SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS

APPENDIKS SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS BIL. 1.

P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS

GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017

BAB I - PENDAHULUAN

BAB I -PENDAHULUAN

2. PENGENALAN

2. PENGENALAN

2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:(a) (b) 2.

3. DEFINISI DAN TAFSIRAN

Inventori

Aset tak luak yang bernilai kurang daripada RM3,000.00 seunit dan mempunyai usia guna melebihi satu tahun atau langsir, permaidani, pinggan mangkuk, hiasan, hamparan, dan perabot termasuk buku, jurnal dan majalah yang bernilai tidak kurang daripada RM500.00 seunit atau satu set pembelian atau perisian komputer tetapi tidak termasuk stok bekalan.

Harta Modal Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan)

BAB I –PENDAHULUAN 3. DEFINISI DAN TAFSIRAN

Harta Modal

Aset tak luak yang mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun yang bernilai RM3,000.00 ke atas seunit (tidak termasuk langsir, permaidani, pinggan mangkuk, hiasan, hamparan, perabot atau perisian komputer) atau aset yang diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal.

3.

(a) (b)

Harta Modal Inventori

BAB I –PENDAHULUAN

2.

2.4 Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

2. Harta Modal Harta Modal adalah aset alih yang memenuhi kriteria berikut:i) ii) iii) iv)

Harga perolehan asal adalah RM3,000.00 dan ke atas seunit. Usiaguna melebihi tempoh satu (1) tahun. Memerlukan penyelenggaraan berjadual. Diterima melalui pembiayaan dari Bank Pembangunan Islam (IDB) tanpa mengira nilai perolehan asal. 3. Aset Alih Bernilai Rendah Rendah

Aset Alih Bernilai Rendah yang kurang daripada RM3,000.00 seunit dan mempunyai usia guna melebihi satu (1) tahun. Manakala aset alih yang dibeli bagi kategori berikut didaftarkan tanpa mengira nilai perolehan asal: i) Perabot, Permaidani, Langsir, Pinggan Mangkuk, Hamparan dan yang seumpamanya. ii) Perisian Komputer. iii) Buku, Jurnal, Majalah dan yang seumpamanya.

Hiasan,

APPENDIKS BIL. 3.

P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS BAB I – PENDAHULUAN

BAB I – PENDAHULUAN



9.

Pegawai Penerima

9.

Pegawai dari kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik dan Bukan Akademik) yang dilantik oleh Ketua Jabatan yang diberi tanggungjawab untuk menerima aset yang diperolehi. Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi atau Jawatankuasa Penilaian Teknikal boleh dilantik sebagai pegawai penerima di JSPIU

4.


Pegawai Penerima

(a)

Pegawai dari kumpulan Pengurusan dan Profesional (Akademik dan Bukan Akademik) yang dilantik oleh Ketua Pusat Tanggungjawab yang diberi tanggungjawab untuk menerima, memeriksa dan mengesahkan aset yang diperolehi.

(b)

Ahli Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi atau Jawatankuasa Penilaian Teknikal boleh dilantik sebagai pegawai penerima di JFPIU. Bagi maksud ini, surat lantikan sebagai Pegawai Penerima hendaklah dikeluarkan kepada pegawai yang dilantik dengan syarat tiada ’conflict of interest’ yang berlaku.

(c)

Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan.

BAB III – PENERIMAAN

BAB III – PENERIMAAN

7. PERATURAN PENERIMAAN

7. PERATURAN PENERIMAAN

(c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset alih:-

(c) Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset alih:-

(i) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang betul;

diterima adalah

(ii) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya; (iii) Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka: -

Dokumen seperti Nota Serahan, Pesanan Rasmi Universiti dan dokumen lain yang berkaitan hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji” (kemukakan surat

(i) Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul; (ii) Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya; (iii) Penyimpanan dan penjagaan aset yang diterima sebelum pengesahan pemeriksaan dan ujilari. (a) Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab untuk menjaga aset yang diterima dengan memastikan perkara berikut dipatuhi: i. Aset yang diterima disimpan dengan baik dan teratur di dalam bilik tersebut.

APPENDIKS BIL.

