Sociaal domein Ommelander Samenwerkingsmodel

Sociaal domein Ommelander Samenwerkingsmodel

Procesdocument ten behoeve van de Contractering pijlerpartners

Gemeenten Delfzijl, Appingedam, Loppersum, Eemsmond, Bedum, Winsum en De Marne (DALBMWE) en Oldambt, Veendam, Pekela, Vlagtwedde en Stadskanaal (Oost-Groningen)

Referentienummer gemeenten: SG/CPP/1305

Procesdocument contractering Pijlerpartners Ommelander Samenwerkingsmodel © CBP/ir1-Consult mei 2015

1 van 31

INHOUDSOPGAVE INLEIDING .................................................................................................................. 3 Deel: I

CONTRACTERINGSPROCEDURE ............................................................................ 5

I.1 I.2 I.3 I.4 I.5 I.6 I.7 I.8 I.9 I.10 I.11 I.12

DIENSTEN VOOR GEZONDHEIDSZORG EN MAATSCHAPPELIJKE DIENSTVERLENING...........5 PERCELEN ................................................................................................5 SUBPERCELEN ...........................................................................................5 PIJLERPARTNERS VERSUS UITVOERDERS............................................................5 CONTACTGEGEVENS / COMMUNICATIE .............................................................6 PLANNING ................................................................................................6 VRAGENRONDE ..........................................................................................6 WIJZE VAN INDIENEN ..................................................................................7 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN EN OVEREENKOMST .........................................7 SOCIAL RETURN (UITVOERINGSEIS) ..................................................................8 GUNNING C.Q. OPDRACHTVERSTREKKING .........................................................8 OVERIGE VOORWAARDEN .............................................................................8

Deel: II DE PIJLERPARTNER ......................................................................................... 11 II.1 II.2 II.3

OPDRACHTOMSCHRIJVING .......................................................................... 11 OVEREENKOMST ...................................................................................... 12 HET SAMENWERKINGSMODEL ....................................................................... 14

Deel: III GESCHIKTHEIDSCRITERIA .................................................................................. 15 III.1 III.2 III.3 III.4

DWINGENDE EN FACULTATIEVE UITSLUITINGSGRONDEN ...................................... 15 FINANCIELE BEKWAAMHEID ......................................................................... 15 ORGANISATORISCHE BEKWAAMHEID PIJLERPARTNER .......................................... 15 KWALITEIT EN TECHNISCHE BEKWAAMHEID ...................................................... 16

Deel: IV GUNNINGSCRITERIA EN BEOORDELING .................................................................. 17 IV.1 IV.2 IV.3 IV.4 IV.5

GUNNINGSCRITERIUM ................................................................................ 17 BEOORDELINGSPROCEDURE ......................................................................... 17 G1 PRIJS ............................................................................................... 18 G2 KWALITEIT ......................................................................................... 18 G3 INTERVIEWS ....................................................................................... 22

Deel: V BIJLAGEN...................................................................................................... 24 BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE BIJLAGE

A B1 B2 C D E F G

CHECKLIST ............................................................................................. 24 VERKLARING OMTRENT RECHTMATIGHEID ....................................................... 25 AANBIEDINGSFORMULIER PIJLERS/PERCELEN.................................................... 26 PRIJSINVULFORMULIER .............................................................................. 27 DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST PIJLERPARTNERS ........................................ 28 ETIKET VOOR INDIENEN OFFERTE.................................................................. 29 AFGIFTE- EN ONTVANGSTBEVESTIGING........................................................... 30 ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN................................................................ 31

Procesdocument contractering Pijlerpartners Ommelander Samenwerkingsmodel © CBP/ir1-Consult maart 2015

2 van 31

INLEIDING De gemeenten Delfzijl, Appingedam, Loppersum, Bedum, Winsum, De Marne en Eemsmond (DAL/BMW/E) en Oldambt, Veendam, Pekela, Vlagtwedde en Stadskanaal (Oost-Groningen), hierna te noemen samenwerkende gemeenten, hebben op 3 maart besloten met elkaar op te trekken in het contracteringsproces voor de Wmo 2016 en verder. Dit gebeurt in twee clusters: DAL/BMW/E en Oost Groningen. Middels dit procesdocument wordt u uitgenodigd om deel te nemen aan de contractering van pijlerpartners in het sociaal domein van de samenwerkende gemeenten. Op deze contracteringsprocedure is blijkens artikel 2.38 lid 3 van de Aanbestedingswet 2012 enkel artikel 2.39 van toepassing. Aanleiding De samenwerkende gemeenten wensen de komende jaren invulling te gaan geven aan de integrale aanpak van het gehele sociale domein. Hiertoe hebben zij, op basis van het “Smallingerlands Samenwerkingsmodel” een samenwerkingsmodel genaamd het “Ommelander Samenwerkingsmodel” ontwikkeld waarin keuzevrijheid van de cliënt, lokale focus, integratie, transformatie, samenwerking, vernieuwing en innovatie kernbegrippen zijn. Daarbij hebben de gemeenten een aantal pijlers geformuleerd die per 1 januari 2016 een nieuw contract behoeven: 1. Maatwerkvoorziening Begeleiding Individueel (BGI) 2. Maatwerkvoorziening Begeleiding Groep (BGG) 3. Stimulator Algemene Voorzieningen (AV) Deze contracteringsprocedure richt zich op de verwerving van pijlerpartners voor de drie bovengenoemde pijlers. In het model dat de samenwerkende gemeenten wensen te hanteren, staat de cliënt samen met de gemeenten aan het roer, maar worden de gemeenten ondersteund door een integrale groep pijlerpartners (één per pijler per cluster). De pijlerpartners werken samen en ondersteunen de gemeenten eveneens bij het ontwikkelen van nieuwe en innovatieve werkwijzen. Deze pijlerpartners zullen onder voorzitterschap van de clusters gezamenlijk werken aan de diverse uitdagingen in het sociale domein die de komende jaren op de gemeenten afkomen. Denk hierbij aan transformatie, organisatie van het vervoer, integraal werken, gebiedsgericht werken en het (door)ontwikkelen van Algemene voorzieningen. Daarnaast ondersteunen de pijlerpartners de gemeenten procesmatig, administratief en op het gebied van contractbeheer. Naast de functie van pijlerpartner kennen we in het model ook de functie uitvoerder. De contractering van de uitvoerders zal via een separate procedure worden uitgevoerd, volgend op de contractering van de pijlerpartners. Een pijlerpartner mag niet slechts een administratiekantoor zijn, want een gedegen inhoudelijke kennis van de ondersteuning zelf, aansluiting op de lokale sociale infrastructuur en de praktijk van de uitvoering is onontbeerlijk voor goede coördinatie én het aanjagen van transformatie en het stimuleren van innovatie. Daarnaast kunnen de gemeenten in specifieke situaties de pijlerpartner opdragen tijdelijk de dienstverlening aan een cliënt over te nemen. Een pijlerpartner kan tijdens de separate contracteringsprocedure voor uitvoerders ook gecontracteerd worden als uitvoerder voor één of meer pijlers. De pijlerpartner is sowieso, ook indien hij niet tot de gegunde uitvoerders van zijn pijler behoort, reserve-uitvoerder en is hiermee verplicht om als uitvoerder binnen zijn pijler te kunnen functioneren. Kortom, de pijlerpartner conformeert zich aan en ondertekent daartoe de uitvoerdersovereenkomst van de pijler waarin hij pijlerpartner is en accepteert dat hij, waar nodig, ook daadwerkelijk als uitvoerder actief zal zijn, bijvoorbeeld in het geval overeenkomsten van uitvoerders gedurende de contracttermijn worden ontbonden en/of situaties waarin de dienstverlening aan cliënten in gevaar komt.


