ALUR KERJA KANTOR LAYANAN OPERASIONAL KABUPATEN-KOTA

ALUR KERJA KANTOR LAYANAN OPERASIONAL KABUPATEN-KOTA

21032014

Copyright © 2014 . All rights reserved.

Document Control

Author

DEPARTEMEN MANAJEMEN SISTEM

Contributors

GRUP MANAJEMEN PERUBAHAN

File Name

ALUR KERJA KANTOR LAYANAN OPERASIONAL KABUPATEN KOTA 21032014

Location Created Date

21032014

Last Edited

21032014

Number of Pages

69

Revision Date

Version No.

Revision Description

Distribution

ii

Author

Table of Contents 1

Introduction .................................................................................................................................. 6 1.1 Purpose .................................................................................................................................... 6 1.2 Scope........................................................................................................................................ 6 1.3 Related Documents .................................................................................................................. 6 2 Document Sign Off........................................................................................................................ 7 3 Back Up Database KLOK ................................................................................................................ 8 4 Deteksi Kejadian Terindikasi Fraud dan Abuse pada Pelayanan Kesehatan KLOK ....................... 9 5 Dokumentasi Formulir Daftar Isian Peserta, Formulir Perubahan Data Peserta (Elektronik) KLOK .................................................................................................................................................... 10 6 Dokumentasi Formulir Daftar Isian Peserta, Formulir Perubahan Data Peserta (Manual) KLOK11 7 Evaluasi Pemasaran KLOK ........................................................................................................... 12 8 Komunikasi & Pemberian Informasi Secara Langsung (Tatap Muka, Hotline Service) KLOK ...... 13 9 Laporan Kegiatan Hubungan Kemitraan dengan Penentu Kebijakan, Pemberi Kerja, Koordinator (Organisasi Komunitas, Asosiasi atau Paguyuban, Federasi Serikat Pekerja) Triwulanan KLOK ......................................................................................................................... 14 10 Laporan Kegiatan Sosialisasi dan Edukasi Langsung KLOK.......................................................... 15 11 Laporan Pengelolaan Daftar Penentu Kebijakan, Pemberi Kerja, Koordinator (Organisasi Komunitas, Asosiasi atau Paguyuban, Federasi Serikat Pekerja) Triwulanan KLOK ................... 16 12 Laporan Penggunaan dan Stok Blanko Kartu Identitas Peserta KLOK ........................................ 17 13 Laporan Perkembangan Rekrutmen Peserta dan Advokasi atau Komunikasi Publik KLOK ........ 18 14 Monitoring Ketersediaan Obat Program Rujuk Balik KLOK ........................................................ 19 15 Pelaksanaan Skrining Kanker Serviks dan Payudara KLOK .......................................................... 20 16 Pelaksanaan Skrining Riwayat Kesehatan KLOK ......................................................................... 21 17 Pelaporan Fraud dan Abuse KLOK .............................................................................................. 22 18 Pelaporan Pengelolaan Keluhan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Dan Tingkat Lanjutan KLOK............................................................................................................................................ 23 19 Pelayanan Imunisasi KLOK .......................................................................................................... 24 20 Pelayanan KB KLOK ..................................................................................................................... 25 21 Pelayanan Rujukan Antar Fasilitas Kesehatan Antar Provinsi KLOK ........................................... 26 22 Pemantauan Aktivitas Prolanis KLOK .......................................................................................... 27 23 Pembayaran Tunai KLOK ............................................................................................................. 28 24 Pemeliharaan Alat Angkutan (Rutin) KLOK ................................................................................. 29 25 Penagihan Iuran Pekerja Penerima Upah (Non APBN) KLOK ...................................................... 30 26 Penanganan Keluhan Langsung KLOK ......................................................................................... 31 27 Penanganan Keluhan Tidak Langsung KLOK ............................................................................... 32 28 Penataan Arsip Aktif KLOK .......................................................................................................... 33 29 Penataan Arsip Inaktif KLOK ....................................................................................................... 34 30 Pendaftaran Peserta Individu Melalui Pihak Ketiga KLOK .......................................................... 35 31 Pendaftaran Peserta Kolektif (Migrasi Data) KLOK ..................................................................... 36 32 Pendaftaran Peserta Melalui Website KLOK .............................................................................. 37 33 Pendaftaran Peserta Pelayanan Rujuk Balik (PRB) KLOK ............................................................ 38 34 Pendaftaran Peserta Perorangan KLOK ...................................................................................... 39 35 Pendaftaran Peserta Prolanis KLOK ............................................................................................ 40 36 Pengelolaan Absensi Pegawai KLOK ........................................................................................... 41 37 Pengelolaan Surat Masuk KLOK .................................................................................................. 42 38 Pengisian Kas KLOK ..................................................................................................................... 43 39 Pengumpulan Data Untuk Purifikasi KLOK ................................................................................. 44 40 Penutupan Kas KLOK................................................................................................................... 45 41 Penyelenggaraan Pertemuan Dengan Pihak Yang Berkepentingan (Stakeholder) KLOK ........... 46 42 Penyusunan Laporan Penerimaan Iuran PNS atau Pemda ......................................................... 47 43 Penyusunan Surat Keluar KLOK .................................................................................................. 48 44 Perawatan Arsip Aktif KLOK ........................................................................................................ 49 45 Rekonsiliasi Data Iuran Pekerja Penerima Upah (Non APBN) Bukan Penerima Upah KLOK ...... 50 46 Rekrutmen Kelompok Peserta Bukan Pekerja (Mampu Bayar Iuran) Berbadan Hukum KLOK .. 51

