SOP ALUR PROSES KANTOR WILAYAH

SOP ALUR PROSES KANTOR WILAYAH A. PROSES KONTRAK BARU ALUR PROSES  DISPOSISI ANGGARAN KE PERENCANA PENGADAAN OLEH MB/PIC  PEMBUATAN RKS OLEH PERENCANA PENGADAAN  APPROVAL RKS OLEH MB  PEMBUATAN PERJANJIAN OLEH PERENCANA PENGADAAN  INPUT TAGIHAN OLEH MB/PIC  VERIFIKASI TAGIHAN OLEH KEUANGAN

B. PROSES KONTRAK MULTI YEARS KONTRAK MULTIYEARS , Kontrak yang sebelumnya sudah pernah dibuatkan, misalnya Kontrak yang sudah pernah dibuat di Kantor Wilayah, maka hanya perlu diinputkan Addendum Kontrak pada aplikasi SIPAT, addendum kontrak diinputkan pada Menu Kontrak Multiyears. ALUR PROSES  INPUT KONTRAK MULTI YEARS OLEH MB/PIC  INPUT TAGIHAN OLEH MB/PIC  VERIFIKASI TAGIHAN OLEH KEUANGAN

C. PROSES KONTRAK LUNCURAN ALUR PROSES  INPUT KONTRAK LUNCURAN OLEH MB/PIC  INPUT TAGIHAN OLEH MB/PIC  VERIFIKASI TAGIHAN OLEH KEUANGAN

D. TAGIHAN PPFA  INPUT TAGIHAN PPFA OLEH MB/PIC  VERIFIKASI PPFA OLEH KEUANGAN

SIPAT – APLIKASI PENGELOLAAN ANGGARAN TERPADU

A. PROSES KONTRAK BARU 1. PROSES DISPOSISI ANGGARAN ROLE : MANAGER BIDANG / PIC

GAMBAR 1 : HALAMAN DEPAN DENGAN ROLE MANAGER BIDANG

GAMBAR 2 : HALAMAN ANGGARAN YANG TELAH DITERIMA

TAHAPAN : -

Klik Pada Menu MANAGER BIDANG > DISPOSISI ANG

-

Tampil Halaman seperti pada Gambar 2

-

Klik pada tombol NOMOR ANGGARAN

-

Tampil Halaman seperti pada Gambar 3


GAMBAR 3 : HALAMAN DISPOSISI ANGGARAN

GAMBAR 4 : FORM PILIH PRK

TAHAPAN : -

Untuk proses Kontrak Baru, Klik tombol PILIH PRK

-

Tampil halaman seperti pada Gambar 4

-

Pilih PRK yang akan dipakai, akan tampil JUMLAH secara otomatis, dan isi kolom PAKAI untuk Jumlah PRK yang akan dipakai. Klik LOCK

-

PRK yang dipilih pada tahapan diatas akan tampil pada Tabel PRK TERPILIH

-

Untuk penggunaan PRK > 1 PRK, maka pemilihan PRK dilakukan seperti pada Poin 3

-

Jika semua PRK sudah terpilih, klik tombol DISPOSISI KE PERENCANA PENGADAAN


GAMBAR 5 : FORM DISPOSISI ANGGARAN

-

Isi Uraian Pekerjaan

-

Jumlah Rab mengikuti berdasarkan Jumlah dari PRK yang dipilih pada Tahapan Pemilihan PRK

-

Pilih Jenis Kontrak, ex : JASA, MATERIAL, MATERIAL-JASA

-

Isi Lampiran ex: 1 (satu) Berkas, Isi Perihal atau Uraian Nota Dinas

-

Klik tombol LOCK

Setelah Proses LOCK(disposisi), anggaran akan masuk ke user dengan Role PERENCANA PENGADAAN untuk pembuatan RKS.

2. PEMBUATAN RKS (RENCANA KERJA DAN SYARAT) ROLE : PERENCANA PENGADAAN

GAMBAR 5 : HALAMAN LIST ANGGARAN YANG AKAN DI PROSES RKS


GAMBAR 6 : HALAMAN PEMBUATAN RKS

GAMBAR 7 : METODE PEMBUATAN RKS


GAMBAR 8 : FORM PEMBUATAN RKS DENGAN METODE UPLOAD

TAHAPAN : -

Menu Pembuatan RKS di PENGADAAN > PJ.PENGADAAN > RKS

-

Tampil halaman seperti Gambar 5, klik Pada Uraian Pekerjaan

-

Tampil halaman seperti Gambar 6, klik tombol RENCANA KERJA DAN SYARAT

-

Tampil PopUp seperti pada Gambar 7, Klik Salah satu metode, pada manual book ini menggunakan metode UPLOAD

-

Setelah mengeklik tombol Upload, akan tampil halaman seperti pada Gambar 8

-

Isi semua Kolum seperti pada gambar 8

-

Pilih File RKS pada kolum UPLOAD FILE RKS, file dapat diupload dalam bentuk PDF, MS EXCEL, dan MS WORD

