SPECO CO studiejaar

Klas 2X groep2: Anne-Jitske, Thomas, Michel & Willem

Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

SPECO CO studiejaar 2012-2013

Modulecode: G22010 Modulenaam: Eventplan Studentnummer: Anne-Jitske Minnaar 2187913 Thomas Rooijens 2163852 Michel Gijsen 2194596 Willem de Bijl 2149517 Docent: Patrick van de Sande Eventplan NSW: Gemeente Maastricht

Inhoud Inhoud ................................................................................................................................................2 Hoofdstuk 1. Algemeen.......................................................................................................................6 1.1 Inleiding ....................................................................................................................................6 1.2 Samenvatting resultaten marktonderzoek .................................................................................7 Hoofdstuk 2. Eventmarketingplan .......................................................................................................9 2.1 Inleiding ....................................................................................................................................9 2.2 Strategie ...................................................................................................................................9 2.3 Beleveniscomponenten ........................................................................................................... 10 2.4 Eventconcept en –ontwerp ..................................................................................................... 14 2.5 Budget .................................................................................................................................... 20 2.6 Accountability ......................................................................................................................... 20 2.7 Mini eventplan ........................................................................................................................ 21 2.8 Deskresearch evenementen in Maastricht ................................................................................... 27 2.9 Prezi presentatie eventplan......................................................................................................... 30 Hoofdstuk 3. Citymarketing............................................................................................................... 36 3.1 Inleiding .................................................................................................................................. 36 3.2 Bouwsteen 1.1 DNA, kernwaarden en analyse Maastricht ....................................................... 36 3.2.1 Historie............................................................................................................................. 36 3.2.2 SWOT analyse Maastricht ................................................................................................. 36 3.2.3 DESTEP gemeente Maastricht ........................................................................................... 37 3.3 Bouwsteen 1.2 Het sport DNA van Maastricht ......................................................................... 37 3.3.1 School en sport ................................................................................................................. 37 3.3.2 Sporten in commercieel verband ...................................................................................... 38 3.3.3 Sportevenementen in Maastricht ..................................................................................... 38 3.3.4 Sportparken in de gemeente Maastricht ........................................................................... 38 Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

2

3.4 Bouwsteen 2 Klant en omgeving.............................................................................................. 39 3.4.1 Stakeholdersanalyse ......................................................................................................... 39 3.4.2 Klantgroepen .................................................................................................................... 39 3.5 Bouwsteen 3 Waardebepaling stad en regio ............................................................................ 40 3.5.1 De kernwaarden (DNA) ..................................................................................................... 40 3.5.2 Wensen doelgroep ........................................................................................................... 41 3.5.3 Citymarketing en ambitie Maastricht ................................................................................ 41 3.5.4 Toekomstvisie .................................................................................................................. 42 3.6 Bouwsteen 4 Waardecreatie stad en regio .............................................................................. 42 3.6.1 Missie ............................................................................................................................... 42 3.6.2 Visie ................................................................................................................................. 42 3.6.3 Strategie ........................................................................................................................... 42 3.7 Bouwsteen 5 Branding Maastricht ........................................................................................... 42 3.7.1 City Brand Model .............................................................................................................. 42 3.7.2 Brandingstrategie ............................................................................................................. 43 Hoofdstuk 4. Corporate communicatieplan ....................................................................................... 44 4.1 Inleiding .................................................................................................................................. 44 4.2 Interne en externe analyse ...................................................................................................... 44 4.2.1 Interne analyse ................................................................................................................. 44 4.2.2 Externe analyse ................................................................................................................ 46 4.3 Doelgroep en doelstellingen .................................................................................................... 47 4.3.1 Kenmerken ....................................................................................................................... 47 4.3.2 Informatiebehoefte .......................................................................................................... 48 4.3.3 Doelstellingen................................................................................................................... 48 4.4 Strategie en creatief concept ................................................................................................... 49 4.5 Middelenmix ........................................................................................................................... 51 4.6 Activiteiten en planning........................................................................................................... 52 Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

3

4.7 Budget .................................................................................................................................... 52 Hoofdstuk 5. Intern communicatieplan ............................................................................................. 54 5.1 Inleiding .................................................................................................................................. 54 5.2 Analyse van de structuur en cultuur ........................................................................................ 54 5.2.1 Structuur .......................................................................................................................... 54 5.2.2 Cultuur ............................................................................................................................. 55 5.3 Doelgroep ............................................................................................................................... 57 5.3.1 Kenmerken ....................................................................................................................... 57 5.3.2 Informatiebehoefte .......................................................................................................... 58 5.3.3 Doelstellingen................................................................................................................... 58 5.4 Strategie ................................................................................................................................. 58 5.5 Middelenmix ........................................................................................................................... 60 5.6 Activiteiten en planning........................................................................................................... 61 5.7 Budget .................................................................................................................................... 61 Hoofdstuk 6. Digital event experience ............................................................................................... 62 Hoofdstuk 7. Sportbeleid .................................................................................................................. 64 7.1 Deskresearch sportaccommodaties gemeente Maastricht ....................................................... 64 Hoofdstuk 8. Persvoorlichting ........................................................................................................... 66 8.1 Hoe genereren we free publicity? ........................................................................................... 66 8.2 Persberichten .......................................................................................................................... 66 8.3 Interessante media. Hoe bereiken we de bezoekers van de NSW?........................................... 66 8.4 Hoe bereiken we sportverenigingen? ...................................................................................... 66 8.5 Mediastrategie ........................................................................................................................ 67 8.6 Mediaplanning en doelgroepen ............................................................................................... 67 8.7 Corporate doelstellingen ......................................................................................................... 67 8.8. Mediadoelstellingen ............................................................................................................... 68 8.9 Media-artikelen....................................................................................................................... 68 Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

4

Bijlage............................................................................................................................................... 70 1. Begroting .................................................................................................................................. 70 De kostenbeschrijving (toelichting op begroting) ....................................................................... 71 2. Calamiteitenplan ....................................................................................................................... 74 CALAMITEITENPLAN .................................................................................................................. 74 Toelichting op het calamiteitenplan .......................................................................................... 77 3. Bronvermelding ........................................................................................................................ 78


Projectgroep 2

Klas 2X

5

Hoofdstuk 1. Algemeen 1.1 Inleiding Beste lezer, In de tweede periode van onze opleiding SPECO Sport en Media schooljaar 2012-2013 zijn wij bezig geweest met het schrijven en ontwikkelen van een eventplan. Dit eventplan is geschreven voor de gemeente Maastricht en gaat over de Nationale opening van de Nationale Sportweek in 2014. We hebben als groep unaniem voor de gemeente Maastricht gekozen omdat we daar veel affiniteit mee hebben. Ook zien we in Maastricht veel mogelijkheden qua locatie, sportverenigingen en bereidheid van de gemeente om mee te werken. De reden dat Maastricht de opening van de Nationale Sportweek wil organiseren is dat de sportparticipatie in de stad omhoog moet en het evenement willen ze hierbij als middel gebruiken. In het eventplan hebben we duidelijk onze doelstellingen, communicatie, citymarketing maar ook de eventmarketing uitgewerkt en daardoor een goede basis gelegd voor de gemeente Maastricht. In dit document treft u het plan aan waar wij met plezier aan hebben gewerkt. Veel leesplezier, Anne-Jitske, Thomas, Michel en Willem


Projectgroep 2

Klas 2X

6

1.2 Samenvatting resultaten marktonderzoek Voor het marktonderzoek voor de NSW in Maastricht in 2014 zijn we begonnen met deskresearch. Op deze manier kregen we een goed beeld van de Nationale Sportweek en de gemeente Maastricht en wisten we beter op welke vragen we antwoord moesten krijgen. De deskresearch die we doen is te vinden in dit Eventplan bij hoofdstuk 2: Eventmarketingplan. Vanuit deze research kwamen we ook uit bij de verschillende personen die we willen interviewen voor de kwalitatieve fieldresearch. Bij deze kwalitatieve fieldresearch houden we twee interviews, namelijk bij Lisa Jansen die vanuit SPECO Sport & Media stage loopt bij NOC*NSF en de wethouder van Sport van de gemeente Maastricht, Gerdo van Grootheest van GroenLinks. Uit de interviews met deze insiders van de Nationale Sportweek en het sportbeleid in Maastricht hebben we een dieper inzicht gekregen van hetgeen wat we moesten weten over de NSW in Maastricht. Deze enquête is gehouden in Maastricht. Hierbij hebben we 65 mensen uit Maastricht of de omgeving van Maastricht op verschillende onderdelen ondervraagd. Door middel van voornamelijk meerkeuzevragen en enkele open vragen proberen we op deze manier een goed beeld te krijgen van wat de inwoner van Maastricht verwacht van een evenement. Ook schept de enquête een beter beeld over de voorwaarden van de Maastrichtenaar om naar een evenement te gaan. De volgende deelvragen waren belangrijk: -Kent u de Nationale Sportweek? -Waarvan kent u de Nationale Sportweek? -Wat verwacht u van de Nationale Sportweek? -Welk (sport) onderdeel moet zeker aanwezig zijn deze dag? -Van welke vervoersmogelijkheid zou u gebruik gaan maken? Maar liefst 72% geeft aan de Nationale Sportweek niet te kennen. Het is dus duidelijk dat de Nationale Sportweek zeer onbekend is in Maastricht en omgeving. De mensen die de sportweek wel kennen, zijn er vooral bekend mee vanwege school. Kinderen komen dan ook het meest in aanraking met de Nationale Sportweek. Deze kinderen verwachten ook vooral BN’ers, en hoe ouder de mensen worden, hoe minder belangrijk ze de aanwezigheid van BN’ers vinden. De sfeer wordt daarentegen belangrijker geacht. 28% van de ondervraagde geeft aan dat ze de sfeer het belangrijkste vinden. Het is dan ook van belang dat er volgend jaar goed over nagedacht wordt, dit zijn namelijk de grootste trekpleisters voor het evenement. Als er een goede sfeer hangt en mensen weten dat, zijn ze eerder geneigd om een kijkje te nemen bij de Nationale Sportweek. Er zijn verschillende sporten die mensen graag willen zien bij de NSW. 12% wil graag een breed aanbod van verschillende sporten zien. Verder maakt het de bezoekers weinig uit of er teamsporten of individuele sporten aanwezig zijn. Het belangrijkste vinden ze dat de grootste en bekendste sporten zich vertegenwoordigen. Dit zijn in de ogen van de ondervraagde mensen voetbal, hockey, tennis en hardlopen. Dit zijn de sporten die zeker aanwezig moeten zijn om het evenement echt tot een succes te maken. Hier hebben de meeste mensen namelijk interesse in en het zal dan ook meer mensen trekken.


Projectgroep 2

Klas 2X

7

We hebben de mensen ook ondervraagd van welk vervoersmiddel ze gebruik zouden maken. Van de lokale bewoners zou maar 3% gaan lopen, terwijl er 29% met het openbaar vervoer zou gaan. Dit is dus vele malen populairder. 27% gaat de fiets gebruiken en 12% de auto. Het is dus gunstig dat er veel mensen met het openbaar vervoer gaan reizen, als ze aanwezig zijn. Ook is het van belang dat er genoeg ruimte is voor de fietsen, aangezien 1 op de 4 met de fiets zal komen.

Kent u de Nationale Sportweek?

Welke verwachting heeft u bij de NSW?

Waarvan kent u de NSW?

Welke sport moet aanwezig zijn tijdens de NSW?

Wat is het vervoersmiddel waarmee u naar het evenement zal komen? Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

8

Hoofdstuk 2. Eventmarketingplan 2.1 Inleiding Om duidelijk te krijgen hoe de eventmarketing ingezet dient te worden is het nodig om onszelf een aantal vragen te stellen. Deze vragen zijn het raamwerk voor dit hoofdstuk. Het probleem dat er op dit moment heerst is: Op welke manier willen de toekomstige bezoekers dat de opening van de NSW georganiseerd wordt in Maastricht? Daarnaast moet onderzocht worden hoe de Maastrichtenaren het liefst het evenement georganiseerd zien in april 2014. Ook moet onderzocht worden hoe de organisatie een extra dimensie aan het evenement kan geven. Denk hierbij aan: speciale ambassadeurs, gadgets, nieuwe sportonderdelen als freerunning, streethockey of American Football. Wat wil de afnemer als extra dimensie? De vraag die gesteld moet worden is: Bedenk d.m.v. eventmarketing een plan waarmee de Nationale Sportweek 2014 georganiseerd kan worden naar de wensen/behoeften van de Maastrichtenaren. Vragen die gesteld moeten worden in de enquête zijn o.a. : A. Aan welke eisen moet het event voldoen? B. Welke onderdelen moeten aanwezig zijn? C. Hoe creëren we een meerwaarde?

2.2 Strategie De doelgroepen die we met de NSW in Maastricht vooral proberen te bereiken zijn:  Kinderen (6-14) die in Maastricht en omgeving wonen  Jonge ouders in Maastricht en omgeving  Senioren in Maastricht (65+) We hebben gekozen voor deze doelgroepen omdat zij op dit moment ook vanuit de gemeente Maastricht de te bereiken doelgroepen zijn. De NSW is hiernaast als evenement ook geschikt voor andere Maastrichtenaren die kennis willen maken met andere sporten of gewoon actief bezig willen zijn tijdens de week. Doelgroep omschrijving Kinderen Kinderen woonachtig in Maastricht en omgeving. De doelgroep zal variëren tussen de 6 en 14 jaar. De meeste sportverenigingen in Maastricht beginnen pas vanaf 6 jaar met leden aan te nemen. We richten ons op groep 3 tot en met 8 van de basisscholen en de onderbouw van de middelbare scholen in Maastricht. We tellen maar liefst 31 basisscholen en 12 middelbare scholen in Maastricht. Er zijn maar liefst 18 sportparken in Maastricht waar de kinderen kunnen sporten. Tijdens de opening zijn de kinderen aanwezig in de stad en de overige dagen zullen ze de omgeving van Maastricht beter leren kennen. Ze gaan dit doen door middel van een applicatie waarbij ze 5 routes door Maastricht en langs de verenigingen gaan lopen. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

9

Jonge ouders We hebben 8000 gezinnen in Maastricht. We richten ons op de leeftijd tot en met 35 jaar. Ze delen hun leven anders in dan dat nu gebruikelijk was. Dit komt mede doordat tegenwoordig grotendeels alles is gebaseerd op tweeverdieners. De ouders werken en leiden een druk leven. De tijd om overdag te kunnen sporten is niet mogelijk. Ze zullen dus voornamelijk in de avonduren actief zijn. Wij bieden met ons concept aan dat de ouders met hun kinderen gebruik kunnen maken van de multifunctionele sportparken. Zo gaat het kind sporten en de ouders kunnen voor zichzelf actief bezig zijn op dezelfde locatie. Ook voor de ouders is de applicatie ontwikkeld om kennis te maken met nieuwe sporten langs de sportverenigingen in Maastricht. Senioren We richten ons op de 65 plussers. Dit zijn voornamelijk grootouders die zowel op zichzelf wonen en in een verzorgtehuis zitten. Ook voor hen is het sportaanbod belangrijk. Door de multifunctionele sportparken in Maastricht (sportpark West & Geusselt) wordt het toegankelijk gemaakt voor iedereen. De ouderen kunnen hier terecht om sportief bezig te zijn en tegelijkertijd ook andere grootouders leren kennen die hier komen. Om te kijken of de NSW in Maastricht in 2014 succesvol is hebben we een viertal doelstellingen samengesteld. Het gaat hier om effect-, activiteiten-, bereiken procesdoelstellingen. Met deze doelstellingen krijgen we een beter beeld van wat we willen bereiken met de NSW en weten we naderhand of we dit hebben bereikt. Activiteitendoelstelling (de gemeente stelt deze doelstelling) De gemeente Maastricht wil voldoen aan de sportparticipatienorm van het NOC*NSF. Dit betekent dat minstens 65% van de inwoners aan sport en bewegen moet doen in 2014. Bereikdoelstelling: De NSW wil bij de opening van de Nationale Sportweek 2014 in Maastricht tenminste 75% van de doelgroepen hierboven beschreven op de hoogte stellen van de opening van de NSW in 2014 in Maastricht. Procesdoelstelling: De NSW wil dat tenminste 30% van de hierboven genoemde doelgroepen aanwezig is bij en deelneemt aan de opening van de NSW in Maastricht in 2014. Effectdoelstelling: Tenminste 20% van de hierboven beschreven doelgroepen moet zich in de 6 maanden na de opening van de NSW in Maastricht in 2014 ingeschreven hebben bij een sportvereniging of deelgenomen hebben aan sportactiviteiten.

2.3 Beleveniscomponenten Het belevingsproces bestaat uit 3 componenten:  Zintuiglijke waarneming  Emoties  Cognitieve processen Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

10

Voor de gemeente Maastricht is het van belang dat we inspelen op de cognitieve processen van de bewoners. We moeten ervoor zorgen dat de sportparticipatie toeneemt in de stad. Daarnaast moeten we erachter zien te komen wat de motieven zijn van de bezoekers van een evenement. Wanneer je weet dat mensen bepaalde wensen/behoeften hebben met betrekking tot de Nationale Sportweek dan kun je ervoor zorgen dat dit gerealiseerd wordt. Wat wij vooral doen is de focus leggen op de periode na het event zodat de sporters geprikkeld worden om zich aan te sluiten bij een vereniging. Tijdens het evenement maken ze kennis met verschillende sporten en verenigingen en daarna kunnen ze via proeflessen lid worden van een sportvereniging. We willen tijdens en ook na de NSW bereiken dat de bezoekers weten dat sport niet alleen een leuk sociaal gebeuren is maar dat het de kwaliteit van je leven ook verbetert of waarborgt. Op deze manier hopen we dat bezoekers eerder geneigd zijn om te beginnen met een sport. Het inspelen op de cognitieve processen is dus niet alleen van belang voor of tijdens het event, maar ook na afloop. Op deze manier is de kans op activering en dus een ledengroei bij sportverenigingen in Maastricht en regio groter. Samen sporten, samenleven De slogan “Samen sporten, samenleven” komt terug in het eventplan. Met de hele familie een week lang van sport in Maastricht samen genieten. Als kind met je ouders, als kind met je grootouders, ouders die sporten en grootouders die actief zijn. Tijdens de Nationale Sportweek in Maastricht willen we de kennis en beleving van de multifunctionele sportparken die er zijn vergroten. Inwoners van Maastricht ondernemen veel met hun familie en sport kan daar ook zeker bij betrokken worden. Tijdens de opening is er voor elke doelgroep wat wils. Elke doelgroep kan meedoen aan de activiteiten. Zo kun je gaan roeien op roeimachines tegen je moeder of kan je tegen je vader een wedstrijdje op de klimwand doen maar ook een potje jeu de boules spelen tegen je grootouders. Een dagje uit en samen het plezier van sport beleven is wat wij nastreven. Samenleven is niet alleen in het weekend maar ook doordeweeks en ook op sportgebied. Hoe ideaal is het dat je als ouder je kind naar de voetbal brengt op het multifunctionele sportpark, jezelf omkleed om te gaan hardlopen terwijl je spullen veilig in een kluisje liggen. Als je terugkomt van het hardlopen kan je douchen en je kind weer ophalen van de voetbaltraining. In het uur dat je kind sport kun je zelf ook actief zijn met hardlopen, wandelen of skeeleren in de omgeving van het multifunctionele sportpark. Ook als grootouder kan je deze combinatie prima maken. U brengt je kleinkind naar de voetbaltraining en ondertussen gaat u een rondje fietsen of maakt u gebruik van de biljart tafels of een van de jeu de boules banen die aanwezig zijn op het multifunctionele sportcentrum. Ondertussen ontmoet u andere grootouders en bent u ook actief bezig. Juist de multifunctionele sportparken zijn belangrijk om families kennis mee te laten maken. Samen sporten, samenleven. Met de hele familie sport beoefenen en genieten.