P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS peringatan kepada pembekal); (iv) Setelah disemak dan diperiksa, Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. Borang ini perlu diisi dalam dua (2) salinan, satu (1) salinan kepada pembekal dan satu (1) salinan lagi disimpan oleh Pegawai Penerima sebagai rujukan dan rekod; (v)

Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal;

(vi)

Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian; dan

(vii)

Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 ii. Memastikan dan memantau keselamatan peralatan aset dari semasa ke semasa. (b) Semasa pemasangan/ujilari/ latihan dijalankan oleh pihak pembekal, Pegawai Penerima hendaklah berada bersama bagi memastikan program yang dirancang berjalan dengan lancar. (iv) Penerimaan aset daripada agen penghantaran/ diterima secara berperingkat. (a) Sekiranya pengesahan pemeriksaan dan ujilari aset yang diterima tidak dapat dilakukan serta merta, maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan ”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”. (b) Mengemukakan surat peringatan kepada pembekal untuk memeriksa, mengira, mengukur, menimbang atau menguji dalam tempoh yang ditetapkan dalam syarat-syarat kontrak jika tidak dilaksanakan pada hari penghantaran bekalan. (c) Menampal catatan ”Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji” di setiap kotak aset yang dihantar bagi menunjukkan bahawa aset tersebut belum diujilari/dipasang. (v) Setelah disemak dan diperiksa, Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan. Borang ini perlu diisi dalam dua (2) salinan, satu (1) salinan kepada pembekal dan satu (1) salinan lagi disimpan oleh Pegawai Penerima sebagai rujukan dan rekod. (vi) Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. Pegawai Penerima hendaklah membuat susulan kepada pembekal sehingga aset dibekalkan seperti yang telah ditetapkan dalam spesifikasi.

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 (vii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian. Pegawai Penerima juga hendaklah memastikan bahawa tempoh Surat Jaminan adalah selepas tarikh pemasangan dan ujilari selesai. (viii) Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada. (ix) Bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat atau perolehan secara berpusat, Pegawai Penerima JFPIU hendaklah dibekalkan sesalinan dokumen-dokumen seperti Pesanan Rasmi Universiti, Nota Serahan, Inbois, Surat Jaminan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan untuk tujuan pengesahan.

5.

BAB IV- PENDAFTRAN

BAB IV – PENDAFTARAN

11. TEMPOH PENDAFTARAN

11. TEMPOH PENDAFTARAN

Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja dari tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap dan dibayar.

(a) Setiap aset hendaklah didaftar dengan kadar segera selepas tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap dan dibayar dalam tempoh 14 hari bekerja. (b) Pegawai Aset hendaklah memastikan bahawa tarikh pengesahan penerimaan aset lengkap ditentukan dengan tepat sebagai Tarikh Dibeli/Tarikh Diterima yang dimasukkan ke dalam Sistem i-Aset ketika proses pendaftaran dalam Borang KEW.PA-2 & KEW.PA-3 iaitu merujuk kepada tarikh-tarikh berikut: i. Tarikh Nota Serahan (Delivery Order) jika aset alih yang dibekalkan tidak memerlukan proses pemasangan, latihan dan ujilari atau yang seumpamanya. ii. Tarikh dokumen seperti User Acceptance Test, Testing & Commissioning Certificate atau dokumen lain yang berkaitan jika aset alih yang dibekalkan memerlukan proses pemasangan, latihan dan ujilari atau yang seumpamanya.

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 (c) Kos aset alih yang ditentukan untuk dipermodalkan dan didaftarkan hendaklah mengambil kira kos secara langsung sehingga aset tersebut dapat berfungsi dan boleh digunakan seperti berikut: i) Kos pemasangan ii) Kos mengujilari iii) Latihan (d) Kos komponen daripada kaedah Freight On Board (FOB) seperti kos insurans dan kos pengangkutan tidak dimasukkan sebagai kos aset alih.

6.

BAB IV – PENDAFTRAN

(e) Kos Cukai Barangan Dan Perkhidmatan (GST) tidak diambil kira sebagai kos aset alih. BAB IV - PENDAFTARAN

12. PENDAFTARAN ASET HADIAH

12. PENDAFTARAN ASET HADIAH

12.1 Aset yang diterima secara hadiah perlu diakaunkan dan didaftarkan berdasarkan perakuan penilaian kos oleh JKPAU;

12.1 Aset yang diterima secara hadiah perlu diakaunkan dan didaftarkan berdasarkan perakuan penilaian kos oleh JKPAU;

12.2 Sebarang pemberian barangan aksesori tanpa nilai (kos) didaftarkan kepada peralatan yang dibeli; dan

12.2 Sebarang pemberian barangan aksesori tanpa nilai (kos) didaftarkan kepada peralatan yang dibeli; dan

12.3 Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk menyediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) bersamasama dokumen sokongan dan mengemukakan salinan kepada Jabatan Bendahari.

12.3 Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk menyediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA3) bersama-sama dokumen sokongan dan mengemukakan salinan kepada Jabatan Bendahari.

13. PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

13. PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

13.1 Aset lucut hak hendaklah didaftarkan jika JSPIU berkenaan bercadang menggunakannya.

13.1 Aset lucut hak hendaklah didaftarkan jika JSPIU berkenaan bercadang menggunakannya.

13.2 Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah peraturan tertentu adalah menjadi tanggungjawab Naib Canselor untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja

13.2 Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah peraturan tertentu adalah menjadi tanggungjawab Naib Canselor untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud tersebut sahaja 14.