3 van 31

Uitzondering op bovenstaande is de pijlerpartner Algemene Voorziening. Deze pijlerpartner heeft als primaire taak het aanjagen en ontwikkelen van Algemene Voorzieningen. Wel heeft de pijlerpartner Algemene Voorziening directe contacten met welzijnsaanbieders en aanbieders die nu of in de toekomst Algemene Voorzieningen uitvoeren. Voor de pijler Algemene Voorziening worden in het uitvoerderstraject met uitzondering van de gemeenten Veendam en Pekela geen uitvoerders gecontracteerd. Gedurende de looptijd kunnen er pijlers en dus pijlerpartners aan het samenwerkingsmodel worden toegevoegd en verwijderd, zoals bijvoorbeeld jeugdhulp. Gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen de activiteiten binnen en tussen pijlers verschuiven op basis van voortschrijdend inzicht. Alle voorwaarden en bepalingen als omschreven in dit procesdocument zijn in principe van toepassing op de contractering van nieuwe pijlerpartners voor (nieuwe) pijlers, gedurende de gehele looptijd van deze overeenkomst. Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 De inhoud van het procesdocument en de overeenkomsten is mede gebaseerd op de Wmo 2015. Het doel van de gemeenten is om de diensten, zoals deze voortvloeien uit de nieuwe Wmo 2015, conform de bepalingen van de Wmo 2015 te contracteren. Deze bepalingen van de overeenkomst dienen gelezen te worden conform de tekst van de Wmo 2015 en onderliggende en gerelateerde (gemeentelijke) besluiten. Contracteringsprocedure uitvoerders Dit procesdocument geeft eveneens een doorkijk naar de procedure voor uitvoerders, welke later dit jaar zal worden gestart. Leeswijzer In Deel I van dit procesdocument wordt de contracteringsprocedure, die gevolgd gaat worden, beschreven. In Deel II is de opdracht nader omschreven en wordt het wensbeeld weergegeven. Vervolgens worden in Deel III de minimumeisen, waaraan de aanbieder dient te voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de opdracht, beschreven. Deel IV beschrijft de wijze waarop de inhoudelijke offertes van geschikte aanbieders worden beoordeeld.

© CBP/ir1-Consult mei 2015, Niets uit onderhavig document mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de samenwerkende gemeenten. Het model is het intellectueel eigendom van Combined Business Power b.v./ir1-Consult.


4 van 31

DEEL: I I.1

CONTRACTERINGSPROCEDURE

DIENSTEN VOOR GEZONDHEIDSZORG EN MAATSCHAPPELIJKE DIENSTVERLENING

Voor opdrachten die diensten voor gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening betreffen, waar de benoemde dienstverlening in dit procesdocument onder valt, wordt blijkens artikel 2.38 lid 3 Aanbestedingswet 2012 de procedure voor B-diensten toegepast. De procedure voor B-diensten houdt in dat een ‘verlicht’ aanbestedingsregime wordt doorlopen. Op deze contractering zijn derhalve enkel artikel 2.39 Aanbestedingswet 2012 en daaruit voortvloeiend paragrafen 2.3.3.1 en 2.3.8.9 van hoofdstuk 2 van die wet van toepassing. I.2

PERCELEN

De opdracht is opgedeeld in twee percelen, te weten het cluster DAL/BMW/E en het cluster Oost Groningen. De percelen (clusters) zijn onderverdeeld in subpercelen te weten: Perceel 1: Cluster DAL/BMW/E - Subperceel 1A: Pijler Begeleiding Individueel; - Subperceel 1B: Pijler Begeleiding Groep; - Subperceel 1C: Pijler Stimulator Algemene Voorzieningen. Perceel 2: Cluster Oost-Groningen - Subperceel 2A: Pijler Begeleiding Individueel; - Subperceel 2B: Pijler Begeleiding Groep; - Subperceel 2C: Pijler Stimulator Algemene Voorzieningen. Aanbieder kan per perceel (cluster) op maximaal 1 subperceel pijlerpartner worden. I.3

SUBPERCELEN

Per pijler wordt één aanbieder (pijlerpartner) geselecteerd. Het staat een aanbieder vrij om op beide percelen in te schrijven, maar het is niet toegestaan op meer dan twee subpercelen binnen een perceel in te schrijven. In de offerte dient de aanbieder, op basis van bijlage B2 ‘Aanbiedingsformulier percelen/subpercelen’, helder aan te geven, indien van toepassing, op welke twee subpercelen (pijlers) binnen het perceel (cluster) de offerte van toepassing is en welk subperceel (pijler) hierin zijn voorkeur heeft. Indien aanbieder op beide percelen c.q. meerdere subpercelen wil inschrijven, dan dient aanbieder hiervoor slechts één offerte in te dienen. Indien de aanbieder binnen het perceel als eerste eindigt in het subperceel (pijler) dat hij als voorkeur heeft aangegeven, wordt hij uit de rangorde van zijn tweede keus, te weten het tweede subperceel van het desbetreffende perceel, verwijderd. Indien de aanbieder binnen het perceel als eerste eindigt in de rangorde van het subperceel van zijn tweede keus, en niet in het subperceel van zijn eerste keus, wordt hij uit de rangorde van het subperceel dat zijn voorkeur heeft binnen het perceel, verwijderd. Het is dus mogelijk dat een aanbieder pijlerpartner wordt voor perceel 1A en 2B. I.4

PIJLERPARTNERS VERSUS UITVOERDERS

Met deze contracteringsprocedure wordt per pijler (subperceel) aan één aanbieder de opdracht gegund. Een pijlerpartner kan zelf uitvoerder zijn in de pijler waarin hij de opdracht als pijlerpartner gegund heeft gekregen. In vervolg op deze contracteringsprocedure worden per cluster (perceel) in een aparte procedure uitvoerders gecontracteerd per pijler. Voor deze separate procedure worden per cluster naast de gecontracteerde pijlerpartners alleen de aanbieders uitgenodigd die op dit moment reeds cliënten voor


5 van 31

de gemeenten uit het cluster bedienen, op de gebieden Begeleiding Individueel en Begeleiding Groep inclusief kortdurend verblijf op basis van een indicatie. Voor de contractering van uitvoerders, zal input worden gevraagd van de pijlerpartners. De invloed van de pijlerpartners op de contracteringsprocedure voor uitvoerders is beperkt tot het leveren van input ten aanzien van de inrichting van communicatie, rapportage en kwaliteit. Deze input wordt beperkt door de kaders die reeds in dit procesdocument zijn gegeven. De gemeenten zijn niet gehouden de input van pijlerpartners over te nemen of te volgen. De gemeenten zullen de resultaten van de gegeven input van de pijlerpartners desgewenst transparant communiceren met alle partijen in de separate procedure. Ter voorkoming van belangenverstrengeling zal de pijlerpartner in zijn rol als uitvoerder communiceren met een pijlerpartner uit een andere pijler of met de gemeenten. I.5

CONTACTGEGEVENS / COMMUNICATIE

Naam: T.a.v.: E-mail:

Gemeente Delfzijl Mevrouw Y. Jongkind-Steen [email protected]

Het is uitdrukkelijk niet toegestaan met medewerkers van de samenwerkende gemeenten te corresponderen over deze contracteringsprocedure. Alle correspondentie en communicatie over deze contracteringsprocedure en gerelateerde vragen verloopt via de voornoemde contactpersoon, dit op straffe van uitsluiting! Alle communicatie vindt uitsluitend per e-mail plaats. Indien noodzakelijk zullen de gemeenten telefonisch contact opnemen met aanbieders naar aanleiding van ontvangen e-mails. I.6

PLANNING

In onderstaande tabel is de (streef)planning weergegeven. Aan de vermelde data en aanduidingen kunnen geen rechten worden ontleend. Verzenden procesdocument Indienen vragen voor nota van inlichtingen Verzenden nota van inlichtingen Indienen offerte Verzenden uitnodigingen interviews Interviews Bekendmaken voornemen tot gunning Definitieve gunning d.m.v. ondertekening overeenkomst Bijdrage pijlerpartners/eerste pijlerpartneroverleg Contracteren uitvoerders Sluitingsdatum offertes uitvoerders I.7

Woensdag 13 mei 2015 Vrijdag 22 mei 2015, 09:00 uur Maandag 1 juni 2015 Donderdag 11 juni 2015, 12:00 uur Donderdag 18 juni 2015 Woensdag 24 juni 2015 Donderdag 2 juli 2015 Medio juli 2015 Dinsdag 7 juli en 21 juli 2015 Woensdag 26 augustus 2015 Donderdag 22 oktober 2015

VRAGENRONDE

Er is ten behoeve van deze contracteringsprocedure één vragenronde gepland. Derhalve wordt van de aanbieders een proactieve en zorgvuldige houding verwacht. Vragen ten aanzien van deze contracteringsprocedure en het procesdocument kunnen tot uiterlijk vrijdag 22 mei 2015, 09:00 uur per e-mail worden gesteld aan de contactpersoon. De aanbieder heeft de mogelijkheid voor de vragenronde vragen over de procedure en/of tekstvoorstellen voor wijziging van de conceptovereenkomst en algemene inkoopvoorwaarden met motivering in te dienen. De gemeenten behouden zich het recht voor om tekstvoorstellen al dan niet aangepast over te nemen.


