Skopos aanpak software selectie

Skopos aanpak software selectie Snel en zorgeloos naar een optimale informatievoorziening

Basisgegevens

Primaire processen

Internet, portals Skopos Rendementbouwers Hanzepoort 1 7575 DB Oldenzaal Telefoon 0541 662682 Fax 0541 516187 Web http://www.skopos.nl E-mail [email protected] SkoposRendementbouwers Skopos_NL

SOFTWARE SELECTIE METHODIEK SKOPOS RENDEMENTBOUWERS Skopos Rendementbouwers is een bureau voor advies en projectmanagement, op de vakgebieden Informatiemanagement en Procesverbetering. Skopos is opgericht in 1998 en is gevestigd in Oldenzaal. Een middelgroot bureau met louter ervaren adviseurs en projectmanagers, afkomstig uit managementfuncties in het bedrijfsleven. In een algemene brochure over Skopos en op de website www.skopos.nl vindt u nadere informatie over de organisatie, de adviseurs, de werkmethode en de kennisgebieden.

MISSIE SKOPOS RENDEMENTBOUWERS Skopos bouwt samen met organisaties aan het verbeteren van hun prestaties, door hen te ondersteunen met expertise en implementatiekracht bij het verbeteren van werkprocessen en informatievoorziening.

Figuur 1 De missie van Skopos Rendementbouwers Opdrachtgevers herkennen ons aan de brug die geslagen wordt tussen gebruikers en ICT-ers. Dit doet Skopos vanuit het perspectief van de bedrijfsvoering, de wereld waar wij zelf vandaan komen. Onze opdrachtgevers zijn daarmee uitgerust voor de toekomst en toegerust voor de toekomst.

1

Een praktische vertaling van deze missie naar onze dagelijkse projecten: wij ondersteunen selecties en implementaties van standaard (configureerbare) softwarepakketten met een grote organisatorische component. De mensen en de processen vormen het doel van het project, en de systemen en de techniek hebben hierin een dienende rol.

SELECTIE VAN STANDAARD SOFTWARE PAKKETTEN Een belangrijke activiteit van Skopos is onze onafhankelijke begeleiding van software selecties voor standaard informatiesystemen. Enterprise Resource Planning systemen: bedrijfsbrede en geïntegreerde informatiesystemen voor ondermeer de financiële, logistieke, productie- en commerciële administratie. Product Lifecycle Management: software voor het beheer van de levenscyclus van producten, van ontwerp naar productie, naar de gebruiksfase, en uiteindelijk hergebruik of verwijdering. Customer Relationship Management: systemen voor marketing, relatiebeheer en acquisitie.

De rode draad bij dergelijke software pakketten is, dat er zowel aan de software zijde gesleuteld kan worden, als aan de kant van de bedrijfsprocessen en de organisatie. Bij het passend maken van de software gaat het in eerste instantie om de juiste inrichting en configuratie. Soms – liever niet – gaat het echter ook om maatwerk aanpassingen. Dergelijke aanpassingen zijn vaak kostbaar, risicovol en doorlooptijd verlengend. De Skopos adviseur of projectmanager is onafhankelijk, Figuur 2 Voorbeeld van een ERP gebruikersscherm ervaren en deskundig. Hij weet voor elke keuze wat het beste werkt in uw situatie: een aanpassing in de organisatie of in de software. Daarnaast neemt Skopos altijd de gebruiker als uitgangspunt: deze moet er dagelijks mee werken en wenst dus een gebruikersvriendelijke en efficiënte ondersteuning van het dagelijkse werk.

2

SKOPOS AANPAK BIJ SELECTIE VAN STANDAARD SOFTWARE De adviseurs van Skopos en de Skopos werkmethode garanderen dat u het systeem selecteert, dat het beste bij uw organisatie en uw ambities past. De begeleiding van Skopos zorgt er daarnaast ook voor dat de implementatie goed verloopt en dat u uiteindelijk “het onderste uit de kan” haalt. Een optimaal gebruik van het systeem en de juiste aandacht voor beheer & doorontwikkeling binnen uw organisatie.

