Introductie van Mamut Business Software Installeren, instellingen, rapporten en selectie

Introductie van Mamut Business Software

Installeren, instellingen, rapporten en selectie

Versie: 11.1. Partnr.: MBS.MAN.INT.111.NL

I

INSTALLEREN, INSTELLINGEN, RAPPORTEN EN SELECTIE

Geproduceerd en gedistribueerd door: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Web: http://www.mamut.nl E-mail: [email protected] Mamut Support Center: Telefoon: 0900-444 6666 (lokaal tarief) Fax: 0900-444 6667 E-mail: [email protected] Web: http://www.mamut.nl/support Verkoop: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Telefoon: 0800-444 6666 (gratis) Fax: 0900-444 6667 Web: http://www.mamut.nl E-mail: [email protected]

© Copyright 2006. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden Mamut en het Mamut logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.

II


Welkom bij Mamut Wij feliciteren u met uw nieuwe Mamut-systeem. De handleidingen die u bij het programma ontvangt geven een introductie tot de mogelijkheden die Mamut u biedt. Alle klanten ontvangen de handleiding ”Installeren, instellingen, rapporten en selectie”. Afhankelijk van welk Mamut-Systeem u heeft aangeschaft, ontvangt u eveneens één of twee andere introductiehandleidingen: “CRM, verkoopondersteuning en E-commerce” en “Administratie, logistiek en personeel”. U krijgt een snelle en eenvoudige inleiding in het gebruik van het systeem, hoe u het moet installeren en een overzicht van de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn tussen u als klant en ons als leverancier. Het is belangrijk zowel de licentie- als de serviceovereenkomst door te lezen voordat u het systeem installeert. Mamut bestaat uit een aantal groepen programma’s met meerdere modules die voor verschillende talen zijn aangepast. Welke programma’s / modules toegankelijk zijn is afhankelijk van in welk land uw bedrijf is gevestigd. Wij willen u ook attenderen op onze websitepagina www.mamut.nl/support waarop u antwoorden kunt vinden op vragen die betrekking hebben op de Mamut-systemen. U kunt hier op een eenvoudige manier oplossingen vinden voor uw problemen – 24 uur per dag. Wij zijn ervan overtuigd dat uw onderneming veel plezier zal beleven van het ontvangen programma. Eén ding staat vast: u beschikt nu over het meest innovatieve financieel-administratieve informatiesysteem op de markt.

Wij wensen u veel succes met Mamut Business Software!

III


Inhoud 1 INTRODUCTIE

1

Over de introductiehandleidingen............................................................................................. 2 Service en support ....................................................................................................................... 3 Hoe u in contact komt met Mamut Support Center........................................................... 4 Cursussen ..................................................................................................................................... 5 Soorten cursussen van Mamut Academy .......................................................................... 5

2 INSTALLEREN EN OPSTARTEN

7

Over Licentienummer................................................................................................................. 8 Installaties voor één gebruiker................................................................................................. 10 Inloggen ........................................................................................................................... 11 Multi-user installatie op het netwerk ...................................................................................... 12 Peer-to-peer netwerk........................................................................................................ 13 Client-server netwerk....................................................................................................... 14 Installaties voor meerdere gebruikers – Server ............................................................... 15 Installaties voor meerdere gebruikers – Werkstation ...................................................... 17 Voordat u Mamut installeert op de werkstations............................................................. 17 Installeren en opstarten van een werkstation................................................................... 19 Over updates .............................................................................................................................. 20 Systeemupdates downloaden ........................................................................................... 20 Product evalueren en functies uitproberen ............................................................................ 22 Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren .................................... 23

3 RAAK BEKENT MET HET PROGRAMMA

25

Navigeren door het programma .............................................................................................. 26 Help voor Mamut Business Software.............................................................................. 28 Over het bureaublad......................................................................................................... 29 De bureaublad-werkbalk.................................................................................................. 31 Over aandachtsgebieden op het bureaublad .................................................................... 32 Websites op het bureaublad ............................................................................................. 32 Over informatiehokjes op het bureaublad ....................................................................... 34 Over beeldschermen in het programma........................................................................... 35 Algemeen over lijstvensters............................................................................................. 37 Belangrijke tools .............................................................................................................. 39 Gebruikerstoepassingen ........................................................................................................... 40 Aanpassingen bureaublad ................................................................................................ 40 Bureaubladinstellingen .................................................................................................... 40 Gebruiker gedefinieerde snelkoppelingen/knoppen........................................................ 41 Inhoud bureaublad bewerken........................................................................................... 42 Koppelingen op het bureaublad ....................................................................................... 43 Overige gebruikerstoepassingen...................................................................................... 44 Over gebruikersinstellingen............................................................................................. 44

IV


Module-instellingen (Gebruikersinstellingen) ................................................................ 45 Het systeem zo instellen zodat direct ik in mijn meest gebruikte venster kom .............. 46

4 INSTELLINGEN

47

Over bedrijfsdatabases ............................................................................................................. 48 Bedrijfsdatabase openen .................................................................................................. 48 Aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase................................................................... 49 Systeemdatum .................................................................................................................. 51 Systeemlog ....................................................................................................................... 52 Instellingen voor de bedrijfsdatabase ..................................................................................... 53 Het tabblad Bedrijfsinstellingen ...................................................................................... 53 Administratieve instellingen............................................................................................ 54 Btw (verwerking) ............................................................................................................. 55 Standaardregister ............................................................................................................. 56 Nummerreeks................................................................................................................... 57 Module-instellingen ......................................................................................................... 58 Bedrijfsinstellingen voor Relatiebeheer .......................................................................... 58 Bedrijfsinstellingen voor Order/Factuur.......................................................................... 61 Administratieve instellingen............................................................................................ 64 Bedrijftsinstellingen voor Artikel.................................................................................... 64 Bedrijfsinstellingen voor E-commerce............................................................................ 70 Bedrijftsinstellingen voor Activiteiten ............................................................................ 71 Bedrijftsinstellingen voor Inkoop.................................................................................... 72 Bedrijftsinstellingen voor Urenregistratie ....................................................................... 73 Administratieve Instellingen .................................................................................................... 75 Administratieve Instellingen: Periode ............................................................................. 75 Administratieve Instellingen: Module-instellingen......................................................... 76 Administratieve instellingen: Administratieve instellingen............................................ 77 Administratieve instellingen: Debiteur/Crediteur ........................................................... 82 Administratieve instellingen: Notitie............................................................................... 82 Beveiliging .................................................................................................................................. 83 Gebruikersadministratie/aanmaken nieuwe gebruiker .................................................... 84 Gebruikersrechten ............................................................................................................ 85 Toegangsprofiel beheren ................................................................................................. 86 Licentie-informatie .......................................................................................................... 90 Over dit programma......................................................................................................... 90 Beheer licentiegegevens .................................................................................................. 91 Reservekopieën ................................................................................................................ 94 Instellingen voor reservekopie......................................................................................... 95 Reservekopie maken ........................................................................................................ 97 Reservekopie terugzetten............................................................................................... 100 Rapporten................................................................................................................................. 102 Andere instellingen.................................................................................................................. 102 Landenregister................................................................................................................ 102 Postcode register ............................................................................................................ 102 Andere programma's ...................................................................................................... 103 Over databasehulpprogramma's ........................................................................................... 105

V


5 RAPPORTEN

107

De Rapportmodule .................................................................................................................. 108 Voorkeursrapporten ....................................................................................................... 109 Instellingen voorkeursrapport........................................................................................ 109 Instellingen voor Rapportbundel ................................................................................... 111 Rapport-/Etiketeditor ..................................................................................................... 112 Logo invoegen in orderafdruk ....................................................................................... 113 Adresinstellingen ........................................................................................................... 114 Rapport bewerken .......................................................................................................... 116 Etiketten bewerken ........................................................................................................ 120

6 SELECTIE

123

Inleiding.................................................................................................................................... 124 Selectie/Verfijning ................................................................................................................... 125 Zoeken............................................................................................................................ 126 De velden in Zoek en Selectie ....................................................................................... 126 Knoppen in de werkbalk ................................................................................................ 128 Uitgebreide selectie........................................................................................................ 129 Het tabblad Standaard.................................................................................................... 130 Tabblad Uitgebreid ........................................................................................................ 132 Voorbeeld uitgebreide selectie ...................................................................................... 133 Wizard voor selectie van relaties ........................................................................................... 134

7 IMPORT/EXPORT

139

Starten ...................................................................................................................................... 140 Gegevens exporteren ............................................................................................................... 141 Gegevens importeren .............................................................................................................. 143 Importeren van orders.................................................................................................... 144 Importeren van klanten .................................................................................................. 144

SAMENVATTING

145

Mamut Serviceovereenkomst verzekert een eenvoudige iedere dag! ................................ 147 Meer kennnis............................................................................................................................ 148 Index ......................................................................................................................................... 149

VI

1 Introductie

Er zijn even zoveel manieren om een computerprogramma te leren als er gebruikers van programma’s zijn. Sommigen leren door gewoon te beginnen met het programma, anderen lezen liever eerst de handleiding en weer anderen nemen een cursus. Dit hoofdstuk geeft u een korte introductie tot de helpen supportfuncties die samengaan met dit programma. Als aanvulling op de documentatie en de helpfunctie waar u toegang tot heeft vanuit het programma, kunt u aanvullende informatie ontvangen via een Serviceovereenkomst. De Serviceovereenkomst geeft u recht op help van ons support team en onze Internet support service.

Inhoud Over de introductiehandleidingen

2

Service en support

3

Hoe u in contact komt met Mamut Support Center .............................................................4

Cursussen

5

Soorten cursussen van Mamut Academy..............5

Als u het programma direct wilt installeren, dan kunt u nu verder gaan naar het hoofdstuk Installeren en opstarten.

1

INTRODUCTIE

OVER DE INTRODUCTIEHANDLEIDINGEN Installeren, instellingen, rapporten en selectie Dit is de algemene introductiehandleiding. Hierin vindt u en juiste beschrijving hoe het programma geïnstalleerd wordt en hoe u de belangrijkste instellingen maakt. Bovendien wordt het aanpassen van rapporten en de selectiemogelijkheden uitgebreid beschreven. Administratie, logistiek en personeel Met Inboeken, een overzichtelijk Grootboek en een praktische Debiteuren- en Crediteurenadministratie beschikt u over alle middelen voor een compleet inzicht en controle over de financiële status van uw onderneming. In de handleiding wordt eveneens besproken hoe u inzicht krijgt in uw voorraad en het Logistieke proces . Een Wizard zorgt ervoor dat de noodzakelijke Inkopen worden gedaan. Bovendien bevat het boek een beschrijving van de functionaliteit in de Personeelsadministratie. Hier kunt u ook lezen hoe de module voor Urenregistratie er voor zorgt dat alle consultancy en overige diensten correct aan uw klanten wordt doorbelast. CRM, verkoopondersteuning en E-commerce Deze handleiding beschrijft de opbouw van het Relatieregister, op welke wijze het programma fungeert als een hulpmiddel voor Projectbeheer en een inleiding over hoe u het overzicht behoudt over uw Activiteiten en Documenten en deze kunt beheren. De modules helpen u om een overzichtelijk Artikelregister op te zetten en beschrijft verder hoe u Offertes en Verkooporders kunt aanmaken en factureren. Van belang is eveneens dat de handleiding u beschrijft hoe u uw eigen website en webshop kunt aanmaken in het werkgebied E-commerce. Bovendien kunt u lezen hoe u gegevens kunt overbrengen en synchroniseren met behulp van een Pocket PC, zodat u gegevens uit het programma overal met u mee kunt nemen. Belangrijk! De inhoud van dit boek kan mogelijk functionaliteit beschrijven die uitsluitend beschikbaar is in een uitgebreid¬ere versie van Mamut Business Software. Indien u nadere informatie wenst over de uitgebreidere versies wenst, neemt u dan contact op met Mamut via 0800 – 4446666 of [email protected]. Tip! Onder deze koptekst vindt u wetenswaardige, nuttige tips. Dit is informatie die u helpt om het programma meer efficiënt te leren gebruiken.

2

SERVICE EN SUPPORT

SERVICE EN SUPPORT Mamut Serviceovereenkomst U heeft een verplichte Serviceovereenkomst nodig wanneer u gebruik wilt maken van de support service. De overeenkomst is tussen de licentiehouder en Mamut Software B.V.. De overeenkomst garandeert reguliere updates en snelle probleemoplossing. Gebruikersupport wordt inbegrepen in de Serviceovereenkomst. De gebruikerssupport bevat geen juridisch consult en het is geen training middel. De overeenkomst geeft de gebruikers recht op het volgende:

Gebruik van Mamut Support Center. Met de Mamut Serviceovereenkomst krijgt u gebruikersupport via de telefoon, fax, e-mail, Internet en direct via het programma. 2-4 updates per jaar. De updates worden voortdurend naar klanten met een geldige Serviceovereenkomst gestuurd. Mamut breidt haar support services constant uit ten behoeve van haar klanten.

Lees meer over de serviceovereenkomst achter in dit boek.

Wanneer u contact opneemt met Mamut Support Center Voordat u contact opneemt met Mamut Support Center: 1.

Controleer het introductie boek en ander geprint materiaal dat u ontving bij het product.

2.

U kunt ook de helpfiles gebruiken die zijn geïntegreerd in het programma, alwaar u kunt zoeken op sleutelwoorden.

3.

Gebruik onze support service op het Internet om te kijken of het antwoord op uw aanvraag in onze database ligt. http://www.mamut.nl/support

Wilt u ons helpen voor snellere hulp? Wees dan klaar voor de volgende vragen: De naam van het product en het complete versienummer. Dit geldt voor contact via telefoon, e-mail en fax. Het klantennummer vindt u in het programma onder Help - Info. De naam van het programma en de Mamut-versie die u gebruikt. Deze informatie vindt u onder Help – Info. De nauwkeurige beschrijving van de foutmelding. Zendt deze foutmeldingen a.u.b. naar [email protected] of het faxnummer 0900 – 444 66 67. Probeer een helder beeld te krijgen van de gebeurtenissen die leidden tot het probleem, zodat de oorzaak kan worden herleid. Geef eventueel info over uw besturingssysteem, hardware en dergelijke.

3

INTRODUCTIE

Hoe u in contact komt met Mamut Support Center Contact via het programma Het eenvoudigst kunt u contact opnemen met het Mamut Support Center via de Mamut Information Desk in het programma. In het tabblad Support vindt u antwoord op uw vragen en kunt u opnieuw hulp zoeken bij Support. Uw status en antwoorden op uw vragen vindt u tevens hier. E-mail: [email protected] Als u niet het gewenste antwoord vindt via Mamut Information Desk of de artikelen op Internet, dan kunt u uw vraag naar [email protected] sturen. Fax: 0900 – 444 66 67 Als u geen toegang heeft tot Internet kunt u uw vraag naar Mamut Support Center faxen. U krijgt dan ook antwoord per fax. Vermeld tevens uw naam en het telefoonnummer, waar wij u tussen 09.00 en 16.00 kunnen bereiken, zodat wij eventueel contact met u kunnen opnemen voor verdere details. Telefoon: 0900 – 444 66 66 Klantensupport is open vanaf 9.00 uur tot 16.00 uur. Wij kunnen doorgaans de meeste vragen tijdens het gesprek beantwoorden. In enkele gevallen zijn we echter genoodzaakt uw vraag te noteren om later contact met u op te nemen wanneer het probleem is opgelost. Brieven verstuurt u naar: Mamut Software BV Klanten Support Boeing Avenue 8 1119 PB Schiphol-Rijk Nederland

4

CURSUSSEN

CURSUSSEN Soorten cursussen van Mamut Academy Mamut Academy biedt cursussen aan in het gebruik van Mamut. Mamut levert complete oplossingen voor de financiële administratie, verkoop en relatiebeheer, inkoop/logistiek, personeelsadministratie, urenadministratie en projectbeheer. Met Mamut Academy houden wij onze klanten op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen de serie Mamut Business Software producten. Mamut Academy biedt vier soorten cursussen: Beginnerscursussen De beginnerscursus heeft als belangrijkste doelstelling om de deelnemers een goede, degelijke introductie te geven over de meest fundamentele onderdelen van het Mamut-programma. Een beginnerscursus bestaat uit een aantal vakcursussen. Vakcursussen Deze cursussen hebben de verschillende werkgebieden binnen de productenreeks van Mamut Business Software als thema. De vakcursussen geven de deelnemers een meer diepgaande kennis in de verschillende onderdelen van het Mamut-programma. Deze bieden een uitstekend uitgangspunt om het systeem zo efficiënt mogelijk te leren benutten. Themacursussen Themacursussen behandelen speciale thema’s binnen een vakgebied op programma, of over de gehele breedte van de verschillende vakgebieden en programma’s. Bedrijfsinterne cursussen Indien u dat zou wensen, kan Mamut Academy een cursus geheel op maat voor uw bedrijf of organisatie verzorgen. Dit kan vooral praktisch zijn indien uw bedrijf een speciale werkwijze heeft of wanneer een groot aantal personen binnen dezelfde organisatie opgeleid moet worden in het gebruik van Mamut. Met een bedrijfsinterne cursus kunt u er verzekerd van zijn dat uw medewerkers volledig en efficiënt worden opgeleid voor het gebruik van Mamut Business Software binnen uw bedrijf. Deze ‘maatwerk’-cursussen kunnen bij u op het bedrijf gegeven worden of in onze cursuslokalen die volledig zijn ingericht en van alle faciliteiten zijn voorzien.

5

INTRODUCTIE

De voordelen van Mamut Academy Mamut levert complete oplossingen voor de financiële administratie, verkoop en relatiebeheer, inkoop/logistiek, personeelsadministratie, urenadministratie en projectbeheer. De cursussen van Mamut Academy bieden u een uitstekende gelegenheid om binnen korte tijd efficiënt te kunnen werken met de software van Mamut en aanverwante programmatuur. Nu kunnen u en uw medewerkers ten volle profiteren van de overvloed aan functionaliteit van de Mamutprogramma's, hetgeen een groot pluspunt is voor uw onderneming en een extra stimulans voor u die met het systeem werkt! Er zijn veel goede redenen om een cursus te volgen bij de Mamut Academy:

De implementatie van een nieuw administratief systeem kan veel tijd kosten. Met de cursussen van Mamut Academy leert men het systeem in de kortst mogelijke tijd te gebruiken. Met behulp van Mamut Academy leert men de dagelijkse routines uit te voeren op een wezenlijk meer efficiënte manier. De deelnemers van de cursussen aan de Mamut Academy wisselen ervaringen met elkaar uit. Dit is een heel goede manier om uw kennis uit te breiden en tegelijkertijd antwoord te krijgen op uw vragen. Voor meer informatie over Mamut Academy, of om onze cursuskalender toegestuurd te krijgen, kunt u bellen naar ons gratis telefoonnummer 0800 - 444 66 66 of e-mail sturen naar [email protected]. U zult ook informatie vinden op onze website www.mamut.nl/academy.

6

2 Installeren en opstarten Software is geen fysiek artikel dat u meeneemt en in uw nachtkastje kunt bewaren. Als u een computerprogramma koopt, koopt u het recht om de software te installeren en te gebruiken op het aantal computers dat u hebt aangegeven en waarvoor u een licentie hebt gekocht.

Inhoud

Het programma is ontworpen voor gebruik op bijgewerkte Windows-versies en bijgewerkte hardware. In alle documentatie voor installatie of systeemupdate voor alle programmaversies vindt u de systeemeisen. De systeemeisen zijn de aanbevolen minimumeisen voor het draaien van het programma. Bij bijgewerkte hardware mag u betere prestaties verwachten.

Multi-user installatie op het netwerk 12

Het eerste wat u moet doen om Mamut te kunnen gaan gebruiken, is het installeren van de programmabestanden. Deze moeten worden geïnstalleerd op de computer waarmee u Mamut gaat gebruiken. Als u een licentie voor meerdere gebruikers hebt gekocht, moet u de programmabestanden installeren op alle computers waarop u Mamut wilt draaien en die u wilt aansluiten op een servergebaseerde gedeelde database.

Over Licentienummer Installaties voor één gebruiker

8 10

Inloggen...............................................................11

Peer-to-peer netwerk ...........................................13 Client-server netwerk..........................................14 Installaties voor meerdere gebruikers – Server ..............................................................15 Installaties voor meerdere gebruikers – Werkstation....................................................17 Voordat u Mamut installeert op de werkstations .................................................17 Installeren en opstarten van een werkstation ......19

Over updates

20

Systeemupdates downloaden ..............................20

Product evalueren en functies uitproberen

22

Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren .....................................23

De programmabestanden kunnen worden geïnstalleerd vanaf een cd of worden gedownload vanaf onze website, waar u ook de installatiehandleiding kunt vinden. De softwareleverancier geeft aan wanneer er een nieuwe versie van het programma uitkomt. Het updaten naar een nieuwe versie is mogelijk via een cd of een download vanaf onze website. Het is belangrijk dat u de documentatie bij de update doorleest voordat u begint. Ook dient u eerst een back-up aan te maken. Als u een computerprogramma koopt, koopt u het recht om de software te installeren en te gebruiken op het aantal computers dat u hebt aangegeven en waarvoor u een licentie hebt gekocht.

7

INSTALLEREN EN OPSTARTEN

OVER LICENTIENUMMER Software is geen fysiek product dat u mee naar huis neemt en in een kast bewaart. Wanneer u een software programma aanschaft, koopt u het recht om het programma te installeren en te gebruiken op het aantal computers waar u een licentie voor gekocht heeft. U ontvangt een licentienummer als bewijs dat u uw licentie betaald heeft. Het licentienummer werkt als een sleutel, die functionaliteit opent wanneer u het licentienummer in het programma invoert. Het licentienummer controleert de toegang tot de programmatuur. U kunt het programma zonder licentienummer gebruiken, maar dan heeft u slechts toegang tot de evaluatieversie van ons programma. Een dergelijk programma is slechts voor een beperkt aantal dagen toegankelijk. Waar vind ik het licentienummer? Als nieuwe klant ontvangt u een licentienummer. Heeft u het programma via een reseller gekocht vindt u een brief met het licentienummer in het pakket. Heeft u het programma direct via Mamut gekocht dan ontvangt u een e-mail met uw licentienummer. Heeft u geen e-mail adres, dan wordt het licentienummer u per brief toegestuurd. Hoe registreer ik het licentienummer? Het licentienummer registreert u in het registratiescherm tijdens de eerste keer dat u het programma opstart of door te kiezen voor Help - Info - Licentienummer registreren.

Downloaden van licentiebestand Indien u uw serviceovereenkomst verlengt, een upgrade maakt naar een uitgebreidere versie, uw programma uitbreidt met een additioneel product of het aantal gebruikers uitbreid, dient u het licentiebestand te downloaden om de licentie-informatie aan te passen. Dit doet u via Help – Info – Licentiebestand downloaden.

8

OVER LICENTIENUMMER

Gebruikers zonder toegang tot het Internet Tijdens de registratie van het licentienummer wordt u gevraagd of u toegang heeft tot het Internet. Antwoord u Nee, dan krijgt u de mogelijkheid om een licentiebrief te printen die u retourneert aan Mamut via fax nummer: 0900 – 444 66 67 of per post. Zodra de licentiebrief bij ons geregistreerd is, ontvangt u een licentiediskette in de post. De licentiediskette leest u in via Help – Info – Lezen vanaf licentiediskette.

9


INSTALLATIES VOOR ÉÉN GEBRUIKER Bij installaties voor één gebruiker wordt het programma op één computer/werkstation geïnstalleerd. De programmabestanden kunnen worden geïnstalleerd vanaf een cd of worden gedownload vanaf onze website, waar u ook de installatiehandleiding kunt vinden. Het programma kan op 2 manieren worden geïnstalleerd: in versies voor één of voor meerdere gebruikers. De installatiebestanden zijn voor beide versies gelijk. Deze vindt u op een cd, maar u kunt ze ook downloaden via internet. Als u het programma wilt evalueren, adviseren wij om het slechts op één machine te installeren voor de duur van de evaluatieperiode. Of u het programma al dan niet kunt installeren voor een omgeving met meerdere gebruikers is afhankelijk van de programmaversie die u hebt aangeschaft. Eerste keer opstarten voor installaties voor één gebruiker 1.

Het programma kan gestart wordt door dubbel te klikken op het Mamut icoon, dat u vindt op uw bureaublad, of via het Startmenu waar u kiest voor Alle programma’s en Mamut Business Software.

2.

Versietype selecteren. Selecteer hier Registratie volledige versie.

3.

Beginnen. Dit venster geeft u een overzicht van de diverse wizard-stappen die u doorloopt.

4.

Installatie voor één of meerdere gebruikers. Selecteer hier Eén gebruiker.

5.

Gebruikersprofiel maken. Voor hier uw inloggegevens in.

6.

Bedrijfsgegevens. Hier voert u informatie in over uw bedrijf en uw licentienummer.

7.

Maak een nieuwe bedrijfsdatabase aan. Bij het aanmaken van een bedrijfsdatabase kunt u ervoor kiezen om dit te doen aan de hand van een wizard die u door de belangrijkste instellingen leidt. Vink het vakje voor Nee, dank u... aan als u hier geen ondersteuning bij wilt. Als u klikt op Voltooien wordt de bedrijfsdatabase aangemaakt en kunt u inloggen op het systeem. Let op! Wacht tot het programma geheel klaar is met de installatie. Dit kan enige tijd duren.

10

INSTALLATIES VOOR ÉÉN GEBRUIKER

Toetst F1 in of klik op Help voor meer details tijdens de eerste keer opstarten.

Inloggen Inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Een gebruikersnaam en wachtwoord wordt aangemaakt, wanneer u als gebruiker in het programma wordt aangemaakt. Heeft u toegang tot de gebruikersinstellingen (voor uw eigen gebruik) dan kunt u zelf uw wachtwoord aanpassen. Gebruikers die de mogelijkheid hebben om toegangscontroles (voor alle gebruikers) aan te passen, zijn ook in staat het wachtwoord te wijzigingen. Zelfs als zij niet bekend zijn met het eerdere wachtwoord. Wachtwoord vergeten? Bent u uw wachtwoord vergeten, dan dient u een gebruiker met volledige rechten, Supergebruiker te contacten, zodat deze het wachtwoord voor u kan aanpassen. Indien u uw wachtwoord vergeten bent en hulp in het programma nodig heeft, kunt u contact opnemen met het Mamut Supportcenter. U krijgt dan een formulier toegestuurd waarmee u dient te identificeren. Dit om u en andere gebruikers te beschermen tegen misbruik van uw programma. Heeft u het formulier ingevuld, dan kunt u dit retourneren per aan the Mamut SupportCenter via Faxnummer 0900 – 444 66 67. Een van onze consulenten zal telefonisch contact met u opnemen om u te helpen binnen het programma. NB! U dient achter uw computer te zitten, willen wij u kunnen helpen. Houd er rekening mee dat er voor deze service kosten in rekening kunnen worden gebracht indien het een gebruikersfout betreft.

11


MULTI-USER INSTALLATIE OP HET NETWERK Wanneer u een multi-user versie installeert, dan dient u het Mamut programma eerst op de server computer te installeren. Vervolgens deelt u de map Gegevens uit en geeft u de werkstations toegang tot de database, zodat zij de gegevens kunnen ophalen. Wanneer u deze toegang heeft gegeven, kunt u het Mamut programma op ieder werkstation installeren. In een multi-user situatie zal er een gemeenschappelijke database geïnstalleerd zijn die de bedrijfsbestanden bevat. Alle gebruikers dienen gekoppeld te zijn met deze database en het programma moet geïnstalleerd zijn op alle Pc’s. Een multi-user installatie houdt in dat er een database wordt geïnstalleerd, waar de bestanden van de onderneming liggen opgeslagen. Deze installatie wordt gedaan op een servercomputer binnen een netwerk van computers. U kunt de database installeren op één van de twee verschillende netwerken

1) een peer-to-peer netwerk of

2) een client-server netwerk

Tip! Bij een multi-user situatie is het zeer belangrijk dat de installatie eerst op één computer wordt gedaan. Bijwerken van de server of een werkstation U kunt zelf kiezen of u iets wilt updaten op de server of vanaf een werkstation op het netwerk. Wij raden u aan dit op de server te doen indien mogelijk. Het updaten vergt een deel bronnen en dit proces gaat sneller op de server dan wanneer u dit vanaf een werkstation op het netwerk doet. Terminal Server Als u Terminal Server benut raden wij u aan de volledige beschrijving van de bijzondere punten te lezen, aangaande de installatie. Deze informatie vindt u www.mamut.com/nl/support.

12

MULTI-USER INSTALLATIE OP HET NETWERK

Peer-to-peer netwerk Peer-to-peer netwerken zijn netwerken die geen gebruik maken van een toegewezen database server; Eén enkele toegewezen machine is niet vereist om andere computers toegang te geven tot het delen van bestanden. Dit betekent dat de server computer binnen het netwerk de database opgeslagen heeft, maar ook gebruikt wordt voor dagelijkse werkzaamheden. Een voorbeeld van een peer-to-peer netwerk zijn bijvoorbeeld twee of meer verbonden computers. Het diagram hieronder toont een peer-to-peer netwerk met drie computers. Elke computer heeft één gebruiker (Maria, Tom en Anne), en een unieke kopie van het programma dient op iedere computer te worden geïnstalleerd. De database is geïnstalleerd op Anne’s computer. Het is belangrijk dat u kiest voor één locatie voor uw bedrijfsbestanden. De locatie die u kiest, dient toegankelijk te zijn voor alle computers die het gebruik van het programma nodig hebben. Wellicht zet u de bedrijfsbestanden op de computer van de persoon, die het programma het meest gebruikt. Dit geeft de gebruiker de snelste toegang tot de bedrijfsbestanden op de database. Peer-to-peer netwerk diagram Maria – Mamut geïnstalleerd

Tom –Mamut geïnstalleerd

Anne –Mamut en database geïnstalleerd Tip! Installeer de database op de snelste computer.

13


Client-server netwerk Client-server netwerken zijn netwerken, waarbinnen minstens 1 computer is aangewezen om de bestanden, binnen de database, te delen. Deze computer wordt normaal gesproken niet gebruikt voor dagelijkse activiteiten. Voorbeelden van een client-server netwerk systemen zijn Novell Netware en Windows NT Server. Het diagram hieronder toont drie computers voor de drie gebruikers (Maria, Tom en Anne) en één server computer. In een client-server netwerk, zet u waarschijnlijk de database op de server op een locatie die toegankelijk is voor alle computers die het programma dienen te gebruiken. Een unieke kopie van Mamut dient geïnstalleerd te worden op ieder werkstation. Client-server netwerk diagram Server computer – database met bedrijfsbestanden erop

Maria – Mamut geïnstalleerd Tom – Mamut geïnstalleerd

Tip! Installeer de database op de snelste computer.