6 van 31

Eventuele wijzigingen en aanvullingen op dit procesdocument in de vragenronde dient de aanbieder onvoorwaardelijk te accepteren, evenals het gegeven dat deze wijzigingen en aanvullingen prevaleren boven de bepalingen in dit procesdocument. De datum waarop de gemeenten de vragen ontvangen, is leidend. Te laat ingediende vragen worden in principe niet beantwoord. Dit is enkel anders indien de gemeenten van mening zijn dat de vraag dermate essentieel is dat deze beantwoording noodzakelijk is voor alle aanbieders. De gemeenten zullen alle binnengekomen vragen met de hierop door haar gegeven antwoorden bundelen in een vragenronde. Deze zal zij omstreeks 1 juni 2015 gelijktijdig geanonimiseerd aan alle aanbieders doen toekomen per e-mail. Omwille van een vlotte en gerichte beantwoording, dient u de vragen in te dienen in het bijgevoegde Excelbestand (bijlage G). In dit Excelbestand treft u een kolom motivering aan. In deze kolom dient u per vraag aan te geven wat de aanleiding van uw vraag is c.q. waarom stelt u de vraag. Op deze wijze stelt u de gemeenten in staat om uw vraag gericht en helder te beantwoorden. I.8

WIJZE VAN INDIENEN

Uw offerte dient, inclusief alle vereiste documenten, uiterlijk donderdag 11 juni 2015, 12:00 uur in het bezit van de gemeenten te zijn. Indienen dient in enkelvoud hardcopy te geschieden. Deze offerte: • dient voorzien te zijn van originele ‘natte’ handtekeningen; • dient losbladig ingebonden (gemakkelijk kopieerbaar) te zijn en voorzien van tabbladen. Daarnaast dient u de offerte op USB-stick aan te bieden (in de daartoe aangeleverde digitale formats). De plannen van aanpak (Gunningscriterium G2) dienen daarbij als een apart bestand te zijn opgeslagen op de USB-stick. De offerte dient in een gesloten envelop ingediend te worden. De envelop mag niet te herleiden zijn naar uw bedrijf. U dient de envelop daarom geanonimiseerd in te dienen. U dient uw envelop te voorzien van het etiket voor het indienen van een offerte (bijlage E). U kunt uw offerte indienen bij de receptie op het adres zoals vermeld op het etiket voor het indienen van een offerte. Aan iedere aanbieder wordt een afgifte / ontvangstbevestiging verstrekt, waarop de datum en het tijdstip van ontvangst staan vermeld (bijlage F). U dient deze zelf uit te printen en mee te nemen. De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het tijdig inleveren van de offerte. Te laat ingediende offertes zullen niet worden beoordeeld; hierbij is het moment van ontvangst van de offerte leidend. Offertes moeten in persoon worden ingediend. Het is niet toegestaan offertes per fax, per post of email in te dienen. I.9

ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN EN OVEREENKOMST

De aanbieder gaat ermee akkoord dat de normaal door haar onderneming gehanteerde voorwaarden niet van toepassing zullen zijn op onderhavige opdracht. De gemeenten verklaren dat uitsluitend de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Delfzijl van toepassing zullen zijn op deze opdracht (bijlage G). Met het indienen van de offerte gaat de aanbieder uitdrukkelijk akkoord met deze algemene inkoopvoorwaarden. In de overeenkomst (bijlage D) zijn de randvoorwaarden en –bepalingen voor de uitvoering van deze opdracht neergelegd. Middels indiening van de offerte gaat de aanbieder uitdrukkelijk akkoord met de inhoud van de overeenkomst (eventueel zoals gewijzigd bij de vragenronde). Gemeenten hebben de mogelijkheid om individueel na afloop van de initiële looptijd van twee jaar al dan niet te besluiten om de overeenkomsten te continueren danwel te beëindigen.


7 van 31

I.10 SOCIAL RETURN (UITVOERINGSEIS) De invulling van Social Return kan op verschillende manieren plaatsvinden. De samenwerkende gemeenten hebben voor deze overeenkomst gekozen voor het uitvragen van (creatieve en innovatieve) ideeën bij de aanbieders, die tevens goed realiseerbaar zijn. Daarvoor is onderstaande eis geformuleerd. Aanbieder levert een concreet en realistisch voorstel bij zijn offerte, waarin hij zijn betrokkenheid bij en zijn bijdrage aan Social Return zo concreet mogelijk presenteert en omschrijft. Aanbieder probeert daarbij in beginsel aansluiting te zoeken bij de beleidsdoelstellingen van de samenwerkende gemeenten, inhoudende een bijdrage leveren aan het bieden van werkgelegenheid en werkervaringsplaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, niet inhoudende dat dit zich geografisch beperkt tot de samenwerkende gemeenten. De doelen zijn: • Het vergroten van de arbeidsparticipatie en de werkervaring van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt; • Werk genereren voor SW werknemers. Na gunning wordt de inhoud van het voorstel tussen de pijlerpartner en cluster geconcretiseerd en uitgewerkt in een plan van aanpak, dat onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van de overeenkomst. Bij gunning van de opdracht vervult pijlerpartner gedurende de looptijd van de overeenkomst zijn verplichtingen op het gebied van Social Return. Namens het cluster wordt dit onderdeel van het contractmanagement uitgevoerd de coördinator Social Return: • Voor cluster 1, de heer J. Mooi, [email protected] • Voor cluster 2, de heer D. Abee, [email protected] Indien u vragen heeft over de wijze waarop u Social Return zou kunnen inzetten om te komen tot een concreet en realistisch voorstel, kunt u per e-mail contact opnemen met de coördinatoren. De aanbieder dient zijn voorstel ‘Invulling Social Return’ toe te voegen bij zijn offerte. I.11

GUNNING C.Q. OPDRACHTVERSTREKKING

De gemeenten streven ernaar om uiterlijk 2 juli 2015 de aanbieders op de hoogte te brengen van de voorlopige gunningsbeslissing. Overige aanbieders hebben zeven kalenderdagen de tijd hiertegen bezwaar te maken, waarna het de gemeenten vrij staat de opdracht definitief te gunnen. De samenwerkende gemeenten handelen tijdens de contracteringsprocedure onder het voorbehoud van goedkeuring door of namens eindverantwoordelijke, te weten het college van burgemeester en wethouders. De eindverantwoordelijke moet formeel instemmen met de inhoud van de beoogde overeenkomst tussen de gemeenten en de aanbieder. Enkel nadat deze instemming is verkregen, kan de opdracht definitief gegund worden. In geval er sprake is van een gelijke score, wordt door middel van loting in aanwezigheid van de betreffende aanbieders bepaald welke aanbieder(s) de opdracht gegund krijgt. I.12

OVERIGE VOORWAARDEN

Vertrouwelijkheid Het is niet toegestaan informatie, welke door of namens de gemeenten in het kader van dit procesdocument worden verstrekt, aan derden ter beschikking te stellen. De gemeenten zullen de ingediende offertes en verstrekte informatie vertrouwelijk behandelen.


