succesfactoren magazine voor gebruikers van Acto-software
een uitgave van Acto Informatisering, www.acto.nl
editie
5
Vertrouwen
Guus Euwen, Altena Group
“Acto helpt ons vooruit te kijken.” Gert den Dunnen, Bakker Elektro Industrie
“MyProject maakt een hectische wereld inzichtelijk.” Gijs de Koning, Regel Partners
“Onderbuikgevoel speelde mee bij de keuze voor EasyProject.”
INFORMATISERING
Onderbuikgevoel voorwoord door ir. Jan-Gerrit van Noort algemeen directeur van Acto Informatisering B.V.
Ik ben geen tv-medium zoals
In deze aflevering van ‘Succesfactoren’ leest u vier verhalen
Char (“Don’t say anything... Is
van onze klanten. Over hun gevoel in het partnership met
there an A or an O in the
Acto, met daarnaast natuurlijk ook uiteenlopende rationele
name?”) Toch durf ik een niet-
argumenten om voor ons te kiezen.
rationele stelling aan: de meest succesvolle managers laten zich
Altena Group ziet ons vooral als een sparring partner in het
in belangrijke mate leiden door
nadenken over hun strategische plannen.
hun ‘onderbuikgevoel’. Bakker Sliedrecht vertelt hoe men met vertrouwen koos voor Niet alles is in cijfers te waarderen. Je kiest je levenspartner
de overgang naar onze nieuwste generatie Acto-software.
ook niet alleen op basis van mooie cijfers (90-60-90). Hoewel
Men is ook zeer enthousiast over de Google-achtige zoek-
cijfers een keuze natuurlijk wel kunnen beïnvloeden en onder-
methode.
bouwen, ligt de basis voor een goede relatie toch vooral bij het gevoel, begrip voor elkaar en een volledig vertrouwen.
Regel Partners koos mede voor EasyProject vanwege de projectadministratie en de transparantie van het gebruik van
Ook installatiebedrijven profileren zich graag als partner.
onze software. Belangrijk bij de keuze voor Acto was echter
Partnership is het woord dat aangeeft waarnaar men zoekt.
ook ... u raadt het al: het onderbuikgevoel.
De meeste van onze klanten kozen Acto vanwege hun
TIBN geeft ten slotte aan dat Acto de installatiebranche als
vertrouwen in onze oplossingen en onze branchekennis. Dat
geen ander snapt. Ze zien dat ze van onze ervaring kunnen
laat zich niet eenvoudig meten in cijfers. Je kunt ook moeilijk
profiteren. En daar gaat het om, nietwaar?
meten hoeveel tijd je nou precies bespaart met het snelle, Google-achtige zoeken via Acto-software. Maar je kunt de waarde van die branchekennis en het zoekgemak wel ‘voelen’ in je onderbuik.
COLOFON
uitgever Dit is een uitgave van Acto Informatisering B.V., Amsterdamseweg 51 a, 3812 rp, Amersfoort Postbus 1610, 3800 bp, Amersfoort telefoon (033) 422 68 00 fax
(033) 422 68 01
homepage www.acto.nl e-mail
info @acto.nl
rechten Alle rechten blijven voorbehouden voor Acto Informatisering B.V. Ondanks alle zorg die aan deze uitgave is besteed, blijven vergissingen mogelijk. Uitgever en auteurs kunnen daarvoor echter geen aansprakelijkheid aanvaarden. eindredactie & vormgeving Acto Informatisering B.V., ir. W.J.M. Goyen e-versie
Deze nieuwsbrief is als elektronische versie verkrijgbaar in het formaat Acrobat Reader, dat u gratis van internet kunt downloaden via www.adobe.com.
succesfactoren 5, pag. 2
Altena Group schakelt Acto in voor strategisch IT-advies
“Acto helpt ons vooruit te kijken.” door Marcel Uljee
Succesfactoren ging op bezoek bij de Altena Group, een bedrijf dat zich richt op de reiniging van installaties. Aanleiding voor het bezoek is de speciale band dat het bedrijf heeft met Acto. De Altena Group koos niet alleen voor de software, maar ook voor het strategische adviseurschap van Acto. Het IT-advies van Acto heeft geleid tot een Masterplan dat de Altena Group helpt om alle IT-verbeteringen te prioriteren en plannen. Een gesprek met financieel directeur Guus Euwen.
