STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN LPSE KOTA BEKASI Dagram Alur Prosedur pendaftaran bagi Penyedia: Alur proses pendaftaran bagi Penyedia Hal I PENYEDIA SPSE
Keterangan VERIFIKATOR
HELPDESK
Alur proses pendaftaran bagi Hal II PENYEDIA SPSE Tidak
VERIFIKATOR
Ya
HELPDESK
PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN LPSE KOTA BEKASI I. PROSEDUR MENGIKUTI LELANG / PENDAFTARAN LELANG SECARA ELEKTRONIK: A. Penyedia yang akan mengikuti pengadaan barang/jasa secara elektronik di Kota Bekasi, mengecek terlebih dahulu apakah terdaftar di LPSE Inaproc. Apabila sudah terdaftar di salah satu LPSE yang terhubung dengan SIstem Inaproc, maka penyedia dapat melakukan Aktivasi melalui Login LPSE tempatnya terdaftar. Adapun proses Aktivasi bagi penyedia adalah sebagai berikut : 1. SPSE yang telah terhubung dengan LPSE Inaproc serta memiliki fasilitas Aktivasi minimal SPSE versi 3.0 2. Setelah penyedia melakukan login, dapat melakukan Aktivasi yang terdapat pada menu Home. 3. Pada saat aktivasi, system Inaproc melakukan identifikasi terhadap duplikasi data (UserID, email, NPWP, dan identitas perusahaan lain) di semua LPSE yang tergabung dalam system inaproc 4. Jika terdapat duplikasi data yang ditemukan oleh Sitem Data Inaproc, dilakukan hal‐hal sebagai berikut : NO Jenis Duplikasi Keterangan 1 Dua atau lebih UserID yang sama Semua penyedia harus mengganti UserID digunakan oleh Penyedia yang berbeda 2 Satu peyedia telah terdaftar di dua LPSE Penyedia memilih salah satu LPSE, sebaiknya atau lebih dengan email dan NPWP yang memilih LPSE yang memiliki paket paling banyak sama diikuti oleh penyedia tersebut. UserID dan Password pada LPSE terpilih akan menjadi UserId dan Password tunggal. UserID dan Password pada LPSE lain (yang tidak terpilih) tidak dapat digunakan di LPSE lain yang telah terdaftar dalam Inaproc 3 Satu penyedia yang telah terdaftar di dua Berdasarkan alamat perusahaan, Administrator LPSE atau lebih dengan NPWP yang sama LPSE Inaproc menentukan apakah 2 akun atau namun memiliki email, alamat yang lebih (UserID dan Password) yang terdaftar sebagai satu cabang/perusahaan atau tidak. 2 berbeda akun atau lebih yang memiliki NPWP sama namun memiliki alamat yang berbeda akan dianggap sebagai perusahaan/kantor cabang yang berbeda. System Inaproc salah satu LPSE yang memiliki paket paling banyak diikuti oleh penyedia tersebut. UserID dan Password pada LPSE terpilih akan menjadi UserId dan Password tunggal. UserID dan Password di luar LPSE terpilih akan digantikan dengan UserID dan Password tersebut ketika melakukan Aktivasi di masing‐masing LPSE. 5. Penggantian UserID dan Password dapat dilakukan di situs LPSE Inaproc 6. Identitas penyedia, data kualifikasi dan proses pengadaan : a. Identitas penyedia (nama, alamat, telepon, email dan lain‐lain) dapat diedit disetiap LPSE Inaproc. Perubahan terhadap identitas penyedia ini akan dapat dilihat di semua LPSE Inaproc. b. Data kualifikasi (Izin Usaha, tenaga ahli, pengalaman, neraca dan sejenisnya) disimpan di LPSE Inaproc tempat penyedia mengisi dan mengedit. Perubahan di satu LPSE Inaproc tidak mengubah data kualifikasi LPSE di LPSE Inaproc lain. c. Di LPSE non Inaproc (yang belum menerapkan Inaproc) UserID, Password, Identitas Perusahaan, dan Data Kualifikasi tersimpan dan berlaku hanya di LPSE tersebut. d. Proses pengadaan, pengisian data kualifikasi dan upload dokumen penawaran berlangsung di masing‐masing LPSE (Inaproc maupun non Inaproc). Data‐data tersebut disimpan di masing‐ masing LPSE. B. Bagi Penyedia yang sudah memiliki UserID dan Password yang terdaftar pada LPSE Kota Bekasi/ LPSE lain yang sudah terhubung dengan Sistem Inaproc 1. Bagi Penyedia yang sudah memiliki UserID dan Password dan memiliki fasilitas internet, harus secara rutin mengecek pengumuman pelelangan yang terdapat pada aplikasi SPSE
