Introductie van Mamut Business Software CRM, verkoopondersteuning en e-commerce

Introductie van Mamut Business Software

CRM, verkoopondersteuning en e-commerce

Versie: 11.1. Partnr.: MBS.MAN.CRM.111.NL

I

CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE

Geproduceerd en gedistribueerd door: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Web: http://www.mamut.nl E-mail: [email protected] Mamut Support Center: Telefoon: 0900-444 6666 (lokaal tarief) Fax: 0900-444 6667 E-mail: [email protected] Web: http://www.mamut.nl/support Verkoop: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Telefoon: 0800-444 6666 (gratis) Fax: 0900-444 6667 Web: http://www.mamut.nl E-mail: [email protected]

© Copyright 2006. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden Mamut en het Mamut logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.

II


Welkom bij Mamut Wij feliciteren u met uw nieuwe Mamut-systeem. De handleidingen die u bij het programma ontvangt geven een introductie tot de mogelijkheden die Mamut u biedt. Alle klanten ontvangen de handleiding ”Installeren, instellingen, rapporten en selectie”. Afhankelijk van welk Mamut-Systeem u heeft aangeschaft, ontvangt u eveneens één of twee andere introductiehandleidingen: “CRM, verkoopondersteuning en E-commerce” en “Administratie, logistiek en personeel”. U krijgt een snelle en eenvoudige inleiding in het gebruik van het systeem, hoe u het moet installeren en een overzicht van de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn tussen u als klant en ons als leverancier. Het is belangrijk zowel de licentie- als de serviceovereenkomst door te lezen voordat u het systeem installeert. Mamut bestaat uit een aantal groepen programma’s met meerdere modules die voor verschillende talen zijn aangepast. Welke programma’s / modules toegankelijk zijn is afhankelijk van in welk land uw bedrijf is gevestigd. Wij willen u ook attenderen op onze websitepagina www.mamut.nl/support waarop u antwoorden kunt vinden op vragen die betrekking hebben op de Mamut-systemen. U kunt hier op een eenvoudige manier oplossingen vinden voor uw problemen – 24 uur per dag. Wij zijn ervan overtuigd dat uw onderneming veel plezier zal beleven van het ontvangen programma. Eén ding staat vast: u beschikt nu over het meest innovatieve financieel-administratieve informatiesysteem op de markt.

Wij wensen u veel succes met Mamut Business Software!

III


Inhoud 1 RELATIEBEHEER

1

Relatiebeheer ............................................................................................................................... 2 Standaarddocument............................................................................................................ 4 Gebruikersinstellingen Relatiekaart .................................................................................. 5 Over het opzetten en onderhouden van relaties................................................................. 7 Waarden wijzigen van een selectie relaties ....................................................................... 9 Hoofd-/bijkantoor ............................................................................................................ 13 Tabbladen in relatiebeheer............................................................................................... 14 Contactpersoon ................................................................................................................ 25 Gebruikersinstellingen: Contactpersoon ......................................................................... 26 Een contactpersoon dupliceren ........................................................................................ 28 E-mail.......................................................................................................................................... 29 Starten met e-mail ............................................................................................................ 30 De e-maileditor van het programma................................................................................ 31 E-mailsjablonen ............................................................................................................... 32 Documenten verzenden per e-mail .................................................................................. 32 Afdrukken naar een e-mailbijlage ................................................................................... 33 Outlook-integratie............................................................................................................ 34 Gebruikersinstellingen voor Outlook .............................................................................. 36 De menubalk in Outlook.................................................................................................. 38 Activiteiten ................................................................................................................................. 39 Nieuwe activiteit aanmaken............................................................................................. 40 De tabbladen in het activiteitenregister ........................................................................... 42 Relaties/Medewerkers/Resources koppelen .................................................................... 43 Activiteit dupliceren ........................................................................................................ 45 Waarden van een selectie activiteiten wijzigen............................................................... 46 Groepsactiviteiten aanmaken........................................................................................... 49 Verdeling van activiteiten................................................................................................ 51 Follow-up activiteit aanmaken ........................................................................................ 52 Instellingen voor activiteitstypen..................................................................................... 53 Activiteiteninstellingen.................................................................................................... 55 Activiteitssjablonen ......................................................................................................... 56 Analyse van activiteiten................................................................................................... 58 Door systeem aangemaakte activiteiten .......................................................................... 59 Gebruikersinstellingen: Activiteiten................................................................................ 59 Agenda ........................................................................................................................................ 61 Gemeenschappelijke agenda............................................................................................ 62 Agenda medewerkers/resources ...................................................................................... 64 Documenten ............................................................................................................................... 65 Documentenoverzicht ...................................................................................................... 65 Een nieuw document aanmaken ...................................................................................... 66 Documentsjablonen ......................................................................................................... 68 Een nieuwe documentsjabloon aanmaken....................................................................... 69 Documentsjabloon bewerken........................................................................................... 71 Documenttype .................................................................................................................. 72 Wizard voor het aanmaken van een document dat aan relaties gekoppeld wordt .......... 73 Wizard voor het aanmaken van een document dat aan medewerkers gekoppeld wordt 74 Import van documenten ................................................................................................... 76

IV


Naar PDF-formaat kopiëren ............................................................................................ 77 Gebruikersinstellingen: Document .................................................................................. 78 Skype-integratie......................................................................................................................... 80 Wat is Skype? .................................................................................................................. 80 Starten met Skype ............................................................................................................ 81 Bellen met Skype ............................................................................................................. 82 Skype-activiteiten ............................................................................................................ 83 Projectmodule............................................................................................................................ 84 Projectregister .................................................................................................................. 84 Gebruikersinstellingen: Project ....................................................................................... 86 Tabbladen in het projectregister ...................................................................................... 88 Facturering van projecten ................................................................................................ 94

2 ARTIKEL

99

De Artikelmodule .................................................................................................................... 100 Artikelregister ................................................................................................................ 102 Artikellijst ...................................................................................................................... 103 Tabbladen in artikelregister ........................................................................................... 105 Gebruikersinstellingen: Artikel ..................................................................................... 117 Over het opzetten en onderhouden van artikelen .......................................................... 118 Een selectie artikelgegevens wijzigen ........................................................................... 121 Een artikel dupliceren .................................................................................................... 123 De artikelcode van artikelen wijzigen ........................................................................... 123 Een artikel op non-actief stellen, een vervangend artikel kiezen.................................. 123 Talen voor artikelen ....................................................................................................... 125 Artikelnaam in meerdere talen aanmaken ..................................................................... 125 Een factuur afdrukken in een vreemde taal ................................................................... 126 Prijs…. ........................................................................................................................... 127 De prijs van een artikel wijzigen ................................................................................... 129 De prijs van een selectie artikelen wijzigen - Prijsaanpassing...................................... 129 Externe Prijslijst – aanpassen van prijslijst .................................................................. 130 Artikelvarianten ............................................................................................................. 133 Op gang komen met varianten:...................................................................................... 133 Een variant / variantenlinks aanmaken.......................................................................... 135 Voorraadniveau overboeken naar varianten van een artikel ......................................... 136 Variantinstellingen......................................................................................................... 138

3 VERKOOP

141

Offertemodule.......................................................................................................................... 142 Tabbladen in het offerteregister..................................................................................... 144 Gebruikersinstellingen: Offerte ..................................................................................... 148 Een offerte verwerken / order aanmaken....................................................................... 149 Een offerte afdrukken .................................................................................................... 150 Orderregels regenereren................................................................................................. 151 Vaste offerte aanmaken ................................................................................................. 152 Een offertesjabloon aanmaken....................................................................................... 153 Een groepsofferte aanmaken.......................................................................................... 153 Overbrengen van Groepsofferte naar Offerte................................................................ 155 Order en Factuur .................................................................................................................... 156 Schermen in Order/Factuur............................................................................................ 158 Tabs in Order/Factuur.................................................................................................... 159 Gebruikersinstellingen: Order/Factuur .......................................................................... 165

V


Facturering van orders ................................................................................................... 168 Werken met valuta ......................................................................................................... 174 Factureren in de valuta van de klant.............................................................................. 175 Inkoop naar order........................................................................................................... 176 Kredietlimieten en kredietstops ..................................................................................... 178 Abonnementsfacturering ........................................................................................................ 180 Het abonnementsregister ............................................................................................... 181 De tabbladen onder afspraken ....................................................................................... 182 Een nieuw abonnement aanmaken ................................................................................ 184 Klantabonnementen ....................................................................................................... 184 Een nieuw klantabonnement aanmaken ........................................................................ 185 Facturering ..................................................................................................................... 186 Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement .............................. 186 Factureren van orders op basis van abonnement........................................................... 188 Verkoopbudget ........................................................................................................................ 190 Betalingsoverzicht facturen.................................................................................................... 192 Registratie van betaling ................................................................................................. 193 Follow-up van betalingen .............................................................................................. 194 Herinnering .................................................................................................................... 195 Factoring ........................................................................................................................ 197 Incassobericht ................................................................................................................ 197 Incasso............................................................................................................................ 198

4 E-COMMERCE

199

Over E-commerce.................................................................................................................... 200 Een website aanmaken................................................................................................... 202 Website bewerken ................................................................................................................... 203 Hulpmiddelen voor de tekstuele inhoud van een website ............................................. 204 Website bewerken - Uw bedrijf..................................................................................... 208 Website bewerken - Inhoud ........................................................................................... 209 Website bewerken - Webshop ....................................................................................... 216 Website bewerken - Ontwerpsjablonen......................................................................... 222 Update website......................................................................................................................... 226 Sitegegevens ophalen..................................................................................................... 228 Website-instellingen ................................................................................................................ 232 Actieve website.............................................................................................................. 232 Instellingen Webshop .................................................................................................... 236 Betalingsservice ............................................................................................................. 237 Admin............................................................................................................................. 238 Wachtwoordinstellingen ................................................................................................ 238 Vooraadlijsten van artikelen in webshop ...................................................................... 241 Over klantstatusbestand/eKlanten ........................................................................................ 243 Klantstatusbestanden verzenden.................................................................................... 244 Registratie van meerdere websites ........................................................................................ 245 Koppeling met andere websites ..................................................................................... 247

5 POCKET PC

249

Installatie op de Pocket PC..................................................................................................... 250

VI


Synchroniseren ........................................................................................................................ 251 Synchronisatie instellingen..................................................................................................... 252 VIP Relatie instellingen ................................................................................................. 252 Relatie-instellingen ........................................................................................................ 253 Activiteiten instellingen................................................................................................. 254 Document Info Instellingen ........................................................................................... 255 Artikel Instellingen ........................................................................................................ 256

6 MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM

257

Afmelden bij de centrale database ........................................................................................ 258 Synchronisatie van gegevens .................................................................................................. 260 Aanmelden bij de centrale database...................................................................................... 261 Instellingen voor de synchronisatie ....................................................................................... 262

SAMENVATTING

263

Mamut Serviceovereenkomst verzekert een eenvoudige iedere dag! ................................ 265 Meer kennnis............................................................................................................................ 266 Index ......................................................................................................................................... 267

VII


VIII

1 Relatiebeheer Relatiebeheer is de module waar u alle informatie over uw relaties, zoals contactpersonen, activiteiten, projecten en documenten kunt beheren. Andere modules in het programma bevatten vaak informatie die opgehaald is uit de relatiekaart en invoeringen in andere modules worden ook weer bijgewerkt in de relatiekaart. U kunt uw relaties ook categoriseren, zodat u later de mogelijkheid hebt om bepaalde relaties te filteren. U kunt deze groep dan op maat gemaakt materiaal sturen.

Inhoud Relatiebeheer

2

Standaarddocument...............................................4 Gebruikersinstellingen Relatiekaart......................5 Over het opzetten en onderhouden van relaties .7 Waarden wijzigen van een selectie relaties ..........9 Hoofd-/bijkantoor ................................................13 Tabbladen in relatiebeheer ..................................14 Contactpersoon ....................................................25 Gebruikersinstellingen: Contactpersoon.............26 Een contactpersoon dupliceren ...........................28

E-mail

29

Starten met e-mail................................................30 De e-maileditor van het programma..................31 E-mailsjablonen...................................................32 Documenten verzenden per e-mail .....................32 Afdrukken naar een e-mailbijlage.......................33 Outlook-integratie................................................34 Gebruikersinstellingen voor Outlook..................36 De menubalk in Outlook .....................................38

Activiteiten

39

Nieuwe activiteit aanmaken ................................40 De tabbladen in het activiteitenregister ..............42 Relaties/Medewerkers/Resources koppelen .......43 Activiteit dupliceren............................................45 Waarden van een selectie activiteiten wijzigen ..46 Groepsactiviteiten aanmaken ..............................49 Verdeling van activiteiten ...................................51 Follow-up activiteit aanmaken............................52 Instellingen voor activiteitstypen........................53 Activiteiteninstellingen .......................................55 Activiteitssjablonen.............................................56 Analyse van activiteiten ......................................58 Door systeem aangemaakte activiteiten..............59 Gebruikersinstellingen: Activiteiten ...................59

Agenda

61

Gemeenschappelijke agenda...............................62 Agenda medewerkers/resources .........................64

Documenten

65

Documentenoverzicht .........................................65 Een nieuw document aanmaken .........................66 Documentsjablonen.............................................68 Een nieuwe documentsjabloon aanmaken ..........69 Documentsjabloon bewerken..............................71 Documenttype .....................................................72 Wizard voor het aanmaken van een document dat aan relaties gekoppeld wordt .................73 Wizard voor het aanmaken van een document dat aan medewerkers gekoppeld wordt ......74 Import van documenten ......................................76 Naar PDF-formaat kopiëren................................77 Gebruikersinstellingen: Document .....................78

Skype-integratie

80

Wat is Skype?......................................................80 Starten met Skype ...............................................81 Bellen met Skype ................................................82 Skype-activiteiten................................................83

Projectmodule

84

Projectregister .....................................................84 Gebruikersinstellingen: Project...........................86 Tabbladen in het projectregister .........................88 Facturering van projecten ..................................94

1

RELATIEBEHEER

RELATIEBEHEER In de module Relatiebeheer onderhoudt u de informatie van uw relaties. Hier vindt u zowel uw klanten, leveranciers als eventuele partners en privé-relaties. Een contact kan zowel als klant en als leverancier worden weergegeven door dit af te vinken. De relatiekaart bevat twee delen. In de bovenste helft van de kaart voert u de algemene gegevens van uw relatie in en bepaalt u tot welke categorieën uw relatie behoort. Met behulp van de categorieën kunt u uw relaties onderscheiden, zodat u bijvoorbeeld doelgericht materiaal kan toezenden. Het onderste deel van de relatiekaart bestaat uit verschillende velden waar u andere relevante informatie over uw relatie aangeeft, bijvoorbeeld contactpersoon, activiteiten, documenten, orders en facturen, boekingen en projecten.

Er zijn verschillende manieren om de gewenste relatie te vinden in de relatiekaart. U kunt bladeren met behulp van de pijlen in de bovenstaande werkbalk. Tevens kunt u gebruik maken van de functies zoeken en filteren. Met behulp van de knop Sorteren kunt u uw relaties sorteren op verschillende manieren, naar Naam relatie, Relatienr. of Leverancier. Kies het gewenste sorteercriterium met behulp de pijl rechts van de sorteringknop. Relatieoverzichtsvenster U kunt ervoor kiezen dat de relatielijst automatisch verschijnt wanneer u de relatiemodule opent. Dit is een handige functie wanneer u vaak naar verschillende relaties zoekt. Registreert u vaak nieuwe contacten dan is het handiger de functie uit te zetten.

2

RELATIEBEHEER

Klik op de knop Gebruikersinstellingen in de werkbalk en kies het tabblad Relatiekaart. Onder Overig kiest u voor de automatische opening van het relatieoverzicht bij opening van de relatiekaart.

De knop Status relatie geeft een overzicht van alle inkoop- en verkooptransacties tussen uw bedrijf en de relatie, naast andere belangrijke kerngetallen. Dit overzicht geeft u snel toegang tot de verkoophistorie van de relatie en kan bijvoorbeeld van pas komen wanneer u telefonisch contact heeft met de relatie. TAPI-knop: Wanneer u op de TAPI-knop klikt, draait het programma automatisch het betreffende telefoonnummer. Let op! Deze knop is alleen zichtbaar als u het relevante materiaal hebt geïnstalleerd. Het is vereist dat de drives TAPI 3.0 of hoger steunen, terwijl er ook een telefoon aangesloten moet zijn op de PC. Met Skype kun u uw contacten opbellen vanuit hun contactenkaart of bedrijfscontactenkaart. U kunt ook gesprekken ontvangen. Als voor het contact een Skype-naam en Skype-nummer geregistreerd is in het adresboek of het bedrijfsadresboek, worden de gegevens van dat contact geopend. Gesprekken met bestaande contacten worden gelogd als activiteiten, zodat u de gesprekkenhistorie voor dat contact later eenvoudig kunt opvragen. Door te klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteit en in welke modules de activiteit toegankelijk is. Een nieuwe relatie registreren? 1.

Klik op Nieuw.

2.

Schrijf de relatienaam in het bovenste veld.

3.

Registreer het relatieadres in het veld adres. - of Klik adres en schrijf de verschillende onderdelen van het adres in het venster. Indien u meer dan één adres wil registreren voor dezelfde relatie, doet u dat door middel van de pijlknop. In dit venster kunt u nieuwe adressen invoeren, bestaande adressen aanpassen/verwijderen en gewenste alternatieven kiezen.

4.

Voer het Telefoon- en Faxnummer van de relatie in. Gebruik de pijlknop indien u meer dan één nummer wil registreren.

5.

Registreer een E-mailadres.

6.

Kies een werknemer uit uw firma met Onze ref. Deze persoon zal verantwoordelijk zijn voor het contact met deze relatie. Om een werknemer te vinden in de afrollijst, dient u eerst deze persoon geregistreerd te hebben in het medewerkerregister.

7.

Vink het juiste relatietype aan: Klant, Leverancier, Partner of Privé. Het programma zal uw relatie een klantennummer toewijzen (ook als deze niet een klant is). Indien de relatie tevens leverancier is, zal de relatie ook een leveranciersnummer toegewezen krijgen. Keuzemogelijkheid:

8.

Specificeer uw relatie nader in Status, Branche en Categorie.

3

RELATIEBEHEER

Waarom een klanten leveranciernummer registreren? Bij het registreren van een nieuwe relatie vinkt u aan welke type uw relatie is. Zodoende kan een relatie zowel klant als leverancier zijn, zonder dat u deze twee maal hoeft in te voeren. Om een overzicht te krijgen van alléén klanten of leveranciers, kunt u de filter gebruiken om deze twee groepen te onderscheiden. Dan kunt u bijvoorbeeld het Overzicht van contactpersonen uit de Rapportmodule uitprinten, dat respectievelijk een overzicht geeft van klanten of leveranciers (of beide) afhankelijk van de gebruikte filter.

Notitie Het notitieveld is allereerst een vrije keuze veld Datum, tijdstip en gebruiker worden automatisch ingevuld, terwijl u zelf eventueel nuttige gegevens bij de betreffende relatie kunt invoeren. Een voorbeeld: 'NB: feedback geven op rapport bij volgende afspraak'. 1.

Typ uw notities direct in het notitieveld. --ofKlik op de icoon boven/onder het notitieveld om het veld uit te breiden. Voer uw notities in voor deze relaties.

2.

Verklein het veld naar de gebruikelijke grootte met nog een klik op de icoon. Het bovenste gedeelte van het notitieveld van de contactkaart bevat alle belangrijke gegevens van de relatie.

U kunt ook zoeken met behulp van notities. U kunt hierdoor relaties vinden met bepaalde termen of zinnen in het notitieveld.

Standaarddocument De knop Standaarddocument bevindt zich in het werkblad bovenin de relatiekaart. Met behulp van deze knop kunt u een sjabloon kiezen voor een standaard document voor de relatie. Wanneer u dit hebt gedaan, dan kunt u direct een standaard document afdrukken als de gegevens automatisch worden ingevoerd. Zo maakt u een standaarddocument aan voor een relatie 1.

4

Klik op de knop Standaard document.

RELATIEBEHEER

2.

Kies de gewenste sjabloon uit de lijst.

3.

Kies desgewenst een Contactpersoon uit de afrollijst.

4.

Klik op Afdrukken op het standaard document af te drukken. Alle relatiegegevens worden automatisch ingevoerd. Let op! Bij het gebruik van standaard documenten worden er documentkaarten en aangemaakt en de documenten zijn zowel in de documentmodule als via het tabblad Document toegankelijk.

Lees meer over documenten in het hoofdstuk Documenten.

Gebruikersinstellingen Relatiekaart Met behulp van de icoon Gebruikersinstellingen kunt u aanpassingen doen in het venster relatiebeheer. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen - Gebruiker Module-instellingen - Relatiebeheer. Hier vindt u de kolommen en tabbladen die u kunt gebruiken binnen relatiebeheer. Tevens kunt u standaardinstellingen kiezen voor nieuwe relaties. U kunt standaardwaarden invoeren in Onze ref., Status, Branche en Categorie. Voor een nieuwe relatie kunt u ook aangeven of deze als Klant, Leverancier, Partner of Privé. Een voorbeeld van een andere instelling is het automatisch kopiëren van het postadres naar lege adresvelden. Het venster bevat drie tabbladen: Standaardinstelling, Relatiekaart en Tabblad. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.

Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en worden er slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.

Klik op de knop van het gewenste alternatief. Wilt u het venster zelf aanpassen, kunt u dat in de tabbladen doen.

5

RELATIEBEHEER

Relatiekaart Hier voert u de standaardwaarden in voor nieuwe relaties. Standaardwaarden: Deze waarden worden automatisch in gevoerd als u een nieuwe relatie aanmaakt, waarmee u veel tijd bespaart. U kunt aangeven of de relatie Klant, Leverancier, Partner of Privé is. Tevens kunt u de standaardwaarden Onze ref., Status, Branche en Categorie aangeven. Let op: Door met de rechtermuisknop op de afrollijst van Status, Branche of Categorie te klikken kunt u de waarden in het standaardregister aanpassen. Overig: Hier kunt u kiezen:

of een inactieve relatie getoond wordt in het relatieoverzicht. of het relatieoverzicht automatisch wordt geopend als u de relatiekaart opent. of informatie over gebruiker en tijdstip wordt geregistreerd wanneer een Notitie wordt gemaakt. hoe het programma reageert als er een nieuw adres wordt geregistreerd bij een relatie. Hetzelfde geldt voor de verandering van een adres.

wat het programma doet wanneer u een nieuw adres registreert voor een relatie. De drie mogelijkheden zijn: Postadres automatisch kopiëren naar lege adresvelden, zelf kiezen welke adrestypen bijgewerkt moeten worden voor het adres, of Postadres nooit kopiëren naar andere adresvelden.

Tabbladen Hier kunt u aangeven welke tabbladen bij de relatiekaart zichtbaar zullen zijn. Onder Overig geeft u aan of Offerte, Order/Factuur of Inkoop incl. Btw moet worden weergegeven.

6

RELATIEBEHEER

Over het opzetten en onderhouden van relaties In het programma zit een vooraf gedefinieerde, zeer eenvoudige indeling van relaties, die u kunt gebruiken via de aanvinkvakjes voor klant, leverancier, partner en privé op de relatiekaart. Als een relatie zowel klant als leverancier is, vinkt u gewoon beide vakjes aan. Hiermee kunt u de contactinformatie bewerken voor zowel de relatie, de leverancier als de klant. Met behulp van Groepen kunt u uw relaties indelen, zodat deze in een later stadium makkelijker gefilterd kunnen worden. U kunt elke gewenste groep gebruiken om uw relaties nog grondiger te categoriseren om deze te kunnen filteren als u informatie op maat naar een specifieke groep klanten wilt sturen. U kunt relaties kiezen vanuit bepaalde groepen via de functie Filter. Deze vindt u op de werkbalk bovenaan op de relatiekaart en in de Rapportmodule. Status, Branche en Categorie onderscheiden de relaties voor rapporten, zoekacties en filterinstellingen. Ze maken allemaal deel uit van het standaardregister, d.w.z. dat u nieuwe opties kunt toevoegen door met de rechtermuisknop te klikken op de vervolgkeuzelijst en te kiezen voor Standaardregister wijzigen. Op de relatiekaart kunt u relaties koppelen aan een hoofdkantoor door op de Zoek-knop naast het veld Hoofdkantoor te klikken. Om een relatie aan een hoofdkantoor te kunnen verbinden, moet de relatie die het hoofdkantoor vormt als zodanig zijn gemarkeerd. Het gebruik van de hoofdkantoorfunctie kan handig zijn als u goederen wilt leveren aan één relatie en aan een andere wilt factureren. Via Aangepast veld kunt u uw relaties indelen op basis van uw eigen criteria, door relaties onder te verdelen in groepen die u zelf hebt gedefinieerd. Voor het aanmaken van een nieuwe groep in de vervolgkeuzelijst gaat u naar Instellingen - Bedrijf - Standaardregister en kiest u voor Aangepast veld. Onderhouden van het register Veel gebruikers bedenken, nadat ze een tijdje met het relatieregister hebben gewerkt of als ze nieuwe mogelijkheden nodig hebben, nieuwe manieren om hun relaties onder te verdelen. De wizard voor het wijzigen van waarden voor een selectie relaties is het ideale hulpmiddel voor het bijwerken en onderhouden van het relatieregister. U kunt er tegelijkertijd waarden mee wijzigen voor een selectie relaties. Zo kunt u bijvoorbeeld groepsvelden en aangepaste velden toevoegen of verwijderen, gemeenschappelijke waarden (zoals "Onze ref." of "Branche") aanpassen of de instellingen voor klanten en leveranciers wijzigen, zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, valuta en taal. De Outlook-integratie kan worden gebruikt ongeacht u voor het schrijven van uitgaande mails de editor van Outlook gebruikt of de interne editor van het programma. De integratie biedt u onder meer de mogelijkheid om inkomende en uitgaande e-mails automatisch of handmatig aan uw contacten te koppelen. U kunt e-mails en de agenda en takenlijst synchroniseren en kunt rechtstreeks vanuit outlook nieuwe contacten aanmaken. Non-actief Relaties die worden gebruikt in een ander deel van het programma kunnen niet worden verwijderd. Als u niet wilt dat een bepaalde relatie nog langer beschikbaar is, kunt u die relatie op non-actief zetten. Hiervoor selecteert u Ja in de vervolgkeuzelijst Non-actief op het tabblad Overige informatie.

7

RELATIEBEHEER

Geen verzendingen Sommige relaties willen geen bulkmail ontvangen, zoals informatie over speciale aanbiedingen per e-mail. Op het tabblad Overige info kunt u het vakje Geen verzendingen aanvinken. De relatie wordt dan niet meegenomen bij dit type marketingactiviteiten.

Groepen Met behulp van groepen kunt u een classificatie maken, die het eenvoudiger maakt uw relaties later te selecteren Hier kunt u de groepen gebruiken die u wilt, voor het nog beter categoriseren van de relaties, zodat u later de gewenste relaties kunt uitfilteren en hen op maat gemaakt materiaal kunt toesturen. Met behulp van de Filterfunctie kunt u uit relaties kiezen die in een enkele groep staan. U vindt deze functie in de werkbalk bovenaan de relatiekaart en in de Rapportmodule.

1.

Klik op de icoon links van het woord Groep om de relatie in één groep te registreren. - of Klik op de drie puntjes rechts onder aan het veld.

2.

U vindt een overzicht van alle Beschikbare groepen links in het venster Groep. Klik op de gewenste groep en zet deze over naar het veld Geselecteerd met behulp van de pijltoetsen tussen de twee velden. Tip! Nieuwe groupen maakt u aan in het standaardregister dat u vindt onder Beeld – Instellingen – Bedrijf - Standaardregister.

Aangepast veld Middels Aangepast veld kunt u uw relaties naar eigen wens classificeren 1.

Klik op de knop links van Aangepast veld - of - Klik op de knop met de drie stippen rechts onder het veld.

2.

8

Selecteer welk Veldtype u wenst uit de afrollijst en typ de Waarde van dit type in

RELATIEBEHEER

3.

het veld eronder. Het veldtype kan bijvoorbeeld zijn 'District' met de waarde 'Noord', of 'Aant. werknemers' met de waarde '15'.

4.

Klik op OK. Tip! Nieuwe aangepast velden maakt u aan in het standaardregister dat u vindt onder Beeld – Instellingen – Bedrijf - Standaardregister. Hier kunt u ook de alternatieven in de afrollijst Omschrijving aanpassen.

Waarden wijzigen van een selectie relaties U kunt de waarden wijzigen van een selectie relaties tegelijkertijd. U kunt bijvoorbeeld een groepsveld of aangepast veld verwijderen of toevoegen, gemeenschappelijke waarden (zoals Onze ref. of Branche) veranderen, of andere instellingen wijzigen voor klanten en leveranciers, betalingsvoorwaarden, leveringvoorwaarden, valuta en taal. De wizard bespaart u veel tijd bij dergelijke wijzigingen, omdat u niet elke contactkaart hoeft te openen om daarin de waarden te veranderen. Selecteer Beeld – Relatie - Bijwerken selectie relaties. Stap 1 – Eenvoudige of uitgebreide selectie Eerst kiest u of u een eenvoudige of uitgebreide selectie wilt maken.

Eenvoudige selectie brengt u direct naar het selectievenster waar u een filter instelt. Uitgebreide selectie geeft u de mogelijkheid een selectie aan te passen, een bestaande te openen, of een selectie aan te maken voor later.

U kunt meer lezen over Selectie in een apart hoofdstuk in het introductieboek “Installeren, instellingen, rapporten en selectie”.

9

RELATIEBEHEER

Stap 2 – Alleen voor uitgebreide selectie: Statische of dynamische selectie U kunt tussen twee typen selecties kiezen: dynamisch, die alle relaties haalt die aan de selectiecriteria voldoen, en statisch waarvan het resultaat opgeslagen en later gebruikt kan worden.

Dynamisch haalt de relaties/contactpersonen die aan de criteria van de selectie voldoen. Statische selectie geeft u de mogelijk de resultatenlijst aan te passen, door relaties te verwijderen of toe te voegen. Dit doet u in stap 4 van de wizard, die alleen beschikbaar is bij de statische selectie. Opgeslagen selectie openen: in stap 5 van de wizard kunt u uw selecties opslaan. Deze selecties kunt u uit onderstaande lijst kiezen, en opnieuw uitvoeren. Let erop dat u wel weer door de wizard gaat alsof u een nieuwe selectie aanmaakt en de al ingevulde velden eventueel aanpast. Waneer u een selectie kiest dan krijgt u een overzicht over: Aantal treffers laatste keer dat selectie is gebruikt: door de selectie in de lijst te selecteren, verschijnt het aantal relaties dat binnen de selectie viel.

Klik op Volgende. Stap 3 - Selectiecriteria In het tabblad Standaard kunt u in de afrollijst Selectieformulier kiezen uit verschillende sets met criteria. U kunt ook criteria kiezen in meerdere selectieformulieren. Alle criteria die u hier aangeeft worden opgenomen in de selectie. Afhankelijk van welk selectieformulier u kiest, kunt u ook de selectie van contactpersonen sturen. U kunt aangeven hoeveel Contactpersonen u voor elke relatie wilt meenemen. Wanneer u meerdere contactpersonen per relatie kiest, dan zal de selectie meerdere keren herhaald worden voor een relatie. Wanneer u selectiecriteria aangeeft voor Contactpersoon, dan kunt u kiezen voor Alleen relaties selecteren die contactpersonen hebben inbegrepen die aan de selectiecriteria voldoen. Relaties zonder contactpersonen die aan de criteria voldoen worden uitgesloten voor selectie, ook al voldoet de relatie aan de criteria. Geef de criteria voor de selectie op gebruikelijke wijze. U kunt meer lezen over Selectie in een apart hoofdstuk in het introductieboek “Installeren, instellingen, rapporten en selectie”. Tip! Om te voorkomen dat klanten geregistreerd met “Geen verzendingen” meegenomen worden in de selectie, gebruikt u Uitgebreid om relaties met “Geen verzendingen” uit de selectie te houden. Een uitgebreide selectie geeft u aan in het tabblad Uitgebreid. Klik op Volgende. Stap 4 – Relaties/Contactpersonen toevoegen Deze stap ziet u alleen als u voor statische selectie hebt gekozen, een geeft een lijst van alle relaties en contactpersonen die binnen de selectie vallen. De lijst kan op de volgende manieren aangepast worden:

10

Relatie toevoegen: klik op deze knop en kies een nieuwe relatie uit de lijst. Let erop dat contactpersonen niet in deze lijst weergegeven worden, ook al hebt u dit welk aangegeven

RELATIEBEHEER

bij stap 2. Als u contactpersonen wenst toe te voegen, dan moet u voor elke relatie Contactpersoon toevoegen kiezen.

Contactpersoon toevoegen: Klik op deze knop en kies een nieuwe contactpersoon uit de lijst. De contactpersoon en bijbehorende relatie zullen nu binnen de selectie vallen. Uit selectie wissen: vink het hokje rechts van de relatie aan om deze te verwijderen en klik op Wissen.

Klik op Volgende. Stap 5 – Selectie opslaan Deze stap wordt alleen getoond bij de keuze van Uitgebreide selectie in stap 1. Als u deze selectie vaak zal gebruiken, dan is het aan te raden de selectie op te slaan. Als u een bestaande selectie hebt aangepast, maar de oude nog wilt blijven gebruiken, dan kunt u kiezen voor Opslaan als nieuw.

Kies Opslaan of Opslaan als nieuw als u een bestaande selectie hebt aangepast. Geef de selectie een Naam en een Omschrijving dat u helpt om de selectie later terug te vinden bij stap 1. Selectie alleen door mij te veranderen is relevant waneer u met meerdere gebruikers het programma gebruikt. De opgeslagen selectie zal in de lijst alleen voor u en niet voor andere gebruikers beschikbaar zijn.

Klik op Volgende. Stap 6 – Wat wilt u met de selectie doen? Maak een keuze en klik op Voltooien om de handeling door te voeren. U kunt statusvelden / andere relatiegegevens wijzigen, groepvelden en eigen gedefinieerde velden toevoegen of verwijderen.

11

RELATIEBEHEER

Statusvelden / andere relatiegegevens wijzigen: Hier kunt u de gemeenschappelijke waarden of instellingen voor de selectie van klanten of leveranciers bijwerken. In het tabblad Gemeenschappelijke waarden kunt u onze ref., status, branche, categorie, en afdeling veranderen, de relatie op non-actief stellen, of kiezen dat een relatie geen verzendingen meer krijgt (dit vinkt het hokje Geen verzendingen in het tabblad Overige aan in de relatiekaart). Bij Instellingen voor klanten kunt u de zakelijke voorwaarden voor de klant aanpassen, zoals betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, leveringswijze, herinneringen, kredietstop enz. De instellingen in de relatiekaart worden hierdoor gewijzigd, in het tabblad instellingen. Hetzelfde kunt u doen bij Instellingen voor leveranciers voor de zakelijke de voorwaarden voor leveranciers. De instellingen in de relatiekaart worden hierdoor gewijzigd, in het tabblad instellingen. Groepvelden toevoegen/verwijderen U krijgt hier een venster met alle beschikbare groepen. U verwijdert of voegt velden toe door een groepveld te selecteren in het vak Beschikbaar en de klikken op de pijlknop. De groep wordt dan overgebracht naar het vak Geselecteerd. Eigen gedefinieerde velden toevoegen/verwijderen Kies eerst of u wilt toevoegen/wijzigen of verwijderen. Om eigen gedefinieerde velden bij te werken kiest u het veldtype in de afrollijst, en daarna welke waarde u wilt wijzigen. U kunt een eigen gedefinieerd veld elke keer bijwerken met behulp van deze wizard. Als u een eigen gedefinieerd veld wilt verwijderen, kiest u het betreffende veld in de afrollijst. Klik op Volgende. Let op! Als u op Annuleren klikt, wordt de selectie niet opgeslagen, ook al hebt u dit aangegeven in stap 5. Stap 7 – Aanmaken van rapport Druk eventueel een rapport af van de relaties met nieuwe waarden. Het rapport geeft een overzicht van de veranderingen, en voor welke relaties dit geldt. Het rapport kunt u op het scherm zien of naar een printer zenden. Klik op Volgende om het rapport aan te maken. Klik op Voltooien om de veranderingen door te voeren.

12

RELATIEBEHEER

Hoofd-/bijkantoor In de relatiekaart kunt u nieuwe relaties aanmaken voor het hoofdkantoor door op de Zoekknop bij Hoofdkantoor te klikken. Om een relatie aan het hoofdkantoor te koppelen, moet de relatie hoofdkantoor hiervoor gemarkeerd zijn. Het kan nuttig zijn de functionaliteit voor hoofdkantoor te gebruiken wanneer u aan verschillende klanten goederen wil leveren en facturen versturen. Een hoofdkantoor aanmaken 1.

Kies Beeld, ga naar Relatie en klik op Relatiebeheer.

2.

Vindt de klant die hoofdkantoor zal zijn.

3.

Ga naar het tabblad Instellingen.

4.

Klik op Klant.

5.

Kies Ja in de afrollijst voor Hoofdkantoor.

Zo koppelt u een klant aan het hoofdkantoor 1.


2.

Vindt de klant die u aan het hoofdkantoor wenst te koppelen.

3.

4.

Klik op de Zoek-knop en selecteer het gewenste hoofdkantoor. Klik op OK.

Antwoordt Ja indien de betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, leveringswijze en kortingen van het hoofdkantoor ook gelden voor deze relatie. Antwoordt Nee als u voor het bijkantoor eigen voorwaarden wil invoeren. Voor klanten die geregistreerd zijn als hoofd- of bijkantoor krijgt u een overzicht van de relaties als u op de icoon voor hoofdkantoor en bijkantoor klikt. In het overzicht Hoofd/Bijkantoor kunt u een kantoor selecteren en klikken op Ga naar.

Instellingen voor Bijkantoor In het tabblad Instellingen onder de knop Klant kunt u aangeven of facturen verstuurd moeten worden naar het factuuradres van de relatie of die van het hoofdkantoor. Debiteuren/Crediteurentransacties worden dan overgebracht naar de relatie of het hoofdkantoor, afhankelijk van welke keuze u maakt. Het is mogelijk een factuuradres handmatig over te schrijven bij het aanmaken van een nieuwe order, maar wees erop bedacht dat overige Debiteuren/Crediteurentransacties nog steeds naar het hoofdkantoor verstuurd worden wanneer u dit bij instellingen hebt aangegeven. Voor goederenlevering kunt u ook aangeven of dit gedaan wordt op het leveringsadres van de relatie of op het leveringsadres van het hoofdkantoor.

13

RELATIEBEHEER

Let op! Alleen hoofdkantoor selecteren bij een relatie die hoofdkantoor is, niet bijkantoren die aan een hoofdkantoor gekoppeld zijn.

Tabbladen in relatiebeheer

Verschillende manieren om tabs en modules te gebruiken Mamut geeft u de flexibiliteit te bepalen hoe u de tabs in Relatiebeheer wenst te gebruiken. Er is niet één correcte manier om deze tabs te gebruiken. U kunt zelf bepalen wat het beste is voor u. Hier zijn twee verschillende manieren waarop u de tabs kunt gebruiken: Nieuwe gegevens invoeren binnen de tabs in Relatiebeheer De knop Nieuw binnen een tab kan fungeren als een snelkoppeling naar de overeenkomstige module. Wanneer u bijvoorbeeld op Nieuw klikt binnen de tab Order/Factuur dan opent automatisch de Order/Factuur module en de contactinformatie op de order is direct uit het relatieregister opgehaald. Op deze manier creëert u nieuwe orders vanuit de Relatiebeheer module, via de tab Order/Factuur. Nieuwe gegevens invoeren vanuit andere modules De andere manier waarop u gegevens kunt invoeren is door direct naar de modules te gaan en de gegevens daar in te voeren, in plaats van deze in te voeren via de Relatiebeheer tabs. Wanneer u op deze manier zou werken, dan zou u bijvoorbeeld een nieuwe order registreren via de module Order/Factuur (onder Beeld /Offerte/Order/Factuur en dan Order/Factuur). Dit zou bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u voornamelijk orders registreert en niet zozeer vanuit de gegevens van een bepaalde relatie werkt. U kunt de tabs binnen de relatiekaart dan gebruiken voor een overzicht van de activiteiten, documenten en orders die gekoppeld zijn aan deze relatie.

14

RELATIEBEHEER

De uitzonderingen op deze manier van werken vormen de tabs Contactpersonen, Overige info en Instellingen, aangezien deze tabs direct gerelateerd zijn aan de Relatiebeheer module en niet toegankelijk zijn via andere modules.

Contactpersonen In het tabblad Contactpersonen registreert u gegevens van de personen waarmee u contact hebt, of de persoon die u kent in het betreffende bedrijf. Dit geeft u een overzicht dat het vereenvoudigt de juiste persoon waarmee u wilt spreken of naar wilt verwijzen te vinden. De personen die u hebt aangevinkt als Standaard worden vetgedrukt bovenaan de lijst weergegeven. De contactpersonen die als Non-actief aangevinkt zijn, verschijnen in het grijs onderaan de lijst. De personen die niet Standaard of Non-actief zijn, worden in de volgorde van registratie in de lijst geplaatst. Door op Nieuw te klikken kunt u nieuwe contactpersonen aanmaken en door op Bewerken te klikken kunt u bestaande contactpersonen wijzigen. Tevens kunt u een e-mail versturen naar de contactpersoon door op E-mail verzenden te klikken.

Activiteiten Op het tabblad Activiteiten worden activiteiten geregistreerd die verbonden zijn aan de betreffende relatie. Hier registreert u alle informatie die met de activiteit te maken heeft, zoals contactpersoon, project, duur/type, verantwoordelijke persoon in uw bedrijf, enz. De activiteiten die geregistreerd worden kunnen bijvoorbeeld vergaderingen, demonstraties, telefoongesprekken, e-mail, leveringsvoorwaarden en prijsoffertes zijn. In de afrollijst Type kunt u het type activiteit filteren die u op het tabblad wenst te lezen. U kunt ook kiezen voor Alle, Voltooid en Niet voltooid. Indien na verloop van tijd veel activiteiten geregistreerd zijn bij een relatie, kunt u de lijst filteren door een keuze te maken in de afrollijst Type.

Documenten De tab Documenten geeft u overzicht van alle documenten, die verbonden zijn aan de relatie. Deze documenten kunnen o.a. een brief, notulen, contracten en faxen zijn. Alle documenten die u creëert op deze tab zal ook toegankelijk zijn in de module Document. Op deze tab kunt u ook informatie over nieuwe en bestaande relaties bewerken. Met behulp van de knop Koppel kunt u documenten invoeren bij uw relatie. Door met de rechter muisknop op een document te klikken, kunt u het document openen, uitprinten, versturen per e-mail of fax of een document invoegen. Tip! Wanneer u een gekoppeld document aanmaakt en een relatie, gekoppeld aan dit document, probeert te verwijderen, dan krijgt u een waarschuwing dat u het document bij alle gekoppelde relaties wordt verwijderd. Hiermee krijgt u de mogelijkheid het proces te onderbreken, wanneer u dit niet wenst. Zo maakt u een nieuw document aan vanuit het tabblad documenten 1. 2.

Klik op Nieuw. Het venster Nieuw document verschijnt nu. Voer de Titel en Auteur van het document in. De datum verschijnt automatisch.

15

RELATIEBEHEER

3.

Kies ook aan welke Contactpersoon en welk Project het document gekoppeld is.

4.

De relatie wordt automatisch ingevoerd wanneer u een document aanmaakt in het tabblad Documenten. Wanneer u een document wilt aanmaken dat aan meerdere relaties gekoppeld is, dan moet u deze aanmaken vanuit de Documentmodule (Beeld/Document). Hier is namelijk de knop Aanmaken/Samenvoegen actief (zolang u een document geregistreerd hebt in het programma). Via deze knop koppelt u een selectie van relaties aan het document.

5.

Maak een keuze in de afrollijst Type, met betrekking tot het type document dat u registreert.

6.

Kies een documentsjabloon in de afrollijst -of- Klik op de Zoek-knop aan de rechterzijde om de juiste sjabloon te vinden. U kunt ook uw eigen sjabloon aanmaken via Beeld - Document Documentsjabloon.

7.

Het document krijgt automatisch een naam, maar deze kunt u veranderen in het veld Naam document. Controleer of het juiste Programma is geselecteerd. U kunt een document aanmaken in Microsoft Word, Excel, PowerPoint en Project.

8.

Het veld Gegevensmap laat zien waar het document is opgeslagen. Als u dit wilt veranderen dan klikt u op de zoek-knop en bladert u tot de gewenste locatie.

9.

Wanneer u alle gegevens geregistreerd hebt, klikt u op Aanmaken/Samenvoegen. Importeren van documenten U kunt documenten importeren met behulp van een speciale knop. Lees meer over het importeren van documenten in een eigen alinea.

Order/Factuur Het tabblad Order/Factuur in het relatieoverzicht is alleen toegankelijk voor de relaties die als klanten geregistreerd zijn. Op de tab wordt een overzicht getoond van orders en facturen die geregistreerd zijn bij de relaties. Het is mogelijk een nieuwe Order aan te maken door op Nieuw te klikken of een bestaande order aan te passen door op Bewerken te klikken. Het tabblad Order/Factuur toont een overzicht van nieuwe orders en facturen die voor een relatie geregistreerd zijn. U kunt de Nieuw-knop gebruiken als een snelkoppeling naar de Order/Factuur-module: door op Nieuw te klikken wordt de Order/factuur-module automatisch geopend, met de relatiegegevens geregistreerd bij de order. U kunt met andere woorden een order aanmaken vanuit het tabblad Order/Factuur in de Relatiemodule. Status! De afrollijst Status op de tab Order/Factuur werkt als een filter. De keus die u hier maakt, bepaalt wat getoond zal worden op de tab. Selecteert u bijvoorbeeld Factuur, dan zal de tab slechts de facturen weergeven, die geregistreerd zijn bij de relatie en niet de andere verkooptransacties zoals niet-verwerkte orders en creditnota.

Offerte De tab Offerte is toegankelijk voor de relaties die als klanten geregistreerd zijn. Het tabblad biedt u een overzicht van offertes die geregistreerd zijn bij uw relaties. In het tabblad Offerte kunt u zowel nieuwe offertes als vaste offertes invoeren. Dit doet u door met het pijltje naast de knop Nieuw het type offerte te kiezen.

16

RELATIEBEHEER

Status: De afrollijst Status op de tab Offerte werkt als een filter. De keus die u hier maakt, bepaalt wat getoond zal worden op de tab. Selecteert u bijvoorbeeld Vaste offerte, dan zal de tab slechts de offertes met deze status weergeven. Tip! De offertelijst is gesorteerd op datum, de meest recente bovenaan en de oudste onderaan.

Boekingen Het tabblad Boekingen laat alle in het grootboek geboekte transacties van alle klanten en leveranciers zien. Indien de relatie een klant is, worden alle tegoeden weergegeven; bij crediteuren uw schulden. Wanneer de relatie zowel klant als leverancier is, kunt u kiest welk overzicht u wilt bekijken. Het tabblad kan als een beknopt rekeningoverzicht beschouwd worden. In het tabblad kunt u creditnota’s registreren, als ook openstaande posten vereffenen. U kunt ook nieuwe facturen boeken. Let u op dat alle transacties die u hier registreert direct in het grootboek geboekt worden.

Tip! Voor een overzicht van alle openstaande bedragen, raden wij aan de Debiteuren- en crediteurenadministratie te gebruiken, een register waarin alle klanten en leveranciers zijn opgenomen. U kunt bovendien vanuit deze module herinneringen, incassoberichten en renteberekeningen aanmaken. Registreren van een betaling via het tabblad boekingen in het relatieregister 1. 2.

Kies uit het overzicht de transactie(s) die gecrediteerd moeten worden. Klik op Betalen.

3.

Controleer of de Datum betaling klopt.

4.

Kies bij Rekening de betalingsvorm die is gebruikt. Elke keuze wordt verbonden met een specifiek boekstuk en grootboekaccount dat wordt belast. Deze alternatieven kunt u aangeven onder Administratieve instellingen.

17

RELATIEBEHEER

5.

Voer het Bedrag in indien het niet overeenkomt met de factuur.

6.

Vul eventueel een Boete in de speciale kolom. Dit bedrag wordt geregistreerd bij de individuele rekening en niet bij Vorderingen.

7.

Klik op OK. Het boekstuk wordt geregistreerd in het grootboek.

Inkoop Het tabblad Inkoop wordt geactiveerd voor relaties die als leverancier zijn geregistreerd. Hier kunt u uw inkopen bij deze leverancier bekijken. Het geeft een overzicht van de inkopen die geregistreerd zijn bij de betreffende relatie. De nummers van de bestelopdracht, referentie van de leverancier, totaal, valuta, status, leveringsdatum, besteldatum, als ook Onze Ref. worden hier aangegeven. U kunt de inkopen met verschillende statussen filteren. Dit geeft u een snel en eenvoudig overzicht over alle inkopen die u hebt gedaan bij deze leverancier. U kunt ook nieuwe inkopen aanmaken vanuit dit tabblad door op Nieuw te klikken. Dan wordt de inkoopmodule geopend met een nieuwe inkoopkaart die automatisch ingevuld is met de gegevens van de leverancier uit het relatieregister. U kunt ook een bestaande bestelopdracht bewerken door deze te selecteren op Bewerken te klikken. De betreffende bestelopdracht wordt dan geopend en u kunt de gewenste wijzigingen aanbrengen. Status! De afrollijst Status fungeert als een filter. Uw keuze bepaalt wat er in het venster zichtbaar zal zijn. Kiest u bijvoorbeeld Ontvangen, dan zullen er uitsluitend bestelopdrachten met deze status worden weergegeven.

Urenregistratie Het tabblad Urenregistratie is toegankelijk voor de relaties die als klanten geregistreerd zijn. Het tabblad biedt u een overzicht van de urenstaten die geregistreerd zijn bij uw relaties. Het is mogelijk de tijdlijnen te bewerken via het tabblad, maar nieuwe tijdlijnen moeten worden aangemaakt in de module Urenregistratie.

18

RELATIEBEHEER

Status! De afrollijst Status werkt als een filter. De keuze die u hier maakt, bepaalt wat getoond zal worden op de tab. Urenregistratie wordt uitvoeriger beschreven in het introductieboek “Administratie, logistiek en personeel”.

Artikel Het tabblad Artikel is actief voor de relaties die geregistreerd zijn als leverancier. Hier hebt u een overzicht van alle artikelen die door de leverancier geleverd worden. U kunt gemakkelijk o.a. prijs en beschikbaarheid van eigen voorraad controleren, en u kunt artikelen toevoegen, wijzigen of verwijderen. In de kolommen kunt u uw artikelnummer en –naam zien, het artikelnummer en –naam van de leverancier, de inkoopsprijs, valuta en de beschikbaarheid van eigen voorraad. U kunt ook bepaalde artikelgroepen uitfilteren.

Nieuw. Deze opent een artikellijst zodat u een artikel voor de leverancier kunt toevoegen. Als u een artikel geselecteerd heeft en op OK klikt, krijgt u een venster te zien waar u meer details over het artikel kunt invoeren, zoals het artikelnummer van de leverancier en de inkoopsprijs. Bewerken. Door een artikel te markeren en op Bewerken te klikken krijgt u het venster met gedetailleerde informatie te zien en kunt u bijvoorbeeld het artikelnummer en de inkoopsprijs bewerken. Wissen. Klik hier om de leverancierkoppeling voor het gemarkeerde artikel te verwijderen. Ga naar artikelkaart. Als u een artikel markeert en aanklikt, opent de artikelkaart voor het gemarkeerde artikel. Artikelgroep: U kunt selecteren om een artikelgroep per keer te tonen of alle artikelgroepen tegelijk. Het keuzeoverzicht werkt als een filter zodat u makkelijker het gezochte artikel kunt vinden. Lees meer over Artikel in het aparte hoofdstuk.

Project Onder de tab Project worden alle projecten getoond waar de relatie aan deel neemt. Als u bijvoorbeeld een informatiebrief zult versturen met een project, dan kunt u een gerelateerde brief creëren en de filter instellen op alle relaties die verbonden zijn aan het actuele project.

19

RELATIEBEHEER

Let op! U hebt slechts toegang tot actieve projecten binnen deze tab. Een project is in principe actief, maar kan als non-actief worden aangevinkt in de afrollijst Non-actief in de projectkaart. Indien een relatie verbonden is aan verschillende projecten, kunt u een standaard project kiezen van de afrollijst Standaard project op dezelfde tab Project. Dit project zal dan voorstellen om alle activiteiten en documenten te verbinden aan de relatie. Lees meer over Project in het aparte hoofdstuk.

Overige info Op de tab Overige info kunt u vaststellen welke afdeling en welke medewerker (referentie) het meeste contact heeft met de relaties.

Ook al kunt u niet een relatie verwijderen die nog actief is in andere delen van het programma, toch kunt u de relatie op non-actief stellen wanneer deze niet meer relevant is. Kies in dat geval Ja in de afrollijst Non-actief. Wanneer u dit hebt gedaan krijgt u de vraag of u de contactpersoon ook op non-actief wilt stellen. U kunt er dus voor kiezen de contactpersoon actief te houden, ook al heeft u geen contact meer met de relatie. Wanneer u wilt dat de relatie actief is, dan kiest u Nee in de afrollijst Non-actief. Vink het hokje Geen verzendingen aan als de relatie geen post wil ontvangen. U kunt later deze relaties filteren met de functie Zoeken/Selectie. Andere informatie over de relatie die u hier kunt invoeren: website, taal, type relatie, KvK nr., BTW nr. en Rekeningnummer. U komt direct naar het internetadres door op de knop Ga naar webpagina te klikken. Als u op deze knop klikt dan wordt de browser geopend op de betreffende website. Onderaan de tab ziet u wanneer u de relatie hebt aangemaakt en voor het laatst heeft aangepast.

Instellingen In het tabblad Instellingen kunt u de instellingen voor Klant, Leverancier en Debiteuren/Crediteuren invoeren. U kunt de instellingen op maat maken voor iedere relatie. De informatie die u hier registreert is belangrijk, daar deze naar de module Order/factuur wordt ingevoerd wanneer u een nieuwe order bij een relatie creëert. Welke instellingen toegankelijk zijn, is afhankelijk van of de relatie een klant of een leverancier is.

20

RELATIEBEHEER

Instellingen Klant Door de Klant-knop specificeert u de instellingen voor de relaties met de klantenstatus, zoals de taal waarin u communiceert, de valuta waarin de klant betaalt, en of de klant BTW dient te betalen of niet.

Selecteer Betalingsvoorwaarden, Leveringsvoorwaarden, Leveringswijzen en BTW met betrekking tot deze klanten. De alternatieven die u selecteert, zullen dan standaard verschijnen, iedere keer dat u een order voor de klant creëert.

Selecteer op welke wijze de relatie de order/ factuur zal ontvangen, in de afrollijst Afdrukmedium voor order/factuur. Wenst u orders en facturen per e-mail te versturen, dan dient u Microsoft Outlook als standaard e-mailprogramma te gebruiken en het emailadres van de relatie daar ingevoerd hebben . Geeft u de relatie een vaste korting op alle orders, dan typt u het percentage in het veld Orderkorting in %. De procenten die u hier registreert, zullen daardoor berekend worden in de prijs van de order. Selecteer de gewenste valuta voor de factuur in de afrollijst Valuta. De valuta die u aanvankelijk ziet in de afrollijst is de valuta die u gekozen heeft voor uw bedrijfsdatabase. De valuta die u hier selecteert wordt automatisch doorgevoerd naar de module Order/Factuur. Onthoudt dat u de valuta kunt doorvoeren bij het aanmaken van nieuwe orders. Selecteer Ja in de afrollijst Verzamelfactuur als u deze optie wil benutten. Orders die u creëert in de module order/ factuur zullen de status van Niet-verwerkte verzamelorder krijgen. Selecteert u Nee, dan zal de nieuwe order in de module verkoop/ facturering de status van Niet-verwerkte order worden. Onthoudt dat u dit te allen tijde kunt toepassen op elke afzonderlijke order. In de afrollijst Automatisch statusbestand wordt u aangeraden om Ja te kiezen. Deze functie helpt u om de klanten op de hoogte te houden van de status van de orders, die zij via de webshop hebben geplaatst. Elke keer als u de status van een order, geïmporteerd uit de webshop, wijzigt, zoals van onverwerkte order naar factuur Kies Ja of Nee, met betrekking tot de klant die wel of niet Toeslagen betaalt. Indien meerdere van uw klanten onderdeel zijn van dezelfde keten, kan het gewenst zijn om het hoofdkantoor te factureren voor alle verkopen. Indien de relatie zelf een dergelijk Hoofdkantoor is, selecteert u Ja in deze afrollijst. Dan zullen andere relaties geregistreerd kunnen worden met deze relatie als hoofdkantoor.

21

RELATIEBEHEER

Instellingen Leverancier Indien de relatie als leverancier geregistreerd is, zal de Leveranciers-knop actief worden. Daarmee kunt u de inkoopvoorwaarden bij deze leveranciers vaststellen.

Registreer de regels die u wenst voor de Betalingsvoorwaarden, Leveringsvoorwaarden, Leveringswijzen, Valuta voor inkopen, alsook welke Btw-voorwaarden gelden. Alle inkoop die u doet van deze relatie, zal dan geregistreerd worden met deze voorwaarden, maar de inlichtingen kunnen in ieder geval overschreven worden.

Hebt u een afspraak over vaste kortingen met leveranciers, dan vult u het veld Kortingovk % in. Deze zal zo automatisch berekend worden bij nieuwe inkoop. Selecteer ook hoe de totalen afgerond gaan worden in de afrollijst Afronden. Indien u twee leveranciers heeft van hetzelfde product, wilt u uiteraard gebruik maken van degene die de meest gunstige prijs vraagt. In het veld Classificatie Leverancier kunt u een classificatie meegeven van de hoogste, 1 AAA, tot de laagste, 5C. De waardering die u geeft zal toegankelijk zijn in de inkoopmodule indien u meerdere leveranciers heeft om uit te kiezen. U kunt de classificatiewaarden veranderen door met de rechtermuisknop in het veld van Classificatie Leverancier te klikken en Standaardregister te kiezen. Typ het eigen klantennummer in, bij de leverancier in het veld Ons klantnr. als een eenvoudige referentie voor de leverancier. In het veld Tegenrekening Inboeking kunt u een standaard rekening instellen die altijd gebruikt zal worden in bijlageregistratie van inkomende facturen.

Instellingen Debiteur/Crediteur In de instellingen voor Debiteur/Crediteur past u onder andere klanten leverancierskrediet aan, en geeft u eventuele aanmaningskosten aan.

22

Stel een grens in voor het Krediet klant en Leverancierskrediet in de respectievelijke velden. U zult dan een bericht ontvangen dat de grens overschreden wordt wanneer u tracht een order / factuur te registreren/ factureren nadat de grens bereikt is. U kunt ook een Kredietstop instellen op een klant of leverancier. Deze fungeert op dezelfde wijze als de ingestelde grens voor het klanten-/ leverancierskrediet. De relatiekaart zal ook gemarkeerd worden met een symbool voor het niet verleende krediet. Geef aan of de klant een Herinnering toegestuurd dient te krijgen en tot welke groep deze behoort.

RELATIEBEHEER

Kies Factoring in het veld Herinnering indien de vorderingen bij deze klant naar factoring gestuurd moet worden. Wilt u zelf de herinnering dan kiest u Herinnering. Internet bankieren en betaling gebeurt normaliter naar rekening 1510 voor Klantenvorderingen en 2410 voor Leveranciersschulden. U kunt dit wijzigen door een andere rekening te kiezen.

Tip! In meerdere afrollijsten kunt u met de rechtermuisknop klikken en het Standaardregister wijzigen. Relatie-instellingen E-commerce Met behulp van dit venster beheert u van iedere relatie de toegang tot de met wachtwoord beschermde websites. Aangemelde gebruikers worden over het algemeen al goedgekeurd tijdens de routine Website gegevens ophalen, maar u kunt hier desgewenst de goedkeuring of afwijzing aanpassen. Zo verandert u de status 1.

Zoek de relatie op waarvan u de status wilt wijzigen.

2.

Klik Website… in het tabblad Instellingen. U krijgt nu een overzicht over alle toegangen die de relatie heeft tot de websites van de bedrijfsdatabase.

3.

Markeer de toegangsoptie die u wilt wijzigen en klik Bewerken. U beschikt nu over de volgende instellingen:

23

RELATIEBEHEER

4.

Selecteer website: Wanneer u zelf de toegang aanmaakt, kunt u een keuze maken uit alle websites die in de bedrijfsdatabase zijn geregistreerd.

5.

E-mail (Gebruikersnaam): Laat het e-mail adres zien dat de gebruiker als gebruikersnaam heeft opgegeven. Indien de gebruiker een fout heeft gemaakt, kunt u dat hier corrigeren.

6.

Wachtwoord: Het wachtwoord kan door de gebruiker zelf op uw website worden gewijzigd. Indien de gebruiker het wachtwoord is vergeten, kan hij/zij dit zelf via de website opvragen. Voor alle zekerheid is het wachtwoord eveneens in dit venster weergegeven.

7.

Account status: Afhankelijk van de eisen die u stelt aan de acceptatie van nieuwe klanten, krijgen de klanten automatisch de volgende status:

8.

Automatische goedkeuring: Alle bezoekers krijgen automatisch de status ‘Goedgekeurd’.

9.

Handmatige goedkeuring: Alle bezoekers krijgen automatisch de status 'In behandeling’, behalve wanneer u ze goedkeurt bij de Sitegegevens ophalen. U kunt ook in dit venster meteen de status wijzigen naar ‘Goedgekeurd’.

10. U kunt, indien u daar reden toe zou hebben, eveneens de status wijzigen naar 'Geweigerd' voor eerder goedgekeurde klanten. 11. Klik op OK. 12. U kunt nu de wijzigingen Bijwerken op de server van Mamut. 13. De relaties waarvan u nu de status hebt gewijzigd zullen nu automatisch een e-mail hierover ontvangen. U kunt de tekst van deze e-mail bewerken in het venster Website-instellingen.

