Introductie van Mamut Business Software
Administratie, logistiek en personeel
Versie: 11.1. Partnr.: MBS.MAN.FIN.111.NL
I
ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL
Geproduceerd en gedistribueerd door: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Web: http://www.mamut.nl E-mail:
[email protected] Mamut Support Center: Telefoon: 0900-444 6666 (lokaal tarief) Fax: 0900-444 6667 E-mail:
[email protected] Web: http://www.mamut.nl/support Verkoop: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Telefoon: 0800-444 6666 (gratis) Fax: 0900-444 6667 Web: http://www.mamut.nl E-mail:
[email protected]
© Copyright 2006. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden Mamut en het Mamut logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.
II
ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL
Welkom bij Mamut Wij feliciteren u met uw nieuwe Mamut-systeem. De handleidingen die u bij het programma ontvangt geven een introductie tot de mogelijkheden die Mamut u biedt. Alle klanten ontvangen de handleiding ”Installeren, instellingen, rapporten en selectie”. Afhankelijk van welk Mamut-Systeem u heeft aangeschaft, ontvangt u eveneens één of twee andere introductiehandleidingen: “CRM, verkoopondersteuning en E-commerce” en “Administratie, logistiek en personeel”. U krijgt een snelle en eenvoudige inleiding in het gebruik van het systeem, hoe u het moet installeren en een overzicht van de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn tussen u als klant en ons als leverancier. Het is belangrijk zowel de licentie- als de serviceovereenkomst door te lezen voordat u het systeem installeert. Mamut bestaat uit een aantal groepen programma’s met meerdere modules die voor verschillende talen zijn aangepast. Welke programma’s / modules toegankelijk zijn is afhankelijk van in welk land uw bedrijf is gevestigd. Wij willen u ook attenderen op onze websitepagina www.mamut.nl/support waarop u antwoorden kunt vinden op vragen die betrekking hebben op de Mamut-systemen. U kunt hier op een eenvoudige manier oplossingen vinden voor uw problemen – 24 uur per dag. Wij zijn ervan overtuigd dat uw onderneming veel plezier zal beleven van het ontvangen programma. Eén ding staat vast: u beschikt nu over het meest innovatieve financieel-administratieve informatiesysteem op de markt.
Wij wensen u veel succes met Mamut Business Software!
III
ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL
Inhoud ADMINISTRATIE
1
Over Administratie ..................................................................................................................... 2 Rekeningschema ................................................................................................................ 4 Nummeren van boekstukken ............................................................................................. 7 Btw-codes bewerken.......................................................................................................... 8 Project- en afdelingsadministratie ................................................................................... 11 Afdelingsadministratie..................................................................................................... 11 Projectadministratie ......................................................................................................... 12 Beginsaldi invoeren ................................................................................................................... 13 Inboeken ..................................................................................................................................... 16 Gebruikersinstellingen: Inboeken.................................................................................... 17 Kolommen bij Inboeken .................................................................................................. 19 Sneltoetsen bij Inboeken.................................................................................................. 20 Dagboeken ....................................................................................................................... 22 Boekstukken inboeken..................................................................................................... 22 Naar grootboek overboeken............................................................................................. 23 Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken.............................................................. 24 Bewerken van boekstukken ............................................................................................. 27 Boekstuksjablonen .................................................................................................................... 30 Instellingen voor boekstuksjablonen ............................................................................... 30 Snel inboeken................................................................................................................... 31 Werkbalk boekstuksjablonen........................................................................................... 31 Instellingen voor werkbalk boekstuksjablonen ............................................................... 33 Boekstuksjabloon aanmaken/bewerken........................................................................... 34 Documenten ............................................................................................................................... 41 Een document aan boekstuk koppelen............................................................................. 41 Behandeling van documenten in het grootboek .............................................................. 41 Financiële administratie ........................................................................................................... 42 Debiteuren/Crediteuren rekeningoverzicht ..................................................................... 44 Ouderdomsanalyse, Crediteuren...................................................................................... 46 Saldo-overzicht ................................................................................................................ 47 Boeken van betalingen in debiteuren-/crediteurenadministratie..................................... 48 Betalingen boeken in valuta in debiteuren/crediteuren ................................................... 49 Matchen/Koppelen........................................................................................................... 50 Gebruikersinstellingen: Debiteuren/Crediteuren............................................................. 51 Een transactie in debiteuren- of crediteurenadministratie wijzigen................................ 51 Betalingsopvolging .......................................................................................................... 54 Herinnering ...................................................................................................................... 55 Instellingen voor Betalingsherinneringen/ Incassoberichten .......................................... 57 Incasso.............................................................................................................................. 59 Factoring .......................................................................................................................... 62 Renteberekening .............................................................................................................. 63 Overschrijvingen - betaling aan bank.............................................................................. 65 Inlezen van retourbestand ................................................................................................ 65 Handleiding bankbestanden..................................................................................................... 68 Aangepaste formats voor bank bestanden ....................................................................... 69