8 van 31

Gestanddoening en terugtrekking Offertes dienen voor de duur van 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de sluitingsdatum, gestand te worden gedaan. Een aanbieder die een offerte heeft ingediend, kan zich niet meer terugtrekken. De offerte is onherroepelijk voor de duur van de gestanddoeningstermijn. Mocht tegen onderhavige contracteringsprocedure een kort geding worden aangespannen, zal de gestanddoeningstermijn van de offertes automatisch worden verlengd tot 14 kalenderdagen na de uitspraak van de rechtbank. In overige gevallen behouden de gemeenten zich het recht voor de aanbieders te verzoeken de gestanddoeningstermijn te verlengen. Volledigheid en geldigheid De offerte moet volledig en geldig zijn. Volledig betekent dat alle stukken, die ingediend moeten worden, ook feitelijk en compleet worden overlegd op de door dit procesdocument voorgeschreven wijze. Geldig betekent dat de ingediende stukken, zonder enig voorbehoud dan wel voorwaarden, waar gevraagd, rechtsgeldig zijn ondertekend middels een ‘natte’ handtekening en voldoen aan de eisen die eraan zijn gesteld. Bij twijfel behouden de gemeenten zich het recht voor de rechtsgeldige ondertekening te onderzoeken. !! Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om de vaste tekst van de standaardformulieren te wijzigen, op straffe van uitsluiting !! !! Onvolledige of ongeldige offertes kunnen worden uitgesloten van verdere deelname aan de procedure !! Voorbehoud en kostenvergoeding De gemeenten behouden zich het recht voor de contracteringsprocedure (tussentijds) geheel of gedeeltelijk stop te zetten, eenzijdig af te breken of gedeeltelijk niet te gunnen. Aanbieders hebben geen recht op vergoeding van eventueel gemaakte kosten en/of geleden schade. Ook in het geval dat de opdracht wel gegund wordt, hebben aanbieders geen enkel recht op vergoeding van eventueel gemaakte kosten. Tegenstrijdigheden Dit procesdocument, alsmede de hierbij behorende bijlagen, zijn met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden, juridische onjuistheden en/of onvolkomenheden opmerken, dient u de gemeenten hiervan via de reeds genoemde contactpersoon schriftelijk op de hoogte te stellen, in ieder geval vóór de uiterste datum voor het stellen van vragen. Tegenstrijdigheden die eerst later blijken, zijn voor risico van de aanbieders. In alle gevallen van onduidelijkheid prevaleert dit procesdocument boven de bijlagen. Met indiening van de offerte gaat de aanbieder onverkort akkoord met het proces en de gestelde eisen en criteria. Geschillen/conflicten Op zowel deze contracteringsprocedure als de te sluiten overeenkomst is het Nederlandse recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiende uit onderhavige contracteringsprocedure, alsmede uit de te sluiten overeenkomst, zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde burgerlijke rechter in het arrondissement Noord-Nederland, locatie Groningen. Onderaannemers / combinaties / concern De aanbieder kan de werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht als pijlerpartner niet door één of meerdere onderaannemers laten uitvoeren. In verband met de aard van de opdracht is het niet mogelijk om in te schrijven met onderaannemers. Ditzelfde geldt voor zusterondernemingen. Ook is het de aanbieder niet toegestaan als combinatie in te schrijven.


9 van 31

Binnen een concern1 dient een concerngarantieverklaring afgegeven te worden. Indien aanbieders onderdeel uitmaken van een concern danwel ressorteren onder andere aanbieders/maatschappijen of onderdeel uitmaken van een vergelijkbare getrapte organisatiestructuur, is het enkel toegestaan dat maximaal één maatschappij vanuit dit concern mag inschrijven op deze contracteringsprocedure op straffe van uitsluiting. De aanbieders, die onderdeel zijn van een concern dienen, op straffe van uitsluiting hun concernstructuur bij de offerte te beschrijven en inzichtelijk te maken (onder meer door het bijvoegen van een organogram). Bovenstaande geldt niet voor de op deze contracteringsprocedure volgende separate procedure voor uitvoerders. Bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming, arbeidsvoorwaarden Aanbieders kunnen informatie over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden, die gelden in Nederland verkrijgen via www.rijksoverheid.nl meer specifiek via de navolgende organen: • Met betrekking tot belastingen: ministerie van financiën, den haag (www.minfin.nl en/of www.belastingdienst.nl); • Met betrekking tot milieubescherming: ministerie van infrastructuur en milieu (i&m), den haag (http://www.minienm); • Met betrekking tot arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: ministerie van sociale zaken en werkgelegenheid, den haag (www.minszw.nl) en/of uwv (www.uwv.nl). Door een offerte in te dienen, geeft de aanbieder aan respectievelijk verklaart hij dat hij bij het opstellen van zijn offerte rekening heeft gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de geldende bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden en deze verplichtingen naleeft.

1

Een economische eenheid waarin rechtspersonen en vennootschappen organisatorisch zijn verbonden.


10 van 31

DEEL: II II.1

DE PIJLERPARTNER

OPDRACHTOMSCHRIJVING

Voor een uitgebreide omschrijving ‘Dienstverleningsvoorwaarden’.

van

de

opdracht

wordt

u

verwezen

naar

annex

1

Voor iedere pijlerpartner, met uitzondering van de pijlerpartner Stimulator Algemene Voorzieningen geldt dat deze in zijn ‘eigen’ pijler eveneens uitvoerder kan zijn. Dit sluit niet uit dat een pijlerpartner ook uitvoerder kan zijn in een andere pijler. De pijlerpartner heeft geen invloed op de keuze van de cliënt voor een uitvoerder of de inhoud van de zorg van een andere uitvoerder. Voor de gemeenten Veendam en Pekela worden wel uitvoerders voor de pijler Stimulator Algemene voorzieningen gecontracteerd. Voor deze gemeenten geldt dat de pijlerpartner Stimulator algemene voorzieningen wel uitvoerder in deze pijler kan zijn. In annex 1 van de dienstverleningsovereenkomst (bijlage D) staan onder 1B de pijlers omschreven. Let wel, op basis van voortschrijdend inzicht, kan de beschrijving van de pijler dan wel de inhoudelijke omvang van de pijler aangepast worden. Dit zal echter niet leiden tot wezenlijke wijzigingen doch echter tot beperkte wijzigingen dan wel woordelijke aanpassingen. De omschrijving van de pijlers in de separate contracteringsprocedure voor uitvoerders is bepalend. Subpercelen 1A en 2A: Maatwerkvoorziening Begeleiding Individueel Voor zover op dit moment bekend is bij de gemeenten wordt er in: • Cluster 1 (DAL/BMW/E) voor ca 4.448 cliënten Begeleiding Individueel als maatwerkvoorziening ingezet. • Cluster 2 (Oost Groningen) voor ca 3.431 cliënten Begeleiding Individueel als maatwerkvoorziening ingezet. Nadrukkelijk zij opgemerkt dat aan bovengenoemde aantallen geen rechten kunnen worden ontleend. De genoemde aantallen zijn slechts indicatief. Er wordt voor de positie van pijlerpartner Begeleiding Individueel per subperceel één pijlerpartner gecontracteerd. Dus één pijlerpartner voor subperceel 1A en één pijlerpartner voor subperceel 2A. Na afronding van deze procedure voor verwerving van de pijlerpartners worden er in de separate procedure: • Voor het subperceel 1A (uitvoerders pijler Begeleiding Individueel) voor het cluster 1 onder voorbehoud van voldoende capaciteit 13 uitvoerders gecontracteerd. • Voor het subperceel 2A (uitvoerders pijler Begeleiding Individueel) voor het cluster 2 onder voorbehoud van voldoende capaciteit 18 uitvoerders gecontracteerd. Uitvoerders worden gecontracteerd op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Het tarief voor de uitvoerders is een vast all-in budget per cliënt inclusief BTW wat door uitvoerders wordt geoffreerd. De gemeenten stellen hierbij een bandbreedte vast waarbinnen het vaste all-in budget per cliënt dient te liggen. Indien tijdens de gunning van de separate procedure uitvoerders blijkt dat het aantal aanbieders per subperceel onvoldoende capaciteit biedt in relatie tot de beoogde capaciteit dan staat het de gemeenten binnen het cluster vrij om meer aanbieders te contracteren. Indien tijdens de looptijd van de overeenkomst blijkt dat er een leemte in aanbod/capaciteit bestaat, kunnen de gemeenten aanvullend aanbieders contracteren. Procesdocument contractering Pijlerpartners Ommelander Samenwerkingsmodel © CBP/ir1-Consult maart 2015