Het interieur van het kantoorgebouw van de Altena Group ziet er strak en functioneel uit. Tot we de koffiekamer binnenlopen, waar financieel directeur Guus Euwen ons ontvangt. We zijn beland in een soort kruising tussen een herensociëteit en een bruine kroeg. We beseffen weer dat we in het gastvrije Brabant zijn, waar Altena in 1976 is opgericht. Het is een typisch familiebedrijf: gestart door vader Bas, tegenwoordig bestuurd door zijn zonen Guus en Dick, de commercieel directeur. We zakken weg in donkerleren chesterfields voor een openhartig gesprek over het belang van it binnen de Altena Group en de rol van Acto.
succesfactoren 5, pag. 3
Financieel directeur Guus Euwen van de Altena Group: “Een Masterplan helpt om alle IT-vernieuwingen te plannen en van prioriteiten te voorzien. We gebruiken
Hoe is de Altena Group in aanraking gekomen met Acto? We hadden behoefte aan een nieuw erp-pakket. We gebruikten Exact onder dos, een verouderd pakket met veel maatwerk. We kwamen om verschillende redenen uit op EasyProject van Acto. Om te beginnen de goede prijskwaliteitverhouding. Bovendien kan EasyProject overweg met zowel productie als dienstverlening én met meerdere bv’s. Een sterke troef is natuurlijk ook Acto’s bekendheid met de installatiebranche. Ze volgen de ontwikkelingen op de voet. Waar andere leveranciers zich beperken tot het koppelen van verschillende oplossingen, kunnen we met Acto nog volop verder groeien. En last but nog least biedt EasyProject alles in één: financiële boekhouding, crm én logistiek.
het Masterplan om te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. Het kost nu misschien iets meer energie, maar daar staat tegenover dat je straks het optimale uit je investeringen haalt.”
Waarom is dat zo belangrijk? Als we voor elk deelgebied verschillende oplossingen zouden gebruiken, krijgen we onherroepelijk problemen met de onderlinge koppelingen. Bij elke release zouden we moeten nagaan of alle koppelingen nog wel werken. In zo’n situatie is altijd veel maatwerk nodig. Daarnaast heb je te maken met verschillende leveranciers, met het risico dat je van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Bij Acto hebben we daar geen last van, omdat we maar één aanspreekpunt hebben.
succesfactoren 5, pag. 4
Naast software levert Acto uw bedrijf strategisch IT-advies. Waarom hebt u dat uitbesteed? We zijn te klein om een vaste jurist, accountant of it-adviseur in dienst te nemen. Daarom hebben we een club van specialisten om ons heen verzameld. Die beschouwen we echt als een verlengstuk van ons bedrijf. We steken dan ook veel tijd in onze adviseurs. Ze moeten volledig op de hoogte zijn van alle ins en outs.
Loopt u niet het risico dat u te afhankelijk wordt van externen? Dat risico is aanwezig, zeker op het gebied van it, dat het hart vormt van dit bedrijf. Onderling vertrouwen is ontzettend belangrijk. Daarom investeren we in elkaar en weten we van elkaar wat we doen. En wat Acto betreft: dat staat al 25 jaar overeind, dat zegt wel iets over de continuïteit en betrouwbaarheid.
Wat is een Masterplan? Een Masterplan helpt om alle itverbeteringen te plannen en van prioriteiten te voorzien. We gebruiken het Masterplan om te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. In het voorjaar van 2007 willen we bijvoorbeeld onze monteurs voorzien van een mobiele oplossing. Dat betekent dat we nu al de inrichting van EasyProject moeten voorbereiden. Goed vooruit kijken kost nu misschien iets meer energie, maar daar staat tegenover dat je straks het optimale uit je investeringen haalt.
