1 Versie
STEUNPUNT MILIEU EN GEZONDHEID L IE VE
H AN S
I LS E
G OO RD EN
KE UN E
LO OT S
R OB IN
M ER TE NS
met dank voor de inbreng van de leden van het Steunpunt en de Stuurgroep Milieu en Gezondheid
Spelregels externe communicatie
GOEDGEKEURD OP DE STUURGROEP VAN 25.11.2002
Spelregels externe communicatie Steunpunt Milieu en Gezondheid
STEUNPUNT MILIEU EN GEZONDHEID Communicatieluik (luik 5) p/a Politieke en Sociale Wetenschappen UIA: Universiteitsplein 1 • 2610 Wilrijk Tel. 0032 (3) 820.24.84-77 • Fax 0032 (3) 820.24.80 p/a STEM: Vakgroep voor Milieu, Technologie en Technologiemanagement UFSIA: Kleine Kauwenberg 12 • 2000 Antwerpen Tel. 0032 (3) 220.49.08 • Fax 0032 (3) 220.49.00 Tel. 0032 (3) 220.48.90
Inhoudsopgave H OO FD ST UK
1
Spelregels bij externe communicatie
2
Inleiding
2
•
Evaluatie en bijsturing
16
•
Eindresultaat project
17
HOOFDSTUK 6 Communicatie naar aanleiding van de vraagbaak van het Steunpunt
H OO FD ST UK
2
Uitgangspunten en argumenten voor betrokkenheid
•
Gebiedsgerichte onderwerpen
•
Niet gebiedsgerichte
4
•
Uitgangspunten
•
Belangrijke argumenten voor participatie zijn
onderwerpen
19 20
20
4 HOOFDSTUK 7 5
Valorisatie van wetenschappelijke inzichten
21
Afspraken bij valorisatie van H OO FD ST UK
Kwaliteitseisen voor betrokkenheid
H OO FD ST UK
wetenschappelijke inzichten
3 6
•
Voorbereiding en opstart
22
•
Evaluatie en bijsturing
25
•
Endresultaat project
27
4
Noodzakelijke toets om aan de
BIJLAGE STROOMSCHEMA’S
uitgangspunten en de kwaliteitseisen te
Beschikbaarheid data
voldoen •
22
Aandachtspunten
8
Vrijgeven resultaten centrale
8
communicatie
28
29
Vrijgeven resultaten decentrale HOOFDSTUK 5
communicatie
29
Minimale afspraken
10
Communiceren over het project ingeval
Afspraken thematisch
11
keuzes met verstrekkende gevolgen
30
Vraagbaak
30
Aankondigingen
31
Betrokkenheid bevolking en Intermediairen bij de biomonitoring •
Voorbereiding en opstart
•
Beschikbaarheid data (en informatie over die data)
11 11
13
1
Hoofdstuk
Spelregels bij externe communicatie Het communicatieluik van het Steunpunt Milieu en Gezondheid heeft in samenwerking met de andere leden uit het Steunpunt en de leden van de stuurgroep Milieu en Gezondheid de spelregels voor externe communicatie opgemaakt. . I N L E I D I N G
H
et Steunpunt Milieu en Gezondheid wil alle relevante personen of groepen bij het werk van het Steunpunt betrekken. De betrokkenen kunnen zowel wetenschappers, experts, overheden, burgers, als belangengroepen zijn. Het kan daarbij gaan om groepen die zich spontaan kenbaar maken of actief aandienen in de risicocommunicatie én om groepen die hoewel passief, toch van belang zijn voor de probleemdefinitie van het specifieke milieu & gezondheidsvraagstuk. Dit is belangrijk omdat we een zo Voor het Steunpunt breed mogelijk maatschappelijk draagvlak willen creëren. Milieu en Gezondheid Elke situatie vraagt echter om aangepaste vormen van willen we een zo breed betrokkenheid. mogelijk draagvlak creëren. De spelregels dienen om de kwaliteit van de betrokkenheid te bewaken
Om hieraan te voldoen hebben we een aantal spelregels opgesteld. Deze spelregels dienen ervoor om de kwaliteit van de betrokkenheid te bewaken. Ze zijn vertaald in een aantal uitgangspunten, kwaliteitseisen en aandachtspunten die als toets gelden bij elke belangrijke ontwikkeling of keuze in de voortgang van de onderzoeksprojecten.