24

RELATIEBEHEER

Contactpersoon In de module Contactpersoon kunt u de personen registreren met wie u contact heeft bij uw klanten en leveranciers. Registreert u een contactpersoon hier, dan wordt het eenvoudig om de persoon waar u mee zult spreken / aan zult refereren te vinden in verschillende situaties.

De module Contactpersoon wordt geopend als een zelfstandige module door Beeld te kiezen, naar Relatie te gaan en op Contactpersoon te klikken, maar het is ook mogelijk dubbel te klikken op een contactpersoon verbonden aan een relatie. In het bovenste gedeelte van het venster vult u de Voornaam, Tussenvoegsels en Achternaam van de contactpersoon in. Indien u bij gebruikersprofiel heeft gekozen om het adres van de relatie tevens te gebruiken voor de contactpersoon, zal het adres automatisch worden weergegeven. Als u een ander adres wilt registreren voor de contactpersoon, dan doet u dit direct in het adresveld of door op de knop Adres te klikken. Gebruikersinstellingen!

U kunt Kolom voor tussenvoegsel weergeven kiezen bij Gebruikersinstellingen in het tabblad Contactpersoon onder Overig.

In de velden Telefoonnummer, Fax, Mobiele tel. en e-mail voert u het directe telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon in. U kunt ook een foto van de contactpersoon invoeren. Dit doet u door op de knop Afbeelding invoegen te klikken. De foto moet een JPEG of BMP-format zijn. Overige informatie die ingevuld kan worden voor de contactpersoon is Initialen, Functie, Titel en Aanhef. Aangepast veld, Groep en Notitie fungeren op dezelfde wijze als in de relatiekaart.

25

RELATIEBEHEER

Door te klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteit en in welke modules de activiteit toegankelijk is. Welke tabbladen zichtbaar zijn in de contactpersoonmodule is hangt samen met de status van contactpersoon als klant en/of leverancier en met de tabbladen die u in gebruikersprofiel aangevinkt heeft.

Overige info In het tabblad Overige info kunt u in de afrollijst Onze ref. kiezen welke afdeling en welke medewerker als standaard referentie fungeert voor een contactpersoon. Indien u een contactpersoon als standaard contactpersoon wilt invoeren voor een relatie kunt u Standaard aanvinken. De persoon zal automatisch verschijnen bij het aanmaken van bv. nieuwe activiteiten of orders. U kunt eventueel de geboortedatum en ID-nummer van de contactpersoon invullen. In het veld WWW kunt u het website adres van de contactpersoon invoegen. U kunt dan de betreffende website openen met behulp van de knop Ga naar webpagina. In de afrollijst Non-actief klikt u Ja om een persoon als inactief weer te geven. Dit kan relevant zij als desbetreffende contactpersoon niet meer werkzaam is bij de relatie.

Gebruikersinstellingen: Contactpersoon Met behulp van de icoon Gebruikersinstellingen kunt u aanpassingen doen in het venster contactpersoon. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld – Instellingen – Gebruiker – Module-instellingen – Contactpersoon. Het venster bevat drie tabbladen Standaardinstelling, Contactpersonen en Tabblad. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.


Klik op de knop van het gewenste alternatief. Wilt u het venster zelf aanpassen, kunt u dat in Tabblad doen. Contactpersonen Hier voert u de standaardwaarden in voor nieuwe contactpersonen. U kunt aanvinken of de contactpersoon het adres zal krijgen van de relatie en hoe adreswijzigingen van de relatie de status van de contactpersoon beïnvloedt.

26

RELATIEBEHEER

U kunt ook aangeven of u het aangepaste velden en groepsvelden van uw relatie wilt kopiëren en bepalen hoe veranderingen in deze relatievelden de contactpersoon beïnvloeden. Ook Onze ref. kan automatisch gekopieerd worden van de relatie.

Van de overige module-instellingen kunt u aanvinken of u de tussenvoegsels zichtbaar wil houden in de kolommen, de lijst van contactpersonen automatisch wil openen bij het openen van de relatiekaart, en informatie over tijdstip en gebruiker wilt invoegen bij het maken van een notitie. Tabbladen Hier kunt u aangeven welke tabbladen in het venster van contactpersonen zichtbaar zullen zijn, door ze aan te vinken. Onder Overig geeft u aan of Offerte, Order/Factuur, en Inkoop incl. Btw moet worden weergegeven.

27

RELATIEBEHEER

Een contactpersoon dupliceren Met behulp van een wizard is het mogelijk een duplicaat te maken van een contactpersoon, van de ene relatie naar de andere, terwijl u ook de gewenste gegevens van de relatie overvoert. Zo gaat u te werk 1. 2.

28

Ga in de kaart van uw contactpersoon. Klik op Contactpersoon Dupliceren.

3.

Selecteer de relatie waarvoor u de contactpersoon wilt dupliceren. Klik op Volgende.

4.

Kies welke informatie overgevoerd zal worden naar de nieuwe relatie door een selectie te markeren. Hier dient u ook aan te vinken of de contactpersoon non-actief moet zijn bij de relatie die u dupliceert.

5.

Klik op Voltooien.

E-MAIL

E-MAIL Het programma bevat functionaliteit voor het verzenden van e-mails naar uw contacten. Zo kunt u offertes, orders en facturen of een betalingsherinnering per e-mail aan uw contacten zenden. Rapporten die u in het programma aanmaakt, kunnen eveneens per e-mail worden verzonden. Als u gebruik maakt van de programmafuncties voor het maken en opslaan van e-mails naar en indien gewenst - van uw contacten, heeft u het meeste profijt van de klantenservicefunctionaliteit van het programma. De E-mails zijn gekoppeld aan de contacten en u kunt de correspondentie met uw contacten later eenvoudig terugvinden. Lees het afzonderlijke gedeelte voor meer informatie over het starten met het gebruik van de emailfunctie. Systeembeheerder: De e-mailinstellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker bepaald. Het programma verzendt e-mails via Outlook Om e-mails rechtstreeks vanuit het programma te kunnen verzenden moet Microsoft Outlook of Outlook Express op uw computer geïnstalleerd zijn. U kunt zelf kiezen of u Mamut wilt gebruiken als e-maileditor voor het aanmaken en wijzigen van uw uitgaande e-mail, of dat u hiervoor waar mogelijk liever gebruik maakt van Outlook. Let op! Als u de Outlook-integratie voor meer taken wilt gebruiken dan alleen het verzenden van e-mails, kunt u Outlook Express niet gebruiken. Hieronder vindt u meer informatie over de integratie met Outlook. E-mails aanmaken waar u ook bent De e-mailfunctionaliteit is geïntegreerd met de meeste andere onderdelen van het systeem. Zo kunt u offertes, orderbevestigingen en facturen rechtstreeks vanuit het systeem per e-mail verzenden. Ook kunt u een nieuwe e-mail rechtstreeks aanmaken vanuit bijvoorbeeld de contactenkaart, het projectenregister of het medewerkersregister. Ook kunt u desgewenst een rapport naar e-mail afdrukken en andere documenten verzenden. Rapporten naar e-mail afdrukken (.pdf-bijlage) U kunt ervoor kiezen af te drukken naar e-mail. Als u bijvoorbeeld een factuur naar e-mail wilt afdrukken, converteert het programma de afdruk automatisch naar een .pdf-bestand, dat als bijlage bij een e-mail naar de ontvanger wordt gevoegd. De meeste ontvangers zullen wel een .pdf-bijlage kunnen lezen, en het wordt algemeen beschouwd als een veilig bestandstype. Zie voor meer hierover het aparte gedeelte hieronder. Outlook-integratie U kunt er ook voor kiezen het systeem met Outlook te integreren. De Outlook-integratie kan worden gebruikt ongeacht u voor het schrijven van uitgaande mails de editor van Outlook gebruikt of de interne editor van het programma. De integratie biedt u onder meer de mogelijkheid om inkomende en uitgaande e-mails automatisch of handmatig aan uw contacten te koppelen. U kunt e-mails en de agenda en takenlijst synchroniseren en kunt rechtstreeks vanuit outlook nieuwe contacten aanmaken.

29

RELATIEBEHEER

Om deze integratie te kunnen activeren moet u Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd hebben. De integratie is compatibel met Outlook 2003, Outlook XP en Outlook 2002 met SP3. (Maar niet compatibel met Outlook Express.) De instellingen voor de Outlook-integratie vindt u onder Beeld - Instellingen - Gebruiker. Selecteer het tabblad Instellingen per module en klik op het Outlook-icoon. Meer informatie over de integratie met Outlook vindt u hieronder. Groepsmail U kunt de wizard gebruiken voor het selecteren van een groep contacten waaraan u tegelijk een groepsmail wilt sturen. In de wizard kunt u vaste selecties opgeven en opslaan, die u dan later kunt gebruiken. U kunt uw selectie laten afhangen van een aantal criteria, zodat u op ieder moment precies de juiste contacten kunt aanschrijven. E-mailsjablonen Met behulp van de interne e-maileditor van het programma kunt u e-mailsjablonen aanmaken. Met deze e-mailsjablonen kunt u tekstgedeelten vooraf invoeren en opmaken, zodat u dat niet telkens opnieuw hoeft te doen bij het versturen van soortgelijke e-mails aan uw contacten. U kunt zo veel sjablonen aanmaken als u nodig heeft. Ook als u het systeem bij de gebruikersinstellingen voor Outlook zodanig heeft ingesteld dat Outlook wordt gebruikt als emaileditor, zullen de registers waarvoor het gebruik van e-mailsjablonen zinvol is, nog steeds gebruik maken van de interne e-maileditor van het programma.

Starten met e-mail Hoe begint u met het gebruik van e-mail binnen het programma: 1.

Geef uw e-mailadres op: Allereerst moet u in uw gebruikersprofiel een e-mailadres opgeven. Dit kunt u doen onder Beeld - Instellingen - Gebruiker. Geef uw e-mailadres op in het veld Email. U kunt uw e-mailadres vanuit Outlook importeren door op de zoekknop te klikken. Systeembeheerder: Als u de systeembeheerder bent, kunt u e-mailadressen opgeven voor alle gebruikers. Dit kunt u doen onder Beeld – Instellingen – Beveiliging – Gebruikersadministratie.

2.

Selecteer uw e-maileditor: U moet kiezen welke e-maileditor u wilt gebruiken voor het aanmaken en wijzigen van e-mails vanuit het programma. Als u kiest voor Outlook als emaileditor, wordt Outlook geopend telkens wanneer u een nieuwe e-mail wilt schrijven of een bestaande e-mail wilt wijzigen. Let op! Deze instellingen gelden uitsluitend voor e-mail vanuit Contact/Bedrijfscontact en vanuit het Medewerkers- en Activiteitenregister. E-mails die vanuit de Productmodule worden aangemaakt gebruiken functies van de interne e-maileditor van het programma en zullen dus in alle gevallen deze editor gebruiken. E-mails die rechtstreeks vanuit rapporten worden aangemaakt zullen altijd Outlook als de e-maileditor gebruiken. U kunt uw e-maileditor kiezen onder Beeld – Instellingen – Gebruiker – Module-instellingen – Outlook , vanuit de keuzelijst bovenaan.

30

E-MAIL

3.

Bepaal of u al dan niet gebruik wilt maken van de Outlook-integratie: Als u geen gebruik wilt maken van de integratie met Outlook, bent u nu klaar om e-mails te gaan verzenden vanuit het programma. Als u wel gebruik gaat maken van de Outlook-integratie kunt u deze optie selecteren onder Beeld – Instellingen – Gebruiker – Module-instellingen – Outlook. Wanneer de integratie geactiveerd is, kunt u in detail opgeven hoe u wilt dat de integratie verloopt. Start nu Outlook opnieuw op. Als u gebruik maakt van de integratie ziet u nu in Outlook een menubalk voor het programma. U kunt het programma nu gaan gebruiken voor het sturen van e-mails aan uw contacten.

De e-maileditor van het programma Het programma beschikt over een interne e-maileditor voor het aanmaken en wijzigen van uitgaande e-mails en is standaard ingesteld voor het schrijven van e-mails. U kunt de e-maileditor wijzigen in de editor van Outlook via de Gebruikersinstellingen voor Outlook. Zo kunt u e-mails rechtstreeks vanuit de relatiekaart versturen door op E-mail verzenden te klikken. U kunt ook naar Beeld- E-mail - Eén relatie gaan om de e-maileditor te openen en vervolgens te selecteren aan welk bedrijfsrelatie de e-mail moet worden verzonden. Als u ervoor kiest de e-mail rechtstreeks vanuit de relatiekaart te verzenden wordt het e-mailadres automatisch ingevoerd. Hoe schrijft u een e-mail met de interne e-maileditor van het programma 1.

Klik op de knop Aan.. en selecteer een ontvanger voor de e-mail. Hiertoe selecteer u het gewenste contact aan de linkerkant van het venster dat nu verschijnt. U kunt vervolgens een of meer bedrijfsrelatie selecteren, die de e-mail zullen ontvangen. Breng de relatie met behulp van de pijlen over naar het ontvangersscherm en klik op OK.

2.

Klik op Bijlage als u een document wilt bijvoegen.

3.

Voer een Onderwerp in voor de e-mail.

4.

Selecteer een sjabloon uit de keuzelijst Selecteer sjabloon als u voor de tekst van de mail gebruik wilt maken van een e-mailsjabloon.

5.

Selecteer Project als de e-mail aan een bepaald project gekoppeld moet worden.

6.

Voer vervolgens de tekst van de e-mail in. Met de standaard opmaakknoppen bovenin de editor kunt u de opmaak van de tekst bepalen: lettertype, kleur, grootte enz.

7.

Klik op E-mail verzenden om de e-mail te verzenden. De e-mail wordt nu via Outlook verzonden. Meer over de verschillende alternatieven voor het instellen van e-mail vanuit het programma vindt u onder 'E-mail'.

31

RELATIEBEHEER

E-mailsjablonen Als u steeds terugkerende e-mails aan een aantal van uw contacten moet sturen, kunt u tijd besparen door een e-mailsjabloon aan te maken. De tekst wordt slechts eenmaal opgemaakt in plaats van telkens wanneer een gelijksoortige e-mail aan een ander contact wordt gestuurd. U kunt zo veel sjablonen aanmaken als u wilt; ook kunt u de met het programma meegeleverde standaardsjablonen wijzigen.

Een nieuw e-mailsjabloon aanmaken 1.

Ga naar Beeld - E-mail en E-mailsjablonen.

2.

Klik op Nieuw.

3.

Voer een Sjabloonnaam en een Onderwerp in. Als u een document wilt bijvoegen, klik dan op Bijlage en voeg het bestand toe.

4.

Voer uw tekst in.

5.

Maak de tekst op in het gewenste lettertype en kleur.

6.

Klik op Opslaan. Het sjabloon kan nu worden geselecteerd in de keuzelijst Selecteer sjabloon van de interne e-maileditor van het programma. U kunt het e-mailsjabloon altijd later nog bewerken. Ook kunt u de e-mailsjablonen bewerken die standaard met het programma meegeleverd worden.

Documenten verzenden per e-mail Documenten die gekoppeld zijn aan één of meer contacten kunnen per e-mail aan deze contact(en) worden verzonden. Om een document per e-mail te kunnen verzenden moet in de contactenkaart een e-mailadres worden opgegeven voor het desbetreffende contact en moet het document reeds aangemaakt of geïmporteerd zijn. U kunt documenten per e-mail verzenden vanuit de documentenlijst en via het tabblad Document in alle modules die dit tabblad hebben.

32

E-MAIL

Let op! Het is niet mogelijk documenten per e-mail aan medewerkers te sturen. Om documenten per e-mail te kunnen verzenden moet Microsoft Office 2000 of nieuwer op uw computer geïnstalleerd zijn. Een document verzenden per e-mail 1. 2.

Selecteer het document dat u per e-mail wilt verzenden. Klik op E-mail verzenden (of rechtsklik op het document en kies E-mail verzenden). Nu wordt een e-mail aangemaakt en geopend in het e-mailprogramma dat u in de gebruikersinstellingen heeft geselecteerd. Het ontvangersveld wordt automatisch ingevuld en het document wordt als bestand bijgevoegd.

3.

Vul alle eventuele extra gegevens in.

4.

Klik op Verzenden.

Afdrukken naar een e-mailbijlage U kunt ervoor kiezen af te drukken naar e-mail. Als u bijvoorbeeld een factuur naar e-mail wilt afdrukken, converteert het programma de afdruk automatisch naar een .pdf-bestand, dat als bijlage bij een e-mail naar de ontvanger wordt gevoegd. De meeste ontvangers zullen wel een .pdf-bijlage kunnen lezen, en het wordt algemeen beschouwd als een veilig bestandstype. In het onderstaande voorbeeld drukt u een offerte af. Afdrukken van een offerte naar e-mail 1. 2.

Maak een nieuwe offerte aan of open een bestaande offerte. Klik op Afdrukken (Ctrl + P).

3.

Selecteer offerte en klik op Volgende.

4.

Selecteer E-mail en klik op Voltooien. Nu wordt een e-mail aangemaakt met het offertedocument in een.pdf-bestand als bijlage. Controleer dat het e-mailadres van de ontvanger juist is. Misschien wilt u ook op het document dubbelklikken (Quotation.PDF attachment) om de kwaliteit van het document te controleren voordat u de e-mail verzendt.

5.

Klik op Verzenden in Outlook om de e-mail te verzenden. De e-mail wordt nu vanuit MS Outlook verstuurd met de offerte als bijlage. Let op! Het systeem behandelt de offerte als een rapport. Voor rapporten wordt altijd MS Outlook als e-maileditor gebruikt, ook als in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft opgegeven dat de interne e-maileditor van het programma moet worden gebruikt. Meer over dit onderwerp leest u onder 'Starten met e-mail'.

33

RELATIEBEHEER

Outlook-integratie Het programma verzendt e-mails via Outlook. U kunt er daarnaast voor kiezen het systeem met Outlook te integreren, zodat bijvoorbeeld inkomende e-mails in Outlook als activiteit aan het programma worden doorgegeven of afspraken uit de Outlook-agenda worden gekopieerd naar de agenda in uw Mamut Business Software. De integratie kan worden gebruikt ongeacht of u voor uitgaande mails de e-maileditor van Outlook gebruikt of de interne e-maileditor van het programma. Om de integratie te activeren gaat u naar Beeld - Instellingen - Gebruiker. Selecteer het tabblad Module-instellingen en klik op het Outlook-icoon. Er kan worden ingesteld dat bij ontvangst van een e-mail in Outlook automatisch een activiteit in het programma wordt aangemaakt voor het desbetreffende contact, mits het programma het emailadres van de afzender kan vinden in een van uw contactkaarten; u kunt een dergelijke activiteit echter ook handmatig aanmaken. U kunt ook de taaklijst en de agenda synchroniseren zowel in één richting als in beide richtingen. Let op! Overal in deze beschrijving van de Outlook-integratie wordt de Mamut Business Software aangeduid als 'het programma'. Om deze integratie te kunnen activeren moet u Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd hebben. De integratie is compatibel met Outlook 2003, Outlook XP en Outlook 2002 met SP3. (Maar niet compatibel met Outlook Express.) Instellen van de synchronisatieparameters Activiteiten kopiëren van het programma naar de agenda en taaklijst in Outlook: Activiteiten die u in het programma aanmaakt kunnen automatisch worden gekopieerd naar de agenda en de taaklijst van Outlook. Kies tussen automatische synchronisatie en handmatig kopiëren: Automatische synchronisatie betekent dat in het programma automatisch activiteiten worden aangemaakt op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. Handmatig kopiëren betekent u ervoor kunt kiezen om in het programma een activiteit aan te maken op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. Selecteer welke typen bijlagen gesynchroniseerd moeten worden: U kunt kiezen of een bijlage bij een inkomende e-mail moet worden gekopieerd naar de document-module van het programma, en zo ja welke typen bijlagen u wilt toestaan. Kopiëren van activiteiten vanuit Outlook en instellen van de standaardwaarden daarvoor: Activiteiten in de taaklijst en de agenda kunnen worden gekopieerd naar de agenda of de taaklijst in het programma. Bovendien kunt u activiteiten laten aanmaken op basis van zowel inkomende als uitgaande e-mails. Speciale menubalk in Outlook U krijgt in Outlook een afzonderlijke menubalk waarmee u de integratie rechtstreeks kunt regelen. In Outlook aanmaken van nieuwe e-mails aan contacten uit het adresboek van het programma: In de menubalk is er een afzonderlijke knop voor een Nieuwe e-mail, waarmee u de contacten in het adresboek van het programma kunt doorzoeken voordat u een e-mail aanmaakt.

34

E-MAIL

Rechtstreeks in Outlook aanmaken van contacten en deze synchroniseren met het programma: U kunt een contact of bedrijfscontact rechtstreeks in Outlook aanmaken en onmiddellijk synchroniseren, ook wanneer het contact niet reeds aanwezig is in het programma. Open de contactenkaart en activiteiten rechtstreeks vanuit Outlook: U kunt de contactenkaart en de activiteit die er in het programma bij past, openen vanuit een gesynchroniseerd element in Outlook. Controleer de synchronisatiestatus van een element: U kunt controleren of een element gesynchroniseerd en zo ja met welk contact, met of zonder bijlagen enz. Hiermee heeft u volledige controle over de elementen in beide programma's. Belangrijke opmerkingen Systeembeheerder: De e-mailinstellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker bepaald. Terugkerende items: In Outlook kan worden ingesteld dat bepaalde items in de agenda met geregelde tussenpozen terugkeren en in de agenda worden herhaald. Deze items kunnen uitsluitend als één element in het programma gesynchroniseerd worden, d.w.z. alleen het hoofditem wordt gesynchroniseerd. Meer gebruikers: De functionaliteit ondersteunt uitsluitend integratie met uw eigen Outlookprogramma. Er kunnen in het programma geen activiteiten worden aangemaakt die gesynchroniseerd worden met de Outlook-programma's van andere gebruikers. Meer contacten: E-mails die vanuit Outlook aan een aantal in het programma geregistreerde contacten/contactpersonen worden verzonden, worden uitsluitend gesynchroniseerd met het eerste contact van de lijst. Meer bedrijfsdatabases: De Outlook-integratie kan slechts op één bedrijfsdatabase worden toegepast. Als u meer bedrijfsdatabases heeft, moet u een keuze maken met welke database u wilt integreren. U kunt de doeldatabase echter wel wijzigen, door de integratie - indien actief uit te schakelen en vervolgens aan een andere bedrijfsdatabase te koppelen. Elementen verwijderen in Outlook: Wanneer u in Outlook een element verwijdert, verschijnt er een meldingsscherm, waarin u gevraagd wordt of u ook de bijbehorende activiteit uit het programma wilt verwijderen. Dit bericht verschijnt uitsluitend als u gebruik maakt van de functie Verwijderen (het X-symbool in de Outlook-werkbalk). U moet het element niet 'rechtstreeks' door middel van het commando 'Shift + Enter' verwijderen, omdat hiermee het element permanent wordt verwijderd, waarna het niet meer mogelijk is om ook het corresponderende element in het programma te verwijderen.

35

RELATIEBEHEER

Gebruikersinstellingen voor Outlook Integratie E-maileditor voor uitgaande mail: Hier kunt u kiezen of u voor het schrijven en bewerken van uitgaande e-mails gebruik wilt maken van de interne e-maileditor van het programma of de editor van Outlook. Let op! Ongeacht de keuze die u hier maakt, gebruikt het programma Outlook voor het daadwerkelijke verzenden van de door u aangemaakte e-mails. Gebruik wel/geen Outlook-integratie: Hier kiest u of u het systeem wilt synchroniseren met Outlook. Als u kiest voor integratie, worden de overige instellingen op het tabblad geactiveerd.

Verplaats vanuit het programma naar MS Outlook Activiteiten die u in het programma aanmaakt kunnen worden gekopieerd naar de agenda en de taaklijst van Outlook. U kiest zelf of u al dan niet gebruik wilt maken van deze mogelijkheid. Verplaats vanuit MS Outlook naar het programma Automatische synchronisatie betekent dat in het programma automatisch activiteiten worden aangemaakt op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. Activiteiten kunnen automatisch worden aangemaakt op basis van uitgaande of inkomende e-mails of elementen op de taaklijst of agenda. Om activiteiten te kunnen aanmaken voor uitgaande en inkomende e-mails moet de ontvanger/afzender met zijn e-mailadres in het programma geregistreerd zijn als contact of bedrijfscontact.

36

E-MAIL

Handmatig kopiëren betekent u ervoor kunt kiezen om in het programma een activiteit aan te maken op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. U kunt activiteiten aanmaken voor uitgaande en inkomende e-mails en voor elementen op de taaklijst of de agenda, door op de knop Kopiëren of Alle kopiëren te klikken. Activiteiten worden aangemaakt op basis van het desbetreffende e-mailadres. Dit moet in het programma geregistreerd zijn voor een bepaald contact of bedrijfscontact, zodat Outlook weet voor welk contact de activiteit moet worden aangemaakt. Importeren bijlage: U kunt kiezen of bijlagen bij door u ontvangen e-mails moeten worden gekopieerd naar de Document-module van het programma, en zo ja welke typen bijlagen. Let op! Standaard worden alle typen bijlagen gekopieerd als u kiest voor het importeren van bijlagen. U kunt bepaalde bestandstypen uitsluiten of opgeven welke bestandstypen moeten worden geïmporteerd. Dat doet u door op de knop Bestandstypen te klikken. E-mailadres en bedrijfsdatabase Onderaan het scherm ziet u aan welk e-mailadres de integratie gekoppeld is. Dit adres wordt gehaald uit het veld E-mail van de hoofdkaart in de gebruikersinstellingen.

Standaardwaarden Het tabblad Standaardwaarden is uitsluitend actief als u in het tabblad Integratie heeft gekozen voor Gebruik Outlook-integratie.

37

RELATIEBEHEER

Wanneer u e-mails vanuit Outlook wilt kopiëren moet u enkele standaardwaarden opgeven voor de aan te maken activiteiten. Het programma stelt meestal een bepaald Activiteitstype voor, een Status voor de activiteit (Voltooid) en een Verantwoordelijke voor de activiteit (de ingelogde gebruiker). U kunt desgewenst ook een Project opgeven als standaardwaarde. In de keuzelijst Type kunt u desgewenst opgeven dat het standaard activiteitstype moet zijn Overnemen uit gebruikersinstellingen voor activiteit. Met deze mogelijkheid wordt het standaard activiteitstype uit deze instellingen op de activiteiten in Outlook toegepast.

De menubalk in Outlook U krijgt in Outlook een afzonderlijke menubalk voor de integratie, waarmee u de synchronisatie met het programma eenvoudig kunt regelen. De menubalk wordt weergegeven in het hoofdvenster van Outlook, maar niet in deelvensters zoals voor het aanmaken van e-mails. Door op het programma-icoon te klikken wordt Mamut geopend. Nieuwe e-mail: Van hieruit kunt u in het adresboek van het programma naar contacten zoeken voordat u een e-mail aanmaakt. Overboeking: Als u een of meer elementen in Outlook markeert en op het icoon klikt, wordt een venster geopend, waarin aangegeven wordt of deze elementen al dan niet gesynchroniseerd kunnen worden. Als het relatie niet bestaat kunt u het hier eenvoudig aanmaken, zodat het element kan worden gekopieerd. U kunt het element en de eventuele bijlagen ook openen voordat u beslist of u het al dan niet wilt kopiëren. Zet alle over: Als u op dit icoon klikt, worden alle elementen gekopieerd die voldoen aan de door u in de gebruikersinstellingen voor Outlook criteria. Vervolgens wordt een venster geopend, waar u kunt kiezen welke elementen u wilt kopiëren en elementen kunt verwijderen of de bijlagen controleren voordat u toestemming geeft voor het kopiëren. Relatiekaart openen: Markeer een e-mail in Outlook en klik op het icoon om de relatiekaart te openen. Deze mogelijkheid is uitsluitend actief wanneer de e-mail met het programma gesynchroniseerd is. Open activiteit: Opent de activiteit die aangemaakt was op basis van het gesynchroniseerde element. Synchronisatiestatus: Wanneer u op dit icoon klikt wordt een venster geopend met synchronisatiegegevens voor het geselecteerde element in Outlook. Als u bijvoorbeeld een email heeft gemarkeerd en op dit icon klikt, zult u zien of het element al dan niet gesynchroniseerd is, welk contact aan het element gekoppeld is en welke activiteit is aangemaakt als onderdeel van de synchronisatie. Instellingen: Opent de gebruikersinstellingen voor de Outlook-integratie. Dit is hetzelfde venster als het venster dat geopend wordt wanneer u in het programma naar de gebruikersinstellingen voor Outlook gaat.

38

ACTIVITEITEN

ACTIVITEITEN De activiteitenlijst geeft u een overzicht over alle activiteiten die in het programma zijn geregistreerd. Additionele producten Via verschillende additionele producten kunt u eigen activiteitenlijsten voor Klantenservice, Telemarketing en Productservice creëren.

Hier kunt u nieuwe activiteiten aanmaken en bestaande bewerken. Als u een activiteit registreert kunt u relatiegegevens invoeren en de activiteiten eventueel aan een project koppelen. Vanuit het activiteitenregister hebt u ook de mogelijkheid een activiteit uit te stellen of als Voltooid te registreren. Tip! Wanneer u een activiteit aanmaakt vanuit het tabblad Activiteit in het Relatieregister zullen de relatiegegevens automatisch ingevoerd worden. Als u een activiteit aanmaakt vanuit het tabblad Activiteit in het Projectregister, dal zullen de projectgegevens automatisch ingevuld worden.

Boven in het venster vindt u meerdere velden waarmee u het aantal weer te geven activiteiten kunt beperken. De wijzigingen van deze filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] gebruikt. Voltooid: U kunt een activiteit als Voltooid aangeven door te selecteren deze in de lijst en op de knop Voltooid te klikken. De beschikbare filters zijn

Periode: ’Van datum’ en ’tot datum’ instellen om de geregistreerde activiteiten in deze periode weer te geven. Status: Geef de status aan van de activiteiten die in het venster weergegeven moeten worden. U kunt ook ’Alle' kiezen en dat zal de filter uitschakelen. Door de status ’niet verwerkt’ en daarna Bewerken te kiezen, worden alle activiteiten die niet zijn uitgevoerd weergegeven. Type: Geef het type activiteit aan van de activiteiten die in het venster weergegeven moeten worden. U kunt ook het filter uitschakelen door ‘Alle’ te kiezen of u kunt (Geen) selecteren dat dan alle activiteiten zonder Activiteitensoort zal weergeven. De activiteitenoverzichten voor Klantenservice, Telemarketing en Artikelservice laten uitsluitend gespecificeerde Activiteitensoorten zien. Deze soorten kunnen worden ingesteld met behulp van Instellingen van soort activiteit. Verantwoordelijke: Selecteer de verantwoordelijke voor de in het venster weer te geven activiteiten. U kunt ook het filter uitschakelen door ‘Alle’ te kiezen of u kunt (Geen) selecteren zodat dan alle activiteiten zonder ‘Verantwoordelijke’ weergegeven worden.

Filter! U kunt ook Filter aan/uit in de werkbalk gebruiken voor de activiteitenlijst. Dit zal dan de hierboven beschreven filterinstellingen opheffen.

39

RELATIEBEHEER

Activiteiten uitstellen U kunt activiteiten uistellen door op de knop Waarde van een selectie activiteiten wijzigen. Dan start de wizard hiervoor. Deze functie is het meest relevant wanneer u meerdere activiteiten wilt bewerken. Als u bijvoorbeeld alleen maar de tijd van één activiteit wilt veranderen, is het beter om deze te selecteren en op de knop Bewerken te klikken.

Open de relateerde elementen in MS Outlook: Als u de Outlook-integratie gebruiken. Voor een effectief beheer van meerdere gelijktijdige activiteiten, raden wij u aan gebruik te maken van de hulpmiddelen Groepsactiviteiten en Waarden wijzigen van meerdere activiteiten.

Nieuwe activiteit aanmaken Tijdens de dagelijkse werkzaamheden is het gemakkelijk om activiteiten die gekoppeld zijn aan een bepaalde module vanuit deze module aan te maken. U kunt activiteiten aanmaken via de Activiteitenlijst, relatiebeheer, contactpersoonregister, projectregister, of via de menukeuze Beeld - Activiteit - Nieuwe activiteit. Er zijn geen verplichte velden in de activiteiten. Een gedeelte van de velden zijn vooraf ingevuld. Welke velden dit zijn is afhankelijk van de module waarin u de activiteit aanmaakt. Daarnaast kunt u met behulp van de Gebruikersinstellingen ook de standaardwaarden van bepaalde velden aangeven. Onderstaand vindt u beschrijvingen van ieder veld. Indien niet alle velden in het venster worden weergegeven is het mogelijk dat het tabblad/notitieveld op volle grootte wordt weergegeven. Door te klikken op [---] rechtsonder in het venster, zullen meerdere velden toegankelijk worden.

40

ACTIVITEITEN

Veldbeschrijvingen van de activiteiten Onderwerp: Een korte omschrijving van de bedoeling met de activiteit. Begintijd: Stel datum en tijdstip in wanneer de activiteit moet aanvangen. Het tijdstip is niet van belang voor activiteiten in het takenoverzicht. Eindtijd: Wordt automatisch aangepast aan de hand van de instellingen van begintijd in instellingen voor activiteiten, waar u een standaard tijdsduur voor nieuwe activiteiten kunt aangeven. De tijdsduur kan eventueel anders ingesteld worden door de voorgestelde eindtijd te wijzigen. Herinnering: Selecteer of de activiteiten ingesteld moeten worden met herinnering en hoeveel tijd van tevoren deze geïnitieerd moet worden. Als u hebt aangegeven dat de activiteiten naar Microsoft Outlook moeten worden overgebracht, dan kunt u geen tijdstip voor de herinnering instellen. Die zal dan geïnitieerd worden aan de hand van de instellingen in Microsoft Outlook. Type: Het type activiteit is een belangrijke vorm van categorisering om statistieken te kunnen maken. Het helpt u ook filters toe te passen op de lijst van activiteiten. De type activiteit bepaalt ook of de activiteiten beschikbaar zijn in de lijst voor de Klantenservice, Artikelservice en Telemarketing. U kunt de activiteiten bekijken in de grafische kalender, of in de kalender of in het taakoverzicht. Deze instelling past u toe in de activiteiten onder het tabblad Diversen. Status: Maak een keuze uit voorgedefinieerde statussen voor het opvolgen van het verloop van de activiteiten. U kunt in het Standaardregister ook eigen statussen aanmaken. Wanneer u een activiteit markeert als Voltooid in het activiteitenoverzicht, wordt de status automatisch op ‘Voltooid’ gezet. Indien u wilt dat er in deze gevallen een andere status moet worden aangegeven, kunt u dit instellen bij Activiteiteninstellingen. Verantwoordelijke: Allen die geregistreerd zijn in het medewerkerregister kunnen als verantwoordelijke voor een activiteit worden ingesteld. Met behulp van Toegangsbeheer kunt u

41

RELATIEBEHEER

bovendien de optie blokkeren dat medewerkers, behalve de eigen activiteiten, ook de activiteiten van anderen kunnen bewerken. Koppelen: Hier kunt u zowel relaties, medewerkers als resources die onderdeel uitmaken van de activiteiten aan elkaar koppelen. Lees meer over dit venster. Project: Indien een activiteit gekoppeld moet worden aan één van uw projecten, kunt u dat hier aangeven. Indien de activiteit is aangemaakt vanuit de projectmodule, zal dit veld al gevuld zijn. Tip! Heeft u een project gekozen, dan kunt u met de rechtermuisknop op het veld klikken en kiezen voor Ga naar project.

Prioriteit: U kunt kiezen uit Hoog, Gemiddeld, Laag. Kies Geen, indien u er de voorkeur aan geeft om geen prioriteit aan de activiteit toe te kennen. Tijd weergeven als: Geef aan hoe de activiteiten in de kalender moeten worden weergegeven: Beschikbaar, Bezet of Niet aanwezig. Dit is speciaal van belang als informatie bij het koppelen van medewerkers aan andere activiteiten. Privé: Uitsluitend de gebruiker die deze activiteit heeft aangemaakt heeft toegang tot zijn/haar Privé-activiteiten. Let u op dat u deze optie niet moet gebruiken voor het plannen van besprekingen met andere medewerkers. Die zullen dan geen toegang krijgen tot de activiteit en daarom ook geen kennis kunnen hebben van de bespreking.

De tabbladen in het activiteitenregister Notitie: U kunt notities maken met betrekking op de activiteiten. Met behulp van Activiteiteninstellingen kunt u aangeven of Datum en Naam van de gebruiker op iedere notitie moet worden vermeld.

Artikel: Hier kunt u artikelen, die gekoppeld zijn aan de activiteit, invoeren. Deze kaart wordt ook gebruikt in verband met Artikelservice, waar u aangeeft welke producten voor onderhoud zijn ontvangen, als ook eventuele resources en arbeidsuren die gebruikt zijn bij het onderhoud. Deze kunnen vervolgens direct naar een factuur worden overgebracht. Indien u een gewone factuur wilt aanmaken, raden wij u aan dit te doen in het tabblad Order/ Factuur. Offerte: U kunt een offerte direct vanuit de activiteit aanmaken. Dit veronderstelt wel dat de activiteit gekoppeld is met een of meerdere contracten. De lijst van offertes die al vanuit een

42

ACTIVITEITEN

activiteit zijn gemaakt kan volgens status gefilterd worden. Door de knop Koppelen te gebruiken krijgt u een lijst op het scherm met bestaande offertes die aan de activiteit gekoppeld kunnen worden. Tip! Vanuit een activiteit kunt u een Nieuwe Offerte aanmaken o f een Offerte herhalen. Deze worden aan de activiteit gekoppeld.

Order/Factuur: Maak bestellingen direct vanuit de activiteit. De lijst van bestellingen die al vanuit een activiteit zijn gemaakt kan volgens status gefilterd worden. Door de knop Koppelen te gebruiken krijgt u een lijst op het scherm met bestaande bestellingen die aan de activiteit gekoppeld kunnen worden. Boekingen: in het tabblad Boekingen kunt u nieuwe boekingen of een bestaande boeking koppelen aan activiteiten. Urenregistratie: Hier kunt u nieuwe tijdslijnen of bestaande tijdslijnen koppelen aan activiteiten. Documenten: U kunt documenten aanmaken, of bestaande documenten die er betrekking op hebben, koppelen aan de activiteit. Het overzicht van documenten die aangemaakt zijn vanuit de activiteit kan opgevraagd worden aan de hand van de status. U kunt documenten importeren met behulp van een speciale knop. Lees meer over het importeren van documenten in een eigen alinea.

Diversen: Hier treft u uw eigen gedefinieerde velden aan. Deze kunt u activeren en bewerken bij Activiteiteninstellingen. Bovendien kunt u de standaard instelling wijzigen of de activiteit in het takenoverzicht moet worden weergegeven of in de kalender. Verwijder koppeling: Wilt u een koppeling naar een bestaande offerte, order/factuur of inkoop, dan kunt u dit doen door te klikken op de knop Verwijder koppeling in het tabblad activiteit. De koppeling naar de desbetreffende post wordt verwijderd, zodat u deze niet langer meer vanuit de activiteit kunt openen. NB! De desbetreffende offerte, order/factuur of inkoop wordt niet verwijderd

Relaties/Medewerkers/Resources koppelen Wanneer u een nieuwe activiteit aanmaakt kunt u met behulp van de knop Koppel... de activiteit koppelen aan Relaties, Medewerkers en Resources, waardoor u of andere gebruikers later gemakkelijker toegang hebben tot de gegevens die bij de activiteit geregistreerd zijn. Relaties: U selecteert de relaties vanuit een overzicht met namen van relaties (bedrijfsnamen) of een overzicht van alle geregistreerde contactpersonen. U kunt zoveel relaties als u wilt toevoegen, maar wanneer de activiteit niet in één bewerking kan worden uitgevoerd, raden wij u aan een aparte activiteit aan te maken voor elke relatie met behulp van de 'Wizard' voor Groepsactiviteiten. Medewerkers: Dit zijn de medewerkers die, naast de verantwoordelijke persoon, betrokken zijn bij de activiteit. U kunt een keuze maken uit alle medewerkers die geregistreerd zijn in het Medewerkerregister.

43

RELATIEBEHEER

Resources: Vergaderkamers, projectors, of demonstratiemodellen en dergelijke kunnen als resources in het Artikelregister worden geregistreerd. Deze resources kunnen dan via dit venster gereserveerd worden, voor het juiste tijdsbestek van de activiteit. Zo maakt relaties/medewerkers/resources aan

44

1.

Selecteer Relaties in het rolmenu Selectie weergeven van.

2.

Klik op de relaties die u wilt opnemen in de overeenkomst. Indien u ze niet in het overzicht kunt vinden, kunt u de eerste letters van de naam intikken bij Snelzoeken.

3.

Maak een keuze uit de Contactpersonen indien er een bepaalde persoon bij de relatie is die bij de overeenkomst betrokken is. Indien u Contactpersonen selecteert bij Selectie weergeven van, kunt u de contactpersonen ook meteen invoeren. De desbetreffende Relatie zal nu automatisch meegenomen worden in de overeenkomst.

4.

Breng de relatie en contactpersoon met de pijltoetsen over naar links naar relaties. U kunt ook meteen dubbelklikken op een relatie of contactpersoon om deze te verplaatsen.

5.

Selecteer Medewerkers of Ressources uit de afrollijst Selectie weergeven van en herhaal de bewerking.

6.

Klik Beschikbaarheid. Indien een medewerker of resource is gereserveerd via een andere activiteit, zal dat tijdvak met blauwe strepen worden weergegeven in het overzicht. U kunt ook direct in de kalender klikken om de begin- en eindtijd van de activiteit aan te passen naar een tijdstip waarop alle medewerkers en resources beschikbaar zijn.

ACTIVITEITEN

7.

Klik op OK. Alle relaties, resources en medewerkers zijn nu aan de activiteit gekoppeld. Groepsactiviteit? U kunt zoveel relaties invoegen als u wilt, maar als de activiteit niet onder één noemer uitgevoerd kan worden, raden wij aan dat u een onafhankelijke activiteit aanmaakt voor elke relatie met de Wizard voor groepsactiviteiten.

Activiteit dupliceren Met behulp van de functie voor het kopiëren van activiteiten kunt u een activiteit één of meerdere malen kopiëren. U kunt bijvoorbeeld een activiteit op elke vierde maandag herhalen. Het voordeel is dan dat u dan gegevens zoals activiteitentypen, verantwoordelijke, relatie en contactpersoon maar één maal hoeft in te vullen. De geavanceerde functionaliteit van het kopiëren zorgt er voor dat uw relaties regelmatig kunnen worden opgevolgd zonder dat u iedere individuele activiteit hoeft te registreren. Tip! Er zijn twee verschillende manieren om een eindtijd aan te geven: De activiteit kan een bepaald aantal malen herhaald worden, of u kunt zelf een bepaalde einddatum aangeven.

Zo kopieert u een activiteit 1. 2.

Klik op Beeld, ga naar Activiteit en klik op Nieuwe activiteit. Bewerk de activiteit en klik in de werkbalk op Duplicaat maken.

45

RELATIEBEHEER

3.

Geef aan of u de activiteit één of meerdere malen wilt kopiëren. Wanneer u Meerdere activiteiten markeert worden de onderstaande velden geactiveerd: Bij Iedere X week herhalen op kunt u bijvoorbeeld 4 aangeven indien u wilt dat de activiteit om de 4 weken herhaald moet worden. Markeer één of meerdere dagen om aan te geven op welke weekdagen de activiteit herhaald moet worden. Geef de begin- en einddatums aan waarop de activiteiten moeten beginnen en eindigen.

4.

Klik op OK. Tip! Indien u de wizard voor het maken van een duplicaat van een activiteit niet wilt gebruiken kunt u in de gebruikersinstellingen Dupliceren: Altijd naar een nieuwe activiteit afvinken. Dan wordt er slechts één activiteit aangemaakt, in plaats van meerdere, wanneer u op Duplicaat maken klikt.

Waarden van een selectie activiteiten wijzigen Met behulp van een wizard geeft u aan welke activiteiten gewijzigd moeten worden met behulp van een selectie. U kunt dan één of meerdere variabelen selecteren die gewijzigd moeten worden of nieuwe waarden aangeven voor deze velden. Dit kan nuttig zijn wanneer u de verantwoording van activiteiten wilt verschuiven. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker niet langer in dienst is of als u de tijd van een project wilt verschuiven. Stap 1 De wizard wordt gestart via Beeld in het hoofdmenu, waar u Activiteiten en Waarden van selectie activiteiten wijzigen kiest. Klik Volgende. Stap 2 Maak een selectie uit de activiteiten die gewijzigd moeten worden. De selectie kan bij de volgende stap aangepast worden, maar wij raden u aan een zo nauwkeurig mogelijke selectie aan te geven.

46

ACTIVITEITEN

Klik op OK. Stap 3 Pas de selectie aan door het vinkje te verwijderen van de activiteiten waarvan u eventueel de waarden niet wilt wijzigen.

Klik op Volgende. Stap 4 Selecteer welke waarden gewijzigd moeten worden en geef de nieuwe waarden aan met behulp van de afrollijst.

47

RELATIEBEHEER

Indien u er voor gekozen heeft om meerdere activiteiten te wijzigen, kunt u een willekeurige verdeling maken voor meerdere klantenconsulenten. Klik op Volgende. Stap 5 Om het eenvoudiger te maken om de selectie te controleren, kunt u een rapport afdrukken dat de nieuwe gewijzigde activiteiten en de oorspronkelijke waarden weergeeft. Stap 6 Klik op Voltooien om de activiteit(en) te wijzigen. Indien u de selectie wilt aanpassen, kunt u teruggaan in de wizard door op Vorige te klikken. U kunt ook nog een rapport afdrukken van de activiteiten die zijn gewijzigd; dit keer met de nieuwe waarden. Stap 7 Deze stap wordt uitsluitend gebruikt bij onderlinge afwijkingen tussen starten einddatum. Indien u alleen de startdatum heeft gewijzigd zonder de einddatum aan te passen, of omgekeerd, is het mogelijk dat de einddatum wordt ingesteld op een tijdstip vòòr de startdatum. U kunt nu kiezen tussen het bijwerken van het oude tijdstip in verhouding tot het nieuwe of de desbetreffende activiteiten uit sluiten tijdens het bijwerken. Klik op Doorgaan. Er zal nu een rapport met de laatste wijzigingen worden afgedrukt, zoals beschreven onder punt 6, voordat de wijzigingen worden doorgevoerd.

48

ACTIVITEITEN

Groepsactiviteiten aanmaken Een groepsactiviteit is bedoeld voor meer dan één relatie. Door middel van het aanmaken van groepsactiviteiten definieert u een aantal relaties voor wie de activiteit bedoeld is. Daarnaast geeft u vervolgens de variabelen aan die van toepassing zijn voor de activiteit. U bepaalt ook of er slechts één activiteit voor alle relaties, of meerdere activiteiten - één voor elke relatie aangemaakt moeten worden. De wizard om een groepsactiviteit aan te maken wordt gestart via Beeld in het hoofdmenu, waar u Activiteiten en Aanmaken Groepsactiviteit kiest. Stap 1 Bepaal of u één gemeenschappelijke activiteit voor alle relaties wilt aanmaken of één activiteit voor elke relatie.

Het laatste kan nuttig zijn wanneer verschillende Klantenconsultants de activiteiten voor iedere relatie apart moeten uitvoeren (bijvoorbeeld bij Telemarketing) Klik op Volgende. Stap 2 Maak een selectie uit de relaties op wie de activiteiten gericht zullen worden. U kunt meer lezen over Selectie in een apart hoofdstuk in het introductieboek “Installatie, instellingen, rapporten en selectie”. De selectie kan bij de volgende stap aangepast worden, maar wij raden u aan een zo nauwkeurig mogelijke selectie aan te geven. Klik op OK. Stap 3 Pas de selectie aan door de relaties waarvoor geen activiteit moet worden aangemaakt naar links in het venster te verplaatsen. Dit kunt u doen op één van de volgende manieren:

49

RELATIEBEHEER

Dubbelklikken op de relatie die verplaatst moet worden. Markeer de relatie(s) voor wie geen activiteit moet worden aangemaakt en klik op de enkelvoudige pijl in het midden. Verplaats alle relaties naar links met de dubbele pijl. U kunt nu de relaties voor wie een activiteit moet worden aangemaakt terug verplaatsen naar rechts. Dit kan nuttig zijn wanneer u slechts een aantal relaties mee wilt nemen in de verdere selectie.

Stap 4 Selecteer in de afrollijst wie er verantwoordelijk moet zijn voor de activiteit(-en).

Indien u er voor gekozen heeft om meerdere activiteiten aan te maken (één voor iedere relatie), kunt u een willekeurige verdeling maken voor meerdere klantenconsultants. Klik op Volgende. Stap 5 Om het eenvoudiger te maken om de selectie te controleren, kunt u een rapport afdrukken van relaties en contactpersonen voor wie er activiteiten worden aangemaakt. Stap 6 Klik op Voltooien om de activiteit(en) aan te maken. Indien u de selectie wilt aanpassen, kunt u teruggaan in de wizard door op Vorige te klikken. U kunt ook een rapport afdrukken van de activiteiten die zullen worden aangemaakt, maar nu met activiteitennummer.

50

ACTIVITEITEN

Stap 7 Geef aan welke variabelen moeten gelden voor de activiteit(en). Indien u meerdere activiteiten aanmaakt, kunt u geen wijzigingen aanbrengen aan de relaties, resources of medewerkers die aan de activiteit gekoppeld zullen worden. Dit moet naderhand voor elke activiteit gedaan worden. Wanneer u deze kaart afsluit en opslaat, zullen met de wizard de wijzigingen naar alle activiteiten, die u zojuist heeft aangemaakt, worden gekopieerd.

Verdeling van activiteiten Bij het aanmaken van meerdere Groepsactiviteiten of wanneer u kiest voor Waarden van een selectie activiteiten wijzigen, kunt u de activiteiten willekeurig verdelen over meerdere klantenconsulenten. Door te klikken op Verantwoordelijke verdelen… in een van de wizards krijgt u een overzicht van allen die geregistreerd zijn als Klantenconsulent in het Medewerkerregister.

Zo verdeelt u activiteiten 1.

Ga naar Beeld – Activiteit – Aanmaken groepsactiviteit of Beeld – Activiteit – Waarden van een selectie activiteiten wijzigen.

2.

Bepaal de selectie en volg de inleidende stappen in de wizard. Geef daarna aan wie de verantwoordelijkheid voor de activiteiten krijgt toebedeeld.

3.

Selecteer de klantenconsulenten onder wie de activiteiten verdeeld moeten worden.

51

RELATIEBEHEER

4.

Geef aan hoeveel van de activiteiten aan de desbetreffende persoon zullen worden toegedeeld. Onder in het venster wordt doorlopend geteld hoeveel activiteiten er zijn verdeeld.

5.

Klik op OK wanneer alle activiteiten zijn verdeeld.

6.

Ga door met de wizard, waaruit u het venster hebt geopend.

Follow-up activiteit aanmaken De modules Relatie, Verkoop, Inkoop, Logistiek en Administratie bevatten een aantal die kunnen worden geactiveerd en die dan automatisch follow-up activiteiten genereren. U bepaalt zelf voor welke processen u het genereren van follow-up activiteiten wilt oproepen. Het overzicht van de follow-up activiteiten die u kunt activeren, vindt u via Beeld - Activiteit Follow-up activiteiten. In het hele programma komt u dialoogvensters tegen nadat u een oproepproces voor een followup activiteit hebt uitgevoerd. Daarin wordt u gevraagd of u een follow-up activiteit wilt aanmaken. Als u dit venster niet meer wilt laten weergeven, vinkt u het vakje Deze melding niet meer weergeven aan. Deze instelling kan ook worden aangepast bij het bewerken van follow-up activiteiten.

Denk goed na voordat u bepaalt welke processen het genereren van een follow-up activiteit in uw bedrijf mogen triggeren. Probeer na te gaan welke functie u regelmatig gebruikt in het programma en in welke mate hiervoor follow-up nodig is. Als u te veel follow-up activiteiten activeert, kan uw activiteitenlijst al snel overvol raken, waardoor deze onoverzichtelijk wordt in plaats van handig. Een voorbeeld van een situatie waarin een follow-up activiteit handig kan zijn, is de facturering. U stelt de follow-up activiteiten dan zo in dat ze beginnen op de vervaldatum van de factuur of op een andere geschikte startdatum. De activiteit kan u er bijvoorbeeld aan herinneren dat u moet controleren of de factuur al is betaald. Door een proces te markeren en vervolgens te klikken op Bewerken kunt u follow-up activiteiten activeren of deactiveren. Ook kunt u standaardwaarden invoeren voor nieuwe activiteiten die automatisch moeten worden aangemaakt. Als u Deze melding niet meer weergeven selecteert, krijgt u geen meldingen meer waarin u wordt gevraagd of u een follow-up activiteit voor dit proces wilt aanmaken.

52

ACTIVITEITEN

In het venster Follow-up activiteit voor ieder proces kunt u de starttijd bewerken waarop een activiteit moet beginnen, de/het prioriteit, type en status en wie de verantwoordelijke is. In het veld Notitie kunt u meer gedetailleerde informatie vastleggen en u kunt desgewenst kiezen voor Activiteit openen bij aanmaken. Dit biedt de mogelijkheid om direct na het aanmaken meer informatie over iedere activiteit vast te leggen. Let op! De instellingen voor hoe en wanneer follow-up activiteiten worden aangemaakt, gelden per bedrijfsdatabase. Vergeet ook niet dat de standaardwaarden voor een follow-up activiteit de gebruikersinstellingen voor de activiteit zullen opheffen.

Instellingen voor activiteitstypen Het venster voor het bewerken van activiteitensoorten wordt geopend bij Activiteiteninstellingen of door op de rechter muisknop te klikken in het veld Type en Standaardregister wijzigen selecteert. Een groot gedeelte van de functionaliteit in de activiteitenmodule wordt bepaald door het Type activiteit dat aan elke activiteit wordt toegekend. De instellingen die u in dit venster aangeeft, worden overgenomen in alle activiteiten die worden aangemaakt met dit type activiteit. Omschrijving Voer een passende omschrijving in voor de activiteit. Activiteit overbrengen naar takenoverzicht: De activiteiten worden chronologisch in de kalender weergegeven of als taak in het takenoverzicht. Door hier aan te vinken, zullen alle activiteiten van dit type in de takenlijst opgenomen worden. Let u op dat dit voor iedere activiteit anders ingesteld kan worden in het tabblad Diversen.

53

RELATIEBEHEER

Herinnering en toegankelijkheid Alarm: Selecteer of de activiteiten ingesteld moeten worden met herinnering en hoeveel tijd van tevoren deze herinnering gegeven wordt. Heeft u aangegeven dat de activiteiten naar Microsoft Outlook moeten worden overgebracht, dan kunt u geen tijdstip voor de herinnering instellen. Die zal dan geïnitieerd worden aan de hand van de instellingen in Microsoft Outlook. Tijd als: Geef aan hoe de activiteiten in de kalender moeten worden weergegeven: Vrij, Bezet of Niet aanwezig. Dit is speciaal van belang als informatie bij het koppelen van medewerkers aan andere activiteiten. Geef aan waar het type activiteit gebruikt kan worden Opdat een type activiteit gebruikt zal kunnen worden door Klantenservice, Artikelservice, of Telemarketing, moet dit hier aangegeven worden. Wanneer u een nieuwe activiteit aanmaakt in de activiteitenlijst voor Klantenservice, kunt u hier uitsluitend een keuze maken uit de voor klantenservice afgevinkte typen activiteit.

Overig Personeelsactiviteit: Door middel van een eigen toegangsbeheer voor personeelsactiviteiten kunt u gebruikers blokkeren die normaal toegang moeten hebben tot alle overige activiteiten, maar geen toegang hebben tot de personeelsactiviteiten. Verantwoordelijke vereist: Deze instelling zorgt ervoor dat het niet mogelijk is om een activiteit van dit soort aan te maken zonder dat er een verantwoordelijke voor de activiteit wordt toegekend. Non-actief: Activiteitstypen die gebruikt zijn voor oude activiteiten kunnen niet gewist worden. Wanneer u in de toekomst geen gebruik wilt maken van type activiteit, kunt u deze echter toch markeren als ‘non-actief’. Het activiteitstype zal dan verwijderd worden uit alle afrollijsten en zal dan niet gebruikt kunnen worden voor nieuwe activiteiten.

54

ACTIVITEITEN

Activiteiteninstellingen Module-instellingen voor activiteiten vindt u in het menu Beeld – Instellingen – Bedrijf – Module-instellingen – Activiteit. Hier vindt u de meeste instellingen voor de Activiteitenmodule, naast de instellingen voor elk activiteitstype. Standaard tijdsduur voor nieuwe activiteiten Bij het aanmaken van een activiteit, wordt de eindtijd altijd ingesteld in verhouding tot de begintijd. Hier kunt u kiezen hoe lang een standaardactiviteit zal duren. U kunt vanzelfsprekend de duur van elke activiteit veranderen door de eindtijd in te stellen.

Waarde voor eindtijd wanneer activiteiten op 'Voltooid’ wordt gesteld Activiteiten kunnen op voltooid worden gesteld in elk module die activiteitenlijsten heeft. Hier kunt u kiezen of u de eindtijd wilt veranderen of dat de activiteit de eindtijd behoudt die ingesteld werd bij het aanmaken.

Uitsluitend eindtijd instellen op activiteiten in het takenoverzicht: Dit is de meest vanzelfsprekende keuze omdat de activiteiten in het takenoverzicht niet noodzakelijkerwijs op een specifiek tijdstip zijn ingesteld. Activiteiten die in de kalender worden weergeven zullen dan hun eindtijd behouden en zelfs als ze – bijvoorbeeld – de volgende dag als ‘Voltooid’ gemarkeerd worden. Altijd eindtijd op alle activiteiten instellen: Dit zorgt ervoor dat ook de activiteiten in de kalender (zoals vergaderingen, demonstraties, enz.) ook als Voltooid worden gemarkeerd nadat bijvoorbeeld de vergadering is beëindigd. Nooit eindtijd op activiteiten instellen: De eindtijd die bij aanmaak wordt ingesteld, wordt niet bijgewerkt wanneer de activiteit als ‘Voltooid’ wordt gemarkeerd. Status bij afvinken voor voltooide taken: Wanneer een activiteit als ’Voltooid’ wordt gemarkeerd, wordt de activiteitenstatus gewijzigd. Hier kunt u kiezen welke status ingesteld moet worden. U kunt uitsluitend activiteitenstatussen selecteren die de eigenschap als ‘Voltooid’ hebben. Dit wordt in het Standaardregister ingesteld.

55

RELATIEBEHEER

Weergeven van velden en veldomschrijvingen Wanneer u meerdere classificaties of velden nodig hebt voor informatie over de activiteiten, dan kunt u twee aangepaste velden activeren. De velden worden geactiveerd en zijn toegankelijk via het tabblad Diversen bij elke activiteit, door voor het veld aan te vinken en een beschrijvende naam in te voeren. De velden kunnen hierna gebruikt worden wanneer u een filter gebruikt voor de activiteiten in de activiteitenlist of bij het afdrukken van rapporten.

Aangepast veld 1: Dit veld vereist dat u ook vaste categorieën aanmaakt via het Standaardregister.

Tip! Let op dat de nieuwe naam niet beschikbaar zal zijn, voordat u het programma opnieuw heeft gestart. Daarvoor zal nog de naam Aangepast veld 1 gelden.

Aangepast veld 2: Het veld kan gebruikt worden voor het invoeren van een Eigen beschrijving.

Beschikbare activiteitslijsten en typen Eigen lijsten voor Klantenservice, Artikelservice, of Telemarketing maken het eenvoudig met één bepaald type activiteit te werken. U kunt bijvoorbeeld gebruikersrechten instellen waar alleen toegang verleend wordt tot bepaalde typen activiteiten.

Activiteitssjablonen Met behulp van gemakkelijk op te vragen activiteitssjablonen in de diverse modules kunt u het aanmaken van activiteiten aanzienlijk vereenvoudigen. U kunt definiëren en aanpassen welke activiteiten u vanuit iedere module snel en eenvoudig wilt kunnen instellen.

In modules van waaruit u rechtstreeks activiteiten kunt aanmaken, zal de knop Activiteiten aanmaken beschikbaar zijn op de werkbalk. Daarnaast vindt u een kleine pijlknop.

56

ACTIVITEITEN

Door erop te klikken, opent u een lijst met activiteiten die u kunt aanmaken vanuit de module waarin u zich bevindt. U bepaalt welke activiteiten er vanuit de diverse modules worden aangemaakt. Door op Nieuw te klikken in het venster Activiteitssjabloon kunt u nieuwe activiteitssjablonen aanmaken. Voor het bewerken van bestaande activiteitssjablonen klikt u op Bewerken. U kunt standaardwaarden invoeren voor ieder activiteitssjabloon. Deze worden automatisch voorgesteld als u een activiteit aanmaakt op basis van het sjabloon. Let op: de standaardwaarden voor follow-up activiteiten zullen uw gebruikersinstellingen voor de activiteit opheffen.

Activiteitssjabloon bewerken In het bewerkingsscherm voor activiteitssjablonen bepaalt u in welke modules de activiteitssjablonen beschikbaar moeten zijn via de pijlknoppen.

In het veld Naam voert u een beschrijving in van het type activiteit dat moet worden aangemaakt met behulp van het sjabloon. Dit is de naam die wordt weergegeven als u op de pijlknop rechts naast Activiteiten aanmaken klikt in de modules waarin het activiteitssjabloon beschikbaar is. Onder de kop Standaardwaarden voor nieuwe activiteiten kunt u het onderwerp invoeren en de starttijd voor de activiteit, de/het prioriteit,type en status en wie de verantwoordelijke is voor de uitvoering van de activiteit. In het veld Notitie kunt u aanvullende informatie vastleggen als u het doel of nut van de activiteit nader wilt uitwerken. De waarden die u vastlegt, worden automatisch voorgesteld bij het aanmaken van een activiteit op basis van het sjabloon. Deze kunnen indien nodig overschreven worden.

