e-HRM
Aanpak en techniek
- wegwijzer - basistechniek - aanpak - procesmodellering - organisatie - selecteren van nieuwe software - privacy en ICT
U aangeboden door IBS Nederland B.V.
Auteur: A.M. van den Bos
Inhoud
• e-HRM wegwijzer (onderzoek, literatuur) • Een beetje basistechniek • Aanpak van e-HRM • Procesmodellering en e-HRM • Organisatie van e-HRM • Selecteren van nieuwe software • Privacy en ICT • Over de auteur
e-HRM wegwijzer (onderzoek,literatuur) Is er onderzoek gedaan op het gebied van e-HRM? Hoewel wetenschappelijk onderzoek naar e-HRM schaars is zijn er een aantal organisaties of adviesbureaus geweest die onderzoek hebben gedaan naar het onderwerp: • NVP, e-HRM onderzoek 2005. Kijk op www.nvp-plaza.nl onder de sectie e-HRM • NIPO Interactive/Media Plaza 2001 • Twynstra Gudde/CKC - e-HRM Onderzoek 2002/2003 • IDC - Dutch eHuman Resources 2001 • Watson Wyatt - B2E/eHR survey 2002 • Cedar 2001 - Human Resources Self Service/ Portal Survey Fourth Annual Survey Voor meer onderzoeken (o.a. van verschillende universiteiten) contacteer auteur. Welke bedrijven lopen voorop met e-HRM? Over het algemeen lopen de grote technologiebedrijven voorop met e-HRM. Bedrijven als KPN, Cisco, IBM, HP zijn veel gerefereerde cases als het gaat om hun e-HRM succes. Toch zie je ook in andere branches vooroplopers op dit terrein. Dow Chemical (Petrochemie) is heel ver, en in de zorgsector wordt vaak ziekenhuis Rijnstaete als vooruitstrevend genoemd. In België bestaat een e-HRM award. De laatste twee winnaars van deze award zijn Generale Bank en Belgacom. Meer informatie op www.hrm.net Hoe ver is Nederland met e-HRM? E-HRM is steeds meer in opkomst. Uit onderzoek in 2002 blijkt dat minder dan een kwart van de organisaties aangeeft nog geen e-HRM toepassingen in de eigen organisatie te hebben. Bijna de helft van de managers en medewerkers maken regelmatig tot veel gebruik van eHRM toepassingen. Volgens het tweejaarlijkse Human
Pagina: 2
Capital Survey van IBM Business Consulting Services is de interesse in e-HRM de afgelopen jaren zo fors toegenomen dat Nederland nu vooroploopt in het gebruik van ervan. Maar liefst 81 procent van de respondenten wil de mogelijkheden voor e-HRM de komende jaren verder uitbreiden. Welke toepassingen worden het meest gebruikt? E-HRM wordt vaak ingezet als informatiemiddel. Online personele regelingen, personeelshandboek of HRM-nieuws blijven het meest populair. De toepassingen die gericht zijn op het stroomlijnen en efficiënter maken van HRMprocessen worden steeds meer geïmplementeerd binnen organisaties. Shared Service Centers (SSC) voor HRM, die als bedoeling hebben om met name administratieve processen te ondersteunen, zijn na SSC voor Finance en Accounting, het meest populair in Nederland. Hiervoor wordt ICT ingezet om de processen te centraliseren. De vacaturebank op het eigen intranet of op internet wordt veel gebruikt. Een groot deel van de activiteiten van de afdeling HRM is gericht op het ontwikkelen van medewerkers. e-HRM toepassingen ter ondersteuning van de ontwikkeling van medewerkers (zoals online-trainingen of elektronische beoordelingsinstrumenten) worden over het algemeen minder gebruikt. Wat zijn voor organisaties de belangrijkste voordelen van e-HRM? Voor veel organisaties zijn de belangrijkste redenen om aan e-HRMte beginnen: • administratieve processen centraliseren en uitvoeringswerkzaamheden concentreren (met als resultaat o.a. kostenbesparing) • sneller kunnen genereren van betere stuur informatie en gegevens ‘presentabeler’ kunnen maken voor management en andere gebruikers • een betere dienstverlening naar managers en medewerkers • verbeterde medewerkerstevredenheid Wat zijn de belangrijkste obstakels bij e-HRM voor organisaties? In de praktijk blijken met name ‘andere HRM-prioriteiten’ als een obstakel te worden gezien. Ook onvoldoende deskundigheid bij HRM is nog vaak een belemmering bij de ontwikkeling en implementatie van e-HRM. Vaak ontbreekt er een projectmatige aanpak waardoor e-HRM ‘er even bij gedaan’ wordt. Hoewel de afdeling HRM zich vaak wel eigenaar voelt van een e-HRM project is het toch vaak zo dat de directie het belang van e-HRM nog onvoldoende beseft. HRM doet er goed aan het belang van e-HRM en
de samenhang met de organisatiedoelstellingen duidelijk te formuleren. Welke boeken zijn er geschreven over e-HRM? • Adam/Van den Berg, e-HRM Inspelen op veranderende organisaties en medewerkers, 2001, Academic Services • Walker, Alfred J., Web-based Human Resources, 2001, McGraw-Hill • Ruël, H e.a., E-HRM: innovation or irritation An exploration of Web-Based Human Resource Management in Large Companies, 2004 • Buyens, D. e.a., E-HRM in kaart, 2003 Voor meer informatie over andere boeken (bijvoorbeeld op het gebied van e-leren) contacteer de auteur. Aanbevolen literatuur en weblinks CD Rom e-HRM met meer dan 130 kennisdocumenten: www.umanid.nl www.ehrmplein.nl http://ehrm.startpagina.nl www.workforce.com www.ihrim.org
Een beetje basistechniek Hoe ziet de techniek van e-HRM eruit? E-HRM is het geheel van alle op internettechnologie gebaseerde hulpmiddelen die het human resource management in algemene zin ondersteunen. Aan de basis van e-HRM ligt vaak een standaard HRM systeem die gegevens opslaat en verwerkt, van aanstelling van een nieuwe medewerker tot salarisbetaling. Veel van dit soort systemen bieden tevens een ‘portaalfunctie’ waarbij medewerkers en managers via de ‘look en feel’ van het intranet van de organisatie zelf informatie kunnen raadplegen of mutaties kunnen uitvoeren. Het is ook mogelijk dat een organisatie ervoor kiest bepaalde processen niet via het standaardsysteem te ondersteunen maar hiervoor aparte, gespecialiseerde systemen wil implementeren (bijvoorbeeld op het gebied van competentiemanagement of arbeidsvoorwaarden á la carte). Soms wisselen dergelijke gespecialiseerde systemen wel basisgegevens uit met het basis HRM-systeem (bijvoorbeeld namen adresgegevens). De HRM-informatie die op het intranet van een organisatie valt ook onder het begrip e-HRM en is niet altijd gekoppeld met andere systemen (bijvoorbeeld HRMnieuws of links naar interessante HRM-websites).