iii

47 Rekrutmen Kelompok Peserta Pekerja Bukan Penerima Upah (Kolektif) KLOK ......................... 52 48 Rekrutmen Kelompok Peserta Pekerja Penerima Upah (Kolektif) KLOK .................................... 53 49 Sosialisasi & Edukasi Langsung Program BPJS Kesehatan Kepada Peserta Pekerja Bukan Penerima Upah KLOK .................................................................................................................. 54 50 Sosialisasi & Edukasi Langsung Program BPJS Kesehatan Kepada Peserta Pekerja Penerima Upah KLOK .................................................................................................................................. 55 51 Tindak Lanjut Hasil Audit Medis Tingkat Lanjutan KLOK ............................................................ 56 52 Update Data Kepesertaan Oleh Peserta KLOK ............................................................................ 57 53 Verifikasi Klaim Gawat Darurat di Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Yang Tidak Bekerjasama KLOK............................................................................................................................................ 58 54 Verifikasi Klaim Gawat Darurat di Faskes Tingkat Lanjutan Yang Tidak Bekerjasama KLOK ...... 59 55 Verifikasi Klaim Kompensasi Dalam Bentuk Uang Tunai Pada Daerah Tanpa FasKes KLOK ....... 60 56 Verifikasi Klaim Obat Rujuk Balik KLOK ....................................................................................... 61 57 Verifikasi Klaim Pelayanan Ambulan pada Faskes Tingkat Lanjutan KLOK ................................. 62 58 Verifikasi Klaim Pelayanan Ambulan pada Faskes Tingkat Pertama KLOK ................................. 63 59 Verifikasi Klaim Penunjang Diagnostik Peserta Rujuk Balik KLOK............................................... 64 60 Verifikasi Klaim Persalinan Pada Faskes Tingkat Pertama KLOK ................................................. 65 61 Verifikasi Klaim Rawat inap Tingkat Lanjutan (RITL) KLOK ......................................................... 66 62 Verifikasi Klaim Rawat Inap Tingkat Pertama (RITP) KLOK ......................................................... 67 63 Verifikasi Klaim Rawat Jalan Tingkat Lanjutan (RJTL) KLOK ........................................................ 68

iv

v

1 Introduction 1.1 Purpose This document describes the purpose of the project. 1.2 Scope

1.3 Related Documents

ALUR KERJA KANTOR OPERASIONAL KABUPATEN-KOTA 21032014

6

2 Document Sign Off The following people have reviewed and signed off this document. Area

Title

Name

Signature


Date

7

3 Back Up Database KLOK

Staf Operasional KabupatenKota

Kepala Layanan Operasional KabupatenKota

Menerima informasi untuk melakukan backup data

Melakukan backup data

Memberikan disposisi dan arahan

Menyimpan hardisk eksternal di tempat penyimpanan

Membuat laporan rekapitulasi hasil backup data Tidak

Menyerahkan laporan rekapitulasi backup data

Memeriksa dan memberikan persetujuan

Setuju Ya

Mengirimkan ke Kantor Cabang


8

4 Deteksi Kejadian Terindikasi Fraud dan Abuse pada Pelayanan Kesehatan KLOK

Verifikator


Melakukan identifikasi kejadian terindikasi fraud dan abuse (melalui analisa data UR, Customer visit, dll)