IV
ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL
Bankafstemming........................................................................................................................ 71 Grootboek................................................................................................................................... 75 Boekstukken in andere modules ...................................................................................... 75 Voortekens in rapporten in het Grootboek ...................................................................... 75 Dagboekoverzicht/Rekeningoverzicht............................................................................. 76 Dagboekoverzicht ............................................................................................................ 76 Kolommen in het Dagboekoverzicht/ Rekeningoverzicht .............................................. 78 Rekeningoverzicht / (Proef-)balans ................................................................................. 79 Kerngetallen, resultaat en balans ..................................................................................... 80 Rapportinstellingen.......................................................................................................... 81 Kolominstellingen............................................................................................................ 83 Grootboek grafische presentatie ...................................................................................... 85 Cashflow .......................................................................................................................... 86 Valuta.......................................................................................................................................... 89 Valutarekening................................................................................................................. 89 Betaling in valuta in Inboeken......................................................................................... 90 Periodeafsluiting........................................................................................................................ 91 Jaarafsluiting ............................................................................................................................. 92 Opsporen van fouten........................................................................................................ 93 Boekingsperioden ............................................................................................................ 95 Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" ........................................................... 97 Jaarafsluiting exporteren.................................................................................................. 98 Status/Analyse............................................................................................................................ 99 Export van bedrijfsanalyse .............................................................................................. 99 Export naar Pivot ........................................................................................................... 100 Budgetten ................................................................................................................................. 102 Het Budget overzicht - Selecteer een budget of maak een nieuw budget..................... 103 Nieuw budget opstellen ................................................................................................. 103 Import van budget gegevens.......................................................................................... 104 Budget gegevens aanpassen........................................................................................... 105 Budget - Het hoofdvenster voor een budget.................................................................. 106 Gebruikersinstellingen voor Budget.............................................................................. 108 Budget verdeling............................................................................................................ 109
2 LOGISTIEK
111
De Artikelmodule .................................................................................................................... 112 Artikelregister ................................................................................................................ 114 Artikellijst ...................................................................................................................... 115 Tabbladen in artikelregister ........................................................................................... 117 Gebruikersinstellingen: Artikel ..................................................................................... 128 Over het opzetten en onderhouden van artikelen .......................................................... 130 Een selectie artikelgegevens wijzigen ........................................................................... 133 Talen voor artikelen ....................................................................................................... 136 Artikelnaam in meerdere talen aanmaken ..................................................................... 136 Een factuur afdrukken in een vreemde taal ................................................................... 138 Prijs ................................................................................................................................ 138 De prijs van een artikel wijzigen ................................................................................... 140 De prijs van een selectie artikelen wijzigen - Prijsaanpassing...................................... 141 Externe prijslijst - prijslijst wijzigen ............................................................................. 142 Artikelvarianten ............................................................................................................. 143 Op gang komen met varianten:...................................................................................... 144 Een variant / variantenlinks aanmaken.......................................................................... 146
V
ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL
