kawalan dalaman PENYATA RANGKA KERJA PENGURUSAN RISIKO TANGGUNGJAWAB LEMBAGA PENGARAH

LPI Capital Bhd • LAPO RA N TA HU NA N 2011

110

PENYATA

kawalan dalaman Lembaga Pengarah mengiktiraf kepentingan mempunyai satu sistem kawalan dalaman yang kukuh bagi melindungi pelaburan para pemegang saham dan aset-aset Kumpulan. Penyata Kawalan Dalaman oleh Lembaga Pengarah ini menghuraikan bentuk dan skop kawalan dalaman Kumpulan di sepanjang tahun.

TANGGUNGJAWAB LEMBAGA PENGARAH Lembaga Pengarah mengesahkan tanggungjawab keseluruhannya ke atas sistem kawalan dalaman Kumpulan. Ini termasuk mengkaji semula kecukupan dan integriti kawalan kewangan, operasi dan pematuhan dan prosedur-prosedur pengurusan risiko. Memandangkan terdapat batas-batas yang wujud di dalam mana-mana sistem kawalan dalaman, sistem ini diwujudkan lebih kepada untuk mengurus risiko-risiko Kumpulan dalam profil risiko yang boleh diterima, daripada menghapuskan risiko kegagalan bagi mencapai polisi dan objektif perniagaan Kumpulan. Oleh itu, ia hanya boleh memberi jaminan yang munasabah tetapi tidak mutlak terhadap salah nyata penting pengurusan dan maklumat dan rekod kewangan atau terhadap kerugian kewangan atau penipuan. Berikutan dari penerbitan Penyata Kawalan Dalaman: Garis Panduan bagi Para Pengarah Syarikat-syarikat Tersenarai Awam (“Panduan Kawalan Dalaman”), Lembaga Pengarah telah merangka satu proses berterusan untuk mengenal pasti, menilai dan menguruskan risiko penting yang dihadapi oleh Kumpulan. Proses berterusan ini termasuk mengemas kini sistem kawalan dalaman apabila terdapat perubahan kepada persekitaran perniagaan atau garis panduan regulatori, dikaji semula oleh Lembaga Pengarah dan selaras dengan Panduan Kawalan Dalaman. Lembaga Pengarah berpendapat bahawa sistem kawalan dalaman yang disediakan bagi tahun dalam tinjauan dan sehingga tarikh kelulusan laporan tahunan dan penyata kewangan adalah kukuh dan mencukupi untuk melindungi pelaburan para pemegang saham, kepentingan pelanggan, pihak regulatori dan kakitangan, serta aset Kumpulan. Lembaga Pengarah juga dibantu oleh Pihak Pengurusan dalam pelaksanaan dasar dan prosedur Lembaga Pengarah mengenai risiko dan kawalan dengan mengenal pasti dan menilai risiko yang dihadapi, dan dalam pembentukan, operasi dan pemantauan kawalan dalaman yang bersesuaian untuk mengurangkan dan mengawal risiko-risiko ini.

RANGKA KERJA PENGURUSAN RISIKO Lembaga Pengarah menyokong sepenuhnya kandungan Panduan Kawalan Dalaman dan dengan bantuan Pihak Pengurusan, proses pengurusan risiko dilaksanakan di dalam Kumpulan. Perniagaan teras Kumpulan merupakan penajaan jamin perniagaan insurans am oleh syarikat subsidiarinya, iaitu Lonpac. Oleh itu, rangka kerja pengurusan risiko bagi Kumpulan telah dibentuk dengan penumpuan ke atas operasi insurans. Formalisasi rangka kerja pengurusan risiko diperkukuhkan dengan inisiatif-inisiatif berikut:

telah

• RMC telah ditubuhkan untuk mendorong proses pengurusan risiko dalam mengenal pasti risiko utama perniagaan dan memastikan pelaksanaan sistem yang bersesuaian untuk mengurus risiko ini. RMC disokong oleh WRMC Lonpac. • WRMC, yang diketuai oleh Ketua Pegawai Eksekutif Lonpac telah ditubuhkan dengan tanggungjawab untuk mengenal pasti dan berkomunikasi dengan RMC mengenai risiko kritikal (sedia ada dan berpotensi) yang berkaitan dengan pendedahan yang berkemungkinan serta kesan ke atas perniagaan Kumpulan dan pelan tindakan pihak pengurusan untuk menguruskan risiko ini secara berterusan. • WRMCS telah ditubuhkan dengan tanggungjawab untuk mengenal pasti dan berkomunikasi dengan WRMC mengenai risiko kritikal (sedia ada dan berpotensi) yang berkaitan dengan pendedahan yang berkemungkinan serta kesan ke atas perniagaan Lonpac cawangan Singapura dan pelan tindakan pihak pengurusan untuk menguruskan risiko ini secara berterusan. WRMCS melapor kepada WRMC di Ibu Pejabat. • Profil risiko Kumpulan yang digabungkan dan manual pengurusan risiko telah disediakan. • Butir-butir proses pengurusan risiko dinyatakan di dalam Pengurusan Risiko pada muka surat 94 hingga 107.

