Stage maakt meer mogelijk! Stagebeleid Gemeente Emmen

Stagebeleid Gemeente Emmen

Mei 2012

Stage maakt meer mogelijk! Stagebeleid Gemeente Emmen

1


Mei 2012

Inhoud 1. Waarom een proactief stagebeleid? ........................................................................... 3 2. Proactief stagebeleid ................................................................................................... 3 3. Doelstellingen proactief stagebeleid ......................................................................... 4 4. Werkwijze en centrale stagecoördinatie ................................................................... 4 5. Vereisten ....................................................................................................................... 6 6. Soorten stages .............................................................................................................. 7 7. Stagevergoeding ........................................................................................................... 7 8. Stageovereenkomst ..................................................................................................... 8 9. Studenten tweede categorie bij vacaturevervulling ................................................ 8 10. Opbrengst en investering.......................................................................................... 9 11. Evaluatie .................................................................................................................... 11 Bronnen ........................................................................................................................... 11 Bijlage 1: uitvoeringskader collectieve stageplaatsen ............................................... 12 Uitvoeringskader collectieve stageplaatsen ............................................................... 12 Aanleiding ....................................................................................................................... 12 Situatieschets .................................................................................................................. 12 Toetsingscriteria............................................................................................................. 12 Vergoeding ...................................................................................................................... 13 Evaluatie .......................................................................................................................... 13 Bijlage 2: huidige stageovereenkomst ......................................................................... 14 Bijlage 3: rol- en taakverdelingstagecoördinator en afdelingen ............................ 16 Bijlage 4: samenvatting onderzoek Björn Winkel ..................................................... 17 Uitkomsten interviews scholen .................................................................................... 21 Uitkomsten interview Juridische Zaken (JZ) ............................................................ 22 Conclusies ....................................................................................................................... 23 Benchmark stagevergoedingen .................................................................................... 25 Samenvattend ................................................................................................................. 26 Bepalende factoren ........................................................................................................ 26 Conclusie ......................................................................................................................... 27

2


Mei 2012

1. Waarom een proactief stagebeleid? Onze (organisatie)context is dynamisch en volop in beweging. Trends en ontwikkelingen op het terrein van maatschappij, technologie, economie, politiek en bestuur, demografie en arbeidsmarkt komen in een rap tempo op ons af of hebben ons al bereikt. Deze ontwikkelingen stellen ons als gemeentelijke organisatie voor grote uitdagingen. Één van die uitdagingen is hoe te investeren in een toekomstbestendige organisatie, zodat we nu en in de toekomst in staat zijn flexibel en wendbaar te reageren op een steeds dynamischer en snel veranderende context. Onder andere vanuit de vergrijzing en ontgroening ontstaat in de nabije toekomst een structurele krapte op de arbeidsmarkt. Binnen onze organisatie is de verwachte uitstroom een vijfde van het totale (huidige) personeelsbestand tot 20201. Het vinden en (ver)binden van talent wordt steeds evidenter voor de continuïteit van onze organisatie. Het profileren van onszelf als aantrekkelijk werkgever draagt daar positief aan bij. Voortkomend uit de nota ‘Binden en Boeien’ en de ervaringen met het ‘Jong Talenten Programma’ is besloten op een andere wijze ruimte te bieden aan talent. Meer specifiek gericht op jong talent is het actief aanbieden van stageplaatsen aan toekomstig jonge professionals één van de mogelijkheden deze doelgroep kennis te laten maken met Gemeente Emmen als aantrekkelijk werkgever. Bovendien stelt het ons in staat talent te ontdekken en te (ver)binden alvorens zij de arbeidsmarkt betreden. Momenteel investeert onze gemeentelijke organisatie in het vernieuw(en)de strategisch HR beleid voor de komende jaren. In dat kader zetten wij, onder andere, ook in op aantrekkelijk werkgeverschap, een toekomstbestendige organisatie met een flexibele capaciteit, het vinden en (ver)binden van talent en het strategisch leren en ontwikkelen. Het proactief stagebeleid is onderdeel van het strategisch HR beleid. Naast het feit dat actief stagebeleid Gemeente Emmen de kans biedt onszelf te profileren als aantrekkelijk werkgever, hebben wij ook een breder maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het onderwijs leidt op voor de arbeidsmarkt. Stages vormen steeds vaker een onderdeel van de opleidingen. Zonder stage geen diploma en geen gekwalificeerde beroepsbevolking. De arbeidsmarkt eist deze kwalificatie. Dit vraagt om wederzijds eigenaarschap en wederzijdse inspanning. De rol van de overheid voegt daar nog een derde dimensie aan toe. Zo profileert de overheid zich als werkgever én draagt zij verantwoordelijkheid vanuit de regulerende taak. Jongeren met een diploma maken meer kans op de arbeidsmarkt (bestrijding jeugdwerkloosheid). Ten slotte zou Gemeente Emmen als één van de grootste werkgevers in de regio ook een voorbeeldrol moeten vervullen in het actief aanbieden van stageplaatsen. 2. Proactief stagebeleid Gemeente Emmen heeft momenteel geen proactief stagebeleid. Uiteraard wordt er wel gebruik gemaakt van de inzet van stagiairs, maar dit wordt decentraal uitgevoerd. Hierdoor zijn er grote verschillen in aanpak, werving, inzet en vergoedingen. Daarnaast komen stageverzoeken te vaak niet op de juiste plek terecht, waardoor kansen onbenut blijven. Proactief stagebeleid biedt ons als werkgever een heldere visie, een uniformer aanpak en meer regie op het bereiken van het beoogde effect. Onder proactief stagebeleid verstaan wij: stageplaatsen dienen primair vanuit de vraag van de organisatie voort te vloeien en secundair vanuit het aanbod van de onderwijsinstelling. 1

Cijfer (ruim 20%) gebaseerd op overzicht van het jaar waarin medewerkers 65 jaar worden (peiljaar 2011).

3


Mei 2012

3. Doelstellingen proactief stagebeleid De kwalitatieve doelstellingen van proactief stagebeleid in Emmen:  Draagt positief bij aan het profileren van Emmen als aantrekkelijk werkgever;  Betekenisvol perspectief bieden aan toekomstig potentieel arbeidsaanbod, mede door bij te dragen aan de ontwikkeling van deze doelgroep;  Het vinden en (ver)binden van jong talent;  Invulling geven aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Gemeente Emmen als werkgever (beroepspraktijk) en overheid (regulerende taak);  Invulling geven aan de voorbeeldrol van Gemeente Emmen als grootste werkgever in de regio in het aanbieden van stageplaatsen;  Door de intensivering van het contact tussen Gemeente Emmen en diverse onderwijsinstellingen kan Gemeente Emmen als onderdeel van de beroepspraktijk ook leren van het onderwijs Naast de kwalitatieve doelstelling hanteert Gemeente Emmen ook kwantitatieve doelstellingen in de vorm van een stagenorm. Momenteel begeleidt Gemeente Emmen 48 studenten2 per jaar. Dat is bijna 4% van onze totale bezetting in personen. Landelijk ligt dit percentage op 6,73. De teamleiders geven aan dat er ruimte is om meer studenten te begeleiden. Ruim 21% van de gemeenten hanteert een stagenorm (kwantitatieve doelstelling)4. Als Gemeente Emmen werken we ook met een dergelijk richtinggevend streefcijfer. Voor 2012 is dat 5% van onze totale bezetting in personen en voor 2013 willen we deze ambitie vergroten tot 6%. Dit streefcijfer geldt per afdeling en is één van de doelstellingen in het afdelingsjaarplan. Het streefcijfer wordt jaarlijks opgenomen in de evaluatie en zo nodig naar boven (of beneden) bijgesteld. Het streefcijfer kan ook vertaald worden naar opleidingsniveau. Momenteel is de verdeling als volgt: Opleidingsniveau Anders MBO HBO WO

Gemeente Emmen 39,5% 20,9% 31,3% 8,3%

A+O Monitor 100.000+ 5,9% 43% 40,4% 10,7%

Tabel 2: verdeling stageplaatsen naar opleidingsniveau in Emmen, vergeleken met het landelijk gemiddelde 100.000+ gemeenten (2010)