Pagina: 3
Waarom is kennis van techniek belangrijk bij e-HRM? Ondanks dat e-HRM in hoofdzaak een organisatorisch vraagstuk is, is kennis van techniek belangrijk om een aantal redenen: • om de vertaalslag te kunnen maken tussen de techniek die wordt ingezet en de impact daar van op processen en verantwoordelijkheden; • om een goede visie te ontwikkelen is het nodig de mogelijkheden, onmogelijkheden en ontwik kelingen van technologie te snappen; • om op een goede manier een selectie kunnen maken uit leveranciers van oplossingen op het gebied van e-HRM. Wat is een gepersonaliseerd e-HRM portaal? De term e-HRM portaal komt van de internettechnologie 'portal technologie'. Deze technologie maakt het mogelijk om informatie vanuit verschillende systemen op eenvoudige wijze samen te brengen in één Internet omgeving. Informatie over hetzelfde onderwerp, of voor dezelfde doelgroep kan hiermee geïntegreerd aangeboden worden, waarmee een inzichtelijke toegangspoort (portal) geboden wordt. De e-HRM portal brengt informatie rondom HRM bij elkaar in één omgeving voor de gebruiker. Personaliseren van deze portal maakt de omgeving nog toegankelijker voor de gebruiker. Door middel van een log-in ziet de gebruiker precies die informatie op die gewenste plaats, zoals hij/zij dat heeft ingesteld. Wat zijn de vijf technische redenen waarom de internettechniek achter e-HRM zo populair is? 1. Platformonafhankelijkheid Een ‘platform’ is een onderliggend computersysteem waarop applicaties/programma’s draaien. Voorbeelden van platforms zijn Unix of Windows. Inter- en intranet zijn platformonafhankelijk in de zin dat zij met een browser altijd toepasbaar zijn, ongeacht het platform. 2. Gebruikersvriendelijkheid Op het beeldscherm bieden menu’s en (hyper)links (automatische ‘verbindingen’) houvast om keuzes te maken bij het zoeken naar informatie of toepassingen. Deze links kunnen bijvoorbeeld gevonden worden via zogenaamde vindmachines (bijvoorbeeld www.google.nl). 3. Tijd-onafhankelijkheid (a-synchroniciteit) Het verstrekken en anderzijds het verwerken van informatie hoeft niet gelijktijdig (‘a-synchroon’) te geschieden. Dat heeft het voordeel voor de gebruiker dat hij zelf kan bepalen wanneer hij het inter- of intranet raadpleegt en voor de
aanbieder dat hij informatie voortdurend kan aanpassen. 4. Plaats-onafhankelijkheid Toegang tot inter- en intranet is mogelijk vanuit alle plaatsen waar een computer kan ‘inloggen’ op het Internet of intranet, dus vanaf de werkplek, huis, hotel, etc. De gebruiker is dus niet gebonden aan een ‘vaste plek’ 5. Multi-medialiteit De gebruiker kan via meerdere zintuigen worden aangesproken (bijvoorbeeld via bewegende beelden en geluid) waardoor een ‘boodschap’ (informatie, etc.) aantrekkelijker kan zijn. Wat is een database? Een database is een hoeveelheid gegevens in digitaal formaat, waarin op allerlei manieren gezocht en geselecteerd kan worden. Wanneer is Internet ontstaan? 1958: Oprichting Advanced Research Projects Agency die de ontwikkeling van het latere internet begon 1969: Arpanet (het eerste ‘computernetwerk’) 1975: De eerste Personal Computer 1982: Internet wordt als term gelanceerd 1991: Verbod op commercieel dataverkeer wordt opgeheven (Internet nu ook toegankelijk voor bedrijven 1991: Tim Berners Lee is de uitvinder van hypertekst (de taal waarin Internet is geschreven) 1991: Marc Andreessen: Mosaic (de eerste ‘browser’ waarmee je kunt navigeren op Internet net zoals met Windows Explorer of Netscape) Begin 1998: 18% bedrijven hebben intranet 2001: meer dan 60% van de bedrijven heeft Internet en intranet. Wat is een server? De server wordt vaak een Web server genoemd. Een server is een computer dat bestanden bevat met allerlei informatie dat uiteindelijk het intranet/internet “maakt”. Om informatie geschikt te maken voor het Web, is het noodzakelijk dat informatie in de standaardopmaaktaal voor het Web (HTML) op de server geplaatst wordt. Deze computer (de server) 'serves' (deelt uit) deze bestanden uit naar de computers die ze opvragen. Een webserver zorgt er dus voor dat de gebruiker de pagina’s op Internet kan lezen. Dit wordt op een logische manier verzameld of gegroepeerd door de server. Zo’n logische verzameling noemen we een website.
Pagina: 4
Wat is workflowmanagement? ‘Workflow’ betekent letterlijk ‘werkpoces’ of ‘werkstroom’. Een workflow bestaat uit meerdere ‘stappen’. HRM kent vele ‘workflows’. Een voorbeeld is het proces van indienen, goedkeuren en uitbetalen van declaraties. Via het e-HRMsysteem kunnen dergelijke processen efficiënt worden doorlopen. Gegevens hoeven maar één maal te worden ingevoerd en vaak gebeurt dat ‘aan de bron’, dat wil zeggen door de gebruiker zelf (manager, medewerker of HRM-er). Het systeem zorgt dan voor de ‘routing’ en handelt, binnen de aangegeven kaders, het proces verder af. Waarom workflowmanagement? Workflowmanagement wordt vooral toegepast om de efficiency, kwaliteit en flexibiliteit van processen te verhogen. Documenten (mutaties) kunnen efficiënter worden afgehandeld. Wat is XML? XML staat voor eXtended Markup Language. XML is een uitgebreide variant van HTML (HyperText Markup Language: de taal waarmee Internet is geschreven). XML is een techniek om op een gestructureerde manier data te verzamelen uit in oorsprong verschillende en niet-compatibele systemen en toch via het Internet of bedrijfsintranet te presenteren aan de gebruiker. Met XML worden aanzienlijk bespaard op integratiekosten en faciliteert het netwerken van andere HRM-applicaties. XML is hiermee erg belangrijk voor HRM omdat organisaties dikwijls meerdere systemen (in meerdere technische talen) in gebruik hebben. De gegevens uit deze systemen kunnen nu zonder een nieuw systeem aan te schaffen met elkaar geintegreerd worden. Dit is soms een betere oplossing dan de aanschaf van één nieuw systeem. Het HR-XML Consortium, dat de ontwikkeling en promotie van XML voor HRM doet is te vinden op Internet met meer informatie (www.hr-xml.org). Wat is ketenintegratie? Ketenintegratie is de ontwikkeling dat er steeds meer integratie ontstaaat tussen organisaties, organisatie-onderdelen en processen. Informatiesystemen worden in toenemende mate aan elkaar gekoppeld, men krijgt inzage in elkaars systemen en er worden overeenkomsten gesloten waarmee een afnemer meer bevoegdheden krijgt om de leverancier rechtstreeks aan te sturen. Wat is een firewall? Een firewall is een technische veiligheidsvoorziening. Bijvoorbeeld bij het kopiëren van bestanden van een andere computer naar de eigen computer kunnen ook virussen
binnengehaald worden. Om dat te voorkomen is een firewall een mogelijkheid. Het is een beveiliging tussen het Internet (extern) en het intranet (intern), die probeert te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot het interne netwerk. Wat is een ‘webbased applicatie’? Een applicatie die gebruikt kan worden via een web cliënt (dus via een standaard web browser) zonder specifieke additionele software. Wat is een webcliënt? Een webclient is een cliënt (een individuele computer) waarop uitsluitend een standaard web browser nodig is om het systeem te kunnen gebruiken. Wat is groupware? Groupware biedt de mogelijkheid om gezamenlijk te werken aan een en dezelfde activiteit met behulp van ondersteunende hard- en software. Gebruikers communiceren met elkaar en maken gemeenschappelijk gebruik van informatie. Kenmerkend is dat het systeem ondersteunt bij coördinatie, communicatie en coöperatie. Wat is ERP? Enterprise Resource Planning (ERP) staat voor de ondersteuning van bedrijfsprocessen door middel van software, beheersing van materiaal, middelen en geldstromen. Geïntegreerde standaardsoftwarepakketten kunnen het best worden ingezet bij organisaties of afdelingen waar sprake is van redelijk vaak voorkomende en uniforme bedrijfsprocessen, zoals inkoop, finance, logistiek, productie en voorraadbeheer. Wat is een contentmanagementsysteem? Met een contentmanagementsysteem (CMS) wordt de aangeboden informatie, oftewel inhoud (content) van bijvoorbeeld een HRMintranet beheerd. De organisatie kan zelf het beheer van de website verzorgen, zonder daarvoor extra kosten te maken en zonder programmeur te hoeven zijn om dit te doen. Een CMS is vaak al opgebouwd uit zogenaamde ‘templates’ die de bouwstenen vormen voor pagina’s in de juiste huisstijl. Niet alleen tekst of afbeeldingen kunnen met een CMS worden onderhouden maar bijvoorbeeld ook de menustructuur, discussiefora of de autorisatiestructuur van het intranet. Wat zijn de mogelijkheden voor hosting van e-HRM? Er zijn in het algemeen twee varianten voor het hosten van een HRM systeem:
Pagina: 5
• Variant A: Het HRM-systeem functioneert op een fysieke omgeving binnen de eigen organisatie (het systeem wordt geinstalleerd op het eigen netwerk) • Variant B: Het HRM-systeem functioneert op een fysieke omgeving buiten de organisatie (ASPvariant). Die HRMfunctionaliteiten worden dan 'gehost' (beheerd) door een gespecialiseerd bedrijf (‘host’) dat de ‘service’ voor een of meer applicaties (toepassingen) aanbiedt (‘provides’) via hun eigen server.