meningkatkan nilai

111

PROSES KAWALAN DALAMAN UTAMA Proses-proses utama yang telah dibentuk bagi mengkaji semula kecukupan dan integriti sistem kawalan dalaman termasuk yang berikut: • Terdapat fungsi Audit Dalaman untuk membantu Jawatankuasa Audit menjalankan fungsinya dengan berkesan. Jabatan Audit Dalaman mengawasi pematuhan dengan polisi dan prosedur serta keberkesanan sistem kawalan dalaman dan mengutarakan penemuanpenemuan penting berkaitan dengan sebarang ketidakpatuhan. Audit dijalankan ke atas semua jabatan Ibu Pejabat dan cawangan, yang mana kekerapannya ditentukan oleh tahap risiko yang dinilai, untuk memberi laporan yang bebas dan objektif ke atas aktiviti operasi dan pengurusan jabatan Ibu Pejabat dan cawangan. Penemuan-penemuan audit dibentangkan di mesyuarat Jawatankuasa Audit untuk diperbincangkan dan kehendak Jawatankuasa Audit mengenai langkahlangkah pembetulan akan disampaikan kepada ketua jabatan dan cawangan berkenaan. Pelan Tahunan Audit Dalaman dikaji semula dan diluluskan oleh Jawatankuasa Audit. Penyata Fungsi Audit Dalaman dibentangkan pada muka surat 122 hingga 123. • Jawatankuasa Audit Kumpulan mengkaji semula sebarang isu-isu kawalan dalaman yang dikenal pasti oleh Jabatan Audit Dalaman, juruaudit luar, pihak berkuasa regulatori dan Pihak Pengurusan, dan menilai kecukupan dan keberkesanan sistemsistem pengurusan risiko dan kawalan dalaman. Jawatankuasa Audit juga mengkaji semula fungsi-fungsi audit dalaman dan kualiti audit dalaman. Minit-minit mesyuarat Jawatankuasa Audit dibentangkan kepada Lembaga Pengarah. Butir-butir lanjut mengenai aktiviti yang dijalankan oleh Jawatankuasa Audit Kumpulan dinyatakan di dalam Laporan Jawatankuasa Audit pada muka surat 118 hingga 119. • RMC telah ditubuhkan oleh Lembaga Pengarah bagi membantu Lembaga Pengarah untuk menyelia keseluruhan proses pengurusan risiko dengan mengenal pasti risiko utama perniagaan dan memastikan kesesuaian pelaksanaan sistem untuk mengurus risiko ini. Lain-lain jawatankuasa yang ditubuhkan untuk membantu RMC mengurus bahagian risiko Kumpulan adalah WRMC dan WRMCS.

• Manual Pengurusan Risiko dirumuskan untuk memastikan bahawa Kumpulan tidak mengalami gangguan material ke atas sistem, proses atau operasinya, atau kerosakan material ke atas asetnya apabila berlaku bencana. Manual Pengurusan Risiko yang berasingan juga telah dirumuskan untuk cawangan Singapura. Manual Pengurusan Risiko dikemas kini bagi perubahan berterusan dalam profil risiko. Selain itu, penilaian semula tahunan atas manual Pengurusan Risiko diadakan bagi memastikan penyempurnaan profil risiko dan pengurusan risiko. Tanggungjawab utama untuk mengekalkan pelbagai bahagian perancangan telah diberikan kepada ketua-ketua jabatan yang berkenaan. • Terdapat satu struktur organisasi dengan penetapan bidang tanggungjawab dan delegasi bidang kuasa yang formal untuk memastikan pengenalpastian kebertanggungjawaban dan pembahagian tugas yang berpatutan. • Polisi dan prosedur operasi, yang menggabungkan kehendak regulatori dan dalaman, dihuraikan di dalam bentuk pekeliling kepada pihak pengurusan tengah dalam semua jabatan dan dikemas kini secara berterusan. • Terdapat had kuasa operasi yang dikenakan ke atas Pengarah Eksekutif dan Pihak Pengurusan di dalam Kumpulan berhubung dengan operasi harian, yang merangkumi penajaan jamin berkenaan penerimaan risiko, penyelesaian tuntutan dan pembelian aset tetap. • Program triti memastikan terdapat sebaran syarikat insurans semula yang berpatutan dengan penarafan terjamin sekurang-kurangnya A daripada agensi penarafan yang diiktiraf. Keselamatan syarikat insurans semula triti dikaji semula dengan setiap tahun oleh Pihak Pengurusan dan Jawatankuasa Audit. • Setiap tahun Pihak Pengurusan mengemukakan pelan perniagaan dan belanjawan berserta projeksi enam (6) tahun untuk kelulusan Lembaga Pengarah. Lembaga Pengarah mengkaji semula akaun pengurusan bulanan, yang dibandingkan dengan belanjawan dan keputusan tahun sebelumnya untuk menilai prestasi.

LPI Capital Bhd • LAPO RA N TA HU NA N 2011

112

PENYATA kawalan dalaman • Ujian tekanan dilaksanakan setiap setengah tahun ke atas kedudukan kewangan Lonpac yang setara dengan profil risiko dan persekitaran perniagaan selaras dengan Garis Panduan Ujian Tekanan bagi Penanggung Insurans yang dikeluarkan oleh BNM. Ujian tekanan digunakan sebagai alat pengurusan risiko untuk mengenal pasti ancaman yang berpotensi ke atas keteguhan kewangan Lonpac akibat dari peristiwa luar biasa tetapi munasabah. Keputusan laporan ujian tekanan dibincangkan di mesyuarat WRMC dan dibentangkan di mesyuarat RMC. RMC kemudiannya mencadangkan Laporan Ujian Tekanan kepada Lembaga Pengarah untuk diluluskan untuk dikemukakan kepada BNM. • Setiap tahun, Jabatan Audit Dalaman mengkaji semula dasar ujian tekanan untuk membuat penilaian berkala dan bebas bagi memastikan kualiti dan keberkesanan dasar ujian tekanan seperti yang ditetapkan di bawah Garis Panduan Ujian Tekanan bagi Penanggung Insurans. Laporan audit dalaman ke atas dasar ujian tekanan dibentangkan di mesyuarat Jawatankuasa Audit. • Pengeluaran awam laporan suku tahunan dibuat setelah dikaji semula oleh Jawatankuasa Audit dan diluluskan oleh Lembaga Pengarah. • Mesyuarat pengurusan yang dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif Lonpac diadakan setiap bulan untuk mengkaji semula prestasi kewangan, pembangunan perniagaan dan membincangkan isu-isu pengurusan dan korporat. • Rangka Kerja Pengurusan Data dan Sistem Maklumat Pengurusan (“MIS”) dirumuskan dan diluluskan oleh Lembaga Pengarah menurut Garis Panduan Rangka Kerja Pengurusan Data dan MIS yang dikeluarkan oleh BNM. Penyelenggaraan kecukupan kualiti data dilaksanakan sepanjang masa dan kawalan dalaman, sama ada dilaksanakan di dalam sistem atau secara manual akan digabungkan untuk meningkatkan lagi kualiti data. Semua Ketua Jabatan menentukan tahap kepentingan bagi data kritikal atau tidak kritikal bagi tujuan penilaian ketepatan data. Penilaian ketepatan data dilaksanakan setiap setengah tahun dan laporan penilaian akan dikemukakan kepada WRMC untuk disemak semula sebelum dibincangkan di mesyuarat RMC dan Lembaga Pengarah.