Projectgroep 2

Klas 2X

11

Waar zit de beleving? Wat gaat elke groep verwachten? De beleving is per doelgroep anders. Kinderen verwachten veel te kunnen sporten, ouders willen plezier hebben met hun kinderen en zelf de voordelen van multifunctionele sportparken ontdekken en grootouders willen zien waar in de stad voor hen sportmogelijkheden zijn. De beleving zit in het samen doen van activiteiten op de openingsdag maar ook gedurende de rest van de Nationale Sportweek. Als kind wil je zoveel mogelijk sporten uitproberen en ben je snel ongeduldig. Tijdens de Nationale Opening kun je op veel verschillende plekken in de stad sporten beoefenen zonder al te lang te hoeven wachten. Ook kun je met je sporthelden op de foto gaan op de markt en ballonnen oplaten. Door de gehele week door kun je een route afleggen samen met je ouders of grootouders via de app. Met deze app kan je een route volgen langs sportverenigingen waar je een korte clinic kunt volgen. Ook zit er een wedstrijd in want je kunt bij elke clinic een score behalen. Zit je bij de beste drie van het sportonderdeel, dan kun je een maand lang gratis mee sporten bij die sportvereniging. Als kind zit de beleving in het feit dat het een complete week aan sport is, in je eigen stad, met helden op de foto kan, niet lang hoeft te wachten en je een prijs kunt winnen. Als ouder wil je plezier beleven met je kind. Juist even niet aan het werk of het huishouden denken maar even qualitytime met de familie. Als ouder wil je dat je kind een geweldige dag heeft en veel sporten kan doen. Ook vind je het leuk om een wedstrijdje tegen je kind te sporten op bijvoorbeeld roeimachines, spinningfiets of op de klimwand. Ook wil je zelf ontdekken waar de mogelijkheden liggen om zelf te kunnen sporten op een praktische manier. Juist als je eigen kind op de training is je zelf kunt gaan sporten in plaats van wachten en toekijken. Kennismaken met de multifunctionele sportcentra is erg belangrijk. Zo kan je zelf meer sporten in een tijd dat je toch bezet bent door je kind. De beleving zit in het praktisch opzicht en het genieten met de familie. Ook door tegen elkaar te sporten maar ook samen een spelletje te doen zoals met de ontwikkelde applicatie. Samen routes afleggen en plezier beleven. De beleving zit in het feit dat je kunt genieten van je gezin! Als grootouder wil je plezier beleven met je kinderen en kleinkinderen. Genieten van het samen zijn en van de leuke dingen die je met elkaar doet. Ook vind je het leuk om betrokken te zijn bij de levens van je kinderen en kleinkinderen. Je wilt zelf ontdekken waar je in Maastricht sport kunt beoefenen die bij je leeftijd past. Juist tijdens de Nationale Sportweek beleef je plezier met je kinderen en kleinkinderen. Tegen elkaar een potje jeu de boules spelen of samen naar optredens van de turnvereniging op het grote podium kijken. Ook vind je het leuk om spelletjes te spelen. Tijdens de opening kun je vooral tegen elkaar spelen met je kinderen en kleinkinderen en tijdens de gehele week met sporten kun je samen sportverenigingen bezoeken met kleinkind en ook daar ontdekken wat er voor mogelijkheden liggen. Bijvoorbeeld het zelf sporten en socializen terwijl je kleinkind op de voetbaltraining is. Er zijn veel mogelijkheden voor ouderen om te sporten in Maastricht en juist hier wil je kennis van opdoen en dit actief uitproberen. De beleving zit in het genieten van de grote familie en het zelf (her)ontdekken waar je zelf actief kunt sporten en hoe toegankelijk het is. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

12

De app De applicatie die speciaal voor de Nationale Sportweek Maastricht is ontwikkeld heeft een grote meerwaarde voor het event. Via de applicatie is het programma van de gehele Nationale Sportweek Maastricht goed na te lezen. Precies waar de onderdelen te vinden zijn maar ook welke sportverenigingen actief deelnemen aan de sportweek. De applicatie is voor zowel op de smartphone als voor op de tab. Ook zijn er speciaal vijf routes ontworpen die gevolgd kunnen worden. De routes zijn verdeeld over de stad zodat bezoekers zelf kunnen ondervinden welke verenigingen er bij hen in het stadsdeel zijn en daar kennis mee kunnen maken maar ook voor het stimuleren van kennismaken met nieuwe sporten. De volledige toelichting over de app staat in hoofdstuk 6 Digital Event Experience.


Projectgroep 2

Klas 2X

13

2.4 Eventconcept en –ontwerp We hebben als projectgroep ervoor gekozen om het eventplan breed op te zetten. Onze pijlers waar we voornamelijk oprichten zullen hieronder worden opgesomd en visueel worden toegelicht. Er zal een nationale opening plaatsvinden en een week lang sport aanbod in de stad.          

Een grote nationale opening met een lokaal tintje Een week lang sporten in Maastricht Ruimte voor veel verschillende sporten Gehandicaptensport komt ook aan bod Sponsoren krijgen ook ruimte tijdens de lokale opening Het event zal zich voornamelijk op de Markt afspelen (groot podium en ruimte voor sponsoren) Op overige plekken in de stad kun je diverse sporten beoefenen Via de applicatie kun je routes afleggen en bij sportverenigingen sporten beoefenen. De winnaar van elk sportonderdeel uit de route krijgt vier gratis sportlessen bij die sportvereniging Samen sporten, samenleven komt terug in de sportonderdelen die je samen kunt doen en voor alle leeftijden zijn. Ook het ballon oplaten is een familieactiviteit. Het grote podium is bedoeld om iedereen bij elkaar te krijgen en te kijken naar (lokale) artiesten, topsporters en lokale sportverenigingen die er een optreden op mogen verzorgen. Het hoogtepunt is het ontsteken van de vlam dat als teken zal staan dat de Sportweek in Maastricht officieel geopend is.

Dit is de overzichtskaart van het stadcentrum van Maastricht. Op verschillende plekken in de stad zijn er activiteiten. De Markt is het centrum van de activiteiten met een groot podium, plek voor sponsoren om zich te uiten en plek voor het beoefenen van enkele sporten. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

14

De Markt is het centrale punt van de lokale opening van de Nationale Sportweek. Voor het stadshuis zal een groot podium worden gebouwd waar de vlam wordt ontstoken, verenigingen komen optreden, artiesten zullen zingen en waar je op de foto kunt met je favoriete lokale sportheld (o.a. spelers van MVV). Aan de zuidelijke kant van de Markt is de sponsor area. Op deze plek kunnen de hoofdsponsoren hun eigen stand neerzetten waar ze eigen activiteiten hebben. U kunt daarbij denken aan samples uitdelen, op de Wii sport spelen etc. de invulling is voor de sponsoren. Aan de achterkant van het stadshuis (oostelijk deel plein). Zal er plaats worden gemaakt voor de G-sporten. Op een stuk kun je rolstoelbasketbal leren spelen, g-korfbal en g-hockey. De noordelijke kant is bedoeld voor twee sporten en daar is ruimte gereserveerd voor het oplaten van de ballonnen. De westelijke kant van het plein wordt vrijgehouden voor publiek en voor de doorstroom naar het winkel gebied en het openbaar vervoer (bussen). EHBO is ook aanwezig. Kortom: vijf zones 1. Sport 2. Gehandicapten sport 3. Sponsor area 4. Entertainment 5. EHBO posten

Groen Geel Rood Oranje Zwart

Voor de rest van de week is er voor elke dag een route langs sportverenigingen uit bepaalde delen van de stad waar je sporten kunt beoefenen. Op de volgende pagina`s vindt u de uitwerking van de toolkit. De nieuwsbrief die vanuit scholen naar ouders digitaal wordt verstuurd. De posters die op de scholen komen te hangen. De prijsvraag die kinderen kunnen invullen en een afbeelding van de sleutelhanger die ze meekrijgen. Naar elke school in de omgeving Maastricht wordt deze toolkit toegestuurd. Uitwerkingen op de volgende pagina`s. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

15

Samen Sporten, Samenleven! 20 maart 2014, Maastricht Betreft: Nationale opening in de gemeente Maastricht

Geachte heer/mevrouw, De Nationale Sportweek is een landelijk sportevenement dat een week lang in Nederland de breedtesport in de etalage zet en laat zien hoe gezond en vooral leuk sporten en bewegen is. De Nationale Sportweek vindt plaats van 19 april tot en met 27 april. Tijdens deze week zetten talloze lokale sportverenigingen, sportclubs, sportbonden, bedrijven, het onderwijs zich in om er een geslaagde week van te maken! De Nationale Opening zal verzorgd worden door (lokale) artiesten, topsporters en lokale sportverenigingen die een demonstratie komen geven op de Markt in Maastricht. Veiligheid van uw kinderen staat bij ons voorop. Daarom zullen alle activiteiten tijdens het evenement plaatsvinden onder begeleiding van professionele mensen zoals gecertificeerde beveiliging, EHBO- ers, en instructeurs bij sportonderdelen. Het hoogtepunt zal om 11.00 uur plaatsvinden. Het ontsteken van de vlam. Dit is een teken dat we samen een week lang gaan sporten! U met uw gehele gezin. Het doel De Nationale Sportweek wordt georganiseerd door het NOC*NSF met als doel meer mensen aan het sporten te krijgen en ze ook naar de juiste sportvereniging te sturen. Er zijn nog teveel mensen die niet sporten en via deze weg willen we de sportparticipatie stimuleren. Toolkit De toolkit is voor de kinderen van de basisscholen in Maastricht. Ze ontvangen allemaal een nieuwsbrief, poster, sleutelhanger en een prijsvraag. Deze prijsvraag wordt ingevuld en opgehaald door de studenten. De bekendmaking van de winnaar zal op de opening zelf zijn. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Heeft u nog vragen dan kunt u ons altijd via het volgende adres bereiken [email protected]. Met sportieve groet, Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

16

Opening 19 april 2014

Nationale Sportweek Samen Sporten, Samenleven!

Demonstraties & clinics door diverse gecertificeerde sportverenigingen, (lokale) artiesten en topsporters. 20 april 2014 / 10.00 – 16.00 uur / Markt te Maastricht.


Projectgroep 2

Klas 2X

17

Prijsvraag Nationale Sportweek Maastricht! Naam: Leeftijd: Groep: School: 1. De hoeveelste editie van de Nationale Opening wordt dit jaar gehouden in Maastricht?

2. Hoeveel gemeenten organiseren dit jaar een lokale Sportweek?

3. Welke Maastrichtse artiest zal tijdens de opening een optreden verzorgen?

Het formulier wordt ingevuld op de scholen in Maastricht. Wij als organisatie nemen deze formulieren op 13 april mee zodat tijdig de winnaar kunnen berekenen. De winnaar is de school met het hoogste percentage goed ingevulde antwoorden. Op 19 april 2014 zal om 14.00 uur de winnaar bekend worden gemaakt op de Markt in Maastricht door de wethouder van sport Gerdo van Grootheest. De school die wint krijgt een voetbalclinic met de spelers van MVV Maastricht aangeboden! Vul de vragen in en ga voor de mooie prijs!


Projectgroep 2

Klas 2X

18

De sleutelhanger zoals hieronder afgebeeld krijgen alle kinderen cadeau van de organisatie Nationale Sportweek Maastricht. De sleutelhanger zit in de toolkit die naar alle basisscholen in Maastricht en omgeving wordt toegezonden. Waarom een sleutelhanger? Kinderen vinden het altijd leuk om een presentje te krijgen. Juist de sleutelhanger kunnen ze aan hun sleutelbos/schooltas hangen die ze veel gebruiken. Op deze manier zien ze vaak het cadeautje en herinnert dit ze aan de Nationale Sportweek. Een klein presentje wat in een grote oplage weinig kosten heeft.


Projectgroep 2

Klas 2X

19

2.5 Budget Wij gaan ervan uit dat we de opening van de NSW organiseren voor Maastricht in 2014. Vanuit het NOC*NSF is hiervoor een budget van 200.000 euro als richtlijn gesteld. Dit bedrag wordt dan ook gebruikt voor de openingsdag. Hoe het budget is uitgewerkt voor het gehele project is in de bijlage van dit document terug te vinden. Met het opstellen van het budget is rekening gehouden om dit creatief in te vullen. Hiermee bedoelen we dat er creatief is gekeken waar kosten bespaard kunnen worden maar toch kwaliteit gegarandeerd is. Zo zetten we gekwalificeerde EHBO- ers van het Rode Kruis in die ook de beschikking hebben over en ambulance. Ook worden er CIOS-studenten (sport studenten) ingezet voor het regelen van het verkeer. Verenigingen worden ingezet waar kan en zij hebben kwalificaties om het sportonderdeel juist uit te voeren.

2.6 Accountability In dit hoofdstuk leggen we verantwoording af over de resultaten van de eventmarketing. Dit betekent dat we de meerwaarde van het evenement doormede van de ROI- piramide toelichten. Bij de accountability van de Nationale Sportweek zijn we als event uitgegaan van de gehele week. We hadden ons ook op alleen de opening kunnen richten maar aangezien we het event vooral vanuit het oogpunt van verhoogde sportparticipatie naar Maastricht willen halen ligt de focus op de week. Onderin de ROI-piramide staan het eventpubliek en de eventdeelnemers. Bij de NSW in Maastricht overlappen deze groepen elkaar. Samen vormen zij de bereikdoelen. De procesdoelen vinden we in het midden van de piramide en worden gevormd door kennis, attitude en voornemens en ook beleving en waardering. Bij de effectdoelstellingen richten we ons op de gedragsimpact van het event en daarbij ook de businessimpact, hoewel de NSW het commerciële oogpunt niet centraal heeft staan. Voor de bereikdoelen willen we ervoor zorgen dat de juiste doelgroepen het event bezoeken. Deze doelgroepen staan verderop in het eventplan genoemd. Door het afnemen van enquêtes tijdens en na de NSW in Maastricht hopen we een goed overzicht te krijgen van welke doelgroepen uiteindelijk actief zijn geweest op de NSW. Ook gebruiken we de gegevens van de Facebook- app en inschrijvingen voor sportinstellingen in de maanden na de NSW om te kijken of we de juiste doelgroepen hebben bereikt. De procesdoelen zijn lastiger te meten. Voor de NSW willen we bereiken dat bezoekers het event als leerzaam en leuk hebben ervaren. Ook willen we dat de doelgroepen een andere kijk op de sport krijgen en weten welk belang sport heeft voor zowel zichzelf als voor de samenleving. Om te achterhalen of we deze doelen daadwerkelijk hebben gehaald komen we terug op de enquêtes die we tijdens de NSW afnemen. Hierbij vragen we onder andere naar de waardering voor de NSW. Ook monitoren we hiervoor de sociale media. Vooral Twitter is een geschikt medium om te zoeken op de combinatie van Nationale Sportweek en Maastricht. Sociale media zijn geen leidende bron maar ze geven wel een indicatie. Het belangrijkste voor ons en de gemeente Maastricht zijn de effectdoelen. De NSW is een evenement dat zich richt op verhoogde sportparticipatie en dat valt geheel onder de gedragsimpact. Wij hebben hierbij als doel om de bezoekers niet alleen tijdens de week Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

20

kennis te laten maken met de sport, maar juist om dit om te zetten in langdurige sportparticipatie. Om dit te meten komen we uit bij de gemeente Maastricht en de gegevens van de sportverenigingen in Maastricht. Via deze cijfers kunnen we bekijken hoeveel mensen zich hebben ingeschreven voor een sport na de NSW. In de jaren na het evenement moet blijken of dit slechts een piek was of dat de deelnemers aan de NSW daadwerkelijk voor langere tijd zich verbonden hebben aan een sportclub. De businessimpact van de NSW is in onze ogen iets minder interessant. Toch is het voor sponsors als de Lotto belangrijk om te weten hoeveel mensen op de NSW af zijn gekomen en hoeveel mensen Lotto op een positievere manier benaderen. Ook dit moet grotendeels uit de enquête naar voren komen. Daarnaast kan Lotto via haar eigen klantensysteem erachter komen of er meer mensen deelnemen aan de Lotto in de periode na het event.

2.7 Mini eventplan 1. Inleiding:  Werkgroep organiseert namens de gemeente Maastricht een Nationale Sportweek in 2014. De Nationale Sportweek zal dit jaar helemaal in het teken staan van Samen sporten, samenleven. De kinderen zullen samen gaan sporten met de ouders of een grootouder. Dit kan op de markt, bij een plaatselijke sportvereniging, of bij een van de multifunctionele sportparken in Maastricht. Deze zijn hier ook speciaal voor bedoeld. Het samen sporten, samenleven staat deze gehele dag centraal. 2. Doelgroepen:  Kinderen (-14) die in Maastricht en omgeving wonen;  Jonge ouders in Maastricht en omgeving  Senioren in Maastricht (65+); Kinderen Kinderen woonachtig in Maastricht en omgeving. De doelgroep zal variëren tussen de 6 en 14 jaar. De meeste sportverenigingen in Maastricht beginnen pas vanaf 6 jaar met leden aan te nemen. We richten ons op groep 3 tot en met 8 van de basisscholen en de onderbouw van de middelbare scholen in Maastricht. We tellen maar liefst 31 basisscholen en 12 middelbare scholen in Maastricht. Er zijn maar liefst 18 sportparken in Maastricht waar de kinderen kunnen sporten. Tijdens de opening zijn de kinderen aanwezig in de stad en de overige dagen zullen ze de omgeving van Maastricht beter leren kennen. Ze gaan dit doen door middel van een applicatie waarbij ze 5 routes door Maastricht en langs de verenigingen gaan lopen. Jonge ouders We hebben 8000 gezinnen in Maastricht. We richten ons op ouders van de leeftijd tot en met 35 jaar. Ze delen hun leven anders in dan dat nu gebruikelijk was. Dit komt mede doordat tegenwoordig grotendeels alles is gebaseerd op tweeverdieners. De ouders werken en leiden een druk leven. De tijd om overdag te kunnen sporten is er niet. Ze zullen dus voornamelijk in de avonduren actief zijn. Wij bieden met ons concept de mogelijkheid aan de ouders om met hun kinderen gebruik te maken van de multifunctionele sportparken. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

21

Zo gaat het kind sporten en de ouders kunnen voor zichzelf actief bezig zijn op dezelfde locatie. Ook voor de ouders is de applicatie ontwikkeld om kennis te maken met nieuwe sporten langs de sportverenigingen in Maastricht. Senioren We richten ons op de 65 plussers. Dit zijn voornamelijk grootouders die ofwel op zichzelf wonen of in een verzorgtehuis zitten. Ook voor hen is het sportaanbod belangrijk. Door de multifunctionele sportparken in Maastricht (sportpark West & De Geusselt) wordt sport toegankelijk gemaakt voor iedereen. De ouderen kunnen hier terecht om sportief bezig te zijn en tegelijkertijd ook andere grootouders te leren kennen die hier komen. Naderhand kunnen ze eventueel met hun kleinkind weer naar huis.