57

RELATIEBEHEER

Analyse van activiteiten U kunt een overzicht van alle activiteiten opvragen en deze direct in een Pivot-tabel invoeren. Pivot-tabellen kunnen ingewikkeld lijken, maar wanneer u de techniek eenmaal beheerst, bieden zij u talloze mogelijkheden. U kunt alle mogelijke combinaties maken met werknemers en activiteitensoorten, die u de verbanden bieden die u verwacht in uw analyse. De export wordt uitgevoerd met behulp van een wizard, waarin u een bepaalde periode aangeeft waaruit de getallen opgehaald moeten worden. De wizard voor Pivot-export 1.

Start de Wizard via het menu: Beeld - Activiteit – Export van activiteitinfo naar Pivot in Excel.

2.

Vul de Begindatum en Einddatum in om de periode aan te geven waarvan u de gegevens wilt opvragen.

3.

Kies Instelling in de onderstaande afrollijst. Dit bepaalt alleen hoe de Pivot-tabel wordt gedefinieerd wanneer u het Excel-bestand opent. Bij alle alternatieven worden dezelfde gegevens geëxporteerd die daarna naar eigen wens worden samengesteld.

4.

Klik op Volgende om een Excel-bestand te openen.

U kunt nu verder werken met de gegevens in de pivot-tabel en deze zoals u wilt in uw berekeningen gebruiken. Sla het Excel-bestand op een toegankelijke plaats.

58

ACTIVITEITEN

Door systeem aangemaakte activiteiten Door het systeem aangemaakte activiteiten zijn activiteiten die automatisch worden aangemaakt als bepaalde gebeurtenissen of processen zich voordoen in het programma. Voorbeelden van gebeurtenissen die het automatisch aanmaken van een activiteit triggeren zijn onder andere: veranderingen in de instellingen voor de bedrijfsdatabase, inventarisatie, diverse wizards die de waarden wijzigen van een groep relaties, artikelen enz., periodeafsluiting. De activiteitenlijst voor door het systeem aangemaakte activiteiten geeft informatie weer over wanneer de diverse activiteiten zijn aangemaakt, welke gebeurtenis het aanmaken triggerde en welke gebruiker er verantwoordelijk was voor die gebeurtenis. Bovenaan de lijst kunt u selecties verrichten waardoor u alleen activiteiten kunt bekijken die tijdens een bepaalde periode of door een bepaalde medewerker zijn aangemaakt. Om de gegevens in de lijst bij te werken aan de hand van uw selectie klikt u op de knop Bijwerken. De activiteiten zijn niet zichtbaar in de normale weergaven, maar in een aparte activiteitenlijst voor door het systeem aangemaakte activiteiten. Deze activiteitenlijst kan worden opgevraagd via Beeld - Activiteit - Door systeem aangemaakte activiteiten. De gebeurtenissen die het automatisch aanmaken van activiteiten triggeren, zijn vooraf gedefinieerd in het programma en kunnen niet worden overschreven Let op! Door het systeem aangemaakte activiteiten in de activiteitenlijst kunnen niet worden bewerkt of verwijderd.

Gebruikersinstellingen: Activiteiten Met behulp van de tabbladen in de gebruikersinstellingen kunt u bepalen hoe de vensters van het activiteitenbeheer eruit moeten zien. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.

Eenvoudig: Een vereenvoudigd scherm dat slechts enkele velden weergeeft. Normaal: Geeft de standaard velden en functionaliteit weer. Uitgebreid: Toont de meeste beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.

Klik op de betreffende knop om één van de gedefinieerde instellingen te selecteren. Activiteitenlijst Hier bepaalt u welke velden van iedere activiteit weergegeven moeten worden in het activiteitenoverzicht. Let u op dat te veel kolommen het overzicht enigszins onoverzichtelijk maken en zullen ook van invloed zijn op de snelheid van de module. Activiteitenkaart Hier kunt u definiëren welke regels die moeten gelden voor het aanmaken van een activiteit.

59

RELATIEBEHEER

Standaardwaarden: Tijdens het aanmaken van een nieuwe activiteit zullen de velden automatisch gevuld worden met de waarden die u hier aangeeft. Indien u bijvoorbeeld veelal activiteiten aanmaakt van de soort 'Verkooptelefoongesprek (uitgaand), kunt u veel werk besparen met de al ingevulde velden.

Tabblad: Hier kunt u kiezen welk tabblad u wilt gebruiken bij het aanmaken van activiteiten. Voor een gebruiker die bijvoorbeeld uitsluitend werkt met Productservice, kan het handig zijn om het tabblad Product weer te geven. Overig: Het standaard formaat van het notitieveld kan hier ingesteld worden. Het formaat kan doorgevoerd worden in elke activiteit. U kunt er ook voor kiezen of de gebruikersnaam en datum automatisch moeten worden ingevuld in de notitie. Daarnaast kunt u instellen of u details van uw activiteiten in andere agenda's zichtbaar wil maken, of automatisch een contactpersoon/project wil koppelen bij het aanmaken van activiteiten. Wenst u eenvoudig een duplicaat te maken van nieuwe activiteiten, dan vinkt u Dupliceren: Altijd, naar één nieuwe activiteit aan. U hoeft dan niet de wizard hiervoor te gebruiken.

Het programma sluit alle activiteiten waarvan gedupliceerd wordt automatisch af. Wilt u dat de activiteit open blijft staan, kunt u het vinkje voor Dupliceren: Sluit de activiteit die wordt gedupliceerd verwijderen.

60

AGENDA

AGENDA De agenda laat de activiteiten zien waarvoor u verantwoordelijk bent of als medewerker aan gekoppeld bent. U kunt kiezen of een activiteit in de agenda of in de activiteitenlijst weergegeven moet worden. Dit wordt bepaald door het type waartoe de verschillende activiteiten behoren. Activiteiten van het type ’Bezoek’, Demonstratie’ en ‘Vergadering’ worden in de kalender weergegeven, terwijl activiteiten zoals ‘Brief’, ‘Telefax’ en ‘Telefoon’ in het takenoverzicht behoren te staan. Zie Instellingen activiteitstypen voor informatie over hoe u dit kunt instellen.

Deze kunnen ook eventueel anders ingesteld worden voor iedere activiteit in het tabblad Diversen, waar u dit met een vinkje bij Toon activiteit in takenoverzicht aan en uit kunt zetten. U kunt de kalender van een andere werknemer of resource bekijken. U hebt ook de mogelijkheid de kalender van meerdere werknemers of resources tegelijk te bekijken in de Gemeenschappelijke kalender. Weergave kalender In de kalender ziet u zowel de activiteiten waarvoor u verantwoordelijk bent als die waaraan u als medewerker gekoppeld bent. U kunt de kalender weergeven per dag, 5 dagen (werkweek), 7 dagen (kalenderweek) of 31 dagen (maand) U kunt nieuwe activiteiten direct in de kalender aanmaken door te dubbelklikken op een beschikbaar tijdvak. Op dezelfde manier - door te dubbelklikken- opent u de aangemaakte activiteiten. Door rechtsboven in het kalenderoverzicht te klikken, kunt vooruit of terug in de tijd bladeren.

61

RELATIEBEHEER

Activiteitenlijst De activiteitenlijst geeft uitsluitend de taken weer waarvoor u zelf verantwoordelijk bent. Voltooide taken kunnen links van de taak met één klik afgevinkt worden. Nieuwe activiteiten worden aangemaakt doordat u het onderwerp invoert in het veld Nieuw. Al aangemaakte activiteiten worden geopend door er op te dubbelklikken, zoals in de kalender. Kleine agenda: Beeld – Activiteit – Kleine agenda De kleine agenda geeft u een overzicht van de activiteiten van vandaag waarvoor u verantwoordelijk bent of als medewerker aan gekoppeld bent. U kunt ook naar een andere dag bladeren met de knop rechts van de agenda. Verder fungeert de agenda zoals de grote agenda, die echter uitgebreidere functionaliteit biedt.

Gemeenschappelijke agenda Beeld – Activiteit – Gemeenschappelijke agenda of Beeld – Activiteit – Agenda – Gemeenschappelijke agenda In de gemeenschappelijke kalender kunt u maximaal zeven kalenders van medewerkers en/of resources gelijktijdig bekijken. U kunt met de knop Instellingen gemeenschappelijke agenda in de werkbalk aangeven welke resources en/of medewerkers er weergegeven moeten worden. In elke kolom geeft u eerst aan of u een medewerker of een resource wilt selecteren. Vervolgens selecteert u de gewenste medewerker of resource. De gemeenschappelijke agenda wordt automatisch geopend op de desbetreffende dag. Indien u een andere datum in de agenda wilt inzien, klikt u op Kies datum in de werkbalk.

Let u er op dat de gemeenschappelijke kalender niet alle activiteiten weergeeft die iedere persoon in zijn of haar takenoverzicht heeft. Een medewerker is niet noodzakelijkerwijs ook een gebruiker van het programma. Om de activiteiten van een gebruiker van het programma te kunnen bekijken, moet de gebruiker eerst in het Medewerkerregister geregistreerd worden. Voorbeelden van een resource kunnen ruimtes of

62

AGENDA

vergaderkamers zijn. Om een resource aan te maken moet u een nieuw artikel aanmaken in het artikelregister en Resource markeren in het tabblad Instellingen. U kunt een nieuwe activiteit aanmaken door te dubbelklikken in één van de kolommen in de gemeenschappelijke agenda. De medewerker die boven aan de gekozen kolom staat, wordt gemarkeerd als verantwoordelijke voor de activiteit. U kunt ook een bestaande activiteit openen door hierop te dubbelklikken. De gemeenschappelijke agenda kan in combinatie met de resources aangepast worden aan de specifieke wensen van uw bedrijf. U kunt de kalender bijvoorbeeld gebruiken om een bespreking met meerdere medewerkers te plannen. U kunt dan tegelijkertijd zien of de vergaderruimte beschikbaar is en deze reserveren. Een medewerker/resource registreren in de gemeenschappelijke agenda 1.

Klik op Beeld, ga naar Activiteit en klik op Gemeenschappelijke agenda.

2.

Klik op Kies datum om de datum die u wilt bekijken aan te geven.

3.

Klik op Instellingen gemeenschappelijke agenda. In het veld aan de linkerzijde geeft u aan of u de agenda van een medewerker of een ressource wilt inzien door op de pijlknop te klikken. In het veld rechts selecteert u de medewerker of resource waarvan u de kalender wilt bekijken.

4.

Klik op OK. De Agenda van de gekozen medewerker of resource wordt dan weergegeven en kunt u nieuwe activiteiten aanmaken of bestaande activiteiten bewerken.

63

RELATIEBEHEER

Agenda medewerkers/resources Beeld – Activiteit – Agenda – Medewerkers/Resources In het programma kunt u de agenda's van andere medewerkers of resources inzien. Dat kan het overzicht over de medewerkers en resources van het bedrijf vereenvoudigen. U kunt bijvoorbeeld het activiteitsniveau van de verschillende medewerkers van de afdeling opvolgen door de kalender/agenda van andere medewerkers of resources onder opzicht te houden. U kunt ook de agenda gebruiken wanneer u activiteiten van andere medewerkers of resources wilt aanmaken of wijzigen. U kunt kiezen om de details van uw eigen activiteiten niet in de agenda van anderen weer te geven. Lees meer hierover bij de gebruikersinstellingen in het relatiebeheer. Agenda van een andere medewerker/resource weergeven 1.

Ga naar Activiteit in het menu Beeld, klik op Agenda en vervolgens op Medewerker/Resource.

2.

Geef aan of u de kalender wilt bekijken van een medewerker of een resource.

3.

Kies vervolgens een specifieke medewerker of resource.

4.

Klik op OK. De kalender/agenda van de gekozen medewerker of resource wordt dan weergegeven en u kunt nieuwe activiteiten aanmaken of bestaande activiteiten bewerken.

64

DOCUMENTEN

DOCUMENTEN Documentenoverzicht Het documentenoverzicht geeft u een overzicht over alle geselecteerde documenten die u en andere gebruikers van het programma hebben aangemaakt. Het programma heeft verschillende functies die u helpen selecties te maken zo dat het eenvoudiger is om de documenten te zoeken. Het programma heeft ook een zoekfunctie die van pas kunnen komen bij het zoeken tussen een groot aantal documenten.

Het importeren van documenten is ene andere belangrijke functie in het documentenoverzicht. Documenten die u aanmaakt per relatie worden automatisch in het Documentenoverzich opgeslagen, terwijl binnenkomende documenten van relaties manueel geïmporteerd moeten worden. Daarnaast kunt u nieuwe documenten aanmaken en bestaande documenten aanpassen vanuit het Documentenoverzicht. Door met de rechter muisknop op het document te klikken, kunt u het document openen, afdrukken of per e-mail of telefax versturen. De filters in het documentenoverzicht

Documenttype: U kunt een bepaalde soort documenten in het venster weergeven, bijvoorbeeld interne documenten, documenten aan medewerkers of relaties. Zie de link waar u eigen documentensoorten kunt aanmaken.

65

RELATIEBEHEER

Auteur: Geeft alle documenten weer die aangemaakt zijn door een bepaalde gebruiker. Project: Toont alle documenten die bij een bepaald project behoren. Status: Toont alle documenten met een bepaalde status. Wanneer u Alle kiest, worden er geen filters gebruikt.

U kunt een uitgebreidere selectie maken met behulp van de Filterinstellingen in de werkbalk. Deze zullen in dit geval de eenvoudige filterinstellingen boven in het venster overschrijven. Door te klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten annmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteit en in welke modules de activiteit toegankelijk is. Indien u vaak een bepaald soort document aanmaakt, raden wij u aan een documentsjabloon aan te maken.

Een nieuw document aanmaken Klik op Beeld, ga naar Document en klik op Nieuw Document Hier kunt u een nieuw document aanmaken. In dit venster geeft u de speciale kenmerken aan die van toepassing zijn op het document. Daarna klikt u op Aanmaken/samenvoegen om de wizard te starten die u verder helpt met het aanmaken van het document. U kunt het document koppelen aan een aantal medewerkers of relaties. Dit kunt u op twee verschillende manieren doen: u voert de gegevens van medewerkers of relaties in, in de respectievelijke tabbladen voordat u op Aanmaken/samenvoegen klikt, of u voert de medewerkers of relaties in met behulp van een selectievenster dat wordt weergegeven wanneer u op Aanmaken/samenvoegen heeft geklikt. U kunt niet tegelijkertijd gegevens van zowel medewerkers als relaties in hetzelfde document samenvoegen. Wanneer u hier een document aanmaakt, kunt u het koppelen aan de desbetreffende relatie of het project waartoe het behoort. Daarmee bespaart u de tijd die het kost om dit voor iedere om dit handmatig te uit te voeren voor iedere medewerker, relatie of project. U kunt ook een nieuw document aanmaken vanuit het Documentenoverzicht of in het tabblad Document in de modules Relatie, Project, Medewerkerregister, Contactpersoon of Activiteit. De velden in de documentenkaart

66

Titel: Typ een toepasselijke titel in voor het aan te maken document. Datum: De systeemdatum wordt automatisch ingevuld. Deze kan eventueel overschreven worden. Auteur: De aangemelde gebruiker (u) wordt automatisch als auteur aangegeven, maar dit kan eveneens overschreven worden. De naam die wordt weergegeven wordt automatisch uit het medewerkerregister opgehaald en geregistreerd is in de Gebruikersadministratie. Onze Ref: Selecteer de persoon uit het overzicht of typ de gewenste tekst in. Project: Geef aan of het document aan een project gekoppeld moet worden.

DOCUMENTEN

Type: Selecteer een passend documenttype - bijvoorbeeld Medewerker, Relatie of Project. U kunt zelf meerdere documentsoorten aanmaken in het standaardregister van het programma of door met de rechter muisknop hier te klikken. Zie de koppeling Documentsoorten. Status: Status kan een hulp zijn om uw documenten later gemakkelijker te filteren. Bij Gebruikersinstellingen kunt u aangeven of de status automatisch gewijzigd moet worden naar Uitgevoerd op het moment dat het document is aangemaakt. Programma: De programma’s die u kunt gebruiken zijn Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint en Microsoft Project.

Documentsjablonen: De documentsjabloon die u hebt gekozen voor de documentsoort wordt bij de Gebruikersinstellingen van het document weergegeven. Wanneer u op Pijl omlaag klikt, zullen de overige documentsjablonen die in het gekozen programma beschikbaar zijn worden weergegeven (Word, Excel, PowerPoint, Project).

Documentnaam: Bij Gebruikersinstellingen kunt u aangeven of het programma automatisch een documentnaam moet voorstellen, of dat u die zelf wilt bepalen telkens wanneer u een nieuw document aanmaakt. De naam kan te allen tijde overschreven worden. Gegevensmap: De standaard opslagruimte wordt aangegeven, maar ook deze kan veranderd worden met behulp van de bladerknop – de knop met de drie puntjes […]. Windows Verkenner wordt dan gestart en kunt u een geschikte directory aangeven waarin u uw documenten kunt opslaan. Aanmaken/samenvoegen: Klik hier om de wizard te starten die u verder helpt met het aanmaken of samenvoegen van een document.

De tabbladen in het documentenregister

Hoofdtekst: De tekst die u hier intypt, wordt als samenvoegveld gebruikt. Notitie: Hier kunt u eventuele notities invoeren. Het is ook mogelijk om de gegevens van de gebruiker en tijdstip waarop deze de notitie heeft aangemaakt automatisch in te voeren. De

67

RELATIEBEHEER

instellingen daarvoor worden aangegeven bij Gebruikersinstellingen in het tabblad Documentenkaart. Relaties: Wordt gebruikt om relaties en contactpersonen handmatig aan het document te koppelen. Het is mogelijk om relaties en contactpersonen te koppelen nadat het document is aangemaakt, maar u zult dan de melding krijgen dat het document al is aangemaakt en daarom de nieuwe relatiegegevens niet in het document kunnen worden opgenomen. Een andere mogelijkheid is om relaties/contactpersonen aan het document te koppelen door in de wizard op Aanmaken/samenvoegen klikken. Medewerkers: Wordt op dezelfde manier gebruikt als het tabblad Relaties om medewerkers handmatig te koppelen voordat het document wordt aangemaakt. Wanneer u een medewerker wilt verbinden met een document nadat het is aangemaakt, krijgt ook hier de mededeling dat de gegevens niet in het document kunnen worden opgenomen. Een andere mogelijkheid om medewerkers aan het document te koppelen is door de 'Wizard' te starten en op Aanmaken/samenvoegen te klikken. Let erop dat de wizard niet wordt geopend indien u relaties, contactpersonen of medewerkers handmatig aan een document heeft gekoppeld. Diverse: U vinkt Privé Document aan wanneer u wilt dat een document niet toegankelijk moet zijn voor andere gebruikers. Let u vooral er op dat het er geen reservekopie van het document zal worden gemaakt wanneer u een reservekopie maakt zonder systeembestanden. Met een markering hier zal ook de directory als gebruikersdirectory worden ingesteld.

Documentsjablonen Sjablonen gebruikt u voor het vereenvoudigen van uw werk met documenten die (nagenoeg) dezelfde lay-out hebben. Met behulp van een sjabloon kunt u een document één keer formatteren en vervolgens het programma zo instellen dat u dezelfde formattering weer kan gebruiken. Het is tevens mogelijk om verschillende codes in de sjablonen in te voeren, als speciale functionaliteit, wanneer u een document creëert. Het programma bevat een aantal speciale sjablonen voor documenten die in Microsoft Word kunnen worden aangemaakt. De sjablonen bevatten al codes die de informatie ophalen over medewerkers of relaties/contactpersonen de relatiekaart. Daarnaast bevatten deze sjablonen een voorgestelde format. U kunt zelf deze sjablonen bewerken en nieuwe aanmaken.

68

DOCUMENTEN

Wanneer de codes, die samenhangen met de informatie van de relatiekaart, in de documentsjablonen worden ingevoerd, zal het later mogelijk zijn om een nieuw document te creëren, welke informatie over de relatie bevat. Dit kan informatie over de naam van de relatie zijn, maar ook de contactpersoon, het adres, de referentie etc. Wanneer u een relatie of een selectie van relaties hebt uitgekozen, gebaseerd op selectiecriteria, kan er een nieuw document gecreëerd worden, waar alle noodzakelijke informatie automatisch op de juiste plaats wordt ingevuld. Een grondige definitie van de sjabloon zal u daardoor later veel tijd besparen, wanneer u documenten creëert. Tegelijkertijd krijgt uw correspondentie een uniform ontwerp. Sjablonen in het programma Ga naar Beeld - Document - Documentsjablonen Het venster dat nu wordt geopend toont de sjablonen die u in het programma vindt. Hier kunt u nieuwe documenten creëren of bestaande bewerken. Deze sjablonen zijn verschillend voor iedere bedrijfsdatabase. NB! Bewerking van sjablonen is een nuttige investering, omdat u hierdoor het programma kunt aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. Sjablonen hebben een geheel eigen module zodat u eenvoudig overzicht houdt van de bestaande sjablonen en deze kan bewerken.

Beschrijving van de velden in het venster Module: Als u op de pijltoets naar beneden klikt in het veld Module kunt u kiezen uit vier verschillende sjablonen. Dit zijn sjablonen die gebruikt worden in de documentmodule of de relatiemodule, E-mail- en offertesjablonen. Als u een van de types kiest worden alleen de beschikbare sjablonen voor dit type weergegeven. Pad naar map voor sjablonen: Als u een sjabloon gekozen heeft kunt u hier het pad zien naar de locatie waar de sjabloon opgeslagen is. NB: U kunt een bestaande sjabloon openen door te klikken op Documentsjabloon in de werkbalk. Op die manier kunt u ook documentsjablonen bewerken.

Een nieuwe documentsjabloon aanmaken U kunt onafhankelijk van bestaande documentsjablonen nieuwe documentsjablonen aanmaken. U kunt een sjabloon aan meerdere medewerkers of relaties koppelen. Door het gebruik van documentsjablonen kunt u veel tijd besparen wanneer u bepaalde documenten vaak gebruikt. U kunt ook bestaande documentsjablonen aanpassen. Zo maakt u een nieuwe documentensjabloon aan U kunt onafhankelijk van bestaande documentsjablonen nieuwe documentsjablonen aanmaken. 1.

Ga naar Beeld – Document – Documentsjablonen. Klik op Nieuw.

2.

Het venster Sjabloon wordt geopend. Wanneer u een documentensjabloon wilt bewerken,kunt u op Documentsjabloon openen klikken in de werkbalk.

3.

Geef aan voor welk programma de sjabloon beschikbaar moet zijn, d.w.z. Word, Excel, PowerPoint of Project.

69

RELATIEBEHEER

4.

Tik de naam van de sjabloon en een korte Omschrijving in waarvoor de sjabloon gebruikt zal worden.

5.

In het veld Samenvoeggegevens geeft u aan of de sjabloon gebruikt zal worden voor relaties of voor medewerkers. Klik op Pijl omlaag om de adressen in de velden Adres 1 en Adres 2 aan te geven. U kunt een Notitie invoeren in het daarvoor bedoelde veld. Die zal niet in het document afgedrukt worden.

6.

Geef aan of de sjabloon toegankelijk moet zijn voor alle documenttypen door het afvinkhokje onder in het venster te markeren. Indien u deze niet markeert, zal de box niet meer worden weergegeven.

Wanneer u de noodzakelijke gegevens hebt ingevoerd klikt u op OK. Een nieuwe documentsjabloon wordt geopend in het programma dat u hebt gekozen. Omschrijving van de velden Programma: Geef aan in welk veld de sjabloon aangemaakt moet worden. U kunt kiezen uit MS Word, Excel, PowerPoint en Project. Sjabloonnaam: Geef zelf een passende naam aan. Let u op dat de extensie [.DOT] van de bestandsnaam in Word de afkorting is voor ‘Document Template’. Omschrijving: Hier kunt u een nadere omschrijving van de documentsjabloon ingeven. Deze zal niet weergegeven worden in het document. Samenvoegbasis: Wanneer u een sjabloon heeft gekozen voor het programma MS Word, kunt u kiezen of u wel of niet documenten wilt samenvoegen voor medewerkers of relaties. Afhankelijk van uw keuze, worden de gegevens van de medewerkers dan wel relaties aan het document gekoppeld. U kunt niet tegelijkertijd gegevens van zowel medewerkers als relaties met dezelfde documentsjabloon samenvoegen. Adres 1: Dit veld is uitsluitend actief wanneer u MS Word als programma heeft gekozen. Selecteer de adresgegevens door op de pijl omlaag te klikken. Indien u ’Relatie' heeft gekozen, kunt u een keuze maken uit verschillende adressen van de relaties en contactpersonen; heeft u gekozen voor ‘Medewerker’ kunt kiezen uit meerdere postadressen.

70

DOCUMENTEN

Adres 2: Het veld fungeert op dezelfde manier als adres 1. U hebt dus de mogelijkheid om twee adressen in de sjabloon op te nemen; bijvoorbeeld het postadres en het afleveradres. Notitie: Indien nodig kunt u hier een notitie schrijven. De notitie wordt niet op het document afgedrukt. De sjabloon moet toegankelijk zijn voor alle documenttypen: Deze markering is standaard. Omdat u kunt aangeven welke sjablonen toegankelijk moeten zijn voor de verschillende documenttypen, raden wij u aan om een nieuwe sjabloon toegankelijk te maken voor alle documenttypen.

Samenvoegvelden in documentsjablonen In het document kiest u Beeld – Werkbalken – Afdruk samenvoegen (View/Toolbars/Mail Merge) indien deze werkbalk al niet in het aangemaakte document wordt weergegeven. Klik op de knop Insert Merge Fields. Er zal een overzicht met alternatieven op het scherm verschijnen, waarin u voorgedefinieerde velden in de documentsjabloon kunt aangeven. Deze worden later automatisch ingevuld wanneer u het document aanmaakt. Om een eigen veld in te voegen, moet u eerst de cursor in de positie plaatsten waar u het veld in de documentsjabloon wilt invoegen. Klik vervolgens op de knop Insert Merge Fields. Uit het overzicht kiest u het gewenste veld en klikt Fill in.... De code wordt in de documentsjabloon opgenomen en kan desgewenst veranderd en verplaatst worden. U kunt de ingevoegde code markeren en vervolgens de opmaak en het lettertype op de gewoonlijke wijze aanpassen. Daarna kunt u vaste teksten inschrijven, kopen voetteksten invoeren (bijvoorbeeld de uw bedrijfsnaam, adres en telefoonnummer), logo en eventueel andere informatie.

Documentsjabloon bewerken Sjablonen gebruikt u om gemakkelijk gelijke formats te krijgen voor documenten. Bij het programma wordt een aantal documentsjablonen geleverd. Wij raden u aan de sjablonen aan te passen, zodat het programma geheel aansluit bij uw behoeften. U kunt het formaat van teksten aanpassen, teksten verplaatsen, kopen voetteksten als ook logo’s invoeren. Het programma geeft u de mogelijkheid om samenvoegvelden van medewerkers en relaties/contactpersonen op te nemen. U kunt ook nieuwe eigen documentsjablonen aanmaken. Let u er op dat u zowel gegevens in het programma (de knop Documentsjablonen bewerken) als het documentsjabloon op zich kunt aanpassen (de knop Documentsjabloon openen). Zo opent en bewerkt u een documentsjabloon 1.

Klik op Beeld, ga naar Document en klik op Documentsjablonen. Het venster Documentsjablonen verschijnt op uw scherm. Markeer de actuele sjabloon en klik Documentsjabloon openen op de knoppenbalk.

2.

De sjabloon wordt nu geopend in het programma waar de sjabloon voor was gemaakt, bijvoorbeeld Microsoft Word, en de sjabloon kan nu bewerkt worden.

3.

Bestaande vaste teksten en codes kunnen worden verplaatst en geheel zoals u wilt in het desbetreffende programma geformatteerd worden.

4.

Daarna kunt u ook eigen vaste teksten inschrijven, kopen voetteksten invoeren (bijvoorbeeld de uw bedrijfsnaam, adres en telefoonnummer), logo en eventueel andere informatie.

5.

Het programma geeft u de mogelijkheid om samenvoegvelden van medewerkers en relaties/contactpersonen op te nemen. Er zijn een aantal velden naast die al gedefinieerd zijn in

71

RELATIEBEHEER

de standaardsjablonen. In het document kiest u Beeld – Werkbalken – Afdruk samenvoegen (View/Toolbars/Mail Merge) indien deze werkbalk nog niet in het aangemaakte document wordt weergegeven. Klik op de knop Insert Merge Fields. Er zal een overzicht met alternatieven op het scherm verschijnen, waarin u voorgedefinieerde velden in de documentsjabloon kunt aangeven. Deze worden later automatisch ingevuld wanneer u een document aanmaakt. Om een eigen veld in te voegen, moet u eerst de cursor in de positie plaatsen waar u het veld in de documentsjabloon wilt invoegen. Klik vervolgens op de knop Insert Merge Fields. U kiest het gewenste veld uit het overzicht en klikt op Invoegen. De code wordt in de documentsjabloon opgenomen en kan desgewenst veranderd en verplaatst worden. U kunt de ingevoegde code markeren en vervolgens de opmaak en het lettertype op de gewoonlijke wijze aanpassen. 6.

Wanneer u klaar bent, slaat u het document op en sluit u het af.

Zo wijzigt u de gegevens gekoppeld aan een documentsjabloon 1.

Klik op Beeld, ga naar Documenten en klik op Documentsjablonen. Het venster Documentsjablonen verschijnt op uw scherm. Markeer de actuele sjabloon en klik Bewerken op de werkbalk.

2.

U kunt de velden Omschrijving, Samenvoegbasis, Adres 1, Adres 2 en Notitie wijzigen. Het kan mogelijk meer praktisch zijn om een geheel nieuwe documentensjabloon aan te maken in plaats van de samenvoegbasis te wijzigen.

3.

Klik op OK wanneer u klaar bent.

Documenttype In het programma is standaard een aantal documententypen aangemaakt, bijvoorbeeld "Intern", "Medewerker", "Relatiebeheer" of " Project". U kunt in het Standaardregister ook eigen statussen definiëren. Door gebruik te maken van verschillende documentensoorten kunnen documenten eenvoudiger gefilterd worden of kunt u aangegeven dat een bepaald document voor een specifieke groep gebruikt moet worden. Wanneer u nieuwe documentensoorten heeft gedefinieerd, zullen deze in het documentenoverzicht en het documentregister toegankelijk zijn. In het venster Nieuw document kunt u met rechter muisknop in het veld Documententype klikken. Dan komt u direct in het Standaardregister en kunt u nieuwe documenttypen definiëren. Let u er op dat nieuwe documenttypen pas geactiveerd worden wanneer u het venster Nieuw document heeft afgesloten. Documenttype aanmaken 1.

Kies Beeld en klik Instellingen, Bedrijf en Standaardregister.

2.

Markeer Documenttype en klik Bewerken.

3.

In het venster dat dan geopend wordt kunt u documenttypen aanmaken, verwijderen of bestaande typen bewerken.

4. 5.

72

Klik op Nieuw om een nieuw documenttype aan te maken. In het veld Omschrijving documenttype tikt u een toepasselijke naam in.

DOCUMENTEN

6.

In Standaard opslagruimte geeft u aan waar de sjablonen moet worden opgeslagen:

Gegevensmap – Indien u de Gegevensmap als standaard opslagruimte aangeeft, zal er geen reservekopie worden gemaakt. Mijn documenten – Indien u Mijn documenten kiest, wordt er geen reservekopie gemaakt van het document. Aangepast – Hier wordt het onderstaande veld geactiveerd, zodat u zelf de opslagruimte kan aangeven waarin u het bestand wilt opslaan.

7.

Geef aan welke documentsjablonen aan het documenttype gekoppeld moeten worden in het venster Geen sjablonen gekoppeld aan documenttypen en Sjablonen gekoppeld aan documenttype.

8.

Geef eventuele beperkingen in de gebruikerstoegang aan door de afvinkhokjes Personeel, Vertrouwelijk en Non-actief te markeren.

Personeel – Het document is uitsluitend toegankelijk voor degenen die toegang hebben tot personeelsdocumenten. Vertrouwelijk – Het document is uitsluitend toegankelijk voor degenen die toegang hebben tot vertrouwelijke documenten. Non-actief – Een documenttype dat niet meer in het filter van de documentenlijst of in het veld Type in de documentenkaart worden getoond. Daardoor zal deze niet meer gebruikt worden zonder dat dit invloed zal hebben op bestaande documenten.

Wizard voor het aanmaken van een document dat aan relaties gekoppeld wordt De aangemaakte documenten kunnen aan één of meerdere relaties gekoppeld worden. Dit kunt u doen op twee verschillende manieren: U kunt handmatig één of meerdere relaties toevoegen in het tabblad Relaties voordat u op Aanmaken/samenvoegen klikt in het venster Nieuw Document, of de relaties worden toegevoegd met behulp van de wizard die wordt gestart wanneer u Aanmaken/Samenvoegen aanklikt. Het programma registreert automatisch of er relaties zijn ingevoerd wanneer u op de knop klikt. De wizard helpt u met het koppelen zodat u tijd kunt besparen wanneer het document naar meerdere relaties verzonden moet worden. U kunt snel en gemakkelijk de relaties selecteren door bijvoorbeeld een bepaalde branche of categorie te kiezen. Indien het document slechts naar enkele relaties moet worden gestuurd, is het meest eenvoudige om de koppeling met de relaties aan te geven in het tabblad Relaties. Wanneer het document is aangemaakt, is het toegankelijk in het tabblad Documenten van iedere relatie die aan het document zijn gekoppeld. Let op! Het is mogelijk om relaties en contactpersonen te koppelen nadat het document is aangemaakt, maar u zult dan de melding krijgen dat het document al is aangemaakt en daarom de nieuwe relatiegegevens niet in het document kunnen worden opgenomen. De wizard voor het aanmaken van een document dat aan relaties gekoppeld wordt 1. 2.

Ga naar Document in het menu Beeld en klik op Nieuw Document Vul de velden in. Lees verder bij Nieuw Document voor nadere informatie betreffende de respectieve velden.

73

RELATIEBEHEER

3.

Selecteer een passende documentsjabloon. Een documentsjabloon heeft samenvoegvelden voor Relaties, Medewerkers, of géén samenvoegvelden. Selecteer een documentsjabloon met samenvoegvelden voor relaties. U kunt eventueel ook zelf een Nieuw documentensjabloon aanmaken.

4.

Klik op Aanmaken/samenvoegen.

Het programma controleert of er al koppelingen zijn aangemaakt in het tabblad Relaties. Indien dit het geval is, wordt het document nu aangemaakt. Indien het tabblad Relaties (of Medewerkers) leeg is, kunt u nu aangeven of u één of meerdere relaties wilt koppelen. Dit kunt u als volgt doen:

Voor één relatie 1.

Klik op Een relatie.

2.

Selecteer een relatie en eventueel een contactpersoon en klik op OK.

3.

Het document wordt nu aangemaakt in het programma u hebt gekozen, bijvoorbeeld Word.

4.

Bewerk het document zoals u wilt.

5.

Sla het document op en sluit het af.

6.

Het tabblad Relaties wordt bijgewerkt met de relaties en eventueel de contactpersonen voor wie het document is aangemaakt.

Voor meerdere relaties 1.

Klik op Meerdere relaties en Klik op Volgende. Een selectievenster wordt geopend.

2.

Pas eventueel de selectie aan. Lees meer hierover bij Selectie.

3.

Klik op OK. Het venster Selectie van relaties wordt geopend.

4.

Maak eventueel handmatig aanpassingen aan de selectie door individuele relaties toe te voegen of te verwijderen. Klik op Voltooien.

5.

Het document wordt nu aangemaakt in het programma dat u hebt gekozen, bijvoorbeeld Word.

6.

Maak de gewenste aanpassingen aan het document. Voor het samenvoegen van de velden, dwz. zodat de gegevens als naam en adres zichtbaar zijn, klikt u op de ABC (View Merged Data) in de werkbalk.

7.

Sla het document op en sluit het af.

8.

Het tabblad Relaties wordt bijgewerkt met de relaties en eventueel de contactpersonen voor wie het document is aangemaakt.

Wizard voor het aanmaken van een document dat aan medewerkers gekoppeld wordt De aangemaakte documenten kunnen aan één of meerdere medewerkers gekoppeld worden. Dit kunt u doen op twee verschillende manieren: U kunt handmatig één of meerdere relaties toevoegen in het tabblad Medewerkers voordat u op Aanmaken/samenvoegen klikt in het venster Nieuw Document, of de medewerkers worden toegevoegd met behulp van de wizard

74

DOCUMENTEN

die wordt gestart wanneer u Aanmaken/Samenvoegen aanklikt. Het programma registreert automatisch of er medewerkers zijn ingevoerd wanneer u op de knop klikt. De wizard helpt u met het koppelen zodat u tijd kunt besparen wanneer het document naar meerdere medewerkers verzonden moet worden. U kunt snel en gemakkelijk de medewerkers selecteren door bijvoorbeeld een bepaalde branche of categorie te kiezen. Indien het document slechts naar enkele medewerkers moet worden gestuurd, is het meest eenvoudige om de koppeling met de medewerkers aan te geven in het tabblad Medewerkers. Wanneer het document is aangemaakt, is het toegankelijk in het tabblad Documenten van iedere medewerker die aan het document zijn gekoppeld. Let op! Het is mogelijk om medewerkers te koppelen nadat het document is aangemaakt, maar u zult dan de melding krijgen dat het document al is aangemaakt en daarom de nieuwe gegevens niet in het document kunnen worden opgenomen.

Zo maakt u een document aan dat gekoppeld wordt aan medewerkers 1.

Ga naar Document in het menu Beeld en klik op Nieuw Document

2.

Vul de velden in. Lees verder bij Nieuw Document voor nadere informatie betreffende de respectieve velden.

3.

Selecteer een passende documentsjabloon. Een documentsjabloon heeft samenvoegvelden voor Relaties, Medewerkers, of géén samenvoegvelden. Selecteer een documentsjabloon met samenvoegvelden voor medewerkers. U kunt eventueel ook zelf een Nieuwe documentensjabloon aanmaken.

4.

Klik op Aanmaken/samenvoegen.

Het programma controleert of er al koppelingen zijn aangemaakt in het tabblad Medewerkers. Indien dit het geval is, wordt het document nu aangemaakt. Indien het tabblad Medewerkers (of Relatie) leeg is, kunt u nu aangeven of u één of meerdere medewerkers wilt koppelen. Dit kunt u als volgt doen:

Voor één medewerker 1.

Klik op Een medewerker.

2.

Selecteer een medewerker en klik op OK.

3.

Het document wordt nu aangemaakt in het programma u hebt gekozen, bijvoorbeeld Word.

4.

Bewerk het document zoals u wilt.

5.

Sla het document op en sluit het af. Het tabblad Medewerkers wordt bijgewerkt met de voor wie het document is aangemaakt. Voor meerdere medewerkers

1.

Klik op Meerdere medewerkers en Klik op Volgende. Een selectievenster wordt geopend.

2.

Maak eventueel handmatig aanpassingen aan de selectie door individuele medewerkers toe te voegen of te verwijderen. Klik op Voltooien.

3.

Het document wordt nu aangemaakt in het programma dat u hebt gekozen, bijvoorbeeld Word.

75

RELATIEBEHEER

4.

Maak de gewenste aanpassingen aan het document. Voor het samenvoegen van de velden, dwz. zodat de gegevens als naam en adres zichtbaar zijn, klikt u op de ABC (View Merged Data) in de werkbalk.

5.

Sla het document op en sluit het af. Het tabblad Medewerkers wordt bijgewerkt met de medewerkers voor wie het document is aangemaakt.

Import van documenten Het programma ondersteunt de import van documenten in alle bestandsformaten. U kunt ook meerdere bestanden tegelijk importeren. Geïmporteerde bestanden kunnen aan meerdere medewerkers en relaties gekoppeld worden. Dit betekent dat, indien u al een document in een ander programma heeft aangemaakt, dit in het programma kunt importeren zodat het van hier uit gebruikt kan worden. In verband met de import geeft u aan welke relaties of medewerkers het document gekoppeld moet worden. Werkwijze bij de import van document(-en) 1.

Kies Beeld, ga naar Document en klik op Import van document(en).

2.

Selecteer één of meerdere documenten die geïmporteerd moeten worden.

3.

Indien u meerdere documenten wilt importeren, kunt u de [CTRL]-toets ingedrukt houden en alle documenten die u wilt importeren aanklikken.

4.

Klik op Openen.

5.

Het programma controleert of er gemarkeerde bestanden zijn die al bestaan. Uitsluitend de naam van het document wordt gecontroleerd. Indien deze al bestaat, krijgt u een melding dat de desbetreffende bestanden niet zullen worden geïmporteerd.

6.

Een aantal gegevens zal worden ingevuld:

Wanneer u een bestand naar het documentenregister importeert, wordt o.a. document ingevuld afhankelijk van wat u hebt aangegeven bij Gebruikersinstellingen in het tabblad Documenten. Wanneer u meerdere bestanden importeert krijgt u een blanco documentenkaart waarin u de gemeenschappelijke gegevens voor de te importeren bestanden kunt invullen. Het veld voor de documentnaam zal niet actief zijn, maar de standaardwaarden zoals aangegeven bij Gebruikersinstellingen zullen automatisch ingevuld worden.

7.

Het document/De documenten worden naar de aangegeven opslagruimte gekopieerd.

8.

Tenslotte wordt de documentenlijst met de nieuwe documenten bijgewerkt. U kunt ook documenten importeren door te klikken op Bestand – Importeren – Document – Import van document(en). Importeren van documenten Daarnaast kunt u documenten importen met behulp van de knop voor het importeren van documenten in het tabblad Document in de module Relatie, Contactpersoon, Activiteit, Project en Medewerkers.

76

DOCUMENTEN

Importeren met ’Drag & Drop’ U kunt ook een document importeren met behulp van de 'drag & drop' functie 1.

Klik op Beeld, ga naar Document en klik op Documentenoverzicht

2.

Open de Verkenner van Windows en verklein het venster zodat u zowel het programma als het venster van de verkenner op uw scherm heeft.

3.

Selecteer het document of houd de [CTRL]-toets ingedrukt om meerdere documenten te markeren.

4.

Houd de linker muisknop ingedrukt en sleep tegelijkertijd het document/de documenten naar het documentoverzicht in het programma.

5.

Het programma controleert of er gemarkeerde bestanden zijn die al bestaan. Uitsluitend de naam van het document wordt gecontroleerd. Indien deze al bestaat, krijgt u een melding dat de desbetreffende de bestanden niet zullen worden geïmporteerd.

6.

Een aantal gegevens zal worden ingevuld:

Wanneer u een bestand naar het documentenregister importeert, wordt o.a. documentnaam ingevuld afhankelijk van wat u hebt aangegeven bij Gebruikersinstellingen in het tabblad Documenten. Wanneer u meerdere bestanden importeert krijgt u een blanco documentenkaart waarin u de gemeenschappelijke gegevens voor de te importeren bestanden kunt invullen. Het veld voor de documentnaam zal niet actief zijn, maar de standaardwaarden zoals aangegeven bij Gebruikersinstellingen zullen automatisch ingevuld worden.

7.

Het document/ de documenten worden naar de aangegeven opslagruimte gekopieerd.

8.

Tenslotte wordt het documentenoverzicht met de nieuwe documenten bijgewerkt.

Naar PDF-formaat kopiëren Het kan voorkomen dat u Worddocumenten wilt converteren naar een PDF-bestand (=Portable Document Format) zodat deze met Acrobat Reader gelezen kunnen worden. Een dergelijk bestand kan niet door de ontvanger bewerkt/aangepast worden en kan daarom gebruikt worden bij bijvoorbeeld offertes. Ook kunnen bedrijven beperkingen hebben m.b.t. het toestaan van het openen van bestanden of er voor zorgen dat de geadresseerde het document kan lezen ongeacht welk besturingssysteem gebruikt wordt. De knop Naar PDF-formaat kopiëren is toegankelijk vanuit zowel het documentenoverzicht als via Beeld – Document – Documentenoverzicht – Document bewerken. Zo kunt u een document naar PDF-formaat kopiëren De knop Naar PDF-formaat kopiëren is toegankelijk wanneer een document is aangemaakt. 1. 2. 3.

Markeer in het documentenoverzicht het document dat u wilt kopiëren Klik op Naar PDF-formaat kopiëren Het document wordt gekopieerd en het nieuwe document krijgt een nieuwe naam met de bestandsextensie .pdf. In het veld Programma staat er dan Acrobat.

77

RELATIEBEHEER

Let op! De knop Naar PDF-formaat kopiëren is alleen toegankelijk als het document al is aangemaakt.

Gebruikersinstellingen: Document Met behulp van de tabbladen bij de Gebruikersinstellingen voor het document kunt u functionaliteit en aanzien van het documentregister bepalen. De instellingen geven u de gelegenheid om het programma aan te passen aan iedere gebruiker en hun persoonlijke voorkeuren. Het gebruik van de documentenmodule wordt meer efficiënt wanneer u standaardwaarden kunt aangeven die moeten gelden bij het aanmaken van nieuwe documenten. Bovendien kunt u kiezen voor het invoegen van bijvoorbeeld gegevens van gebruiker en tijdstip bij het maken van notities of dat er een standaard contactpersoon aan een document gekoppeld wordt dat vanuit het relatieregister wordt aangemaakt. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.

Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en er worden slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk. Klik op de knop van het gewenste alternatief.

Documentenlijst Hier bepaalt u welke velden van de documenten zichtbaar zullen zijn in de documentenlijst. Let u op dat er niet te veel kolommen in het overzicht opgenomen dienen te worden. Dit zal de overzichtelijkheid en werksnelheid van de module ten goede komen. Documentkaart Hier kunt u definiëren welke regels moeten gelden bij het aanmaken van een document.

78

DOCUMENTEN

Standaardwaarde: De waarden die u hier aangeeft worden automatisch gekozen wanneer u een nieuw document aanmaakt. Indien u over het algemeen een document van hetzelfde soort aanmaakt, kunt u veel tijd besparen doordat velden die herhaald worden al ingevuld zijn. Tabbladen: Hier kunt u aangeven welke tabbladen bij de documentenkaart weergegeven moet worden. Overig: Hier kunt u o.a. de functie activeren die de gebruikersnaam en tijdstip invoert wanneer er een notitie wordt aangemaakt, als ook dat status Uitgevoerd moet zijn op het moment dat het document is aangemaakt. Markeer de afvinkhokjes bij de opties die u wilt gebruiken.

79

RELATIEBEHEER

SKYPE-INTEGRATIE Met Skype kun u uw contacten opbellen vanuit hun contactenkaart of bedrijfscontactenkaart. U kunt ook gesprekken ontvangen. Als voor het contact een Skype-naam en Skype-nummer geregistreerd is in het adresboek of het bedrijfsadresboek, worden de gegevens van dat contact geopend. Gesprekken met bestaande contacten worden gelogd als activiteiten, zodat u de gesprekkenhistorie voor dat contact later eenvoudig kunt opvragen.

Wat is Skype? Skype is gratis software en kan worden gedownload van www.skype.com. Met Skype kunt u gratis bellen met andere Skype-gebruikers en rechtstreekse berichten sturen naar andere gebruikers. U kunt ook naar gewone vaste en mobiele aansluitingen bellen, maar daarvoor moet u een tegoed aanschaffen. Het programma wordt op uw PC geïnstalleerd en u heeft audioapparatuur op uw computer nodig om uitgaande en inkomende gesprekken te kunnen voeren. Er zijn zelfs speciale telefoons verkrijgbaar waarop de Skype-software geïnstalleerd is. Skype-naam De Skype-naam is de naam die een gebruiker krijgt wanneer hij zich bij Skype registreert. De naam is de gebruikersnaam die wordt gebruikt wanneer Skype-gebruikers elkaar bellen. U kunt deze Skype-naam voor uw contacten registeren in de contactenkaart en de contactpersonenkaart. Skype-nummer/SkypeIn Bij Skype kunt u ook de dienst SkypeIn bestellen. SkypeIn geeft u een normaal telefoonnummer, zodat anderen u kunnen bereiken via een 'normaal' telefoonnummer en met elke willekeurige telefoon. U ontvangt uw Skype-oproepen ongeacht de plaats waar u zich bevindt. SkypeOut Als u tegoed aanschaft voor SkypeOut kunt u via Skype bellen naar gewone vaste en mobiele aansluitingen in binnen- en buitenland. Overige diensten U kunt diensten bestellen waarmee u gewone vaste en mobiele aansluitingen in binnen- en buitenland kunt bellen. U kunt ook een telefoonnummer bestellen - een Skypenummer - zodat u gesprekken van andere dan Skype-telefoons kunt ontvangen. Meer gedetailleerde informatie over Skype vindt u op de Skype-website op www.skype.com.

80

SKYPE-INTEGRATIE

Starten met Skype Wat heeft u nodig om te beginnen Licentie: Skype is een aanvullend product dat u bestelt en waarvoor u een licentie moet registreren. Hierna moet u de licentiegegevens beheren, zodat het aanvullende product geregistreerd wordt in uw bedrijfsdatabase(s). Meer hierover leest u in een apart gedeelte. Installatie van Skype: U moet Skype installeren op dezelfde computer als uw Mamut Business Software en u moet zichzelf registreren als Skype-gebruiker. Als u ook gewone vaste of mobiele aansluitingen wilt kunnen bellen en niet alleen andere Skype-gebruikers, moet u een Skypetegoed/SkypeOut aanschaffen. Als u ook wilt dat anderen dan Skype-gebruikers u met een vaste of mobiele aansluiting kunnen bellen, moet u een SkypeIn-nummer aanvragen. Meer over Skype vindt u op de Skype-homepage op www.skype.com. Netwerk: Skype moet worden geïnstalleerd op de computers van alle gebruikers die van deze functie gebruik gaan maken. Eerste stappen 1.

Selecteer Skype als de TAPI in de Mamut Business Software onder Instellingen - Andere instellingen - Andere programma's. Vink het veld TAPI aan en stel Skype in als TAPI. Mocht u een melding krijgen als het programma Skype wil gebruiken, geef hiervoor dan toestemming.

2.

Voer de Skype-naam in voor al uw contacten die ook gebruik maken van Skype. U vindt het registratieveld bij de gewone telefoonnummers op de contactenkaart. U kunt ook een Skypenaam toevoegen aan een bedrijfscontact.

81

RELATIEBEHEER

Het programma is nu klaar voor uitgaande en inkomende Skype-gesprekken. Uw contacten en contactpersonen hebben nu in het veld Telefoon nieuwe velden gekregen voor Skype-nummer en Skype-naam. Ook ziet u rechts naast dit veld het telefoonsymbool. De Skype-naam wordt gebruikt om andere Skype-gebruikers te bellen. Het Skype-nummer (SkypeIn) is nodig om een Skype-gebruiker te bellen van een gewone vaste of mobiele aansluiting. U heeft dit nummer niet nodig als u uw contacten belt via Skype. Wanneer u Skype activeert, ontvangt u een melding van het programma, waarin gevraagd wordt of Mamut toestemming moet krijgen om te bellen. Als u hier ooit met Nee heeft geantwoord, kunt u dit in Skype ongedaan maken via Gereedschappen - 0pties - Beheren toegang andere programma's tot Skype. Zie voor meer gedetailleerde informatie de Skype-homepage op www.skype.com.

Bellen met Skype Een andere Skype-gebruiker opbellen vanuit de contactenkaart of contactpersonenkaart 1.

Zoek het contact of bedrijfscontact op dat u wilt bellen.

2.

Selecteer in het veld Telefoon het telefoonnummer, bv. het Skype-nummer.

3.

Klik op het telefoonsymbool.

4.

Geef desgevraagd toestemming voor het bellen door de gebruiker 'Mamut'. Er wordt nu een uitgaand gesprek tot stand gebracht. U kunt de status van het gesprek bijhouden in het venster Skype-oproepen.

Opnemen van een Skype-oproep Wanneer u gebeld wordt, wordt het venster Skype-oproepen geopend, evenals een apart Skypevenster. Opnemen/openen: U neemt de telefoon op. Als het nummer of de naam van de beller geregistreerd is als contact, wordt de bijbehorende contactenkaart geopend. Openen: Opent de contactenkaart voor het betrokken contact, maar beantwoordt het gesprek nog niet. Annuleren/ophangen: Beëindigt het gesprek.

82

SKYPE-INTEGRATIE

Mamut zoekt naar het betrokken contact op Skype-nummer /Skype-naam. Initialisatie: Standaard wordt Skype opgestart tegelijk met Windows. Als alternatief kan Skype worden opgestart wanneer u uw Mamut-programma opstart. Wanneer u Skype tijdelijk heeft afgesloten, kunt u geen Skype-gesprek beginnen vanuit Mamut, maar moet u eerst Skype weer opstarten.

Skype-activiteiten Telefoongesprekken die door Skype worden afgehandeld genereren een activiteit in de activiteitenlijst. U vindt de activiteiten in de activiteitenlijst en onder het tabblad Activiteiten van de contactenkaart of bedrijfscontactenkaart van het betrokken contact, als het Skypenummer of de Skype-naam daar is geregistreerd. De activiteiten worden geregistreerd met de begin- en eindtijd van het gesprek.

Uitgaande oproepen Alle uitgaande oproepen genereren een activiteit, ongeacht of ze al dan niet worden beantwoord. Inkomende oproepen Voor een inkomende oproep wordt alleen een activiteit aangemaakt als de oproep beantwoord wordt. Let op! Skype houdt zelf ook een logboek bij van de oproepen, maar dit logboek is niet gekoppeld aan de contacten in het programma.

83

RELATIEBEHEER

PROJECTMODULE De projectmodule is georganiseerd met projectwerk in gedachten. Hier kunt u nieuwe relaties, orders, activiteiten etc. invoegen in de verschillende tabbladen van het projectregister. Deze module is nauw verweven met de andere modules in het programma, waardoor u zelf kunt bepalen of u projectgericht wilt werken of niet. Het projectregister opent u via Beeld - Project - Projectregister. U kunt kiezen of u het projectoverzicht automatisch wilt openen, wanneer u de projectmodule opent, via Instellingen Gebruiker - Instellingen. U kunt de projecten indelen in Interne en Externe, de prioriteit aangeven, een project tijdelijk op Non-actief stellen, aan een afdeling koppelen, de duur plannen en vergelijking van de voltooiing. U kunt een eenvoudige Budget invoeren. Als u Microsoft Project hebt geïnstalleerd kunt u via Projectregister een Gantt-diagram tonen, met de visualisatie van de duur en ontwikkeling van het project. Een project kan een deel zijn van een ander project en wordt daardoor Subproject. Integratie met andere modules Een project kan aan meerdere relaties en contactpersonen gekoppeld worden. Dit doet u in het tabblad Relaties in het projectregister. U kunt een relatie als Standaardrelatie markeren, om eenvoudiger het overzicht te behouden. Let op! U kunt nieuwe projecten aanmaken in het tabblad Project in de relatiemodule. U kunt ook bestaande projecten bewerken met behulp van de Bewerken-knop in dit tabblad.

In het tabblad Order/Factuur in het projectregister registreert u nieuwe orders die aan een project gerelateerd zijn, terwijl u in het tabblad Inkoop kunt zien welke inkopen gerelateerd zijn aan het project. U kunt activiteiten en documenten koppelen aan een project, uren registreren, en artikelen koppelen aan het project. U kunt ook een eigen medewerker aan het project koppelen. Factureren U kunt het project factureren gebaseerd op verschillende factureringsmethoden: Inkoop en urenregistratie of Vaste prijs.

Projectregister In het Projectregister registreert u alle projecten en houdt u volledig overzicht over relaties, orders, facturen, offertes, inkoop, activiteiten, documenten, uren, artikelen, medewerkers en eventuele subprojecten die verbonden zijn aan het betreffende project. Het kan nuttig zijn het projectregister te gebruiken om de kosten en inkomsten van een project te kunnen volgen en te zien of een project winstgevend is. Het Projectregister is zo gestructureerd dat u op een projectmatige wijze kunt werken. Deze module is nauw geïntegreerd met de rest van de modules in het programma, zodat u de flexibiliteit verkrijgt om te beslissen of u projectgeoriënteerd wilt werken of niet.

84

PROJECTMODULE

Het projectregister opent u via Beeld – Project – Projectregister. U kunt kiezen of u het projectoverzicht automatisch wilt openen, wanneer u de projectmodule opent, via Instellingen – Gebruiker – Instellingen. Zoals eerder in het hoofdstuk over de tabs in Relatiebeheer, kunt u geen nieuw project creëren van de tab Project in de Contact module. U kunt echter een bestaand project bewerken, met de Bewerk knop in de tab Project in het Contact register.

In Gebruikersinstellingen voor project kunt u standaardwaarden invoeren, voor meerdere velden in de projectkaart. Door standaardwaarden in te voeren, hoeft u niet herhaaldelijk informatie in te voeren die gelijk is voor alle projecten. Een nieuw project aanmaken 1. 2.

Klik op Beeld, ga naar Project en klik op Projectregister. Klik op Nieuw

3.

Vul Nr./Projectklasse in, Naam evenals een meer gedetailleerde beschrijving in het veld Omschrijving.

4.

Vul Geplande begin-/ en einddatum, en het programma genereert automatisch de Geplande Duur. Vul de werkelijke data in na het afsluiten van het project.

5.

Kies in de afrollijst Type of het project intern of extern is. Als u de facturen wilt doorvoeren voor inkoop, uren en vaste prijzen kiest u Extern.

6.

Verander de voltooiinggraad als deze niet 0 is. U kunt zelf procenten in vullen voor de voltooiinggraad door met de rechter muisknop te klikken in dit veld en vervolgens op Standaardregister wijzigen.

7.

Kies Afdeling als het project gekoppeld is aan een afdeling.

8.

Kies de Prioriteit van het project in de afrollijst, afhankelijk van hoe belangrijk het is.

9.

Vul in welke medewerker Verantwoordelijk is voor het project.

85

RELATIEBEHEER

10. Schrijf eventueel Notities. 11. Beschikbaar in financiële administratie is standaard aangevinkt. Verander dit als u niet wilt dat het project toegankelijk is in de Administratiemodules in het programma. 12. Klik op de knop Budget om eigen budgetgegevens in te vullen voor het project. 13.

Klik op om een URL in te voeren in het project als deze eigen websites heeft.

14. In de onderste helft van de projectkaart wordt verschillende projectinformatie geregistreerd op de tabs. NB! Een project kan niet gewist worden als er andere modules naar gerefereerd wordt. Als het project niet langer relevant is, kunt u deze op Non-actief stellen door Ja te kiezen in de afrollijst.

De knop Projectstatus geeft u een overzicht over het project dat getoond wordt. Hier kunt u alle geregistreerde uren zien, en de orders en inkopen die gedaan zijn i.v.m. het project. Met de knop Status veranderen kunt u de projectstatus veranderen en de datum van de statusverandering invoeren. De knop Statushistorie geeft u een overzicht van de aanpassingen die u hebt gedaan via Status veranderen. U ziet de datum, status en duur van elke status die het project heeft gehad.

Gebruikersinstellingen: Project Met de behulp van de icoon Gebruikersinstellingen in de werkbalk kunt u aanpassingen doen in de projectmodule. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen Gebruiker - Module-instellingen - Project. Het venster bevat drie tabbladen: Standaardinstelling, Projectkaart en Tabblad. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.

Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en er worden slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.

Klik op de knop van het gewenste alternatief. Wilt u het venster zelf aanpassen, kunt u dat in de tabbladen doen. Projectkaarten In dit tabblad kunt u standaardwaarden invoeren die zullen gelden bij het aanmaken van nieuwe projecten. U kunt de Geplande begindatum en de werkelijke Begindatum invoeren en een Systeemdatum aanvinken als u gebruik wilt maken van de systeemdatum van uw PC. In de afrollijst Type kunt u kiezen of nieuwe projecten gemarkeerd worden als Intern of Extern. De voltooiinggraad is standaard ingesteld op nul, maar kan veranderd worden in de afrollijst.

86

PROJECTMODULE

Als u Afdeling, Prioriteit en Verantwoordelijk automatisch wilt laten invullen bij nieuwe projecten vult u hier de gewenste waarden in. Beschikbaar in financiële administratie is standaard aangevinkt, maar u kunt dit verwijderen als u niet wilt dat de nieuwe projecten toegankelijk zijn in de boekhoudmodule.

Onder Overig kunt u aanvinken of de projectlijst automatisch geopend wordt bij het openen van de projectkaart. Dit is aan te bevelen als u met meerdere projecten werkt. Bij het maken van notities wordt standaard informatie over de gebruiker en het tijdstip opgeslagen, u kunt deze instelling verwijderen als u geen registratiegegevens wenst. Tabbladen Hier kunt u aangeven welke tabbladen zichtbaar zullen zijn in de projectmodule door de tabbladen aan te vinken. We adviseren de tabbladen die u niet nodig heeft te verwijderen om een overzichtelijk venster te krijgen. . Onder Overig kunt u aangeven of de bedragen van Offerte, Order/Factuur en Inkoop Incl. Btw. weergegeven worden.

87

RELATIEBEHEER

Tabbladen in het projectregister

Relaties In het tabblad relaties kunt u relaties verbinden aan een project, verbindingen tussen projecten en relaties verwijderen en bestaande relatie-informatie bewerken. U kunt ook e-mails versturen naar relaties direct vanaf deze tab. U kunt contactpersonen aanmaken of bewerken door op een relatie te klikken, die gekoppeld is aan een project. Tip! U kunt, in de lijst, op de rechtermuis knop klikken. Dit geeft u toegang tot onder andere Ga naar relatie, Ga naar Contactpersoon en het Versturen van e-mail.

Zo koppelt u een relatie aan een project 1.

Klik op Koppel om een koppeling te maken tussen een relatie (inclusief contactpersoon) en een project.

2.

In het venster dat nu verschijnt, kiest u welke relatie en contactpersoon u aan het project wilt koppelen. Telefoon- en Faxnummer worden automatisch ingevoerd.

3.