Melakukan inisiasi deteksi fraud

Memeriksa kebenaran data

Menetapkan kasus terindikasi fraud dan abuse

Menghitung potensi kerugian


Tidak Setuju Ya



9

5 Dokumentasi Formulir Daftar Isian Peserta, Formulir Perubahan Data Peserta (Elektronik) KLOK



Mengumpulkan formulir yang sudah diisi

Melakukan inisiasi kegiatan

Melakukan verifikasi dan validasi data

Melakukan scanning formulir

Melakukan upload formulir

Mengarsipkan formulir


10

6 Dokumentasi Formulir Daftar Isian Peserta, Formulir Perubahan Data Peserta (Manual) KLOK



Mengumpulkan formulir yang sudah diisi



Merekapitulasi jumlah formulir

Membuat laporan

Menyetujui laporan

Tidak Setuju Ya

Menyampaikan ke gudang arsip


11

7 Evaluasi Pemasaran KLOK



Melakukan pengumpulan data dan informasi

Melakukan inisiasi evaluasi pemasaran

Melakukan analisa data

Menerima Konsep

Menyusun konsep laporan hasil pencapaian



12

8 Komunikasi & Pemberian Informasi Secara Langsung (Tatap Muka, Hotline Service) KLOK

Peserta



Meminta informasi

Menerima permintaan

Melakukan koordinasi komunikasi & pemberian informasi

Mencatat identitas peserta dan informasi yang diminta

Melakukan koordinasi dengan unit lain jika diperlukan

Memberikan informasi yang dibutuhkan

Membuat laporan

Menyetujui laporan

Tidak Setuju Ya Mengirimkan ke Kantor Cabang


13

9 Laporan Kegiatan Hubungan Kemitraan dengan Penentu Kebijakan, Pemberi Kerja, Koordinator (Organisasi Komunitas, Asosiasi atau Paguyuban, Federasi Serikat Pekerja) Triwulanan KLOK



Melakukan Kolekting data dan merekapitulasi kegiatan

Melakukan pengolahan data

Membuat laporan


Tidak Setuju Ya



14

10 Laporan Kegiatan Sosialisasi dan Edukasi Langsung KLOK



Melakukan pengumpulan data dan merekapitulasi kegiatan

Melakukan inisiasi pembuatan laporan


Memeriksa dan memberi paraf

Membuat laporan kegiatan

Tidak Setuju Ya



15

11 Laporan Pengelolaan Daftar Penentu Kebijakan, Pemberi Kerja, Koordinator (Organisasi Komunitas, Asosiasi atau Paguyuban, Federasi Serikat Pekerja) Triwulanan KLOK






Membuat laporan

Memberikan persetujuan dan menandatangani

Tidak Setuju

Ya Mengirimkan ke Kantor Cabang


16

12 Laporan Penggunaan dan Stok Blanko Kartu Identitas Peserta KLOK



Menyiapkan data


Menyusun konsep laporan

Menyetujui laporan Tidak Ya

Menerima laporan

Setuju



17

13 Laporan Perkembangan Rekrutmen Peserta dan Advokasi atau Komunikasi Publik KLOK





Membuat laporan

Memeriksa dan menandatangani

Tidak Setuju Ya



18

14 Monitoring Ketersediaan Obat Program Rujuk Balik KLOK



Melakukan inisiasi monitoring ketersediaan obat PRB

Menerima informasi kekosongan obat PRB

Melakukan konfirmasi kebenaran informasi


Melakukan analisa penyebab kekosongan obat PRB


Tidak Setuju Ya

Melakukan tindaklanjut hasil analisa

Membuat konsep laporan kekosongan obat


Tidak Setuju Ya Mengirimkan laporan ke kantor cabang


19

15 Pelaksanaan Skrining Kanker Serviks dan Payudara KLOK

Peserta

Faskes Tingkat Pertama



Melakukan inisiasi pelaksanaan skrining kanker Serviks dan Payudara

Melakukan identifikasi calon peserta

Menerima pengumuman pelaksanaan kegiatan

Mengumumkan pelaksanaan kegiatan

Melakukan pendaftaran

Melakukan validasi calon peserta

Menyusun rencana kegiatan

Memberikan approval peserta

Melaksanakan skrining

Mengirimkan hasil skrining

Menerima data peserta

Melakukan entry data

Melakukan analisa hasil entri data

Menyampaikan hasil analisa ke peserta tembusan ke dokter keluarga untuk tindak lanjut


Memberikan persetujuan

Tidak Setuju Ya

Mengirimkan laporan ke kantor cabang


20

16 Pelaksanaan Skrining Riwayat Kesehatan KLOK

Peserta

Faskes Tingkat Pertama

Pihak yang berkepentingan



Staf Manajemen Manfaat PelKes Primer

Kepala Unit Manajemen Pelayanan Kesehatan Primer

Kepala Cabang

Melakukan inisiasi pelaksanaan skrining riwayat kesehatan

Melakukan koordinasi dengan pihak terkait

Menerima formulir skrining

Menerima formulir skrining dan membagikannya ke peserta

Mengisi formulir skrining

Menerima formulir skrining


Mendistribusikan formulir skrining

Melaksanakan kegiatan


Melakukan rekapitulasi hasil entry data peserta skrining

Mengirimkan hasil rekapitulasi data peserta

Menerima rekap hasil entry data peserta skrining


Melakukan analisa hasil skrining kesehatan

Memberikan rekomendasi tindak lanjut hasil skrining kesehatan


Tidak

Ya Setuju

Memberikan Tidak persetujuan

Setuju Ya

Mengirimkan ke Faskes

Mengirimkan ke KLOK


Menandatangani rekomendasi

21

17 Pelaporan Fraud dan Abuse KLOK

Verifikator



Menerima laporan kejadian fraud dan abuse

Membuat rekapitulasi kejadian fraud dan abuse


Tidak Setuju

Ya Mengirimkan laporan ke kantor cabang


22

18 Pelaporan Pengelolaan Keluhan Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Dan Tingkat Lanjutan KLOK



Mengolah data pengelolaan keluhan faskes




Tidak Setuju Ya



23

19 Pelayanan Imunisasi KLOK



Melakukan mapping data kebutuhan pelayanan imunisasi



Tidak Setuju Ya

Mengkoordinir penyelenggaraan pelayanan kepada peserta BPJS Kesehatan

Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk penyediaan dan distribusi vaksin