STARTVRAGEN Skopos krijgt regelmatig verzoeken om een software selectie uit te voeren. Bij een dergelijk verzoek onderzoeken we als eerste de volgende vragen: Wat is het exacte probleem? Wat zijn symptomen, wat zijn achterliggende grondoorzaken? o Is de software de belangrijkste Figuur 3 Mooi gereedschap, maar hoe oorzaak, of zijn er andere oorzaken zit het met de timmerman? aan te wijzen? Zoals bijvoorbeeld de specifieke inrichting van het systeem of de manier waarop de organisatie met het systeem omgaat. o Wat gebeurt er als de organisatie niets verandert, als de beoogde software niet wordt aangeschaft? Zijn er verspillingen of verbetermogelijkheden in de bedrijfsproces die door de nieuwe software ondersteund gaan worden? De software is vaak niet de enige zwakke schakel; verbetering van de software betekent niet altijd het oplossen van het probleem! Is er al software in de organisatie, die de gevraagde functionaliteit zou kunnen invullen? Waar ontstaan verbeteringen, door het inzetten van nieuwe software? Van welke factoren zijn deze verbeteringen nog meer afhankelijk?

Figuur 4 De keten van de informatievoorziening is zo sterk als de zwakste schakel

3

Een pakketselectie is natuurlijk bedoeld om het meest geschikte pakket te selecteren, maar er zijn meer zaken van belang om tot een goed werkende en geaccepteerde nieuwe ICT-oplossing te komen. Meestal is een software-pakketselectie tevens aanleiding om de betrokken bedrijfsprocessen en de informatiebehoeften van de organisatie in de hoofden van de medewerkers te krijgen en te actualiseren. Procesmatig denken en werken door management en kerngebruikers is de belangrijkste succesfactor voor een goede softwareselectie, implementatie en optimalisatie. Naast dit interne huiswerk is het bij een pakketselectie natuurlijk ook van belang om de goede implementatiepartner te kiezen en om hier sluitende afspraken mee te maken. Ook hier hebben de adviseurs van Skopos ruime ervaring mee. Vaak start Skopos met een beknopte proces- en informatiedoorlichting, om het vraagstuk scherp te krijgen en oplossingsrichtingen te verkennen. Alle betrokken personen van de opdrachtgever krijgen in korte tijd een helder beeld van het probleem, de oplossingsrichtingen en de aanpak om het probleem op te lossen. Verder stellen we in deze scan vast of er voldoende “klik” is tussen uw organisatie en de Skopos adviseur. Skopos heeft ruime ervaring met ERP selecties. ERP staat hierbij voor Enterprise Resource Planning. In normaal Nederlands: geïntegreerde informatiesystemen voor de gehele bedrijfsvoering. Zie Figuur 5 voor een grafische weergave van het ERP concept. De ideale mix is een combinatie van passende functionaliteit op het gebied van de geformuleerde eisen plus een sterke branche focus van de implementatiepartner op de markt waarin uw organisatie actief is. Uitbesteding & Inkoop Portal, Webshop, Berichtuitwisseling Artikelen, stuklijsten, Recepturen, routings

Projectbeheer Calculatie Verkoop

Expeditie

Productie

Planning Voorraad

Configurator Kwaliteitsbeheer

Financiën Relatie beheer

Figuur 5 ERP: vele geïntegreerde functionaliteiten

4

Selecteren en contracteren: over verleiding, eerlijkheid en partnership

Vroeger was een pakketselectie een selectie van software, op basis van lange vragenlijsten en weinig realistische (lees: te goedkope) offertes. Tegenwoordig worden de leveranciersselectie en de eigen rol van de opdrachtgever steeds belangrijker. Deze elementen zijn minstens net zo bepalend voor een Figuur 6 Weinig realistische offertes, oplopende kosten... goed werkend informatiesysteem als de functionaliteiten van de software. Ook de gebruikersinterface en de integraties met andere systemen worden belangrijker, om de gegevensinvoer te minimaliseren en makkelijker te maken.