3. Doelstellingen evenement: Hoofddoelstelling  Het verhogen van de sportparticipatie van de bovenstaande doelgroepen voor de gemeente Maastricht van 62% naar 65%. Subdoelstellingen:  De bezoekers/deelnemers kennis laten maken met nieuwe sporten;  Ervoor zorgen dat er sprake is van een grote opkomst;  Ervoor zorgen dat Maastricht trots is op haar sportidentiteit 4. Evenement:  Het karakter van het evenement: Het karakter van het evenement is het samen sporten wat ook weer terug komt in de slogan, ‘Samen Sporten, Samenleven’. De mogelijkheden zijn hiervoor erg groot. Overal in de stad komt dit terug. Van spelletjes op de markt die kinderen samen met ouderen kunnen spelen, tot het multifunctionele sportpark en zwembad de geusselt, waar kinderen bijvoorbeeld samen kunnen zwemmen met opa en oma of waar zij zelf kunnen sporten.  Vorm van het evenement Zoals vermeld zal de vorm van het evenement vooral bestaan uit één centrale plek, dit zal de Markt zijn. Vanuit hier zijn er 5 looproutes via de app die mensen samen kunnen volgen. Hierbij komen ze langs verschillende sportverenigingen en sportparken. De grote nationale opening zal plaatsvinden op de Markt, net zoals de optredens van de lokale helden.  Opzet evenement De opening houden op de Markt in Maastricht. De overige dagen maken de deelnemers gebruik van de applicatie en gaan ze verschillende routes afleggen. Zo komen ze samen in aanraking met verschillende sporten.


Projectgroep 2

Klas 2X

22

5. Accommodatie  Naam accommodatie: 18 sportverenigingen in Maastricht.  Contactpersoon: betreffende personen op de locaties zelf.  Adresgegevens  Plattegrond:

6. Dagprogramma: Tijdschema 10:00 uur – 16:00 uur Van 10 uur tot 16 uur zal de Nationale Opening van de NSW plaatsvinden in Maastricht. Voor elke doelgroep is de belevenis anders, maar hoe ziet deze dag er eigenlijk uit? De kinderen zullen deze dag samen met hun ouders of opa en oma naar de sportdag komen. Het grootste gedeelte en ook de opening, zal plaatsvinden op de markt. Hier zullen de nationale ambassadeurs aanwezig zijn en de lokale ‘helden’ zullen optreden. Voor de kinderen zijn er ballonnen aanwezig die de lucht in gaan, de sportverenigingen zijn aanwezig om de kinderen een clinic te geven. Ze kunnen dus alle sporten uitproberen! Of ze nu met de klimwand omhoog gaan of met de roeimachine aan de maas een wedstrijd houden, het kan allemaal! De ‘belangrijkste’ sporten zullen dus vooral plaatsvinden op de markt. Daarnaast is er een looproute via de app, waardoor je 5 routes kunt lopen door de gehele stad. Deze is voor alle doelgroepen aantrekkelijk, waardoor het samen sporten, samenleven heel goed terugkomt. De beste mogelijkheid om echt samen te sporten, is op de multifunctionele sportparken die Maastricht heeft. Je kunt je kind of kleinkind afzetten bij een sportvereniging en zelf kijken hoe hij het daar doet. Daarna, terwijl de kinderen aan het sporten zijn, kan je zelf op het park omkleden en gaan sporten. Aangezien het multifunctioneel is, zijn er vele sporten mogelijk. Je kunt een rondje gaan fietsen, hardlopen en zelfs jeu de boules gaan spelen op één van de vele banen. Dit allemaal terwijl de kinderen een clinic krijgen van sport naar keuze.


Projectgroep 2

Klas 2X

23

7. Samenstelling werkgroep: Coördinator: Naam

Telefoon

E-mail

1

Michel Gijsen

06-40527978

[email protected]

2

Anne-Jitske Minnaar

06-57332780

[email protected]

3

Willem de Bijl

06-30524075

[email protected]

4

Thomas Rooijens

06-13908658

[email protected]

Opdrachtgevers:  Patrick van de Sande ([email protected])  Gerdo van Grootheest (wethouder Sport van de gemeente Maastricht). 8. Taakverdeling: Taakgebied

Verantwoordelijk werkgroeplid

Activiteiten Doelgroepen Medewerkers/vrijwilligers

Michel, Anne-Jitske, Thomas, Willem Thomas Rooijens Anne-Jitske Minnaar

Accommodaties

Willem de Bijl

Materialen

Michel Gijsen


Opmerking

Duidelijk overzicht Studenten van CIOS en Fontys Sporthogeschool laten meehelpen tijdens de sportonderdelen Contact zoeken met lokale sportverenigingen Voor de opening regelen Klimwand Pylonen Hesjes Fluit Muziekinstallatie Tent Voeding Drank Microfoon Ervoor zorgen dat elk groepslid een onderscheidend T-shirt krijgt

Projectgroep 2

Klas 2X

24

PR

Thomas Rooijens

Communicatie

Michel Gijsen

Financiën

Anne-Jitske Minnaar

Vergunningen & verzekeringen

Willem de Bijl

Veiligheid (o.a. EHBO)

Michel

Nazorg

Michel, Anne-Jitske, Thomas, Willem

(herkenbaarheid). Ervoor zorgen dat de benaderde partijen (BMX, freesrunners) hun eigen materialen meenemen) Flyers verdelen Plaatsen van Abri’s Richting scholen Richting gemeente Richting doelgroepen Richting de stad Inkomsten Uitgaven Budget Sponsoring Subsidie Goedkeuring gemeente. Geluidsoverlast. Het plaatsen van podia, stellingen etc. Sluitingsuur. Benaderen van deze groep Duidelijkheid geven programma Zorgen voor een evaluatiemoment.

Bijlagen mini eventplan: Staat op de volgende pagina


Projectgroep 2

Klas 2X

25

Bijlage A. Begroting De volledige begroting van het gehele eventplan is in de bijlage van dit document terug te lezen vanaf pagina 67. Daar staat per deelgebied de kosten opgesomd. UITGAVEN

BEDRAG €5000,- (incl. markt, ballonnen, parken)

Kosten vergunning:

Materialen/attracties Huren: Verenigingen

EHBO 4 Toezicht (Stadswachten) 10 Verkeersregelaars Onvoorziene kosten Totaal

Vrijwillig, verbandkosten enz. €400,€300,€12,38 p.u./p.p. €1000+€1.000 € 13.000,00

Bijlage B. PR plan / PR matrix PR instrument P1

P= P1: P2: P3: P4:

BEDRAG

Subsidies

Sponsoring

€400,-

Totaal

€

€2000,€3000,- (€100,per deelnemende vereniging) €300,-

PR en communicatie Veiligheid

1 2 3 4 5

INKOMSTEN

Wervingsbrief Folder / flyer Abri’s Bericht op website Persbericht

X X X X X

P2

P3

P4

Verantwoordelijke

X

X

X X

X X

X X X X X

Michel Thomas Thomas Anne-Jitske Willem

400

Deadline 20 jan ‘14 20 jan ‘14 10 feb ‘14 20 jan ‘14 18 feb ‘14

Publieksgroep/doelgroep Deelnemers Ouders Leerkrachten Pers


Projectgroep 2

Klas 2X

26

2.8 Deskresearch evenementen in Maastricht Wanneer je aan Maastricht denkt leg je gelijk de link met de volgende kenmerken:  Bourgondisch  Chique  Gezellig  Monumentaal/historisch  Cultureel  Studentenstad Maastricht is een veelzijdige stad gelegen in het uiterste Zuidoosten van Nederland. Het is de combinatie van culinaire heerlijkheden, gastvrije mensen en de Zuid- Limburgse gezelligheid die het plaatje compleet maken voor deze stad. Deze stad onderscheidt zich ook door de bevolking en vooral de manier waarop ze zijn gekleed. Wanneer ze gaan winkelen, zorgen ze ervoor dat ze er netjes uitzien. Zo zijn er veel wijken in en rondom Maastricht waarbij de mensen duidelijk komen uit een hogere sociale klasse. Bezoek de gezellige terrasjes op het Vrijthof of De Markt in Maastricht en geniet van de gezelligheid. Ook het centrum straalt een warme sfeer uit met de mooie architectuur, terrassen, winkels, bezienswaardigheden en eetgelegenheden. Ook is Maastricht een historische stad, dit komt bij bepaalde events en bezienswaardigheden goed naar voren. Maak een stadswandeling onder leiding van een gids. Bezoek ook een van de vele musea. Denk aan: -Bonnefantenmuseum  oude en hedendaagse kunst -Natuurhistorisch Museum  ontdek alles over de natuur Daarnaast is een bezoek aan de Mergelgrotten een aanrader. Ook hier is veel te vinden over de geschiedenis van deze bijzondere stad. Sfeer, gezelligheid en Bourgondisch leven behoren tot de culturele waarden van Maastricht. Zo zijn er vele restaurants gevestigd waarbij je culinair kunt genieten en zijn er ook veel delicatessenzaken te vinden. Maastricht mag zich met recht een studentenstad noemen. De universiteit en hogescholen bieden een breed scala aan studies die het de moeite waard maken om te komen studeren. Voor studenten zijn er voldoende uitgaansgelegenheden en zijn er terrassen waar je tot rust komt. Zowel de Maastricht University als de Hoge Hotelschool staan hoog aangeschreven in Nederland en de rest van Europa. Koppeling evenementen Maastricht TEFAF Maastricht: Een antiek- en kunstbeurs die dit jaar al bezocht werd door ruim 70.000 mensen. Mensen uit verschillende werelddelen komen speciaal voor deze beurs naar Maastricht. Ze boeken een weekend en verwennen zichzelf door dure kunststukken te kopen. Deze beurs is van groot belang voor de reputatie van Maastricht, want TEFAF wordt ook wel Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

27

gezien als de meest toonaangevende beurs ter wereld. Tijdens de beurs bruist ook de stad met diverse exposities, theater- en muziekproducties, dansvoorstellingen en special events. Zo zie je ook dat de exclusievere hotels met duurdere auto’s rondrijden. Hierop is de bedrukking te zien van de TEFAF waarbij ze als taxi fungeren voor de mensen. Preuvenemint: Is het grootste eetfestijn van Nederland, dat al sinds 30 jaar in de laatste week van augustus plaatsvindt. Het wordt ook wel ‘openluchtrestaurant’ genoemd. Je kunt bij diverse stands ‘preuve’ en genieten van de gezelligheid. Betalen doe je met de lappen die elk jaar ontworpen worden door studenten van de grafische vormgeving van de Academie Beeldende Kunsten in Maastricht. Dit event trekt jaarlijks zo’n 100.000 bezoekers. De opbrengsten gaan voor een gedeelte naar goede doelen. Zakenmensen gebruiken dit event om nieuwe relaties te leggen, te versterken en om te kunnen genieten. Ook het Preuvenemint draagt bij aan de cultuur, gezelligheid en het Bourgondisch kunnen genieten. Amstel Gold Race: De AGR is de enige wielerklassieker die Nederland rijk is. De start hiervan vindt plaats op de Markt in Maastricht. Tussen de meer dan 150 renners bevinden zich alle Nederlandse en internationale toppers. Zij rijden in april een koers van 250 kilometer met aankomst op de Cauberg in Valkenburg. Maastricht Mooiste: Dit is een hardloopwedstrijd met daarin drie afstanden: 5 km, 10 km en 15 km. Al deze routes starten en eindigen op de markt. Tijdens deze route kom je langs de vele verschillende culturele en historische gebouwen in Maastricht André Rieu (concert op het Vrijthof): Jaarlijks verzorgt André Rieu samen met zijn Johann Strauss-orkest een zomeravondconcert in de open lucht. Ook nu vormt de Vrijthof het decor voor Limburgs grootste Walsfestijn. Zijn podium wordt gekoppeld aan het culturele van de stad en de hele Vrijthof wordt omgetoverd tot een mooi decor. Ridderronde: De jaarlijks terugkerende profronde door Maastricht bestaat uit meerdere activiteiten. Tijdens die dag zal er vanuit de sponsor Vacansoleil een Kids 4 Challenge georganiseerd worden op de Vrijthof. Denk ook aan een tandemrace voor gehandicapten, studentenrace, Brusselse Poort Prominenten, reclamekaravaan en uiteindelijk de start van de profs om de Brandtrofee. Ronde van Wolder: Ook dit is een jaarlijkse terugkerend evenement. Met op de zaterdag een toerversie voor recreanten en op de zondag worden officiële KNWUwedstrijden gereden: Junioren (17 ronden, 60 km) Beloften/elite/amateurs (25 ronden, 90 km) De renners rijden hierbij door het Maastrichts landschap. Er zijn langs het parcours stands aanwezig voor genodigden die zich met een vip-bus verplaatsen. Op het kerkplein in Wolder zijn optredens en dit is toegankelijk voor iedereen. Jeu-de boulestoernooi: Het toernooi dat in de maand augustus op de Vrijthof in Maastricht te bewonderen is. De gezelligheid en sfeer die rondom het toernooi hangen meten zich met de uitstraling van de stad. De elfde van de elfde: De opening van het Limburgse carnavalsseizoen waarbij verschillende optredens zijn. Om 11 minuten over 11 is de opening. De elfde van de elfde is in heel Limburg een druk bezocht event. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

28

Magisch Maastricht: De warme wintersfeer, cadeautjes, typische hapjes eten en de gezelligheid zijn waarden die centraal staan tijdens het Magisch Maastricht event. De stad is volledig omgetoverd tot een gezellig winter wonderland. Met een schaatsbaan, houten chalets, reuzenrad, kraampjes op de Vrijthof en een mooie versiering wordt Maastricht nog sfeervoller gemaakt. City Polo Maastricht: Afgelopen jaar is dit evenement voor het eerst georganiseerd in Maastricht. Tijdens het event is aan de lange zijde een vip-tent met luxe inrichting. Die luxe en ook de sport zijn gekoppeld aan Maastricht door het chique en exclusieve aspect. Op de korte zijde zijn tribunes geplaatst waar bezoekers gratis kunnen meekijken. Dit is ook handig ter introductie van deze sport in Maastricht. Het is een event dat zeker past bij het karakter van de stad!


Projectgroep 2

Klas 2X

29

2.9 Prezi presentatie eventplan In de onderstaande afbeeldingen vindt U ons bid namens Maastricht zoals we dat bij het NOC*NSF en de Fontys Economische Hogeschool Tilburg hebben neergelegd. In dit bid komt de Nationale Opening naar voren alsmede de rest van de week. De slogan Samen sporten, Samenleven komt de gehele tijd terug in de presentatie. Een link naar de presentatie op prezi vindt U hier.


Projectgroep 2

Klas 2X

30


Projectgroep 2

Klas 2X

31


Projectgroep 2

Klas 2X

32


Projectgroep 2

Klas 2X

33


Projectgroep 2

Klas 2X

34


Projectgroep 2

Klas 2X

35

Hoofdstuk 3. Citymarketing 3.1 Inleiding Om duidelijk te krijgen wat Maastricht aan citymarketing doet en hoe ze zich op sportief vlak inzet is het belangrijk te onderzoeken hoe de bouwstenen worden ingezet. De bouwstenen zijn het raamwerk voor het hoofdstuk citymarketing in het plan. In deze bouwstenen wordt de geschiedenis van de stad belicht maar wordt ook het sport-DNA van de stad onderzocht. Zijn er veel sportevenementen in de stad, wat doen scholen aan sport maar ook zijn er veel sportparken in de stad? Belangrijk om te onderzoeken zijn ook wie de stakeholders en de klantgroepen voor de stad op sportief gebied zijn. Ook moet onderzocht worden wat de missie en visie zijn van de stad met oog op de sporttoekomst. In dit hoofdstuk beantwoorden we deze problemen en antwoorden en is duidelijk te lezen hoe de bouwstenen zijn ingezet en ingezet dienen te worden richting de aftrap van de Nationale Sportweek opening in 2014.

3.2 Bouwsteen 1.1 DNA, kernwaarden en analyse Maastricht 3.2.1 Historie In de tijd van de Kelten is de stad Maastricht ontstaan. De stad Maastricht is groot geworden als Romeinse nederzetting. Aan het eind van de Romeinse tijd kwam het Christendom opzetten in de stad Maastricht, voornamelijk door Sint Servais (bisschop). Maastricht is de oudste arbeiders- en industriestad van Nederland. In de Tweede Wereldoorlog zijn alle drie de bruggen in Maastricht gebombardeerd door de Duitsers. Op 14 september 1944 werd de stad als een van de eerste steden in Nederland bevrijd door de Amerikanen.

3.2.2 SWOT analyse Maastricht Strength  Het station is op loopafstand  Aanwezigheid van een aantal grote en bekende sportclubs  Veel verschillende sportendisciplines kunnen beoefend worden in de stad  Stad heeft ervaring met grote evenementen Weakness  Maastricht ligt heel zuidelijk, dus ver rijden  Weinig inwoners in de provincie  Jongeren verlaten de provincie  Taalbarrière Opportunities  Ruim stadscentrum, hier kun je veel organiseren  Vaak is het hier iets warmer omdat de stad zuidelijk gelegen is  De huizenprijzen zijn landelijk gezien lager in de provincie Limburg Threats Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

36

 Duur treinkaartje of veel benzinekosten voor de bezoekers om stad te bereiken  Veel reistijd kwijt om de stad te bezoeken  De gemeente richt zich de komende jaren vooral op cultuur (een speerpunt)

3.2.3 DESTEP gemeente Maastricht Demografisch  123.000 inwoners  43% heeft een hoge opleiding afgerond  Grootste deel inwoners is tussen de 20-54 jaar  52% van de inwoners is vrouw  76% is autochtoon  8.000 gezinnen met kinderen Economisch  Werkgelegenheid in horeca en toerisme is groot in Maastricht en omgeving  Werkgelegenheid ligt vooral in Maastricht en in de grote fabrieken in Limburg  Maastricht heeft het meest langdurig werklozen van Nederland (27,3% langer 5 jaar) Sociaal- geografisch  Maastricht is de meest zuidelijke stad van Nederland  Maastricht wil Europese culturele hoofdstad van 2018 worden  Er wordt ook veel georganiseerd in de stad op gebied van sport en cultuur (Preuvenemint, City polo, Ridderronde, Andre Rieu op Vrijthof, Magisch Maastricht)  Vele musea in de stad (o.a. Bonnefanten museum, Centre Ceramique, NHMM) Technologisch  Maastricht Instruments. Gericht op innovaties in (bio)medische wetenschappen.  De Universiteit van Maastricht is met haar geneeskundige studie ook onderscheidend in technologie Ecologisch  Maastricht stimuleert bedrijven zich bezig te houden met het milieu  De gemeente Maastricht stimuleert het aanschaffen van zonnepanelen Politiek  Maastricht heeft een hoge opkomst bij verkiezingen (+76% stemgerechtigden)  26% van de bewoners stemt VVD  24% van de bewoners stemt PVDA

3.3 Bouwsteen 1.2 Het sport DNA van Maastricht 3.3.1 School en sport Maastricht is een studentenstad. Op een totaal van ongeveer 120.000 inwoners telt de stad namelijk 15.000 studenten. Het grootste onderwijsinstituut is Maastricht University, die gevestigd is in het centrum. Ook voor HBO- studenten heeft Maastricht met Hogeschool Zuyd voldoende keuze. MBO- studenten kunnen ook kiezen tussen verschillende opleidingen in de Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

37

stad. Door het internationale karakter van Maastricht heeft ook de universiteit deze richting gekozen, er zijn hierdoor veel buitenlandse studenten die in Maastricht hun studie volgen. De Universiteit van Maastricht heeft verschillende sporten waar de studenten zich voor kunnen inschrijven. Het betreft een breed aanbod van 54 verschillende sporten. Alle studenten van de UvM kunnen meedoen en worden dan ook gestimuleerd om zich voor deze sporten in te schrijven.

3.3.2 Sporten in commercieel verband Een grote commerciële sport in Maastricht is fitness. Dit wordt steeds groter in Maastricht en omgeving. Er zijn al meer dan 15 Fitnesscentra. Fitness is één van de weinig commerciële sporten. De rest van de sporten zijn vooral in competitieverband bij sportverenigingen die geen winstoogmerk hebben. Fitnesscentra krijgen wel een steeds uitgebreider sportaanbod. Zo worden onder andere Zumba en andere danslessen vaak gegeven.