11 van 31

Subpercelen 1B en 2B: Maatwerkvoorziening Begeleiding Groep Voor zover op dit moment bekend is bij de gemeenten wordt er in: • Cluster 1 (DAL/BMW/E) voor ca 9.753 cliënten Begeleiding Groep als maatwerkvoorziening ingezet. • Cluster 2 (Oost Groningen) voor ca 6.051 cliënten Begeleiding Individueel als maatwerkvoorziening ingezet. Nadrukkelijk zij opgemerkt dat aan bovengenoemde aantallen geen rechten kunnen worden ontleend. De genoemde aantallen zijn slechts indicatief. Er wordt voor de positie van pijlerpartner begeleiding groep per subperceel één pijlerpartner gecontracteerd. Dus één pijlerpartner voor subperceel 1B en één pijlerpartner voor subperceel 2B. Na afronding van deze procedure voor verwerving van de pijlerpartners worden er in de separate procedure: • Voor het subperceel 1B (uitvoerders pijler Begeleiding Groep) voor het cluster 1 onder voorbehoud van voldoende capaciteit 13 uitvoerders gecontracteerd. • Voor het subperceel 2B (uitvoerders pijler Begeleiding Groep) voor het cluster 2 onder voorbehoud van voldoende capaciteit 18 uitvoerders gecontracteerd. Uitvoerders worden gecontracteerd op basis van het gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Het tarief voor de uitvoerders is een vast all-in budget per cliënt inclusief BTW wat door uitvoerders wordt geoffreerd. De gemeenten stellen hierbij een bandbreedte vast waarbinnen het vaste all-in budget per cliënt dient te liggen. Indien tijdens de gunning van de separate procedure uitvoerders blijkt dat het aantal aanbieders per subperceel onvoldoende capaciteit biedt in relatie tot de beoogde capaciteit dan staat het de gemeenten binnen het cluster vrij om meer aanbieders te contracteren. Indien tijdens de looptijd van de overeenkomst blijkt dat er een leemte in aanbod/capaciteit bestaat, kunnen de gemeenten binnen het cluster aanvullend aanbieders contracteren. Begeleiding Groep heeft altijd de voorkeur boven Begeleiding Individueel. Subpercelen 1C en 2C: Stimulator Algemene Voorzieningen Voor het subperceel 1C worden geen uitvoerders gecontracteerd. De pijlerpartner Stimulator Algemene Voorzieningen heeft dan ook een afwijkend takenpakket van de pijlerpartner BGI en BGG. De pijlerpartner Stimulator Algemene Voorzieningen voor cluster 2 krijgt enkel bij de gemeenten Veendam en Pekela wel een extra rol. Deze gemeenten contracteren wel uitvoerders voor de pijler Stimulator Algemene voorzieningen. De gemeenten zullen zelf veelvuldig contact onderhouden met deze gecontracteerde uitvoerders (tussen de drie en negen uitvoerders verdeeld over drie gebieden waar de algemene voorziening wordt ingericht). Naast de hierboven beschreven doelen zal de pijlerpartner eveneens een rol spelen in de verantwoording en monitoring van de uitvoering van de algemene voorzieningen. II.2

OVEREENKOMST

Er wordt per cluster één overeenkomst gesloten. Met andere woorden, alle samenwerkende gemeenten van het cluster en alle gecontracteerde pijlerpartners van het cluster tekenen gezamenlijk één overeenkomst. De uitvoering van de opdracht is gepland vanaf het moment van inwerkingtreding van de overeenkomst, voorzien met ingang van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2017, met een optie Procesdocument contractering Pijlerpartners Ommelander Samenwerkingsmodel © CBP/ir1-Consult maart 2015

12 van 31

tot eenzijdige verlenging door de gemeenten binnen het cluster van viermaal 1 jaar. Verlenging of beëindiging per pijler is mogelijk. Bij de keuze voor al dan niet verlengen van de overeenkomst staat het individuele gemeenten vrij om uit te treden. Het staat andere gemeenten in overleg met de samenwerkende gemeenten vrij om op dit moment tot de overeenkomst toe te treden. De overeenkomst wordt gesloten door ondertekening van de definitieve overeenkomst door de opdrachtnemers en gemeenten behorende tot het cluster. Gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen de clusters pijlers aan het model toevoegen, maar het is ook mogelijk dat het aantal uitvoerders binnen een pijler toeneemt of afneemt. Daarnaast wordt van pijlerpartners en uitvoerders verwacht dat zij vanaf gunning een proactieve bijdrage leveren aan het succes van het contractmodel en de implementatie van dit model.


13 van 31

II.3

HET SAMENWERKINGSMODEL

Als separate bijlage toegevoegd.


14 van 31

DEEL: III

GESCHIKTHEIDSCRITERIA

In dit deel staat beschreven aan welke minimumeisen de aanbieder moet voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de opdracht. Aan alle eisen in dit deel dient de aanbieder te voldoen bij indiening en gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst. III.1

DWINGENDE EN FACULTATIEVE UITSLUITINGSGRONDEN

De uitsluitingsgronden die van toepassing zijn treft u aan onder artikel 8.4, a t/m f, van de dienstverleningsovereenkomst (bijlage D). Aanbieder dient in de offerte te verklaren dat geen van de geformuleerde uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn. De gemeenten kunnen de bewijsmiddelen, indien zij dit wenselijk of noodzakelijk achten, opvragen. De bewijsmiddelen hiertoe dienen direct na opvraag door de gemeenten te worden aangeleverd. Het betreft hier in ieder geval: • De gedragsverklaring aanbesteden; • Verklaring van de belastingdienst en; • Verklaring van de griffie dat er geen sprake is van een aanvraag van surseance van betaling of faillissement. Let op, de gemeenten zijn van mening dat het uittreksel van het handelsregister ter bewijs van nonfaillissement, niet volstaat. III.2

FINANCIELE BEKWAAMHEID

Subpercelen 1A, 1B, 2A en 2B Aanbieder dient in de offerte te verklaren te voldoen aan de volgende financiële minimumeisen: • Het bedrijfsresultaat na belastingen is in de jaren 2012, 2013 en 2014 niet negatief geweest; • Het gemiddelde solvabiliteitspercentage (eigen vermogen/vreemd vermogen) van de jaren 2012, 2013 en 2014 was minimaal 20%; • Aanbieder is een stabiele onderneming, welke haar continuïteit kan garanderen. Subpercelen 1C en 2C: Aanbieder dient in de offerte te verklaren te voldoen aan de volgende financiële minimumeisen: • Het bedrijfsresultaat na belastingen is in de jaren 2012, 2013 en 2014 niet negatief geweest; • Aanbieder is een stabiele onderneming, welke haar continuïteit kan garanderen. Ter bewijs van deze verklaring kunnen de gemeenten de geselecteerde aanbieders vragen haar bewijsmiddelen in de vorm van een accountantsverklaring te doen toekomen, waaruit opgemaakt kan worden dat hij hier inderdaad aan voldoet. III.3

ORGANISATORISCHE BEKWAAMHEID PIJLERPARTNER

III.3.1 Inschrijving handels- en beroepsregister • Aanbieder is ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel; • De offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn door een vertegenwoordigingsbevoegde, blijkens het handels- en/of beroepenregister. Ter bewijs dient aanbieder alle relevante uittreksels bij zijn offerte te voegen achter tabblad 2. Uit het handels- en/of beroepenregister dient deze volledige tekeningsbevoegdheid te blijken. III.3.2 Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering Aanbieder dient afdoende verzekerd te zijn inzake aansprakelijkheid door middel van een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Deze verzekering dient minimaal € 2.500.000 per gebeurtenis te dekken alsmede minimaal twee gebeurtenissen/uitkeringen per jaar.

Procesdocument contractering Pijlerpartners Ommelander Samenwerkingsmodel © CBP/ir1-Consult mei 2015

15 van 31

Ter bewijs van deze verklaring kunnen de geselecteerde aanbieders worden verzocht de volgende gegevens aan de gemeente te overleggen: • Een geldig polisblad van de toepasselijke beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid. Indien het niet mogelijk is een geldig polisblad te overleggen, is het toegestaan een geldig verzekeringscertificaat te overleggen waaruit blijkt dat de aanbieder verzekerd is, alsook de bedragen waarvoor de aanbieder verzekerd is. III.3.3 Bedrijfsadministratie Aanbieder beschikt over een gedegen bedrijfsadministratie die strekt tot de tijdige levering van gegevens aan gemeenten binnen de door gemeenten aangegeven termijn, waaronder de maandelijkse productie-realisatiecijfers. III.4

KWALITEIT EN TECHNISCHE BEKWAAMHEID

De criteria die van toepassing zijn treft u aan in annex 3 ‘Geschiktheidscriteria’ van de dienstverleningsovereenkomst (bijlage D).