(samb’)

• Jawatankuasa Pelaburan bertanggungjawab merumuskan polisi, strategi serta membuat penilaian semula ke atas perkara berhubung dengan pelaburan dalam saham dan sekuriti hutang swasta. • Jawatankuasa Pemandu Teknologi Maklumat dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif Lonpac. Jawatankuasa ini bertanggungjawab menetapkan pelan pengkomputeran yang efektif, meluluskan perbelanjaan berkaitan Teknologi Maklumat (“IT”) yang melebihi had yang telah ditetapkan dan memantau kemajuan projek yang telah diluluskan. • Kehendak kawalan dalaman turut disertakan di dalam sistem berkomputer. • Jawatankuasa Sistem dan Kaedah dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Operasi Lonpac. Skop jawatankuasa ini termasuk yang berikut: − Menggunakan teknologi untuk memudahkan penyediaan perkhidmatan cekap yang pantas dan memudahkan pelanggan/ bakal pelanggan dan para perantara untuk berurus niaga − Meringkaskan aliran kerja dan meningkatkan kemesraan pengguna dan dengan itu menjimatkan kos − Menyediakan persekitaran terjamin dalam kesemua E-Transaksi − Menyemak semula proses dan prosedur operasi sedia ada untuk memudahkan dan meningkatkan kecekapan melalui E-Kebolehan − Mencadangkan kaedah dan proses baru melalui E-Kebolehan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan Bidang rujukan jawatankuasa adalah seperti berikut: − Menyediakan perkhidmatan insurans dalam talian dan saluran komunikasi altenatif kepada para ejen, pemegang polisi dan bakal pelanggan di dalam persekitaran yang terjamin dan mesra pengguna − Menyemak semula dan menyediakan cadangan untuk menggariskan aliran kerja dan meningkatkan kecekapan serta menambahkan proses dan prosedur E-Kebolehan yang merangkumi peningkatan E-Sistem yang mengakibatkan pengurangan kos dan meningkatkan kecekapan Jawatankuasa ini juga memantau pengurusan risiko perkhidmatan insurans berinternet dan kemudiannya melaporkan kepada WRMC.

meningkatkan nilai

113

• Mesyuarat Pembangunan Perniagaan – Divisyen Agensi dipengerusikan oleh Penolong Pengurus Besar – Pembangunan Perniagaan dan diadakan untuk mengkaji semula prestasi Divisyen Agensi dan membincangkan tentang pembangunan perniagaan, pemasaran dan jualan. • Jawatankuasa Kawalan Kredit dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif Lonpac dan diwakili oleh Ketua Pegawai Operasi, Pengurus Besar Kanan – Pembangunan Perniagaan, Ketua Divisyen-divisyen Pembangunan Perniagaan dan Jabatan Akaun & Kewangan. Mesyuarat bulanan diadakan dengan objektif untuk memaksimumkan penukaran akaun belum diterima kepada aliran tunai dan meminimumkan hapus kira hutang lapuk. • Jawatankuasa BRCP dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif Lonpac. Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk menyediakan BRCP bagi memastikan Kumpulan mengalami gangguan yang minima ke atas sistem, proses atau operasinya jika berlaku bencana. • Manual BRCP dirumuskan untuk memastikan bahawa Kumpulan tidak mengalami gangguan material ke atas sistem, proses atau operasinya, atau kerosakan material ke atas asetnya apabila berlaku bencana. Manual BRCP yang berasingan telah dirumuskan untuk cawangan Singapura. BRCP diuji pada setiap tahun termasuk ujian untuk cawangan Singapura. Ujian BRCP diperhatikan oleh Jabatan Audit Dalaman untuk memberikan penilaian bebas terhadap persediaan ujian dan mengenal pasti sebarang kekurangan yang diperhatikan di sepanjang ujian. Laporan penilaian bertulis mengenai ujian BRCP disediakan oleh Jabatan Audit Dalaman untuk semakan Jawatankuasa Audit. Jabatan Audit Dalaman juga menyemak semula Laporan Analisis Hasil Ujian yang disediakan oleh Syarikat dan mengemukakan laporan penilaian mereka kepada BNM seperti yang dikehendaki oleh Garis Panduan Pengurusan Berterusan (“BCM”). • Setiap tahun, Jabatan Audit Dalaman menyemak semula tahap komitmen BCM dan kesiapsediaan keseluruhan terhadap keperluan-keperluan polisi dan regulatori BCM Lonpac. Kekurangan yang dikenal pasti akan didokumenkan dalam laporan audit kepada Jawatankuasa Audit berserta dengan rancangan tindakan untuk peningkatan lanjut oleh fungsi-fungsi perniagaan yang berkaitan. Ringkasan eksekutif

