Stagebeleid Gemeente Zuidhorn 2015-2017
1
Inhoudsopgave
1
Inleiding .................................................................................................................................................................................... 3
2
Visie ........................................................................................................................................................................................... 3
3
Uitgangspunten ...................................................................................................................................................................... 3
4
Stagevormen ............................................................................................................................................................................4
5
Betrokken partijen ................................................................................................................................................................. 5
6
Werkwijze ............................................................................................................................................................................... 6
7
Implementatieplan ............................................................................................................................................................... 10
Bijlage 1
Werkwijze ............................................................................................................................................................... 11
Bijlage 2
Stageovereenkomst ............................................................................................................................................... 13
Bijlage 3
Werkplan ................................................................................................................................................................ 15
2
1.
Inleiding
In het Bestuursakkoord, het Strategisch Personeelsbeleid, het loopbaan- en het opleidingsbeleid en de CARUWO wordt aandacht besteed aan het bieden van kansen voor scholieren, studenten en werkzoekenden (verder: stagiaires). Zo staat in het Strategisch Personeelsbeleid dat we jongeren de kans bieden om werkervaring op te doen in onze organisatie, bijvoorbeeld door een stage. Hierdoor worden hun kansen op de arbeidsmarkt vergroot. Jongeren leren van ons, wij leren van de jongeren. In het Bestuursakkoord staat dat we voorbeeldgedrag vertonen door stage- en werkervaringsplaatsen ruimhartig aan te bieden. Naast deze ambities zijn er nog andere redenen om een stagebeleid op te stellen. Zo werken we nu nog voornamelijk aanbodgericht (bij ontvangst van een stageverzoek bekijken we de mogelijkheid voor een stageplaats), terwijl we meer vraaggericht willen werken (we inventariseren stageplaatsen en zoeken daarvoor geschikte stagiaires). Daarnaast hebben we geen eenduidige aanpak rondom stagiaires. Hiermee doelen we op de werving en selectie, maar ook op de begeleiding van de stagiair en bijvoorbeeld de regels omtrent het afscheid van een stagiair. Als laatste willen we ons meer profileren als stagebedrijf. Het opstellen en uitvoeren van een stagebeleid moet ervoor zorgen dat we uitvoering kunnen geven aan de uitgangspunten en dat er een eenduidige aanpak en heldere richtlijnen met betrekking tot stages komen. Om tot een goed onderbouwd stagebeleid te komen hebben we input gehaald uit verschillende invalshoeken. We zijn hiervoor in gesprek gegaan met leidinggevenden, stagiaires, stagecoördinatoren van de Hanzehogeschool en het Alfa College en van een adviseur praktijkleren van Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB, voorheen onder andere ECABO). We hebben een werkgroep ingesteld waaraan medewerkers van verschillende afdelingen hebben deelgenomen. De werkgroep heeft de uitgangspunten voor het stagebeleid bepaald en mee gedacht over de inhoud van het stagebeleid.
2.
Visie
We bieden stagiaires de kans om werkervaring op te doen in onze organisatie. Dit leidt tot voordelen voor de organisatie, de stagiair en de stagebegeleider. We leren van elkaar. Zo doet de stagiair werkervaring op die nodig is voor zijn opleiding en persoonlijke ontwikkeling. De stagebegeleider kan zijn kennis, vaardigheden en talenten delen en zich ontwikkelen op het begeleiden en coachen van medewerkers. Als organisatie kunnen we van de stagiair leren, doordat de stagiair de meest actuele kennis en inzichten meeneemt, evenals een frisse blik en energie, die we kunnen benutten in de voortdurende opgave om Zuidhorn mooier te maken. We vinden het aanbieden van stageplaatsen belangrijk. Concreet levert dit het volgende op. Belang voor onze organisatie • De stage heeft een directe waarde voor onze bedrijfsvoering. • We profileren ons als aantrekkelijke werkgever. • Stagiaires geven inzicht in trends en ontwikkelingen. • Stagiaires brengen nieuwe kennis mee en hebben een frisse blik. • We vinden en (ver)binden jong talent. • We geven invulling aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid als werkgever en overheid. Belang voor de stagiair • De stagiair kan in een relatief beschermde omgeving onder deskundige begeleiding ervaring op doen in de beroepspraktijk. • De stagiair krijgt een goed beeld van de gemeentelijke organisatie en leert deze van binnenuit kennen. Belang voor de stagebegeleider • De stagebegeleider zet zijn ervaring, kennis en vaardigheden in om de stagiair te begeleiden. • De stagebegeleider leert van de frisse blik van de stagiair.
3.