Figuur 7 De leveranciers selectie en de rol van de opdrachtgever worden steeds belangrijker In het vervolg van dit document besteden we nadere aandacht aan deze drie elementen: De eigen rol van uw organisatie in de selectie en implementatie. De pakketselectie. De selectie en contractering van de implementatiepartner.

OPDRACHTGEVERSCHAP: DE ROL VAN UW EIGEN ORGANISATIE Het voorbereiden van de eigen organisatie op de invoering van het software systeem is een erg belangrijke activiteit die voorafgaat aan de daadwerkelijke software implementatie. Veel software implementaties lopen onnodig stroef doordat de opdrachtgever zelf de randvoorwaarden niet heeft ingevuld, waarbij niemand de opdrachtgever hiervoor van tevoren heeft gewaarschuwd.

5

Bij een goede pakketselectie en –implementatie worden ook de betrokkenen uit de organisatie bedrijfskundig “opgefrist”. Gebruikers en managers participeren actief in het project door na te denken over hun werk, een slimmere en moderne inrichting hiervan en over de informatie die nodig is om hun eigen processen te beheersen en te verbeteren. Bij voorkeur wordt dit denkwerk uitgevoerd voorafgaand aan de selectie en de invoering van de software. Ten eerste omdat u anders misschien de verkeerde software kiest en ten tweede omdat u anders met een duur betaalde applicatieconsultant gaat overleggen over uw bedrijfsproces. Hier heeft hij (of zij) meestal minder verstand van. Skopos stelt samen met u vast wat het vereiste kwaliteitsniveau van de “kerngebruikers” en uw projectleider is en hoeveel tijd u beschikbaar moet stellen van deze onmisbare medewerkers. Deze kerngebruikers zult u vervolgens moeten faciliteren om het project tot een succes te maken. Skopos weet vanuit een ruime ervaring wat hierbij komt kijken. Onze adviseurs kennen de successen en de valkuilen.

DE IMPLEMENTATIEPARTNER Bij sommige pakketten krijgt u de implementatiepartner er automatisch bij. Bij andere software systemen kan u na de pakketkeuze ook nog een implementatiepartner uitkiezen. Het gaat hierbij niet alleen om het selecteren, maar ook om het contracteren. Ook al is er slechts één mogelijke implementatiepartner, dan nog is het van belang om hier gedetailleerde en sluitende afspraken mee te maken voor de invoering van de software. De implementatiepartner van het systeem is minstens net zo belangrijk als het systeem zelf. Er zijn vaak meerdere software pakketten in de markt die allemaal een prima functionele dekking hebben om de werkprocessen binnen uw organisatie te ondersteunen. De medewerkers van uw organisatie moeten dit “halffabrikaat” vervolgens gezamenlijk met de software consultants van de implementatiepartner uitbouwen tot een succesvol eindproduct. Dit vraagt dus om ervaren consultants, die: een goede klik hebben met uw kerngebruikers; ervaring hebben met uw branche en met het eigen ERP systeem; goede didactische en projectleidersvaardigheden hebben.

DE PAKKETSELECTIE De pakketselectie bestaat uit meerdere fasen. Bij complexe en veelomvattende software hanteren wij een meer uitgebreide fasering dan bij selecties die om specifieke functionaliteiten gaan.