Tidak Setuju



24

20 Pelayanan KB KLOK



Melakukan mapping data kebutuhan pelayanan KB



Tidak Setuju Ya

Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk penyediaan dan distribusi alat kontrasepsi

Menyusun media edukasi pelayanan KB

Menunjuk faskes primer yang dapat memberikan pelayanan KB

Melakukan sosialisasi

Mengkoordinir penyelenggaraan pelayanan kepada peserta BPJS Kesehatan



Tidak Setuju Ya



25

21 Pelayanan Rujukan Antar Fasilitas Kesehatan Antar Provinsi KLOK



Menerima surat rujukan dari peserta

Melakukan verifikasi terhadap rujukan

Menyusun konsep surat pengantar rujukan


Menyampaikan surat pengantar rujukan


26

22 Pemantauan Aktivitas Prolanis KLOK

Faskes


Menyampaikan laporan kegiatan dan status kesehatan individu

Menerima laporan dan data


Melakukan rekap data dan status kesehatan peserta prolanis

Melakukan analisa laporan dan data

Menyusun konsep umpan balik


Tidak Setuju Ya

Menerima umpan balik

Mengirimkan umpan balik ke peserta


27

23 Pembayaran Tunai KLOK




Menerima berkas tagihan yang sudah diverifikasi

Menyiapkan kwitansi pembayaran

Memeriksa dan memberikan persetujuan Tidak

Ya Menerima pembayaran

Melakukan pembayaran tunai

Setuju

Mencatat pada buku catatan kas


28

24 Pemeliharaan Alat Angkutan (Rutin) KLOK



Melakukan pengecekan kondisi kendaraan sesuai jadwal Ya Melakukan monitoring KM kendaraan

Perlu perbaikan

Melakukan koordinasi ke KC terkait ketersediaan biaya perbaikan

Tidak Melakukan pencatatan monitoring Tidak Biaya tersedia

Menunggu anggaran tersedia untuk perbaikan

Ya Melaksanakan kegiatan pemeliharaan, perbaikan, atau service

Membuat laporan hasil pemeliharaan, perbaikan atau service


Tidak Setuju Ya



29

25 Penagihan Iuran Pekerja Penerima Upah (Non APBN) KLOK



Melakukan pencetakan tagihan

Melakukan pencetakan kwitansi penagihan

Menyusun rencana penagihan

Memberikan persetujuan Tidak Ya

Menyampaikan ke badan usaha

Setuju

Melakukan monitoring terhadap tanggapan surat penagihan

Menerima hasil monitoring

Menyusun laporan tunggakan iuran Badan Usaha


Tidak Setuju

Ya Menyampaikan laporan ke kantor cabang


30

26 Penanganan Keluhan Langsung KLOK

Peserta



Menyampaikan keluhan

Mencatat identitas peserta

Melakukan inisiasi penanganan keluhan

Mencatat keluhan yang disampaikan

Melakukan koordinasi dengan KC bila diperlukan

Mendapatkan penjelasan

Memberikan penjelasan

Melakukan konfirmasi kepuasan peserta

Membuat laporan

Menyetujui laporan

Tidak Setuju



31

27 Penanganan Keluhan Tidak Langsung KLOK

Peserta



Menyampaikan keluhan

Melakukan validasi keluhan

Melakukan inisiasi penanganan keluhan

Menyiapkan konsep jawaban

Melakukan koordinasi dengan unit lain jika diperlukan

Menerima jawaban

Menyampaikan jawaban

Mencatat keluhan dalam aplikasi keluhan

Membuat laporan

Menerima laporan

Tidak Setuju Ya



32

28 Penataan Arsip Aktif KLOK



Mempersiapkan sarana arsip (folder, sekat, filling kabinet, dll)

Melakukan inisiasi penataan arsip

Memilah dan meneliti arsip

mengelompokkan arsip

Memberkaskan arsip kedalam folder

Melakukan klasifikasi arsip

Memberikan indeks arsip

Menyusun dan menyimpan arsip kedalam filling cabinet

Mendata dan membuat daftar arsip aktif yang disimpan dalam filling cabinet



33

29 Penataan Arsip Inaktif KLOK



Melakukan inisiasi penataan arsip inaktif

Mempersiapkan sarana arsip (folder, sekat, filling kabinet, dll)


Memilah dan meneliti arsip inaktif sesuai dengan jadwal retensi arsip (RTA)