Uitgangspunten
3
Met de visie als basis kunnen we de uitgangspunten bepalen om onze doelstellingen te bereiken. De uitgangspunten zijn als volgt: 1. Een stagiair is een meerwaarde voor de organisatie en draait zo veel als mogelijk mee in de dagelijkse praktijk. 2. Een stagiair verricht werkzaamheden die passen bij zijn niveau en die ervoor zorgen dat zijn stagedoelstellingen worden behaald. 3. We wachten niet tot een stagiair zich aandient, maar bieden stageplaatsen aan; stagewerkzaamheden zijn vooruit te plannen. 4. Elke afdeling heeft in principe altijd minimaal één stagiair. 5. Het wervings- en selectieproces van een stagiair is zo veel mogelijk gelijk aan het reguliere wervings- en selectieproces. 6. In beginsel beschikt een stagiair over basiscompetenties. 7. Een stagebegeleider vindt het leuk om een stagiair te begeleiden. 8. Een stagebegeleider beschikt over bepaalde competenties; niet elke medewerker hoeft een stagiair begeleiden. 9. Het behalen van de stagedoelen blijft uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de stagiair. 10. We blijven in gesprek met onderwijsinstellingen en leggen verbindingen tussen opleiding en praktijk.
“Het is zeer waardevol om stagiaires rond te hebben lopen die een andere manier van denken hebben, met goede ideeën komen en mede door hun opleiding anders naar producten, diensten, klanten, etc. kijken. Een goede stagiair kan met een idee op de proppen komen die net zo’n impact op ons of onze organisatie heeft als die van een senior lid van het team!” - Geert Brinkman (personeelsfunctionaris)
4.
Stagevormen
Er zijn diverse soorten stages. Deze hebben we opgenomen in onderstaand overzicht. De vorm en inhoud van de stages verschillen per opleiding en per onderwijsinstelling. Dit overzicht is dan ook indicatief van aard. Soort stage
Omschrijving stage
Snuffelstage/ maatschappelijke stage
Geeft de stagiair inzicht in toekomstige werkzaamheden of een toekomstige baan. De stagiair leert hoe een gemeentelijke organisatie eruitziet en welke werkzaamheden worden verricht.
BOL-stage*
Combinatie van school en stage, waarbij de stagiair of de hele week naar school gaat en één of meer periodes stage loopt of in een periode school en stage combineert. Combinatie van leren en werken, waarbij de stagiair vier dagen werkt en één dag naar school gaat. De nadruk ligt op werken en leren in de praktijk. Door de schooldagen wordt praktische kennis aangevuld met recente theoretische kennis. De stagiair maakt kennis met het werkveld en brengt de theorie in praktijk. Daarnaast worden vaardigheden geleerd die nodig zijn voor de beroepsuitoefening. De stagiair werkt mee en werkt daarnaast aan een stageopdracht. Combinatie van studeren en een betaalde baan, waarbij beide onderdelen elkaar aanvullen. Zonder passend werk kan de student geen duale opleiding volgen. De stagiair werkt zelfstandig aan een probleemstelling, die nader onderzocht moet worden. Eventueel kan dit (grotendeels) vanuit huis. De stagiair werkt niet mee op het cluster of het taakveld. Het doel van een werkervaringsplaats is om werkervaring op te doen of in stand te houden. Een werkervaringsplaats wordt vervuld door jongeren die recent hun studie hebben afgerond,
BBL-stage of werk/leerplek* Meeloopstage
Duale stage Afstudeerstage
Werkervaringsplaats
Opleidingsniveau Praktijkonderwijs, VMBO, HAVO en VWO MBO-BOL
Duur Beperkt aantal uren, meestal 1 week 10 tot 30 weken
MBO-BBL
2 jaar
HBO
5 maanden
HBO
1 jaar
HBO/WO
2 tot 5 maanden
N.v.t.
Varieert
4
door langdurig werklozen of door herintreders. * Een mbo-stagiair kan alleen stage lopen bij erkende leerbedrijven. SBB zorgt hiervoor. Een organisatie krijgt een erkenning als de kwaliteit van de stagewerkzaamheden voldoende is, de kwaliteit van de begeleiding tijdens de stage voldoende is en de organisatie de stagiair een veilige leeromgeving kan bieden. SBB heeft onze organisatie erkend voor opleidingen op het gebied van groen, financieel, secretarieel, ICT en juridisch.
5.