2. Apabila terdapat pengumuman pelelangan yang sekiranya dapat diikuti, maka dapat langsung mengikuti proses pelelangan selanjutnya 3. Bagi Penyedia yang sudah memiliki UserID dan Password namun tidak memiliki fasilitas internet, dapat menggunakan fasilitas hotspot pada LPSE Kota Bekasi dengan membawa Laptop pribadi C. Bagi Penyedia yang belum memiliki UserID dan Password yang terdaftar pada LPSE Kota Bekasi/ LPSE lain yang sudah teragregasi secara nasional yang tergabung dalam sistem Inaproc, maka diwajibkan untuk mengikuti langkah‐langkah sebagai berikut : 1. Pendaftaran awal secara online : a. Membuka alamat website LPSE (lpse.bekasikota.go.id) serta mengklik link “mendaftar sebagai penyedia barang dan jasa” b. Mengisi alamat email yang valid, dan alamat tersebut akan digunakan untuk proses pengadaan barang/jasa elektronik selanjutnya c. Mendownload formulir pendaftaran dan formulir keikutsertaan (diisikan dan dicetak untuk keperluan verifikasi) d. Mengklik tombol “Mendaftar” e. Penyedia mengecek email yang dikirim oleh SPSE, yang berisi konfirmasi pendaftaran rekanan f. Mengklik link yang ada pada email konfirmasi tersebut, yang selanjutnya akan membuka menu formulir pendaftaran secara online. g. Mengisi formulir pendaftaran secara online (UserID, Password dan lain‐lain.) Password HARAP diingat untuk proses selanjutnya. h. Mengklik tombol “Mendaftar” sampai kembali ke halaman awal i. Penyedia mengecek email yang dikirimkan SPSE, yang berisi UserID 2. Pendaftaran secara offline : a. Penyedia yang sudah melakukan pendaftaran secara online sesuai dengan poin C.1 di atas, maka diwajibkan mengisi formulir pendaftaran dan formulir keikutsertaan yang telah didownload pada tahapan C.1.c b. Mendownload syarat verifikasi pada alamat website LPSE (lpse.bekasikota.go.id) pada kolom Special Content c. Melengkapi syarat verifikasi, antara lain : i. Print Out Formulir : a) Keikutsertaan Dalam Sistem e‐Procurement Nasional untuk Penyedia Barang/Jasa b) Surat Penunjukan Admin c) Surat Kuasa ketiga dokumen di atas harus ditandatangani Direktur Utama, dicap dan bermaterai Rp. 6000 ii. Print Out Formulir pendaftaran : Identitas Perusahaan, Akta (Pendirian dan Perubahan Terakhir bagi yang ada), Izin Usaha, Pemilik Perusahan, Pengurus Perusahaan dan Staf Ahli (Bagi yang memiliki) iii. Membawa surat kuasa, bagi pembawa dokumen selain Direktur Utama: a) Prioritas pertama bagi yang namanya yang tercantum dalam Akta/Komanditer (Pendirian dan Perubahan Terakhir bagi yang ada) b) Prioritas selanjutnya Perusahaan yang dapat dibuktikan dengan SK Pengangkatan sebagai Karyawan, dicap, bermaterai Rp. 6000 dan ditandatangani Direktur Utama iv. KTP Direktur Utama dan KTP Pembawa Kuasa bagi yang dikuasakan (asli dan fotocopy) v. NPWP Perusahaan (asli dan fotocopy) vi. SIUP, SIUJK dan SBU serta Surat Izin lainnya sesuai dengan jenis usaha (asli dan fotocopy) vii. Akta pendirian dan perubahan terakhir (khusus untuk PT sesuai UU No.40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas beserta pengesahaannya dilengkapi dengan Keputusan Menteri Hukum dan HAM) (asli dan fotocopy) viii. TDP (asli dan fotocopy) ix. SITU/HO dan Domisili (asli dan fotocopy) x. Surat Pengukuhan Kena Pajak (asli dan fotocopy) xi. Semua dokumen persyaratan disusun berdasarkan urutan syarat verifikasi (point a s.d. j) xii. Semua dokumen persyaratan dimasukan ke dalam map :