Mengelompokkan arsip (disimpan atau dimusnahkan) Dimusnahkan Disimpan

Pemusnahan Arsip Inaktif Kantor Cabang

Ya

Melakukan pemberkasan arsip kedalam folder

Melakukan klasifikasi arsip

Memberikan indeks arsip

Memasukan folder yang berisi arsip kedalam boks

Menempelkan label pada boks

Menyusun boks kedalam rak arsip sesuai urutan dan klasifikasi

Menempelkan label pada rak

Membuat daftar arsip inaktif yang disimpan di Record Center


Tidak Setuju Ya Mendokumentasika n daftar arsip inaktif


34

30 Pendaftaran Peserta Individu Melalui Pihak Ketiga KLOK

Peserta

Pihak Ketiga


Melakukan pendaftaran di kantor pihak ketiga

Melakukan konfirmasi data NIK atau KTP sebagai syarat pendaftaran peserta

Melakukan inisiasi pelaksanaan pendaftaran peserta

Melakukan entry data berdasarkan NIK untuk koneksi ke web service Dukcapil

Melakukan konfirmasi data hasil entry dan menanyakan informasi tambahan (Nomor Telpon, dll)

Mendapatkan nomor identitas tunggal dan nomor virtual account

Menerima informasi jumlah tagihan iuran

Memberikan informasi jumlah tagihan iuran yang harus dibayarkan

Melakukan pembayaran iuran

Menerima iuran

Menerima bukti pembayaran iuran

Mencetak bukti bayar iuran

Mendatangi Kantor BPJS Kesehatan untuk melakukan pencetakan kartu peserta

Mencetak Daftar Isian Peserta dan Kartu peserta BPJS Kesehatan

Menandatangani Daftar Isian dan Tanda Terima Kartu

Menerima kartu peserta

Pelayanan Faskes Tingkat Pertama


35

31 Pendaftaran Peserta Kolektif (Migrasi Data) KLOK

PIC Peserta Kelompok (BU, Pemda BKD, Pemda Jamkesda)

Bank

Menyerahkan daftar peserta kolektif sesuai dengan format excel migrasi



Staf Pemasaran dan Kepesertaan

Menerima data excel migrasi

Memastikan format sesuai dengan standar migrasi

Melakukan verifikasi data setiap cell pada file excel migrasi

Melakukan validasi data sesuai data pendukung (cleansing data)

Memberikan approval migrasi melalui aplikasi migrasi

Melakukan pengecekan pada aplikasi kepesertaan untuk mendapatkan informasi tagihan




Melihat status tagihan

Menerima pembayaran iuran

Melakukan koneksi webservice BPJS untuk pencatatan pembayaran iuran ke server BPJS


Mengirimkan jumlah pembayaran yang dilakukan

Mengurus penerbitan kartu peserta ke BPJS Kesehatan

Melakukan pencetakan kartu peserta


Mencatat tanda terima kartu peserta

Memberikan kartu peserta kepada anggota


36

32 Pendaftaran Peserta Melalui Website KLOK

Peserta

Bank



Mengisi data peserta melalui website BPJS Kesehatan

Memeriksa aplikasi web untuk mengecek pendaftar

Mendatangi kantor cabang BPJS Kesehatan

Melakukan konfirmasi ke peserta

Membawa berkas yang dibutuhkan

Menerima berkas dan melakukan verifikasi berkas


Mendapatkan nomor identitas tunggal dan virtual account


Menerima iuran


Memberikan bukti bayar

Menyampaikan ke staf administrasi kepesertaan






37

33 Pendaftaran Peserta Pelayanan Rujuk Balik (PRB) KLOK

Pe se rta

Sta f Ope ra siona l Ka bupa te nKota

Membawa surat rujuk balik, resep obat, SEP, dan kartu BPJS Kesehatan

Melakukan edukasi dan pendaftaran PRB

Melakukan pendaftaran program PRB Tidak Setuju

Peserta pulang dan kembali ke rumah sakit saat obat habis Ya

Mengisi formulir pendaftaran program PRB

Melakukan verifikasi keabsahan peserta (identitas BPJS Kesehatan, SRB, SEP & lembar resep

Melakukan verifikasi kelengkapan berkas

Melegalisasi formulir pendaftaran peserta PRB

Melegalisasi resep obat kronis

Menerima SRB dan buku kontrol peserta PRB

Mencatat pada buku kontrol peserta PRB

Melakukan register manual program PRB

Melakukan entry data peserta PRB


38

34 Pendaftaran Peserta Perorangan KLOK

Peserta

Bank

Mengisi dan menyampaikan formulir Daftar Isian Peserta (DIP)


Menerima dokumen

Memeriksa kelengkapan dokumen



Mendapatkan nomor identitas tunggal dan nomor virtual account




Menerima iuran


Memberikan bukti bayar

Menyampaikan ke staf administrasi kepesertaan






39

35 Pendaftaran Peserta Prolanis KLOK

Peserta





Memeriksa dan memberikan persetujuan Tidak

Setuju Ya Menerima formulir pendaftaran calon peserta

Memberikan pengumuman pelaksanaan program

Melakukan pendaftaran

Melakukan validasi calon peserta


Memberikan approval peserta

Menyampaikan data peserta ke Faskes


40

36 Pengelolaan Absensi Pegawai KLOK



Membuat rekapitulasi absensi (Kehadiran, SKPD, Pelatihan, dll)