Betrokken partijen
Het tot stand komen en afronden van een stage is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de leidinggevende, de stagebegeleider, de stagecoördinator, de stagiair en de onderwijsinstelling. Elke partij vervult hierbij een rol en draagt verantwoordelijkheid. Leidinggevende De leidinggevende is verantwoordelijk voor het aanbieden van stageplaatsen (uitgangspunten 3 en 4). Hierover overlegt hij met zijn medewerkers. Samen beoordelen zij welke werkzaamheden geschikt zijn voor het uitvoeren van een stage (uitgangspunten 2 en 5). De leidinggevende stelt op hoofdlijnen vast welke resultaten worden verwacht van de stage en welke kennis en vaardigheden daarvoor nodig zijn (uitgangspunt 6). De leidinggevende wijst een medewerker aan die de begeleiding van de stagiair op zich neemt (uitgangspunt 7 en 8). Stagecoördinator De taken van de stagecoördinator zijn belegd bij één van de personeelsfunctionarissen. De stagecoördinator is het aanspreekpunt op het gebied van stages voor alle partijen. Hij overlegt met leidinggevenden over de mogelijkheden van stageplaatsen, verzorgt het wervingsproces (waaronder ook de organisatie van gastcolleges) , informeert de betrokken partijen over de voorwaarden en zorgt voor een stageovereenkomst (bijlage 2). Gedurende de stageperiode is de stagecoördinator vraagbaak voor betrokkenen en biedt hij de stagebegeleider op zijn verzoek ondersteuning en advies bij de begeleiding. De stagecoördinator is ook verantwoordelijk voor het aanvragen van subsidies. Stagebegeleider De stagiair wordt begeleid door de stagebegeleider vanuit de organisatie en door de onderwijsbegeleider vanuit de onderwijsinstelling. De stagebegeleider is intern het eerste aanspreekpunt voor de stagiair. De stagebegeleider begeleidt de stagiair bij het functioneren in de organisatie in overeenstemming met de eisen die aan de werkzaamheden gesteld worden (wat betreft doelen, beleid, middelen en deskundigheid). Hierbij houdt de stagebegeleider voortdurend rekening met de primaire doelstelling van de stage: het leerproces van de stagiair. De stagebegeleider stemt de opdracht inhoudelijk af met de stagiair en eventueel met de onderwijsbegeleider. Ook zorgt hij ervoor dat de stagiaire voldoende werkzaamheden krijgt en houdt, indien en voor zover de stagiaire daar niet zelfstandig in slaagt. Niet elke medewerker hoeft een stagebegeleider te zijn. We vinden het belangrijk dat een stagebegeleider gemotiveerd is om een stagiair te begeleiden (uitgangspunt 7). Zo moet de stagebegeleider het leuk vinden om kennis over te brengen en zorgen dat de stagiair het beste uit zichzelf en uit de stage kan halen. Hierbij is beschikbare tijd van essentieel belang; de stagebegeleider moet genoeg tijd vrij kunnen maken om de stagiair goed te begeleiden. Daarnaast kan niet elke medewerker een goede stagebegeleider zijn, we zien het als een vak (uitgangspunt 8). De stagebegeleider moet over bepaalde competenties beschikken, bijvoorbeeld coachende vaardigheden. De rol van de leidinggevende wordt afgestemd met de stagebegeleider. Het is niet per definitie zo dat een leidinggevende wel of niet bij de stagebegeleiding wordt betrokken. De leidinggevende is in ieder geval aanwezig bij de aftrap en bij het eindgesprek. Daarnaast kan de leidinggevende tussentijds vragen hoe het met de stagiair gaat. De leidinggevende is wel eindverantwoordelijk voor de (kwaliteit van de) werkzaamheden van de stagiaire. Stagiair Een stagiair is een meerwaarde voor de organisatie, we nemen een stagiair serieus. We laten een stagiair zo veel als mogelijk meedraaien in de dagelijkse praktijk (uitgangspunt 1). Naast dat we de stagiair een belangrijke leerervaring kunnen bieden, verwachten we ook dat de stagiair over bepaalde competenties beschikt (uitgangspunt 6). Dit zijn de competenties die voor elke medewerker in onze organisatie gelden (betrouwbaar, omgevingsbewust en lef & humor) en de volgende basiscompetenties: motivatie, goede communicatieve
5
vaardigheden, inzicht in het doel van de stage en integriteit. Bij de werving wordt in ieder geval op deze competenties geselecteerd. Daarnaast kunnen competenties per stage verschillen. De stagiair is primair verantwoordelijk voor de inhoud en de voortgang van zijn stage (uitgangspunt 9). Dit betekent concreet dat hij ervoor zorgt dat hij voldoende kwalitatieve werkzaamheden heeft die ertoe bijdragen dat hij zijn stagedoelen kan halen. Het al dan niet behalen van die doelen is de verantwoordelijkheid van de stagiair. Hierbij wordt hij waar nodig ondersteund door zijn begeleider. Onderwijsinstelling Van de onderwijsinstelling wordt verwacht dat zij de eisen die gesteld worden aan een stage duidelijk kenbaar maken aan alle betrokken partijen. Daarnaast wordt van de onderwijsinstelling verwacht dat zij een begeleider aanwijst die als aanspreekpunt namens de onderwijsinstelling optreedt voor alle betrokkenen, dit is de onderwijsbegeleider. We onderhouden onder andere contact met de volgende onderwijsinstellingen (uitgangspunt 10): • Alfa College Groningen • Noorderpoort College Groningen • Terra Groningen • Hanzehogeschool Groningen • NHL Leeuwarden • Rijksuniversiteit Groningen
“Ik heb al een groot aantal stagiaires begeleid. Wat ik hierbij belangrijk vind is: • Stageplaats moet aansluiten bij het niveau van de stagiair; • Stagiair serieus nemen; • Uitgaan van de groei van de stagiair en een algehele begeleiding over de gehele stagperiode (zorgplicht); • Uitgaan van een volwaardige werkplek met aanvullend stimulering voor een brede participatie (weerbaar maken); • Stage-opdracht moet kernachtig, bruikbaar en voldoende niveau hebben (aantoonbare nut en noodzaak).” - Jan Bos (Manager grote projecten)
6.