Procesdocument contractering Pijlerpartners Ommelander Samenwerkingsmodel © CBP/ir1-Consult april 2015

16 van 31

DEEL: IV

GUNNINGSCRITERIA EN BEOORDELING

In dit deel staat beschreven op welke wijze en aan de hand van welke gunningscriteria de offertes worden vergeleken en beoordeeld. IV.1 GUNNINGSCRITERIUM De offertes worden beoordeeld en gerangschikt op basis van het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI). Het gunningscriterium EMVI bestaat uit de volgende gunningscriteria en het aantal te behalen aantal punten: Gunningscriterium

Te behalen punten

G1

Prijs

15

G2

Kwaliteit

55

G3

G2.1 G2.2 G2.3 G2.4

Praktische Uitvoering Doorontwikkeling, innovatie en transformatie Informatie en analyse Communicatie

Interviews

10 20 10 15 30

Het maximaal te behalen aantal punten is 100. IV.2 BEOORDELINGSPROCEDURE De beoordeling van de tijdig ingediende offertes verloopt als volgt: Stap 1 Vaststellen volledigheid en geldigheid van de offertes Een onvolledige offerte wordt uitgesloten van de verdere beoordelingsprocedure, tenzij het ontbreken van bepaalde informatie door de gemeenten als een kennelijke omissie wordt aangemerkt. Stap 2 Beoordeling op het onvoorwaardelijk voldoen aan de geschiktheidscriteria De aanbieder dient een onvoorwaardelijke offerte in te dienen. Dat wil zeggen dat er geen ‘mitsen en maren’ aan de offerte kleven. Aan alle geschiktheidscriteria en dienstverleningsvoorwaarden, zoals gesteld in de overeenkomst, dient te worden voldaan en deze dienen te zijn inbegrepen bij de geoffreerde prijs, tenzij expliciet anders is vermeld in dit procesdocument. Dit procesdocument, eventueel aangepast door de nota(’s) van inlichtingen, is leidend en prevaleert over eventuele bijlagen of toelichtingen bij indienen van offerte. Stap 3 Beoordeling op de gunningscriteria G1 en G2 Alle passende offertes worden afzonderlijk beoordeeld op de onder IV.3 en IV.4 genoemde wijze door de leden van de beoordelingscommissie. Alle geoffreerde wensen dienen, tenzij expliciet anders vermeld, bij de geoffreerde prijs zijn inbegrepen. Stap 4 Beoordeling op het gunningscriterium G3 Interviews Nadat de beoordeling op de gunningscriteria G1 en G2 is afgerond worden de partijen die op dat moment, op basis van de totaalscore op de gunningscriteria G1 en G2 ≤ 20 punten verschillen met de hoogst scorende inschrijver, uitgenodigd voor interviews.


17 van 31

De interviews worden afzonderlijk beoordeeld op de onder IV.5 genoemde wijze door de leden van de beoordelingscommissie. De offertes worden beoordeeld op basis van hetgeen door de aanbieders is ingediend. Indien een offerte enkel op (ondergeschikte) onderdelen vragen oproept, kunnen de gemeenten besluiten de offerte verder te beoordelen en om de navraag enkel uit te voeren bij de aanbieders die voor gunning van de opdracht in aanmerking komen. Indien uit de navraag blijkt dat een aanbieder niet voldoet, zal deze alsnog als ongeldig ter zijde worden gelegd. IV.3 G1 PRIJS Aanbieder dient in het prijsinvulformulier (bijlage C) per gewenst subperceel één all-in budget per jaar op te geven. De tarieven zijn in euro’s, inclusief BTW ongeacht het aantal cliënten en inclusief alle mogelijke en bedenkbare kosten. Er zijn op geen enkele wijze additionele kosten in rekening te brengen. Aanbieder is verplicht de dienstverlening als pijlerpartner tegen het aangeboden tarief uit te voeren. De gemeente verhoogt het inschrijfbedrag in het eerste jaar met 10% om tegemoet te komen aan de opstartkosten van aanbieders. Het aangeboden tarief dient binnen de bandbreedte te liggen zoals weergegeven in het prijsinvulformulier. Indien dit niet het geval is, wordt de offerte van aanbieder niet verder beoordeeld en als ongeldig ter zijde gelegd. Beoordeling De aanbieder per subperceel met het laagste all-in budget ontvangt het maximale aantal van 15 punten. De overige aanbieders scoren binnen het subperceel punten naar verhouding tot het laagste all-in budget. De volgende formule wordt gehanteerd om de behaalde punten voor subgunningscriterium (G1 Prijs) per subperceel (pijler) te bepalen: (laagst aangeboden all-in budget subperceel/eigen aangeboden all-in budget subperceel) x maximaal te behalen punten (15) = behaalde aantal punten per subperceel Voorbeeld: Aanbieder Y biedt een all-in budget subperceel 1A aan van € 40.000 Aanbieder X biedt een all-in budget subperceel 1A aan van € 50.000 Dan scoort aanbieder Y op subperceel 1A: 15 punten en aanbieder X: 12 punten (40.000/50.000 = 0,8 x 15= 12 punten). IV.4 G2 KWALITEIT Aanbieder dient voor de subpercelen waarvoor hij een aanbieding wil doen, een plan van aanpak in te dienen. In het plan van aanpak dienen de vier hieronder benoemde onderdelen beschreven te zijn. Het plan van aanpak dient ertoe om de gemeenten inzicht te verschaffen in de wijze waarop aanbieder een concrete en praktische invulling geeft aan de onderdelen, waarbij al hetgeen dat is opgenomen in dit procesdocument en de overeenkomst (inclusief bijbehorende annexen) in acht is genomen. Ongeacht of aanbieder op beide percelen c.q. meerdere subpercelen een offerte indient, dient aanbieder slechts één plan van aanpak in te dienen, waarin de onderdelen 1 t/m 4 opgenomen zijn. Wel dient aanbieder, indien aangegeven bij het betreffende onderdeel, een subperceel specifieke beantwoording toe te voegen. In de checklist (bijlage A) dient aanbieder tevens aan te geven op welke subpercelen het plan van aanpak van toepassing is.


18 van 31

De onderdelen betreffen: • Onderdeel 1: Praktische uitvoering (maximaal drie (3) enkelzijdige A4-pagina’s lettertype Arial 10 regelafstand enkel); • Onderdeel 2: Doorontwikkeling, innovatie en transformatie (maximaal vijf (5) enkelzijdige A4pagina’s lettertype Arial 10, regelafstand enkel); • Onderdeel 3: Informatie en analyse (maximaal drie (3) enkelzijdige A4-pagina’s lettertype Arial 10, regelafstand enkel); • Onderdeel 4: Communicatie (maximaal drie (3) enkelzijdige A4-pagina’s lettertype Arial 10, regelafstand enkel). Indien aanbieder meer A4’s indient dan gevraagd, zal het meerdere worden geëcarteerd en zullen enkel de eerste pagina’s meegenomen worden in de beoordeling. Onderdeel 1: Praktische uitvoering Beschrijf in uw plan van aanpak concreet hoe u praktisch uitvoering gaat geven aan uw rol als pijlerpartner, zoals omschreven onder paragraaf 2 ‘Werkwijze’ van annex 1 van de dienstverleningsovereenkomst (bijlage D). Hierbij dient u in ieder geval adequaat te beschrijven hoe u invulling gaat geven aan: • Klachtenafhandeling; • Vernieuwing/ innovatie (hierbij kan o.a. gedacht worden aan de hoeveelheid algemene voorzieningen of verbindingen met algemene voorzieningen, die aanbieders reeds heeft gerealiseerd en de mate waarin de pijlerpartner aanjager is geweest van de hoeveelheid doorgevoerde innovaties); • De wijze van kennisdeling van informatie binnen de pijler specifiek gericht op input uitvoerders, vernieuwing en innovatie; • Contractbeheer en input voor het contractmanagement; • De wijze van automatiseren van het proces voor financiële gegevens en overige absolute kengetallen welke gebruikt kunnen worden voor contract- en leveranciersmanagement. Specifiek voor subperceel 2C • De wijze waarop u uw rol ziet als pijlerpartner ten opzichte van de door de gemeenten Veendam en Pekela gecontracteerde uitvoerders. Onderdeel 2: Doorontwikkeling, innovatie en transformatie Beschrijf in uw plan van aanpak concreet hoe u in uw rol als pijlerpartner praktisch uitvoering gaat geven aan doorontwikkeling en innovering van de in deze contracteringsprocedure benoemde dienstverlening, zowel bij uzelf als pijlerpartner als bij de uitvoerders binnen uw pijler. Geef daarbij ook aan hoe u doorontwikkeling en innovatie stimuleert. Hierbij dient u in ieder geval voor wat betreft de volgende onderwerpen adequaat te beschrijven hoe u praktisch invulling geeft aan: • De financiële transformatie (begeleiding en ondersteuning op niveau met minder geld); • Integraal en samenhangend aanbod aan cliënten en burgers; • Ontwikkeling van Algemene voorzieningen en constante basisvoorzieningen; • Ontwikkelen van Algemene voorzieningen en aansluiting bij of aanvulling op de lokale sociale infrastructuur; • Aansluiting bij gebiedsgericht werken; • Bevordering samenwerking tussen zorgaanbieders; • Aansluiting bij diensten die vanaf 1 januari 2015 zijn ondergebracht bij de zorgverzekeraars zoals PV; • Welke kansen u ziet om binnen het cluster doorontwikkeling te stimuleren. Daarnaast dienen de volgende pijlerafhankelijke onderdelen te worden beschreven.