Voorraadniveau overboeken naar varianten van een artikel ......................................... 147 Variantinstellingen......................................................................................................... 149 De Inkoopmodule .................................................................................................................... 151 Inkoopregister ................................................................................................................ 152 Tabbladen in inkoopvenster........................................................................................... 154 Inkoop-wizard ................................................................................................................ 156 Goederenontvangst ........................................................................................................ 163 Inboeken van inkoop...................................................................................................... 164 Inkooporder inboeken/leveranciersfactuur aanmaken .................................................. 164 Vracht en accijnzen inboeken........................................................................................ 165 Creditnota aanmaken van Inkoop .................................................................................. 166 Verkooporders en inkoop .............................................................................................. 167 Gebruikersinstellingen: Inkoop ..................................................................................... 170 De Magazijnmodule ................................................................................................................ 172 Magazijnregister ............................................................................................................ 173 Voorraadniveau.............................................................................................................. 175 Artikelen met "beschikbaar aantal" onder inkoopniveau .............................................. 177 Niet-geleverde orders..................................................................................................... 177 Inkoop, niet ontvangen .................................................................................................. 181 Reserveringen inkoop .................................................................................................... 182 Serienummer in voorraad .............................................................................................. 183 Voorraadbewegingen en reserveringen ......................................................................... 184 Inventarisatie.................................................................................................................. 186
3 PERSONEEL
189
Medewerkersregister .............................................................................................................. 190 Zoeken en filteren in het medewerkersregister ............................................................. 191 Tabs in het medewerkersregister ................................................................................... 191 Urenregistratie......................................................................................................................... 197 Een nieuwe urenstaat aanmaken.................................................................................... 198 Hoe kan ik overboeken naar order/projectmodule? ...................................................... 200 Urensoortregister ........................................................................................................... 201 Urensoort per project ..................................................................................................... 202 Gebruikersinstellingen: Urenregistratie......................................................................... 203
SAMENVATTING
205
Mamut Serviceovereenkomst verzekert een eenvoudige iedere dag! ................................ 207 Meer kennnis............................................................................................................................ 208 Index ......................................................................................................................................... 209
VI
Administratie Inhoud Over Administratie
2
Rekeningschema.....................................................4 Nummeren van boekstukken ................................7 Btw-codes bewerken ..............................................8 Project- en afdelingsadministratie .....................11
Beginsaldi invoeren
13
Inboeken
16
Handleiding bankbestanden
68
Aangepaste formats voor bank bestanden ..........69
Bankafstemming
71
Grootboek
75
Boekstukken in andere modules .........................75 Voortekens in rapporten in het Grootboek .........75
Gebruikersinstellingen: Inboeken .......................17 Kolommen bij Inboeken......................................19 Sneltoetsen bij Inboeken .....................................20
Dagboekoverzicht/Rekeningoverzicht ...............76 Dagboekoverzicht ...............................................76 Kolommen in het Dagboekoverzicht/ Rekeningoverzicht .......................................78 Rekeningoverzicht / (Proef-)balans ....................79
Dagboeken.............................................................22
Kerngetallen, resultaat en balans.......................80
Boekstukken inboeken.........................................22 Naar grootboek overboeken................................23 Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken.24 Bewerken van boekstukken ................................27
Grootboek grafische presentatie ........................85
Boekstuksjablonen
30
Instellingen voor boekstuksjablonen ..................30 Snel inboeken........................................................31 Werkbalk boekstuksjablonen ..............................31 Instellingen voor werkbalk boekstuksjablonen ..33 Boekstuksjabloon aanmaken/bewerken ............34
Documenten
41
Een document aan boekstuk koppelen................41 Behandeling van documenten in het grootboek .41
Financiële administratie
42
Boeken van betalingen in debiteuren/crediteurenadministratie .............................48 Een transactie in debiteuren- of crediteurenadministratie wijzigen ...............51 Betalingsopvolging ...............................................54 Herinnering .........................................................55 Instellingen voor Betalingsherinneringen/ Incassoberichten...........................................57 Incasso.................................................................59 Factoring..............................................................62 Renteberekening..................................................63 Overschrijvingen - betaling aan bank .................65
Cashflow................................................................86
Valuta
89
Valutarekening ....................................................89 Betaling in valuta in Inboeken ............................90
Periodeafsluiting
91
Jaarafsluiting
92
Opsporen van fouten ...........................................93 Boekingsperioden................................................95 Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans".........................................97 Jaarafsluiting exporteren .....................................98
Status/Analyse
99
Export van bedrijfsanalyse..................................99 Export naar Pivot ..............................................100
Budgetten
102
Het Budget overzicht - Selecteer een budget of maak een nieuw budget .........................103 Nieuw budget opstellen.....................................103 Import van budget gegevens .............................104 Budget gegevens aanpassen..............................105 Budget - Het hoofdvenster voor een budget.....106 Gebruikersinstellingen voor Budget .................108 Budget verdeling ...............................................109
1
ADMINISTRATIE