Werkwijze
Eén van onze uitgangspunten is dat we een stagiair zoveel als mogelijk laten meedraaien in de dagelijkse praktijk (uitgangspunt 1). We sluiten daarom aan bij bestaande processen en beleidsstukken, zoals het werving en selectiebeleid en de regels die gelden bij ziekte en afscheid. Hieronder noemen we een aantal onderwerpen die betrekking hebben op de werkwijze bij het aanbieden van stageplaatsen. De uitgebreide werkwijze is te vinden in bijlage 1. Stageplan In de meeste gevallen starten stageperiodes in februari en in september. In het najaar wordt voor het komende jaar een stageplan opgesteld. Zo hebben we tijdig in beeld welke stageplaatsen we het komende jaar aan kunnen bieden. De stagecoördinator is verantwoordelijk voor het stageplan, maar heeft input nodig van de leidinggevenden. In het stageplan worden de stageplaatsen voor het komende jaar vermeld, waarbij geldt dat elke afdeling altijd minimaal één stageplaats aanbiedt (uitgangspunt 4). Tevens wordt in het stageplan vermeld of leidinggevenden open blijven staan voor stageverzoeken of dat zij zich beperken tot het aanbod van stageplaatsen uit het stageplan. Als het stageplan volledig is ingevuld gaat het ter informatie naar het MT. Werven We willen ons als organisatie sterk in de (stage)markt zetten. Zo willen we niet alleen werven als we een stageplaats kunnen aanbieden (uitgangspunt 3), maar willen we laten zien dat we een organisatie zijn waar we stageplaatsen en stagiaires belangrijk vinden. Op die manier zullen stagezoekers uit zichzelf een stageverzoek sturen. We gaan ons als stagebedrijf profileren door: • goede (contact)informatie beschikbaar te hebben van onderwijsinstellingen. • meer bekendheid te generen bij onderwijsinstellingen, onder andere door gastcolleges te geven en aanwezig te zijn op stagemarkten. De stagecoördinator is hiervoor verantwoordelijk en benadert leidinggevenden en stagebegeleiders, maar kan dit ook zelf verzorgen. • meer bekendheid te genereren door de SBB-certificering. 6
•
volledige en juiste informatie op onze website en op LinkedIn te plaatsen.
We hopen dat we door meer bekendheid meer stageverzoeken ontvangen. We hebben hierdoor meer administratie, maar de stagecoördinator kan dit efficiënt toetsen aan het stageplan. Doordat we meer stageverzoeken ontvangen kunnen we vooraf meer stageplaatsen kunnen invullen. Mocht dit niet lukken, dan wordt alsnog een stagevacature opgesteld (uitgangspunt 5). De stagevacature wordt uitgezet op Westerwerk, websites (gemeentelijke website, stagemarkt.nl), LinkedIn en bij onderwijsinstellingen en Ondernemerstrefpunt Groningen*. * Ondernemerstrefpunt Groningen (OTP) brengt onderwijs en bedrijfsleven in Groningen met elkaar in contact door te bemiddelen bij stages, het organiseren van bedrijfsbezoeken voor leerlingen en het regelen van gastdocenten. OTP is niet-commercieel en wordt gefinancierd door bedrijvenverenigingen, onderwijsinstellingen en de gemeente Groningen.
Selectie De stagecoördinator toetst binnengekomen stageverzoeken aan het stageplan. Als er mogelijkheden zijn, wordt beoordeeld of de stagiair op het eerste gezicht beschikt over de basiscompetenties en zo ja, dan wordt de stagiair uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek. Voor verzoeken voor snuffelstages geldt dat deze stagezoekers altijd worden uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek, indien zij in onze gemeente wonen. Bij het kennismakingsgesprek is in ieder geval de stagebegeleider aanwezig. Daarnaast kan een leidinggevende of een naaste collega aanschuiven. Tijdens het kennismakingsgesprek wordt beoordeeld of de stagiair beschikt over de basiscompetenties en de andere eisen die zijn opgenomen in de stagevacature (uitgangspunten 5 en 6). Na het kennismakingsgesprek informeert de stagebegeleider de stagezoeker of hij is geselecteerd voor de stageplaats. Als dit het geval is, dan wordt een vervolgafspraak gemaakt met de stagebegeleider en de stagecoördinator. In dit gesprek wordt gesproken over de rechtspositie, worden afspraken gemaakt over de stage en worden formulieren voor de onderwijsinstelling ingevuld.