Menghitung jumlah ketidakhadiran pegawai

Membuat konsep surat tentang absensi pegawai setiap bulannya

Mengirimkan surat ke Kantor Cabang

Melakukan pemeriksaan

Menyetujui dan menandatangani surat

Menerima surat

Melakukan crosscheck ulang dan mencatat kembali


41

37 Pengelolaan Surat Masuk KLOK

Pihak Eksternal

Pihak Internal



Melakukan inisiasi penanganan surat masuk Mengirim surat

Mengirim surat

Menerima surat masuk

Memberikan arahan dan ditindak lanjuti

Melakukan pencatatan atau input kedalam agenda

Memberikan disposisi dan memberikan petunjuk pengerjaan

Mencetak KK dan ID untuk dilampirkan pada surat

Ya Menindaklanjuti disposisi

Perlu Ditindaklanjuti

Tidak Melakukan dokumentasi


42

38 Pengisian Kas KLOK



Staf Akuntansi dan Keuangan

Kasir

Kepala Unit Keuangan & Penagihan atau Kepala Unit Keuangan, Umum, TI

Kepala Cabang

Menghitung saldo harian

Menghitung kebutuhan harian

Mengajukan surat permintaan pengisian kas


Tidak Setuju Ya

Mengirimkan permintaan pengisian kas kecil

Menerima permintaan pengisian kas kecil

Melakukan verifikasi

Memeriksa dan menyetujui nilai pengisian kas kecil pada lembar verifkasi Tidak Setuju Ya

Menyiapkan cek

Mencatat pada buku catatan kas kecil

Menyetujui dan menandatangani lembar verifikasi dan cek

Menerima cek


43

39 Pengumpulan Data Untuk Purifikasi KLOK




Mengirimkan data peserta

Menerima data peserta kolektif


Memeriksa kelengkapan data sesuai format yang telah ditentukan

Melakukan rekapitulasi data dalam satu format perwilayah kabupaten kota

Memeriksa dan menyetujui

Tidak Setuju Ya



44

40 Penutupan Kas KLOK


Mencocokkan saldo fisik

Mencocokkan saldo buku kas kecil

Melakukan penyetoran kas kecil ke KC


45

41 Penyelenggaraan Pertemuan Dengan Pihak Yang Berkepentingan (Stakeholder) KLOK



Melakukan inisiasi pelaksanaan kegiatan


Menentukan jadwal, tempat, dan peserta pertemuan

Menyiapkan materi pembahasan


Tidak Setuju

Ya

Menyusun laporan

Tidak

Melaksanakan pertemuan


Setuju

Ya Mengirimkan ke Kantor Cabang


46

42 Penyusunan Laporan Penerimaan Iuran PNS atau Pemda

Pihak Eksternal



Mengumpulkan bukti setoran SSBP

Memastikan bukti setoran sudah lengkap (sudah ada bukti NTPN)

Melakukan kunjungan kerja ke pemda

Meminta bukti SSBP yang sudah disetor

Melakukan pengecekan terhadap kelengkapan bukti setor

Melakukan rekapitulasi bukti setoran SSBP


Ya Setuju Tidak Mengirimkan rekapitulasi setoran dan bukti setoran SSBP ke Kantor Cabang


47

43 Penyusunan Surat Keluar KLOK

Unit Kerja



Menerima disposisi dan menjawab surat

Melakukan inisiasi penyusunan surat keluar

Membuat konsep verbal surat keluar

Memeriksa, menyetujui dan memberi paraf

Kantor Cabang

Butuh Persetujuan KC Setuju Memeriksa dan memberikan persetujuan

Tidak

Ya

Tidak

Setuju Ya

Membuat net surat keluar

Memeriksa dan menandatangani

Tidak

Ya

Butuh Persetujuan KC Setuju Memeriksa dan menandatangani Tidak

Memberi nomor surat keluar dan stempel

Membuat label alamat surat pada amplop

Setuju

Meminta nomor surat ke KC

Mengirim surat


48

44 Perawatan Arsip Aktif KLOK

Unit Pengolah



Menerima surat atau laporan kondisi arsip


Melakukan pemeriksaan kondisi arsip

Melakukan penataan ulang (bila diperlukan)

Melakukan pembersihan arsip (bila diperlukan)

Membuat surat atau laporan kondisi arsip apabila terdapat kebutuhan tindakan arsip

Menyampaikan surat atau laporan kondisi arsip

Menindaklanjuti usulan unit pengolah


49

45 Rekonsiliasi Data Iuran Pekerja Penerima Upah (Non APBN) Bukan Penerima Upah KLOK



Kepala Unit Kepesertaan dan Pelayanan Peserta

Kepala Cabang

Menerima dan melakukan penarikan data iuran bulanan berdasarkan jenis kepesertaan dari fungsi kepesertaan