Wat is middleware? Onder middleware wordt generieke functionaliteit verstaan die communicatie tussen applicaties of applicatiecomponenten mogelijk maakt. De middleware draagt hierbij zorg voor de routering van het berichtenverkeer, de eventuele (technische of functionele) transformatie van berichten, monitoring en logging, en de benodigde beveiligingsmaatregelen. Daarnaast voorziet middleware vaak in een voorziening om alle bericht- en servicedefinities centraal te beheren. Hoe werkt internettechnologie? Schematisch gezien bestaat het Internet uit vier lagen: 1. Het onderliggende netwerk. Deze laag verzorgt de daadwerkelijke verbinding, m.a.w. de draden, kabels en satellieten, die zorgen voor het feitelijke transport van de gegevens. 2. De verzorging van het verkeer over het netwerk. Hier wordt ervoor gezorgd, dat de stromen digitale gegevens niet alleen op het netwerk terecht komen, maar dat ze ook bij de geadresseerde aankomen. 3. De transportlaag zorgt ervoor dat de digitale pakketjes in precies dezelfde vorm aankomen als ze verstuurd zijn. Soms moeten pakketjes meerdere keren verstuurd worden omdat er onderweg "beschadigingen" zijn ontstaan: een verandering van enkele bytes kan al grote gevolgen hebben, dus deze fouten moeten hersteld worden. 4. Het programma dat gebruik maakt van het Internet. Voorbeelden hiervan zijn programma's voor elektronische post en de "Webbrowsers": dit noemen we de applicaties. Het hele netwerk is gebaseerd op het zogenaamde TCP/ IP protocol, dit is een afspraak over hoe de verschillende onderdelen met elkaar communiceren (TCP/IP staat voor
Transfer Control Protocol/Internet Protocol). Hoofdzaak voor het gebruik is, dat iedere computer die aangesloten is aan het Internet uniek te identificeren is.
Aanpak van e-HRM Waar begin je als je met e-HRM aan de slag wilt? Het introduceren van e-HRM oplossingen in organisaties kan aanzienlijke consequenties hebben. Er zijn altijd gevolgen voor de ITinfrastructuur, de bestaande werkwijzen, bestaande taken en verantwoordelijkheden en - dus - voor de mensen die ermee moeten werken. De mate van impact is natuurlijk erg afhankelijk van welke e-HRM oplossing wordt geïntroduceerd. Het is belangrijk om in de initiatieffase stil te staan bij de vraag wat met e-HRM bereikt moet gaan worden. Deze doelen moeten concreet, meetbaar en herkenbaar zijn. Als er geen helder beeld is over het ‘waarom’ zal er bij het ‘wat’ (de gevraagde activiteiten) meer weerstand uit de organisatie kunnen optreden. Het valt verder aan te bevelen, als u stapsgewijs wilt starten, om die applicaties te introduceren die qua IT-kenmerken makkelijk te implementeren zijn en een hoge impact hebben op bijvoorbeeld de tevredenheid van medewerkers. Voorbeelden hiervan zijn 'Wie is Wie-databases', vacaturepublicatie en nieuwscommunicatie via het web of het publiceren van procedures. De introductie van e-HRM kan van eenvoudig tot complex. Eenvoudig beginnen voorkomt risico's en levert de snelste successen op. Tip: analyseer een week lang de meest gestelde vragen aan de HRM-afdeling en kijk of er in de beantwoording van deze vragen iets verbeterd kan worden door middel van ICT. Moet ik eerst HRM-processen beschrijven voordat ik aan e-HRM ga doen? Zonder gedetailleerd inzicht in hoe de huidige processen lopen kan er niet begonnen worden aan e-HRM. e-HRM dwingt namelijk de organisatie tot een centrale, uniforme en gedetailleerde aanpak. Je moet eerst weten hoe processen precies lopen om te kunnen bepalen waar ze beter moeten en waar techniek kan helpen. Zo moet een e-HRM portaal kunnen putten uit een uniforme set van gegevens, anders worden gegevens net zo versnipperd als daarvoor en zal men niet de gewenste efficiency bereiken. Wanneer ‘oude’ (inefficiënte) processen worden gedigitaliseerd loopt men het risico dat de voordelen van ICT niet of onvoldoende worden benut.
Pagina: 6
Moet ik eerst beginnen met het digitaliseren van informatie voordat ik meer interactieve applicaties ga ontwikkelen? Een personeelshandboek online, het laatste nieuws of een smoelenboek; dergelijke functionaliteit wordt vaak als eerste gekozen wanneer men besluit aan e-HRM te gaan doen. Toch hoeft informatie niet de eerste stap te zijn in de ontwikkeling naar ICT-ondersteund HRMbeleid. De belangrijkste vraag die gesteld moet worden is; ‘welke behoeften leven er onder de leden van de organisatie?’ of ‘welke applicatie draagt het beste bij aan onze HRM-prioriteiten voor het komende jaar?’. Als er een hoog ziekteverzuim is in de organisatie en veel kosten gemoeid zijn met de afhandeling van ziekteverzuimprocedures dan heeft een geavanceerde applicatie die het verzuimproces aanstuurt, administreert en controleert wellicht de eerste prioriteit. Wat zijn de fasen in de ontwikkeling van e-HRM? In het algemeen is de ontwikkeling van e-HRM in te delen in een vijftal fasen. Deze fasen verlopen niet altijd in volgorde. Soms is het nodig stappen uit een latere fase eerder te zetten en andersom. Fase 1: Relateren: Vaststellen doelstellingen, globale resultaten, uitgangspunten en randvoorwaarden. Fase 2: Organiseren: Opstellen en goedkeuren projectplan . Bemenste en samenhangende projectorganisatie samenstellen. Fase 3: Detailleren: opstellen deelplannen op het gebied van functionaliteit, content, techniek, beheer, opleiding en communicatie. Fase 4: Realiseren: Op basis van deelplannen het functioneel ontwerp daadwerkelijk bouwen, de verzamelde content plaatsen en de communicatie en opleiding starten. Fase 5: Innoveren: Meten kwaliteit en de resultaten van toepassingen en voorbereiden nieuwe of verbeterde toepassingen. Wat doe ik in fase 1: ‘Relateren’? In deze eerste fase is het zaak de doelstellingen, resultaten, uitgangspunten en randvoorwaarden met betrekking tot e-HRM vast te stellen. Hiervoor zal een verkenning moeten plaatsvinden naar de ambities van de organisatie en de prioriteiten op het terrein van HRM die hieraan bijdragen. Voor uitwerking van het concept en de implementatie van e-HRM zullen de huidige HR-processen, -doelen en -strate-