“Ik heb tijdens mijn stage geleerd dat de werkelijkheid soms anders is dan dat je van tevoren hebt bedacht. Ik vond het tijdens mijn stage heel erg leuk dat ik in de organisatie werd opgenomen als een collega. Ik vind het belangrijk dat een stage leerzaam is en dat je aan je competenties kunt werken. Mijn stagebegeleider komt altijd te laat ;) (grapje natuurlijk!!!). Mijn stagebegeleider heeft mij op een goede en gestructureerde wijze begeleid.” – Joost Smits (stagiair Ruimte & Welzijn)
Rechtspositie Het doel van een stage is het op doen van praktijkervaring. De stagiair kan arbeid verrichten, maar die is in de eerste plaats gericht op het verwerven van bekwaamheden en niet op economisch voordeel van de werkgever (uitgangspunt 4). Een stagiair valt om die reden niet onder de CAR-UWO. De rechten en plichten van stagiaires zijn in een stageovereenkomst geregeld. De overeenkomst is onder andere noodzakelijk om aan de fiscale verplichtingen en de controle van de accountant te kunnen voldoen. Stageovereenkomst De rechten en plichten van een stagiair worden vastgelegd in een stageovereenkomst van onze organisatie (bijlage 2) en in een stageovereenkomst van de onderwijsinstelling. Regels en geheimhouding De stagiair is verplicht zich te houden aan de vastgestelde huis- en gedragsregels die gelden in onze organisatie, waaronder de geheimhoudingsplicht. Een geheimhoudingsbepaling is opgenomen in de stageovereenkomst. Daarnaast ondertekent de stagiair een integriteitsverklaring. Ziekte De stagiair meldt zich ziek conform de regels van het ziekteverzuimbeleid. Verzekering Zowel de stagiair als de gemeente zijn verzekerd tegen het risico van wettelijke aansprakelijkheid. Verlof en werktijden
7
Voor de stagiair geldt de werktijdenregeling en de tijdsregistratie. De stagiair hoeft – indien van toepassing voor terugkomdagen, intervisiebijeenkomsten, tentamens en examens geen verlof op te nemen, voor voorbereidingstijd op een tentamen of examen wordt wel verlof opgenomen. Stagevergoeding In onderstaande tabel wordt per stagevorm de soort vergoeding aangegeven. Soort stage Snuffelstage/maatschappelijke stage BOL-stage BBL-stage of werk/leerplek Meeloopstage Duale stage Afstudeerstage Werkervaringsplaats Re-integratieplaats
Soort vergoeding Geen Stagevergoeding Inschaling in aanloopschaal Stagevergoeding Inschaling in aanloopschaal Stagevergoeding Stagevergoeding Maatwerk
De stagevergoeding bedraagt op 1 augustus 2015 € 236,- per maand bij een stage van 36 uur per week. De stagevergoeding wordt aangepast aan de algemene loonontwikkelingen. Bij de re-integratieplaats is aangegeven dat de vergoeding maatwerk is. Dit heeft te maken met de verschillende achtergronden van deze stagiaires. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat de stagiair een uitkering ontvangt. Overige vergoedingen De meeste stagiaires beschikken over een OV-kaart en ontvangen om die reden geen vergoeding voor woonwerkverkeer. Mocht de stagiair niet over een OV-kaart beschikken of mocht het reizen met het openbaar vervoer te complex zijn, dan kunnen eventueel afwijkende afspraken worden gemaakt. Als stagiaires dienstreizen maken met de eigen auto, dan hebben zij recht op de gebruikelijke reiskostenvergoeding. Subsidies Voor stagiaires kunnen we gebruik maken van meerdere subsidieregelingen, deze worden hieronder beschreven. Daarnaast zijn er soms per regio jeugdwerkloosheidsregelingen. De stagecoördinator is verantwoordelijk voor het aanvragen van subsidies. A+Ofonds Het A+Ofonds heeft voor de periode 2014-2016 twee soorten subsidies voor stages. De voorwaarden en de hoogte van de subsidies kunnen na deze periode wijzigen. • Stageregeling Binnen acht weken na aanvang van de stage kunnen we subsidie aanvragen voor stagiaires die in 2015 zijn gestart. Het gaat om MBO/HBO/WO-stages van minimaal 300 uur. De subsidie bedraagt € 500,per stagiair en kent een maximum van € 5.000,- per jaar. • Jongerenregeling Binnen acht weken na aanvang van een werkervaringsplek of een leerbaan kunnen we subsidie aanvragen voor stagiaires die in 2015 gestart zijn. Het gaat hierbij alleen om jongeren tot 28 jaar met een minimaal contract van 32 uur per week. De hoogte van de subsidie is afhankelijk van onder andere de duur van de stage. Sectorplan ‘Groningen op Voorsprong Het Rijk heeft geld beschikbaar gesteld om de economie en de arbeidsmarkt in de provincie Groningen te versterken. Eén van de mogelijkheden voor onze organisatie is de subsidie voor het aannemen van een BBLstagiair. Hiervoor krijgen we 20% subsidie over de loonkosten. Groningen op Voorsprong loopt van 1 februari 2015 tot 1 februari 2017. Loonkostensubsidie In incidentele gevallen kan voor (BBL-)stagiaires een loonkostensubsidie worden verkregen. In dat geval wordt een percentage van het minimumloon gesubsidieerd. Verkregen subsidies worden niet ingezet voor een specifiek doel, maar worden gesaldeerd met de uitgaven voor stagevergoedingen. Eventuele kosten voor stagiaires worden betaald uit reguliere budgetten (cursuskosten voor stagebegeleiders worden bijvoorbeeld betaald uit het opleidingsbudget).