OVER ADMINISTRATIE Voor veel mensen die zich dagelijks met de administratie bezighouden, is er niets belangrijker dan een goed kader waarbinnen ze routinewerkzaamheden snel en efficiënt kunnen uitvoeren en waarmee ze indien nodig kunnen beschikken over nadere analysemogelijkheden. Het administratieve deel van het programma levert in één oplossing alle functies die nodig zijn om te voorzien in de behoeften van het administratieve personeel. Inboeken Het inboeken is opgezet met het oog op gebruiksvriendelijkheid, met een standaardrekeningschema als uitgangspunt. U beschikt echter ook over alle mogelijkheden voor het aanbrengen van uw eigen aanpassingen. Boekstuksjablonen en automatische boekingen zorgen voor een efficiënt administratieproces, inclusief automatische periodisering, btw-boeking enz. Ook kunt u desgewenst rechtstreeks boeken in de debiteuren- of crediteurenadministratie. Voor gebruikers met programmaversies waarin de modules Order/Factuur en Inkoop zijn opgenomen, vindt het inboeken normaal gesproken plaats bij het overboeken van facturen en betalingen vanuit deze modules. Integratie met gerelateerde modules Bij veel bedrijven worden taken verdeeld onder een aantal mensen, zodat er bijvoorbeeld één persoon verantwoordelijk is voor verkoop en facturering, een ander voor inkoop en magazijnbeheer en weer iemand anders voor projecten en urenstaatregistratie. Veel van deze processen hebben met elkaar gemeen dat, nadat de nodige instellingen zijn verricht, de stukken op het moment van registratie voldoende informatie bevatten om ze in te boeken in het grootboek. Voor de meeste gebruikers zijn de meeste boekstukken afkomstig uit deze gerelateerde modules. Eén van de belangrijkste voordelen van een geïntegreerd systeem is dat het inboeken automatisch verloopt. Bij levering is het systeem gereed voor dit type automatische inboekingen. Dit wordt geregeld door een aantal vooraf gedefinieerde instellingen, die bepalen dat bijvoorbeeld een factuur een boekstuk aanmaakt in het grootboek voor de standaardverkooprekening. U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de juiste btw-codes worden ingesteld voor de artikelen. Als u de verkopen wilt toewijzen aan verschillende rekeningen, bijv. een aparte rekening in het grootboek voor iedere artikelgroep, dan is dat ook mogelijk. Grootboek Het grootboek is helder opgezet met uitsplitsingsmogelijkheden voor afzonderlijke boekstukken en analyse. Vanuit het grootboek hebt u kijk op alle geregistreerde administratiegegevens. U kunt beschikken over diverse mogelijkheden voor het weergeven van cijfers op basis van periode, dagboek, afdelings- en projectadministratie, kerngetallen enz. Met behulp van de functie Cashflow krijgt u een overzicht van uw toekomstige cashflow op basis van reeds geregistreerde informatie. Einde periode en einde jaar Het systeem bevat wizards voor btw-periode, einde periode en einde jaar en u boekt het totaal van één jaar over naar het volgende, zodat u het huidige jaar kunt vergelijken met voorgaande jaren. Boekjaar gedeeltelijk afsluiten wordt gebruikt als u al bent begonnen met een nieuw
2
OVER ADMINISTRATIE
boekjaar, voordat het voorgaande jaar volledig is afgesloten en de definitieve openingsbalans is overgeboekt. Project- en afdelingsadministratie U kunt uw transacties een markering geven dat ze bij een bepaald project en/of een bepaalde afdeling horen. Hiermee kunt u volledige administraties bijhouden voor projecten en afdelingen. Budget Vanuit de functie Budget kunt u cijfers van voorgaande jaren ophalen en gebruiken voor uw huidige budget of het totaal per periode verdelen aan de hand van een speciale verdeelsleutel die u zelf kunt instellen. Met de Budgetmodule kan uw bedrijf zijn budgetten opzetten op een gebruiksvriendelijke en eenvoudige manier. Ook draagt de module bij aan het overzicht dat u nodig hebt om de juiste zakelijke beslissingen te kunnen nemen op basis van uw budgetten, voorspellingen en de verwachte ontwikkeling van uw kaspositie. Bank Met behulp van Afstemmen dagafschriften kunt u controleren of de afschriften die u van uw bank krijgt overeenkomen met uw eigen administratie. U kunt bedragen op elkaar afstemmen en alle posten aangeven die u op uw bankafschriften vindt. De functie helpt u bij het opzoeken en afvinken van boekingen in het grootboek. Het systeem zal ook het Afgestemd bedrag berekenen en vergelijken met het Beginsaldo van uw bankafschriften nadat u alle posten hebt afgestemd. U kunt ook uw eigen bankbestandsformaten definiëren die voor verdere verwerking moeten worden geïmporteerd in Inboeken. Dit kan handig zijn als u afschriften genereert van uw internetbank, zoals Excel-bestanden, en deze bestanden wilt importeren zonder alle transacties handmatig te hoeven registreren. Valuta In de meest uitgebreide versies van het Mamut-programma kunt u valutarekeningen aanmaken. De meest gebruikte valuta's vindt u standaard in het valutaregister, maar u kunt indien nodig natuurlijk andere valuta's toevoegen. Elektronische documenten U kunt elektronische documenten aanmaken voor uw boekstukken. Zo kunt u bijvoorbeeld documenten inscannen en aan een boekstuk koppelen.
3
ADMINISTRATIE
Rekeningschema Het rekeningschema laat u alle instellingsmogelijkheden zien voor iedere rekening. Hier vindt u eveneens de plaats van de rekening in het Verdichtingen
Hoe maakt u een nieuwe rekening aan 1. 2.
Selecteer Beeld - Administratie - Rekeningschema. Klik op Nieuw.
3.
Geef de rekening een nummer in de volgorde waarvan u deze wilt plaatsen in het rekeningschema. De rekening wordt automatisch in de opmaak van de rekeningen geplaatst, gebaseerd op het nummer dat u hier heeft ingevoerd. Lees hieronder meer over Opmaak van rekeningen.
4.
Voer een Naam in. Een korte Naam geeft aan waar de nieuwe rekening voor gebruikt zal worden. De omschrijvingen van bestaande rekeningen kunnen desgewenst ook gewijzigd worden.
5.
Gebruik het tabblad Notitie voor een eventueel uitgebreidere verklaring dan de beknopte omschrijving.
6.
Klik op Opslaan. U heeft nu een nieuwe rekening aangemaakt. Om het inboeken efficiënter te maken, moet u ook de volgende velden invullen: Standaard focus zorgt voor een effectieve invoer van boekstukken. Geeft u bijvoorbeeld Debet aan dan zullen alle transacties op deze rekening als Debettransacties worden voorgesteld. Door een Btw-code te koppelen aan de rekening zal er altijd Btw berekend worden bij de registratie van boekstukken. Het Btw-bedrag zal van het bedrag afgetrokken worden en geboekt worden op de grootboekrekening behorend bij de Btw-code.
4
OVER ADMINISTRATIE
Tip! U kunt ervoor kiezen de bedragen exclusief BTW in te voeren. Dit geeft u aan in de gebruikersinstellingen voor inboeken.
Iedere transactie in de boekhouding kan indien gewenst gekoppeld worden aan een Project of een Afdeling. Door ze hier als standaard voor een bepaalde rekening aan te geven, wordt de verdeling van de standaard administratieve gegevens vereenvoudigd. Om het overzicht te verbeteren kunt u ook rekeningen die u niet gebruikt Wissen. Let u op dat sommige rekeningen niet gewist kunnen worden, omdat deze Systeemrekeningen zijn. Deze rekeningen worden onder andere gebruikt bij Automatische transacties gegenereerd in andere modules. Let op! Met behulp van Bedrijfsinstellingen kunt u aangeven of de onderneming Btw-plichtig is of niet. Dit bepaalt uitsluitend of er Btw berekend moet worden bij indirecte boeking van transacties vanuit de modules Factuur en Inkoop. Bij het direct inboeken (in de module Inboeken) zal er nog steeds BTW berekend worden.