mengenai laporan audit, termasuklah komen-komen daripada Jawatankuasa Audit akan dikemukakan kepada BNM seperti yang dikehendaki oleh Garis Panduan BCM. • Program latihan dan pembangunan dijalankan bagi mempertingkatkan kecekapan kakitangan dan mengekalkan budaya yang peka terhadap kawalan risiko. • Latihan untuk ejen diadakan bagi mempertingkatkan kecekapan dan pengetahuan teknikal mereka supaya dapat menguruskan risiko dengan lebih baik dalam membangunkan rangkaian agensi. • Kakitangan dan ejen dilatih mengenai AML/ CFT bagi menggalakkan kefahaman terhadap tanggungjawab fundamental mereka dalam mematuhi prosedur menentusahkan pelanggan dan melaporkan urusniaga yang mencurigakan. • Terdapat garis panduan yang bersesuaian dalam Kumpulan bagi pengambilan dan pemberhentian kakitangan, dan terdapat penilaian prestasi tahunan untuk memastikan kakitangan cekap dalam melaksanakan tanggungjawab mereka.

PENYEMAKAN SEMULA JURUAUDIT LUAR

PENYATA

OLEH

Juruaudit luar telah menyemak semula Penyata Kawalan Dalaman ini untuk disertakan di dalam laporan tahunan Kumpulan bagi tahun berakhir pada 31 Disember 2011 dan telah melaporkan kepada Lembaga Pengarah bahawa tiada sebarang perkara yang sampai ke perhatian mereka yang boleh menyebabkan mereka menganggap bahawa penyata ini tidak konsisten dengan kefahaman mereka mengenai proses yang diguna pakai oleh Lembaga Pengarah dalam mengkaji semula kecukupan dan integriti kawalan dalaman Kumpulan. Penyata Kawalan Dalaman ini dibuat selaras dengan resolusi Lembaga Pengarah bertarikh pada 9 Januari 2012.

LPI Capital Bhd • LAPO RA N TA HU NA N 2011

114

01

02

03

04

Laporan JAWATANKUASA AUDIT

AHLI-AHLI JAWATANKUASA AUDIT PENGERUSI 01 Pengarah Bebas Bukan Eksekutif

AHLI-AHLI 03 Pengarah Bebas Bukan Eksekutif





Tan Sri Datuk Seri Utama Thong Yaw Hong PSM, SUMW, SIMP, DSAP, DIMP, JMN, SMP, JBS, AMN, BA (Econs Hons), MPA (Harvard), AMP (Harvard), D.Econ (Hon)

PENGERUSI BERSAMA 02 Pengarah Bebas Bukan Eksekutif

Dato’ Haji Abdul Aziz bin Dato’ Dr. Omar DIMP, ACA (England & Wales), CA (M), FIBM (M’sia)

Dato’ Yeoh Chin Kee DIMP, FCPA (Aust.), F Fin (Aust)

04 Pengarah Bebas Bukan Eksekutif

Quah Poh Keat FCCA (UK), CA (M), CPA (M), ACMA (UK), Fellow MIT (M’sia)

meningkatkan nilai

115

1. KEHADIRAN MESYUARAT

2. KOMPOSISI DAN BIDANG RUJUKAN

Butir-butir kehadiran setiap ahli di mesyuarat Jawatankuasa Audit yang diadakan pada tahun 2011 adalah seperti berikut: Nama Ahli Jawatankuasa

Bilangan Mesyuarat Jawatankuasa Audit Yang Yang Diadakan Dihadiri

Tan Sri Datuk Seri Utama Thong Yaw Hong Pengerusi/ Pengarah Bebas Bukan Eksekutif

7

7

Dato’ Haji Abdul Aziz bin Dato’ Dr. Omar Pengerusi Bersama/ Pengarah Bebas Bukan Eksekutif

7

7

Dato’ Yeoh Chin Kee Ahli/ Pengarah Bebas Bukan Eksekutif

7

7

Quah Poh Keat Ahli/ Pengarah Bebas Bukan Eksekutif

7

7

2.1 Keahlian Lembaga Pengarah hendaklah melantik Jawatankuasa Audit dari kalangan mereka (menurut resolusi Lembaga Pengarah) yang memenuhi syarat-syarat berikut: i. Jawatankuasa Audit hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pengarah; ii. kesemua ahli Jawatankuasa Audit hendaklah merupakan pengarah bukan eksekutif dan majoriti ahli Jawatankuasa Audit hendaklah terdiri daripada pengarah bebas; dan iii. sekurang-kurangnya seorang (1) ahli Jawatankuasa Audit: (a) mestilah seorang ahli Institut Akauntan Malaysia (“MIA”); (b) jika beliau bukan seorang ahli MIA, beliau mestilah mempunyai sekurang-kurangnya tiga (3) tahun pengalaman bekerja dan: • beliau hendaklah lulus peperiksaan yang ditetapkan di Bahagian I Jadual Pertama Akta Akauntan 1967; atau • beliau mestilah seorang ahli daripada salah satu persatuan-persatuan akauntan yang ditetapkan di Bahagian II Jadual Pertama Akta Akauntan 1967; atau (c) memenuhi syarat-syarat lain seperti yang telah ditetapkan atau diluluskan oleh Bursa Securities.

Tarikh mesyuarat Jawatankuasa Audit adalah seperti berikut: • 11 Januari 2011* • 27 Januari 2011 • 7 April 2011 • 7 Julai 2011 • 28 Julai 2011 • 6 Oktober 2011* • 24 November 2011

Lembaga Pengarah hendaklah memastikan orientasi yang efektif diberikan kepada ahli Jawatankuasa Audit yang baru. Mesyuarat mestilah diadakan untuk ahli Jawatankuasa Audit yang baru bersama pengarah kewangan dan ahli jawatankuasa pengurusan yang bertanggungjawab terhadap kawalan kewangan dan audit dalaman.

* Berjumpa dengan juruaudit luar tanpa kehadiran ahli Lembaga Pengarah eksekutif dan kakitangan pengurusan.