6

BLAUWDRUK De fase die voorafgaat aan de pakketselectie noemen we de Blauwdrukfase: de kerngebruikers maken – onder begeleiding – een soort bouwtekening van de bedrijfsprocessen, het verbeterpotentieel van deze processen en van de informatiebehoeften. Deze blauwdruk is een noodzakelijke input voor Figuur 8 De Blauwdruk moet tussen de oren zitten de pakketselectie en later ook voor de implementatie. Maar het allerbelangrijkste: deze Blauwdruk moet tussen de oren van de kerngebruikers zitten! Om vast te stellen welke informatie nodig is om een bedrijfsproces aantoonbaar beheerst te krijgen, is het zinvol om dit bedrijfsproces eerst nader te analyseren en waar mogelijk te verbeteren. Een organisatie kan immers een proces pas verbeteren, als de sleutelfunctionarissen het proces begrijpen. Ook vertalen de kerngebruikers toekomstige ontwikkelingen naar informatiebehoeften en functionaliteiten. Skopos stelt hierbij de kritische vragen. Een nieuw te kiezen pakket moet immers minstens een jaar of vijf – en hopelijk langer - de bedrijfsvoering ondersteunen. Bij het beschrijven van bedrijfsprocessen en informatiebehoeften zoekt Skopos actief naar kansen om processen en aansturing te vereenvoudigen. Hoe eenvoudiger een bedrijfsproces, hoe minder automatisering ervoor nodig is om het proces te kunnen besturen. Skopos zoekt dus actief naar mogelijke verspillingen in de bedrijfsvoering en de informatievoorziening: lean manufacturing, lean office en lean IT. Een voorbeeld van een Blauwdruk hoofdstuk komen we op verzoek nader toelichten. Deze vragen horen in feite bij het gezegde “eerst organiseren en daarna pas automatiseren”. Weliswaar kent iedereen dit oude gezegde, maar toch lopen nog steeds veel pakketselecties en implementaties hierop vast. Skopos kent de valkuilen en dwingt de discipline af om deze valkuilen te omzeilen. Onze insteek is dat Skopos ondersteunt bij het introduceren van deze methodiek en bij het controleren en faciliteren van uw organisatie. De eigen medewerkers van uw organisatie stellen vervolgens de Blauwdruk zelf op. Door onze historie bij vergelijkbare organisaties brengen we tevens praktijkervaringen in bij het traject. Dit is beter voor het draagvlak en de externe kosten van adviseurs. De kwaliteit wordt geborgd door Skopos. Indien gewenst zijn zwaardere of juist lichtere rollen prima mogelijk. Bij het inventariseren van informatiebehoeften informeert Skopos uw organisatie over de mogelijkheden van de moderne software pakketten. Hiermee anticiperen we op een veelgehoorde opmerking: “Je weet pas wat je nodig hebt, als je ziet wat er tegenwoordig

7

mogelijk is”. Dit betekent dat de eigen informatiebehoefte van de organisatie weliswaar leidend is, maar dat de beschikbare functionaliteiten ook tot nieuwe inzichten kunnen leiden over wat er nodig is qua software. Ook kiezen organisaties er soms - terecht - voor om de organisatie aan te passen aan de software. En zo wordt een selectie een interactief traject dat wisselend naar vraag en aanbod kijkt en tenslotte op de optimale functionaliteit uitkomt.

Figuur 9 “Je weet pas wat je nodig hebt, als je ziet wat er mogelijk is” In de Blauwdruk worden niet alle processen en informatiebehoeften in detail uitgewerkt. Voor bepaalde processen en software functionaliteiten zal uw organisatie sterk lijken op andere bedrijven of kan uw organisatie zich makkelijk conformeren aan een standaard werkwijze van een software module. De specifieke processen die met een goede reden speciaal zijn worden nader geanalyseerd en beschreven. Verder werken wij ook de processen uit, die nog niet goed in software systemen worden ondersteund. In tabel vorm staat dit hieronder uitgewerkt. Software systemen Slecht ondersteund in de standaard software Kritisch proces