a) Map merah untuk CV b) Map biru untuk PT c) Map kuning untuk selain CV & PT xiii. Semua persyaratan di atas harus sesuai dengan masa berlakunya d. Satu orang diperkenankan mewakili hanya satu perusahaan e. Apabila belum melakukan pendaftaran secara online, maka penyedia dapat meminta bantuan Helpdesk pada Bidding Room LPSE kota Bekasi, sesuai dengan kapasitas sarana yang tersedia. Prosedur pemanfaatan Bidding Room akan dijelaskan lebih lanjut pada Point IV. f. Setelah selesai melakukan pendaftaran online, semua formulir pendaftaran dan keikutsertaan dapat dilengkapi terlebih dahulu sebelum melakukan proses verifikasi berkas selanjutnya. g. Apabila semua persyaratan verifikasi sebagaimana poin C.2.c telah dilengkapi oleh penyedia, maka semua persyaratan dapat diserahkan kepada helpdesk, yang selanjutnya dapat dilakukan proses checklist. h. Apabila semua persyaratan telah terpenuhi, maka helpdesk akan meneruskan dokumen kepada verifikator. i. Verifikator memeriksa kelengkapan, keabsahan dan kesesuaian dokumen verifikasi : a) dokumen penunjang asli dengan salinannya b) formulir pendaftaran dengan dokumen penunjang c) formulir keikutsertaan dengan dokumen penunjang d) data registrasi (data identitas dan data perusahaan) yang telah dimasukkan ke dalam portal LPSE oleh penyedia dengan dokumen penunjang j. Apabila masih terdapat kekurangan persyaratan verifikasi, maka seluruh dokumen (asli & copy) dikembalikan dengan catatan kekurangan yang tertulis pada map, dilengkapi dan dikembalikan maksimal 3 (tiga) bulan dari tanggal verifikasi awal. k. Apabila dalam pengembalian melebihi batas waktu 3 (tiga) bulan dari verifikasi awal, maka penyedia barang/jasa harus melakukan verifikasi ulang (tanpa registrasi online) l. Penyedia yang telah lulus verifikasi akan mendapatkan kartu lolos verifikasi yang diberikan oleh helpdesk setelah verifikator menyetujui. Penyedia akan memperoleh email konfirmasi bahwa userID dan Password telah diaktifkan. m. Dokumen asli penyedia akan dikembalikan dan penyedia harus mengecek kembali dokumen sebelum meninggalkan Helpdesk LPSE n. Fotocopy dokumen akan disimpan sebagai arsip LPSE Kota Bekasi o. Bagi penyedia yang memiliki kantor cabang: a) Menyerahkan semua dokumen (yang dipersyaratkan untuk proses verifikasi) baik kantor pusat maupun kantor cabang b) Apabila yang melakukan proses registrasi adalah Direktur Utama, cukup memberikan surat keikutsertaan dan surat penunjukan admin c) Direktur Utama dapat menunjuk seseorang yang dikuasakan untuk melakukan proses registrasi dengan melengkapi Surat Kuasa d) Kepala Cabang dapat menandatangani surat keikutsertaan, surat kuasa, dan surat penunjukan admin dengan syarat menunjukkan SK Pengangkatan dan surat Penugasan dari Direktur Utama untuk mengikuti proses registrasi LPSE setempat p. Perusahaan Asing yang akan mengikuti pengadaan barang/jasa secara elektronik, wajib melakukan registrasi dengan membawa persyaratan sebagaimana point I.C.2.c q. Persyaratan tambahan untuk penyedia dengan beberapa bidang usaha tertentu antara lain : a) Kepariwisataan : SIPUK (Surat Izin Penyelenggaraan Usaha Kepariwisataan) b) Asuransi : Surat Izin dari Kementerian Keuangan c) Alat kesehatan : Surat Izin PAK (Penyalur Alat Kesehatan) dan Sub PAK d) Farmasi : Surat Izin PBF (Pedagang Besar Farmasi) e) Security : Surat Izin dari Kepolisian RI : TDI (Tanda Daftar Industri) Dinas terkait di tingkat Provinsi untuk f) Percetakan perusahaan kecil dan IUI (Izin Usaha Industri) dari Kementerian Perindustrian untuk Perusahaan Non Kecil g) Tenaga kerja : Surat Izin dari Kementerian Tenaga Kerja