Lembaga Pengarah hendaklah memastikan terdapat pengarah yang cukup berpengalaman dalam Jawatankuasa Audit.

LPI Capital Bhd • LAPO RA N TA HU NA N 2011

116

LAPORAN jawatankuasa audit 2.2 Pengerusi/ Pengerusi Bersama Ahli-ahli Jawatankuasa Audit hendaklah melantik seorang Pengerusi/ Pengerusi Bersama dari kalangan mereka yang mestilah seorang pengarah bebas bukan eksekutif.

(samb’)

• Minit setiap mesyuarat akan diedarkan kepada setiap ahli Jawatankuasa Audit dan Pengerusi/ Pengerusi Bersama Jawatankuasa Audit melaporkan kepada Lembaga Pengarah berkenaan setiap mesyuarat. 2.4 Authoriti dan Hak

2.3 Mesyuarat dan Minit Jawatankuasa Audit, di atas tanggungan Syarikat: • Jawatankuasa Audit hendaklah mengadakan tidak kurang daripada empat (4) mesyuarat setahun, walaupun mesyuarat tambahan boleh diadakan pada bila-bila masa menurut pertimbangan Pengerusi/ Pengerusi Bersama Jawatankuasa Audit jika diminta oleh mana-mana ahli Jawatankuasa Audit, Pihak Pengurusan, juruaudit dalaman atau luar. • Ketua Juruaudit Dalaman akan menghadiri mesyuarat. Wakil daripada juruaudit luar akan menghadiri mesyuarat yang terdapat perkara berkaitan dengan audit akaun berkanun dan/ atau juruaudit luar yang perlu dibincangkan. • Ahli-ahli Jawatankuasa Audit hendaklah bertemu dengan juruaudit luar sekurang-kurangnya dua kali setahun, tanpa kehadiran ahli Lembaga Pengarah eksekutif dan kakitangan pengurusan. • Ketua Pegawai Eksekutif dan/ atau lain-lain pegawai yang berkenaan boleh dijemput menghadiri mesyuarat, kecuali bagi perkaraperkara yang tidak sesuai dibincangkan dengan kehadiran mereka, sebagaimana ditetapkan oleh Pengerusi/ Pengerusi Bersama. • Korum bagi setiap mesyuarat hendaklah sekurang-kurangnya dua pertiga (2/3) daripada ahli-ahli di mana majoritinya terdiri daripada para pengarah bebas. • Setiausaha Syarikat bertindak sebagai Setiausaha Jawatankuasa Audit.

i. mempunyai kuasa untuk menyiasat sebarang perkara di dalam lingkungan bidang rujuk mereka; ii. mempunyai sumber-sumber yang diperlukan untuk melaksanakan tugas mereka; iii. mempunyai akses sepenuhnya dan tidak terbatas ke atas sebarang rekod, maklumat, harta dan kakitangan Syarikat; iv. mempunyai saluran komunikasi terus dengan juruaudit luar dan dalaman; v. boleh mendapatkan khidmat nasihat profesional bebas atau lain-lain nasihat; dan vi. boleh mengadakan mesyuarat dengan juruaudit luar, juruaudit dalaman atau kedua-duanya tanpa kehadiran lain-lain ahli Lembaga Pengarah dan kakitangan, jika dianggap perlu. 2.5 Tugas dan Tanggungjawab Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Audit adalah: AUDIT DALAMAN • Untuk mengkaji semula dan melaporkan kecukupan skop, fungsi, kecekapan dan sumber fungsi audit dalaman dan ia mempunyai kuasa yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya;

meningkatkan nilai

117

• Untuk mengkaji semula keputusan prosedur audit dalaman Kumpulan dan kecukupan tindakan yang diambil oleh Pihak Pengurusan berdasarkan laporan; • Mengkaji semula sebarang penilaian atau penaksiran terhadap prestasi juruaudit dalaman dan meluluskan sebarang pelantikan atau pemberhentian kakitangan kanan audit dalaman. AUDIT LUAR • Untuk mengkaji semula bersama juruaudit luar, pelan audit, skop audit dan bidang audit ke atas Syarikat/ Kumpulan; • Untuk mengkaji semula bersama juruaudit luar, penilaian ke atas sistem kawalan dalaman dan penemuan audit mereka; • Untuk membincangkan masalah dan keraguan yang timbul daripada audit, dan perkara-perkara lain yang ingin dibincangkan oleh juruaudit; • Untuk menyemak semula surat pengurusan juruaudit luar dan maklum balas Pihak Pengurusan; • Untuk mengkaji semula laporan audit dengan juruaudit luar; • Untuk mengkaji semula dan melaporkan kerjasama yang diberikan para Pegawai Syarikat/ Kumpulan kepada juruaudit luar dan pengendalian keseluruhan audit; • Untuk menilai semula kecekapan, kebebasan dan kesesuaian juruaudit luar untuk dicadangkan kepada Lembaga Pengarah bagi pelantikan semula dan yuran auditnya; • Untuk mengemukakan cadangan yang bersesuaian kepada Lembaga Pengarah mengenai perkara yang berkaitan dengan perletakan jawatan dan pemberhentian juruaudit luar.