gie geanalyseerd en in kaart gebracht moeten worden. Het is belangrijk dat er tot in detailniveau teruggegaan wordt naar de vraag hoe je processen en instrumenten inricht en op elkaar afstemt. Pas dan kan er een werkend systeem geprogrammeerd worden. E-HRM dwingt tot structuur en zichtbaarheid van werkwijzen. Een voorwaarde voor ontwikkeling van e-HRM is dan ook een goed en expliciet HRM beleidsplan. Als de belangrijkste HRM-processen in beeld zijn gebracht, kan worden nagegaan waar eventuele knelpunten zitten. Wanneer duidelijk is waar knelpunten precies zitten, krijgt men ook zicht op de mogelijkheden om zaken te verbeteren door middel van e-HRM en waar andere interventies dan het invoeren van e-HRM zinvol zijn. Tip: schrijf liever geen lange beleidsplannen maar visualiseer wat u wilt met e-HRM (bijvoorbeeld door het maken van een Doel- Inspanningen-Netwerk). Voor iedereen moet het als het ware in één oogopslag duidelijk zijn wat de koers is met e-HRM. Welke vragen stel ik bij het bepalen van e-HRM prioriteiten? • Wat wordt er eerst geïmplementeerd en wat later? Als toets voor het stellen van prioriteiten gelden ondermeer de volgende overwegingen: • Wat wil ik als HRM- professional nu op de plank hebben liggen? • Welke producten en diensten willen we aan bieden aan medewerkers en managers, en hoe sluiten die op elkaar aan? • Waar staan we voor als HRM-afdeling ? Een bezinning op de eigen ambities, doelstellingen, rol en houding. • Wat gaat er goed en wat kan er beter in onze huidige processen en activiteiten? • Welke thema's en onderwerpen leven er op dit moment in de organisatie met betrekking tot HRM? Wat zijn voorbeelden van doelstellingen en uitgangspunten uit stap 1? Voorbeeld van een doelstelling: door e-HRM realiseren van een efficiëntere en goedkopere administratieve organisatie door het digitaal ondersteunen van standaardformulieren voor alle HRMprocessen en een uniforme en gecentraliseerde werkwijze in november van dit jaar. Het resultaat is een besparing van 2,2 fte op de HRM-afdeling via natuurlijk verloop. Voorbeeld van een uitgangspunt: Het primaire / eerste ka-
Pagina: 7
naal voor het wijzigen en beheren van en informeren over (standaard) administratieve stappen is het e-HRM systeem zodat we op de afdeling HRM minder tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen. Voorbeeld van een randvoorwaarde: voor alle HRM-processen die gedigitaliseerd worden is er een processchema gemaakt met daarin onder andere de nieuwe taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per stap in het proces. Wat zijn handige instrumenten in het ontwikkelen van e-HRM? De volgende concrete instrumenten kunt u gebruiken in het ontwikkelen van e-HRM: • Een Doel-Inspanningen-Netwerk voor het bepalen van e-HRM doelen in relatie tot concrete functionaliteiten • Doelgroepen-Functionaliteiten-Matrix: voor het bepalen van e-HRM functionaliteiten in relatie tot specifieke doelgroepen. • ROI-spreadsheet (Return on Investment): voor het bepalen van de kosten en opbrengsten van e-HRM De uitwerking van deze instrumenten omvat de kern van een Business Case. Wat staat er in een ‘Business Case’? Alle informatie nodig om een beslissing te rechtvaardigen voor een bepaald veranderingstraject. Deze zijn: harde opbrengsten, zachte opbrengsten, kosten, eventuele quick wins, het tijdspad waarin kosten en opbrengsten gemaakt worden, de aannames die gemaakt zijn in het vaststellen van de kosten en opbrengsten, en de risico’s. Wat niet altijd in een business case staat, maar wel relevant kan zijn is ook de kosten op te nemen voor de organisatie als het veranderingstraject niet wordt ingezet. Wat is een haalbaarheidsanalyse? In veel gevallen is een haalbaarheidsanalyse hetzelfde als een business case. Een haalbaarheidsanalyse kan echter meer omvatten. Specifiek voor e-HRM kan hierin worden meegenomen: • De cultuur van de organisatie: risico’s en risico beperkende maatregelen • De mogelijkheden op het gebied van de eigen ICT infrastructuur • De impact op die e-HRM heeft op de HRM organisatie (bijvoorbeeld structuurveranderin gen, veranderingen in gedrag van HRMmede werkers, noodzakelijke opleiding, etc.)
Wat is een Doel-Inspanningen-Netwerk? De kracht van e-HRM-toepassingen dient te liggen in de verbinding met HRM. Voor het inzichtelijk maken van de relaties tussen HRM doelen en e-HRM toepassingen is een zogenaamd ‘Doel- Inspanningen Netwerk’ (DIN) een goed hulpmiddel. Kort gezegd is een DIN een diagram dat de verbanden aangeeft tussen vaak abstracte HRM-hoofddoelen (bijvoorbeeld ‘verbeteren van de efficiency’), de concretere subdoelen per hoofddoel (bijvoorbeeld ‘gegevens zijn per november van dit jaar in één centrale database opgeslagen op eenduidige en uniforme wijze) en de concrete inspanningen die daar aan bijdragen (bijvoorbeeld digitaliseren van de persoonsdossiers in het nieuwe e-HRM systeem). De HRM-functionaliteiten die men ‘web-enabled’ wil aanbieden, kunnen in het DIN worden gerelateerd aan de HRM-doelen en activiteiten. Een uitgewerkte DIN kan bovendien een handig instrument zijn om de communicatie met sleutelfiguren zoals leidinggevenden te vergemakkelijken. Tip: een voorbeeld van een Doel-Inspanningen-Netwerk is op te vragen bij de auteur. Hoe maak ik een DIN? • maak een ‘break-down’ van de (HRM-)doelen (in sub-SMART- doelen). SMART-doelen zijn Speci fiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden; • inventariseer of bedenk zoveel mogelijk nuttige en zinvolle (liefst noodzakelijke) inspanningen die een bijdrage leveren in het nastreven van de doelen; • geef de onderlinge afhankelijkheden tussen deze inspanningen aan (het inspanningennetwerk); specifceer de interfaces (volgorde, capaciteits bron, locatie, etc.); • verbind de inspanningen met de doelen en geef daarbij aan welke inspanning aan welke doelen welke bijdrage dient of verwacht wordt te leveren; • bespreek dit DIN met alle relevante betrokkenen en leg het definitieve DIN vast, opdat het kan worden bestuurd; • laat het DIN goedkeuren door de opdrachtgever, als onderdeel van het definitieve programma plan).
Pagina: 8
Wat zijn de eisen aan een Doel-InspanningenNetwerk? Een goed opgesteld DIN stelt de gebruiker in staat om na te gaan of de plannen en/of het programma: • de doelenhiërarchie consistent is, dat wil zeggen alle lager gelegen doelen een bijdrage leveren aan de hoger gelegen doelen; • de doelen in het totaal de missie van het programma zo dicht mogelijk benaderen; • de doelen substantieel worden geëffectueerd door de verschillende inspanningen, zoals projecten, improvisaties en routine-werkzaam heden; • de afhankelijkheden tussen de projecten in termen van volgtijdigheid en inhoud, goed zijn weergegeven; • alle inspanningen een substantiële bijdrage leveren aan één of meerdere doelen (substanti eel wil zeggen een bijdrage >20%); • de juiste prioriteiten zijn gesteld en daarmee de beschikbare middelen zo effectief mogelijk zijn ingezet; • de doelen en inspanningen helder en herken baar zijn geformuleerd. Wat is een Doelgroep-Functionaliteiten-Matrix? Op basis van onderzoek kunnen globaal verschillende gebruikersgroepen worden onderscheiden. Met het opstellen van een doelgroepen-functionaliteiten-matrix wordt nagegaan welke functies er nodig zijn om aan de behoeften van de verschillende groepen in de organisatie te voldoen. Daarom is het handig een overzicht te maken van gebruikersgroepen en de functies die daarbij passen. Er ontstaat een overzicht in de vorm van een matrix. Een voorbeeld is: Management: inzage in formatieplanningsoverzichten; toegankelijk maken van diverse HRM-formats. Wat is ROI voor e-HRM? Return on Investment is zowel een specifieke financiële berekening als de overkoepelende term voor veel van dit soort financiële formules. Als je e-HRM als een project benadert kun je deze waarden uitrekenen. De formule voor ROI is daarbij: (Opbrengsten - Kosten) / Kosten. Een andere manier om naar ROI voor e-HRM te kijken is een analyse te maken van de ROI van het menselijk kapitaal in een onderneming, en de mate waarin deze vergroot als gevolg van e-HRM.