In detail beschrijven

Globaal beschrijven

Globaal beschrijven

Gebruik maken van standaard Skopos templates

Uw organisatie Niet kritisch proces

Goed ondersteund in de standaard software

Figuur 10 Niet alle processen in detail uitwerken

8

ICT-INFRASTRUCTUUR & ICT-BELEID In de Blauwdrukfase worden natuurlijk ook het ICT beleid en de ICT infrastructuur binnen uw organisatie beschreven. In deze ICT situatieschets komen ondermeer het applicatielandschap en de beoogde interfaces aan de orde. Hieruit volgen technische eisen waaraan het softwarepakket zou moeten voldoen. Omgekeerd stelt het software pakket natuurlijk ook eisen aan de infrastructuur van uw organisatie. Bovenstaand verhaal is niet compleet zonder aan te geven dat software in veel gevallen een groot deel van de ICT oplossing vormt, maar dat er vaak additionele bouwstenen nodig zijn om de totaal benodigde functionaliteit adequaat in te vullen. Skopos heeft ruime ervaring bij het ontwerpen van dit ICT applicatielandschap.

Applicatielandschap Financien

P&O

Commerciële processen

Orderadministratie/ nacalculatie Voorcalculatie Financieel Trajecten

P&O Salaris

Afd. Verkoop

Afd. 1

Afd. 2

Afd. 3

Afd. 4

Afd. 5 Cliëntsysteem

CRM

nvt

nvt

ERP

ERP

ERP

Drumis/ ERP

ERP/ Cliëntsysteem

ERP

nvt

nvt

ERP

Excel

ERP

Excel

Access

Cliëntsysteem

ERP

ERP

nvt

ERP

ERP

ERP

ERP

ERP

nvt

nvt

nvt

Cliëntsysteem

Cliëntsysteem

Cliëntsysteem

Cliëntsysteem

Cliëntsysteem

nvt

Beaufort

nvt

Beaufort Beaufort Beaufort Beaufort

Beaufort

Paymate

Paymate

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

Figuur 11 Voorbeeld van een applicatielandschap, per afdeling en per bedrijfsproces 44 Hierbij is het van belang om het oude landschap, het gewenste landschap en het migratieplan in kaart te brengen. Skopos heeft expertise op het gebied van het gefaseerd migreren van het applicatielandschap van “on premise” naar de Cloud. PAKKET SELECTIE Bij de selectie van een geïntegreerd bedrijfsinformatiesysteem zal er sprake zijn van een “Long List”. Bij meer specifieke applicaties wordt de trechter van 100+ naar 1 versneld doorlopen en kan men vaak al direct naar een short list toe. Skopos kent de software markt en vindt het best passende pakket voor uw organisatie. Best passend betekent niet altijd het beste pakket! “Best passend” slaat op de fit met uw medewerkers qua functionaliteit, gebruikersvriendelijkheid en leveranciersorganisatie. En – last but not least – een fit met uw budget.

9

Skopos kiest bewust voor een methodiek waarbij er al vroegtijdig interactie is tussen leveranciers en opdrachtgever, op basis van een korte toelichting van de cruciale functionaliteiten voor uw organisatie .

Alle mogelijke software pakketten en leveranciers

Voorselectie 5 pakketten / leveranciers Short List 3 pakketten

Principe keuze 1 pakket

Kiezen Democase opstellen Demonstratie o.b.v. democase Taakstellende offerte Implementatiemethode Consultants Referenties Bevestigen en risico’s elimineren • Proof of Concept • Contracten • Go / No go • Projectplan