8
Introductie De stagebegeleider is verantwoordelijk voor de introductie van de stagiair. Het is daarbij belangrijk dat medewerkers de stagiair kennen, maar ook dat de stagiair de medewerkers en de organisatie kent. De stagiair volgt zoveel als mogelijk het gebruikelijke introductieprogramma, maar in een lichtere vorm. Daarbij worden twee keer per jaar korte introductiebijeenkomsten voor stagiaires georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomsten vertelt een medewerker hoe een gemeentelijke organisatie werkt en kunnen stagiaires met elkaar kennis maken. Onderdeel van de bijeenkomsten is het onderwerp integriteit. Stagebegeleiding In hoofdstuk 5 is ingegaan op wie een stagebegeleider kan zijn. Hier wordt ingegaan op de taken van de stagebegeleider. De taken van de stagebegeleider zijn onder te verdelen in drie rollen. Eerste aanspreekpunt De stagebegeleider zorgt voor de introductie van de stagiair, legt de eerste werkzaamheden uit en ondersteunt de stagiair werkinhoudelijk. Vaak overleggen stagebegeleider en stagiair tussendoor, maar zij komen ook regelmatig bij elkaar om de voortgang te bespreken. De stagebegeleider en de stagiair vullen in de eerste week het werkplan in. Ook is de stagebegeleider degene die ervoor zorgt dat de stagiair voldoende en kwalitatief passende werkzaamheden kan uitvoeren. Coach De stagebegeleider stimuleert de stagiair en daagt de stagiair uit om bezig te gaan met zijn ontwikkeling om de gestelde doelen en competenties te behalen. De stagebegeleider inspireert, geeft feedback en nodigt de stagiair uit tot reflectie. Beoordelaar De stagebegeleider beoordeelt de stagiair op de houding, het bereiken van de leerdoelen en de kwaliteit van het werk. In de meeste gevallen wordt hiervoor vanuit de onderwijsinstelling een format aangeleverd. Voor de beoordeling verzamelt de stagebegeleider informatie van collega’s, maar hij kan ook vragen om een zelfevaluatie van de stagiair. We vinden het belangrijk dat stagiaires goed begeleid worden, maar ook dat stagebegeleiders zich goed voelen in hun rol (uitgangspunt 8). Mochten zij behoefte hebben aan ondersteuning, dan wordt dit vanuit de stagecoördinator aangeboden. Eventueel kan een training worden aangeboden. Werkplan In de eerste stageweek vullen de stagbegeleider en de stagiair een werkplan in (bijlage 3) en eventueel documenten die vanuit de onderwijsinstelling worden verlangd. Voordat het gesprek plaats vindt, vult de stagiair het werkplan zelf in. Tijdens het gesprek toetst de stagebegeleider het werkplan en wordt het eventueel aangevuld. In het werkplan wordt vastgelegd wat de taken inhouden en/of de stageopdracht is, wat de leerdoelen zijn en wat de planning is. Het gaat hierbij om de planning van de werkzaamheden, maar ook om de planning van de contactmomenten tussen stagebegeleider en stagiair. Het werkplan zorgt voor structuur. Afscheid Voor het afscheid van de stagiair wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij de regels die ook voor andere medewerkers gelden (stagiaires van de snuffelstage uitgezonderd). Dit betekent dat zij van de werkgever een attentie krijgen van € 25,- en een doos gebak of een hapje voor de naaste collega’s of de afdeling. De naaste collega’s zorgen daarbij zelf voor inzameling van geld voor een cadeau. De stagebegeleider is hiervoor verantwoordelijk. Binding van ex-stagiaires In het kader van vinden en (ver)binden van jong talent is het voor onze organisatie waardevol om goede stagiaires te behouden of ermee in contact te blijven. Aangezien we stagiaires zo veel als mogelijk laten meedraaien in de dagelijkse praktijk (uitgangspunt 1), beogen we stagiaires ook als interne kandidaat te zien bij werving- en selectieprocedures. Daarnaast wordt op verzoek van de stagebegeleider, de leidinggevende of de stagiair de CV van de stagiair in portefeuille gehouden.