14

Anne – Mamut geïnstalleerd


Installaties voor meerdere gebruikers – Server In een netwerkinstallatie wordt de database geïnstalleerd op een van de aangesloten computers of op een dedicated server. Vervolgens installeert iedere gebruiker de programmabestanden op zijn/haar computer, die informatie uit de database haalt. Eerste keer opstarten voor een server in een installatie voor meerdere gebruikers 1.


2.

Selecteer versietype. Selecteer hier Registratie volledige versie.

3.

Beginnen. Dit venster geeft u een overzicht van de diverse wizard-stappen die u doorloopt.

4.

Installatie voor één of meerdere gebruikers. Selecteer hier Meerdere gebruikers. Onder multi-user kiest wat voor een type multi-user installatie u wilt toepassen:

15


Ik wil een nieuwe installatie in stellen met deze computer als server: Deze keuze zorgt ervoor dat u het programma installeert en de bedrijfsdatabase aanmaakt op de desbetreffende computer. Deze computer wordt daarmee gezien als de server. Ik wil het programma op deze computer installeren en de bedrijfsdatabase op de server: Deze keuze installeert het programma op de desbetreffende computer, maar slaat de database op een andere computer op. U moet het pad aangeven, naar de map waar de bedrijfsdatabase ligt opgeslagen. U kunt de installatiebestanden kopiëren voor het programma naar hetzelfde gebied. Alle gebruikers die het programma installeren, kunnen nu dit doen van hetzelfde gebied, i.p.v. CD. 5.

6.

Gebruikersprofiel maken. Voer hier uw inloggegevens in. Het is belangrijk dat u uw gebruikersnaam en uw wachtwoord onthoudt.

Bedrijfsgegevens. Hier voert u informatie in over uw bedrijf en uw licentienummer. Maak een nieuwe bedrijfsdatabase aan. Bij het opzetten van een bedrijfsdatabase kunt u ervoor kiezen om dit te doen aan de hand van een wizard die u door de belangrijkste instellingen leidt. Vink het vakje voor Nee, dank u... aan als u hier geen ondersteuning bij wilt. Als u klikt op Voltooien wordt de bedrijfsdatabase aangemaakt en kunt u het programma op de werkstations installeren.

16


Installaties voor meerdere gebruikers – Werkstation Voordat u Mamut installeert op de werkstations Zodra de database geïnstalleerd is op één computer en de database is aangemaakt, moet u nog twee handelingen doen opdat de overige gebruikers kunnen installeren en verbinden kunnen krijgen met de server:

U dient een gebruikersnaam en wachtwoord te creëren voor iedere gebruiker die toegang heeft tot de database. U dient te specificeren dat de database gedeeld gaat worden door de gebruikers in het netwerk.

Zo maakt u een nieuwe gebruiker aan 1.

Start het programma nadat u de database op de server hebt geïnstalleerd, maar voordat u het programma heeft geïnstalleerd op de werkstations.

2.

Kies Beeld – Instellingen – Beveiliging - Gebruikersadministratie.

3.

Klik op Nieuw.

4.

Vul in de Gebruikersnaam, Volledige naam en Wachtwoord van de gebruiker (en bevestig het wachtwoord in het onderste tekstveld).

1.

Open Windows Verkenner.

2.

Blader naar de folder waar u Mamut heeft geïnstalleerd. Als u de standaard voorgestelde locatie heeft gebruikt, ligt de folder onder C:/Program Files/Mamut).

3.

Markeer de folder Mamut met rechter muisknop.

4.

In het menu dat verschijnt, selecteert u Delen.

Zo deelt u de gegevensbestanden

17


5.

Selecteer de optieknop Deel deze folder.

6.

Zorg ervoor dat de gebruikers die toegang tot de database hebben, ook toestemming hebben om de gedeelde folder binnen te gaan. Klik op de knop Machtigingen (Permissions) om gebruikers met toegang aan te geven. NB! Omdat gebruikers met Windows NT, 2000, 2003 of XP niet inbegrepen zijn in de standaard toegang, dient u, wanneer u zulke gebruikers wenst toe te voegen, te klikken op de tab Beveiliging in het venster Mamut Eigenschappen.

7.

18

Elk werkstation heeft nu toegang tot de database van de server. De volgende stap is om de Mamut programmabestanden te installeren op de werkstations.


Installeren en opstarten van een werkstation In een netwerkinstallatie wordt de database geïnstalleerd op een van de aangesloten computers of op een dedicated server. Vervolgens installeert iedere gebruiker de programmabestanden op zijn/haar computer, die informatie uit de database haalt. Eerste keer opstarten voor een werkstation in een installatie voor meerdere gebruikers 1.


2.

Selecteer versietype. Selecteer hier Verbind mij met een bestaande installatie van meerdere gebruikers. U dient het Pad naar de gegevenslocatie in te voeren, oftewel de locatie/computer waarop de gegevens van de server zijn geïnstalleerd.

3.

Log in met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u van uw systeembeheerder heeft gekregen.

19


OVER UPDATES Mamut lanceert ieder jaar één hoofd update van Mamut Business Software. Deze heeft nieuwe functies, meer effectieve routines, verbeterde functies en gebruikersinstellingen enzovoorts. Deze hoofd updates worden automatisch naar alle gebruikers met een geldige serviceovereenkomst toegestuurd. Tussen de hoofd updates vinden er continu verbeteringen plaats van bestaande functies. Deze versies zijn toegankelijk via de Service Release die u via het Internet kunt downloaden. Het is belangrijk te weten dat de updates van de Service Release niet altijd van toepassing zijn op alle gebruikers, aangezien veranderingen vaak afhankelijk zijn van de manier waarop het programma gebruikt wordt en welke functies er binnen uw programma beschikbaar zijn. We raden onze klanten aan om een update van de laatste hoofdversie te gebruiken. Enkele versies kunnen alleen bijgewerkt worden vanuit een nieuwe versie van het programma. Heeft u een oude versie kan het voorkomen dat u eerst een update moet maken naar een nieuwe versie, voordat u een update naar de nieuwste versie kunt maken. Dit wordt aangegeven in het materiaal van de desbetreffende versies. Uw programma updaten vanaf een cd Als u een cd met een versie-update ontvangt, zit daar ook een uitgebreide updatehandleiding bij. U kunt uw programma ook via onze website updaten. De procedure is afhankelijk van de vraag of u een versie voor één of meerdere gebruikers hebt geïnstalleerd. Uw programma updaten vanaf onze website Voor het updaten van uw programma naar een nieuwere versie vanaf onze website gaat u naar Beeld - (Database)hulpprogramma's - Download systeemupdate. Uw programma updaten in een omgeving met meerdere gebruikers Updates in een omgeving met meerdere gebruikers moeten worden uitgevoerd door de systeembeheerder. U dient eerst de server te updaten nadat u een back-up hebt gemaakt en alle gebruikers zijn uitgelogd. Als de server is geüpdatet, krijgen de gebruikers die weer inloggen op hun werkstations een melding dat hun versie moet worden geüpdatet. De systeembeheerder kan ervoor kiezen om tijdens de update de installatiebestanden op de server op te slaan. De gebruiker wordt dan gevraagd of hij/zij deze bestanden wil gebruiken voor het updaten van zijn/haar computer.

Systeemupdates downloaden Om de zoveel tijd biedt de softwareleverancier een systeemupdate aan, die via internet gedownload kan worden. Hiervoor gebruikt u het databasehulpprogramma Download Systeemupdate. Let op: deze functie is alleen beschikbaar voor de systeembeheerder. In de wizard van deze functie kiest u ervoor om de update van het internet te downloaden. Hiermee gaat u naar een venster waarin de beschikbare systeemupdates worden weergegeven. Vergeet niet dat een aantal van deze systeemupdates niet automatisch geïnstalleerd wordt, maar moet worden uitgevoerd vanaf de locatie waar u de bestanden naartoe downloadt.

20

OVER UPDATES

Informatie over beschikbare systeemupdates vindt u in de algemene marketingcommunicatie van de softwareleverancier, zoals de Mamut Information Desk, Mamut Usermail en Mamut Support Center. Systeemupdates werken de logbestanden bij met informatie over welke functies er zijn gedownload plus datum, tijd, gebruiker en updatenummer. Het downloaden van een nieuwe systeemupdate 1.

Maak een back-up van uw systeem. Meer hierover leest u in een apart gedeelte.

2.

Ga naar Bestand - (Database)hulpprogramma's - Download Systeemupdate.

3.

Selecteer Download van het internet en klik op Volgende. Het volgende venster laat zien welke update(s) er wordt/worden gedownload. Alle updates die hier worden weergegeven, worden gedownload.

4.

Klik op Volgende om de update(s) te downloaden.

5.

Geef aan waar u de bestanden wilt opslaan. De bestanden worden opgeslagen op de locatie die u hebt aangegeven. Wanneer u op OK klikt zal het programma afgesloten worden. Opdatering zal automatisch starten indien het slechts één bestand bevat. Indien er meerdere bestanden zijn, zal de downloadmap openen. U dient te dubbelklikken op de afzonderlijke files die gedownload zijn om te upgraden. Als er meerdere bestanden zijn, moet u de update meerdere keren uitvoeren. Voor installaties met meerdere gebruikers moet de systeembeheerder alle gebruikers uitloggen en eerst de server updaten voordat de computers van individuele gebruikers worden geüpdatet. Als u geen verbinding hebt met het internet, kunnen bepaalde updates beschikbaar zijn op een cd/diskette. Om de updatebestanden van de cd/diskette te importeren, gebruikt u dezelfde menukeuzes, maar moet u voor stap 2 hierboven Bestand lezen van diskette, CD of hardeschijf selecteren.

21


PRODUCT EVALUEREN EN FUNCTIES UITPROBEREN Als u het programma wilt evalueren of één van de diverse invoegtoepassingen en uitbreidingsproducten waarvoor u geen licentie hebt, kunt u dat heel eenvoudig doen. Alle functies zijn beschikbaar voor evaluatie en wij adviseren u om voor alle evaluaties de voorbeelddatabase te gebruiken. Evaluatie voor gebruikers die geen licentie hebben Als u overweegt om het programma te kopen, kunt u het systeem installeren om de functies ervan te evalueren. In de wizard bij de eerste keer opstarten selecteert u de evaluatieversie, waarna u gevraagd wordt of u wilt evalueren met uw eigen gegevens of met de voorbeelddatabase. Als u het systeem al hebt geïnstalleerd, maar zonder de voorbeelddatabase, kunt u deze altijd later installeren. Kijk hieronder voor meer informatie over dit onderwerp. Evaluatie voor bestaande gebruikers Als u het programma al hebt aangeschaft en geïnstalleerd, kunt u nog steeds invoegtoepassingen en uitbreidingsproducten evalueren die niet in uw licentie zijn opgenomen. Hiervoor kunt u een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaken en de evaluatieversie selecteren in de hiervoor bedoelde wizard.

Meer over de voorbeelddatabase De voorbeelddatabase vormt de basis voor alle afbeeldingen in onze gebruikersdocumentatie en ander instructiemateriaal dat u ontvangt. De database bevat kant-en-klare relaties, producten, prijzen, magazijnen, een webshop en nog veel meer, zodat u eenvoudiger verschillende functies kunt uitproberen zonder dat dit gevolgen heeft voor uw eigen gegevens en zonder dat u informatie hoeft in te invoeren om te kunnen beginnen.

22

PRODUCT EVALUEREN EN FUNCTIES UITPROBEREN

Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren Velen zullen al een voorbeelddatabase geïnstalleerd hebben met behulp van de Wizard voor eerste keer starten. Als u onzeker bent of u al een voorbeelddatabase geïnstalleerd hebt, dan kunt u dit controleren via Bestand - Bedrijfsdatabase openen. Dan krijgt u de bedrijfsdatabase met een overzicht van de database die geïnstalleerd zijn. Als u al klant bent, maar additionele producten of uitgebreide producten wilt evalueren, kunt u dit doen door een voorbeelddatabase in gebruik te nemen. Zo installeert u een voorbeelddatabase Kies Bestand - Database (hulpprogramma's) - Voorbeelddatabase installeren. Wanneer u inlogt voor de voorbeelddatabase, dan kunt u een evaluatieproduct en eventueel bijbehorende beschikbare additionele producten kiezen.

Het is ook mogelijk een bedrijfsdatabase te verwijderen. Dit doet u vanuit het venster Bedrijfsdatabaselijst.

23


24

3 Raak bekent met het programma

Een geheel nieuw programma kan snel verwarrend lijken. Het programma heeft andere schermbeelden dan u gewend bent, knoppen en menu’s met onbekende namen en inhoud. Een modern programma heeft veel mogelijkheden voor u als gebruiker, maar dit betekent ook dat u met veel verschillende keuzemogelijkheden bekend moet raken. In dit hoofdstuk gaan we dieper in op de manier waarop het programma is opgebouwd, met menu’s, werkbalken, het bureaublad, de informatieroutines enzovoorts. En hoe u het programma kan aanpassen aan uw dagelijkse werkzaamheden.

Inhoud Navigeren door het programma

26

Help voor Mamut Business Software ................28 Over het bureaublad............................................29 De bureaublad-werkbalk.....................................31 Over aandachtsgebieden op het bureaublad .......32 Websites op het bureaublad ................................32 Over informatiehokjes op het bureaublad ..........34 Over beeldschermen in het programma............35 Algemeen over lijstvensters................................37 Belangrijke tools .................................................39

Gebruikerstoepassingen

40

Aanpassingen bureaublad...................................40 Bureaubladinstellingen .......................................40 Gebruiker gedefinieerde snelkoppelingen/knoppen ............................41 Inhoud bureaublad bewerken..............................42 Koppelingen op het bureaublad ..........................43 Overige gebruikerstoepassingen ........................44 Over gebruikersinstellingen................................44 Module-instellingen (Gebruikersinstellingen)....45 Het systeem zo instellen zodat direct ik in mijn meest gebruikte venster kom .......................46

25

RAAK BEKENT MET HET PROGRAMMA

NAVIGEREN DOOR HET PROGRAMMA We doen ons uiterste best om de verschillende functies in het programma zo eenvoudig mogelijk voor u te maken. Om ervoor te zorgen dat iedereen optimaal gebruik kan maken van het programma, kunnen de functies ook worden aangepast aan de specifieke behoeften van een gebruiker. Dit geldt voor de manier waarop veel van de functies werken, maar ook voor de manier waarop schermen, knoppen en menu's per gebruiker worden weergegeven.

Hieronder vindt u wat meer informatie over de diverse elementen die u in de programmaschermen tegenkomt.

Het hoofdmenu Helemaal bovenaan in het scherm vindt u het hoofdmenu. Het hoofdmenu bestrijkt het bovenste veld van het venster en bestaat uit vijf verschillende koppen (Bestand, Bewerken, Beeld, Venster en Help).

Via dit menu zijn alle functies in het programma bereikbaar. Ook is dit het menu waarnaar wordt verwezen in de documentatie als wordt uitgelegd hoe u bij de diverse functies komt. De reden hiervoor is dat het hoofdmenu "vast" is. Hieronder kunt u zien hoe u de functies bereikt via diverse andere snelkoppelingen. Veel van deze snelkoppelingen kunt u zelf bewerken om sneller en makkelijker bij de meest gebruikte functies te komen.

26

NAVIGEREN DOOR HET PROGRAMMA

Het bureaublad Met het bureaublad bedoelen we de "achtergrond" van het programma, die constant wordt weergegeven achter de diverse modulevensters die u opent. Het bureaublad is niet hetzelfde als het Windows-bureaublad, waarop u snelkoppelingen kunt vinden naar programma's, bestanden en andere items op uw computer. Het bureaublad biedt u een overzicht van de informatiestromen in de verschillende onderdelen van het programma. Ook biedt het u rechtstreeks toegang tot statusinformatie voor ieder aandachtsveld. U bepaalt zelf welke informatie dat is. Hiermee beschikt u over een snel overzicht en heeft u de zaken beter in de hand. Bovendien fungeert het bureaublad ook als browser, waarmee u toegang hebt tot actuele tips, aanbiedingen en andere gebruikersinformatie die u helpt bij uw dagelijkse werkzaamheden. U kunt eenvoudig aanpassingen verrichten om het bureaublad optimaal af te stemmen op uw manier van werken.

Aandachtsvelden De aandachtsvelden aan de linkerkant van het bureaublad bieden u snel toegang tot groepen functies die op logische wijze met elkaar samenhangen. Als u bijvoorbeeld in het linkermenu klikt op Klantenservice worden in het hoofdvenster rechts knoppen weergegeven voor de verschillende functies in de module. Deze zijn gerangschikt op basis van hun onderlinge verband en zijn een afspiegeling van de processtroom in de module. Na een klik op de knoppen wordt de betreffende module geopend.

De foto geeft het werkgebied Relatiebeheer op het bureaublad weer.

Modules Met Modules bedoelen we een groep functies die op een logische manier met elkaar samenhangen. Deze meeste hiervan zijn bereikbaar via het menu Beeld als afzonderlijke mogelijkheden. Een voorbeeld van een module zijn alle functies die u vindt onder het menu Beeld - Relaties.

27


Help voor Mamut Business Software Het hulpprogramma is inhoudgevoelig, hetgeen betekent dat u hulp krijgt op ieder moment en waar u zich ook bevindt in het programma. U activeert de helpfunctie door te drukken op de [F1] toets. U vindt ook een aparte Helpknop op verschillende plaatsen. Beide alternatieven openen het helpbestand, dat het screenshot of de module waar u zich op dat moment in begeeft, beschrijft. Het helpbestand geeft u, zo snel mogelijk, de benodigde hulp om uw werk te doen. In de helpbestanden kunt u hulp zoeken met zoekteksten of bladeren op categorie. De meeste bestanden bevatten links naar andere gerelateerde helpbestanden, zodat u eenvoudig de gewenste hulp of informatie vindt voor het gebruik van een bepaalde functie. In het tabblad Inhoud kunt u dubbelklikken op de categorie waar u hulp bij wilt hebben, en op deze manier bladeren naar de informatie die u nodig heeft. Op het tabblad Index kunt u zoeken op bestaande trefwoorden. Op het tabblad Zoeken kunt u zoeken of een woord zich in de tekst bevindt. U vindt hier alle helpbestanden waar het woord in voorkomt.

28


Over het bureaublad Met 'bureaublad' bedoelen we de achtergrond in het eigenlijke Mamut-programma. Deze ziet u altijd achter de diverse modulevensters die u opent. Het bureaublad is overigens niet hetzelfde als het Windows-bureaublad, waarop u snelkoppelingen kunt vinden naar programma's, bestanden en andere items op uw computer. Het bureaublad geeft een overzicht van de informatiestromen tussen de diverse onderdelen van het systeem. Ook biedt het u rechtstreeks toegang tot de statusinformatie voor ieder aandachtsgebied. U bepaalt zelf welk veld dat is. Hiermee hebt u snel overzicht en u hebt uw zaken beter in de hand. Bovendien fungeert het bureaublad ook als een browser, waarmee u toegang hebt tot actuele tips, aanbiedingen en andere gebruikersinformatie als ondersteuning bij uw dagelijkse werkzaamheden. Aandachtsgebieden

Internetpagina's

De werkbalk

Informatiehokjes

Stroomdiagram met snelkoppelingen

Snelkoppelingen/knoppen

Mijn functies

Eenvoudige en flexibele aanpassing Het bureaublad kan zo worden aangepast dat ieder aandachtsgebied de informatie en de koppelingen bevat die overeenkomen met uw persoonlijke gebruik. Raadpleeg de sectie over 'Het bureaublad aanpassen' voor meer informatie over het aanpassen van het bureaublad voor uw eigen gebruik.

29


Bewerken van informatie De informatievelden worden niet automatisch aangepast wanneer u het programma gebruikt. U kunt de informatievelden bijwerken met behulp van de knop Bijwerken in de werkbalk. In de gebruikersinstellingen kunt u aangeven dat de informatie automatisch wordt bijgewerkt tijdens het opstarten van het programma of 1 keer per dag. De werkbalk U kunt via de knop Nieuw op het bureaublad rechtstreeks nieuwe boekstukken aanmaken in alle meest gangbare registers.

Er is ook een snelkoppelingsknop voor het openen van lijsten. Verder biedt de werkbalk u toegang tot de agendafuncties en het instellingenvenster. Al met al biedt de werkbalk u dus te allen tijde snel en eenvoudig toegang tot de meest gangbare functies. Het linkermenu/Aandachtsgebieden De aandachtsgebieden aan de linkerkant van het bureaublad bieden u snel toegang tot een aantal functies die op logische wijze met elkaar samenhangen. Als u bijvoorbeeld in het linkermenu klikt op Klantenservice worden in het grotere venster rechts knoppen weergegeven voor de diverse functies in die module. Deze knoppen zijn zo gerangschikt dat ze een weerspiegeling vormen van de processtroom in de module. Na een klik op de knoppen wordt het betreffende venster geopend. Stroomdiagrammen De knoppen in ieder aandachtsgebied zijn weergegeven zodat ze de stroom binnen ieder proces weergeven. U kunt op iedere knop klikken op de module te openen. Informatiehokjes Op het bureaublad wordt ook een aantal informatiehokjes weergegeven met belangrijke informatie die uit uw gegevens is gehaald. Standaard varieert het aantal informatiehokjes mee met het actieve aandachtsgebied. U kunt ervoor kiezen om bepaalde informatiehokjes niet meer te laten weergeven of in plaats daarvan een ander informatiehokje weer te geven. Uw persoonlijke snelkoppelingen/knoppen Onder de informatiehokjes worden knoppen weergegeven. Deze dienen als snelkoppelingen voor diverse registers of functies die van belang zijn voor het actieve aandachtsgebied. Ook hier kunt u aanpassen welke knoppen u wilt laten weergeven. Bovendien kunt u met de knop Mijn functies uw eigen serie snelkoppelingen samenstellen naar diverse functies in verschillende modules, die worden weergegeven ongeacht het actieve aandachtsgebied.

30


Internetpagina's met continu bijgewerkte inhoud In het programma vindt u ook de Mamut Information Desk. Dit is een optioneel nieuwskanaal dat dagelijks via internet wordt bijgewerkt met informatie, nieuws, gebruikerstips m.b.t. uw programma en werkgebied en nog veel meer. De Mamut Information Desk wordt weergegeven als een aandachtsgebied in het linkermenu. Via het Mamut Support Center kunt u contact opnemen met onze afdeling gebruikersondersteuning door een vraag in te typen en naar het supportcenter te sturen. Ook kunt u zelf zoeken naar antwoorden op uw vragen in onze artikeldatabase. Het bureaublad aanpassen Het bureaublad kan zo worden aangepast dat u de informatie en snelkoppelingen voor ieder afzonderlijk aandachtsgebied ziet die overeenkomen met uw programmagebruik. De inhoud van uw bureaublad hangt af van uw licentie, uw toegangsrechten en eventueel uw gebruikersinstellingen in gevallen waarbij er een mogelijkheid bestaat om een bepaalde functie niet weer te geven. In de gebruikersinstellingen kunt u ook extra informatie op uw bureaublad laten weergeven als u een hoge schermresolutie hebt (1024x768 en hoger). Meer informatie over aanpassingen op het bureaublad vindt u in de paragraaf ”Gebruikerstoepassingen”.

De bureaublad-werkbalk U kunt via de knop Nieuw op het bureaublad rechtstreeks nieuwe boekstukken aanmaken in alle meest gangbare registers. Er is ook een snelkoppelingsknop voor het openen van lijsten. Verder biedt de werkbalk u toegang tot de agendafuncties en het instellingenvenster. Al met al biedt de werkbalk u dus te allen tijde snel en eenvoudig toegang tot de meest gangbare functies. Het bureaublad heeft een vaste werkbalk. De diverse modulevensters in het programma hebben echter werkbalken die zijn aangepast aan de beschikbare functies in dat venster. Nieuw

Creëert een lege registerkaart voor het aanmaken van een nieuwe registereenheid.

Lijst

Geeft een sorteerbare/doorzoekbare lijst weer van alle aangemaakte eenheden in een register. De pijl rechts biedt toegang tot de laatste tien bewerkte items.

Rapporten

Snelkoppeling naar de rapportmodule.

Agenda

Snelkoppeling naar de agenda.

Gemeen schappelijke agenda

Snelkoppeling naar de gemeenschappelijke agenda.

Bijwerken

Werkt de informatiehokjes op het bureaublad bij. U kunt bepalen of deze doorlopen moeten worden bijgewerkt of alleen als u op Bijwerken klikt in de gebruikersinstellingen van het bureaublad.

Instellingen

Snelkoppeling naar de instellingen.

31


Minimaliseren

Voor het minimaliseren (wegvlakken) van de inhoud in de informatiehokjes op het bureaublad. Om de inhoud te herstellen, klikt u op Bijwerken of verandert u het aandachtsgebied om vervolgens terug te gaan.

Help

Opent de helpbestanden. Vergeet niet dat u ook op [F1] kunt drukken voor specifieke helpinformatie voor ieder venster.

Over aandachtsgebieden op het bureaublad De aandachtsgebieden aan de linkerkant van het bureaublad bieden u snel toegang tot een groep functies die op logische wijze met elkaar samenhangen. Als u bijvoorbeeld in het linkermenu klikt op Klantenservice worden in het grote venster rechts knoppen weergegeven voor de diverse functies in de module. Deze zijn zo gerangschikt dat ze een visuele weergave zijn van de processtroom binnen de module. Bij een druk op een knop wordt het betreffende modulevenster geopend. In de gebruikersinstellingen kunt u selecteren welke aandachtsgebieden actief moeten zijn als u inlogt, zodat u directe toegang hebt tot de functies die u het meest gebruikt. Als u uw monitor hebt ingesteld op een hoge schermresolutie, kunt u rechts van het bureaublad vaste informatie zien voor alle aandachtsgebieden die geen websites zijn. Meer hierover leest u in de sectie 'Gebruikersinstellingen bureaublad'. De knoppen die de processtroom in het hoofdvenster weergeven, fungeren als snelkoppelingen naar de diverse functies. De weergegeven knoppen zijn afhankelijk van uw licentie en de functies waarover u kunt beschikken. Onder dit stroomschema vindt u informatiehokjes, knoppen/snelkoppelingen naar andere functies en een door de gebruiker gedefinieerde 'Mijn functies'-knop met extra snelkoppelingen. U bepaalt zelf welke informatiehokjes en knoppen ieder aandachtsgebied moet weergeven in dit deel van het venster. Desgewenst kunt u Knoppen voor de module weergeven in plaats van het aandachtsgebied in het linkermenu selecteren in de gebruikersinstellingen voor het bureaublad. Als u dit vakje aanvinkt, worden op het bureaublad moduleknoppen weergegeven waarmee u rechtstreeks naar een module kunt in plaats van aandachtsgebiedknoppen, waarmee u naar een groep functies gaat. Hiermee fungeert het linkermenu als een rechtstreekse snelkoppeling naar één bepaalde module.

Websites op het bureaublad Een aantal van deze aandachtsgebieden vindt u in het linkermenu op het bureaublad. Welke knoppen u kunt zien, is afhankelijk van uw product en over welke functies u kunt beschikken. Voor websites moet u verbinding hebben met internet.

Aanbieding van Mamut Met deze knop gaat u naar een pagina waar u actuele aanbiedingen van Mamut en onze partners kunt vinden.

32


StartBedrijf Mamut StartBedrijf is een compleet ondernemersprogramma dat u ondersteunt bij het plannen en opzetten van uw eigen bedrijf. Het programma geeft i informatie en tips die u stap voor stap helpen bij het schrijven van een ondernemingsplan in een eigen module. U kunt een eigen website met webshop aanmaken. Daarnaast houdt u het overzicht over al uw relaties, activiteiten en documenten. Mamut heeft een online StartBedrijf gids aangemaakt in het programma. StartBedrijf Gids is een informatiedienst die u informatie en tips geeft die interessant kan zijn zij het opstarten en het laten groeien van een eigen bedrijf. Bent u al klant van Mamut dan kunt u Mamut StartBedrijf Gids bestellen. Mamut Information Desk

U kunt de Mamut Information Desk in het programma vinden. Dit is een optioneel nieuwskanaal dat dagelijks via internet wordt bijgewerkt met informatie, nieuws, gebruikerstips m.b.t. uw programma en werkgebied en nog veel meer. De Mamut Information Desk wordt weergegeven als een aandachtsgebied in het linkermenu. In de websitestatistieken vindt u informatie die handig kan zijn bij het bedenken van een websitestrategie en het bepalen hoe uw site eruit moet zien. Met het verkeersoverzicht kunt u snel het aantal bezoekers over een bepaalde periode bekijken plus totaalcijfers en bezoekersgegevens. U kunt meer gedetailleerde statistieken exporteren naar Microsoft Excel. Deze bevatten een gedetailleerd overzicht van het aantal bezoekers per dag. Ook krijgt u aparte gegevens voor uw website en de webshop. Mamut Support Center

33


In het Mamut Support Center kunt u contact opnemen met onze afdeling gebruikersondersteuning door uw vraag in te typen en naar het supportcenter te sturen. Ook kunt u zelf zoeken naar een antwoord op uw vragen met behulp van onze artikeldatabase. Als u een onderwerp aanmaakt voor het Mamut Support Center volgt u de status en de voortgang ervan. Via een pictogram op de werkbalk van het bureaublad ziet u ook snel of er informatie aan uw onderwerp is toegevoegd. Als u een schermresolutie van 1024x768 of hoger gebruikt, kunt u er in de gebruikersinstellingen voor kiezen om support-nieuws te laten weergeven op uw bureaublad als optie. Introductie Mamut Als u op deze knop klikt, gaat u naar een korte introductie over Mamut, waarin u ook informatie krijgt over de opties in het programma, een productoverzicht, de manier waarop u het programma zelf kunt evalueren plus contacten ordergegevens. Zolang u geen licentieovereenkomst hebt gesloten met Mamut, wordt deze pagina standaard weergegeven als u het programma opstart.