Adviseert Acto ook over de aanschaf van software van Acto? Het is natuurlijk meegenomen dat onze Acto-adviseur veel van Actooplossingen weet, maar we verwachten Het Masterplan hangt hier in het dat hij onbevooroordeeld is. Hij moet gebouw, zag ik. zich bijvoorbeeld kunnen afvragen of Ja, het plan is voor alle medewerkers een Acto-module wel echt geschikt is zichtbaar. Ik ben er ook al een paar keer voor ons en zich verdiepen in de op aangesproken: “Kan dit onderdeel oplossingen van andere niet een halfjaar eerder leveranciers. Hoewel worden ingevoerd?” onze voorkeur uitgaat Mijn reactie is in zo’n “Met Acto naar één leverancier, geval: prima, zeg maar ontkomen we er niet wat er volgens jou kunnen we nog aan om soms ook uitgesteld kan worden. volop verder andere partijen in te We hebben maar een schakelen. In zo’n geval beperkte capaciteit, groeien.” verwacht ik dat de dus we kunnen niet adviseur niet aan de alles tegelijkertijd. De commerciële belangen kracht van het van Acto denkt, maar aan ons bedrijfsMasterplan is dat het inzicht geeft, belang. medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Met het Masterplan maken we voor iedereen duidelijk waar we Welke adviezen geeft Acto u precies? naartoe willen. Kunt u een tipje van de sluier oplichten? Acto helpt ons om vooruit te kijken, we denken gezamenlijk na over de toekomst. We stellen vast welke doelen en wensen we nog hebben op itgebied. En vervolgens bepalen we samen de prioriteiten van die wensen. Dat doen we overigens in een Masterplan, dat we met Acto hebben opgesteld.
Over de Altena Group De Altena Group bestaat uit vijf aparte ondernemingen die zich elk richten op een specifieke discipline binnen de reinigingsbranche: • Altena Cleaning verzorgt de reiniging, coating en renovatie van koel- en warmtetechnische installaties. • Altena Industrial Cleaning richt zich specifiek op installaties in de (petro)chemische en voedselindustrie. • Altena Services ontwikkelt nieuwe diensten en producten. • Altena Inspection voert onderzoek uit aan technische installaties. • Global Air Systems is een producent van kunststof luchtbehandelingskasten. De Altena Group hecht veel waarde aan certificering en was dan ook het eerste bedrijf in Nederland met een milieucertificaat. Om ook internationale klanten goed te kunnen bedienen, werkt het bedrijf samen met enkele agentschappen in het buitenland. De Altena Group heeft ongeveer tachtig medewerkers in vaste
succesfactoren 5, pag. 5
dienst.
tekst door Marcel Uljee foto’s door Bakker Elektro Industrie en Marcel Uljee
Bakker Elektro Industrie voorziet schepen snel van installaties
MyProject maakt een hectische wereld inzichtelijk In de internationale scheepvaart is de tijdsdruk hoog. Reden voor Bakker Elektro Industrie om alle zeilen bij te zetten en zo efficiënt mogelijk te werk te gaan. Met MyProject weet het bedrijf te voldoen aan de hoge eisen die opdrachtgevers stellen aan oplevertijd, kwaliteit en flexibiliteit.