h) SIUJK perusahaan konstruksi yang bergerak di bidang tata lingkungan/pengeboran/pemanfaatan air tanah harus menyertai SIPPAT (Surat Izin Pengusahaan Pengeboran Air Bawah Tanah) r. Syarat bagi Koperasi untuk terdaftar di LPSE : a) SITU b) Akta Pendirian Koperasi serta perubahan terakhir (jika ada) asli dan copy c) KTP Ketua (asli dan copy) d) SIUP (asli dan copy) e) NPWP (asli dan copy) f) TDP (asli dan copy) g) Surat Izin dari Kementerian Koperasi h) Surat keikutsertaan, Surat Kuasa dan Surat Penunjukan Admin ditandatangani oleh Ketua Koperasi atau yang tercantum dalam Akta Pendirian Koperasi. Apabila ditandatangani oleh Ketua Koperasi maka dilampiri dengan SK Pengangkatan. i) Untuk pengurusan registrasi yang dikuasakan, pembawa surat kuasa diprioritaskan orang yang tercantum dalam akta pendirian atau karyawan yang dibuktikan dengan SK Pengangkatan. j) Melengkapi formulir pendaftaran s. Syarat bagi BUMN/BUMD untuk terdaftar di LPSE : a) SITU/HO b) Akta Pendirian serta perubahan terakhir (jika ada) asli dan copy c) KTP Direktur Utama (asli dan copy) d) SIUP (asli dan copy) e) NPWP (asli dan copy) f) TDP (asli dan copy) g) Surat keikutsertaan, Surat Kuasa dan Surat Penunjukan Admin ditandatangani oleh Direktur Utama atau yang tercantum dalam Akta Pendirian.. h) Untuk pengurusan registrasi yang dikuasakan, pembawa surat kuasa diprioritaskan orang yang tercantum dalam akta pendirian atau karyawan yang dibuktikan dengan SK Pengangkatan. i) Melengkapi formulir pendaftaran j) Apabila BUMN/BUMD yang akan mendaftar LPSE adalah kantor cabang, maka persyaratan di atas ditambah dengan persyaratan point I.C.2.o t. Perusahaan yang telah melakukan pergantian nama setelah terdaftar dalam LPSE Kota maupun Inaproc maka harus melakukan verifikasi ulang dengan persyaratan tambahan membawa Akta pergantian nama perusahaan II. PROSEDUR UPLOAD DATA PENYEDIA A. Helpdesk akan mendampingi penyedia apabila mengalami kesulitan dalam mengisi/upload data penyedia. B. Apabila penyedia masih mengalami kesulitan, maka Helpdesk dapat meminta penyedia untuk Logout dan kemudian dapat Login kembali ke Portal LPSE. C. Jika setelah melakukan tahapan II.B masih mengalami kesulitan, maka Helpdesk dapat meminta penyedia untuk mengirimkan email yang berisi pesan error yang muncul disertai UserID dan Password ke email Helpdesk D. Helpdesk akan meneruskan email tersebut pada poin II.C kepada Administrator LPSE Kota Bekasi untuk ditindaklanjuti permasalahannya. E. Jika setelah melakukan poin II.B tidak lagi mengalami kesulitan, maka penyedia dapat melanjutkan proses pengisian/upload data penyedia. III. PROSEDUR UPLOAD DOKUMEN PENAWARAN PENYEDIA A. Helpdesk akan mendampingi penyedia apabila mengalami kesulitan dalam mengisi/upload Dokumen Penawaran. B. Penyedia harus mengupload Dokumen Penawaran dalam format file berekstensi .rhs C. Apabila Dokumen Penawaran sudah berekstensi .rhs, maka penyedia dapat mencoba kembali proses upload .