3.3.3 Sportevenementen in Maastricht Naast de Nationale Sportweek zijn er in Maastricht nog enkele sportevenementen. De Amstel Gold Race start in Maastricht, net als de Ridderronde. Ook is er een hardloopwedstrijd met drie verschillende afstanden namelijk Maastrichts Mooiste. Daarnaast is afgelopen jaar voor het eerst City Polo Maastricht gehouden, waarbij gepolood wordt op de Vrijthof. De wedstrijden van MVV zijn ook te beschouwen als sportevenementen in Maastricht, vooral als de club in de Eredivisie speelt.

3.3.4 Sportparken in de gemeente Maastricht Multifunctioneel sportpark West is een gemeentelijk sportpark in de Maastrichtse wijk Malberg. In dit sportpark zijn er fraaie sportvoorzieningen, ruime openingstijden en lopen er ook sportparkbeheerders rond. In dit park kunnen alle Maastrichtenaren prettig sporten en bewegen en is het veilig voor alle leeftijden om ook zonder “ouder” toezicht te spelen. Hiernaast is ook Sportpark De Geusselt een multifunctioneel sportpark.


Projectgroep 2

Klas 2X

38

3.4 Bouwsteen 2 Klant en omgeving 3.4.1 Stakeholdersanalyse

3.4.2 Klantgroepen Bewoners: Maastricht staat vooral bekend om het mooie wonen, de omgeving, cultuur en vooral het Bourgondisch genieten. Deze stad telt maar liefst 123.000 inwoners. De bewoners zelf zijn ook voor het grootste gedeelte gemoedelijk. Er hangt altijd een goede sfeer. Deze stad staat er ook om bekend dat de bevolking altijd netjes gekleed is en op de hoogte zijn van de trends. Bollebozen (studenten): In de stad zijn er veel universiteiten. De studenten zijn grotendeels mensen van buitenaf. Zo studeren er ongeveer 16.000 studenten aan een universiteit in Maastricht. De verschillende opleidingen die je hier kunt volgen zijn:  Business and Economics  Cultuur- en Maatschappijwetenschappen  Health, Medicine and Life Sciences  Humanities and Sciences  Psychology and Neuroscience  Rechtsgeleerdheid Maastricht is niet alleen met zijn universiteit bekend, maar ook met Hogeschool Zuyd, toneelacademie, conservatorium, kunstacademie en de Hoge Hotelschool (3e beste van de wereld). Je kunt Maastricht ook wel een echte‘studentenstad’ noemen!


Projectgroep 2

Klas 2X

39

Bestuurders: Het college vormt het dagelijks bestuur en deze stuurt de ambtenaren aan in Maastricht. In Maastricht is dhr. Onno Hoes de burgemeester. Maastricht is een historische stad. Als je kijkt naar de gebouwen is er weinig sprake van renovatie t.o.v. Eindhoven. Ook is er sprake van een opkomend topsportklimaat. Dit komt vooral terug op de manier waarop Maastricht nu werkt aan een nieuwe sportomgeving. Ze zijn bijvoorbeeld bezig met de bouw van het meest duurzame zwembad van Nederland. Dit project zorgt voor veel bezoekers en zo probeert de stad toch een klimaat te creëren voor de bewoners om meer activiteiten te kunnen doen. Denk hierbij ook aan sportpark West dat geheel gerenoveerd is. Bezoekers: Vanwege de culturele stad zijn het aantal bezoekers groot. Jaarlijks bezoeken zo’n 18 miljoen mensen Maastricht. We onderscheiden ook wel vier soorten bezoek: Normaal bezoek: bezoek van personen uit Maastricht en omstreken aan het centrum om te winkelen. Toeristisch bezoek: bezoek van personen van buiten Maastricht en omstreken aan het centrum om te winkelen. Zakelijk- toeristisch bezoek: bezoek van personen aan zakelijke bijeenkomst in Maastricht. Evenementenbezoek: bezoek van personen aan evenementen in Maastricht. Bezoekers aan het centrum in Maastricht zijn vooral de Belgen, Fransen, Luxemburgers en Duitsers. Bedrijven: Maastricht opent haar deuren naar de Europese markt. Zo is deze stad het centrum voor zuidelijke bedrijven in de zakelijke dienstverlening, Life Sciences, Scharde service & callcenters. Denk ook aan de maakindustrie zoals machinebouw. Wanneer je het breder bekijkt dan heb je het ook over de breedte van de productiebedrijven. Er zijn zoveel goed draaiende bedrijven in Limburg dat er ook kansen liggen. Zo liggen er voldoende mogelijkheden door de bijbehorende landen die makkelijk te bereiken zijn. Het gaat hier om Duitsland, België en Frankrijk. Een internationaal netwerk van snelwegen, spoorlijnverbindingen en vliegvelden maakt het alleen maar makkelijker om deze landen te kunnen bereiken. Dit werkt bevorderend voor de ligging van de stad Maastricht.

3.5 Bouwsteen 3 Waardebepaling stad en regio 3.5.1 De kernwaarden (DNA) Maastricht staat in Nederland bekend als een Bourgondische stad, waarin anders wordt geleefd dan in andere steden in het land. De kwaliteit van het leven staat centraal, naast werk moet er ook plaats zijn om te genieten. Maastricht heeft wat dat betreft wat weg van een Franse stad, waarin een wijntje en lekker eten hoog in het vaandel staan. Aangezien Maastricht de hoofdstad is van Limburg wordt het ook gezien als het visitekaartje van de provincie en van de campagne ‘Zuid- Limburg, je zult er maar wonen.’ In deze campagne wordt ingespeeld op de schoonheid en mogelijkheden van Maastricht en omgeving. Het idee achter de campagne is om te laten zien dat het leven in Zuid- Limburg mooi is en de faciliteiten hetzelfde zijn als in de rest van het land. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

40

Sport- DNA Maastricht Op het gebied van sport heeft Maastricht nationaal gezien geen grote successen. De bekendste sportvereniging is MVV, dat uitkomt in de Jupiler League. In Maastricht wordt sport dan ook voornamelijk ingezet om de kwaliteit van het leven te verbeteren. Ze richten zich hierbij voornamelijk op de breedtesporters. Dit komt vooral tot uiting in de opening van het multifunctionele Sportpark West, waar door de ruime openingstijden veel sporters terecht kunnen. Onderwijs Maastricht is een studentenstad. Op een totaal van ongeveer 120.000 inwoners telt de stad namelijk 15.000 studenten. Het grootste onderwijsinstituut is Maastricht University, dat gevestigd is in het centrum. Ook voor HBO-studenten heeft Maastricht met Hogeschool Zuyd voldoende keuze. MBO-studenten kunnen ook kiezen tussen verschillende opleidingen in de stad. Door het internationale karakter van Maastricht heeft ook de universiteit deze richting gekozen, er zijn hierdoor veel buitenlandse studenten die in Maastricht hun studie volgen. Cultuur & Winkelen De binnenstad van Maastricht ademt cultuur uit. Het oude stadscentrum is hier een goed voorbeeld van. Ook de concerten van André Rieu op het Vrijthof laat zien dat Maastricht een stad is waar cultuur een belangrijke plaats heeft. Ook zijn er in het stadscentrum vele winkels waar men terecht kan. Hier zijn de grote nationale en internationale ketens te vinden maar ook veel kleine lokale winkels zijn aanwezig. De Selexyz in Maastricht is een combinatie van cultuur en winkelen, deze boekenzaak is namelijk gevestigd in de Dominicanenkerk.

3.5.2 Wensen doelgroep Maastricht is een echte studentenstad. Maastricht zal zich dan ook vooral moeten richten op de wensen van de studenten. Deze zijn namelijk grotendeels de doelgroep van de stad. De wensen voor de studenten zullen vooral zijn het goedkoop kunnen sporten en er niet al te veel moeite voor hoeven doen. Denk hier aan een korte reistijd voor het sporten, makkelijk inschrijven en flexibele uren waarin ze kunnen sporten. Verder zijn de meeste Maastrichtenaars echte Bourgondiërs. Het kwaliteit van het leven staat voorop, de sportclubs zullen zich hier dan ook op moeten aanpassen. Een biertje na het sporten in de kantine is een voorbeeld hiervan. Dit kan namelijk lang niet bij alle clubs en verenigingen.

3.5.3 Citymarketing en ambitie Maastricht Maastricht is een unieke stad en zo profileren ze zich ook echt. Deze stad is niet te vergelijken met een Amsterdam of een Rotterdam. Het bourgondisch en goed leven staat centraal in de stad, voor zowel jezelf als voor anderen. Ze hebben een unieke historische achtergrond en dit stralen ze uit. Slogans zijn dan ook: ‘Maastricht is een stad waarin je lééft.’ ‘ Zorg voor plezier, geen prestatiedruk.’ Hiermee geven ze aan dat genieten belangrijker is dan presteren. De ambitie van Maastricht op sportgebied is wel iets anders dan de citymarketing op dit moment is. Maastricht wil de mensen meer laten bewegen en sporten. Hiermee willen ze een actieve levensstijl bevorderen voor de mensen uit Maastricht. Dit past niet helemaal bij de Bourgondische levensstijl. Het zal dan ook lastig worden om de ambitie te verwezenlijken.


Projectgroep 2

Klas 2X

41

3.5.4 Toekomstvisie De toekomstvisie van Maastricht is ongeveer hetzelfde als de ambitie. Maastricht wil in de toekomst meer gezonde mensen, deze meer laten bewegen. Dit doen ze door een actieve levensstijl te bevorderen bij de mensen door bijvoorbeeld de NSW naar Maastricht te halen. Deze visie willen ze uitdragen aan alle mensen in Maastricht en omgeving.

3.6 Bouwsteen 4 Waardecreatie stad en regio 3.6.1 Missie Maastricht is een Bourgondische stad met internationale allure. Cultuur heeft een hoge prioriteit in de stad. Daarnaast staat Maastricht internationaal op de kaart als een historische en echte studentenstad.

3.6.2 Visie De visie van Maastricht is gericht op een aantal punten. Ze willen zich graag ontwikkelen als een internationale kennisstad, als stedelijke woonstad en ook als cultuurstad. Deze vormen voor Maastricht het uitgangspunt op het gebied van haar citybranding. Kenwaarden hiervoor zijn kwaliteit, internationale uitstraling en allure. Deze waarden geven richting aan het beleid en handelen van de stad en worden door vertaald in alle uitingen van de stad. Met alle uitingen van de stad worden de producten en communicatie van Maastricht naar haar inwoners bedoeld. In 2030 willen ze deze visie bereikt hebben.

3.6.3 Strategie Om de visie te bereiken zijn een aantal zaken van belang. Ten eerste moet het duidelijk zijn waar citybranding wel en niet verantwoordelijk voor is. Dit zal binnen de organisatie duidelijk moeten zijn. Er zal sturing en samenwerking moeten komen vanuit de lokale en regionale actoren rondom branding en marketing. Dit is van belang zodat ze allemaal hetzelfde kunnen uitstralen wat Maastricht wil uitstralen. Daarnaast worden bedrijven en instellingen in de stad en regio hierbij betrokken. Zij kunnen het beste de visie naar voren brengen en overbrengen.

3.7 Bouwsteen 5 Branding Maastricht 3.7.1 City Brand Model Bij het City Brand Model wordt gekeken naar de emotionele en rationele attributen van een stad. Hierbij worden alle doelgroepen (de 5 B’s) behandel. Uiteindelijk komt uit deze attributen een stadspreferentie naar voren. Voor Maastricht gelden de volgende attributen: Emotioneel:  Chic  Gemoedelijk  Bourgondisch  Sfeer Rationeel:  Studie Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

42

   

Winkelen Culinair Cultuur Overheidsdiensten

De stadspreferentie die naar voren komt is het beeld dat we eerder al van Maastricht hebben geschetst, namelijk dat van een gemoedelijke, culturele studentenstad met een Bourgondische levenswijze. Wat buiten dit beeld valt zijn de overheidsdiensten. Omdat Maastricht hoofdstad is van de provincie bevindt het provinciebestuur zich daar ook.

3.7.2 Brandingstrategie De strategie van Maastricht hoe ze de stad ‘branden’ is vrij duidelijk. Het Bourgondisch leven staat centraal in de branding van deze stad. Het is een culturele stad, dit willen ze ook laten zien door mee te dingen als culturele hoofdstad van 2018. Hiermee willen ze zich echt op de kaart zetten. Met slogans als ‘Sport ondersteunt het goede leven’ willen ze zich ook onderscheiden in de sport. Ze maken echter wel duidelijk dat prestaties van ondergeschikt belang zijn en dat het vooral om het plezier gaat. De strategie is dus altijd het Bourgondische leven dat centraal staat in de branding van de stad Maastricht.


Projectgroep 2

Klas 2X

43

Hoofdstuk 4. Corporate communicatieplan 4.1 Inleiding Om duidelijk te krijgen wat er met corporate communicatie bereikt dient te worden is het nodig een aantal vragen te stellen. Deze vragen zijn het raamwerk voor dit hoofdstuk. Het probleem dat er op dit moment heerst is: De sportparticipatie bij verenigingen in Maastricht moet worden verhoogd. Daarnaast moet worden onderzocht hoe het komt dat de sportparticipatie bij verenigingen in Maastricht niet vanzelf is verhoogd. Ook moet worden onderzocht waarom het de sportverenigingen zelf niet lukt om de sportparticipatie/ ledenaantal te verhogen. De vraag die gesteld moet worden is: Bedenk d.m.v. corporate communicatie een plan/aanpak waarmee de Nationale Sportweek de verhoging van sportparticipatie kan bijdragen. Vragen die gesteld moeten worden in de enquête zijn o.a. A. Kennen de enquête-afnemers de Nationale Sportweek? (naamsbekendheid). B. Wat is het imago? (sluit het werkelijke imago aan bij het gewenste imago?)

4.2 Interne en externe analyse 4.2.1 Interne analyse Om een interne analyse te maken van de Nationale Sportweek (NSW) moet gekeken worden naar de missie en visie, doelstellingen, strategie en de identiteit van deze organisatie. Een letterlijke missie en visie vermeldt de site van de NSW niet. Wel meldt de NSW dat de Nationale Sportweek een landelijk sportevenement is dat een week lang de breedtesport in Nederland in de etalage zet. Hierbij willen ze laten zien hoe gezond en leuk sporten en bewegen is. Ook wordt de NSW door NOC*NSF gebruikt met als doel om meer mensen kennis te laten maken met een sport die bij hen past en om deze mensen na de sportweek vaker te laten sporten. Om dit te bereiken werkt de NSW samen met gemeenten. Deze zijn verantwoordelijk voor de plaatselijke evenementen en mogelijkheden tot sport en bewegen en samen vormen alle deelnemende gemeenten de Nationale Sportweek. Dit betekent dat de NSW vooral een begeleidende rol heeft tijdens deze week. Voor de gemeenten staan een aantal doelstellingen op de site van de NSW. Het gaat hier om de volgende punten:    

Het vergroten van de bekendheid van het lokale sportaanbod en mensen ‘verleiden’ tot (sport)deelname; Het verhogen van de sportparticipatie; Een specifieke doelgroep (jeugd, ouderen, allochtonen etc. ) laten kennismaken met een divers sportaanbod; Het verhogen van het aantal inwoners dat voldoet aan de Nederlandse Norm Gezond Bewegen / Combinorm;


Projectgroep 2

Klas 2X

44

     

Het versterken van de samenwerking tussen diverse organisaties (bijv. onderwijs, kinderopvang, welzijn, combinatiefunctionarissen, buurtorganisaties, commerciële sportaanbieders, sportverenigingen, sportretailers, bedrijfsleven etc); De profilering van het lokale sport(bedrijf) en haar projecten, combinatiefuncties en sportbuurt coaches; Het promoten van het sportaanbod voor een specifieke doelgroep; Het vergroten van de maatschappelijke betrokkenheid van sportverenigingen; Het vergroten van de sportieve betrokkenheid van (maatschappelijke) bedrijven/MKB; Het uitdragen van het Olympisch Plan en/of de Olympische gedachte.

De identiteit is in drie verschillende takken op te delen, namelijk de werkelijke, fysieke en gewenste identiteit. Aangezien het voor ons als buitenstaander moeilijk is om te beoordelen hoe de werknemers van de NSW tegenover de organisatie aankijken richten wij ons op de fysieke en gewenste identiteit. De fysieke identiteit van de NSW richt zich vooral op het uiterlijk en gedrag van de organisatie. Voor de NSW betekent dit voornamelijk dat het hele jaar gericht is op één evenement, namelijk de Nationale Sportweek. Tijdens deze week probeert de NSW samen met deelnemende gemeenten ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de Nationale Sportweek. Dit betekent dat ze herkenbaar moeten zijn voor de mensen. Om zich duidelijker te profileren heeft de NSW dan ook sinds 2013 een beter herkenbaar logo. Om dit te bereiken communiceert de NSW met de gemeenten op welke manieren zij dit evenement onder de aandacht brengen. Dit doen ze ondermeer door communicatiematerialen en –tips op de website www.nationalesportweek.nl te zetten. Het verspreiden van deze materialen gaat dus niet vanuit de NSW maar vanuit de deelnemende gemeenten. Dit geldt ook voor het communiceren naar de pers en het inzetten van ambassadeurs van de NSW. Voordelen hiervan zijn dat de NSW zelf weinig kosten heeft aan het promoten van het evenement omdat gemeenten hiervoor verantwoordelijk zijn. Ook krijgen de gemeenten hierdoor meer de rol als organisator waardoor ze meer betrokken raken bij de NSW dan wanneer ze alleen voor de locaties zouden zorgen. Nadelen zijn dat de NSW zelf weinig controle heeft over de manier waarop aandacht voor de sportweek wordt gevraagd. Er zijn weliswaar richtlijnen en tips op de site te vinden maar gemeenten krijgen wel een vrije hand in de manier waarop ze hier lokaal mee omgaan. De NSW zorgt zelf wel voor de landelijke aandacht van het evenement. Zo komt er in de week voor de NSW een grote advertentie in de Telegraaf en staan er ook advertenties in enkele Sanoma- bladen. Hiernaast zet de NSW ook de radio in, in de week voorafgaand aan de Nationale Sportweek is een reclamespot te horen op Radio 538. Op sociale media ligt de focus van de NSW vooral op Hyves, waar een Sportweek- campagne is gestart. Hiernaast zijn ze ook op Twitter, Facebook, Youtube en LinkedIn actief. Binnen de NSW heerst een taakcultuur waarbij ze prestatiegericht te werk gaan. Omdat er naast de NSW ook gemeenten en sportverenigingen meedoen is er wel sprake van een hiërarchie. Hierin staat de NSW bovenaan en daaronder vallen de gemeenten en sportverenigingen, die vooral samen moeten werken. Uit deze drie groepen komen ook de medewerkers tijdens de NSW. Het grootste deel van de medewerkers is vrijwilliger, zij werken vanuit de sportverenigingen om hun sport te promoten. De betaalde krachten werken voornamelijk vanuit NOC*NSF, andere sportbonden en de gemeenten. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

45

4.2.2 Externe analyse Macro-omgeving (DESTEP analyse) Demografisch: De nationale sportweek vindt dit jaar plaats van 20 t/m 27 april. De opening van de nationale sportweek vindt plaats in Tilburg. Hier zal dan ook de meeste media-aandacht aanwezig bij zijn. Maastricht wil de opening van de nationale sportweek graag organiseren in 2014. Hiermee willen ze de sportparticipatie van Maastricht en omgeving vergroten. CBS heeft uitgezocht dat er in 2010 118.553 inwoners in Maastricht wonen. Hiervan zijn er 56.957 mannen en 61.576 vrouwen. Er zijn ongeveer 8.000 gezinnen in Maastricht. Dit is een doelgroep voor de NSW en deze moeten ze dan ook proberen te bereiken. Economisch: De werkgelegenheid in de horeca en in het toerisme is groot in Maastricht. De NSW zou hier dan ook wat mee kunnen doen. De NSW wordt georganiseerd in de stad, wat betekent dat ze afspraken zouden kunnen maken met de horecagelegenheden. Deze hebben er immers baat bij als er veel mensen de stad in gaan, omdat veel mensen meteen wat gaan eten of drinken op het terras. De NSW zou er dus goed aan doen om hier rekening mee te houden. Hier liggen namelijk de kansen voor de NSW. Sociaal-Cultureel: De levensstijl van de Limburgers is vrij bekend. Ze leven erg Bourgondisch, en dit geldt vooral voor de stad Maastricht. Ze houden van gezelligheid, luxe eten, een wijntje af en toe, en ze kleden zich vaak chique aan. Op dit gebied liggen zowel kansen als bedreigingen voor de NSW. Ze kunnen namelijk proberen om dit Bourgondisch leven te vertalen naar het sporten. De gezelligheid van het sporten staat dan natuurlijk voorop bij de inwoners. Naast kansen zijn er ook bedreigingen op dit gebied. De inwoners kunnen het sporten door de levensstijl niet echt belangrijk vinden. Een wijntje en genieten van het leven passen niet helemaal bij het sportieve leven. De NSW zal dan ook de mensen moeten motiveren om te gaan sporten. Technologisch: De kansen voor de NSW in Maastricht zijn er zeker op het gebied van technologie. Ze kunnen social media inzetten in samenwerking met verschillende applicaties tijdens de week. Met social media kan je perfect communiceren naar de jongere doelgroep. Daarnaast kunnen ze een applicatie maken waarop te zien is waar en in welke stad wat te doen is. Zo is het snel duidelijk waar de gewenste activiteiten te vinden zijn in de stad. Ecologisch: De NSW houdt zich nog niet echt bezig met het milieu. Ze zouden hier veel meer mee kunnen doen. Zo kunnen ze informatie geven om goed met de natuur om te gaan. De natuur leidt er namelijk veel onder als mensen de natuur gebruiken om te sporten. Zo kan er bijvoorbeeld geluidsoverlast plaatsvinden door te gaan sporten. Politiek-Juridisch: Hier liggen weinig kansen of bedreigingen voor de NSW, die heeft hier vrij weinig mee te maken.


