LAMPIRAN PERATURAN BUPATI ENDE NOMOR 29 TAHUN 2010 TANGGAL 19 Juli 2010
ALUR KERJA SISTEM E-PROCURMENT I.
PENGGUNA SISTEM Pengguna User Sistem adalah pihak-pihak yang menggunakan aplikasi pengadaan barang/ jasa pemerintah secara elektronik meliputi : 1. Publik , adalah badan usaha atau orang perseorangan yang berminat untuk menjadi peserta lelang pengadaan barang/ jasa 2. Pengelola LPSE, adalah pengelola sistem informasi layanan pengadaan barang/ jasa pemerintah secara elektronik, bertindak sebagai Certificate Authotity CA dan Verifikator. 3. Certificate Authotity jaminan memberikan keamanan baik kepada penyedia barang/ jasa maupun panitia pengadaan/ unit layanan pengadaan. Certificate Authotity memberikan kepastian kepada penyedia barang/ jasa bahwa dokumen penawaran yang dikirimkannya tidak dapat dibuka oleh panitia pengadaan/ unit layanan pengadaan sebelum tanggal yang ditentukan. 4. Verifikator, adalah pejabat yang bertugas untuk menangani pendaftaran publik menjadi rekanan. 5. PPK, adalah pejabat yang diangkat bertugas menangani pendaftaran publik menjadi rekanan. 6. Panitia Pengadaan, adalah tim yang diangkat oleh PA/ KPA untuk melaksanakan pemiihan penyedia barang/ jasa. 7. Unit Layanan Pengadaan, adalah unit yang terdiri dari pegawai-pegawai yang telah memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/ jasa pemerintah, yang dibentuk oleh PA yang bertugas secara khusus untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/ jasa di Lingkungan Pemerintah Daerah. 8. Penyedia Barang/ Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/ jasa.
II. ALUR PROSES Alur proses aplikasi pengadaan barang/ jasa pemerintah secara elektronik terbagi menjadi 3 tiga bagian besar yaitu : 1. Pendaftaran Penyedia Barang/ Jasa 2. Persiapan Pengadaan; 3. Pelaksanaan Pengadaan: Pelaksanaan Pengadaan dapat dilakukan dengan menggunakan salah satu dari (4) empat metode berikut, yaitu : a. Metode e-Lelang pengadaan barang/jasa pascakualifikasi dengan 1 satu file b. Metode e-Lelang pengadaan barang/jasa pascakualifikasi dengan 2 dua file c. Metode e-Lelang pengadaan barang/jasa prakualifikasi dengan 1 satu file d. Metode e-Lelang pengadaan barang/jasa prakualifikasi dengan 2 dua file 1
II. 1 Pendaftaran Penyedia Barang/ Jasa Untuk mengikuti aplikasi pengadaan barang/ jasa pemerintah secara elektronik, terlebih dahulu badan usaha atau orang perseorangan harus mendaftar untuk menjadi penyedia barang/ jasa di LPSE sebagai vendor. Alur proses pendaftaran penyedia barang/ jasa digambarkan dalam diagram berikut: Penyedia Barang/Jasa
LPSE (Verifikator)
Certificate Authhority
Mulai
Mendaftar (Registrasi)
Download formulir pendaftaran
Mengisi dan mencetak Formulir pendaftaran
Mengirim formulir pendaftaran dan berkas pendukung
Verifikasi formulir pendaftaran dan berkas pendukung
Login
A
2
Penyedia Barang/Jasa
LPSE (Verifikator)
Certificate Authhority
A
Persetujuan pendaftaran
tidak ya
Menerima notifikasi Tanda ditolak
Mengirim nontifikasi Tanda ditolak Membuat user
Selesai
Download LPSE-clent
Mengirim notifikasi Utuk download LPSE-client
Install aplikasi LPSE-client
Isi form dan kirim
Login
Persetujuan data Tidak
Menerima notifikasi Untuk perbaikan data Update certifikasi
Ya
Mengirim notifikasi Untuk perbaikan data Mengirim certificate Via email
Selesai
3
II. 2 Persiapan Pengadaan Dalam persiapan pengadaan barang/jasa pemerintah, terdapat kegiatan pembentukan panitia pengadaan, pembuat paket pengadaan, dan pengumuman pengadaan kepada penyedia barang/jasa melalui aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik, Persiapan lelang melibatkan Pengelola LPSE sebagai Agency, PjPK, dan Panitia Pengadaan, Alur proses persiapan pengadaan digambarkan dalam diagram berikut :
LPSE (Agency)
PjPK
Panitia Pengadaan
Mulai
Login
Mendaftar PjPK dan Panitia
Login
W
Menetapkan paket
Login
Menentukan sistem Pengadaan, dok lelang, HPS Tidak
Persetujuan PjPK
Minta persetujuan Dari PjPK
Ya Pengumuman lelang
Selesai
4
II.