2
V E R D E R O N D E R :
W O R D T
I N
D E Z E
T E K S T
V E R S T A A N
S T E U N P U N T : het project, de onderzoeken, de activiteiten, de promotoren en onderzoekers zoals omschreven in de beheersovereenkomst en de bijlagen meerjarenprogramma en jaarplannen. (conform artikel 1 en 2.1 van de beheersovereenkomst)
•
H ET
•
H ET
•
D E
•
D E
•
D E
•
D E
de groep van deelnemende instellingen die
C ON SO RT IU M:
het project Steunpunt uitvoert CO ÖR DI NA TO R:
de coördinator van het Steunpunt
W O O R D V O E R D E R ( S ) : Prof. Van Laerebeke (mede in naam van Prof. Vlietinck, Prof. Comhaire) of bij delegatie door het Management Team een andere promotor voor bijzondere situaties
de Vlaamse regering en in het bijzonder de functioneel bevoegde overheden vermeld in de beheersovereenkomst en afgevaardigd in de Stuurgroep. OP DR AC HT GE VE R:
ST UU RG RO EP : de groep van afgevaardigden van de opdrachtgever en opdrachthouder die instaat voor de inhoudelijke opvolging van de werking van het steunpunt.
3
2
Hoofdstuk
Uitgangspunten en argumenten voor betrokkenheid
A
ls Steunpunt vertrekken we vanuit een aantal uitgangspunten die aansluiten bij de huidige wetenschappelijke opvattingen over risicocommunicatie en ook meer en meer vermeld worden in beleidsdocumenten.
U IT GA NG SP UN TE N
•
Iedereen bekijkt milieu- en gezondheidsproblemen vanuit zijn of haar eigen achtergrond: verschillen in risicobeleving berusten op uiteenlopende definities van milieu- en gezondheidsproblemen en van oplossingen. Dit geldt voor alle relevante betrokkenen; zowel voor wetenschappers, belangengroepen, vertegenwoordigers van de overheid als burgers.
•
Alle betrokkenen bij het debat over milieu- en gezondheidsproblemen nemen in dat debat een even waardevolle positie in. Dit geldt bijvoorbeeld voor ervaringskennis van burgers die in oudere opvattingen over risicocommunicatie nauwelijks werd aangesproken.
•
Eenrichtingscommunicatie is niet doeltreffend. De overtuigingslogica, die eenzijdig tracht de expertvisie over te brengen bij andere actoren, wordt daarom vervangen door een logica die gericht is op vertrouwen, functionaliteit en democratische principes (zie verder) en tweerichtingsverkeer veronderstelt.
•
Alle vormen van kennis (wetenschappelijk inzicht, ervaring en waarden) zijn relevant voor het debat over milieu- en gezondheidsproblemen en moeten daarom ernstig genomen worden.
•
Het voorzorgprincipe, dat stelt dat beleidsmaatregelen kunnen overwogen worden ook al is nog geen wetenschappelijke consensus bereikt over het dossier, dient in acht genomen te worden.
4
•
Meningsverschillen tussen wetenschappers en wetenschappelijke onzekerheden zijn een normaal verschijnsel. Dit is een gevolg van het complexe karakter van milieu- en gezondheidsproblemen.
B EL AN GR IJ KE
A RG UM EN TE N
V OO R
P AR TI CI PA TI E
Z IJ N:
•
De kennisbasis (functioneel argument) over het onderwerp wordt uitgebreid via verdieping en verbreding.
•
De verantwoordelijkheid wordt gedragen door meerdere betrokkenen (instrumenteel argument).
•
Participatie verdiept het democratisch karakter van de gemaakte beoordelingen, afwegingen en keuzes (normatief argument). Participatie moet hierbij beleidsgericht zijn.
5
3
Hoofdstuk
Kwaliteitseisen voor betrokkenheid
O
m recht te doen aan de uitgangspunten worden een aantal kwaliteitseisen geformuleerd.
•
De noodzakelijke neutraliteit van (de promotoren en onderzoekers binnen) het Steunpunt wordt gewaarborgd door het open staan voor vragen van alle relevante actoren. Dit betekent tevens dat individuele deelnemende promotoren en onderzoekers in het kader van de activiteiten van het steunpunt technisch en moreel onafhankelijk moeten opereren van deze actoren. Eventuele vragen worden voorgelegd aan het Management Team in het kader van de transparantie.
•
Gelijke kansen tot deelname en inspraak. Overleg als basis voor democratische werking.
•
Samen met de betrokkenen wordt de procedure van de participatie op voorhand besproken en eventueel bijgestuurd.
•
Minimaal vereist publieke participatie een effectieve bekendmaking, voldoende informatie, geschikte procedures en het expliciet verslag brengen van de reactie op de uitkomst van deze publieke participatie.
•
Participatievormen of –technieken moeten onbevooroordeeld zijn ten aanzien van de verschillende visies.