D. Apabila file Dokumen Penawaran belum berekstensi .rhs, maka Helpdesk meminta penyedia untuk mengubah file menjadi .rhs terlebih dahulu dengan menggunakan Apilkasi APENDO dan dilanjutkan untuk proses upload kembali. E. Jika Dokumen Penawaran yang sudah berekstensi .rhs masih belum berhasil diupload, penyedia dapat mencoba untuk Logout dan Login kembali, yang selanjutnya mencoba untuk proses upload kembali.. F. Jika ternyata masih belum berhasil, maka Helpdesk dapat meminta penyedia untuk mengirimkan email yang berisi pesan error yang muncul disertai UserID dan Password ke email Helpdesk G. Helpdesk akan meneruskan email tersebut pada poin III.F kepada Administrator LPSE Kota Bekasi untuk ditindaklanjuti permasalahannya. IV. PROSEDUR PEMANFAATAN BIDDING ROOM LPSE KOTA BEKASI A. Bagi penyedia yang akan mengikuti lelang secara elektronik, diperbolehkan datang ke Bidding Room LPSE Kota Bekasi B. Apabila penyedia membawa laptop sendiri, dapat menggunakan fasilitas hotspot yang tersedia C. Jika tidak membawa laptop sendiri, dapat memanfaatkan sarana komputer desktop yang tersedia pada bidding room bagi penyedia selama jam kerja LPSE Kota Bekasi. D. Untuk kenyamanan Bidding Room, para penyedia yang memanfaatkan harus mematuhi peraturan yang berlaku. E. Apabila penyedia menemui kesulitan dalam menggunakan aplikasi SPSE, dapat meminta bantuan helpdesk. V. PROSEDUR MENGUBAH ALAMAT EMAIL PENYEDIA A. Penyedia yang ingin melakukan perubahan alamat email dapat login terlebih dahulu pada website LPSE Kota Bekasi. B. Apabila proses login berhasil, maka penyedia dapat langsung mengubah alamat email di Data Penyedia C. Apabila proses login tidak berhasil, maka penyedia harus datang ke Helpdesk LPSE Kota Bekasi dengan membawa: 1. Surat Pernyataan untuk mengubah alamat email lama menjadi alamat email baru, dilengkapi materai Rp.6000,‐ , yang ditanda‐tangani oleh Direktur Utama dan dicap perusahaan 2. KTP Direktur Utama (asli) 3. Akta Perubahan Terakhir (asli) D. Helpdesk akan mengecek kelengkapan pada poin C di atas. Apabila dokumen sudah lengkap maka akan diteruskan ke Verifikator, untuk selanjutnya akan dibuatkan Nota Persetujuan Keabsahan Dokumen. E. Helpdesk menerima Nota Persetujuan Keabsahan Dokumen dari Verifikator, selanjutnya diserahkan kepada Admin LPSE untuk dilakukan perubahan alamat email. F. Helpdesk menginformasikan kepada Penyedia untuk masuk ke Menu Lupa Password pada Account Penyedia G. Setelah diklik Menu Lupa Password, Penyedia memasukkan UserId dan alamat mail baru H. Setelah berhasil, penyedia dapat mengecek email yang baru. VI. PROSEDUR LUPA UserID A. Apabila penyedia Lupa UserID, maka dapat mengirimkan pertanyaan melalui email atau fitur tanya jawab pada portal LPSE Kota Bekasi. B. Helpdesk akan mengecek email yang masuk selanjutnya akan melakukan pengecekan UserID penyedia yang bersangkutan pada aplikasi Smart Report. C. Helpdesk akan menginformasikan UserID tersebut kepada penyedia VII. PROSEDUR PENDAFTARAN ADMIN AGENCY DAN AUDITOR A. ADMIN AGENCY 1. Calon Administrator Agency mengirimkan Surat Permohonan menjadi Administrator Agency yang ditujukan kepada Administrator LPSE, disertai Surat Tugas ditandatangani oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran masing‐masing SKPD. 2. Data Administrator Agency dimasukkan ke dalam Aplikasi SPSE oleh Administrator LPSE yang selanjutnya dibuatkan UserID serta Password Administrator Agency
