PENGURUSAN ASET UNIVERSITI Tanggungjawab Bersama Oleh : JABATAN BENDAHARI
PENGENALAN
Tatacara Pengurusan Aset Universiti Penemuan Audit Tatacara Pelupusan Aset Tatacara Kehilangan dan Hapuskira
2
TATACARA PENGURUSAN ASET PENERIMAAN KEHILANGAN/ HAPUS KIRA
TPA
PENDAFTARAN
PELUPUSAN
PENYENGGARAAN
PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN
3
KLASIFIKASI & JENIS ASET
4
DEFINISI ASET Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan/ Universiti yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan/Universiti, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
5
HARTA MODAL a)
Aset yang didaftarkan di USM adalah bernilai bersamaan atau melebihi RM 1000.00 seunit. Aset yang bernilai bersamaan atau melebihi RM 3000.00 seunit didaftarkan di dalam Sistem e-Assets.
b)
Aset alih yang memerlukan penyenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyenggaraan seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna.
c)
Cth : loji/ jentera berat, kenderaan dan peralatan ICT 6
INVENTORI (a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM 1,000.00 setiap satu dan tidak memerlukan penyenggaraan berjadual. (b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal. (c) Peralatan hospital yang memerlukan autoclave (dikategorikan sbg instrumen pembedahan) bernilai RM 2,000.00 seunit serta jangka hayatnya tidak melebihi satu tahun. (d) Daftar inventori perlu disenggara di peringkat PTJ 7
PENEMUAN AUDIT
8
PENEMUAN AUDIT Elemen Kawalan Kawalan Pengurusan
Sangat Baik
Pengurusan Akaun Amanah/ Kump. Wang Amanah/Deposit Pengurusan Aset Dan Stor
Memuaskan
.
Kawalan Terimaan Kawalan Perbelanjaan
Baik
.
.
.
.
Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Aset (JKPAK) untuk membincang secara terperinci pengurusan aset dan laporan mengenainya dikemukakan kepada JPKA. Memastikan kes kehilangan aset diselesaikan segera. Pemeriksaan dan pemantauan penggunaan aset adalah penting bagi memastikan aset dibeli wujud serta dijaga dengan baik dan sempurna 9
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010
TELAH MAKLUM TAPI TAK BUAT….Senarai Daftar Aset di Lokasi (KEW.PA-7) tidak diselenggara oleh Pegawai bertanggungjawab. (KEW.PA-7)
10
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010
TIDAK DISEMAK- Buku log bagi setiap kenderaan tidak disemak oleh Pegawai Pengangkutan pada setiap akhir minggu seperti yang ditetapkan dalam arahan pekeliling.
11
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010
TIDAK IKUT PROSIDUR…….Kad Inden perlu disimpan oleh Pegawai Pengangkutan yang dilantik oleh PTJ. Pihak Audit menemui keadaan sebaliknya dimana Kad Inden Minyak disimpan oleh pemandu serta resit pembelian minyak tidak disimpan dengan sempurna.
12
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 USM tidak menyediakan senarai aset yang memerlukan penyenggaraan dan aset disenggara mengikut keperluan. Kenderaan di USM disenggara mengikut jumlah meter selain keperluan senggara lain yang berkaitan.
13
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Induk)
BELUM LAGI GUNA…Terdapat aset masih belum digunakan kerana belum mendapat pengesahan daripada Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (JKKP)- Autoclave Horizontal yang dihantar oleh pembekal pada 29 oktober 2009.
14 14
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan)
BELUM LAGI GUNA…Terdapat aset di PPK Kimia masih belum digunakan kerana belum mendapat pengesahan daripada Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerja (JKKP)Supercritical Pressure Reactor.
15 15
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan)
PEMBAZIRAN PERALATAN…Terdapat
aset di PPK Awam yang hanya digunakan sekali sahaja sejak dibeli pada 7/9/2009 sehingga tarikh auditan dibuat Autosorb
16
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan)
TIADA SIJIL KOMISEN- Tidak dapat menentukan samada 72% daripada aset yang diaudit telah diujilari dan berkeadaan baik serta boleh digunakan semasa penerimaan kerana tiada sijil komisen dikemukakan kepada pihak audit.