•
Kosten en baten, sociale voor- en nadelen en andere afwegingen tussen verschillende waarderingen of beleidsopties voeden mee het debat en worden niet geïsoleerd van de publieksparticipatie.
•
Iedereen moet kunnen volgen waar het over gaat: het taalgebruik en de stijl waarin wordt gecommuniceerd moeten aangepast zijn aan de doelgroep. De toets gebeurt door ontwerpen voor te leggen aan het communicatieluik van het Steunpunt.
•
Communicatie over milieu en gezondheidsproblemen wordt zo veel mogelijk vergezeld van verschillende mogelijke oplossingsscenario’s of
6
denkpistes. Dit kan bijvoorbeeld ook een planning of kalender zijn waarbinnen de overheden zich engageren om dergelijke scenario’s uit te werken. •
De communicatie over en weer tussen alle betrokkenen verloopt dynamisch en moet actief worden opgevolgd. Voor elke externe communicatie wordt een hoofdverantwoordelijke aangeduid, ofwel langs de kant van het Steunpunt ofwel langs de kant van de overheid. Afspraken kunnen daarom niet beschouwd worden als eindpunt van een dialoog maar eerder als een stap binnen een ontwikkelings- en onderhandelingsproces. Situaties die nog niet besproken zijn, kunnen later worden opgenomen en vormen het voorwerp van onderhandelen tussen alle betrokken partijen.
•
Vanuit het Steunpunt wordt getracht om ook diegenen die zich niet spontaan aanbieden om actief te participeren, te betrekken bij het onderzoek.
•
Mensen of organisaties die zich uit zichzelf spontaan aanmelden om te participeren, zullen zich moeten voegen naar de procedure die voor de participatie is afgesproken. Zij hebben evenveel recht op deelname aan de participatie als andere betrokkenen.
•
Openbaarheid van gegevens wordt maximale invulling gegeven, met het nodige respect voor de bescherming van de private levenssfeer (privacy).
•
Het is cruciaal de controverses en onzekerheden in een dossier kenbaar te maken in de externe communicatie. Dit betekent echter niet dat controverses in het openbaar beslecht moeten worden.
7
4
Hoofdstuk
Noodzakelijke toets om aan de uitgangspunten en kwaliteitseisen te voldoen.
A
an de uitgangspunten en bijhorende kwaliteitseisen wordt voldaan als bij elke belangrijke keuze of beslissing in de loop van de projecten volgende aandachtspunten ter discussie worden gesteld. Het is van belang van de “noodzakelijke toets” een schriftelijk spoor na te laten. Een korte nota hierover kan centraal bij de coördinator van het Steunpunt verzameld worden en dan binnen het Management Team verspreid worden.
A AN DA CH TS PU NT EN :
•
Iedereen die door het onderwerp geraakt wordt, heeft de mogelijkheid iets in te brengen, actief en/of passief. De vraag die hierbij beantwoord moet worden is, wie de relevante betrokkenen zijn. We denken hierbij aan: overheid, burgers, wetenschappers en belangengroepen. Daarnaast moet de vraag beantwoord worden, binnen welk geografisch gebied (waar) deze betrokkenen zich bevinden.
•
Keuzes die verstrekkende gevolgen hebben voor de verdere ontwikkeling van de projecten in het Steunpunt zijn belangrijke beslissingsmomenten. De vraag die hierbij beantwoord moet worden is over wat gecommuniceerd wordt (wat houden die keuzes precies in?).
•
In alle fasen van het project, zowel bij het begin, tijdens en bij het einde van het project (of de deelprojecten), doen zich belangrijke beslissingsmomenten voor. De vraag die hierbij beantwoord moet worden is wanneer er in elke fase wordt gecommuniceerd.
•
De inbreng van elke betrokkene moet worden omschreven. De vraag die beantwoord moet worden is de manier hoe dit best kan gebeuren. Er bestaan verschillende vormen van betrokkenheid die kunnen variëren van ‘geïnformeerd worden’ tot ‘inspraak’.
8
•
De antwoorden op bovenstaande vragen moeten naar de betrokkenen beargumenteerd worden. De vraag die hier voorligt, is waarom men op deze wijze gaat communiceren.
