Organisatie Stichting Limena is een Reformatorische organisatie voor schipperskinderen, met locaties in Krimpen aan den IJssel en Dordrecht. Centraal gelegen, huiselijk, gezellig en met voldoende speelruimte beschikt De Driemaster over een unieke locatie waar de kinderen en jongeren zich goed kunnen ontwikkelen en ontplooien. Wij willen graag het “Beste Na Thuis” bieden. Momenteel wonen er 121 jongens en meisjes in het internaat verdeeld over 10 leefgroepen in de leeftijd van 6 t/m 18 jaar. Een team van m a x . 4 groepsleid(st)ers is verantwoordelijk voor een leefgroep. Onze visie op opvoeden is: Het kind leren de gaven die het heeft te gebruiken tot eer van God en tot nut van de naaste. De Bijbelse normen en waarden vormen ons uitgangspunt bij onze taak de kinderen en jongeren voor te bereiden op het maatschappelijke leven. Vacature Per 1 april ontstaat er een vacature management/bestuurssecretaresse. (80-100% functie )Informatie over het profiel van de functie is
beschikbaar verder in deze rubriek. Kandidaten dienen lid te zijn van een van de Reformatorische kerken. Sollicitaties graag voor 25 maart per email verzenden aan: W.R. van Vliet
[email protected]
Functie-/Taakomschrijving
Managementassistent / bestuurssecretaresse Algemene informatie:
Naam instelling
: Stichting Limena
Dienst / sector
: internaat voor schipperskinderen
Afdeling
: De Driemaster
Functie
: Managementassistent en bestuurssecretaresse
Algemene kenmerken De administratieve kracht / receptionist is verantwoordelijk voor het verzorgen de secretarieeladministratieve werkzaamheden, alsmede voor het zelfstandig verrichten van de werkzaamheden die zijn verbonden aan het functioneren van de receptie. Deze functie heeft voor de locatie De Driemaster nog een aanvullende taak. (bestuurssecretaresse). Doel van de functie Het faciliteren van het managementteam op alle terreinen, uitgezonderd pedagogische zaken. Werkzaamheden kunnen verricht worden in opdracht van of binnen vooraf vastgestelde kaders geheel zelfstandig. Organisatorische positie De managementteam secretaresse ressorteert in hiërarchische zin onder het managementteam dan wel de algemeen directeur in het bijzonder. De algemeen directeur dan wel het managementteam geeft functionele aanwijzingen aan de medewerker. Hoofdactiviteiten 1. Verleent secretariële ondersteuning aan het bestuur door: Het administratief / organisatorisch voorbereiden van bestuursvergaderingen, het notuleren en uitwerken van notulen, archiveren van de vergaderstukken en het bewaken van de voortgang van de daarin gemaakte afspraken en besluiten. Verzorgen van allerhande correspondentie van het bestuur. 2. Verleent secretariële ondersteuning aan het managementteam door: Het bijwonen, notuleren en eventueel adviseren van de CMT-vergaderingen.
Alle voorkomende lokale P&O zaken voor zover deze niet door derden ( Meander ) worden gedaan. Contacten met externe instanties ten behoeve van personeelsinformatie en verwerking. Advisering en ondersteuning van het managementteam over allerhande zaken met uitzondering van de pedagogische. Externe contacten onderhouden.
Resumerend zijn de taken te rangschikken op:
Secretarieel-administratieve taken Taken op financieel terrein Taken op organisatorisch terrein Receptie en telefoontaken
Voor bovenstaande taken geldt dat deze in overleg met de collegae nader worden ingevuld. Profiel van de functie Kennis
Een voor de functie relevante opleiding (HBO denk en werk) niveau, of een naar het oordeel van de werkgever vergelijkbaar niveau van kennis en vaardigheden. Inzicht en het vermogen om hoofd en bijzaken te onderscheiden. Inzicht in taak, organisatie en werkwijze van de instelling, eigen initiatief tonen en kunnen meedenken en ondersteunen van het MT. Kennis van de Nederlandse taal en grammatica. Vaardigheid in het tekstverwerken met de computer, het notuleren en uitwerken van vergaderingen en het opstellen van brieven en het doen van ondersteunende voorstellen. Zelfstandig kunnen werken en bereid zijn om onregelmatige diensten te werken.
Salariëring Schaal 6
Taken Managementassistent / Bestuurssecretaresse
Onderdeel
Taak
Bestuur Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur
voorbereiding, notuleren, uitwerken, plannen, acties
Raad van Afgevaardigden
voorbereiding, notuleren, uitwerken, plannen, acties
Correspondentie algemeen Archiveren
bestuursstukken en bestuurscorrespondentie
Managementteam CMT / CMT+ / LMT
notuleren, uitwerken en bewaken gemaakte afspraken.
Correspondentie algemeen
postverwerking, ingaand- en uitgaand; prognosewerkzaamheden
P&O ( de P&O activiteiten worden in overleg met de functionaris van de locatie EH afgestemd )
ondersteuning rondom vacatures en sollicitaties, ziekmeldingen, contacten UWV en arbodienst, registratie en mutaties personeelsgegevens, correspondentie personeel, salarismutaties, versturen en verzorgen van attenties. Allerhande verdere voorkomende en organisatorische taken.
Externe relaties / contacten
diverse t.b.v. personeel en organisatie
Organisatorische werkzaamheden
ondersteuning bij diverse activiteiten zoals kerst en ouderdagen.
Administratie / receptie Diverse taken samen met andere collega van de administratie
Opvang en verwijzing bezoekers, telefonisch verkeer, bijdrage leveren aan de automatisering, deelnemen voor verslag aan diverse vergaderingen, fungeren als
eerste aanspreekpunt voor mensen van buiten en alle overige niet specifiek toegewezen werkzaamheden.
Functie-eisen, vaardigheden en verantwoordelijkheden:
6.1 Kennis Relevante kennis op HBO niveau is vereist voor het verrichten van de werkzaamheden. De functionaris dient wijzigingen binnen relevante gebieden ( P&O ) bij te houden. De functionaris dient te beschikken over adequate kennis van de organisatie. 6.2 Zelfstandigheid De functionaris werkt zelfstandig naar eigen inzicht aan de hand van procedures en planning, waarbij ook de functionaris zelfstandig prioriteiten dient te stellen bij het maken van afspraken en het uitvoeren van acties. De functionaris kan in geval van knelpunten direct en dagelijks overleg plegen met collegae en leden van het managementteam. 6.3 Sociale vaardigheden De functie kenmerkt zich door het onderhouden van gevarieerde contacten. De functionaris dient te beschikken over een vriendelijke en hulpvaardige houding in het contact met medewerkers en derden. 6.4 Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed De functie ( specifiek: bestuurssecretaresse ) kenmerkt zich door ruime bevoegdheden bij de functieinvulling. Zorgvuldigheid in het omgaan van vertrouwelijke informatie is derhalve relevant. 6.5 Uitdrukkingsvaardigheid Goede uitdrukkingsvaardigheid is vereist voor gespreksvoering en schriftelijke informatieoverdracht. 6.6 Overige functie-eisen Een ruime mate van punctualiteit, doorzettingsvermogen, vasthoudendheid, ordelijkheid en systematiek is van belang bij het uitvoeren van de werkzaamheden. De functionaris dient daarnaast te beschikken over een hoge mate van integriteit, geheimhouding en eerlijkheid vanwege de beschikking over vertrouwelijke strategische en instellingsgegevens. Tevens worden eisen gesteld aan representatief voorkomen.