3 Pelaksanaan Pengadaan Dalam proses pelelangan melibatkan Penyedia Barang/Jasa, Panitia
Pengadaan, dan PjPK. Alur proses pelelangan dibedakan sebagai berikut : II..3.a. e – Lelang pengadaan barang/jasa pascakualifikasi dengan 1 (satu) file Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan
PjPK
Mulai
Login
Mencari Pengumuman lelang
Ya lelang Mendaftar
Mengirim pertanyaan tentang dokumen lelang
Menjawab pertanyaan
Tidak
Ya
Masih ada pertanyaan?
Tidak
Masa Penjelasan selesai?
Ya Tidak
Ada perubahan dok lelang?
Ya Tidak
Perubahan aspek teknis/spek?
Tidak
Ya Persetujuan PjPK
Minta Persetujuan PjPK
Membuat addendum dokumen lelang
B
Ya
Upload addendum dokumen lelang
5
Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan
PjPK
B Upload dokumen Penawaran dan Mengirim kualifikasi
Pembukaan dokumen penawaran X Evaluasi Biaya
Penayangan Hasil evaluasi biaya
Tidak
Seluruh Penawaran >pagu dana?
Ya
Y
W
Evaluasi administrasi dan teknis thd 3 Penawaran terendah Penayangan Hasil evaluasi Administrasi dan Teknis thd 3 Penawar terendah
Tidak
Tdk ada yang Memenuhi Syarat?
Ya
Z
Evaluasi Kualifikasi
Penayangan Hasil evaluasi kualifikasi
Tidak
Tdk ada yang Memenuhi Syarat?
Ya
C
6
Penyedia Barang/Jasa
Bupati
Panitia Pengadaan
PjPK
C
Menyerahkan data otentik (manual)
Pembuktian kualifikasi calon pemenang pertama dst (manual)
X Y
Tidak Lulus?
Gugur
Z
Ya Usulan calon pemenang
Tidak
Minta persetujuan Dari PjPK
Persetujuan PjPK
Ya W
Penetapan pemenang X Ada Sanggahan ?
Tidak
Y
Ya Z
Menjawab Sanggahan Banding (manual)
Menjawab sanggahan
Mengirim sanggahan
Ya
Sanggahan banding?
Tidak
Proses sanggahan Selesai?
Ya
Membuat SPPBJ
Penandatanganan kontrak
Selesai
Ya Sanggah an Diterima?
7
II.3.b. e-Lelang pengadaan barang/jasa pascakualifikasi dengan 2(dua) file
Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan
PjPK
Mulai
Login
Mencari Pengumuman lelang
Mendaftar lelang
Mengirim pertanyaan tentang dokumen lelang
Menjawab pertanyaan
Tidak
Ya
Masih ada pertanyaan?
Tidak
Masa Penjelasan selesai?
Ya Tidak
Ada perubahan dok lelang?
Ya Tidak
Perubahan aspek teknis/spek?
Tidak
Ya Persetujuan PjPK
Minta Persetujuan PjPK
Membuat addendum dokumen lelang
Ya
Upload addendum dokumen lelang B
8
Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan
PjPK
B
Upload dokumen penawaran file1 (satu) (Administrasi dan teknis)dan penawaran file 2 (dua) (penawaran harga)
Pembukaan dokumen Penawaran file 1 (satu) Y
Evaluasi administrasi & teknis Penayangan Hasil evaluasi administrasi dan teknis
Tidak
Tidak ada yg memenuhi syarat?
Ya X
W
Pembukaan dokumen file 2 (dua) (penawaran biaya) Evaluasi Biaya
Penayangan hasil evaluasi biaya
Tidak
Seluruh penawaran > pagu dana ?
Ya
Z
Evaluasi Kualifikasi
Penayangan Hasil evaluasi kualifikasi
Tidak
Tdk ada yang Memenuhi Syarat?
Ya
C
9
Bupati
Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan
PjPK
C
Menyerahkan data otentik (manual)
Pembuktian kualifikasi calon pemenang pertama dst (manual)
X Y Z
Usulan calon pemenang
Tidak
Minta persetujuan Dari PjPK
Persetujuan PjPK
Ya W
Penetapan pemenang X
Ada Sanggahan ?
Tidak
Y
ya Z
Menjawab Sanggahan Banding (manual)
Menjawab sanggahan
Mengirim sanggahan
Ya
Sanggahan banding?
Tidak
Proses sanggahan Selesai?
Ya
Membuat SPPBJ Tidak Penandatanganan kontrak
Selesai
Ya Tidak Sanggahan Diterima?