Opvallend is het grote aandeel ‘anders’ bij Gemeente Emmen. Kanttekening uit het interne onderzoek naar stages is dat er één team is waar de helft van alle VMBO stagiairs werkzaam is geweest. De grootste groep stagiairs komt van MBO en HBO. Opvallend is het verschil van 2,4 procentpunt onder WO stagiairs. Een streefcijfer met het accent op hoger opgeleiden (HBO/ WO) ziet er voor 2012 als volgt uit: VMBO 10%, MBO 46%, HBO 35% en WO 9% van alle stagiairs. Voor 2013: VMBO 10%, MBO 40%, HBO 40% en WO 10% van alle stagiairs. 4. Werkwijze en centrale stagecoördinatie Proactief stagebeleid betekent een andere benadering van de inzet van stagiairs en het aanbieden van stageopdrachten. Alvorens in te gaan op de toekomstige werkwijze en positionering van de uitvoering van het proactief stagebeleid en wat daarvoor nodig is, volgt een schets van de huidige werkwijze. 2

Onderzoek inzet stagiairs, Björn Winkel, 2010. Dit aantal is gebaseerd op een respons van 84% onder teamleiders 3 Monitor Personeel in Perspectief 2010, A+O Fonds 4 Monitor Personeel in Perspectief 2010, A+O Fonds

4


Mei 2012

4.1 Huidige werkwijze De verschillende afdelingen (en met name afdeling PJC) worden vele malen per jaar benaderd door studenten met vragen naar een stageplek. Naar aanleiding van een vraag wordt gekeken of een afdeling bereid is een stagiair te plaatsen. Vragen die centraal binnenkomen moeten bij de afdelingen worden uitgezet. Het intern uitzoeken, navragen en terugkoppelen en het antwoorden aan studenten is omslachtig, kost veel (doorloop)tijd en kan hierdoor niet altijd even zorgvuldig worden gedaan. Bovendien zijn er grote verschillen in aanpak, werving, inzet en vergoedingen en blijven in sommige gevallen kansen onbenut. De afdeling P&O zet ook activiteiten uit gericht op het aantrekken van stagiairs. 4.2 Toekomstige werkwijze en positionering Om het proces van stages effectiever en efficiënter te laten verlopen, werkt Gemeente Emmen met een centrale coördinatie van stages. De stagecoördinator heeft hierin de spilfunctie. Het coördinatiepunt is hét ‘loket’ voor stages. Directie, management en medewerkers van Gemeente Emmen weten het coördinatiepunt te vinden en ook voor onderwijsinstellingen is het herkenbaar, vindbaar en toegankelijk. Onderwijsinstellingen die deelgenomen hebben aan het interne onderzoek geven aan behoefte te hebben aan een centraal aanspreekpunt. Vanuit hier worden alle organisatiebrede stageplaatsen gericht extern gecommuniceerd en alle stageverzoeken en –sollicitaties komen hier binnen. Vanuit het coördinatiepunt legt de stagecoördinator stageverzoeken en – sollicitaties bij de afdeling waar deze behoren. Deze proactieve, centraal gecoördineerde werkwijze biedt ons als werkgever een uniformer aanpak en meer regie op het bereiken van het beoogde effect. Om uitvoering te geven aan het proactief stagebeleid is het van belang een stagecoördinator aan te stellen. Een functionaris die verantwoordelijk is voor de coördinatie van het totale proces rondom stages. Het stagebeleid heeft vele raakvlakken met het HR-beleid en de taken van Personeel en Organisatie. De logische positionering van het coördinatiepunt is bij de afdeling Personeel, Juridische Zaken en Communicatie (PJC) en meer specifiek het Loopbaanadvies Bureau (LAB). Binnen het LAB zal een functionaris worden belast met de coördinatie en uitvoering van het stagebeleid. Hij of zij laat zich in de vorm van een structurele stageplaats5 ondersteunen door een stagiair. 4.3 Rollen Bij de uitvoering van actief stagebeleid zijn verschillende onderdelen in onze organisatie betrokken. Belangrijkste actoren zijn de stagecoördinator en de afdeling waar de stagiairs werkzaam (kunnen) zijn. Hieronder volgt een profielschets van de stagecoördinator en een toelichting op de rol van de afdeling waar de stagiair werkzaam is. De stagecoördinator is de spil van de uitvoering van het proactief stagebeleid en het aanspreekpunt voor alle vragen over stages. Hij of zij coördineert het totale proces rondom stagiairs. De stagecoördinator onderhoudt contacten met onderwijsinstellingen en draagt zorg voor de werving en matching van stagiairs. Hij of zij inventariseert samen met de afdelingen welke mogelijkheden er zijn voor stage en welke specifieke stageopdrachten daaruit geformuleerd kunnen worden. De stagecoördinator faciliteert de afdeling mede door het opstellen van een stagewijzer voor stagiairs (rechten en plichten) en een handleiding voor begeleiders en leidinggevenden. De stagecoördinator zorgt voor de interne en externe communicatie en pr. De administratieve en contractuele 5

Onder een structurele stageplaats wordt een functie/plaats in de organisatie bedoeld waar voor minstens drie jaar achtereen diverse stagiairs geplaatst kunnen worden.

5


Mei 2012

processen vallen onder zijn of haar verantwoordelijkheid. De afdelingen kunnen rekenen op managementinformatie, zodat het hen beter in staat stelt de stagenorm te realiseren. De mogelijkheden voor subsidie worden verkend en actief ingezet. Het proactief stagebeleid is onderdeel van het strategisch HR beleid. De stagecoördinator rapporteert jaarlijks over de uitvoering van het proactief stagebeleid. De afdelingen hebben met name een belangrijke rol in de begeleiding van de stagiair gedurende de gehele stageperiode. Direct contact met de stagebegeleiding vanuit de onderwijsinstelling is daar onderdeel van. Ook aan de voorkant van het proces zijn zij actief betrokken. De afdeling weet immers welke ruimte er is voor stagiairs en welke vraagstukken vertaald kunnen worden naar stageopdrachten. In de bijlagen is een meer uitgewerkt profiel opgenomen van de stagecoördinator en van de rol van de afdeling waar de stagiairs werkzaam zijn. 4.4 Communicatie en profilering Een belangrijke randvoorwaarde voor het succes van proactief stagebeleid is de wijze waarop het zichtbaar, vindbaar en herkenbaar is. De stagecoördinator moet het coördinatiepunt intern en extern profileren als dé plek waar je moet zijn voor stages. Dat doet men enerzijds door kwaliteit te leveren en anderzijds door er actief over te communiceren. De communicatieactiviteiten kunnen gesplitst worden naar interne en externe communicatie en de daarbij behorende doelen en middelen. De interne communicatie is van groot belang in de positionering en profilering van het coördinatiepunt voor stages. De focus van het coördinatiepunt voor stages zal in de eerste fase dan ook met name hierop gericht moeten zijn. Het delen van goede ervaringen en succesvolle stagiairs draagt bij aan het enthousiasme stagiairs kansrijk in te zetten. Ook het organiseren van een ‘Stagedag’ is daar een voorbeeld van. Wat betreft de externe communicatie dient de inzet gericht te zijn op het investeren in contacten met diverse onderwijsinstellingen en het communiceren van concrete stageopdrachten via de daarvoor geschikte kanalen (gemeentelijke website, blackboards, social media). Het is aan de stagecoördinator om, in samenwerking met het team Communicatie, een communicatieplan op te stellen dat voorziet in een actieve interne en externe profilering. 5. Vereisten Het zijn van een leer-/werkorganisatie waar leerlingen en studenten de kans krijgen stage te lopen, is gekoppeld aan een set van vereisten. In veel gevallen worden deze door onderwijsinstellingen geformuleerd6. Ook kunnen er eisen gesteld worden aan het zijn van een erkend leerbedrijf. In het algemeen gelden de volgende kwaliteitscriteria voor Gemeente Emmen als aanbieder van stageplaatsen:  De aangeboden stageplaats maakt het mogelijk de (theoretische) kennis en vaardigheden in de praktijk toe te passen en is daarmee een relevante werkplek;  De aangeboden stageplaats sluit aan bij het niveau en de fase van de opleiding;  Voor de begeleiding is een vakbekwame begeleider toegewezen;  De student is in de gelegenheid onderwijs te volgen en toetsen/ examens af te leggen;  Er is sprake van een redelijke (marktconforme) stagevergoeding;  Er een stageovereenkomst opgemaakt

