Speerpunten Strategisch Meerjarenplan 2014-2017 Met als doel om input te krijgen over waar SIW zich in de toekomst op moet richten en wat de uitdagingen zijn voor SIW, zijn in 2013 workshops voor SIW’ers georganiseerd. De resultaten uit de eerste workshop zijn door het bestuur en de kantoormedewerkers van SIW besproken en de input van het bestuur en het kantoor is meegenomen in de tweede workshop. Na het verzamelen van alle input is begonnen met het ontwikkelen van een visie en een nieuwe meerjarige strategie voor de organisatie. Hieronder wordt weergegeven de visie, de missie, de kernwaarden en een nieuwe kernwaarde en de speerpunten in het Strategisch Meerjarenplan (SMP) voor de periode 2014-2017. Deze speerpunten dragen bij aan de drie statutaire doelen van SIW, te weten 1. bevorderen van internationaal contact, 2. vorming van (jonge) mensen en 3. stimuleren van maatschappelijk, cultureel en sociaal werk. Visie SIW droomt van een wereld waarin er respect en begrip is voor verschillen tussen mensen. Missie De missie van SIW is om mensen te stimuleren hun horizon te verbreden. Dit doet SIW door vrijwilligers in contact te brengen met andere culturen. Op deze manier wil SIW intercultureel begrip vergroten, bijdragen aan persoonlijke ontwikkeling van vrijwilligers en hen aanmoedigen zich belangeloos in te zetten voor een betere samenleving. Dat kan in Nederland op de projecten die wij organiseren of in het buitenland op de projecten georganiseerd door de partners uit ons netwerk. SIW is er voor en door vrijwilligers. Een nieuwe vierde kernwaarde Tijdens de workshops over de nieuwe strategie is naar voren gekomen dat SIW meer is dan de drie kernwaarden (betrokken, deskundig en klantgericht). Er is aangegeven dat een belangrijke waarde mist die bij SIW’ers wel sterk naar voren komt. Het is een waarde die recht doet aan de energie, de bevlogenheid, de passie en het enthousiasme van de vrijwillige en betaalde medewerkers. Gelet op de ideeën uit de workshop en naar welke waarde het beste past bij de medewerkers binnen SIW is gekozen voor het toevoegen van een vierde kernwaarde ‘enthousiasme’. Dit is van toepassing op het plezier waarmee SIW’ers zich inzetten voor de organisatie en het enthousiasme over een land, een regio, de internationale vrijwilligersprojecten en/of interculturele uitwisselingen. Doelstellingen Strategisch Meerjarenplan 2014-2017 1. Het realiseren van een hoge tevredenheid van buitenlandse vrijwilligers, Nederlandse vrijwilligers, partnerorganisaties en financiers. 2. Versterken en uitdragen onderscheidend vermogen SIW. 3. Meer investeren in en benutten en uitbouwen van (bestaand) netwerk SIW. 4. Verder vormgeven van het medewerkersbeleid. 5. Het realiseren van een gezonde financiële huishouding. 6. Passport for the future.
(1) Het realiseren van een hoge tevredenheid van buitenlandse vrijwilligers, Nederlandse vrijwilligers, partnerorganisaties en financiers SIW wil intercultureel begrip creëren door vrijwilligers de mogelijkheid te bieden om deel te nemen aan internationale vrijwilligersprojecten in het buitenland of in Nederland. SIW wil deelnemers goed voorbereid op pad sturen, begeleiden en evalueren waardoor zij tevreden terugkijken op hun ervaring. Tevreden deelnemers zullen in de toekomst nog een keer met SIW op pad gaan of dit doorvertellen en op deze manier voor promotie van SIW zorgen. Tevredenheid van deelnemers is
een bevestiging dat de manier waarop SIW haar doelen probeert te bereiken gewaardeerd wordt. Naast de tevredenheid van vrijwilligers, is ook de tevredenheid van partnerorganisaties en financiers van Nederlandse projecten van groot belang. Tijdens de workshops zijn er door SIW’ers mogelijke concrete acties benoemd die te maken hebben met het bereiken van een hoge mate van tevredenheid. Deze ideeën luiden als volgt: - Het aanbieden van een beperkter en informatievoller aanbod van SIW-projecten, zodat SIW potentiële geïnteresseerden in internationaal vrijwilligerswerk voldoende en gerichte informatie over de projectmogelijkheden biedt. - Aan de slag gaan met aanbevelingen en verbetermogelijkheden uit het onderzoek naar het zoek- en boekgedrag (2013) van potentiële deelnemers van SIW-projecten (onder andere te maken met trage communicatie). - Zorgen voor juiste verwachtingen tussen SIW en vrijwilligers en partners tijdens verschillende activiteiten zoals het eerste contact en de voorbereiding, begeleiding en evaluatie. - De voorbereiding van projectdeelnemers meer toespitsen op opgedane ervaring van deelnemers en wat deelnemers gaan doen op het project (nog meer vrijwilligerswerk op maat). Positionering van voorbereiding als iets dat waarde toevoegt aan de reeds opgedane ervaring als toekomstige projectdeelnemer. - Andere acties die zorgen voor een hogere tevredenheid van deelnemers, partners en financiers.