9
5
Hoofdstuk
Minimale afspraken
H
et is van belang dat voordat er sprake is van geplande, externe communicatie, alle betrokkenen binnen het Steunpunt en de opdrachtgever geïnformeerd worden. Zowel het consortium als de overheid hebben het initiatiefrecht tot het bijeenroepen van een overleg over een communicatiestrategie. Bij ad hoc vragen wordt geen standpunt ingenomen namens het steunpunt als daar niet eerst over overlegd binnen het consortium. Voor verder uitwerking van dit principe verwijzen we naar Hoofdstuk 7. De invulling van de afspraken is afhankelijk van de beantwoording van bovenstaande vragen voor concretere situaties. Over deze invulling moet steeds schriftelijk gerapporteerd worden aan het Management Team. Het is de bedoeling dat onderzoekers en overheden zelf communiceren over datgene waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Waar het eindconclusies betreft in termen van beleidsmaatregelgelen is het de betrokken Minister die dit naar buiten brengt en als gastheer of -vrouw fungeert. Functioneel bevoegde administraties worden daarbij afgevaardigd. Deskundigheid over verdere uitwerking en implementatie kan aangesproken worden binnen het communicatieluik van het Steunpunt. Het is niet de bedoeling dat de deskundigen van het communicatieluik in de plaats treden van de onderzoekers of overheid overnemen. Wel kan er advies ingewonnen worden en kunnen ze worden aangezocht als gespreksleider (tijd bewaken, publiek het woord geven, gesprek onderbreken, vragen om verduidelijking van te ingewikkeld taalgebruik) van een gesprek of discussie met het publiek indien de woordvoerder zelf in het panel is opgenomen of een voordracht dient te geven. In het onderzoeksplan van het communicatieluik is voorzien dat de onderzoekers van het communicatieluik een actievere rol vervullen in enkele casussen binnen de biomonitoring. Het communicatieluik is verantwoordelijk voor opvolging van de communicatieresultaten voor verdere verbetering van de spelregels voor communicatie.
10
Tijdens crisismomenten treedt een crisisplan in werking. Het bevat minimaal gegevens over wie sleutelfiguren zijn en hoe ze zijn te bereiken (naargelang het onderwerp). Voorstel is dat minimaal de promotor-coördinator, de woordvoerder, de inhoudelijk bevoegde promotor of zijn vervanger, het kabinet en de bevoegde administratie deelneemt. Wanneer een van deze instanties niet tijdig kan worden bereikt, wordt van de voorgestelde actie (crisisplan) melding gemaakt via mail en aanvullend via telefoon. Voor ernstige aangelegenheden is het aangewezen een crisismanager aan te wijzen. Crisismomenten kunnen zich voordoen wanneer er fouten optreden, inbreuken worden vastgesteld tegen de spelregels, wanneer er sprake is van tegenstrijdigheden of in geval van controversen. Wanneer onderzoekers of overheden zich niet aan de afspraken of spelregels houden, wordt een debriefing gehouden op het Management-team of de Stuurgroep in aanwezigheid van de betrokkene(n). Om problemen te vermijden wordt kort voor elke (geplande) externe communicatie een korte pro memorie rondgestuurd aan alle promotoren.
A FS PR AK EN
T HE MA TI SC H
Bij de verschillende hieronder behandelde thema’s is sprake van verschillende onderzoeksfasen. We benadrukken dat het onderscheid tussen deze fasen analytisch is en niet noodzakelijk een chronologisch verloop van het onderzoek weergeeft.
B ET RO KK EN HE ID B EV OL KI NG B IJ D E B IO MO NI TO RI NG
E N
IN TE RM ED IA IR EN
B ET RO KK EN HE ID
E N
IN TE RM ED IA RE N
B IJ
D E
B EV OL KI NG
B IO MO NI TO RI NG .
Onderzoeksfase
Toets
Voorbereiding en opstart
Minimale keuze
Naar wie: bevolking, lokale overheden, professionele intermediairen en belangengroepen en tevens aangeven wie allemaal op de hoogte is. Wie
Door wie: de verantwoordelijken van het Steunpunt M&G en overheden (verder af te spreken in overlegconsortium)
11
Waarom
• Bredere kennisbasis • Breder draagvlak • Meer democratisch
Waar
Wat
Meetgebieden
Spreekt voor zich
De belangrijkste aandachtspunten binnen de opzet waarbij de gemaakte keuzen beargumenteerd worden. Mogelijke controversen worden niet verhuld. Realistische verwachtingen scheppen: wat kan wel en wat niet verwacht worden.
Belangrijke keuzes zullen voor diverse betrokkenen gevolgen hebben en ook in een later stadium van het project hun effect hebben.
In de experimentele fase van het Steunpunt zal een aantal casussen gebruikt worden om dit uit te proberen.
Controversen zijn een normaal verschijnsel in dit proces.
Integratie van de diverse visies in een vroeg stadium is meer effectief en minimaliseert hindermacht aan het einde.
Wanneer
Voordat de opstart plaats vindt.
Hoe
Informeren over de onderzoeksopzet. Feedback vragen over de opzet. Aanvullende aandachtspunten opnemen. Om vertrouwen in het project te garanderen. Ook betrokkenen die zich niet spontaan aandienen (vb. bijzondere doelgroepen) actief opzoeken.