6

Onderzoek inzet stagiairs, Björn Winkel, 2010 – Esdal College/ Carmel College (VMBO), Drenthe College en AOC Terra (MBO), Saxion Hogeschool en Stenden Hogeschool (HBO), Rijksuniversiteit Groningen (WO)

6


Mei 2012

Naast bovenstaande kwaliteitscriteria is er een aantal juridische aspecten die voor Gemeente Emmen van belang zijn7:  Stagiairs vallen niet onder de gemeenschappelijke arbeidsvoorwaardenregeling. Met stagiairs worden specifieke afspraken gemaakt (vergoeding, werktijden, verzekering e.d.) die in een stageovereenkomst worden vastgelegd. Deze overeenkomst is noodzakelijk om, onder andere, aan de fiscale verplichtingen en controle van de accountant te kunnen voldoen.  Van belang is dat de stagevergoeding ook als vergoeding wordt vermeld en niet als salaris. In dat laatste geval is er namelijk sprake van een dienstverband en draagt Gemeente Emmen ‘eigen risico’ (WW/ re-integratie inspanningsplicht);  Voor Gemeente Emmen is het van belang dat een stagiair een aansprakelijkheidsverzekering heeft. De verzekeringsmaatschappij eist een overeenkomst tussen Gemeente Emmen en de stagiair om hierop beroep te kunnen doen;  Als aanvulling op de stageovereenkomst vraagt Gemeente Emmen om een ‘Verklaring Omtrent Gedrag’ (VOG) 6. Soorten stages Stages en afstudeeropdrachten maken een belangrijk onderdeel uit van opleidingen. In het Wetenschappelijk Onderwijs neemt de (afstudeer)stage een steeds belangrijker plaats in. In de beroepsonderwijskolom VMBO – MBO – HBO is de beroepspraktijk zelfs leidend voor de inhoud van het onderwijs op school. Er zijn diverse soorten stages. Iedere opleiding heeft een eigen vorm. De meest voorkomende stages zijn: Soort stage Snuffelstage Maatschappelijke stage Leerstage

Opleidingsniveau Duur Veelal VMBO 1 week

Leerwerkstage Snuffelstage Leerstage

MBO-BBL HBO HBO

Leerwerkstage Afstudeerstage

HBO-duaal HBO/ WO

MBO-BOL

2 tot 9 maanden 1 tot 3 jaar 1 week 2 tot 9 maanden 1 jaar 2 tot 5 maanden

Tabel 1: soorten stages naar opleidingsniveau en duur

7. Stagevergoeding De richtlijn voor een stagevergoeding, die studenten kunnen ontvangen binnen Gemeente Emmen, bedraagt momenteel EUR 143,- per maand. Dit geldt voor zowel VMBO, MBO, HBO als WO studenten. Iedere dienst bepaalt momenteel zelf of zij een vergoeding verstrekt en hoe hoog het bedrag is. Dit wordt uit het eigen afdelingsbudget betaald. Om de aantrekkelijkheid van Gemeente Emmen als leer-/werkorganisatie te vergroten, is een marktconforme stagevergoeding van belang. Bij het interne onderzoek stages is ook een benchmark omtrent stagevergoedingen verricht. Uit de resultaten blijkt dat er bij andere gemeenten en organisaties de volgende stagevergoedingen worden

7

Onderzoek inzet stagiairs, Bjorn Winkel, 2010 – interviews Juridische Zaken en Arbeidsvoorwaarden en rechtsposities

7


Mei 2012

gehanteerd: MBO tussen EUR 182,- en EUR 227, HBO tussen EUR 227,- en EUR 363,-, WO tussen EUR 227,- en EUR 454,-.8 Factoren die de stagevergoeding veelal beïnvloeden zijn, onder andere, opleidingsniveau, soort stage, type opleiding(schaarste), duur stage, inhoud stage en eventueel aanvullend relevante werkervaring. De stagevergoeding bij Gemeente Emmen is als volgt opgebouwd: Niveau VMBO MBO HBO WO

Stageperiode >3 mnd

Stageperiode <3 mnd n.v.t. 200 300 400

Stageperiode <1 mnd n.v.t. 50 75 100

n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

Tabel 3: Stagevergoeding naar opleidingsniveau en stageduur, in euro(netto), per maand o.b.v. 36 uur

In het toekennen van een stagevergoeding dient meegewogen te worden of er sprake is van een individuele stage of een collectieve stage. Er is een uitvoeringskader voor collectieve stageplaatsen, inclusief de daaraan verbonden vergoeding, opgenomen in de bijlagen (bijlage 1). Bij een leerstage met een periode van korter dan drie maanden kan de afdeling een eenmalige extra vergoeding toekennen bij het leveren van een duidelijke bijdrage aan de organisatievraag. Gedacht kan worden aan maximaal EUR 150. Er is geen sprake van een reiskostenvergoeding. VMBO scholieren en MBO leerlingen komen uit de directe regio. HBO en WO studenten hebben de beschikking over een Ovjaarkaart. Bovengenoemde stagevergoedingen zijn van kracht per 1 september 2012, bij de start van het nieuwe schooljaar. Stagiairs die voor 1 september 2012 aan hun stage begonnen zijn, krijgen een vergoeding op basis van de huidige richtlijn, geldig tot 1 september 2012. Deze vergoeding blijft van kracht, ook wanneer de stage na 1 september 2012 doorloopt. 8. Stageovereenkomst De student ontvangt een stageovereenkomst (zie bijlage 1). Naast deze overeenkomst zal de student ook een document ontvangen waarin de rechten en plichten van de stagiair staan en wat de stagiair van de organisatie mag verwachten (zoals werktijden, recht op verlof, etc.) 9. Studenten tweede categorie bij vacaturevervulling In het kader van vinden en (ver)binden van jong talent is het voor de organisatie waardevol goede stagiairs te behouden. In het interne onderzoek stages geeft 25 van de 32 respondenten (teamleiders) aan stagiairs te willen behouden. Het voorstel is daarom studenten, die zich in de afrondende fase van de opleiding bevinden, voorrang te geven bij vacaturevervulling. Deze studenten worden opgenomen in de tweede categorie (gelijk aan uitzendkrachten en gedetacheerden). Een voorwaarde is wel dat de student zijn/ haar diploma na het afronden van zijn stage heeft behaald.