Prins der Nederlanden, Celtic Explorer, Pax Montana… Ze bevaren de internationale wateren als baggerschip, onderzoeksvaartuig of chemicaliëntanker. En ze hebben een belangrijk gemeenschappelijk kenmerk: achter de boeg gaat een installatie schuil van Bakker Elektro Industrie, het Sliedrechtse bedrijf dat vaartuigen voorziet van onder andere aandrijf-, besturing en automatiseringssystemen. “Zonodig verzorgen we de volledige elektrotechnische installatie aan boord,” vertelt it-manager Gert den Dunnen, “van de generator tot het schakelaartje op het bedieningspaneel.” Omdat elk schip uniek is, beschikt succesfactoren 5, pag. 6
Bakker Sliedrecht over een werkplaats met een eigen plaatbewerkerij om alles op maat te kunnen maken. Het bedrijf heeft 240 medewerkers in dienst. Hoge tijdsdruk
Bakker Sliedrecht behaalt zo’n dertig procent van de gemiddelde jaaromzet in de industriële sector. De overige omzet is afkomstig uit de scheepvaart, een internationale bedrijfstak met veel samenwerkingsverbanden en een bijzonder hoge tijdsdruk. Baggerbedrijven, oliemaatschappijen en handelsondernemingen steken grote bedragen in nieuwe schepen. Die investeringen worden pas terugverdiend
Interne ketenverantwoordelijkheid
zodra het ruime sop wordt gekozen. Inzichtelijk Om die reden moeten schepen na de Een hoge leversnelheid is een behoorbouw zo snel mogelijk gereed worden lijke uitdaging voor Bakker, met grofgemaakt voor de vaart. In die wereld, weg duizend leveranciers die gezamenwaar korte levertijden, kwaliteit en lijk miljoenen artikelen aanbieden, van flexibiliteit van levensbelang zijn, is minutieuze moertjes tot manshoge erp-software zoals die van Acto onmismotoren. Minstens zo belangrijk is het baar. “Vroeger waren interne bestelom het overzicht te behouden op alle lingen een paar dagen onderweg”, projecten. vertelt hoofd Inkoop Gerard Kraaij. “Als de werkvoorbereiding nu iets Ook daarbij helpt de software van bestelt voor 14.00 uur, ligt de bestelling Acto, van begin tot eind van elk nog dezelfde dag bij de project. Den Dunnen: leverancier en heeft “We werken soms aan men het meestal de een opdracht waarbij “De zoekfunctie volgende dag tot zijn meerdere partijen bein MyProject is beschikking.” trokken zijn. En het komt geregeld voor heerlijk om mee dat verschillende parte werken als je tijen tegelijkertijd een beroep doen op onze Google gewend expertise en onze dienbent.” sten afnemen. Met MyProject houden we dat inzichtelijk.” Kennis van de bedrijfstak
Kraaij voegt daaraan toe dat Acto een interessante partner is voor Bakker. “Hoewel we niet vergelijkbaar zijn met de meeste Acto-klanten, profiteren we mee van de kennis die Acto heeft van de bedrijfstak en branchestandaards.” succesfactoren 5, pag. 7
De engineers van Bakker stellen hun materialenstaat direct in MyProject op, en dus niet in een cad-pakket, zoals gebruikelijk is. Het grote voordeel daarvan is dat het artikelbeheer slechts op één plaats uitgevoerd wordt. Elke materiaalstaat wordt in MyProject automatisch vertaald naar besteleenheden en doorgezet naar de inkoopafdeling. Gerard Kraaij: “Als de aanvangsdatum in de planning voldoende ruimte biedt, verloopt dat geheel automatisch. Mochten er problemen zijn met de levertijd, dan wordt de engineer daar meteen op geattendeerd, zodat er bewust kan worden gekozen voor spoedkosten of uitstel.” Deze werkwijze draagt volgens Den Dunnen ook bij aan een heldere interne ketenverantwoordelijkheid. “Vroeger werden engineers tussen de bedrijven door geraadpleegd als de werkplaats onderdelen miste. Nu stapt een medewerker van de werkplaats direct naar het magazijn, waar alles verder wordt afgehandeld.” Gebruiksvriendelijk
In de zomer van 2004 is Bakker Elektro Industrie overgestapt van Acto-Project op MyProject. Een selectietraject werd overgeslagen, vertelt Den Dunnen. “MyProject is een duidelijke verbetering, dus er was voor ons geen enkele aanleiding om op zoek te gaan naar iets anders.” Die verbetering zit onder meer in de gebruiksvriendelijke Windows-omgeving. Den Dunnen is vooral enthousiast over de zoekmogelijkheid in MyProject, die snel toegang biedt tot informatie die in het verleden is ingevoerd. “Dat is heerlijk om mee te werken als je Google gewend bent.” De zoekresultaten kunnen op het scherm worden bekeken of worden geëxporteerd naar Excel of een rapportgenerator. “Gebruikers kunnen de rapportages zo goed naar hun hand kunnen zetten dat ze steeds minder gebruikmaken van de Excel-export-
Gert den Dunnen, IT-manager van Bakker Elektro Industrie: “We werken soms aan een opdracht waarbij meerdere partijen betrokken zijn. En het komt geregeld voor dat verschillende partijen tegelijkertijd een beroep doen op onze expertise en onze diensten afnemen. Met MyProject houden we dat inzichtelijk.”