“Ik vind het belangrijk dat ik tijdens stage mijn competenties en vaardigheden verder kan ontwikkelen. Bij de gemeente krijg ik hier de ruimte voor. Voor vragen of onduidelijkheden kan ik altijd bij iemand terecht. Maar ook wordt er naar mij geluisterd.” – Tineke Babois (stagiair P&O) 9
7.
Implementatieplan
Om het stagebeleid goed uit te kunnen voeren dient nog een aantal acties uitgevoerd te worden. Hieronder vind je een overzicht van deze acties. De acties (behalve de evaluatie) dienen in het 4e kwartaal van 2015 uitgevoerd te worden. De stagecoördinator is hiervoor verantwoordelijk. Actie Invullen werkzaamheden stagecoördinator Opstellen format voor jaarplan Vullen jaarplan 2016 Beschikken over goede (contact)informatie van onderwijsinstellingen Opstellen format voor stagevacatures Updaten informatie op website, LinkedIn en SBB Contacten leggen met onderwijsinstellingen Organiseren introductiebijeenkomsten Indienen voorstel bij A+Rwerkgroep voor aanpassen werving- en selectiebeleid Regelen ondersteuning voor stagebegeleiders Genereren bekendheid bij onderwijsinstellingen (gastcolleges geven, aanwezig zijn op stagemarkten) Evalueren stagebeleid
Datum gereed Oktober 2015 Oktober 2015 December 2015 December 2015 Januari 2016 Januari 2016 Januari 2016 Februari 2016 April 2016 April 2016 April 2016 Januari 2017
10
Bijlage 1
Werkwijze
Wat Stageplaatsen inventariseren voor komend jaar. Uitgangspunt is dat elke afdeling altijd minimaal één stageplaats aanbiedt. Stageplan opstellen met informatie over de stagevorm, de opleiding en het leerjaar, de periode, de stagebegeleider en de werkzaamheden en/of de opdracht. Leidinggevenden geven ook aan of zij stageverzoeken willen ontvangen of dat zij zich beperken tot het aanbod van stageplaatsen in het stageplan. Stageplan gaat ter informatie naar het MT. Binnenkomende stageverzoeken toetsen aan het stageplan. 1. Stageverzoek komt niet overeen met het stageplan en leidinggevende wil geen stageverzoeken ontvangen? Afwijzen. 2. Stageverzoek komt niet overeen met het stageplan, maar leidinggevende wil stageverzoeken ontvangen? Contact opnemen met leidinggevende. 3. Stageverzoek komt overeen met het stageplan? Contact opnemen met leidinggevende en/of stagebegeleider. 4. Stageverzoek voor een snuffelstage, waarbij de stagezoeker in onze gemeente woont? Contact opnemen met leidinggevende. Als stageplaatsen nog niet ingevuld, dan kunnen stagiaires worden geworven. De stagecoördinator neemt contact op met de stagebegeleider om een vacaturetekst op te stellen. De vacature plaatsen op Westerwerk, websites, LinkedIn, bij onderwijsinstellingen en bij Ondernemerstrefpunt Groningen. Stagezoeker uitnodigen voor een kennismakingsgesprek naar aanleiding van zijn stageverzoek of zijn reactie op een stagevacature. Na het gesprek laat de stagebegeleider de stagezoeker telefonisch weten of hij is geselecteerd voor de stageplaats. Stagiair uitnodigen voor een vervolgafspraak. Hierin het volgende bespreken: • Afspraken maken en vastleggen. • Stagiair informeren over rechtspositionele zaken. • Formulieren invullen en ondertekenen van de onderwijsinstelling (verantwoordelijkheid stagiair). • Formulieren invullen voor de salaris- en personeelsadministratie. • Integriteitsverklaring ondertekenen. Opstellen stageovereenkomst en ter ondertekening versturen naar de stagiair. Tijdsregistratiepas, de token en de inloggegevens aanvragen. Aanvragen van subsidie (optioneel). Zorgen voor introductie van stagiair, waarbij in ieder geval: • Voorstelstukje op intranet • Kennismaken met collega’s • Werkplek aanwijzen • Tijdsregistratiepas overhandigen • Token en inloggegevens overhandigen • Intranet uitleggen • Werkzaamheden uitleggen waar de stagiair mee kan starten • Bloemen overhandigen Invullen werkplan (bijlage 3). Bijeenkomst organiseren waarin stagiaires uitleg krijgen over hoe een gemeente werkt (afdelingshoofd en griffier) en waarin zij met elkaar kunnen kennismaken. Afscheid organiseren, hiervoor geldt:
Wanneer Oktober/ november November
Verantwoordelijke Leidinggevende en stagecoördinator Stagecoördinator