12
Onderzoeksfase
Toets
Beschikbaarheid data (en informatie over die data)
Belangrijk is hier een onderscheid tussen verschillende fasen van het onderzoek in acht te nemen. Voor verschillende fasen zullen verschillende afspraken betreffende invulling van de toets gemaakt moeten worden.
Minimale keuze
Waarom
Naar wie: bevolking, lokale overheden, professionele intermediairen, andere experten, eventueel belangengroepen en pers.
Openbaarheid van informatie.
Wie
Door wie: de verantwoordelijken van het Steunpunt M&G en overheden (verder af te spreken in overleg) Steunpuntconsortium.
Waar
Vlaanderen + de meetgebieden
Relevant voor een breder publiek dan enkel de meetgebieden.
Individuele data
Wat
Wanneer
Geaggregeerde data met explicitering van interpretaties, onzekerheden, aannames. Samen met een eerste inschatting van gevolgen voor het beleid; deze worden door het beleid gecommuniceerd. De aan het onderzoek deelnemende bewoners als eerste externe actoren. De overige bewoners van het onderzochte gebied hebben hierna voorrang, dit wil zeggen dat ze de boodschap nooit later mogen ontvangen dan niet-plaatselijke betrokkenen
13
De mate van betrokkenheid bij het project bepaalt het recht op informatie.
Er kunnen deelresultaten worden verstrekt als het wetenschappelijk verantwoord is De data worden niet beschikbaar gesteld voordat de onderzoekers er zelf een interpretatie aan hechtten. Dit kan betekenen dat er een embargo aangevraagd wordt (van maximaal één jaar). Hierover worden bij de start concrete afspraken gemaakt en moet helder gecommuniceerd worden (onder meer ook over peer review).
Enerzijds voorkomen dat er achteraf verweten kan worden dat er geen openbaarheid gold. Anderzijds voorkomen dat de data op onverantwoorde wijze gebruikt gaan worden.
Bij het beschikbaar stellen moet gecommuniceerd worden hoever de onderzoekers staan met de beoordeling van de data, in hoeverre er dus al uitspraken over gedaan kunnen worden. Individuele data die gemeten worden binnen deze biomonitoring alleen toegankelijk voor betreffende personen: Hoe
• enkel interpreteerbare resultaten; • niet interpreteerbare enkel op vraag van betrokkene, vergezeld van Privacytoelichting promotor; bescherming • onmiddellijk indien van medisch belang voor betrokkene In geval gegevens gebruikt worden uit bestaande registers, dan moeten deze geanonimiseerd zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor het epidemiologisch luik.
14
Geaggregeerde data eenvoudig toegankelijk maken, bijvoorbeeld via een website en/of brochure, met Openbaarheid verzekering van de privacy gegevens (enkel na afsluiten onderzoeksfase want vrijgegeven collectieve data vergt minimale interpretatie). In elke communicatie wordt de status verduidelijkt van de onderzoeksstap in het geheel van het onderzoek: • bijvoorbeeld welke informatie is eerder al verstrekt; • wat kan nog verwacht worden; • wie ook geïnformeerd moet worden; • of er vertragingen opgetreden zijn in het onderzoek. Communicatie over wetenschappelijke resultaten is de taak van de betreffende onderzoekers zelf. Ze kunnen hierbij advies krijgen van het communicatieluik. . Boodschappen, vooral negatieve, moeten vergezeld gaan van perspectief tot handelen (individueel en collectief). Dit benadrukt de noodzaak van een beleidsreflectie vooraleer er gecommuniceerd wordt.
15
Traceerbaarheid
Onderzoeksfase
Evaluatie en bijsturing
Toets
Minimale keuze
Naar wie: bevolking, lokale overheden, professionele intermediairen, belangengroepen en pers Wie
Waarom
• Bredere kennisbasis • Breder draagvlak • Meer democratisch
Door wie: de verantwoordelijken van het Steunpunt M&G en overheden (verder af te spreken in overleg)Steunpuntconsortium
• Waar
Meetgebieden
In de experimentele fase van het Steunpunt zal een aantal casussen gebruikt worden om dit uit te proberen.
Interpretaties onderzoeksresultaten, met explicitering van onzekerheden, aannames, resterende controversen. Wat
Vertaling naar (overheids)beleid.
Verbetering van het proces van de biomonitoring.
16
Met de betrokkenen in de meetgebieden kan men intensiever de dialoog aangaan over de interpretatie van de data en over oplossingsscenario 's. Dit gebeurt echter niet voordat er overleg met de verantwoordelijke overheid heeft plaatsgevonden. Keuzes voor bepaalde interpretaties zullen voor diverse betrokkenen, beleid en latere stadia in het project gevolgen hebben. Controversen zijn een normaal verschijnsel in dit proces.