8

Onderzoek inzet stagiairs, Björn Winkel, 2010

8


Mei 2012

10. Opbrengst en investering Proactief stagebeleid levert ons als gemeente nieuwe kennis en inzichten op. Voor een relatief laag bedrag krijgen we inzet, resultaten en arbeid. We kunnen talent vinden en hun vaardigheden toetsen. De kosten voor werving zijn relatief laag. Het draagt bovendien actief bij aan het bereiken van de gewenste effecten, zoals benoemd bij de kwalitatieve doelstellingen. Uiteraard zijn aan de uitvoering van het stagebeleid financiële consequenties verbonden. Hieronder zijn deze op onderdelen toegelicht en onderbouwd. Tevens is de wijze van financiering opgenomen. 10.1 Stagecoördinator Uitvoering geven aan het voorgestelde stagebeleid kan budgettair neutraal. Het is een herschikking van de werkzaamheden binnen de bestaande afdeling Personeel en Organisatie en het Loopbaanadviesbureau. Binnen het LAB wordt het daardoor mogelijk dat voor het coördineren van stages c.a. 18 uur per week kan worden besteed. Daarnaast wordt er een structurele stageplaats gecreëerd voor ten minste drie jaar. Voor de borging van de continuïteit wordt deze structurele stageplaats per stageperiode voor minimaal drie maanden ingevuld. De kosten voor deze structurele stageplaats zijn niet additioneel, om de reden dat het opgenomen wordt in de stagenorm voor de afdeling PJC. Bovendien zal door de centrale coördinatie het proces van stages effectiever en efficiënter verlopen. 10.2 Stagevergoeding De stagevergoeding kent een verhoging en een differentiatie naar opleidingsniveau, soort stage en stageduur. Daarnaast hanteert Gemeente Emmen vanuit het proactief stagebeleid een stagenorm voor het totaal aantal stagiairs en gedifferentieerd naar opleidingsniveau. Deze aanpassingen geven het volgende financiële beeld. 10.2.1 Huidige investering Gemeente Emmen begeleidt momenteel 48 studenten per jaar. Het richtbedrag voor stagevergoeding is EUR 143, - per maand. Bij benadering geeft Gemeente Emmen momenteel EUR 6864,- uit aan de inzet van stagiairs (bedrag per maand). Bij een gemiddelde stageduur van vier maanden komen de kosten, bij benadering uit op EUR 27.392,-. Kanttekening is dat het aantal van 48 studenten is gebaseerd op het interne onderzoek, waarbij het responspercentage onder de teamleiders 84% was. In deze berekening is geen reiskostenvergoeding opgenomen. 10.2.2 Toekomstige investering De stagenorm voor 2012 is 5% van de totale bezetting in personen. Uitgaande van een bezetting van 1225 medewerkers zijn dat 62 stagiairs. Gekoppeld aan de norm op opleidingsniveau komt de totaal verwachte investering op: Opleidingsniveau Normpercentage Absoluut Vergoeding Totaal EUR aantal EUR p/maand VMBO 10 6,2 0 0 MBO 46 28,5 175 4987,50 HBO 35 21,7 300 6510 WO 9 5,6 400 2240 TOTAAL EUR 13.737,50 Tabel 4: toekomstige investering stagevergoeding naar stagenorm (2012) naar opleidingsniveau per maand

Bovenstaande berekening is de maximale variant per maand. Er is namelijk geen onderscheid gemaakt in stageperiodes korter of langer dan drie maanden. De berekening is gebaseerd op stages langer dan drie maanden en de daarbij behorende stagevergoedingen. Uitgaande van een gemiddelde stageduur van vier maanden komen de totale kosten neer op: EUR 57.800,-

9


Mei 2012

Vanaf 2012 betekent dit een ruime verdubbeling van de investering in stagevergoedingen per jaar. 10.3 Communicatie en profilering Een concrete raming van de kosten voor communicatie en profilering hangt samen met een door de stagecoördinator op te stellen communicatieplan en de doelen, activiteiten en middelen die daarin zijn opgenomen. De verwachting is dat de kosten voor communicatie en profilering gering zullen zijn. De interne communicatie is vooral onderdeel van de rol en verantwoordelijkheid van de stagecoördinator. Middelen die daarbij gebruikt kunnen worden zijn o.a. presentaties, intranet en PM. De externe communicatie heeft tot doel: - werving van studenten voor stageopdrachten - profilering van de Gemeente Emmen als aantrekkelijk werkgever onder jonge talenten De kosten voor het plaatsen van stageopdrachten op de gemeentelijke website, blackboards en social media zijn nihil. Promotiemateriaal voor beurzen en de kosten van een stagedag zijn de grootste te verwachten kosten. 10.4 Financiering Bovenstaande financiële consequenties en onderbouwing leiden tot de vraag van waaruit financiering dient te komen. 10.4.1 Benodigde financiering Voornaamste kostenpost komt voort uit de verhoging van de stagevergoeding. De inzet van de stagecoördinator kan budgettair neutraal uitgevoerd worden. De kosten voor communicatie en profilering zijn moeilijk te ramen, maar de verwachting is dat deze vrij gering zullen zijn. 10.4.2 Huidige financiering In de huidige situatie worden de kosten die gemoeid zijn met de inzet van stagiairs uit het afdelingsbudget betaald. Deze kosten bestaan met name uit de stagevergoeding en zo mogelijk uit een reiskostenvergoeding. Er is geen sprake van proactief stagebeleid. Wervingskosten worden in geringe mate gemaakt. Bij een effectieve uitvoering van proactief stagebeleid kan het effect zijn dat de kosten voor werving dalen, doordat het bijdraagt aan het vinden en (ver)binden van jong talent alvorens zij de arbeidsmarkt betreden. Het actief ophalen en aanbieden van stagevacatures, profileren van Gemeente Emmen op scholen en beurzen, opmaken en plaatsen van vacatures op vacaturesites, social media e.d. gebeurt niet structureel. Er is naar verwachting wel sprake van onzichtbare kosten door het inefficiënte en ineffectieve proces rondom stages. 10.4.3 Toekomstige financiering Met proactief stagebeleid is ook het gemeentebrede organisatiebelang gediend (zie: doelstellingen proactief stagebeleid). Om die reden voeren we het nieuwe proactieve stagebeleid vanuit centrale coördinatie uit. Het voorstel is om niet af te wijken van de huidige wijze van financieren. Om in lijn te blijven met het sturingsprincipe verantwoordelijkheden integraal en laag en de cultuurwaarde handelingsvrijheid en ruimte, is decentrale financiering meest logisch. De stagevergoedingen worden dus uit het eigen afdelingsbudget betaald. Om Gemeente Emmen als aantrekkelijk werkgever neer te zetten, is het van belang dat de bedragen voor stagevergoeding als richtlijnen worden gehandhaafd. De kosten voor externe communicatie en profilering kunnen gefinancierd worden uit bestaande budgetten voor werving en selectie binnen de afdeling PJC en de bestaande budgetten voor arbeidsmarktcommunicatie als onderdeel van corporate communicatie.

10


Mei 2012

Mochten bestaande budgetten niet toereikend zijn, wordt op incidentele basis aanspraak gemaakt op centrale middelen.

11. Evaluatie Het stagebeleid wordt een jaar na besluitvorming geëvalueerd op streefcijfers (aantal stagiairs naar opleidingsniveau), werkwijze, positionering stagecoördinator, formatieve omvang stagecoördinator, samenwerkingsmogelijkheden BOCE, kwantiteit en kwaliteit contacten met onderwijsinstellingen et cetera. Daarna vindt er jaarlijks een evaluatie plaats. De Ondernemingsraad wordt bij de evaluatie betrokken. De stagecoördinator is verantwoordelijk voor de evaluatie.

Bronnen Vernieuwd stagebeleid gemeente Zwolle, december 2002 Zaanstad-stageregeling, juni 2005 Stagebeleid Gemeente Groningen 2009-2010 Stagebeleid Gemeente Nijmegen A+O Monitor 2010 – Personeel in Perspectief Stagefolder Drenthe College Stagevoorschriften Hanze Hogeschool Stagevoorschriften Stenden Hogeschool Stagevoorschriften Rijksuniversiteit Groningen Intern onderzoek Stages, Björn Winkel (2010)