(2) Versterken en uitdragen onderscheidend vermogen SIW SIW is al jaren niet meer de enige organisatie die internationaal vrijwilligerswerk aanbiedt. In haar missie, visie en doelen onderscheidt SIW zich echter ten opzichte van andere organisaties en de laatste tijd is SIW bewust bezig geweest met helder te krijgen wat SIW zo uniek maakt. Met name de droom van het creëren van intercultureel begrip en het op deze manier bereiken van een begripvolle en respectvolle wereld is uniek gedachtegoed van SIW. Daarnaast heeft SIW reeds 60 jaar ervaring in het uitzenden en ontvangen van vrijwilligers. Ook het uitgebreide netwerk van SIW is iets wat andere organisaties niet kunnen aanbieden en benutten. Wat SIW wil bereiken en op welke manier is bijzonder aan SIW en dit is niet zo makkelijk te imiteren of te vervangen. Het is belangrijk dat potentiële geïnteresseerden in internationaal vrijwilligerswerk nog beter weten waar SIW voor staat en wat SIW hen te bieden heeft. In het voorgaande strategisch meerjarenplan heeft SIW reeds gerichte acties ingezet met betrekking tot de missie, de visie, de kernwaarden, de externe communicatie en de uitstraling van SIW. In dit nieuwe strategisch meerjarenplan wil SIW vervolgstappen zetten. Wanneer je als organisatie goed weet waar je voor staat, wat je ‘why’ is en je draagt dit actief met passie uit, is een bijna logisch gevolg dat je veel mensen aan kunt steken met jouw enthousiasme over de ‘why’ van jouw organisatie. De idealen van SIW zijn uitermate geschikt om op enthousiaste en passievolle wijze uit te dragen en om potentiële geïnteresseerden warm te krijgen voor deze idealen. De komende periode heeft SIW als speerpunt om goed te weten waar de uniciteit van SIW ligt en dit actief en enthousiast uit te dragen. Eén van de concrete acties die SIW wil uitvoeren om het onderscheidend vermogen van SIW te versterken en uit te dragen is het opstellen van een marketing- en communicatiestrategie. Marketing is een term die soms ter discussie staat binnen (semi)non-profitorganisaties. Marketing zou alleen iets zijn voor commerciële organisaties om daarmee winstdoelstellingen te maximaliseren. Echter, non-profitorganisaties worden – evenals profitorganisaties – geconfronteerd met afnemers, burgers en zakelijke relaties die steeds kritischer en mondiger worden. De strategie van een organisatie op het gebied van marketing speelt daarom een zeer belangrijke rol bij het bereiken van de organisatiedoelstellingen. Door hieraan aandacht te besteden wil SIW zichzelf beter op de kaart
zetten en ervoor zorgen dat voor potentiële deelnemers duidelijk is wat SIW voor hen kan betekenen. Hieronder volgt een aantal ideeën welke invulling kunnen geven aan bovenstaand doel. - Aansluitend op SIW’s algemene visie en missie, het ontwikkelen van een visie op European Voluntary Service (EVS), Youth in Action (YIA)/Erasmus+ en Nederlandse projecten, zodat lange termijn planning geborgd wordt. - Het opstellen en implementeren van een strategisch marketing- en communicatieplan. - Het verbeteren van de zichtbaarheid en het beter uitdragen van de ‘why’ van SIW in promotionele activiteiten. - Het organiseren van trainingen voor medewerkers van SIW om SIW beter te leren promoten (bijvoorbeeld ‘elevator pitch’). - Op basis van het onderscheidend vermogen de website beter hierop aanpassen (toegankelijker en aantrekkelijker maken, in één oogopslag heldere presentatie van missie, visie en onderscheidend vermogen van SIW waarbij snel duidelijk wordt waarom een potentiële deelnemer voor SIW moet kiezen en niet voor een andere organisatie). - Onder de aandacht brengen van projecten bij nieuwe doelgroepen en inventariseren van geschikte projecten (bijvoorbeeld mannen, singles en dertig plus). - Professionaliseren beurzenbeleid. - Promotie van de Wereldwijzer Awards en gerichte promotie van nieuwe doelgroepen. - Promotiebereik vergroten door bijvoorbeeld het werven van ambassadeurs in de regio die promotionele activiteiten in de regio op zich kunnen nemen. - Meer gebruikmaken van en bewust inzetten van social media, waaronder LinkedIn en Facebook. - Richtlijnen voor SIW-medewerkers voor communicatie-uitingen in media. - Meer recente ervaringsverhalen en quotes op de website. - SIW breed activiteiten samen met medewerkers over de visie, missie en kernwaarden om hieraan betekenis te blijven geven.