Aset Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Bangunan

APPENDIKS BIL.



15.

(a)

Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan bangunan hendaklah didaftarkan mengikut tatacara ini.

(b)

Sekiranya nilai aset alih tidak dapat ditentukan, kos dinilaikan pada harga RM1.00 dengan syarat usiaguna telah melebihi lima (5) tahun selaras dengan kadar susut nilai 20% bagi peralatan dan kelengkapan pejabat dalam dasar perakaunan universiti.

Aset Yang Disewa Beli Aset Alih yang disewa beli hendaklah didaftarkan berdasarkan kepada terma dan syarat yang terkandung di dalam perjanjian sewa beli iaitu:(i)

16.

Didaftarkan semasa diterima jika dalam perjanjian sewa beli dinyatakan aset tersebut telah menjadi milik Universiti bermula tarikh penerimaan/penyerahan.

Aset Yang Disewa Aset yang disewa daripada syarikat/ pembekal/ pengilang seperti mesin fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah disediakan oleh JFPIU bagi tujuan rekod.

17. Pindahan Aset 17.1 Pindahan aset bermaksud memindahkan aset antara PTJ dengan PTJ yang lain setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan masing-masing. 17.2 Aset baharu yang dibeli bagi tujuan pindahan ke PTJ lain, tidak perlu didaftar oleh PTJ yang membuat perolehan. PTJ yang menerima hendaklah mendaftarkan aset tersebut berdasarkan punca maklumat. 17.3 Daftar asal KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 bagi aset yang dipindahkan, hendaklah dibatalkan dan dicap dengan perkataan “DIPINDAHKAN, KEPADA ..................................... dan

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 ditarikhkan.....” 17.4 Bagi aset yang telah didaftarkan oleh PTJ pemberi, salinan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima. KEW.PA-4, KEW.PA-5 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemaskini oleh PTJ pemberi. 17.5 PTJ penerima hendaklah mendaftar semula aset tersebut mengikut tarikh perolehan asal dan mengemaskini KEW.PA-4, KEW.PA-5 serta KEW.PA-7. 17.6 Aset yang dipindahkan antara PTJ bagi tujuan latihan dan pameran hendaklah didaftarkan semula oleh PTJ penerima. 17.7 Aset yang dipindahkan untuk tujuan latihan atau pameran hendaklah digunakan bagi maksud tersebut sahaja. Contohnya kenderaan yang dipindahkan untuk latihan hendaklah digunakan untuk latihan sahaja dan tidak boleh digunakan semula di jalan raya selepas dibaiki. 17.8 Bagi kenderaan yang akan dipindahkan untuk tujuan latihan atau pameran, kad pendaftaran kenderaan hendaklah dibatalkan oleh PTJ Pemberi di Jabatan Pengangkutan Jalan. 18. Penempatan Aset Ke JFPIU Lain Aset yang dibeli oleh PTJ untuk di tempatkan kepada PTJ yang lain di bawah satu Pegawai Pengawal yang tidak melibatkan penukaran hak milik maka tindakan berikut hendaklah dilaksanakan:18.1 PTJ yang membuat pembelian aset hendaklah mendaftarkan aset tersebut dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. Nombor Siri Pendaftaran PTJ yang mendaftar adalah kekal kerana aset tersebut milik PTJ asal; 18.2 Salinan KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima; 18.3 PTJ penerima hendaklah membuat penempatan ke atas aset dan menyediakan KEW.PA-7 secara berasingan;

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 18.4 PTJ penerima tidak perlu mendaftarkan semula aset tersebut; dan

7.


18.5 Semua urusan pengurusan aset termasukpenyelenggaraan, pemeriksaan, pelupusan dan hapus kira kehilangan aset adalah di bawah tanggungjawab PTJ yang mendaftar. 18.6 BAB IV – PENDAFTARAN

14. PUNCA MAKLUMAT

14. PUNCA MAKLUMAT

14.1 Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-

Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-

(a) Aset yang dibeli:(i)Pesanan Rasmi Universiti; (ii)Serahan; (iii)Invois; (iv)Dokumen Kontrak; (v)Kad Jaminan; (vi)Manual Pengguna; dan (vii)Dokumen-dokumen lain yang berkaitan BAB IV – PENDAFTARAN 8.

18.2 Pelabelan Aset (a)

Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan ditempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan dengan cara;

(a) Aset yang dibeli:(i) Pesanan Rasmi Universiti; (ii) Serahan; (iii) Invois; (iv) User Acceptance Test (v) Testing & Commissioning Certificate (vi) Dokumen Kontrak; (vii) Kad Jaminan; (viii) Manual Pengguna; dan (ix) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan BAB IV – PENDAFTARAN 18.2 Pelabelan Aset (a)

(i) melabel kod aset, (ii) mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Universiti Malaysia Sabah dan nama JSPIU berkenaan.

Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan ditempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan dengan cara; (i) melabel kod aset (Barcode), (ii) mengecat, dan ditanda Hak Milik Universiti Malaysia Sabah

(b)

Bagi aset yang digunakan bagi tujuan penyamaran dan risikan hendaklah dilabelkan di tempat yang tidak mudah dilihat.

(c)

Bagi aset yang sukar atau tidak praktikal untuk dilabel seperti keadaan fizikalnya kecil, tidak melekat, mudah rosak, kerap

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 dicuci dan disteril atau aset tersebut digunakan dalam air dan seumpamanya menyebabkan label tertanggal dikecualikan daripada pelabelan. Nombor siri pendaftaran dicatat pada Lokasi Penyimpanan Aset berkenaan mengikut kesesuaian.

9.

BAB IV - PENDAFTARAN


19 LAPORAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

19.

19.1

19.2

10.

Laporan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 Universiti hendaklah dikemukakan oleh Pegawai Aset kepada Urusetia JKPAU secara suku tahun sebelum 5hb berikutnya. Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 Universiti hendaklah dikemukakan oleh Urusetia JKPAU kepada Perbendaharaan sebelum 15hb Mac tahun berikutnya.

Laporan Tahunan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-8 19.1 Laporan Tahunan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-8 Universiti hendaklah dikemukakan oleh Urusetia JKPAU kepada Perbendaharaan sebelum 15hb Mac tahun berikutnya.

BAB V – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

BAB V – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

25. PEMERIKSAAN

25. PEMERIKSAAN

25.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas: (a) Fizikal (b) Rekod (c) Penempatan 25.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) Mengetahui keadaan dan prestasinya. (b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan dikemaskini. (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti tercatat dalam daftar. 25.3 Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Naib Canselor dipertanggungjawabkan untuk membuat pemeriksaan mengikut jadual yang telah disediakan oleh Pegawai Aset. 25.4 Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kuranya satu (1) kali setahun.

25.1 Pemeriksaan aset dilakukan ke atas: (a) Fizikal (b) Rekod (c) Penempatan 25.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) Mengetahui keadaan dan prestasinya. (b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan dikemaskini. (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti tercatat dalam daftar. 25.3 Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangya satu (1) kali setahun.

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 25.4 Lantikan

25.5 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA11 yang lengkap berserta laporan rumusan hasil pemeriksaan kepada Urus Setia JKPAU dalam tempoh 1 (satu) bulan dari tarikh arahan pemeriksaan oleh Pegawai Aset JSPIU untuk tujuan pelaporan dan rekod. 25.6 Pengurusan Aset yang memuaskan akan diberikan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-12) oleh Naib Canselor.

(a) Ketua JFPIU hendaklah melantik Pegawai Pemeriksa daripada kakitangan gred 17 dan ke atas yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset yang diperiksa. (b) Pegawai Pemeriksa dibahagiakan kepada kumpulan berdasarkan penempatan di JFPIU mengikut program/ makmal/ aras atau zon dengan merujuk kepada kaedah swift/tukar ganti. Setiap kumpulan diketuai oleh Ketua Pasukan Pemeriksa yang bertanggungjawab untuk memantau proses pemeriksaan dan penghantaran laporan. (c) Urusetia Pengurusan Aset JFPIU akan menguruskan pelantikan Ketua Pasukan Pemeriksa dan Pegawai Pemeriksa. Surat pelantikan ditandatangani oleh Ketua Pusat Tanggungjawab JFPIU dan salinan dikemukakan kepada Sektor Pengurusan Harta & Risiko, Jabatan Bendahari selaku Unit Pengurusan Aset Univerisiti. 25.5 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Pemeriksa (a) Ketua Pasukan Pemeriksa perlu mengadakan sesi perbincangan dengan ahli kumpulan untuk mengatur jadual pemeriksaan dan memaklumkan Pegawai Aset yang bertanggungjawab ke atas aset yang diperiksa agar pemeriksaan dapat dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan. (b) Semua Pegawai Pemeriksa hendaklah memastikan bahawa pemeriksaan dijalankan ke atas keseluruhan aset alih mengikut penempatan dan menjalankan pemeriksaan mengikut skop yang ditetapkan. (c) Tempoh pelaksanaan pemeriksaan adalah selama satu (1) bulan daripada tarikh surat lantikan. (d) Ketua Pasukan Pemeriksa hendaklah mengumpul hasil laporan daripada kumpulan pemeriksa dan dikemukakan kepada Urusetia Pengurusan Aset JFPIU.