Projectgroep 2

Klas 2X

46

Meso-omgeving (ABCD- formule) Imago bij actoren en stakeholders: Het imago van de actoren en stakeholders is goed. Ze doen er van alles aan om het tot een succes te maken en de deelnemers vinden het altijd een groot succes. De nationale sportweek heeft dus een positief imago bij deze personen. Dit heeft ook te maken met de ambassadeurs die meedoen. Dit zijn Bekende Nederlanders en promoten de NSW naar buiten toe. Z Zo Twittert Jochem van Gelder bijvoorbeeld al weken voor de opening dat hij al bezig is om fit te worden en zou de Limburgse volkszanger Fabrizio kunnen twitteren dat hij komt optreden. Voor de Nationale Sportweek is het juist belangrijk de mensen te bereiken die niet bekend zijn met de NSW en ook weinig tot niet sport beoefenen. Deze personen weten er nog niks vanaf en mits hier een goede communicatie naar plaatsvindt, zullen deze snel een positief imago over de week krijgen. Doel blijft om in korte tijd de norm van 65% sportende inwoners in de gemeente Maastricht te hebben. Op dit moment ligt dit nog op 62%. Concurrenten: De concurrenten voor de NSW zijn in de eerste plaats de gewone verenigingen die niet meedoen aan de NSW. Door deze verenigingen zullen er minder mensen meedoen aan de NSW zelf. Overigens is dit niet een groot probleem, aangezien de sportweek zich minder op deze mensen richt omdat ze al actief sporten. Mensen die nog geen sport beoefenen kunnen bij de verenigingen proeflessen volgen. Lokale evenementen in de stad zullen vooral concurrenten zijn. Aangezien de NSW door heel het land actief is, is het lastig om te meten wat nu de concurrenten zijn. Dit verschilt namelijk per regio en stad. In de regio Maastricht zal dit niet hoog zijn omdat het zo zuidelijk ligt.

4.3 Doelgroep en doelstellingen Wie is de doelgroep van de NSW in Maastricht? Wat zijn de kenmerken en informatie behoefte? Welke partijen spelen ook een rol? Wie zijn de interne stakeholders? Dit zijn allemaal vragen die beantwoord worden in dit deelhoofdstuk in het interne communicatieplan.

4.3.1 Kenmerken De NSW in Maastricht heeft een kenmerkende doelgroep. Alle personen komen uit Maastricht en omgeving. Daarnaast is het mogelijk te segmenteren binnen deze doelgroep. Kinderen die sporten. Kinderen die niet sporten. Ouderen die niet sporten. Studenten die nog niet sporten. Huisvrouwen die niet sporten. Gehandicaptensporten. Kinderen die met een gemeentelijke subsidie sporten. Via verschillende wegen kunnen we de doelgroepen bereiken. Zoals via (basis)scholen, gemeentelijke krant, website van de gemeente, bejaarde tehuizen, maar ook gezondheidcentra en huisartsen.


Projectgroep 2

Klas 2X

47

4.3.2 Informatiebehoefte Zoals eerder vermeld in kop 5.3.1 is het belangrijk dat de verschillende doelgroepen via de juiste communicatie wegen bereikt worden. In het onderstaande schema staat hoe dit gekoppeld zou kunnen worden naar behoefte van de doelgroepen. Onze hoofddoelgroepen voor het eventplan blijven: kinderen, jonge ouders en ouderen. (basis) Gemeente/ Website Bejaardencentra Sportverenigingen/ scholen gemeente gemeente Student krant verenigingen X X X

Obesitas Kinderen die sporten Kinderen die X NIET sporten Ouderen Gehandicapten Subsidie sporters Studenten Huisvrouwen X

X X

X

X

X

X X

X

X

X

Gezondheid Centra/ Huisartsen X

X X

X X

X X

4.3.3 Doelstellingen Om alle drie de doelgroepen te bereiken voor de NSW 2014 is het noodzakelijk om de juiste communicatie wegen in te schakelen. Zoals hierboven bij de informatie behoefte aangegeven is zullen we zelfs met sommige stakeholders meerdere doelgroepen bereiken. Om alle doelgroepen via de communicatie wegen zoals (basis)scholen, gemeente, bejaardencentra, gezondheidcentra`s, huisartsen e.d. goed te bereiken is er per stakeholder belangrijk een doelstelling helder te hebben voor een zo`n groot mogelijk effect. Alle doelstellingen zijn S.M.A.R.T. geformuleerd. (basis)scholen Alle basisscholen in de gemeente Maastricht krijgen 150 flyers en 10 posters (40x60cm) toegestuurd per post in februari 2014 deze kunnen ze uitdelen en ophangen in de school ter promotie van de nationale sportweek in april 2014. Ook krijgen ze een toolkit toegestuurd met een kant en klare tekst voor in de nieuwsbrief naar de ouders. Er zitten sleutelhangers bij en een prijsvraag waarmee de scholen een gratis sportdag kunnen winnen. Gemeente (krant en website) De gemeente Maastricht promoot de NSW via de gemeentelijke krant en via de website. Wekelijks zal er vanaf januari een artikel worden geplaatst over de vorderingen van het project. Daarnaast zal twee weken voor tijd het programma groot worden behandeld in de krant met toelichting op de activiteiten en de nationale opening.


Projectgroep 2

Klas 2X

48

Bejaardencentra Alle bejaardencentra gemeente Maastricht krijgen 150 flyers en 10 posters (40x60cm) toegestuurd per post in februari 2014 deze kunnen ze uitdelen en ophangen in de gezamenlijke ruimtes, de kantine en in de liften ter promotie van de nationale sportweek in april 2014. Ook zal in februari iemand van de organisatie een voorlichting komen geven over seniorensport in de gemeente Maastricht. Doel is dat de ouderen zelf gaan deelnemen aan de NSW of met hun klein kinderen het evenement bezoeken. Sportverenigingen Alle sportverenigingen in Maastricht krijgen 5 posters (40x60cm) toegestuurd per post in februari 2014. In december 2013 zal iemand van de organisatie contact opnemen met de voorzitters van alle sportverenigingen op de pijlen welke sportverenigingen willen deelnemen aan de NSW 2014. We willen juist de sportverenigingen bij het evenement betrekken. Studentenverenigingen Alle studentenverenigingen en disputen in Maastricht krijgen 150 flyers en 5 posters (40x60cm) toegestuurd per post in februari 2014. Deze zullen aan de leden worden uitgedeeld en ook zal er op de ALV in januari worden meegedeeld wat er te doen is tijdens de NSW. Gezondheidscentra/ Huisartsen De gezondheidcentra en huisartsen praktijken krijgen 150 flyers en 5 posters (40x60cm) toegestuurd per post in februari 2014. Deze kunnen ze uitdelen en ophangen in de praktijken. De flyers worden altijd meegegeven aan patiënten met Obesitas die op bezoekuur komen.

4.4 Strategie en creatief concept Voor de opening van de Nationale Sportweek (NSW) in Maastricht in 2014 kiezen we een andere strategie dan de tot nu toe gebruikelijke strategie van de NSW. Bij de opening in Tilburg in 2013 bleek dat de communicatie richting de beoogde doelgroep niet voldoende was om voor een grote stroom bezoekers te zorgen. Volgend jaar in Maastricht moet dit anders. Om dit te bereiken nemen we eerst de positionering van de NSW onder de loep. In Nederland zijn geen vergelijkbare evenementen, dus ten opzichte van anderen hoeft de NSW zich niet te onderscheiden. Voor de potentiële bezoekers is het wel van belang om te weten waar de NSW zich op richt. Op dit moment positioneert de NSW zich als een uniek landelijk evenement waarin mensen een week lang kennis kunnen maken met verschillende sporten en om deze mensen in te laten zien hoe leuk het kan zijn om te bewegen. Bij deze positionering legt de NSW vooral de focus op het plezier van sporten. Wij vinden dat de NSW zich meer moet richten op de socio-economische kant van de sport. Hierbij staat centraal hoe bepaalde bevolkingsgroepen bij sport betrokken kunnen worden en op welke manier minder bedeelden toch met plezier kunnen sporten zonder dat ze hiervoor diep in de zak hoeven te tasten. Wij willen uitgaan van de volgende positionering: ‘ De NSW is een uniek landelijk sportevenement die gedurende een week laat zien hoe sport en bewegen bereikbaar is voor alle geledingen in de samenleving.’ Om dit te bereiken kiezen we voor een formeringstrategie. Omdat de plaatselijke gemeenten zelf veel ruimte hebben om invulling te geven aan de NSW zijn zij een belangrijk onderdeel in de plaatselijke strategie. Deze mag niet veel afwijken van de hoofdstrategie van de NSW maar elke gemeente heeft haar eigen invulling van deze strategie. Door te kiezen voor een Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

49

formeringstrategie proberen we in samenspraak met de gemeenten ervoor te zorgen dat de doelgroep zo goed mogelijk bereikt wordt. Daarom willen we eerder beginnen met de campagne dan nu het geval is. Hierbij kiezen we wel om op bepaalde momenten te pieken. Aangezien de NSW in de laatste week van april is betekend dit dat we een maand van tevoren het zwaartepunt van de campagne hebben. Hiervoor willen we ook al bij grote activiteiten in gemeenten aandacht trekken voor de NSW. Hierbij willen we het gehele jaar aanwezig zijn. Dit verloopt zowel rechtstreeks als via intermediairs. Als intermediairs zijn de gemeenten ervoor verantwoordelijk dat de offline campagne goed geplaatst wordt in de plaatselijke media. Samen met de gemeenten zorgen we voor de online campagne, zodat deze in heel Nederland op dezelfde manier verloopt. Door het gebruik van zowel offline als online media willen we een crossmediaal product neerzetten waarbij de reacties van potentiële bezoekers op de online media ook terugkomen in de offline media. Omgekeerd willen we via de offline media mensen aansporen om gebruik te maken van sociale media om over de NSW mee te praten. Door het hele jaar aandacht te vragen voor de NSW en door het gebruik van sociale media willen we proactief bezig zijn. De doelgroep moet weten dat wij ze aansporen om te sporten en er moet tijd genoeg zijn om bepaalde vooroordelen of onduidelijkheden uit de lucht te halen. We kunnen samen met de gemeenten op deze manier zowel inter-persoonlijk als met massamedia werken. Op deze manier verwachten we dat we het grootste effect hebben op de doelgroep. Omdat we ons samen met de gemeenten voornamelijk richten op bepaalde doelgroepen kiezen we voor een themagerichte campagne waarbij zowel de mogelijkheid tot sporten als het plezier van bewegen centraal staan. Dit betekent dat we een transformationele strategie gebruiken. Hierin maken we met een combinatie van beeld en tekst duidelijk wat ons doel is en wat de mogelijkheden zijn om dit te bereiken. Dit alles betekent dat we een bereikstrategie hebben met de onderstaande kernboodschap: ‘De Nationale Sportweek is een evenement dat mogelijkheid biedt tot het deelnemen en uitproberen van sport en spel voor iedereen in de samenleving om er op deze manier voor te zorgen dat Nederland gezonder en socialer wordt.’ Als pay off voor onze campagne kiezen we voor ‘Nationale Sportweek, samen sporten, samenleven’. Hierin laten we zien dat sport zowel uit sociaal oogpunt als uit gezondheidsoogpunt belangrijk is in de samenleving. Door ervoor te zorgen dat iedereen in de samenleving kan sporten zorgen we er ook voor dat iedereen samen kan leven en kan genieten. Het creatieve concept dat we hebben bedacht focust zich op het woord samen. De pay off ‘Nationale Sportweek: samen sporten, samenleven’ sluit hierbij aan en ook de doelgroepen die we willen bereiken passen hier goed bij. Op deze manier richten we ons namelijk niet alleen op het sporten, maar ook om de sociale factor die bij het sporten meespeelt.


Projectgroep 2

Klas 2X

50

De gemeente Maastricht richt zich hier ook al op door bij de multifunctionele sportcentra West en de Geusselt meerdere sporten tegelijkertijd aan te bieden. Hierdoor kunnen jonge ouders fitnessen of hardlopen terwijl hun kinderen aan het trainen zijn. Op deze manier worden twee doelgroepen tegelijkertijd aan het sporten gezet. Aangezien de sportparticipatie bij kinderen hoog ligt in de gemeente Maastricht richten we ons dus ook vooral op de ouders. Om hen zo goed mogelijk te bereiken gaan we uit van een informationele positionering. We willen zoals bij de strategie vermeldt staat duidelijk maken dat sporten mogelijk is voor iedereen zonder dat de kosten buitensporig hoog oplopen. Het gaat ons er vooral om dat we deze boodschap zo goed mogelijk delen met de hierboven genoemde doelgroepen. Tijdens de Nationale Sportweek komt dit naar voren door de verschillende routes die tijdens de week mogelijk zijn waaruit we laten zien wat de sportmogelijkheden zijn in de stad Maastricht.

4.5 Middelenmix Applicatie We hebben voor de Nationale Sportweek een applicatie ontwikkeld. Deze app gaan we twee maanden voor aanvang bij de verschillende scholen in Maastricht introduceren. De applicatie is te vinden in de App Stores van Android en Apple. Deze app heeft betrekking op de routes van de Nationale Sportweek door de stad Maastricht en geeft de activiteiten weer tijdens deze week. Nieuwsbrief De nieuwsbrief wordt digitaal naar de scholen gestuurd. Hierdoor hoef je geen infoavond te organiseren, de ouders weten meteen wat de NSW is en waar het precies om draait. Deze nieuwsbrief is een vorm van owned media. Berichtgeving via de krant We richten ons op de berichtgeving en verspreiden dit via de krant. Ook dit middel valt onder paid media. We schrijven zelf ook persberichten en sturen deze naar de lokale kranten. Deze berichten kunnen de mensen lezen in ‘De Trompetter’ twee weken voor aanvang van het event. Voor ons leidt dit tot free publicity. De lokale kranten zullen sneller het persbericht overnemen en gaan delen. Zo krijgen we controle en is het meetbaar. Dit is een vorm van earned media. Radiocommercial De berichtgeving gaan we regionaal verspreiden bij L1. Om de maand gaan we ons richten op het verspreiden van het nieuws en zenden dit 20 keer uit rond 17.00 uur (spits). Deze berichtgeving valt ook weer onder paid media. Het nieuws vermelden omtrent de Nationale Sportweek zal de volgende inhoud hebben:  Naam event  Tijdstip/datum  Doelstelling  Doelgroepen Het doel om de berichtgeving via deze middelen te doen is om de percentage van deelnemers en mensen die het event kennen te verhogen. Dit is toekomstgericht en heeft dus een stijgende lijn. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

51

Website gemeente Maastricht Het nieuws over de Nationale Sportweek verspreiden we ook op de website van de gemeente. De website zal het hele jaar door onderhouden worden. Vanaf februari zal de informatie op de site toenemen. Toolkit Voor de 35 scholen in Maastricht maken we een toolkit. In deze toolkit zitten de volgende onderdelen voor zowel docenten als kinderen als ouders:  Flyers  Nieuwsbrief  Posters  Sleutelhangers  Prijsvraag  Ballonnen In januari delen wij dit uit bij de desbetreffende scholen in Maastricht. De leerlingen kunnen een voetbalclinic winnen die verzorgd wordt door een speler van MVV. Wij zorgen ervoor dat de scholen nog een digitale nieuwsbrief krijgen zodat de ouders deze niet missen.