17
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan)
TIDAK IKUT PROSIDUR…….Daripada jumlah aset yang diaudit, 68% aset yang digunakan untuk tujuan pembelajaran tidak mempunyai rekod Borang Daftar Penggunaan Peralatan yang merekodkan maklumat seperti nama, nombor pelajar, masa masuk dan masa keluar serta tarikh penggunaan.
18
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan) Penggunaan aset oleh pelajar di PPK (Pusat Pengajian Kejuruteraan) tidak dikawal. Terdapat kunci makmal di PPK Kimia yang menempatkan aset USM disimpan oleh pelajar Ijazah Tinggi.
19
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan) Terdapat aset yang dibeli di bawah peruntukan geran di PPK Elektrik dan Elektronik dijaga sepenuhnya oleh pelajar Ijazah Tinggi.
20
Penemuan Audit Pengurusan Peralatan Mudah Alih 2010 (Kampus Kejuruteraan) Pihak audit mendapati kesemua aset yang diaudit di PPK yang tidak mempunyai rekod pergerakan aset.
21
PELUPUSAN
22
PELUPUSAN Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
23
OBJEKTIF PELUPUSAN
Memastikan Universiti tidak menyimpan aset yang tidak digunakan atau diperlukan.
Menjimatkan ruang simpanan/pejabat.
Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik.
Membolehkan aset Jabatan/PTJ dipindahkan ke Jabatan/PTJ lain.
24
JUSTIFIKASI PELUPUSAN Tidak Ekonomik Dibaiki
Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan
Usang/Obselete
Disyor selepas pemeriksaan aset
Tidak lagi diperlukan oleh Rosak & tidak boleh digunakan Jabatan/PTJ Luput tempoh penggunaan
Perubahan Teknologi
Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum
Melebihi keperluan
Tiada alat ganti 25
CARTA ALIR : PROSES PELUPUSAN MULA
PTJ kenalpasti aset yang dilupuskan dan sediakan maklumat aset dalam Borang KEW.PA 17 (A) PTJ perlu dapatkan PEP (KEW.PA 16) daripada pegawai yang telah dilantik
Kemukakan KEW.PA 17 (A) dan KEW.PA 16 kepada Urusetia Pelupusan
TIDAK
LENGKAP
YA Mesyuarat JPAB/JPPK. Keputusan akan dibuat berdasarkan had kuasa
TIDAK
LULUS
YA PTJ laksanakan pelupusan mengikut keputusan mesyuarat
PTJ sediakan KEW.PA 18, KEW.PA 19 serta Lampiran C untuk diserahkan kepada Urusetia Pelupusan
TAMAT
26
PERAKUAN PELUPUSAN Peralatan yang rosak perlu disahkan oleh Pegawai yang telah dilantik oleh Naib Canselor yang bertanggungjawab mengeluarkan Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-16) seperti berikut : KAMPUS INDUK Bil
Kategori Aset
PTJ Yang Mengeluarkan PEP
i.
Jabatan Pembangunan
ii.
Mesin, Mekanikal (Kenderaan), Elektrik dan Elektronik dan Perabot Peralatan Sainstifik
iii.
Peralatan Komputer
Pusat Pengajian Sains Fizik Pusat Pengajian Sains Kimia PPKT Pusat Pengajian Sains Komputer
KAMPUS KEJURUTERAAN Bil
Kategori Aset
i.
Peralatan selain komputer
ii. iii.
Perabot Komputer
PTJ Yang Mengeluarkan PEP Pusat Pengajian Kejuruteraan Mekanikal Jabatan Pembangunan Pusat Pengajian Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik 27
JAWATANKUASA PELUPUSAN
JPAB adalah untuk menimbang, memperaku serta meluluskan aset berbentuk mesin, mekanikal, elektrik dan elektronik, peralatan saintifik atau makmal serta perabot berdasarkan had kuasa melupus yang ditetapkan.
JPPK adalah untuk menimbang, memperaku serta meluluskan semua peralatan komputer dan aset yang berhubungkait dengan komputer berdasarkan had kuasa melupus yang ditetapkan.