Selecteer de relatie/contactpersoon in de lijst en klik op de TAPI-knop om direct te bellen of klik op E-mail versturen. Let op dat de TAPI-knop alleen zichtbaar is wanneer u de vereiste zaken hebt geïnstalleerd. Selectie: Om snel overzicht te krijgen van welke klanten en leveranciers betrokken zijn bij een project, kiest u Klanten of Leveranciers inde afrollijst Selectie. Deze afrollijst fungeert als filter en geeft u de gewenste informatie. Standaardrelatie: U kunt een standaardrelatie selecteren voor het project in de afrollijst rechts in het tabblad. De relatie die u hier kiest zal dikgedrukt verschijnen bovenin het tabblad. Tip! Klik op de knop Versturen e-mail voor het versturen van een e-mail aan de relaties, die u in de lijst heeft aangegeven.

Tapi: Markeer de relatie/contactpersoon in de lijst en klik op de TAPI-knop om desbetreffende persoon direct te bellen. Let op: de TAPI-knop is alleen zichtbaar indien u de desbetreffende uitrusting en licentie hiervoor heeft geïnstalleerd.

88

PROJECTMODULE

Order/Factuur Op de tab Order/Factuur wordt een overzicht getoond over offerte, orders en facturen die gekoppeld zijn aan een project. De twee kolommen aan de rechterzijde, Som excl. BTW en Som project excl. BTW kunnen twee verschillende waarden geven: Door Project aan te vinken onder Gebruikersinstellingen in Order/Factuur, is de kolom Project zichtbaar in het tabblad Artikelregels. In deze kolom kunt u aangeven aan welk project elk product in de order gekoppeld is. De order kan geclassificeerd worden als project in de afrollijst rechtsboven in het venster, terwijl de afzonderlijke producten van de order bij andere projecten kunnen worden geregistreerd. Op grond hiervan zijn er twee kolommen in het tabblad Order/Factuur. De kolom Som excl. BTW geeft het totaal van alle producten in de order, terwijl de kolom Som project excl. BTW het totaal is van de producten in het betreffende project. De afrollijst Selectie op de tab Order/Factuur werkt als een filter en levert een overzicht van de verschillende categorieën. Zo maakt u een order aan, gekoppeld aan een project 1.

Klik op Nieuw om een nieuwe order aan te maken voor het project.

2.

In het venster dat nu verschijnt, selecteert u een relatie en contactpersoon. De Order/factuur module wordt nu geopend, waar automatisch de relatiegegevens in de nieuwe order zijn ingevoerd.

3.

Zie het hoofdstuk over Order/Factuur voor gedetailleerde uitleg over het registreren van gegevens. Wanneer u de order hebt ingevoerd, sluit u de module en komt u terug in het tabblad Order/Factuur in het Projectregister.

4.

Klik op Bewerken om een bestaande order te wijzigen. De Order/Factuur-module wordt nu geopend en u kunt de gewenste veranderingen aanbrengen. Aangemaakt van In de afrollijst Aangemaakt van ziet waar de order is aangemaakt. Hier kunt u Alle kiezen. Het is ook mogelijk om orders te filteren die zijn aangemaakt in de module Order/Factuur-module. Kiest u Order/factuur in deze afrollijst, dan zullen orders van het betreffende project zichtbaar zijn op de lijst in het tabblad. U kunt ook Projectregister kiezen en daarmee de orders filteren die zijn aangemaakt in het tabblad Order/Factuur van het projectregister.

Offerte In het tabblad Offerte kunt u offertes invoeren die aan een project gekoppeld zijn. Om een vaste offerte aan te maken, klikt u op de pijlknop naast de icoon Nieuw en kiest u Vaste offerte. In de afrollijst Status kunt u filters kiezen en voor elke status de offertes bekijken. Klik op Bijwerken nadat u de status veranderd hebt.

89

RELATIEBEHEER

Inkoop Het doel van het tabblad Inkoop is om u een overzicht te geven van de inkopen in verband met een project. U kunt hier desgewenst ook wijzigingen aanbrengen en nieuwe inkooporders aanmaken. Dit geeft u een snel en eenvoudig overzicht over alle inkopen die u hebt gedaan bij deze leverancier. U kunt ook nieuwe inkopen aanmaken vanuit dit tabblad door op Nieuw te klikken. Dan wordt de inkoopmodule geopend met een nieuwe inkoopkaart die automatisch ingevuld is met de gegevens van de leverancier uit het relatieregister. U kunt ook een bestaande bestelopdracht bewerken door deze te selecteren en op Bewerken te klikken. De betreffende bestelopdracht wordt dan geopend en u kunt de gewenste wijzigingen aanbrengen. De afrollijst Status fungeert als een filter. Uw keuze bepaalt wat getoond zal worden in het venster. Als u bijvoorbeeld Ontvangen kiest, worden alleen de orders die deze status hebben getoond. Let op! Wanneer u een nieuwe inkoop wilt aanmaken, ga dan naar de inkoopmodule. Als een inkoop al aan een project gekoppeld is dan kunt u dit veranderen door op de Bewerken-knop te klikken.

Selectie: U kunt de afrollijst Selectie gebruiken voor een overzicht van inkopen gekoppeld aan projecten, gebaseerd op status. Deze afrollijst fungeert als een filter en helpt u de gewenste gegevens te vinden.

Activiteiten In het tabblad Activiteiten kunt u activiteiten invoeren die aan een project gekoppeld zijn, bestaande activiteiten bewerken of verwijderen.

Als u wijzigingen heeft aangebracht, dient u op Bijwerken te klikken om de zichtbare activiteitenlijst te bij te werken.

Zo koppelt u een activiteit aan een project 1.

90

Klik op Nieuw. Het venster Nieuwe activiteit verschijnt nu.

2.

Kies welke relatie bij de activiteit hoort in het volgende venster. Kies ook de contactpersoon uit de afrollijst.

3.

Voer de overige gegevens in het venster Nieuwe activiteit. Lees meer hierover in het hoofdstuk Activiteiten.

4.

Klik op OK en de lijst in het tabblad Activiteiten wordt bijgewerkt.

5.

Selecteer de activiteit en klik op Bewerken-knop om eventuele veranderingen aan te brengen. Het venster Activiteiten bewerken verschijnt, waarin u de wijzigingen kan aanbrengen.

PROJECTMODULE

Documenten In het tabblad Documenten kunt u documenten creëren welke met het project te maken hebben. Er kan vaak behoefte zijn voor het zenden van hetzelfde document naar verscheidene relaties, welke betrokken zijn bij hetzelfde project. Klik in een dergelijk geval op de knop Document samenvoegen in het venster Nieuw document. Selectie! In de afrollijst Selectie kunt u selecteren van welk type Microsoft-document u een overzicht in de lijst wilt hebben. Dit filter geeft u de mogelijkheid om alle documenten te zien (Alle) of documenten die gemaakt zijn in de afzonderlijke programma’s Microsoft Excel, PowerPoint, Project of Word.

U kunt documenten importeren met behulp van een speciale knop. Lees meer over het importeren van documenten in een eigen alinea. Lees meer over hoe u een document aanmaakt vanuit dit tabblad in het hoofdstuk over het tabblad Documenten in het Relatieregister.

Urenregistratie Het tabblad Urenregistratie geeft u een overzicht van de uren die geregistreerd staan bij het project. U kunt geen nieuwe uren registreren, maar u kunt wel bestaande bewerken. Indien u nieuwe uren wilt registreren, klikt u op Beeld - Urenregistratie - Urenregistratie. Selectie! Om een overzicht te verkrijgen van de uren van ieder afzonderlijk project in verhouding tot de status, kunt u een selectie maken met behulp van de afrollijst Selectie. Deze afrollijst fungeert als een filter en zorgt ervoor dat de lijst de informatie toont waar u naar op zoek bent.

Artikelen In het tabblad Artikelen kunt u producten aan het project verbinden, artikelinformatie veranderen en verbindingen tussen projecten en artikelen wissen. Let op! Hier kunnen geen nieuwe artikelen worden gecreëerd.

Medewerkers In het tabblad Medewerkers kunt u medewerkers binnen het bedrijf verbinden aan het project door op Koppelen te klikken. Om informatie over een medewerker te bewerken, selecteert u deze in de lijst en klikt u op Bewerken. Dan wordt het Medewerkerregister geopend, met de medewerkerkaart van de gekozen persoon. Hier kunt u de gewenste veranderingen maken. Indien een medewerker niet langer verbonden is aan het project, dan selecteert u deze in de lijst en klikt u op Wissen.

91

RELATIEBEHEER

Let op! De medewerker moet geregistreerd zijn in het Medewerkerregister.

Subproject Het tabblad Subproject toont alle subprojecten die deel uitmaken van het betreffende project (en eventueel andere projecten waar het project deel van uitmaakt). De Juli-aanbieding kan bijv. deel uitmaken van de Zomeraanbieding. Wanneer u kijkt onder de tab Subproject in de projectkaart Zomeraanbieding, dan wordt daar het subproject Juliaanbieding getoond. Klik op Nieuw om een verbinding te creëren tussen een project en het actuele project. Selecteer uit het venster dat opent en klik op OK. Dan zal de lijst van de tab Subproject worden bijgewerkt. Klik op de Zoek-knop rechts op de tab om een actueel project (welke getoond wordt in het bovenste deel van de projectkaart) aan een groter project te verbinden. Selecteer het hoofdproject uit de lijst die verschijnt en klik op OK. Subproject en hoofdproject De Nieuw-knop (links in het tabblad) en de Zoek-knop (rechts) hebben tegenovergestelde functies: U klikt op Nieuwe om een nieuwe koppeling te maken naar een subproject zodat het betreffende project (dat getoond wordt in het bovenste gedeelte van de projectkaart) het hoofdproject wordt. Als u op de Zoek-knop klikt dan wordt het betreffende project aan een ander hoofdproject gekoppeld. Het kan soms voorkomen dat u beide knoppen kunt gebruiken. Als u bv. in het bovenste gedeelte van de projectkaart het project 'Januari' hebt, dan kunt u dit koppelen aan de subprojecten 'Week 1', 'Week 2', 'Week 3' en 'Week 4' door op de Nieuw-knop te klikken. Tevens kunt u 'Januari' koppelen aan het hoofdproject 'Winter' met behulp van de Zoek-knop rechts van het tabblad.

Boekhouding Het tabblad Boekhouding geeft u een overzicht van alle boekstukregels in Grootboek en/of Boekstukregister die zijn gekoppeld aan het huidige project. U kunt kiezen of u de gegevens wilt weergeven per boekjaar, bron, boekstuktype en/of type rekening. Dit doet u met behulp van de vervolgkeuzelijst links bovenaan. Door op de knop Ga naar factuur (F9) te drukken, opent u de gemarkeerde factuur. U kunt alleen op de knop klikken als de geselecteerde post een factuur is. Als de post is gekoppeld aan een inkoop, kunt u klikken op de knop Ga naar inkoop (F7) voor meer gedetailleerde informatie over de inkoop in de inkoopmodule. Met de knop Ga naar boekstuk (Ctrl+Shift+G) gaat u naar het Grootboek, waar u de inboeking van een post nader kunt bekijken. De knop is alleen beschikbaar voor inboekingen die zijn overgeboekt naar het grootboek. Tip! In de gebruikersinstellingen kunt u kiezen welke tabbladen u wilt laten weergeven.

De systeembeheerder bepaalt via de toegangsregelingen of een gebruiker dit tabblad al dan niet kan bekijken.

92

PROJECTMODULE

Gantt-diagram U moet Microsoft Project geïnstalleerd hebben om dit tabblad te kunnen activeren. Microsoft Project helpt u met het plannen en op orde houden van al uw activiteiten. Op de tab Gantt-diagram kunt u een tijdslijn voor het project creëren, om een visuele voorstelling van de duur en ontwikkeling te verkrijgen. Wanneer u ervoor gekozen heeft om het document te creëren en het een titel gegeven heeft, zal Microsoft Project automatisch geopend worden. Daar kunt u de duur van het project plannen en het opdelen in verschillende delen. Op deze manier wordt het eenvoudig om de tijd van het project te berekenen en om uiteindelijk te bezien hoeveel tijd het project werkelijk in beslag nam. Klik op de Nieuw knop om een nieuw gantt-diagram te creëren. Dan wordt het venster Nieuw document geopend, waar u de informatie vast legt over het document. Let op! Het is bijzonder belangrijk dat u het veld Omschrijven invult. Klik op Bijwerken document. Dan wordt Microsoft Project geopend.

Voer de plannen voor het project in het gantt-diagram. Het kan nodig zijn om het project in meerdere delen op te delen. Dit definitieve gantt-diagram zal de totale duur van het project tonen, inclusief alle subdelen ervan. Tip! Bij Beeld – Instellingen – Andere instellingen – Andere programma’s kunt u zien welke andere programma’s Mamut heeft gevonden op uw computer. Klik op Zoeken om de lijst te updaten.

93

RELATIEBEHEER

Facturering van projecten De knop Facturering is zichtbaar in het de projectkaart wanneer u in de afrollijst Type Extern hebt geselecteerd. Via deze knop specificeert u de factureringsmethode met twee mogelijkheden. U kunt voor elk project slechts een keer kiezen. Nadat u deze keuze maakt, kan die niet meer veranderd worden. De twee mogelijkheden zijn: Facturering gebaseerd op inkoop en urenregistratie en Facturering gebaseerd op vaste prijs.

Facturering van een project gebaseerd op inkoop en urenregistratie Factureren gebaseerd op inkoop en urenregistratie vereist de noodzakelijke gegevens in de modules voor inkoop en urenregistratie. Zo factureert u gebaseerd op inkoop en urenregistratie:

94

1.

Klik op de knop Facturering om de factureringsmethode aan te geven. Kies Facturering gebaseerd op inkoop en urenregistratie in de afrollijst.

2.

Vul een rekeningnummer in voor het project in het veld Rekeningnr. op factuur. Wanneer er geen eigen rekening is voor het project, kiest u dat nummer dat geregistreerd is bij bedrijfsinstellingen.

3.

Schrijf een Vaste tekst factuur wanneer u wilt dat alle facturen voor dit project een standaard tekst krijgen.

PROJECTMODULE

4.

Klik op Nieuw om een regel aan te maken in het veld Factuurplanning. Er wordt nu een nieuwe regel ingevoegd waarvoor u Status, Bedrag en ook Commentaar kunt invullen. Klik op de knop Factuur om de factureerwizard te starten. Factuurplanning! Het veld Factuurplanning geeft u een overzicht van facturen, gekoppeld aan het project. Dit is slechts een veld voor uw eigen informatie en u kiest zelf of u iets wilt invullen of niet. Vanuit dit veld wordt geen informatie overgebracht naar andere modules.

5.

U zult een vijf stappen wizard doorlopen die u helpt bij het factureringsproces. In dit proces registreert u relaties, inkoopregels, urenlijsten, statusrapporten en standaardgegevens gekoppeld aan het project.

6.

Klik op de zoek-knop in het eerste venster van de wizard en kies een relatie (en evt. contactpersoon) waarvoor u een order wilt aanmaken. Klik op Volgende.

7.

De artikelen die u kunt factureren voor het project ziet u in het veld Niet inbegrepen. Selecteer de artikelen die u wilt factureren en klik op de pijlknop die naar rechts wijst. De artikelen zullen nu op de factuur geregistreerd worden. Klik op Volgende.

95

RELATIEBEHEER

8.

Kies welke regels voor urenregistratie gefactureerd moeten worden in de volgende stap van de wizard. De procedure is dezelfde als voor de selectie van artikelen.

9.

Klik op Volgende.

10. Klik op Voltooien om een order aan te maken.

Facturering van een project gebaseerd op vaste prijs De getallen die u registreert in Facturering gebaseerd op vaste prijs, zullen de getallen in order/factuur- en projectmodule overschrijven. Zo factureert u een project gebaseerd op vaste prijs 1.

96

Klik op de knop Facturering om de factureringsmethode aan te geven. Kies Facturering gebaseerd op vaste prijs in de afrollijst.

2.

Vul een rekeningnummer in voor het project in het veld Rekeningnr. op factuur.

3.

Wanneer er geen eigen rekening is voor het project, kiest u dat nummer dat geregistreerd is bij bedrijfsinstellingen.

4.

Schrijf een Vaste tekst op de factuur wanneer u wilt dat alle facturen voor dit project een standaard tekst krijgen.

5.

Klik op Nieuw om een regel aan te maken in het veld Factuurplanning. Er wordt nu een nieuwe regel ingevoegd waarvoor u Status, Bedrag en ook Commentaar kunt invullen.

6.

Klik op de knop Factuur om de factureerwizard te starten.

PROJECTMODULE

Let op! Controleer of dat er een bedrag in het veld Factureerbare som is ingevuld, indien de Factureerknop inactief is.

7.

U zult een vijf stappen wizard doorlopen die u helpt bij het factureringsproces.

8.

Klik op de zoek-knop in het eerste venster van de wizard en kies een relatie (en evt. contactpersoon) waarvoor u een order wilt aanmaken. Klik op Volgende.

9.

De regels die u registreerde in het veld Orderontwerp ziet u in het veld Niet inbegrepen. Selecteer de regel(s) die u wilt factureren en klik op de pijlknop die naar rechts wijst.

10. Klik op Volgende. 11. Klik op Voltooien om een order aan te maken. Factureerbaar bedrag! Het veld Factureerbaar bedrag geeft de totaalsom weer van wat mogelijk is te factureren. Hiermee krijgt u een snel overzicht van de verschillende sommen. Daarnaast voorkomt u dat de som die u registreert in het veld Factureerbaar bedrag wordt overschreden. Het programma geeft u een waarschuwing als u een hoger bedrag probeert te factureren dan mogelijk.

97

RELATIEBEHEER

98

2 Artikel Voor een bedrijf met duizenden artikelen, honderden leveranciers en vele opslagplaatsen, is het van uiterst belang om alle aspecten van uw artikelen in de gaten te houden: hun prijzen en mogelijke kortingen, hun locatie en aanbodniveaus zijn slechts enkele voorbeelden. In het aandachtsgebied Logistiek administreert u al deze artikelaspecten. In het Artikelregister in de hoofdmodule onder Logistiek, voert u alle gegevens in van de artikelen van uw bedrijf. Hierdoor creëert u een efficiënte registratie van orders en inkoop, aangezien de artikelgegevens uit de inkoopmodule geïmporteerd worden. Dit hoofdstuk is een selectie uit Artikel in het hoofdstuk Logistiek in het boek Administratie, logistiek en personeel. Een deel van de functionaliteit zal slechts toegankelijk zijn voor gebruikers met een licentie voor de betreffende functies.

Inhoud De Artikelmodule

100

Artikelregister ....................................................102 Artikellijst .........................................................103 Tabbladen in artikelregister .............................105 Gebruikersinstellingen: Artikel .......................117 Over het opzetten en onderhouden van artikelen........................................................118 Een selectie artikelgegevens wijzigen ..............121 Een artikel dupliceren .......................................123 De artikelcode van artikelen wijzigen ..............123 Een artikel op non-actief stellen, een vervangend artikel kiezen ..........................123 Talen voor artikelen ..........................................125 Artikelnaam in meerdere talen aanmaken ........125 Een factuur afdrukken in een vreemde taal ......126 Prijs…. ................................................................127 De prijs van een artikel wijzigen ......................129 De prijs van een selectie artikelen wijzigen Prijsaanpassing...........................................129 Externe Prijslijst – aanpassen van prijslijst .....130 Artikelvarianten.................................................133 Op gang komen met varianten:.........................133 Een variant / variantenlinks aanmaken .............135 Voorraadniveau overboeken naar varianten van een artikel ............................................136 Variantinstellingen............................................138

99

ARTIKEL

DE ARTIKELMODULE In het Artikelregister registreert u alle gegevens van het bedrijf. Dit geeft efficiëntie voor alle registratie van orders en inkoop, wanneer de artikelinformatie uit deze module wordt gehaald. Vanuit het artikelregister controleert u de meeste gegevens van elk artikel.

Gebruik en functies die vanuit het artikelregister worden gestuurd Prijs/Aanbieding Een artikel kan een prijs of meerdere gespecificeerde prijzen hebben, gekoppeld aan de datum. Met behulp van de prijscalculator kunt u de prijzen van uw artikelen instellen. U kunt prijzen vaststellen voor factor en procent, en berekenen hoe de prijs wordt beïnvloed door inkoopsprijs, kosten en verkoopsprijs. Magazijnvoorraad U kunt magazijnvoorraden invoeren als u een licentie hiervoor heeft. Het programma heeft geavanceerde voorraadfuncties zoals voorraadtellen, verschillende locaties, serienummergebruik, houdbaarheidsdatum, partijen en reserveringen van artikelen. Leverancier/inkoop De leverancier heeft vaak eigen voorwaarden, prijzen en codes voor de artikelen die u bij hem bestelt. Het artikelregister heeft functies waarmee u overzicht heeft over prijzen en voorwaarden van verschillende leveranciers, maar hetzelfde artikel.

100

DE ARTIKELMODULE

Stuklijsten Wanneer uw bedrijf samengestelde artikelen, bestaande uit meerdere delen, aanbiedt dan kunt u dit aanduiden met Stuklijst. U kunt bijvoorbeeld bij een meubelset die bestaat uit twee boekenplanken, een stoel en een bureau als componenten definiëren. Artikelvarianten Als een bedrijf een artikel verkoopt in verschillende varianten, met bijvoorbeeld verschillende kleuren en maten, dan kunt u deze invoeren als varianten van een artikel. Elke variant heeft een eigen prijs, voorraad, artikelgegevens enz. Dit wordt gestuurd vanuit Variantinstellingen. Het is belangrijk dat u de instellingen van varianten aangeeft, voordat u ze begint in te voeren in het artikelregister. Wanneer een artikel varianten heeft, zal het artikel zelf Hoofdartikel heten. U kunt dan niet meer transacties boeken voor het hoofdartikel. E-commerce Als u een licentie heeft voor E-commerce dan kunt u uw artikelen op Internet verkopen en de orders vanuit daar verder sturen naar het Order/Factuur-venster De webshop zal direct verbonden zijn met het artikelregister door middel van Webinstellingen. Hier kiest u of een artikel te koop is in de webshop en welke informatie over het artikel te zien zal zijn. Afdrukken Artikelen kunnen afgedrukt worden in het artikelregister, o.a. als artikeletiketten, en worden verstuurd naar printer, e-mail, fax en Microsoft Office Word. U kunt ook alleen een afdrukvoorbeeld op het scherm kiezen. Als u een Pdf-printer heeft ingesteld, dan kunt u de artikelgegevens ook in Pdf-formaat overbrengen. Artikelnaam in meerdere talen Een artikel kan bij het afdrukken in verschillende talen worden weergegeven. Andere functies van een artikel Voor een bedrijf dat vele artikelen verkoopt kan het tijdrovend zijn om het artikelregister bij te houden. Hoe meer velden u gebruikt, des te meer tijd kost het om dit bij te houden. Met behulp van de wizard voor Wijziging selectie artikelen kunt u de meeste velden voor meerdere artikelen tegelijkertijd wijzigen. Hiermee kunt u veel tijd besparen. Voor degene die de voorraad bijhoudt, bestaat er de functionaliteit Inventarisatie in Magazijn. Instellingen per artikel Naast de instellingen per functie die hierboven werden genoemd, bestaan er ook standaard instellingen voor elk artikel. Hier kiest u hoe het artikel wordt behandeld in relatie tot integratie, koop, verkoop, en magazijn. Dit doet u in het tabblad Instellingen in de artikelmodule. In Gebruikersinstellingen voor artikel kiest wat zichtbaar zal zijn voor de gebruiker. Hier kunt u ook keuzes maken het registratieproces te vereenvoudigen.

101

ARTIKEL

In Module-instellingen wordt de gebruikswijze van de gebruiker ingesteld. Hier kiest u ook standaardwaarden die steeds gelden bij het aanmaken van een artikel.

Artikelregister Het Artikelregister is in tweeën gedeeld op dezelfde manier als bijvoorbeeld het relatieregister. Het bovenste gedeelte bevat algemene gegevens over het artikel. Het onderste gedeelte van het tabblad geeft meer gedetailleerde gegevens over het desbetreffende artikel, zoals prijzen, kortingen en voorraad. Indien er velden of tabbladen zijn waarvan u wilt dat die niet weergegeven moeten worden, kunt u dit aangeven bij de Gebruikersinstellingen. U kunt bepalen welke functionaliteit in het artikelregister beschikbaar moet zijn bij de Bedrijfsinstellingen. Alle artikelen worden automatisch genummerd in logische nummerreeksen. Deze nummers kunnen overschreven worden en kunnen alfanumerieke waarden (zowel letters als cijfers) bevatten. De eerst keer dat u het artikelregister opent, zal er een venster verschijnen voor Functionaliteit. Het is belangrijk hier aan te vinken welke functionaliteit uw bedrijf gebruikt zodat het artikelregister aan uw behoeften wordt aangepast. Deze aanpassingen kunt u ook instellen bij Bedrijfsinstellingen, die u vindt via Beeld – Instellingen – Bedrijf - Module-instellingen – Artikel. Hoe registreert u een nieuw artikel? 1.

Kies Beeld – Artikel – Artikelregister.

2.

Klik op Nieuw om een nieuw artikel te registreren, of klik op de pijl naast Nieuw en kies welk soort artikel u wilt aanmaken.

3.

Kies eventueel in het speciale venster welk soort artikel u wilt registreren.

Let op! Het venster zal niet worden weergegeven als dit niet aangevinkt heeft. As u het artikel hebt aangemaakt, kunt u een nieuw artikel aanmaken met een sjabloon door op de pijlknop te klikken naast de Nieuw-knop.

102

DE ARTIKELMODULE

4.

Voer een ander artikelnummer in indien u het voorgestelde nummer niet wilt gebruiken. De wijziging moet gemaakt worden voordat het artikel wordt opgeslagen.

5.

Typ de artikelnaam in het daarvoor bedoelde veld.

6.

Vul de overige velden in die van toepassing zijn voor het artikel:

Levertijd: Hier kunt u de verwachte levertijd aangeven.

Gewicht: Hier voert u het gewicht van het artikel in. Uit de afrollijst kunt kiezen uit gram, kilo of ton.

Volume: Hier registreert u het volume van het artikel U kunt kiezen uit mm3, cm3, dm3 of m3.

Artikelcategorie: U kunt de artikelcategorie kiezen uit de afrollijst. Artikelcategorieën kunnen in het Standaardregister worden aangepast en kunnen gebruikt worden om artikelen in te delen naast de indeling in groepen. De artikelcategorie is een begrip waarop gezocht kan worden.

Verpakkingseenheid: Hier kunt u de gewenste verpakkingseenheid aangeven Nieuwe waarden voor verpakkingseenheden kunnen in het Standaardregister geregistreerd worden.

Aantal per eenheid: Hier geeft u het aantal per eenheid aan

Artikelgroep: Hier geeft u de artikelgroep aan waartoe het artikel moet behoren. U kunt nieuwe artikelgroepen aanmaken in het Standaardregister.

Subgroep: Hier vult u de subgroep van een artikel in. Er zijn maximaal 4 artikelgroepen, hoeveel er in de artikelkaart worden weergegeven is afhankelijk van de instellingen die u heeft aangegeven bij de Bedrijfsinstellingen voor artikelen in het tabblad Standaardwaarden.

Af te dragen btw: Hier geeft u het tarief aan voor de af te dragen Btw voor het artikel

Te verrekenen btw: Hier geeft u het tarief aan voor de te verrekenen Btw voor het artikel.

Voer meer gegevens in voor de artikelen in de tabbladen in de onderste helft van het artikelregister. Lees meer over de verschillende tabbladen hieronder.

Artikellijst De artikellijst is een overzicht dat alle of een geselecteerd aantal artikelen uit het artikelregister. Het artikeloverzicht wordt gebruikt om aan te geven welk artikel men nader wil bekijken of bij de keuze van artikelen die men in een offerte, verkooporder of inkoop wil gebruiken. U kunt het artikeloverzicht voor uw eigen gebruik aanpassen bij Gebruikersinstellingen voor artikelen.

103

ARTIKEL

Hoe kunt u de sortering in het artikeloverzicht veranderen? Als standaard is het artikeloverzicht gesorteerd op artikelnummer. U kunt op eenvoudige wijze de sortering van het overzicht veranderen door op de koptekst van iedere kolom te klikken. Het overzicht zal dan gesorteerd worden op de gekozen koptekst. De gekozen kolom zal met vette lettertypen worden weergegeven. Hoe kunt u de weer te geven artikelen in het overzicht veranderen? Als standaard zullen Alle artikelen (niet non-actieve) worden weergegeven wanneer het artikeloverzicht wordt geopend. In de afrollijst rechtsboven kunt u aangeven welke artikelen u wilt dat er in het artikeloverzicht weergegeven moeten worden en op die manier het aantal weer te geven artikelen te begrenzen. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat u uitsluitend campagneartikelen, voorraadartikelen, stuklijsten, non-actieve artikelen of een bepaalde groep artikelen wilt bekijken. Bij Gebruikersinstellingen voor Inkoop kunt u aanvinken dat het artikeloverzicht alleen artikelen toont die gekoppeld zijn aan de leverancier die bij de inkoop is gekozen, wanneer de inkoopmodule geopend wordt. Tip! Bij Gebruikersinstellingen voor Inkoop kunt u aanvinken dat de artikellijst alleen die artikelen weergeeft die aan de leverancier van de inkoop gekoppeld zijn, wanneer de u de inkoopmodule opent.

104

DE ARTIKELMODULE

Tip! U kunt een reeks lijsten en tabellen naar Excel exporteren met behulp van het menu achter de rechtermuisknop. U kunt de criteria in de lijst aangeven - op de rechtermuisknop klikken - en de criteria worden in het rapport weergegeven. Het rapport wordt direct in Excel geopend. Let op dat dit ene tijdelijk document is. U moet het document opslaan, wilt u dit bewaren.

Tabbladen in artikelregister Prijs Een artikel kan een prijs over meerdere prijzen hebben, die gestuurd wordt door de datum. Met behulp van een prijscalculator kunt u de prijzen van uw artikelen aangeven. U kunt kosten in factor en procenten invoeren en uitrekenen hoe de prijs beïnvloedt wordt wanneer bijvoorbeeld inkoopsprijs, kosten of verkoopsprijs veranderen. Indien u een overzicht wenst van de historische prijsontwikkeling van uw artikelen, dan kiest u voor Bedrijf wenst prijshistorie voor artikelen te zien bij Bedrijfsinstellingen.

Instellingen voor het gebruik van prijzen in andere delen van het programma 1.

Op externe prijslijst weergeven: Vinkt u aan als u wilt dat het artikel zichtbaar is in een externe prijslijst. Deze lijst kunt u afdrukken voor speciale klanten met specifieke kortinggegevens.

2.

Kostprijs in verkoopmodule overschrijven: Vinkt u aan als u de mogelijkheid wilt hebben om de kostprijs in de artikelregel van de order te wijzigen.

3.

Toeslagen: Als er een toeslag aangegeven moet worden op uw facturen, dan kiest u welke groep gebuikt dient te worden voor het betreffende artikel in de afrollijst Toeslag. Lees meer over prijs in het hoofdstuk Prijs.

105

ARTIKEL

Korting U kunt elk artikel met een korting aanbieden, met verschillende criteria:

Naar Categorie (bv. korting alleen voor partners).

Naar een bepaalde Relatie, naar een bepaald Aantal (het aantal dat de klant koopt).

Kwantumkorting kan worden vastgesteld naar Stap of Vanaf 1e nummer.

Als u kiest voor Stap kunt bijvoorbeeld aangeven dat de eerste 500 artikelen met 5% korting worden verkocht, terwijl de volgende artikelen tot op 1000 met een 7,5% korting worden verkocht. Als u voor een korting kiest Vanaf 1e nummer, dan zal de hele voorraad met een 7,5% korting verkocht worden. Zo maakt u een nieuwe korting aan 1.

Klik op Nieuw in het tabblad Categorie als u een nieuwe korting wenst aan te maken. Het venster Korting verschijnt nu.

2.

Vul de datum in waarop de korting ophoudt en selecteer de Categorie in de afrollijst. Kies of Vaste prijs of Korting in %, afhankelijk van datgene dat u invult in het veld eronder. Klik op OK.

3.

U volgt dezelfde procedure als u een korting wilt invoeren voor relatiebeheer of aantal.

Kortingsoorten:

106

Kortingen kunt u op verschillende manieren registreren:

Korting met de combinatie van artikel en klant (Voert u in in dit tabblad).

Vaste korting in % van het order aantal van de klant (Voert u in bij het Relatieregister).

Korting met de combinatie van artikel en relatiecategorie (dit tabblad).

Korting met de combinatie van klantencategorie en artikelgroep (Voert u in bij het Kortingenregister).

Kwantumkorting voor elk artikel (Voert u in in dit tabblad).

DE ARTIKELMODULE

Het kortingenregister (Kortingsoort 4), opent u met vanuit de werkbalk in het artikelregister Het kortingenregister is een kortingmatrix waar u op voorhand kortingen en prijzen kunt instellen voor verschillende klantcategorieën en artikelgroepen. Hier selecteert u de klantcategorie en artikelgroep en voert een kortingpercentage in. U komt bij het kortingenregister via het menu: Beeld – Artikel – Kortingenregister.

Deze vijf kortingsoorten worden in een hiërarchisch systeem gerangschikt en kunnen elkaar overschrijven. Slechts een van kortingen zal uiteindelijk nog gelden.

Magazijn Magazijn is gekoppeld aan de Verkoopmodule. Daarmee zal de voorraad groeien/kleiner worden op basis van inkoop en verkoop. In het tabblad Magazijn vindt u het Hoofdmagazijn. U kunt de naam van een magazijn wijzigen, het adres van het magazijn en andere relevante informatie invoeren, door op de Bewerken-knop te klikken. De gegevens zullen zichtbaar zijn in het onderste gedeelte van dit tabblad. Het enige dat u in de kolommen kunt aangeven is Max en Min voor de voorraad in het magazijn, alsmede het Bestelniveau en Inkoopaantal.

Voorraad bijwerken Als een artikel zich in het magazijn bevindt, vink dan Voorraad bijwerken aan.

Lees meer over magazijn in het hoofdstuk Magazijn.

Leverancier Leveranciers werken vaak met eigen voorwaarden, prijzen en codes voor de artikelen die u bij hen inkoopt. Door een artikel te koppelen aan één of meerdere leveranciers kunt u deze gegevens opslaan samen met de aanvullende informatie over het artikel. Let u er op dat de inkoopprijs van de standaardleverancier de inkoopprijs die u in het tabblad Prijs invoert kan beïnvloeden. Wanneer u de inkoopprijs van de standaard leverancier bijwerkt, moet u ook aangeven of u de overeenkomstige prijs in de Prijscalculator wilt bijwerken.

107

ARTIKEL

De gegevens die in het tabblad Leverancier zijn ingevoerd kunnen bij inkopen bij de desbetreffende leverancier gebruikt worden. Zo koppelt u een leverancier aan een artikel 1.

108

Klik op Nieuw in het tabblad Leverancier in Artikelregister.

2.

Selecteer de leverancier van het artikel en klik op OK.

3.

Vul nadere gegevens in betreffende de leverancier:

Artikelnummer van leverancier: Indien uw leverancier een eigen artikelnummer heeft voor het artikel, kunt u dat hier aangeven.

EAN-code: Hier kunt u de EAN-code (streepjescode) van de leverancier aangeven indien deze afwijkt van de code die geregistreerd is in het tabblad Instellingen in de artikelkaart.

Levertijd in aantal dagen: Wordt gebruikt bij inkopen om een beter overzicht te houden over de tijd de leverancier nodig heeft om u het artikel te leveren.

Bijwerken van wisselkoersen: Hier geeft u aan of u een vaste of een zwevende wisselkoers wilt gebruiken. Dit is van belang indien u inkopen in vreemde valuta doet. Bij gebruik van een zwevende wisselkoers wordt de wisselkoers bijgewerkt in het valutaregister.

Inkoopprijs in valuta leverancier: Hier wordt de inkoopprijs in de valuta van de leverancier geregistreerd.

Inkoopprijs: Geeft de inkoopprijs weer omgerekend naar de valuta van de bedrijfsdatabase.

Aanbevolen verkoopprijs: Hier kunt u de aanbevolen verkoopprijs van de van de leverancier aangeven. De prijs van belang zijn voor de verkoopprijs in de prijscalculator, afhankelijk van de gemaakte keuzes bij Artikelinstellingen.

DE ARTIKELMODULE

4.

Artikelnaam van leverancier: Indien de leverancier een eigen naam voor het artikel heeft, kunt u deze hier invoeren en markeren indien u bij inkopen de artikelnaam van de leverancier wilt gebruiken.

Kortingspercentage bij inkoop: Indien u recht heeft op een kortingspercentage bij uw leverancier, kunt deze in dit veld invoeren. Er zal automatisch rekening gehouden worden met het kortingspercentage wanneer er inkopen worden aangemaakt voor deze leverancier.

Volumekorting bij inkoop: Geef een nadere verklaring bij de voorwaarden voor een volumekorting. De tekst wordt weergegeven wanneer het artikel bij een bestelopdracht wordt ingevoerd, maar u moet zelf de aantallen bepalen en het korting veld eventueel handmatig bijwerken.

Leverancierseenheid is ongelijk aan verkoopeenheid: Indien de leverancier het artikel in een andere eenheid levert dan dat u verkoopt, kunt u de verpakkingseenheid specificeren, het aantal per eenheid en de omrekeningsfactor bij het bijwerken van de voorraad.

Klik op OK. U kunt de standaard leverancier bepalen voor het artikel indien u meerdere actuele leveranciers aan het artikel heeft gekoppeld. Dit doet u met behulp van de afrollijst Standaardleverancier.

Stuklijst Wanneer het bedrijf samengestelde artikelen die uit meerdere onderdelen zijn opgebouwd levert, kan dit artikel als een Stuklijst worden gedefinieerd. Men kan zich bijvoorbeeld een bedrijf voorstellen dat een oplossing voor een kantoor leveren bestaande uit twee boekenplanken, een bureaustoel en een bureau levert. Dan kan het gehele artikel als een één stuklijst worden gedefinieerd. De boekenplanken, stoel en bureau worden als componenten gedefinieerd.

In dit tabblad geeft u aan of het artikel op zich de stuklijst is of dat er componenten zijn die onderdeel uitmaken van de stuklijst. Let u er op dat diensten ook onderdeel kunnen zijn van een stuklijst. Hoe maakt u een stuklijst aan? Voordat u een stuklijst kunt aanmaken moet u de artikelen registreren die een onderdeel zijn van de stuklijst.

109

ARTIKEL

1.

Maak een nieuw artikel aan of blader naar een artikel dat onderdeel moet uitmaken van de stuklijst.

2.

Selecteer het tabblad Stuklijst.

3.

Markeer de component die onderdeel uitmaakt van de stuklijst. Herhaal de punt en 1-3 voor alle artikelen die een onderdeel van de stuklijst zijn.

4. 5.

Klik op Nieuw om de stuklijst als een nieuw artikel te registreren. Selecteer het tabblad Stuklijst.

6.

Markeer Stuklijst waarin onderdelen zijn opgenomen.

7.

Geef de instellingen aan hoe de stuklijst weergegeven moet worden op offerte/order, factuur en bij inkopen. Eenvoudig overzicht: Geeft het artikelnummer en – naam weer van zowel de stuklijst als het onderdeel, maar uitsluitend aantal, prijs en totaal van de artikelregel van het onderdeel. Uitgebreid overzicht: Geeft het aantal, prijs en totaal, ook voor onderdelen. Onderdelen niet weergeven: Kies voor deze optie indien u wilt dat uitsluitend de stuklijst wordt weergegeven in offertes, orders, facturen of bij inkopen.

8.

Geef aan op welke wijze de voorraad moet worden bijgewerkt bij de in- en verkoop van de stuklijst. Onderdelen bijwerken: De voorraad wordt bijgewerkt bij voorraadtransacties van onderdelen in de stuklijst. De stuklijst bijwerken: U kiest deze optie indien u wilt dat voorraadtransacties invloed hebben op de stuklijst. Dan moet u een stuklijst samenstellen voordat u deze kunt verkopen.

9.

Kies hoe de Prijsregulering zal fungeren. Kostprijs bijwerken reguleert de kostprijs van de stuklijst gebaseerd op de veranderingen van de prijs van de componenten. Kostprijs en verkoopprijs bijwerken stelt de verkoopprijs van de stuklijst bij, gebaseerd op de verandering van de prijs van de componenten.

10.

Klik op Nieuw in het tabblad om een onderdeel aan de stuklijst te koppelen.

11. Selecteer één van de onderdelen die u onder punt 1) heeft aangemaakt. 12. Klik op OK. 13. Voer het aantal eenheden in die onderdeel moeten zijn van de stuklijst.

14. Klik op OK. Herhaal de punten 10-14 tot alle onderdelen die deel uit maken van de stuklijst zijn toegevoegd.

110

DE ARTIKELMODULE

Variant Wanneer het bedrijf artikelen levert in meerdere uitvoeringen, bijvoorbeeld met verschillende kleur of grootte, kunnen deze als variant van een artikel geregistreerd worden. Voor iedere variant kan desgewenst een aparte prijs, voorraadbeheer en artikelgegevens van toepassing zijn. Dit wordt bepaald bij de Instellingen voor varianten. Het is belangrijk dat u de instellingen voor de varianten aangeeft voordat u varianten in het artikelregister gaat aanmaken. Iedere variant krijgt een eigen artikelcode en u kunt kiezen of u de artikelcode van het hoofdartikel of de variant wilt weergeven bij het factureren of inkopen. Zo maakt u een variant aan U kunt deze procedure volgen voor het aanmaken van een variant. Om vele varianten aan te maken voor een artikel kunt u artikelmatrix gebruiken. 1.

Selecteer het tabblad Variant bij de artikelkaart.

2.

Markeer Het artikel heeft varianten.

3.

Klik op Nieuw.

4.

Geef de artikelnaam aan van de variant.

5.

Tik de informatie in die van toepassing is op de variant. U kunt o.a. het voorgestelde artikelcode overschrijven, markeren of de variant onderdeel kan zijn van een stuklijst, dan wel dat de variant als non-actief gemarkeerd moet worden. Welke eigenschappen er gewijzigd kunnen worden is afhankelijk van de instellingen die u heeft aangegeven bij Varianteninstellingen.

6.

Informatie die specifiek is voor de variant kunt u invoeren in de tabbladen Prijs, Voorraadhantering en Artikelgegevens.

7.

Klik op OK.

8.

Herhaal de werkwijze voor het aanmaken van varianten totdat u alle varianten van het artikel heeft geregistreerd. Als een alternatief kunt u varianten kopiëren met behulp van de knop Variant kopiëren. NB! Als een artikel meerdere varianten heeft, dan kunt u niet langer transacties uitvoeren voor het hoofdartikel zelf.

111

ARTIKEL

In de afrollijst Standaard variant kunt u kiezen welke variant standaard verschijnt, wanneer een klant in de webshop kiest voor het tonen van gedetailleerde informatie over het artikel. Selecteer de variant die u wilt veranderen en klik op Bewerken. Dit opent de variantenkaart, dat een overzicht geeft over alle artikelgegevens van de betreffende variant van het hoofdartikel. De velden die te bewerken zijn, zoals bij de Instellingen voor varianten aangegeven, zullen bewerkbaar zijn. Als de velden niet bewerkbaar zijn, dan worden deze lichtgrijs weergegeven. Tip! Er bestaat geen veld voor 'Artikelnummer leverancier' voor varianten. Als uw leverancier ook met varianten werkt en unieke artikelcodes per variant, dan dient u erop te letten dat u het artikelnummer van de leverancier als artikelnummer voor de varianten gebruikt, wanneer de varianten aangemaakt worden.

Lees meer over artikelvarianten in de aparte paragraaf hieronder.

Artikelgegevens In het tabblad Artikelgegevens kunt u Artikelgegevens, Verkoopgegevens, Technische gegevens, gegevens over Support, Productie en Overige registreren voor elk artikel. Het tabblad bestaat uit twee gegevensvelden waarin u in de afrollijsten kiest welke categorie u wilt invoeren. U kunt meerdere gegevens invoeren voor een artikel, maar u zult slecht twee teksten tegelijkertijd zien.

Om tekst uit Artikelgegevens automatisch over te brengen naar artikelen, die bij orders worden ingevoerd, vinkt u Automatisch overbrengen van artikelinformatie naar artikelregels in artikelorder aan.

Webinstellingen De webshop is volledig geïntegreerd met het Artikelregister door middel van de Webinstellingen. Hier geeft u aan of een artikel in het assortiment van uw webshop moet worden opgenomen en welke gegevens van het artikel moeten worden weergeven. Zo plaats u een artikel op uw webshop 1.

112

Kies Beeld – Artikel – Artikelregister – Webinstellingen.

DE ARTIKELMODULE

2.

Kies Moet verkocht worden op één of meerdere websites om het artikel beschikbaar te maken in het artikeloverzicht van de webwinkel bij Bestel artikelen.

3.

Kies bij Laten zien op website of gebruik artikelselectie in de webshop bij Bestel artikelen

4.

Kies de website uit de afrollijst. De optie Alle Websites zorgt ervoor dat het artikel opgenomen wordt bij de artikelselectie in de webwinkel van alle geregistreerde websites. Zo voegt u afbeeldingen en informatie toe aan de webshop

1.

Kies Beeld – Artikel – Artikelregister – Webinstellingen.

2.

Selecteer de website waarin u de afbeeldingen en informatie wilt opnemen.

3.

Kies ‘Invoegen’. Voeg de afbeelding in of geef het pad naar de afbeelding aan indien u een afbeelding van het artikel in uw webwinkel wilt hebben.

4.

Kies Afbeelding invoegen en Koppeling naar afbeelding als u een afbeelding van een artikel op uw website wilt tonen. Afbeelding invoegen voegt een afbeelding van uw computer in:

Klik op Invoegen

Zoek het bestand op en markeer het.

Klik op OK.

Koppeling naar afbeelding geeft de link aan naar een externe website, bijvoorbeeld uw leverancier:

Typ het website-adres in het veld URL.

U heeft direct toegang tot het webadres met knop aan de rechterzijde van het veld URL.

113

ARTIKEL

In de tekst box Artikelgegevens kunt u de informatie intikken over het artikel die u op de webwinkel wilt weergeven. In het veld Meer info (vervolgpagina) kunt u voor dit artikel een link naar de vervolgpagina op uw website aangeven. In de afrollijst Magazijngegevens kunt u aangeven of de bezoekers van de webshop kunnen zien hoeveel artikelen nog in voorraad zijn, of dat u andere magazijngegevens wilt weergeven. Toestaan aankoop van minder dan volledige eenheden Wilt u via uw website artikelen verkopen die minder zijn dan een volledige eenheid, dan kunt u dit aangeven door Verkoop van minder dan een volledige eenheid toestaan. Deze instelling wordt zichtbaar wanneer u heeft aangegeven dat het artikel Moet verkocht worden op één of meerdere websites en daarnaast heeft aangegeven dat u een of meerdere decimalen wilt gebruiken voor het aangeven van uw magazijnvoorraad van uw artikelen. Deze instelling vindt u onder Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen Artikel en het tabblad Voorraad. Houd er rekening mee dat u uw website opnieuw moet publiceren nadat u de instellingen van uw artikelen heeft aangepast en verkoop van minder dan een volledige eenheid via uw webshop wilt toestaan.

In het hoofdstuk E-commerce kunt u lezen over de weergave van het voorraadniveau van de artikelen in uw Webshop.

Instellingen Per artikel kunnen er aparte instellingen aangegeven worden voor hoe het artikel behandeld moet worden ten opzichte van de integratie, in- en verkoop en voorraad. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat het artikel voorraad heeft, een ressource of een dienst is of aangeven hoe het artikel in het grootboek geboekt moet worden en welke grootboekrekeningen er gebruikt moeten worden voor voorraadwaarde, inkoopwaarde en omzet. Bij het traceren van goederen worden de instellingen daarvoor hier aangegeven. Instellingen voor behandeling van het artikel in andere modules

114

Beschikbaar voorraadartikel: Voorraadtransacties bij in- en verkoop worden uitsluitend geregistreerd voor artikelen met een voorraad. Dit kan eveneens aangegeven worden in het tabblad Magazijn.

Resource: Resources kunnen gekoppeld worden aan een activiteit, zoals ook een vergaderkamer, projector e.d.

Arbeid/Dienst: U kunt deze optie kiezen indien u artikelen heeft van de soort arbeidsuren of diensten. Deze instellingen kunt u gebruiken bij bijvoorbeeld statistieken.

Campagneartikel: Campagneartikelen kunnen hier gemarkeerd worden. Het veld wordt uitsluitend als intern informatieveld gebruikt.

DE ARTIKELMODULE

Commissie: Markeer dit veld indien uw verkopers provisie ontvangen over de verkoop. Indien het artikel niet moet worden opgenomen in de provisieberekening, moet de optie verwijderd worden.

Instellingen voor het traceren van artikelen Deze instellingen hebben invloed op de voorraadtransacties die in het systeem gegenereerd worden.

Serienummer: Dient u te markeren als u wilt dat het verplicht is om serienummers in te voeren bij alle in- en uitgaande voorraadtransacties.

Partijnummer: Dient u te markeren als het partijnummer verplicht moet zijn bij in- en uitgaande voorraadtransacties.

Uiterste houdbaarheidsdatum: Moet gemarkeerd worden indien de uiterste houdbaarheidsdatum voor Voorraadtransacties moet worden aangegeven.

Instellingen voor verwerking in administratie Hier kunt u aangeven op welke manier de inkoopkosten geboekt moeten worden. U kunt bepalen of u de kosten wilt boeken bij het inboeken van de inkoop of bij de verkoop aan de klant. In de afrollijsten Balansrekening voor voorraadwaarde en Balansrekening voor inkoopwaarde kunt u de grootboekrekening aangeven die voor het desbetreffende artikel gebruikt moeten worden. Hier kunt u ook de Verkooprekeningen voor de artikelen aangeven. Indien er in de velden geen rekeningen aangegeven zijn, worden de standaard rekeningen gebruikt. Tip! In het standaardregister kunt u de verkooprekening per artikelgroep aanpassen. Dit maakt het eenvoudiger de verkooprekening voor de gehele artikelgroep bij te werken. Heeft u ondertussen de verkooprekening direct in de artikelkaart aangegeven, dan overschrijft dit alle instellingen.

Diversen In het tabblad Diversen in het Artikelregister registreert u gegevens als de EAN-code, Artikelcode douane, eventueel Project en Afdeling die aansprakelijk zijn voor de boekhouding bij de verkoop van een artikel. Let op! Wanneer u eerst een project kiest voor een verkooporder voordat u de artikelen aanmaakt, dan wordt dit project gekoppeld aan alle artikelregels.

U kunt ook aangeven of een artikel Non-actief dient te zijn door Ja of Nee te kiezen in de afrollijst hiervoor. Let op! Het is niet mogelijk om een artikel te verwijderen dat in een ander deel van het programma gebruikt wordt (bv. wanneer deze is gefactureerd), het artikel moet dan op non-actief worden gesteld.

115

ARTIKEL

Voor extra informatie kunt u zich richten tot een website van bijvoorbeeld de producent, met gegevens over het artikel. Het website-adres vult u in het WWW-veld en met de knop rechts van dit veld komt u op de betreffende website.

U kunt ook links naar afbeeldingen documenten leggen voor het artikel. Door op de knop met de drie puntjes te klikken kunt u naar het gewenste document bladeren. Dit geldt voor Foto, Afbeelding en Document.

116

DE ARTIKELMODULE

Gebruikersinstellingen: Artikel Iedere gebruiker kan door middel van de gebruikersinstellingen het artikelregister aanpassen aan haar/zijn gebruik. Deze instellingen zijn uitsluitend op de desbetreffende gebruiker van toepassing. Standaardinstelling In dit tabblad kunt u het artikelregister aanpassen aan uw eigen gebruik. U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.

Eenvoudig: Een zeer vereenvoudigd scherm dat slechts enkele noodzakelijke velden weergeeft.

Standaard: Geeft de standaard velden en functionaliteit weer.

Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.

Door op een knop te klikken, kiest u voor de instelling. Het venster zal dan een overzicht van de velden in de artikelkaart weergeven en kunt u het resultaat van uw keuze bekijken. Artikelkaart In dit tabblad kunt u in detail handmatig aangeven welke velden en tabbladen er in het artikelregister weergegeven moeten worden. Let op dat de standaardinstellingen deze instellingen veranderen.

Artikellijst In het artikelregister, order/factuur en de inkoopmodule heeft u toegang tot de Artikellijst. Hier kunt u de gewenste instellingen aangeven voor de sortering en opties bij het openen van het artikeloverzicht. De instellingen zullen gelden voor alle modules waar het artikeloverzicht toegankelijk is.

Sortering bij het openen van artikeloverzicht: Hier geeft u aan of het artikeloverzicht gesorteerd moet zijn op artikelnummer of -naam.

117

ARTIKEL

Standaard selectiecriteria in het artikeloverzicht: Hier geeft u de artikel selectie aan die weergegeven moet worden bij het openen van het artikeloverzicht.

Uitgebreid artikeloverzicht: Indien u informatie wilt over de prijs van het artikel, voorraadniveau, bruto marge in bedrag of procent, markeert u deze optie.

Standaard artikelcode van leverancier in het artikeloverzicht weergeven: Markeert u indien u naast het artikelnummer van de standaard leverancier uw eigen artikelnummer in artikeloverzicht wilt zien.

Varianten in het artikeloverzicht weergeven: Deze keuze toont alle varianten van het artikel, en slechts het hoofdartikel in de artikellijst. Wanneer u de variantmatrix activeert (zie hieronder) dient u ook deze functie te activeren, zodat u de keuze heeft uit verschillende varianten bij inkoop/offerte en verkooporders.

Variantmatrix voor hoofdartikelen weergeven zonder identieke eigenschappen: Deze functie toont een eigen venster wanneer u een artikel met varianten invoert. De variantmatrix geeft u een overzicht van de toegankelijke varianten van het artikel, de voorraadstatus, de inkoopstatus enz.

Over het opzetten en onderhouden van artikelen Over het algemeen kan het handig zijn om artikelen onder te verdelen met de indeling die het systeem nodig heeft m.b.t. informatie over de vraag of het artikel een voorraadartikel, een stuklijst, een arbeid/dienst of geen van deze mogelijkheden is. De gebruikte onderverdeling varieert vaak enorm van bedrijf tot bedrijf. Voor het onderverdelen van artikelen kunt u de artikelcategorie, de productgroep en eventueel gekoppelde subgroepen gebruiken. De artikelcategorie en de artikelgroep worden ingesteld en bewerkt in het standaardregister. U vindt dit register via Beeld – Instellingen – Bedrijf – Standaardregister. Standaardregister wijzigen! U kunt met de rechtermuisknop klikken in het veld met de alternatieven voor selecties vanuit het standaardregister. Hiermee geeft u de optie Standaardregister wijzigen weer en opent u het

118

DE ARTIKELMODULE

standaardregister, zodat u alternatieven rechtstreeks in het register kunt bewerken of toevoegen. Voorbeeld: In het venster Order/Factuur op het tabblad Tekst. Klik met de rechtermuisknop op het veld naast Tekst selecteren en klik op Standaardregister wijzigen.

Artikelcategorie U kunt een artikelcategorie selecteren uit de vervolgkeuzelijst in het bovenste deel van de artikelkaart. De artikelcategorie wordt vaak gebruikt om een eenvoudige onderverdeling aan te brengen. Een loodgieterbedrijf zal bijvoorbeeld categorieën aanmaken voor uren, materialen, reistijd, onderaannemers enz. De onderverdeling in artikelcategorieën heeft geen gevolgen voor de administratiemodule. Bij het afdrukken van een rapport kunt u indien nodig een filter voor de artikelcategorie toepassen. U kunt geen kortingen per artikelcategorie toekennen, maar u kunt wel tegelijkertijd prijzen aanpassen voor een hele categorie, eventueel in combinatie met andere criteria. Dit doet u met behulp van de functie Prijsaanpassing. Artikelcategorieën worden ingesteld en bewerkt in het standaardregister. U opent dit via Beeld – Instellingen – Bedrijf – Standaardregister.

Artikelgroep U kunt een artikelgroep voor het artikel selecteren uit de vervolgkeuzelijst rechtsboven in het bovenste deel van de artikelkaart. Artikelgroepen kunnen worden gebruikt als het bedrijf een meer gedetailleerde onderverdeling voor zijn artikelen nodig heeft. Een loodgieterbedrijf zal bijvoorbeeld de artikelcategorie "uren" verder onder willen verdelen in planning, afgeronde werkzaamheden, reistijden enz. Het onderverdelen van artikelen in artikelgroepen kan, als u dat wilt, gevolgen hebben voor de administratiemodule. Een artikelgroep kan bijvoorbeeld naar een specifieke verkooprekening in het grootboek worden geleid. Bij het afdrukken van een rapport kunt u indien nodig een filter op artikelgroep toepassen en u kunt de filter ook met andere criteria combineren. Het is mogelijk om uw klanten verschillende kortingen te bieden op basis van de verschillende artikelgroepen. Ook kunt u de prijzen voor een hele artikelgroep in één keer aanpassen, eventueel in combinatie met andere criteria. Dit doet u met behulp van de functie Prijsaanpassing. Bij de module-instellingen voor Artikel kunt u, als u dat handig vindt, aangeven welke artikelgroep er bij het aanmaken van een nieuw artikel standaard moet worden weergegeven op de artikelkaart.

Subgroep Een artikelgroep kan verschillende subgroepen bevatten. Ook deze kunt u instellen in het standaardregister. Elke artikelgroep kan zodanig worden bewerkt dat u er subgroepen aan toe kunt voegen. Bij de module-instellingen voor Artikel kunt u bepalen hoeveel artikelgroepniveaus u wilt gebruiken. Het maximaal beschikbare aantal niveaus is 4. Als u het maximum selecteert, bevat de artikelkaart een veld voor artikelgroep plus drie subgroepvelden.

119

ARTIKEL

Subgroepen hebben geen gevolgen voor administratieprocessen. Alleen voor het hoogste niveau (artikelgroep) kunt u de verkooprekeningen voor artikelgroepen toekennen. U kunt ook geen kortingen per subgroep toekennen. U kunt echter wel een filter voor de subgroep toepassen, zodat u bijvoorbeeld de prijs voor alle artikelen in een bepaalde subgroep kunt wijzigen met behulp van de functie Prijsaanpassing. Een subgroep instellen 1.

Open het standaardregister, bijvoorbeeld door met de rechtermuisknop te klikken in het veld Artikelgroep op de artikelkaart en te kiezen voor Standaardregister wijzigen.

2.

Markeer de artikelgroep waarvoor u een subgroep wilt aanmaken.

3.

Klik op Bewerken.

4.

Activeer (klik in) het grote veld in het venster en klik op Bewerken.

5.

Voer een naam in voor de subgroep in het kleinere tekstvak bovenaan.

6.

Klik op Vorige. Controleer of de subgroep is toegevoegd aan het grotere venster onderaan.

7.

Klik op Vorige en vervolgens op OK. De subgroep kan nu worden geselecteerd. Als u meer subgroepen wilt toevoegen, kunt u dit direct na stap 6 in de bovenstaande instructies doen. U kunt in de module-instellingen voor Artikel aangeven hoeveel artikelgroepniveaus u wilt toepassen. U kunt maximaal 4 niveaus selecteren. Als u het maximum selecteert, bevat de artikelkaart een veld voor artikelgroep plus drie subgroepvelden.

120

DE ARTIKELMODULE

Onderhoud De procedure voor Selectie artikelen wijzigen is een tool waarmee het wijzigen van dezelfde waarden voor meerdere artikelen tegelijk in het artikelregister een stuk eenvoudiger wordt. Met deze tool doet u dit veel sneller, zonder dat u handmatig het volledige artikelregister hoeft door te lopen. Als u een artikel wilt dupliceren/kopiëren, kunt u dit eenvoudig doen door op de knop Dupliceren op de werkbalk te klikken. Om er zeker van te zijn dat uw artikelen met de meest actuele prijs worden weergegeven, kunt u gebruik maken van de procedure Prijsaanpassing voor het aanpassen van de verkoopprijs, inkoopprijs, kosten en brutowinst voor meerdere artikelen tegelijk. Eerst past u een filter toe en vervolgens selecteert u welke prijzen moeten worden aangepast voor de filterresultaten. Een artikel dat niet meer in gebruik is, kan niet worden verwijderd als het is opgenomen in één of meer transacties. U kunt het echter wel de status non-actief geven, zodat verdere activiteiten met dat artikel niet meer mogelijk zijn. Hieronder kunt u meer over deze functies lezen.

Een selectie artikelgegevens wijzigen De Wizard voor aanpassen artikelgegevens is een hulpmiddel om het werk met het wijzigen van waarden in het artikelregister te vereenvoudigen. Met de 'Wizard' als hulpmiddel kunt u het werk sneller uitvoeren hoeft u niet het gehele artikelregister handmatig door te nemen. Met behulp van deze wizard kunt u aangeven welke velden aangepast moeten worden en voor welke artikelen de wijzigingen moeten gelden. U start de wizard via het menu: Beeld – Artikel – Bijwerken van een selectie artikelen. Stap 1 - Geef de artikelvelden aan die gewijzigd moeten worden In de eerste stap van de wizard bepaalt u welke velden u wilt veranderen in de artikelkaart, en welke waarden deze zullen krijgen. 1.

Selecteer de velden die u wilt wijzigen. Het selectievenster is ingedeeld in tabbladen die u ook vindt in het Artikelregister. De Artikelkaart houdt hier de bovenste helft van de artikelkaart in, dus de velden die zichtbaar zijn, onafhankelijk van welke tabbladen actief zijn. Let op! De velden in de artikelkaart kunt u bewerken met behulp van de wizard.

2.

Geef een nieuwe waarde aan met behulp van de afrollijst aan de rechterzijde van het veld dat u heeft gekozen.

121

ARTIKEL

NB! Hier stelt u de waarden in die de artikelen krijgen nadat de wizard klaar is.

3.

Klik op Volgende om door te gaan naar de volgende stap van de wizard, waar u kiest voor welke artikelen de wijzigingen gelden. Stap 2 – Geef de artikelen aan voor welke de wijzigingen moeten gelden In de tweede stap van de wizard kiest u welke artikelen gewijzigd zullen worden. Het selectievenster fungeert hetzelfde als een normaal selectievenster, maar het venster in deze wizard heeft alleen maar vastgestelde velden.