19 van 31

Specifiek voor subperceel 1A en 2A • Doorontwikkeling, innovatie, transformatie en vernieuwing binnen de pijler; • Ontwikkeling van een financieel-administratieve Algemene voorziening voor kwetsbare inwoners van de samenwerkende gemeenten op het gebied van bijvoorbeeld budgetbeheer, aanleren van financieel-administratieve vaardigheden, Sociale Zaken, bewindvoering en schuldhulpverlening; • Inrichten van laagdrempelige inloopvoorziening(en) voor kwetsbare burgers; • Ondersteuning van en samenwerking met mantelzorgers; • Ontwikkeling van één voorziening voor digitale ondersteuning voor cliënten van alle zorgaanbieders. Specifiek voor subperceel 1B en 2B • Doorontwikkeling, innovatie, transformatie en vernieuwing binnen de pijler; • Effectief en efficiënt organiseren en stroomlijnen van het vervoer van en naar de dagbesteding voor alle cliënten met een indicatie voor vervoer; • Omvormen van dagopvang naar een Algemene voorziening; • Stimuleren cliëntparticipatie in activiteiten van cliënten voor cliënten. Specifiek voor subperceel 1C en 2C • Doorontwikkeling, innovatie, transformatie en vernieuwing binnen de pijler; • Stimuleren cliëntparticipatie in activiteiten van cliënten voor cliënten; • Afname gebruik maatwerkvoorzieningen. Onderdeel 3: Informatie en analyse Beschrijf in uw plan van aanpak concreet hoe u in uw rol als pijlerpartner praktisch uitvoering gaat geven aan informatie en analyse richting gemeenten en uitvoerders. Hierbij dient u in ieder geval voor wat betreft de volgende onderwerpen adequaat te beschrijven hoe u praktisch invulling geeft aan: • Administratie en reflectie op beschikking en ondersteuningsplan; • Managementinformatie; • Contractbeheer en input voor het contractmanagement door gemeenten/cluster; • Administratie en coördinatie van uitvoerders indien cliënten diensten afnemen van meerdere uitvoerders binnen meerdere pijlers. Specifiek voor subperceel 2C • Managementinformatie; • Input voor contractmanagement; • Monitoring. Onderdeel 4: Communicatie Beschrijf in uw plan van aanpak concreet hoe u invulling geeft aan een zo efficiënt en effectief mogelijke communicatie en bereikbaarheid voor zowel gemeenten als uitvoerders. Hierbij dient u in ieder geval voor wat betreft de volgende onderwerpen adequaat te beschrijven hoe u praktisch invulling geeft aan: • Informatievoorziening, communicatie en interactie tussen u en de andere pijlerpartners; • Informatievoorziening, communicatie en interactie tussen u en de uitvoerders binnen uw pijler (niet van toepassing voor perceel 1C); • Informatievoorziening, communicatie en interactie tussen u en het cluster; • Kennisdeling tussen professionals en Algemene voorzieningenpartners, zoals vrijwilligers; • Hoe u om gaat met het melden van problemen, klachten en verstoringen.


20 van 31

Specifiek voor subperceel 2C • Informatievoorziening, communicatie en interactie tussen u en de gemeenten die uitvoerders hebben gecontracteerd (gemeenten Veendam en Pekela). Beoordeling Vanuit de gemeenten wordt een beoordelingscommissie samengesteld die de ingediende plannen van aanpak per subperceel (pijler) in consensus beoordeelt. De plannen van aanpak zijn minimaal in overeenstemming met de eisen en voorwaarden als gesteld in dit procesdocument, inclusief bijlagen. Ieder onderdeel van het plan van aanpak ontvangt een cijfer, te weten: 0, 2, 5, 8 of 10, waarbij 10 het hoogste cijfer en 0 het laagste cijfer is. Indien aanbieder op één van de vier onderdelen een score behaald lager dan voldoende komt aanbieder niet in aanmerking voor gunning van de opdracht. De beoordelingscommissie beoordeelt vanuit de gedachte dat de aanbieder aan de beoordelingscommissie dient aan te tonen dat de aanbieder kennis heeft en kwalitatief de beste partner is. Deze dient dat aan te tonen met informatie die voor een niet-expert begrijpelijk is. Met dominante informatie dus. Hoe dominanter de informatie is: • • • • •

hoe simpeler het is; hoe sneller tot overeenstemming wordt gekomen, i.e. weinig discussie; hoe minder vakinhoudelijke expertise nodig is om het te begrijpen; hoe minder ‘interpretatie’ door de lezer is benodigd, i.e. je leest wat er staat; hoe meer de onderbouwing van een aanbieder aan de hand van verifieerbare prestatieinformatie geschiedt (prestaties uit het verleden), hoe beter.

In de beoordeling wordt er vooral op gelet dat de verstrekte informatie SMART en met ambitie en commitment geschreven is. Omschrijving Dominant Goed Voldoende Onvoldoende Niet aanwezig

Cijfer 10 8 5 2 0

De beoordelingscommissie zal de onderdelen van het plan van aanpak voor alle pijlers in ieder geval als volgt beoordelen: I. Op basis van onderstaande algemene beoordelingscriteria beoordelen: • Volledigheid van beantwoording in relatie tot het gevraagde; • Concreetheid van de beantwoording; • Consistentie van de beantwoording; • Aansluiting van de beantwoording bij hetgeen gevraagd is; • Borging van hetgeen is omschreven; • Toegevoegde waarde van aanbieder in relatie tot het gevraagde. II. Op basis van onderstaande specifieke beoordelingscriteria beoordelen: • Regie bij gemeente/cliënt; • Mate van regionale kennis en aantoonbare betrokkenheid; • Cliëntgerichtheid; • Innovatie en creativiteit; • Visie; • Samenwerking; Procesdocument contractering Pijlerpartners Ommelander Samenwerkingsmodel © CBP/ir1-Consult april 2015

21 van 31

• • • •

Preventie; Integraliteit; Betrekken van lokale welzijnsorganisaties, basisvoorzieningen en andere belanghebbende; Betrekken van lokale ondernemers en bestaande infrastructuur.

De volgende formule wordt gehanteerd om de punten per onderdeel te bepalen:

(toegekende score/10) x maximaal te behalen punten = behaalde aantal punten per onderdeel