Over informatiehokjes op het bureaublad Op het bureaublad wordt een aantal informatiehokjes weergegeven met belangrijke informatie die uit uw gegevens is gehaald. Standaard varieert het aantal informatiehokjes mee met het actieve aandachtsveld. U kunt ervoor kiezen om bepaalde informatiehokjes niet meer te laten weergeven of in plaats daarvan een ander informatiehokje weer te geven. Als u bijvoorbeeld het informatiehokje Mijn koppelingen in het aandachtsveld Klantenservice wilt vervangen door een ander hokje, kunt u klikken op de pijl omlaag rechtsboven in het betreffende informatiehokje en kiezen voor Informatiestroom wijzigen. Selecteer in de lijst die wordt weergegeven welk informatiehokje u in plaats hiervan wilt laten weergeven. Als u het informatiehokje gedetailleerder wilt bewerken, kunt u er met de rechtermuisknop in klikken en kiezen voor Aanpassen. In het venster dat wordt weergegeven selecteert u in de lijst welke informatiehokjes u wilt laten weergeven. Let wel: in de verschillende aandachtsvelden is niet altijd evenveel ruimte beschikbaar. Het aandachtsveld Klantenservice biedt bijvoorbeeld ruimte voor 2 informatiehokjes. Wijzigingen die u aanbrengt, gelden altijd alleen voor uw eigen gebruikersprofiel. Andere gebruikers kunnen hun eigen instellingen kiezen. Met de gebruikersinstellingen kunt u bepalen of de informatiehokjes moeten worden bijgewerkt bij het opstarten (van het venster) of als de gebruiker klikt op Bijwerken. De laatste optie kan met name handig zijn voor omgevingen met meerdere gebruikers waarbij het netwerk een kleinere capaciteit heeft. Meer hierover leest u in de sectie 'Gebruikersinstellingen bureaublad'.

34


Over beeldschermen in het programma Wanneer u een module opent wordt er een nieuw beeldscherm voor de module geopend. De schermen in het programma zijn opgebouwd in hetzelfde sjabloon voor alle modules. Dit is gedaan om ervoor te zorgen dat u als gebruiker eenvoudiger bekend raakt met de verschillende functies die toegankelijk zijn binnen een nieuwe module, zonder dat u zich moet opnieuw moet oriënteren in een ander scherm.

Werkbalk Boven in het beeldscherm vindt u de werkbalk. Deze bevat over het algemeen knoppen voor het aanmaken van nieuwe posten, het verwijderen van posten, het dupliceren enzovoorts, knoppen om door het register te bladeren, net als knoppen met functies die normaal gesproken tot het verwerken van een post behoren.

Betreft het een verwerking met meerdere stappen, worden deze over het algemeen achter elkaar, van links naar rechts weergegeven. In sommige gevallen ziet het eruit alsof de knoppen in de schaduw liggen. Dit geeft aan dat de functionaliteit van de knop niet toegankelijk is in deze fase van de bewerking. Een voorbeeld hiervan vindt u in de inkoopmodule, waar een boeking niet mogelijk is voordat u een goederenontvangst geregistreerd heeft. Afrollijsten Rechts van de werkbalk liggen afrollijsten (als deze aanwezig zijn). Deze fungeren als filter en zorgen ervoor dat u, wanneer u door de verschillende posten bladert, deze posten de eigenschap bezit die in de afrollijst wordt aangegeven.

35


Bijvoorbeeld: In Order/Factuur kunt u de onverwerkte orders bekijken, indien u deze eigenschap aangeeft in het afrolmenu rechts. Bovenste gedeelte Het bovenste gedeelte van het beeldscherm bevat standaard informatie. Deze velden blijven zichtbaar ongeacht het tabblad dat u opent. Tabbladen Een tabblad is een gedeelte van een scherm. Een scherm bevat vaak meer informatie dan in één beeldscherm is weer te geven. Daarom worden deze opgedeeld met behulp van tabbladen. Een tabblad heeft altijd een naam, bijvoorbeeld het tabblad Vracht in de order/factuur module. Hier kunt u informatie over vracht en levering met betrekking tot deze order bekijken en invoeren.

Tabbladen bevatten functies die betrekking hebben op een specifieke module. Het eerste tabblad wordt over het algemeen het meeste gebruikt. Een voorbeeld binnen de order/factuur module is het tabblad voor artikelregels, waar men producten invoert die verkocht worden. Een tabblad kan zijn eigen werkbalk hebben. Weergave van lijsten Het is vaak gebruikelijk dat een module wordt geopend in de vorm van een lijst in plaats van direct in een post. Dit geeft u aan in de Gebruikersinstellingen. Kijk bijvoorbeeld naar de gebruikersinstellingen voor Order/Factuur.

36


Algemeen over lijstvensters In veel modules vindt u de knop Lijst in de werkbalk boven in het venster. Als u op de knop klikt, krijgt u een venster met een lijst van gegevens van de module waarin u zich bevindt. Voorbeelden van de modules waar u deze knop vindt, zijn de Relatie, Medewerkersregister, Project, Urenregistratie, Offerte/Order/Factuur en Inkoop.

In meerdere lijsten vindt u een aantal standaard knoppen die dezelfde functie hebben in alle modules. Niet alle knoppen zijn beschikbaar in elke module en enkele zullen niet actief zijn, ook al worden zij weergegeven in het venster. Met Nieuw voert u nieuwe gegevens in. Met Bewerken kunt u posten bewerken die u geselecteerd heeft. Met de knop Verwijderen verwijdert u posten. Met de knop Filter aan/uit kunt u bepaalde filterinstellingen aan of uit zetten. Lees meer over Selectie. Met Filterinstellingen kunt u een selectie aanmaken en een of meerdere eigenschappen kiezen waaraan de selectie moet voldoen. Afdrukken geeft u de mogelijkheid de inhoud van de lijst af te drukken. Klik op Help als u vast loopt en hulp nodig heeft. Klik op Afsluiten om het lijstvenster te sluiten. Sorteren Door op de kolomtitel te klikken kunt u de inhoud van de lijst sorteren op bijvoorbeeld naam, nummer, ID, telefoonnummer enz. De kolomtitel waarop gesorteerd is, wordt vetgedrukt

37


weergegeven. In meerdere modules kunt u bij gebruikersinstellingen kiezen welke sortering u standaard wenst bij de opening van het venster. Zoeken Onder in het venster kunt u zoeken op zoekterm of nummer. Het zoeken zal gedaan worden vanuit de sortering die u gekozen heeft. Als u op naam gesorteerd hebt en de letter J...invoert begint de lijst te zoeken op namen die met een J beginnen. Als u vervolgens de naam Jansen invoert, toont de lijst de eerste relatie in de lijst met deze naam. Status In meerdere lijstvensters vindt u afrollijsten waarin u de status kunt selecteren. In de artikellijst, die honderden artikelen bevat, kunt u in de eerste afrollijst een artikelgroep kiezen en in de tweede bijvoorbeeld 'Voorraadartikel'. Dit beperkt de inhoud van de lijst, zorgt voor een beter overzicht en zorgt ervoor at u het artikel, dat u zoekt, sneller vindt.

38


Belangrijke tools In de meeste modules in Mamut vindt u dezelfde tools in de werkbalk voor bewerking en navigatie. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste. Nieuw

Opent een nieuwe, lege registratiekaart waarop u een nieuw item in het register kunt aanmaken.

Lijst

Geeft een gesorteerde en doorzoekbare lijst weer van alle aangemaakte items in het register. De pijl rechts biedt toegang tot de laatste tien bewerkte items.

Opslaan

Slaat doorgevoerde wijzigingen op in het register. Als u met meerdere vensters tegelijk werkt, is het belangrijk om uw werk op te slaan als u van het ene naar het andere venster gaat.

Ongedaan maken

Maakt alle wijzigingen ongedaan die u in de kaart hebt aangebracht sinds de laatste keer opslaan.

Verwijderen

Verwijdert het item dat is geopend in het register. Let op: u kunt geen items verwijderen waarnaar wordt verwezen in andere modules.

Zoeken

Zoekt naar items in het register met bepaalde zoekcriteria.

Filter aan/uit

Schakelt het bij Filterinstellingen ingestelde filter in of uit.

Filter instellingen

Stelt het filter in aan de hand van de eigenschappen van het item. Als het filter is ingeschakeld, zijn alleen de items met de geselecteerde eigenschappen beschikbaar in het register.

Eerste

Gaat naar het eerste item in het register.

Vorige

Gaat naar het vorige item in het register.

Volgende

Gaat naar het volgende item in het register.

Laatste

Gaat naar het laatste item in het register.

Print

Print diverse eenvoudige rapporten in het register.

Instellingen

In de meeste modules kunt u het formaat en de functies aanpassen aan uw voorkeuren.

Sorteren

Sorteert het register op nummer of naam. Dit selecteert u met de pijl rechts.

Help

Opent het helpbestand. U kunt in ieder afzonderlijk venster op [F1] drukken voor de helpfunctie.

Afsluiten

Sluit de module af en slaat invoer op.

39


GEBRUIKERSTOEPASSINGEN Aanpassingen bureaublad Bureaubladinstellingen Het bureaublad kan zo worden aangepast dat u de informatie en snelkoppelingen voor ieder afzonderlijk aandachtsveld ziet die overeenkomen met uw programmagebruik. U kunt via de werkbalk op het bureaublad ook rechtstreeks naar instellingen gaan. Voor de informatiehokjes en knoppen kunt u bovendien met de rechtermuisknop klikken om een knop aan te passen of om de gebruikersinstellingen voor het actuele aandachtsveld te wijzigen.

Selecteren welke aandachtsvelden moeten worden weergegeven Hier selecteert u welke aandachtsvelden u wilt laten weergeven op het bureaublad. U kunt alleen aandachtsvelden kiezen waarvoor u toegang hebt en die in uw licentie zijn opgenomen. Extra informatie op bureaublad bij hoge resolutie: In de gebruikersinstellingen biedt het bureaublad ook mogelijkheden voor extra informatie als u een hoge schermresolutie hebt (1024x768 en hoger). De schermresolutie wordt ingesteld in het Windows-configuratiescherm. De keuze die u hier in de gebruikersinstellingen maakt, wordt aan de rechterkant van het bureaublad weergegeven voor alle aandachtsvelden. Informatie van systeemleverancier bevat ook het zoeken in de artikeldatabase op onze website.

40

GEBRUIKERSTOEPASSINGEN

Snelkoppelingen selecteren voor weergave onder knop Mijn functies De inhoud van het bureaublad is afhankelijk van uw licentie, uw toegangsrechten en eventuele gebruikersinstellingen die u hebt ingevoerd, zoals het niet weergeven van bepaalde functies. Selecteren wanneer de informatiehokjes op uw bureaublad moeten worden bijgewerkt De informatiehokjes bevatten informatie die uit de bedrijfsdatabase wordt gehaald en zijn te vergelijken met het samenstellen van een rapport. Om niet teveel capaciteit in beslag te nemen, met name bij omgevingen met meerdere gebruikers, kunt u selecteren wanneer informatiehokjes moeten worden bijgewerkt. Standaard worden de hokjes bijgewerkt bij het opstarten van het programma. Veel mensen zullen de updates liever zelf regelen. Daarom kunt u ervoor kiezen om de hokjes alleen bij te werken als u klikt op de knop Bijwerken op de bureaublad-werkbalk. Onthoud echter wel dat de informatie dan alleen wordt bijgewerkt als u op die knop klikt en verder niet, ook niet als u het programma opstart. Aandachtsvelden afstemmen op uw gebruik - informatiehokjes en knoppen U kunt selecteren welke informatiehokjes er moeten worden weergegeven en welke knoppen/ snelkoppelingen onderaan in het scherm moeten worden weergegeven voor ieder aandachtsveld. Markeer het/de aandachtsveld(en) dat/die u wilt aanpassen en klik op de knop Bewerken. Geef aan welke functies u wilt laten weergeven door de functies die u wilt opnemen/verwijderen te markeren en vervolgens op de pijlknoppen te klikken om ze naar het betreffende venster te verplaatsen. In het bovenste deel van het venster selecteert u de informatiehokjes die u wilt weergeven en in het onderste venster kiest u de knoppen die u wilt weergeven in het gekozen aandachtsveld. De verschillende aandachtsvelden bieden ruimte voor verschillende aantallen informatiehokjes en knoppen. Het maximaal beschikbare aantal wordt in het venster weergegeven. Als u wijzigingen hebt aangebracht en deze hebt opgeslagen, kunt u klikken op Bijwerken (F5) op de bureaublad-werkbalk om de wijzigingen te bekijken. Wilt u snelkoppelingen liever rechtstreeks in het linkermenu weergeven? Knoppen voor de module weergeven in plaats van het aandachtveld in het linkermenu: Als u hier het vakje aanvinkt, worden op het bureaublad knoppen voor modules weergegeven in plaats van de aandachtsvelden die een snelkoppeling naar een groep functies vormen. Het linkermenu fungeert dan als een rechtstreekse snelkoppeling naar de afzonderlijke modules. U kunt nog altijd selecteren welke knoppen in het linkermenu moeten worden weergegeven. Dit zijn de knoppen die u selecteert onder Mijn functies (zie hierboven). U kunt maximaal 9 van dergelijke snelkoppelingen weergeven.

Gebruiker gedefinieerde snelkoppelingen/knoppen Knoppen/snelkoppelingen Onder de informatiehokjes op het bureaublad ziet u een aantal knoppen. Deze dienen als snelkoppelingen voor diverse registers of functies die van belang zijn voor het actieve aandachtsgebied. Net als bij de informatiehokjes op het bureaublad kunt u ook hier aanpassen welke knoppen u wilt laten weergeven. Klik met de rechtermuisknop op een knop om deze te vervangen door een andere. 41


Ieder aandachtsveld biedt ruimte voor een vast aantal knoppen onderaan in het venster. Mijn functies Naast de snelkoppelingsknoppen ziet u ook een knop met de naam Mijn functies. Deze fungeert als een lijst met nog meer snelkoppelingen naar andere functies. De inhoud van deze lijst wordt uit de gebruikersinstellingen gehaald en blijft gelijk, ongeacht het actieve aandachtsveld.

Inhoud bureaublad bewerken Zo past u de inhoud van een aandachtsgebied aan 1.

Kies Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Bureaublad.

2.

Markeer het aandachtsgebied dat u wilt aanpassen in het bovenste gedeelte van het scherm.

3.

Klik Bewerken.

4.

Geef aan welke informatievelden in et bovenste gedeelte van scherm worden weergegeven.

5.

Geef aan welke informatievelden in et bovenste gedeelte van scherm worden weergegeven. De knoppen onder op het bureaublad wijzigen ten aanzien van uw keuzes. Datzelfde geldt voor de informatievelden.

Houd er rekening mee dat bepaalde instellingen direct vanuit het werkblad op het bureaublad gestuurd worden.

Het aantal informatievelden waaruit men kan kiezen kan variëren per werkgebied.

42


Koppelingen op het bureaublad U kunt uw eigen koppelingen aanmaken op het bureaublad. Dit kan naar uw eigen site zijn, of naar andere sites die u regelmatig bezoekt. De koppelingen worden geopend in uw standaard internetprogramma. De koppelingen worden weergegeven onder het informatieveld Mijn koppelingen. Deze vindt u onder de informatievelden die u kunt kiezen om verschillen aandachtsgebieden weer te geven. Er is plaats voor 6 links in dit informatieveld. Als standaard worden mijn links in het aandachtsgebied E-commerce weergegeven, voor degen die her toegang toe hebben. Zo voegt u een link aan het informatieveld Mijn koppelingen toe: 1.

Kies eerst een aandachtsgebied die Mijn links weergeeft. Lees meer over hoe u de inhoud van het bureaublad bewerkt in de alinea 'Inhoud bureaublad bewerken'.

2.

Klik op de pijlrechts van de titel, en kies Voer de links in die op mijn bureaublad worden weergegeven in de afrollijst.

3.

Voer in of kopieer de koppelingen in de velden.

4.

Klik OK.

De link wordt weergegeven onder Mijn koppelingen.

43


Overige gebruikerstoepassingen Over gebruikersinstellingen Iedereen die in het programma werkt, dient te zijn aangemaakt als gebruiker. Een gebruiker kan alleen aangemaakt worden door iemand die de rechten van systeembeheerder of supergebruiker heeft via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie, maar de gebruikersinstellingen kunnen door de gebruiker zelf worden aangepast indien de gebruiker hier toegang toe heeft. Dit wordt bepaald door middel van toegangscontroles die de systeembeheerder aangeeft.

Wie is de beheerder? Het programma veronderstelt dat er minimaal één gebruiker wordt aangemaakt met volledige toegang /als supergebruiker. Het aanmaken van een supergebruiker doet u door middel van een eigen keuze, terwijl de gebruiker die als systeembeheer wordt aangemaakt een eigen toegangssjabloon krijgt. Het verschil is dat een supergebruiker toegang heeft tot alles, terwijl een systeembeheerder toegang heeft tot de functies die normaal gesproken tot zijn taken behoren. Gebruikersnaam en wachtwoord Onder de gebruikerstellingen wordende Gebruikersnaam en het Wachtwoord, die worden gebruikt bij het inloggen in het programma, geregistreerd. U moet het wachtwoord invullen in het veld Wachtwoord en het veld Bevestig wachtwoord. Dit om er zeker van te zijn dat het betreffende wachtwoord correct is. Koppelen aan medewerkers U kunt de gebruiker koppelen aan een medewerker in het medewerkersregister. Indien de gebruiker niet is aangemaakt als een medewerker, kunt u een nieuwe medewerker aanmaken door het opslaan van de gebruiker.

44


E-mail Hier voert u uw e-mailadres in. Dit adres wordt vervolgens het afzenderadres voor alle e-mails die u vanuit het programma verstuurt. Als Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd is, kunt u op de zoekknop klikken om uw e-mailadres op te halen vanuit uw gebruikersaccount in dat programma. Het programma kan ook met Outlook gesynchroniseerd worden. Zie voor meer informatie hierover het gedeelte 'Email'. Automatisch aanmelden (gebruikersnaam = Gebruikersnaam Windows) Deze optie selecteert u wanneer uw gebruikersnaam in Mamut identiek is aan de gebruikersnaam die u gebruikt bij het inloggen in MS Windows. Op deze manier hoeft u niet in te loggen wanneer u het Mamut-programma opstart. Toegangsprofiel De functie voor het toegangsprofiel is ontwikkeld met het uitgangspunt dat meerdere gebruikers hetzelfde programma gebruiken. Door middel van toegangsprofielen verzekert een systeembeheerder zich ervan dat de gebruiker geen toegang heeft tot andere delen van het programma. Overig Onder het tabblad Overig geeft u verschillende instellingen aan die het opstarten en het gebruiken van het programma vereenvoudigen. Meer informatie over gebruikersinstellingen en toegangsprofielen vindt u in een eigen hoofdstuk.

Module-instellingen (Gebruikersinstellingen) In het tabblad Module-instellingen kan elke gebruiker (of systeembeheerder) per module instellingen kiezen en veranderen. Gebruikersinstellingen zijn ook beschikbaar vanuit iedere module, door op de knop Gebruikersinstellingen in de werkbalk.

45


Let op! De module-instellingen per gebruiker gelden slechts voor één gebruiker. De Moduleinstellingen die voor alle gebruikers en uw bedrijf gelden, vindt u onder de Bedrijfsdatabase instellingen. De gebruikersinstellingen worden in detail beschreven in het hoofdstuk dat de module beschrijft.

Het systeem zo instellen zodat direct ik in mijn meest gebruikte venster kom U kunt het systeem zo instellen dat u het meest gebuikte venster direct krijgt na het aanmelden. Dit doet u in Gebruikersprofiel voor u als gebruiker. U kunt zelf uw gebruikersinstellingen aanpassen, de systeembeheerder kan de gebruikersinstellingen voor iedere gebruiker aanpassen. Dit doet u via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie. Selecteer de gebruiker en klik op Bewerken. Zo stelt u het gewenste venster in voor het openen van de bedrijfsdatabase: 1.

Kies Beeld - Instellingen -Gebruiker en klik op het tabblad Overig.

2.

In de afrollijst Venster bij openen bedrijfsdatabase kiest u het gewenste venster.

Bij de volgende keer aanmelden zal dit venster automatisch geopend worden. Werkt u met meerdere bedrijfsdatabases, dan kunt op dezelfde plaats aangeven dat u met een Standaard bedrijfsdatabase wilt werken. De gebruiker komt dat direct in deze database wanneer hij het programma opstart. Tip! In de relatiemodule kunt u voor Automatisch openen van relatieoverzicht bij het openen van de relatiekaart kiezen. Dit doet u in Gebruikersinstellingen. Deze keuze geldt ook voor contactpersonen, en dient gelijktijdig ook als openingsvenster bij het aanmelden.

46

4 Instellingen Alle centrale instellingen voor het systeem en de databases zijn toegankelijk via één venster. Dit venster is doorgaans ook te bereiken vanuit alle werkgebieden via een snelkoppeling in het programmamenu aan de linker zijde. Indien u Systeembeheerder bent, zijn alle instellingen toegankelijk via snelkoppelingen in het werkgebied Beheerder.

Inhoud Over bedrijfsdatabases

48

Bedrijfsdatabase openen .....................................48 Aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase ......49 Systeemdatum .....................................................51 Systeemlog ..........................................................52

Instellingen voor de bedrijfsdatabase

53

Het tabblad Bedrijfsinstellingen.........................53 Administratieve instellingen ...............................54 Btw (verwerking) ................................................55 Standaardregister.................................................56 Nummerreeks ......................................................57 Module-instellingen..............................................58 Bedrijfsinstellingen voor Relatiebeheer .............58 Bedrijfsinstellingen voor Order/Factuur.............61 Administratieve instellingen ...............................64 Bedrijftsinstellingen voor Artikel .......................64 Bedrijfsinstellingen voor E-commerce ...............70 Bedrijftsinstellingen voor Activiteiten................71 Bedrijftsinstellingen voor Inkoop .......................72 Bedrijftsinstellingen voor Urenregistratie ..........73

Administratieve Instellingen

Beveiliging

83

Gebruikersadministratie/aanmaken nieuwe gebruiker ........................................................84 Gebruikersrechten ...............................................85 Toegangsprofiel beheren.....................................86 Licentie-informatie ..............................................90 Over dit programma ............................................90 Beheer licentiegegevens .......................................91 Reservekopieën.....................................................94 Instellingen voor reservekopie............................95 Reservekopie maken ...........................................97 Reservekopie terugzetten ..................................100

Rapporten

102

Andere instellingen

102

Landenregister...................................................102 Postcode register ...............................................102 Andere programma's .........................................103

Over databasehulpprogramma's

105

75

Administratieve Instellingen: Periode ................75 Administratieve Instellingen: Moduleinstellingen ...................................................76 Administratieve instellingen: Administratieve instellingen ...................................................77 Administratieve instellingen: Debiteur/ Crediteur.......................................................82 Administratieve instellingen: Notitie..................82

47

INSTELLINGEN

OVER BEDRIJFSDATABASES Een bedrijfsdatabase in Mamut staat voor één administratieve set/één eenheid. Accountantskantoren noemen dit vaak 'clients', terwijl bedrijfsdatabase voor andere mensen, die met meerdere bedrijven werken, één bedrijf/zaak betekent. U kunt binnen één enkele installatie van het programma beschikken over meerdere bedrijfsdatabases. Het maximale aantal beschikbare bedrijfsdatabases is afhankelijk van uw programmalicentie. Als u het programma voor het eerst opstart, wordt u door een wizard geleid die u helpt met de belangrijkste instellingen die u nodig hebt om te kunnen beginnen. Een aantal instellingen wordt standaard ingesteld. Een groot deel van de kerngegevens zit er vaak al in en u kunt ervoor kiezen om een deel van deze gegevens te gebruiken. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om het/de bij het programma geleverde rekeningschema('s) te gebruiken. Later kunt u meer bedrijfsdatabases aanmaken. Als u dit doet, kunt u kiezen of u al dan niet 'informatie mee wilt nemen' vanuit een andere bedrijfsdatabase, om tijd te besparen bij het aanpassen van de instellingen voor de nieuwe bedrijfsdatabase. U kunt er ook voor kiezen om relaties en andere informatie te kopiëren naar de nieuwe database. Als u een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaakt, kunt u ervoor kiezen om dit te doen met behulp van een wizard.

Bedrijfsdatabase openen Als u zich inlogt in het systeem krijgt u het venster Bedrijfsdatabaselijst. Hier kunt u kiezen met welke bedrijfdatabase u wilt werken. De lijst toont een lijst met Alias-namen van elke bedrijfsdatabase binnen de installatie. Dubbelklik op de betreffende regel om de lijst te openen.

Een bedrijfsdatabase wordt met een Alias-naam geregistreerd. Het is bedoeling dat dit een korte naam is voor de bedrijfsdatabase, die wordt gebruikt om in te loggen. De Alias-naam kunt u veranderen. De naam kan geen speciale tekens, spaties, punt enz. bevatten.

48

OVER BEDRIJFSDATABASES

U kunt de bedrijfsdatabase bewerken door op Bewerken te klikken. U komt dan in de Bedrijfsinstellingen. Maak een Nieuwe bedrijfsdatabase aan door op Nieuw te klikken. U kunt vanuit een bedrijfsdatabase overstappen naar een andere bedrijfsdatabase door Bestand Bedrijfsdatabase openen.

Aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase Een bedrijfsdatabase staat in Mamut voor één account/één eenheid. Accountantskantoren noemen dit vaak 'clients' terwijl voor mensen die met meerdere bedrijven werken een database vaak overeenkomt met een bedrijf/zaak. U kunt in iedere Mamut-installatie beschikken over meerdere bedrijfsdatabases. Het maximale aantal is afhankelijk van uw licentie. U kunt binnen één installatie van het programma beschikken over meerdere bedrijfsdatabases. Bij de eerste keer opstarten wordt u gevraagd om een bedrijfsdatabase aan te maken. Later kunt u altijd meer bedrijfsdatabases aanmaken. Zo maakt u een nieuwe bedrijfsdatabase aan met uw eigen/nieuwe gegevens: 1.

Log in in het programma en selecteer Bestand - Nieuwe bedrijfsdatabase. U kunt ook klikken op de knop Nieuw in het venster Bedrijfsdatabaselijst. Dit venster wordt geopend nadat u gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingevoerd.

2.

Voer een aliasnaam in. Een bedrijfsdatabase wordt geregistreerd onder een aliasnaam. Dit moet een korte naam zijn voor de bedrijfsdatabase die u gebruikt als u inlogt en selecteert in welke bedrijfsdatabase u wilt werken. De aliasnaam kan worden gewijzigd. De naam mag geen speciale tekens, spaties, punten enz. bevatten.

3.

Selecteer Nieuwe bedrijfsdatabase in de lijst met opties. Hiermee start u een wizard die u helpt bij het verrichten van de belangrijkste instellingen.

49

INSTELLINGEN

4.

Selecteer of u al dan niet gebruik wilt maken van de wizard. Als u ervoor kiest om niet met de wizard te werken, moet u alleen uw bedrijfsinstellingen registreren voordat de bedrijfsdatabase wordt aangemaakt. U dient het boekjaar, de eerste maand van het boekjaar, het aantal btwperiodes en het btw-nr. van het bedrijf in te voeren.

Zo maakt u een nieuwe bedrijfsdatabase aan op basis van gegevens uit een bestaande bedrijfsdatabase: 1.

Log in in het programma en ga naar Bestand - Nieuwe bedrijfsdatabase. U kunt ook klikken op de knop Nieuw in de Bedrijfsdatabaselijst die wordt geopend nadat u uw gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingevoerd.

2.

Voer een aliasnaam in. Een bedrijfsdatabase wordt geregistreerd onder een aliasnaam. Dit moet een korte naam zijn voor de bedrijfsdatabase die u gebruikt als u inlogt en selecteert in welke bedrijfsdatabase u wilt werken. De aliasnaam kan worden gewijzigd. De naam mag geen speciale tekens, spaties, punten enz. bevatten.

3.

Vink het vakje aan voor Kopieer informatie vanuit een bestaande bedrijfsdatabase als u uw nieuwe bedrijfsdatabase wilt baseren op informatie uit een bestaande bedrijfsdatabase.

4.

Selecteer op welke bedrijfsdatabase u uw nieuwe bedrijfsdatabase wilt baseren. Selecteer eerst de bedrijfsdatabase. Vervolgens selecteert u welke registers naar de nieuwe bedrijfsdatabase gekopieerd moeten worden.

5.

Klik op OK. Er wordt een nieuwe bedrijfsdatabase aangemaakt. U kunt hierin nu gegevens in gaan voeren.

50

OVER BEDRIJFSDATABASES

Systeemdatum Bij Bestand – Systeemdatum kunt u de Systeemdatum in het programma wordt bij elke keer opstarten automatisch bijgesteld, en is gebaseerd op de machinedatum van uw PC. NB! Machinedatum op uw PC is niet hetzelfde als de systeemdatum in het programma, ook zijn deze identiek. Om de machinedatum te controleren/wijzigen dan kunt u dit in windows doen via Start - Controlpanel Time and date

U kunt de systeemdatum in het programma handmatig veranderen. Dit heeft geen gevolgen voor de machinedatum van uw computer. Zo verandert u de systeemdatum in Mamut Business Software 1.

In het hoofdmenu in Mamut kiest u Bestand - Systeemdatum. U krijgt nu een nieuw venster met een afbeelding van een kalender.

2.

Wanneer u de datum verandert, kiest u eerst de juiste maand en het juiste jaartal in de afrollijst.

3.

Hierna selecteert u de juiste datum (Nieuwe datum) met de muis.

4.

Klik op OK. U heeft nu de nieuwe Systeemdatum ingesteld. De systeemdatum op uw computer heeft geen invloed op de systeemdatum van andere computers in een situatie met meerdere gebruikers. NB! Let vooral op dat de systeemdatum alleen verandert bij het opnieuw opstarten van het programma. Dit betekent bijvoorbeeld dat het programma niet de hele nacht geopend laat. Sluit het programma af, en de start de volgende dag opnieuw.

Het weeknummer wordt op dezelfde wijze van uw computer gehaald. In Windows wordt het weeknummer bepaald aan de hand van de instellingen onder Datum, tijd, taal en landinstellingen . Sommige regio's gebruiken afwijkende weeknummers. Dit houdt in dat u deze instelling en machinedatum dient na te gaan in Windows, terwijl u ook de systeemdatum in Mamut dient te controleren wanneer het weeknummer niet juist is. In Windows XP: Klik op Start in het Configuratiescherm en dubbelklik op Datum, tijd, taal en landinstellingen.

