SOP PROSES PENYERAHAN SOP FINAL KEPADA DIVISI KAIZEN Divisi bersangkutan
Staff
Kaizen
1KZ
MULAI
Terima SOP Asli SOP
P R O S E S
1MD
2KZ
Serahkan Form Serah Terima
SOP Selesai SOP
P E N Y E R A H A N
3KZ
Terima & Tandatangani Form F-KZ-001
3MD
4KZ
Masukkan di Daftar SOP
Fotokopi SOP SOP
F-KZ-002, SOP
4MD
Serahkan SOP Asli
5KZ
Scan SOP & Buat PDF
SOP
S O P
5MD
Terima & Tandatangani Form
6KZ
Kirimkan SOP Berupa PDF
F-KZ-001
F I N A L
E-mail ,SOP
6MD
Kembalikan Form Serah Terima
7KZ
Buat Jejak Rekam Audit SOP
F-KZ-001
SOP 8KZ
K E P A D A
Terima Informasi E-mail 9KZ
Verifikasi SOP
D I V I S I K A I Z E N
SOP
SESUAI? NO YES 10KZ
Informasikan SOP Baru E-mail
SOP
: Standard Operating Procedure
HRIS
: Human Resource Information System
PDF
: Portable Document Format
IT
: Information Technology
F-KZ-001
: Form Serah Terima SOP
F-KZ-002
: Form Daftar SOP
: MM-SOP-KZ-01 :0 : 20-Sep-16 : 2 dari 4 Manager Audit
1IT
Terima SOP Berupa PDF
1MA
Terima Informasi E-mail
E-mail ,SOP 2IT
Up-Load ke HRIS
F-KZ-001
2MD
SOP Disetujui Pejabat Berwenang & Stempel SOP
StafF IT
No Revisi Tgl Eff Halaman
SOP 3IT
Informasikan Selesai Up-load E-mail
SELESAI
SOP PROSES PENYERAHAN SOP FINAL KEPADA DIVISI KAIZEN NO
URAIAN PENJELASAN
No Revisi Tgl Eff Halaman
: : : :
DOKUMEN
PIC
SOP
Divisi Bersangkutan
SOP
Divisi Bersangkutan
SOP
Divisi Bersangkutan
SOP
Divisi Bersangkutan
SOP
Staff Kaizen
F-KZ-001
Staff Kaizen
F-KZ-001
Divisi Bersangkutan
F-KZ-001
Divisi Bersangkutan
F-KZ-001
Staff Kaizen
F-KZ-002, SOP
Staff Kaizen
SOP
Staff Kaizen
E-mail, SOP
Staff Kaizen
SOP
Staff Kaizen
E-mail, SOP
Staff IT
SOP
Staff IT
E-mail
Staff IT
E-mail
Staff Kaizen
SOP SELESAI 1MD
Divisi Bersangkutan yang bersangkutan telah selesai dalam pembuatan SOP.
2MD
Divisi Bersangkutan yang bersangkutan telah menyetujui serta meminta persetujuan pada pihak yang terkait dalam SOP dan menyetempel SOP tersebut.
3MD
Divisi Bersangkutan memfotokopi SOP yang sudah selesai dan telah dilakukan persetujuan.
4MD
Divisi Bersangkutan menyerahkan SOP asli yang sudah difotokopi kepada Staff Kaizen dan menyimpan fotokopiannya.
1KZ
Staff Kaizen menerima SOP asli yang diserahkan oleh Divisi Bersangkutan.
2KZ
Staff Kaizen menyerahkan form serah terima kepada Divisi Bersangkutan terkait.
5MD
Divisi Bersangkutan menerima form serah terima dari Staff Kaizen dan menandatangani form serah terima tersebut.
6MD
Divisi Bersangkutan mengembalikan Form yang sudah ditandatangani kepada Staff Kaizen.
3KZ
Staff Kaizen menerima form yang dikembalikan oleh Divisi Bersangkutan dan menandatanganinya.
SOP DISETUJUI PEJABAT BERWENANG & STEMPEL
FOTOKOPI SOP
SERAHKAN SOP ASLI
TERIMA SOP ASLI
SERAHKAN FORM SERAH TERIMA
TERIMA & TANDATANGANI FORM
KEMBALIKAN FORM SERAH TERIMA
TERIMA & TANDATANGANI FORM
4KZ
MASUKKAN DI DAFTAR SOP Staff Kaizen memasukkan Setiap SOP baru ke dalam daftar SOP. SCAN SOP & BUAT PDF
5KZ
Staff Kaizen menscan SOP kemudian membuat PDF untuk selanjutnya akan di up-load. KIRIMKAN SOP BERUPA PDF
6KZ
Staff Kaizen mengirimkan SOP dalam bentuk PDF kepada Staff IT.
BUAT JEJAK REKAM AUDIT SOP 7KZ
Staff Kaizen membuat jejak rekam audit berdasarkan dengan SOP di setiap divisi.
1IT
Staff IT menerima SOP yang sudah bebrentuk PDF dari Staff Kaizen.
TERIMA SOP BERUPA PDF
2IT
UP-LOAD KE HRIS Staff IT mengup-load SOP yang diterima ke HRIS. INFORMASIKAN SELESAI UP-LOAD
3IT
Staff IT menginformasikan kepada Staff Kaizen bahwa SOP telah selesai di up-load.
8KZ
Staff Kaizen menerima informasi dari Staff IT bahwa SOP baru telah selesai diup-load ke HRIS.