-

Setelah diisi semua, klik LOCK RKS dan akan dialihkan ke Halaman seperti pada Gambar 7 dan akan muncul tombol DISPOSISI KE USER (untuk permintaan approval rks) pada bagian bawah halaman

-

Klik tombol DISPOSISI KE USER

Setelah RKS di Disposisi, tahapan selanjutnya adalah Approval RKS oleh USER TERKAIT


3. APPROVAL RKS ROLE : USER

GAMBAR 9 : DAFTAR RKS YANG AKAN DIAPPROVE

GAMBAR 10 : HALAMAN APPROVAL RKS

TAHAPAN : -

Menu Approval RKS di MANAGER BIDANG > PENGADAAN > APPROVE RKS

-

Tampil halaman seperti Gambar 9, klik Pada Nomor RKS

-

Tampil halaman seperti Gambar 10, klik tombol APPROVE

-

Tampil PopUp seperti pada Gambar 10, Klik APPROVE jika data sudah benar

Setelah di Approve, tahap selanjutnya adalah Pembuatan Kontrak oleh user PELAKSANA PENGADAAN


4. PEMBUATAN PERJANJIAN / KONTRAK ROLE : PELAKSANA PENGADAAN

GAMBAR 11 : HALAMAN PEMBUATAN PERJANJIAN / KONTRAK

TAHAPAN : -

Menu Pembuatan PERJANJIAN di PENGADAAN > PL.PENGADAAN / KONTRAK

-

Tampil halaman seperti Gambar 5, klik Pada Uraian Pekerjaan

-

Tampil halaman seperti Gambar 6, klik tombol PERJANJIAN

-

Tampil PopUp untuk Pembuatan perjanjian. Klik Salah satu metode, pada manual book ini menggunakan metode UPLOAD

-

Setelah mengeklik tombol Upload, akan tampil halaman pembuatan Perjanjian dengan metode Upload, Halaman seperti pada gambar 11

-

Isi semua Kolum

-

Untuk pemilihan vendor, jika belum terdaftar bisa melakukan penambahan Vendor pada Menu Vendor.

-

Pilih File PERJANJIAN pada kolum UPLOAD FILE PERJANJIAN, file dapat diupload dalam bentuk PDF, MS EXCEL, dan MS WORD

-

Isi semua kolom seperti pada Gambar 11

-

Jika semua kolom sudah diisi, klik LOCK PERJANJIAN

-

Setelah LOCK PERJANJIAN di klik akan dialihkan ke Halaman seperti pada Gambar 12


GAMBAR 12 : HALAMAN PEMBUATAN KONTRAK

-

Isi HARGA KONTRAK, kemudian klik KIRIM KE USER

Setelah proses Pembuatan PERJANJIAN, tahap selanjutnya adalah input tagihan pada role USER BIDANG Terkait.

5. INPUT TAGIHAN KONTRAK ROLE : USER / PIC BIDANG

GAMBAR 13 : LIST TAGIHAN


GAMBAR 14 : CONTOH FORM TAGIHAN

TAHAPAN : -

Menu Input Tagihan, MANAGER BIDANG > INPUT TAGIHAN > KONTRAK

-

Tampil halaman seperti Gambar 13, klik tombol INPUT TAGIHAN

-

Tampil halaman seperti Gambar 14,

-

Pilih NOMOR KONTRAK, maka RP KONTRAK akan tampil otomatis

-

Isi Rupiah Tagihan sesuai dengan tagihan dari vendor

-

Pilih Jenis Tagihan, ex : BULANAN, TRIWULANAN, 100% , 95% atau 5%.

-

Isi Nomor PR dan nomor PO dari SAP

-

Jika semua sudah terisi, klik SIMPAN

Setelah disimpan, tagihan masuk ke user dengan Role KEUANGAN untuk proses verifikasi Pembayaran.


6. VERIFIKASI TAGIHAN ROLE : KEUANGAN

GAMBAR 15: HALAMAN LIST VERIFIKASI TAGIHAN

GAMBAR 16 : HALAMAN PROSES VERIFIKASI TAGIHAN

TAHAPAN : -

Menu verifikasi Tagihan, KEUANGAN > VERIFIKASI TAG > KONTRAK

-

Tampil halaman seperti Gambar 15, klik tombol Nama Kontrak

-

Tampil halaman seperti Gambar 16, Klik tombol APPROVE PEMBAYARAN

Setelah di APPROVE tagihan dari Area maupun Bidang akan masuk ke monitoring dan terhitung sebagai penyerapan.