51

INSTELLINGEN

Systeemlog Voor een overzicht van alle belangrijke acties in Mamut, kunt u de systeemactiviteiten naar een apart Microsoft Excel schrijven. Dit doet u via Bestand - Exporteren - Systeemlog. Bij de export van de Systeemlog kunt u uit de volgende mogelijkheden kiezen Alle incidenten: overzicht van alle opgeslagen systeemactiviteiten. Dit rapport kan op den duur wat onoverzichtelijk, dus dan is het handig een van onderstaande rapporten te kiezen. Foutberichten: Overzicht van alle foutberichten die het systeem heeft gemeld. Dit is belangrijk met eventueel contact met Support. Reservekopie/Systeem: Alle handelingen op het gebied van onderhoud van het systeem zoals reservekopiëren. Administratie: Alle transacties die registratie in de boekhouding vereisen, zoals loonadministratie, Btw-rapporten en jaarafsluitingen. Rapport over in gebruik zijnde functies: Het rapport toont o.a. de naam van Bedrijfsdatabases, de volledige namen van gebruikers, tot welke taal en gebruikersgroep ze behoren, en andere instellingen aangaande gebruikers. Andere incidenten: Alle andere handelingen die niet onder bovenstaande categorieën vallen, maar die wel belangrijk zijn in verband met het systeem.

52

INSTELLINGEN VOOR DE BEDRIJFSDATABASE

INSTELLINGEN VOOR DE BEDRIJFSDATABASE Met behulp van de instellingen voor de bedrijfsdatabase worden alle centrale gegevens van een bedrijf ingesteld. U geeft hier gegevens zoals adressen, taal en een aantal instellingen welke worden gebruikt bij bijvoorbeeld het aanmaken van offertes.

In het tabblad Bedrijfsinstellingen worden diverse bedrijfsgegevens, zoals de bankrekening, algemene betalings- en leveringsvoorwaarden vastgelegd. In het tabblad Module-instellingen vindt u - naast de instellingen voor de functies in de verschillende modules - ook de standaard waarden die gelden bij het invoeren van nieuwe gegevens in de bedrijfsdatabase. In het tabblad Notitie kunt u een notitie invoeren betreffende het bedrijf. Hieronder zullen we dieper ingaan op de verschillende instellingen:

Het tabblad Bedrijfsinstellingen

53

INSTELLINGEN

Administratieve instellingen Om zo veel mogelijk voordeel te hebben van de integratie tussen de modules in het programma is alle essentiële informatie centraal geregistreerd in de database. Alle belangrijke Bankrekeningen en Bedrijfsregistratienummers worden ingevoerd onder Administratieve Instellingen, samen met instellingen voor Btw-codes, Valuta en Belastingaftrek. Dit is een eenmalige registratie, en wordt gebruikt in alle andere modules en in relevante rapporten.

Voer het bedrijfsregistratienummer van het bedrijf in. Markeer ook of uw bedrijf Btw-plichtig is of niet in het keuzeoverzicht BTW. In het veld Valuta kiest u de valuta die door het bedrijf het meest gebruikt wordt. Voer het Bankrekeningnr. voor de belasting in als het bedrijf daar een vaste rekening voor heeft. Geef aan of het Land opnemen in het adres moet staan in het onderstaande keuzeoverzicht. Als u het venster sluit, krijgt u de vraag of het programma automatisch BTW zal schrijven achter uw bedrijfsregistratienummer. Dit is, volgens de wet, verplicht in enkele rapporten, en u zou dus Ja moeten antwoorden op de vraag. Informatie betreffende de rekening Het venster Informatie betreffende de rekening is een standaard venster dat overal in het programma gebruikt wordt om rekeninggegevens in te voeren. Naast de informatie over het rekeningnummer en bank kunt u ook gegevens invoeren over rekeninghouder, naam en adres. In een aantal landen is het mogelijk om rekeningen te identificeren aan de hand van unieke rekeningnummers, maar in andere landen is dat niet mogelijk. De accountgegevens van uw bedrijf worden ingevoerd bij Bedrijfsinstellingen en de knop Administratieve instellingen. De accountgegevens van uw klanten en leveranciers worden ingevoerd in het relatieregister in het tabblad Overige Info.

54


Btw (verwerking) In de instellingen voor Btw vindt u een overzicht van alle belastingcodes die beschikbaar zijn in het programma.

Let op! U kunt geen eigen toeslagcodes aanmaken, alleen bestaande codes bewerken. Meer informatie Het behandelen van belasting wordt meer uitvoering beschreven i n het hoofdstuk Administratieve instellingen.

55

INSTELLINGEN

Standaardregister Het standaardregister bestaat uit definieerbare groepen, categorieën en variabelen die in één of meerdere delen van het programma worden gebruikt. U kunt deze waarden aanpassen aan de behoeften en routines van uw bedrijf.

Hier kunt u o.a. waarden invoeren voor Afdelingen, Leveringsvoorwaarden, Documenten, Aangepast veld, Artikelgroep, Categorie enz. Bewerken direct in het Standaardregister: 1.

Klik op de knop Standaardregister. Dan wordt de lijst geopend over alle variabelen die bewerkt kunnen worden.

2.

Markeer het register dat u wenst te bewerken en klik op Bewerken. Alle alternatieven in dit register worden nu toegankelijk.

3.

Hier kunt u nu alternatieven veranderen of toevoegen met de knoppen Bewerken of Nieuw. Afhankelijk van welk register u bewerkt, volgen de afzonderlijke instellingen voor de alternatieve.

Bewerking via afrollijsten: In meerdere afrollijsten van het programma kunt u met de rechter muisknop klikken en direct het standaardregister wijzigen. Zo gaat u te werk:

56

1.

Klik met u rechter muisknop op de afrollijst die u wenst te wijzigen.

2.

Selecteer Standaardregister wijzigen vanuit het snelkoppelmenu.

3.

Dit opent hetzelfde venster als in punt 3 hierboven en u kunt de waarden direct wijzigen en gebruiken in de module.


Nummerreeks Verscheidene belangrijke modules zijn in feite grote registers die enkele honderden invoeren kunnen bevatten. Iedere invoer is daarom geregistreerd met een eigen nummer, hetgeen een belangrijke referentie is voor het invoeren in andere modules.

Voordat u begint met het registreren in deze modules kunt u de Nummerreeks die u gaat gebruiken wijzigen. Wanneer u eenmaal één invoer heeft geregistreerd kan het Eerste nummer niet meer worden gewijzigd en zal deze in het rood worden gemarkeerd. U kunt echter het Laatst gebruikte nummer veranderen wanneer u de registratie wil laten doorgaan met een ander nummer.

57

INSTELLINGEN

Module-instellingen

Bedrijfsinstellingen voor Relatiebeheer In Module-instellingen voor Relatiebeheer kiest u de instellingen die gelden voor nieuwe relaties die worden aangemaakt in het relatieregister. De nieuw gekozen instellingen hebben geen invloed op reeds bestaande relaties. Activiteiten/Onze ref. Vink Alleen onze ref. kan een relatie als non-actief classificeren aan als alleen degene die aan de relatie gekoppeld is, de relatie op non-actief kan stellen. Vink Automatisch controleren of relatie bestaat bij aanmaken nieuwe relatie aan om te voorkomen dat u meerdere malen dezelfde relatie invoert. Dit is zeer nuttig, vooral wanneer er meerdere personen nieuwe relaties aanmaken. Veldomschrijvingen Indien u een andere betekenis wilt invoeren voor de velden Status, Branche, Categorie, Partner, Privé en Aangepast veld in het relatieregister, dan kunt u deze overschrijven en eigen tekst invoeren.

58


Levering-/ betalingsvoorwaarden Voer ook de standaardvoorwaarden in voor nieuwe relaties. Deze kunnen later aangepast worden voor de individuele relatie. Uitgebreid Wanneer u op Uitgebreid klikt, wordt er een nieuw venster geopend. Hier kunt u de volgende functies markeren en wijzigen:

Extra kosten kan gebruikt worden in een bestelling om te specificeren dat er een extra afgifte of extra belasting is die een onderdeel uitmaakt van de verkoopprijs.

59

INSTELLINGEN

Groepsactiviteiten en groepsoffertes worden weergegeven in de relatiekaart. Als u activiteiten of offertes maakt voor meer dan een relatie, kunt u hier markeren dat die weergegeven worden in de relatiekaart voor ieder van deze relaties. Instellingen voor de projectkaart: Geef een naam voor het veld waar u de URL invoert in het projectregister. Statusbestand: Hier wordt een nieuw venster geopend waar u de instellingen kunt invoeren voor het statusbestand.

Statusbestanden relatie Onder Beeld - Instellingen – Bedrijf – Module-instellingen - Relatiebeheer - Uitgebreid Statusbestand kunt u de instellingen voor uw klantenstatusbestanden bepalen. Uitzending van klantenstatusbestanden maakt u gereed om uw klanten een overzicht en een historie voor hun aankopen te verschaffen. Gebaseerd op de instellingen in dit venster kiest u welke informatie toegankelijk zal zijn voor de klant. Tekst bovenaan statusbestanden klant worden in hetzelfde statusdocument ingelegd. Bijvoorbeeld het volgende: "Bijgaand volgt de status van uw aankopen bij ons. Bij eventuele vragen, neemt u contact op met.....". Houd er rekening mee dat dit de inhoud op de homepage is. U kunt ook de inhoud van de e-mail die naar klanten wordt verstuurd aanpassen. Dit doet u in de wizard Sitegegevens Ophalen. In Type relaties waarvoor statusbestanden worden gemaakt kunt u kiezen: "Alles", "Geen", "Alleen particulieren " of "Alleen bedrijven". Als de relatie particulier of een bedrijf is worden ze als Type relatie onder de tab Overige Info in de relatiekaart gezet.

In de tab Instellingen onder Klant van de relatiekaart, kunt u het ook sturen dat de relatie een automatisch aangemaakt statusbestand ontvangen, wanneer onder Statusbestand bij opstarten Ja wordt ingesteld. Deze instellingen zullen op klanten niveau gelden, buiten de algemene instellingen in het instellingenveld om. Van welke periode (maand) moet het statusbestand gegevens bevatten: Met behulp van dit veld kunt u reguleren, hoe oud de informatie maximaal kan zijn, die u in het statusbestand. Verder kiest u ook welke informatie zal ingevoegd worden in het statusbestand van de relatie, met behulp van de verschillende aankruisvakjes in het onderste deel van het venster.

60


Meer informatie over klantenstatusbestanden/e-klanten kunt u lezen in het introductieboek ”Klanten, verkoopopvolging en E-commerce.

Bedrijfsinstellingen voor Order/Factuur De routines bij het factureren verschillen nogal vaak van bedrijf tot bedrijf. Men heeft daarom ruime mogelijkheden om aanpassingen te maken aan de routines die uitgevoerd moeten worden in de modules Order/Factuur. Vooral de overgang van order naar factuur en bijbehorende routines voor goedkeuring staan centraal. Algemeen In het tabblad Algemeen treft u afvinkhokjes aan die betrekking hebben op de orderstatus. Deze zijn vooral van belang indien er meerdere gebruikers van het programma zijn en waarbij bijvoorbeeld de ene orders registreert en de andere facturen genereert.

Een order kan worden gefactureerd indien de verwerking is voltooid: afvinken om de order alleen af te drukken, indien deze voltooid is. Een order kan worden gefactureerd indien deze gereed is voor facturering: Gereed voor facturering is afhankelijk van hoe u de functie ’Gereed voor facturering’ wordt bijgewerkt bij het afdrukken van… onder het tabblad Afdrukken. Een order kan niet worden gefactureerd voordat de artikelen zijn uitgeleverd: Afvinken om de orders niet te factureren voordat alle artikelen geleverd zijn. Kan gebruikt worden indien u afspraken met de klant heeft om alleen volledige orders te factureren, of indien u geen gebruik wilt maken van leveringen tussendoor.

61

INSTELLINGEN

Door Het bedrijf reserveert inkopen voor klanten en Het bedrijf reserveert voorraadartikelen voor klanten af te vinken kunt u artikelen van een inkoop voor een bepaalde order reserveren. Indien u kiest voor de optie Het bedrijf factureert servicekosten kunt u een werkbeschrijving van een order en een servicefactuur printen. Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering: afvinken indien u gebruik wilt maken van abonnementsfacturering U kunt ook kiezen voor beperkingen wanneer artikelen niet in voorraad zijn. Kiest u bijvoorbeeld voor Een waarschuwing weergeven bij het registreren van een hoger dan het beschikbare aantal krijgt u een waarschuwing waaneer u probeert een artikel te factureren dat niet op voorraad is. Ondanks dat heeft u de mogelijkheid het artikel te factureren. Afdrukken Hier geeft u de instellingen aan die bepalen hoe uw omzetrapporten er uit moeten zien. Vul het Aantal kopieën in als ook welke Kopiefactuur u wilt afdrukken vanuit de ordermodule. De inzamellijst wordt bijgewerkt bij het afdrukken: Deze instelling heeft betrekking op het veld geplukt op de order. Kies voor Pakbon of Inzamellijst afhankelijk van wat het beste aansluit bij uw bedrijf.

'Gereed voor facturering' wordt bijgewerkt bij het afdrukken van: Kies Pakbon of Inzamellijst afhankelijk voor wat het beste aansluit bij uw bedrijf. Indien u wilt dat er direct gefactureerd wordt wanneer de pakbon wordt geprint, raden wij u aan voor pakbon te kiezen.

62


Taal in Offerte/Order/Factuur kunt u gebruiken om aan te geven of u facturen in een andere taal wilt afdrukken. Taal is een mogelijke optie in de module Order/ Factuur en Offerte in het tabblad Diverse wanneer u op de knop Rapporten klikt. Sortering bij het afdrukken van meerdere orders: Bij het afdrukken van meerdere orders kan het handig zijn rekening te houden met een speciale volgorde. u kunt bijvoorbeeld selecteren op klantnummer in plaats van ordernummer, wat standaard is. Maakt u gebruik van abonnementsfacturering dan kunt u sorteren op abonnementnummer. U kunt een inzamellijst op twee manieren afdrukken: Gesorteerd in dezelfde volgorde als de order werd geregistreerd (opeenvolgend) of Gesorteerd op voorraad/locatie. Deze laatste optie kan bijzonder nuttig zijn voor een efficiënte inzameling van de order in het magazijn. U krijgt altijd een afdrukvoorbeeld op het scherm voordat een factuur wordt afgedrukt wanneer u de optie Afdrukvoorbeeld op scherm bij facturatie aanvinkt. Wanneer u niet Basisbedrag van btw op offerte, order en factuurafdrukken weergeven aanvinkt, zal het veld niet worden weergegeven. Let u er op of dit toegestaan is in verband met de wet en/of regelgeving voor uw bedrijf. Prijs/Korting Hier geeft u de regels aan die van toepassing zijn bij de registratie van prijzen en kortingen op een verkooporder. Kiest u voor Registratie van prijs excl. btw op orderregel (factuur met netto bedragen), worden de prijzen zonder BTW weergegeven op de artikelregels. Wilt u de kortinghiërarchie anders instellen, moet u Hoogste korting bepaalt kortinghiërarchie aanvinken. Het is veelal voldoende met één korting op een order, maar u kunt daarnaast ook gebruik maken van een volume korting. Export U kunt automatisch gegevensbestanden exporteren vanuit het programma en dit zijn de instellingen hiervoor. Indien u orders wilt exporteren vanuit het programma, moet u Export van bestanden afvinken en het exportformaat aangeven. U kunt aangeven dat de export uitgevoerd moet worden door middel van het afdrukken van een Inzamellijst, Pakbon, of Factuur. In het veld Directory geeft u aan waar het bestand opgeslagen moet worden. Diverse Het tabblad voor diverse instellingen: Bij Periodisering op levering van artikelregel geeft u aan of u in rapporten week of datum van levering wilt aangeven. U kunt ook een Vaste tekst aan de offerte/ order toevoegen: De tekst hiervoor wordt uit het Standaardregister opgehaald. Deze tekst zal op facturen worden afgedrukt. Markeer Automatische toekenning van Betalingskenmerk indien u dit op uw facturen wilt Afdrukken. In de afrollijst Onze ref. kunt u kiezen hoe de referentie gekozen wordt bij het aanmaken van een nieuwe order.

63

INSTELLINGEN

U kunt bij aanmaak automatisch een artikel aan alle orders toevoegen het artikelnummer aangeven in het veld Artikel dat aan alle nieuwe orders moet worden toegevoegd. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken indien u altijd gebruik wilt maken van administratiekosten. Vink Het project uit de artikelkaart overnemen aan als u dit wenst.

Onder de knop Factoring kunt u gegevens over het factoringbureau invoeren.

Administratieve instellingen U vindt de Administratieve instellingen via Beeld - Instellingen – Bedrijf - Moduleinstellingen en de knop Administratieve instellingen, of via Beeld – Instellingen – Administratie. Lees meer over administratieve instellingen in het hoofdstuk Administratie in dit boek.

Bedrijftsinstellingen voor Artikel Hier kunt u de instellingen aangeven van de functionaliteit die uw bedrijf wilt gebruiken en bovendien hoe u de prijzen en voorraad wilt aansturen. Indien u vaak een bepaald soort artikelen registreert, kunt u dit werk vereenvoudigen door gebruik te maken van een artikelsjabloon. U kunt ook andere vaste waarden aangeven die bij de registratie van nieuwe artikelen automatisch worden toegekend. Het artikelbestand van een bedrijf kan kenmerken hebben die u wilt registreren, maar waarvoor de huidige velden in het artikelregister niet dekkend zijn. De velden die gebruikt worden voor

64


gewicht, volume, verpakkingseenheid kunnen daarom naar eigen keuze een andere naam toegewezen krijgen en vrij gebruikt worden. Het aanpassen van de functionaliteit Hier geeft u aan van welke functionaliteit u gebruik wilt maken voor uw bedrijf. Aanpassingen dragen er aan bij dat het artikelregister overzichtelijker wordt en geheel voor uw gebruik op maat gemaakt kan worden. Het bedrijf heeft artikelen die als varianten verkocht worden: Markeren indien u artikelen heeft die in een aantal verschillende uitvoeringen geleverd kunnen worden.

Het bedrijf verkoopt artikelen die samengesteld zijn uit andere artikelen en diensten (stuklijsten): Markeert u indien u gebruik wilt maken van stuklijsten. Het bedrijf verkoopt artikelen tegen verschillende prijzen afhankelijk van tijdstip van verkoop: Markeren indien u gebruik maakt van historische prijzen of prijzen bepaald door tijdstip/datum. Het bedrijf verkoopt artikelen via het Internet: Markeer deze optie indien u gebruik wilt maken van de mogelijkheid om uw artikelen via het Internet te verkopen. Het bedrijf wil gewicht en volume van artikelen registreren: Markeren indien u deze waarden bij uw artikelen wilt registreren. Het bedrijf biedt volumekorting op artikelen: U moet hier markeren om gebruik te kunnen maken van volumekortingen op uw artikelen. Het bedrijf heeft kortingovereenkomsten op bepaalde artikelen voor individuele klanten: U moet deze optie markeren om individuele klanten kortingen te kunnen geven op bepaalde artikelen.

65

INSTELLINGEN

Het bedrijf heeft kortingovereenkomsten voor bepaalde artikelen voor groepen klanten: U markeert dit alternatief indien u kortingen wilt geven op bepaalde artikelen aan bepaalde groepen klanten. Het bedrijf verkoopt artikelen met milieuheffingen of andere speciale heffingen: Markeer deze optie wanneer u artikelen verkoopt die belast zijn met een milieuheffing of andere belastingen. Het bedrijf doet inkopen gebaseerd op verkooporders (klantorders): Om de mogelijkheid te hebben om klantorders aan te maken, moet u deze optie markeren. Het bedrijf voert een artikelvoorraad: Deze optie markeren indien u gebruik wilt maken van de voorraadfunctionaliteit in het artikelregister. Prijspolitiek / Hantering van prijzen Basis voor kostprijs: Hier geeft u aan of het artikelregister of de inkoopprijs de basis vormt voor de berekening van de voorraadwaarde. Aantal decimalen: Hier geeft u aan of u de artikelprijzen met 2 of 4 decimalen uitgedrukt moeten worden. Deze keuze zal van invloed zijn op de artikelkaart, de prijscalculator, het tabblad voor kortingen en het tabblad ‘Leverancier’ in het artikelregister. Korting op artikelen in de webshop: Indien u een algemene toegang wilt geven voor kortingen op artikelen bij de verkoop in de Internetwinkel, kunt u hier het percentage aangeven. Kostprijs inkoop moet inclusief vracht- en andere kosten van leverancier zijn: Hier geeft u aan of vrachtkosten en afhandeling bij de inkoopprijs moeten worden inbegrepen. Kostprijs inkoop moet inclusief transportkosten, accijnzen en heffingen zijn: Geef aan of accijnzen en expeditiekosten bij inkoopprijs moeten worden gerekend. Inkoop- en kostprijs op de artikelkaart bijwerken bij het boeken van de inkoop: Deze zal dan meteen worden bijgewerkt wanneer de prijzen op de artikelregel in het venster Artikelontvangst worden gewijzigd. Artikelen bijwerken als de leverancier bij inkoop de standaardleverancier is: Markeren indien u wilt dat de instelling niet van toepassing moet zijn op andere dan de standaard leverancier. Voer de artikelkosten in bij ontvangst inkoop: Dit zorgt ervoor dat de kostprijs correct is op artikelregels in een order wanneer gereserveerde artikelen worden als ontvangen ingeboekt worden. Voer de artikelkosten in als de artikelen het magazijn verlaten: de kosten worden in rekening gebracht op het punt van verkoop. Andere magazijnbewegingen worden zo ingeboekt zodat de magazijnvoorraad tevens wordt gewijzigd. Per artikel instellen, kostprijs boeken bij inkoop of verkoop: Kiest u voor deze optie dan komt er een extra instelling in het Artikelregister, onder het tabblad Instellingen waar u per artikel kan aangeven of de artikelkosten geboekt worden bij het inboeken van de inkoop of wanneer het artikel het magazijn verlaat.

66


Voorraadwaarde op de balansrekening is inclusief kosten boven op de inkoopprijs: deze mogelijkheid vinkt u af waaneer u wilt dat de inkoopsprijs op de verkooporderregel wordt weergegeven inclusief inkoopkosten naast de inkoopsprijs bij de inventarisatie van magazijnvoorraad van het artikel. Dit wordt zichtbaar in het rapport voor magazijnvoorraad en in de magazijnmodule. Voorraadwaarde aanpassingen boeken op rekeningen: U kunt ervoor kiezen om de voorraadwaarde weer te geven in de resultaten. Er worden dan 2 extra boekingsregels met goederen ontvangt en goederenlevering geboekt. Toeslagen Onder Toeslagen kunt u vaststellen hoe de toeslagen behandeld zullen worden door het systeem. Aanmaken en wijzigingen van toeslagen 1.

Klik op Nieuw om een toeslag toe te voegen of selecteer een regel en klik op Bewerken om de instellingen te veranderen voor de toeslag..

2.

Vul de code in van de toeslag in het veld Groep.

3.

Geef een Omschrijving voor de toeslag indien gewenst.

4.

Bepaal welke bewerkingsregel zal gelden voor de toeslag in de afrollijst Bewerken.

5.

Geef een getalwaarde die aan de bewerkingswaarde gekoppeld zal worden. Wanneer u bijvoorbeeld koos voor % van kostprijs als bewerkingswaarde, dan kiest u wellicht 0,10 onder Waarde om aan te geven dat de toeslag 10 procent dient te bedragen.

67

INSTELLINGEN

6.

Klik op OK. Voorraadhantering Bijwerken van voorraadniveau: Hier geeft u aan of de voorraad moet worden bijgewerkt op het moment dat de factuur, pakbon of inzamellijst wordt afgedrukt. Principe bij het bijwerken van de voorraad: Hier geeft u aan of gebruik wilt maken van FIFO ( First In – First Out) of LIFO (Last In First Out).

Aantal decimalen voor voorraadeenheid: U kunt desgewenst de voorraad met tot drie decimalen aangeven. Kiest u voor ♪0én of meerdere decimalen kunt u ook delen van artikelen via de webshop verkopen. U dient dit tevens aan te geven in het tabblad Webinstellingen in de artikelkaart. Het bedrijf maakt gebruik van voorraadlocaties: Indien u voorraden heeft op meerdere locaties en deze deel wil laten uitmaken van de voorraadadministratie, moet u dit veld markeren. Het bedrijf heeft een voorraad van hetzelfde artikel op verschillende plaatsen in hetzelfde magazijn.

68


Het bedrijf heeft partijartikelen: Moet gemarkeerd worden indien u de mogelijkheid wilt hebben om verplicht partijnummer te kunnen gebruiken op bij artikeltransacties. Deze instellingen zullen dan beschikbaar zijn in het tabblad Instellingen van het artikel. Het bedrijf heeft artikelen met beperkte houdbaarheidsdatum: Moet gemarkeerd worden indien u de mogelijkheid wilt hebben om een verplichte houdbaarheidsdatum te kunnen gebruiken op bij artikeltransacties. Deze instellingen zullen dan beschikbaar zijn in het tabblad Instellingen van het artikel. Het bedrijf heeft artikelen met beperkte houdbaarheidsdatum: Moet gemarkeerd worden indien u de mogelijkheid wilt hebben om een verplichte houdbaarheidsdatum te kunnen gebruiken op bij artikeltransacties. Deze instellingen zullen dan beschikbaar zijn in het tabblad Instellingen van het artikel. Het bedrijf artikelen in voorraad met serienummer: Moet gemarkeerd worden indien u de mogelijkheid wilt hebben om verplicht serienummer te kunnen gebruiken op bij artikeltransacties. Deze instellingen zullen dan beschikbaar zijn in het tabblad Instellingen van het artikel. Serienummers moeten handmatig ingezameld worden: Moet gemarkeerd worden wanneer bij verkooptransacties het serienummer handmatig moet worden ingegeven. Een pakbon afdrukken bij registratie van artikelontvangst: Markeren indien u wilt dat er een pakbon wordt afgedrukt bij de ontvangst van artikelen. U kunt ook het aantal exemplaren van de afdruk aangeven. Een ontvangstlijst afdrukken bij registratie bij artikelontvangst: Markeren indien u wilt dat er een ontvangstlijst wordt afgedrukt bij de ontvangst van artikelen. U kunt ook het aantal exemplaren van de afdruk aangeven. Standaardwaarden Hier kunt u de gewenste standaardwaarden aangeven die automatisch ingevoerd moeten worden wanneer u nieuwe artikelen registreert. U kunt hier ook de naam van een aantal velden in het artikelregister wijzigen. Standaard artikelsjabloon: Hier kunt u kiezen welk soort artikel als standaard aangemaakt moet worden bij de registratie van nieuwe artikelen in het artikelregister. Af te dragen en te verrekenen btw: Hier bepaalt u het standaard Btw-tarief voor nieuw te registreren artikelen. Dit kan op de artikelkaart overschreven worden. Taal bij ontbrekende omschrijving: Wanneer u een artikelnaam in verschillende talen wilt invoeren, kunt u aangeven welke taal standaard moet zijn bij ontbrekende omschrijving op nieuwe artikelen. Prijscalculator gebruikt u voor het berekenen van de verkoopprijs van een artikel. De standaardwaarden geven aan hoe de calculator de verschillende prijsvelden update. Standaardinstellingen voor artikelen met varianten: Deze instellingen gelden als standaard voor alle variantartikelen. Het vereenvoudigt het proces voor het aanmaken van een nieuw hoofdartikel met varianten, speciaal wanneer u veel verschillende artikelen die verkocht worden met dezelfde variatie eigenschappen. Lees meer over artikelvarianten in het introductieboek "administratie, logistiek en medewerkers ".

69

INSTELLINGEN

Veldomschrijvingen: Veldomschrijvingen kunnen aangepast worden aan de artikelen die u verkoopt en zijn gemeenschappelijk voor het gehele het artikelregister. U kunt de benaming van de velden Verpakkingseenheid, Aantal per eenheid, Volume en Gewicht wijzigen. Aantal groepenniveaus voor artikelen: Hier definieert u het aantal niveaus in de artikelgroepen die u wilt gebruiken. Hier kunt van 1 tot 4 aangeven. Voorraad in webshop weergeven: De voorraadwaarde kan op verschillende manier in de webshop worden weergegeven. U kunt ook voor een grafische weergave van de voorraad kiezen.

Bedrijfsinstellingen voor E-commerce Bij Website-instellingen geeft u instellingen op voor uw website en webshop. De tabbladen die hier toegankelijk zijn is afhankelijk voor welk programma en welke additionele producten u een licentie heeft.. Lees meer over Website-instellingen in het introductieboek “CRM, verkoopondersteuning en ecommerce”.

70


Bedrijftsinstellingen voor Activiteiten Bedrijfsinstellingen voor activiteiten vindt u in het menu Beeld – Instellingen – Bedrijf – Module-instellingen – Activiteit. Standaard tijdsduur van nieuwe activiteiten Bij het aanmaken van een activiteit wordt de eindtijd altijd aangepast aan de begintijd. Hier kunt u de tijdsduur aangeven van een standaardactiviteit. U kunt natuurlijk de tijdsduur van elke activiteit aanpassen door de eindtijd te wijzigen.

Waarde van de eindtijd wanneer activiteit als 'Voltooid' wordt gemarkeerd Activiteiten kunnen in alle modules, waarin een overzicht van activiteiten beschikbaar is, als 'Voltooid' ingesteld worden. Hier kunt u aangeven of de eindtijd gewijzigd moet worden of de geplande tijd tijdens het aanmaken van de activiteit behouden moet worden. Eindtijd van activiteiten uitsluitend in het takenoverzicht bijwerken: Dit is de meest vanzelfsprekende keuze omdat de activiteiten in het takenoverzicht niet noodzakelijkerwijs op een specifiek tijdstip zijn ingesteld. Activiteiten die in de kalender worden weergeven zullen dan hun eindtijd behouden, zelfs wanneer deze - bijvoorbeeld - de volgende dag als 'Voltooid' gemarkeerd worden. De eindtijd van alle activiteiten altijd bijwerken: Dit houdt in dat ook de activiteiten in de kalender (zoals vergaderingen, demonstraties, enz.) als 'Voltooid' worden gemarkeerd nadat bijvoorbeeld de vergadering is beëindigd. Eindtijd van activiteiten nooit bijwerken: De eindtijd die bij aanmaak wordt ingesteld, wordt niet bijgewerkt wanneer de activiteit als 'Voltooid' wordt gemarkeerd.