28
KAEDAH PELUPUSAN
1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)
Jualan secara sebutharga/tender Jualan sisa Tukar barang Tukar beli (trade in) Tukar ganti Pindahan Hadiah/Derma Musnah secara ; -ditanam, dibakar, dibuang, ditenggelam 9) Serah kepada PPKT
29
STATISTIK ASET YANG DILUPUSKAN PADA TAHUN 2011 KAMPUS INDUK JENIS ASET ALAT KELENGKAPAN PERABOT
BILANGAN 404
NILAI ASET (RM) 1,759,758.37
1,709
57,591.00
KENDERAAN
4
447,277.23
TELEFON BIMBIT
5
7,000.00
KOMPUTER JUMLAH
1,102
2,556,529.26
3,224
4,825,155.86
KAMPUS KEJURUTERAAN JENIS ASET
BILANGAN
NILAI ASET (RM)
ALAT KELENGKAPAN
111
2,606,639.46
PERABOT
1139
77,905.00
KOMPUTER
626
637,347.00
JUMLAH
1,250
3,321,891.46 30
ISU-ISU PELUPUSAN 1. 2. 3.
4.
5.
Borang pelupusan tidak dihantar dalam tempoh 14 hari sebelum mesyuarat diadakan. Aset yang akan dilupuskan tidak ditempatkan di kawasan yang selamat dan tidak tersusun. PTJ/Pegawai Aset perlu memastikan aset yang telah dilupuskan berkeadaan lengkap sehingga tindakan diambil oleh pihak berkenaan. PTJ dilarang sama sekali mengambil komponen dalaman peralatan komputer dan peralatan elektronik. PTJ perlulah melupuskan/jual sebutharga alatan dengan syarikat yang dilesenkan dan didaftarkan di bawah Jabatan Alam Sekitar (JAS). Tempoh tindakan pelupusan ialah 60 hari dari tarikh surat kelulusan dikeluarkan oleh Jabatan Bendahari. 31
PATUTKAH JADI BEGINI ???
32
BEGINI ???
33
DAN BEGINI !!!!!!
34
KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
35
KEHILANGAN Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
36
CARTA ALIR : PROSES KEHILANGAN MULA
Melaporkan Kehilangan kepada Ketua PTJ
Laporkan kepada pihak Polis Ketua Jabatan / Pelapor sediakan Laporan Awal (KEW.PA 28) dan kemukakan kepda Jabatan Keselamatan bersama-sama Laporan Polis, DO, PO dan Invois alatan yang hilang Jabatan Keselamatan sediakan Laporan Akhir (KEW.PA 30) bersama-sama Laporan Siasatan. Jabatan Keselamatan kemukakan semua laporan kepada Setiusaha Jawatankuasa Kehilangan dan Hapuskira
Mesyuarat Jawatankuasa Kehilangan dan Hapuskira
Serta merta
24 Jam
2 hari bekerja
2 bulan dari tarikh Laporan Awal
Sekurang-kurangnya 4 kali setahun
TAMAT
37
PUNCA-PUNCA KEHILANGAN 1) Kurangnya kesedaran warga Universiti untuk menghargai aset Universiti. 2) Kecuaian kakitangan tersebut 3) Tiada pemantauan terhadap aset yang di bawa keluar dari Universiti 5) Tiada rekod pergerakan aset yang sentiasa berubah lokasi 6) Aset disimpan di tempat yang terdedah kepada kehilangan dan kecurian
38
SEMUA WARGA KAMPUS PERLU…… 1) Memastikan aset universiti disimpan di tempat yang selamat semasa proses ubahsuaian dijalankan. 2) Memastikan semua bilik mesyuarat,bilik pegawai dan pintu masuk utama ke semua aras sentiasa berkunci selepas waktu pejabat. 3) Memastikan peraturan pentadbiran kunci dipatuhi. 4) Memastikan semua aset yang dibawa keluar dari Kampus diinsurankan. 5) Memastikan aset diletakkan di tempat yang selamat dan tidak terdedah kepada kehilangan dan kecuriaan. 39
SEKIAN TERIMA KASIH
40