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 25.6 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Aset (a)

(b)

Semua Pegawai Aset dikehendaki untuk memastikan perkara berikut diambil tindakan: i.

Menyediakan senarai aset alih (borang KEW.PA-7) mengikut lokasi penempatan dan memastikan borang tersebut telah dikemaskini.

ii.

Pegawai Penempatan yang bertanggungjawab terhadap peralatan/lokasi yang diperiksa hendaklah mengiringi dan membantu Pegawai Pemeriksa sepanjang tempoh pemeriksaan dijalankan.

Pegawai Aset hendaklah mengambil tindakan sewajarnya ke atas laporan hasil pemeriksaan (jika ada) dan mengemukakan tindakan pembetulan kepada Urusetia Pengurusan Aset JFPIU.

25.7 Tugas Dan Tanggunjawab Urusetia Pengurusan Aset JFPIU (a)

Urusetia Pengurusan Aset JFPIU adalah bertanggungjawab untuk mengurus pelantikan Pegawai Pemeriksa, Ketua Pasukan Pemeriksa serta mengatur jadual dan penempatan pegawai tersebut.

(b)

Memastikan latihan Sistem i-Aset diberikan kepada semua Pegawai Pemeriksa yang dilantik dan laporan pemeriksaan hendaklah dijana melalui sistem berkenaan. Bagi aset yang tidak berdaftar contohnya komputer dalam tempoh sewaan, borang KEW.PA-10/ KW.PA-11 disediakan secara manual.

(c)

Urusetia Pengurusan Aset JFPIU adalah bertanggungajawab memantau keseluruhan pelaksanaan pemeriksaan aset alih diJFPIU masing-masing.

(d)

Hasil laporan pemeriksaan tersebut hendaklah dibawa ke mesyuarat pengurusan JFPIU dan memastikan tindakan telah diambil ke atas dapatan/ teguran daripada laporan berkenaan.

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 25.8

Laporan

(a)

Borang yang digunakan oleh Pegawai Pemeriksa menjalankan pemeriksaan adalah seperti berikut:

untuk

i. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) ii. Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11)

11.

(b)

Laporan pemeriksaan tersebut berserta laporan tindakan pembetulan (jika ada) dikemukakan kepada Unit Pengurusan Aset Universiti bagi tujuan pelaporan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).

(c)

Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Allih Bernilai Rendah (KEW.PA-12) akan dikeluarkan kepada JFPIU yang telah diperiksa berdasarkan perakuan JKPAU.

BAB VI –PENYELENGGARAAN

BAB V – PENYELENGGARAAN

26. OBJEKTIF PROSES PENYELENGGARAAN

26 OBJEKTIF PROSES PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan aset Universiti bertujuan:-

Penyelenggaraan aset Universiti bertujuan:-

(a)

(a)

(b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)

Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan; Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; Meningkatkan keupayaan; Mengurangkan kerosakan; Menjimatkan perbelanjaan Universiti; Menjamin keselamatan pengguna; Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan Memelihara imej Universiti.

(b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)

Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan; Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; Meningkatkan keupayaan; Mengurangkan kerosakan; Mendapatkan ketahanan maksimum sejajar dengan perbelanjaan; Menjimatkan perbelanjaan Universiti; Menjamin keselamatan pengguna; Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan Memelihara imej Universiti.

31. Kebenaran Membawa Penyelenggaraan

Keluar

Aset

Alih

Bagi

Aset Alih yang dibawa keluar untuk tujuan penyelenggaraan

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 hendaklah mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua Pusat Tanggungjawab/ Pegawai Aset dan hendaklah direkodkan dalam KEW.PA-6. 32. Penggantian Aset Alih Oleh Syarikat Penyelenggaraan (a) Syarikat penyelenggaraan dibenarkan untuk menggantikan aset yang lama dengan yang baharu tertakluk kepada syarat-syarat berikut:i) Wujudnya perjanjian antara Universiti dengan syarikat penyelenggaraan tersebut. Sekiranya tiada perjanjian tetapi pihak syarikat bersetuju untuk menggantikannya tertakluk kepada syarat aset lama tersebut tidak ekonomi dibaiki dan aset yang digantikan adalah aset baharu dan spesifikasinya hendaklah lebih baik atau sama dengan aset lama; ii) Penggantian aset hendaklah mendapat kebenaran Ketua Jabatan. Maklumat mengenai aset yang baru diterima hendaklah dikemaskini di Bahagian B dalam KEW.PA-2 atau KEW.PA-3; dan iii) Nombor siri pendaftaran Aset Alih adalah kekal. 33. Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih KEW.PA-14 (A) Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih Rendah KEW.PA-14(A) hendaklah disediakan dan dikemukakan seperti berikut:(a)

BAB VII – PELUPUSAN 12.