Wat staat er in een ROI-spreadsheet? In een ROI-spreadsheet staan de basisgegegevens van het bedrijf zoals aantal medewerkers, omzet, verzuimpercentage, verloop, etc. Deze gegevens zijn bepalend voor de te schatten hoogte van kosten en opbrengsten. Een opsomming van de verschillende soorten kosten, zoals software, hardware, procesinrichting, communicatie. Een opsomming van de verschillende soorten opbrengsten: besparingen en/of verbeteringen. Deze worden uitgezet in de tijd, en over deze totaalspanne kan ROI, Net PresentValue (NPV), payback periode, etc, worden berekend. Een voorbeeld van een ROI-spreadsheet is bij de auteur op te vragen. Wat doe ik in stap 2: ’Organiseren’? In de fase van ‘organiseren’ wordt er een projectplan opgesteld en goedgekeurd en wordt er gezorgd voor een bemenste en samenhangende projectorganisatie. Het proces van opstellen, bijstellen en goedkeuren van een projectplan kan een belangrijke drager voor committent zijn. In de projectorganisatie zullen verschillende ‘niveaus’ van de organisatie en verschillende disciplines vertegenwoordigd moeten zijn. Een multi-disciplinaire samenstelling waarborgt dat niet alleen doelen en belangen worden gecombineerd, maar ook dat expertise wordt ingezet op het gebied van communicatie, webontwerp, techniek, Projectmanagement, verandermanagement en human resources. Met de betrokkenen kan in (groeps)interviews, voorlichtingsbijeenkomsten of workshops van gedachten worden gewisseld over hoe de doelen en concrete inspanningen het beste geformuleerd kunnen worden. Natuurlijk dienen tijd en middelen voor de projectmedewerkers vrijgemaakt te worden om aan het project te werken. Wat doe ik in stap 3: ’Detailleren’? Er zijn een aantal samenhangende deelplannen die verdere uitwerking vragen om de doelstellingen van (e-)HRM te kunnen realiseren. Het betreft gedetailleerde plannen rondom: functionaliteit, content, techniek, beheer, opleiding en communicatie. In deze stap worden in ieder geval de volgende plannen opgesteld: • een functioneel plan • een programma van eisen • een beheerplan • een contentplan • een technisch plan • een implementatieplan • een opleidingsplan • een communicatieplan
Pagina: 9
Wat zet ik in een functioneel plan? Een functioneel plan beschrijft in detail de e-HRM functionaliteiten en de specificaties en eisen waaraan deze dienen te voldoen. De belangrijkste vraag die beantwoord wordt in het functioneel ontwerp is: wat doet de e-HRM toepassing? Bij een systeem dat ontwikkeld moet worden wordt de globale structuur en navigatie van de e-HRM toepassing bepaald. De meeste standaard e-HRM systemen bieden al veel functionaliteit en hebben een eigen structuur. De functionaliteiten dienen alleen nog ‘geconfigureerd’ (aangepast) te worden aan de werkprocessen van de organisatie. Een functioneel plan is gebaseerd op een grondige, gedetailleerde analyse van huidige en gewenste werkprocessen. Wat is een programma van eisen? Het programma van eisen en wensen omvat het geheel aan eisen en wensen die de een organisatie stelt aan een nieuw e-HRM systeem. Het programma van eisen en wensen is onderdeel van een selectietraject voor de aanschaf van een nieuw e-HRM systeem. Wat staat er in een programma van eisen? Het programma van eisen en wensen omvat eisen en wensen op de volgende gebieden: • algemene functionaliteit (zoekfunctionaliteit, rapportages, back-up, etc.) • functionaliteit op het gebied van HRM-processen (werving en selectie, salarisadministratie, ziekte verzuim, etc.) • techniek en infrastructuur (flexibiliteit, schaal baarheid, integratie andere systemen, etc.) • dienstverlening van de leverancier (implementa tie, onderhoud, helpdesk, service, etc.) Wat zet ik in een beheerplan? In het beheerplan waarin wordt aangegeven welke onderdelen beheerd zullen gaan worden door welke personen en hoeveel tijd deze beheerfuncties in beslag zullen nemen. Een beheerorganisatie is een operationele organisatie die bijvoorbeeld een HRM-intranet levendig houdt en ervoor zorgt dat dit aan blijft sluiten bij de eisen en wensen van de doelgroep. Beheer kan van verschillende aard zijn, zowel technisch- en functioneel beheer, inhoudelijk, alsook relatiebeheer. Wat zet ik in een contentplan? Het contentplan geeft aan welke content in welk format, door wie, wanneer en met welke frequentie aangeleverd wordt. Onder content verstaan we de teksten en tekeningen binnen een HRM-intranetsite of e-HRM toepassing, of-
tewel de informatie en beelden die op het scherm worden getoond. Wat zet ik in een technisch plan? In het technisch plan wordt de technische infrastructuur uitgewerkt in relatie tot het algemene intranet of portaal van een organisatie en andere systemen van de organisatie. De ICT-specialist is doorgaans verantwoordelijk voor het technisch ontwerp maar deze kan dat natuurlijk niet onafhankelijk van het functioneel ontwerp maken. Afstemming is nodig. Het is van belang dat ook aan de gebruikersvriendelijkheid en toegankelijkheid aandacht besteed wordt om het gebruik te stimuleren. Wat zet ik in een opleidingsplan? In het opleidingsplan wordt bijvoorbeeld aangegeven voor welke toekomstige beheerfuncties welke opleidingen door gebruikers gevolgd moeten worden. De inhoud van het opleidingsplan zal sterk afhangen van de mate waarin de organisatie ICT-georiënteerd is. Opleidingen kunnen gericht zijn op groepen beheerders (zoals webmasters of redacteuren) of de gebruikers van e-HRM zelf. Wat zet ik in een communicatieplan? Het communicatieplan beschrijft welke communicatie-activiteiten er ondernomen zullen worden om de doelgroepen van mogelijkheden en werkwijze op de hoogte te brengen. Wat doe ik tijdens stap 4: ‘Realiseren’? Op basis van de deelplannen uit de vorige fases kan het functioneel ontwerp daadwerkelijk gebouwd worden, de verzamelde content geplaatst en de communicatie en opleiding gestart. Een implementatieplan is de basis voor deze fase. Vaak wordt overigens gekozen voor een pilot om, lerend uit die pilot, de slaagkans in inhoudelijk en technisch opzicht te vergroten. Na deze uitvoerende fase zullen de (pilot)gebruikers voor het eerst echt gebruik van de toepassingen maken. Zeker dan is het van belang dat medewerkers weten wat e-HRM voor de organisatie en henzelf kan betekenen en hoe ze er mee om dienen te gaan. De organisatie doet er daarom goed aan als eerste functionaliteiten (ook) te kiezen voor interessante onderwerpen (zoals arbeidsvoorwaarden) met enige mogelijkheid voor interactie (‘bereken hier uw ....’). Het resultaat van de vierde fase is een ‘werkend begin’. Wat staat er in een implementatieplan? Bij de implementatie van een nieuw e-HRM systeem moet er veel gebeuren. Een implementatieplan bevat onder andere de volgende onderwerpen:
Pagina: 10
• Wijze van uitvoeren van een ‘proof of concept’ test; • Wijze waarop het e-HRM-systeem aangesloten wordt op de werkprocessen van de organisatie; • Wijze waarop de gegevens uit de in gebruik zijnde systemen worden geconverteerd naar het nieuwe systeem; • Wijze van implementeren en testen van eventuele interfaces; • Wijze waarop nazorg plaatsvindt: evaluatie, aanpassen software, bijsturing serviceorganisatie.