4.6 Activiteiten en planning Sept Middelen: App Krant Radio Website Twitter Facebook Toolkit Nieuwsbrief

Okt

X X X X

Nov

Dec

X X X X X

X X X

X X X X

Jan

Febr

Maart

Apr

X X

X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X

X X X X

X

4.7 Budget App Om een geavanceerde app te laten ontwikkelen zullen de ontwikkelingskosten aardig toenemen. Wanneer je al gaat werken met verschillende interactiemogelijkheden zullen dergelijke apps al snel een prijskaartje hebben van ongeveer €25.000,-. Krant We willen ook de berichtgeving d.m.v. de krant verspreiden. Er komt dan een stuk over de NSW op de redactiepagina van de Dagblad De Limburger. We verspreiden het nieuws dan alleen over de regio Zuid- Limburg. 212 X 70 (formaat)  €2.571,- (ma- t/m vrijdag). Radio De totale prijs van een radiocommercial wordt bepaald door de volgende onderdelen:  Tekstschrijver (reclamebureau) Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

52

     

Voice-over Muziekgebruik (componist) Mediabureau Producent Geluidsstudio Evt zanger/zangeres

Ligt er ook aan hoeveel professionals er betrokken zijn. Bij lokale radiocommercials komt het vaker voor dat één persoon meerdere dingen kan doen. We willen dan op regionaal gebied een radiocommercial verspreiden. Dit kunnen we dan bij L1 doen. De kosten bedragen €2.700,inclusief productiekosten  20 seconden zendtijd  20 keer uitzenden. Er is ook opgezocht wat het oplevert op het moment dat je bij een grotere omroep je commercial laat maken. Een effectieve campagne bij een middelgrote zender(100% NL/Veronica). 1 week  aanwezig met 6x spot per dag  30 seconden zendtijd  rond de spits draaien  €10.000,-  bereik 1 tot 1,5 miljoen luisteraars per week. We willen toch de focus houden op regionaal gebied en het kostenplaatje voor 1 week is een groot verschil. Daarbij kwamen nog andere kosten die nodig waren:  Studiotarieven  tussen de €50,- en €300,- per uur.  Uitzendkopie  het aanleveren van het eindresultaat bij de zender  €70, Uitzendtarieven  het geld dat je betaalt om in de reclameblokken te zitten. Gemeentelijke website Wanneer we via de site van de gemeente informatie verstrekken omtrent de Nationale Sportweek zullen er geen extra kosten aan verbonden zijn. Er zijn alleen kosten aan verbonden door telkens up-to-date te zijn met het nieuws en dat ze het onderhouden. Het uurloon van een persoon werkzaam binnen de gemeente (kantoor) zal tussen de €37,- en €42,- liggen. Tijdens die week worden er meerdere berichten geplaatst en benader je dus die persoon voor een hele week (€280,- p.w.).  Twitter (gratis)  Facebook (gratis) Overzicht budget Middelen: Kosten: Applicatie €25.000,Berichtgeving via de krant (ma- t/m vrij) €2.571,Radiocommercial €2.700,- inclusief productiekosten Informatie verstrekken gemeente website €280,- per week voor 1 persoon Twitter Gratis Facebook Gratis Totaal: €30.551,-


Projectgroep 2

Klas 2X

53

Hoofdstuk 5. Intern communicatieplan 5.1 Inleiding Het is van belang om een goed communicatieplan op te stellen en dit bevat veel informatiebehoefte voor zowel de gemeente Maastricht als voor ons als projectgroep. De communicatie dient dus goed te verlopen, maar ook moet de identiteit van de NSW en de stad duidelijk en eenduidig zijn. In dit communicatieplan staat beschreven hoe de communicatie binnen de organisatie verloopt en het ook verbeterd kan worden. Met dit plan is gelijk duidelijk dat iedereen op een gestructureerde manier wordt ingelicht. Om inzicht te krijgen in het communicatieplan en hier meer structuur in te krijgen is het belangrijk om een probleemstelling te vermelden. Deze wordt beschreven voor het hoofdstuk interne communicatie in de volgende vier stappen: (Probleem) 1.Wat wil de gemeente Maastricht bereiken met de opening van de NSW? De sportparticipatie moet omhoog in de stad Maastricht. Er zijn nog teveel mensen die een actievere levensstijl moeten realiseren. De gemeente wil naar een sportparticipatie van 65% om uiteindelijk door te groeien naar de Olympische norm van 75%. (Hoe) 2. Hoe komt het dat het sporten niet vanzelf gaat (gericht op doelgroep)? De mensen worden onvoldoende geprikkeld om in een sportieve situatie te komen. (Waarom?) 3. Wat is de reden/oorzaak? Weinig / niet gerichte communicatie naar de doelgroepen. (Vraag/oplossing) 4. Hoe kunnen we met de interne communicatie ervoor zorgen dat het probleem aangepakt wordt? Zorgen voor een bepaalde structuur en kijken naar de doelstelling van Maastricht. Verder ga je onderzoeken hoe ze de doelgroep proberen te bereiken en zo schrijf je een duidelijk plan.

5.2 Analyse van de structuur en cultuur 5.2.1 Structuur De manier van communiceren verandert continue. Door sociale en digitale media en andere ontwikkelingen in de maatschappij verandert de communicatie binnen een gemeente tussen het bestuur/organisatie en de inwoners van Maastricht. De communicatielijnen zijn minder duidelijk afgebakend, het is nog meer een organisch proces geworden. Voor een landelijk event als de Nationale Sportweek is het van belang om een duidelijk communicatieplan te ontwikkelen. Aan de hand van een aantal deelvragen proberen we een beter inzicht te krijgen in het event en de gemeente die daarbij een belangrijke rol inspeelt. Wat is de structuur: Binnen de gemeente Maastricht is het zelfstandige “Maastricht Sport” verantwoordelijk voor alle sporten beweegactiviteiten binnen de gemeente Maastricht. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

54

De organisatie van de Nationale Sportweek zullen zij ook op zich nemen en uitvoeren. Wat is de missie/visie: Zoveel mogelijk Maastrichtenaren aan het sporten krijgen en voldoen aan de landelijke eis van sportparticipatie van 65% (op dit moment 62%). Belangrijk om te weten is wie de interne stakeholders zijn. Na een gesprek met de gemeente Maastricht, wethouder van Sport, Gerdo van Grootheest, op 30 mei jongstleden is dit duidelijk geworden. Concrete vragen die gesteld werden zijn met antwoorden hieronder uitgewerkt. 1. Wie is intern verantwoordelijk voor dit project? Intern is het zelfstandige orgaan van de gemeente “Maastricht Sport” verantwoordelijk. 2. Wie zijn/is de beslisser(s) voor dit project? Het college besluit of het evenement daadwerkelijk groen licht krijgt voor uitvoering. 3. Wie willen we beïnvloeden? Wethouder van sport Gerdo van Grootheest zal zijn collega-wethouders moeten overtuigen van de voordelen van het organiseren van de Nationale Sportweek. Daarnaast moeten de afdelingshoofden van sport, onderwijs en gezondheid worden beïnvloed zodat we ook van deze afdelingen een (klein) budget ontvangen voor de organisatie. 4. Wie kan het project intern ondersteunen? De wethouder sport, “Maastricht sport”, afdeling onderwijs en afdeling gezondheid. 5. Wie kan het project intern frustreren? Het college. Deze kunnen tegen stemmen en dan zal het project geen groen licht krijgen.

5.2.2 Cultuur Welke cultuur heerst er binnen de organisatie: Er is sprake van een taakcultuur waarbij opdrachten worden verdeeld en diverse mensen worden begeleid. Zo zie ik wel een duidelijke hiërarchie tussen het NOC*NSF de gemeente en de sportverenigingen. Er is vanuit Maastricht een doelstelling op sportief vlak namelijk het verhogen van de sportparticipatie. Dit wordt ook opgesteld voor de lokale sportverenigingen, sportbonden zodat het duidelijk is. Vormen van communicatie binnen de gemeente: Mondeling  vergadering, overleg, bijeenkomst, telefonisch. Digitaal/schriftelijk  e-mail, website. Post/schriftelijk  brieven Huidige communicatiemiddelen: - Jaarstukken - Verslagen/notulen - Standpunten/handleidingen - Website - Brieven - E-mail richting scholen, sportbonden etc. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

55

- Overleg/vergaderingen/bijeenkomsten - Nieuwsbrief


Projectgroep 2

Klas 2X

56

5.3 Doelgroep 5.3.1 Kenmerken Een overzicht van de structuur van Maastricht Sport (organogram):

Het team Sport in de Gemeente Maastricht bestaat uit verschillende clusters:  Een teammanager afdeling sport (aansturen van het team)  Een cluster bewegingsstimulering (bestaande uit combinatiefunctionarissen)  Een cluster sport service - Verantwoordelijk voor de verhuur van binnen- en buitensport; - Accommodaties; - Het subsidiebeleid; - Verenigingsondersteuning; - Een cluster sportparkmanagement (Verantwoordelijk voor sportparkbeheer, management en de begeleiding van sportparken)  Een cluster beleid en recreatie - Bestaande uit beleidsmedewerkers met een onderlinge taakverdeling: spreidingsbeleid (accommodatietarieven, bewegingsstimulering en recreatie)  Een cluster zwembad (Bestaande uit een locatiemanager van het zwembad)  Een cluster communicatie (Bestaande uit een grafisch vormer sport en een adviseur communicatie sport) Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

57

Binnen de gemeente Maastricht hebben ze de volgende indeling: Gemeenteraad  raadsgriffie (zijtak)  college van burgemeesters en wethouders  directieteam beleid en ontwikkeling, theater, centre ceramique, stadsbeheer, sociale zaken, veiligheid en leefbaarheid, Maastricht sport, publieke dienstverlening, shared service center, bestuurs- en concernzaken.

5.3.2 Informatiebehoefte Gemeenteraad Deze wordt gekozen door de burgers van Maastricht en is het hoogste bestuursorgaan van de gemeente. De gemeenteraad is belast met de dagelijkse leiding van de onderneming/gemeente. Ze hebben nauw contact met de raadsgriffier. Raadsgriffier Een ondersteuning van de gemeenteraad bij het maken en bewaken van de planning van onderwerpen en voorstellen. De raadsgriffier bekijkt ook of de voorstellen die de gemeenteraad krijgt voorgelegd deugdelijk zijn. Uiteindelijk zorgen ze er samen voor dat de afstemming onderling goed verloopt. College van burgemeesters en wethouders Ze leggen verantwoording af aan de gemeenteraad. Directieteam Verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling en uitvoering ervan. Maastricht Sport Verantwoordelijk voor de sportprojecten binnen de gemeente Maastricht en het beïnvloeden van de sportparticipatie in Maastricht en omgeving. Medewerkers en eventueel partners Bij de gemeente Maastricht werken ongeveer 1600 mensen. De leeftijden van de mensen liggen ver uiteen. Zo zijn er ook mensen die al vroeg via hun stage vanuit school binnen de gemeente rollen. De medewerkers van de gemeente zijn zeer belangrijk, want zij bepalen de werkelijke identiteit van de organisatie.

5.3.3 Doelstellingen Gemeente personeel: Binnen nu en twee maanden moeten alle medewerkers van de afdeling sportzaken van de gemeente Maastricht weten dat de opening van de NSW in 2014 in Maastricht plaatsvindt en weten wat de NSW inhoud. 80% moet daarbij een goed gevoel overhouden en 70% moet daarbij positief naar buiten praten zodat andere mensen getriggerd worden om het evenement te bezoeken.

5.4 Strategie Om de door ons gestelde doelstellingen te bereiken willen we verschillende strategieën gebruiken. Er zijn ongeveer 1600 werknemers bij de gemeente Maastricht. Omdat niet iedereen evenveel betrokken is bij het evenement is het onmogelijk om iedereen op dezelfde manier te overtuigen van de noodzaak om de Nationale Sportweek 2014 naar Maastricht te halen. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

58

De kernboodschap die we uitdragen is dat de Nationale Sportweek meer is dan alleen sporten. Door de Nationale Sportweek bieden we de Maastrichtenaar de mogelijkheid tot het deelnemen en uitproberen van sport en spel om er op deze manier voor te zorgen dat Maastricht gezonder en socialer wordt. Met deze boodschap zorgen we ervoor dat de NSW een evenement is dat de portefeuille van één wethouder ontstijgt en voordelen heeft voor meerdere partijen in het college van B & W. Vanuit het interview met Gerdo van Grootheest, wethouder van Ruimtelijke Ordening, Natuur En Sport Maastricht, kwam naar voren dat vooral de burgemeester en de wethouders van Financiën en Welzijn en Zorg overtuigd moest worden van de noodzaak van de Nationale Sportweek. Zij behoren tot de zogeheten ‘High interest and high power’ groep. De burgemeester heeft een belangrijke rol bij de lobby om de nationale opening van de NSW naar Maastricht te krijgen. Hij is voorzitter van de nationale Taskforce belemmeringen Sport en Bewegen in de Buurt en dus een ideaal wapen voor de gemeente Maastricht om ons bid kracht bij te zetten. Hiernaast is hij ook het boegbeeld van de gemeente en zorgt zijn medewerking ook in de gemeente voor steun. De wethouder van Financiën is degene die de financiële ruimte moet creëren om de Nationale Sportweek binnen te halen, dit omdat er in het budget van Sport geen vrije bestedingsruimte is. Hij moet dus overtuigd worden van het nut van de Nationale opening van de NSW en dat de voordelen van een nationale opening opwegen tegen de financiële nadelen. Hiernaast is de wethouder van Welzijn en Zorg ook belangrijk omdat zij als partner kunnen dienen voor Sport om druk uit te oefenen op Financiën. Als een project als de Nationale Sportweek wordt gesteund door twee verschillende wethouders heeft het voorstel meer sympathisanten achter zich staan en is de kans groter dat de wethouder van Financiën meegaat in het idee waardoor de organisatie mogelijk meer budget kan ontvangen. Voor deze doelgroep kiezen we persoonlijke communicatie die zowel formeel als informeel plaatsvindt. Door te kiezen voor een ontwikkelbenadering willen we ervoor zorgen dat zij mee kunnen denken in het proces en er dus een belangrijke rol in krijgen. Door hen deze belangrijke rol te geven kunnen ze ervoor zorgen dat de positieve punten die de NSW voor hen portefeuille heeft optimaal uitgebuit worden. Wat ook meespeelt bij het bereiken van de Wethouders van Zorg en Financiën is dat zij namens de VVD en D66 actief zijn als wethouder. Aangezien de Wethouder van Sport namens Groen Links werkt betekent dit dat we op deze manier al zeer waarschijnlijk de steun van drie politieke partijen in de gemeenteraad hebben. De medewerkers van de gemeente Maastricht die onder de portefeuilles Zorg, Financiën en Sport horen en de medewerkers van Maastricht Sport willen we op een intensieve manier informeren en overtuigen van de voordelen van de Nationale Sportweek. Dit willen we doen doormede van bijeenkomsten. Ook willen we deze medewerkers een sportdag aanbieden op de multifunctionele sportparken in Maastricht zodat ze op de hoogte zijn van de mogelijkheden die er in Maastricht zijn met betrekking tot sport. Hiernaast willen we ook de andere medewerkers van de gemeente warm maken voor de Nationale Sportweek. Hierbij gebruiken we een minder arbeidsintensieve strategie dan bij de Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

59

doelgroepen hierboven. Ook wordt deze groep pas geïnformeerd als de plannen voor de NSW volledig vaststaan. Op deze manier zorgen we ervoor dat er geen geruchten komen of onzekerheid in de lucht hangt. Dit betekent dat we vooral via de digitale weg de medewerkers willen bereiken. Hierbij maken we gebruik van actievisie en een ontwerpbenadering. Dit omdat deze medewerkers ‘low power en low interest’ hebben. Hiervoor gebruiken we de interne communicatiemiddelen die bij de gemeente Maastricht voorhanden zijn en dat zijn intranet, interne email en de website van de gemeente Maastricht.

5.5 Middelenmix Intranet: Dit is binnen de gemeente Maastricht het belangrijkste communicatiemiddel. Hier worden nieuwsbrieven en bijeenkomsten verspreid en geregeld. Elke medewerker van de gemeente beschikt over een account en gebruikt dit dagelijks. Facebook/Twitter: Dit is meer naar de buitenwereld gericht. De plannen omtrent activiteiten worden naar de buitenwereld gecommuniceerd via de social media. Deze middelen kunnen echter ook gebruikt worden als interne communicatie door middel van een gesloten groep. Interne e-mail: Dit is een handig hulpmiddel dat ze gebruiken om intern gericht te kunnen communiceren. Mochten er bepaalde afspraken zijn of notules of bereikbaarheid moeten worden doorgegeven, dan kan dat het beste met een e-mail. Hier maken ze dan ook gebruik van. Bijeenkomsten: Ze houden vergaderingen met de mensen binnen de gemeente. Hier bespreken ze alles van financiën tot corporatie communicatie etc. Belangrijk is dat hier duidelijkheid wordt geschept en beslissingen worden genomen. Website: Dit is ook meer voor de buitenwereld gericht. Hier staat de structuur weergegeven van de gemeente Maastricht. Wie is er verantwoordelijk en met welke taken? Op de website worden de mensen op de hoogte gehouden van eventuele veranderingen binnen de gemeente.


Projectgroep 2

Klas 2X

60

5.6 Activiteiten en planning Middelen: Intranet Facebook Twitter Interne mail Bijeenkomsten Website

Sept

Okt

Nov

Dec

Jan

Febr

Maart

Apr

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

X X X X X X

5.7 Budget In de bijlage vindt u het budget voor de interne communicatie in het totale budget voor het eventplan. Ook treft u een toelichting aan over hoe we op de kosten zijn gekomen voor dit onderdeel en wat de middelen precies zijn en inhouden.

Middelen: Onderhouden social media Intranet J; schijf op de computer DMS Plein0 Totaal:

Overzicht budget Kosten: €1.000,Gratis Gratis Gratis Gratis €1.000,-


Projectgroep 2

Klas 2X

61

Hoofdstuk 6. Digital event experience Om een extra element toe te voegen aan de Nationale Sportweek in Maastricht in 2014 maken we een app. Deze app kan makkelijk gebruikt worden via Facebook en maakt gebruik van Location Based Gaming. De app is gemaakt met het programma www.7scenes.com . Het doel achter de app is om gebruikers te laten zien waar je in de stad kunt sporten en op welke manieren je fit kan blijven. Ook kunnen ze onderling strijden via klassementen die op de Facebookpagina ook worden gepubliceerd. De applicatie is Location Based, zodat degene die de Facebook Nationale Sportweek Maastricht pagina heeft geliked kan zien waar in de stad de activiteiten zijn en wat de wandelroutes zijn. Ook worden hier de plaatselijke klassementen bijgehouden van bepaalde sporten en spelen die tijdens de sportweek plaatsvinden in Maastricht. Dit alles wordt verwerkt in de Facebookapp door de spelleider van het spelonderdeel. Het voordeel van de Facebook app is dat je eenvoudig een statusupdate kan plaatsen met wat je op het moment aan het doen bent. Dit kunnen vrienden liken of ze kunnen er op reageren. Bijvoorbeeld: Ik heb net meegedaan aan het Panna-voetbal bij MVV! @DeGeusselt. Je vrienden kunnen dit vervolgens lezen en worden getriggerd om ook mee te doen. Door het gebruik van Facebook kunnen we ook gemakkelijk zien hoeveel mensen meedoen aan de activiteiten en gebruik maken van de app. Omdat de gegevens van de deelnemers aan de activiteiten door Facebook al bekend zijn is ook het maken van een klassement gemakkelijk. Tijdens de Nationale Sportweek zijn er verschillende routes die je kunt afgaan. Op de eerste dag is dit in het centrum, hierna zijn verschillende wijken in Maastricht aan de beurt. We kiezen hiervoor omdat we op deze manier ervoor zorgen dat er niet alleen bij de opening activiteit is, maar dat er ook op andere dagen gesport wordt en hiermee verschillende doelgroepen bereiken. Ook is er op deze manier meer tijd voor de deelnemers om een sport echt te ontdekken. We willen in totaal vijf routes uitzetten door de wijken heen. Je kunt zo zien welke sporten er bij jou in de buurt zijn en verenigingen staan centraal. In Maastricht Oost kun je in het MVV stadion activiteiten volgen, in de sporthal basketbal spelen, op de hockeyvelden zijn er hockeyclinics en bij de voetbalvelden zijn er voetbalclinics en kan je pannavoetbal spelen. Een dag later is er dan een ander stadsdeel aan de beurt waarbij de verenigingen die in dat stadsdeel gevestigd zijn een programma hebben samengesteld. Dit alles sluit bij elkaar aan zodat er niet vier keer achter elkaar dezelfde activiteiten zijn. En de routes kun je volgen door de app te downloaden. Erg praktisch! App downloaden, de routes volgen en sporten maar!