10
II.3.c
e-Lelang pengadaan barang/jasa prakualifikasi dengan 1 (satu) file
Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan
PjPK
Mulai
Login
Mencari Pengumuman lelang
Mendaftar lelang
Download dokumen prakualifikasi
Mengisi dokumen prakualifikasi
Upload dokumen prakualifikasi
Evaluasi prakualifikasi
W
Yang lulus >=3?
Tidak Tidak
Ya Minta persetujuan dari PjPK
Persetujuan PjPK
Ya Pengumuman hasil prakualifikasi
D
11
Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan
PjPK
D
Tidak
Ada sanggahan ?
Ya
Menjawab sanggahan prakualifikasi
Mengirim sanggahan prakualifikasi
Download dokumen lelang
Upload dokumen lelang
Tidak
Sanggahan diterima?
Ya
Mengirim pertanyaan tentang dokumen lelang
W
Menjawab pertanyaan
Ya Masih ada pertanyaan ?
Tidak
Masa penjelasan selesai?
Ya
Tidak Tidak
Ada perubahan dok lelang?
Ya Tidak
v Perubahan aspek teknis/spek?
Tidak
Ya Minta persetujuan PjPK
Membuat addendum dokumen lelang Download addendum dokumen lelang dan Upload dokumen penawaran
Persetujuan PjPK
Ya
Upload addendum dokumen lelang Pembukaan dokumen penawaran (administrasi, teknis dan harga) E
12
Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan E
PjPK
Y
Evaluasi administrasi & Teknis
Penayangan hasil evaluasi administrasi dan teknis
Tidak
Tak ada yg memenuhi syarat?
Ya X
W
Evaluasi biaya
Penayangan hasil evaluasi biaya
Ya Tidak
Seluruh penawaran > pagu dana?
Z
Pembuktian kualifikasi calon pemenang pertama (manual)
Penayangan hasil evaluasi kualifikasi
Tidak
Tak ada yg memenuhi syarat?
Ya
Usulan calon pemenang
Minta persetujuan dari PjPK
Persetujuan PjPK
Penetapan Pemenang F
13
Penyedia Barang/Jasa
Bupati
Panitia Pengadaan
PjPK
F
W
Tidak X
Ada sanggahan?
Ya
Y
Menjawab sanggahan
Mengirim sanggahan Z
Menjawab sanggahan banding (manual)
Ya
Sanggah banding?
Tidak
Proses sanggah selesai?
Ya
Tidak Ya Tidak
Membuat SPPBJ
Sangga h diterima ?
Menyampaikan dokumen pendukung penawaran (hard copy)
Penandatanganan kontrak
Selesai
14
II.3.d. e-Lelang pengadaan barang/jasa prakualifikasi dengan 2 (dua) file
Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan
PjPK
Mulai
Login
Mencari Pengumuman lelang
Mendaftar lelang
Download dokumen prakualifikasi dan penawaran
Mengisi dokumen prakualifikasi dan penawaran Upload dokumen prakualifikasi
Evaluasi prakualifikasi Tidak
Minta persetujuan dari PjPK
Pengumuman hasil prakualifikasi
Persetujuan PjPK
Ya
D
15
Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan
PjPK
D
Ada sanggahan?
Tidak Ya Menjawab sanggahan prakualifikasi
Mengirim sanggahan prakualifikasi
Download dokumen lelang
Upload dokumen lelang
Mengirim pertanyaan tentang dokumen lelang
Menjawab pertanyaan
Tidak
Sanggah diterima?
Ya W
Ya Masih ada pertanyaan?
Tidak
Tidak
Masa penjelasan selesai?
Ya Tidak
Ada perubahan dok lelang?
Ya
Tidak
Perubahan aspek teknis/spek?
Tidak
Ya Minta persetujuan PjPK
Membuat addendum dokumen lelang Upload dokumen penawaran file 1 (satu) (administrasi dan teknis) dan file 2 (dua) (penawaran harga)
Persetujuan PjPK
Ya
Upload addendum dokumen lelang
Pembukaan dokumen penawaran file 1 (satu) (administrasi dan teknis) E
16
Penyedia Barang/Jasa
Panitia Pengadaan
PjPK
E
Evaluasi administrasi & Teknis
Penayangan hasil evaluasi administrasi dan teknis
Tidak
Tak ada yg memenuhi syarat?
Ya W
X
Pembukaan dokumen file 2 (dua) (penawaran biaya)
Evaluasi biaya
Ya
Penayangan hasil evaluasi biaya
Tidak
Seluruh penawaran > pagu dana? Z
Evaluasi Kualifikasi
Penayangan hasil evaluasi kualifikasi
Tidak
Tak ada yg memenuhi syarat?
X
Ya
Y
Menyerahkan data Otentik (manual)
Pembuktian kualifikasi calon pemenang pertama dst (manual) Usulan calon pemenang
Minta persetujuan dari PjPK
Z
Tidak Perstujuan PjPK
Ya Penetapan Pemenang
F
17
18