71

INSTELLINGEN

Statuscontrole van het afvinken voltooide taken: Wanneer een activiteit als 'Voltooid' wordt gemarkeerd, wordt de activiteitenstatus gewijzigd. Hier kunt u kiezen welke status moet worden ingesteld. U kunt uitsluitend activiteitstatussen selecteren die de eigenschap 'Voltooid' hebben en zoals deze in het Standaardregister kunnen worden ingesteld. Weergeven van velden en veldomschrijvingen Indien u behoefte heeft aan meerdere indelingen of meerdere velden voor informatie betreffende de activiteiten, kunt u gebruik maken van de 2 eigen gedefinieerde velden. De velden zijn beschikbaar in het tabblad Diversen van iedere activiteit, door de velden af te vinken en een beschrijvende naam te geven. De velden kunnen daarna gebruikt worden bij de selectie van activiteiten in het activiteitenoverzicht of de afdruk van rapporten. Aangepast veld 1: Gebruik van dit veld vereist dat u ook vaste categorieën aanmaakt in het Standaardregister. Tip! Let u er op dat de nieuwe veldnaam pas in het standaardregister zichtbaar is nadat u het programma afgesloten en opnieuw gestart heeft. Tot dan zal de naam Aangepast veld 1 gebruikt worden.

Aangepast veld 2: Het veld kan gebruikt worden voor het invoeren van een vrije tekst. Beschikbare activiteitenoverzichten en -soorten Aparte activiteitenoverzichten voor klantenservice, telemarketing en productservice zorgen ervoor dat u doelgericht met één taak kunt werken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de gebruikerstoegang zo in te stellen dat uitsluitend een specifiek soort activiteit toegankelijk is.

Bedrijftsinstellingen voor Inkoop Hier geeft u aan welke gegevens gewijzigd moeten kunnen worden bij de verschillende statussen in de module Inkoop. U kunt daarmee de instellingen aanpassen hoe routines in deze module moeten worden uitgevoerd. Markeer het afvinkhokje Toegestaan om niet geheel ontvangen inkopen te boeken indien het mogelijk moet zijn om individuele artikelen van een inkoop in te boeken wanneer niet de overige artikelen zijn ontvangen. U kunt met Overzicht van artikelen/orders na ontvangst geleverd kunnen worden kiezen of een rapport wordt afgedrukt na ontvangst. Het rapport geeft aan welke artikelen geleverd kunnen worden, die gerelateerd zijn aan de waren ontvangst. Het rapport kan met verschillende criteria ingesteld worden, die u vindt in de afrollijst. Vaste tekst inkoop kan aangegeven worden in het standaardregister door met de rechter muisknop in het veld te klikken en standaardregister wijzigen te kiezen. Met Wijzigingen op inkooporders met de status "Besteld" geeft u aan wat de gebruikers kunnen wijzigen wanneer de status Besteld is.

72


Met Wijzigingen op inkooporders met de status "Ontvangen" geeft u aan wat de gebruikers kunnen wijzigen wanneer de status Ontvangen is.

Bedrijftsinstellingen voor Urenregistratie Met module-instellingen voor urenregistratie kunt u de instellingen opgeven om optimaal gebruik te maken van de module. Het instellingenvenster heeft drie tabbladen, waarvan Overdracht order/project actief is als u heeft opgegeven dat urenstaten automatisch worden overgebracht naar Order/factuur en Project. Toepassen van functionaliteit Eerst maakt u de keuze naar welke modules u de urenstaten wilt doorsturen. Als u uren wilt doorfactureren via de Order/Factuur-module dan kiest u Order/Factuur . Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld naar een klant wilt doorfactureren voor de uren die u voor de klant gewerkt heeft. U kunt ook uren doorfactureren naar Project. U wilt volledige controle hebben over het aantal uren dat u heeft gewerkt aan een project. Indien u kiest voor project dan kunt u doorfactureren via de projectmodule. U kunt beide activiteiten tegelijkertijd kiezen, maar u kunt dezelfde urenregels niet zowel naar order/factuur als project doorfactureren. Factureert u naar Project, behoren ze toe aan het project en kunnen ze doorgefactureerd worden met behulp van projectfacturering.

73

INSTELLINGEN

Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf en het aantal modules die de urenstaten zullen moeten doorlopen kunt u kiezen voor de status Verwerking voltooid of Over te boeken. Overbrengen naar Order/Project In dit tabblad kiest u voor welke gegevens het is toegestaan veranderingen aan te brengen bij het overbrengen naar order/project. Bij overdracht naar order kunt u kiezen of u een order wilt aan maken per afdeling of per project. Verder kunt u instellen hoe u regels wilt samenvoegen, welke informatie overgebracht wordt naar order/project en hoe urenregels gesorteerd worden bij overdracht. Verder kan u keuze maken om urenregels samen te voegen. Urenregels kunnen enkel samengevoegd worden indien het artikel, korting, toeslag, afdeling en project gelijk zijn. U kan kiezen om urenregels met dezelfde medewerker, of urenregels met dezelfde datum samen te voegen. Indien u kiest voor artikel dan zullen tijdsregels die voldoen aan de bovengenoemde criteria samengevoegd worden, onafhankelijk van medewerker of datum. U kan eveneens beslissen welke informatie overgedragen dient te worden naar de order/project module, alsook hoe de urenregels gesorteerd dienen te worden bij overdracht.

74

ADMINISTRATIEVE INSTELLINGEN

ADMINISTRATIEVE INSTELLINGEN In het hoofdvenster Administratieve instellingen worden boekingsperioden en boekjaren ingegeven die bij het inboeken gebruikt zullen worden. Hier vindt u eveneens de instellingen voor het overboeken van financiële gegevens vanuit andere modules.

Boekjaar en Desbetreffende (huidige) periode hebben invloed op alle boekstukken, zowel bij het inboeken als wel bij automatisch gegenereerde boekingen vanuit de modules verkoop en inkoop. Begin boekjaar kan gewijzigd worden indien u gebruik maakt van een afwijkend boekjaar. U moet dan een andere maand dan januari aangeven. In Nederland komt normaal gesproken het boekjaar overeen met een kalenderjaar. Aantal Btw-perioden varieert afhankelijk van het land waarvoor de database is ingesteld en de eisen die door u zijn opgelegd door de Belastingdienst. Dit kan aan elk land aangepast worden, maar alleen bij het aanmaken van de bedrijfsdatabase. De belangrijkste instellingen van de Administratie vindt men in de verschillende tabbladen. Hier heeft u ruime mogelijkheden om aanpassingen te maken en heeft u een overzicht over nagenoeg alle financiële instellingen van het systeem.

Administratieve Instellingen: Periode In het tabblad Perioden ziet u welke perioden met bijbehorende Btw-perioden in de financiële administratie zijn afgesloten, wanneer en door welke gebruiker deze zijn afgesloten. Middels dit scherm heeft u inzicht in het verloop van uw boekjaar.

75

INSTELLINGEN

Administratieve Instellingen: Module-instellingen Betaling Wanneer u een betaling registreert in Inboeken, kunt u kiezen welke rekening u wilt gebruiken. Na het instellen in dit venster wordt hier bepaald naar welk dagboek en rekening de betaling geboekt wordt. Klik op Nieuw voor het aanmaken van een nieuwe betalingsvorm.

Kies het gewenste alternatief uit de twee kolommen Rekening en Dagboek. Meerdere rekeningen met hetzelfde dagboek kunnen geregistreerd worden. Alle rekeningen die hier ingevoerd zijn, worden als alternatief bij het inboeken getoond.

Valuta Alle boekstukken die in vreemde valuta geboekt worden, worden omgerekend naar Euro's of naar de standaard valuta van de bedrijfsdatabase. Het valutaregister wordt handmatig bijgewerkt en u kunt hier instellen om na een bepaald aantal dagen een herinnering te krijgen dat de wisselkoersen bijgewerkt moeten worden.

Aantal dagen voor herinnering om verouderde wisselkoers geeft aan hoeveel dagen een valutakoers geldt, voordat u deze weer moet bijwerken. Standaard zullen de transacties op de tegenrekeningen direct in Euro's geboekt worden of in de standaard valuta van de bedrijfsdatabase. Selecteert u Valutacode van tegenrekening gebruiken dan wordt het gehele boekstuk met dezelfde vreemde valuta geboekt.

76


Elektronische Btw-aangifte Middels de Intermediair functionaliteit kunnen de identificerende gegevens van een administratiekantoor in de bedrijfsdatabase worden vastgelegd. Hierdoor is het mogelijk voor het administratiekantoor om namens haar klanten de aangiftes omzetbelasting en intracommunautaire leveringen naar de belastingdienst te versturen. U geeft deze instellingen voor de elektronische Btw-aangifte op via het menu Beeld Instellingen - Administratie - Module-instellingen - EBTW. Hier vult u het beconnummer en de overige contactgegevens van de intermediair in. Hierna kan op de gebruikelijke wijze de Btw-aangifte worden aangemaakt.

Administratieve instellingen: Administratieve instellingen

Systeemrekeningen Meerdere modules in Mamut genereren automatische boekingen in de financiële administratie. De systeemrekeningen bepalen op welke grootboekrekeningen dergelijke transacties geboekt zullen worden. In de afrollijst Rekeninggroep kunt u een rekeninggroep selecteren en zien welke rekeningen gebruikt worden voor automatisch inboeken in de betreffende module. U kunt ook op de kolom Rekening klikken en een rekening overschrijven. Let u op dat er meerdere instellingen zijn die van belang zijn voor automatische boekingen: Standaard dagboek voor automatische transacties. Registratie van betaling bij een retourbestand van Automatische overschrijvingen. Rekening en dagboek bij registratie van Betalingen.

77

INSTELLINGEN

De verschillende rekeninggroepen verwijzen naar de volgende modules die automatische transacties genereren: Factuur geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij automatische transacties gegenereerd door de Order/Factuurmodule. Inkoop geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij transacties die automatisch gegenereerd worden door de Inkoopmodule. Debiteuren/Crediteuren geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij transacties die automatisch gegenereerd worden in de module Debiteuren/Crediteuren. Valuta geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij transacties die automatisch gegenereerd worden. Btw geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij transacties die automatisch gegenereerd worden voor de periodieke Btw-afrekening. Resultaat geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij de tussentijdse overboeking van de openingsbalans.

Instellingen dagboeken en nummerreeksen De module Administratie wordt als standaard opgezet met 13 verschillende Dagboeken. Alle transacties die in het grootboek ingeboekt worden, moeten met één van deze dagboeken geboekt worden of met een dagboek dat u zelf heeft aangemaakt. Dat zorgt voor orde in de financiële administratie, zowel bij het inboeken als later bij het analyseren van de financiële cijfers. Alle instellingen voor deze dagboeken worden in dit venster aangegeven. Met behulp van de instellingen voor ieder dagboek kunt u verschillende eigenschappen aangeven voor de dagboek definiëren en eisen of beperkingen aangeven voor het gebruik van het dagboek. Lees meer over nummerreesken in het introductieboek ”Administratie, Logistiek en medewerkers”.

Standaard lay-out In dit venster kunt de omschrijving aangeven van de Groep aan de hand van de lay-out van het rekeningschema en de Omschrijving van het kerngetaloverzicht.) Op deze manier kunt u het kerngetaloverzicht met een eigen lay-out aanpassen.

78


Klik in de kolom Groep indien u de omschrijving wilt aanpassen. Selecteer de gewenste groep uit het rekeningschema dat in de afrollijst wordt weergegeven.

Rapporten Gewoonlijk worden inkomsten van de winst- en verliesrekeningen in rapporten weergegeven als negatieve getallen (credit); het eigen vermogen en overige activa worden in rapporten weergegeven als positieve getallen (debet) In dit venster kunt u echter aangeven dat de waarden in uw rapporten met tegengestelde waarde moeten worden afgedrukt en kunt u hier bijvoorbeeld aangeven dat uw inkomsten niet met negatieve waarden weergeven mogen worden.

Winst- en verliesrekening Kies Instellingen in het Beeld-menu en klik op Administratie. Kies het tabblad Administratieve instellingen en klik op Rapporten. De optie Inkomsten worden met plusteken (+) en kosten met minteken(-) weergeven geeft debetsaldi als negatieve en creditsaldi als positieve bedragen weer in de (saldo)balansoverzichten. Indien u deze optie combineert met hetgeen zoals hierboven aangegeven, worden de kosten tussen haakjes weergegeven. Balans Kies Negatieve getallen tussen haakjes weergeven indien u geen "-" (minteken) als prefix in uw rapportage van resultaat- en balansoverzichten wenst.

79

INSTELLINGEN

Door Prefix wijzigen te kiezen in het onderstaande veld, kunt u de weergave van iedere Groep in de (saldo-)balansoverzichten wijzigen.

Onderhouden van Btw-instellingen U kunt geen eigen Btw-codes aanmaken, maar uitsluitend de bestaande codes bewerken. Het Rekeningschema opent u met de knop in het tabblad Bedrijfsinstellingen. Dit tabblad vindt u in de instellingen voor Bedrijfsdatabase. U kunt de BTW-codes ook direct via het inboekregister aanpassen, via de knop Instellingen BTW-codes op de werkbalk. Kies de Btw-code en klik op Bewerken. De meeste instellingen kunnen niet bewerkt worden, maar u zult Btw-codes vinden die voor de meeste uiteenlopende zaken gelden. De velden die u kunt bewerken worden hieronder beschreven. Hoofdscherm Door de Btw-code te veranderen, die het Btw-type aangeeft in de lijst, kunt u de volgorde van keuzes in andere modules aanpassen. Op de ze manier is het gemakkelijker die Btw-codes te vinden, die u het meest gebruikt.

De Omschrijving kan veranderd worden als u een nadere beschrijving wilt geven van de code.

Daarnaast kunt u zien waar de codes gebruikt worden:

80

Toon in Administratie: In hoeverre de code als keuzemogelijkheid verschijnt in Inboeken. Toon in Artikel: In hoeverre de code aan een artikel wordt gekoppeld. Toon in Order/factuur: In hoeverre de code gebruikt zal worden in de Order/factuurmodule. Toon in Inkoop: In hoeverre de code gebruikt zal worden in de Inkoopmodule.


Tabblad Btw In de drie bovenste velden (Geen), Btw en Export in hoeverre de Btw-code een Btwbehandeling omvat. (Export heeft geen Btw-code, omdat het juist export geldt.)

Btw-percentage: Geeft het percentage aan voor het berekenen van de Btw. In Nederland is dit gewoonlijk 0, 6, 19 %. Functie: Kan Invoer en Uitvoer zijn. Verkoop is 'Uitvoer Btw' en Inkoop is 'Invoer Btw'. Standaard verkooprekening zal altijd in rekening worden gebracht bij het factureren van artikelen met deze Btw-code. Een uitzondering is wanneer er een speciale verkooprekening is ingesteld voor dit artikel. Standaard kostenrekening zal altijd in rekening worden gebracht bij het inboeken van artikelen met deze Btw-code. Hier vindt u geen instelling voor elk individueel artikel, maar de rekening kan wel veranderd worden bij het inboeken van een bestelling. Btw rekening is de rekening waarop het BTW-bedrag wordt geboekt in de balans. Btw verhoudingsgetal wordt gebruikt door bedrijven met Belastingvrije bedrijfsvoering en gedeeltelijk belastingplichtig. Bij een gezamenlijke inkoop wordt aangegeven welk gedeelte van de artikelprijs in de Btw-berekening wordt meegenomen. Toon in omzetrapporten geldt voor versies zonder de administratie, waar u wel een Btwopdracht kan uitvoeren. Hier kiest u welke code geldt in de opdracht. Tabblad Dienst Buitenland Als u Dienst Buitenland aanvinkt, wordt deze behandeld als dienstkoop uit het buitenland. Kies tussen Artikel gerechtigd of Niet artikel gerechtigd: als u recht heeft op belastingaftrek voor diensten uit het buitenland geeft u dat hier aan. Rekening voor berekende Btw: is de rekening waarop het BTW-bedrag wordt geboekt in de balans. Basisrekening 1: is de rekening die als basis fungeert voor de berekening. Basisrekening 2: is de rekening die als basis fungeert voor de balans.

81

INSTELLINGEN

Administratieve instellingen: Debiteur/Crediteur Het programma bevat vele functies waarmee u uw dagelijkse betalingen eenvoudig kunt doen. Om het programma aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf vinkt u hier de gewenste instellingen aan.

Het bedrijf stuurt herinneringen naar haar klanten: Hier kiest u o.a. hoeveel herinneringen de klant krijgt, voordat er een incassobericht wordt verstuurd, en hoe lang de betalingstermijn is. Het bedrijf stuurt een incasso-overzicht of exportbestand aan een incassobureau: hier geeft u de instellingen op voor het aantal dagen voordat een incassobericht verstuurd wordt, de betalingslimiet, het bestandsformaat en informatie over het incassobureau. Het bedrijf exporteert facturen naar een cateringbedrijf: Hier bepaalt u de instellingen voor het exporteren van factoringsdocumenten, bankrekeningnummer, informatie over het factoringsbedrijf enzovoorts. Het bedrijf verstuurt rentefacturen aan klanten die facturen voldoen na vervaldatum: Hier bepaalt u het rentepercentage, het bedrag van de rente, de betalingstermijn en vaste teksten op de facturen voor zowel nationale als internationale klanten Het bedrijf maakt gebruik van elektronisch bankieren: hier geeft u het standaard elektronisch bankieren type aan en geeft u de instellingen hiervoor op. Tip! U vindt meerinformatie over deze functies in het boek “Administratie, logistiek en personeel”.

Administratieve instellingen: Notitie Hier voert u notities in die betrekking hebben op de administratie.

82

BEVEILIGING

BEVEILIGING In het instellingenvenster voor Beveiliging heeft u toegang tot alle instelling die voor de gebruiker, het toegangsbeheer en de beveiliging van toepassing zijn.

Gebruikersadministratie: Hier kunt u nieuwe gebruikers aanmaken, instellingen aangeven en de toegang van gebruikers beheren. U kunt een nieuwe gebruiker aanmaken gebaseerd op de gegevens en rechten van een bestaande gebruiker door de standaard rechten van deze gebruiker te kopiëren. Dit kunt u eenvoudig doen door Baseren op toegangsprofiel aan te vinken en de gebruiker waarop u dit wilt baseren te kiezen uit de afrollijst. Beheer toegangsprofiel: Een toegangsprofiel is een set met toegangsrechten die gelden voor alle gebruikers die aan het toegangsprofiel gekoppeld zijn. Hier geeft u belangrijke beveiligingsinstellingen aan en beheert u de toegang tot de database. U kunt nieuwe toegangsprofielen aanmaken, eigen aangemaakte toegangsprofielen bewerken en wissen, als ook gebruikers aan een toegangsprofiel koppelen. Een gebruiker kan slechts aan één toegangsprofiel gekoppeld zijn. De supergebruiker kan de toegangsprofielen naar Excel exporteren om een gedetailleerd overzicht over de toegangsprofielen per gebruiker te krijgen. Beheer licentiegegevens: Dit is een overzicht van uw licenties en geeft u de gelegenheid aan te geven welke gebruikers toegang moeten hebben tot de additionele producten. U heeft tevens een overzicht over de computers in het netwerk waarop de programmatuur is geïnstalleerd. Instellingen: Hier kunt u de instellingen aangeven voor de automatische reservekopiëring. Wie is de systeembeheerder? Het programma veronderstelt dat er minimaal één gebruiker wordt aangemaakt met volledige toegang /als supergebruiker. Het aanmaken van een supergebruiker doet u door middel van een eigen keuze, terwijl de gebruiker die als systeembeheer wordt aangemaakt een eigen toegangssjabloon krijgt. Het verschil is dat een supergebruiker toegang heeft tot alles, terwijl een systeembeheerder toegang heeft tot de functies die normaal gesproken tot zijn taken behoren.

83

INSTELLINGEN

Gebruikersadministratie/aanmaken nieuwe gebruiker Iedereen die in het programma werkt, dient te zijn aangemaakt als gebruiker. Een gebruiker kan alleen aangemaakt worden door iemand die de rechten van systeembeheerder of supergebruiker heeft via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie, maar de gebruikersinstellingen kunnen door de gebruiker zelf worden aangepast indien de gebruiker hier toegang toe heeft. Dit wordt bepaald door middel van toegangscontroles die de systeembeheerder aangeeft. In het venster over de gebruikers ziet u alle geregistreerde gebruikers met gebruikersnaam, volledige naam, toegang, welke gebruikers ingelogd zijn en welke gebruikers offline werken.

Bent u in de gebruikersinstellingen aangemaakt als een supergebruiker, dan kunt u nieuwe gebruikers toevoegen en huidge gebruikers wijzigingen of verwijderen uit het systeem. Hetzelfde geldt als u het profiel heeft van de systeembeheerder. U heft toegang tot alle instellingen van alle gebruikers, terwijl de normale gebruiker slechts toegang heeft tot zijn eigen instellingen. Wilt u ene nieuwe gebruiker aanmaken dank likt u op Nieuw. Het wijzigen van bestaand gebruikersinstellingen doet u door te klikken op Bewerken. Gebruikersnaam en wachtwoord Onder de gebruikerstellingen worden de Gebruikersnaam en het Wachtwoord, die worden gebruikt bij het inloggen in het programma, geregistreerd. U moet het wachtwoord invullen in het veld Wachtwoord en het veld Bevestig wachtwoord. Dit om er zeker van te zijn dat het betreffende wachtwoord correct is. Koppelen aan medewerken In het gebruikersprofiel kunt u de gebruiker koppelen aan een medewerker in het medewerkersregister. Indien de gebruiker niet als medewerker is geregistreerd, kunt u een nieuwe medewerker registreren tijdens het aanmaken van het gebruikersprofiel. Wanneer de gebruiker is gekoppeld aan een medewerker, zal o.a. het veld “Onze Ref.” automatisch ingevuld

84

BEVEILIGING

worden wanneer de gebruiker bij het systeem is aangemeld en nieuwe documenten aanmaakt. In de afrollijst "Aan medewerker koppelen" heeft u de volgende mogelijkheden om medewerkers te koppelen: Medewerker registreert: Wanneer u Medewerker registreren kiest, zal er automatisch een medewerker worden geregistreerd in het medewerkersregister wanneer het gebruikersprofiel wordt opgeslagen. De gebruiker zal aan deze nieuwe medewerker worden gekoppeld. (Geen): Kies deze optie indien u de gebruiker niet wilt koppelen aan een medewerker. Medewerker: In de afrollijst kunt u een keuze maken uit de medewerkers die in het medewerkersregister zijn geregistreerd. Meer over de gebruikersinstellingen/instellingen per module leest u in het hoofdstuk gebruikerstoepassingen

Gebruikersrechten De functionaliteit van het toegangsbeheer in Mamut is gebaseerd op de veronderstelling dat er meerdere gebruikers zijn die gebruik maken van hetzelfde systeem. Met behulp van het toegangsbeheer kan de systeembeheerder er voor zorgen dat gebruikers geen toegang krijgen tot het gehele systeem.

Het is bijzonder praktisch om het toegangsbeheer te gebruiken wanneer er meerdere gebruikers binnen dezelfde vakgebieden gebruik maken van hetzelfde systeem. Zo dienen doorgaans verkoopconsulenten, logistieke medewerkers e.d. geen toegang te hebben tot de loon- en personeelsadministratie en de boekhouding. In de gebruikersinstellingen voor iedere gebruiker worden de toegangsprofielen aan de hand van vast profielen aangegeven.

85

INSTELLINGEN

Volledige toegang / Supergebruiker: Geeft volledige toegang tot de gehele functionaliteit van het programma. Toegangsprofiel: Een toegangsprofiel is een opzet met toegangscontrole voor een selectie van functies in het programma. Een toegangsprofiel kan bijvoorbeeld aangepast zijn voor baliemedewerkers, logistiek medewerkers, administratieve medewerkers enz. Bij de keuze van een toegangsprofiel kunt u het gewenste toegangsprofiel voor een gebruiker kiezen. U kunt kiezen uit standaard toegangsprofielen die als standaard met het systeem worden bijgeleverd en eigen gedefinieerde sjablonen. Door op Inhoud weergeven te klikken krijgt u een volledig overzicht over de functies die volgens de sjabloon toegankelijk zijn.

Er bestaat ook een toegangsprofiel voor de Systeembeheerder. Deze geeft toegang toto typische administratieve taken binnen het systeem, zoals het veranderen van instellingen voor reservekopieën, gebruikersrechten instellen enz. U kunt de inhoud van elk toegangsprofiel zien door op Inhoud weergeven te klikken. Aangepast: Een aangepast toegangsprofiel geeft aan tot welke functies een specifieke gebruiker toegang heeft. Een aangepast toegangsprofiel kan op dezelfde manier gedefinieerd worden als een toegangsprofiel, maar wordt niet weergegeven in het overzicht van toegangssjablonen. In de wizard voor het toegangsbeheer kunt u een toegangsprofiel baseren op een toegangsprofiel of een bestaand toegangsprofiel Bedrijfsdatabases: Overzicht van bedrijfsdatabases laat alle bedrijfsdatabases zien waartoe de gebruiker toegang heeft. Door te klikken op Alles wissen kunt u de toegang tot alle bedrijfsdatabases, behalve die waarbij u bent aangemeld, verwijderen. U kunt ook de markering voor bepaalde bedrijfsdatabases die voor de gebruiker niet toegankelijk moet zijn, verwijderen.

Toegangsprofiel beheren Bij beheer van toegangsprofiel geeft u aan tot welke functionaliteit van het programma een gebruiker toegang moet hebben. Dit doet u door toegangsprofiel aan te maken met bepaalde toegangsrechten, waaraan u dan één of meerdere gebruikers koppelt. Met behulp van de wizard voor het beheer van toegangsprofiel kunt u nieuwe sjablonen aanmaken, eigen gedefinieerde profielen bewerken en wissen, als ook gebruikers koppelen aan een toegangsprofiel.

86

BEVEILIGING

Bij het aanmaken van een nieuw toegangsprofiel kunt u een bestaand profiel als basis gebruiken. U kunt bijvoorbeeld één van de in het systeem voorgedefinieerde toegangsprofielen gebruiken en daarin eventueel aanpassingen maken. Hoe maakt u een toegangsprofiel aan? 1.

Kies Beeld – Instellingen – Beveiliging – Beheer toegangsprofiel.

2.

Kies Toegangsprofiel aanmaken.

3.

Klik op Volgende.

4.

Tik de gewenste naam van het toegangsprofiel in.

5.

Markeer Baseren op toegangsprofiel en het gewenste toegangsprofiel dat u als basis wilt gebruiken. Sla dit over indien u een geheel nieuwe toegangsprofiel wilt aanmaken.

6.

Klik op Volgende.

7.

Markeer de functies die voor het toegangsprofiel toegankelijk moeten zijn.

8.

Klik op Volgende.

9.

Klik op Voltooien. De wizard voor het beheer van toegangsprofiel wordt afgesloten.

87

INSTELLINGEN

Tip! U kunt er ook voor kiezen toegangsprofielen aan te passen of te verwijderen met behulp van de wizard.

Zo koppelt u een gebruiker aan een toegangsprofiel 1.

Kies Gebruikers koppelen aan toegangsprofiel.

2.

Klik op Volgende.

3.

Kies het toegangsprofiel waaraan u de gebruikers wilt koppelen.

4.

Klik op Volgende.

5.

Verplaats met behulp van de pijl-toets de gebruikers naar Verbonden. Herhaal de bewerking indien u meerdere gebruikers aan de sjabloon wilt koppelen. U kunt ook meerdere gebruikers selecteren door de [CTRL]-toets ingedrukt te houden tijdens het markeren van gebruikers.

6.

Klik op Volgende.

7.

Klik op Voltooien. De wizard voor het beheer van toegangsprofielen wordt afgesloten.

1.

Ga naar het tabblad Toegangsbeheer in het gebruikersprofiel van de gebruiker.

2.

Kies Zelf gedefinieerd.

3.

Klik op Toegangsprofiel definiëren.

4.

Kies Toegangsprofiel aanmaken en klik op Volgende.

5.

U kunt ook een toegangssjabloon of een bestaand toegangsprofiel als basis gebruiken:

Hoe maakt u een toegangsprofiel aan voor een gebruiker?

Selecteer Toegangsprofiel om het eigen gedefinieerde toegangsprofiel te baseren op een toegangssjabloon Selecteer de sjabloon die u als uitgangspunt wilt gebruiken.

88

BEVEILIGING

Selecteer Eigen gedefinieerd toegangsprofiel om een nieuw toegangsprofiel op een bestaand profiel te baseren.

6.

Markeer de functies die u beschikbaar wilt maken voor het toegangsprofiel.

7.

Klik op Volgende.

8.

Klik op Voltooien om de wizard voor het aanmaken van toegangsprofielen af te sluiten. Exporteren van toegangsprofielen naar Excel: De supergebruiker kan de toegangsprofielen naar Excel exporteren om een gedetailleerd overzicht over de toegangsprofielen per gebruiker te krijgen. Het rapport in één kolom per gebruiker weer aan welk toegangsprofiel deze gekoppeld is en geeft ene gedetailleerd overzicht over de functionaliteit van de gebruiker. Standaard is ingesteld dat alleen de supergebruiker toegang heeft tot deze functie.

Overig In het tabblad Overig kunt u een aantal instelling doen die van belang zijn voor het opstarten en gebruik van het programma.

Standaard bedrijfsdatabase: Markeer en kies eventueel de gewenste bedrijfsdatabase uit de afrollijst. De gekozen bedrijfsdatabase wordt automatisch geopend bij het aanmelden. Taal: Iedere gebruiker kan het programma in zijn of haar eigen Taal gebruiken, onder voorwaarde dat de desbetreffende taal beschikbaar is. Let u er op dat het programma opnieuw gestart wordt voordat wijzigingen van instellingen van kracht worden.

89

INSTELLINGEN

Status bij het openen van de bedrijfsdatabase: Geeft u direct toegang tot een overzicht met kerngetallen betreffende logistiek, economie, verkoop of het bedrijf in het algemeen en is relevant voor gebruikers die binnen deze vakgebieden een sleutelpositie vervullen. Minikalender openen bij het openen van bedrijfsdatabase: Deze optie markeert u, indien u wilt dat er een minikalender geopend moet worden bij het openen van de bedrijfsdatabase. Scheidingsteken: Als standaard is er aangegeven dat het programma de standaardinstellingen van de Windows-installatie op de computer overneemt. Indien u een ander scheidingsteken voor decimalen of duizendtallen wenst, moeten deze regionale instellingen verwijderd worden en kunt u eigen tekens selecteren in de afrollijst. Notitie: In het notitieveld kunt u aantekeningen met betrekking tot de gebruiker invoeren of kan de gebruiker zelf aantekeningen maken.