Wanneer u een keuze heeft gemaakt, dan klikt u op Volgende. U zult dan een overzicht op het scherm krijgen van de te wijzigen artikelen, zodat u kunt controleren of het overeenkomt met

122

DE ARTIKELMODULE

uw verwachtingen, en waar u eventueel weer terug kan gaan naar het Vorige venster, het selectievenster, om de selectie te veranderen. Klik op Voltooien om de selectie te accepteren en de wijzigingen op de gekozen artikelen door te voeren. NB! Deze bewerking kan niet herroepen worden.

De artikelen worden bijgewerkt op basis van uw keuzes die u hier heeft gemaakt. De bevestiging De wijzigingen zijn nu aangebracht aan de artikelen verschijnt nu in het venster.

Een artikel dupliceren Wanneer u een artikel wilt dupliceren, dan kunt u dit doen door te klikken op de knop Artikel Dupliceren. Er verschijnt een nieuw venster met een nieuw voorgesteld nummer. U kunt dit nieuwe nummer overschrijven. Wanneer u een nummer kiest dat al in gebruik is, dan verschijnt er een bericht dat zegt dat u een ander nummer dient te kiezen.

Let op! Wanneer er een Filter actief is tijdens het dupliceren, dan zal de filter op non-actief worden gesteld.

De artikelcode van artikelen wijzigen Het is niet mogelijk een artikelcode te veranderen die al is aangemaakt en in gebruik genomen is in Mamut. Terwijl u nieuwe artikelen aanmaakt kunt u de artikelcode, die wordt voorgesteld, overschrijven. De overige velden kunt u nog veranderen nadat het artikel is aangemaakt. U kunt ook de wizard voor het Wijzigen van een selectie artikelgegevens gebruiken voor een snelle effectieve manier om waarden van verschillende artikelen tegelijkertijd te wijzigen.

Een artikel op non-actief stellen, een vervangend artikel kiezen Een artikel dat niet langer in gebruik is, kan niet worden verwijderd, aangezien er transacties hebben plaatsgevonden voor dit artikel. U kunt dit artikel nu op non-actief stellen, zodat het niet meer gebruikt kan worden. Zo stelt u een artikel op non-actief 1.

Open het artikelregister en selecteer het artikel dat u op non-actief wilt stellen.

2.

Kies het tabblad Diversen.

3.

Kies Ja in de afrollijst Non-actief.

4.

Kies of u het artikel wilt koppelen aan een actief artikel dat dit artikel vervangt. Vind het vervangende artikel in de artikellijst, selecteer deze en klik op OK.

123

ARTIKEL

5.

Klik op Opslaan. Let op! U kunt altijd het artikel weer actief maken.

Wanneer het artikel op non-actief is gesteld, zult u toch het artikel kunnen openen in het artikeloverzicht. Het zal nu echter niet mogelijk zijn om transacties uit te voeren voor dit artikel. Op de artikelkaart van het non-actieve artikel verschijnt er een nieuwe icoon rechtsboven de artikelcode: Naar het actieve artikel dat dit artikel vervangt. Wanneer het vervangen artikel een variant is zal het hoofdartikel geopend worden met het tabblad Variant. De betreffende varianten zullen geselecteerd zijn. Let op! De koppeling naar het vervangende artikel, wordt verwijderd wanneer het artikel weer is geactiveerd.

124

DE ARTIKELMODULE

Talen voor artikelen Artikelnaam in meerdere talen aanmaken Wanneer uw bedrijf artikelen verkoopt aan buitenlandse klanten of inkoopt van buitenlandse leveranciers, zou het nuttig kunnen zijn om de artikelgegevens in de desbetreffende taal te kunnen bekijken. Zo geeft u een artikelnaam aan in meerdere talen 1.

Open het artikelregister en selecteer het artikel dat u wilt vertalen.

2.

Klik op de knop met de drie puntjes aan de rechterzijde van het veld artikelnaam.

3.

Klik op Nieuw.

4.

Klik op Taal van de artikelnaam .

5.

Vul de Artikelnaam in in de gewenste taal.

6.

Klik op OK.

7.

Typ de gewenste gegevens in in het veld Artikelgegevens in vreemde taal. Deze informatie kunnen extra gegevens zijn van het artikel, die in het tabblad Artikelgegevens in het artikelregister zijn ingevoerd.

8.

Kies Standaard artikelomschrijving bij ontbrekende omschrijving in vreemde taal. Deze taal zal gebruikt worden voor alle talen waarin er geen artikelomschrijving is aangegeven. Het bewerken van een artikelnaam in een vreemde taal doet u door de regel voor de gewenste taal te markeren en de gegevens direct in het veld aan te passen. De relatie wordt met de taal ingevoerd in het tabblad Overige info. Deze informatie wordt doorgevoerd in bijvoorbeeld orderregistratie, zodat dit automatisch in deze taal afgedrukt wordt.

Over Taal Het is belangrijk Engels (UK) en niet Engels (US) te kiezen. Engels (UK) is een van de talen die bij het programma geleverd wordt.

125

ARTIKEL

In de Instellingen van de bedrijfsdatabase kunt u kiezen welke taal toegankelijk is voor de orderrapporten. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf en het tabblad Module-instellingen. Klik op Offerte/Order/Factuur. In het tabblad Afdrukken kunt u de talen activeren die toegankelijk zijn in uw programmaversie. Klik op Selecteer Taal om een taal op te halen.

NB! Er kunnen meerdere talen toegankelijk zijn in de nieuwere versies van het programma.

Het is ook mogelijk enkele documenten in een andere taal af te drukken.

Een factuur afdrukken in een vreemde taal Een relatie kan met een andere taal dan de taal van uw bedrijf geregistreerd zijn, en elk artikel kan een andere naam in verschillende talen hebben, zodat u documenten kan afdrukken in de taal van de klant. Dit gebeurt automatisch wanneer een klant met een eigen taal geregistreerd staat. Let op! Indien de order is aangemaakt voordat de taal van de klant werd in gevoerd in de relatiekaart, dan wordt de order toch in de taal van de bedrijfsdatabase afgedrukt.

Indien een klant niet met een taal is ingevoerd, of de taal van de relatie werd veranderd nadat de order werd aangemaakt, kunt u toch documenten afdrukken in een taal die u zelf kiest. Zo gaat u te werk wanneer u een factuur afdrukt in een andere taal 1.

126

Kies Beeld in de menubalk, ga naar Offerte/Order/Factuur en klik op Order/factuur.

2.

Maak een nieuwe order aan of selecteer een bestaande niet-verwerkte order.

3.

Kies het tabblad Diversen.

4.

Klik op Rapporten en kies de gewenste taal, bv. Engels.

5.

Klik op OK.

6.

Wanneer u de order factureert dan zal de factuur in de geselecteerde taal verschijnen. Als u een artikelnaam heeft ingevoerd voor de taal, dan zal ook de artikelnaam veranderd zijn in de juiste taal.

DE ARTIKELMODULE

Tip! U kunt de taal voormeerdere contacten tegelijk aanpassen met behulp van de functie Aanpassen waarden van een selectie contacten . Hier kunt u bijvoorbeeld op land selecteren en de taal voor alle contacten met het desbetreffende land aanpassen.

Prijs…. Prijzen geven een grote vrijheid voor het vaststellen van verkoopprijzen en het bijhouden van in- en verkoopprijzen in het artikelregister. Verkoopprijs De verkoopprijs van een artikel kunt u invoeren in het tabblad Prijs in het artikelregister de kolom voor Verkoopprijs. U kunt het bedrag of in de kolom Exl. Btw of Incl. Btw invoeren. Het systeem berekent het Btw-bedrag en vult het bedrag in de andere kolom. U kunt verschillende prijzen gebruiken in verschillende periodes. Dit geeft u bijvoorbeeld de mogelijkheid tot een tijdsbeperkte campagneperiode. Wanneer u zulke periodes gebruikt, dan dient u het tonen van tijdsbepaalde prijzen in te stellen bij Module-instellingen voor artikel. Daarnaast kunt u het rapport Externe prijslijst benutten om de aangepaste prijzen voor een bepaalde klant of een selectie klanten te tonen. Kortingen U kunt verschillende kortingen aanbieden aan bepaalde klanten of een selectie van klanten. De kortingen kunt u invoeren voor aantallen, in % of in nominale waarden. De korting zelf kunt u registreren in het tabblad Korting in het artikelregister. U activeert het gebruik van kortingen voor individuele klanten voor losse artikelen, kwantumkortingen en kortingen voor klantencategorieën in Module-instellingen voor artikel. Om het bijhouden van kortingen te vereenvoudigen kunt u prijzen en kortingen vooraf instellen, voor verschillende combinaties van klantencategorieën en artikelgroepen in het Kortingenregister. Toeslagen

Naast de gewone prijzen kunt u een vaste toeslag invoeren. In Nederland dient er milieuheffing betaald te worden voor bepaalde artikelen. U kunt deze functionaliteit activeren in Moduleinstellingen voor artikel. De toeslagen zelf registreert u in het Standaardregister bij toeslagen. Deze kunt u berekenen door de prijs per stuk, prijs per gewicht, prijs per volume, of in % van de kost- verkoopprijs. Kostprijs Wanneer u de dekkingsbijdrage wilt berekenen, dan dient u de Inkoopprijs te registreren. Deze kunt u direct invoeren of berekenen op basis van de inkoopprijzen in het tabblad Leverancier. Naast de inkoopprijs kunnen er extra kosten zijn zoals kosten bij de koop, vracht, accijns enz. Dit kunt u invoeren in het veld Kosten. De kostprijs wordt gevormd door de som van de inkoopprijs en de kosten van het artikel. Omdat er twee manieren zijn om extra kosten te registreren bij een inkoop, d.w.z. het invoeren van transportkosten, accijnzen en heffingen, of het invoeren van vracht en transportkosten direct naar de leverancierfactuur, kunt u aangeven in

127

ARTIKEL

hoeverre de twee typen kosten inclusief de kostprijs zijn. De keuzes hiervoor vindt u in Moduleinstellingen voor artikel. Het veld kostprijs wordt automatisch berekend als de som van inkoopprijs en kosten. Prijsaanpassing De verkoopprijs kunt u direct in de artikelkaart wijzigen. Als u de verkoopprijs handmatig verandert dan kunt u aangeven of u de kostprijs wilt bijwerken, berekend in % of als vaste brutoprijs. Hier is de voorkeuze dat een verandering van verkoopprijs niet de kostprijs verandert, maar alleen de brutoprijs. De wizard voor Prijsaanpassing maakt het mogelijk prijsveranderingen aan te brengen voor hele sets van artikelen tegelijkertijd. U kunt kiezen of inkoopprijzen voortdurend de verkoopprijzen beïnvloeden, en hoe die wordt bijgewerkt. Wilt u handmatig de brutoprijs berekenen dan kunt u dit doen met de prijscalculator. Daarnaast kunt u de verkoopprijs automatisch bijwerken op de volgende manieren:

Kostprijsveranderingen beïnvloeden de verkooprijs met een vaste brutoprijs in %

Kostprijsveranderingen beïnvloeden de verkooprijs met een vaste brutoprijs

Als u wenst dat de kostprijsveranderingen niet de verkoopprijs zullen beïnvloeden dan kunt u de kostprijsverandering de brutoprijs laten beïnvloeden, en de verkoopprijs onveranderd laten. U kunt ervoor kiezen dat de inkoopprijzen de inkoopprijzen - en kosten in de artikelkaart bijwerken, wanneer u de inkopen inboekt. Deze keuze kunt u activeren bij Module-instellingen voor artikel. Let op! Wanneer u de kostprijs bijwerkt bij het inboeken, en de kostprijsveranderingen de verkoopprijs laat beïnvloeden, dan zal ook de verkoopprijs automatisch veranderd worden wanneer u een inkoop boekt.

Bij Gebruikersinstellingen voor artikel bepaalt u wat in de vensters zichtbaar zal zijn voor u als gebruiker. Hier kunt u ook een aantal keuzes maken die het registratieproces vereenvoudigen. Bij Module-instellingen worden de gebruikersinstellingen voor alle gebruikers ingesteld.

128

DE ARTIKELMODULE

De prijs van een artikel wijzigen De Prijscalculator helpt u bij het berekenen van de verkoopprijs van een artikel. De prijs kunt u berekenen wanneer de Prijscalculator in twee tabbladen is ingedeeld. Deze helpt u bij het berekenen van de kostprijs, Brutowinst en Verkoopprijs. Hier kunt u meerdere prijzen gebruiken om de samenstelling van de prijs te optimaliseren. Zo gaat u te werk 1.

Klik op Prijscalculator om de verkoopprijs te berekenen/bewerken.

Als u bij Module-instellingen voor artikel de functie Het bedrijf wenste prijshistorie voor artikelen te zien, dan zal de prijscalculator automatisch worden geopend als u op Nieuw of Bewerken klikt in het tabblad Prijs in het Artikelregister.

2.

Vul de datum en tijd in bij Prijzen gelden vanaf.

3.

Geef een omschrijving zoals 'Herfstaanbieding'. Het is niet vereist dit veld in te vullen.

4.

In het tabblad Eenvoudig kunt u de meeste prijsveranderingen aanbrengen, terwijl in het tabblad Uitgebreid meer geavanceerde berekeningen kunt uitvoeren. Voer de inkoopprijs in, de lopende kosten zoals arbeid, magazijnuitgaven, transport en dergelijke. Het veld Kostprijs toont de som van de inkoopprijs en de kosten. Brutowinst kan ingevuld worden als factor, bedrag of percentage. Wanneer u hier een bedrag invoert, wordt het percentage automatisch berekend. NB! Wanneer u veranderingen invoert voor Kostprijs en Brutowinst, dan kiest u in het veld rechts daarvan of dit de prijsberekening zal beïnvloeden.

5.

Klik op OK om op te slaan.

De prijs van een selectie artikelen wijzigen Prijsaanpassing Onder Beeld – Artikel - Prijsaanpassing kunt u de Verkoopprijs, Inkoopprijs, Kosten en Brutomarge aanpassen voor meerdere artikelen tegelijkertijd. Eerst zet u een selectie op, daarna kiest u welke prijzen in deze selectie aangepast gaan worden. Zo wijzigt u de prijs van meerdere artikelen tegelijkertijd 1.

Selecteer de artikelen die aangepast worden en klik op OK.

2.

Kies het tabblad Standaard.

129

ARTIKEL

3.

Bepaal welke Prijs aangepast wordt, alsook of de aanpassingsfactor in Procenten of in de Valuta van het bedrijf zal zijn.

4.

Bepaal of de aanpassing geldt voor de Kostprijs of de Brutomarge.

5.

Selecteer de Datum van ingang van de aanpassing.

6.

Bepaal de Afronding bij prijswijzigingen.

7.

Kies het tabblad Aanbevolen verkoopprijs.

8.

Selecteer of u de verkoopprijs wilt aanpassen door middel van een directe toeslag voor de verkoopprijs in Procenten of In bedrijfsvaluta.

9.

Klik op OK.

10. Vergelijk het resultaat van de aanpassing met de oorspronkelijke prijs en corrigeer eventueel individuele artikelen in de selectie. Bestaande prijsinformatie voor het gemarkeerde artikel wordt onderaan in het venster weergegeven, zodat u een overzicht heeft van de gevolgen van de aanpassing. 11. Klik op Nieuw criterium om het resultaat af te wijzen en ga terug naar het instellingen venster. 12. Klik op Voltooien om de aanpassingen toe te passen. Deze keuze kan niet ongedaan gemaakt worden. NB! Deze keuze kan niet herroepen worden. De artikelen zijn nu, gebaseerd op uw keuzes, gewijzigd.

Externe Prijslijst – aanpassen van prijslijst Het rapport Externe prijslijst wordt gebruikt om uw prijzen aan uw relaties te presenteren. Het rapport kan gebruikt worden als een algemene prijslijst, zonder rekening te houden met kortingen of voor een bepaalde klant - inclusief of exclusief de eventuele kortingen van de klant. Voor beide rapporten kunt u een aantal aanpassingen doen. U kunt bijvoorbeeld een keuze maken tussen incl. of excl. BTW, de inkoopprijs en valuta. Deze aanpassingen worden

130

DE ARTIKELMODULE

opgeslagen in het rapport, zodat u in de toekomst voor een nieuwe klant niet de aanpassingen op nieuws dient aan te passen.

Het programma laat standaard twee kolommen in het rapport zien.: Verkoopprijs excl. BTW en Verkoopprijs incl. BTW zonder kortingen, maar ook deze kunt u aanpassen net als dat u meerdere kolommen kan toevoegen. Het rapport kan maximaal 5 kolommen met prijzen weergeven. Zo voegt u een kolom aan het rapport toe 1. 2.

Kies Beeld - Artikel - Rapporten, kies Artikel en dubbelklik op het rapport Externe prijslijst. Klik op Nieuw.

3.

Kies welke prijs u wilt toevoegen. Deze wordt in een nieuwe kolom in het rapport aangegeven.

4.

Geef aan of u de prijs met of zonder korting wilt weergeven en eventueel de Valutakoers en Afronding.

5.

Klik op OK.

131

ARTIKEL

De kolom wordt weergegeven in de lijst, en wordt toegevoegd wanneer u later het rapport aanmaakt. Zo maakt u het rapport Externe prijslijst aan 1.

Kies Beeld - Artikel - Rapporten, kies Artikel en dubbelklik op het rapport Externe prijslijst.

2.

Geef eventueel een klant aan, door te klikken op de Zoek-knop om de klant te vinden in de relatielijst. Markeer de gewenste klant en klik op OK.

3.

Geef eventueel aan hoe u de artikelen die varianten hebben weer wilt geven, welke taal u wilt gebruiken en of u naast de artikelnaam ook artikelgegegevens wilt weergeven. Of het rapport het Hoofdartikel of Alle varianten van de varianten aangeeft kan van belang zijn wanneer de varantianten verschillend geprijsd zijn. De artikelgegevens worden gehaald uit het tabblad Artikelgevens in het artikelregister.

4.

Klik op OK.

5.

Bepaal de selectiekriteria voor de artikelen die u op de prijsslijst wilt weergegeven. Het selectiescherm wordt gebruikt in een reeks functies binnen het programma. u kunt hier meer over lezen in een eigen alinea.

6.

Klik op OK. Het rapport is nu aangemaakt.

132

DE ARTIKELMODULE

Artikelvarianten Als een bedrijf een artikel verkoopt in verschillende varianten, met bijvoorbeeld verschillende kleuren en maten. Om de registratie hiervan te vereenvoudigen kunt u een hoofdartikel invoeren en de artikelvarianten daaraan koppelen. Dit maakt inkopen bij de leveranciers gemakkelijker. U kunt de gegevens per variant invoeren, artikelnamen automatisch aanmaken, orders plaatsen met een reeks varianten enz. Het is ook mogelijk artikelen met varianten in de webshop aan te bieden.

Op gang komen met varianten: Om het gebruik van artikelvarianten te activeren heeft u een programmaversie nodig met een licentie hiervoor en Het bedrijf werkt met varianten... aan te vinken in Module-instellingen voor Artikel in het tabblad Functionaliteit. Hier kunt u ook Standaardinstellingen voor artikelen met varianten kiezen, om het aanmaken van nieuwe artikelen te vereenvoudigen. Een variant kan tot twee Varianteigenschappen hebben. Varianteigenschappen zijn bijvoorbeeld kleur en maat. De varianteigenschappen worden in het Standaardregister gedefinieerd. Elk van de eigenschappen kan verschillende Variantwaarden hebben. Deze definieert u ook zelf, op dezelfde plek. Voorbeeld van varianteigenschappen en -waarden: Varianteigenschap:

Variantwaarde:

Kleur

Blauw

Kleur

Rood

Kleur

Groen

Kleur

Geel

Kleur

Wit

NB! Het hoofdartikel kan niet meer als artikel fungeren als het varianten heeft.

Op dezelfde plek kunt u via de knop Variantinstellingen bepalen welke waarden variëren voor het artikel. Kies bijvoorbeeld Voorraad of EAN-code. Hier geeft u ook aan hoe de artikelnamen worden gevormd, zodat u eenvoudig nieuwe varianten kunt aanmaken, en een eenduidig artikelregister krijgt. Via de knop Variantinstellingen geeft u ook aan welke eigenschappen het hoofdartikel heeft.

133

ARTIKEL

Tip! U kunt al bestaande artikelen bewerken met de functie Bewerken van een selectie artikelen. In het tabblad Variant kunt u de varianteigenschappen bewerken en aangeven hoe de artikelnaam wordt gevormd.

Nieuwe variantkoppelingen aanmaken Wanneer de opzet gereed is, kunt u artikelen aanmaken die ieder voor zich een variant zijn van het hoofdartikel.

Via de knop Variantlijst krijgt u een overzichtsvenster met alle varianten, waar u variantkoppelingen kunt aanmaken en bewerken, voorraadstatus van varianten kan controleren, prijzen kunt aanpassen enz. U hoeft dus niet ergens anders varianten aan te maken, dit doet u vanuit dit venster. Let op! Wanneer bij de Variantinstellingen van het hoofdartikel Identieke eigenschappen toestaan is geactiveerd, of wanneer u geen varianteigenschappen hebt gekozen, dan zal dit venster niet toegankelijk zijn.

Varianten bij verkooporders, offerte en inkoop In Gebruikersinstellingen voor artikellijst krijgt u een variantmatrix met een volledig overzicht van o.a. beschikbare varianten, voorraadstatus en inkoopverhoudingen voor de varianten, waar u tevens offertes, orders en inkopen registreert. Varianten in de webshop Heeft u een webshop, dan kunt u hier ook uw varianten verkopen. De verschillende varianttypen worden gesorteerd volgens de opzet in het Standaardregister. Artikelen die in de webshop worden verkocht kunnen niet meer dan twee eigenschappen hebben. Wilt u meerdere varianteigenschappen toekennen dan moet u een eigen artikel aanmaken.

134

DE ARTIKELMODULE

Voor een T-shirt kan dit bijvoorbeeld zo: Het T-shirt heeft de varianten Model (heren/dame), maat en kleur. U kunt nu twee artikelen aanmaken: Tshirt Heren en T-shirt Dames, elk met de varianteigenschappen maat en kleur.

In het tabblad Variant in het artikelregister kiest u een Standaardvariant die zal verschijnen wanneer een klant gedetailleerde informatie kiest in de webshop. Andere instellingen U kunt kiezen of u in de Artikellijst de varianten toont als zelfstandige artikelen. Dit doet u vanuit de Gebruikersinstellingen in Artikelregister of in het artikelregister zelf door Varianten in het artikeloverzicht weergeven te kiezen. Dit brengt wel met zich mee dat de artikellijst vaak erg lang wordt. Deze instelling is dan ook standaard non-actief. U kunt de varianten beneden in de artikellijst zien, waar u een afrollijst vindt met gekoppelde varianten.

Een variant / variantenlinks aanmaken Als een artikel in verschillende varianten verkocht wordt, heeft u een koppeling nodig van het hoofdartikel naar de verschillende varianten van het artikel. Zo maakt u nieuwe varianten aan: NB! Deze procedure veronderstelt dat u eerder varianten heeft aangemaakt voor het hoofdartikel en niet is aangevinkt voor het toestaan van duplicatie varianteigenschappen bij instellingen voor het hoofdartikel.

1. 2.

Open het hoofdartikel in het Artikelregister. Klik op de Variantmatrix-knop in het tabblad Variant.

3.

In het tabblad Varianten links selecteert u een cel met een combinatie van eigenschappen, en klikt u op Maak link aan voor variant voor elke combinatie die u kiest. Er verschijnt een kruisje in voor elke combinatie van varianteigenschappen die u aanmaakt.

4.

Aangezien de verkoopprijs kan variëren, kunt u de verkoopprijs bewerken door verkoopprijs te selecteren in de afrollijst Weer te geven informatie. Welk filter zal kunnen variëren per variant geeft u aan bij Variantinstellingen van het hoofdartikel. Sluit het venster wanneer u klaar bent. U zult nu de varianten links zien in het tabblad Variant. Controleer of de artikelvarianten de juiste namen hebben gekregen. U kunt elke variant bewerken door er dubbel op te klikken. Unieke variaties zoals prijs en voorraadstatus moeten handmatig per variant ingevoerd worden.

135

ARTIKEL

Voorraadniveau overboeken naar varianten van een artikel Om artikelen te kunnen overboeken tussen varianten, moet u bij Variantinstellingen in het tabblad Variant in het artikelregister hebben aangegeven dat het voorraadniveau per variant verschillend kan zijn. Zo boekt u het voorraadniveau over naar verschillende varianten 1.

Markeer de variant waarvan u voorraad wilt overboeken.

2.

Klik op Overboeken naar varianten.

3.

Typ het aantal in dat uit de voorraad opgenomen moet worden van de variant van waar u de voorraad overboekt.

4.

Typ het aantal varianten dat in de voorraad moet worden bijgeboekt. Gewoonlijk zal dit aantal gelijk zijn aan het aantal dat uit de voorraad wordt opgenomen, maar kan afwijken indien de varianten uit verschillende eenheden bestaan.

5.

Typ het artikelnummer in of blader naar het artikelnummer van de variant waar u naar wilt overboeken.

6.

Kies naar welk Magazijn u de voorraad wilt overboeken. Indien het magazijn waar u naar wilt overboeken niet aan het artikel gekoppeld is, wordt u gevraagd of u een koppeling wilt aanmaken.

7.

Kies naar welke locatie in het magazijn u wilt overboeken. Deze keuze wordt uitsluitend weergegeven indien u bij Module-instellingen heeft aangegeven dat het bedrijf voorraad van hetzelfde artikel op meerdere locaties in het magazijn heeft.

Variantmatrix, variant links In het artikelregister in het tabblad Variant kunt u op de knop Variantmatrix klikken. Hiermee opent u een venster met een overzicht van welke variantcombinaties er zijn en informatie over de varianten betreffende de voorraad, aan klanten, van leveranciers, beschikbaar en verkoopsprijs. Prijsinformatie e.d. bewerkt u in het tabblad variant in het artikelregister. Indien u meerdere magazijnen heeft, dan kunt u in de afrollijst Magazijn de gegevens filteren, zodat u alleen de gegevens ziet van één magazijn.

136

DE ARTIKELMODULE

Met de knop Maak link aan voor variant en Verwijder variant link kunt u eenvoudig meerdere variantlinks voor een artikel aanmaken, of al aangemaakte verwijderen. Let op! Het venster is alleen toegankelijk als het hoofdartikel minstens aan één varianteigenschap gekoppeld is, en Identieke eigenschappen toestaan in Instellingen voor varianten niet geactiveerd is voor het hoofdartikel.

Variantmatrix, eigenschappen van de varianten Let op! Het venster is alleen toegankelijk als het hoofdartikel minstens aan één varianteigenschap gekoppeld is, en Identieke eigenschappen toestaan in Instellingen voor varianten niet geactiveerd is voor het hoofdartikel.

Hier heeft u het volledige overzicht van alle varianten die aan het hoofdartikel gekoppeld zijn. Het is ook mogelijk de varianten te bewerken. U kunt ook variantwaarden instellen en bewerken. Als een hoofdartikel beschikbaar is in de webshop, dan kunt u registreren welke artikelen daar beschikbaar zijn. Let op! De kolom Wordt verkocht via website is alleen zichtbaar als u een licentie hebt voor varianten op het web.

Eigenschappen van de varianten De verschillende varianteigenschappen kunt u aangeven in het Standaardregister. Eigenschappen van varianten kunnen bijvoorbeeld kleur en maat zijn. Elke eigenschap kan verschillende Variantwaarden hebben, die u ook zelf aangeeft. U maakt een nieuwe varianteigenschap aan door op Nieuw te klikken. Schrijf de naam van de eigenschap in het bovenste veld. Gelijktijdig kunt u de variantwaarden invullen die deze varianteigenschap zal kunnen hebben. Dit doet u door op Nieuw te klikken en vervolgens op Variant bewerken te klikken. Vul de naam in de van de variantwaarde en klik op OK. Herhaal dit voor elke nieuwe waarde die u wilt aanmaken voor deze varianteigenschap.

Als u later variantwaarden wenst aan te maken, dan kunt u de varianteigenschap openen in het standaardregister en op Bewerken klikken.

137

ARTIKEL

Let op! Merk op dat u met de pijltoetsen bij Volgorde wijzigen in het venster Variant bewerken de volgorde aangeeft waarmee de variantwaarden vertoond worden voor het artikel in de webshop. Op deze manier kunt u een logische volgorde aangeven zoals: XS - S - M - L - XL - XXL, en niet alfabetisch of in de volgorde waarin de variantwaarden werden aangemaakt.

Variantinstellingen Varianten kunnen op verschillende manieren afwijken va het hoofdartikel. Bij Instellingen voor varianten bepaalt u welke instellingen dienen te kunnen variëren. De gegevens die niet variëren, worden opgehaald uit de artikelkaart van het hoofdartikel. Tip! In Module-instellingen voor artikel kunt u in het tabblad Standaardwaarden, Standaardinstellingen voor artikelen met varianten aangeven. Deze instellingen zullen standaard gelden voor alle artikelen. Dit zal het aanmaken van nieuwe hoofdartikelen met varianten eenvoudiger maken, vooral als u veel artikelen heeft met dezelfde varianteigenschappen. De standaard instellingen kunnen worden overgeschreven voor elk afzonderlijk hoofdartikel, in het tabblad Variant, bij Instellingen voor varianten.

Gegevens die per variant verschillen Vink die gegevens aan die zullen moeten variëren per variant. Vaak zijn dit slechts magazijngegevens, zoals voorraad en EAN-code, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk een individuele prijs te kiezen voor elke variant. U bewerkt zelf de gegevens in het tabblad Variant in het artikelregister of in de variantmatrix. Prijzen: Vinkt u aan als de prijzen van de varianten verschillen van die van het hoofdartikel. Voorraad: Vinkt u aan als de voorraad individueel is voor de varianten. Eenheid: Vinkt u aan als de eenheid van de varianten verschillen van die van het hoofdartikel. Aant. per eenheid: Vinkt u aan om het aantal per eenheid te kunnen veranderen voor de varianten.

138

DE ARTIKELMODULE

EAN-code: Vinkt u aan als de EAN-code van de variant verschilt van die van het hoofdartikel. Artikelcode douane: Vinkt u aan om een ander nummer te registreren dan die van het hoofdartikel. Gewicht: Vinkt u aan om een ander gewicht te kunnen invoeren voor de varianten, verschillend van het hoofdartikel. Volume: Vinkt u aan om een ander volume te kunnen aangeven voor de varianten, verschillend van het hoofdartikel. Instellingen variant Toon artikelcode hoofdartikel bij afdrukken in verkoopmodule: om de artikelcode van het hoofdartikel te kunnen gebruiken voor het afdrukken bij verkoop en inkoop van het artikel. Als u deze optie niet aanvinkt dan zal de artikelcode van de variant afgedrukt worden. Variantnamen automatisch aangemaakt Wanneer u variantkoppelingen aanmaakt, zal een aantal varianten worden aangemaakt en behandeld worden als bijartikelen. Voor uw klanten kunnen deze artikelen echter als onafhankelijke artikelen verschijnen. Afhankelijk van de eigenschappen die u invoert voor de variant, kunt u behoefte hebben aan verschillende manieren voor het geven van namen aan de varianten. Deze instellingen vereenvoudigen dit proces, zodat u niet zelf een gedetailleerde artikelnaam hoeft in te voeren voor elke variant. Dit proces wordt geautomatiseerd door deze instelling. Kies in de afrollijst Structuur hoe u de naam wilt opbouwen. Varianteigenschap is de eigenschap zoals die gedefinieerd is in het standaardregister, zoals Kleur, terwijl de variantwaarde de waarde is van de eigenschap, zoals Groen. Hieronder krijgt u een voorbeeld, waarin gedemonstreerd wordt hoe een artikelnaam aangemaakt wordt. Varianteigenschappen U kiest in de afrollijst welke varianteigenschappen het hoofdartikel kan hebben. De eigenschappen (bijvoorbeeld Kleur), en de verschillende waarden die elke eigenschap kan krijgen (bijvoorbeeld Rood, Groen of Geel) geeft u aan in het Standaardregister. Identieke eigenschappen toestaan: Vinkt u aan als u wilt dat meerdere varianten van het artikel identieke combinaties van eigenschappen kunnen hebben. Dit hokje zal aangevinkt zijn als u al varianten met identieke eigenschappen hebt aangemaakt, en zal niet verwijderbaar zijn zolang dat geldt.

139

ARTIKEL

140

3 Verkoop In de module Verkoop heeft u een volledig overzicht over alle verkoopprocessen, waaronder alle offertes, orders en facturen die in het systeem staan geregistreerd. Deze gegevens zijn belangrijk omdat het u op de hoogte houdt van de positie van het bedrijf, hoeveel omzet er is gemaakt en aan welke klanten u verdient. Zowel de Order/ Factuur als de Offerte module is in tweeën verdeeld, met een algemeen overzicht met voorwaarden voor de klant en daar onder tabbladen met details over de artikelen, vracht etc.

Inhoud Offertemodule

142

Tabbladen in het offerteregister ........................144 Gebruikersinstellingen: Offerte ........................148 Een offerte verwerken / order aanmaken..........149 Een offerte afdrukken........................................150 Orderregels regenereren....................................151 Vaste offerte aanmaken.....................................152 Een offertesjabloon aanmaken..........................153 Een groepsofferte aanmaken.............................153 Overbrengen van Groepsofferte naar Offerte ...155

Order en Factuur

156

Schermen in Order/Factuur .............................158 Tabs in Order/Factuur .......................................159 Gebruikersinstellingen: Order/Factuur ..........165

Abonnementsfacturering

180

Het abonnementsregister ..................................181 De tabbladen onder afspraken...........................182 Een nieuw abonnement aanmaken....................184 Klantabonnementen...........................................184 Een nieuw klantabonnement aanmaken............185 Facturering .........................................................186 Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement .................................186 Factureren van orders op basis van abonnement ................................................188

Verkoopbudget

190

Betalingsoverzicht facturen

192

Facturering van orders......................................168

Registratie van betaling.....................................193

Werken met valuta.............................................174 Factureren in de valuta van de klant .................175

Follow-up van betalingen ..................................194 Herinnering .......................................................195 Factoring ...........................................................197 Incassobericht....................................................197 Incasso...............................................................198

Inkoop naar order..............................................176 Kredietlimieten en kredietstops........................178

141

VERKOOP

OFFERTEMODULE Offerte is een effectieve module om offertes aan te maken voor individuele klanten, of om grotere offertes aan te maken zoals bij campagnes, die automatisch naar een selectie van uw klanten worden gestuurd. Indien offertes verkoop met zich meebrengen, dan kunt u de offertes gemakkelijk overbrengen naar de Order/Factuur-module en deze verder opvolgen met factureren en levering.

U kunt een offerte aanmaken voor een relatie, een vaste offerte aanmaken voor een relatie, of een enkele of vaste offerte aanmaken voor een selectie van relaties (groepsofferte). Tevens kunt u een offertesjabloon aanmaken, dat standaard gebruikt kan worden voor het gemeenschappelijk versturen van offertes. Offertesjablonen hebben geen specifieke klant. U kiest Offertesjabloon in de afrollijst Status selecteren rechtsboven in het scherm. Later kunt u vele offertes aanmaken vanuit het sjabloon, door ze over te brengen naar groepsofferte. Indien u slechts een offerte wil aanmaken, raden wij u aan om een bestaande offerte te Dupliceren, door op de icoon in de werkbalk te klikken. De offerte kunt u afdrukken op drie verschillende formulieren en kan verstuurd worden naar e-mail, fax, naar Microsoft Office Word, of een afdrukvoorbeeld op het scherm. Indien u een pdf-printer heeft geïnstalleerd, dan kan de offerte ook naar een bestand met pdf-formaat geschreven worden. Door te klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteit en in welke modules de activiteit toegankelijk is. De offertes kunt u afdrukken in Microsoft Word en deze kunt u later redigeren door op Lijst met offertedocumenten openen te klikken. Deze lijst geeft u toegang tot de documenten die gekoppeld zijn aan een offerte. Dit geeft u gemakkelijk en snel beschikking over de documentenlijst, gekoppeld aan een specifieke offerte.

142

OFFERTEMODULE

Wanneer een offerte wordt geaccepteerd, dan kan deze geactiveerd worden. Het systeem maakt voor u een order aan, zodat u niet weer alle informatie hoeft in te voeren. De offerte wordt overgebracht naar een onderregister, afhankelijk van de verdere behandeling. U de verschillende onderregisters zien in de afrollijst rechtsboven in het venster. De keuzes in de afrollijst zin Offerte geannuleerd, Gemiste verkoop, Offerte, Vaste offerte, Offertesjabloon en Groepsofferte. De module Offerte is zo geïntegreerd in andere modules zodat een offerte kan worden geselecteerd, aangemaakt of geredigeerd als een natuurlijk deel van de werkzaamheden. U vindt de tabbladen voor Relatie, Contactpersoon, Project en Activiteit. Bij Gebruikersinstellingen voor offerte kiest u wat voor de gebruiker zichtbaar zal zijn in het venster. Hier kunt u ook een aantal keuzes maken om het registratieproces te vereenvoudigen. Vaste offertes en groepsoffertes worden overgebracht naar een offerte met behulp van de wizard. In Gebruikersinstellingen, in het tabblad Lijstvensters kunt u aangeven waar het systeem u heen voert nadat u klaar bent met een wizard. Dit maakt werk met routinehandelingen veel efficiënter. In Bedrijfsinstellingen worden alle instellingen bepaald voor alle gebruikers. Merk op dat deze instellingen gelijk zijn voor Offerte, Order en Factuur.

Een offerte aanmaken U vindt het offerteregister via het menu Beeld –Order/Factuur – Offerte. Zo maakt u een offerte aan 1.

Kies het gewenste type offerte van de afrollijst rechts bovenin. Klik daarna op Nieuw, en u zult een venster verkrijgen met een overzicht van de relaties die u als klant heeft geregistreerd.

2.

In het venster kunt u het type offerte kiezen. Als u dit venster niet wenst te gebruiken, dan kunt u het afvinkhokje markeren. Klik op OK.

143

VERKOOP

3.

U kunt het type offerte (status) veranderen met behulp van de afrollijst rechts bovenin het venster Nieuw. Hierna markeert u de naam van de klant waarvoor u een offerte wenst te maken. Tenslotte klikt u op OK.

4.

Alle velden op het bovenste deel van het venster, zullen automatisch worden ingevuld met die adressen, leverings- en betalingsvoorwaarden die bij de relatie horen. U kunt al deze informatie overschrijven. Daarnaast kunt u specificeren welke projectfactuur verbonden is en wie de referentie in uw eigen bedrijf is. Nu kunt u artikelgegevens onder de tab Artikelregels registreren in de onderste helft van het venster.

De offerte zal niet gekoppeld worden aan een relatie indien u Offertesjabloon heeft gekozen in de afrollijst. Dit doet u door de offerte over te brengen naar Groepsofferte nadat het sjabloon is aangemaakt. Indien u Vaste offerte kiest in de afrollijst, dan kunt u herhaald offertes sturen naar een relatie, zonder dat u steeds nieuwe hoeft aan te maken. U kunt kiezen hoe vaak u een offerte wil versturen in het tabblad Diversen. Tip! In velden die keuzemogelijkheden hebben voor het standaardregister, kunt u met de rechter muisknop klikken. De keuze heet Standaardregister wijzigen, en opent het standaardregister waar u veranderingen kunt aanbrengen en nieuwe items kunt invoeren. Voorbeeld: In Offerte, in het tabblad Tekst. Klik met de rechter muisknop in het veld naast Gewone tekst, en klik op Standaardregister wijzigen.

Tabbladen in het offerteregister Artikelregels Wanneer u de artikelen uit de artikellijst heeft gekozen, zal de benodigde informatie zoals prijs en kortingen worden opgehaald uit het artikelen relatieregister. Klik op [ENTER] of [TAB] op het toetsenbord om de cursor van kolom naar kolom te verplaatsen.

144

OFFERTEMODULE

Zo maakt u artikelregels aan in een offerte 1.

Voer alle te verkopen artikelen in. Dat kunt u op twee manieren doen: Klik op Nieuw en tik het artikelnummer in op de nieuwe regel. Het desbetreffende artikel wordt met alle gegevens van de artikelkaart geregistreerd. Indien u wilt kunt u de gegevens in iedere kolom van de artikelregel aanpassen.

Klik op Artikellijst weergeven voor een overzicht van de artikelen. De afrollijst die rechts boven in het venster verschijnt, fungeert als een filter bij het selecteren van artikelsoort. Dan zullen uitsluitend artikelen van de gekozen artikelsoort in het overzicht worden weergegeven. Markeer het gewenste artikel en klik op Invoegen.

145

VERKOOP

Wanneer u een artikelregel wilt invoegen tussen bestaande artikelregels, dan kunt u dit doen met behulp van de knop Artikelregel invoegen. Er wordt nu een regel ingevoegd boven de geselecteerde regel.

2.

Geef het aantal aan en pas eventueel de prijzen en kortingen aan.

3.

Klik op Omschrijving orderregel bewerken in het tabblad Artikelregels indien u een eigen beschrijvende tekst voor de artikelregel wilt aangeven.

4.

Klik op Orderregels bijwerken en vink af welke gegevens u wilt bijwerken. Klik op OK

5.

Ga naar artikelkaart indien u de gegevens van het artikel wilt controleren of aanpassen. Herhaal deze procedure totdat u alle artikelen van de offerte heeft geregistreerd.

Vracht Onder de tab Vracht kunt u details over de verzending aangeven. De informatie die u registreert hier, zal worden overgeplaatst naar een eventuele order; het zijn deze inlichtingen die geldig zijn voor het afdrukken van bijvoorbeeld de vrachtbrief.

Vul de verschillende velden voor de informatie over vracht en verzendingskosten in. U kunt later meer vrachtinformatie voor de offerte invoeren. Inlichtingen over Brutogewicht en Totaal volume worden automatisch van de artikelkaart verkregen. In de velden, het meeste rechts van Brutogewicht en Totaal volume, kunt u een toegevoegd gewicht invullen in de bewerkbare velden.

NB! Het gewicht van de producten zullen als standaard Brutogewicht en Totaal volume verschijnen, maar u kunt zelf aan het totaal toevoegingen doen in de bewerkbare velden aan de kanten. Dit kan nuttig zijn wanneer u bijvoorbeeld een palet heeft die 10 kilo weegt, bovenop het gewicht van hetzelfde product.

Tekst In het tabblad Tekst kunt u een tekst invoeren die op uw afdrukken getoond zal worden. U kunt een tekst direct in het tekstveld invoeren of verschillende soorten kiezen in de afrollijst. Het is

146

OFFERTEMODULE

mogelijk om verschillende teksten te hebben, die ook op verschillende rapporten geprint worden.

Indien u kiest voor Vaste tekst, kunt u op de zoekknop klikken aan de rechterzijde, eerder gedefinieerde tekst uit het standaardregister kiezen. Gewone tekst zal getoond worden in de order- en factuurrapporten, Tekst inzamellijst kiest u als u een eigen tekst wilt afdrukken op de inzamellijsten. Tekst voor pakbon zal afgedrukt worden op de afdrukken van de pakbon. Als voor Serviceorder tekst kiest, dan kunt u in het linker veld een tekst invoeren, die zichtbaar is op afdrukken van een werkorder. De tekst in het rechter veld zal zichtbaar zijn op afdrukken van serviceorders. Met behulp van de pijltoets kunt u tekst van links naar rechts verplaatsen.

Diversen Onder de tab Diversen kunt u bijvoorbeeld het responsetype, afronding en factoring voor deze enkele factuur of eventuele order.

Markeer uw eventuele keuze van de afrollijst Respons type, Afronden, Formulier, Afdeling en Verzamelorder. Markeer of laat de aankruisvakjes leeg onder de afrollijst, zoals dat past bij de actuele factuur. Klik op de knop Rapporten om de afdruktaal in te stellen en om te bepalen de structuurgoederen (productbundel) getoond dienen te worden in rapporten. Klik op Ordergegevens voor het registreren van details over het verkoopproces. Onderaan de tab Diversen ziet u onder andere de naam van degene die de factuur gemaakt heeft, evenals de datum dat de factuur het laatst veranderd werd.

147

VERKOOP

Gebruikersinstellingen: Offerte Met behulp van de tabbladen bij de Gebruikersinstellingen kunt u het aanzien en functionaliteit bepalen van de vensters. Op deze manier kunt u het venster van de inkoopmodule geheel naar wens aanpassen. Deze gebruikersinstellingen gelden uitsluitend voor u als gebruiker en hebben geen invloed op de instellingen van andere gebruikers. U kunt gebruikersinstellingen openen met behulp door bovenstaande menukeuzes, of direct vanuit de module door op de icoon Gebruikersinstellingen in de werkbalk te klikken. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.


Klikt u op de knop van het gewenste alternatief. Offerte Hier kunt u aangeven wat en welke functies er in het hoofdvenster en als voettekst bij de offerte moet worden weergegeven, De functie Artikellijst bij nieuwe offerte zorgt ervoor dat een artikeloverzicht automatisch op het scherm geopend wordt bij het aanmaken van een nieuwe verkooporder. Tabblad Hier geeft u de kolommeninstellingen van de orderkaart aan en de gewenste voettekst. Overzichtvensters Hier kunt u aangeven hoe overzichtvensters gesorteerd worden, wanneer u een nieuwe verkooporder aanmaakt en een relatie wilt ophalen, evenals hoe het overzichtvenster Offerte gesorteerd wordt. Groepsofferte, offertesjablonen en vaste offertes worden overgebracht naar afzonderlijke offertes met behulp van de bewerkingsknop in de werkbalk. Met behulp van de aanvinkhokjes kunt u dit efficiënt doen, doordat u kunt aangeven waar de wizard u naartoe leidt na het afsluiten een van de volgende acties: Start de wizard voor groepsofferte nadat de wizard voor offertesjabloon klaar is. De wizard voor offertesjablonen kan groepsoffertes aanmaken. Als u deze instelling kiest, dan wordt u na het aanmaken van een groepsofferte in offertesjabloon direct naar de wizard geleid die groepsoffertes overbrengt naar afzonderlijke offertes. Start de wizard voor offerte nadat de wizard voor vaste offerte klaar is. Vaste offertes worden overgebracht naar afzonderlijke offertes voor elke klant, en/of naar dezelfde klant met verschillende intervallen, via een wizard die gestart wordt met de

148

OFFERTEMODULE

verwerkingsknop. Al u deze instelling kiest dan zal het systeem u naar de wizard leiden om offertes over te brengen naar orders, wanneer het proces voltooid is.

Start de wizard voor offerte nadat de wizard voor groepsofferte klaar is. De wizard om groepsoffertes naar afzonderlijke offertes over te brengen naar elke klant wordt gestart met de verwerkingsknop in de groepsofferte. Al u deze instelling kiest dan zal het systeem u naar de wizard leiden om orders aan te maken voor de afzonderlijke offertes, wanneer het proces voltooid is.

Een offerte verwerken / order aanmaken Indien een gewone Offerte geaccepteerd wordt, wordt deze overgezet naar de Ordermodule voor verdere behandeling. Let op, dit betekent dat de offerte dan niet langer zal bestaan in de Offertemodule. Zo maakt u een order aan vanuit een offerte 1.

Markeer Offerte in de afrollijst rechts bovenin en klik op de knop Offerte in de werkbalk. De wizard start.

2.

Dit is een wizard die u door alle benodigde instellingen en selecties heen loodst.

3.

Markeer eerst welke offerte u over wilt plaatsen, of die offertes die op het moment Actief, Alle of een Selectie zijn. Indien u Selectie markeert, verschijnt er een venster waar u de criteria voor deze selectie opstelt.

4.

Klik op Volgende wanneer u de inhoud in het welkomstvenster gelezen heeft en het juiste alternatief markeert. Volg de aanwijzingen van de wizard verder.

149

VERKOOP

Een offerte afdrukken Afhankelijk van de wijze waarop u offertes aanmaakt (groepsoffertes, terugkerende offertes, enz.) kunnen deze ofwel individueel worden afgedrukt ofwel als een selectie van alle in de module aangemaakte offertes. De offerte kan naar printer, e-mail of fax worden gestuurd, geopend worden in Microsoft Word of in het venster Afdrukvoorbeeld. Als u een PDF-printer geïnstalleerd heeft, kan de offerte worden omgezet in een bestand in PDF-opmaak. Zo print u een offerte 1.

150

Klik op Afdrukken (Ctrl + P) in de werkbalk om een offerte af te drukken.

2.

Kies tussen een individuele Offerte of een Geavanceerde offerte en klik dan op Volgende om de offerte af te drukken die u in de module Offerte heeft geopend.

3.

Als u meer dan een offerte wilt afdrukken kunt u onder de lijst Selectie selecteren en op Volgende klikken. Meer over selectie vindt u in de handleiding 'Installeren, instellingen, rapporten en selectie'.

4.

Geef de gewenste eigenschappen op voor de offertes die u wilt afdrukken en klik op Volgende.

5.

Kies welk medium u wilt gebruiken voor het afdrukken van de offertes.

OFFERTEMODULE

E-mail: Tot de mogelijkheden voor het afdrukken behoort ook afdrukken naar e-mail. Het programma zal dan de afdruk automatisch converteren naar .pdf-opmaak en deze als bijlage bij een e-mail aan de ontvanger voegen. Microsoft Word/Geavanceerde offerte: Wanneer u bij het afdrukken Microsoft Office Word selecteert, wordt een document aangemaakt op basis van de in het programma aanwezige sjablonen. De documentsjablonen kunnen worden bewerkt via het menu Beeld – Document – Documentsjablonen: selecteer in de keuzelijst de module offertesjabloon. Meer over sjablonen vindt u in een afzonderlijk hoofdstuk.

Orderregels regenereren Beeld –Order/Factuur – Offerte – Tabblad Artikelregels – Orderregels bijwerken In het venster Orderregels regenereren heeft u de mogelijkheid om de gewenste standaardwaarden opnieuw te bewerken, voor de gehele offerte/order of voor een actieve regel.

U kunt deze functie gebruiken als er bijvoorbeeld prijsveranderingen zijn in de prijslijsten, als er kostenveranderingen zijn, veranderingen in de grootboekrekening enz. Merk op dat de functie een Actieve regel kan bewerken, d.w.z. artikelregels die geselecteerd zijn, of Alle regels in de betreffende order/offerte die geopend is. Om artikelregels van een offerte of order bij te werken, opent u de order en klikt u op de icoon Orderregels bijwerken in het tabblad Artikelregels. Kies welke elementen u wilt bijwerken en klik op OK.

151

VERKOOP

Vaste offerte aanmaken Een vaste offerte is verbonden aan een relatie, en kan vele keren gegenereerd worden. Deze vaste offerte behoudt zijn status, onafhankelijk van het aantal gegenereerde offertes. Een vaste offerte worden op dezelfde manier aangemaakt als een normale offerte met de status Vaste offerte in de afrollijst rechtsboven in het venster. Nadat een herhaalde offerte is aangemaakt, dient u de individuele offertes te genereren. Zo maakt u een vaste offerte aan en genereert u individuele offertes

152

1.

Kies Vaste offerte in de afrollijst, rechts bovenin de offertekaart.

2.

Ga in de tab Diversen en klik op de knop Frequentie. Dan wordt het venster Frequentie geopend.

3.

Kies hoe vaak de offerte herhaald dient te worden, met behulp van de afrollijst Frequentie. U typt tevens de Startdatum in, evenals of de Einddatum of het Aantal herhalingen. Het veld Aantal besteld wordt actief wanneer het Aantal Herhalingen gemarkeerd is. U hebt ook de mogelijkheid om de offerte te stoppen, door het aankruisvakje Stop te markeren.

4.

Klik dan op de knop Offerte in de werkbalk. Dan opent het eerste venster in de wizard.

5.

Dit is een wizard die u door alle benodigde instellingen en selecties zal leiden. Selecteer eerst of de herhaalde offerte die u wenst over te plaatsen naar offerte Actief, een Selectie of Frequentie is.

OFFERTEMODULE

Standaardregister Vaste categorieën voor Frequentie worden opgeslagen in het Standaardregister onder instellingen en de Bedrijfsdatabase.

6.

Klik op Volgende wanneer u de inhoud in het welkomstvenster gelezen heeft en het juiste alternatief markeert. Volg hierna de aanwijzingen van de wizard.

Een offertesjabloon aanmaken Offertesjablonen maakt u aan in het offerteregister, op dezelfde wijze waarop u een normale offerte aanmaakt. U kiest in de afrollijst Status rechts bovenin Offertesjabloon. Later kunt u vele offertes aanmaken vanuit dit sjabloon door deze over te brengen naar groepsofferte. Als u een eenmalige offerte wilt aanmaken, dan kunt u een bestaande offerte Dupliceren met behulp van de knop hiervoor in de werkbalk. Let op! Offertes met de status Offertesjabloon moeten niet verward worden met documentsjablonen die men gebruikt bij het type Geavanceerde offerte.

Een groepsofferte aanmaken Een Groepsofferte is een offerte naar vele klanten, doordat u een offerte uit de groepsofferte wordt aanmaakt, of doordat u de groepsofferte stapsgewijs overbrengt naar individuele offertes. Dezelfde relatie kan een offerte aanmaken vanuit de groepsofferte. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een groepsofferte aanmaken, en de offertes daarna over de individuele offertes verdelen als u zich in het verkoopproces wilt concentreren op elke klant. Wanneer alle klanten in de groepsofferte een individuele offerte hebben verkregen, kunt u niet meer individuele offertes genereren uit e groepsofferte. Tip! U kunt ook een enkele offerte aanmaken voor vele klanten, direct vanuit de offertesjabloon met behulp van deze wizard.

Zo maakt u een groepsofferte aan 1.

Maak eerst een offertesjabloon aan of open een bestaand offertesjabloon.

2.

Klik op Offerte-knop in de werkbalk. Nu wordt de wizard gestart voor het overbrengen van offertesjablonen.

153

VERKOOP

3.

Selecteer Naar groepsofferte. Tip! U kunt kiezen of u een sjabloon wilt aanmaken voor Alle, of dat u een Selectie maakt van de klanten die een offerte zullen moeten krijgen. Indien u voor Alle kiest, krijgt u de volledige lijst met alle klanten waar u de klanten kunt selecteren. Als u Selectie kiest, dan krijgt u een venster waar u het klantennummer of de naam van de relatie van invoeren. Wilt u gebruik maken van een meer geavanceerd selectieoverzicht dan kunt u Selectie aanvinken in dit venster. U kunt bijvoorbeeld een Groep gebruiken voor het versturen van de offerte.

4.

Klik op Volgende. In het volgende venster krijgt u een overzicht van de klanten die u selecteerde. Hier kunt u individuele klanten redigeren door de pijltoetsen te gebruiken, als u bijvoorbeeld iets wilt verwijderen of wijzigen.

5.

Klik op Volgende en u krijgt een rapport van de klanten die zijn inbegrepen in de groepsofferte. Kies of u de lijst op het scherm wilt zien of ook wilt afdrukken. Als u kiest voor de schermversie, dan kunt u het afdrukvoorbeeld sluiten en verder gaan.

6.

Klik Voltooien voor het aanmaken van de groepsofferte. Tip! Hier kunt u ook Start de wizard voor groepsofferte selecteren. Dit leidt u direct naar Overbrengen van Groepsofferte naar offerte, naar de groepsofferte die u net heeft aangemaakt. Zie ook Gebruikersinstellingen, waar deze keuze automatisch ingesteld kan worden.

154

OFFERTEMODULE

Overbrengen van Groepsofferte naar Offerte Een groepsofferte is een offerte die wordt aangemaakt voor vele klanten tegelijkertijd. Een groepsofferte kan aangemaakt met een offertesjabloon met behulp van een wizard. Wanneer u offerte voor individuele klanten uit een groepsofferte haalt, dan wordt die offerte geleegd, opdat u niet twee maal een offerte verstuurt naar dezelfde klant. Zo maakt u een offerte aan van een groepsofferte 1.

Klik op de knop Offerte in de werkbalk. Dan wordt het eerste venster in de wizard geopend.

2.

De wizard leidt u door alle benodigde instellingen en selecties. Markeer eerst welke relaties op de groepsofferte u een offerte wens te sturen, of Alles of een Selectie.

3.

Klik op Volgende wanneer u de inhoud van het welkomstvenster gelezen heeft en het juiste alternatief heeft gemarkeerd. Volg verder de aanwijzingen van de wizard. Er zal nu een eigen offerte worden gecreëerd voor elk van de klanten die u koos in de wizard. Deze wordt hetzelfde behandeld, zoals in het vorige hoofdstuk werd beschreven.

Met behulp van de knop Orderhiërarchie in de werkbalk kunt u zien welke facturen gekoppeld zijn aan de offertetab.

155

VERKOOP

ORDER EN FACTUUR Een order die wordt aangemaakt, vormt de basis voor de factuur van die order. Alle gegevens van de klant en artikelen worden uit de relevante registers naar de order gehaald, en daarna van order naar factuur overgebracht. Dit vereenvoudigt de registratie. De order zelf kan verschillende status aannemen, afhankelijk van waar deze zich bevindt in het programma. U kunt zien welke status een order heeft in de afrollijst rechts bovenin het scherm. Een normale order begint als Niet verwerkte order. Na facturering krijgt deze de status Factuur. Het factureringsproces kan plaats hebben nadat, maar ook voordat, de artikelen geleverd zijn. Of factureren toegestaan is voor de leveringsdatum kunt u instellen bij Moduleinstellingen. Als alternatief kunt u daar ook kiezen dat de order gefactureerd mag worden als u zelf Gereed voor facturering Gereed voor facturering kunt u handmatig selecteren in het tabblad Diversen heeft aangekruist. U kunt ook kredietlimiet en kredietstop voor een order. Dit verhindert dat voor een klant met die een kredietstop of -limiet worden aangemaakt. U kunt orders afdrukken in een aantal verschillende formaten en deze versturen naar een printer, e-mail, fax, of een afdrukvoorbeeld op het scherm. Wanneer u een Pdf- printer hebt geïnstalleerd dan kunt u ook de order als bestand overbrengen naar een Pdf-formaat. U kunt een order afdrukken in verschillende talen een eigen logo op uw afdrukken printen, en uw eigen tekst invoeren. Door te klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteit en in welke modules de activiteit toegankelijk is. De afrollijst Status rechts bovenin in het scherm toont welke status de order heeft. De status geeft de verschillende stadia aan van het verkoopproces. Een order wordt aangemaakt als Niet verwerkte order. In een normaal verkoopproces wordt de order geactiveerd wanneer u op het Factuuricoon klikt in de werkbalk. De activering zelf gebeurt met het aanmaken van een factuurafdruk. De order verandert naar de status Factuur, of eventueel Factuur (niet geleverd). Een factuur kan ook contantfactuur zijn, een factuur die betaald dient te zijn wanneer deze wordt verstuurd. U kunt ook een factuur crediteren vanuit dit venster. U kunt een order aanmaken met de status Niet verwerkte verzamelorder zodat u voor de orders een verzamelfactuur krijgt. Integratie met andere modules Waneer u een offerte voor een klant heeft aangemaakt, dan zal u normaliter de noodzakelijke gegevens geregistreerd hebben om een order aan te maken voor die klant. Daarom kunt u vanuit de offerte met een druk op de knop een order aanmaken vanuit de offerte. Levering van artikelen gebeurt in de Magazijnmodule. De module is nauw verbonden met orders door middel van een aantal knoppen en functies zoals het openen van orders vanuit het overzichtsvenster in de magazijnmodule, dat gegevens weergeeft van bijvoorbeeld Niet verwerkte orders en Voorraadniveau.

156

ORDER EN FACTUUR

In het orderregister krijgt u een overzicht van de voorraadstatus van de verschillende artikelen. Als u artikelen wilt inkopen, dan kunt u een inkooporder gebaseerd op een verkooporder direct vanuit het orderregister aanmaken. Misschien hebt u al artikelen besteld. In dat geval kunt u deze bestelling reserveren voor een bepaalde order. Order/Factuur is met andere modules geïntegreerd, zodat offertes eenvoudig opgehaald, aangemaakt en bewerkt kunnen worden. U vindt tabbladen voor offertes bij Relatie, Contactpersoon, Project en Activiteit. Bij Urenregistratie bestaat de functie Gewerkte uren overbrengen naar Order/Project om uren door te factureren. Tip! Factureert u regelmatig dezelfde klanten voor dezelfde artikelen en/of diensten dan kan het interessant zijn om de module voor abonnementsfacturering te gebruiken. In deze module heeft u volledig overzicht over welke afspraken en abonnementen gefactureerd dienen te worden aan welke klanten en hoe vaak er gefactureerd dient te worden.

Instellingen voor Order/Factuur Bij Gebruikersinstellingen voor Order/Factuur geeft u aan wat zichtbaar zal zijn in de vensters. Hier kunt u ook een aantal keuzes maken die het registratieproces zullen vereenvoudigen. Bij Module-instellingen stelt u de gebruikswijze in voor alle gebruikers. Let op dat deze instellingen gelden voor Offerte, Order en Factuur.

157

VERKOOP

Schermen in Order/Factuur Beeld – Order/Factuur – Order/Factuur Voor het aanmaken van een order of een factuur opent u hetzelfde venster. Dit maakt het werken en archiveren overzichtelijker dan wanneer in u meerder vensters moet werken.

Het venster wordt op de manier als alle andere in Mamut geopend, met een hoofdvenster en meerdere tabbladen met informatie over bijv. order of factuur. Wanneer u op Nieuw klikt, zal het in het overeenkomende venster een lijst van contactpersonen die u als klant heeft ingevoerd worden weergegeven.