B. PROSES KONTRAK MULTI YEARS 1. INPUT KONTRAK MULTI YEARS ROLE : MB/PIC

GAMBAR 17 : HALAMAN INPUT KONTRAK MULTI YEARS

GAMBAR 18 : FORM INPUT KONTRAK MULTI YEARS

TAHAPAN : -

Menu Input Kontrak Multiyears di MANAGER BIDANG > PENGADAAN > KT MULTIYEARS

-

Tampil halaman seperti Gambar 17, Klik tombol Tambah Kontrak

-

Tampil halaman seperti Gambar 18, Pilih Nomor Anggaran, pilih PRK yang akan dipakai

-

Isi Rupiah Kontrak (total kontrak, bukan Rp Tagihan), Uraian Pekerjaan, Tanggal


-

Pilih Vendor, jika belum terdaftar dapat didaftarkan pada Menu Vendor, jika semua kolum sudah terisi, klik SIMPAN

Setelah di SIMPAN, MB/PIC dapat langsung melakukan input tagihan. Note : Input Kontrak Multiyears & Luncuran hanya dilakukan sekali, untuk tagihan selanjutnya dapat langsung menginput tagihan.

2. INPUT TAGIHAN KONTRAK MULTI YEARS ROLE : MB/PIC Note : Proses Input Tagihan Kontrak Multiyears sama seperti pada proses Input Tagihan pada kontrak Biaya (point 5 pada alur PROSES KONTRAK BARU)

3. VERIFIKASI TAGIHAN KONTRAK MULTI YEARS ROLE : KEUANGAN Note : Proses Verifikasi Tagihan Kontrak Multiyears sama seperti pada proses Verifikasi Tagihan pada kontrak Biaya (point 6 pada alur PROSES KONTRAK BARU)


C. PROSES KONTRAK LUNCURAN 1. INPUT KONTRAK LUNCURAN ROLE : MB/PIC

GAMBAR 19 : HALAMAN INPUT KONTRAK LUNCURAN

TAHAPAN : -

Menu Input Kontrak Luncuran di MANAGER BIDANG >PENGADAAN > KT LUNCURAN

-

Tampil halaman seperti Gambar 19, Klik tombol Tambah Kontrak

-

Tampil halaman seperti Gambar 19, Pilih Nomor Anggaran, pilih PRK yang akan dipakai

-

Isi Rupiah Kontrak (total kontrak, bukan Rp Tagihan), Uraian Pekerjaan, & Tanggal

-


Setelah di SIMPAN, MB/PIC BIDANG dapat langsung melakukan input tagihan. Note : Input Kontrak Multiyears & Luncuran hanya dilakukan sekali, untuk tagihan selanjutnya dapat langsung menginput tagihan.

2. INPUT TAGIHAN KONTRAK LUNCURAN ROLE : MB/PIC Note : Proses Input Tagihan Kontrak Luncuran sama seperti pada proses Input Tagihan pada kontrak Biaya (point 5 pada alur PROSES KONTRAK BARU)


3. VERIFIKASI TAGIHAN KONTRAK LUNCURAN ROLE : KEUANGAN Note : Proses Verifikasi Tagihan Kontrak Luncuran sama seperti pada proses Verifikasi Tagihan pada kontrak Biaya (point 6 pada alur PROSES KONTRAK BARU)


D. TAGIHAN PPFA 1. INPUT TAGIHAN PPFA ROLE : MB/PIC BIDANG

GAMBAR 20 : HALAMAN INPUT TAGIHAN PPFA

GAMBAR 21 : FORM TAGIHAN PPFA

TAHAPAN : -

Menu Input Tagihan PPFA di MANAGER BIDANG > INPUT TAGIHAN > PPFA

-

Tampil halaman seperti Gambar 20, Klik tombol INPUT TAGIHAN

-

Tampil halaman seperti Gambar 21, Pilih Nomor Anggaran, pilih PRK yang akan dipakai, SISA PRK akan muncul otomatis


-

Isi Rupiah PPFA, Uraian Pekerjaan, & Tanggal

-


Setelah di SIMPAN, tagihan masuk ke user dengan ROLE Keuangan untuk dilakukan verifikasi Tagihan PPFA.

2. VERIFIKASI TAGIHAN PPFA ROLE : KEUANGAN

GAMBAR 22 : HALAMAN VERIFIKASI TAG PPFA

GAMBAR 23 : FORM VERIFIKASI PPFA


TAHAPAN : -

Menu Verifikasi Tagihan PPFA di KEUANGAN > VERIFIKASI TAG > PPFA

-

Tampil halaman seperti Gambar 22, Klik tombol PROSES pada Kolom ACTION jika terdapat tagihan yang belum diverifikasi

-

Tampil Halaman seperti pada Gambar 23, Cek semua keterangan dan Centang Status TERIMA dan klik APPROVE TAGIHAN jika semua data sudah lengkap

Setelah di APPROVE TAGIHAN, tagihan masuk ke monitoring pembayaran


SOP ALUR PROSES KANTOR WILAYAH

Recommend Documents