Het behaalde aantal punten wordt per onderdeel afgerond op twee decimalen. Het totaal aantal punten voor het plan van aanpak is de som van de behaalde punten per onderdeel. IV.5 G3 INTERVIEWS Het doel van de interviews is om de mensen te spreken, die een kritische rol gaan spelen tijdens de uitvoering van de opdracht. Voor de interviews wordt een selectie van de sleutelfunctionarissen van aanbieder uitgenodigd. Aanbieder voegt in zijn offerte achter tabblad 4 een overzicht bij met de beoogd in te zetten medewerkers op het gebied van management, coördinatie/aansturing, administratie, contactpersonen gemeente/uitvoerders met een omschrijving van de relevante beroepsopleiding en/of beroepskwalificatie en de relevante werkervaring. Let wel, aanbieder voegt niet een lijst bij met al zijn medewerkers, enkel met de medewerkers die hij feitelijk voor de uitvoering van de overeenkomst op het gebied van management, coördinatie/aansturing, administratie, contactpersonen gemeente/uitvoerders zal inzetten. Doel van de interviews is om twee opgegeven sleutelfunctionarissen te spreken, die een kritische rol gaan spelen tijdens de uitvoering van de opdracht. De interviews zullen plaatsvinden op 24 juni 2015. De duur van het interview is maximaal een half uur per geïnterviewde. De interviews worden 1:1 uitgevoerd (1 functionaris op 1 interviewer geobserveerd door de beoordelingscommissie). Het gaat dus niet om teaminterviews. Tijdens het interview zijn er geen collega’s van de geïnterviewde aanwezig. De exacte inrichting van de interviews van de sleutelfunctionarissen wordt bij de uitnodiging voor de interviews gecommuniceerd. Er is geen ruimte voor de sleutelfunctionarissen om tussen de interviews door de vragen te bespreken. De interviews worden uitgevoerd aan de hand van een vragenlijst, welke niet vooraf beschikbaar wordt gesteld. Tijdens de interviews is er geen ruimte voor een presentatie van de offerte of organisatie. Beoordeling interview De leden van de beoordelingscommissie beoordelen de individuele interviews gezamenlijk. Bij ieder interview wordt gelet op: • De mate waarin zij het contractmodel en hun rol daarin overzien; • De mate van verantwoordelijkheidsgevoel om de dienstverlening tot een succes te maken; • Communicatieve vaardigheden en kennis; • Cliëntgerichtheid; • Innovatie en creativiteit; • Visie.


22 van 31

De scores per individueel interview vertegenwoordigen de volgende waarden: 0 = niet aanwezig/niet beantwoord 4 = onvoldoende 6 = voldoende 10 = goed 15 = uitstekend De eindscore voor de interviews wordt bepaald door de scores van de twee interviews bij elkaar op te tellen (dus bij 1 uitstekend interview en 1 goed interview is de score 25 punten).


23 van 31

DEEL: V BIJLAGE A

BIJLAGEN CHECKLIST

Aanbieder dient zijn offerte op te bouwen conform onderstaande structuur. De ingevulde en ondertekende checklist dient aan de offerte te worden toegevoegd. In de kolom ‘Betreft gevraagde in’ wordt verwezen naar de plaats in het procesdocument waar een bepaalde vraag is gesteld. In de kolom ‘Omschrijving vraag/gevraagde’ is een korte omschrijving van deze vraag opgenomen. In de kolom ‘Volgorde offerte’ staat aangegeven waar de betreffende vraag beantwoord dient te worden in de offerte.

BETREFT GEVRAAGDE IN:

Omschrijving vraag/gevraagde:

Volgorde offerte:

Aanbiedingsbrief

Vóór tabblad 1

Bijlage A

Checklist

Achter tabblad 1

Bijlage B1

Verklaring omtrent rechtmatigheid

Achter tabblad 2

Bijlage B2

Aanbiedingsformulier pijlers

Achter tabblad 3

IV.5 G3 Interview

Overzicht in te zetten personeel

Achter tabblad 4

Bijlage C

Prijsinvulformulier

Achter tabblad 5

Bijgevoegd:

Plan van aanpak G2 Onderdeel 1 Subpercelen 1A, 1B, 2A, 2B en 1C

IV.4 G2 Kwaliteit Subperceel 2C

wel van toepassing niet van toepassing.

Achter tabblad 6


Plan van aanpak G2 Onderdeel 2

IV.4 G2 Kwaliteit

Subperceel 1A en 2C


Subperceel 2A en 2B


Subperceel 1C en 2C


Achter tabblad 7




Achter tabblad 8

wel van toepassing niet van toepassing




Achter tabblad 9

wel van toepassing niet van toepassing


24 van 31

BIJLAGE B1

VERKLARING OMTRENT RECHTMATIGHEID

Ondergetekende verklaart dat onderhavige offerte niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht. Aldus, naar waarheid opgemaakt op dag/maand/jaar te plaats door, naam en voorletters, functie als rechtsgeldig vertegenwoordiger van onderneming

Handtekening:


25 van 31

BIJLAGE B2

AANBIEDINGSFORMULIER PIJLERS/PERCELEN

Aanbieder geeft aan voor welke pijler(s) een offerte wordt ingediend. In de kolom voorkeurspijler wordt door aanbieder aangegeven welke pijler de voorkeur heeft (zie I.3).

Perceel Cluster 1: DAL/BMW/E 1A: Begeleiding Individueel 1B: Begeleiding Groep 1C: Stimulator Algemene Voorziening

Aanbieding Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee

Voorkeurspijler *

Perceel Cluster 2: Oost-Groningen 2A: Begeleiding Individueel 2B: Begeleiding Groep 2C: Stimulator Algemene Voorziening

Aanbieding Ja / Nee Ja / Nee Ja / Nee

Voorkeurspijler *

* maximaal 1 voorkeurspijler per perceel (cluster)

Aanbieder Naam Functie Plaats Datum Handtekening


26 van 31

BIJLAGE C

PRIJSINVULFORMULIER

Aanbieder verklaart dat alle eisen zoals vermeld in dit procesdocument en de overeenkomst, en zoals aangepast in de nota(’s) van inlichtingen, alsmede alle wensen zoals door de aanbieder geoffreerd zijn in de geoffreerde tarieven verwerkt zijn. De samenwerkende gemeenten hanteren voor de all-in tarieven pijlerpartner een ondergrens en een bovengrens. Offertes met biedingen welke lager zijn dan de ondergrens en hoger dan de bovengrens voldoen niet aan de vereisten en worden per direct ter zijde gelegd

Aangeboden All-in Ondergrens All-in Bovengrens All-in tarief Aanbieder tarief per jaar incl. tarief per jaar incl. per jaar incl. btw btw btw.*

Subperceel

Cluster 1: DAL/BMW/E 1A. Pijler Begeleiding Individueel

€ 76.000

€ 87.950

€

1B. Pijler Begeleiding Groep

€ 65.000

€ 94.450

€

1C. Stimulator Algemene voorzieningen

€ 20.000

€ 32.200

€

2A. Pijler Begeleiding Individueel

€ 95.000

€ 99.250

€

2B. Pijler Begeleiding Groep

€ 75.000

€ 111.400

€

2C. Stimulator Algemene voorzieningen

€ 20.000

€ 44.200

€

Cluster 2: Oost-Groningen

Aanbieder Naam Functie Plaats Datum Handtekening


27 van 31

BIJLAGE D

DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST PIJLERPARTNERS


28 van 31

BIJLAGE E

ETIKET VOOR INDIENEN OFFERTE

Gemeenten Delfzijl, Appingedam, Loppersum, Eemsmond, Bedum, Winsum, De Marne, Oldambt, Veendam, Pekela, Vlagtwedde en Stadskanaal T.a.v.: mevrouw Y. Jongkind - Steen Johan van den Kornputplein 10 9934 EA Delfzijl

“Offerte ten behoeve van de contractering Pijlerpartners met referentienummer: SG/CPP/1305 Vertrouwelijk en persoonlijk, niet openen voor: 11 juni 2015, 12.00 uur”. !! Te laat ingediende offertes zullen niet in ontvangst genomen worden dan wel geretourneerd worden !!


29 van 31

BIJLAGE F

AFGIFTE- EN ONTVANGSTBEVESTIGING

Afgiftebewijs Offerte contractering pijlerpartners Van gemeenten Delfzijl, Appingedam, Loppersum, Eemsmond, Bedum, Winsum en De Marne (DALBMWE) en Oldambt, Veendam, Pekela, Vlagtwedde en Stadskanaal (Oost-Groningen) (in te vullen door inschrijver) Naam:

Adres:

Plaats/land:

Naam / functie vertegenwoordiger: Datum / tijd afgifte:

Handtekening:

Ontvangstbewijs Offerte contractering pijlerpartners Van gemeenten Delfzijl, Appingedam, Loppersum, Eemsmond, Bedum, Winsum en De Marne (DALBMWE) en Oldambt, Veendam, Pekela, Vlagtwedde en Stadskanaal (Oost-Groningen) (in te vullen door of namens aanbestedende dienst) Naam / functie:

Organisatie: Datum / tijd ontvangst:

Handtekening:


30 van 31

BIJLAGE G

ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN

De algemene inkoopvoorwaarden zijn als apart pdf bestand toegevoegd aan dit procesdocument.


31 van 31

Sociaal domein Ommelander Samenwerkingsmodel

Recommend Documents