U kunt het rekeningschema afdrukken via het rapport Rekeningschema, overzicht. Indien u meerdere databases, met dezelfde rekeningsschema´s, kunt u deze eenvoudig bijhouden met de functie Database beheer.
Verdichtingen In het tabblad Verdichtingen ziet u de plaats van de rekening in het Rekeningschema.
Zo past u Verdichtingen aan 1.
Klik op Verdichtingen wijzigen om het verdichtingen te bewerken.
2.
Klik met de rechter muisknop op de categorie waaraan u wijzigingen wilt aanbrengen.
3.
Geef in het menu aan waar u de rekening wilt plaatsen. U kunt ook de naam van een categorie veranderen of meerdere onderdelen of groepen aanmaken. U kunt desgewenst ook onderdelen en groepen wissen.
U kunt Verdichtingen voorstellen om terug te gaan naar het verdichtingen dat het programma automatisch voorstelt.
5
ADMINISTRATIE
Notitie Consequent gebruik van de verschillende rekeningen is belangrijk voor een goede boekhouding. Een naam voor de rekening is over het algemeen niet voldoende om duidelijk te maken waar de rekening voor gebruikt wordt. Daarom kunt u in het tabblad Notitie een uitgebreidere beschrijving invoeren. Ook de omschrijvingen van bestaande rekeningen kunnen desgewenst gewijzigd worden.
Uitgebreid Veldomschrijvingen voor het tabblad uitgebreid Standaard tegenrekening: Wanneer u altijd een automatische standaard tegenrekening met deze rekening wilt hebben, dan kiest u de tegenrekening uit deze lijst. Valuta: Hier kunt u aangeven welke valuta u wilt gebruiken voor de rekening (alleen balansrekeningen). Markeer de afvinkhokjes indien u wenst dat de aangegeven functies van toepassing moeten zijn op de desbetreffende rekening: Geblokkeerd voor boeking: Zorgt ervoor dat de rekening niet actief is en niet gebruikt kan worden voor boekstukregistraties. BTW-code geblokkeerd: Wanneer u hier voor kiest, kunt u tijdens de boekstukregistratie de BTW-code niet wijzigen. Moet opgenomen worden in gefactureerde omzet: Te gebruiken voor het boeken van omzet die in de BTW-afrekening moeten worden opgenomen. U moet daarom de markering verwijderen bij rekeningen die gebruikt worden voor het boeken van omzet die niet in de BTWafrekening moeten worden opgenomen.
Niet in invoervenster weergeven: Wordt niet weergegeven in boekstukoverzicht dat gebruikt wordt bij de boekstukregistratie. U kunt evenwel boekstukken op de rekening inboeken indien u het rekeningnummer bij het boekstuk aangeeft. Geen BTW van toepassing: Transacties op deze rekening betreffen omzet waarover geen BTW berekend en afgedragen behoeft te worden. Bank/Postbank/Kas: Wanneer u dit vakje afvinkt, en voorwaarden instelt voor het inboeken, dan kunt u op de rekening geen boekstukken boeken met deze beperkingen. Bankafstemming: Geef aan of u de functie voor bankafstemming wilt gebruiken voor het afstemmen van deze rekening.
6
OVER ADMINISTRATIE
Nummeren van boekstukken Het nummeren van boekstukken doet u bij Administratieve Instellingen. Kies Beeld – Instellingen – Administratie – Administratieve instellingen – Instellingen dagboeken, in het tabblad Nummerreeksen.
Het nummeren van boekstukken kan op drie verschillende manieren ingesteld worden.
Eén nummerreeks per dagboek Tussenoplossing - Een nummerreeks met door u zelf te bepalen intervallen Gemeenschappelijke nummerreeks voor alle dagboeken
Aan welke manier van nummering u de voorkeur geeft is met name afhankelijk van de hoeveelheid boekstukken die er verwerkt zullen worden. Belangrijk! Deze instelling worden vergrendeld op het moment dat u boekstukken gaat registreren. Het is daarom belangrijk dat u de juiste nummerreeksen aangeeft voordat u boekstukken gaat inboeken.
Eén nummerreeks per dagboek Dit is de standaardinstelling in Mamut. Ieder dagboek krijgt dan een eigen nummerreeks die met '1' begint. De unieke sleutel voor boekstuk is in dit geval de voorloopcode van het boekstuk, bijvoorbeeld B2 dagboek nummer twee. Als er veel dagboeken zijn in de loop van een jaar, kan het handig zijn een nummerreeks per dagboek te hebben. Tussenoplossing - Nummerreeks met door u zelf ingestelde intervallen Als u vier dagboeken zal gebruiken in de loop van jaar UF, B, IF en D, en geen gemeenschappelijke nummerreeksen hebt, dan kunt u bijvoorbeeld aangeven dat VF moet beginnen met nummer 2000, B op 4000 en IF op 6000. Daardoor zal in feite ieder dagboek een eigen nummerreeks krijgen, maar in de praktijk ziet het eruit als een doorlopende nummerreeks met verschillende intervallen. Hier gaat u zelf eerst naar het dagboek en zet dan zelf nummers bij de betreffende stukken.