3. Meer investeren in en benutten en uitbouwen van (bestaand) netwerk SIW SIW heeft een zeer uitgebreid (internationaal) netwerk. Zoals eerder aangegeven is SIW hierin uniek, maar benut de organisatie dit nog niet optimaal. Het internationale netwerk (The Alliance of European Voluntary Services, Coordinating Committee for International Voluntary Service en Service Civil International) van SIW wordt gevormd door een groot aantal zusterorganisaties in meer dan 80 landen, waardoor het aanbod van projecten breed en divers is. De Nederlandse projecten komen tot stand in samenwerking met maatschappelijke organisaties als Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten en Emmaus. Daarnaast bestaat het netwerk van SIW uit ex-deelnemers van SIW-projecten, exbegeleiders van projecten in Nederland en ex-collega’s (zowel betaald als vrijwillig). Door samenwerkingen aan te gaan, kun je van elkaars sterkten gebruikmaken en iets voor elkaar betekenen. Hierdoor wordt de betrokkenheid verhoogd en zullen meer mensen een mooie en unieke ervaring via SIW beleven. In dit kader zijn in de workshops de volgende ideeën aan bod gekomen: - Zorgen voor binding van ex-deelnemers van SIW-projecten, bijvoorbeeld als ambassadeur voor de organisatie of als medewerker voor de interne organisatie. - Beter weten welke partijen in het netwerk van SIW zitten en met welke partijen SIW willen samenwerken, bijvoorbeeld door middel van het uitvoeren van een netwerkanalyse. - Door middel van een concurrentieanalyse beter weten welke ‘concurrenten’ SIW heeft. - Het inventariseren van potentiële samenwerkingspartners en financiers en het evalueren van huidige samenwerkingspartners en financiers. - Versterken van het delen van kennis in het netwerk van SIW.
-
-
Een visie ontwikkelen op de bijdrage van SIW aan het internationale netwerk (participatie in working groups, organiseren van trainingen en events, buddy systeem, overall netwerk onderhouden). Zorgen voor geschikte ondersteuning door middel van hulpmiddelen (zoals CRM-systeem) om het netwerk van SIW op te bouwen en beter te onderhouden.
4. Verder vormgeven van het medewerkersbeleid De medewerkers (zowel betaald als vrijwillig) zijn de spil van SIW. Zonder hen zou SIW niet 60 jaar bestaan en zonder hen had SIW de afgelopen jaren niet zoveel interculturele ervaringen mogelijk gemaakt. Daarom is het van belang om in te blijven zetten op continue verbetering en versterking van het medewerkerbeleid. De volgende ideeën passeerden de revue tijdens de workshops: - Zorgen voor betrokkenheid van medewerkers door bijvoorbeeld het organiseren van borrels, thema-avonden of andere activiteiten. - Het aanbieden van meer en passende ontwikkelmogelijkheden voor medewerkers (trainingen, seminars). - Juiste vrijwilligers op de juiste plek, rekening houdend met talenten, competenties en motivaties. - Actief voortzetten beleid vrijwilligersovereenkomsten. - Zorgen voor handvatten voor medewerkers op het gebied van evaluatiegesprekken met en afscheid van vrijwillige medewerkers. - Zorgdragen voor ICT-middelen die betaalde en vrijwillige medewerkers optimaal ondersteunen in hun werkzaamheden voor SIW. - Mogelijkheden verkennen voor meer culturele diversiteit onder medewerkers binnen SIW. - Medewerkers informeren over trainingen van The Alliance of European Voluntary Services. - Borgen van bestaande kennis voor vrijwillige en betaalde medewerkers en facilitaire zaken op kantoor.