Licentie-informatie Over dit programma In dit Help - Info venster ziet u alle gegevens betreffende uw licentie en de actieve bedrijfsdatabase. Vanuit dit venster beheert u eveneens de licenties betreffende de functionaliteit, gebruikers en websites. Veel van deze informatie is bovendien handig bij contact met onze afdelingen support of verkoop. Welke versie van het programma u gebruikt is altijd van belang met betrekking tot de mogelijke oplossingen van uw problemen.

U vindt hier eveneens informatie over wie de Contactpersoon is voor uw onderneming bij Mamut, Wachtwoord voor Internetondersteuning en het adres dat Mamut gebruikt voor emailberichten. U kunt deze gegevens wijzigen door te klikken op Registeren aan de rechterzijde van het venster. Wanneer u aanvragen verstuurt aan Mamut moet u altijd uw Klantnummer vermelden.

90

BEVEILIGING

Het aantal gebruikerslicenties geeft u een overzicht over het aantal computers waarmee u toegang heeft tot de bedrijfsdatabase. In netwerkomgevingen is het eveneens van belang om het aantal aangemelde gebruikers te weten. Dit veld fungeert eveneens als een koppeling die u een overzicht geeft van de desbetreffende gebruikers. Dit overzicht is nuttig wanneer u databasehulpprogramma's wilt uitvoeren en er geen gebruikers ingelogd mogen zijn. U moet er altijd voor zorgen dat uw licentie voor afloop van de licentieperiode wordt vernieuwd. U ziet ook hoeveel bedrijfsdatabases u met uw licentie kunt aanmaken. In het Overzicht van modules ziet u welke modules beschikbaar zijn met uw versie van het programma. Overzicht van website-functionaliteit biedt u een duidelijk overzicht over de mogelijkheden die u heeft met uw website.

Beheer licentiegegevens Bij Beeld – Instellingen – Beveiliging – Beheer licentiegegevens vindt u een volledig overzicht over uw licenties voor websites, hoofd- en additionele producten. U kunt ook aanpassen op welke computers de licenties van toepassing zijn (in netwerkomgevingen), hoe additionele producten verdeeld moeten worden en welke van uw websites actief moeten zijn. De instellingen kunt u ook openen via Help – Info - Beheer licentiegegevens.

Overzicht Het venster wordt geopend met een overzicht over: Hoofdartikel/ additionele producten: Naam van het product waar de licentie(s) betrekking op heeft/hebben. Aantal licenties: Aantal gebruikers dat toegang heeft tot het product. Einddatum: Laatste dag waarop de programmatuur gebruikt kan worden. Bij uitbreiding van de serviceovereenkomst kunt u een Licentiebestand downloaden en de licentieperiode verlengen.

91

INSTELLINGEN

Maak een keuze uit de opties aan de linker zijde van het venster: Additionele producten

Onder Additionele producten kunt u aangeven welke gebruikers en welke databases u toegang tot zult hebben: 1.

Selecteer het additionele product waarvoor u een licentie wilt hebben.

2.

Klik op Toevoegen.

3.

Selecteer de gebruiker/bedrijfsdatabase die toegang zal hebben.

4.

Klik op OK.

5.

Door Verwijderen te klikken zult u eerdere keuzes voor gebruiker/bedrijfsdatabase.

Geïnstalleerde computers Hier heeft u een overzicht vaan alle computer in het netwerk, die aan de database gekoppeld zijn. U dient een licentie te hebben voor elke computer waarop u Mamut wilt installeren. Hebt u Aantal licenties gebruikt (zie onderaan het overzicht) dan kunt u computers die niet in gebruik zijn deactiveren, zodat u licenties vrijmaakt. 1.

Vink het hokje Non-actief aan, rechts van de computer die gedeactiveerd moet worden. Het zal nu niet meer mogelijk zijn Mamut te gebruiken.

2.

Installeer Mamut op een nieuwe computer.

3.

De nieuwe computer zal nu aan de beschikbare licentie gekoppeld worden.

Website-licenties Hier hebt u een overzicht van al uw aangemaakte websites met de volgende gegevens: Website: Werktitel voor de website Registratie: Het internetadres waarop de website is geregistreerd. Type website: geeft aan welk type licentie gekoppeld is aan de website, met de volgende keuzes:

Geen website: Er is geen licentie gekoppeld aan de website. Website: De website heeft beperkte functionaliteit, zonder boodschappenmandje. Complete website: Website heeft boodschappenmandje.

U kunt niet meerdere websites registreren, dan het aantal waar u een licentie voor hebt. U dient websites die niet langer in gebruik zijn deactiveren, om een nieuwe website te kunnen registreren

92

1.

Kies een bedrijfsdatabase waarin u de oude website heeft aangemaakt. U krijgt nu een overzicht van alle websites die in deze bedrijfsdatabase zijn aangemaakt.

2.

Kies de site waarvan u de licentie wilt verwijderen.

3.

Stel de status van de website in de afrollijst onderaan, op Geen website.

BEVEILIGING

4.

Kies in welke bedrijfsdatabase de nieuwe website aangemaakt zal worden. Als de oude en nieuwe website aan dezelfde bedrijfsdatabase gekoppeld zijn, kunt u deze stap overslaan.

5.

Stel de status van de website in de afrollijst onderaan, op Volledige website of Website, afhankelijk van uw licentie.

6.

Registreer de nieuwe website.

93

INSTELLINGEN

Reservekopieën Het belang van reservekopieën kan niet sterk genoeg benadrukt worden. De gebruiker, of de systeembeheerder is zelf verantwoordelijk voor de routine voor het maken van reservekopieën van databestanden (back-up). De frequentie voor het maken van reservekopieën is afhankelijk van hoe vaak en hoe het programma gebruikt wordt. Maar doorgaand dient u dagelijks een reservekopie te maken, wanneer u het programma wilt afsluiten. U zult standaard de vraag krijgen om automatisch een reservekopie te maken elke keer wanneer u Mamut afsluit. Antwoordt u Ja op deze vraag dan zult u altijd een actuele reservekopie hebben. Let op: Indien de vraag of u automatisch een reservekopie wilt maken niet opkomt, wanneer u het programma afsluit, kan dit betekenen dat de instellingen voor het maken van een reservekopie zijn gewijzigd. Bij een eventuele systeemcrash kan het zowel tijdrovend als moeilijk zijn om de gegevensset te reconstrueren. Bij frequent gebruik van Mamut wordt het daarom aanbevolen dagelijks reservekopiëren te maken. Reservekopieën kunnen naar persoonlijke voorkeur en opslagmogelijkheden worden ingesteld. Reservekopieën kunnen vanuit één of meerdere databases gemaakt worden, en kunnen opgedeeld worden in kleinere bestanden voor het opslaan op plaatsen met minder opslagruimte. Het is mogelijk gebruikersrechten in te stellen, zodat bepaalde gebruikers reservekopieën kunnen maken. Opslaan van reservekopieën Reservekopieën kunnen opgeslagen worden op een harddisk, een gedeelde map op het netwerk of externe media zoals een USB-pen, ZiP-schijf en dergelijke. Het wordt aanbevolen een volledige reservekopie te bewaren, gescheiden van de machine waarop u het programma gebruikt, voor het geval dat deze machine schade oploopt of gestolen wordt. Mamut Teamwork/Mamut Online Backup Mamut Teamwork/Mamut Online Backup helpt u bij het maken van veilige en effectieve reservekopieën, en bij een veilige en gebruiksvriendelijke distributie van uw bestanden. Met Mamut Online Service biedt Mamut gratis Online Backup voor alle bedrijven en particulieren. Mamut Teamwork is eenvoudig te gebruiken en biedt optimale beveiliging op basis van encryptie. Bij verbinding met Internet worden bestanden doorlopend bijgewerkt. Deze dienst vervangt niet het aanmaken van uw reservekopie van uw data, maar het kan u helpen bij het opslaan van de reservekopie die u maakt met behulp van de eigen functie van het programma. Hier kunt u meer lezen: www.mamut.nl/teamwork. Verschillende typen reservekopieën Indien u Geef uitgebreide keuzes weer heeft aangevinkt bij Instellingen voor reservekopieën, zal de reservekopie via een wizard verlopen. Mbackup.exe: In de programmafolder van Mamut bevindt zich het bestand Mbackup.exe. Dit is een klein programma dat gebruikt kan worden voor het maken van reservekopieën van de database, zonder dat u Mamut hoeft op te starten.

94

BEVEILIGING

Systeembestanden Het databaseprogramma bestaat uit bedrijfsdatabase-bestanden en systeembestanden. Bedrijfsdatabase-bestanden bevatten gegevens voor de verschillende bedrijfsdatabases, terwijl de systeembestanden gegevens bevatten die voor alle bedrijfsdatabases gemeenschappelijk zijn. Voorbeelden van systeembestanden zijn de bestanden met gebruikersgegevens en toegangsrechten voor de gebruikers. Reservekopieën met systeembestanden kunnen van dezelfde of een lagere versie zijn dan de door u geïnstalleerde versie. Reservekopieën met systeembestanden voor een lagere versie dan de programmabestanden worden automatisch bijgewerkt wanneer ze zijn teruggezet. Reservekopieën zonder systeembestanden moeten afkomstig zijn uit dezelfde programmaversie om te kunnen worden teruggezet. Dit type reservekopie bevat minder gegevens en kan sneller worden gemaakt en teruggezet. Terugzetten van reservekopieën Reservekopieën worden teruggezet met behulp van een wizard. Daarbij worden de programmagegevens overschreven met de gegevens uit de reservekopie, zodat uw bedrijfsdatabase wordt teruggebracht in de toestand van het tijdstip waarop u de reservekopie gemaakt heeft. Als u sindsdien gegevens in het programma heeft geregistreerd zullen deze verloren gaan.

Instellingen voor reservekopie Bij Bestand – Reservekopie – Instellingen voor reservekopiëring kunt u standaardwaarden aangeven voor reservekopiëring en wanneer de automatische kopie moet worden uitgevoerd. Hier kunt u aangeven of de uitgebreide opties voor reservekopiëring moeten worden weergegeven. Bij de uitgebreide opties heeft u de mogelijkheid om aan te geven of de reservekopiëring meerdere bedrijfsdatabases, systeembestanden, documenten of afbeeldingen van de internetwinkel moeten omvatten. Het Mamut-systeem is opgebouwd uit databasebestanden en systeembestanden. Een bedrijfsgegevensbestand bevat de gegevens van de verschillende bedrijfsdatabases, terwijl de systeembestanden gegevens bevatten die gemeenschappelijk zijn voor alle bedrijfsdatabases. Enkele voorbeelden van systeembestanden zijn bestanden die gegevens bevatten over gebruikers en het gebruikersrechten. Het bestand wordt opgeslagen zoals u dat aangegeven heeft in instellingen, of standaard in de programmamap, onder Mamut/Backup. Standaardinstellingen Standaard map (pad) voor reservekopie: Hier geeft u aan welke directory/map het programma moet gebruiken bij het maken van automatische reservekopieën en het programma moet voorstellen bij het maken van handmatige reservekopieën. U kunt het pad direct in het veld intikken of klikken op de knop Pad Selecteren om de directory aan te geven. Geef uitgebreide keuzes weer tijdens het maken van de reservekopie: U kunt bepalen of de uitgebreide opties voor het maken van reservekopieën moeten worden weergegeven. De uitgebreide opties geven u de mogelijkheid om aan te geven welke soort bestanden er in iedere reservekopie opgenomen moeten worden. Deze optie wordt ingesteld bij nieuwe installatie of bijwerken van het programma.

95

INSTELLINGEN

Automatische reservekopie Automatische reservekopie bij afsluiting van het programma: Hier kunt u aangeven of er een automatische reservekopie gemaakt moet worden bij het afsluiten van het programma. Heeft u ingesteld dat u dat u wilt dat er één keer per week een reservekopie wordt gemaakt, dan wordt deze reservekopie gemaakt bij het Instellingen voor het maken van reservekopieën van uw Mamut-systeem: U kunt ook bepalen of u een reservekopie wilt maken van alle gegevens van het programma of uitsluitend de bedrijfsdatabases zonder documenten en afbeeldingen.

Vraag stellen of automatische reservekopie gemaakt moet worden: U markeert deze optie indien u gevraagd wilt worden om een automatische reservekopie te maken bij het afsluiten van het programma. Aantal automatische reservekopieën die opgeslagen moeten worden: Hier kunt u aangeven hoeveel reservekopieën er opgeslagen moeten worden voordat de oudste gewist worden om ruimte te geven aan nieuwe. Wij raden u aan tenminste 5 reservekopieën te bewaren. Controle van reservekopie Controle bij zowel back-up als terugzetten is standaard ingesteld. Het systeem geeft een melding wanneer uit de controle blijkt dat de reservekopie niet is gelukt. De controle kost wat extra tijd, maar het wordt aanbevolen de optie aan te vinken, zodat u eventueel een nieuwe reservekopie kunt aanmaken als er iets mis gaat.

96

BEVEILIGING

Reservekopie maken Kies Bestand – Reservekopie – Reservekopie maken Het belang van reservekopieën kan niet sterk genoeg benadrukt worden. Het maken van reservekopieën kan naar eigen wens en opslagmogelijkheden worden ingesteld. Er kunnen reservekopieën van één of meerdere bedrijfsdatabases tegelijkertijd gemaakt worden en deze kunnen in kleinere bestanden worden opgedeeld worden voor opslag op media met beperkte opslagruimte. Indien u Uitgebreide instellingen heeft aangevinkt bij Instellingen voor reservekopiëring, zal de reservekopie via een wizard verlopen. In de wizard kiest u allereerst: Standaard reservekopie De standaard reservekopie maakt een kopie van alle bedrijfsdatabases, documenten en systeembestanden. Uitgebreide reservekopie Het doel van uitgebreide reservekopie kan variëren. Het geeft de mogelijkheid om bedrijfsdatabases te selecteren, terwijl u ook een deel gegevens kan weglaten. Bij uitgebreide reservekopie kunt u zelf kiezen:

Welke bedrijfsdatabases worden meegenomen in de reservekopie. Of de reservekopie Systeembestanden, Documenten of Beelden voor E-commerce kopieert.

Hierdoor kan de beveiliging namelijk verminderen. U kunt ook gegevens weglaten die niet relevant zijn voor deze reservekopie.

Toch is het belangrijk dat uw dagelijkse reservekopie wel alle gegevens bevat. Reservekopie voor administratiekantoor Deze functionaliteit is alleen toegankelijk indien de boekhoudfunctionaliteit bij uw licentie inbegrepen is. Wenst u een kopie te sturen naar een accountant of anderen, dan kunt u hier een

97

INSTELLINGEN

op-maat-gesneden reservekopie aanmaken. U kunt kiezen welke bedrijfsdatabases worden meegenomen in de reservekopie. Alle databases die u selecteert, worden gekopieerd. Heeft u vele te kopiëren, kies dan voor Selecteer alle. Zo gaat u te werk 1.

Geef de instellingen aan voor reservekopieën: Omschrijving: Wordt geselecteerd uit een afrollijst of direct in het overzicht ingevoerd. De kan van pas komen indien het nodig is om de reservekopie terug te vinden. Deze keuze kan niet veranderd worden indien u voor Reservekopie naar administratiekantoor heeft gekozen. Pad (map) voor de reservekopie: Er wordt al een pad voorgesteld, dat u kunt veranderen indien u het voorgestelde niet wilt gebruiken. Het bestand opsplitsen: U kiest dit indien u het bestand in meerdere delen wilt opsplitsen en bijvoorbeeld wilt opslaan op diskettes of de reservekopie als een bijlage bij een e-mail wilt versturen. Kiest voor een reservekopie kopiëren naar diskettestation A:\ of B:\, dan kunt u de diskettes formatteren voor het maken van de reservekopie.

2.

98

Klik op Voltooien om het maken van de reservekopie te starten. De reservekopie wordt naar het gekozen pad geschreven en naderhand geverifieerd om te controleren dat deze in orde is.

BEVEILIGING

Let op! Een reservekopie maken kan veel tijd kosten. U krijgt een melding wanneer de reservekopie is gemaakt, waar deze is opgeslagen, welke bedrijfsdatabases en bestanden gekopieerd zijn. Waneer u Sluiten kiest in het statusvenster wordt de Bedrijfsdatabase geopend, en kan u zich opnieuw inloggen, of Afsluiten en het programma afsluiten.

99

INSTELLINGEN

Reservekopie terugzetten Het terugzetten van een reservekopie vindt plaats met behulp van een wizard. Let op! Reservekopieën zonder systeembestanden moeten afkomstig zijn van dezelfde programmaversie als geïnstalleerd is op de computer waarnaar de reservekopie moet worden teruggezet; anders is het terugzetten niet mogelijk. Meer hierover leest u in het gedeelte 'Reservekopieën'. Meer over Bestaande reservekopie en Externe reservekopie vindt u op het scherm voor het terugzetten van reservekopieën. Zo kunt u een bestaande reservekopie terugzetten 1.

Selecteer Bestand – Reservekopie – Reservekopie terugzetten.

2.

Kies Een bestaande reservekopie van uw systeem terugzetten en klik op Volgende.

3.

Geef aan welke van de bestaande reservekopieën u wilt terugzetten. Klik op Details voor nadere gegevens betreffende de reservekopie. U kunt ook een reservekopie uit een overzicht selecteren door te klikken op de knop Bladeren.

4.

Klik op Voltooien.

5.

Klik op Ja wanneer u gevraagd wordt of bestaande gegevens overschreven moeten worden. Deze vraag wordt u gesteld indien de reservekopie systeembestanden bevat of een bedrijfsdatabase reeds in uw database aanwezig is. De reservekopie wordt teruggezet. Dit kan enige tijd duren, met name als de reservekopie veel gegevens bevat. Zo kunt u een externe reservekopie terugzetten

100

1.

Selecteer Bestand – Reservekopie – Reservekopie terugzetten.

2.

Selecteer Een externe reservekopie terugzetten en klik op Volgende.

BEVEILIGING

3.

Geef het pad aan van de reservekopie die u wilt terugkopiëren.

4.

Tik het pad direct in of klik op Bladeren om de reservekopie op te halen. Door op Details te klikken op krijgt u nadere gegevens over de reservekopie.

5.

Klik op Voltooien om het terugzetten te starten.

6.

Antwoord Ja om bij het terugzetten gegevens te overschrijven. De reservekopie wordt teruggezet. Dit kan enige tijd duren, met name als de reservekopie veel gegevens bevat.

101

INSTELLINGEN

RAPPORTEN In het instellingenvenster voor Rapporten kunt u rapporten en etiketten bewerken en aanpassen door op de knop Rapport-/Etiketeditor te klikken. U kunt ook de wizard gebruiker om Logo’s in te voegen in orders. Verder kunt u hier namen en adressen invoeren die op elk rapport getoond worden, met behulp van de knop Adresinstellingen. Rapporten wordt beschreven in het hoofdstuk hieronder.

ANDERE INSTELLINGEN Onder de knop Andere instellingen vindt u het algemene register en paden naar andere programma's (b.v. Microsoft Office).

Landenregister In het Landenregister kunt u de registreringwijze specificeren voor adressen en postcodes in de verschillende landen. Als u een wijziging wilt aanbrengen voor een land dan selecteert u dit land in het overzicht en klikt u op Bewerken. Hier kunt u Naam, Landencode, Aantal tekens in postcode en Adres wijzigen. Klik op de knop Adres instellen en u kunt de lay-out van de adressering instellen, zoals deze zal worden afgedrukt in rapporten.

Postcode register In Postcoderegister kunt u postcodes en plaatsnemen naar eigen behoefte invoeren.

102

ANDERE INSTELLINGEN

Zo gaat u te werk 1.

Klik op Nieuw voor het registreren van een nieuwe postcode of een nieuwe plaats. Het venster Postcode wordt geopend.

2.

Typ de nieuwe postcode, plaats en land.

3.

Klik op OK.

Andere programma's In het instellingsvenster Andere programma’s worden instellingen aangegeven voor de Microsoft Office programma’s waarmee Mamut is geïntegreerd. Bovendien geeft u hier de instellingen aan voor telefoon, telefax, e-mail en de lijst scheidingsteken. Geïnstalleerde programma’s: Hier ziet u de programma’s die geïnstalleerd zijn en die geïntegreerd zijn met uw Mamut-systeem. Indien de informatie die weergegeven wordt niet klopt met de programma’s die geïnstalleerd zijn op uw computer, kunt u op Zoeken klikken en de gegevens bijwerken. Als alternatief kunt u dubbelklikken op de desbetreffende regel en de wijzigingen handmatig invoeren. Directory: Geeft de directory aan waar de database van Mamut is geïnstalleerd. Hierin liggen alle gegevens opgeslagen die in Mamut zijn geregistreerd. Wanneer u een reservekopie maakt, wordt er een kopie gemaakt van deze database. Telefoon/Telefax: Hier kunt u de het printerstuurprogramma voor de telefax aangeven, als ook het nummer moet kiezen voor een buitenlijn voor de telefoon. Het printerstuurprogramma dat u invult zal gebruikt worden bij afdrukken naar de telefax. TAPI: Wanneer u een stuurprogramma voor TAPI 3.0 of hoger heeft geïnstalleerd op uw computer, kunt u het gebruik van TAPI markeren en direct gebruik maken van de telefoon met Mamut. U kunt ook ervoor kiezen om met behulp van het programma Skype rechtstreeks vanuit Mamut telefoongesprekken te voeren. Voor meer over de Skype-integratie: zie ook de helpbestanden.

103

INSTELLINGEN

E-mail: Moet u markeren indien u gebruik maakt van een MAPI-gebaseerd e-mailprogramma. U moet dit ook markeren indien u gebruik wilt maken van RTF- formaat (Rich Tekst Format) bij het bewerken van e-mailberichten die u aanmaakt vanuit Mamut. Lijst scheidingsteken: Hier kunt u het lijst scheidingsteken wijzigen. Het is belangrijk dat het lijst scheidingsteken in Mamut gelijk is aan dat in de Regionale instellingen van Windows is aangegeven. Zo niet, kunnen er problemen ontstaan bij het samenvoegen van documenten.

104

OVER DATABASEHULPPROGRAMMA'S

OVER DATABASEHULPPROGRAMMA'S Er bestaat een aantal databasehulpprogramma's om u te helpen bij het beheer van het programma. Een aantal hiervan is beveiligd met een wachtwoord, onder meer om uw systeem te beschermen tegen gebruik door onbevoegden. Andere hulpprogramma's zijn uitsluitend gemaakt voor gebruik door het Mamut Support Centre of erkende resellers. U vindt de functionaliteit in het menu onder Bestand – (Database) hulpprogramma’s. Installeren van de voorbeelddatabase Met de voorbeelddatabase kunt u het programma uitproberen en verkennen zonder dat dit gevolgen heeft voor uw eigen bedrijfsgegevens. Ook kunt u de diverse beschikbare aanvullende producten en programma-uitbreidingen evalueren voordat u deze eventueel aanschaft. Meer informatie over het installeren van een voorbeelddatabase vindt u in hoofdstuk 2: Installeren en opstarten. Indexeren Als u ervoor kiest om te indexeren, bouwt uw systeem de indexbestanden helemaal opnieuw op. Deze tool is met name van belang voor netwerkinstallaties waar bestanden en tabellen snel in de war raken. Ook kan het onjuist uitschakelen van Mamut Business Software leiden tot vernieling van de indexbestanden. Dit kunt u herstellen door de indexeringsprocedures uit te voeren. Gegevensstructuur controleren Bij onjuiste uitschakeling van Mamut Business Software, bijv. door stroomuitval, kunnen belangrijke bestanden vernield worden. Deze functie controleert de structuur van de dataset op eventuele fouten en herstelt, indien mogelijk, ontbrekende of beschadigde structuurdelen. Ga naar... Deze functies openen de verschillende gebieden op uw computer, bijv. de programmamap waarin de programmabestanden worden geïnstalleerd. Voor support Dit bevat de functies die alleen bedoeld zijn voor gebruik door het Mamut Support Centre. Systeemtabellen vertalen Deze tool zet de taal in de systeemtabellen om naar de werktaal. Dit kan handig zijn als u de taal van uw programma-installatie hebt gewijzigd. Bedrijfsinstellingen Met Bedrijfsinstellingen kunt u rekeningen in uw rekeningschema aanmaken voor meerdere bedrijfsdatabases/clients tegelijk. Dit kan met name handig zijn als u een aantal bedrijfsdatabases hebt met identieke of sterk op elkaar lijkende rekeningschema's. Download Systeemupdate Om de zoveel tijd biedt de softwareleverancier een systeemupdate aan, die via internet gedownload kan worden. Hiervoor gebruikt u het databasehulpprogramma Download Systeemupdate. Let op: deze functie is alleen beschikbaar voor de systeembeheerder. Meer informatie over het maken van een systeem update vindt u in hoofdstuk 2: Installeren en opstarten.

105

INSTELLINGEN

106

5 Rapporten De Rapportmodule bevat een grote selectie rapporten die u aan de behoeften van uw bedrijf kunt aanpassen. In dit hoofdstuk leest u hoe de verschillenden mogelijkheden kunt benutten met behulp van de rapporteditor onder Instellingen. We gaan in op het bewerken van rapporten. Hier krijgt u uitleg over uitbreiding en verplaatsen van velden, hoe u een logo invoert en hoe u het originele rapporten importeert.

Inhoud De Rapportmodule

108

Voorkeursrapporten..........................................109 Instellingen voorkeursrapport ...........................109 Instellingen voor Rapportbundel ......................111 Rapport-/Etiketeditor........................................112 Logo invoegen in orderafdruk ..........................113 Adresinstellingen ..............................................114 Rapport bewerken .............................................116 Etiketten bewerken............................................120

Dit hoofdstuk bevat informatie over het instellen van de hoogte en breedte van etiketten. Door dergelijke instellingen kunt u zeer zorgvuldig en geheel naar wens etiketten printen. Voor Adresinstellingen en de wizard die logo’s invoegt op de afdrukken, gelden aparte instellingen. Deze worden beschreven in het hoofdstuk Instellingen hierboven.

107

RAPPORTEN

DE RAPPORTMODULE In de rapportmodule liggen alle rapporten die u kunt afdrukken. Een uitzondering zijn de rapporten die via een bepaalde module worden uitgeschreven, zoals bijvoorbeeld orders en facturen. De rapportmodule bevat veel rapporten en is daarom opgesplitst in modules. Naast de modules bestaat er de keuze uit Favoriet, Laatste 20 en Rapporten in behandeling. In het tabblad Voorkeur kunt u rapporten die u vaak gebruikt opslaan, ieder voor zich, of in zogenaamde rapportbundels. Laatste 20 toont de laatste 20 rapporten die de gebruiker heeft afgedrukt voor de actieve bedrijfsdatabase. Rapporten in behandeling toont belangrijke rapporten die per printer afgedrukt moeten worden om geactiveerd te worden.

Wenst u de toegang tot rapporten te beperken tot enkele gebruikers dan kunt u dit instellen in Gebruikersrechten. In de rapportmodule kunt u kiezen of u Systeemrapporten of Bedrijfsrapporten wilt uitprinten. Bedrijfsrapporten zijn kopieën, en deze kunt u naar eigen wens aanpassen. De originele rapporten, of Systeemrapporten, zijn toegankelijk vanuit alle bedrijven in de bedrijfsdatabase maar kunnen niet aangepast worden. U kunt rapporten direct vanuit de rapportmodule bewerken door op Bewerken te klikken. Als u een rapporteditor wilt openen dan klikt u op Ga naar rapport-/etiketeditor.

Zo komt u er... U kunt de rapportmodule openen via het menu Bestand - Afdrukken. In sommige modules zal er een keuze zijn voor rapporten, zoals Beeld - Relatie - Rapporten. Dit venster start met de meest relevante rapporten binnen de module. In een aantal vensters leidt ook de printericoon u naar Rapportmodule openen.

108

DE RAPPORTMODULE

Voorkeursrapporten De rapporten die u vaak afdrukt kunnen als voorkeursrapporten worden gemarkeerd, een vaste selectie van de overzichten definiëren, en ze een eigen naam en omschrijving geven. Het rapport kan vervolgens op een eenvoudige manier direct vanuit het tabblad Voorkeur in de Rapportmodule afgedrukt worden. De rapporten kunnen ook samengebracht worden in eigen rapportbundels voor een meer efficiënte verwerking van meerdere rapporten of om een beter overzicht te hebben in het venster. Voordat u instellingen voor een voorkeursrapport kan invoeren, dient u het rapport aan te duiden als voorkeursrapport is. Hierna kunt u het voorkeursrapport selecteren en op Instellingen favorieten klikken. Afdruk van voorkeursrapporten Methode 1 1.

Selecteer het tabblad waarin het originele rapport zich bevindt.

2.

Klik met rechter muisknop op het rapport dat u wilt definiëren.

3.

Selecteer Toevoegen als voorkeursrapport. Methode 2

1. 2. 3.

Selecteer het tabblad Voorkeur. Klik Nieuw om een nieuw voorkeursrapport te registreren. Selecteer het rapport dat toegevoegd moet worden.

Instellingen voorkeursrapport Kies Voorkeur in het rapportmenu aan de linker kant en selecteer het rapport waarvoor u de instellingen wilt veranderen in de lijst. U kunt op Instellingen voor favorieten klikken in de werkbalk. Het venster biedt u volgende mogelijkheden: Systeemnaam rapport: Hier kunt u kiezen welk rapport dat gedefinieerd moet worden, indien u dat al niet gedaan heeft. Let u op dat een eventueel vaste selectie/verfijning wordt gewist indien u het rapport wijzigt. Aangepaste rapportnaam: Maak bij voorkeur gebruik van een eigen naam voor een rapport, zodat u het kunt herkennen als een voorkeursrapport. Laat in de naam eveneens de vaste selectie/verfijning naar voren komen. Notitie: Hier kunt u extra informatie betreffende het rapport toevoegen of bewerken. De notitie zal weergegeven worden in het veld Omschrijving in het tabblad Voorkeur. Vaste selectie/verfijning van het rapport instellen: Indien u een vaste selectie/verfijning van het rapport wenst wanneer dat afgedrukt wordt vanuit het tabblad 'Voorkeur', kunt u dat hier aangeven. U zult echter de gelegenheid krijgen de selectie aan te passen, iedere keer dat u het rapport wilt afdrukken.