PELAPORAN KEWANGAN • Untuk mengkaji semula penyata kewangan tahunan Syarikat/ Kumpulan yang telah diaudit dan keputusan suku tahunan Syarikat/ Kumpulan, dan seterusnya menyerahkan kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan, dengan memberi fokus utama terhadap: - Gambaran sebenar dan saksama tentang kedudukan kewangan dan prestasi Syarikat/ Kumpulan; - Sebarang perubahan di dalam atau pelaksanaan dasar dan amalan perakaunan yang baru; - Pelarasan penting yang timbul daripada audit; - Andaian berterusan; - Peristiwa-peristiwa penting dan luar biasa; dan - Pematuhan terhadap piawaian perakaunan yang diterima pakai dan diluluskan serta lainlain kehendak perundangan dan regulatori. • Untuk memastikan penerbitan awal penyata kewangan tahunan yang telah diaudit. PENGURUSAN RISIKO • Untuk mengkaji semula kecukupan dan keberkesanan sistem-sistem pengurusan risiko dan kawalan dalaman yang dibentuk dalam Kumpulan. URUSNIAGA PIHAK BERKAITAN • Untuk mengkaji semula sebarang urusniaga pihak berkaitan yang mungkin timbul dalam Syarikat/ Kumpulan. FUNGSI LAIN • Untuk melaksanakan tugas-tugas lain sebagaimana yang dipersetujui oleh Jawatankuasa Audit dan Lembaga Pengarah.

LPI Capital Bhd • LAPO RA N TA HU NA N 2011

118

LAPORAN jawatankuasa audit 3. RINGKASAN AKTIVITI Di sepanjang tahun dalam tinjauan, Jawatankuasa Audit telah melaksanakan aktiviti-aktiviti yang berikut: 3.1 Keputusan Kewangan • Mengkaji semula penyata kewangan tahunan Syarikat/ Kumpulan yang telah diaudit, penyata setengah tahunan dan keputusan suku tahunan Kumpulan, dan kemudiannya menyerahkan kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan. • Mengkaji semula Penyata Kawalan Dalaman menurut Perenggan 15.26(b) Syarat-syarat Penyenaraian Bursa Securities untuk kelulusan Lembaga Pengarah. • Mengkaji semula Kenyataan Sidang Akhbar dan mencadangkan kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan. Jawatankuasa Audit akan berbincang dengan Pihak Pengurusan dan juruaudit luar mengenai prinsip-prinsip dan standard-standard perakaunan yang digunapakai dan penilaian mereka terhadap perkara-perkara yang mungkin akan memberi kesan kepada penyata kewangan semasa menyemak semula penyata kewangan tahunan yang telah diaudit. 3.2 Audit Dalaman • Mengkaji semula keputusan prosedur audit dalaman Kumpulan dan kecukupan tindakan yang diambil oleh Pihak Pengurusan berdasarkan Laporan Audit Dalaman. Mengikut kesesuaian, Jawatankuasa Audit telah mengarahkan Pihak Pengurusan untuk memperbetulkan dan memperbaiki kawalan dan aliran kerja operasi berdasarkan cadangan-cadangan juruaudit dalaman untuk penambahbaikan.

(samb’)

• Mengkaji semula Laporan Audit Dalaman yang timbul daripada kajian semula susulan selepas setiap audit. • Mengkaji semula dan meluluskan Laporan Tahunan Jawatankuasa Audit bagi subsidiari insurans berhubung dengan tahun kewangan berakhir pada 31 Disember 2010 untuk dikemukakan kepada BNM, menurut Rangka Kerja Berhemah Tadbir Urus Korporat bagi Penanggung Insurans. • Membincangkan dan meluluskan laporan penilaian audit dalaman bagi amalan Syarikat dalam penyelenggaraan panel-panel bagi penaksir kerugian, bengkel, klinik, hospital dan firma guaman bagi tujuan pemprosesan penajaan jamin dan tuntutan. • Mengambil maklum Garis Panduan Pengurusan Berterusan Perniagaan (Semakan Semula) (“BCM”) yang dikeluarkan oleh BNM yang berkuatkuasa pada 3 Jun 2011. • Mengkaji semula Laporan Audit Dalaman mengenai Pemerhatian ujian Pelan Perlanjutan Perniagaan/ Pelan Pemulihan Bencana (“BCP/ DRP”) menurut Garis Panduan BCM yang dikeluarkan oleh BNM. • Mengkaji semula tahap komitmen terhadap BCM dan kesiapsediaan keseluruhan terhadap keperluan-keperluan polisi dan regulatori BCM Lonpac selaras dengan Garis Panduan BCM. • Mengkaji semula Laporan Analisis Hasil Ujian BCP/ DRP menurut Garis Panduan BCM. • Mengkaji semula Laporan Audit Dalaman mengenai Jaminan Insurans Palsu untuk dikemukakan kepada BNM.

meningkatkan nilai

119

• Membincangkan dan meluluskan Pelan Audit Dalaman 2012 untuk Kumpulan. • Mengkaji semula kecukupan skop, fungsi, kecekapan dan sumber fungsi audit dalaman dan menilai prestasi Juruaudit Dalaman. • Mengkaji semula kualiti dan keberkesanan Dasar Ujian Tekanan Lonpac menurut Garis Panduan Ujian Tekanan bagi Penanggung Insurans yang dikeluarkan oleh BNM. • Mengambil maklum perletakan kakitangan Audit Dalaman.

jawatan

• Mengambil maklum pemeriksaan BNM ke atas cawangan Singapura. • Mengkaji semula Piagam Jawatankuasa Audit yang Disemak Semula dan mencadangkan untuk kelulusan Lembaga Pengarah. • Mengkaji semula dan mengambil maklum Laporan Kemajuan Pelan Audit Dalaman. 3.3 Audit Luaran • Mengkaji semula perkara berikut berhubung dengan juruaudit luar: - pelan audit, strategi audit dan skop audit mereka bagi Syarikat/ Kumpulan bagi tahun tersebut; - penilaian mereka terhadap sistem kawalan dalaman Syarikat/ Kumpulan; - keputusan audit tahunan, surat pengurusan bagi subsidiari insurans termasuk maklum balas Pihak Pengurusan terhadap penemuanpenemuan juruaudit luar dan juga laporan juruaudit kepada para pemegang saham.