11


Mei 2012

Bijlage 1: uitvoeringskader collectieve stageplaatsen Uitvoeringskader collectieve stageplaatsen Gemeente Emmen, juni 2012 Aanleiding In de beleidsnota ‘Stage maakt meer mogelijk!’ (gemeente Emmen, mei 2012) wordt onderscheid gemaakt in diverse soorten stages. Het betreft stages met bepaalde kenmerken met betrekking tot duur, opdracht en niveau. Dit zijn de meest voorkomende stages in het onderwijsveld. De stagevergoedingen zijn gerelateerd aan het niveau van de stage en de duur van de stage. Bij de gemeente Emmen komen ook collectieve stageplaatsen voor. Dit zijn stageopdrachten waar een groep (of team) stagiairs samen werken aan een gezamenlijke opdracht. In het toekennen van een stagevergoeding dient meegewogen te worden of er sprake is van een individuele stage of een collectieve stage. Dit vraagt om een nadere uitwerking van collectieve stageplaatsen en de daaraan verbonden individuele vergoeding. Deze richtlijnen zijn gemeentebreed van toepassing op alle voorkomende collectieve stages. In dit uitvoeringskader is een nadere uitwerking gemaakt van collectieve stageplaatsen. Waar moet de stageplaats aan voldoen om te kunnen spreken van een collectieve stage (criteria)? Welke vergoeding wordt toegekend aan dit soort stages, zodat het rechtvaardig, reëel en betaalbaar is? Het vertrekpunt is een korte schets van de huidige situatie. Situatieschets Collectieve stages komen bij de gemeente Emmen op dit moment uitsluitend voor bij de afdeling Sport en Cultuur. Het betreft stages bij de 12 sportteams werkzaam in de diverse wijken. Elk jaar lopen er vanuit het Drenthe College leerlingen stage in de sportteams. In het schooljaar 2011-2012 lopen in totaal 64 leerlingen stage in één van de sportteams. Het gaat om MBO-leerlingen van niveau 2 tot en met niveau 4. Zij lopen gedurende het hele schooljaar stage en voor gemiddeld drie dagen per week. Uitgaande van de stagevergoedingen, zoals opgenomen in de beleidsnota ‘Stage maakt meer mogelijk’, betekent dit een onevenredige investering van de betreffende afdeling. Op basis van de vergoedingen in de beleidsnota ‘Stage maakt meer mogelijk’ zou de investering van de afdeling Sport en Cultuur er als volgt uitzien: 64 leerlingen X EUR 133,-- per maand o.b.v. 24 uur X negen maanden = EUR 76.608,-- (per schooljaar, exclusief individuele stages) De gemeente Emmen neemt haar verantwoordelijkheid in het aanbieden van stageplaatsen voor ruim 60 leerlingen per jaar van het Drenthe College. De gemeente Emmen kan op haar beurt een dergelijk project draaien met de inzet van deze leerlingen. Om te komen tot een evenredige investering in stages door de betreffende afdeling wordt voor collectieve stages een alternatieve stagevergoeding opgenomen in de beleidsnota ‘Stage maakt meer mogelijk’. Om objectief te kunnen bepalen wanneer er sprake is van een collectieve stageplaats, worden de volgende toetsingscriteria gehanteerd. Toetsingscriteria De gemeente Emmen spreekt van een collectieve stageplaats, indien: - Er is sprake van een groep stagiairs. Een groep bestaat uit minimaal vier stagiairs. - De groep stagiairs heeft een gezamenlijke opdracht. - De stageperiode is minimaal drie maanden en dat geldt voor alle individuele stagiairs die deelnemen aan de gezamenlijke opdracht.

12


-

Mei 2012

De individuele stagiairs werken de totale duur van de collectieve stage gemiddeld minimaal acht uur per week aan de gezamenlijke opdracht.

Vergoeding Er wordt in het geval van een collectieve stage een eenmalige stagevergoeding toegekend aan de individuele stagiair. Voor collectieve stages is de stagevergoeding als volgt opgebouwd: Niveau Eenmalige stagevergoeding VMBO 50 MBO 50 HBO 100 WO 150 Tabel 5: Eenmalige stagevergoeding collectieve stages naar opleidingsniveau in euro(netto) per stagiair Evaluatie Bovenstaande uitwerking van collectieve stages wordt als apart onderdeel meegenomen in de evaluatie van het totale stagebeleid. Afdelingen waar sprake is (geweest) van collectieve stages worden bij deze evaluatie betrokken.

13


Mei 2012

Bijlage 2: huidige stageovereenkomst

STAGEOVEREENKOMST

kenmerk:

Ondergetekenden, 1. De gemeente Emmen, in deze vertegenwoordigd door de directeur van de dienst , hierna te noemen ”werkgever”, en 2. naam : voorna(a)m(en) : geboortedatum : adres : postcode/woonplaats : hierna te noemen ”stagiair”, verklaren het volgende te zijn overeengekomen: artikel 1 De werkgever stelt de stagiair in de gelegenheid om binnen *zijn/haar opleiding/studie aan de te praktijkervaring op te doen c.q. een studieopdracht uit te voeren bij de afdeling van de dienst . artikel 2 a. Deze overeenkomst gaat in op en eindigt, tenzij alsnog anders wordt overeengekomen, met ingang van ; b. Het aantal uren stage is vastgesteld op uren per week; c. Stage wordt gelopen op de dagen t/m , gedurende uren per dag, met uitzondering van de dagen dat er bij de werkgever niet wordt gewerkt. artikel 3 De werkgever is gerechtigd om deze overeenkomst te beëindigen: a. onmiddellijk, indien de stagiair naar het oordeel van de leiding de voor de werkgever geldende algemene regels, alsmede de *hem/haar door of namens de leiding aangegeven aanwijzingen onvoldoende in acht neemt; b. na overleg met de stagiair en vertegenwoordiger van de opleidingsinstelling, indien naar het oordeel van de leiding de stagiair blijkt geeft niet aan de naar redelijkheid aan *hem/haar te stellen eisen te kunnen voldoen. artikel 4 De stagiair is verplicht tot geheimhouding van wat *hem/haar tijdens *zijn/haar stageperiode ter kennis is genomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt of *hem/haar uitdrukkelijk is opgelegd of waarvan *hij/zij het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs moet begrijpen. De eigendommen van de werkgever, alsmede alle correspondentie, aantekeningen, tekeningen, enz. die betrekking hebben op aangelegenheden van de werkgever, moeten bij het einde van de stage door de stagiair bij de leiding worden ingeleverd. artikel 5 De werkgever aanvaardt geen aansprakelijkheid voor letsel of schade, welke de stagiair mocht lijden tijdens of in verband met *zijn/haar aanwezigheid in de organisatie, dan wel bij de uitvoering van stageactiviteiten, behalve voor zover dit letsel of schade het gevolg is van opzet, grove schuld of nalatigheid van de werkgever of zijn werknemers.

14


Mei 2012

artikel 6 De stagiair is verplicht de voorschriften en regels, zoals deze gelden voor de werknemers in de organisatie, in acht te nemen. * artikel 7 De stagiair ontvangt een vergoeding van €

bruto per maand.

Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend op

burgemeester en wethouders van Emmen, namens dezen, de directeur van de dienst ,

te

,

de stagiair,

* de wettelijke vertegenwoordiger,

15


Mei 2012

Bijlage 3: rol- en taakverdelingstagecoördinator en afdelingen Rol stagecoördinator (0,5fte):  Is verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van het stagebeleid en de inrichting van het coördinatiepunt;  Onderhoudt contacten met management over de behoefte en het specifieke vraagstuk en vertaalt dit in een concrete stageopdracht;  Stelt een stagewijzer op voor stagiairs en een handleiding voor begeleiders en leidinggevenden;  Ondersteunt en adviseert in het maken van de juiste match (werving en selectie);  Legt en onderhoudt de contacten met diverse onderwijsinstelling in de regio;  Brengt actief stagemogelijkheden onder de aandacht van studenten en specifieke studentgroepen;  Maakt periodiek en organisatiebreed de mogelijkheden inzichtelijk;  Brengt subsidiemogelijkheden in beeld;  Werkt zoveel mogelijk samen met een stagiair (structurele stageplaats);  Is extern gericht;  Promoot Emmen als potentieel werkgever en leer-/werkorganisatie op beurzen en scholen;  Bewaakt de kwaliteit van de stageopdracht;  Signaleert hetgeen wat nodig is om een goede stagebegeleiding te bieden en organiseert zo nodig training voor stagebeleiders;  Coördineert de contractuele en administratieve afhandeling. De stageovereenkomst wordt ondertekend door de afdelingsmanager;  Is het centrale aanspreekpunt voor alles wat met stages te maken heeft;  Werkt samen met Communicatie aan een communicatieplan (interne en externe communicatie). Voorbeelden van activiteiten: promotiemateriaal voor beurzen, stagemarkten, onderwijsinstellingen; een platform inrichten op de gemeentelijke website voor stagevacatures; eventueel andere (stage)vacaturesites en sociale netwerken als Facebook, Hyves en Linked-in inzetten; stagevacatures plaatsen op intranetsites (blackboards) en bij stagebureaus van onderwijsinstellingen;  Onderzoekt mogelijkheden van regionale samenwerking (BOCE);  Promoot het coördinatiepunt stages in de brede organisatie, zodat eenieder weet waar men terecht kan voor informatie en dienstverlening omtrent stage;  Stuurt op doelrealisatie (afhankelijk van precieze invulling van bijv. streefcijfers en beschreven effecten van beleid);  Rapporteert aan MT/CDT over de uitvoering van het stagebeleid;  Initieert en coördineert de jaarlijkse evaluatie en doet verbetervoorstellen of voorstellen voor bijstelling (Check/Act)  Het coördinatiepunt onderhoudt contacten met de loopbaanadviseurs om de mogelijkheden door te nemen een eventuele interne kandidaat te plaatsen op een tijdelijke (stage)opdracht. Rol afdeling:  De afdeling heeft één centraal aanspreekpunt voor stages t.b.v. het coördinatiepunt;  De afdeling geeft aan of er een stageplaats is (welke periode, niveau etc.) en formuleert een concrete opdracht;  De afdeling is voor studenten aanspreekpunt voor inhoudelijke vragen over de stageopdracht (gedurende de werving van studenten);  De betreffende afdeling selecteert uit het aanbod aspirant stagiairs, dat door het coördinatiepunt wordt doorgestuurd;  De afdeling wijst een begeleider aan, die tijd heeft en deskundig is de student te begeleiden  De afdeling/begeleider onderhoudt de contacten met de onderwijsinstelling over de inhoud, voortgang en afsluiting van de stage;

16


Mei 2012

 De afdeling/begeleider evalueert na afloop van de stage en beoordeelt potentieel van de student voor een eventueel vervolg binnen de Gemeente Emmen Bijlage 4: samenvatting onderzoek Björn Winkel Onderzoeksresultaten Resultaten Enquête Onderstaand zijn de resultaten van de enquête uitgewerkt. De enquête is afgenomen per mail en is verzonden aan 38 teamleiders. Dit is het aantal teamleiders dat werkzaam is binnen de gemeente Emmen. 6 teamleiders hebben de enquête niet beantwoord wat resulteert in een respons van 32 ofwel 84%. De resultaten zullen per vraag worden weergegeven. 9 Huidige situatie 1. Hoeveel stagiaires zet u jaarlijks (per opleiding) in? Afgelopen jaar heeft de gemeente Emmen 48 stagiaires gehad. Deze stagiaires zijn onderverdeeld in: 20

VMBO: 19 studenten MBO: 10 studenten HBO: 15 studenten WO: 4 studenten

39,5 % 20,9 % 31,3 % 8,3 %

15 10

Stagiaires

5 0 VMBO

MBO

HBO

WO

2. Welke stagesoort gebruikt u veelal? Vijf personen hebben geen antwoord gegeven op deze vraag. Van de overige 27 respondenten zijn dit de resultaten: 20

Meeloopstage: 17 studenten Snuffelstage: 10 studenten Afstudeerstage:14 studenten Onbekend: 7 studenten

35,4 % 20,8 % 29,2 % 14,5 %

15 10

Stagiaires

5 0 Meeloop

Snuffel

Afstudeer Onbekend

3. Wat zijn de redenen om op uw afdeling gebruik te maken van stagiaires? Personeelstekort (1): 3 Piekbelasting (2): 6 Betrokkenheid (3) : 28 Werving potentieel (4): 12 Kennis (5): 4 Onderzoek (6): 13

30 25 20 15 10 5 0

Stagiaires

1

2

3

4

5

6

7

Van de 32 respondenten geeft 1 iemand de reden” creëren van ruimte voor eigen medewerker” (7)

9

In de bijlagen is de enquête opgenomen. Tevens zijn hier de resultaten in frequentietabellen zichtbaar.

17


Mei 2012

4 Welke werkzaamheden (rol) laat u de stagiaires veelal uitvoeren? 15

Medewerker (1): Ondersteuner (2): Onderzoeker (3): Vrije Rol (4):

13 studenten 14 studenten 14 studenten 7 studenten

10 Stagiaires

5 0 1

2

3

4

5. Gebruikt u stagiaires om een piek qua werkzaamheden op te vangen? Van de 32 respondenten hebben 30 personen deze vraag ingevuld. Nooit: 16 Zelden: 7 Soms: 7 Vaak: 0 Altijd: 0

20 15 10

Respondenten

5 0 Nooit

Zelden

Soms

Vaak

Altijd

6. Op welke wijze werft u stagiaires? Deze vraag is beantwoord door 28 van de 32 ondervraagden. Opleiding: 14 Beurs: 1 Sollicitatie: 16 Medewerkers: 5 Via Via: 10 Zelf: 3

50 % 3,5 % 57,1 % 17,9 % 35,7 % 10,7 %

20 15 10

Respondenten

5 0 Opl. Beurs Soll. Mdw. Via

Zelf

7. Wie begeleidt de stagiaires binnen uw afdeling? Bij deze vraag is door 15 van de 29 respondenten een combinatie van antwoorden aangekruist. In de verwerking van de gegevens is daarom gekozen voor een andere indeling van antwoorden dan vermeld op de enquête: Teamleider (1): 5 Medewerker (2): 7 Teamleider en medewerker (3): 12 Teamleider/medewerker/opleiding (4): 4

15 10 Respondenten

5 0 1

2

3

4

7a. Hoeveel tijd wordt hier gemiddeld aan besteed? 28 personen beantwoordden deze vraag.

15

< 2 uur: 2 uur: > 2 uur:

10

6 respondenten 9 respondenten 13 respondenten

Respondenten

5 0 < 2uur

2 uur

> 2uur

18


Mei 2012

7b. Wie heeft de eindverantwoordelijkheid m.b.t. stagiaires? 30 van 32 de respondenten heeft deze vraag beantwoord. Afdelingshoofd (1): Teamleider (2): Medewerker (3): Opleiding (4): Anders (5):

25

4 21 0 0 5

20 15 Respondenten

10 5 0 1

2

3

4

5

8. Bent u op de hoogte van de verplichtingen m.b.t. stagiaires? Bij het scoren van deze vraag bleek dat niet iedereen bij alle onderdelen een antwoord had gegeven. Na persoonlijke navraag bij de respondenten bleek dat het weglaten van het antwoord inhoudt dat er geen kennis is van het betreffende onderwerp is. (nee) Ja Werkzaamheden (1): 22 Onderzoek (2): 18 Begeleiding (3): 25 Contracten school (4):19 Werkplek (5): 21 Contracten gem. (6): 11

nee 68,8% 10 56,3% 14 78,1% 7 59,4% 13 65,6% 11 34,4% 21

31,3% 43,7% 21,9% 40,6% 34,4% 65,6%

25 20 15

ja

10

nee

5 0 1

2

3

4

5

6

Gewenste situatie 9. Hoeveel stagiaires zou u jaarlijks kunnen begeleiden binnen uw afdeling? VMBO MBO HBO WO

Meeloop 17 32 18 2

Afstudeer >10 10 36 6

40 35 30 25 20 15 10 5 0

Meeloop Afstudeer

VMBO

MBO

HBO

WO

10. Welke eisen zou u willen stellen aan stagiaires? Cijfers: School: Woonplaats: Taal: Competenties: Persoonlijk:

1 17 0 15 26 29

30 20 Respndenten

10 0 Cijfer

Woonpl.

Comp.

