4 4.4.1 Datum Versie Blad
Beleid en Organisatie Externe Communicatie 8 januari 2014 4 1 van 6
EXTERNE COMMUNICATIE PWH Versie januari 2014
Concept 9 januari 2014
4 4.4.1 Datum Versie Blad
Beleid en Organisatie Externe Communicatie 8 november 2012 3 2 van 6
INHOUD 1.
INLEIDING
3
2.
COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN
3
3.
COMMUNICATIEBOODSCHAP
3
4.
DOELGROEPEN
4
5.
INZET COMMUNICATIEMIDDELEN
4
6.
RESULTATEN
5
7.
PLANNING EN ORGANISATIE
5
8.
PERSONELE EN FINANCIËLE MIDDELEN
5
9.
MONITORING EN EVALUATIE
5
10.
COMMUNICATIEACTIEPLAN
6
4 4.4.1 Datum Versie Blad
Beleid en Organisatie Externe Communicatie 8 november 2012 3 3 van 6
1.
INLEIDING
De stichting Peuterspeelzaalwerk Heerlen (PWH) is een (in Heerlen actieve lokale) instelling voor maatschappelijke dienstverlening op het terrein van ontwikkelingsstimulering, voorschoolse educatie, opvang en opvoeding van (jonge) kinderen. Meer specifiek is PWH de Heerlense instelling voor peuterspeelzaalwerk. PWH stimuleert jonge kinderen in hun ontwikkeling door het aanbieden van veelzijdige en passende speel- en educatiemogelijkheden (samen spelend leren). PWH biedt in wijken en buurten algemene en kleinschalige voorzieningen (peuterspeelzalen, kindcentra) aan, zoveel als mogelijk gekoppeld aan basisscholen, waarin op pedagogisch verantwoorde wijze (jonge) kinderen, vooralsnog alleen voor kinderen in de leeftijd van twee tot vier jaar, worden gestimuleerd in hun brede ontwikkeling, worden gevolgd in die ontwikkeling, eventuele achterstanden worden gesignaleerd en gericht bestreden, en ouders met hun vragen over de opvoeding terecht kunnen. PWH beoogt met dit plan de planmatige opzet en inrichting van de externe communicatie te beschrijven. Doel is het realiseren van adequate externe communicatiestromen en het op strategische wijze inzetten van de verschillende communicatiemiddelen. Resultaten zijn een grotere naamsbekendheid, een eenduidig imago in de buitenwereld, een adequaat aantal peuters dat de peuterspeelzalen bezoekt en een grote betrokkenheid van de ouders. 2.
COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN
De externe communicatie is gericht op:
3.
Imago-ontwikkeling in externe omgeving (ketenpartners, overheid, politiek, ouders);
Informatievoorziening naar externe omgeving;
Ondersteuning van de dialoog met de buitenwereld;
Vergroting van de naamsbekendheid, herkenbaarheid en zichtbaarheid;
Werving van peuters;
Versterking van de ouderparticipatie. COMMUNICATIEBOODSCHAP
De boodschap in de externe communicatie is primair dat de peuterspeelzaal een ontwikkelings- en voorschoolse educatie gerichte en pedagogisch verantwoorde voorschoolse voorziening is voor jonge kinderen van 2 tot 4 jaar waar ze samen spelend leren en die daarmee de ideale voorbereiding is op de basisschool. PWH afficheert zich daarbij als een kwalitatief hoogstaande organisatie waar het belang van het kind centraal staat en die in dat kader samenwerkt met basisscholen en andere instellingen.
4 4.4.1 Datum Versie Blad
Beleid en Organisatie Externe Communicatie 8 november 2012 3 4 van 6
4.
DOELGROEPEN
In de externe communicatie zijn de volgende doelgroepen te onderscheiden:
stakeholders zoals politiek, gemeente, onderwijs, ketenpartners, professionals, zusterinstellingen
ouders
potentiële klanten.
5.
INZET COMMUNICATIEMIDDELEN
Bij de externe communicatie wordt een breed scala aan communicatiemiddelen ingezet. Dit kunnen mondelinge vormen van communicatie zijn alsook schriftelijke en digitale. Communicatie in digitale vorm, social media, zal toenemen . PWH zal daarop moeten inspelen. De nu al in gebruik zijnde én nieuw in te zetten communicatie instrumenten zijn:
Website
Jaarverslag
Infotorials
Inhoudelijke columns
Persberichten
Perscontacten
Advertenties
Open dagen
Huisbezoeken
Infoboekje
Brochures en folders
Verjaardagskaarten
Videofilm
Facebook, Twitter en QR-code
Dit overzicht is geen statisch gegeven. Afhankelijk van technische en media ontwikkelingen en mede afhankelijk van organisatorische en financiële mogelijkheden worden de instrumenten ingezet waarbij zo nodig prioriteiten dienen te worden gesteld, en kunnen ook nieuwe instrumenten en uitingen worden ingezet. Er wordt intensief ingestoken op de doelgroep ouders (werving peuters) en middels perscontacten wordt ingestoken op een versterking van de brede naamsbekendheid en versterking van de algemene beeldvorming.
