Strategisch Communicatie Beleidsplan “Op weg naar moderne, actieve en open communicatie met onze inwoners”
gemeente Hendrik-Ido-Ambacht Communicatie Afdeling Bestuurszaken
Visie op communicatie: De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht wil haar inwoners actief, tijdig en open informeren, betrekken en laten meedenken. Zij gebruikt hiervoor moderne communicatiemiddelen, aangepast aan de behoefte van haar inwoners.
1
Inleiding Het strategisch communicatiebeleidsplan beschrijft de kaders van gemeentelijke communicatie. De gemeenteraad stelt deze kaders en visie op communicatie vast voor de komende jaren. Dit beleidsplan beschrijft hoe de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht de komende jaren omgaat met communicatie en hoe zij communicatie inzet voor haar inwoners, verenigingen, instellingen ondernemers en overige doelgroepen (hierna te noemen: inwoners). Hiermee geeft het college invulling aan de gestelde doelen uit het collegeprogramma 2010-2014. Twee communicatiemodaliteiten vormen geen onderdeel van dit strategisch communicatiebeleid: Crisiscommunicatie Voor crisiscommunicatie is een apart plan ontwikkeld, passend binnen vastgelegde draaiboeken. Daar gaan we in dit strategisch communicatiebeleidsplan niet verder op in. Maar ook hier spelen bij de communicatieadvisering ontwikkelingen in digitale en social media wel degelijk een rol. Raadscommunicatie Dit communicatiebeleidsplan gaat specifiek over communicatie met de inwoners van Hendrik-IdoAmbacht. Omdat de wijze van communiceren met en door de gemeenteraad eerder in een ander plan is vastgelegd, wordt dat onderwerp hier buiten beschouwing gelaten. Wel zou communicatie van en voor de raad eventueel mogelijkheden kunnen bieden om hiervoor samenwerking in de regio te zoeken (met als voorbeeld de parttime-communicatieadviseur voor de gemeenteraad van Zwijndrecht). Hier liggen mogelijk nog kansen voor een kwalitatieve uitbreiding van de communicatiemogelijkheden van de raad. Waar komen we vandaan? (verleden) Welke ontwikkelingen vormen de (communicatie)omgeving en wat zijn de kaders waarbinnen communicatie (en overheidscommunicatie in het bijzonder) zich begeeft? Overheidscommunicatie volgens Commissie Wallage Ruim 10 jaar geleden heeft de Adviescommissie Toekomst Overheidscommunicatie (commissie Wallage) met het uitbrengen van een analyse, aanbevelingen en adviezen een belangrijk moment gemarkeerd in de overheidscommunicatie. Gemeentelijke communicatie richtte zich voorheen op het informeren over het beleid (voorlichten). In een tijd waarin ontwikkelingen zich in hoog tempo opvolgen en er steeds hogere eisen aan de gemeente worden gesteld, is dit niet meer voldoende. Burgers verwachten dat de gemeente naar hen luistert en signalen laat meewegen bij het ontwikkelen van beleid. Uitgangspunt voor de gemeenten wordt om actueel, tijdig, duidelijk en volledig te communiceren met al haar doelgroepen. Een verdere groei en verbetering van de kwaliteit is noodzakelijk. Aandachtspunt hierbij is dat de informatie voor uiteenlopende doelgroepen steeds goed vindbaar, toegankelijk en begrijpelijk moeten zijn. Uiteraard mag transparantie van gemeentelijke informatie niet uitsluitend aan internet gekoppeld zijn. Digitale informatievoorziening is altijd ondersteunend. Verschillende aanbevelingen zijn relevant voor Hendrik-Ido-Ambacht: Maak overheidsinformatie actief openbaar. Maak zoveel mogelijk informatie digitaal (maak actief gebruik van het internet). Geef (onder voorwaarden) ook voorlichting over beleid dat nog in ontwikkeling is. Betrek de inwoners eerder bij het beleid. Investeer daarbij in interactieve beleidsontwikkeling, wees bereid het beleid aan te passen op basis van goede argumenten, schep geen valse verwachtingen en koppel resultaten terug. Voer een proactief mediabeleid.
2
-
Zie communicatie als een volwaardig en integraal onderdeel van het beleidsproces (communicatie is een verantwoordelijkheid van iedereen.