158

ORDER EN FACTUUR

Selecteer de klant waar u een order voor wilt maken, evenals de status die de order moet krijgen. U kunt kiezen uit Niet verwerkte order, Niet verwerkte verzamelorder of Niet verwerkte creditnota. Let erop dat de status automatisch Verzamelorder wordt wanneer u dit op de relatiekaart van de contactpersoon heeft aangegeven. Een niet verwerkte order wordt ook automatisch een Verzamelorder als u ja selecteert in de afrollijst onder de tab diversen in het venster Order/Factuur. De status zal automatisch veranderen naar Creditnota als het totaal van de order negatief is. Alle velden in de bovenste helft van het venster zullen gevuld worden met de adressen, afleveren betaalvoorwaarden die geregistreerd zijn in het contact register. Deze kunnen overschreven worden. NB! Let erop dat u een relatie van een order niet kunt verwijderen of wijzigen zodra deze is ingevoerd. Als u een verkeerde relatie hebt ingevoerd, klikt u op de Wissen-knop en kiest u Geannuleerd of Gemiste verkoop. Tip! In velden die keuzemogelijkheden hebben voor het standaardregister, kunt u met de rechter muisknop klikken. De keuze heet Standaardregister wijzigen, en opent het standaardregister waar u veranderingen kunt aanbrengen en nieuwe items kunt invoeren. Voorbeeld: In Order/Factuur, in het tabblad Tekst. Klik met de rechter muisknop in het veld naast Gewone tekst, en klik op Standaardregister wijzigen.

Tabs in Order/Factuur Artikelregels Wanneer u de artikelen uit het artikelregister heeft gekozen, zal de benodigde informatie zoals prijs en kortingen worden opgehaald uit het artikelen relatieregister. Klik op [ENTER] of [TAB] op het toetsenbord om de cursor van kolom naar kolom te verplaatsen. Herhaal de onderstaande procedure totdat u alle artikelen in de order heeft geregistreerd 1.

Voer alle te verkopen artikelen in. Dat kunt u op twee manieren doen: Klik op Nieuw en voer het artikelnummer in op de nieuwe regel. Het desbetreffende artikel wordt met alle gegevens van de artikelkaart geregistreerd. Indien u wilt kunt u de gegevens in iedere kolom van de artikelregel aanpassen.

159

VERKOOP

Klik op Artikeloverzicht weergeven voor een overzicht van de artikelen. De afrollijst die rechts boven in het venster verschijnt, fungeert als een filter bij het selecteren van artikelsoort. Dan zullen uitsluitend artikelen van de gekozen artikelsoort in het overzicht worden weergegeven. Markeer het gewenste artikel en klik op Invoegen. 2.

Geef het aantal aan en pas eventueel de prijzen en kortingen aan. Tip! Wanneer u Besteld aantal wijzigt in de verkooporder, dan zal de kostprijs bijgewerkt worden in de Artikelkaart. Als u een order op basis van een inkoop heeft aangemaakt, moet u daarom de inkoop opnieuw invoeren wanneer de kostprijs afwijkt van die in de artikelkaart.

3.

Klik op Omschrijving orderregel bewerken in het tabblad Artikelregels indien u een eigen beschrijvende tekst voor de artikelregel wilt aangeven. Hier kunt u ook een tekst invoeren vanuit bijvoorbeeld het Artikelregister en die u kunt selecteren uit de afrollijst.

4.

Klik op Orderregels bijwerken en vink af welke gegevens u wilt bijwerken. Klik op OK

5.

Ga naar artikelkaart indien u de gegevens van het artikel wilt controleren of aanpassen. Klik op de pijl aan de rechterzijde van Goederenstroom om één van de functies te selecteren. Wanneer u een order ontvangt van een klant en de artikelen moet bestellen, kunt u automatisch een Inkooporder op basis van verkooporder aanmaken. U kunt de artikelen in een verkooporder koppelen aan een bepaalde inkooporder met Van inkoop reserveren. U kunt voor een verkooporder ook Van voorraad reserveren zodat artikelen die in voorraad of in bestelling zijn voor deze specifieke order gereserveerd kunnen worden. In hoeverre deze keuzes beschikbaar zijn, is afhankelijk van de instellingen die u hebt aangegeven bij de module-instellingen voor Order/Factuur. Gemiste verkoop Wanneer u een offerte of order verwijdert, kunt u kiezen tussen Annuleren of overbrengen van Gemiste verkoop. In het laatste geval kunt u de oorzaak waarom de verkoop niet werd voltooid, invoeren. Beide alternatieven vindt u in de afrollijst rechts van in de offertekaart. U kunt vaste categorieën invoeren in het Standaardregister bij Instellingen en Bedrijf.

160

ORDER EN FACTUUR

Artikelregel invoegen Als u een extra artikelregel wilt invoeren tussen bestaande artikelregels, dan kunt u dit doen met behulp van de knop Artikelregel invoegen. Er wordt nu een nieuwe regel aangemaakt en ingevoegd boven de geselecteerde artikelregel.

Artikellijst In de artikellijst kunt u kiezen tussen alle producten die in de order zullen worden opgenomen. De artikellijst is een overzicht dat alle of een geselecteerd aantal artikelen uit het artikelregister. Het artikeloverzicht wordt gebruikt om aan te geven welk artikel men nader wil bekijken of bij de keuze van artikelen die men in een offerte, verkooporder of inkoop wil gebruiken.

U kunt het artikeloverzicht voor uw eigen gebruik aanpassen bij Gebruikersinstellingen voor artikelen. Hoe kunt u de sortering in het artikeloverzicht veranderen? Als standaard is het artikeloverzicht gesorteerd op artikelnummer. U kunt op eenvoudige wijze de sortering van het overzicht veranderen door op de koptekst van iedere kolom te klikken. Het overzicht zal dan gesorteerd worden op de gekozen koptekst. De gekozen kolom zal met vette lettertypen worden weergegeven. Hoe kunt u de weer te geven artikelen in het overzicht veranderen? Als standaard zullen Alle artikelen (niet non-actieve) worden weergegeven wanneer het artikeloverzicht wordt geopend. In de afrollijst rechtsboven kunt u aangeven welke artikelen u wilt dat er in het artikeloverzicht weergegeven moeten worden en op die manier het aantal weer te geven artikelen te begrenzen. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat u uitsluitend campagneartikelen, voorraadartikelen, stuklijsten, non-actieve artikelen of een bepaalde groep artikelen wilt bekijken.

161

VERKOOP

Tip! In de Gebruikersinstellingen voor artikellijsten kunt u kiezen voor een uitgebreid artikeloverzicht. De lijst wordt uitgebreid met prijs- en voorraadinformatie over het artikel iedere keer dat deze geopend wordt.

Vracht Onder de tab Vracht kunt u details aangeven over de verzending. De informatie die u hier registreert zal over gebracht worden naar een eventuele order, en het zijn deze inlichtingen die geldig zijn bij het afdrukken van bijvoorbeeld vrachtbrieven.

Vul de verschillende velden voor informatie over vracht en verzendingskosten in. Het is ook handig om het Leveringsnr. in te typen, welke het vervoersbedrijf opgeeft. Dat zal van grote hulp zijn, bij het latere traceren van het goed, bij vertraging, verlies enzovoort . Inlichtingen over Brutogewicht en Totaal volume worden automatisch van de artikelkaart gehaald. In de velden, uiterst rechts van Brutogewicht en Totaal volume, kunt u een aanvullend gewicht toevoegen in de bewerkbare velden. NB! Het gewicht van de producten zal verschijnen als standaard Brutogewicht en Totaal Volume, maar u kunt zelf iets toevoegen aan het totaal in de velden aan de zijkant. Dit kan nuttig zijn wanneer u bijvoorbeeld een palet heeft dat 10 kilo weegt, bovenop het gewicht van datzelfde product.

Tekst In het tabblad Tekst kunt u een tekst invoeren die op uw afdrukken getoond zal worden. U kunt een tekst direct in het tekstveld invoeren of verschillende soorten kiezen in de afrollijst. Het is mogelijk om verschillende teksten te hebben, die ook op verschillende rapporten geprint worden. Indien u kiest voor Vaste tekst, kunt u op de zoekknop klikken aan de rechterzijde, eerder gedefinieerde tekst uit het standaardregister kiezen. Gewone tekst zal getoond worden in de order- en factuurrapporten, Tekst inzamellijst kiest u als u een eigen tekst wilt afdrukken op de inzamellijsten. Tekst voor pakbon zal afgedrukt worden op de afdrukken van de pakbon.

162

ORDER EN FACTUUR

Als voor Serviceorder tekst kiest, dan kunt u in het linker veld een tekst invoeren, die zichtbaar is op afdrukken van een werkorder. De tekst in het rechter veld zal zichtbaar zijn op afdrukken van serviceorders. Met behulp van de pijltoets kunt u tekst van links naar rechts verplaatsen.

Diversen Onder deze tab kunt u bijvoorbeeld het responsetype, de afronding en factoring bepalen voor enkele roosters. U kiest ook Formulier voor de order hier. De order kan ook verbonden worden aan een Afdeling, en kiest u dat u instelt in de afrollijst Verzamelorder, dan bepaald u of de order een ’niet verwerkte order’ of een ’ niet verwerkte batchorder’ is. U kunt tegelijkertijd aangeven hoelang van te voren de order is klaargemaakt voor facturering.

Selecteert u eventueel een keuze van de afrollijst Respons type, Afronden, Formulier, Afdeling en Verzamelorder. Markeer of laat de aankruisvakjes onder de afrollijsten leeg, zoals het de actuele order past. Deze aankruisvakjes zijn het meest actueel voor multi-user systemen, zodat alle gebruikers de zekerheid hebben, dat ze weten hoe ver de order gevorderd is. Bent u singlegebruiker, dan kunt u deze vakjes overslaan en verder gaan naar punt 3. Bent u een multi-user, dan dient u de onderstaande punten te lezen voor een uitleg van elk afzonderlijke aankruisvakjes:

Verwerking voltooid: naast het markeren van deze aankruisvakjes, vertelt u de andere gebruikers dat u de benodigde informatie al geregistreerd heeft. Indien er een deel is van de order, zoals informatie over prijzen, kortingen, vracht etc. dat niet is ingevoerd, laat u dit vakje leeg om te tonen dat de order nog niet gereed is. Toeslagen: Dit is een inlichting welke afkomstig is van de relatiekaart, maar u kunt dat ook hier registreren. Vergeet echter niet dat toeslag artikelafhankelijk is; dit dient eventueel ook op de artikelkaart geregistreerd worden. Gereed voor facturering: Dit aankruisvakje is alleen actueel als één gebruiker een nietverwerkte order registreert en een andere gebruiker deze factureert. Indien u dit vakje aanklikt, toont u de andere gebruiker dat de order gereed is voor facturering.

163

VERKOOP

Gepakt: Indien u dit aankruisvakje markeert, vertelt u de andere gebruiker dat de bestelde producten “gepakt” zijn uit het magazijn. Dit betekent niet noodzakelijkerwijs dat hetzelfde magazijn al is bijgewerkt. Factoring: Dit aankruisvakje is slechts relevant indien u gebruik maakt van een externe onderneming voor de factoring.

Klik op de Rapportenknop om de taal bij uitprinten in te stellen, en om te bepalen hoe de structuurgoederen (productbundel) getoond gaan worden in rapporten. Klik op Ordergegevens om eventuele details over het verkoopproces te registreren, zoals Startdatum, Verwachte afsluitdatum, Verkoopkans, evenals Status en Notitie.

Indien u de Verkoopkans inschat, en het veld hiervoor bijwerkt, dan kunt u na iedere afdruk rapporten uitnemen om aan te geven voor hoeveel verkopen u in de toekomst opdracht kunt geven. Onderaan op de tab Diversen ziet u de naam van diegene die de order heeft gecreëerd.

Indien de relatie verbonden is aan een Hoofdkantoor, dan zal de knop Keten verwerken toegankelijk zijn. Hier kunt u instellingen toepassen voor waar de factuur heen gestuurd moet worden, waar de producten geleverd moeten worden en welke kortingsinstellingen moeten gelden.

164

ORDER EN FACTUUR

Gebruikersinstellingen: Order/Factuur Met behulp van de tabbladen bij de Gebruikersinstellingen kunt u het aanzien en functionaliteit bepalen van de vensters. Op deze manier kunt u het venster van de inkoopmodule geheel naar wens aanpassen. Let op! Deze gebruikersinstellingen gelden uitsluitend voor u als gebruiker en hebben geen invloed op de instellingen van andere gebruikers.

U kunt gebruikersinstellingen openen met behulp van de menukeuzes hierboven, of direct vanuit de module door op de icoon in de werkbalk te klikken. Gebruikersinstellingen zijn ingedeeld in vier tabbladen: Tabblad Standaardinstelling In dit tabblad kunt u aangeven hoe het Order/Factuur-venster eruit ziet. De standaardinstellingen geven u 3 vooringestelde keuzes.

Eenvoudig: Vereenvoudigt de vensters zo veel mogelijk en worden er slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.

Klik op de knop van het gewenste alternatief. Nu zal het venster van Order/Factuur veranderen. Tip! In de overige 3 tabbladen kunt u handmatig instellingen kiezen, in plaats van de standaardinstellingen te gebruiken.

165

VERKOOP

Tabblad Order Hier kunt u aangeven wat en welke functies er in het hoofdvenster en als voettekst bij de offerte zichtbaar zijn. Hoofdtekst (details) zijn de details in het bovenste gedeelte van de het hoofdvenster dat altijd zichtbaar is, ongeacht welk tabblad men gebruikt. Wanneer u het vinkje verwijdert, dan zal de gebruiker geen toegang hebben tot de gegevens uit het hoofdvenster, behalve Ordernummers en relatienamen en -adressen.

Netto/Bruto modus: rechtsboven in het ordervenster vindt u een afrollijst waar u kunt kiezen tussen netto en bruto. Wanneer u de het vinkje bij de instellingen verwijdert, dan zal deze keuze niet meer zichtbaar zijn in het venster (De nettomodus is standaard). Status na facturering: een order krijgt standaard een Factuur na facturering. Dit kunt u hier wijzigen, zodat deze de status Order krijgt. Met de functie Artikellijst weergeven tijdens maken nieuwe order wordt de artikellijst automatisch geopend wanneer u een nieuwe order aanmaakt. Tabblad Hoofdtekst orders Hier kiest u welke kolominstellingen getoond worden in Order/Factuur. Vink de kolommen aan die u wilt tonen in het venster. Let op dat er weinig plaats is wanneer u alle keuzes aanvinkt. De meeste gebruikers gebruiken maar een kleine selectie van de kolommen, en de keuzes hier kunnen uw venster aanmerkelijk overzichtelijker maken. Zo ziet u alleen die kolommen die relevant zijn voor u. Voettekst artikeltab: kies hier welke velden zichtbaar zijn in het tabblad Artikelregels. De voettekst geldt voor elk afzonderlijk artikel. De order toont echter wel DB en DG voor de hele order onderin het venster.

166

ORDER EN FACTUUR

Tabblad Lijstvensters Hier kunt u aangeven hoe overzichtsvensters gesorteerd moeten worden wanneer u een nieuwe verkooporder aanmaakt en een relatie wilt ophalen. Bij Nieuwe maken kunt u kiezen voor sorteren op Relatienr. of Relatienaam.

U kunt ook kiezen hoe het overzichtsvenster van Order/Factuur gesorteerd moet worden.

167

VERKOOP

Facturering van orders Afdrukken van facturen Normale facturering wordt gedaan vanuit de statussen Niet verwerkte order, Niet verwerkte Creditnota of Backlog. Het is belangrijk om aan te geven dat de factuur geregistreerd is als Gefactureerd of als verwerkt, voordat de desbetreffende factuur wordt afgedrukt. U kunt in de tussentijd een Testafdruk verkrijgen, om de factuur te controleren, voordat u hem uitvoert. Zo factureert u 1.

Klik op de knop Factuur in de werkbalk, om het venster Facturering te openen.

2.

Markeer wat voor soort afdruk u wenst en klik op OK.

3.

Als u Ja antwoord op de vraag of de order gefactureerd moet worden, dan worden Grootboek en Inboeken bijgewerkt. De originele factuur wordt nu afgedrukt, en u zult de vraag ontvangen, of u de afdruk wilt goedkeuren. Merk op dat de order over zal gaan op de status Factuur ongeacht u de afdruk heeft goed gekeurd of niet.

168

ORDER EN FACTUUR

Een factuur crediteren Zo crediteert u een bestaande factuur 1.

Kies Beeld en ga naar Offert/Order/Factuur en klik op Order/Factuur.

2.

Kies de status Factuur in de afrollijst.

3.

Blader of zoek de factuur die u wilt crediteren.

4.

Klik op Wissen.

5.

Antwoordt JA op de vraag of u een creditnota wilt krijgen.

6.

Er zal nu een onbewerkte creditnota aangemaakt worden, die u naar wens kunt bewerken.

7.

Klik op de knop Factuur in de werkbalk om de creditnota te activeren. (Wanneer u het bericht krijgt dat de order niet verwerkt is, dient u naar het tabblad Diversen te gaan en het hokje Verwerking voltooid aan te vinken).

169

VERKOOP

8.

Klik op Creditnota en verstuur naar printer.

9.

Klik op OK.

10. Controleer de testafdruk en sluit het afdrukvoorbeeld door op Close Preview te klikken.

11. Creditnota, Voorraad bijwerken verschijnt nu. Wanneer u alle artikelen wilt bijwerken in de voorraad dan klikt u op Sluiten. 12. Antwoord Ja om de order te factureren. De creditnota zal nu worden geboekt. 13. Antwoord Ja om de afdruk goed te keuren als deze juist is. Let op! U kunt een Niet verwerkte order niet verwijderen. Als u op verwijderen klikt, krijgt u de vraag of u de order als Gemiste verkoop of Geannuleerd wilt registreren, of de handeling wilt annuleren.

Een onafhankelijke creditnota aanmaken Normaal heeft een creditnota een referentie naar een eerder verzonden factuur, maar in sommige situaties heeft u behoefte aan een onafhankelijke creditnota. Zo maakt u een onafhankelijke creditnota aan 1.

Kies Beeld, ga naar Order/Factuur en klik op Order/Factuur.

2.

Kies de status Niet verwerkte creditnota in de afrollijst.

3. 4.

Kies de gewenste relatie in de lijst en klik op OK.

5.

In het venster krijgt u de mogelijkheid om een koppeling te maken naar een factuur, door deze te selecteren in de lijst of zelf het nummer in te voeren. Als een creditnota onafhankelijk moet zijn, dan dient u hier geen link te maken naar een factuur.

6.

Klik op OK.

7.

Kies het tabblad Artikelregels.

8. 9.

170

Klik op Nieuw.

Klik op Artikellijst weergeven. Kies het artikel dat u wilt crediteren en klik op Invoegen.

ORDER EN FACTUUR

10. In het veld Aantal vult u in hoeveel u wilt crediteren. Let op dat u het aantal met een min-teken invult. 11.

Klik op de knop Factuur.

12. Kies Creditnota en verzendt naar printer. 13. Klik op OK. 14. Controleer of de testafdruk en sluit het afdrukvoorbeeld door op Close Preview te klikken. 15. Het venster Creditnota, magazijn bijwerken verschijnt nu. Wanneer alle artikelen in voorraad bijgewerkt moeten worden dan kiest u hier Sluiten. 16. Antwoord Ja als u de order wilt factureren. De creditnota wordt nu geboekt. 17. Antwoord Ja om de afdruk goed te keuren.

Een contantfactuur aanmaken Zo maakt u een contantfactuur aan 1. 2.

Kies Beeld en ga naar Order/Factuur en klik op Order/Factuur. Klik op Nieuw.

3.

Kies de gewenste relatie en klik op OK.

4.

Kies Contantfactuur in de afrollijst Betalingsvoorwaarden.

5.

Vul de rest van de order in en voer de artikelen in.

6.

Klik op de knop Factuur in de werkbalk (Activeren).

7.

Kies Contantfactuur in de lijst en klik op OK.

8.

Controleer of de testafdruk op het scherm juist is, wanneer deze wordt weergegeven. Klik op Close Preview.

9.

Antwoordt Ja op de vraag of de order gefactureerd moet worden.

10. Verder antwoordt u Ja wanneer u de factuur wilt goedkeuren. Let op! De contantfactuur wordt automatisch naar debiteuren/crediteuren overgebracht als u geen andere instellingen hebt gekozen. Om te controleren welke instellingen gelden als betalingsinstellingen voor Contantfactuur, dan gaat u in het menu naar Beeld - Instellingen - Bedrijf. Open daarna het standaardregister en kies Betalingsvoorwaarden. Selecteer Contantfactuur en klik op Bewerken. Klik op Uitgebreid om de details te zien.

171

VERKOOP

Verzamelfacturering Een verzamelfacturering instellen met enkele Niet verwerkte verzamelorders als basis. Relaties kunnen ook worden opgezet met een standaard verzamelfactuur via het tabblad Instellingen in het Relatieregister.

Een Wizard wordt geactiveerd met een druk op de knop Factuur. U kunt zo één of meerdere klanten kiezen en de order eruit nemen, die in de batchfactuur gestopt dient te worden.

Markeer de actuele order en plaats deze over naar het venster Inclusief met de pijlknoppen. U verkrijgt nu een rapport over alle facturen, die in de batchfactuur geplaatst gaan worden. Na deze goed te keuren, wordt er één niet verwerkte order gegenereerd voor elke gekozen Klant en Valuta. Deze zal nu de basis vormen voor verdere facturering. De Niet verwerkte verzamelorder die er bij is, verandert van status naar Basisorder Verzamelfacturering, en kan niet worden bewerkt of behandeld. Dezelfde facturering gebeurt nu via de status Niet verwerkte Order.

Vaste tekst invoeren bij Order/Factuur Vaste tekst voor facturen stelt u in bij standaardregister. Daarna kiest u kiest u deze tekst wanneer u een order aanmaakt. Zo haalt u vaste tekst op wanneer u een order aanmaakt

172

1.

Maakt de order aan.

2.

Kies het tabblad Tekst voordat u de order activeert.

3.

Klik op de zoek-knop rechts van het veld Tekst selecteren.

4.

Kies de gewenste vaste tekst.

5.

Klik op Invoegen.

ORDER EN FACTUUR

Let op! Wanneer u wilt dat de teksten op meerdere, al bestaande, orders verschijnen, dan moet u deze orders weer openen en alles vanaf stap 2 herhalen.

Als u wilt dat de tekst op alle nieuwe orders verschijnt dan kunt u ook dit doen. Zo kiest u een vaste tekst voor alle nieuwe orders 1.

Kies Beeld – Instellingen – Bedrijf – Module-instellingen, en klik op Order/Factuur.

2.

In de afrollijst Vaste tekst offerte/order, in het tabblad Overige, kunt u een tekst invoeren die automatisch verschijnt in nieuwe orders.

Logo in rapporten opnemen Beeld - Instellingen - Rapporten - Logo in rapporten opnemen Met behulp van de wizard om een logo op te nemen in afdrukken, kunt u op eenvoudige wijze een logo invoegen en eventueel gegevens die in het rapport liggen verwijderen. Voor een optimaal resultaat is het belangrijk dat het logo niet groter is dan 120 x 70 pixels. 1.

Typ het pad in van het grafische bestand of klik […] en blader naar het desbetreffende bestand.

2.

Klik op Volgende.

3.

Geef aan in welk(e) rapport(en) het logo moet worden toegevoegd door ze te markeren in het veld Niet behandelen en op [->] te klikken. U kunt alle rapporten selecteren door op [->>] te klikken. De rapporten worden nu verplaatst naar het veld Te behandelen.

4.

Klik op Volgende.

5.

Geef aan waar in het rapport het logo geplaatst moet worden. Geef ook aan welke velden eventueel uit het rapport verwijderd moeten worden. Maak de gewenste keuzes door de afvinkhokjes te markeren.

6.

Klik op Volgende.

7.

U krijgt dan een overzicht op het scherm over de rapporten waaraan het logo zal worden toegevoegd en of er een ruimteconflict is met andere inhoud in het rapport. Wij raden u aan om de rapporten te Bewerken ongeacht of er al dan niet conflict met de beschikbare ruimte is of er velden zijn verwijderd, omdat er vaak tussenruimtes tussen de velden in een rapport kunnen ontstaan. De oorzaak waarom er Conflicten kunnen ontstaan is dat het logo andere velden in het rapport overlapt. Ga als volgt te werk om de rapporten te bewerken:

Markeer het rapport dat bewerkt moet worden. Klik Bewerken. Verplaats het logo of de velden die verkeerd geplaatst zijn. Sla het rapport op en sluit het venster.

Controleer dat er geen ruimteprobleem meer is in lay-out in het desbetreffende rapport. Indien er nog steeds een ruimteprobleem in het rapport is, moet u het nogmaals bewerken en er voor zorgen dat de ruimtelijke indeling correct is. 8.

Klik op Voltooien om de bewerking af te ronden.

173

VERKOOP

Meerdere factuurkopieën afdrukken Bij Bedrijfsinstellingen kunt u aangeven hoeveel factuur kopieën u wilt maken bij facturering. Zo gaat u te werk om het aantal factuurkopieën te bepalen 1.

Kies Beeld, klik op Instellingen.

2.

Klik op Bedrijf.

3.

Open het tabblad Module-instellingen en klik op de knop Order/Factuur.

4.

Kies het tabblad Afdrukken.

5.

In het veld Aantal exemplaren kunt u aangeven hoeveel kopieën u wenst.

6.

Klik op OK. De volgende keer dat u een factuur afdrukt, krijgt u het aantal kopieën dat u hier hebt ingesteld.

Werken met valuta Het Valutaregister bestaat uit een lijst met alle valuta’s in het programma met hun valutakoersen. Het programma berekent de artikelprijzen afhankelijk van de valutakoers die u invoert in het Valutaregister. Zo werkt het valutaregister De valuta van de relatie is ook de standaardvaluta voor de order, zodat wanneer de valuta van de relatie EURO is, de valuta in de order ook EURO is. Wanneer u een andere valuta voor de order selecteert dan de valuta van de bedrijfsdatabase, welke gespecificeerd is onder Instellingen – Bedrijf – Administratieve instellingen (dit is ook de valuta voor de artikelprijzen), zorgt u er dan voor dat u valutakoers van de ordervaluta bijwerkt. Nadat de valutakoers is bijgewerkt, kunt u de artikelen voor deze order invoegen onder de tab Artikelregels. Het programma converteert automatisch de artikelprijs van de artikelvaluta naar de ordervaluta afhankelijk van de koers die u zojuist heeft ingevoerd in het Valutaregister. Het is belangrijk dat u altijd eerst de valutakoers bijwerkt voordat u een artikel toevoegt aan een order. Wanneer u de actieve valutakoers bijwerkt, nadat u de artikelen heeft toegevoegd aan de order, dan wordt de artikelprijs niet automatisch bijgewerkt. Wanneer u bijvoorbeeld een artikel toevoegt aan een order en in een later stadium nog een artikel wilt toevoegen, waarbij u de prijs van het eerder toegevoegde artikel wilt bijwerken, dan dient dan eerst de valutakoers in het Valutaregister bij te werken, om vervolgens het eerste artikel opnieuw toe te voegen aan de order. Op deze manier wordt de geconverteerde artikelprijs berekend op basis van de meest recente valutakoers. Klik op de Zoek-knop rechts van de afrollijst Valuta in het bovenste deel van de orderkaart. Het venster dat alle geregistreerde valuta toon, wordt geopend. Klik op de kolom Koers om een al geregistreerde koers te veranderen. Maak nu de gewenste wijzigingen.

174

ORDER EN FACTUUR

Factureren in de valuta van de klant Soms is het gewenste een klant in zijn eigen valuta te factureren. Wanneer een klant altijd in zijn eigen valuta gefactureerd moet worden is het handig de betreffende valuta in te stellen in de relatiekaart. In sommige gevallen is kan het effectief zijn om de valuta direct in de order over te schrijven. De volgende instellingen kunt u kiezen wanneer de klant altijd in zijn/haar eigen valuta gefactureerd moet worden 1.


2.

Selecteer de gewenste klant.

3.

Kies het tabblad Instellingen.

4.

Klik op de knop Klant en kies valuta in het veld Valuta. Alle nieuwe orders voor de klant zullen de keuze hebben voor valuta.

Zo gaat u te werk als u de valuta wilt wijzigen 1. 2. 3.

Kies Beeld, ga naar Order/Factuur en klik op Order/Factuur. Klik op Nieuw om een order aan te maken. Kies de gewenste Valuta in het betreffende veld.

175

VERKOOP

Inkoop naar order Inkooporder op basis van een verkooporder aanmaken Wanneer een klant producten bestelt, kunt u een inkooporder aanmaken op basis van een verkooporder. Een wizard leidt u door het proces heen: Start de wizard vanuit het tabblad Artikelregels op verkooporder. Klik op de pijl helemaal rechts en klik dan op Inkooporder aanmaken op basis van verkooporder.

Kunt u deze optie niet vinden, dan moet u eerst in de bedrijfsinstellingen voor het artikel selecteren dat u deze functionaliteit wilt gebruiken. De wizard bestaat uit 3 stappen: Stap 1 Selecteer of u de artikelen zal kopen van een standaard leverancier of een andere leverancier. Klik op Volgende. Stap 2 In dit venster geeft u aan welke gegevens u wilt overbrengen van de verkooporder naar de bestelopdracht.

Welke gegevens moeten van verkopp- naar inkooporder worden overgebracht?

176

Markeren indien de inkoopprijs van de bestelopdracht gelijk gesteld moet worden aan de kostprijs op de verkooporder òf uit het artikelregister moet worden opgehaald.

ORDER EN FACTUUR

De afvinkhokjes markeren bij de gegevens die u wilt overbrengen van de verkooporder naar de bestelopdracht. Indien u er voor kiest om meerdere artikelregels van hetzelfde artikel op verkooporder samen te voegen, is het niet mogelijk om de informatie van iedere individuele regel over te brengen.

Geef aan welke artikelen moeten worden ingekocht Markeer de afvinkhokjes om aan te geven welke artikelregels ingekocht moeten worden. U kunt aangeven of de artikelen Arbeid/Diensten zijn of Voorraadartikelen, als ook of artikelen met een te bestellen aantal van nul moeten worden overbracht naar de inkooporder. Stap 3 U heeft nu uw keuzes ingevuld en alle instellingen doorgevoerd voor de concept-inkooporder. Vink het veld Alle producten uit de selectie automatisch toevoegen aan concept-inkooporder aan als u de productlijnen automatisch wilt toevoegen aan de concept-inkooporder. Als u dit veld leeg laat, is de selectie om te beginnen leeg en kunt u handmatig de gewenste productlijnen invoeren. De oorspronkelijke verkooporder blijft op de achtergrond zichtbaar. Wanneer u klaar bent, klikt u op Voltooien om de keuzes /instellingen door te voeren en verder te gaan met het scherm Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Wanneer u op Annuleren klikt, zullen de instellingen niet opgeslagen worden. Het venster Artikelen die ingekocht moeten worden blijft inactief op de achtergrond totdat u de wizard heeft afgesloten en alle noodzakelijke instellingen heeft ingevoerd.

Inkoopnummer reserveren voor verkooporder In het venster Inkoopnummer reserveren voor verkooporder kunt u artikelen reserveren voor een bestelling. Let op! De functie dient geactiveerd te worden in Module-instellingen voor Order/Factuur bij Algemeen.

De functie kan gestart worden vanuit Inkoop, in het tabblad Artikelregels of in de verkooporder. Het venster voor reserveringen is in tweeën gedeeld en geeft twee lijsten weer. In de bovenste lijst vindt u alle artikelregels van de relevante order. De lijst geeft u een overzicht van de artikelregels die geselecteerd zijn plus informatie over het aantal dat gereserveerd is. Dit gedeelte van het venster kunt u niet wijzigen. Het onderste gedeelte van het venster geeft een lijst van alle reserveringen op de inkoopsorder regels in de bovenste lijst.

Klik op Nieuw om een nieuwe reservering te registreren voor de inkoopregel. U krijgt dan een inkooplijst te zien voor de inkoopfactuur waar de regel aan gekoppeld kan worden. Markeer de order die u wilt koppelen aan de inkoopregel en klik Invoegen.

177

VERKOOP

Registreer het aantal dat gereserveerd moet worden in de kolom Gereserveerd. De kolom Gereserveerd in de bovenste lijst wordt dan ook bijgewerkt.

De knop Leveringsdatum op de verkooporder bijwerken haalt de leveringsdatums die voor de inkoop geregistreerd zijn op en die worden overgenomen voor de inkooporder.

De knop Ga naar inkooporder kan gebruikt worden om een gemarkeerde inkoop direct te openen.

Kredietlimieten en kredietstops Wenst u regels in te stellen voor hoeveel krediet u bepaalde klanten wilt geven, dan kunt u kredietlimieten en kredietstops gebruiken.

178

Met een kredietstop geeft u aan dat de klant niet meer krediet krijgt in debiteuren. Een kredietlimiet is een bedraglimiet waarmee u aangeeft hoeveel krediet een bepaalde klant kan krijgen bij debiteuren.

ORDER EN FACTUUR

Het limietniveau geeft u aan in het tabblad Instellingen. Vink het Klant-hokje aan, en klik op het tabblad Debiteur/Crediteur in het tabblad Instellingen. In het veld Krediet klant kiest u het bedrag voor de betreffende klant. En kunt ook limieten en stops instellen voor leveranciers. Let op! Wanneer u Kredietstop aanvinkt, wordt het bedrag bij Krediet klant irrelevant. Een stop betekent dat de klant geen krediet krijgt.

Kredietlimiet/Kredietstop werkt standaard als volgt voor gewone gebruikers, die niet supergebruikers zijn De kredietlimiet die u aangeeft wordt gecontroleerd tegen het openstaande bedrag in debiteuren. Niet verwerkte orders die al verwerkt zijn, worden niet meegerekend. Bij het aanmaken van nieuwe verkooporders, facturering van verkooporders of levering zal de gebruiker een bericht krijgen dat de klant een kredietlimiet of een kredietstop heeft. De gebruiker zal de actie nu niet kunnen voltooien. Tip! U kunt klanten met een kredietstop zoeken: in relatiebeheer klikt u op de icoon Zoeken in de werkbalk. Klik op Verfijnen en vink Klanten met kredietstop aan in het tabblad Uitgebreid. U kunt ook een Relatieoverzicht afdrukken. In het keuzevenster voor Rapporten kunt u bijvoorbeeld Relatieoverzicht afdrukken. In het keuzevenster voor rapporten kunt u Klanten met kredietstop weergeven aanvinken in het tabblad Uitgebreid.

179

VERKOOP

ABONNEMENTSFACTURERING Abonnementsfacturering is een aparte module die u kunt gebruiken als u regelmatig aan dezelfde klant factureert voor dezelfde producten en/of diensten. Met de module hebt u op een overzichtelijke manier de volledige controle over welke klanten voor welke abonnementen/overeenkomsten moeten worden gefactureerd en hoe vaak. Belangrijk! Voor het activeren van de module Abonnementsfacturering dient u te kiezen voor Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering door naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen Order/Factuur te gaan en te kiezen voor het tabblad Algemeen . Vervolgens moet u uitloggen en het programma opnieuw starten om met de module te kunnen werken. Let op: Deze functionaliteit is alleen toegankelijk als additioneel product in enkele programmaversies.

De module bestaat uit een abonnementsregister, waarin u diverse soorten abonnementen/overeenkomsten aanmaakt waarvoor uw klanten zich kunnen inschrijven. Het abonnement kan worden ingesteld met artikelen en diensten met speciale prijzen en kortingen en u kunt instellingen selecteren voor de manier waarop het systeem met het abonnement moet omgaan. Het abonnement krijgt een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak een order, op basis van de daaraan gekoppelde klantabonnementen, wordt aangemaakt. Ook kunt u bestaande abonnementen in het register bewerken en abonnementen indien nodig de status 'gestopt' geven. Als een abonnement non-actief wordt gemaakt, worden de daaraan gekoppelde klantabonnementen niet meer weergegeven in het klantabonnementenregister en worden er geen orders meer aangemaakt die zijn gebaseerd op deze klantabonnementen. Het register voor Klantabonnementen laat zien aan welke abonnementen klanten zijn gekoppeld. Vanaf dit venster kunt u klanten koppelen aan abonnementen en kunt u ook bestaande klantabonnementen bewerken. Ook kunt u een einddatum voor een abonnement instellen/wijzigen, het abonnement van een klant pauzeren of volledig beëindigen. U kunt een begin- en desgewenst een einddatum instellen voor ieder afzonderlijk klantabonnement en u kunt de frequentie aangeven die bepaalt hoe vaak/wanneer het klantabonnement kan worden 'verwerkt', waarbij een order wordt aangemaakt op basis waarvan u kunt factureren. U kunt een klantabonnement beëindigen door de status ervan te wijzigen in 'Gestopt' of u kunt het 'pauzeren' als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Onderbroken/gepauzeerde of gestopte klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden. U kunt kiezen welke abonnementen en klanten de basis moeten vormen voor het aanmaken van verkopen in de functiespecifieke wizard voor het aanmaken van orders voor actieve klantabonnementen. In uw selectie kunt u ook aangeven tot welk punt in de toekomst er orders moeten worden aangemaakt. Als u uw selectie hebt ingevoerd, krijgt u een lijst met alle klantabonnementen die worden meegenomen in de orderverwerking. U kunt nu alle eventuele klantabonnementen die u deze keer niet wilt meenemen uit de lijst verwijderen. Deze verwijderde abonnementen worden bij de volgende verwerking opnieuw meegenomen. U kunt de selectiedatum ook in het verleden plaatsen als u eerst orders wilt aanmaken voor

180

ABONNEMENTSFACTURERING

klantabonnementen die al eerder hadden moeten worden uitgevoerd. Hierna kunt u een andere verwerking starten op basis van een nieuwe datum. Elk abonnement kan worden gekoppeld aan een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak het abonnement kan worden 'verwerkt', d.w.z. hoe vaak ieder klantabonnement de basis kan vormen voor het aanmaken van een verkooporder. De frequentie wordt geregeld in het standaardregister, dat u kunt openen door te klikken op de knop Standaardregister op de werkbalk bovenaan in het venster Abonnementsregister of door naar Beeld - Instellingen - Bedrijf Standaardregister te gaan. U kunt nieuwe frequenties aanmaken voor respectievelijk een vaste datum in iedere maand of om de zoveel dagen. U kunt het rapport Toekomstige factuurabonnementen printen, met daarin de orders die u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van de bestaande, actieve klantabonnementen.

Het abonnementsregister Het abonnementsregister is een venster met daarin de verschillende abonnementen die u hebt ingesteld. Rechtsboven in het venster selecteert u of u alleen actieve of alleen non-actieve abonnementen wilt bekijken of dat u alle abonnementen wilt zien, ongeacht hun status.

Het overzicht toont u de abonnementsnaam, de status, de frequentie, het frequentietype en wanneer de volgende 'verwerking' van het abonnement zal plaatsvinden. Bij een 'verwerking' gaat het om het aanmaken van orders op basis van aan een abonnement gekoppelde klantabonnementen. In het abonnementsregister kunt u nieuwe abonnementen instellen, bestaande abonnementen bewerken en abonnementen non-actief maken door te klikken op de knop Verwijderen. Let op: klantabonnementen die zijn gekoppeld aan een non-actief abonnement worden niet meer weergegeven in het overzicht van klantabonnementen en vormen niet langer de basis voor het aanmaken van orders.

181

VERKOOP

Een abonnement is een sjabloon dat identiek is voor alle klanten aan wie worden gefactureerd voor hetzelfde abonnement. Dat wil zeggen dat aan ieder abonnement meerdere klantabonnementen zijn gekoppeld. Bij een abonnement kan het gaan om een abonnement op een tijdschrift, krant of alert-dienst, maar ook om huur- of serviceovereenkomsten. Maak een abonnement aan voor ieder(e) abonnement of regelmatige dienst die u aanbiedt en die de basis vormt voor facturen. U voegt de producten en/of diensten aan uw abonnement toe die moeten worden meegenomen op de abonnementsfactuur en u voert de instellingen in die moeten gelden voor de orders die voor het abonnement worden aangemaakt. Met behulp van een speciale wizard kunt u eenvoudig orders aanmaken op basis van uw abonnementen. U kunt de wizard starten door op de knop Order/Factuur op de werkbalk van het abonnementsregister te klikken. In de wizard kiest u voor welke abonnementen orders moeten worden aangemaakt en of deze alleen voor een bepaalde klant moeten worden aangemaakt of voor alle klanten. Als u op de knop Abonnement weergeven klikt, opent u een venster met alle gegevens over het abonnement. U kunt de informatie van hieruit echter niet bewerken. De knop geeft informatie voor gebruikers die meer willen weten over een abonnement, maar die geen toegangsrechten hebben waarmee ze wijzigingen kunnen aanbrengen. Met de knop Frequentieregister gaat u rechtstreeks naar het standaardregister, waar u frequenties kunt aanmaken en beheren. Frequenties bepalen wanneer/hoe vaak verkooporders worden aangemaakt op basis van de diverse klantabonnementen die aan het abonnement zijn gekoppeld. Er zijn twee soorten frequenties: "Aantal dagen interval" en "Vaste datum per maand". Als u kiest voor "Aantal dagen interval" kunt u om de x dagen na de laatste orderaanmaak orders genereren. Met "Vaste datum per maand" kunt u aangeven dat u orders wilt aanmaken op dag X om de Y maand(en), bijv. om de twee maanden op de 3e dag, op de 15e van elke maand, om de drie maanden op de 1e van de maand enz. Door te klikken op de knop Print kunt u het rapport voor Toekomstige factuurabonnementen afdrukken.

De tabbladen onder afspraken Het tabblad Artikelregels Op het tabblad Artikelregels van de abonnementskaart kunt u de artikelen toevoegen die op basis van het abonnement moeten worden gefactureerd. De artikelen moeten in het artikelregister staan om aan een abonnement te kunnen worden toegevoegd. Om een artikel aan het abonnement toe te voegen, klikt u op Nieuw of Artikellijst weergeven. Het tabblad Vracht Op het tabblad Vracht kunt u invoeren welke leveringsvoorwaarden er moeten gelden voor het abonnement, de beschikbare leveringswijzen, gewicht, formaat enz. De informatie die u op dit tabblad registreert, wordt overgebracht naar aangemaakte orders die zijn gebaseerd op dit abonnement als u 'Abonnementsinstellingen' selecteert in de velden op het tabblad Abonnementsinstellingen. Het tabblad Tekst Op het tabblad Tekst kunt u tekst invoeren die wordt weergegeven op afgedrukte orders en facturen. U kunt de tekst rechtstreeks in het tekstveld invoeren of selecteren uit een reeks

182


verschillende teksttypen in de vervolgkeuzelijst. Het is mogelijk om op verschillende rapporten verschillende teksten weer te geven. Als u Gewone tekst kiest uit de lijst, kunt u op de zoekknop rechts naast de vervolgkeuzelijst klikken om te kiezen uit een reeks voorgedefinieerde teksten uit het standaardregister. De gewone tekst zal zowel op afgedrukte orders als facturen worden weergegeven. Tekst inzamellijst wordt ingevoerd als u een eigen tekst hebt die u wilt laten weergeven op afgedrukte inzamellijsten. Tekst op pakbon wordt weergegeven op pakbonnen. Als u kiest voor Serviceorder tekst, kunt u in het veld links uw tekst invoeren die moet worden weergegeven op afgedrukte serviceorders. De tekst in het veld rechts wordt weergegeven op servicefacturen. U kunt de tekst van het veld links naar het veld rechts verplaatsen door op de pijlknop te klikken. Het tabblad Diversen Op het tabblad Diversen voert u uw instellingen in voor responstype, afronden, formulier, project, btw e.d. De instellingen die u op dit tabblad invoert, worden overgebracht naar aangemaakte orders die zijn gebaseerd op dit abonnement als u 'Abonnementsinstellingen' selecteert in de velden op het tabblad Abonnementsinstellingen. Het tabblad Abonnementsinstellingen De instellingen bij Abonnementsinstellingen bepalen dat informatie uit de velden van het abonnement moet worden overgebracht naar een order of dat de instellingen die zijn verricht in andere delen van het systeem moeten gelden. Standaard worden de instellingen ingevoerd als Abonnementsinstellingen, maar dit kan indien nodig worden overschreven.

183

VERKOOP

Een nieuw abonnement aanmaken U kunt als volgt een nieuw abonnementstype aanmaken 1.

Ga naar Beeld - Order/Factuur - Abonnementsfacturering.

2.

Klik op Nieuw.

3.

Voer de titel van het abonnement in. Desgewenst kunt u ook een omschrijving geven van waar het abonnement voor bedoeld is.

4.

Voer uw instellingen in m.b.t. Frequentie, Betalingsvoorwaarden, Onze ref. en Referentie.

5.

De hieraan gerelateerde informatie registreert u op de tabbladen voor Artikelregels, Vracht, Tekst, Diversen en Abonnementsinstellingen.

6.

Klik op Opslaan als u klaar bent met het registreren van uw abonnementsinformatie.

7.

Klik op de knop Afsluiten om het abonnementsvenster te sluiten.

Klantabonnementen Het venster Klantabonnementen geeft u een volledig overzicht van alle klantabonnementen die u hebt ingesteld, d.w.z. alle overeenkomsten tussen klanten in uw klantenregister en abonnementen in uw Abonnementenregister. U kunt een bepaald abonnement zoeken op klantnummer in het klantabonnement of u kunt op de zoekknop klikken om een klant op te zoeken in de geopende klantenlijst.

Met behulp van de vervolgkeuzelijsten Abonnement en Status kunt u een selectie maken, zodat alleen bepaalde abonnementen of abonnementen met een bepaalde status worden weergegeven. Als u de sorteerwijze van de abonnementen wilt wijzigen, kunt u klikken op de kop voor de kolom waarop u wilt sorteren.

184


Vanaf het venster Klantabonnementen kunt u nieuwe klantabonnementen instellen door een klant te combineren met een geregistreerd abonnementstype en kunt u bestaande klantabonnementen bewerken. U kunt einddata voor abonnementen invoeren/bewerken, klantabonnementen pauzeren of volledig stopzetten. Aan ieder klantabonnement kunnen een begin- en einddatum (als deze vaststaat) worden toegekend. Klantabonnementen kunnen ook handmatig worden stopgezet en gepauzeerd, als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Gestopte of gepauzeerde klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden. Als u klanten hebt aan wie voor meerdere abonnementen gefactureerd moet worden, moet u voor elk abonnement een apart klantabonnement aanmaken. Met behulp van een wizard kunt u eenvoudig orders aanmaken op basis van klantabonnementen. De wizard wordt gestart door op de knop Order/Factuur op de werkbalk van het abonnementsregister te klikken. In de wizard bepaalt u voor welke abonnementen u orders wilt genereren en of de orders voor alle klanten of slechts voor één klant gegenereerd moeten worden. Door op de knop Abonnement weergeven te klikken, kunt u de gegevens van een abonnement bekijken. U kunt de informatie echter niet bewerken. Deze knop kan handig zijn voor gebruikers die meer willen weten over een abonnement maar geen toegangsrechten hebben voor het bewerken van abonnementen. Door op de knop Print te drukken, print u een rapport met daarin de toekomstige factuurabonnementen.

Een nieuw klantabonnement aanmaken Aanmaken van een nieuw klantabonnement Een Klantabonnement koppelt een klant aan een abonnement. Alle klanten waaraan gefactureerd moeten worden op basis van een klantabonnement moeten aan één van uw abonnementen worden gekoppeld. 1.

Ga naar Beeld - Order/Factuur - Abonnementsfacturering.

2.

Klik op de knop Klantabonnementen.

3.

Klik op Nieuw.

4.

Selecteer de betreffende klant en klik op OK.

5.

Selecteer het abonnement waaraan u de klant wilt koppelen uit de Abonnementvervolgkeuzelijst.

185

VERKOOP

6.

Voer ook een status in als het abonnement later actief moet worden gemaakt en niet meteen.

7.

Voer de begindatum in als deze afwijkt van de huidige datum en een einddatum als deze al is overeengekomen.

8.

Klik op OK.

Facturering Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement Stap 1:2 De wizard voor het aanmaken van orders op basis van klantabonnementen start u vanaf de vensters Abonnementsregister of Klantabonnementen. Bij de eerste stap van de wizard selecteert u de abonnementen of klanten waarvoor u orders wilt aanmaken. Aanmaken van orders

186

1.

Klik op de knop Order/Factuur op de werkbalk om de wizard te starten.

2.

Selecteer of u alle abonnementen wilt meenemen of een selectie wilt maken voor slechts een abonnement. Als u kiest voor het laatste, kunt u op de bladerknop klikken om het betreffende abonnement te selecteren in de lijst met beschikbare abonnementen.


3.

Selecteer of alle klanten in de selectie moeten worden meegenomen of slechts een klant. Als u ervoor kiest om één enkele klant mee te nemen, klikt u op de bladerknop om die klant te zoeken.

4.

Voer in tot welke datum abonnementen in de selectie moeten worden meegenomen.

5.

Vink het vakje voor Statusoverzichten weergeven aan als u deze wilt bekijken.

6.

Klik op OK.

Stap 2:2 In stap 2 van de wizard krijgt u een overzicht van de klantabonnementen waarvoor een order kan worden aangemaakt op basis van de uw selecties in de voorgaande stap. Klantabonnementen waarvoor een order kan worden aangemaakt, worden standaard geselecteerd. U kunt echter het selectievinkje verwijderen voor abonnementen die u deze keer niet wilt meenemen.

187

VERKOOP

Als u alle benodigde wijzigingen in de selectie hebt aangebracht, klikt u op Voltooien om de orders aan te maken. Als ervoor hebt gekozen om een statusrapport van alle aangemaakte orders te bekijken, wordt dit nu weergegeven. De aangemaakte orders vindt u in de gewone module Order/Factuur, die bereikbaar is via Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur.

Factureren van orders op basis van abonnement Orders die zijn aangemaakt via de wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement worden overgeboekt naar de Order-module. Van daaruit kunnen zij op de gebruikelijke manier gefactureerd worden. Overgeboekte abonnementsorders factureren:

188

1.

Klik op de knop Factuur in de Order/Factuur-module om het factureringsproces te starten.

2.

Selecteer Filter links naast het venster.

3.

Selecteer het gewenste afdruktype en pas de instellingen daarvan aan.

4.

Klik op OK.

5.

Maak een selectie op basis van het abonnement dat u wilt factureren door dit te selecteren in de vervolgkeuzelijst Abonnement.


6.

Klik op OK.

7.

Pas de selectie aan met behulp van de pijlknoppen als er orders zijn die u niet wilt factureren.

8.

Klik op OK. Rapport: Toekomstige factuurabonnementen Het rapport voor Toekomstige factuurabonnementen laat zien welke orders u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van uw bestaande klantabonnementen. U bepaalt tot hoe ver in de toekomst u facturen wilt weergeven door de datum in het selectievenster in te voeren. Ook bepaalt u of u toekomstige facturen wilt bekijken voor één klant of voor alle klanten en of alle abonnementen moeten worden weergegeven of slechts één. U kunt het rapport printen door op de knop Print op de werkbalk bovenin de vensters Klantabonnementen of Abonnementsregister te klikken. U kunt het rapport ook vanuit de Rapportmodule printen.

189

VERKOOP

VERKOOPBUDGET Let op! De functionaliteit verkoopbudget geldt alleen voor de programma’s zonder boekhoudfunctie. Heeft u een licentie voor ene programma met boekhoudfunctie vindt u alle informatie met betrekking tot budgettering onder: Beeld – Administratie – Budget. In deze programma’s wordt het budget besproken in het introductieboek ’Administratie, logistiek en personeel’.

Het verkoopbudget geschikt maken voor eenvoudige en effectieve verkoopbudgettering voor verkopers en verkoopchefs. Aanvullend op de budget geeft de module een eenvoudig overzicht van de inkomsten voor de onderneming zowel op managementniveau, als op klant-, verkoper-, project- of productniveau.

Om het verkoopniveau te openen kiest u Beeld in het hoofdmenu. Kies daarna Order/Factuur en Verkoopbudget. U krijgt nu het instellingenvenster voor Verkoopbudget. In het bovenste deel van het venster wordt er gespecialiseerd waarmee het budget verbonden is met klanten, producten, verkopers en projecten. Daarna leiden de budgetgetallen periodegewijs (op maanden) tot matrices onderaan.

190

Voordat u getallen in de budgetvelden kunt invoeren, dient u te specificeren voor welke combinatie van klant, product, verkoper en project het budget zal gelden. Kies eerst de gewenste combinatie van klant, product, verkoper en/ of project waar het budget voor zal gelden. Alle categorieën dienen te worden ingevuld. Merk op dat u de mogelijkheid heeft om te kiezen voor Diversen in één enkele afrollijst. Klik op de zoekknop om te kiezen uit een lijst met alternatieven. De velden voor budget zal inactief blijven, totdat u uw criteria heeft vast gesteld. Kies voor welk jaar het budget dient te gelden, het betreffende budget zal automatisch worden bijgewerkt met Automatisch bijwerken en bij ’Werkelijk’ bijwerken zullen de

VERKOOPBUDGET

getallen doorlopend worden bijgewerkt. U kunt ook kiezen om de afwijking in % of reële getallen te zien. Typ de budgetgetallen in voor alle combinaties van klant, product, verkoper en project waar u het budget voor maakt. U heeft dan de mogelijkheid om er in te gaan en de budgetgetallen te checken voor de combinaties in iedere periode. De budgetgetallen worden specifiek geregistreerd voor iedere periode, en ’s zomers de bovenste reeks getallen met het totaal voor het hele jaar. Indien u later behoefte heeft om het budget veranderen, stelt u de nieuwe filter in de combinatie van klant, product, verkoper en project waarin u veranderingen wenst te maken.

Afrollen – Verkoopbudget (programma’s zonder boekhoudfunctionaliteit) Let op! De functionaliteit verkoopbudget geldt alleen voor de programma’s zonder boekhoudfunctie. Heeft u een licentie voor ene programma met boekhoudfunctie vindt u alle informatie met betrekking tot budgettering onder: Beeld – Administratie – Budget. In deze programma’s wordt het budget besproken in het introductieboek ’Administratie, logistiek en personeel’.

Wanneer u de waarden wilt zien, die ten grondslag liggen aan de budgetgetallen die ingevoerd zijn voor een bepaalde periode, dan kunt u op deze periode klikken waar u meer van wilt zien. U krijgt nu de onderliggende budgetwaarden getoond, welke gekomen zijn van de verschillende combinaties van klanten, producten, verkopers en projecten in die periode.

Door de gewenste periode te markeren en de linkermuisknop in te drukken, zullen de tabellen voor de onderliggende budgetwaarden te zien zijn. De getallen in de tabel specificeren de budgetgetallen voor de gekozen periode en selectie. Op deze manier heeft u volledig overzicht over welke waarden gebudgetteerd zijn voor iedere verkoper tot op het artikel-, relatie- en projectniveau. Tip! Klik buiten het venster om terug te keren naar het budget.

191

VERKOOP

BETALINGSOVERZICHT FACTUREN NB! Dit hoofdstuk geldt alleen voor programmaversies zonder administratiemodule. Voor andere programmaversies, zie hoofdstuk Administratie in het boek ’Administratie, logistiek en personeel’.

Via het Betalingsoverzicht facturen kunt u een overzicht houden over alle uitstaande vorderingen. Door betalingen te registreren heeft u alle benodigde informatie beschikbaar om klanten, na de uiteindelijke verkoop, op te volgen.

Herinnering en Incasso worden automatisch gegenereerd via een eigen procedure in het venster. U kunt ook een lijst met facturen voor factoring uitprinten. Let op! De producten met administratiefunctionaliteit hebben een krachtigere grootboekrekening. Dit maakt het eenvoudiger overzicht te houden over Herinnering, Incasso en Factoring naast automatische renteberekening.

Let erop dat de posten in een eenvoudig betalingsoverzicht niet zichtbaar zijn in het grootboek na de installatie van een uitgebreider programma, wegens gebrek aan verwijzingen in het rekeningenschema.

192

BETALINGSOVERZICHT FACTUREN

Selecteer Betalingsoverzicht, Facturen onder Order/Factuur onder het hoofdmenu Beeld. Voor een beter overzicht kunt u de filter zo zetten dat u alleen de facturen ziet die aangemaand dienen te worden (Herinnering verzenden), die Vervallen zijn of die Niet betaald zijn. Markeer een factuur en klik op Bewerken om informatie over de Betaling en de Herinnering aan te passen. Hier kunt u ook overzicht houden over facturen die voor Factoring gezonden zullen worden.

Registratie van betaling NB! Dit geldt alleen voor programmaversies zonder administratiemodule.

Nadat een factuur betaald is dient u de betaling te registreren. Betaalde facturen worden niet voorgesteld bij automatische herinnering, factoring of incasso. Het bedrag dat de klant betaalt is niet altijd precies gelijk aan het bedrag dat op de factuur staat. Daarom kunt u het bedrag hier aanpassen. De kolom Gefactureerd wordt dan bijgewerkt met de betaling die is gedaan, en de volgende keer dat u betaling voor de factuur registreert, wordt het openstaande bedrag getoond. Selecteer de factuur waarvoor u betaling heeft ontvangen en klik op Betaling registreren in de werkbalk.

Het venster stelt automatisch het bedrag voor dat getoond wordt op de factuur en de datum van de dag als Datum betaling. Klik op OK wanneer alle informatie in het venster gelijk is aan de betaling die u op dit moment registreert. Pas het veld Betaling aan wanneer het bedrag verschilt van het te factureren bedrag en verander de Datum betaling wanneer u de betaling op een andere dag registreert. Wanneer de betaling wordt voldaan in een andere Valuta, dan kunt u de valuta selecteren uit de afrollijst rechts en het bedrag in die valuta bewerken. Tip! Om de registratie van meerdere betalingen eenvoudiger te maken, kunt u de volgende factuur uit de lijst ophalen zonder het venster te hoeven sluiten. Klik op plus teken [+] naast de getallen op uw toetsenbord en klik vervolgens [Enter] om de volgende factuur op te halen.

193

VERKOOP

Nadat facturen als betaald zijn geregistreerd wordt de facturenlijst bijgewerkt met het betaalde bedrag. Wanneer de gehele factuur is betaald, dan wordt deze overgebracht naar de kolom Betaald. Wanneer u het filter geactiveerd heeft in de factuurlijst, dan dient u de factuur als Betaald te selecteren in de afrollijst rechts om de factuur te kunnen zien.

Follow-up van betalingen NB! Dit geldt alleen voor programmaversies zonder administratiemodule.

Wanneer u een Herinnering verstuurt, dan wordt er automatisch een nieuwe factuur, inclusief de herinneringskosten, uitgeprint. De factuurlijst wordt bijgewerkt met het aantal herinneringen en de datum van de laatste herinnering. Instellingen U geeft zelf de instellingen aan voor het aantal herinneringen dat verstuurd wordt, voordat de factuur naar Incasso gaat. Nadat de laatste herinnering verstuurd is, zal voor de betreffende factuur een voorstel voor incassobericht en later incasso voorgesteld worden. Specificeer de instellingen voor uw herinneringsroutines door te klikken op Instellingen herinneringen/incasso in de werkbalk.

Alle informatie betreffende herinneringen wordt hier ingevoerd. Wanneer de factuur het Aantal herinneringen vóór verzendingen incassobericht overschrijdt dan wordt er geen herinneringsfactuur gegenereerd. De factuur wordt dan overgebracht naar routines voor het genereren van een incassobericht.

194


Bij iedere herinnering worden de Herinneringskosten automatisch toegevoegd aan het gefactureerde bedrag. Bij de tweede herinnering worden de herinneringskosten voor de tweede keer toegevoegd, enz. Voer ook een Limiet voor bedrag per factuur in. De kosten van de herinneringen over kleine bedragen kunnen snel hoger zijn dan de uiteindelijke winst. U kunt hier aangeven voor om voor facturen van bijv. minder dan 15 Euro geen herinnering te verzenden. U kunt ook uw eigen Betalingsvoorwaarden incassofactuur specificeren, wanneer u een andere vervaldatum voor de incassofactuur wenst. Specificeer ook de Interval tussen verstrijken vervaldatum en suggestie aanmaning. Het is normaal voor bedrijven om hun facturen op de vervaldatum te voldoen en het kan enige tijd duren voordat de betaling bij u is geregistreerd.

Herinnering NB! Dit geldt alleen voor programmaversies zonder administratiemodule.

Via deze procedure behoudt u overzicht over de facturen die worden uitgeprint voor herinnering. Zo maakt u herinneringen aan voor uw facturen 1.

2.

Klik op Herinnering in de werkbalk.

Selecteer de functies die u wilt uitvoeren en klik op Volgende. U kiest zelf of alle vier de stappen tegelijkertijd wilt uitvoeren. Wanneer u bijvoorbeeld Factoring wilt gebruiken, zult u vanzelfsprekend niet de overige stappen te doorlopen. Elke stap is hieronder beschreven. Let op! U geeft zelf aan hoeveel tijd er mag verstrijken na de vervaldatum voordat de herinnering verstuurd wordt. Alle facturen die aan deze criteria voldoen worden hier getoond.

195

VERKOOP

Wanneer u de herinnering voor één of enkele klanten wilt uitstellen, dan verwijdert u deze simpelweg uit de lijst.

3.

Stel de filter in om alleen de facturen te tonen die Vervallen zijn op een bepaalde datum.

4.

Verwijder de aankruisvakjes voor de klanten die u geen herinnering wenst te verzenden, wanneer u bijv. een speciale overeenkomst heeft. U kunt dit ook doen voor een individuele factuur.

5.

Markeer de regel van de klant waarvan u de factuur wenst te zien en klik op Facturen weergeven. Hiermee vergroot u het venster en verschijnt er een lijst met facturen van deze klant die vervallen zijn:

6.

Klik op Volgende wanneer u klaar bent met deze selectie. U kunt ervoor kiezen één herinnering per klant te versturen, of één herinnering per factuur. Wanneer u meerdere herinneringen heeft voor dezelfde klant, dan kunt u ze samenvoegen in één print. Tip! Merk op dat u ook de mogelijkheid heeft om uw herinneringinstellingen aan te passen. Klik op Details voor meer informatie over de geselecteerde factuur. U kunt vanuit dit venster direct factuurinformatie.

De procedure gaat nu verder met het voorstellen van facturen voor Factoring en Incasso, wanneer u die opties selecteerde in het eerste venster. De factoringlijst wordt afgedrukt nadat u alle selecties heeft ingesteld. 7. 8.

196

Klik op Volgende om de herinneringen uit te printen. Er verschijnt een voorvertoning van de facturen op het scherm. Print de herinneringen uit en controleer de afdrukken voordat u deze goedkeurt.


9.

Klik op Voltooid voor goedkeuring. De facturenlijst wordt nu bijgewerkt in de kolom Aantal herinneringen en de datum van de laatste herinnering.