functie.” Historische gegevens zijn voor Bakker van grote waarde als er onderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd. Een bijkomend voordeel van de zoekfunctie is dat gebruikers nieuwe projecten zorgvuldiger invoeren, heeft Den Dunnen gemerkt. “Nu zijn de gevolgen van een minder consequente invoer direct zichtbaar voor de gebruikers.” Efficiency toegenomen
Begin dit jaar heeft Bakker MyProject geëvalueerd, onder andere door knelpunten onder gebruikers te inventariseren. Gerard Kraaij: “Natuurlijk zijn we kritisch op het pakket en overleggen we regelmatig met Acto over verbete-
ringen. Maar ook onze interne organisatie kan inefficiency veroorzaken. Medewerkers hebben er bijvoorbeeld soms moeite mee dat ze een stukje vrijheid moeten inleveren.” Dat offer is dan ook niet zonder gevolgen. Hoewel harde gegevens ontbreken, zijn Kraaij en Den Dunnen ervan overtuigd dat de efficiency binnen het bedrijf dankzij Acto is toegenomen. Dat wil zeggen… Op sommige onderdelen, zoals calculatie, vergt MyProject juist iets meer tijd dan voorheen. Waar het om gaat, is dat de doorlooptijd van de gehele keten is verkort, meent Kraaij. “Zonder een pakket als MyProject zouden we niet meer kunnen functioneren.”
Vlekkeloze upgrade Hoewel de implementatie van MyProject voor de hand lag, werd niets aan het toeval overgelaten. Een speciale stuurgroep testte vooraf de belangrijkste schermen, resulterend in een lijst met voorwaardelijke verbeteringen en wensen die na de upgrade uitgevoerd konden worden. In de tien dagen voor de upgrade werden alle medewerkers in een halve dag klaargestoomd voor het gebruik van MyProject. Den Dunnen: “We hebben met opzet zo min mogelijk tijd gepland tussen opleiding en upgrade. Voor je het weet, is alle kennis alweer weggezakt.” Op de dag van de upgrade was de helpdesk van Acto natuurlijk paraat. In het kantoorgebouw van Bakker liepen bovendien Acto-consultants rond om medewerkers bij te staan met raad
De investeringen in een nieuw schip verdienen zichzelf pas terug zodra het te water
en daad. “Dat is ons erg goed bevallen.
wordt gelaten. Snelheid is dus geboden bij de inrichting van de elektrotechnische installatie. Hetzelfde geldt voor de onderhoudsbeurten van een schip, vertelt hoofd Inkoop Gerard Kraaij. “Je kunt een schip beschouwen als een enorm stuk gereedschap. Het komt geregeld voor dat een vaartuig voor een nieuwe klus moet worden aangepast.” Met MyProject lukt het Bakker om de doorlooptijd in de gehele keten zo kort mogelijk te houden.
Gebruikers vonden het een prettig idee dat ze op iemand konden terugvallen. En het ontlastte onze eigen IT-afdeling, die nog geen praktijkervaring had opgedaan.” De upgrade verliep bijna vlekkeloos. Kort daarna staken wel kinderziektes de kop op, maar die zijn door Acto opgelost. Den Dunnen: “Sindsdien loopt het prima. We hebben inmiddels alweer enkele upgrades achter de rug die best ingrijpend waren. Gebruikers hebben er nauwelijks iets van gemerkt.”
succesfactoren 5, pag. 8
Regel Partners stapt over op EasyProject
“Een goede projectadministratie is onmisbaar voor onze core business.” tekst en foto’s door Marcel Uljee
System integrator Regel Partners ging op zoek naar software voor projectadministratie. De belangrijkste eisen: het pakket moest aansluiten bij de bedrijfsprocessen en mocht (vanwege de kosten) geen maatwerk zijn. De keuze viel op EasyProject van Acto.
