Meerjarenbegroting Beste gebruiker, In dit document vindt u enkele handige stappenplannen voor de opmaak van de meerjarenbegroting. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Rapportering klaarzetten Startgegevens bepalen Investeringen/subsidies invoeren Financieringen invoeren Kosten/opbrengsten aanpassen aan evolutie in de tijd Overige aanpassingen Detaillering per periode Analytische begroting Overzicht begroting
Deze stappenplannen vindt u ook in iBoekhouding bij uw nieuwe berichten.
nov. 2014
s ta p p e n p l a n n e n
g e b r u i k e r s
s ta p p e n p l a n
Meerjarenbegroting
1. STAPPENPLAN: Rapportering klaarzetten ^^U kan kiezen voor de standaardrapportering via menu lijsten > begroting > standaard afdruk begroting.
^^Ofwel maakt u een eigen rapportering aan, via menu lijsten > begroting > eigen afdruk begroting.
Hier kan u een of meerdere rapporteringen opbouwen. U geeft uw rapportering eerst een titel en beslist of u de hypothesen al dan niet wenst af te drukken. Vervolgens slaat u deze gegevens op. Bij kolommen op de afdruk beslist u wat u precies wil afdrukken. U kiest of u de begrote of geboekte cijfers wil ingeven en selecteert vervolgens het boekjaar en de periode.
Bij details op de afdruk beslist u hoe gedetailleerd u de geëxporteerde cijfers wenst te zien. Bv. u wil alle rubrieken tot op 3 cijfers zien, behalve de 61-rubriek die u gedetailleerd tot op 6 cijfers wil zien.
Klikt u op het eerste scherm op het printericoon, dan krijgt u daarvan een pdf-document. Door op het Excel-icoontje te klikken maakt u een export naar Excel. Deze laatste kan u kopiëren en plakken in het standaarddocument dat wij ter beschikking stellen. De bedoeling van dit standaarddocument is om u een leidraad te bieden om uw eigen rapporten te ontwikkelen.
2
s ta p p e n p l a n
2. STAPPENPLAN: Startgegevens bepalen Alvorens te starten controleert u of de winst- en verliesrubrieken bij parameters > instellingen werden ingevuld. Zo bepaalt u op welke rubriek het resultaat van de begroting geboekt moet worden.
Bij fiches > begroting kiest u: ^^Voor welke boekjaren u de begroting wil invoeren.
^^Voor welke deelboeken u de begroting wil opmaken. ^^Van welke cijfers u vertrekt om uw begroting op te maken. Dit dient u telkens aan te vinken opdat de berekeningen correct zouden gebeuren.
^^Indien u helemaal van nul wil beginnen vinkt u aan dat u de eerder opgemaakte
begrotingscijfers wenst te overschrijven en de eerder opgeslagen hypotheses wenst te verwijderen.
Klik vervolgens op de groene pijl om verder te gaan.
Meerjarenbegroting
3
s ta p p e n p l a n
Meerjarenbegroting
3. STAPPENPLAN: Investeringen/subsidies invoeren Selecteer het tabblad Investeringen / subsidies.
^^Bestaande investeringen
De bestaande investeringen hoeven niet meer ingevoerd te worden. Indien voor deze investeringen een afschrijvingsfiche werd opgemaakt, worden deze in de begrote periode automatisch afgeschreven.
^^Nieuwe investeringen
Klik op het oranje plusteken onderaan de pagina.
Voor iedere investering vult u het volgende in: ^^ Voor welk deelboek u de investering wenst te ramen. ^^ Een omschrijving van de investering. ^^ De investeringsrubriek; de afschrijvingsrubriek en de kostenrubriek worden automatisch ingevuld. Wanneer het nieuwe rubrieken betreft, dan kan u deze hier toevoegen door op het oranje plusteken te klikken. ^^ Het beginjaar van de investering. ^^ De termijn: deze wordt eveneens automatisch ingevuld afhankelijk van de gekozen investeringsrubriek (zie parameters > afschrijvingen).
Vervolgens bevestigt u deze investering en klikt u op het bedrag om de uitgaven per periode in te geven. Een investering kan dus perfect over meerdere boekjaren uitgevoerd worden.
4
s ta p p e n p l a n
Meerjarenbegroting
4. STAPPENPLAN: Financieringen invoeren Selecteer het tabblad Aflossingstabellen. Klik op het oranje plusteken onderaan de pagina om een lening in te geven.
^^Bestaande leningen
Anders dan bij de investeringen dient u hier wél de bestaande leningen in te voeren. Heel belangrijk hierbij is dat er voor iedere lening een aparte rubriek wordt aangemaakt van de klasse 17 (langetermijnschuld), van de klasse 42 (kortetermijnschuld) én van de klasse 65 (intrestkosten).