Wat doe ik tijdens stap 5: ‘Innoveren’? In de fase van ‘innoveren’ wordt de kwaliteit en de resultaten van toepassingen gemeten. Aan de hand van de meetresultaten kunnen nieuwe of verbeterde toepassingen worden voorbereid. Er kunnen, na ingebruikname van de eerste versie, nieuwe doelen worden gesteld om e-HRM toepassingen verder door te ontwikkelen. Als ‘input’ voor die doelen zijn tenminste gegevens nodig over het gebruik tot dan toe (frequentie, doelgroepen etc.). Een meetinstrument als een digitaal gebruikersonderzoek of discussieforum is een bruikbare basis voor die groeidoelen. Zodra deze doelen zijn vastgesteld kan de aanpak opnieuw toegepast om de nieuwe ambities te verwezenlijken. Wat zijn de ontwikkelingsfasen van e-HRM? E-HRM wordt niet in één keer geïmplementeerd. E-HRM ontwikkelt zich ‘werkenderwijs’, in een constante wisselwerking tussen technologie en organisatie: • de organisatie ontdekt gaandeweg steeds beter hoe e-HRM het best kan worden benut (pio niersfase); • het gebruik van e-HRM toepassingen wordt langzamerhand geïntegreerd in de dagelijkse werkroutine en technologie wordt verder aange past aan de behoeften van de organisatie (verbeterfase); • de organisatie (cultuur, structuur) verandert zelf ook als gevolg van de nieuwe mogelijkheden. ICT is niet meer weg te denken (innovatiefase). Wat zijn kenmerken van de pioniersfase? E-HRM begint vaak met experimenten. • initiatieven ontstaan decentraal; • initiatieven zijn gebaseerd op enthousiasme van individuen; • weinig aansluiting op behoeften gebruikers; • e-HRM is vooral gericht op informatie;
• weinig tot geen implicaties voor de organisatie (bv. cultuur, werkwijze, etc.); • weinig visie.
Wat zijn kenmerken van de verbeterfase? De behoefte onstaat om e-HRM te verbeteren. De vorige site is onvoldoende functioneel of is niet meer te beheren. Er onstaat soms wildgroei in informatie en daardoor beheerproblemen. • één integraal concept/visie dat aan e-HRM ten grondslag moet liggen; • herinrichting e-HRM sites (bijv. verandering van menustructuur); • meer gebruik op basis van routine; • e-HRM begint effect te hebben op de organisa tie, doordat bestaande HRM-processen anders gaan verlopen; • gebruik van meer interactieve applicaties: niet meer alleen informatievoorziening. Wat zijn kenmerken van de innovatiefase? • Na enige jaren leidt e-HRM tot innovatieve (vernieuwende) effecten in de organisatie; • HRM-processen vinden plaats die zonder e-HRM niet mogelijk waren geweest; • We zien meer applicaties op het gebied van samenwerken (bijvoorbeeld online communities) of stroomlijnen van processen (zgn. workflow applicaties); • Er vinden substantiële veranderingen plaats in de organisatiestructuur, in de cultuur, of in cruciale processen van HRM.
Procesmodellering en e-HRM Wat is procesmodellering? Procesmodellering is het op een, voor gebruiker en systeemontwikkelaar, expliciete en toegankelijke wijze vastleggen van kennis en eisen die, meestal impliciet, in de hoofden van medewerkers/gebruikers aanwezig zijn. Modelleren is het vereenvoudigen van de werkelijkheid. Dit vereenvoudigen vindt plaats door op een gestructureerde wijze te zoeken naar alleen die zaken die voor de ontwikkeling van een nieuwe ICT systeem van belang is. Modelleren is een activiteit die veel inzicht vereist, zowel in het werkproces van de gebruiker als in de werkwijze van de ICT er.
Pagina: 11
Waarom procesmodellering? Voor het succesvol anders organiseren van HRM activiteiten (en het vervolgens implementeren van ondersteunend 'ICT gereedschap') is een gedetailleerd inzicht in de bestaande werkwijze ('IST') en in de nieuwe werkwijze ('SOLL') nodig. Een analyse en beschrijving van de huidige werkstromen vormt de basis voor nieuwe procedures en het functioneel ontwerp van applicaties indien ondersteuning en implementatie daarvan gewenst is. Wat is een procesmodel of processchema? Een van de stappen bij procesmodellering is het vastleggen welke activiteiten in de verschillende processen worden uitgevoerd, welke samenhang zich tussen de activiteiten bevindt en wie ervoor verantwoordelijk is. Een processchema heeft tot doel inzicht te geven in de be- of verwerkingsstappen in een dienstverleningsproces. Een processchema brengt de procesgang grafisch in beeld en biedt daarom een snel overzicht. Men splitst de bedrijfsprocessen op in deelprocessen en mogelijk verder naar taken. Men stelt per proces vast wie ervoor verantwoordelijk is, en wie bevoegd is bepaalde taken uit te voeren, wat de input is van een proces en wat het te behalen resultaat (= output) is. Wat is een communicatiemodel? Bij procesmodellering onderzoekt u ook de (formele) communicatie en informatie die nodig is om de werkprocessen uit te voeren. Een communicatiemodel biedt de mogelijkheid om de communicatie vast te leggen die gebruikt wordt voor het besturen van het proces. U dient inzicht te krijgen in de typen functionarissen die binnen de scope van een proces werkzaam zijn en in de bedrijfsprocessen met taken en acties waarvoor deze mensen bevoegd of verantwoordelijk zijn. Wat doe je na een procesanalyse? Na de beschrijving van bestaande en gewenste processen maakt u een prototype van de applicatie door de eisen van de gebruikers te vertalen in invulschermen en een eerste opzet te maken van een programma van eisen. Gebruikers kunnen de prototypes gebruiken om nog scherper na te denken over de eisen, die zij hebben gesteld en door wijzigingen in hun eisen pakket op te geven. Hoe eerder een wijziging in een eis bekend is hoe goedkoper het is om de wijziging te realiseren.
Organisatie van e-HRM Wat is een handige basisstructuur voor een beheerorganisatie? Er is een onderscheid tussen drie vormen van beheer: inhoudbeheer, technisch beheer, functioneel beheer en relatiebeheer. • inhoud: mensen die verantwoordelijk zijn voor het beheren van inhoud (teksten, etc.), informa tie-eigenaren, informatiebeheerders en informa tie-aanbieders; • technisch beheer: medewerkers die zorgdragen dat apparatuur en programmatuur; • adequaat blijft functioneren (denk bijvoorbeeld ook aan eerste- en tweedelijns helpdeskonder steuning); • functioneel- of vormbeheer: medewerkers die zorgdragen voor nieuwe functionaliteiten die blijven aansluiten bij de behoeften van de doel groep; • relatiebeheer: medewerkers die zorgen voor aansluiting van de doelen van e-HRM bij het management, voorlichting en communicatie naar gebruikers, draagvlak creëren, etc.
van de webmasterorganisatie. De webmanager is gedelegeerd eigenaar van het intranet. Wat zijn de taken van een webmanager? • Werving en selectie, de ontwikkeling, beoorde ling en behoud van webmasters en webredac teuren. • Stemt af en voert regiefunctie uit ten aanzien van de decentrale webmasters van de divisies. • Opstellen en bewaken beleid en standaarden • Signaleren en initiëren van uitbreidingen ten aanzien van communicatie- en informatie functionaliteiten. • Verantwoording afleggen aan het hoofd van de HRMafdeling en/of de directie. • Signaleert ontwikkelingen op het gebied van internet en intranet en aanverwante nieuwe media en weet deze te vertalen naar e-HRM oplossingen. • Advisering over ontwikkeling van het HRM intranet. • Onderhoudt actief contacten met de afdeling ICT, de OR en/of afdeling Communicatie. • Voorzitten webmasteroverleg.
Wat zijn aandachtspunten bij de inrichting van een projectorganisatie? • gebruikers beheren de inhoudelijke aspecten, ICT-ers de technische; • de eindverantwoordelijkheid voor gebruikers taken ligt bij de lijnmanager; • de informatiegebruiker dient zo veel mogelijk te worden ontlast van overtollige informatie. De beheerorganisatie dient erop gericht te zijn dit te voorkomen; • centrale coördinatie van de wijze waarop de informatie wordt gepresenteerd en gebruikt; • naarmate gebruik eenvoudiger wordt, wordt het beheer complexer en omgekeerd. Streef toch naar eenvoudig gebruik, ook al wordt het beheer hierdoor gecompliceerder.