109

RAPPORTEN

In Voorkeursbundel opgenomen: Geldt uitsluitend voor Voorkeursrapporten die zijn aangemaakt in verband met een Rapportenbundel. Het veld kan niet gewijzigd worden.

Een rapport afdrukken 1.

Selecteer het rapport dat u wilt afdrukken.

2.

Bepaal of u een aangepast Bedrijfsrapport of een origineel Gemeenschappelijke rapport wilt afdrukken.

3.

Klik op het rapport dat u wilt afdrukken door deze te markeren. In het veld Omschrijving ziet u een korte omschrijving van de inhoud van elk rapport.

4.

Geef aan welke sortering u wilt in het rapport. Deze keuze is slechts in een aantal rapporten beschikbaar.

5.

Selecteer naar welke eenheid u het rapport wilt afdrukken onder Afdrukken naar. De meeste rapporten kunnen afgedrukt worden naar een bestand, telefax, e-mail, PDF, HTML, enz.

6.

Klik op Afdrukken. Afhankelijk van welk rapport u wilt afdrukken, zult u nu een selectie kunnen maken van de gegevens die u in het rapport wilt opnemen. Tip! U kunt Resultaat en Balans van een ingeboekt boekstuk controleren voordat u deze naar het grootboek overbrengt. U kiest de bron voor de afdruk in het selectievenster in de rapportmodule en kunt kiezen tussen Grootboek, Inboeken of beiden.

Afdruk van voorkeursrapporten 1.

Selecteer het tabblad Voorkeur.

2.

Selecteer het rapport dat u wilt afdrukken. U kunt ook slechts één van de rapporten uit een rapportenbundel kiezen.

3.

Klik Afdrukken. Het rapport wordt nu afgedrukt eventueel met de vaste Selectie/verfijning die samen met het voorkeursrapport is opgeslagen.

110

DE RAPPORTMODULE

Instellingen voor Rapportbundel Voordat u de instellingen voor een rapportbundel kunt invoeren, moet u eerst een rapportbundel aangemaakt hebben. Hierna kunt u op Instellingen klikken en veranderingen aanbrengen en instellingen opgeven. Een rapportenbundel aanmaken 1.


2.

Klik op Nieuw rapportenbundel. Dit opent het venster Instellingen rapportenbundel.

3.

Tik in een beschrijvende Naam van rapportenbundel.

4.

Geef aanvullende informatie over de rapportenbundel bij Notitie. De notitie zal weergegeven worden in het veld Omschrijving wanneer u de rapportenbundel selecteert in het tabblad Voorkeur.

5.

Verplaats de rapporten die in de bundel opgenomen moeten worden van het venster Niet opgenomen naar het venster Opgenomen. Dit doet u door te dubbelklikken op de rapporten in het overzicht links of door ze te markeren en te klikken op de pijlen tussen de twee velden.

6.

Klik op OK. De rapportenbundel wordt weergegeven In het tabblad Voorkeur met een overzicht van alle rapporten die opgenomen zijn in de bundel.

111

RAPPORTEN

7.

U kunt de rapporten in de bundel desgewenst afzonderlijk bewerken.

Afdruk van rapportenbundel 1.


2.

Selecteer de rapportenbundel die u wilt afdrukken.

3.

Klik Afdrukken. Alle rapporten in de bundel worden afgedrukt, elk met de vaste Selectie/verfijning die met het voorkeursrapport is opgeslagen.

Rapport-/Etiketeditor Bij Beeld - Instellingen - Rapporten – Rapport-/Etiketditor kunt u rapporten bewerken en aanpassen. U kunt u bedrijfslogo invoegen en de gegevens in de velden uitbreiden, verplaatsen of verwijderen. De rapporten bevatten de tabbladen Rapporten en Etiketten. Door de rapporten aan te passen kunt u het logo van het bedrijf in het rapport opnemen, velden uitbreiden, verplaatsen of gegevens daaruit verwijderen. De rapporten zijn ingedeeld in één tabblad voor gewone Rapporten en één voor Etiketten.

Dubbelklik op het rapport of etiket u wilt bewerken of selecteer de regel en klik Aanpassen. Dan start de rapportgenerator met het rapport u gekozen heeft. Hier kunt u logo van het bedrijf invoegen of velden verplaatsen, wissen of wijzigen.

112

DE RAPPORTMODULE

NB! Om bewerkte rapporten af te drukken dient u een Bedrijfsdatabaserapport af te drukken en niet een Systeemrapport.

Zo stelt u in dat de standaard rapportgebied een systeemrapport zal zijn 1.

Kies Beeld en klik op Instellingen.

2.

Klik op Gebruikersprofiel.

3.

Kies het tabblad Module-instellingen.

4.

Klik op de knop Rapporten.

5.

Verander het standaard rapportgebied in Bedrijfsdatabaserapport in plaats van Systeemrapport.

Logo invoegen in orderafdruk Met behulp van de wizard om een logo op te nemen in afdrukken, kunt u op eenvoudige wijze een logo invoegen en eventueel gegevens die in het rapport liggen verwijderen. Tip! Voor een optimaal resultaat is het belangrijk dat het logo niet groter is dan 120 x 70 pixels.

Zo voegt u een logo in 1.

Typ het pad in van het grafische bestand of klik […] en blader naar het desbetreffende bestand.

2.

Klik op Volgende.

3.

Geef aan welk(e) rapport(en) het logo moet worden toegevoegd door deze te markeren in het veld Niet behandelen en op [->] te klikken. U kunt alle rapporten selecteren door op [->>] te klikken. De rapporten worden verplaatst naar het veld Te behandelen.

113

RAPPORTEN

4.

Klik op Volgende.

5.

Geef aan waar in het rapport het logo geplaatst moet worden. Geef ook aan welke velden eventueel uit het rapport verwijderd moeten worden. Maak de gewenste keuzes door de afvinkhokjes te markeren.

6.

Klik op Volgende.

7.

U krijgt dan een overzicht op het scherm over de rapporten waaraan het logo zal worden toegevoegd en of er een ruimteconflict is met andere inhoud in het rapport. Wij raden u aan om de rapporten te Bewerken ongeacht of er al dan niet conflict met de beschikbare ruimte is of er velden zijn verwijderd, omdat er vaak tussenruimtes tussen de velden in een rapport kunnen ontstaan. De oorzaak waarom er Conflicten kunnen ontstaan is dat het logo andere velden in het rapport overlapt. Ga als volgt te werk om de rapporten te bewerken:

Markeer het rapport dat bewerkt moet worden Klik Bewerken Verplaats het logo of de velden die verkeerd geplaatst zijn Sla het rapport op en sluit het venster

Controleer dat er geen ruimte-conflict meer is in lay-out in het desbetreffende rapport. Indien er nog steeds een ruimte-conflict in het rapport is, moet u het nogmaals bewerken en er voor zorgen dat de ruimtelijke indeling correct. 8.

Klik Voltooien om het proces af te ronden.

Adresinstellingen In dit venster definieert u hoe adressen, relatienaam en contactpersoon zullen worden weergegeven op alle rapporten. Let op dat u hier geen concrete adressen invoert omdat het slechts referenties gebruikt. Zo verandert u de opzet

114

1.

In het veld Land selecteert u het land, bijv. Nederland.

2.

In de afrollijst Naam kiest u welke referentie (waarde) u wenst in te zetten. Door hier eerst een actuele waarde te kiezen en vervolgens op de knop Invoegen te drukken brengt u de actuele waarden in. Het resultaat kunt u de gehele tijd zien in het veld onder de afrollijst. U kunt eenvoudig velden wissen door het veld te markeren en op de knop Delete op het toetsenbord te drukken.

3.

Op dezelfde wijze kunt u definiëren hoe de adressen getoond zullen worden. Dit wordt gedaan in de afrollijst voor Adres.

DE RAPPORTMODULE

4.

Klik op OK wanneer u heeft ingevuld wat u wilde.

De werkbalk De werkbalk biedt u meerdere opties voor het beheer van de rapporten (Houd de cursor boven elke knop om de naam te zien die in onderstaande omschrijving gebruikt is): Constanten bewerken: Opent een overzicht van etiketten of veldnamen die in de rapporten gebruikt kunnen worden. Hier kunt u eveneens de teksten die opgenomen moeten worden aanpassen.

Printerinstellingen kopiëren vanuit Relatieoverzicht: Alle rapporten zullen nu hetzelfde papierformaat, papierlade en resolutie krijgen zoals de instellingen gespecificeerd voor rapporten in het relatieoverzicht. U zult eveneens gevraagd worden of u de gegevens van de printerstuurprogramma's en printernamen wilt kopiëren. Die zullen in geval de instellingen van de standaardprinter overschrijven.

115

RAPPORTEN

Printerinstellingen uit gekozen rapport verwijderen: De printerinstellingen voor het geselecteerde rapport worden gewist en de standaard printerinstellingen van Windows zullen worden gebruikt. Rapportdefinitie importeren: Laadt een originele rapportdefinitie uit de bibliotheek (Gemeenschappelijke rapporten) Een optie die gebruikt kan worden wanneer er iets fout gegaan is bij het bewerken van het rapport of u gewoonweg opnieuw wilt beginnen. Rapportdefinitie exporteren: Slaat een kopie van de rapportdefinitie van het desbetreffende rapport op een andere plaats wanneer u bijvoorbeeld het gewijzigde rapport naar een andere eenheid wilt kopiëren ( bijv. diskette) Bedrijfsrapport naar alle andere bedrijven kopiëren: Kopieert bewerkte rapporten naar alle andere bedrijfsdatabases. NB! Om de rapporten die u bewerkt heeft af te drukken dient u een Bedrijfsdatabaserapport schrijven en niet een Systeemrapport.

Zo stelt u in dat het standaard rapportgebied een systeemrapport zal zijn 1.

Kies Beeld en klik op Instellingen.

2.

Klik op Gebruikersprofiel.

3.

Kies het tabblad Module-instellingen.

4.

Klik op de knop Rapporten.

5.

Verander het standaard rapportgebied in Bedrijfsdatabaserapport in plaats van Systeemrapport.

Rapport bewerken Met behulp van het bewerken van rapporten kunt u het logo van het bedrijf opnemen, velden uitbreiden, verplaatsen of gegevens uit velden van het rapport verwijderen. U kunt een rapport bewerken door deze te markeren in de Rapportmodule en te klikken op bewerken op de werkbalk of via Beeld - Instellingen - Rapporten - Rapport-/Etiketeditor. Een rapport is ingedeeld in meerdere gebieden of velden. Deze velden kunnen bestaan uit één of meerdere regels, of kunnen geheel blanco zijn. Deze velden zijn kaders die zijn voorzien van codes voor verschillende soorten of groepen gegevens die moeten worden opgenomen in het rapport. Deze kaders kan men onder meer verplaatsen en de grootte ervan aanpassen. Het is ook mogelijk het gehele kader te wissen. De gegevens die door het kader werden vertegenwoordigd, zullen dan niet worden afgedrukt. Onderstaand vindt u korte beschrijvingen van de verschillende bewerkingen:

116

DE RAPPORTMODULE

Logo invoegen 1.

Klik OLE in de rapport-editor.

2.

Beweeg de cursor over het rapport. De pijl is nu veranderd in een kruisje.

3.

Klik en houd de muisknop op de positie waar u één van de hoeken van het logo wilt plaatsen.

4.

Sleep de cursor (terwijl u de muisknop ingedrukt houdt) diagonaal naar de tegenoverliggende hoek.

5.

De muisknop loslaten. Het venster Report Picture wordt nu geopend.

6.

Klik Browse en blader naar de directory waar het logo (bestand met afbeelding) opgeslagen ligt.

7.

Markeer het bestand en klik op OK.

8.

Geef aan hoe de afbeelding aangepast moet worden aan het kader:

Clip picture: Besnijdt de afbeelding zodat het binnen het kader past. Scale picture, retain shape: de afbeelding op schaal verdelen, met behoud van vorm de afbeelding op schaal verdelen, maar kadervullend. Scale picture, fill the frame: de afbeelding op schaal verdelen, maar vult het kader geheel naar alle kanten.

De afbeelding is niet in het rapport "geplakt" - er is alleen een verwijzing opgenomen naar logobestand. Dat betekent dat indien u het logobestand, of de directory waarin deze ligt, wist (of verplaatst), zal het ook uit het rapport verwijderd worden. U moet daarom het logobestand opslaan in een map/directory, waar het niet het riskeert gewist te worden.

117

RAPPORTEN

Logo invoegen in orderafdruk Zie ook de paragraaf Een Logo invoegen in orderafdruk. Hier vindt u een wizard om een logo in te voegen in order- of factuurrapporten

Uitbreiding van velden 1.

Klik op het veld dat u wilt uitbreiden. In het kader rond het veld ziet u zwarte vierkantjes, waaraan u kunt trekken.

2.

Klik en houd de muisknop ingedrukt op het vierkantje dat is:

3.

Aan de zijkant van het kader: om het kader aan weerszijden te vergroten. In de hoek: om het kader in twee richtingen te vergroten.

Zorg ervoor de wijzigingen op te slaan door File/Save (Bestand/Opslaan) te kiezen.

Velden vissen Voordat u velden verwijdert dient u zich te realiseren wat de bedoeling is met de verschillende velden in het desbetreffende rapport. Het kan verstandig zijn om een afdruk naast u te hebben wanneer u het overzicht gaat bewerken. 1.

Klik op het veld dat u wilt wissen. Indien u meerdere velden wilt wissen, kunt u dit op twee manieren doen:

Houd de Shift-toets op het toetsenbord ingedrukt en klik op de velden die u wilt markeren met de linker muisknop. Plaats de cursor in de nabijheid van, maar buiten de desbetreffende velden. Houd vervolgens de linker muisknop ingedrukt en sleep de cursor over de velden die gemarkeerd moeten worden.

2.

Klik Delete op het toetsenbord. De velden zullen dan uit het rapport verwijderd worden.

1.

Door op het veld op de rechter muisknop te klikken zal het gekopieerd worden.

Velden kopiëren

118

2.

Selecteer Copy.

3.

Klik rechts op de plaats waar u de afbeelding wilt invoegen.

4.

Selecteer Paste.

DE RAPPORTMODULE

Velden verplaatsen U kunt de rapport-editor op twee verschillende manieren gebruiken om velden te verplaatsen:

Sleep het veld met de cursor, of Markeer een veld en gebruik de pijltoetsen op het toetsenbord om het te verplaatsen naar de gewenste positie.

De eerste manier past goed indien u een omvattende aanpassing wilt maken, zoals bijvoorbeeld het verplaatsen van het logo van het midden naar de bovenzijde van het rapport. De tweede methode is beter indien u slechts een kleinere aanpassing wilt doen. Bijvoorbeeld: Indien alle velden op een factuur 1 cm te hoog op de pagina worden afgedrukt, kunt de velden markeren en de pijltoetsen gebruiken om het geheel 1 cm omlaag te verplaatsen.

1. 2.

Klik op het veld dat u wilt verplaatsen. Indien u meer dan één veld wilt verplaatsen, dan kunt u gebruik maken één van deze methodes: Houd de Shift-toets op het toetsenbord ingedrukt en gebruik de linker muisknop om de desbetreffende de velden te markeren. -ofPlaats de cursor in de nabijheid van, maar buiten de desbetreffende velden. Klik vervolgens met de linker muisknop en markeer de velden die verplaatst moeten worden.

3.

Verplaats de geselecteerde velden naar de gewenste positie door ze met de cursor te slepen of door de pijltoetsen op het toetsenbord te gebruiken.

119

RAPPORTEN

Etiketten bewerken Er zijn een aantal verschillende etiketten die u kunt gebruiken voor adressen, artikelen of telefoonlijsten. Met behulp van de instellingen van de etiketten kunt u hoogte, breedte en tussenruimtes aanpassen zodat de afdruk op het etiket past.

Positie op het etiket aanpassen 1.

Markeer het etikettenrapport dat aangepast moet worden.

2.

Klik op Bewerken. Dan wordt de etiket-editor geopend.

3.

Houd met de muis het controlepaneel vast

4.

Sleep het naar een passende plaats.

5.

Klik op OK.

De hoogte aanpassen

120

1.

Markeer het etikettenrapport dat aangepast moet worden.

2.


3.

Dubbelklik op Detail.

DE RAPPORTMODULE

4.

Meet met een liniaal de nauwkeurige hoogte van één van de etiketten die u wilt gaan gebruiken.

5.

Schrijf het aantal centimeters in het vak Height.

6.

Klik op OK.

1.

Markeer het etiket dat aangepast moet worden.

2.


3.

Klik op File en kies Page Set-up in het menu ( Bestand/Pagina-instellingen).

4.

Dan wordt het venster Page set-up(pagina-instellingen) geopend.

5.

Meet met een liniaal de nauwkeurige breedte van één van de etiketten die u wilt gaan gebruiken.

Breedte aanpassen

6.

Schrijf het aantal centimeters in het veld Width.

7.

Meet - indien aanwezig - de tussenruimte tussen de etiketten die u wilt afdrukken.

8.

Schrijf de waarde in het veld Spacing.

9.

Meet - indien aanwezig - de linkermarge van de etiketten die u wilt afdrukken.

10. Schrijf de waarde in het veld Left Margin 11. Klik op OK.

121

RAPPORTEN

122

6 Selectie Om gebruik te kunnen maken van Selectie dient u informatie te hebben ingevuld in één of meerdere velden binnen uw programma, zodat deze informatie later gefilterd kan worden. Dit hulpmiddel doorzoekt alle modules en kan in principe, wanneer u de juiste zoekcriteria heeft ingevoerd, alle informatie vinden. In veel vensters zijn er afrollijsten die transacties sorteren op grond van bijvoorbeeld status. Zulke selecties worden in de afzonderlijke hoofdstukken beschreven.

Inhoud Inleiding

124

Selectie/Verfijning

125

Zoeken .................................................................126 De velden in Zoek en Selectie............................126 Knoppen in de werkbalk...................................128 Uitgebreide selectie ............................................129 Het tabblad Standaard .......................................130 Tabblad Uitgebreid ...........................................132 Voorbeeld uitgebreide selectie .........................133

Wizard voor selectie van relaties

134

Bij uw dagelijkse werkzaamheden kan het belangrijk zijn de juiste relatie zo snel mogelijk te kunnen vinden. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de zoekfunctie fungeert.

123

SELECTIE

INLEIDING Zo komt u er... U kunt Selectie op drie manieren vinden

Klik op de knop Filterinstellingen in de bovenste werkbalk van de relatiekaart. Ga naar Beeld in het hoofdmenu en selecteer Wizard voor selectie van relaties. Ga naar Bestand in het hoofdmenu en selecteer Afdrukken. De Rapportenmodule opent en wanneer u op Afdrukken klikt, verschijnt de Selectie tool.

Let op! Let er op dat de beschikbaarheid van de verschillende velden in de Selectie tool afhangt van waar het geselecteerd is.

Filter aan/uit

Wanneer u en selectie maakt met de selectie-instellingen, kunt u bijvoorbeeld een bepaald aantal transacties tonen. De vensters waarin u een selectie kunt maken bevindt zich een knop hiervoor in de werkbalk. Met deze knop kunt u de functie uitzetten, om alle transacties weer te geven. De knop hiervoor heet Filter aan/uit.

Zoeken

Zoeken vindt u ook in de werkbalk in de vensters waarin deze functie beschikbaar is.

124

SELECTIE/VERFIJNING

SELECTIE/VERFIJNING In alle modules kunt u de registratie- en zoekbewerkingen vereenvoudigen door een bepaalde selectie te bepalen. U geeft dan één of meerdere kenmerken aan waaraan de selectie aan moet voldoen om in de selectie opgenomen te worden.

Het venster voor Selectie wordt bij meerdere gelegenheden gebruikt:

Klik op de knop Selectie-instellingen in de werkbalk boven aan de module, of in het overzicht waarmee u aan het werk bent. Klik op Afdrukken in de Rapportmodule. Dit activeert het selectievenster. Klik op Meerdere criteria nadat u Zoeken heeft aangeklikt. Ga naar Beeld in het hoofdmenu en selecteer de 'Wizard' voor relatieselectie.

Hoe het venster er uit ziet, is afhankelijk van de module waarvoor u de selectie aanmaakt. Ze hebben echter gemeen dat u kunt kiezen uit de meeste velden in de module, samen met velden van andere geïntegreerde modules. U kunt bijvoorbeeld met drie criteria alle relaties (1) vinden aan wie u een bepaald artikel (2) gedurende de afgelopen maand (3) heeft verkocht. Met de Wizard voor relatieselectie kunt u een vaste, vaak gebruikte selectie aanmaken. Telkens wanneer u de selectie uitvoert kunt u bovendien een keuze maken uit meerdere bewerkingen waarbij u de selectie kunt toepassen.

125

SELECTIE

Een selectie aanmaken 1.

Open de selectiemodule zoals hierboven beschreven.

2.

Zet de criteria waaraan voldaan moet worden in de desbetreffende velden.

3.

Maak eventueel samengestelde (Booleaanse) criteria met behulp van het tabblad Uitgebreid.

4.

Klik op selectie weergeven voor een overzicht van de criteria die in de selectie zijn opgenomen. Indien de selectie te beperkt of te uitgebreid is, kunt terug gaan naar het selectievenster en de criteria.

5.

Klik op Opslaan in de werkbalk indien u de selectie later wilt gebruiken.

6.

Klik op OK om de selectie te gebruiken.

In de Rapportenmodule zal de selectie die u heeft aangemaakt nu worden afgedrukt. Wanneer u een selectie in een module heeft aangemaakt, zal Selectie aan/uit actief zijn en kunt u door de selecties heen bladeren.

Zoeken Indien u op zoek bent naar een bepaalde relatie die u niet in het relatieoverzicht kunt vinden, kan het de moeite lonen om een zoekbewerking met eenvoudige criteria uit te voeren. Bij het zoeken in het relatieregister kunt u bovendien zoeken op de gegevens van contactpersonen indien u niet weet bij welke relatie de desbetreffende persoon is geregistreerd. Zo zoekt u 1.

Klik op Zoeken in de module waarin u de bewerking wilt uitvoeren.

2.

Kies selectiebasis indien die toegankelijk is (is van toepassing op het relatieregister, waar u kunt kiezen uit relatie en contactpersoon of beiden tegelijkertijd)

3.

Geef de zoekcriteria aan. De velden fungeren op dezelfde wijze als bij Selectie. Indien de criteria waarop u wilt zoeken niet beschikbaar zijn, kunt u op Meerdere criteria klikken om toegang te krijgen tot alle velden waarop gezocht kan worden.

4.

Klik op Zoeken. Er wordt een overzicht weergegeven van alle relaties die aan de gestelde criteria voldoen.

5.

Kies een van de relaties en klik op Ga naar... De gegevens uit het relatieregister van de relatie zullen nu worden weergegeven. Indien u meerdere treffers heeft, kunt u bladeren met de toetsen Volgende en Vorige.

De velden in Zoek en Selectie Met behulp van Zoek en Selectie heeft u de keuze uit even zo veel velden als er velden zijn om gegevens in te registreren. Onderstaand vindt u een omschrijving van de verschillende manieren waarop u de criteria kunt aangeven.

126

SELECTIE/VERFIJNING

Vrije tekst velden Vrije tekst velden zijn velden waarin u door middel van een vrije tekst ieder willekeurig selectiecriterium kunt ingeven. Bij alle dergelijke velden behoort een afrollijst met drie verschillende alternatieven:

Begint met: de selectie moet beginnen met de letter(s) of woord(en) die u in het vrije tekst veld ingeeft.

Exact: het veld in de selectie moet precies overeenkomen met de letter(s)/woord(en) die u in het vrije tekst veld heeft ingegeven.

Bevat: het veld in de selectie moet de letter(s)/woord(en) die u in het vrije tekst veld heeft ingegeven, maar kan bovendien ook nog andere letter(s)/ woord(en) bevatten.

Afrollijsten

De afrollijsten bevatten meerdere opties en u kunt één daarvan selecteren.

Van-tot-velden

In 'van-tot-velden' kunt u een selectie aangeven vanaf een getal (het veld links) tot en met een ander getal (het veld rechts) De waarden 'vanaf' en 'tot en met zijn in de selectie inbegrepen. Indien u slechts op één waarde wilt zoeken, vult u in beide velden dezelfde waarde in. Indien u uitsluitend een waarde in het linkerveld invult, zal het gehele register vanaf die waarde worden doorzocht.

127

SELECTIE

Afvinkhokjes

Door deze afvinkhokjes te markeren kunt u aangeven welke categorieën in de selectie moeten worden opgenomen. Wanneer u dat wenst, kunt u meerdere hokjes afvinken.

Radioknoppen

Radioknoppen lijken op afvinkhokjes, met het verschil dat u slechts één bepaalde waarde of één alternatief kunt aangeven.

Zoekknoppen Wanneer u op de zoekknoppen klikt, wordt er een venster geopend met een compleet overzicht over de gegevens. Uit deze overzichten kiest de gewenste waarde waarmee u het desbetreffende veld wilt vullen door op OK te klikken.

Knoppen in de werkbalk Er zijn vijf knoppen in de werkbalk boven aan het venster Selectie Nieuw: Verwijdert alle eerder geregistreerde gegevens. De velden zullen leeg zijn en klaar om nieuwe selectiecriteria in te voeren. Opgeslagen selectie openen: Hiermee kunt u een eerder opgeslagen selectie openen. Openen laatst gebruikte selectie: Iedere keer dat u de Selectie sluit, zal de inhoud opgeslagen worden, zelfs al heeft u niet op de 'Opslaan'-knop geklikt. Het is uitsluitend de laatst gebruikte selectie die automatisch wordt opgeslagen. Indien u meerdere selecties wilt behouden, moet u deze opslaan. Let op! Wanneer u een selectie opent in een andere module dan in waarin deze werd aangemaakt, zullen uitsluitend de criteria gelden die in beide modules van toepassing zijn weergegeven worden.

Opslaan: Wanneer u een bestaande selectie heeft bijgewerkt, kunt u deze ook als nieuwe selectie behouden onder opslaan als.

128

SELECTIE/VERFIJNING

Overzicht weergeven: Geeft de relaties weer die voldoen aan de selectiecriteria.

Let u ook op de knop Selectie aan/uit in de module waarvoor u de selectie heeft aangemaakt. Klik op Selectie aan/uit om de selectie al dan niet te activeren.

Andere tabbladen Welke tabbladen toegankelijk zijn is afhankelijk van het venster waaruit u het Selectievenster geopend heeft. Als dit bijvoorbeeld Relatiebeheer, dan zullen de tabbladen verschijnen die relevant zijn voor relatiebeheer. Hier kunt u de criteria aangeven op basis waarvan u de gewenste relaties selecteert.

Uitgebreide selectie In het tabblad Uitgebreid kunt u meerdere criteria aangeven voor meer complexe, logische selecties (Booleaanse uitdrukkingen). U kunt meerdere criteria invoeren in combinatie met het filter van de andere relatiekaart in het Selectievenster. U kunt zowel lineaire criteria zoals 'A of B', of uitdrukkingen met gebruik van haakjes, zoals 'A’ of (B en C) aangeven. Uitgebreide selectie 1.

Klik op Nieuw voor ieder criterium dat u aan de selectie wil toevoegen. Dit zal een 'wizard' openen die u stap voor stap door het proces zal leiden.

2.

Klik op het plusteken (+) links in de module waarin de variabel zich bevindt.

3.

Geef aan voor welke variabel u de waarden wilt bepalen.

4.

Klik op Volgende.

5.

Maak een keuze uit en of of als operator voor het criterium, samen met de waarde waaraan voldaan moet worden in het tabblad Standaard.

6.

Indien u het criterium tussen haakjes wilt plaatsen, moet u dit doen in het tabblad Uitgebreid.

7.

Klik op OK en het criterium wordt nu in het overzicht opgenomen.

8.

Herhaal de bewerking voor alle criteria die in de selectie moeten worden opgenomen.

129

SELECTIE

Het tabblad Standaard Vul de velden in zoals hieronder beschreven om de waarden aan te geven voor de Uitgebreide selectie.

Bewerkingsteken

De keuze met betrekking tot het bewerkingsteken is uitsluitend van belang voor samengestelde uitdrukkingen, dus bij twee of meerdere egels met verschillende waarden die aangemaakt zijn onder Uitgebreide selectie. Indien u een selectiecriterium aanmaakt dat slechts één regel betreft, dan is de keuze van 'of' en/ of 'en' niet relevant.

en houdt in dat beide waarden invloed hebben op de selectie. U zou bijvoorbeeld .'en' kunnen gebruiken indien u een selectie van relaties wenst die gekoppeld waren aan een bepaalde bespreking ( als activiteitensoort) en die ook een document met de naam 'Samenvatting' hebben ontvangen. of houdt in dat ten minste aan één voorwaarde moet worden voldaan voordat iets in de selectie wordt opgenomen. U zou bijv. of kunnen gebruiken indien u een selectie van relaties wenst die òf gekoppeld waren aan een vergadering òf een document in de selectie.

Veld

Laat zowel module- als veldnamen zien. Sommige velden kunnen dezelfde omschrijving hebben in verschillende modules. Zo vindt u Aangepast Veld zowel in de relatie- en contactpersoonmodule. Wanneer u ontdekt dat het veld niet correct is, sluit u de bewerking af en start deze nogmaals en selecteert u het juiste veld.

130

SELECTIE/VERFIJNING

Voorwaarden

De opties in de afrollijst Voorwaarden komen overeen met het veld dat u gekozen heeft en worden hoofdzakelijk bepaald door het feit of het veld een numeriek of een tekstveld is.

Indien het een numeriek veld is, vindt u de volgende opties in de afrollijst:

= betekent dat de gegevens in de selectie gelijk moeten zijn aan de waarden die u in het onderstaande veld Waarde invult. Ongelijk betekent dat de gegevens in de selectie omvat alle overige waarden dan de waarden die u in het veld Waarde invult. > betekent dat de gegevens in de selectie hogere waarden zullen hebben dan die u aangeeft in het veld Waarde. > betekent dat de gegevens in de selectie lagere waarden zullen hebben dan die u aangeeft in het veld Waarde. >= betekent dat de gegevens in de selectie waarden zullen omvatten die hoger of gelijk zijn dan die u aangeeft in het veld Waarde. betekent dat de gegevens in de selectie waarden zullen omvatten die lager of gelijk zijn dan die u aangeeft in het veld Waarde.