Wanneer
Tijdens de evaluatie (direct aansluitend bij vorige fase) en minimaal voor implementatie of advisering naar beleid of biomonitoring zelf. Ook de overheid wordt geconsulteerd tijdens de evaluatie, dus voordat er uiteindelijke beleidsconclusies getrokken worden.
Integratie van de diverse visies in een vroeg stadium is meer effectief dan enkel aan het einde en minimaliseert hindermacht.
Toegankelijk informeren over de interpretaties van de data; Participatieve oefening over oplossingsscenario's voor de streek; Participatieve oefening over bijstelling biomonitoring instrument
Om vertrouwen in het project te garanderen.
• • • Hoe
De promotoren moeten helder aangeven wanneer resultaten van het onderzoek verwacht kunnen worden; bij uitstel moeten betrokkenen verwittigd worden.
Onderzoe ksfase
Toets
Eindresul taat project
Transparantie
Minimale keuze
Waarom
Naar wie: bevolking, lokale overheden, professionele intermediairen, belangengroepen en pers
Openbaarheid van informatie
Wie
Door wie: de verantwoordelijken van het Steunpunt Milieu en, Gezondheid en overheden (verder af te spreken in overleg) Steunpuntconsortium
Waar
Relevant voor een breder publiek dan enkel de meetgebieden
Vlaanderen
17
Wat
Eindresultaten project: • interpretaties van de data; • oplossingsscenario's; • beleidsadviezen;
Wanneer
De aan het onderzoek deelnemende bewoners als eersten. De overige bewoners van het onderzochte gebied hebben hierna voorrang: nog voor belangengroepen, de pers en anderen ervan op de hoogte gebracht worden.
De mate van betrokkenheid bij het project bepaalt het recht op informatie.
Hoe
Website, informatieavonden, informatiebrochures, andere vormen van publicatie.
Openbaarheid gegevens
18
6
Hoofdstuk
Communicatie naar aanleiding van de vraagbaak van het Steunpunt.
O
nderdeel van het Steunpunt is het functioneren van een vraagbaak voor overheidsdiensten (verantwoordelijkheid Prof. N. Van Laerebeke). Hierbij moet vooral gedacht worden aan centrale en lokale administraties in de sfeer van milieu en gezondheid. Vragen van politieke overheden worden verondersteld via de administratie toe te komen. Vragen betreffende milieu zullen eerst via de verantwoordelijke van het betreffend kabinet gaan. Hetzelfde geldt voor vragen betreffende gezondheid. Wanneer er onvoldoende expertise blijkt te zijn wordt het Steunpunt als derde lijn ingeroepen. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat lokale overheden rechtstreeks vragen aan het Steunpunt stellen. De vraagbaak zal ook proactief over belangrijke thema’s actuele wetenschappelijke informatie verzamelen. Hierdoor kunnen vragen over deze thema’s snel beantwoord worden. Bij niet-dringende vragen zal een antwoord geformuleerd worden binnen de drie weken. Bij dringende vragen zal getracht worden de deadline voor advies van 48 uren zo goed mogelijk te respecteren (zie overeenkomst). Hoewel de vraagbaak dus niét voor derden bestemd is, is het toch aangewezen in specifieke situaties externe communicatie te overwegen en voor te bereiden. Bijgevolg worden hieronder ook enkele minimale afspraken voorgesteld. Het zou op termijn zinvol kunnen zijn via bijvoorbeeld de website van het Steunpunt een overzicht te geven van de vragen die in de loop der tijd aan de vraagbaak gesteld zijn. Dit zal pas na het opdoen van ervaring met het functioneren van de vraagbaak besloten worden.
19
V RA AG BA AK Thematische onderverdeling
Gebiedsgerichte onderwerpen: data of resultaten gekoppeld aan een specifieke regio in Vlaanderen (pas in een latere fase van het Steunpunt, als de dataontsluiting op punt staat).
Niet gebiedsgerichte onderwerpen: niet gekoppeld aan een specifieke regio binnen Vlaanderen.
F UN CT IE
V AN
H ET
S TE UN PU NT
Afspraak
Dezelfde principes volgen als bij de biomonitoring ( zie ook: Betrokkenheid bevolking en intermediairen bij de biomonitoring ). Het is wel de bedoeling dat er snel reactief opgetreden kan worden. Het is aangewezen dat de overheidsdienst die de aanvraag deed de communicatie voert en niet het Steunpunt. Het Steunpunt kan wel aanbevelingen voor communicatie insluiten in het antwoord op de gestelde vraag.