Wat is het doel van de functie webredacteur? De webredacteur draagt zorg voor het inhoudelijk beheer (teksten, etc.) van de aan hem toegewezen intranetsite(s).
Wat is het doel van de functie webmanager? De webmanager stuurt de centrale webmasterorganisatie aan om een HRM-intranet actueel te houden en verder te ontwikkelen. De webmanager draagt zorg voor de ontwikkeling, regievoering en het functioneel- en inhoudelijk beheer van het HRM-intranet. De webmanager is verantwoordelijk voor de aansturing en de professionalisering
Wat is het doel van de functie webmaster? De webmaster draagt zorg voor de ontwikkeling, regievoering en het beheer van de aan hem toegewezen intranetsite(s). De webmaster draagt bij aan het behalen van de korte en lange termijn doelstellingen van het HRMintranet.
Pagina: 12
Wat zijn de taken van een webredacteur? Voorbeelden van taken: • Onderhouden teksten, etc. op de aan hem of haar toegewezen pagina’s; • Zorgdragen voor uniforme intranetsites in nauw overleg met betreffende HRM-medewerkers en webmasters; • Bewaken richtlijnen voor huisstijl/ huisstijlaspec ten en navigatie van betreffende intranetsites; • Waar nodig onderhouden van contacten met de afdeling ICT zodat het technisch beheer bij de betreffende intranetsites goed verloopt.
Wat zijn de taken van een webmaster? Voorbeelden van taken: • Bijdragen functionele ontwikkeling HRM intranet; • Bewaken richtlijnen voor huisstijl/ huisstijl aspecten en navigatie; • Afstemming tussen de webredacteuren van de verschillende afdelingen binnen een organisatie onderdeel; • Verantwoordelijk voor het functionele beheer van algemene pagina’s van intranetsites; • Zorgt voor instructies, advies en voorlichting over HRMintranet naar de gebruikers en web redacteuren van de betreffende intranetsites.
Selecteren van nieuwe software Welke stappen neem ik om tot een goede selectie te komen? • Definitiefase: opstellen Programma van Eisen; • Selectiefase: keuze maken n.a.v. een ‘proeftuin sessie’: uitnodigen leveranciers om aan de hand van eigen bedrijfscase te tonen wat het systeem kan; • Contractfase: contact opstellen over te leveren software, hardware en implementatie- en beheerdiensten. Bijvoorbeeld: kosten, garantie, omgaan met risico’s, aansprakelijkheid, geheim houding, etc.); • Implementatiefase: het systeem wordt ingericht, er wordt getest, getraind en er vind conversie van gegevens plaats van het oude naar het nieuwe systeem; • Beheerfase: ondersteuning van gebruikers door de beheerorganisatie. Hoe kan ik een goed HRM-systeem selecteren? Er zijn verschillende manieren waarop u tot de keuze voor een nieuw HRM-systeem kunt komen: • stel een programma van eisen en wensen op waar de leverancier op reageert in hoeverre het systeem de gewenste functionaliteiten biedt; • laat leveranciers een productdemonstratie geven; • laat leveranciers een quick scan uitvoeren als voorbereiding op de implementatie. Wat is een productdemonstratie? Na selectie op basis van het, door de leveranciers, ingevulde
Pagina: 13
programma van eisen en wensen, kunt u de drie aanbiedingen met de hoogste score uitnodigen voor het verzorgen van een productdemonstratie. Deze drie aanbieders wordt gevraagd op basis van een simulatie van gewenste HRMprocessen het systeem te demonstreren. Tijdens de productdemonstraties kunnen bij voorkeur ook toekomstige gebruikers en andere belanghebbenden uit de organisatie worden uitgenodigd om hun inbreng te geven. Een beoordelingsteam uit de organisatie maakt, gebruikmakend van de input van gebruikers, de keuze voor het meest geschikte systeem. Wat is een quick scan? De geselecteerde aanbieder(s) van het nieuwe systeem worden gevraagd om aan de hand van bijvoorbeeld interviews met betrokken functionarissen de volgende gegevens te inventariseren: • hoeveelheid en kwaliteit van te converteren gegevens uit bestaande systemen en bestanden; • kwaliteit en beschikbaarheid van bestaande procedures zodanig dat het systeem deze straks goed kan ondersteunen; • kwaliteit en beschikbaarheid van randvoorwaar delijke gegevens voor de inrichting van het systeem; • risico-analyse en maatregelen ter voorkoming van knelpunten. Het resultaat is een schriftelijke rapportage welke gebruikt kan worden voor een meer gedetailleerd implementatie- en conversieplan. Welke soorten HRM-systemen zijn er? Softwarepakketten worden in verschillende vormen geleverd. Er zijn in het algemeen verschillende mogelijkheden: • geïntegreerde bedrijfssystemen: totale oplossingen voor organisaties (Enterprice Resource Planning pakketten). Uitgebreide functionaliteit voor meer dan alleen HRfuncties; • geïntegreerde personeelsinformatiesystemen: verschillende modulen op het gebied van HRM; • stand-alone of ‘add-onn’ systemen: deze systemen worden toegepast voor één of enkele functies (bijvoorbeeld een werving- en selectie systeem of ziekteverzuim). Ze kunnen vaak geïntegreerd worden met bijvoorbeeld een personeelsinformatiesysteem; • op Internet gebaseerde systemen: eerder genoemde systemen maar dan gebaseerd op internettechnologie.
Welke overwegingen spelen een rol bij de overgang van maatwerk naar een standaardoplossing? • de organisatie hoeft met een standaardsysteem het wiel niet opnieuw uit te vinden; • standaardsystemen kenen vaak een zeer rijke functionaliteit; • de leverancier verzorgt het onderhoud en de toevoeging van nieuwe functionaliteit/ technologie; • pakketdeskundigheid is in de markt volop beschikbaar. Hoeft er dan helemaal niets aangepast te worden aan een standaardsysteem? Een standaard pakket biedt vaak een raamwerk van functionaliteiten. Dit moet door middel van het instellen van parameters specifiek worden gemaakt voor de organisatie. Om te bepalen wat er in het systeem aan parameters ingesteld moet worden is het nodig om de werkprocessen erbij te halen. In de praktijk wordt door een standaard pakket gemiddeld slechts 80% van de gewenste functionaliteit bereikt. Voor het overige moeten maatwerkaanpassingen gedaan worden of oplossingen worden gevonden in de procesinrichting. Kiezen organisaties meestal voor het zelf ontwikkelen van software? Nee. In de praktijk blijkt dat meestal wordt gekozen voor een standaard softwarepakket. Dit heeft de volgende redenen: • softwarepakketten bevatten tegenwoordig de mogelijkheid om veel bedrijfsprocessen te ondersteunen • standaard pakketten zijn vaak goedkoper en sneller beschikbaar dan maatwerk • de software heeft zich (meestal) al bewezen (‘proven software’) Op welke gebieden moet ik eisen stellen aan een te selecteren systeem? In de eerste plaats is het samenstellen van eisen meer dan de optelsom van de functies van het pakket. Naast de functionaliteit kunnen er ook andere eisen gesteld worden. Denk bijvoorbeeld aan: • de leverancier (flexibiliteit, professionaliteit, andere kenmerken); • het contract (duur, voorwaarden, etc.); • de technologie (welke programmeertaal wordt gebruikt; welke database; etc.);
Pagina: 14
• de implementatie (waaronder opleiden, testen en configureren); • eventuele koppeling met andere informatiesystemen; • het gebruik en het beheer; • de kosten.