• Mengkaji semula kecekapan, kebebasan dan kesesuaian juruaudit luar dan mencadang kepada Lembaga Pengarah bagi pelantikan semula dan yuran auditnya dan juga meluluskan peruntukan perkhidmatan bukan audit oleh juruaudit luar. • Membincangkan surat tambahan kepada surat pelantikan utama daripada KPMG dan mencadangkan kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan. • Mengambil maklum Laporan Semakan Semula Juruaudit Luar kepada Lembaga Pengarah mengenai Penyata Kawalan Dalaman. • Mengkaji semula draf Surat Perwakilan kepada juruaudit luar menurut Garis Panduan bagi Jawatankuasa Audit dan Jabatan Audit Dalaman. • Berjumpa dengan juruaudit luar dua kali setahun tanpa kehadiran ahli Lembaga Pengarah eksekutif dan kakitangan pengurusan. 3.4 Urusniaga Pihak Berkaitan • Mengkaji semula sifat urusniaga pihak berkaitan di dalam Kumpulan LPI dan mencadangkan kepada Lembaga Pengarah untuk kelulusan.

LPI Capital Bhd • LAPO RA N TA HU NA N 2011

120

LAPORAN jawatankuasa audit

(samb’)

4. LATIHAN DAN PENDIDIKAN JAWATANKUASA AUDIT Di sepanjang tahun kewangan berakhir pada 31 Disember 2011, ahli-ahli Jawatankuasa Audit telah menghadiri persidangan, seminar dan program latihan dalam bidang-bidang berikut: Tadbir Urus Korporat & Pengurusan Risiko • Program Pengekalan bagi Korporat Malaysia – Sektor Pembinaan Perladangan, Hartanah & Industri Hotel • Persidangan Pertengahan Tahun Rangkaian Tadbir Urus Korporat Antarabangsa Tahun 2011 • Pelancaran Jaminan Integriti Korporat • Program Pengekalan bagi Sektor Industri Pengarah Korporat Malaysia: Pengguna Produk, Kewangan, Teknologi & Dana Tertutup • Akta Pertandingan Baru Tugas Para Pengarah dan Tadbir Urus Korporat • Siri Tadbir Urus bagi Para Pengarah – Tanggungjawab Lembaga Pengarah bagi Budaya Korporat – Urusan & Alat Tadbir Urus Terpilih untuk Menyampaikan Budaya Korporat & Prestasi Lembaga Pengarah • Program Khas Lembaga Pengarah FIDE: Jawatankuasa Pengurusan Risiko: Mengurus Risiko-risiko di Bank Peranan Lembaga Pengarah yang Berkesan • Program Khas Lembaga Pengarah FIDE: Jawatankuasa Pencalonan/ Imbuhan • Persidangan Pengarah Korporat Tahun 2011: Kemunculan Korporat Malaysia

meningkatkan nilai

121

Perbankan & Kewangan • Pelancaran Laporan Tahunan Tahun 2010 & Dialog Tahunan PIDM • Program Teknikal FIDE: Kewangan Korporat bagi Para Pengarah • Persidangan Pemerhati Bank Pusat Asia Pertama “Perspektif Asia terhadap Mempromosi Kewangan & Keteguhan Kewangan World Finance dalam Peralihan Masa” • Persidangan MIA-AFA 2011 • Ceramah Umum Pengerusi Tun Ismail Ali oleh Profesor Ajit Singh mengenai “Kewangan Islam: Isu-isu Konseptual & Analitikal daripada Perspektif Ekonomi Konvensional” • Program Latihan Dalaman: Kesan Basel III ke atas Public Bank • Kelas Sarjana Kewangan Islam BNM bersama Joseph Divanna: Strategi Kompetitif bagi Kewangan Islam • Persidangan Cukai Malaysia KPMG 2011 • Seminar Cukai Belanjawan 2012

5. FUNGSI AUDIT DALAMAN Jawatankuasa Audit dibantu oleh Jabatan Audit Dalaman dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka. Fungsi audit dalaman ditubuhkan untuk menambah nilai dan mempertingkatkan operasi Kumpulan dengan menyediakan aktivitiaktiviti yang bebas, jaminan objektif dan rundingan menerusi auditnya ke atas operasi utama Kumpulan dan juga untuk memastikan kekonsistenan di dalam persekitaran kawalan dan penggunaan pakai polisi dan prosedur. Ketua Jabatan Audit Dalaman melapor terus kepada Jawatankuasa Audit untuk mengekalkan keobjektifan fungsi audit dalaman. Jabatan Audit Dalaman melaksanakan fungsi audit dalaman berdasarkan pelan audit yang dikaji semula dan diluluskan oleh Jawatankuasa Audit. Pelan audit meliputi antaranya kajian semula ke atas kecukupan kawalan operasi, pengurusan risiko, pematuhan ke atas prosedur yang ditetapkan, undang-undang dan peraturan, kualiti aset, kecekapan pengurusan, sistem aplikasi komputer dan rangkaian telekomunikasi. Butir-butir lanjut mengenai aktiviti Jabatan Audit Dalaman dinyatakan di dalam Penyata Fungsi Audit Dalaman pada muka surat 122 hingga 123.