Melakukan pencetakan data berdasarkan jenis kepesertaan

Melakukan Memeriksa dan perbandingan data memberi paraf iuran meliputi Tidak tunggakan dan Ya denda Setuju


Tidak Setuju Ya Membuat berita acara rekonsiliasi

Memberikan persetujuan dan menandatangani Tidak

Ya Setuju


Tidak

Ya Setuju


Tidak Setuju



50

46 Rekrutmen Kelompok Peserta Bukan Pekerja (Mampu Bayar Iuran) Berbadan Hukum KLOK




Kepala Cabang

Memberikan approval

Memberikan approval

Menerima formulir registrasi PBP


Menerima rincian daftar calon peserta (Softcopy) yang disahkan pimpinan kelompok atau pimpinan perusahaan

Mengirim Softcopy atau Hardcopy Formulir Daftar Isian Peserta


51

47 Rekrutmen Kelompok Peserta Pekerja Bukan Penerima Upah (Kolektif) KLOK

Sosialisasi & Edukasi Langsung Program BPJS Kesehatan Kepada Peserta Pekerja Bukan Penerima Upah Kantor Cabang PIC Peserta Kelompok (BU, Pemda BKD, Pemda Jamkesda)

Staf Pemasaran Pekerja Bukan Penerima Upah

Kepala Unit Pemasaran



Menerima formulir registrasi PBPU Kolektif


Menerima rincian daftar calon peserta (Softcopy) yang disahkan pimpinan kelompok atau pimpinan perusahaan

Memberikan approval

Mengirim Softcopy atau Hardcopy Formulir Daftar Isian Peserta


52

48 Rekrutmen Kelompok Peserta Pekerja Penerima Upah (Kolektif) KLOK



Kepala Cabang

Menerima Formulir Registrasi Perusahaan atau Organisasi

Melakukan verifikasi kesesuaian dan kelengkapan data

Memberikan paraf


Tidak

Ya Setuju


Tidak Setuju Ya

Melakukan proses pendaftaran


53

49 Sosialisasi & Edukasi Langsung Program BPJS Kesehatan Kepada Peserta Pekerja Bukan Penerima Upah KLOK



Mengirim surat permintaan sosialisasi edukasi (KC, Pemda, Instansi)

Membuat rekap permintaan sosialisasi dan edukasi langsung


Kepala Cabang

Melakukan inisiasi pelaksanaan sosialisasi dan edukasi langsung

Membuat draft pelaksanaan sosialisasi dan edukasi langsung

Menyusun rencana Menyetujui rencana kegiatan kegiatan Tidak Ya Menyusun konsep materi

Tidak

Setuju

Menyetujui konsep materi

Ya Melaksanakan kegiatan

Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan

Setuju

Menyetujui keikutsertaan JKN

Ya Setuju


Tidak

Mengikuti sosialisasi ulang

Rekrutmen Kelompok Peserta Pekerja Bukan Penerima Upah (Kolektif) Kantor Cabang


54

50 Sosialisasi & Edukasi Langsung Program BPJS Kesehatan Kepada Peserta Pekerja Penerima Upah KLOK




Mengirimkan permintaan sosialisasi dan edukasi

Membuat rekap permintaan sosialisasi dan edukasi langsung

Melakukan inisiasi pelaksanaan sosialisasi dan edukasi langsung

Tidak

Kepala Cabang


Ya Setuju

Menyetujui rekap permintaan Tidak sosialisasi langsung

Ya Setuju

Membuat draft pelaksanaan sosialisasi dan edukasi langsung


Menyetujui rencana kegiatan Tidak

Ya Melaksanakan kegiatan

Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan

Setuju

Menyetujui keikutsertaan JKN

Setuju


Rekrutmen Kelompok Rekrutmen Kelompok Peserta Pekerja Penerima Peserta Bukan Pekerja Upah (Kolektif) Kantor (Mampu Bayar Iuran) Cabang Berbadan Hukum Kantor Cabang


55

51 Tindak Lanjut Hasil Audit Medis Tingkat Lanjutan KLOK



Menerima hasil audit

Membuat konsep tindak lanjut berdasarkan rekomendasi


Tidak Setuju Ya

Memberikan umpan balik ke Faskes


56

52 Update Data Kepesertaan Oleh Peserta KLOK

Peserta


Melakukan inisiasi pelaksanaan update data

Mengisi dan menyampaikan formulir perubahan data peserta

Menerima dokumen

Memeriksa kelengkapan dokumen


Melakukan update data


57

53 Verifikasi Klaim Gawat Darurat di Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Yang Tidak Bekerjasama KLOK

Verifikator



Staf Akuntansi dan Keuangan

Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas klaim Ya Lengkap

Melakukan register klaim

Tidak

Melakukan verifikasi klaim Mengembalikan berkas klaim Tidak Menentukan nilai ganti