34.

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

34.1 PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Teknikal, Elektrikal dan Elektronik.

34.

Unit Pengurusan Aset Universiti hendaklah menyediakan Ringkasan Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih Universiti dan mengemukakan ke Perbendaharaan Malaysia sebelum 15 Mac tahun berikutnya. PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW.PA-16

34.1 Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 hendaklah disediakan untuk semua kaedah pelupusan. PEP hendaklah disediakan tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 i)

Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik yang nilai perolehan asalnya lebih daripada lima ribu ringgit (RM5,000.00).

ii)

Perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya lebih daripada satu ribu ringgit (RM1,000.00).

34.2 Ketua Jabatan hendaklah merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai workshop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu untuk mendapatkan PEP. 34.3 PEP bagi peralatan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat. 34.4 Setiap PEP hendaklah disahkan oleh sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang tidak terlibat dengan pengurusan aset berkenaan. 34.5 Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja Sekiranya melebihi tempoh tersebut, Pusat Tanggungjawab yang memohon pelupusan perlu mendapatkan pengesahan nilai semasa yang baru di PEP.

iii) Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik nilai perolehan asalnya kurang daripada RM5,000.00 dan perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya kurang daripada RM1,000.00 tidak memerlukan PEP dengan syarat aset tersebut telah mencapai jangka hayatnya atau diperakukan oleh Lembaga Pemeriksa untuk dilupuskan. 34.2 PEP hendaklah disahkan oleh dua (2) orang pegawai yang terdiri daripada seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) dan seorang pegawai Kumpulan Pelaksana Gred 17 dan ke atas. Bagi Kementerian atau Jabatan yang tidak mempunyai pegawai Kumpulan P&P, PEP boleh disahkan oleh kedua-dua pegawai Kumpulan Pelaksana Gred 17 dan ke atas; i)

PEP Perkakasan ICT hendaklah disahkan oleh Jabatan Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (JTMK);

ii)

PEP Automatives hendaklah disahkan oleh Jabatan Kerja Raya (JKR) ;

iii)

PEP Aset Teknikal, Elektrikal dan Elektronik hendaklah disahkan oleh Pegawai yang berkelayakan.

34.3 PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja dari tarikh dikeluarkan. Sekiranya tempoh PEP telah tamat dan proses pelupusan belum bermula JFPIU hendaklah mendapatkan PEP yang baharu. Sekiranya proses pelupusan telah bermula dan tempoh PEP telah tamat dalam masa proses pelupusan maka tidak perlu mendapatkan PEP yang baharu.

APPENDIKS BIL.

13.

P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS BAB VII - PELUPUSAN

BAB VII -PELUPUSAN

37. PELANJUTAN TEMPOH

37. PELANJUTAN TEMPOH

37.1 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja. 37.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.

14.


37.1

Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sbelum tamat tempoh kelulusan pelupusan yang pertama. Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh tidak melebihi satu (1) bulan.

37.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana pengurangan nilai semasa aset dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.

BAB VII - PELUPUSAN

BAB VII – PELUPUSAN

38. PINDA KAEDAH PELUPUSAN

38. PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus. Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Kuasa Melulus hendaklah memberi kelulusan untuk tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan pinda kaedah kepada JFPIU. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan. Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus.

BAB VII -PELUPUSAN 39. KAEDAH PELUPUSAN 39.1 Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus boleh menetapkan kaedah pelupusan yang sesuai dan paling menguntungkan Universiti. 39.2 Kaedah pelupusan adalah seperti berikut: (a) Jualan secara:(i) Tender (ii) Sebut harga (iii) Lelong

BAB VII –PELUPUSAN 39. KAEDAH PELUPUSAN 39.1 Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa Melulus hendaklah meluluskan kaedah pelupusan yang sesuai untuk dilaksanakan dan paling menguntungkan Universiti. Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:39.2 Kaedah pelupusan adalah seperti berikut: (a) Jualan secara:i) Tender

APPENDIKS BIL.

P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)

Jualan Sisa Tukar Barang (Barter Trade) Tukar Beli (Trade In) Tukar Ganti (Cannibalize) Pindahan Hadiah Musnah secara:i) Ditanam ii) Dibakar iii) Dibuang iv) Ditenggelam (i) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai.


(b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i)

(j) BAB VII – PELUPUSAN 15.

40. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN 40.1 Tender

ii) Sebut harga iii) Lelong E-Waste, Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal Jualan Sisa Tukar Barang (Barter Trade) Tukar Beli (Trade In) Tukar Ganti (Cannibalize) Pindahan Hadiah Musnah secara:i) Ditanam ii) Dibakar iii) Dibuang iv) Ditenggelam Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai. BAB VII – PELUPUSAN

40. KAEDAH PELUPUSAN SECARA JUALAN 40.1 Tender (a) Had Nilai Tender hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu aset atau secara agregatnya melebihi RM500,000.00 pada satu-satu masa. (b) Tempoh sah laku tender adalah sembilan puluh (90) hari yang dikira daripada tarikh tender ditutup. Sekiranya pelanjutan tempoh sah laku tawaran tender diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti atau Kuasa Melulus Pelupusan.

BAB VII – PELUPUSAN 40. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN 16.

40.2 Sebut Harga (e) Deposit sebut harga sebanyak 10% daripada harga tawaran

BAB VII –PELUPUSAN 40. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN 40.2 Sebut Harga (a) Had Nilai Sebut Harga hendaklah dipelawa bagi nilai semasa

APPENDIKS BIL.

P.B BIL. 3/2010 - GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS tertakluk kepada maksima RM5,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan sebut harga diperolehi, deposit sebut harga akan diselaraskan kepada penyebut harga yang berjaya atau dikembalikan kepada penyebut harga yang gagal.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 satu aset atau secara agregatnya tidak lebih RM500,000.00 pada satu-satu masa. (b) Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90 hari dari tarikh tutup sebut harga. Jika tempoh pelanjutan sah laku tawaran diperlukan, permohonan pelanjutan hendaklah dikemukakan sebelum tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti/ Kuasa Melulus Pelupusan. (c) Deposit sebut harga sebanyak 5% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksima RM5,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan sebut harga diperolehi, deposit sebut harga akan diselaraskan kepada penyebut harga yang berjaya atau dikembalikan kepada penyebut harga yang gagal.

17.

BAB VII –PELUPUSAN 41. PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN 40.4 Jualan Sisa (a) Kaedah pelupusan secara Jualan Sisa dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam (besi, tembaga dll.), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan. (b) Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:i) Tender mengikut peraturan perolehan; ii) Sebutharga mengikut peraturan; dan iii) Dipelawa kepada syarikat Bumiputra/ Bukan Bumiputra mengikut Negeri/ Setempat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit). Keutamaan hendaklah diberikan kepada syarikat-syarikat setempat.

BAB VII –PELUPUSAN 40.

PELAKSANAAN KAEDAH PELUPUSAN

40.4 Jualan Sisa (a) Kaedah pelupusan secara jualan sisa dilaksanakan bagi aset selain daripada Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal. Aset yang boleh dilupuskan melalui kaedah jualan sisa adalah aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya. Penjualan sisa aset hendaklah dilaksanakan seperti berikut:i. Nilai perolehan asal bagi satu aset atau secara agregatnya tidak lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000) atau beratnya kurang daripada 1000 kilogram bagi aset yang tidak dapat dikenal pasti rupa bentuk fizikal hendaklah dilaksanakan secara jualan terus kepada mana-mana Syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit) dengan keutamaan kepada Bumiputra. ii.

Nilai perolehan asal bagi satu aset atau secara agregatnya lebih daripada lima puluh ribu ringgit (RM50,000) atau

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 beratnya lebih daripada 1000 kilogram bagi aset yang tidak dapat dikenal pasti rupa bentuk fizikal hendaklah dilaksanakan secara tender/ sebut harga dengan keutamaan Syarikat Bumiputera mengikut Negeri/ Setempat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam Bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit). iii. Bagi Sabah dan Sarawak jualan sisa boleh dilaksanakan kepada mana-mana Syarikat yang berdaftar dengan Perbendaharaan Malaysia Sabah dan Perbendaharaan Malaysia Sarawak.

18.



- TIADA DINYATAKAN -

40.11 Kaedah Pelupusan Secara E- Waste, Buangan Terjadual Dan Sisa Pepejal (i)

Aset yang dikategorikan sebagai e-waste di bawah Peraturanperaturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) bermaksudbarang elektrik/ elektronik yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asal seperti komputer dan aksesori (pencetak dan pengimbas), mesin fotostat, televisyen, peti sejuk, alat pendingin hawa, telefon bimbit dan aksesori/ bateri;

(ii)

Barang-barang yang dikategorikan sebagai Buangan Terjadual adalah seperti berikut:-Buangan minyak terpakai seperti minyak terpakai daripada stesen servis kenderaan depot tentera; (a) Bateri asid plumbum terpakai (bateri kenderaan); (b) Bahan mudah dibakar dalam bekas yang dibenarkan seperti duit, pakaian atau rokok; (c) Buangan makmal seperti bahan kimia luput tarikh, ubat atau buangan farmaseutikal; dan (d) Bahan gas berkait chloroflourocarbon (CFC), bahan binaan terpakai dari asbestos dan lain-lain buangan terjadual.