7
ADMINISTRATIE
Gemeenschappelijke nummerreeks voor alle dagboeken Als u een gemeenschappelijke nummerreeks wil onafhankelijk van welk type dagboek het is, dan zet u een kruisje in het hokje Doorlopende nummerreeksen voor alle dagboeken voordat u inboeken opent of begint met het aanmaken van facturen. De boekstukken zullen nu onafhankelijk van het dagboek doorlopend genummerd worden.
Btw-codes bewerken Het bewerken van Btw-codes is beperkt tot het veranderen van bestaande codes. Het Btwregister wordt geopend met een eigen knop in het tabblad Bedrijfsinstellingen. Dit tabblad vindt u bij de instellingen voor de Bedrijf. U kunt geen eigen Btw-codes aanmaken, maar uitsluitend de bestaande codes bewerken. Het rekeningschema opent u met de knop in het tabblad Bedrijfsinstellingen. Dit tabblad vindt u in de instellingen voor Bedrijf. Kies de Btw-code en klik op Bewerken.
De meeste instellingen kunnen niet bewerkt worden, maar u zult Btw-codes vinden die voor de meest uiteenlopende zaken gelden. De velden die u kunt bewerken worden hieronder beschreven. Hoofdscherm Door de Btw-code te veranderen, die het Btw-type aangeeft in de lijst, kunt u de volgorde van keuzes in andere modules aanpassen. Op de ze manier is het gemakkelijker die Btw-codes te vinden, die u het meest gebruikt. De Omschrijving kan veranderd worden als u een nadere beschrijving wilt geven van de code. Daarnaast kunt u zien waar de codes gebruikt worden:
8
Toon in Administratie: in hoeverre de code als keuzemogelijkheid verschijnt in Inboeken. Toon in Artikel: in hoeverre de code aan een artikel wordt gekoppeld.
OVER ADMINISTRATIE
Toon in Order/factuur: in hoeverre de code gebruikt zal worden in de Order/factuurmodule. Toon in Inkoop: in hoeverre de code gebruikt zal worden in de Inkoopmodule.
Tabblad Btw In de drie bovenste velden (Geen), Btw en Export geven aan in hoeverre de Btw-code een Btw-verwerking omvat. (Export heeft geen Btw-code, omdat het juist export geldt)
Btw-percentage: geeft het percentage aan voor het berekenen van de Btw. In Nederland is dit gewoonlijk 0, 6, 19 %. Functie: kan Invoer en Uitvoer zijn. Verkoop is 'Uitvoer Btw' en Inkoop is 'Invoer Btw' Standaard verkooprekening zal altijd in rekening worden gebracht bij het factureren van artikelen met deze Btw-code. Een uitzondering is wanneer er een speciale verkooprekening is ingesteld voor dit artikel. Standaard kostenrekening zal altijd in rekening worden gebracht bij het inboeken van artikelen met deze Btw-code. Hier vindt u geen instelling voor elk individueel artikel, maar de rekening kan wel veranderd worden bij het inboeken van een bestelling. Btw rekening is de rekening waarop het Btw-bedrag wordt geboekt in de balans. Btw verhoudingsgetal wordt gebruikt door bedrijven met Belastingvrije bedrijfsvoering en gedeeltelijk belastingplichtig. Bij een gezamenlijke inkoop wordt aangegeven welk gedeelte van de artikelprijs in de Btw-berekening wordt meegenomen. Toon in omzetrapporten geldt voor versies zonder de administratie, waar u wel een Btwopdracht kan uitvoeren. Hier kiest u welke code geldt in de opdracht.
9
ADMINISTRATIE
Tabblad Dienst Buitenland Als u Dienst Buitenland aanvinkt, wordt deze behandeld als dienstkoop uit het buitenland.
Kies tussen Artikel gerechtigd of Niet artikel gerechtigd: als u recht heeft op belastingaftrek voor diensten uit het buitenland geeft u dat hier aan. Rekening voor berekende Btw: is de rekening waarop het Btw-bedrag wordt geboekt in de balans. Basisrekening 1: is de rekening die als basis fungeert voor de berekening. Basisrekening 2: is de rekening die als basis fungeert voor de balans.
10
OVER ADMINISTRATIE
Project- en afdelingsadministratie U kunt transacties koppelen aan projecten en/of afdelingen. Zo kunt u volledige project- en afdelingsadministraties bijhouden. De afdeling maakt deel uit van de administratiemodule en de afdelingen zelf worden aangemaakt in het standaardregister. Project is een afzonderlijke module en de feitelijke projecten worden ingesteld in hun eigen afzonderlijke register.
Afdelingsadministratie Een afdeling aanmaken 1.
Ga naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister.
2.
Markeer Afdelingen en klik op Bewerken.
3.
Klik op Nieuw. Voer een naam in voor de nieuwe afdeling en klik op OK. Er wordt een nieuwe afdeling aangemaakt, die kan worden geselecteerd bij het inboeken.
Kolom voor afdeling weergeven In de modules Order/Factuur, Inboeken en Grootboek kunt u naar de gebruikersinstellingen gaan om aan te geven dat u de kolom voor Afdeling in de modulevensters wilt laten weergeven. Hiervoor opent u de betreffende module en klikt u op de knop Gebruikersinstellingen op de werkbalk. In Grootboek heet deze knop gewoon Instellingen, maar heeft deze wel hetzelfde pictogram als in de andere modules.