Met welke vragen moet ik rekening houden bij het selecteren van een systeem? • sluit het standaard softwarepakket aan bij de te ondersteunen processen? • welke maatwerkaanpassingen zijn nodig? • welke aanpak hanteert de leverancier bij de implementatie? • hoe professioneel is de leverancier? • zijn de gesprekspartners te vertrouwen? • heeft de leverancier een contactpersoon die aangesproken kan worden op de prestatie als geheel? Wat zijn de grootste missers bij het selecteren van een e-HRM systeem? • er zijn geen selectiecriteria opgesteld aan de hand van een gedetailleerde case van uw HRM processen; • de impact van een nieuw systeem wordt ontkend en men is teveel onder de indruk van de ‘schoonheid’ van het systeem of de presentatie van de leverancier; • er wordt te snel een keuze gemaakt; • er wordt geen vergelijking gemaakt met andere systemen/leveranciers/organisaties die het systeem eerder hebben aangeschaft; • de organisatie is te goedgelovig: u besteedt geen of weinig aandacht aan een goede contractering van de met de leverancier gemaakt afspraken; • u heeft geen draagvlak in de organisatie. Is er voor e-HRM één integraal softwarepakket nodig? Als we kijken naar de ontwikkelingen van HRM-systemen zoals IBS, SAP, Peoplesoft of HR Access, en de HR-functionaliteit die zij aanbieden op basis van internettechnologie, gaan die snel. Veel leveranciers bieden in één systeem tegenwoordig uitgebreide functionaliteit op het gebied van HRM, financiën, logistiek én administratie. Een integraal systeem is niet altijd nodig om een integrale benadering te handhaven. In technisch opzicht bestaan er ook oplossingen die gebruik maken van zogenoemde XML-techniek.
Dit is soms maatwerk maar een integraal HRM-pakket dat geheel voldoet aan de door een organisatie gewenste situatie bestaat gewoonweg niet. Welke leveranciers bieden HRM-systemen? Onderstaande lijst van leveranciers (te vinden op Internet) is zeker niet compleet maar geeft de mogelijkheid tot verdere oriëntatie: • www.ibs.nl • www.sap.nl • www.oracle.nl • www.raet.nl • www.jdedwards.com • www.randstadhrsolutions.nl Welke scenario’s bestaan er bij selectie, inrichting en implementatie van standaardsystemen? Bij het selecteren, inrichten en implementeren van standaardsystemen kunnen verschillende inrichtings- en implementatiescenario’s worden onderscheiden. Er worden drie hoofdvormen onderkend (P. Noordam, 2005): • Blik vooruit. Eerst de organisatie optimaliseren, daarna selecteren en implementeren; • Blik rechtdoor. Het pakket is reeds geselecteerd en er wordt gedurende de implementatie geoptimaliseerd; • Terugblik. Het pakket wordt op basis van blauw drukken standaard geïmplementeerd. In de beheerfase wordt geoptimaliseerd. Aanbevolen literatuur en weblinks Op www.softwarepakketten.nl kunt u meer informatie lezen over diverse personeelsinformatie- en salarissystemen.
Privacy en ICT Waar vind ik informatie over privacy op het werk en ICT? Organisaties moeten zorgvuldig omgaan met de gegevens van hun werknemers. Deze hebben recht op een zekere mate van privacy op hun werk. De belangrijkste regels zijn te vinden in de Wet bescherming persoonsgegevens die sinds 1 november 2001 van kracht is. Het College Bescherming Persoonsgegevens ziet toe op de naleving van de regels. Voor ondernemingsraden heeft het College een checklist met vragen opgesteld waarmee deze kunnen toetsen of de werkgever aan de regels voldoet. (Bron: redactie personeelsnet)
Pagina: 15
Wat is een netiquette? Ter vermijding van risico’s (zoals verspreiding van virussen, uitlekken van bedrijfsgeheimen) en ter bevordering van de goede orde binnen een organisatie als het gaat om gebruik van nieuwe media zoals email, intranet en internet kan een organisatie voorschriften en richtlijnen geven voor het omgaan met deze media. ‘Netiquette’ is een gedragscode die bestaat uit richtlijnen en regels met betrekking tot het gebruik van nieuwe media. Enerzijds gaat het om de regels die een organisatie dient na te leven bij het gebruiken van nieuwemediasystemen, anderzijds om het geven van richtlijnen die ook het professioneel en integer handelen via nieuwe media onder de aandacht van iedere gebruiker brengen. Wat zijn voorbeelden van gedragsregels uit een Netiquette? Voorbeeld 1: Beperk het aantal onderwerpen per bericht. Geef een duidelijk subject (onderwerp) aan het bericht mee, zodat de lezer het snel kan lokaliseren. Een veel voorkomende bron van ergernis is een bericht dat geschreven is met een veel te lange regellengte. De regellengte van mailprogramma kan het beste op maximaal 70 tekens staan. Voorbeeld 2: Wees alert met betrekking tot het ontvangen en/of ongewenst distribueren van computer- en/of e-mailvirussen (controleer regelmatig of de anti-virussoftware op uw pc of laptop nog actueel en werkzaam is). Wat zijn toetsvragen bij de verwerking van persoonsgegevens? Toetsvragen bij de verwerking van persoonsgegevens: • Is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken? • Wordt volstaan met zo min mogelijk persoons gegevens? • Worden persoonsgegevens zoveel mogelijk verzameld bij de werknemer zelf? • Zijn er voldoende maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen? • Blijft het gebruik van de persoonsgegevens beperkt tot het doel waarvoor deze werden verzameld? • Zijn er voldoende maatregelen genomen om te waarborgen dat de persoonsgegevens juist en nauwkeurig zijn? • Hebben alleen de personen toegang tot persoonsgegevens die deze gegevens nodig hebben voor het verrichten van hun werk? • Blijven medische gegevens onder beheer van een arts of van andere personen die een medisch
beroepsgeheim hebben? • Worden de werknemers voldoende geïnformeerd over de verwerking van hun gegevens? • Zijn de werknemers op de hoogte van hun rechten (o.a. inzage, correctie en verwijdering van gegevens)? (Bron: redactie personeelsnet)
Wat zijn toetsvragen bij personeelsvolgsystemen? • Is het nodig om een personeelsvolgsysteem te gebruiken? • Worden de werknemers van te voren geïnfor meerd over de observatie? • Worden medewerkers uitsluitend beoordeeld op basis van de gegevens die via het personeels volgsysteem zijn verzameld? • Is het strikt noodzakelijk om incidenteel heimelijk gebruik te maken van een personeelsvolg systeem? (Bron: redactie personeelsnet) Welke sancties kent de wet bij overtreding van privacy wetgeving? Voor het schenden van meldingsverplichtingen geldt een bestuurlijke/strafrechtelijke boete van 5000 euro. In geval er opzet in het spel is kan dit zelfs leiden tot zes maanden gevangenisstraf. Verder kan er een dwangsom worden toegekend, of een schadevergoeding geëist worden door een medewerker die zich benadeeld voelt. Tenslotte kan de negatieve publiciteit die voortkomt uit zo’n situatie een ernstige sanctie zijn.
Pagina: 16
Hoe zit het met privacy en email/internet? De precieze privacy-grenzen bij het gebruik van e-mail/internet worden via uitspraken van de rechter en het College Bescherming Persoonsgegevens steeds duidelijker. Zo accepteert het College dat emailtjes door werkgevers gecontroleerd mogen worden. De overwegingen zijn daarbij: • De belangen van het bedrijf moeten heel zwaar wegen, dus er moeten ernstige feiten in het geding zijn om een dergelijke inbreuk op de privacy te rechtvaardigen; • Het College heeft het standpunt dat werk nemers op het werk nu eenmaal aan privacy inleveren; • De werkgever mag ook bepaalde delen van het Internet afsluiten. Het College beveelt orga nisaties wel aan om duidelijke regels vast te leggen voor internetgebruik; • Verder doet het College de aanbeveling om medewerkers een apart email-adres aan te bieden waarlangs zij privémailtjes kunnen verzenden. (Bron: redactie personeelsnet)
Over de auteur Matthijs van den Bos, auteur en directeur-eigenaar van e-HRM adviesbureau Umanid.
IBS NEDERLAND B.V. Postbus 500, 3430 AM Nieuwegein Nevelgaarde 20, 3436 ZZ Nieuwegein Tel: 030 602 6666
Pagina: 17 1050 Fax: 030 602
[email protected] www.ibs.nl