(iii) Aset yang dikategorikan sebagai Sisa dilupuskan mengikut Akta Pengurusan

Pepejal hendaklah Sisa Pepejal dan

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 Pembersihan Awam 2007. Sisa Pepejal ditafsirkan sebagai:(a) apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan lain yang tidak dikehendaki atau keluaran yang ditolak yang timbul daripada penggunaan apa-apa proses; (b) apa-apa benda yang dikehendaki dilupuskan kerana sudah pecah, lusuh, tercemar atau selainnya rosak; atau (c) apa-apa bahan lain yang mengikut Akta ini atau mana- mana undang-undang bertulis lain dikehendaki oleh pihak berkuasa yang dilupuskan. (iv) Kos pengendalian pelupusan hendaklah ditanggung oleh JFPIU yang melupuskan aset tersebut dan hendaklah mematuhi sepenuhnya peraturan perolehan perkhidmatan. (v) JFPIU hendaklah merujuk kepada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan Pengurusan Sisa Pepejal Negara bagi mendapatkan keterangan lanjut mengenai perkara ini atau akta yang berkaitan.

19.

BAB VIII – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

BAB VII – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

46. PROSES HAPUS KIRA

46. Proses Hapus Kira

46.3 Jawatankuasa Penyiasat (a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal diterima oleh Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira; (b) Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada:i)

Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian/unit yang sama;

ii) Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; dan iii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai yang

46.3

Jawatankuasa Penyiasat

(a)

Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor menggunakan KEW.PA-29 dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b)

Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada:-

hendaklah

i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian/ unit yang sama; ii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai dan Ketuanya hendaklah daripada Kumpulan Pengurusan

APPENDIKS BIL.



lebih kanan sebagai Pengerusi.

dan Profesional di gred yang bersesuaian; dan iii) Mempunyai pengalaman dalam pengurusan /pengurusan kewangan/ bidang yang berkaitan.

46.4

Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat:(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)

Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan; Memeriksa sendiri tempat berlakunya kehilangan Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan; Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang; Memastikan sama ada Garis Panduan Pengurusan Aset Alih Universiti (GPPA) dan Arahan Keselamatan Universiti dipatuhi; Mengenalpasti kelemahan yang wujud; Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan; dan Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir.

aset

46.4 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat:i)

Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan dengan mengambil tindakan seperti berikut:(a) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan; (b) Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat mana pegawai yang difikirkan perlu;

atau

mana-

(c) Meneliti rekod-rekod aset, Laporan Polis (jika ada) dan Laporan Awal; (d) Melawat dan memeriksa tempat kejadian; (e) Mendapatkan bukt bergambar sekitar tempat kejadian, salinan dokumen dokumen yang berkaitan sebagai bahan bukti (sekiranya perlu); dan (f) Tindakan lain yang difikirkan sesuai untuk melengkapkan siasatan. ii)

Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturanperaturan berkaitan Garis Panduan Pengurusan Aset Alih Universiti dan Arahan Keselamatan Universiti dipatuhi;

iii)

Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berpunca daripada kecuaian pegawai, kegagalan peraturan yang disengajakan, kegagalan penyeliaan mempunyai pengetahuan dalam pengurusan aset Universiti;

iv) Mendapatkan

penjelasan

terhadap

kelemahan

berkenaan mematuhi atau tidak dan stor

sehingga

APPENDIKS BIL.


GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS VERSI 2017 berlakunya kehilangan perenggan (iii) di atas;

seperti

yang

dinyatakan

dalam

v) Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkahlangkah kawalan dan pencegahan; dan vi) Menyedia laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir serta mengemukakan kepada Naib Canselor. 20.

FORMAT BORANG & CARTA ALIR (1).

Daftar Inventori (KEW.PA-3)

(2).

Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

(3).

Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-6)

(4).

Senarai Aset Alih (KEW.PA-7)

(5).

Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-8)

(6).

Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)

(7).

Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-12)

(8).

Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13)

(9).

Carta Alir Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira

(10).

Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih (KEW.PA-20)

(11).

Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset Alih (KEW.PA-32)

(12).

Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Aset Alih (KEW.PA-33)

FORMAT BORANG & CARTA ALIR (1) Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3) (2) Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-5) (3) Rekod Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih (KEW.PA-6) (4) Senarai Aset Alih (KEW.PA-7) (5) Laporan Tahunan Aset Alih (KEW.PA-8) (6) Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11) (7) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-12) (8) Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual (KEW.PA-13) (9) Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA-14 (A)) (10) Carta Alir Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira (11) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih (KEW.PA-20) (12) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira, Tindakan Surcaj/ Tatatertib Aset Alih (KEW.PA-32)

SENARAI PINDAAN BAGI GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH UMS

Recommend Documents