Indien het een tekstveld veld is, vindt u de volgende opties in de afrollijst:

= betekent dat de gegevens in de selectie gelijk moet zijn aan de waarde die u invult in het onderstaande veld Waarde. Ongelijk betekent dat de gegevens in de selectie alle overige waarden omvat dan de waarde die u invult in het veld Waarde. Begint met betekent dat de gegevens in de selectie zullen beginnen met de waarde die u invult in het veld Waarde. Begint niet met betekent dat de gegevens in de selectie niet zullen beginnen met de waarde die u invult in het veld Waarde.

131

SELECTIE

Bevat betekent dat de gegevens in de selectie de tekst zullen bevatten die u in het veld Waarde ingeeft, maar bovendien ook nog andere letter/tekst (-combinaties) kunnen bevatten. Bevat niet betekent dat de gegevens in de selectie alle overige letters/teksten zullen bevatten dan de tekst die u invult in het veld Waarde. Is leeg betekent dat het geselecteerde veld geen waarde bevat. Is niet leeg betekent dat het geselecteerde veld een tekst bevat.

Waarde Het veld Waarde kan ook verschillen al naar gelang het geselecteerde veld. Wanneer u bijvoorbeeld op geboortedatum zoekt, zal het veld twee punten bevatten, zodat u dag, maand en jaar kunt invullen. Zoekt u op Voornaam, zal het veld Waarde leeg zijn, zodat u zelf de naam waar u naar zoekt kunt invullen.

Tabblad Uitgebreid Het tabblad Uitgebreid bevat dezelfde velden als het tabblad Standaard, maar hier kunt u bovendien ook gebruik maken van haakjes, die u kunnen helpen om criteria van elkaar te scheiden of te groeperen. Het gebruik van deze haakjes heeft overeenkomsten met hetgeen u doet als u wiskundige uitdrukkingen opstelt.

Let op! Een selectie met behulp van haakjes is uitsluitend nodig wanneer u drie of meer regels heeft met verschillende inhoud in het hoofdtabblad Uitgebreid.

132

SELECTIE/VERFIJNING

Voorbeeld uitgebreide selectie Om het verschil aan te tonen tussen eenvoudige, lineaire en uitgebreidere selecties, nemen we als uitgangspunt een overzicht dat er als volgt uit ziet: Aaa / Bbb / Ccc / Abc / Bbc Eenvoudige selectie Maakt u een selectie waar de naam moet "Beginnen met A", dan krijgt u een selectie die met A begint:

Aaa Abc

Lineaire criteria Wanneer u een uitgebreide selectie aanmaakt die aangeeft dat "Begint met A of Begint met B", geeft dit een selectie waar beide criteria resultaat geven:

Aaa - (begint met A) Abc - (begint met A) Bbb - (begint met B) Bbc - (begint met B)

Criteria met haakjes I Indien u een uitgebreide selectie opzet die aangeeft dat de naam "Begint met A of (Begint met B en Bevat C)", krijgt u volgende selectie:

Aaa - (begint met A) Abc - (begint met A) Bbc - (begint met B en bevat C)

Criteria met haakjes II We kunnen het voorbeeld een stap verder nemen naar een selectie waarbij de naam "Bevat B en (Begint met A of (Begint met B en Bevat C))"

Abc - (Bevat B en begint met A) Bbc - (bevat B en begint met B en bevat C)

133

SELECTIE

WIZARD VOOR SELECTIE VAN RELATIES Bij Beeld –Wizard voor relatiebeheer kunt u de selectie van relaties die u vaak gebruikt opslaan. In de laatste stap van de wizard kunt u een keuze maken uit een aantal werkwijzen voor de selectie, het aanmaken van een document, een e-mail versturen enz.. U kunt twee types selectie kiezen. Dynamisch selectie haalt alle relaties die aan de criteria van de selectie voldoen. Daarnaast bestaat er de Statische selectie die u de mogelijkheid geeft om de lijst met resultaten aan te passen door relaties/contactpersonen toe te voegen of te verwijderen. Stap 1 – Eenvoudige of uitgebreide selectie Eerst kiest u of u een eenvoudige of uitgebreide selectie wil uitvoeren:

Een eenvoudige selectie toont u direct een selectievenster waar u een filter aangeeft. Een uitgebreide selectie geeft u de mogelijkheid om een selectie te wijzigen, een selectie te openen die u voorheen heeft opgeslagen, en om een selectie op te slaan voor later gebruik.

Stap 2 – Alleen voor uitgebreide selectie: Statische of Dynamische selectie U kunt kiezen uit twee selectietypes: dynamisch, die alle relaties ophaalt die aan uw criteria voor de selectie voldoen, en statisch waar het resultaat van uw selectie opgeslagen en later opnieuw gebruikt kan worden.

Dynamische selectie haalt alle relaties/contactpersonen op die aan uw criteria voor de selectie voldoen. Statische selectie geeft u de mogelijkheid om de lijst met resultaten aan te passen door relaties/contactpersonen toe te voegen of te verwijderen Dit wordt gedaan in stap 4 van de wizard, die alleen maar toegankelijk is als u voor een statische selectie kiest.

Open opgeslagen selectie: In stap 4 van de wizard kunt u uw selecties opslaan. U kunt een van deze selecties kiezen van de onderstaande lijst en opnieuw uit voeren. U moet echter wel

134

WIZARD VOOR SELECTIE VAN RELATIES

nogmaals door de stappen van de wizard gaan alsof u een nieuwe selectie maakt, en de al ingevulde velden wijzigen. Als u een selectie uitkiest krijgt u een overzicht van: Het aantal hits de laatste keer dat de selectie werd gebruikt: door de selectie in de lijst te markeren wordt weergegeven hoeveel relaties van deze selectie deel uit maakten. Dynamisch/Statisch: U krijgt ook informatie over of de gemarkeerde selectie dynamisch of statisch was. Klik op Volgende. Stap 3 – Selectiecriteria Op het tabblad Standaard kunt u in het keuzeoverzicht Selectieformulier kiezen tussen verschillende sets met criteria. U kunt criteria invoeren in verschillende selectieformulieren. Alle criteria die u instelt worden gebruikt. Het type selectieformulier bepaalt hoe u de selectie van contactpersonen organiseert: U kunt aangeven hoe veel Contactpersonen u wenst voor iedere relatie die u selecteert. Als u kiest voor meerdere contactpersonen voor iedere relatie, dan maakt de selectie 2 vermeldingen van de relevante relatie. Als u de selectie criteria instelt op Contactpersonen, kunt u kiezen waar de selectie voor geldt.

Alleen relaties met contactpersonen die voldoen aan uw criteria voor de selectie: Relaties zonder contactpersonen die aan deze criteria voldoen worden niet in de lijst van resultaten weergegeven, ook niet als de relatie aan alle andere criteria voldoet. Voer de criteria voor de selectie waar u mee gaat werken op de normale manier in. Lees meer over de Velden in selectie en Uitgebreide selectie.

135

SELECTIE

Tip! Om te voorkomen dat een klant die gemarkeerd is met “geen verzendingen” in de lijst van resultaten weergegeven wordt, gebruikt u de uitgebreide selectie om “geen verzendingen” buiten te sluiten van de selectie. Uitgebreide selectie stelt u in onder het tabblad Uitgebreid.

Stap 4 – Toevoegen Relaties/Contactpersonen Deze stap wordt alleen uitgevoerd als u voor een Uitgebreide selectie gekozen heeft en toont een lijst van alle relaties en contactpersonen die gebruikt worden voor de selectie. De lijst kan op de volgende manier aangepast worden: Toevoegen relatie: Klik op deze knop en kies een relatie uit de lijst. Contactpersonen worden niet weergegeven in de selectie, zelfs al heeft u hiervoor gekozen in stap 2. Als u de contactpersonen voor iedere relatie in de lijst wilt zien, dan kiest u voor Toevoegen contactpersoon. Toevoegen contactpersoon: Klik op deze knop en kies een nieuwe contactpersoon uit de lijst. De selectie is dan inclusief de contactpersoon met bijbehorende relatie. Verwijderen van de selectie: Vink de relaties die u wilt verwijderen af in het hokje rechts van de relatie, en klik op Wissen. Klik op Volgende. Stap 5 – Selectie opslaan Deze stap wordt alleen weergegeven in Uitgebreide selectie in Stap 1. Als u deze selectie regelmatig uitvoert is het nuttig om de selectie op te slaan. Als u een eerder opgeslagen selectie heeft aangepast, maar nog wel de oude selectie uit wilt voeren, dan kunt u Opslaan als Nieuw.

136

1.

Kies Opslaan of Opslaan als nieuw als u een eerder opgeslagen selectie heeft aangepast.

2.

Geef de selectie een Naam of Beschrijving die u helpt om deze selectie terug te vinden als u deze later vanaf stap 1 gaat uitvoeren.

WIZARD VOOR SELECTIE VAN RELATIES

3.

De selectie Wordt alleen gebruikt door mij is van toepassing als meerdere gebruikers dit programma gebruiken. De opgeslagen selectie is dan niet toegankelijk in de lijst voor andere gebruikers dan u.

4.

Klik Volgende.

Stap 6 – Wat wilt u doen met de selectie In de laatste stap van de wizard kiest u wat u wenst te doen met de selectie. Maak een keuze en klik op Voltooien om de handeling uit te voeren (of Volgende als u gekozen hebt voor Statusvelden / andere relatiegegevens wijzigen): Maak een activiteit aan voor de gekozen selectie: Dit is een alternatief voor Groepsactiviteiten maken. Klik op Voltooien en selecteer of u één activiteit wilt maken voor alle relaties of meerdere activiteiten, één voor iedere relatie. Een e-mail aanmaken voor de gemaakte selectie: Deze keuze maakt een e-mail aan, met alle relaties in de selectie in het Aan veld. Schrijf de tekst in de e-mail of kies Sjabloon, als u dit heeft gedefinieerd onder Toon – E-mail – E-mailsjablonen. Een document aanmaken voor de gemaakte selectie: Maak een document aan voor alle relaties in de selectie. U kunt ook kiezen welk adres in het document ingevoerd moet worden voordat u op Voltooien klikt.

Exporteer: Kies in het keuzeoverzicht of u de relaties naar een bestand wilt exporteren om in een ander programma te importeren, Microsoft Excel, of naar het relatieoverzicht in Microsoft Outlook. Statusvelden / andere relatiegegevens wijzigen: Hier kunt u de waarden voor meerdere relaties tegelijkertijd wijzigen. Dit is een procedure die u ook in de wizard kunt uitvoeren om instellingen te wijzigen, stap 6.

137

SELECTIE

Let op! Als u hier op Annuleren klikt wordt de selectie niet opgeslagen, zelfs al heeft u dit aangegeven in stap 5.

Klik op Voltooien om het proces uit te voeren.

138

7 Import/Export Mamut Import/Export is een programma dat de communicatie tussen Mamut Business Software en andere programma’s verzorgd. Met Mamut Import/Export kunt u gegevens van klanten, leveranciers, artikelen en orders exporteren en importeren. Dit hoofdstuk is een inleiding in Mamut Import/Export. U vindt informatie over bestandsformaten etc. via de Help-knop in Import/Export, of op onze Website http://www.mamut.nl/download.

Inhoud Starten

140

Gegevens exporteren

141

Gegevens importeren

143

Importeren van orders .......................................144 Importeren van klanten .....................................144

In het programma kunt u op help klikken voor de beschrijving van de procedures in Import/Export.

139

IMPORT/EXPORT

STARTEN Mamut Import/Export kan op twee manieren gestart worden 1.

Dubbelklik op de programma-icoon Mamut ImportExport.exe in de map waar u Mamut Business Software geïnstalleerd heeft of

2.

Ga naar Beeld - Import - Mamut Import/Export of Beeld - Export - Mamut Import/ Export in het programmavenster van Mamut Business Software.

Aanmelden bij Mamut Import/Export

Aanmelden: Meldt u aan met uw Gebruikersnaam en Wachtwoord van uw Mamut Business Software systeem. Toets de TAB knop op het toetsenbord in om de knop Volgende te activeren, die u vervolgens intoetst om Mamut Import/Export op te starten. Wachtwoord vergeten? Wanneer u uw wachtwoord vergeten bent en onze hulp wenst om in het programma te komen, neem dan contact op met het Mamut Support Center om een schema toegestuurd te krijgen voor identificatie. Dit is nodig om u en andere gebruikers te beschermen tegen misbruik. Wanneer u dit schema ingevuld heeft, faxt u dit naar het Mamut Support Center op 0900-444 66 67. Een van onze consulenten zal dan contact met u opnemen en u in het programma helpen. NB! U moet achter uw PC zitten opdat wij u kunnen helpen. Er kunnen kosten verbonden kunnen zijn aan de hulp als er sprake is van een gebruikersfout.

140

GEGEVENS EXPORTEREN

GEGEVENS EXPORTEREN Als voorbeeld zal het exporteren van klanten hier worden beschreven. De exportprocedure voor leveranciers, artikelen en order gegevens zijn in principe hetzelfde als de export van klantgegevens. Zo exporteert u klanten 1.

Kies Export in het opstartscherm. Het schema Export verschijnt nu.

2.

Selecteer het gewenste exportformaat uit de afrollijst en klik Volgende.

3.

In het bovenste gedeelte van het venster Instellingen kiest u uit welke bedrijfsdatabase u gegevens wilt exporteren. In het onderste deel van het venster voert u het Pad en de Naam van het bestand in, waarin de geëxporteerde gegevens zullen worden opgeslagen. De bestandsnaam en het pad kunt u vinden door in het veld op de rechter muisknop te klikken. Het pad wordt opgeslagen voor de volgende export.

4.

Klik op Export om de gegevens te exporteren naar het geselecteerde bestand.

5.

In het volgende venster kunt u het bestand openen door op Openen te klikken. Klik op Nieuw als u een nieuwe export of import wilt uitvoeren.

141

IMPORT/EXPORT

6.

Klik op Sluiten om het programma af te sluiten. Tip! Bij de export van formaten waarvan de bestandsnaam al in ingesteld, is de kolom Naam niet beschikbaar. Tip! U kunt een reeks lijsten en tabellen naar Excel exporteren met behulp van het menu achter de rechtermuisknop. U kunt de criteria in de lijst aangeven - op de rechtermuisknop klikken - en de criteria worden in het rapport weergegeven. Het rapport wordt direct in Excel geopend. Let op dat dit ene tijdelijk document is. U moet het document opslaan, wilt u dit bewaren.

142

GEGEVENS IMPORTEREN

GEGEVENS IMPORTEREN Het bestandsformaat in de geïmporteerde gegevens moet dezelfde zijn als het bestandsformaat in het Mamut-programma. Lees meer hierover bij Importformaten. Zo importeert u De keuze Import in het startvenster opent het venster Import:

Nadat u een selectie heeft gemaakt van de gegevens klikt u op Volgende. Het venster Instellingen verschijnt nu. Hier kiest u naar welke database en welk bestand u wilt importeren. U kunt ook instellingen opgeven voor bestanden, zoals het bijwerken van bestaande klanten, leveranciers en artikelen. Kies de bedrijfsdatabase in het bovenste venster. Kies Pad en Naam in het onderste gedeelte van het venster. U kunt de bestandsnaam en het pad vinden door op de browserknop te klikken. Het pad wordt opgeslagen voor de volgende import. Klik op Import om naar het gekozen pad te exporteren.

143

IMPORT/EXPORT

Klik op het bestand dat u wilt importeren en klik daarna op Import. Tenslotte krijgt u een melding met wat u hebt geïmporteerd. Tip! Voordat u gegevens in Mamut importeert raden wij u aan een reservekopie te maken. Wanneer de import niet het gewenste resultaat oplevert, dan kunt u gemakkelijk de reservekopie terugkopiëren en nogmaals proberen te importeren. Voor een reservekopie kiest u Bestand, gaat u naar Reservekopie en klikt u op Reservekopie maken.

Importeren van orders In Mamut moet elke orderregel aan een artikel gekoppeld zijn als u een prijs voor de order wilt invoeren. Als het artikelnummer niet bestaat in het artikelregister in Mamut, dan wordt de orderregel gekoppeld aan een artikel genaamd Eigen beschrijving. Als er geen artikel is met het artikelnummer Eigen beschrijving, zal deze aangemaakt worden. Wanneer u orderregels aanmaakt voor het Eigen beschrijvingsartikel, zullen alle prijzen en sommen in de order kloppen. De mogelijkheden voor verkoopstatistieken zijn echter verminderd. De beschrijving van de orderregel zal hetzelfde zijn als in het importbestand. Bij het aanmaken van het artikel Eigen beschrijving is het belangrijk inkomende en uitgaande Btw van het artikel te controleren. Als dit verschilt, dan kunt u het bijstellen in elke orderregel na de import van de orders. Let op! Orderimport kan veel tijd beslaan bij grote hoeveelheden orders.

Importeren van klanten Als u herhaald importeert van dezelfde database, dient u "Bestaande klanten/leveranciers/ artikelen bijwerken" aanvinken. Hierdoor kan Mamut Import/Export bijvoorbeeld twee klantregisters of artikelregisters synchroniseren. Bestaande posten zullen bijgewerkt worden met gegevens uit het nieuwe importbestand. Nieuwe posten uit het importbestand worden altijd toegevoegd. Als u "Bestaande klanten/leveranciers/artikelen bijwerken" niet aanvinkt, zullen alle nieuwe transacties toegevoegd worden als nieuwe posten en een nieuw nummer krijgen (relatie ID, leverancier ID en artikel ID). Als het een bestaande transactie betreft hangt de verwerking af van het ID-nummer. Als dit nummer in het bestand en het relatieregister in Mamut overeenkomen, en u heeft Bijwerken aangevinkt, dat zal de transactie bijgewerkt worden. Tip! Voordat u gegevens in Mamut importeert raden wij u aan een reservekopie te maken. Wanneer de import niet het gewenste resultaat oplevert, dan kunt u gemakkelijk de reservekopie terugkopiëren en nogmaals proberen te importeren. Voor een reservekopie kiest u Bestand, gaat u naar Reservekopie en klikt u op Reservekopie maken.. Meer informatie Dit hoofdstuk is een inleiding in Mamut Import/Export. U vindt informatie over bestandsformaten etc. via de Help-knop in Import/Export, of op onze Website http://www.mamut.nl/download.

144

Samenvatting In deze handleiding hebben wij u informatie gegeven over de functionaliteit van installeren, instellingen, rapporten en selectie. U hebt nu de nodige kennis om uw Mamut optimaal te gebruiken. Allereerst beschikt u over de informatie over de hulp die wordt aangeboden aan klanten van Mamut. In het hoofdstuk Introductie leest u hoe u hulp vindt en contact krijgt met Mamut met Mamut Information Desk. Tevens vindt u hier informatie over onze cursussen bij Mamut Academy. U beschikt over informatie over het installeren van uw Mamut-systeem. Het hele proces van installatie wordt hier beschreven zodat u op de juiste manier uw programma kunt installeren, op de manier die het beste past bij uw bedrijf. Zo is het mogelijk een multiuser installatie te creëren en Mamut te installeren op verschillende werkstations. Tevens geven wij u een overzicht van de verschillende knoppen in de werkbalk. Alle centrale instellingen worden beschreven voor het systeem in het hoofdstuk Instellingen. U kunt voor de gebruikers een gebruikersprofiel instellen. Hiermee bepaalt u welke gebruikers toegang hebben tot welke gegevens in het systeem. Overige belangrijke instellingen voor de database en de verschillende modules kunt u precies zo opgeven zodat u bedrijf het systeem optimaal kan benutten. Beveiliging van uw systeem is zeer belangrijk en we bespreken in dit boek ook het maken reservekopieën. U krijgt in het hoofdstuk Instellingen tenslotte informatie over instellingen voor rapporten, het landenregister en postcoderegister. Ook vindt u hier nuttige tips voor het gebruik van uw Mamut-systeem. In het hoofdstuk Rapporten hebben we verschillende rapporten beschreven en de mogelijkheden die u heeft om een rapport af te drukken. Daarbij kunt u gebruik maken van de rapport/etiketeditor. In het hoofdstuk Selectie vindt u informatie over het filteren van gegevens zodat u de gewenste informatie beschikbaar heeft. Bij uw dagelijkse werkzaamheden kan het bijvoorbeeld belangrijk zijn de juiste relatie zo snel mogelijk te kunnen vinden. Tenslotte beschrijven we hoe u het programma Mamut Import/Export de communicatie tussen Mamut Business Software en andere programma’s verzorgt. Met Mamut Import/Export kunt u gegevens van klanten, leveranciers, artikelen en orders exporteren en importeren. Wij wensen u veel succes met uw Mamut-systeem!

145


146

Mamut Serviceovereenkomst verzekert een eenvoudige iedere dag! Als Mamut gebruiker krijgt u toegang tot bronnen en ervaringen gebaseerd op het dagelijkse gebruik van Mamut oplossingen door duizenden gebruikers. Op deze manier bent u goed voorbereid en heeft u volledige controle over alle situaties die u en uw bedrijf tegenkomen. Nieuwe versies Wij zorgen er voor dat uw Mamut programma altijd wordt bijgewerkt, zowel door middel van de ingebouwde bijwerkingprocedures als de overige distributiekanalen, zoals bijvoorbeeld per post en via het Internet. Daardoor kunt u er zeker van zijn dat het programma de nieuwste functionaliteit bevat, alle nieuwe regelgeving en wijziging in belastingen en formulieren. Toegang tot Mamut Supportcenter Wij hechten grote waarde aan een professionele supportafdeling door snel uw vragen te beantwoorden wanneer die eventueel zouden voorkomen. Met een serviceovereenkomst heeft u recht op gebruikersondersteuning, per telefoon, e-mail en direct vanuit het programma - zo vaak u wenst en het nodig is. Mamut Informatie Desk In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt van onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert uw aanvragen direct in, in het programma en deze wordt op dezelfde plaats beantwoord. Opslagruimte op server Opslagruimte op de webserver voor uw website is inbegrepen en uw website-adres is eenvoudig te onthouden: www.mamutweb.com/uwbedrijf. Mamut Usermail en Mamut Newsmail Geïnteresseerde gebruikers met een serviceovereenkomst kunnen regelmatig e-mail ontvangen met informatie over het gebruik van de Mamut programma’s, nieuws betreffende de productserie en andere nuttige informatie. Speciale aanbiedingen Mamut wenst ook om geïnteresseerde gebruikers met een Mamut Serviceovereenkomst speciale aanbiedingen te sturen voor Mamut producten, net als voor Mamut gerelateerde producten van toonaangevende software leveranciers.

147


Meer kennnis Indien u meer wenst te leren over de verschillende functies van Mamut en de mogelijkheden die zij u kunnen bieden, kunnen wij u de volgende informatiebronnen aanbevelen: Introductieboeken

De introductieboeken ”Installeren, instellingen, rapporten en selectie”, ”CRM, verkoopondersteuning en e-commerce” en ”Administratie, logistiek en personeel” geven u een overzicht van de overige mogelijkheden met het Mamut-systeem. Indien u meerdere sets handleidingen of een abonnement op toekomstige uitgaven wenst, neemt u dan telefonisch contact met Mamut op ons gratis telefoonnummer 0800 - 444 6666.

Helpbestand

In dit Mamut-systeem vindt u een Help-bestand dat betreffende de verschillende functies meer gedetailleerde informatie biedt dan wat in de handleidingen beschreven is. Zie de inleiding van de handboeken voor een nadere omschrijving.

Mamut Informatie Desk:

In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt van onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. U hoeft niet ver te zoeken naar gebruikersassistentie en voorstellen – ze zijn in het programma te vinden! De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert uw aanvragen direct in, in het programma en deze wordt op dezelfde plaats beantwoord.

Aan de Slag CD-ROM

Met de CD-ROM Aan de slag met Mamut worden Mamut Business Software, Microsoft Office en andere basis IT-kennis op een eenvoudige manier onder alle medewerkers geïmplementeerd. Het is een flexibele methode om snel een hoog kennisniveau te genereren en daarmee een eenvoudigere en meer effectieve werkdag te creëren. Bestel Aan de slag: www.mamut.nl/start.

FAQ (Vaak gestelde vragen)

Op de Internetpagina www.mamut.nl/support vindt u een database waarin veel kennis en ervaringen zijn verzameld en waarin u met behulp van trefwoorden kunt zoeken en antwoorden kunt vinden op vele vragen.

148

Index A Aandachtsvelden 27 Aanmaken Nieuwe gebruiker 17 Rapportenbundel 111 Aanmelden bij Mamut Import/Export 140 Additionele producten 92 Administratie, logistiek en personeel 2 Administratieve instellingen 64 Adresinstellingen 102, 114 Afrollijsten 35 Afvinkhokjes 128 Andere instellingen 102 Andere programma's 103 Automatisch inloggen 11 Automatisch openen 46 Automatische reservekopie 96

B Backup maken 97 Bankrekeningnr 54 Bedrijfsdatabaserapport 116 Bedrijfsinstellingen Administratieve 64 E-Commerce 70 Bedrijfsrapport kopiëren 116 Bedrijfsrapporten 108 Bedrijfsregistratienummer 54 Beheer licentiegegevens 91 Beheerder 44 Belangrijke tools 39 Bestandsformaten 144 Beveiligingsinstellingen 95 Bewerken rapport 116 Bureaublad 29 informatiehokjes 34 Bureaublad 27 Bureaubladwerkbalk 31 Bureaublad aandachtsgebieden 32 websites 32 gebruiker gedefinieerde snelkoppelingen/knoppen 41 inhoud bewerken 42 koppelingen 43 Bureaubladinstellingen 40

C Client-server netwerk 12, 14

Configuratiescherm 51 Constanten bewerken 115 Contact opnemen met Mamut Support Center 3 Controle van reservekopie 96 CRM, verkoopondersteuning en e-Commerce 2

D Datum 51 Datum, tijd, taal en landinstellingen 51 De bureaublad-werkbalk 31 Directory 103 Dynamisch/Statisch 135 Dynamische selectie 134

E Een document aanmaken voor de gemaakte selectie 137 Een e-mail aanmaken voor de gemaakte selectie 137 Eenvoudige selectie 133, 134 Eigen gedefinieerd rapportnaam 109 Eigen gedefinieerd toegangsprofiel 89 Elektronische Btw-aangifte 77 Etiketten bewerken 120 Exporteren van toegangsprofielen naar Excel 89 Externe reservekopie terugzetten 100

F Filter 125 Filter aan/uit 124

G Gebruikersadministratie 44 Gebruikersadministratie bewerken 46 Gebruikersinstellingen per module 45 Gebruikersinstellingen 44 Gebruikersinstellingen bureaublad 40 Gebruikersinstellingen overig 45 Gebruikersinstellingen oevrig 46 Gebruikersnaam 44 Gebruikersnaam 11 Gebruikersnaam vergeten 11 Gebruikerstoepassingen 40 Gegevens exporteren 141 Gegevens importeren 143 Gegevensbestanden delen 17 Geïnstalleerde programma’s 103

H Help 28 Helpbestanden 28

149


Hoe u in contact komt met Mamut Support Center 4 Hoofdmenu 26 Hulpprogramma 28

I In Voorkeursbundel opgenomen 110 Informatiehokjes 34 Inlezen vanaf licentiediskette 9 Inloggen 46 Inloggen 11 Instellingen Andere 102 bedrijfsdatabase 53 Rapportbundel 111 Rapporten 102 Reservekopie 95 Website 70 Instellingen bedrijfsdatabase administratieve instellingen 54 btw-verwerking 55 Instellingen voorkeursrapport 109

K Klanten exporteren 141 Klanten importeren 144 Koppelingen 43

L Landregister 102 Licentie 8 Lijst 37 Lijstvensters 37 Logo 113 Logo invoegen 113, 117 Logo invoegen in orderafdruk 118

Operator, bewerkingsteken 130 Opgeslagen selectie openen 128 Opslaan als nieuw 136 Orders importeren 144 Overzicht weergeven 129

P Peer-to-peer netwerk 12, 13 Postcode 102 Postcoderegister 102 Printerinstellingen kopiëren vanuit Relatieoverzicht 115 Printerinstellingen uit gekozen rapport verwijderen 116

R Rapport afdrukken 110 Rapport bewerken 116 Rapport-/Etiketeditor 112 Rapportbundel 111 Rapportdefinitie exporteren 116 Rapportdefinitie importeren 116 Rapporten 140 Rapporten 108 Rapportenbundel aanmaken 111 Rapportenbundel afdrukken 112 Rapportmodule 108, 140 Relaties aanpassen 134 Reservekopie maken 97 Reservekopie terugzetten 100 Ruimteconflict 114

S

Nieuwe gebruiker aanmaken 17

Selectie 123, 124, 125, 126 Selectie aan/uit 129 Selectie aanmaken 126 Selectie opslaan 136 Selectiecriteria 135 Selectievoorwaarden 131 Service en support 3 Standaard bedrijfsdatabase 46 Standaard reservekopie 97 Standaard tab Wizard voor uitgebreide criteria 130 Standaardinstellingen Reservekopie 95 StartBedrijf 33 Statische selectie 134 Supergebruiker 11 Systeemdatum 51 Systeemdatum wijzigen 51 Systeemlog 52 Systeemnaam rapport 109 Systeemrapporten 108

O

T

Openen laatst gebruikte selectie 128

Tabbladen 36

M Maak een activiteit aan voor de gekozen selectie 137 Machinedatum 51 Mamut Information Desk 33 Mamut Serviceovereenkomst 3 Mamut Support Center 3, 4, 29, 34, 140 Mijn functies 41, 42 Mijn functies 40 Mijn koppelingen 43 Modules 27 Multi-user installatie 12

N

150

TAPI 103 Telefoon/Telefax 103 Terminal Server 12 Terugzetten reservekopie 100 Toegangsprofiel 45 Toegangsprofiel zelf gedefinieerd 88 Toegangsprofielen export 89 Toeslagen 67 Toevoegen contactpersoon 136 Toevoegen relatie 136

U Uitgebreid tab Wizard voor uitgebreide criteria 132 Uitgebreide reservekopie 97 Uitgebreide selectie 129, 134 Updates 20

V Valuta 76 Verwijderen van de selectie 136 Vinden in het programma 26 Voorbeeld uitgebreide selectie 133 Voorkeursrapporten 109 Voorkeursrapporten afdrukken 110

W Wachtoord vergeten 11 Wachtwoord 44 Wachtwoord 11 Website-instellingen 70 Weeknummer 51 Weergave van lijsten 36 Werkbalk 35 Werkbalk in rapporteditor 115 Werkbalk, selectie 128 Wizard Voor selectie van relaties 134

Z Zoek 126 Zoeken 126

151

Introductie van Mamut Business Software Installeren, instellingen, rapporten en selectie

Recommend Documents