Factoring NB! Dit geldt alleen voor programmaversies zonder boekhoudmodule.

Wanneer u niet zelf uw eigen facturen opvolgt, dan kunt u alle factuurinformatie direct naar Factoring sturen. Wanneer u door het gehele proces van herinneringen, factoring, incassobericht en incasso gaat, dan wordt de factuur voor factoring voorgesteld na de herinneringsoptie. Voordat u het factoringproces start dient u het aankruisvakje Factoring voor de betreffende order te selecteren. U doet dit door de order te selecteren in de module Order/Factuur en vervolgens het aankruisvakje Factoring onder de tab Diversen te selecteren. Tip! Factoring kan standaard worden ingesteld voor uw gehele bedrijfsdatabase, maar kan ook per klant, individueel voor de betreffende order overstemd worden.

Factoring 1.

Verwijder de vinkjes van de vakjes wanneer u niet alle facturen naar factoring wilt sturen, leeg. De procedure wordt nu voortgezet met een voorstel tot Incassobericht en Incasso, wanneer u deze opties selecteerde in het eerste venster. De factoringlijst wordt afgedrukt nadat u alle selecties heeft gemaakt.

2. 3. 4.

Klik op Volgende om de factoringlijst af te drukken. Er verschijnt een voorvertoning van de facturen op het scherm. Print de factoringlijst uit en controleer de afdrukken voordat u deze goedkeurt. Klik op Voltooien voor goedkeuring. De facturen worden nu verwijderd uit de factuurlijst omdat verdere follow-up niet uw verantwoording is.

Incassobericht NB! Dit geldt alleen voor programmaversies zonder boekhoudmodule.

In Instellingen herinneringen/incasso voert u het aantal herinneringen in dat verzonden moet worden voordat een incassobericht verzonden wordt. Facturen die zo vaak zijn aangemaand, worden niet langer aangemaand, maar worden voorgelegd als incassobericht.

197

VERKOOP

Wanneer de factuur vervolgens nog steeds niet betaald is, dan wordt de factuur aan Incasso voorgelegd. Incassobericht 1.

Maak de aankruisvakjes van de facturen die u geen incassobericht wilt sturen leeg, en klik op Volgende. De procedure wordt nu voortgezet met een voorstel tot Incassobericht, wanneer u deze optie selecteerde in het eerste venster. Wanneer u de aankruisvakjes van de facturen voor incassobericht heeft geselecteerd, dan worden deze afgedrukt.

2.

Klik op Volgende om het Incassobericht af te drukken. Er verschijnt een voorvertoning van het incassobericht op het scherm.

3.

Print alle incassoberichten uit en controleer de afdrukken voordat u deze goedkeurt.

4.

Klik op Voltooien voor goedkeuring van de afdrukken. De facturen worden bijgewerkt in de kolom Aantal herinneringen, en zullen de volgende keer naar Incasso worden gestuurd. Tip! Onthoudt dat u een afdruk maakt van alle herinneringen, de factoringlijst, het incassobericht en het incassooverzicht, voordat u deze goedkeurt. Als u dan fouten vindt in de afdruk, dient u de procedure af te breken en terug te gaan om de fouten te herstellen. Hierna kunt u opnieuw criteria instellen.

Incasso NB! Dit geldt alleen voor programmaversies zonder boekhoudmodule.

Een factuur die niet is betaald nadat er een incassobericht is gestuurd wordt voorgelegd aan Incasso. Deze facturen worden afgedrukt als een incassolijst met alle benodigde informatie over de klant en de veranderingen, zodat het incassobureau de schuld kan innen. Incasso 1.

Maak de aankruisvakjes van de facturen, die u niet naar Incasso wilt sturen, leeg, en klik op Volgende.

2.

Klik op Volgende om de lijst met facturen, die naar Incasso worden gestuurd, uit te printen, en wellicht andere afdrukken die u geselecteerd heeft in het vorige venster. Er verschijnen voorvertoningen op het scherm.

3. 4.

Print alle rapporten uit en controleer de afdrukken voordat u deze goedkeurt. Klik op Voltooien om de incassolijst goed te keuren. De facturen worden nu verwijderd uit de factuurlijst, omdat u niet meer verantwoordelijk bent voor verdere follow-up. Tip! Onthoud dat u alle herinneringen, factoringlijsten, incassoberichten en incasso’s uit dient te printen voordat u ze goedkeurt. Wanneer u fouten of ontbrekende informatie op de afdruk vindt, ga dan terug, herstel de fout en maak de selecties opnieuw.

198

4 E-commerce U kunt uw eigen website en webshop aanmaken in het aandachtsveld E-commerce. In de hoofdmodule, Website bewerken, voert u de informatie in die u wilt publiceren over uw onderneming en artikelen. Zorg er voor dat u uw website upload naar het Internet, door op de snelkoppeling Update Website te klikken. Vergeet u niet te registreren als u het programma voor de eerste keer gebruikt. Vul het registratieformulier in en stuur het terug voordat u met uw website aan het werk gaat.

Inhoud Over E-commerce

200

Een website aanmaken ......................................202

Website bewerken

203

Hulpmiddelen voor de tekstuele inhoud van een website.................................................204 Website bewerken - Uw bedrijf ........................208 Website bewerken - Inhoud ..............................209 Website bewerken - Webshop ..........................216 Website bewerken - Ontwerpsjablonen............222

Update website

226

Sitegegevens ophalen .........................................228

Website-instellingen

232

Actieve website .................................................232 Instellingen Webshop........................................236 Betalingsservice ................................................237 Admin................................................................238 Wachtwoordinstellingen ...................................238 Vooraadlijsten van artikelen in webshop..........241

Over klantstatusbestand/eKlanten

243

Klantstatusbestanden verzenden .......................244

Registratie van meerdere websites 245 Koppeling met andere websites ........................247

199

E-COMMERCE

OVER E-COMMERCE Onder het aandachtsgebied E-commerce kunt u een eigen website en webshop aanmaken. Website met designsjablonen Design uw eigen website door middel van een zeer gebruiksvriendelijke geïntegreerde module die geen voorkennis vereist. Maak een keuze uit een ruim aanbod van flexibele designsjablonen, ontworpen door professionele webdesigners. Pas de informatie zo vaak aan als u wilt. Gebruik bijvoorbeeld nieuwspagina’s, informatiepagina’s, marketingpagina’s gebruikersondersteuning, contactpagina’s en een winkel op uw website. Focuseer op marketingcampagnes bij het opzetten van een eigen marketingpagina, die gegarandeerd door alle bezoekers wordt bezocht. U krijgt uw eigen webadres en de plaats op de server is geïncludeerd. U kunt ook gebruik maken aan een eigen domeinnaam. Het overbrengen van uw website van uw PC naar de server gebeurd automatisch met één druk op de knop. Webshop met winkelwagentje Een geavanceerde webshop met winkelwagenfunctionaliteit zorgt ervoor dat uw klanten veilig en eenvoudig kunnen kopen. De integratie met de artikellijst verzekert een snelle opstart en een weinig werk met het up to date houden van de winkel. Alle orders worden automatisch naar de ordermodule overgebracht en de orderbevestigingen wordt automatisch per e-mail aan de klant toegezonden. Bij het plaatsen van ene bestelling wordt de order en klantenkaart automatisch in het programma aangemaakt. Geef aan welke leverings- en betalingsvoorwaarden u wilt aanbieden. Volledige ondersteuning van creditcards door middel van het gebruik van beveiligingscodes en SSL (Secure Sockets Layer) verzekeren een veilige webshop. eKlant U kunt de statusdocumenten van klanten aanmaken en bewerken per e-mail. Bij bestelling via de webshop krijgt de klant zijn persoonlijke bestellingpagina op het Internet, met een statusoverzicht over zijn huidige en eerdere bestellingen. Er is een volledige integratie tussen de order-/artikel-/contactmodule en de webshop. Vragen via het Internet Indien een potentiële klant via de website contact opneemt, wordt er automatisch een klantenkaart met alle noodzakelijke informatie voor verdere opvolging aangemaakt. Is de klant reeds geregistreerd wordt er een activiteit in zijn klantenkaart aangemaakt. Afhankelijk van de vraag wordt deze automatisch gecategoriseerd in het contactregister. Bij aankoop via de webshop wordt er automatisch een order aangemaakt.

200

OVER E-COMMERCE

Website statistieken Volledige toegang tot de bezoekstatistieken van uw internetsite geeft u de juiste informatie om de strategie en ontwikkeling van uw website te bepalen. U krijgt een snel overzicht over het aantal bezoekers in een bepaalde periode, een overzicht van de totale statistieken en het bezoekersrecord. Meer gedetailleerde statistieken kunnen naar Microsoft Excel geëxporteerd worden en geven een gedetailleerd overzicht over de bezoekers per dag. Het is mogelijk om een eigen of een gezamenlijke statistiek voor de website en de webshop te maken. De bewerkingshistorie geeft u een middel om op te volgen hoe vaak de website wordt bijgewerkt. U vindt de statistieken in de Mamut Information Desk. Website bewerken In het aandachtsgebied E-commerce zult u de meeste tijd gebruiken in de module Website Bewerken. Deze module heeft 5 tabbladen, waarin de inhoud van de website en webshop aangeeft. Voorbeeld van uw website Hier kunt u beklijken hoe uw website er op het Internet uitziet. De winkelwagenfunctionaliteit is niet zichtbaar in dit voorbeeld. Deze functie kunt u bekijken als de website is gepubliceerd op het internet. Update Website Zorg er altijd voor dat u de nieuwste versie van uw website naar de server upload, zodra u de website bewerkt heeft. Hiervoor gebruikt u de functie Update Website. Tijdens deze update wordt er automatisch gecontroleerd of er programma updates zijn, die geïnstalleerd dienen te worden, om de laatste functionaliteit te verkrijgen. Sitegegevens ophalen Deze snelkoppeling zorgt ervoor dat u de nieuwe orders van de server kunt ophalen. Heeft de website een contactpagina kunt u hiermee ook de activiteiten ophalen. Een website die gebruik maakt van aanmeldingen voor wachtwoordbeveiligde pagina’s toestaan kunnen door middel van deze snelkoppeling nieuwe aanmeldingen ophalen. Bent u in het bezit van de volledige versie dan kunt u door middel van deze functie ook status en e-mail documenten terughalen naar de server. Website instellingen Hier past u de instellingen voor de website aan. Hierbij kunt u denken aan BTW weergave, prijsafrondingen, formaat voor tijd en datum, wachtwoordbeveiliging en creditcard/betalingsdiensten. Zo komt u er…. Kies Beeld – E-commerce en kies de functie die u wilt gebruiken, of kies voor het aandachtsgebied E-commerce in het menu aan de linkerzijde van het bureaublad. Dan krijgt u direct toegang tot de snelkoppelingen die tot de module behoren. Let op! Het begrip Website duidt in dit boek en het programma uw hele website aan. De website kan ook een Webshop bevatten, wat het deel is van de website waar u artikelen kunt aanbieden.

201

E-COMMERCE

Een website aanmaken Een goed ingerichte website kan snel uitgroeien tot één van de allerbelangrijkste distributiekanalen van informatie richting uw klanten. Niet alleen biedt u informatie over uw producten en uw bedrijf, maar ook over acties en overige nuttige informatie aan uw klanten.

Alle Mamut Business Software producten bieden u de mogelijkheid om snel en kosteloos een dergelijke website op te zetten. Een website aanmaken Ga naar Beeld – E-commerce – Website bewerken. De website registreren: Een adres registreren voor uw homepage op de server bij Mamut. Homepage bewerken: Registreer alle gegevens van uw onderneming aan de hand van de 'Wizard'. De gereed gemaakte website naar de server uploaden: De gegevens die u heeft geregistreerd moeten overgebracht worden naar de server bij Mamut om toegankelijk te worden voor uw klanten op het Internet.

202

WEBSITE BEWERKEN

WEBSITE BEWERKEN Om uw website te bewerken kiest u Beeld – E-commerce – Website bewerken. In deze module kunt u een welkomstpagina voor uw klanten aanmaken. U kunt informatie en nieuws met betrekking tot uw onderneming en artikelen presenteren, en u kunt uiteraard ook uw artikelen verkopen. Daarnaast kunt u ook administratieve standaarden voor uw webshop instellen, voordat u uw gewenste ontwerp voor de presentatie van uw onderneming kiest. Als u op Website bewerken klikt, komt u bij het tabblad Menu, waar u links vindt naar de belangrijkste functies van de module.

Ontwerpsjablonen Met regelmaat biedt Mamut updates van ontwerpsjablonen aan. Dit gaat via normale updates, die u kunt downloaden naar het programma. Lees meer over Ontwerpsjablonen in de aparte paragrafen hieronder. Tip! Er zijn drie manieren waarop u door de Website bewerken module kunt navigeren. Wat u kiest hangt af van wat u prefereert en hoe goed u de module kent.

Doorloop simpelweg de gehele module, stap voor stap, door gebruik te maken van de knop Volgende. U kunt de relevante informatie ook bereiken door direct op de tabs te klikken. Klik op de koppelingen in de tab Menu (boven).

203

E-COMMERCE

Hulpmiddelen voor de tekstuele inhoud van een website De knop Open HTML File stelt u in staat om een bestaand HTML bestand te openen dat u in uw website kunt invoeren. Indien u al HTML bestanden heeft aangemaakt, buiten het programma om, welke informatie bevatten over uw website, stelt deze functie u eenvoudig in staat om uw bestaande bestanden in te voegen. Dit bespaart u de tijd van het twee keer aanmaken van uw website. BELANGRIJK: Merk op dat, wanneer u een eigen HTML-pagina wilt importeren in Mamut, het bestand geen afbeeldingen of andere objecten kan bevatten. De reden hiervoor is deze niet samen worden ge-upload met het HTML-bestand, en daarmee niet worden getoond op het Internet. Wanneer u afbeeldingen en andere objecten wenst in te voeren in het HTML-bestand, dan dient u eerst het HTML-bestand (met de gewone HTML codes en de tekst) in Mamut te importeren, om daarna via de gewone Mamut functies afbeeldingen aan de pagina toe te voegen, via bijv. Afbeelding invoegen. Druk op deze knoppen om het lettertype te veranderen. Klik op de linker knop voor automatische nummering en de rechter voor automatische opsomtekens. Gebruik Verklein Inspringen om het inspringen in de tekst te verkleinen en Vergroot Inspringen om het inspringen te vergroten. Deze knoppen kunnen gebruikt worden om de marges links, centraal en rechts aan te passen. Met de linker knop knipt u de tekst, de middelste kopieert de tekst en de rechter plakt de tekst. U kunt de knippen-/ kopiëren- en plakkenfuncties bereiken door op de rechter muisknop te drukken en de actie uit de lijst te kiezen. Met deze twee knoppen kunt u een actie ongedaan maken of herhalen. Voeg tabel in, de linkerknop, stelt u in staat om tabellen in te voeren, waar u het aantal rijen en kolommen van weet. De middelste knop, Verschijn Rasterlijnen, toont of verbergt de rasterlijnen van ’onzichtbare’ tabellen. Voeg in Hyperlink, de rechter knop stelt u in staat om links naar andere websites te creëren. Markeer de tekst die zal fungeren als link, druk dan op de knop en voer het URL adres in waar u de link wilt hebben. Klik op deze knop voor Voeg in Afbeelding. Een dialoog venster opent wanneer u de afbeelding selecteert, voer tekst in bij Tooltip, en selecteer de hoogte/breedte van de afbeelding. Klik rechts op de kleine pijl om de juiste knop te selecteren, voor de achtergrond afbeelding/kleur voor de tekst. Indien u kleur selecteert, opent er een venster, waar u het gewenste kleuralternatief kunt kiezen en vervolgens op OK te drukken. Indien u een afbeelding selecteert, opent er een venster waar u de afbeelding kunt selecteren, de plaatsing kunt specificeren en de mogelijke herhaling ervan op de achtergrond.

204

WEBSITE BEWERKEN

Alle tekstuele inhoud van een website kan zoals in een normaal tekstverwerkingsprogramma worden aangemaakt. Tip! Door op [Enter] te drukken krijgt u een nieuwe paragraaf, druk u op [Shift]+[Enter] dan krijgt u een nieuwe regel.

Hyperlink In Mamut kunt u eenvoudig een link maken naar een andere website, intern of extern, met behulp van de knop Hyperlink invoegen. U kunt ook een link direct in de tekst invoegen. Bijvoorbeeld http://www.mamut.nl. De link wordt dan automatisch aangemaakt.

Met behulp van de knop Hyperlink invoegen kunt u kiezen welk type link u wilt invoegen. Hier kiest u URL, een Artikel in het artikelregister, Nieuws, Vervolgpagina's of Contactpagina's.

Als u een link wilt maken naar een relatie dan kiest u hier Contact en de gewenste Contactpagina. Bij de keuze van Vervolgpagina's kunt u alleen een link leggen naar een website, intern op uw eigen site. Kiest u voor een directe link naar Nieuws, dan kunt u kiezen uit het nieuws dat u hebt ingevoerd. Door een artikel te koppelen zal het product direct in de boodschappenmand gelegd worden. Let op dat deze functie niet hetzelfde werkt bij artikelen die in verschillende varianten verkocht worden, bij de keuze van het hoofdartikel. De gebruiker zal verder geleid worden voor de keuze van een variant. URL = Uniform Resource Locator. URL geeft aan hoe documenten en andere bronnen geadresseerd zijn op het Internet. Bijvoorbeeld Mamut heeft het volgende adres: http://www.mamut.nl/mijnbedrijf Deze URL bestaat uit het voorvoegsel http:// wat betekent dat het een adres is actief is op het web, terwijl mamut.nl de domeinnaam is. Hierachter kan eventueel een catalogusnaam of bedrijfsnaam staan.

Onder Uitgebreid geeft u een standaard aan voor linken (Doelkader), zodat u deze geopend worden in Standaard, Nieuw venster, Hoofd-kader. Zelfde-kader, Top-kader. Dit geeft u betere mogelijkheden uw eigen website naar eigen behoeften in te stellen.

205

E-COMMERCE

Tip! U kunt ook een link koppelen aan een afbeelding, door deze te selecteren en op Hyperlink invoegen te klikken.

Zo voegt u een hyperlink in 1. 2.

Selecteer de tekst (evt. de afbeelding) dat u wilt linken. Klik op Hyperlink invoegen.

3.

Kies Type in de afrollijst.

4.

Voer de URL in en kies de gewenste pagina in de afrollijst.

5.

Klik op Uitgebreid als u wilt dat de link op een andere manier geopend wordt.

6.

Klik op OK.

Afbeelding invoegen Met behulp van de knop Afbeelding invoegen kunt u afbeeldingen aan uw website toevoegen. U kunt de formaten JPEG, GIF en BMP voor de afbeeldingen gebruiken. JPEG wordt meestal gebruikt voor afbeelding met hoge kwaliteit en veel kleuren, terwijl GIF vaak gebruikt wordt voor afbeeldingen met minder kleuren. Hier moet u opletten wanneer u een beperkte opslagruimte hebt op de server of als u te maken hebt met klanten met een slechte verbinding of modem. Voordat u een afbeelding invoegt moet u ervoor zorgen dat het bestand locaal op uw PC is opgeslagen, dat de bestandnaam slechts alfanumerieke tekens bevat en geen spaties. Zo voegt u een afbeelding in

206

1.

Klik op Afbeelding Invoegen. Het venster Eigenschappen afbeelding verschijnt.

2.

In het veld Bron afbeelding kunt u aangeven waar de afbeelding zich bevindt op uw harde schijf. U kunt het bestand ook zoeken door op de zoekknop te klikken rechts van het veld.

3.

In het veld Tekst tooltip kunt u een zogeheten werkbalktip aan de afbeelding toevoegen. Dat is een korte verklarende tekst (als een geel etiket) dat op het scherm getoond wordt wanneer u de muis over de afbeelding beweegt.

4.

In het veld Positie kunt u aangeven waar u wenst dat de afbeelding geplaatst wordt.

5.

In de velden Breedte en Hoogte kunt u de grootte van de afbeelding aanpassen.

WEBSITE BEWERKEN

Let op! De kwaliteit van de afbeelding kan worden gereduceerd wanneer u gebruik maakt van deze functie. Voor een optimale kwaliteit van de afbeelding dient u de grootte van de afbeelding aan te passen in een programma voor het bewerken van afbeeldingen.

6.

Klik op OK.

Tabel invoegen Het is vaak praktisch om tabellen te gebruiken die informatie beter structureren. Tabellen helpen u om tekst en afbeeldingen ten opzichte precies daar te plaatsen waar u ze wenst. Zonder het gebruik van tabellen is het moeilijk de plaatsing van verschillende elementen onder controle te houden. Wenst u bijvoorbeeld tekst naast een afbeelding, dan wordt dat moeilijk zonder een tabel te gebruiken. In Mamut maakt u eenvoudig een tabel door op de knop Tabel invoegen te klikken. Zo maakt u een tabel aan 1.

Klik op Tabel invoegen.

2.

Geef het aantal rijen aan.

3.

Geef het aantal kolommen aan.

4.

Geef aan welke Positie de tabel heeft op de website. U kunt kiezen tussen Links, Rechts en Centreren.

5.

Vul eventueel een Bijschrift in.

6.

Vink Toon frames aan als u wilt dat de tabel zichtbaar moet zijn met frames op Internet. Dit is standaard niet aangevinkt, want het geeft een beter resultaat als de tabel zonder frames zichtbaar is.

7.

Klik op OK. Rasterlijnen weergeven/verbergen Als u ervoor heeft gekozen dat de rasterlijnen niet weergegeven zullen worden, kan het lastig zijn om informatie in de tabel in te voeren. Om dit probleem te verhelpen klikt u op de knop Rasterlijnen weergeven/verbergen. U zult de lijnen dan alleen zien wanneer u informatie invoert. Om de rasterlijnen te verbergen klikt u nogmaals op dezelfde knop.

207

E-COMMERCE

Website bewerken - Uw bedrijf

Informatie over het bedrijf In het tabblad Bedrijfsgegevens voert u alle Informatie over het bedrijf in zoals naam, adres, e-mail, telefoonnummer etc. Door op Uit instellingen ophalen te klikken, worden de gegevens daar opgehaald. U kunt uw bedrijfslogo invoeren door op Selecteer logobestand te klikken. U kunt dan naar de map bladeren, waar u het logo heeft opgeslagen. De geadviseerde afmeting is 120 bij 70 pixels en in GIF- of JPEG-format. Het is mogelijk een breder logo te gebruiken in de ontwerpsjablonen. Omschrijving bedrijf In het tabblad Omschrijving bedrijf kunt u algemene informatie invoeren over uw bedrijf, de bedrijfsvisie, uw werknemers, de geschiedenis van uw bedrijf en andere nuttige informatie voor uw bezoekers. U kunt tekst formatteren en beelden, tabellen en links invoegen.

208

WEBSITE BEWERKEN

Website bewerken - Inhoud Startpagina In het tabblad voor Startpagina kunt u informatie invoeren die op de startpagina van de website zal worden weergegeven. Wanneer u de gewenste informatie heeft ingevoerd kunt u met de knoppen in de werkbalk de tekst aanpassen.

Tip! Onthoud dat de eerste pagina van uw website de eerste indruk is van de klant. Het is goed om iets te vertellen over het doel van uw website en wat de klant aan informatie zal kunnen vinden.

Klik op Volgende als u klaar bent om naar het volgende tabblad te gaan.

209

E-COMMERCE

Campagne In het tabblad Campagne kunt u speciale aanbiedingen voor uw bezoekers van uw website presenteren. Een campagnepagina verschijnt als eerste wanneer uw klanten uw website bezoeken. De pagina verdwijnt automatisch en de klant wordt doorgestuurd naar uw startpagina na de door u gekozen tijdsvertraging in seconden.

Klik op Volgende om in het volgende tabblad te komen.

Bestel artikelen In het tabblad Bestel artikelen voert u artikelen in die u wilt presenteren en verkopen in uw webwinkel. Deze kunnen hier worden aangemaakt of automatisch overgebracht worden vanuit het Artikelregister. Door op Nieuw te klikken voegt u nieuwe artikelen toe aan het artikelregister. Selecteer het artikel in de lijst en klik op Bewerken om het desbetreffende artikel te bewerken. Door op Artikelen in uw webshop te klikken zult u een venster krijgen waar u eenvoudig kunt invoeren welke artikelen u wilt aanbieden op uw webshop. U selecteert de artikelen in het overzicht in het bovenste venster en verplaatst deze met de pijlknoppen naar het onderste veld, dat de selectie van artikelen op de webshop toont. Let op! Om uw artikelen te kunnen overbrengen moet u bij Webinstellingen in het artikelregister Moet verkocht worden in één of meerdere webshops’ hebben aangevinkt.

210

WEBSITE BEWERKEN

Wanneer u wijzigingen heeft aangebracht aan het artikelregister die van invloed zijn op de artikelen of deze toegankelijk wilt maken voor de webshop, kunt u Bijwerken kiezen. De gemaakte wijzigingen zullen dan weergegeven worden.

Eigen gedefinieerd veld voor artikelen: Hierin kunt u een korte boodschap/tekst invoeren, zoals ‘Alle prijzen zijn incl. Btw. Deze tekst zal dan in de webshop worden weergegeven. Standaard artikelgroep: Hier kunt u zelf bepalen welke artikelgroepen weergegeven moeten worden wanneer een bezoeker aan de website de webshop opent.

211

E-COMMERCE

Nieuws In het tabblad Nieuws kunt u nieuws en artikelen invoeren die u op de website wilt zien. Als u wilt dat nieuws/artikelen op de startpagina komen, dan klikt u op Toon op startpagina. Hoe maak ik een nieuw artikel aan? 1.

2.

Klik op Nieuw om een nieuw artikel aan te maken.

Voer een Titel, Inleiding en Tekst in.

3.

Bewerk te tekst naar wens, zoals deze op de website getoond moet worden.

4.

Klik op OK. Hoe bepaal ik de volgorde van de artikelen? Met behulp van de knoppen

en

kunt u artikelen in de gewenste volgorde zetten.

Vervolgpagina’s Vervolgpagina’s zijn aparte pagina’s op uw website waar u aanvullende informatie aan uw klanten kunt geven. U kunt voor elk artikel een vervolgpagina aanmaken met gedetailleerde informatie en misschien een grote foto van het artikel. Om een vervolgpagina te koppelen aan een product moet u eerst een vervolgpagina aanmaken. Daarna gaat u naar de tab Webinstellingen in het Productregister en kiest u de vervolgpagina in de afrollijst Meer info (subpagina). Zo maakt u een vervolgpagina aan 1. 2.

212

Klik op Nieuw om een nieuwe vervolgpagina (subpagina) te creëren. Voer de Titel, Inleiding en Tekst voor het artikel in. Gebruik de knoppen in de werkbalk om de tekst aan te passen aan uw wensen. Deze knoppen herkent u van Microsoft Office.

WEBSITE BEWERKEN

3.

Selecteer het aankruisvakje Toon in menu wanneer u wilt dat de vervolgpagina getoond zal worden in het menu op de startpagina.

4.

Klik op OK. Hoe bepaal ik de volgorde van de vervolgpagina's? Met behulp van de knoppen

en

kunt u vervolgpagina's in de gewenste volgorde zetten.

Bijlage Voor iedere vervolgpagina die u creëert, heeft u de mogelijkheid om er één of meerdere bijlagen aan te koppelen. U kunt hier bijvoorbeeld complete prijslijsten in Excel- of PDFformaat, of grotere documenten in Wordformaat toevoegen. Zo gaat u te werk 1.

Selecteer de actuele vervolgpagina die u aan een bijlage wenst te koppelen.

2.

Klik op de knop Bijlage.

3.

Klik op Nieuw.

4. 5. 6.

Vul de Naam in van de betreffende bijlage. Klik op Openen (gele map) en blader om het gewenste bestand te vinden. Klik op OK.

Contactpagina's Met behulp van Contactpagina's kunnen klanten contact met uw bedrijf opnemen. Wanneer u een contactpagina heeft aanmaakt, maakt u in feite een formulier aan dat de klant op de website kan invullen. Contactpagina's kunnen worden aangemaakt voor algemeen contact, aanmelding voor nieuwsbrief, gratis catalogus enz.. U kunt de informatie die uw klant invoert op de contactpagina downloaden van uw website door te klikken op de snelkoppeling Sitegegevens ophalen. De geïmporteerde informatie wordt dan gedownload als activiteit en de activiteiten worden automatisch overgebracht naar het activiteitenregister. Door op Nieuw te klikken kunt u een nieuwe contactpagina aanmaken. In het venster vult u de Titel en Omschrijving in. De titel die u invoert is zichtbaar op de website. Standaard In het tabblad Standaard vinkt u bij Tonen aan welke velden getoond worden op de contactpagina en in de kolom Verplicht de informatie die de klant moet invullen.

213

E-COMMERCE

Weergeven en verplicht! Als u het hokje aanvinkt in de kolom Verplicht, houdt dit in dat de klant het veld moet invullen om verder te gaan. Als u Weergeven kiest, is dit veld zichtbaar, maar niet verplicht.

In het lege veld rechts onderin kunt u een eigen tekst invoegen in Aangepast veld, zoals "Voer hier een bericht in:". Vul het gewenste E-mailadres voor antwoord in. Indien u Ontvangen via e-mail aanvinkt ontvangt u een email met informatie over de klant, naast de websitegegevens die u kunt downloaden. Uitgebreid

In het tabblad Uitgebreid kunt u Meer informatie over de klant invoeren. In de afrollijst kiest u uit de opties uit Aangepast veld. U kunt de alternatieven bewerken in Standaardregister door met de rechtermuisknop in het veld te klikken en Standaardregister wijzigen te kiezen. Geef aan welke velden zichtbaar moeten zijn in het contactschema en welke verplicht ingevuld

214

WEBSITE BEWERKEN

moeten worden door de klant. Door Relatie bijwerken wanneer u wilt dat de geregistreerde gegevens automatisch wordt bijgewerkt in het relatiebestand. Selecteer welke statusgegevens de klant moet invullen bij Statusvelden. U kunt de alternatieven bewerken via Beeld -Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Relatiebeheer en Veldomschrijvingen. Tip! Onderaan kunt u invullen wie informatie verstuurt via de contactpagina’s naar een groep. De relatiekaart wordt hierbij bijgewerkt. Hierdoor wordt later het contact vereenvoudigd, zoals bij het versturen van een groep-e-mail.

215

E-COMMERCE

Website bewerken - Webshop Bedrijfsgegevens Hier bepaalt u welke bedrijfsinformatie u wilt tonen in uw webshop door de verschillende aankruisvakjes te selecteren. De informatie wordt gehaald van het tab Bedrijfsgegevens.

Voorwaarden Hier stelt u de voorwaarden vast voor aankopen, betaling, levering etc., waarover u uw klanten graag informeert in uw webshop. Voorwaarden maakt u aan door op Nieuw te klikken. In het venster dat nu geopend wordt, vult u de Titel, Inleiding en Tekst in. Voorwaarden accepteren! In overeenstemming met de EU regelgeving en wetgeving welke van toepassing zijn voor verkopen via een webshop, dienen de voorwaarden van de verkoop gepresenteerd te worden, voordat de koper zijn/haar personalia invult. Dit wordt verzorgd door middel van de functie: De klant moet akkoord gaan met de voorwaarden om te kunnen winkelen in de webwinkel.

216

WEBSITE BEWERKEN

Let op! Tegelijkertijd wordt het duidelijk dat de voorwaarden, indien mogelijk, getoond moeten worden op de orderbevestiging. Dit wordt gekozen bij De voorwaarden tonen op de orderbevestiging in de webshop/email dat naar de klant wordt verzonden.

Klik op de knop bovenin het venster om naar instellingen van de website te gaan. Het venster Instellingen verschijnt en hier kunt u uw eigen beschrijvende teksten voor uw website invoeren. Lees meer hierover in Beschrijvende teksten.

Klantgegevens Onder de tab Klantgegevens registreert u het type informatie die de koper dient in te voeren in de webshop. Onder de drie tabs bepaalt u welke informatie getoond zal worden en welke daarvan vereist zijn voor uw klanten. Wanneer u een aankruisvakje onder Tonen selecteert, dan zal het tekstveld verschijnen wanneer een klant wil bestellen in uw webshop. Wanneer u een aankruisvakje selecteert onder Verplicht, dan wordt aanvullend het tekstveld van een rood sterretje voorzien. Dit betekent dat de klant niet kan bestellen zonder dat die velden ingevuld zijn. Met behulp van de twee categorieën Binnenlandse aankopen en Internationale aankopen kunt u onderscheid maken tussen de informatie die vereist is van binnenlandse en buitenlandse klanten. Het kan zijn dat u binnenlandse klanten wenst te bellen, maar buitenlandse klanten niet. Onderin het venster kunt u de tekst die bovenin en onderin uw webshop verschijnt wijzigen. Dit doet u in de velden Koptekst en Voettekst.

217

E-COMMERCE

Factuuradres Vaak wil een klant dat de factuur naar een ander adres wordt gestuurd dan het leveringsadres. Daarom kunt u kiezen voor het weergeven van aparte velden voor het factureringsadres. Hier kunt u ook onderscheid maken tussen binnenlandse en buitenlandse klanten.

Leveringswijze In het tabblad Leveringswijze kiest u welke betalingswijze toegankelijk zal zijn in uw webshop. Zo wijzigt u de leveringswijze 1.

Klik op Nieuw om een nieuwe leveringswijze aan te maken of klik de knop Bewerken wanneer u een bestaande leveringswijze wilt veranderen.

2.

Selecteer Leveringsmethode uit de afrollijst.

3.

Klik op de zoekknop om het gewenste artikel te vinden voor de leveringswijze, wanneer de klant kosten betaalt voor het gebruik van deze leveringswijze. Let op! Kosten in verband met Leveringswijze dienen eerst geregistreerd te worden als een eigen product in het Artikelregister.

218

WEBSITE BEWERKEN

4.

Markeer het hokje Beschikbaar in de Webshop en Internationale aankopen indien gewenst. Dit bepaalt of de leveringswijze toegankelijk zal zijn voor handel met het buitenland en/ of in uw webshop. Wanneer u Internationale aankopen markeert, dient u zich ervan te verzekeren dat u hetzelfde doet met de betalingsvorm. Het is belangrijk dat de wijze van betaling en van levering overeenkomen.

5.

Selecteer Toon 'Bericht aan de koerier' wanneer u wilt dat de klant een eigen bericht kan invoegen voor de koerier die de waren levert.

6.

Selecteer Zowel de leveringswijze als de beschrijving van de voorwaarden tonen wanneer u wilt dat beiden getoond worden op uw website.

219

E-COMMERCE

Betalingswijze Hier bepaalt u welke betalingswijzen u accepteert in uw webshop. Naar aanleiding daarvan dient u te bepalen welke wijze het eenvoudigst en veiligst is voor uw klanten en voor uw eigen bedrijf. Wanneer u creditcardbetaling aanbiedt aan uw klanten, dan kunt u ook eisen dat uw klanten een viercijferige Beveiligingscode invoeren. Deze code wordt alleen op de betreffende creditcard getoond en maakt het voor andere onmogelijk om aankopen te doen, zonder de creditcard in bezit te hebben. Klik op Nieuw om een betalingswijze in te voeren. Het venster Betalingsvoorwaarden verschijnt. Zo wijzigt u de betalingswijze

220

1.

Klik op Nieuw en de knop Bewerken wanneer u de Betalingswijze wilt veranderen.

2.

Selecteer de Betalingswijze die u wilt gebruiken. U kunt desgewenst ook een Standaard creditcard selecteren.

3.

Kosten verbonden aan de Betalingswijze dient u eerst te registreren als eigen product in het Artikelregister. Daarna legt u dit product in het tekstvakje voor Extra kosten. De Artikellijst verschijnt wanneer u op de zoekknop rechts naast het veld Extra kosten klikt. Hier kunt u het artikel met de kosten voor de betalingswijze selecteren.

4.

Wanneer u Factuur heeft geselecteerd als Betalingswijze, dan dient u ook het Aantal dagen krediet en het aantal Gratis leveringsmaanden aan te geven in de overeenkomstige velden. (Deze worden slechts getoond nadat u als Betalingswijze Factuur heeft geselecteerd).

5.

Wanneer u dit wenst dan kunt u de aankruisvakjes Beschikbaar op het web en Internationale aankopen selecteren. Dit geeft aan of de betalingswijze beschikbaar dient te zijn in uw webshop en/of beschikbaar voor internationale handel.

6.

Selecteer het veld Toon veld voor beveiligingscode wanneer u deze functie wilt gebruiken bij betaling met creditcard. Wanneer u dit vereist van uw klanten dan selecteert u ook het veld Vereist veld (voor uw klanten).

WEBSITE BEWERKEN

7.

Wanneer klanten een bestelling doen in uw webshop, dan kunt u deze orders downloaden via de snelkoppeling Bestellingen. Wanneer u de aankruisvakjes heeft geselecteerd in de tab Betalingswijze, dan wordt de beveiligingcode getoond op de orderbevestiging die u binnen krijgt.

8.

Selecteer Zowel de betalingswijze als de beschrijving van de voorwaarden tonen wanneer u wilt dat beiden getoond worden op uw website.

221

E-COMMERCE

Website bewerken - Ontwerpsjablonen In het tabblad Ontwerpsjabloon bepaalt u de kleuren en het ontwerp van uw website. De ontwerpsjablonen zijn ingedeeld in de tabbladen Website en Webshop.

Ontwerpsjabloon Website Door gebruik te maken van ontwerpsjablonen kunt u uw website een algemeen design gebaseerd op een bepaald thema of vorm geven. Zo bepaalt u het aanzien van uw website 1.

Kies Ontwerpsjablonen in het venster aan de linkerzijde.

Als u frames wilt gebruiken kunt u dit selecteren bij Eigenschappen van gekozen sjablonen.

U kunt hier voor Update website kiezen door op de betreffende icoon te klikken.

2.

Selecteer de gewenste Kleurencombinatie en teksten. U kunt ook kleurenstijlen aanmaken of bestaande stijlen aanpassen, of weer standaard kleurencombinaties instellen.

3.

222

Controleer het afdrukvoorbeeld van de ontwerpsjabloon en de gekozen kleurstijl. Het afdrukvoorbeeld zal automatisch worden bijgewerkt zolang Automatisch bijwerken

WEBSITE BEWERKEN

geactiveerd is. Indien deze optie niet geactiveerd is, moet u op Bijwerken klikken om de veranderingen te kunnen bekijken. Let op! Let u op dat dit een voorbeeld is van de voorbeeldsjabloon en niet een voorbeeld van uw website.

Nieuwe kleurencombinatie aanmaken Door gebruik te maken van eigen kleurencombinaties kunt u uw website een eigen karakter geven die past bij de huisstijl van het bedrijf. U kunt dit doen met behulp van een wizard waarmee u geheel eigen kleurencombinaties kunt ontwerpen en bestaande stijlen kan gebruiken en aanpassen. Stap 1: Hier tikt u de naam in van de nieuwe kleurencombinatie. Tevens bepaalt u of u een nieuwe kleurencombinatie wilt aanmaken of één gebaseerd op een al bestaande kleurencombinatie. 1.

Klik op Nieuwe kleurencombinatie aanmaken.

2.

Vul de Naam van nieuwe kleurencombinatie in. U kunt de naam selecteren uit een overzicht van kleurencombinaties nadat de 'Wizard' voltooid is.

3.

Vink Kleuren van bestaande kleurencombinatie overnemen aan. Selecteer de naam van de kleurencombinatie waarvan u de kleuren wilt overnemen.

4.

Klik op Volgende.

Stap 2: Ieder kleurenveld is gesorteerd in een aantal tabbladen nadat deze op de website zijn geplaatst. Wanneer u een kleurenveld selecteert, krijgt u extra informatie over waar op de website de kleur gebruikt is en de kleurencode van de gekozen kleur. 1.

Selecteer het gewenste kleurenveld.

2.

Klik op De waarde van de gekozen kleur wijzigen.

3.

Selecteer op de kleurenkaart de kleur die u wilt gebruiken. Indien u uw eigen kleur wilt definiëren kunt u op Define custom colors klikken.

4.

Herhaal de hierboven genoemde stappen voor alle velden die u wilt veranderen.

223

E-COMMERCE

5.

Klik op Voltooien.

U kunt weer de standaard kleuren instellen door in een kleurencombinatie op Herstellen te klikken.

Eigenschappen van gekozen sjabloon In Eigenschappen van gekozen sjabloon kiest u of in de sjabloon kaders (frames) wilt gebruiken en welk lettertype u wilt gebruiken in de menu's en teksten op de website. Ontwerpsjablonen met frames zijn standaard ingesteld, maar in de meeste gevallen is het mogelijk dit handmatig aan te passen. Dit geldt tevens voor ontwerpsjablonen die geen kaders bevatten. De standaardinstelling is datgene dat het beste in de sjabloon past, maar dit kan altijd naar wens aangepast worden. Voordelen van kaders:

Het is makkelijker te navigeren, vooral met veel inhoud op een pagina. Het navigatiemenu beweegt niet wanneer men door een pagina scrollt. (Dit is wel enigszins afhankelijk van de plaatsing van het navigatiemenu) Een duidelijke indeling van de inhoud aan de zijkant. U kunt uit een selectie lettertypen kiezen (fonts) die geschikt zijn voor een website. Lettertypen worden gebruikt in het menu en inhoud van een website.

Voordelen zonder kaders: U ontkomt aan veel scrollen, als er niet te veel inhoud op de pagina is. Levert vaak een ‘puur’ design op. De inhoud wordt hoger in zoekmachines weergegeven.

Ontwerpsjabloon Webshop Door gebruik te maken van ontwerpsjablonen kunt u uw website een algemeen design geven gebaseerd op een bepaald thema of stijl. Zo bepaalt u het aanzien van uw website 1.

Selecteer een ontwerpsjabloon door te klikken op één van de namen van de ontwerpsjablonen.

2.

Geef de kleuren aan voor de diverse kleurenvelden en teksten.

3.

In alle ontwerpsjablonen zijn er voorgedefinieerde de kleurencombinaties, maar u kunt zelf uw eigen kleuren bepalen.

4.

Controleer het afdrukvoorbeeld van uw webshop in het veld geheel rechts. U kunt de grootte van het afdrukvoorbeeld bepalen door in- en uit te zoomen met behulp van de Zoomfunctie. U kunt een voorbeeld van de webshop in een browser bekijken met In webbrowser weergeven.

224

WEBSITE BEWERKEN

De kleuren in uw webshop veranderen 1. 2.

Klik in het overzicht op de tekst van de kleurenstijl die u wilt aanpassen. Klik op de knop Bewerken.

3.

Selecteer op de kleurenkaart de kleur die u wilt gebruiken. Indien u uw eigen kleur wilt definiëren kunt u op Define custom colors klikken

4.

Herhaal de hierboven genoemde stappen voor alle velden die u wilt veranderen.

5.

Klik op Herstellen wanneer u de kleur wilt terugzetten naar de oorspronkelijke kleur.

225

E-COMMERCE

UPDATE WEBSITE Nadat u de inhoud van de website heeft bewerkt bij Website bewerken of de toegangsrechten voor gebruikers heeft aangepast bij wachtwoordinstellingen, moet u de website op de server van Mamut bijwerken of uploaden naar de server van Mamut. De wijzigingen zullen pas van kracht op het Internet zijn doorgevoerd wanneer u deze procedure heeft uitgevoerd. Een normale update zal uitsluitend de wijzigingen aan uw website naar de server overbrengen. Maar omdat u beperkte opslagruimte heeft, raden wij u aan om regelmatig een Volledige update uit te voeren (zie punt 3). Dat zorgt ervoor dat al uw gegevens op de server worden gewist en uitsluitend de gegevens die van belang zijn voor uw website worden overgenomen.

Zo maakt u een update van de website

226

1.

Start het bijwerken van de website via Beeld – E-commerce – Update website.

2.

Klik vervolgens op Volgende om na te gaan of er nieuwe versies van het programma zijn. Indien er nieuwe versies beschikbaar zijn op de server, kunt u die downloaden zoals hierna beschreven.

3.

Markeer de website(s) die u wilt bijwerken. Indien u grote wijzigingen heeft aangebracht, raden wij u aan om ook Volledige bijwerking te markeren om datgene dat op de server ligt te overschrijven.

UPDATE WEBSITE

4.

Klik op Bijwerken. Het programma zal nu de bijgewerkte website genereren, de gegevens comprimeren en overbrengen naar uw opslagruimte op de server.

5.

Klik op Ga naar website of klik op de link van de website zoals aangegeven in de ontvangen email

6.

Controleer dat de inhoud is zoals u dat wenst. Indien u niet tevreden bent, doorloopt u de routine Website bewerken of Website-instellingen om de fouten te corrigeren en voert u de update nogmaals uit. Tip! Indien u geen veranderingen ziet nadat u de website heeft bijgewerkt, dan kunt u [CTRL] ingetoetst houden en + [F5] enige malen intoetsen om het venster te updaten.

Updates van het programma Met regelmaat biedt Mamut updates van ontwerpsjablonen aan. Dit gaat via normale updates, die u kunt downloaden naar het programma. 1.

Selecteer de gewenste ontwerpsjablonen.

2.

Klik op Volgende en de ontwerpsjablonen worden nu gedownload. Het programma sluit automatisch en heropstart daarna. De nieuwe ontwerpsjablonen zijn nu toegankelijk in het tabblad Ontwerpsjablonen bij Website bewerken.

3.

Voer de update nogmaals uit als u veranderingen op uw website wilt bijwerken (zoals hierboven beschreven).

227

E-COMMERCE

Sitegegevens ophalen Sitegegevens ophalen wordt gebruikt om de aanvragen, die uw klanten op uw website hebben geplaatst, te downloaden. De berichten worden bewerkt door een opschoon-routine, waarin gegevens van uw website worden vergeleken met gegevens in het relatieregister. U kunt nu zelf de bezoekers die zich hebben geregistreerd goedkeuren, zodat u dubbele invoeren en vervuiling van de database kunt voorkomen.

Het venster biedt u de volgende opties E-mail: Opent een venster waarin u de tekst invoert voor het e-mail bericht betreffende de status. Orderoverzicht weergeven: Opent een overzicht van alle eerder ontvangen activiteiten die u nader kunt bekijken. Start: Importeren van nieuwe orders en activiteiten van de website, zie onder.

Import van gegevens 1.

Klik op Start om de ontvangst van gegevens te starten. Het programma zal nu een verbinding maken met het Internet, eventuele nieuwe orders en activiteiten lokaliseren en deze in uw database plaatsen. Een link naar Klantenstatusbestand zal naar de klant, die dit heeft aangevinkt, verstuurd worden.

228

2.

U zult doorlopen het resultaat kunnen volgen in een overzichtsvenster. Als er geen gegevens op te halen waren, kan het venster worden afgesloten door op Voltooien te klikken.

3.

Klik op Volgende.

UPDATE WEBSITE

4.

Controleer alle berichten en importeer ze, of wijs ze af in Overzicht nieuwe orders/ Activiteiten. Indien u niet alle berichten meteen wilt behandelen, zullen ze de volgende keer dat u berichten importeert nog steeds toegankelijk zijn. Ieder bericht wordt gecontroleerd met de gegevens in het relatieregister. Indien de relatie niet eerder is geregistreerd, zal er een nieuwe relatie worden aangemaakt. Indien het een bestaande relatie is, zal onder Relatieoverzicht de gegevens uit het relatieregister worden weergegeven.

5.

Controleer alle berichten, afhankelijk van de Status die zij hebben:

Nieuwe klant: Er zijn in het relatieregister geen relatiegegevens gevonden die overeenkomen met één of meerdere velden in het bericht. Mogelijke klant: Er is een bestaande relatie gevonden in overeenstemming met emailadres, postadres, contactpersoon of telefoonnummer. In dit geval moet u nagaan welke gegevens in het relatieregister eventueel zullen worden overschreven. Bestaande klant: Het bericht bevat een bedrijfsnaam of Registratienummer Kamer van Koophandel dat overeenkomt met dat van een relatie in het relatieregister. Het is zeer waarschijnlijk dat het bericht van deze relatie afkomstig is.

6.

Klik Bewerken of dubbelklik op de berichten waarvan u onzeker bent, om te controleren welke Bedrijfsgegevens zullen worden geïmporteerd.

7.

Klik Alle importeren wanneer u de gegevens heeft doorgenomen. Let op! Onderaan het venster staat aangegeven of u na het voltooien meteen naar het bijwerken van uw website gaat. Dit is een herinnering zodat u uw website bijwerkt, aangezien er verschillen tussen de reële voorraad en de voorraad op uw webshop kunnen zijn.

Nieuwe klanten zullen nu in het relatieregister worden aangemaakt. Bestaande klanten en mogelijke klanten zullen hun gegevens in het relatieregister behouden, tenzij u wilt dat deze overschreven moeten worden.

229

E-COMMERCE

Klantgegevens/Adres In dit venster ziet u de gedetailleerde gegevens van Sitegegevens ophalen vergeleken met een bestaande of mogelijke klant in het relatieregister. Ieder veld laat zien wat er geregistreerd is in het relatieregister bij Relatieoverzicht in het overeenkomstige veld Ontvangen gegevens die worden geïmporteerd onder Resultaat.

De berichten kunnen op één van de volgende manieren behandeld worden Klik op Afwijzen wanneer u het bericht wilt negeren, en die vervolgens uit de database te verwijderen.

Klik op Relatieoverzicht om de import aan een andere relatie te koppelen. Klik op Nieuw om een nieuwe relatie aan te maken in het relatieregister op basis van de import. Klik op Importeren om het relatieregister met de nieuwe gegevens uit het bericht bij te werken.

Import aanpassen

230

1.

Vergelijk de gegevens van het Relatieoverzicht met Ontvangen gegevens.

2.

Bepaal welke teksten moeten worden bijgewerkt in het relatieregister bij Resultaat. Indien geen van de voorstellen gebruikt kunnen worden, kunt u de gegevens ook direct in het veld invoeren.

3.

Herhaal de bewerking in alle tabbladen: Bedrijfsgegevens, Adressen en Nadere informatie (uitsluitend voor activiteiten).

4.

Klik op Importeren om het relatieregister bij te werken met de gegevens van de berichten.

UPDATE WEBSITE

Import koppelen aan een andere relatie 1.

Klik op Relatieoverzicht.

2.

Selecteer de relatie aan wie u het bericht wenst te koppelen.

3.

Klik op OK.

4.

Neem alle velden door en pas de import aan zoals hierboven beschreven. Als nieuwe relatie aanmaken

1. 2.

Klik op Nieuw. Neem alle velden door en pas de import aan zoals hierboven beschreven.

231

E-COMMERCE

WEBSITE-INSTELLINGEN Onder Website-instellingen selecteert u welke instellingen actief zullen zijn op uw website en in uw webshop. Welke tabbladen beschikbaar zullen zijn is afhankelijk van het programma dat u heeft en voor welke additionele producten u een licentie heeft. Website-instellingen vindt u in het menu onder Beeld – E-commerce – Website-instellingen.

Actieve website In het tabblad Actieve website kun u de naam bewerken van uw website. U heeft hier ook de mogelijkheid om de Beschrijvende tekst te bewerken of een Zoektekst in te stellen voor uw website. Naam van een website wijzigen: 1.

Selecteer Beeld – E-commerce – Website-instellingen – Actieve website.

2.

Klik op Bewerken.

3.

Geef de website een andere naam.

4.

Klik op OK.

Let op! Verandering van de naam van uw website zal alleen zichtbaar zijn op de interne pagina in het programma, en zal geen invloed hebben op uw webadres. Als u uw webadres wilt veranderen dient u uw website op te heffen en opnieuw te registreren met het gewenste adres.

U kunt hier ook Zoekteksten en Beschrijvende teksten voor uw website invoeren.

Beschrijvende teksten U kunt uw website aanpassen aan uw wensen. Wijzigingen kunnen bijvoorbeeld het veranderen van standaard teksten/waarden zijn. Beschrijvende tekst is de teksten die wordt gebruikt in de veldomschrijvingen, links en pull-down menu's op uw website (bijv. Startpagina,

232

WEBSITE-INSTELLINGEN

Informatie over het bedrijf, Nieuws etc.)

Zo bewerkt u beschrijvende tekst 1.

Selecteer Beeld – E-commerce – Website-instellingen – Actieve website. Klik op Instellingen.

2.

Markeer de standaardwaarde Informatie over het bedrijf in de lijst Standaardwaarden.

3.

Klik in het veld Door de gebruiker gedefinieerde tekst.

4.

Voer de gewenste tekst in die de standaardwaarde dient te vervangen (als u geen tekst wilt tonen vult u * in).

5.

Klik daarna op de standaardtekst in de lijst met Standaardwaarden.

6.

De nieuwe tekst die u heeft ingevoerd wordt nu geregistreerd in het veld Door u gedefinieerde tekst.

7.

Update uw website om de veranderingen te activeren. Wanneer u de overschreven tekst wilt verwijderen en u wilt teruggaan naar de standaardwaarde, dan klikt u simpelweg op de standaardtekst en vervolgens op de knop Gebruik standaard. Wanneer u alle overschreven teksten wenst te wijzigen naar standaard waarden, dan klikt u op de knop Alles standaard. Voorbeeld van wijziging van de beschrijvende tekst

De functies voor het weergeven van de voorraad zijn hieronder beschreven.

233

E-COMMERCE

Zoektekst Meta tags bestaan uit informatie over HTML documenten (Websites) die u publiceert. Dit zijn omschrijvende zoekwoorden die hits op uw website genereren wanneer iemand zoekt via een zoekmachine. Op deze manier is het eenvoudiger voor nieuwe en bestaande klanten om uw website te vinden. Naast het invoeren van Zoektekst kunt u ook meer algemene informatie over uw website invoeren, zoals de taal op de website, de eigenaar van de website etc. U bepaalt welke informatie u in de Meta Tag velden invoert. U ziet dat de Naam in Meta tag 1 en 2 al zijn ingevoerd ("Description" en "Keywords"). Wanneer u wilt dan kunt u deze namen veranderen. Onder Inhoud voert u woorden in die de Meta tag beschrijven. U heeft ook drie blanke Meta tags waar u zelf kunt bepalen wat u invoert zoals bijv. Author en Contents met bijbehorende beschrijvende woorden.

Onthoud dat het de beschrijvende woorden achter de Meta Tag "Keywords" zijn, waar de zoekmachine naar op zoek gaat op uw website. Het is een tip om zowel een Nederlands als Engels woord in te voeren wanneer u internationale klanten hebt.

234


Instellingen Web In het tabblad Instellingen Web kiest u de volgende instellingen voor uw website:

Het Valutasymbool is gelijk aan de valuta die u heeft aangegeven in de instellingen onder Bedrijfsinstellingen – Administratieve Instellingen. De Tijdsaanduiding kan volgens het 24-uur systeem (13.00, 14.00, enz.) of het 12-uren systeem ( 1 PM, 2 PM, enz.) worden ingesteld. Het Datum formaat kiest u in de afrollijst. Vink de optie Passieve overbrenging af indien uw netwerk- of Internetinstellingen dat vereisen. Sommige instellingen in netwerken en bij ADSL-leveranciers vereisen in FTP-communicatie een passieve modus en zorgen ervoor dat er problemen kunnen ontstaan met de verbinding wanneer websites naar het Internet worden overgebracht. Gebruik de website/webshop vinkt u aan als u de website niet wilt gebruiken, maar alleen de webshop. In de afrollijst kunt u kiezen of uw geregistreerde domein gelinkt wordt naar uw Mamut webshop of dat u naar een extern domein wilt linken.

235

E-COMMERCE

Instellingen Webshop In dit tabblad geeft u aan hoe de prijzen in uw webshop moeten worden weergegeven. Onderin het venster bij Voorbeeld ziet hoe de verschillende weergegeven. Prijzen Benoeming vòòr prijs: Hier wordt de valutacode uit de bedrijfsinstellingen Economie/Land voorgesteld. Dit kunt u naar eigen wens veranderen in "Euro", € en dergelijke. Indien u de valutacode als achtervoegsel wenst, kunt u dat aangeven in het veld Benoeming na prijs.

Incl. BTW / excl. BTW: Bepaal of de prijzen als bruto- of nettobedragen moeten worden getoond. Indien u aan het bedrijfsleven verkoopt, is het normaal om de prijzen zonder BTW te noteren, omdat zij de Btw kunnen terugvorderen. Voor consumenten wordt verwacht dat de prijzen inclusief Btw zijn. Soort afronding: Indien u de prijzen hele bedragen wilt weergeven, zullen ook orders uit de webwinkel worden afgerond. Dit kunt u geheel onafhankelijk van de instellingen in de Order/Factuurmodule instellen. Decimaalteken: Kies welke u op de website wilt gebruiken. Het meest gangbaar is de punt (.) of de komma (,). Het Scheidingsteken: Kies welke u op uw website wilt gebruiken. Het meest gebruikelijke is een punt (.) of een komma (,). Aantal decimalen: Geef aan met hoeveel decimalen de prijzen moeten worden weergegeven. Naarmate de prijzen per stuk hoger worden, is het gebruikelijk om prijzen zonder decimalen weer te geven. De afgeronde prijzen zullen ook naar de order worden overgebracht. Benoeming na prijs: Dit kunt u naar eigen wens veranderen in "Euro", € en dergelijke en als een achtervoegsel vermelden. Indien u voor een prijs zonder decimalen kiest, zou het logisch zijn om ", -" aan de prijs toe te voegen. Indien u de valutacode ook als een voorvoegsel (Benoeming voor prijs) wenst, kunt u beide gebruiken. Toon prijslijst: Vink aan of u een prijslijst wilt tonen in de webshop.

236


Overig Grafische magazijnstatus: Voor het tonen van de voorraadstatus in de webshop kunt u uit drie iconen kiezen. Om de voorraadstatus te tonen, dient u dit ook aan te geven in het tabblad Website-instellingen in het artikelregister. Formaat voor automatisch gegenereerde e-mails: In sommige gevallen kan het voorkomen dat e-mails die verstuurd worden vanuit de webshop worden opgevangen door een spam-filter, of dat de ontvanger vanwege bepaalde redenen geen HTML in e-mail toestaat. Hier kunt u aangeven of u een PDF-bijlage, een HTML-bijlage of een HTML direct als de inhoud wilt versturen. U kunt er ook voor kiezen om uw bedrijfslogo in deze berichten weer te geven. Een voorbeeld van deze berichten kunnen orderbevestigingen zijn. Om deze functie te activeren kiest u voor logo onder Beeld - E-commerce – Website bewerken – Informatie over het bedrijf. Voor artikelen met varianten: Vink aan of u een link wilt tonen naar varianten van artikelen in de artikellijst.

Betalingsservice Als u veilige automatische creditcardbetaling wilt aanbieden op uw website, hebt u een overeenkomst nodig met een leverancier van financiële diensten. Bovendien moet uw website voor het gebruik van deze diensten aangepast zijn.

Deze financiële instelling fungeert als een op het Internet gebaseerde betalingscentrale, die zorgt voor de betalingstransacties van klanten die in uw webshop met creditcard betalen. De betreffende instelling zorgt er voor dat de veiligheid gewaarborgd is en dat misbruik vermeden kan worden. Verder kunnen u als verkoper en uw klant zich aanmelden op de website van de creditcardmaatschappij om de transacties te controleren. Triple Deal: De e-commerce module bevat de mogelijkheid om te kiezen voor het afhandelen van de internet betalingen via Triple Deal, een toonaangevende Nederlandse payment service provider. Door middel van deze koppeling is het mogelijk om naast betalingen met creditcard ook betalingen met iDeal op uw webwinkel aan te bieden.

237

E-COMMERCE

Zo voegt u de betalingsservice toe aan uw website 1.

Selecteer betalingsservice uit de afrollijst.

2.

Vul de benodigde gegevens in. Deze gegevens ontvangt u van de creditcard maatschappij bij de aanvraag van de betalingsservice.

3.

Voer een Betalingswijze van het type creditcard in.

4.

Update uw website.

Admin In het tabblad Admin, onder Website-instellingen, bevinden zich de functies voor het registreren en afmelden van uw website. Daarnaast krijgt u hier een overzicht van nieuwe ontwerpsjablonen en kunt u functies van de website activeren, zoals "Tip een vriend".

Website registreren: Via de wizard voert u bedrijfs- en contactgegevens in en bepaalt u hoe uw website zal heten. Registratie opheffen: U klikt hier om uw eerder geregistreerde website af te melden. Let op dat uw website van de server wordt verwijderd en dat uw statistiek, klantenstatusbestanden en orders verloren zullen gaan. Ontwerpsjabloon weergeven: Deze functie zal u online brengen en een serie ontwerpsjablonen tonen. Maak ’Tip een vriend’ functionaliteit mogelijk vinkt u aan wanneer u deze functionaliteit beschikbaar wilt hebben op uw website. Wanneer u deze functie activeert, is het eenvoudiger voor uw bezoekers om uw website aan te bevelen aan anderen. Dit is gratis reclame voor u.

Wachtwoordinstellingen U kunt uw gebruikers de mogelijkheid bieden om een eigen account met gebruikernaam en wachtwoord op uw website aan te maken. Geregistreerde klanten kunnen prijzen en kortingen bekijken die voor hen van toepassing zijn en hoeven zich ook niet iedere keer opnieuw te registreren wanneer zij zich aanmelden.

238


In dit venster bepaalt u voor welke onderdelen van uw website de toegang met een wachtwoord moet worden beschermd en of de klant de gelegenheid heeft om zelf een account aan te maken. Geen wachtwoordbeveiliging: Alle bezoekers krijgen toegang tot uw gehele website zonder zich als gebruiker te registreren. Wachtwoordbeveiliging van de gehele website: Wanneer de gebruiker uw website bezoekt met de browser, wordt deze gevraagd om naam en wachtwoord te geven of zich als gebruiker te registreren. Wachtwoordbeveiliging van uitsluitend de webwinkel: Alle bezoekers krijgen toegang tot de website met hun browser. De bezoeker wordt echter gevraagd om zich te registreren met een gebruikernaam en wachtwoord voordat men toegang krijgt tot de webwinkel. Alle prijzen in de webwinkel zullen dan weergegeven worden inclusief eventuele kortingen die voor deze klant van toepassing zijn.