Projectgroep 2

Klas 2X

62


Projectgroep 2

Klas 2X

63

Hoofdstuk 7. Sportbeleid 7.1 Deskresearch sportaccommodaties gemeente Maastricht Algemene gegevens over Maastricht Inwoners: 123.000 Gezinnen: 8.000 gezinnen met kinderen Gegevens over de sportaccommodaties Overdekt: 16 overdekte gymzalen 8 overdekte sportzalen 4 overdekte sporthallen Onoverdekt: 19 onoverdekte sportparken Zwembad: Er zijn vier zwembaden in de gemeente Maastricht. Dousberg, de Heer, de Geusselt en Vijverdal Basketbalveldjes: Er zijn 25 basketbalveldjes in de gemeente Maastricht Jeu de boules veldjes: Er zijn 26 jeu de boulesveldjes in de gemeente Maastricht Cruijff courts: Er zijn twee Johan Cruijff courts in de gemeente Maastricht Sportkooien: Er zijn zeven sportkooien in de gemeente Maastricht Trapveldjes: Er zijn 41 trapveldjes in de gemeente Maastricht Overige accommodaties: Bowlingbaan, golfbaan, kegelbaan, twee midgetgolfbanen, skibaan, twee skatebanen, squash centrum, drie grote speeltuinen, vijf visvijvers. Sportagenda Maastricht De sportagenda van de Gemeente Maastricht is moeilijk te vinden. Op de gemeentelijke website Maastricht.nl is alleen de agenda van 2004-2012 te vinden. Wel is er informatie te vinden over de Sportnota 2013 die in februari 2013 gepubliceerd zou worden. Deze is echter niet online te vinden. Qua evenementen staan in 2013 de Nationale Sportweek en de opening van Zwembad de Geusselt centraal. Hier is wel informatie over te vinden op de site van de gemeente maar het blijft hier bij oppervlakkige informatie. Een duidelijk programma staat niet op de site vermeld. Wel staat er een programma online voor het sporten beweegaanbod van drie verschillende doelgroepen. Het gaat hier om de doelgroepen jeugd/jongeren, jonge gezinnen en volwassenen & senioren. In deze programma’s staan verscheidene sporten vermeld en ook de dagen in de week dat men bij deze sporten kan participeren. Voor de doelgroep jeugd/jongeren zijn er drie activiteiten of sporten beschikbaar. Op meerdere plekken in Maastricht is het mogelijk om mee te doen met Streetdance, hierin wordt onderscheid gemaakt in groepen vanaf de leeftijd 5-7. Hiernaast biedt de gemeente ook de mogelijkheid tot sporten spelinstuif, waar iedereen aan mee kan doen. Hier kan je samen met andere jeugd spellen doen als knotshockey, tennis, bewegen op muziek en voetbal. Als laatste keuzemogelijkheid voor de kinderen is er nog Cruijff Sport, waarbij jongeren op de verscheidene Cruijffcourts in Maastricht sporten als voetbal en volleybal kunnen uitoefenen. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

64

Voor de jonge gezinnen (gezinnen met kinderen tussen de 2 en 6 jaar oud) zijn er ook verscheidene mogelijkheden. Dit zijn de kleuterdans voor kinderen vanaf 4 jaar, dit kan op drie locaties in Maastricht gedaan worden, de Beweegkriebels voor kinderen vanaf 3 jaar en de danskriebels voor dezelfde leeftijdscategorie. Op deze manier kunnen jonge ouders hun kinderen op jonge leeftijd al laten bewegen, andere kinderen laten ontmoeten en zelf kunnen ze andere ouders ontmoeten. De doelgroep volwassenen & senioren heeft de meeste keuze qua beweging- en sportparticipatie in de gemeente Maastricht. De grootste activiteit is het sportief wandelen. Dit kan op verscheidene momenten in de week en op verscheidene plekken opgepakt worden. Hiernaast biedt het programma nog keuze uit een brede keur aan sport zoals bodytraining, outdoor fitness, petanque, run for fun, gyminstuif, badminton, volleybal, 35+ voetbal, Yoga, tai chi en dynamic tennis. Deze activiteiten zijn allemaal gratis op de bodytraining en petanque na. Hierbij moet wel gezegd worden dat de kosten voor de bodytraining maar 1 euro bedragen. Al met al blijkt dus dat de Gemeente Maastricht een brede keur aan sportactiviteiten heeft. Er is voor ieder wat wils alleen dit is op de site zeer moeilijk te vinden. Ook blijkt uit deze gegevens dat de prestatiesport in Maastricht minder belangrijk is dan het sporten om het sociale karakter en het gezonde leven. Ook bij het nog te openen Geusselt Zwembad staat duurzaamheid en breedtesport hoger in het vaandel dan prestatieve drang.


Projectgroep 2

Klas 2X

65

Hoofdstuk 8. Persvoorlichting 8.1 Hoe genereren we free publicity? Via verschillende manieren willen we free publicity genereren. In de aanloop naar het evenement toe willen we het mediagebruik gaan laten toenemen. Er zijn twee manieren van informatie delen. Het eerste is het bijhouden van social media zoals Twitter, Hyves en Facebook. Het tweede is het houden van persconferenties en uitsturen van persberichten naar radio, kranten en televisie. Door zelf persberichten te schrijven en toe te sturen waarna andere media het overnemen wordt er al free publicity gegenereerd. Ook door het zelf actueel houden van de social media wordt free publicity gegenereerd doordat volgens berichten liken, retweeten en delen via hun eigen sociale netwerken.

8.2 Persberichten Op enkele momenten zullen we zelf de pers inlichten (radio, krant en televisie). Dit doen we door een aantal persmomenten te organiseren en zelf op enkele momenten een persbericht eruit te sturen. Momenten waarop er persmomenten georganiseerd worden zijn; 1. Bij bekendmaking van het evenement, 2. drie maanden voor het evenement en 3. De week voor het evenement. Tussentijds zullen we als organisatie zelf persberichten toesturen als er interessant nieuws is. Dit kan zijn na het contracteren van BN-ers, bekendmaking van ambassadeurs, bekendmaking, dat de app af is etc. Een persbericht bij belangrijke momenten (mijlpalen) van de organisatie worden opgestuurd naar lokale radio zenders, kranten en televisie zenders. De gemeentewebsite wordt altijd up-to-date gehouden met het laatste nieuws over de nationale sportweek in Maastricht.

8.3 Interessante media. Hoe bereiken we de bezoekers van de NSW? Belangrijk is dat de (toekomstige) bezoekers van de NSW Maastricht bereikt worden via middelen die bij de doelgroepen passen. De doelgroep ouders en ouderen zullen wij bereiken via de gemeentewebsite waarop het laatste nieuws staat en belangrijke informatie over de week zelf zoals het programma en locaties waar activiteiten zullen plaatsvinden. Ook zal in de plaatselijke gemeente krant “de Trompetter” op de gemeentepagina nieuws en ontwikkelingen komen te staan. Jongeren en jonge ouders zullen wij bereiken via de social media, de zelf ontworpen app en de app van de krant de Limburger, de gebruikelijke middelen als lokale radio, televisie en kranten. Deze middelen worden veel gebruikt door deze leeftijdgroepen. Ook worden er posters op de basis en middelbare scholen gehangen in de omgeving van Maastricht.

8.4 Hoe bereiken we sportverenigingen? Sportverenigingen in en rondom de omgeving van Maastricht moeten A. weten wat er gaat gebeuren tijdens de Nationale Sportweek en B. weten op welke manier ze kunnen meedoen. Dit willen we als organisatie kenbaar maken door een informatieve mail en brief op te sturen naar de verenigingen die in aanmerking komen (omgeving Maastricht). Daarnaast kiezen we als organisatie zelf verenigingen uit en benaderen wij ze om deel te nemen aan de Nationale Sportweek. Deze verenigingen worden in de app routes verwerkt en je kan er clinics volgen. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

66

8.5 Mediastrategie We gaan de strategie over een langere periode verwezenlijken. Dit zal in de periode van september tot eind april zijn. Juist om de mediastrategie over een langere periode te verspreiden kunnen we de doelgroepen beter en vaker bereiken wat ertoe moet leiden dat ze van het evenement gaan horen en ook daadwerkelijk het evenement gaan bezoeken. In de mediastrategie richten we ons op diverse soorten middelen die we gaan inzetten. Dit verschilt van een Facebook evenement aanmaken, toolkit naar basisscholen toesturen, een flashmob of een interview bij Radio 538. In de mediaplanning is duidelijk terug te zien wanneer welke media worden ingezet over de periode september- april.

8.6 Mediaplanning en doelgroepen In het onderstaande schema is te zien wanneer welk middel wordt ingezet om de doelgroepen te bereiken en kenbaar te laten maken dat Maastricht de Nationale Sportweek Opening organiseert. Daarnaast zullen we ook kort toelichten met welke media we welke doelgroep gaan bereiken.

Facebook evenement: Nieuwsbrief scholen: Persconferentie: Twitter: Radio L1 interview: Toolkit: App: Flashmob:

Kinderen, jongeren en jonge ouders (tot 45). Basisscholen en ouders van kinderen. De lokale en nationale pers (radio, tv, krant). Kinderen, jongeren en jonge ouders (tot 45). Ouderen (55+). Radio 538 interview: Jongeren en ouders (-55). Basisscholen, docenten en kinderen. Kinderen, jongeren en jonge ouders (tot 45). De lokale en nationale pers (radio, tv, krant), bewoners van Maastricht. Advertentie in Spits/Metro: Jongeren, jonge ouders, ouders. Nationaal bereik. Radio commercials: Jongeren, ouders en ouderen.

8.7 Corporate doelstellingen Door in de periode van september 2013 tot eind april 2014 de 11 communicatiemiddelen in te zetten bij de bijbehorende doelgroepen wil de organisatie van de Nationale Sportweek Maastricht de naamsbekendheid vergroten onder de bewoners van Maastricht en omgeving.


Projectgroep 2

Klas 2X

67

8.8. Mediadoelstellingen Hieronder zullen we toelichten hoe vaak we welke media willen inzetten en in welke periode. Zo tonen we aan dat we daadwerkelijk de strategie over een langere periode hebben verspreid. Facebook evenement: Nieuwsbrief scholen: Persconferentie: Twitter: Radio L1 interview: Radio 538 interview: Toolkit: App: Flashmob: Advertentie in Spits/Metro: Radio commercials:

Wekelijks twee nieuwe posts. Twee nieuwsbrieven. Een in september en een in maart. Vier persconferenties. September, december, februari en april. Wekelijks twee nieuwe Tweets, in april vaker. Twee interviews van vijf minuten. In februari en in april. Een interview van vijf minuten in de week voor de NSW. Een keer toesturen eind januari. Half februari lanceren. Een keer een flashmob half maart. Een grote advertentie begin april. Laatste drie weken vier keer per dag op L1.

8.9 Media-artikelen

Sportieve App voor Maastricht Geschreven door: Anne-Jitske Minnaar Maandag 09 februari 2014 Maastricht- De organisatie van de Nationale Sportweek van Maastricht heeft een speciale App ontworpen. Met deze applicatie is het mogelijk om kennis te maken met sportverenigingen in uw buurt. U geeft uw postcode aan en vanzelf verschijnt er in beeld welke sportverenigingen in uw buurt gevestigd zijn. De applicatie is ontwikkeld om te bevorderen dat meer inwoners van Maastricht gaan sporten en bewegen en kennis verkrijgen waar er sport beoefend kan worden. Op dit moment is het sportparticipatieniveau te laag. Tijdens de Nationale Sportweek Maastricht 2013 zijn er speciale routes te volgen via de app en ook is het mogelijk door deelname aan de activiteiten gratis sportlessen te winnen bij sportverenigingen in Maastricht. De applicatie is via Facebook evenementen te vinden onder de naam “Opening Nationale Sportweek Maastricht”. De opening van de Nationale Sportweek is op 19 april op de grote markt en er zullen de gehele dag sportieve activiteiten te doen zijn voor alle leeftijden.

Nieuwe ambassadeurs NSW Geschreven door: Thomas Rooijens Maandag 11 November 2013 Maastricht – De voorbereidingen voor de NSW zijn in volle gang. De ambassadeurs voor de Nationale Sportweek zijn gevonden. Vanaf dit jaar vertegenwoordigen Ria Valk, Jamai, Maud Mulder en Daphne Koster de Nationale Sportweek. Ze hebben zich verbonden aan de organisatie en gaan hier verschillende activiteiten voor verrichten. De ambassadeurs willen hun leeftijdsgenoten net zo enthousiast voor sport maken als dat zij zijn. Ook hebben zij zich voor de komende jaren verbonden aan de NSW. De toezegging van de nieuwe ambassadeurs heeft echter geen invloed op de huidige. De ambassadeurs van afgelopen jaar zullen namelijk gewoon verbonden blijven aan de Nationale Sportweek. Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

68

Basisscholen Maastricht doen mee met Nationale Sportweek MAASTRICHT - Basisscholen in de gemeente Maastricht worden dit jaar nauw betrokken bij de Nationale Sportweek (NSW). Gedurende het schooljaar krijgen de scholen workshops van spelers van MVV of andere topsporters uit de regio. De Nationale opening van de NSW is in april 2014 in Maastricht. Gedurende het jaar worden er vanuit NOC*NSF en Maastricht Sport, een platform van de Gemeente Maastricht, activiteiten georganiseerd voor basisscholen in Maastricht. Zo kunnen de scholen gebruik maken van de multifunctionele sportparken West en de Geusselt en krijgen ze gymles van sporters van onder andere MVV. Tijdens de NSW, die van 19 tot 26 april wordt gehouden, kan de meest enthousiaste school nog speciale trainingen krijgen van ambassadeurs. Niet alleen de leerlingen van de scholen kunnen meedoen, ook de ouders krijgen kans om mee te sporten. Het motto van de NSW in Maastricht luidt: ‘Samen sporten, Samenleven’ en hierbij richt de gemeente zich op zowel de ouders als de kinderen. Zo zijn er bij Sportpark West en Sportpark de Geusselt al mogelijkheden voor de ouders om tijdens de training van hun kinderen ook zelf te sporten. Tijdens de actie kunnen zowel de basisschoolleerlingen als de ouders gebruik maken van deze faciliteiten. 9 September 2013 Willem de Bijl

Maastricht opent elfde editie van de Nationale Sportweek! Geschreven door: Michel Gijsen Maastricht, 16 december 2013 – Van 19 tot en met 26 april vindt de elfde Nationale Sportweek plaats. Voor Maastricht de uitdaging om het startsein op zaterdag 19 april te verzorgen. Eén week sporten waarbij de activiteiten worden aangeboden door sportverenigingen, gemeenten en andere sportaanbieders. De elfde editie in Maastricht zal bol staan van sport en entertainment. Niet alleen Maastricht zet zich tijdens de Nationale Sportweek in om iedereen kennis te laten maken met de sporten en samen plezier te beleven. Ook de sportclubs, sportverenigingen, bedrijven, scholen willen een bijdrage leveren in het geven van sportclinics, demonstraties en het organiseren van toernooien. Gerdo van Grootheest, sportwethouder Maastricht, is blij dat de opening in zijn stad plaatsvindt: ‘De sportparticipatie ligt landelijk op 65%, in Maastricht ligt dit 3% lager. We zijn daarom blij met de opening om juist de sportparticipatie te verhogen!’. Een goede impuls voor de provincie mede door de nauwe samenwerking met de gemeente.


Projectgroep 2

Klas 2X

69

Bijlage 1. Begroting Hieronder treft u de begroting aan van ons eventplan. Er is rekening gehouden met de kosten voor het event, de interne communicatie en de corporate communicatie. Een toelichting op de begroting treft u onder de begroting aan. Voor dit project was er een budget van €200.000,-. In onze begroting houden we iets minder dan €25.000 over. We hebben gekeken hoe we een event kunnen neerzetten zonder dat al het budget opgaat of zelfs eroverheen te gaan. Dat was de insteek voor ons event. Begroting event Podium Licht/Geluid

Kosten € 1.500,00 € 2000

Beamer+doek Beveiliging Beveiligingshek

€ 800,00 € 10.000,00 € -

Artiesten EHBO Verzekering Stands *Vergunningen Huur materiaal 10 Verkeersregelaars Verenigingen Communicatie 4 Stadswachten Onvoorziene kosten TOTAAL EVENT:

€ € € € € €

Begroting interne communicatie Onderhouden social media Intranet Schijf op de computer (J schijf) DMS Plein0 TOTAAL INTERN:

Kosten € 1.000 € 1.000,00

15.000,00 400,00 30.000,00 24.246,00 10.000,00 2.000,00

Toelichting Per dag, alleen tijdens de dag van de opening

€ 100,- p.p.p.d. 10 beveiligers (alleen op dag 1) Gratis van de gemeente 8 artiesten à € 1.800,- per 30min optreden incl. Fabrizio Nationale Nederlanden à € 5.000,- per dag €8.082,- per sponsorstand

Studenten van CIOS Sittard € 3.000,00 € 400,00 € 1.500,00 € 10.000,00 € 108.846,00 Toelichting 3uur p/w x 28 weken= 84 uur

Z.O.Z voor de begrotingen van corporate communicatie en het totaal bedrag . 


Projectgroep 2

Klas 2X

70

Begroting corporate communicatie PR en communicatie Applicatie Krant advertentie de Limburger Krant advertentie Spits 1/6 pagina Radio commercial maken Radio commercial uitzenden Radio interview

Kosten € 300,00 € 25.000,00 € 2.571,00 € 6.770,00 € 2.700,00 € 12.000,00 € 10.000,00

Website Twitter Facebook Toolkit Persconferentie Flashmob TOTAAL CORPORATE:

€ 280,00 € € € 2.100,00 € 500,00 € 200,00 € 62.421,00

Onvoorziene kosten TOTAAL NATIONALE SPORTWEEK:

€ 5.000,00 € 176.267,00

Toelichting

1 toolkit is €10 = 60 euro per school x 35 scholen incl ruimte huur, koffie/thee en cake

De kostenbeschrijving (toelichting op begroting) Podium We hebben voor een podium gezocht bij Up Stage Limburg. We hebben gekozen voor het grootste podium in hun assortiment. De afmetingen van het podium zijn 13X11 meter. De open afbouw is al bij de prijs berekend. We hebben een offerte aangevraagd. De kosten voor het podium zijn €1.500,- per dag. We maken hier alleen gebruik van tijdens de opening. Licht en geluid Voor het licht en geluid hebben we gekeken naar YourLive Support. De kosten voor het licht en geluid bedragen €2000,- per dag inclusief opbouw en leveren. Beamer en doeken We hebben voor een beamer en doeken gekeken op Yourlive Support. De kosten voor deze materialen bedragen €800,-. Beveiliging We hebben voor beveiligers gekeken naar opleiding-beveiliging.com. Hieruit komt naar voren dat één beveiliger €1900,- per maand kost. Uitgerekend is dat ongeveer een €100,- per dag. We schakelen 10 mensen in. Tijdens de opening hebben we dus een kostenpost van €1000,- voor die dag aan beveiliging.