Definitieve keuze

Figuur 12 Selectiemethodiek software selectie Deze aanpak heeft meerdere voordelen: u krijgt al snel een gevoel bij de professionaliteit van de implementatiepartner; u krijgt snel een beeld bij de look-and-feel van de getoonde software pakketten (hoe efficiënt en gebruikersvriendelijk werkt het systeem); de leveranciers worden al vroegtijdig gedwongen om zich te verplaatsen in uw organisatie en om prioriteiten te stellen in hun demonstratie; de offertes van de leveranciers zullen realistischer zijn, omdat ze de juiste informatie hebben kunnen verzamelen; de leveranciers komen in de gelegenheid om kritische wedervragen aan u te stellen, zodat beide organisaties tijdens het invoeringstraject als partners kunnen optrekken. Na deze voorselectie blijft er een short list over van 2 à 3 implementatiepartners. Deze partijen geven dan een uitgebreidere software demonstratie op basis van een meer omvangrijke business case. Deze business case wordt afgeleid uit de Blauwdruk die we eerder hebben opgesteld. Deze demonstratie wordt uitgevoerd door de beoogde leidende consultant tijdens de implementatie. Na de demonstratie volgt een definitieve offerte door de kandidaten, conform een indeling van uw organisatie. Anders wordt offerte beoordeling namelijk een moeizaam proces van appels en peren vergelijken. In dit short list stadium worden ook referentiebezoeken afgelegd en spreken we nader met de leveranciers over de implementatiemethodiek en projectplan.

10

Uit de demonstraties, implementatieaanpak en offertes volgt een voorkeurspartner. Met deze voorkeurspartner voert u - indien gewenst - nog een workshop uit als extra verdiepingsslag. Hierin wordt dan nader ingegaan op de materie van de eerdere demonstraties en de eventuele maatwerkpunten hieruit. Tenslotte vinden de contractonderhandelingen plaats en worden juridisch de puntjes op de “I” gezet. Hier heeft Skopos ruime ervaring mee, indien nodig ook in combinatie met een aanbestedingsprocedure. In deze fase wordt tevens in een coproductie tussen opdrachtgever en implementatiepartner uw specifieke implementatieplan opgesteld, inclusief een duidelijke rolverdeling tussen de implementatiepartner en uw organisatie. Indien gewenst kunnen we u een overzicht toezenden met de belangrijkste “lessons learned” en valkuilen van software projecten. Skopos is als geen ander in staat om deze problemen vroegtijdig te herkennen in uw project en zorgt voor passende maatregelen om het project ook daadwerkelijk tot een succes te maken.

DE IMPLEMENTATIE Skopos heeft ruime ervaring met het implementeren van grote en kleinere software pakketten. De Skopos projectmanagers zorgen dat u snel, efficiënt en risicoloos Live gaat. Maar bovenal: wij zorgen ervoor dat het systeem ook meerwaarde gaat opleveren in uw bedrijfsvoering. De Skopos adviseurs zorgen er tijdens de invoering van het nieuwe informatiesysteem voor dat de beheerorganisatie goed wordt neergezet. Dagelijks gebruikersbeheer, functioneel applicatiebeheer en het meer technische beheer. Hiermee zorgt u ervoor dat u niet terugvalt tijdens de beheerfase. Maar u zorgt er ook voor dat het systeem wordt geoptimaliseerd, zodat u het onderste uit de kan haalt en blijft halen. Bij implementaties kunnen wij meerdere rollen vervullen: van projectleider tot project auditor, van adviseur voor het gehele projectteam tot coach van het projectmanagement. Soms zelf de rol van mediator en turnaround manager, om een vastgelopen project weer vlot te trekken.

MEER WETEN? Wij komen graag bij u op bezoek om uw vraagstuk door te spreken. Referenties zijn in ruime mate voorhanden, ook in uw eigen branche. Voor nadere informatie: zie www.skopos.nl

11

Met Skopos bouwt u aan het rendement van uw organisatie. Daarmee zijn u en uw organisatie uitgerust voor de toekomst!

Adres:

Hanzepoort 1 7575 DB OLDENZAAL

Telefoon:

(+31) 541 66 26 82

Fax:

(+31) 541 51 61 87

Mail:

[email protected]

Web:

www.skopos.nl SkoposRendementbouwers Skopos_NL