pencegahan yang telah diambil.

e)

Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang telah diambil.

Bil 1


Jenis Dokumen Prosedur Audit Dalam

Lokasi 

Bilik ISO PBUiTM




2

PK.PBUITM.(P).04

Prosedur Kawalan



Bilik ISO PBUiTM

Produk Yang Tidak



Bahagian / UKZ /

Memenuhi Spesifikasi 3

PK.PBUITM.(P).05

PBUiTM Kampus

Prosedur Tindakan



Bilik ISO PBUiTM

Pembetulan




4

PK.PBUITM.(P).06

Prosedur Tindakan



Bilik ISO PBUiTM

Pencegahan




5

PK.PBUITM.(P).07

Prosedur MKSP



Bilik ISO PBUiTM





Keluaran

: 07

Pindaan

: 00

Tarikh

: 01/10/2010

Muka surat

:

103

MK.PBUiTM.01

MANUAL KUALITI PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI

Recommend Documents