Een ander belangrijk punt dat de Commissie Wallage naar voren brengt, is interactieve beleidsvorming: het betrekken van burgers bij de ontwikkeling van beleid. Beleid is immers vooral effectief en wordt als meer legitiem ervaren wanneer andere overheden, burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties betrokken worden bij de totstandkoming en implementatie ervan. Een interactief proces werkt echter alleen als iedereen binnen de organisatie - zowel bestuurders als ambtenaren vooraf op de hoogte is van het doel. Daarnaast vraagt interactieve beleidsvorming ook een andere manier van werken: het naar binnen halen van het perspectief van de buitenwereld en daar open voor staan. Wat is onze basis? De basis van de gemeentelijke communicatie is te vinden in de uitgangspunten van het collegeprogramma: Het motto van het collegeprogramma is ‘Herkenbaar, Inventief en Aantrekkelijk’. In dit collegeprogramma zijn al veel communicatieve aspecten en uitgangspunten benoemd. Het belangrijkste uitgangspunt of beeld hieruit is te verwoorden onder de noemer: “Betrokken samenleving met sociale samenhang”. Dit betekent dat het college actief betrokken wil zijn bij de Ambachtse gemeenschap en de afstand naar de inwoners klein wil houden. Het is vanzelfsprekend om burgers, ondernemers en organisaties tijdig en actief te raadplegen. Daarbij wil de gemeente open zijn en duidelijk in haar manier van werken. Daarnaast wil het college verder investeren in een klantgerichte gemeente die dichtbij haar burgers staat. De gemeentelijke dienstverlening is klantgericht en voor iedereen toegankelijk en bereikbaar. De gemeente helpt mensen vriendelijk en goed en de gemeente praat en schrijft in begrijpelijke taal. De keuzes die het college maakt bij bezuinigingsopgaven, wil zij communiceren met en verantwoorden naar de inwoners. Burgerparticipatie is een belangrijk instrument, maar geen doel op zich. En vooraf moet zeker zijn gesteld dat die inbreng voor alle betrokkenen toegevoegde waarde zal hebben en dat deze serieus zal worden genomen. Wijk- en buurtgericht werken zet het college in om betrokkenheid van burgers te coördineren en te versterken. Onderzoeken Daarnaast vormen de onderzoeken die in de afgelopen jaren in Hendrik-Ido-Ambacht zijn gehouden, onderdeel van de basis. Uit de gehouden burgerpeilingen zijn verschillende communicatiewensen te destilleren. Uit de peilingen blijkt dat éénderde tot een kwart van de inwoners (hoewel in afnemende mate) actief betrokken wil worden bij de beslissingen en de totstandkoming van plannen. De manier waarop dat zou moeten gebeuren geeft ook de ontwikkelingen in de digitale media weer: in toenemende mate hebben bijvoorbeeld internetpanels de voorkeur. Communicatiekaders Dit strategisch communicatiebeleid geeft de kaders aan waarbinnen de communicatie van, door, met en binnen de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht kan worden vormgegeven. Communicatie kunnen we inzetten met verschillende doelen: we willen de inwoners informeren, of hen laten meepraten, meedenken of zelfs meebeslissen. In Hendrik-Ido-Ambacht willen we inwoners altijd infomeren, betrekken, en waar mogelijk laten meedenken. Hiermee willen we het volgende bereiken: • het bevorderen van de dialoog met de inwoners • het ontwikkelen van een herkenbaar en eenduidig gezicht van de gemeente • het bevorderen van de kwaliteit, eenheid en samenhang in de communicatie
3
•
het vergroten van de bewustwording van communicatie en de effecten daarvan, bij de gemeentelijke organisatie.
Wat speelt er nu? (omgeving) Digitale media Eén van de belangrijkste ontwikkelingen in (overheids)communicatie is op dit moment de digitale media. Dit neemt niet alleen een enorm hoge vlucht, het heeft ook grote gevolgen voor de wijze waarop we tot nu toe tegen communicatie aan keken. Het communiceren ‘oude stijl’ waarbij we voornamelijk gebruik maken van traditionele (niet-digitale) media schuift steeds meer op naar digitale media. Groot verschil is dat inwoners vroeger voor alle informatie afhankelijk waren van de gemeente en wat de media hierover schreven. Tegenwoordig informeert men elkaar en is het voor de gemeente vooral een kwestie van goed blijven volgen wat er gezegd wordt en leeft onder de doelgroepen, en het rechtzetten van verkeerde informatie waar nodig. Dat vraagt een hernieuwde kijk op en beoordeling van de inzet van gemeentelijke communicatiemiddelen. Regiocommunicatie (Netwerk Drechtsteden) De commissie Scholten II heeft aanbevelingen gedaan voor de regio Drechtsteden. Voor communicatie zijn de aanbevelingen samengevat: - gemeenten zijn de ‘eerste overheid’ voor communicatie met de lokale bevolking - de regio voedt het netwerk en coördineert en faciliteert de informatieoverdracht naar de diverse doelgroepen, inclusief de maatschappelijke partners en bedrijfsleven. - de regio communiceert over de onderwerpen die de regio als geheel aangaan. Ook vanuit de regio is er aandacht voor strategische communicatie. Binnen het Programma Netwerkdemocratie Drechtsteden is strategische communicatie een dossier dat in de komende tijd verder wordt uitgewerkt. Er is een nieuwe, bondige communicatiestrategie in ontwikkeling. De regio wil meer samenwerken met lokale bestuursvoorlichters en afspraken maken over wie welke communicatietaak oppakt. Waar gaan we naar toe? Een beeld van de toekomst is van belang om te weten welke weg je wilt volgen. Hoewel dit niet binnen enkele jaren gerealiseerd kan en zal worden, staat ons een duidelijk toekomstbeeld voor ogen: “Communicatie van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht is open, transparant en zeer actueel. De website vormt de basis van alle communicatie. Inwoners kunnen hier alles vinden van en over de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht. Diverse digitale, social en traditionele media en middelen worden ingezet om de verschillende doelgroepen te bereiken en hen actief te attenderen waar zij de voor hen belangrijke informatie kunnen vinden en hoe zij kunnen meepraten en meedenken. Maatwerk op buurtniveau, open, modern en met een gemeentelijke uitstraling, zijn hierbij de uitgangspunten.” Visie op communicatie De visie op communicatie van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht verwoorden we als volgt: De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht wil haar inwoners actief, tijdig en open informeren, betrekken en laten meedenken. Zij gebruikt hiervoor moderne communicatiemiddelen, aangepast aan de behoefte van haar inwoners. Uitgangspunt hierbij is denken en communiceren vanuit de inwoner: wat wil hij/zij weten en op welke manier?