LPI Capital Bhd • LAPO RA N TA HU NA N 2011

122

PENYATA fungsi audit dalaman

Fungsi audit dalaman merupakan sebahagian penting rangka kerja jaminan dan misi utamanya ialah untuk memberi jaminan tentang kecukupan dan keberkesanan risiko, kawalan dan rangka kerja proses tadbir urus Kumpulan. Jabatan Audit Dalaman telah ditubuhkan untuk melaksanakan fungsi audit dalaman di dalam Kumpulan untuk menambah nilai dan mempertingkatkan operasi Kumpulan dengan menyediakan aktiviti-aktiviti yang bebas, jaminan objektif dan rundingan menerusi auditnya ke atas operasi utama Kumpulan dan juga untuk memastikan kekonsistenan di dalam persekitaran kawalan dan pengurusan polisi dan prosedur. Ketua Jabatan Audit Dalaman melapor terus kepada Jawatankuasa Audit untuk mengekalkan keobjektifan fungsi audit dalaman. Ketua Jabatan Audit Dalaman mempunyai kuasa untuk menyampaikan secara langsung, apabila perlu kepada Lembaga Pengarah, Pengerusi Lembaga Pengarah, pihak regulatori dan juga boleh berkomunikasi dengan audit luar jika perlu. Kedudukan, objektif, kebebasan, kuasa, peranan dan tanggungjawab, sumber, khidmat luar dan skop kerja audit bagi Jabatan Audit Dalaman disebut dengan jelas dalam Piagam Audit Dalaman yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah dan disampaikan di keseluruhan organisasi. Piagam Audit Dalaman dikaji semula pada setiap tahun. Jabatan Audit Dalaman melaksanakan fungsi audit dalaman berdasarkan pelan tahunan audit yang dikaji semula dan diluluskan oleh Jawatankuasa Audit. Pelan audit merangkumi kajian semula ke atas kecukupan kawalan operasi, pengurusan risiko, pematuhan ke atas prosedur yang ditetapkan, undang-undang dan peraturan, kualiti aset, kecekapan pengurusan, sistem aplikasi komputer dan rangkaian telekomunikasi. Jawatankuasa Audit juga mengkaji semula kecukupan skop, fungsi, kecekapan dan sumber fungsi audit dalaman untuk memastikan ianya diperlengkapkan secukupnya dengan juruaudit dalaman yang mahir dan berkebolehan.

Di sepanjang tahun, Jawatankuasa Audit meluluskan Borang Penilaian untuk Fungsi Audit Dalaman menurut Garis Panduan bagi Fungsi Audit Dalaman Institusi Berlesen yang dikeluarkan oleh BNM. Borang penilaian tersebut menyediakan prosedur yang formal dan telus untuk Jawatankuasa Audit dalam menilai fungsi audit dalaman. Pendekatan audit berdasarkan risiko digunakan untuk memastikan aktiviti yang berisiko tinggi dalam bahagian yang boleh diaudit, diaudit pada setiap tahun. Pendekatan ini dibentuk bagi menilai dan mengukuhkan pengurusan risiko, kawalan dan proses tadbir urus untuk membantu pihak pengurusan mencapai matlamat korporat. Audit ini juga membantu untuk memastikan kesesuaian kawalan disediakan, diguna pakai dengan berkesan dan mencapai pendekatan risiko berpatutan selaras dengan polisi pengurusan risiko Kumpulan. Di sepanjang tahun, Jabatan Audit Dalaman melaksanakan pelbagai tugasan audit dalaman selaras dengan pelan audit tahunan yang konsisten dengan matlamat organisasi. Jabatan Audit Dalaman menilai kecukupan dan keberkesanan kawalan utama kepada tindak balas risiko dalam tadbir urus Kumpulan, operasi dan sistem maklumat mengenai: • Kesesuaian, kebolehpercayaan, integriti, ketepatan, kesempurnaan dan ketepatan masa maklumat kewangan dan operasi; • Kecukupan kawalan bagi melindungi aset-aset Kumpulan; • Kecukupan dan keberkesanan sistem kawalan dalaman; • Pematuhan terhadap polisi, prosedur-prosedur, peraturan, arahan garis panduan, undang-undang dan peraturan; • Integriti dalam mengukur risiko, kecukupan kawalan dan sistem pelaporan dan pematuhan ke atas polisi dan prosedur pengurusan risiko yang diluluskan; • Kecukupan dan keberkesanan sistem Kumpulan bagi menilai modalnya untuk menganggar risiko;

meningkatkan nilai

123

• Keberkesanan Sistem Maklumat dalam menyokong aktiviti perniagaan dan kecukupan kawalan terhadap pengurusan Sistem Maklumat, sistem pembangunan dan pengaturcaraan, operasi komputer dan keselamatan, dan integriti; • Kualiti dan keberkesanan dasar ujian tekanan; • Sifat urusniaga pihak berkaitan dan situasi percanggahan kepentingan yang boleh menimbulkan persoalan tentang integriti pengurusan; dan • Tahap komitmen kepada BCM dan kesiapsediaan keseluruhan terhadap keperluan-keperluan polisi dan regulatori BCM Kumpulan, dan kecukupan dan keberkesanan ujian Pelan Perlanjutan Perniagaan dan Pelan Pemulihan Bencana. Laporan Audit Dalaman yang disediakan oleh Jabatan Audit Dalaman diperbincangkan oleh Jawatankuasa Audit dan cadangan-cadangan diambil tindakan oleh pihak pengurusan dengan sewajarnya. Kajian semula susulan yang dikendalikan oleh Jabatan Audit Dalaman untuk memastikan semua masalah yang timbul dari setiap audit dibincangkan dengan sewajarnya oleh pihak yang diaudit/ pengurusan. Jabatan Audit Dalaman mengambil bahagian dengan peranan sebagai perunding sebelum pelaksanaan projek-projek baru IT dalam menyelia isu-isu kawalan untuk memastikan prosedur kawalan disediakan bagi mengurangkan risiko yang telah dikenal pasti. Semua aktiviti audit dalaman dilaksanakan sendiri. Jumlah kos ditanggung untuk menguruskan Jabatan Audit Dalaman pada tahun 2011 adalah sebanyak RM1,525,000.

Ringkasan mengenai kos audit dalaman adalah seperti berikut: Kategori Kos RM’000

% daripada jumlah kos

2011 2010

Tenaga manusia 1,442

1,429

2011 2010 94.56

94.07

Latihan

12 27 0.79 1.78

Perjalanan (termasuk penginapan)

71 63 4.65 4.15

Jumlah

1,525

1,519

100.00 100.00