4 4.4.1 Datum Versie Blad
Beleid en Organisatie Externe Communicatie 8 november 2012 3 5 van 6
Informatiemateriaal over het peuterspeelzaalwerk in Heerlen is ook beschikbaar bij/via andere instellingen zoals de schole, jeugdgezondheidszorg, bureau jeugdzorg, maatschappelijk werk, gemeente. 6.
RESULTATEN
De communicatiedoelstellingen dienen in beginsel SMART ( specifiek-meetbaar-acceptabelrealistisch-tijdgebonden) te zijn. De effecten van brede externe communicatie zijn deels moeilijk meetbaar, deels relatief eenvoudig zichtbaar. Communicatie-uitingen gericht op ouders en werving van peuters zijn qua effect meetbaar in de instroomgegevens, met andere woorden in het bereik dat wordt gerealiseerd. De te behalen resultaten op dit vlak zijn/worden geformuleerd in het bedrijfsplan c.q. de begrotingen van PWH. Communicatie-uitingen gericht op imago-ontwikkeling, informatievoorziening en naamsbekendheid zijn meetbaar via bijvoorbeeld bezoekersaantallen website, enquêtes en interviews . 7.
PLANNING EN ORGANISATIE
Dit plan omvat voorstellen die zoveel als mogelijk in een continue proces worden gerealiseerd. 8.
PERSONELE EN FINANCIËLE MIDDELEN
Communicatie vergt inzet van zowel personele als financiële middelen. In de sfeer van de personele inzet gaat het om inzet op diverse niveaus, primair binnen het centraal bureau. Wanneer het (de productie van) specifieke communicatiemiddelen betreft worden daartoe op bureauniveau nadere afspraken gemaakt. Daarbij wordt ook externe expertise ingeschakeld (website, vormgeving, teksten). Voor de externe communicatie wordt uitgegaan van een totaal inzet op de verschillende niveaus van 0,1 fte. Deze formatie-inzet is niet als zodanig binnen het formatieplan van het centraal bureau separaat opgenomen. Dit vanwege de uiteenlopende inzet op verschillend niveau. De materiële kosten zijn sterk afhankelijk van de in te zetten communicatiemiddelen, frequentie, intensiteit en financiële mogelijkheden. In de jaarlijkse begroting wordt hiertoe een budget opgenomen. 9.
MONITORING EN EVALUATIE
Inzet en effecten van de communicatie dienen voortdurend te worden gemonitord en geëvalueerd. Waar en wanneer nodig dient bijsturing plaats te vinden. Na evaluatie kan er gekozen worden voor versnelling of vertraging in het communiceren of voor een herhaling van de boodschap.
4 4.4.1 Datum Versie Blad
Beleid en Organisatie Externe Communicatie 8 november 2012 3 6 van 6
10.
COMMUNICATIEACTIEPLAN
Communicatie
Doelgroep
Planning
instrument Website
Verantwoordelijk organisatie
Primaire en secundaire
continue
doelgroep
Manager marketing, communicatie, planning en organisatie (mcpeno)
Jaarverslag
Stakeholders
1x jaar
Directie
Infotorials
Doelgroep
incidenteel
Mcpeno
Persberichten
Doelgroep
incidenteel
Mcpeno
Perscontacten
Doelgroep
incidenteel
Mcpeno
Advertenties
Potentiële klanten
Incidenteel
Mcpeno
Open dagen
Ouders, stakeholders
1x jaar
Mcpeno, peuterspeelzaallei dsters
Huisbezoeken
Potentiële klanten
continue
Mcpeno en leidsters werving
Infoboekje
Ouders
continue
Mcpeno
Brochures en
Ouders / Stakeholders
continue
Mcpeno
Ouders
continue
kindadministratie
Potentiële ouders
continue
Mcpeno
continue
Mcpeno
continue
Mcpeno
folders Uitnodigingskaarten nieuwe peuter Videofilm
Facebook en Twitter Potentiële ouders, ouders, stakeholders, medewerkers PWH QR-code
Potentiële ouders en ouders