Bij de kassa inloggen: Alle bezoekers krijgen toegang tot zowel de website als de webwinkel, maar men moet zich registreren als klant voordat een order geplaatst kan worden. De klant zal dan gevraagd worden om gebruikersnaam en wachtwoord in te geven of zich als gebruiker te registreren. Goedkeuring van nieuwe gebruikers Wanneer u er voor gekozen heeft om een wachtwoordfunctie te activeren, moet u bepalen hoe de goedkeuring van nieuwe gebruikers moet plaatsvinden. U heeft de volgende keuzes:

Gebruikers moeten handmatig goedgekeurd worden door de eigenaar van de website: De registratie van een nieuwe gebruiker wordt behandeld als een aanvraag die u met Sitegegevens ophalen kunt downloaden. De bezoeker zal dan een e-mail ontvangen dat zijn aanvraag goedgekeurd moet worden. Pas wanneer u de aanvraag heeft goedgekeurd, ontvangt de bezoeker een e-mail met de informatie dat het account in gebruik genomen kan worden.

239

E-COMMERCE

Gebruikers worden na registratie automatisch goedgekeurd: Alle klanten worden automatisch geaccepteerd en krijgen toegang tot de website nadat zij zich geregistreerd hebben. Zij zullen eveneens ter bevestiging een e-mail ontvangen. Gebruikers kunnen uitsluitend door de eigenaar van de website aangemaakt worden: uitsluitend bezoekers die handmatig door de eigenaar van de website in het relatieregister zijn aangemaakt, kunnen van de dienst gebruik maken. De bezoeker kan daarom zichzelf niet direct als gebruiker op de website registreren.

De gebruiker wordt per e-mail op de hoogte gesteld van alle wijzigingen in de status van de gebruiker op de website. U kunt zelf bepalen wie als ’Afzender’ wordt gebruikt in de e-mails in verband met de registratiegegevens. Desgewenst kunt u kunt ook een kopie ontvangen van de e-mail, indien u bij wilt houden welke e-mails de klanten hebben ontvangen. In alle gevallen dat de bezoeker zichzelf registreert als gebruiker, kunt u kiezen voor de menuoptie Gebruiker aanmaken in het menu op hoofdpagina.

Instellingen Relaties Met behulp van dit venster beheert van iedere relatie de toegang tot de met wachtwoord beschermde websites. Aangemelde gebruikers worden over het algemeen al goedgekeurd tijdens de routine Orders/Activiteiten Website, maar u kunt hier desgewenst de goedkeuring of afwijzing aanpassen. Zo verandert u de status 1.

Zoek in het relatiebestand de relatie op waarvan u de status wilt wijzigen.

2.

Klik op Website-account in het tabblad Instellingen in de relatiekaart. U krijgt nu een overzicht over alle toegangen die de relatie heeft tot de websites van de bedrijfsdatabase.

3.

240

Markeer de toegangsoptie die u wilt wijzigen en klik op Bewerken.

4.

Selecteer website: Wanneer u zelf de toegang aanmaakt, kunt u een keuze maken uit alle websites die onder de bedrijfsdatabase zijn geregistreerd.

5.

E-mail (Gebruikernaam): Laat het e-mailadres zien dat de gebruiker als gebruikersnaam heeft opgegeven. Indien de gebruiker een fout heeft gemaakt, kunt u dat hier corrigeren.


6.

Wachtwoord: Het wachtwoord kan door de gebruiker zelf op uw website worden gewijzigd. Indien de gebruiker het wachtwoord is vergeten, kan hij/zij dit zelf via de website opvragen. Voor alle zekerheid is het wachtwoord eveneens in dit venster weergegeven.

7.

Account status: Afhankelijk van de eisen die u stelt aan de acceptatie van nieuwe klanten, krijgen de klanten automatisch de volgende status:

Automatische goedkeuring: Alle bezoekers krijgen automatisch de status ‘Goedgekeurd’. Handmatige goedkeuring: Alle bezoekers krijgen automatisch de status 'In behandeling’, behalve wanneer u ze goedkeurt bij de bewerking Orders/Activiteiten Website. U kunt ook in dit venster meteen de status wijzigen naar ‘Goedgekeurd’.

8.

U kunt, indien u daar reden toe zou hebben, eveneens de status wijzigen naar Geweigerd voor eerder goedgekeurde klanten.

9.

Klik op OK.

10. U kunt nu de wijzigingen Bijwerken op de server van Mamut. 11. De relaties waarvan u nu de status heeft gewijzigd zullen nu automatisch een e-mail hierover ontvangen. U kunt de tekst van deze e-mail bewerken in het venster Website-instellingen.

Vooraadlijsten van artikelen in webshop In de webshop kunt u een voorraadstatus vinden voor alle artikelen die beschikbaar zijn op de site. De voorraadstatus is toegankelijk in alle websitesjablonen die artikelen op de startpagina hebben. De voorraadstatus kan ook per variant getoond worden, wanneer ene partikel in verschillende varianten verkocht wordt. De voorraadstatus is de voorraad minus het aantal bestelde of gereserveerde artikelen. Let op! De magazijnvoorraad die getoond wordt in de webshop, wordt gedefinieerd als voorraadstatus die beschikbaar is voor verkoop. Artikelen die al de status hebben van 'Naar klant' worden niet meegeteld.

In het artikelregister in het tabblad Website/Instellingen kunt u in de afrollijst Voorraadstatus kiezen of er voor een artikel een voorraadstatus gegeven wordt op de website. Wenst u de voorraadstatus niet weer te geven dan kiest u Voorraad niet weegegeven. Als de voorraadstatus getoond wordt, dan is dit mogelijk op verschillende manieren:

241

E-COMMERCE

Exacte voorraad: Toont het exacte aantal in voorraad, beschikbaar voor verkoop. Voorbeeld: “Beschikbaarheid: 29 stk. in voorraad”. Voorraad weergegeven in intervallen, exact indien lager dan 10: Toont de voorraadstatus in intervallen, maar een exact aantal indien dit lager is dan 10. Voorbeeld bij 26 stk in voorraad: “Beschikbaarheid 20 - 49 stk. in voorraad”. Voorraad weergegeven in intervallen: Toont de voorraadstatus in intervallen. Voorbeeld bij 26 stk in voorraad: “Beschikbaarheid 20 - 49 stk. in voorraad”. Tekst: Toont een vaste tekst voor elke status:

Op voorraad In bestelling Niet op voorraad

Let op! Dit zijn voorgedefinieerde teksten. Het veld Eigen omschrijving wordt alleen gebruikt indien er voor de weergave van magazijn gegevens de keuze voor een eigen omschrijving gekozen wordt.

Symbool/Grafische afbeelding: Toon symbolen voor Op voorraad, Besteld en niet op voorraad. U kunt zelf, in het tabblad Webinstellingen, aangeven welke symbolen u wenst te gebruiken. Eigen beschrijving: U kunt uw eigen omschrijving tekst in plaats van het aantal op voorraad tonen in uw webshop. Uw eigen omschrijving kunt u opgeven in het veld eigen omschrijving. Ook dient u bij magazijngegevens de optie eigen omschrijving uit de afrollijst te selecteren. Artikelcategorie: In plaats van de voorraadstatus, wordt de artikelcategorie getoond, die in het veld Artikelcategorie in het Artikelregister is aangegeven. U kunt zelf artikelcategorieën aanmaken in het Standaardregister. Tip! U kunt de standaardwaarden selecteren in het tabblad Standaardwaarden i Module-instellingen voor Artikel, zodat u dit niet steeds opnieuw hoeft in te voeren bij het aanmaken van een nieuw artikel.

Meerdere artikelen te registreren of het opstarten van de functionaliteit kunt u bewerken met de wizard Bewerken van waarden van een selectie artikelen. Hier kunt u bijwerken hoe een selectie artikelen getoond wordt. Let op! De voorraadstatus laat de status zien sinds de laatste update van de website. De status zal daardoor alleen exact zijn na de update, totdat de volgende order geregistreerd wordt, in de webshop of direct in het programma. Het is daarom aan te bevelen dat weborders worden opgevolgd door het updaten van de webshop, zodat de grootst mogelijke nauwkeurigheid ontstaat in de voorraadstatus. Het kan ook een voordeel zijn om de voorraadstatus onder voorbehoud te hebben in

242

OVER KLANTSTATUSBESTAND/EKLANTEN

OVER KLANTSTATUSBESTAND/EKLANTEN U kunt klantstatusbestanden per e-mail aanmaken en bewerken. Bij het bestellen in de webshop krijgt de klant een persoonlijke bestelpagina op het internet met de orderstatus voor actuele en voorgaande orders. Dat betekent dat de webshop volledig geïntegreerd is met de order-, artikelen relatiemodules. De instellingen voor klantstatusbestanden vindt u onder de module-instellingen voor relatiebeheer. U kunt de instellingen ook bereiken via de snelkoppeling Website bewerken - Menu. Beginnen met een klantstatusbestand 1.

Ga naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Relatiebeheer, klik vervolgens op de knop Uitgebreid en dan op de knop Statusbestand. Selecteer welke informatie moet worden opgenomen in de klantstatusbestanden.

2.

Let erop dat u een afzenderadres heeft ingevoerd. Het afzenderadres is vereist. Dit adres vindt u onder E-mail adres, onder Beeld - Instellingen - Bedrijf.

3.

Selecteer welke klanten u klantstatusbestanden wilt laten ontvangen. De instellingen hiervoor staan op de relatiekaart op het tabblad Instellingen. Klik op de knop Klant en selecteer Ja of Nee in de vervolgkeuzelijst Automatisch statusbestand. Let op! De standaardinstelling voor dit veld is Ja voor alle klanten.

Tip! U kunt grote groepen klanten bijwerken met behulp van de functie Aanpassen waarden voor een selectie relaties.

4.

Vul het onderwerp van de mail aan de klanten in. Dit doet u onder Beeld - E-commerce Website gegevens ophalen op E-mail te klikken en het onderwerp in te voeren. Het onderwerp

243

E-COMMERCE

is verplicht om bestanden te kunnen versturen. De informatie die u invoert, wordt bewaard voor de volgende keer dat u de wizard start. U heeft nu de basis gelegd voor het versturen van klantstatusbestanden. Deze kunnen manueel verstuurd worden of als een onderdeel van de routines van Sitegegevens ophalen.

Klantstatusbestanden verzenden Handmatig een klantstatusbestand verzenden Als u een klantstatusbestand verzendt, wordt er een e-mail naar de klant verzonden. Deze e-mail bevat een link naar een HTML-site, die de klant kan openen door op de link te klikken. De pagina geeft de informatie weer die u hebt gespecificeerd bij de instellingen voor klantstatusbestand en de tekst uit het Sjabloon status e-mail. Het klantstatusbestand kan naar uw klant worden verzonden door te klikken op de knop Email verzenden in het relatieregister. Hiermee wordt de e-mail-editor op de normale manier geopend. U selecteert nu Status e-mail als sjabloon voor deze e-mail. Door dit sjabloon te selecteren, worden de klantstatusbestanden als bijlage bijgevoegd. De inhoud van het klantstatusbestand is afhankelijk van de hierboven beschreven selecties. Geautomatiseerde klantstatusbestanden Als de status van een weborder wordt gewijzigd, wordt er automatisch een nieuw klantstatusbestand gegenereerd. Dit gebeurt bijvoorbeeld als u een weborder factureert of klikt op Websitegegevens ophalen. Hiermee wordt het verzenden van informatie naar de server getriggerd om deze te laten weten dat de status van de order gewijzigd is van 'order' naar 'factuur' en er wordt hiervoor een aparte locatie aangemaakt op de Mamut-server. Voor geautomatiseerde klantstatusbestanden wordt het statusbestand als e-mail naar de klant gestuurd met een unieke link naar de 'status' van de order van de klant. In deze gevallen staan de gegevens op de server van Mamut. De overige inhoud van de e-mail kan worden bewerkt met een sjabloon dat is opgeslagen onder Websitegegevens ophalen - E-mail. In het venster dat hiermee wordt geopend, kunt u relevante informatie toevoegen, zoals: “Uw weborder is verwerkt. Al onze internetklanten ontvangen een geautomatiseerd bericht om aan te geven dat uw orderartikelen zijn verzonden. Volg de ingevoegde link om uw huidige orderstatus te bekijken. Bedankt voor uw bestelling.” Wanneer worden klantstatusbestanden automatisch gegenereerd? De eerste vereiste voor het geautomatiseerd genereren van een klantstatusbestand is dat u de status van een weborder hebt gewijzigd en de websitegegevens hebt gedownload. Ook moet de relatie zijn ingesteld voor het ontvangen van klantstatusbestanden. De meest voorkomende situatie waarin geautomatiseerde klantstatusbestanden worden gegenereerd, is als u na het factureren van een weborder klikt op Websitegegevens ophalen. Het klantstatusbestand wordt ook gegenereerd/verzonden na het crediteren van een factuur, het annuleren van een order, gedeeltelijke levering van een order of bij het genereren van een creditnota. Het is belangrijk om te onthouden dat klantstatusbestanden pas worden gegenereerd als u klikt op Websitegegevens ophalen na het aanbrengen van wijzigingen in een weborder.

244

REGISTRATIE VAN MEERDERE WEBSITES

REGISTRATIE VAN MEERDERE WEBSITES Indien u meer dan één website heeft geregistreerd op uw bedrijfsdatabase die u in gebruik heeft, moet u aangeven welke u wilt bewerken. Deze keuze moet u maken zowel voor het bewerken van de website als u de Website-instellingen wilt wijzigen.

U kunt met behulp van dit venster ook websites aanmaken, namen wijzigen of bestaande websites wissen. Het overzicht geeft u informatie over:

Website: Gebruiksnaam van de websites. Registratie: De internetadressen waarop de websites geregistreerd zijn. Laatst bijgewerkt: Datum en tijdstip waarop de website de laatste maal op de server van Mamut werd bijgewerkt.

Zo selecteert u een website 1.

Ga naar Beeld – E-commerce – Website bewerken of Website-instellingen.

2.

Selecteer de website die u wilt bijwerken.

3.

Klik op OK. U krijgt nu toegang tot de Instellingen of het Ontwerp van de gekozen website.

Een nieuwe website aanmaken 1.

Klik op Nieuw. Indien u geen licentie beschikbaar heeft om meerdere websites aan te maken, is deze keuze niet mogelijk. Het beheer van licenties vindt u onder Admin.

2.

Voer de naam in van de nieuwe website. Dit zal de werknaam zijn van de website.

3.

Doorloop met behulp van de wizard stap voor stap de Registratie van de website.

4.

U kunt nu beginnen met het bewerken van uw website.

245

E-COMMERCE

Een kopie van de website maken 1. 2.

Selecteer de website waarvan u een kopie wilt maken. Klik op Dupliceer. Indien u geen licentie beschikbaar heeft om meerdere websites aan te maken, is deze keuze niet mogelijk. Het beheer van licenties vindt u onder Admin.

3.

Voer de naam in van de nieuwe website. Dit zal de werknaam zijn van de website.

4.

Doorloop met behulp van de wizard stap voor stap de Registratie van de website. Indien u voor de nieuwe website de naam wilt gebruiken van de oude website, dient u eerst de registratie van de eerste website verwijderen onder Admin. U kunt nu de gegevens van de oude Website bewerken met behulp van het menu onder.

Een website wissen 1. 2.

Selecteer de website die u wilt wissen. Klik op Wissen. Indien de website geregistreerd is, wordt er een verbinding gemaakt met het Internet en zal de registratie verwijderd worden. Dit zal alle gegevens wissen van de website die op de server van Mamut opgeslagen zijn. De licentie van de website zal nog steeds gereserveerd zijn voor deze website. Deze licentie moet daarom vrijgegeven worden onder Admin.

Naam van een website wijzigen 1. 2.

Selecteer de website waarvan u een kopie wilt maken. Klik op Bewerken.

3.

Geef de website een andere naam. Dit zal de nieuwe gebruiksnaam zijn van de website.

4.

Klik op OK. Het overzicht zal worden bijgewerkt met de nieuwe naam.

246

REGISTRATIE VAN MEERDERE WEBSITES

Koppeling met andere websites Indien u binnen dezelfde bedrijfsdatabase meerdere websites heeft aangemaakt, kunt u één of meerdere koppelingen (links) keggen tussen de websites. Koppelingen worden aangemaakt op de homepage of de Campagnepagina indien u deze heeft aangemaakt. Voordat u de koppeling aanmaakt, moet u de pagina aanmaken waar u de koppeling wenst te maken. Zo maakt u een koppeling naar een andere website 1.

Open de website waarin u de koppeling wilt aanbrengen.

2.

Kies koppeling naar andere website in het tabblad Menu.

3.

Klik op Nieuw om een koppeling aan te maken.

4.

Kies naar welke Website u de koppeling wilt leggen.

5.

Kies vanaf waar u de Koppeling (vanaf) wilt aanmaken: De Homepage of de Campagnepagina. Indien u een koppeling wilt leggen vanaf beide, moet u twee verschillende koppelingen aanmaken.

6.

Vul de naam in van de koppeling. Dit is de naam die bij link zal worden weergegeven, en kan een beschrijvende tekst zijn zoals “Indien u wederverkoper bent, klik hier!”

7.

Klik op OK. Het overzicht wordt nu bijgewerkt met de nieuwe koppeling.

8.

U kunt nu de wijzigingen Bijwerken op de server van Mamut. In sommige ontwerpsjablonen wordt de koppeling op de Homepage in een rolmenu aangegeven en zal niet meteen weergegeven worden.

247

E-COMMERCE

248

5 Pocket PC Een Pocket PC geeft u de mogelijkheid om relevante informatie in uw Mamut programma buiten de deur mee te nemen en bespaart u tijd. U kunt relaties, activiteiten, documenten en artikelen filteren, zodat u gewenste informatie mee kunt nemen. Wanneer u uw Pocket PC meebrengt naar afspraken, dan heeft u de informatie over de klant bij u en u kunt direct wijzigingen in Mamut aanbrengen. Wanneer u terugkeert bij uw computer synchroniseert u simpelweg de wijzigingen, welke dan direct gemaakt worden in het programma op uw computer. Hiermee bespaart u de tijd van dubbel registreren.

Inhoud Installatie op de Pocket PC

250

Synchroniseren

251

Synchronisatie instellingen

252

VIP Relatie instellingen ....................................252 Relatie-instellingen ...........................................253 Activiteiten instellingen....................................254 Document Info Instellingen ..............................255 Artikel Instellingen ...........................................256

249

POCKET PC

INSTALLATIE OP DE POCKET PC Voordat u begint met het installeren van het Pocket PC programma dient u er zeker van te zijn dat u alle benodigde hard- en software heeft: een Pocket PC en uw Mamut CD. Zo installeert u 1.

Plaats uw Mamut-CD in uw cd drive. Ga naar Windows Verkenner. Ga naar de folder D:\Tools\Mamut Pocket PC\. Dubbelklik op het icoon Setup.exe.

2.

Er verschijnt een welkomstvenster. Klik op Volgende om door te gaan.

3.

De licentieovereenkomst wordt geopend. Klik op Ja om te accepteren.

4.

U heeft de mogelijkheid om te bepalen waar de bestanden op uw machine dienen te worden opgeslagen. Wanneer u akkoord gaat met de voorgestelde locatie, klik dan op Volgende. Wanneer dit niet het geval is, blader dan naar de gewenste locatie, via de zoekknop, voordat u verder gaat. Let op! Wij raden u aan om Mamut te installeren op de Pocket PC zelf, in het vaste geheugen, en niet op een CFkaart. De installatie op een CF-kaart kan tot gevolg hebben da het programma niet doe fungeert.

De volgende melding verschijnt nu:

Het installeren van uw Pocket PC is voltooid, zodat u verder kunt gaan met het, voor de eerste keer, synchroniseren van het programma op uw computer met uw Pocket PC. 5.

Klik op Ja op de vraag: ‘Install “Pocket PC Mamut” using the default application install directory?’ Nadat u op Ja heeft geklikt, dient u enige seconden te wachten om de applicatie zichzelf te laten installeren. Er verschijnt een tekstvenster met de melding op het scherm van uw Pocket PC te kijken voor verdere instructies.

6.

250

U kunt nu uw Mamut programma op uw Pocket PC openen. Selecteer Start – Mamut, en het programma wordt geopend. Voordat u het programma gaat gebruiken dient u het synchroniseren met de PC in te stellen (zie verdere instructies hiernaast).

SYNCHRONISEREN

SYNCHRONISEREN In het werkgebied Relatiebeheer kunt u uw Pocket PC synchroniseren met Mamut via de knop Pocket PC Synchronisatie instellingen. Onder de instellingen kunt u kiezen welke modules u wilt synchroniseren. Dit zijn de gegevens die u mee wilt nemen wanneer u niet achter uw computer zit. Belangrijk! Het synchroniseren zal tijdens de eerste keer iets langer duren. De reden hiervoor is dat het programma zelf enige aanpassingen moet ondergaan alvorens te kunnen synchroniseren. Het is van belang dat u dit proces niet onderbreekt voordat het programma klaar is.

Voordat u het synchroniseren tussen uw Pocket PC en uw computer start, dient u ervoor te zorgen dat Microsoft ActiveSync geïnstalleerd is. Het programma bevindt zich ook op de Mamut-CD onder D:\Tools\ActiveSync. Zorg ervoor dat het Mamut-programma op uw Pocket PC niet geopend is. Synchronisatie van uw Pocket PC 1.

Selecteer het aankruisvakje VIP relaties wanneer u relaties als zodanig wenst te selecteren. Voor relaties, die geselecteerd worden als VIP relatie, wordt alle beschikbare informatie die onder hen staat geregistreerd gesynchroniseerd.

2.

Selecteer de aanvullende aankruisvakjes van de modules die u wenst te selecteren.

3.

Klik op de knop Instellingen om de eerste instellingen, betreffende uw VIP relaties aan te geven.

251

POCKET PC

SYNCHRONISATIE INSTELLINGEN VIP Relatie instellingen Hier brengt u de relaties waarmee u het meest werkt over naar de VIP status. Alle beschikbare informatie van deze relaties wordt met de Pocket PC gesynchroniseerd. U bepaalt hoe ver in het verleden en in de toekomst u de verkregen informatie wilt selecteren.

1.

Wanneer u het aankruisvakje Geen synchronisatie van VIP-relaties selecteert, dan wordt het venster niet-actief. Klik op Volgende om door te gaan met het instellen van de modules. Maak het aankruisvakje leeg, wanneer u VIP relaties wenst te selecteren. Het venster wordt dan geactiveerd.

2.

Het afrolmenu Relatie werkt als een filter en toont de relaties in overeenstemming met uw selectie. Selecteer de relatiecategorie die u wenst te tonen. Klik op Geavanceerde filter wanneer de categorieën in het afrolmenu Relatie niet voldoen aan uw behoeften. Eigen filtercriteria kunnen dan worden ingevoerd in het venster Filter.

252

3.

Klik op de pijlknoppen tussen de twee velden om een relatie (inclusief alle inbegrepen informatie) te verplaatsen of dubbelklik op de relatie die u wenst over te brengen. Om alle getoonde relaties over te brengen klikt u op de dubbele pijlknoppen.

4.

Selecteer het aantal afgelopen weken en komende weken waarover u informatie wilt invoegen voor iedere VIP relatie. Klik hierna op Volgende voor de instellingen van de volgende module.

SYNCHRONISATIE INSTELLINGEN

Relatie-instellingen In dit venster kunt u relaties selecteren, anders dan diegenen die u al onder VIP relaties heeft geselecteerd. Wanneer u hier relaties selecteert, dan wordt niet automatisch alle beschikbare informatie gesynchroniseerd, zoals bij de VIP relaties het geval is. Daarom bepaalt u in de volgende modules welke informatie u wenst in te begrijpen in het synchroniseren.

1.

In dit venster bepaalt u de relaties en contactpersonen die u wenst in te begrijpen in het synchroniseren met uw Pocket PC. Voer dit venster in, op dezelfde manier als het vorige venster – VIP relatie.

2.

In het afrolmenu Contactpersonen selecteert u het aantal contactpersonen per relatie dat u wenst te synchroniseren.

3.

Klik op Volgende om door te gaan naar de instellingen van de volgende module.

253

POCKET PC

Activiteiten instellingen Hier kunt u aangeven welke activiteiten u wilt synchroniseren, op basis van periode, status en relatie.

1.

Het selecteren of vrijmaken van het aankruisvakje Geen synchronisatie van activiteiten, zorgt ervoor dat de rest van het venster actief of niet-actief wordt.

2.

Selecteer uit de afrollijsten en de aankruisvakjes uw keuzes met betrekking tot de status van de activiteit en de verantwoordelijke medewerker. Kies het aantal afgelopen/komende weken waarvoor u activiteiten wilt synchroniseren. U heeft de keuze alleen activiteiten te synchroniseren waarvoor u zelf Verantwoordelijk bent. Ook kunt u Voltooide activiteiten en activiteiten die aan relaties gekoppeld zijn synchroniseren. Klik op Volgende om door te gaan naar de instellingen van de volgende module.

254

SYNCHRONISATIE INSTELLINGEN

Document Info Instellingen Er zijn verschillende manieren om document informatie, die u wenst te synchroniseren, te filteren. U kunt synchroniseren op basis van de periode waarin de documenten gecreëerd zijn of op basis van de persoon (auteur) die ze gecreëerd heeft. Merk op dat dit document informatie betreft en niet het document zelf.

1.

Zorg dat het aankruisvakje Geen synchronisatie van documenten niet geselecteerd is, wanneer u het venster actief wilt laten zijn.

2.

Selecteer uw keuzes uit de afrollijst en aankruisvakje betreffende document informatie. Selecteer hoeveel weken u terug wenst te gaan voor de documenten die u wilt synchroniseren. De documenten die u wenst in te begrijpen dienen te zijn gecreëerd binnen de periode die u heeft gespecificeerd in het veld afgelopen weken. U bepaalt of alleen uw eigen documentinformatie wordt gesynchroniseerd of ook de documentinformatie van alle andere auteurs die documenten hebben gecreëerd. Selecteer hierna Volgende om verder te gaan naar deinstellingen van de volgende module.

255

POCKET PC

Artikel Instellingen De artikelen die u hier selecteert om te synchroniseren, zijn niet verbonden met een bepaalde relatie, maar u heeft de mogelijkheid om leveranciergegevens te koppelen aan de artikelen die u selecteert.

1.

Dit venster kan op dezelfde manier worden ingevuld als de instellingen voor VIP relaties. Maak uw keuzes uit de afrollijsten Artikelgroep en subgroep zodat de overeenkomstige artikelen getoond zullen worden in het veld eronder. Gebruik de pijlknoppen om de artikelen te selecteren die u wenst te synchroniseren met uw Pocket PC.

2.

Selecteer het aankruisvakje Contactinformatie leverancier toevoegen wanneer u leverancierinformatie wenst samen te laten gaan met artikelinformatie bij het synchroniseren.

3.

Klik op Voltooien wanneer u tevreden bent over de aanpassingen die u heeft gemaakt. U wordt teruggebracht naar het hoofdvenster voor Pocket PC synchronisatie. Klik op Start Synchronisatie om het Mamut-programma te synchroniseren met uw Pocket PC. Groene vinkjes verschijnen in de kolom Status wanneer het synchroniseren succesvol is voltooid. Wanneer u via de knop Instellingen precies heeft aangegeven welke informatie u wilt synchroniseren, dan kunt u deze informatie met uw Pocket PC synchroniseren. U kunt dan met de informatie in uw Mamut programma werken, ook wanneer u niet achter uw computer zit. Belangrijk! Controleer ook dat ActiveSync klaar is met het synchroniseren voordat u uw Pocket PC loskoppelt van uw computer.

256

6 Mamut Enterprise Travel CRM Met behulp van product Mamut Enterprise Travel CRM kunt u een kopie maken van de netwerkdatabase die u in staat stelt om er mee te werken, zonder dat u direct verbonden bent met de netwerkdatabase. U kunt zich op een later tijdstip aanmelden bij de netwerkdatabase en eventuele wijzigingen en nieuwe gegevens synchroniseren.

Inhoud Afmelden bij de centrale database

258

Synchronisatie van gegevens

260

Aanmelden bij de centrale database

261

Instellingen voor de synchronisatie 262

Wanneer u werkt met verkopen, klantconsulenten of buiten de deur met uw klanten werkt is het erg praktisch om de belangrijke informatie mee te nemen vanuit het CRM- en administratie systeem. Met Mamut Enterprise Travel CRM kunt u informatie onderweg meenemen en bewerken, wanneer u op reis of onderweg naar klanten bent, of geen internetverbinding tot uw beschikking heeft. Door de informatie vanuit het hoofdsysteem lokaal naar uw notebook te kopiëren kunt u werken waar u maar wilt. Eenmaal terug op kantoor wordt de informatie automatisch weer overgebracht naar het hoofdsysteem.

257

MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM

AFMELDEN BIJ DE CENTRALE DATABASE Zo meldt zich af en maakt u een offline database aan 1.

Kies Bestand en klik op Offline gaan.

2.

Markeer documenten kopiëren naar offline database indien u de documenten in de offline kopie van de database beschikbaar wilt hebben. Let u er op dat bij een grote hoeveelheid gegevens deze bewerking enige tijd in beslag kan nemen en dat documenten veel ruimte in beslag kunnen nemen. Heeft u een draagbare PC met weinig opslagruimte, of wilt dat de synchronisatie zo snel mogelijk zal verlopen, dan kunt u kiezen om alleen Mijn documenten of Geen documenten te synchroniseren. Alle documenten omvat alle documenten die andere hebben opgeslagen op de bedrijfsdatabase, terwijl Mijn documenten slechts die bestanden zijn die u zelf hebt aangemaakt, evenals die bestanden die als Auteur of Onze ref. uw naam hebben. Sommige gebruikers ervaren dat ze in het geheel niet behoefte hebben aan documenten, wanneer ze offline werken. In dat geval kunt u Geen documenten kiezen. Daarmee kan het proces om een locale database aan te maken aanzienlijk sneller gaan.

258

3.

Klik op Volgende en wacht tot het kopiëren van de offline database is voltooid.

4.

Klik op Voltooien en het programma wordt afgesloten.

5.

Start het programma opnieuw en u werkt nu met de offline kopie. Boven in de titelregel zal nu [offline modus] vermeld staan.

AFMELDEN BIJ DE CENTRALE DATABASE

Het volgende zal toegankelijk zijn in de offline kopie: Relaties met contactpersonen Artikelen Activiteiten Documenten Offerte (aanmaken) Order (aanmaken) Factuur (alleen lezen) Projecten

259


SYNCHRONISATIE VAN GEGEVENS Wanneer u zich eerder van de netwerkdatabase heeft ontkoppeld en vervolgens Mamut start met toegang tot de netwerkdatabase, stelt deze functie u in de gelegenheid zich aan te melden bij de netwerkdatabase en deze te synchroniseren met de wijzigingen die zijn gemaakt in de offline database. Wanneer dezelfde gegevens zijn gewijzigd in de netwerkdatabase als in de offline kopie, ontstaat er een conflict wanneer gegevens van de offline database gesynchroniseerd moet worden met de netwerkdatabase. De instellingen die u heeft aangegeven voor het oplossen van de conflicten zullen bepalen welke wijzigingen behouden of geweigerd zullen worden. De wijzigingen die geen conflict opleveren, worden zonder meer gesynchroniseerd. Indien u bij de instellingen voor de synchronisatie er voor heeft gekozen om conflicten handmatig op te lossen, wordt u in de gelegenheid gesteld om eventuele conflicten stuk voor stuk op te lossen. Indien u voor het automatisch oplossen van conflicten heeft gekozen, zal het programma deze oplossen aan de hand van de aangegeven instellingen. Zie ook de link naar de instellingen voor de synchronisatie voor meer informatie over dit onderwerp. Wat wordt gesynchroniseerd in de netwerkdatabase? In de relatiemodule worden relatiegegevens en wijzigingen op bestaande gegevens in de netwerkdatabase gesynchroniseerd. Relaties die in de offline database worden gewist, worden niet gewist in de netwerkdatabase. Dit geldt eveneens voor contactpersonen. Bij activiteiten zullen nieuwe, gewijzigde en gewiste activiteiten gesynchroniseerd worden. Indien een activiteit in de offline database is gewist en gewijzigd in de netwerkdatabase, zal die van netwerkdatabase behouden worden. Artikelgegevens kunnen gelezen, maar niet gewijzigd worden. In de documentenmodule zullen nieuwe, gewijzigde en gewiste documenten gesynchroniseerd worden. Indien een document in de offline database is gewist en gewijzigd in de netwerkdatabase, zal deze in de netwerkdatabase behouden worden. Uit de offertemodule zullen nieuwe offertes overgebracht worden naar de netwerkdatabase. Uit de ordermodule zullen nieuwe orders overgebracht worden naar de netwerkdatabase. Factuurgegevens kunnen gelezen, maar niet gewijzigd of gecrediteerd worden. Offertes en orders uit de offline database krijgen bij de synchronisatie nieuwe ordernummers toegekend vanuit de nummerreeks van de netwerkdatabase. Wijzigingen in notities bij relaties, contactpersonen, activiteiten en documenten worden bij de synchronisatie samengevoegd zodat er geen wijzigingen verloren gaan. Projecten kunnen uitsluitend gelezen worden.

260

AANMELDEN BIJ DE CENTRALE DATABASE

AANMELDEN BIJ DE CENTRALE DATABASE Zo meldt u zich aan bij de netwerkdatabase 1.

Start het programma op uw computer wanneer u toegang heeft tot de netwerkdatabase. Nadat u zich heeft aangemeld, zal het programma melden dat het de netwerkdatabase heeft gevonden.

2.

Antwoord Ja om u aan te melden bij de netwerkdatabase.

3.

Klik op Volgende om de databases te synchroniseren. Indien u heeft aangegeven dat conflicten automatisch opgelost moeten worden zal er een venster op uw scherm komen waarin u een rapport kunt afdrukken over de gegevens die zijn gesynchroniseerd.

4.

Klik op Conflicten oplossen om eventuele conflicten handmatig op te lossen. U krijgt dan informatie over hoeveel conflicten er zijn in de verschillende modules.

5.

Geef aan wat u wilt overbrengen naar de netwerkdatabase in het venster dat u op uw scherm zult krijgen en klik op Voltooien wanneer u klaar bent.

6.

Klik op Volgende om de aangegeven informatie te synchroniseren.

7.

Klik op Rapport over gesynchroniseerde velden afdrukken om een afdrukvoorbeeld van het rapport te bekijken.

8.

Klik Voltooien om de synchronisatie-wizard af te sluiten. Het programma wordt automatisch afgesloten en opnieuw gestart met een koppeling naar de netwerkdatabase.

Conflicten oplossen Bij de synchronisatie-instellingen (zie hieronder) kunt u kiezen of u conflicten automatisch of handmatig wilt oplossen. Als u voor handmatig kiest, lost u de conflicten stuk voor stuk op. Als u voor automatisch heeft gekozen, dan lost het programma de conflicten op gebaseerd op de instellingen.

261


INSTELLINGEN VOOR DE SYNCHRONISATIE Bij de synchronisatie kunnen er conflicten ontstaan indien dezelfde gegevens in de netwerkdatabase als in de offline kopie worden gewijzigd. In dit venster kunt u aangeven hoe dergelijke conflicten opgelost moeten worden. De wijzigingen die geen conflict opleveren, worden zonder meer gesynchroniseerd. Onder in het instellingsvenster kunt u klikken op de koppeling Niet aangemelde gebruikers.

Opties bij de oplossing van conflicten: Automatisch

De netwerkdatabase behouden: Bij de keuze zullen wijzigingen in de netwerkdatabase behouden blijven en de wijzigingen in offline database afgewezen worden. De offline database behouden: Bij de keuze zullen wijzigingen in de offline database behouden blijven en de wijzigingen in netwerk database afgewezen worden. Velden die het laatst zijn bijgewerkt: Bij deze optie zullen de laatste wijzigingen behouden blijven en de oudste afgewezen worden.

Ik bepaal zelf welke waarden behouden moeten blijven:

Bij deze keuze kunt u bij iedere verschil zelf aangeven welke waarden u wilt behouden of afwijzen.

Let op! De systeembeheerder kan met gebruikersrechten kiezen welke gebruikers het toegestaan is om gegevens mee te nemen naar een locale database op deze manier.

262

Samenvatting Met deze introductiehandleiding hebben wij getracht u een indruk te geven van de mogelijkheden met Mamut op het gebied van CRM (Customer Relationship Management - Relatiebeheer) Wij hebben uitsluitend de punten doorgenomen die noodzakelijk zijn om snel aan de slag te kunnen gaan met uw systeem. Het is nu aan u te bedenken hoe u deze functionaliteit op een zo goed mogelijke manier kunt aanpassen aan uw bedrijf of vice versa; hoe u uw bedrijf op een zodanige manier kunt aanpassen zodat het maximaal kan profiteren van de mogelijkheden die het programma biedt voor een verbetering van de efficiency. U hebt nu de basiskennis om een eigen website aan te kunnen maken, nieuwe relaties te registreren, documenten en activiteiten aan te maken en meer projectgericht te werken. U hebt eveneens een introductie gekregen in hoe u op een eenvoudige manier met behulp van de Pocket PC gegevens betreffende uw relaties buiten het kantoor mee kunt nemen. Relatiebeheer (inbegrepen het aanmaken van een Internetpagina) is belangrijk voor alle bedrijven. Het is voor iedere succesvolle onderneming van cruciaal belang om volledige controle te hebben met o.a. alle klanten, leveranciers, contactpersonen. Dit is zeker niet moeilijk, maar wel op voorwaarde dat u een systeem heeft dat alle gegevens op een efficiënte manier hanteert. Het enige waar u aan behoeft te denken is het maken van goede routines voor het registreren van de stroom van informatie die u ontvangt van en verstuurt naar iedere relatie. Het is belangrijk dat u hier over nadenkt voordat u het systeem in gebruik neemt. Dit zorgt ervoor dat u op een later tijdstip op een eenvoudige manier de nodige rapporten, statistieken, enz. kunt afdrukken. Wanneer het opvolgen van de relaties fungeert (lees: u hebt hiervoor een goed systeem), zijn er grotere mogelijkheden om de omzet te verhogen. In deze handleiding heeft u een inleiding gekregen in hoe u artikelen kunt registreren, offertes kunt opstellen, orders kunt registreren en facturen kunt genereren. Het is belangrijk te weten dat de respons op uw offertes een graadmeter is voor hoe goed u uw klanten kent en dat het aantal orders dat u kunt boeken uiteindelijk het resultaat is van hoe goed u in staat bent uw relaties op te volgen. Het is, omdat het een steeds belangrijker wordend verkoopkanaal is, belangrijk om het Internet hierbij te betrekken. De integratie tussen de Internetmodules en

263


de overige modules voor het opvolgen van relaties- en de verkoop, maken dit tot een hulpmiddel waar uw bedrijf in de toekomst mee kan groeien. Indien u nog niet de stap heeft genomen om uw bedrijf op het Internet te vestigen, is nu de tijd aangebroken om dit serieus in overweging te nemen. Een alsmaar groeiend deel van de in- en verkoop vindt plaats via het Internet. Dit is een medium waar steeds meer mensen vertrouwd mee raken en het is daarom belangrijk om zich nu al bekend te maken met de voordelen ervan. Wij wensen u veel succes met uw Mamut-systeem!

264

Mamut Serviceovereenkomst verzekert een eenvoudige iedere dag! Als Mamut gebruiker krijgt u toegang tot bronnen en ervaringen gebaseerd op het dagelijkse gebruik van Mamut oplossingen door duizenden gebruikers. Op deze manier bent u goed voorbereid en heeft u volledige controle over alle situaties die u en uw bedrijf tegenkomen. Nieuwe versies Wij zorgen er voor dat uw Mamut programma altijd wordt bijgewerkt, zowel door middel van de ingebouwde bijwerkingprocedures als de overige distributiekanalen, zoals bijvoorbeeld per post en via het Internet. Daardoor kunt u er zeker van zijn dat het programma de nieuwste functionaliteit bevat, alle nieuwe regelgeving en wijziging in belastingen en formulieren. Toegang tot Mamut Supportcenter Wij hechten grote waarde aan een professionele supportafdeling door snel uw vragen te beantwoorden wanneer die eventueel zouden voorkomen. Met een serviceovereenkomst heeft u recht op gebruikersondersteuning, per telefoon, e-mail en direct vanuit het programma - zo vaak u wenst en het nodig is. Mamut Informatie Desk In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt van onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert uw aanvragen direct in, in het programma en deze wordt op dezelfde plaats beantwoord. Opslagruimte op server Opslagruimte op de webserver voor uw website is inbegrepen en uw website-adres is eenvoudig te onthouden: www.mamutweb.com/uwbedrijf. Mamut Usermail en Mamut Newsmail Geïnteresseerde gebruikers met een serviceovereenkomst kunnen regelmatig e-mail ontvangen met informatie over het gebruik van de Mamut programma’s, nieuws betreffende de productserie en andere nuttige informatie. Speciale aanbiedingen Mamut wenst ook om geïnteresseerde gebruikers met een Mamut Serviceovereenkomst speciale aanbiedingen te sturen voor Mamut producten, net als voor Mamut gerelateerde producten van toonaangevende software leveranciers.

265


Meer kennnis Indien u meer wenst te leren over de verschillende functies van Mamut en de mogelijkheden die zij u kunnen bieden, kunnen wij u de volgende informatiebronnen aanbevelen: Introductieboeken

De introductieboeken ”Installeren, instellingen, rapporten en selectie”, ”CRM, verkoopondersteuning en e-commerce” en ”Administratie, logistiek en personeel” geven u een overzicht van de overige mogelijkheden met het Mamut-systeem. Indien u meerdere sets handleidingen of een abonnement op toekomstige uitgaven wenst, neemt u dan telefonisch contact met Mamut op ons gratis telefoonnummer 0800 - 444 6666.

Helpbestand

In dit Mamut-systeem vindt u een Help-bestand dat betreffende de verschillende functies meer gedetailleerde informatie biedt dan wat in de handleidingen beschreven is. Zie de inleiding van de handboeken voor een nadere omschrijving.

Mamut Informatie Desk:

In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt van onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. U hoeft niet ver te zoeken naar gebruikersassistentie en voorstellen – ze zijn in het programma te vinden! De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert uw aanvragen direct in, in het programma en deze wordt op dezelfde plaats beantwoord.

Aan de Slag CD-ROM

Met de CD-ROM Aan de slag met Mamut worden Mamut Business Software, Microsoft Office en andere basis IT-kennis op een eenvoudige manier onder alle medewerkers geïmplementeerd. Het is een flexibele methode om snel een hoog kennisniveau te genereren en daarmee een eenvoudigere en meer effectieve werkdag te creëren. Bestel Aan de slag: www.mamut.nl/start.

FAQ (Vaak gestelde vragen)

Op de Internetpagina www.mamut.nl/support vindt u een database waarin veel kennis en ervaringen zijn verzameld en waarin u met behulp van trefwoorden kunt zoeken en antwoorden kunt vinden op vele vragen.

266

Index A Aanbevolen verkoopprijs 108, 130 Aandere programma's Skype 81 Aangemaakt van 89 Aangepast veld 8, 56 Aangepaste prijslijst 130 Aanmaken Contantfactuur 171 Groepsactiviteiten 49 Herinnering voor factuur 195 Nieuw artikel 102 Nieuw document 15, 72 Nieuwe activiteit 40 Nieuwe documentsjabloon 69 Nieuwe offerte 143 Nieuwe variantkoppelingen 134 Nieuwe website 245 Offertesjabloon 153 Stuklijst 109 Variant 111 Variant/Variantenlinks 135 Website 202 Aanmaken nieuw document 66 Aanmaken/samenvoegen 16, 66, 67, 68, 73, 74, 75 Aanmelden bij netwerkdatabase 261 Aant. per eenheid 138 Aantal decimalen 236 Aantal herhalingen 152 Aantal per eenheid 103 Abonnementsinstellingen 183 Abonnementsregister 181 Account status 24 Actieve website 232 Activiteit 53 Activiteit dupliceren 45 Activiteit, nieuwe aanmaken 40 Activiteiten systeem aangemaakte 59 Activiteiten 39 Activiteiten Skype 83 Activiteiten- instellingen 42 Activiteiten tab Projectregister 90 Relatiebeheer 15 Activiteiten, analyse 58 Activiteiten, verdelen 51 Activiteiten, waarden van een selectie wijzigen 46 Activiteiteninstellingen 55

Activiteitenlijst 59, 62 Activiteitssjablonen 56 Activiteitstypen 53 Admin 238 Afbeelding 116, 206 Afbeelding invoegen 113 Afdrukken van facturen 168 Afdrukmedium voor order/factuur 21 Afmelden 258 Afrollen 191 Afronden 22 Afronding 130 Agenda 61 Agenda delen 62 Agenda medewerkers/resources 64 Agenda, klein 62 Altijd eindtijd op alle activiteiten instellen 55 Analyse van activiteiten 58 Arbeid/Dienst 114 Artikel 102, 103 Artikel aanmaken voor website 212 Artikel tab Relatiebeheer 19 Artikel verwijderen 123 Artikelcategorie 103 Artikelcode 123 Artikelcode douane 139 Artikelcode wijzigen 123 Artikelen 212 Artikelen in uw webshop 210 Artikelen in webshop 210 Artikelen reserveren 177 Artikelen tab Projectregister 91 Artikelgegevens 114 Artikelgegevens 112 Artikelgegevens in meerdere talen 125 Artikelgegevens naar gekozen taal 125 Artikelgroep 19, 103 Artikelinstellingen 114 Artikelkaart 102 Artikellijst 103, 117, 161 Artikellijst bij nieuwe offerte 148 Artikellijst weergeven 145, 170 Artikelmodule 100 Artikelnaam in meerdere talen 101 Artikelnaam van leverancier 109 Artikelnummer 112 Artikelnummer van leverancier 108 Artikeloverzicht weergeven 160 Artikelregel invoegen 161 Artikelregels tab Offerte 144 Order/Factuur 159 Artikelregister 102 Artikelvarianten 101, 133 Automatisch statusbestand 21 Automatische goedkeuring 24

267


B Balansrekening voor inkoopwaarde 115 Balansrekening voor voorraadwaarde 115 Bedrijfsgegevens webshop 216 Bedrijfsinformatie 208 Bedrijfsinstellingen offerte/order/factuur 143 Bedrijfslogo 208 Bellen met Skype 82 Benoeming na prijs 236 Benoeming vòòr prijs 236 Beschikbaar in financiële administratie 87 Beschikbaar voorraadartikel 114 Beschikbaarheid 44 Beschrijvende tekst 232 Beschrijvende tekst wijzigen 233 Bestel artikelen 210 Besteld aantal 160 Betalen 17 Betaling registreren 193 Betalingsmethode 220 Betalingsoverzicht facturen 192 Betalingsservice 237 Betalingsvoorwaarden 21, 22 Betalingsvoorwaarden incassofactuur 195 Betalingswijze 220 Bijkantoor 13 Bijlage 213 Bijwerken van een selectie artikelen 121 Bijwerken van wisselkoers 108 Bijwerken, orderregels 151 Boekingen tab Activiteit 43 Boekingen, tab Relatiebeheer 17 Boete 18 Brutogewicht 146, 162 BTW 21 Budget Project 86 Verkoop 190 Budgetgenerering 190

C Campagne 210 Campagne-artikel 104, 114, 161 Categorie Gebruikersinstellingen relatiebeheer 6 Centrale database 258 CF-kaart 250 Commissie 114, 115 Conflicten oplossen 261 Contactpagina’s 213 Contactpersonen tab Relatiebeheer 15 Contactpersoon 15, 25, 26

268

Contactpersoon dupliceren 28 Contantfactuur 171 Creditcardbetaling 237 Creditnota 169 Creditnota, onafhankelijk 170

D Decimaalteken 236 Diversen tab Artikelregister 115 Offerte 147 Order/Factuur 163 Document koppelen aan relaties 73 Document Template 70 Document, importeren 76 Document, nieuw 66 Documenten 65 verzenden per e-mail 32 Documenten tab Projectregister 91 Relatiebeheer 15 Documentenlijst 65, 78 Documentenoverzicht 65 Documentkaart 78 Documentregister 65 Documentsjablonen 68 Documentsjabloon, bewerken 71 Documenttype 72 Drag & Drop 77 Dupliceren Activiteit 45 Artikel 123 Contactpersoon 28 Website 246 Dynamische selectie 10

E EAN-code 108, 115, 133, 138, 139 E-commerce, Tabel invoegen 207 Eenheid 138 Eenvoudige selectie 9 Eigen gedefinieerd veld voor artikelen 211 Eigen logo afdrukken 173 Eigenschappen van gekozen sjabloon 224 E-mail afdrukken naar een e-mailbijlage 33 documenten verzenden per e-mail 32 eén relatie 31 gebruikersinstellingen voor Outlook 36 offerte 150 Outlook menubalk 38 starten 30 E-mail 59 E-mail (Gebruikersnaam) 24 E-mail verzenden documenten 32

E-mail verzenden 31 E-maileditor 31 E-mailsjablonen 32 Engels (UK) 125 Externe prijslijst 130

F Factoring 197 Factureerbaar bedrag 97 Factureren, valuta 175 Facturering van orders 168 Facturering van projecten 94 Factuur afdrukken in vreemde taal 126 Factuur crediteren 169 Factuuradres 218 Factuurkopie 174 Factuurplanning 95 Follow-up van betalingen 194 Foto 116 Frames 224 Functionaliteit aanpassen, artikel 102

G Ga naar webpagina 20, 26 Gantt 93 Gantt-diagram tab Projectregister 93 Geavanceerde offerte 150 Gebruik de website/webshop 235 Gebruikersinstellingen activiteiten 40 Activiteiten 59 Artikel 117 Contactpersoon 26 Document 67, 77, 78 e-mail (Outlook) 36 Inkoop 104 Offerte 143, 148, 154 Order/Factuur 89, 157, 165 Outlook 36, 38 Project 86 Relatiebeheer 5 Relatiekaart 5 Gebruikerstoegang 238 Gedeelde agenda 62, 64 Gegevens aanpassen 230 Gemeenschappelijke agenda 62, 64 Gemeenschappelijke waarden 12 Gemiste verkoop 160 Gereed voor facturering 156, 163 Gewicht 103 GIF 208 Grafische magazijnstatus 237 Grafische weergave voorraadstatus 236 Groepen 8 Groepsactiviteit 45

Groepsactiviteiten 49 Groepsofferte 143, 144, 148, 153

H Handmatige goedkeuring 24 Herhaalde offerte naar Offerte 152 Herhalen activiteiten 45 Herinnering 22, 41, 192, 195 Herinneringen aanmaken 195 Herinneringskosten 195 Hoofd-/bijkantoor 13 Hoofdkantoor 13, 14, 21, 164 Hoofdmagazijn 107 Hoofdproject 92 Hoofdtekst 67 Houbaarheidsdatum 114 Hulpmiddelen 204 Hulpmiddelen voor de tekstuele inhoud 204 Hyperlink 205 Hyperlink invoegen 206

I Identieke eigenschappen toestaan 139 Iedere X week herhalen 46 Import van sitegegevens 228 In vreemde taal factuur afdrukken 126 In webbrowser weergeven 224 Incasso 192, 198 Incassobericht 197 Incassobericht afdrukken 198 Incl. BTW / excl. BTW 236 Inkoop tab Projectregister 90 Relatiebeheer 18 Inkoopnummer reserveren voor verkooporder 177 Inkooporder op basis van verkooporder aanmaken 176 Inkoopprijs 108 Inkoopprijs in valuta 108 Installatie Pocket PC 250 Instellingen Actieve website 232 Activiteiten in Pocket PC 254 Artikel in Pocket PC 256 Artikelregister 114 Document Info in Pocket PC 255 Documenttype 72 Herinneringen/Incasso 194, 197 Pocket PC 252 Relatie in Pocket PC 253 Relaties in E-commerce 240 Synchronisatie 262 Valuta 175 Variant 133, 138 Web 235 Webshop 236 Instellingen tab

269


Relatiebeheer 20 Internationale aankopen 217, 219

J JPEG 208

K Kaders 224 Kalender 62 Keten verwerken 164 Keyword 234 Klant- en leveranciernummer registreren 4 Klantabonnementen 184 Klanten met kredietstop weergeven 179 Klantgegevens 217 Klantnummer 4 Klantspecifieke prijzen 130 Kleuren webshop wijzigen 225 Kleurencombinatie op website 223 Kopiëren Activiteit 45 Contactpersoon 28 Naar PDF-formaat 77, 78 Koppelen 42 Aan activiteit 43 Aan relaties 73 Activiteit aan project 90 Leverancier aan artikel 108 Naar andere website 247 Koppeling met andere websites 247 Koppeling naar afbeelding 113 Koppen op de website 232 Korting Vanaf 1e nummer 106 Korting 106 Kortingen 127 Kortingenregister 107 Kortingsoorten 106 Kortingspercentage bij inkoop 109 Kostprijs 127 Kostprijs bijwerken 110 Kostprijs en verkoopprijs bijwerken 110 Kostprijs in verkoopmodule overschrijven 105 Krediet klant 22 Kredietlimiet 178 Kredietstop 22, 178 Kwantumskorting 106

Leveringswijze 218 Leveringswijzen 21, 22 Levertijd 103 Levertijd in aantal dagen 108 Limiet voor bedrag per factuur 195 Link 205 Logo 173, 208

M Magazijn 107 Mamut Enterprise Travel CRM 257 Mastercard 237 Medewerkers tab Projectregister 91 Meta tag 234 Meta Tag 234 Microsoft Word offerte 151 Module-instellingen Artikel 128, 129, 133, 138 Order/Factuur 157 Moet verkocht worden in één of meerdere webshops 210

N Naar groepsofferte 154 Naar PDF-formaat kopiëren 77 Netto/Bruto modus 166 Netwerk-database, aanmelden 261 Niet verwerkte creditnota 159, 170 Niet verwerkte order 156, 159 Niet verwerkte verzamelorder 159 Nieuw document gekoppeld aan medewerkers 74 Nieuwe activiteit 40 Nieuwe documentsjabloon aanmaken 69 Nieuwe gebruikers website 239 Nieuwe kleurencombinatie aanmaken 223 Nieuwe kleurencombinatie aanmaken 223 Nieuwe website aanmaken 245 Nieuws 212 Non-actief Activiteitstype 54 Contactpersoon 15, 26 Relatie 20 Non-actief artikel 115, 123 Non-actief documenttype 73 Nooit eindtijd op activiteiten instellen 55 Notitie 4, 67

L

O

Laten zien op website 113 Lettertype 224 Leverancier 107 Leveranciernummer 4 Leverancierseenheid is ongelijk aan verkoopeenheid 109 Leveringsmethode 218 Leveringsvoorwaarden 21, 22

Offerte afdrukken 150 Offerte per e-mail 150 Offerte tab Activiteit 42 Projectregister 89 Relatiebeheer 16 Offerte uit een groepsofferte 155

270

Offerte verwerken 149 Offerte, nieuwe aanmaken 143 Offertemodule 142 Offertesjabloon 142 Offertesjabloon 153 Offertesjabloon naar Groepsofferte 153 Off-line kopie 259 Off-line modus 258 Omschrijving bedrijf 208 Omschrijving orderregel bewerken 146, 160 Onafhankelijke creditnota 170 Onderdelen niet weergeven 110 Ontwerp Website, Kleurencombinatie 223 Ontwerpsjablonen 203 Ontwerpsjablonen website 203 Ontwerpsjabloon 222 Ontwerpsjabloon webshop 224 Ontwerpsjabloon website 222 Ontwerpsjabloon weergeven 238 Op externe prijslijst weergeven 105 Order en Factuur 156 Order/Factuur tab Activiteit 43 Projectregister 89 Relatiebeheer 16 Orderhiërarchie 155 Orderkorting in % 21 Orderregels bijwerken 151 Outlook 59 gebruikersinstellingen 36 menubalk 38 Overboeken naar varianten 136 Overboeken naar varianten 136 Overbrengen naar Groepsofferte 153 Overbrenging van Groepsofferte naar Offerte 155 Overige info tab Contactpersoon 26 Relatiebeheer 20

P Partijnummer 114, 115 Passieve overbrenging 235 PDF bijlage 33 Personeelsactiviteit 54 Pivot 58 Pivot-export 58 Pivot-tabel 58 Pocket PC 249, 250 Activiteiten 254 Artikel 256 Document Info 255 Installatie 250 Relatie 253 Synchronisatie 251 Synchroniseren 251 VIP Relatie 252

Prijs 105, 127 Prijs van een selectie artikelen wijzigen 129 Prijs wijzigen van meerdere artikelen 129 Prijsaanpassing 128, 129 Prijscalculator 129 Prijslijst klant 130 Prijsverandering 129 Prijswijziging 129 Prijzen gelden vanaf 129 Prioriteit 42, 85 Privé Document 68 Privé-activiteiten 42 Project 84, 86 Project tab Relatiebeheer 19 Projectfacturering, vaste prijs 96 Projectkaart 86 Projectmodule 84 Projectregister 84

R Rapporten redigeren 173 Rasterlijnen weergeven/verbergen 207 Regenereren orderregels 151 Registratie van betaling 193 Registratie van meerdere websites 245 Registratie website opheffen 238 Relatie, nieuw 3 Relatiebeheer 2 Relatiebeheer tabbladen 14 Relatie-instellingen E-commerce 23 Relatiekaart 6 Relatieoverzicht Automatisch weergeven 2 Relaties tab Porjectregister 88 Resource 114 Resources in agenda 64

S Samengestelde artikelen 109 Samenvoegbasis 70, 72 Samenvoegvelden 71 Scheidingsteken 236 Selecteer website 24 Selectiecriteria 10 Serienummer 114, 115 Sitegegevens ophalen 230 Sjabloon e-mail 32 Sjabloonnaam 70 Skype activiteiten 83 bellen 82 installatie 81 naam 81

271


nummer 81 oproep 82 starten 81 TAPI 81 Soort afronding 236 Standaard Contactpersoon 15 Standaard artikelgroep 211 Standaard artikelnaam zonder taalaanduiding 125 Standaarddocument 4 Standaardinstelling Activiteit 59 Artikel 117 Contactpersoon 26 Document 78 Offerte 148 Project 86 Relaties 5 Standaardleverancier 109 Standaardregister wijzigen 144, 159 Standaardwaarden 6 Stap 106 Start Synchronisatie 256 Startpagina 209 Statische selectie 10 Status bij afvinken voor voltooide taken 55 Status na facturering 166 Status relatie 3 Statusoverzichten weergeven 187 Stuklijst 109, 110 Stuklijst waarin onderdelen zijn opgenomen 110 Stuklijsten 101, 104, 161 Subgroep 103 Subproject tab Projectregister 92 Synchronisatie 260 Synchronisatie instellingen 252, 262 Synchronisatie van de database 260 Synchronisatiestatus 38 Synchroniseren Pocket PC 251 Systeemdatum 86

T Taal 125 Tab Admin 238 Tabel 207 Tabel aanmaken in E-commerce 207 Tabel invoegen 207 TAPI Skype 81 TAPI-knop 3, 88 Tegenrekening Inboeking 22 Tekst in Offerte 146 Tekst inzamellijst 162 Tekst op de website 232 Tekst tab Offerte 146

272

Order/Factuur 162 Tekst voor pakbon 162 Tekst, extra bij offerte 146 Tijd activiteiten weergeven 54 Tijdsaanduiding 235 Tip een vriend 238 Toegang tot website 238 Toekomstige factuurabonnementen 181, 182, 185, 189 Toeslag 105 Toeslagen 21, 105, 127 Toon frames 207 Toon prijslijst 236 Toon veld voor beveiligingscode 220 Totaal volume 146, 162 Tracering van artikelen 115

U Uiterste houdbaarheidsdatum 115 Uitgebreide selectie 9 Uitsluitend eindtijd instellen op activiteiten in het takenoverzicht 55 Update website 226 Urenregistratie 18 Urenregistratie tab Projectregister 91 Relatiebeheer 18

V Valuta 21, 175 Valuta wijzigen 175 Valutaregister 174 Variant 111 Variant aanmaken 111, 135 Variant bewerken 138 Variant/Varianten links aanmaken 135 Varianteigenschappen 133, 137 Varianten Overboeken naar 136 Varianten links 135 Variantinstellingen 133, 138 Variantkoppelingen aanmaken 134 Variantmatrix 135, 137 Vaste offerte 17, 89, 143, 144, 152 Vaste prijs facturering van project 96 Vaste tekst in factuur 172 Vaste tekst in orders 173 Verantwoordelijke 39, 41 Verantwoordelijke verdelen 51 Verantwoordelijke vereist 54 Verdeling activiteiten 51 Verkoopbudget 190 Verkoopkans 164 Verkoopprijs 127 Verkooprekeningen 115 Verpakkingseenheid 103 Vervaldatum 195

Vervangend artikel 123 Vervolgpagina aanmaken 212 Vervolgpagina's 205, 212 Verwijder variant link 137 Verzamelfacturering 172 Verzamelfactuur 21 Visa 237 Voettekst artikeltab 166 Volume 103, 139 Volumekorting bij inkoop 109 Voorraad 138 Voorraad bijwerken 107, 110 Voorraadartikelen 104, 161 Voorwaarden accepteren 216 Vracht tab Offerte 146 Order/Factuur 162

W Waarden wijzigen van een selectie relaties 9 Wachtwoord 238 Wachtwoordbeveiliging 239 Wachtwoordinstellingen voor website 238 Webinstellingen 112 Webshop bijwerken 224 Website 202 Website aanmaken 202 Website bewerken 199, 203 Inhoud 209 Uw bedrijf 208 Webshop 216 Website bijwerken 222 Website dupliceren 246 Website naam wijzigen 246 Website opheffen 238 Website registreren 238 Website wissen 246 Website, afbeelding invoegen 206 Website-instellingen 232 Winkelvoorwaarden 216 Wizard voor Koppelen van nieuw document aan medewerkers 74 Koppelen van nieuw document aan relaties 73 Pivot-export 58 Wijzigen van selectie artikelgegevens 121 Wordt verkocht via website 137 Worldpay 237

Z Zelf gekozen tekst, factuur 172 Zoektekst 234

273

Introductie van Mamut Business Software CRM, verkoopondersteuning en e-commerce

Recommend Documents