Regel Partners is gespecialiseerd in het implementeren en onderhouden van geïntegreerde gebouwbeheersystemen. Hooguit een kwart van de omzet bestaat uit geleverde materialen, de rest vloeit voort uit de uren die Regel Partners levert in de vorm van advies, realisatie en service. “Een goede projectadministratie is onmisbaar voor onze core business”, licht directeur Gijs de Koning van Regel Partners toe. “Met een projectadministratie bewaken we de gemaakte uren en de behaalde resultaten van elk project. Zo kunnen we onze forecast voortdurend bijstellen en ingrijpen als dat nodig is.” Het pakket dat Regel Partners voorheen gebruikte voor projectadministratie,
was niet goed toegesneden op de situatie van het bedrijf. “We gebruikten hooguit eenderde van de mogelijkheden, terwijl het op veel van onze wensen geen goed antwoord had.” Procesontwerp hielp bij selectie
Voor de selectie van een nieuw projectadministratiepakket trok Regel Partners een externe adviseur aan: “Anderen hebben op dit gebied nu eenmaal meer kennis en ervaring. Zo konden wij ons blijven concentreren op onze core business.” De adviseur maakte een plan van aanpak voor de selectie en stelde samen met Regel Partners een procesontwerp op. Daarin staat per bedrijfsproces omschreven succesfactoren 5 , pag. 9
wat en hoe er geautomatiseerd moet worden. “We hadden in eerste instantie zeven leveranciers, maar na een quick scan bleven er vier over. De software van de overgebleven leveranciers hebben we in prijs vergeleken en naast het procesontwerp gelegd. Zo zagen we al snel welke pakketten het dichtst in de buurt van onze wensen kwamen.” Standaardsoftware in plaats van maatwerk
Transparantie van begin tot eind
De keuze van Regel Partners viel op EasyProject van Acto. “De grote kracht van EasyProject is de transparantie. Je kunt zelf bepalen hoe fijn je de projectfases definieert waarop je van begin tot eind zicht wilt houden. Bovendien is het eenvoudig om gegevens te hergebruiken. Dankzij een handige zoekfunctie kun je snel raadplegen hoe iets in het verleden is opgelost. Die informatie kun je vervolgens toepassen in een ander project, bijvoorbeeld bij het maken van een offerte.”
Het procesontwerp maakte het relatief eenvoudig om een pakket te vinden dat past bij de bedrijfsprocessen van Regel Partners. Dat was overigens niet de Onderbuikgevoel enige eis die het bedrijf stelde, vertelt Daarnaast pleit voor Acto dat het De Koning. “We vonden het ook bedrijf ‘met beide benen in de instalbelangrijk om een stanlatiebranche’ staat, zoals De daardpakket af te nemen. Koning het uitdrukt. “Acto “Ik ken veel We wilden nadrukkelijk presenteerde twee goed bedrijven die naar geen maatwerk, vanwege voorbereide cases aan de tevredenheid met de hoge kosten van onthand van ons procesontActo samenwerken en dat geeft wikkeling en onderhoud. werp. Wat we daar zagen, vertrouwen.” Bovendien waren we op sloot goed aan op onze zoek naar een pakket dat wensen.” De Koning geeft de interactie met alle medewerkers toe dat er ook een ‘onderbuikgevoel’ mogelijk maakt. De urenregistratie in meespeelde. “Het viel ons tijdens de ons bedrijf verloopt nu bijvoorbeeld presentaties op dat de directeur van nog via de boekhouder. Straks moet Acto zelf veel van het pakket weet en er iedereen zelf zijn uren invullen.” erg enthousiast over is. Daarnaast ken ik veel bedrijven die naar tevredenheid met Acto samenwerken en dat geeft vertrouwen.” Regel Partners GESPECIALISEERD IN BESTAAT SINDS AANTAL WERKNEMERS AANTAL VESTIGINGEN KLANTEN VORIGE OPLOSSING HUIDIGE OPLOSSING
implementatie en onderhoud gebouwbeheersystemen 1992 40 1 (hoofdkantoor Hoevelaken) van ziekenhuizen tot multinationals Exact Acto EasyProject
succesfactoren 5 , pag. 10
Alles in één De oplossing van Acto, EasyProject, voldoet aan
TIBN kiest voor EasyProject
alle verwachtingen van TIBN, vertelt De Vries. “EasyProject is gebruiksvriendelijk en volledig toegesneden op de installatietechniek. Het biedt
Sneller en beter beslissingen nemen
alles in één: artikelbeheer, projectindeling, voorcalculatie, werkvoorbereiding, noem maar op.” Gevraagd naar het verwachte rendement, komt De Vries als eerste toch weer uit op een soepele administratie. “Nu hebben we bijvoorbeeld nog een bonnensysteem. Maar zoals dat gaat met bonnen: die raken wel eens zoek. Straks hoeven onze projectleiders hun bestellingen niet meer
tekst door Marcel Uljee
op te schrijven, maar kunnen ze alles meteen invoeren in EasyProject. Zo raken we nooit meer iets kwijt, en het scheelt de administratie
Het begon met een zoektocht naar een nieuw administratiesysteem. Gaandeweg besloot Technisch Installatie Bureau Nederland (tibn) te kiezen voor een geïntegreerde oplossing: EasyProject van Acto. “Niet alleen verloopt onze administratie straks soepeler, we beschikken ook over volledige en actuele managementinformatie.”