5. Het realiseren van een gezonde financiële huishouding Met name de toenemende concurrentie en gewijzigde behoeften van de doelgroep hebben er voor gezorgd dat het aantal uitzendingen een paar jaar geleden snel daalde. Dit heeft directe gevolgen gehad op de inkomsten van SIW. SIW heeft in dit kader verschillende acties ondernomen om de daling in het aantal uitzendingen stop te zetten (zie het vorig strategisch meerjarenplan). Sinds 2012 is er weer sprake van een stijging in het aantal uitzendingen en ontvangsten. Op dit resultaat is SIW trots. (Zie grafiek 1: De meerjarentrend in beeld 2007-2012). Grafiek 1: De meerjarentrend in beeld 2007-2012
Deze stijgende uitzendingen, maar ook de stijging van de ontvangsten in 2012 heeft ervoor gezorgd dat SIW in 2012 nog maar een klein verlies heeft geleden van 2637 euro. SIW wil de komende jaren streven naar een toename in het aantal uitzendingen of tenminste een gelijkblijvend aantal uitzendingen ten opzichte van 2012. Hier dient wel opgemerkt te worden dat uitzendingen moeten bijdragen aan de statutaire doelen van SIW. De organisatie streeft niet naar een toename in het aantal uitzendingen door vrijwilligers uit te zenden naar projecten die niet bijdragen aan het behalen van de statutaire doelen. Het aantal ontvangsten is afhankelijk van de hoeveelheid projecten die door SIW in Nederland georganiseerd wordt. SIW streeft er naar om dit aantal ook - naar verhouding - minstens constant te houden. SIW merkt dat de financiering van Nederlandse projecten door verschillende bezuinigingen onder druk komt te staan. Dit betekent dat SIW op een creatieve manier andere mogelijkheden van fondsenwerving moet aanboren. Concrete acties in dit kader: - Onderzoeken en uitvoeren van de mogelijkheden om de financiële situatie te verbeteren, bijvoorbeeld door middel van fondsenwerving. - Opzetten van Vrienden van SIW. - Restituties voorkomen; deelnemers snel en gericht een alternatief aanbieden wanneer een project vol blijkt te zitten. - Inventariseren welke mogelijkheden er bestaan om nog meer vraaggericht en op maat te werken. - Inventariseren nieuwe financieringsmogelijkheden Nederlandse projecten. - Evalueren omvang Nederlandse projecten. - Verbeteren van het inzicht en de transparantie met betrekking tot de tariefstructuur.
6. Passport for the future Binnen SIW is op dit moment weinig aandacht voor verdieping in thema’s die te maken hebben met de strategische doelen van SIW, zoals intercultureel begrip. Het bestuur en de kantoormedewerkers hebben echter gemerkt dat er bij de vrijwillige medewerkers binnen SIW een behoefte bestaat om hier meer mee te doen. Om hiervoor mogelijkheden te bieden is de vijfde pijler van dit strategisch meerjarenplan - Passport for the future - tot stand gekomen. Passport for the future omvat een denkrichting; het is niet iets wat kant en klaar is uitgewerkt. Passport for the future geeft ruimte aan verdieping van de creatieve geest binnen SIW en draagt bij aan de strategie op de lange termijn. Voorbeelden van concrete activiteiten zijn: - SIW-academy waar trainingen en workshops worden gegeven. - Presentaties door ex-SIW’ers. - Excursies naar bijvoorbeeld het Wereldmuseum. - Halfjaarlijks een thema-avond voor (ex-)SIW’ers en overige geïnteresseerden organiseren waar een interculturele film getoond wordt gevolgd door een discussie en een borrel. Ook een boekbespreking of eventueel andere ideeën kunnen invulling van deze avond zijn. De Verdiepingsdag in het kader van het 60-jarig jubileum van SIW was in dit kader een mooie eerste bijeenkomst.
Tot slot De eerste vijf doelstellingen uit dit strategisch meerjarenplan hebben prioriteit op Passport for the future. Belangrijk is om bestaande zaken eerst goed geborgd te hebben voordat weer volledig nieuwe dingen worden opgepakt. Echter, dromen en plannen voor de toekomst kunnen geen kwaad!
Bijlage 1 Om binnen SIW met alle medewerkers de doelen te behalen zijn verschillende groepen gevormd. De organisatiestructuur en de verschillende groepen binnen SIW zijn weergegeven in onderstaand organogram.
Raad van advies Bestuur
Medewerkersvergadering
Kantoor
Publiciteit
Trainersgroep
Groepsvrijwilligerwerk
Uitzendingen
Vrijwilligerswerk op maat
Nederlandse Projecten Groep
EVS-groep