Voor iedere lening vult u in: ^^ Voor welk deelboek de lening genomen werd, ^^ Een omschrijving van de lening, ^^ Het ontleend kapitaal. Bij bestaande leningen mag dit dus het openstaand kapitaal zijn. ^^ De rubrieken langetermijn, kortetermijn en intrest, ^^ Het begin- en eindjaar van de lening. Vervolgens bevestigt u deze gegevens en klikt u op aflossingen om de aflossingen (kapitaal en intrestgedeelte uitgesplitst) per periode in te geven.
5
s ta p p e n p l a n
U klapt het boekjaar open door vooraan elke rij op het plusteken te klikken. Vervolgens vult u de kapitaalsaflossing en intrestbetaling in bij de correcte maand(en).
^^Nieuwe leningen
Deze worden op precies dezelfde manier ingegeven als de bestaande leningen.
Indien u de aflossingen ingeeft voor de volledige duurtijd van de lening, zal deze lening bij het opmaken van de begroting voor alle boekjaren waarin de lening nog loopt automatisch getoond worden. U hoeft dit dus slechts eenmaal per lening in te voeren.
Meerjarenbegroting
6
s ta p p e n p l a n
Meerjarenbegroting
5. STAPPENPLAN: Kosten/opbrengsten aanpassen aan evolutie in de tijd Selecteer het tabblad Kosten / opbrengsten. Kosten en opbrengsten evolueren in de tijd, bijvoorbeeld op basis van de inflatie of het te verwachten leerlingenaantal in de komende jaren.
Voor iedere veronderstelling die u wil toevoegen: ^^Vinkt u aan voor welke deelboeken deze veronderstelling van toepassing is.
^^U geeft een omschrijving in. ^^En u geeft de rubrieken aan waarop deze veronderstelling van toepassing is.
Een voorbeeld: rubriekcode 70 betekent dat de veronderstelling zal toegepast worden op alle rubrieken beginnend met 70…
^^Het type: mutatie (d.i. een vast bedrag waarmee de kosten/opbrengsten zullen verhoogd of verlaagd worden) of percentage.
^^Waarden: de waarden gelden telkens ten opzichte van het vorige jaar. ^^Dus in bovenstaand voorbeeld zullen alle 70-rubrieken
^^ met € 1000 verhoogd worden in 2014 ^^ met € 3000 verlaagd worden in 2015 (dus ten opzichte van 2013 is dit een verlaging met € 2000) ^^ met € 500 verlaagd worden in 2016 (dus ten opzichte van 2013 is dit een verlaging met € 2500) …
7
s ta p p e n p l a n
Meerjarenbegroting
6. STAPPENPLAN: Overige aanpassingen Selecteer het tabblad overige. In dit tabblad kan u nog een verfijning van uw begrotingscijfers invoeren. Of, indien u de begroting opmaakte met een ander pakket, kan u hier de cijfers gaan ingeven. U kan hier ook een minder gedetailleerde begroting ingeven, bv. op 3 cijfers.
U selecteert eerst weer voor welk deelboek u de cijfers wenst in te geven.
Vervolgens kiest u hoe gedetailleerd u de cijfers wenst te zien. Het laagste niveau is standaard altijd aangevinkt en kan u niet afvinken. U klikt op de balk
en voert de gegevens in, en dit steeds op het laagste niveau. Wil u dus een begroting opmaken op 3 cijfers, dan vult het begrote bedrag telkens in op de eerste rubriek met 6 cijfers die onder de desbetreffende code valt, zoals in bovenstaand voorbeeld.
8
s ta p p e n p l a n
Meerjarenbegroting
7. STAPPENPLAN: Detaillering per periode
8. STAPPENPLAN: Analytische begroting
Hiervoor selecteert u het tabblad Begroting per periode.
Selecteer het tabblad Analytische begroting.
Behalve de investeringen en de aflossingen van de leningen die u verplicht per periode hebt moeten ingeven, worden alle overige bedragen gelijkmatig verdeeld over het jaar. Wil u uw begroting gedetailleerder opvolgen per maand, dan geeft u hier aan wanneer er bepaalde gelden ontvangen zullen worden. Bv. de werkingsuitkeringen worden slechts tweemaal per jaar uitbetaald, nl. in februari en in juni. Deze verdeling kan heel belangrijk zijn om een correcte weergave van uw liquiditeitspositie weer te geven doorheen het jaar.
Voor de scholen die ervoor kozen om hun boekhouding analytisch verder uit te splitsen kan de begroting hier ook analytisch opgesplitst worden per analytische rubriek.
9
s ta p p e n p l a n
Meerjarenbegroting
10
9. STAPPENPLAN: Overzicht begroting Bij het tabblad Overzicht begroting krijgt u telkens een overzicht te zien van de gegevens die u in de overige tabbladen hebt ingebracht. Werd er een wijziging aangebracht dan dient u op deze balk
te klikken om de berekeningen te laten uitvoeren. Wil u snel het effect zien van uw hypotheses op uw resultaat en/of kaspositie dan kan u deze rubrieken vastpinnen bovenaan de lijst door vooraan op het -icoontje te klikken.
Voor verdere vragen kan u ons contacteren via
[email protected].