11. Wie zou de stagiaires volgens u moeten begeleiden?

19


Mei 2012

Deze vraag heeft vele combinaties van antwoorden opgeleverd. Deze zijn in de frequentietabellen (bijlage) vermeld onder het kopje “anders”. 25 Afdelingshoofd (1): Teamleider (2): Medewerker (3): P&O (4): Stagebureau (5): Opleiding (6):

2 19 25 10 2 15

20 15 Respondenten

10 5 0 1

2

3

4

5

6

12. Om het afstuderen mogelijk te maken heeft een student een onderzoeksmogelijkheid nodig. Kunt u dit bieden? Ja: Nee:

19 13

20 15 10

Respondenten

5 0 ja

nee

13. Zou u de stagiaires willen behouden voor uw afdeling? Ja: Nee:

25 7

25 20 15 Respondenten

10 5 0 ja

nee

14. Welke tips of aandachtspunten heeft u voor de gemeente Emmen met betrekking tot stagebeleid? Deze vraag heeft een open karakter en levert een veelheid aan antwoorden op. Onderstaand zijn de diverse antwoorden vermeld. Het getal geeft aan hoe vaak dit antwoord is gegeven.           

Vooraf vastgestelde hoeveelheid stagiaires Afspraken maken met scholingsinstellingen Vormgeven aan een stagebureau Helder proces met betrekking tot stagiaires werven Betere stagevergoedingen Zorgen voor goede begeleiding Rekening houden met diverse soorten stage Zorgen voor een beleid Eenvoudiger maken om stagiair in dienst te nemen Zorgen dat er voldoende opdrachten liggen binnen de organisatie Geen

1 4 3 6 4 2 1 4 6 2 11

20


Mei 2012

Uitkomsten interviews scholen Om de hoofdvraag te kunnen beantwoorden hebben we enkele subvragen en deelvragen geformuleerd. Deze vragen zijn beantwoord door de interviews met scholingsinstellingen. Er is gekozen om een zestal interviews af te nemen met scholen in de regio Emmen. Er is gekozen voor de regio Emmen, daar de gemeente zich concentreert op deze scholen. Dit is gebleken uit de stagecontracten die binnen de organisatie bekend zijn. Door deze te combineren met de gegevens van de salarisadministratie(betaalde stages) is er besloten om de volgende scholen te interviewen:    

VMBO – Esdal College en Carmelcollege MBO – Drenthe College en AOC Terra HBO – Saxion Hogeschool en Stenden hogeschool WO – Rijksuniversiteit Groningen (RUG)

Het bleek erg lastig om een eenduidig antwoord op de vragen te krijgen. Dit, omdat alle scholen per opleiding een stagebeleid hebben. Er is niet 1 algeheel geldend geheel. Het bleek verder dat de opleidingen niet van elkaar wisten wat de eisen waren. Wat verder van belang is om te noemen is dat veel scholen momenteel bezig zijn om het stagebeleid te veranderen. Zo is men in Emmen bezig om een stageplatform te formeren. Dit is echter nog niet volledig actief. De antwoorden die zijn gegeven in de persoonlijke gesprekken leveren de volgende resultaten op: Welke eisen stellen onderwijsinstellingen aan stageplaatsen? 1. Waar moet een stage of afstudeerstage aan voldoen? 2. Op welke wijze kan de Gemeente Emmen beschikken over stagiaires? 3. Wie is verantwoordelijk voor de stagiaires? 4. Wat verwacht de onderwijsinstelling van de gemeente als stagebedrijf? 1. Uit de interviews zijn de volgende algemeen geldende antwoorden gegeven: - Praktijkervaring moet aansluiten bij de aangeleerde theoretische kennis - De inhoud van de stage moet een met de opleiding overeenkomend niveau hebben, - Een stagiair moet de door school gestelde opdrachten kunnen verwerken op de stage - plaats - Het moet een relevante werkplek zijn 2. Antwoorden die hier zijn gegeven: - Stagebureaus per opleiding contacten indien er vraag is - Vaste afspraken maken per opleiding, zodat er een levering- en afnameverplichting is - Maatwerk per opleiding - Zorgen voor een vast aanspreekpunt 3. “De school is altijd verantwoordelijk voor de stagiair” is het antwoord dat door alle opleidingsinstellingen is gegeven. 4. Zie vraag 1

21


Mei 2012

Uitkomsten interview Juridische Zaken (JZ) Dit interview is afgenomen met dhr. L. Heijer. Dhr. Heijer is juridisch medewerker arbeidsvoorwaarden binnen de gemeente Emmen. Hij heeft inzicht gegeven in de eisen met betrekking tot stagecontracten: De volgende vragen zijn voorzien van antwoorden: Met welke juridische aspecten moet de gemeente Emmen rekening houden wanneer zij een stagiaire in dienst neemt? 1. Wie draagt zorg voor de verzekeringen van de stagiaire? 2. Welke status krijgt een stagiaire binnen de organisatie met betrekking tot een eventuele sollicitatie? 3. Waar moet een stagecontract aan voldoen? 4. Waar moet men rekening mee houden met betrekking tot vergoedingen? 1. Voor de gemeente Emmen is het alleen van belang dat een stagiair een aansprakelijkheidsverzekering heeft. De verzekeringsmaatschappij eist hiervoor een overeenkomst tussen in dit geval de Stagiair en de gemeente Emmen. Zonder deze overeenkomst kan de gemeente geen beroep doen op de aansprakelijkheidsverzekering. 1. Een stagiair wordt binnen de gemeente gezien als een externe kandidaat. Wanneer er binnen de gemeente Emmen een vacature ontstaat is de volgorde van solliciteren: Mobiliteitscentrum (boventallige kandidaten) I Loopbaankandidaten I 1e categorie (kandidaten met vaste of tijdelijke aanstelling) I 2e categorie (kandidaten met een uitzend- of inleencontract) I Externe Kandidaten (alle overige kandidaten waaronder stagiaires) 2. Binnen de overheid is er een vast stagecontract10. Dit is vermeld in de “Vereniging Nederlandse Gemeenten”. Een aanvulling hierop zou kunnen zijn het verplicht stellen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). De overheid vraagt dit reeds van vaste medewerkers, maar zou dit ook moeten doen bij externen, uitzendkrachten en stagiaires. De integriteitcommissie houdt dit om nog onbekende reden tegen. 3. Van belang is dat een vergoeding ook als zodanig vermeld wordt. Er mag geen sprake zijn van salaris, omdat er dan sprake is van een dienstverband. In dat geval zou een stagiair na einde stage recht hebben op WW en is de gemeente verplicht te helpen met re-integratie. (eigen risicodrager)

10

In de bijlage is het contract opgenomen Bron: www.vng.nl geraadpleegd op 08-11-2010

22


Mei 2012

Conclusies Enquête Uit de enquête kunnen de volgende conclusies worden getrokken: De vraag naar stagiaires (aantal) hangt niet af van het aantal FTE van de afdeling. Momenteel begeleidt de gemeente 48 studenten per jaar. De wil blijkt groot en men geeft derhalve ook aan graag meer stagiaires te begeleiden op jaarbasis. Er wordt aangegeven dat er ruimte is voor 131 studenten op jaarbasis. Een significante groei die de noodzaak van een beleid weergeeft. Het opleidingsniveau van de stagiaires is momenteel hoofdzakelijk verdeeld over VMBO, MBO en HBO. VMBO heeft een enigszins vertekend beeld daar er 1 respondent ongeveer 50% van het totaal voor de rekening heeft genomen. Wanneer we deze respondent weglaten in de conclusie blijkt de grootste groep studenten zich bevinden op het MBO en HBO. Het aantal uren begeleiding per week dat men nodig heeft per stagiair, blijkt niet van invloed op de hoeveelheid stagiaires. Ofwel men geeft in de enquête onafhankelijk van het aantal begeleidingsuren aan ruimte te hebben voor een grotere hoeveelheid stagiaires. De plaatsingsmogelijkheden voor studenten blijken groot. Wat opvalt, is de stijging van de behoefte aan MBO (320% groei) en HBO (360%) studenten. Over het algeheel blijkt men goed op de hoogte van de eisen met betrekking tot stagiaires. Toch blijkt dat 62,1 % van de teamleiders niet op de hoogte is van de stagecontracten vanuit de gemeente Emmen. Ook is 40% niet op de hoogte van de eisen met betrekking tot onderzoeksopdrachten ten behoeve van afstudeerstages. Wellicht worden veel onderzoeksvragen nu aan externe partijen uitbesteed, terwijl een stagiair deze opdrachten zou kunnen gebruiken als afstudeeronderwerp. De wervingsmethode om studenten binnen te krijgen blijkt passief. Open sollicitaties, scholen en Via Via genieten de voorkeur. Het zelf actief werven en het aanwezig zijn op beurzen wordt in slechts in resp. 3,6% en 10,7% van de gevallen gebruikt. De mening omtrent de eindverantwoordelijkheid is helder. 70,0% van de teamleiders vindt dat zijzelf verantwoordelijk zijn voor de stagiair. De reden om stagiaires in te zetten blijkt vooral voort te komen uit maatschappelijke betrokkenheid. Ook het laten doen van onderzoek scoort hoog. Dit maakt het gebrek aan kennis met betrekking tot onderzoekseisen opmerkelijk. Wat tevens opvalt, is bijna niemand (86,7%) een stagiair inzet om kennis op peil te houden of te delen. Ondersteuner, onderzoeker en medewerker, zijn de rollen die veelal door een stagiair worden ingevuld. 78,1% van de respondenten geeft aan graag studenten na hun stage te behouden voor de organisatie. Interview Scholen De scholen blijken niet te beschikken over een algeheel beleid met betrekking tot eisen van stages. Doordat alle benaderde scholen een diversiteit aan opleidingen bieden die