Projectgroep 2

Klas 2X

71

Beveiligingshekken Deze zijn gratis leverbaar vanuit de gemeente Maastricht. Ze beschikken over een voorraad met hekken. Dit is tijdens het gesprek met de sportwethouder van Maastricht duidelijk geworden. De hekken zullen vanuit de gemeente worden bezorgd, uitgezet en opgehaald. Toiletten Voor de toiletvoorziening hebben we gekozen om te zoeken bij Boels. Ze verhuren deze voor €27,50 per week (BIO Box). De keuze gaat naar 6 wc’s (3 mannen + 3 vrouwen). De totale kosten bedragen €165,- inclusief bezorgen. Artiesten We hebben gekozen voor een achttal artiesten met onder andere Fabrizio. Ze kosten €1.800,per halfuur optreden. EHBO We regelen EHBO via het Rode Kruis. Je betaalt dan standaard het materiaal (bv verband). Je betaalt dan €200,- en ze komen dan met een bus (oude ambulance) van het Rode Kruis. Verzekering Hiervoor hebben we gekeken op de website van verzekering de Nationale Nederlanden. Dit is een evenementenverzekering met het volgende pakket: Onkostenvergoeding  annuleren of uitstellen van event. Ongevallenverzekering  ongeval bij leden van organisatie. Cascoverzekering  beschadiging goederen. Extreme weersinvloeden  slecht weer. Geldverzekering  verlies of diefstal. Aansprakelijkheidsverzekering  voor zaak- en persoonsschade. De kosten voor deze verzekering bedragen €5000,- per dag. Ons event zal 5 dagen duren dus het totale bedrag is €25.000,-. Een evenement van dit formaat moet goed verzekerd zijn. Stands We willen voor de sponsoren van de Nationale Sportweek een stand realiseren. Voor de volgende sponsoren geldt dit: NOC*NSF, Gemeente Maastricht en de Lotto Een mooie witte vloer en strakke, in hoogte verschillende, wanden geven de stand het moderne uiterlijk. Deze stand heeft geen keuken/berging, maar wel een infobalie, statafel en een zitje met 1 tafel en 4 stoelen. Uiteraard beschikbaar in diverse trendy kleuren. Uw communicatie kunt u kwijt op 3 banners met diverse afmetingen. De stand kost € 5.664,per stuk. We hebben het opgezocht bij Basic Concepts te Loosdrecht. Dit bedrijf zorgt voor de transport van de stands + het opbouwen/afbreken. Wel zijn er extra reiskosten aan verbonden, omdat ze alles gratis doen binnen hun driehoek (Rotterdam, Amsterdam, Utrecht). De schoonmaakdiensten zijn er ook niet bij berekend + de extra materialen die er nodig zijn. Benodigdheden  Meubilair  3 Statafels (wit) per stuk € 67,50 X 3 = € 202,50 (elke stand extra tafel)  Barkruk per 4 stuks € 100,- X 3 = € 300, Bar ¼ rond € 250,- X 3 = € 750,- (i.p.v. infobalie)  Keukeninrichting Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

72

    

Koelkast (laag) € 115,- per stuk X 3 = € 345,Koffiezetter € 132,50 per stuk X 3 = € 397,50 Kapstok € 41,- per stuk X 3 = € 123,Voorzien van elektra, water & internet € 100,- per stand X 3 = €300,Totaal = € 8.082,-

Vergunningen Het is belangrijk om de gemeente Maastricht op de hoogte te stellen dat er een event plaats gaat vinden. Denk ook aan politie, brandweer en de hulpdiensten het nieuws te overhandigen dat er een evenement één week gaat plaatsvinden. De opening van de Nationale Sportweek zal op de Markt in Maastricht gehouden worden.    

Auteursrechten aanvragen wanneer er sprake is van muziek op je evenement Geluidsoverlast (tot een bepaald aantal decibel mag er muziek worden gedraaid) Plaatsen van tenten, podia, stellingen, tribunes Sluitingsuur  de buurtbewoners mogen na 2 uur geen last ondervinden van het evenement + publiek. Wil je afwijken van het standaard sluitingsuur dan moet je schriftelijk toestemming vragen aan de lokale overheid.  Voeding  de cateraars die op de Markt gevestigd zijn mogen blijven staan. Wij als organisatie moeten zeker weten dat ze beschikken over de vergunningen (voeding, de plaats etc). De verschillende cateraars betalen ons € 300,- en de omzet die ze maken is die dag voor hen. We genereren dus 3 x € 300,- = € 900,-.  Vergunning aanvragen bij de gemeente om op de Markt iets te organiseren. Interne communicatie middelen Bij interne communicatie zijn er verschillende middelen die worden ingezet. Deze middelen worden betaald uit de standaard kosten van een gemeente. Er komen geen extra kosten bij voor het gebruiken van deze middelen tijdens het project. Het gaat om de volgende middelen:  Intranet:  J; schijf:  DMS:  Plein0:

Systeem waarop intern allerlei informatie op wordt gepost. Schijf op de computer die speciaal bedoeld is om informatie, presentaties en projecten op te slaan waar alle werknemers van de gemeente bij kunnen. Document Management System. Systeem waar je alle documenten opslaat. Een digitaal archief. Informatie systeem waarmee je gegevens met andere gemeente onderling kunt uitwisselen.


Projectgroep 2

Klas 2X

73

2. Calamiteitenplan

CALAMITEITENPLAN ORGANISATIE Een calamiteitenplan voorziet in te nemen maatregelen bij de bestrijding van verschillende soorten incidenten, die zich in Maastricht voor zouden kunnen doen tijdens de opening van de Nationale Sportweek op 19 april 2014. Hierdoor kunnen de omvang en de consequenties van een calamiteit mogelijk worden beperkt waardoor dit document is samengesteld. BESTUUR HOOFD VEILIGHEID Activiteiten

Gerdo van Grootheest (wethouder sport Maastricht) Vrijdag 18 april 10.00uur tot zaterdag 19 april 23.00uur

1.Alarmtelefoonnummers Veiligheidsfunctionaris ……….. Buurtbeheerder ……….. Man water en elektra ……….. EHBO 112 2 Alarmtelefoonnummers hulpverleningsdiensten Algemeen alarmnummer 112 Politie 0900 - 8844 Brandweer 112 Huisartsenpost Maastricht 043- 387 77 77 3.Maatregelen bij brand 3.1Alarmering •Waarschuw alle bestuursleden en zij verzamelen zich onmiddellijk voor. •Bel 112 en informeer hen a) het juiste adres b) wat er brand c) zijn er slachtoffers. •Waarschuw overige werkgroepleden. •Waarschuw personen in de omgeving! Ga nooit roepen dat werkt niet. Je brengt mensen onnodig in verwarring of in angst. 3.2. Brandinstructies •Veiligheidsfunctionaris stelt zich op de hoogte van de situatie& neemt de coördinatie. •Overige bestuursleden begeven zich ook naar de brand. •Breng personen, die gevaar lopen in veiligheid. •Blus, als er een blusser aanwezig is bijv. in een van de winkels. •Blus op afstand. •Houd kinderen uit de buurt. •Is de brand te groot, zorg dan dat je zelf en andere medewerkers en kinderen zich naar een veilige plek begeven. 3.3Ontruimen van het centrum •Indien noodzakelijk voor de veiligheid van bezoekers wordt het centrum geheel of gedeeltelijk ontruimd. •Opdracht hiertoe kan gegeven worden door de brandweer/bestuur. •De brandweer heeft de leiding over de ontruiming en handelt volgens eigen ontruimingsinstructie. 4.Maatregelen bij sirene alarm 4.1 Algemeen Indien het waarschuwing- en alarmeringsstelsel van de regionale brandweer het vastgestelde signaal laat horen, wil dat zeggen, dat er gevaar dreigt. Meestal zal er sprake zijn van een gaswolk. 1.Iedereen dient naar binnen te gaan. 2.Ramen en deuren worden gesloten. 3.Ventilatie wordt afgezet. 4.De radio (regionale omroep) en de tv worden aangezet.


Projectgroep 2

Klas 2X

74

Via de radio ( regionale omroep) en tv meldt de overheid zich en deelt mede wat er aan de hand is. Tevens wordt vermeld hoe er gehandeld dient te worden. Dit kan zijn: Blijf binnen en wacht op einde alarmering ( schuilen). 4.2.Ontruimen van het centrum Indien het centrum ontruimd dient te worden neemt de veiligheidsfunctionaris contact op met de burgemeester en/of politie en handelt volgens de ontruimingsinstructie van de overheid. Het verplaatsen van de opvangplaats naar de door de overheid aangegeven locaties via aangewezen wegen geschiedt onder leiding van de politie. 5.Maatregelen bij explosiegevaar 5.1.Algemeen Explosiegevaar kan ontstaan door een externe gaswolk of door gaslekkage. In beide gevallen dient onmiddellijk de veiligheidsfunctionaris gealarmeerd te worden. In overleg met of in opdracht van de parate hulpverleningsdiensten kan besloten worden het centrum te ontruimen of te schuilen. 5.2. Schuilen Indien er geschuild dient te worden komen bestuur en de veiligheidsfunctionaris onmiddellijk bij elkaar en nemen leiding over de situatie op zich. De toestand is weer veilig als dit middels de Regionale Omroep of anderszins door de verantwoordelijke brandweer- of politiefunctionarissen als zodanig is kenbaar gemaakt. 5.3. Ontruimen van het centrum Indien er ontruimd dient te worden neemt de veiligheidsfunctionaris contact op met de burgemeester en/of politie en/of brandweer en handelt volgens hun ontruimingsinstructies (zie 4.2). 6.Maatregelen bij bommeldingen 6.1. Melding Telefonische melding. Over het algemeen komen deze ruim voor de te noemen ontploffingstijd. Blijf rustig en probeer zoveel mogelijk te weten te komen. Noteer zoveel mogelijk. Vraag op vriendelijke ontspannen toon: •Wanneer springt de bom? •Heeft de bom een tijdmechanisme? •Waar ligt de bom? •Hoe ziet de bom eruit? •Is de bom ergens in verstopt? •Is het een explosieve bom? Ja/nee •Is het een brandbom? Ja/nee •Van wie en hoe heeft u dit gehoord? •(indien bericht uit 2e hand) Identificeer berichtgever. a.Stem: man/vrouw/kind b.Spraak: langzaam/normaal/snel Afgebeten/ernstig/lachend hakkelend/lispelend/hees-schor Nederlands/Frans/Duits/Engels/anders c.Achtergrondgeluiden Schriftelijke melding. Brief en/of kaart zo min mogelijk aanraken en, indien mogelijk, verpakken in een plastic hoes, zodanig dat de tekst door het plastic te lezen is. Dit dient ook te geschieden met de enveloppe. Noteren wie de brief en/of kaart hebben aangeraakt. Dit i.v.m. de vingerafdrukken. 6.2. Maatregelen Degene die het bovenbedoelde telefoontje en/of brief met een bommelding heeft ontvangen, moet direct de politie en de veiligheidsfunctionaris inschakelen. Verder met niemand over de melding spreken. De veiligheidsfunctionaris alarmeert het bestuur. Veiligheidsfunctionaris en politie dienen te overleggen hoe ernstig de situatie is en of er ontruimd moet worden. Indien naar aanleiding van het bovengenoemde telefoontje een vreemd voorwerp/tas zonder eigenaar wordt aangetroffen: “BLIJF ER DAN VAN AF”. 6.3. Ontruimen van het centrum Indien er ontruimd dient te worden neemt de veiligheidsfunctionaris


Projectgroep 2

Klas 2X

75

contact op met burgemeester en/of politie en/of brandweer en handelt volgens hun ontruimingsinstructie (zie 4.2). 7. Maatregelen, welke niet onder de nrs 3 t/m 6 vallen 7.1 Bij vandalisme, zinloos geweld en ongewenst bezoek •Waarschuw alle bestuursleden en alle leden van de scouting en de EHBO. Ieder verantwoordelijk bestuurslid belt zijn coördinator en de coördinator belt de overige leden van de werkgroep. Zorg dat duidelijk wordt doorgegeven en waar? •De veiligheidsfunctionaris beoordeelt het al dan niet inschakelen van de politie. •Zorg gezamenlijk dat de situatie niet uit de hand loopt. •Houd kinderen uit de buurt. •Probeer panieksituaties te voorkomen, onder andere door eigen emoties niet tonen. 7.2 Bij extreme weersomstandigheden Hieronder worden verstaan weersomstandigheden die een gevaar kunnen zijn voor bezoekers en medewerkers; meestal aangekondigd met een weeralarm. Te denken valt aan zwaar onweer of windhoos. Wordt slecht weer aangekondigd dan overweegt de voorzitter van de Nationale Sportweek, de heer Gerdo van Grootheest of de geplande activiteiten door kunnen gaan. Indien mogelijk overlegt hij met bestuursleden of deskundigen. Bij stopzetting van activiteiten wordt beoordeeld welke risico’s resteren. Onweer: gevaar lopen vooral plaatsen waar bliksem kan inslaan (bomen, muziekinstrumenten) Windhoos: gevaar lopen plaatsen waar iets om kan vallen of wegwaaien (tenten, tafels). Acties •Voorzitter of plaatsvervanger beslist of activiteiten worden stopgezet. •Voorzitter of plaatsvervanger beslist om brandweer of hulpverleners te waarschuwen. •Alle medewerkers van de NSW worden verzocht zich te verzamelen bij het stadshuis op de Grote Markt en krijgen instructies. •Breng bezoekers, deelnemers en artiesten in veiligheid via omroepinstallaties, indien aanwezig: ga naar huis of schuil in de Parkeergarages van Q- Park of een winkel. •Breng voorwerpen op een plaats waar deze geen gevaar kunnen opleveren voor omgeving bv winkels of kerk. De grote kerk is een goede plaats waar mensen kunnen schuilen bij zwaar weer. 7.3 Bij een ongeval ••Laat het ongeval melden bij de EHBO post. Zorg dat duidelijk wordt doorgegeven wat er gebeurd is en waar. •blijf bij het slachtoffer tot er hulp is. •Houdt kinderen uit de buurt. •Verplaats het slachtoffer niet, tenzij het slachtoffer zich op een gevaarlijke plek bevindt (bijv. bij een brandhaard). •Zorg dat het slachtoffer voldoende ruimte heeft. •Probeer het slachtoffer gerust te stellen. 8. Ontruimingsinstructies De ontruiming geschiedt onder eindverantwoordelijkheid van de overheid en de leiding heeft de burgemeester en/of politie en/of brandweer. Na het verkregen hebben van de opdracht Maastricht -centrum ontruimen zijn de volgende personen behulpzaam voor een ordelijke ontruiming van dat hen toebedeelde gedeelte van het centrum. BLIJF KALM EN PROBEER PANIEK SITUATIES TE VERMIJDEN. Informatie bij de hand hebben: Voor alle medewerkers en vrijwilligers zijn er kaartjes met de belangrijkste informatie erop zodat iedereen weet te handelen ten tijde van een noodsituatie. 9. Bij geval van overlijden De verantwoordelijke bij het sportonderdeel neemt direct contact op met het hoofd veiligheid. Daarna is het van belang dat kijkers op afstand worden gehouden. Het lichaam word afgeschermd. Familieleden mogen bij het slachtoffer blijven. Belangrijk is dat de politie word gebeld. Zij regelen ook een begrafenisondernemer.


Projectgroep 2

Klas 2X

76

Het sportonderdeel is per direct gesloten en word niet meer in gebruik genomen. 10. Bij geval van een ongeluk De verantwoordelijke bij het sportonderdeel neemt direct contact op met 112. Zij sturen een ambulance naar de locatie. Daarna is het van belang dat er direct contact word opgenomen met het hoofd veiligheid. De ehbo post word ook opgeroepen via de portofoon. Het sportonderdeel is per direct gesloten en word niet meer in gebruik genomen. Er moet eerste hulp worden toegepast op het slachtoffer. Kijkers dienen op afstand te worden gehouden.

Toelichting op het calamiteitenplan Alle hoofden van de verschillende afdelingen en de operationele coördinatoren beschikken tijdens het evenement over een portofoon. Via een bepaald kanaal (nader af te stemmen) kunnen zij altijd met elkaar communiceren voor snelle communicatie en tijdens noodsituaties. Het slechtweer scenario wordt vroegtijdig ingezet. 24 uur voor aanvang van het evenement wordt er een verwachting afgegeven of het evenement wel of niet doorgaat. Twaalf uur voor aanvang van het evenement wordt de definitieve keuze bekendgemaakt of het evenement daadwerkelijk wel/niet doorgaat. Mocht het slecht weer zijn en de activiteiten tijdens de nationale opening worden hierdoor gehinderd dan zijn we genoodzaakt het evenement af te lassen. De activiteiten naar binnen verplaatsen gaat teveel geld kosten en lang niet alles kan in een korte tijd naar binnen worden verplaatst (denk aan huren gymzalen, verplaatsen podium, geluid, licht, EHBO, sponsoren stands e.d.). De wethouder van Sport is eindverantwoordelijk en zal het besluit nemen of het wel of niet doorgaat. Mocht het evenement afgelast worden dan zal op de ochtend van de opening om 11.00uur een persconferentie in het stadshuis plaatsvinden. Voor het evenement gaat de projectleider met een afgevaardigde van de brandweer, politie, gemeente en van de EHBO het evenement bezoeken. Dit om te voorkomen dat de projectgroep iets over het hoofd heeft gezien, om aan te tonen dat de veiligheid gegarandeerd is en dat mogelijke hulptroepen het evenement qua locatie goed kennen. Op de ochtend van het evenement zullen twee afgevaardigden van de projectgroep ook het parcours controleren op onaangename verassingen als een stuk hek etc. Om dit gemakkelijk te kunnen controleren wordt er op de Markt (het event) foto`s gemaakt.


Projectgroep 2

Klas 2X

77

3. Bronvermelding Boeken Memelink, R. (2011). SPSS voor marktonderzoek. Groningen: Noordhoff Uitgevers Broekhoff, M., Kooiker, R. & Stumpel, H. (2011). Marktonderzoek. Groningen: Noordhoff Uitgevers Peelen, E., Wiegerink, K. (2010). Eventmarketing. Amsterdam: Pearson Benelux B.V. Reijnders, E. (2006). Basisboek Interne Communicatie. Assen: Koninklijk van Gorcum. Dijk- Bettinghaussen, E. Handboek City- en Regiomarketing. Groningen: Noordhoff Uitgevers.

Interviews Jansen, L. (22 maart 2013). Gesprek stagiaire NOC*NSF. Grootheest, G. (30 mei 2013). Gesprek wethouder sport gemeente Maastricht. Gruijters, H. (2013). Powerpoints lessen marktonderzoek. Tilburg: SPECO Sport & Media.

Studielessen en PowerPoint presentaties Thobokholt, B. (2013). Powerpoints lessen rapporteren. Tilburg: SPECO Sport & Media. Sande v.d., P (2013). Powerpoints lessen eventmarketing. Tilburg: SPECO Sport & Media. Erkelens, R. (2013). Powerpoints lessen digital event experience. Tilburg: SPECO Sport & Media. Brants, M. (2013). Powerpoints lessen interne communicatie. Tilburg: SPECO Sport & Media. Brants, M. (2013). Powerpoints lessen corporate communicatie. Tilburg: SPECO Sport & Media. Strack van Schijndel, P. (2013). Powerpoints lessen citymarketing. Tilburg: SPECO Sport & Media. Laboyrie, T. (2013). Powerpoints lessen persvoorlichting. Tilburg: SPECO Sport & Media. Erkelens, R. (2013). Powerpoints lessen sportbeleid. Tilburg: SPECO Sport & Media.

Internetwebsites http://www.spssvoormarktonderzoek.noordhoff.nl/sites/7568/index.htm 9 april 2013 http://www.maastrichtsport.nl/maastricht-sport/organisatie-organigram 13 mei 2013 www.tmg.nl/nl/mogelijkheden-en-tarieven-spts 13 mei 2013 https://www.ede.nl/fileadmin/files/ede/wonen_en_leven/documenten/20121105_Calamiteitenplan _Ede.pdf 4 juni 2013 http://www.basicconcepts.eu/stands/#0 13 mei 2013 Eventplan Nationale Sportweek Gemeente Maastricht

Projectgroep 2

Klas 2X

78

http://www.events.nl/over-de-branche/evenementenadvies/hfdstk-3.html 23 mei 2013 http://gemiddeldgezien.nl/meer-gemiddelden/80-gemiddeld-uurloon 13 mei 2013 http://www.boels.nl/huren/bio-box/specials/evenementen-bio-box 13 mei 2013 http://www.maastricht.nl/web/Home/Home/Sporten-in-Maastricht.htm 7 mei 2013 http://www.maastricht.nl/web/GemeenteLoket/Vergunningenloket.htm 13 mei 2013 http://www.fabrizioboeken.nl/fabrizio-boeken 16 mei 2013 https://www.nn.nl/Zakelijk/Voor-uw-bedrijf/Overige-verzekeringen/Evenementenverzekering.htm 13 mei 2013 http://7scenes.com/projects/ 24 mei 2013 http://podiumverhuurlimburg.nl/site/producten/ 13 mei 2013 http://www.gh.nl/organisatie/mediatheek/Gebruik%20APA-normen.aspx 3 juni 2013


Projectgroep 2

Klas 2X

79

SPECO CO studiejaar

Recommend Documents