veel werk. Minstens zo interessant is dat het totale kostenplaatje steeds up-to-date is. Nu hebben projectleiders elk nog hun eigen systeempje. Straks kunnen we met EasyProject alles op de voet volgen. De managementinformatie is daardoor van veel hogere kwaliteit. Dat stelt ons in staat om beter en sneller beslissingen te nemen.”
Wie gewend is aan de gebruiksvriendelijkheid
teurs.” Dat inzicht leidde ertoe dat TIBN de
van Windows, zal even met zijn ogen knipperen.
aandacht ging richten op een geïntegreerde
Bij TIBN wordt nog volop gewerkt onder dos,
oplossing. Daarmee werden tegelijkertijd hoge
met een oude versie van Exact. Maar zoals dat
eisen gesteld aan de gebruiksvriendelijkheid:
gaat met verouderde software: het DOS-
“Een pakket dat door veel medewerkers
platform wordt niet lang meer ondersteund.
gebruikt wordt, moet zo toegankelijk mogelijk
Aanleiding voor tibn om op zoek te gaan naar
zijn. Onze voorkeur ging daarom uit naar
een nieuwe oplossing. Aanvankelijk met een
software
eenvoudige eis, vertelt hoofd Bedrijfsbureau
uiterlijk.”
met
een
vertrouwd
Windows-
Martijn de Vries. 'We waren in de eerste plaats
Technisch Installatie Bureau Nederland
op zoek naar software die onze administratie
Selectietraject
goed ondersteunt. Maar na enkele gesprekken
Acto is een van de leveranciers die tot de
met leveranciers begon het besef te dagen dat
eindselectie doordrongen, vertelt De Vries.
we daarmee kansen lieten liggen.”
“Acto heeft vanaf het eerste contact veel
BESTAAT SINDS
1973
GESPECIALISEERD IN
werktuigbouwkundige installaties, met name voor zwembaden
vertrouwen uitgestraald. Dat heeft te maken met
AANTAL WERKNEMERS
60
Stapje terug
de manier waarop ik zelf ook met mijn klanten
AANTAL VESTIGINGEN
1 (Maarsbergen)
KLANTEN
(semi-)overheid, beleggings-
TIBN nam een stapje terug en stelde zichzelf de
probeer om te gaan. In vertel mijn klanten niet
vraag wat nou echt de allerhoogste prioriteit
meteen wat ik allemaal te bieden heb, maar zorg
verdient. De Vries: “Dat is natuurlijk onze core
ervoor dat ik eerst hun wensen goed snap. Acto
VORIGE OPLOSSING
Exact
business. Als het ons lukt om daarin een
snapt de installatiebranche als geen ander, het
HUIDIGE OPLOSSING
EasyProject
efficiencyslag te maken, dan merken we dat
bedrijf sprong er eigenlijk al meteen bovenuit.”
vanzelf ook in de rest van onze organisatie.
De gesprekken die volgden, bevestigden dat
TIBN koos voor EasyProject van Acto vanwege:
Zodra projectleiders bijvoorbeeld alle uren van
beeld: “Acto komt vaak bij installatiebedrijven
• de efficiencywinst in administratieprocessen
hun project meteen in een systeem invoeren,
over de vloer, weet wat er speelt en heeft veel
• de hoge kwaliteit van managementinformatie
scheelt dat veel werk voor onze administra-
ervaring waarvan we kunnen profiteren.”