Memeriksa dan menyetujui Tagihan >5 Juta Setuju Tagihan <=5 Juta

Melakukan pembayaran ke Faskes Primer

Menyampaikan kelengkapan klaim

Memeriksa dan menyetujui

Melakukan pembayaran ke Faskes Primer

Setuju


58

54 Verifikasi Klaim Gawat Darurat di Faskes Tingkat Lanjutan Yang Tidak Bekerjasama KLOK

Faskes

Verifikator


Mengirimkan softcopy dan berkas pendukung tagihan klaim

Menerima softcopy dan berkas tagihan klaim

Staf Administrasi Pelayanan Rujukan

Kepala Unit Manajemen Pelayanan Kesehatan Rujukan

Menerima data tagihan melalui aplikasi pelayanan KC

Memeriksa hasil verifikasi dan nilai ganti

Memeriksa kelengkapan syarat berkas klaim

Melakukan verifikasi klaim terkait dengan administrasi kepesertaan, administrasi pelayanan dan biaya pelayanan

Mencetak luaran kertas kerja hasil verifikasi dan form rekapitulasi tagihan

Menerbitkan FPK

Memberikan persetujuan Tidak

Menyampaikan hasil verifikasi ke Faskes

Ya Setuju

Menerima persetujuan klaim

Mencatat dalam register klaim



Memberikan persetujuan Tidak Setuju Ya Mengirimkan berkas persetujuan klaim ke Unit MPKR


Tidak Setuju Ya Mengirimkan berkas persetujuan klaim ke bagian keuangan


59

55 Verifikasi Klaim Kompensasi Dalam Bentuk Uang Tunai Pada Daerah Tanpa FasKes KLOK

Peserta

Verifikator

Mengirimkan berkas klaim

Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas klaim


Staf Administrasi Pelayanan Primer atau Rujukan

Kepala Unit Manajemen Pelayanan Primer atau Kepala Unit Manajemen Pelayanan Rujukan



Tidak Menerima berkas

Lengkap Ya


Melakukan verifikasi

Menentukan besaran nilai ganti klaim

Melakukan entri data klaim



Tidak Setuju Ya Menerima persetujuan

Mengirimkan ke fungsi keuangan dan penagihan


60

56 Verifikasi Klaim Obat Rujuk Balik KLOK

Apotek atau Instalasi Farmasi

Verifikator


Menerima dan memeriksa berkas klaim


Staf Administrasi Pelayanan Primer




Lengkap Tidak Ya

Memberikan konfirmasi

Melakukan konfirmasi ke apotik

Menerbitkan Formulir Pengajuan Klaim (FPK)

Menerima formulir pengajuan klaim yang telah diisi

Melakukan verifikasi klaim obat

Mencatat kedalam buku register klaim




Tidak Setuju

Ya Mengirimkan berkas persetujuan klaim ke bagian keuangan


61

57 Verifikasi Klaim Pelayanan Ambulan pada Faskes Tingkat Lanjutan KLOK

Faskes

Verifikator











Menerbitkan FPK



Tidak Ya Setuju






Tidak Ya Mengirimkan berkas persetujuan klaim ke bagian keuangan


Setuju

62

58 Verifikasi Klaim Pelayanan Ambulan pada Faskes Tingkat Pertama KLOK

Faskes

Verifikator











Menerbitkan FPK



Tidak Ya Setuju








Setuju

63

59 Verifikasi Klaim Penunjang Diagnostik Peserta Rujuk Balik KLOK

Faskes

Verifikator











Menerbitkan FPK



Tidak Ya Setuju








Setuju

64

60 Verifikasi Klaim Persalinan Pada Faskes Tingkat Pertama KLOK

Faskes

Verifikator











Menerbitkan FPK



Tidak Ya Setuju








Setuju

65

61 Verifikasi Klaim Rawat inap Tingkat Lanjutan (RITL) KLOK

Faskes

Verifikator









Mengkonversi data file txt pada software verifikasi


Membuat laporan pertanggungjawaba n pengajuan klaim


Menerbitkan FPK



Ya Setuju



Memeriksa hasil verifikasi dan nilai ganti Tidak Ya


Setuju

Tidak Setuju Ya Mengirimkan berkas persetujuan klaim ke unit keuangan dan penagihan untuk dibayarkan ke faskes


66

62 Verifikasi Klaim Rawat Inap Tingkat Pertama (RITP) KLOK

Faskes

Verifikator











Menerbitkan FPK



Tidak Ya Setuju








Setuju

67

63 Verifikasi Klaim Rawat Jalan Tingkat Lanjutan (RJTL) KLOK

Faskes

Verifikator









Mengkonversi data file txt pada software verifikasi


Membuat laporan pertanggungjawaba n pengajuan klaim


Menerbitkan FPK



Ya Setuju



Memeriksa hasil verifikasi dan nilai ganti Tidak Ya


Setuju

Tidak Setuju Ya Mengirimkan berkas persetujuan klaim ke unit keuangan dan penagihan untuk dibayarkan ke faskes


68


69

ALUR KERJA KANTOR LAYANAN OPERASIONAL KABUPATEN-KOTA

Recommend Documents