Gelden geen specifieke communicatieregels.
20
Het opzoekingswerk belangt meer dan de overheidsdiensten alleen aan. Plaatselijke actoren kunnen zich betrokken voelen als opzoekingen worden gedaan op het gebied van hun eigen leefomgeving en gezondheidsrisico’s.
7
Hoofdstuk
Valorisatie van wetenschappelijke inzichten
E
en basisprincipe is dat over de resultaten van het project in de verschillende fasen extern gecommuniceerd wordt. Dit geldt zeker voor de resultaten die bij het bekend maken van het onderzoek in het vooruitzicht gesteld zijn. De overheid heeft een andere rol dan de onderzoekers. Het is de overheid die uiteindelijk beleidsconclusies moet trekken.
De overheid neemt steeds het initiatief tot het in gang zetten van de benodigde stappen voor de externe communicatie. Een eerste noodzakelijke stap is het maken van afspraken binnen het consortium over de volgende vragen: •
• • •
Wie communiceren: wie namens de overheid en wie van de onderzoekers? Waar het de onderzoekers betreft is het aangewezen één woordvoerder aan te wijzen die namens de verschillende betrokken onderzoekers naar buiten optreedt. Communicatievaardigheden zijn hierbij eerder van belang dan specialistische kennis van zaken. Wel is het aangewezen dat andere onderzoekers bij de communicatie aanwezig zijn om specifieke vragen met betrekking tot hun vakgebied te beantwoorden. Wanneer wordt er gecommuniceerd? Over wat wordt er gecommuniceerd? Hoe wordt er gecommuniceerd?
Bij de externe communicatie licht elke betrokkene (in het geval van de onderzoekers gaat het hier om een woordvoerder die namens hen optreedt) de eigen visie en positie toe. Dit geldt ook wanneer er sprake is van verschillende standpunten. Essentieel is wel dat deze eerst intern bij bovengenoemd overleg besproken worden. Het is niet de bedoeling dat tijdens de externe communicatie openlijk een discussie beslecht wordt, noch dat er voor de betrokkenen van het consortium nog onbekende standpunten naar voren gebracht worden. Het is wel van belang dat er naar gestreefd wordt met één vorm van communicatie naar buiten te komen. Hierin moeten de verschillende standpunten naar voren gebracht en beargumenteerd worden. Het best gebeurt dit zoveel mogelijk gelijktijdig.
21
Verschil in standpunten binnen het consortium mag er niet in resulteren dat de externe communicatie uitgesteld wordt. De tijd nodig voor intern overleg is inbegrepen in de periode voorzien voor interpretatie van de gegevens. Een belangrijk principe is dat zowel de opdrachtgever (de overheid) als de opdrachtnemer (de onderzoekers) steeds hun verantwoordelijkheid opnemen door deelname aan de externe communicatie. Als de opdrachtgever er toch voor kiest niet deel te nemen aan de externe communicatie, dan betekent dit niet dat de opdrachtnemer niet extern over het onderzoek mag communiceren. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat in geval ze niet deel neemt aan de externe communicatie wel extern gecommuniceerd wordt over de motivering voor deze keuze. Vanzelfsprekend heeft hieraan voorafgaand wel overleg plaatsgevonden tussen de overheid en de onderzoekers. Het is van belang dat diegenen die deelnemen aan externe communicatie ook nadien bereikbaar zijn voor nadere toelichting. A FS PR AK EN B IJ V AL OR IS AT IE V AN W ET EN SC HA PP EL IJ KE I NZ IC HT EN
Het onderzoek bestaat uit verschillende fasen. Elke fase resulteert in mogelijkheden tot valorisatie van de verkregen inzichten voor het beleid, voor wetenschappelijke output en voor verbetering van het instrumentarium voor de biomonitoring. Ook hierover moeten afspraken gemaakt worden.
A FS PR AK EN
B IJ
V AL OR IS AT IE
W ET EN SC HA PP EL IJ KE
V AN
I NZ IC HT EN
Onderzoeksfase
Thematische onderverdeling
Afspraak
Voorbereiding en opstart, beschikbaarheid data.
Beleidsadvies
Er wordt gestreefd naar een heldere verantwoordingsstructuur binnen het Steunpunt tussen wetenschappers en beleid.
Wetenschappelijke valorisatie
22
Er worden in onderling overleg steeds heldere afspraken gemaakt over de procedure betreffende gebruik van data in onderzoek en voor publicaties.