November Continu
Stagecoördinator Stagecoördinator
Continu, meestal in december en mei
Stagecoördinator en stagebegeleider
Stagebegeleider
Stagecoördinator en stagebegeleider
Stagecoördinator
1e stagedag
1e werkweek Half februari en half september Laatste stagedag
Stagebegeleider en leidinggevende Stagecoördinator Stagebegeleider
Stagebegeleider en stagiair Stagecoördinator Stagebegeleider 11
• •
een attentie van € 25,- (door werkgever) een doos gebak of een hapje voor de naaste collega’s of de afdeling (door werkgever) • cadeau (door naaste collega’s) Inleveren pasje en token
Laatste stagedag
Stagebegleider
12
Bijlage 2
Stageovereenkomst
Stageovereenkomst Ondergetekenden: De gemeente Grootegast/ Zuidhorn, vertegenwoordigd door de heer xxx, hoofd afdeling xxx en verder aangeduid als “stagegever” en naam stagiaire, geboren op xxx, verder aangeduid als “stagiair” zijn het volgende overeengekomen. Artikel 1 De stagegever stelt de stagiair in de gelegenheid om gedurende een beperkte periode praktijkervaring op te doen op de afdeling. Artikel 2 De stageperiode begint op xxx 2015 en eindigt uiterlijk op xxx 2015. De werktijd gedurende de stage bedraagt xxx uur per week. Het doel van de stage is om de stagiair kennis te laten maken met de werkzaamheden die verricht worden op de afdeling xxx. De stagiair ontvangt een stagevergoeding van € 236/€ 130 per maand bij een stage van 36 uur per week. Deze vergoeding wordt uitbetaald bij een stageperiode van 3 maanden of langer. Artikel 3 De stagegever zal de stagiair uitsluitend werkzaamheden opdragen die passen in de doelstelling van de stage. Artikel 4 De stagegever neemt op zich de stagiair zodanig te begeleiden dat deze zo goed mogelijk zijn stageopdracht kan vervullen. De begeleiding namens de stagegever vindt plaats door de heer xxx Artikel 5 De stagiair dient zich te houden aan de bij de dienst geldende algemene gedragsregels, de gegeven voorschriften en aanwijzingen in acht te nemen en overigens elke onveilige handeling te vermijden. Artikel 6 De gemeente heeft een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten waar stagiaires ook onder vallen, indien en voor zover hun aansprakelijkheid niet elders is gedekt. Artikel 7 De dagelijkse leertijd is voor de stagiair gelijk aan de werktijd voor het personeel van de afdeling waar hij is geplaatst, tenzij dit anders is overeengekomen en voor zover niet in strijd met de arbeidswetgeving. Artikel 8 Bij dienstreizen wordt aan de stagiair een reiskostenvergoeding verstrekt conform hetgeen bij de dienstreizen voor de gemeente Grootegast/ Zuidhorn gebruikelijk is. Artikel 9 De stagiair heeft recht op verlof volgens de verlofregeling van de gemeente Grootegast/Zuidhorn, die in overleg met de begeleider kan worden opgenomen. Artikel 10 De stagiair verplicht zich tot strikte geheimhouding omtrent bedrijfsaangelegenheden, waarvan het vertrouwelijke karakter geacht kan worden hem bekend te zijn.
13
Artikel 11 De stagegever is gerechtigd de overeenkomst terstond te beëindigen indien naar haar oordeel de stagiair de in de organisatie geldende algemene gedragsregels, alsmede de door haar aan de stagiair gegeven aanwijzingen, onvoldoende in acht neemt. Artikel 12 De stage kan door ieder van de partijen, zo veel mogelijk in onderlinge overeenstemming, worden onderbroken, verlengd of bekort. Artikel 13 Deze overeenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van artikel 1637 van het burgerlijk Wetboek. Grootegast/ Zuidhorn, xxx 2015
xxx, stagiair
xxx, leidinggevende, stagegever
14
Bijlage 3
Werkplan
Werkplan Datum Afdelingshoofd Stagebegeleider Stagiair Opleiding Onderwijsinstelling Onderwijsbegeleider Periode stage
: : : : : : : :
Conclusies/afspraken 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Actie (wie, datum)
Stageopdracht Leerdoelen stagiair Verwachtingen van stagebegeleiding Te verrichten werkzaamheden Planning van werkzaamheden Planning van afspraken tussen stagiair en stagebegeleider Overige afspraken
Voor gezien en akkoord:
Stagiair
Stagebegeleider
15