TERIMA INFORMASI
MM-SOP-KZ-01 0 20-Sep-16 3 dari 4 KETERANGAN
SOP PROSES SETELAH SOP SELESAI NO
URAIAN PENJELASAN
No Revisi Tgl Eff Halaman
DOKUMEN
PIC
SOP
Staff Kaizen
NO Apabila tidak sesuai konfirmasi ke Staff IT.
SOP
Staff Kaizen
YES Apabila sesuai maka informasikan ke Manager Audit.
SOP
Staff Kaizen
E-mail
Staff Kaizen
E-mail
Manager Audit
VERIFIKASI 9KZ
Staff Kaizen memverifikasi SOP yang telah selesai diup-load oleh Staff IT di HRIS.
INFORMASIKAN SOP BARU 10KZ
Staff Kaizen menginformasikan kepada Manager Audit bahwa ada SOP baru dari setiap divisi dan sudah diup-load dan bisa dilihat di HRIS.
1MA
Manager Audit menerima informasi bahwa ada SOP baru dan bisa dilihat di HRIS dari Staff Kaizen.
TERIMA INFORMASI
: MM-SOP-KZ-01 :0 : : 4 dari 4 KETERANGAN
No Revisi Tgl Eff Halaman
FORMULIR SERAH TERIMA SOP
: : : :
F-KZ-001 0 20-Sep-16 1 dari 1
Pada hari ini ............. Tanggal ............. Bulan ............. Tahun .............. Kami yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama
:
Divisi
:
Jabatan
:
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama
:
Divisi
:
Jabatan
:
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA menyerahkan SOP kepada PIHAK KEDUA, dan PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima SOP dari PIHAK PERTAMA berupa daftar terlampir :
No
Judul SOP
No. SOP
Divisi
Jumlah
Demikianlah formulir serah terima barang ini di perbuat oleh kedua belah pihak, adapun barang-barang tersebut dalam keadaan baik dan cukup, sejak penandatanganan formulir ini, maka barang tersebut, menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA, memlihara / merawat dengan baik serta dipergunakan untuk keperluan (tempat dimana barang itu dibutuhkan).
Yang Menerima :
Yang Menyerahakan,
PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA
(………………………………………..)
(………………………………………..)
Staff Kaizen
Staff Divisi :
FORMULIR DAFTAR SOP MITRA SUZUKI
JUDUL SOP
NO 1
SOP Internal Audit Sistem dan Prosesdur Non Keuangan
2
SOP Proses Pengerjaan Body Paint
3
SOP Distribusi Unit Berdasarkan SPPK Indent
4
No Revisi Tgl Eff Halaman
: : : :
NO. SOP
TANGGAL EFFEKTIF
F-KZ-002 0 20-Sep-16 1 dari 1
DIVISI
MM-SOP-AUD-01
01-Jan-15
Audit
MM-SOP-BDP-001
01-Jul-15
Body Paint
MM-SOP-SIS-02
15-Jan-15
Distribusi
SOP Pengajuan Biaya Perbaikan Kendaraan Operasional Cabang & HO
MM-SOP-FAD-002
16-Nov-15
FAD
5
SOP Persetujuan Pembayaran Tunda Unit Regular
MM-SOP-FAD-003
16-Nov-15
FAD
6
SOP Proses Pengerjaan TKD (Anti Karat, Peredam Suara & Paint Protection)
MM-SOP-FHM-01
01-Mei-15
FHM
7
SOP Pemasangan Variasi Pada Unit di Stock Yard Berdasarkan Program Paket Penjualan
MM-SOP-FHM-01
15-Jan-16
FHM
8
SOP Proses Pemasangan Variasi Mobil Berdasarkan Order Sales
9
SOP Penerimaan Karyawan
MM-SOP-FHM-02
15-Jan-16
FHM
MM-SOP-HCD-001
01-Des-15
HCD
10 SOP Promosi/Demosi
MM-SOP-HCD-002
15-Jun-16
HCD
11 SOP Mutasi Karyawan
MM-SOP-HCD-003
08-Jun-16
HCD
SOP Proses Pemasangan Variasi Untuk Unit yang Diserahkan di 12 Outlet 3S Banjarmasin
MM-SOP-LOG-01
15-Apr-15
Logistik
13 SOP Pelaksanaan Exhibition
MM-SOP-MKT-01
01-Sep-16
Marketing
14 SOP Proses Order Barang
MM-SOP-SPI-01
01-Des-15
Parts Depo
15 SOP Proses Barang Datang (Unloading)
MM-SOP-SPI-02
01-Des-15
Parts Depo
16 SOP Proses Muat Barang (Part Counter)
MM-SOP-SPI-03
01-Des-15
Parts Depo
17 SOP Proses Muat Barang (Part Shop)
MM-SOP-SPI-04
01-Des-15
Parts Depo
18 SOP Purchasing (Pengadaan/Pembelian Barang)
MM-SOP-PUR-01
15-Mei-15
Purchasing
19 SOP Monitoring Stock Serta Pengajuan Pembelian Barang ATK
MM-SOP-PUR-02
15-Agu-16
Purchasing
MM-SOP-SER-001
16-Nov-15
Service
MM-SOP-SER-002
05-Jan-16
Service
MM-SOP-SER-003
01-Agu-16
Service
MM-SOP-KZ-01
20-Sep-16
Kaizen
20 SOP Service Point 21 SOP Proses Penolakan Service Bila Customer Bawa Part 22 SOP Standard Quality Service (SQS) 23 SOP Proses Penyerahan SOP Final Kepada Divisi Kaizen
Sendiri