11
ADMINISTRATIE
Automatiseren Door koppeling van een relatie of een artikel aan een afdeling worden alle boekingen voor die/dat relatie/artikel ook op die afdeling geboekt. Voor relaties maakt u deze koppeling aan op het tabblad Overige informatie. Voor artikelen doet u dit op het tabblad Diversen. Tip! Het programma heeft een wizard voor het bijwerken van een selectie artikelen/relaties, waarmee u een filter kunt gebruiken met bepaalde criteria in de wizard en vervolgens een waarde kunt wijzigen/bijwerken voor alle hits die de filter oplevert. Iedere afzonderlijke rekening in het rekeningschema kan aan een afdeling worden gekoppeld. Deze functie kan handig zijn als alle posten voor een geselecteerde rekening bij een bepaalde afdeling moeten horen. Wees echter wel voorzichtig als u dit gebruikt in combinatie met afdelingskoppelingen op artikel- en relatieniveau, zodat u geen afdelingen door elkaar haalt. Budget U kunt zowel op project- als op afdelingsniveau een budget aanmaken. Bij de instellingen voor het budget kiest u gewoon voor project of afdeling. Rapporten De meeste rapporten in de administratiemodule kunnen als project- en als afdelingsrapporten worden aangemaakt door de/het gewenste afdeling of project te selecteren in het filtervenster voor dat rapport.
Projectadministratie De projectmodule is opgezet met het oog op projectgebaseerde werkprocessen. Hier kunt u nieuwe relaties, orders, activiteiten enz. registreren via de verschillende tabbladen in het projectregister. Deze module is ook nauw geïntegreerd met andere modules in het programma, zodat u kunt bepalen of u al dan niet projectgebaseerd wilt werken. Het projectregister kan worden geopend via Beeld - Project - Projectregister U kunt kiezen welke projectlijstvensters er moeten worden geopend als u de projectmodule opent door naar Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Project te gaan en te kiezen voor het tabblad Projectkaarten. Meer over de projectmodule leest u in een afzonderlijk hoofdstuk.
12
BEGINSALDI INVOEREN
BEGINSALDI INVOEREN Als u een nieuw bedrijf opzet en Mamut uw eerste boekhoudpakket is, moet u de beginsaldi invoeren. Bij twijfel over de bedragen of op welke rekeningen u deze moet boeken, adviseren wij u met klem om uw accountant te raadplegen. De volgende punten zijn gebaseerd op een overgang van bestaande boekhoudsoftware of handmatige boekhouding naar Mamut. Als u als nieuw bedrijf echter hetzelfde type transacties in uw openingsbalans hebt, kan het voor u goed zijn om onze aanbevelingen te volgen. Als u een vorig boekhoudsysteem afsluit, wordt de eindstand (saldibalans) de openingsbalans in Mamut. Raadpleeg uw accountant bij twijfel over de vraag of u de eindstand in uw vorige systeem hebt. Let op! Als u gebruik maakt van de module Logistiek, d.w.z. het volgen van producten, magazijn(en) enz. moet u alle actuele artikelen instellen voordat u verder gaat met het invoeren van saldi. Voordat u begint met het invoeren van uw artikelen, kan het goed zijn om de instellingen voor de modules Artikel en Inkoop te controleren. Deze vindt u via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Artikel respectievelijk Inkoop.
Openingsbalans invoeren 1. 2.
Ga naar Beeld - Administratie - Inboeken. Klik op Nieuw.
3.
Verander het Dagboek in Openingsbalans.
4.
Controleer of u zich in het juiste boekjaar bevindt. Dit wordt in het midden van het bovenste menu weergegeven. Als u zich in het verkeerde boekjaar bevindt, dubbelklikt u op dit cijfer en verandert u het in de juiste waarde.
5.
Controleer of de datum in het datumveld juist is. Als het onjuist is, bewerkt u gewoon de waarde. Let op! Als u begint met het gebruik van Mamut in de loop van het boekjaar, is het belangrijk om alle saldi naar Mamut over te boeken. Als u bijvoorbeeld vanaf 01/07/2006 begint met het gebruik van Mamut, moet u de cijfers met datum 30/06/2006 invoeren (d.w.z. de laatste dag van de voorgaande periode). Wij adviseren met klem om met invoeren te beginnen vanaf de eerste maand van een btw-periode.
6.
Zorg ervoor dat u zich in de juiste periode bevindt. Als dat niet zo is, klikt u op het vervolgkeuzevak en verandert u dit in de juiste periode.
7.
Voer eerst alle saldi aan de debetzijde in (dit zijn de rekeningen tussen de getallen 1000 en 1999). Dit doet u door het eerste rekeningnummer in de rekeningkolom en vervolgens het debetbedrag in te voeren.
8.
Nadat alle debetsaldi correct zijn ingevoerd, kunt u de creditsaldi gaan invoeren (dit zijn de rekeningen tussen 2000 en 2999 in de standaardopzet). Dit doet u op dezelfde manier als hierboven.
9.
Klik op de knop Naar grootboek verwerken of druk op [Ctrl+H].