• Acto’s kennis van de installatiebranche
succesfactoren 5, pag. 11
maatschappijen
Achtergronden toelichting van enkele begrippen uit deze nieuwsbrief
INFORMATISERING
Wat is MyProject? MyProject is dé toonaangevende geïntegreerde projectsoftware onder Windows voor de
www.acto.nl
installateur! Van acquisitie, calculatie, werkvoorbereiding, planning, projectuitvoering, inkoop, facturering en service, tot en met geïntegreerde project- en financiële administratie. Acto is hiermee marktleider bij middelgrote en grote installatiebedrijven. Vele bekende collega’s kozen reeds voor de voordelen die MyProject ook ú kan bieden.
Wat is EasyProject? EasyProject is software speciaal voor de middelgrote en kleinere installateur. Een compleet geïntegreerde oplossing, die de meest voorkomende bedrijfsprocessen ondersteunt. Van de acquisitie tot en met de financiële afhandeling van een project is EasyProject uw steun en toeverlaat. Kortom: EasyProject is een compleet en betaalbaar softwarepakket voor ú.
Wat is Artikelbeheer.nl en ARTI? Het uitwisselen van artikelinformatie was nog nooit zo eenvoudig. Op www.Artikelbeheer.nl kunnen fabrikanten en groothandels informatie brengen en verrijken. Exportmogelijkheden naar alle relevante partijen in de installatiebranche, waaronder 2BA. Installateurs kunnen de artikelbestanden handig ophalen en inlezen in hun systeem. De centrale database wordt gebruikt door de grootste installateurs van Nederland. ARTI is een reeks softwareproducten voor fabrikanten, groothandels, agenten, importeurs en
inkoopcombinaties. ARTI ondersteunt bij het beheren en distribueren van productinformatie. Automatisch publiceren in een catalogus, op internet of via elektronische bestanden. Elektronische order-afhandeling en facturering. XML, EDI en ICM. Mobiele communicatie (o.a. via PDA’s en barcodescanners) en een online internetwinkel.
Wat is M*Service? Acto biedt met M*Service een oplossing waarbij de planner en de monteur geïntegreerd en volledig elektronisch werken. Het uitgangspunt is het registreren van een klus in onze servicemodule. Via het elektronisch planbord kunt u de klus bij de juiste monteur inplannen. En wilt u het hele serviceproces papierloos maken? Ook dat is mogelijk door de werkbon via draadloos internet door te sturen naar de PDA van de monteur. Uw servicemonteurs krijgen zo specifieke informatie op locatie, waaronder voor de klus besteld materiaal, technische achtergronden en de servicehistorie. Daardoor kan hij de klus in één keer afhandelen en kunt ú nog diezelfde dag de bestede uren en materialen factureren! Zo realiseert u een directe verbetering van uw rendement.
Meer informatie? Als u ook van de voordelen van onze diensten en onze software wilt profiteren, willen wij u hierover graag verder informeren. Wilt u over een van de beschreven onderwerpen nadere informatie, neem dan gerust telefonisch contact op met Acto.
Enkele highlights van M*Service: • Onderhoudscontracten registreren, beheren en afrekenen. Onderhoudsschema vastleggen per installatie. Werkvoorbereiding, registereren van servicemeldingen, inzicht in werkvoorraad, materiaal reserveren bij magazijn, bestellen bij leverancier, inplannen van monteur. • Facturering en conceptfacturering. Afspraken met uw klant.
Acto Informatisering B.V. t (033) 422 68 00 i www.acto.nl e
[email protected]
• Digitaal planbord. Dynamisch (her)plannen. Inzicht in de actuele planning. • Monteur bedient eenvoudig met pda (kleine ‘handheld’ computers).
• Materiaalverbruik eenvoudig toekennen aan de monteur. Automatisch voorraadbeheer.
succesfactoren 5, pag. 12
TE-3500-0604
• Online/offline-model voor gebieden met minder ontvangst.