23


Mei 2012

zijn onderverdeeld in verschillende Academies blijkt een totaal beeld moeilijk te verkrijgen. Alle academies hebben eigen stagebegeleiders of stagebureaus. Ook de eisen aan stages en stageopdrachten zijn niet overal gelijk. Het moment van stages, de stageperiode, de stageduur en de stage-eisen verschillen overal. Het lijkt noodzakelijk om heldere afspraken te maken met scholingsinstellingen en uit te gaan van onze eigen eisen en wensen. Interview Juridische Zaken De juridische aspecten zijn reeds volledig afgedicht in een stage overeenkomst die gebruikt wordt door overheidsinstellingen. Een eis vanuit de gemeente is de Verklaring Omtrent het Gedrag deze zou opgenomen dienen te worden in de stage overeenkomst. Wat verder van belang is, is dat er wordt gesproken over een vergoeding in plaats van salaris. Dit om de stagiair de status stagiair te laten behouden en niet als werknemer door de stage periode te laten gaan. Salarissen zijn gebaseerd op het functiegebouw ( zie bijlage) en worden vastgesteld door de VNG. Een stagiair past qua werkzaamheden niet in dit stelsel. Wat tevens van belang is is het feit dat er bij uitbetaling van salaris ook afdrachten moeten worden gedaan in verband met sociale lasten. Een stagiair zou na zijn stage in dat geval in aanmerking komen voor een Werkeloosheidsuitkering. Algeheel Binnen de gemeente wordt gebruik gemaakt van stagiaires, maar men kan een substantieel grotere hoeveelheid stagiaires bergen. Er bestaan bij de teamleiders binnen de gemeente Emmen tal van vragen in de zin van eisen, contracten etc. Het vormen van een stagebeleid zou meer duidelijkheid kunnen scheppen en meer uniformiteit in het geheel. Hierdoor worden twijfels weggenomen en blijft er inzichtelijk wie wat doet en waarom.

24


Mei 2012

Benchmark stagevergoedingen De stagevergoedingen van de gemeenten hier in de regio bedragen; Coevorden

Emmen *) bezig met een stagebeleid Borger-Odoorn Hardenberg

m.b.o. €. 181,55 / bruto

h.b.o. €. 226,89 / bruto

W.O. €. 226,89 / bruto

Reiskosten gebruik OV jaarkaart. Indien hierop geen recht dan vergoeding op basis van openbaar vervoer. €. 143,66 / bruto



€. 204,-- / bruto Week 1 tm 10; €. 150,50 bruto (schaal 5) en vanaf week 11 €. 215,-bruto



Via internet blijkt dat de stagevergoedingen van diverse gemeenten in Nederland als volgt zijn: Zaanstad

Rotterdam Zwolle Teijlingen

Harenkarspel

m.b.o. €. 275,-- bruto per maand

h.b.o. €. 350,-- bruto per maand

W.O. €. 350,-- bruto per maand

Reiskosten gebruik OV jaarkaart. Indien hierop geen recht dan vergoeding op basis van openbaar vervoer. € 337,75 bruto per maand €. 250,-- bruto per maand VMBO € 150,-bruto per maand MBO stagiaires € 250,-- bruto per maand LBO/MBO € 250,00 bruto

Reiskosten gebruik OV jaarkaart. Indien hierop geen recht dan vergoeding op basis van openbaar vervoer. € 540,40 bruto per maand €. 350,-- bruto per maand €. 350,-- bruto per maand

Reiskosten gebruik OV jaarkaart. Indien hierop geen recht dan vergoeding op basis van openbaar vervoer. € 675,50 bruto per maand €. 450,-- bruto per maand € 450,-- bruto per maand

€ 300,00 bruto per maand

€ 300,00 bruto per maand

Aanvullend hierop geven website voor studenten ook informatie over de hoogte van stagevergoedingen. Hieronder volgt een kort overzicht van de vergoedingen11 11

www.studieinfo.nl geraadpleegd op 21-09-2010 www.financieel-ondernemen.nl geraadpleegd op 21-09-2010 www.stagemotor.nl geraadpleegd op 21-09-2010

25


Mei 2012

Samenvattend

MBO HBO

WO

www.studieinfo.nl www.financieel- www.stagemotor.nl ondernemen.nl/ €. 135,-- per bruto 4 dagen €. 182,--bruto per maand en 5 dagen €. 227,-bruto Tussen € 198 tot tussen de € 220,Gemiddeld €. 136,-€ 343 per maand. en € 260,- bruto tot €. 227,-- bruto per Deze vergoedingen maand hebben betrekking Afstudeerstage op een stage in het gemiddeld €. 227,-tweede of derde jaar tot €. 363,-- bruto per van de opleiding. maand Voor een afstudeerstage (4-de jaar) ligt het gemiddelde op € 257 tot € 383 per maand. tussen de € 227 en € tussen de € 275,Tussen €. 227,-- tot 454 per maand en € 450,- bruto €.454,-- per maand per maand

Bepalende factoren Er zijn een aantal factoren die meespelen bij de bepaling van de stagevergoeding: 1. Het opleidingsniveau: VMBO, MBO, HBO of WO; 2. De opleidingsrichting: (door de schaarste naar bv IT'ers zullen deze bedrijven vaak meer bieden of andere secundaire arbeidsvoorwaarden hebben.) 3. De duur van de stage. 4. De inhoud van de stage (onderzoek, advies, enquête, analyse etc ). Zijn de resultaten van jouw onderzoek/ werk belangrijk voor het bedrijf? Op basis van deze afweging(en) kan de vergoeding verschillen. 5. Het bedrijf: (sommige bedrijven hebben als beleid om geen vergoedingen te vestrekken. 6. De soort stage 7. Relevante werkervaring; via bijbanen, vorige projecten, stages en nevenactiviteiten etc.

26


Mei 2012

Conclusie MBO Als je 4 dagen in de week stage loopt dan kun je uitgaan van € 182 bruto per maand en bij 5 dagen per week van € 227 bruto per maand. Heb je een meeloopstage, dan is de kans dat je niets krijgt groter dan dat je een meewerkstage hebt. HBO Als je een Hbo-opleiding doet en je gaat stage lopen, dan ligt het gemiddelde op € 136 tot € 227 per maand. Deze vergoedingen hebben betrekking op een stage in het tweede of derde jaar van de opleiding. Voor een afstudeerstage (4-de jaar) ligt het gemiddelde op € 227 tot € 363 per maand. Universiteit De vergoedingen van stages op academisch niveau liggen hoger dan die van een HBO opleiding. Het gemiddelde ligt hier tussen de € 227 en € 454 per maand.

27

Stage maakt meer mogelijk! Stagebeleid Gemeente Emmen

Recommend Documents