Maximale openbaarheid van gegevens met respect voor privacyregels wordt gegarandeerd. Het groepsbelang in het Steunpunt primeert boven het individuele belang. De expertise binnen de verschillende onderzoeksluiken dient waar zinvol geïntegreerd te worden; dit geldt zeker voor communicatie.
Instrumentarium biomonitoring
In elke communicatie wordt de status verduidelijkt van de betreffende onderzoeksstap in het geheel van het onderzoek. In elke stap worden kennisleemten vastgesteld.
Mogelijke controversen worden bespreekbaar gemaakt.
23
Openingen voor risicocommunicatie worden gezocht doorheen het gehele onderzoeksproces, niet enkel aan het einde.
24
Onderzoeksfase Evaluatie en bijsturing
Thematische onderverdeling Beleidsadvies
Afspraak
Noodzaak van een heldere verantwoordingsstructuur in het Steunpunt tussen wetenschappers en beleid. De beleidsrelevantie van de data wordt verwoord. Maximale transparantie, openbaarheid en uitwisseling van data en kennis wordt nagestreefd.
Wetenschappelijke valorisatie
Instrumentarium biomonitoring
Mogelijke blijvende controversen en onzekerheden in deze fase durven vaststellen en intern en extern communiceren: het is kennis in ontwikkeling. Het is echter niet de bedoeling controversen in het openbaar te beslechten. Bijsturing van het instrument op grond van nieuwe kennis en onderhandeling met diverse betrokkenen (in eerste instantie in de meetgebieden). Het instrument afstemmen op de verwachtingen van het overheidsbeleid.
25
Communicatie over wetenschappelijke resultaten is de taak van de betreffende onderzoekers zelf. Ze kunnen hierbij advies krijgen van de communicatiewetens chappers. Boodschappen, in het bijzonder negatieve, moeten vergezeld gaan van perspectief tot handelen (individueel en collectief).
26
Onderzoeksfase Eindresultaat project
Thematische onderverdeling
Beleidsadvies
Wetenschappelijke valorisatie
Minimale keuze
Implementatie kennis in beleid In geval er plannen voor wetenschappelijke publicatie bestaan moet dit binnen het Steunpunt en aan de opdrachtgevers meegedeeld worden. Andere leden van het consortium krijgen één maand de tijd aan te geven op enigerlei wijze erbij betrokken te worden. Hierover dient vervolgens onderhandeld te worden. Wordt er geen consensus bereikt dan komt het op de agenda van het Management Team. De coördinator bewaakt de afspraken via de jaarlijkse academische bibliografie van elke promotor en onderzoeker. Voor alle aspecten die betrekking hebben op het eigendomsrecht wordt verwezen naar de bepalingen in de Beheersovereenkomst Beschikbaar blijven van de data voor verder wetenschappelijk onderzoek ook na afsluiting van het project. Afstemming met het overheidsbeleid formuleren
Instrumentarium biomonitoring
Zoeken naar middelen om aan die aanbevelingente voldoen
27
Bijlage: Stroomschema's
O
m de verschillende geledingen op een heldere manier voor te stellen werden een aantal stroomschema’s ontwikkeld en goedgekeurd op de stuurgroepvergadering van 29 april 2002.
DATA
Beschikbaarheid data
Steunpunt interpreteert
Overleg met overheid over interpretatie en beleidsgevolgen
Probleem CONTROVERSE
Zie procedure resultaten Communicatie
Steunpunt
Beleid
(Gegevens)
28
Vrijgeven resultaten: Centrale communicatie Resultaten
Steunpunt
Overheid
Steunpunt en overheid bepalen co -strategie
PROBLEEM
Reflectieperiode 1 maand om tot consensus te komen Overheid maakt beleidsinterpretatie+ woordvoerder steunpunt interpreteert facts + figures beiden communiceren samen
Overheid en steunpunt communiceren samen
Vrijgeven resultaten: Decentrale communicatie Resultaten
Steunpunt
Overheid
Communiceert over Facts and figures met lokale actoren
Beleidsdomeinen
29
Communiceren over het project ingeval keuzes met verstrekkende gevolgen Overlegmoment Stuurgroep
EENS
ONEENS
2de Stuurgroep
Kabinet
(Betrokken onderzoekers, communicatiedesk + kabinet)
Woordvoerders Steunpunt
Kabinet + Management Team beslissen
Vraagbaak
Steunpunt VRAAG
filtert toxic./epidem .
ANTWOORD
Algemene Communicatie
Perscommuniqué
Opdrachtgever communiceert
website
30
Individuele Communicatie
Steunpunt Communiceert
Brochures
Aankondigingen
Beleidsdaad
Steunpunt
Logo’s, gemeenten, lok. Bevolking, milieuraden, etc.
Officiële brief, persmededeling, etc.
31