4
Hoe doen we dat in Hendrik-Ido-Ambacht? Digitale en social media De gemeente Hendrik-Ido-Ambacht kiest ervoor om de komende jaren te communiceren via een combinatie van zowel traditionele als (nieuwe) digitale media. We erkennen het belang en de basis van traditionele eigen en vrije media, die past bij een aanzienlijk deel van onze doelgroepen. Deze zullen we, zeker de komende jaren, optimaal blijven gebruiken. Daarnaast is er een groeiende doelgroep die zijn informatie haalt en zijn mening bepaalt op basis van digitale en social media. Ook die doelgroep willen we in steeds grotere mate gaan bedienen. In deze nieuwe ontwikkelingen zijn we niet de eerste om deze te onderzoeken en te gebruiken, maar volgen we deze wel op de voet. We sluiten aan zodra er voldoende kennis en ervaring bij andere gemeenten/overheden is opgedaan, die wij kunnen gebruiken. Dit om te voorkomen dat de ontwikkelingen ons inhalen. Dat betekent een hernieuwde kijk op en beoordeling van inzet van gemeentelijke communicatiemiddelen, en uitbreiding van de (bestaande en nieuwe) digitale en social media. Interactief Ook in Hendrik-Ido-Ambacht willen we interactief communiceren: onze inwoners denken en doen actief mee bij het ontwikkelen van beleid. Daarvoor is het belangrijk dat communicatie in HendrikIdo-Ambacht als thema en als discipline een volwaardige positie krijgt in het proces van beleidsvorming. Wij denken dan bijvoorbeeld aan het onderbrengen van de communicatiefunctie bij stuurgroepen. Met andere woorden: communicatie moet meer in het hart van het beleid worden gepositioneerd. Dergelijke strategische communicatie is dan niet langer alleen maar communicatie over het beleid (persbericht of bericht in het gemeentenieuws), maar vooral communicatie in het beleid. We maken dan als communicatie niet alleen het beleid begrijpelijk, maar als organisatie begrijpelijk beleid. Wijk- en buurtgericht werken is hiervan een voorbeeld. Onderzoek en doelen Het is belangrijk om te weten hoe onze doelgroepen tegen de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht aankijken. Als je weet wat zij willen weten en wat zij van de gemeente verwachten, kun je het aanbod hierop aanpassen. Af en toe komen er spontane reacties via mail, brief, telefoon of social media binnen. Dit zijn duidelijke signalen. Daarnaast is er behoefte aan gedegen onderzoek naar de specifieke opvattingen over communicatie van een representatieve steekproef van de inwoners van Hendrik-Ido-Ambacht. Het OCD biedt hiervoor verschillende onderzoeksmogelijkheden. We sluiten zoveel mogelijk aan bij deze onderzoeken. Het doel is vooruitgang boeken of minimaal gelijk blijven van tevredenheid van inwoners over de onderwerpen uit de communicatievisie. Deze informatie halen we uit de Monitor Communicatie en Bestuur van het OCD, die eind 2013 wordt herhaald. Regiocommunicatie (Netwerk Drechtsteden) Hendrik-Ido-Ambacht wil ook op het gebied van strategische communicatie graag samenwerken in de regio, met behoud en versterking van eigen identiteit (zoals ook in het collegeprogramma is opgenomen). Uitvoering Dit plan gaat over communicatiebeleid en -strategie. Deze communicatiestrategie wordt uitgewerkt in jaarlijkse actieplannen. Deze actieplannen worden, na vaststelling van deze strategie, aan het eind van ieder jaar opgesteld voor het komende jaar en afgestemd met de portefeuillehouder communicatie.
5
Evaluatie Aan het einde van ieder jaar vindt er een korte evaluatie van het actieplan van dat jaar plaats. Op basis daarvan wordt een nieuw actieplan voor het volgend jaar gemaakt. Begin 2014 wordt deze communicatiestrategie in z’n geheel geëvalueerd. De resultaten van deze evaluatie worden meegenomen bij het opstellen van de strategie voor de nieuwe collegeperiode 2014-2018.
6