10. U hebt nu al deze waarden overgeboekt naar het grootboek.
13
ADMINISTRATIE
Let op! Wij adviseren om alle beginsaldi als één boekstuk in te voeren, niet in meerdere boekstukken. Als u echter besluit om in meerdere boekstukken in te voeren, moet ieder afzonderlijk boekstuk in evenwicht zijn (d.w.z. debet = credit). Als niet alle afzonderlijke boekstukken in evenwicht zijn, zal het uiteindelijke grootboek dat ook niet zijn.
Openingsbalans invoeren voor debiteuren en crediteuren Voor debiteuren/crediteuren kunt u, overeenkomstig uw bestaande systeem, verschuldigde of te ontvangen bedragen invoeren als verzamelbedragen of gespecificeerd per factuur. Wij adviseren het laatste, omdat ontvangsten/betalingen achteraf dan gemakkelijk gekoppeld kunnen worden. Voordat u saldi gaat invoeren, dient u alle bestaande leveranciers/klanten in te stellen en hun gegevens in te voeren. Boek openstaande verkoopfacturen debet op de klantenrekening en credit op een tijdelijke rekening, zoals 9996. Bij creditnota's gaat het net andersom. Het is verstandig om het/de originele factuurnummer en -datum te gebruiken als referentie voor latere koppeling en veroudering. Bij crediteuren boekt u inkoopfacturen credit op de leveranciersrekening en debet op een andere, tijdelijke rekening, zoals 9997. Bij creditnota's gaat het net andersom. Banksaldi U dient het saldo in te voeren op basis van uw bankafschrift en posten die nog niet zijn overgeboekt op basis van uw afstemming van dagafschriften. Neem bij twijfel hierover contact op met uw accountant. Normaal gesproken zou u het/de Banksaldo/-saldi invoeren per bankafschrift bij het invoeren van de openingsbalans. Het verschil tussen het bedrag van het bankafschrift en het bedrag van uw eindsaldo bestaat uit niet-overgeboekte posten volgens uw afstemming van dagafschriften. Dit verschil boekt u debet/credit bij uw kruisposten. Gebruik vervolgens boekstukken voor bankbetalingen/-ontvangsten voor het boeken van de nietovergeboekte posten en voor de debet-/creditboekingen op dezelfde tussenrekening om er zeker van te zijn dat de transacties verschijnen op het scherm Afstemmen dagafschriften. Beginsaldi grootboek Gebruik een Beginsaldo-boekstuk en voer de debet- en creditsaldi in op basis van de afsluitende saldibalans van uw vorige systeem. (Let op: zie punt 8 voor banksaldi). Het debiteurensaldo wordt debet geboekt op de tijdelijke rekening die u hebt gebruikt voor het invoeren van uw debiteurensaldi. Het crediteurensaldo wordt credit geboekt op de tijdelijke rekening die u hebt gebruikt voor het invoeren van uw crediteurensaldi. Wij adviseren u om, nadat u alle beginsaldi hebt ingevoerd, een saldibalans te maken plus een lijst van verouderde debiteuren en een lijst van verouderde crediteuren. Kijk door te vergelijken of de cijfers en de veroudering overeenkomen met het eindsaldo van uw oude systeem. Controleer ook of het saldo van de tijdelijke rekeningen/kruisposten die u hebt gebruikt nul is. Voer de eventueel vereiste aanpassingen door. Als u ervan overtuigd bent dat alle ingevoerde gegevens juist zijn en overeenkomen met de afsluitende saldibalans van uw vorige systeem, dient u een inventarisatie uit te voeren om de voorraadniveaus van de producten die u op voorraad hebt bij te werken. Wij adviseren om, nadat u uw voorraad hebt bijgewerkt, een voorraadwaarderapport te maken en dit cijfer te vergelijken met het cijfer op uw balansrekening voor voorraad. Deze moeten overeenkomen. Als ze niet overeenkomen, moeten de vereiste aanpassingen worden doorgevoerd. Vergeet niet dat goede boekhoudpraktijken voorschrijven om de procedure voor de periodeafsluiting uit te voeren nadat u klaar bent met uw aanpassingen voor de periodeafsluiting. Zo zorgt u er ook voor dat uw financiële verslaglegging voor iedere periode
14
BEGINSALDI INVOEREN
juist is. Bij twijfel over de procedures voor periodeafsluiting/jaarafsluiting adviseren wij u om advies te vragen aan uw accountant of om een cursus aan de Mamut Academy te volgen. Vergeet niet dat u geen boekingen meer kunt verrichten voor een afgesloten periode.
15
ADMINISTRATIE
INBOEKEN De module Inboeken is een soort kladblok waar u uw boekstukken neerzet voordat ze overgebracht worden naar het grootboek. Zolang de boekstukken in inboeken liggen kunt u datum, boekstuksoort, periode, rekeningen enz. veranderen. Een boekstuk bestaat uit twee of meer Boekstukregels, waarvan de som gelijk nul is. Het totaal van Debet moet gelijk zijn aan het totaal van Credit. De boekstukken worden genummerd aan de hand van de instellingen die u zelf heeft aangegeven. Voordat u met Inboeken begint, dient u op de hoogte te zijn van de mogelijke instellingen. Deze module kan naar uw persoonlijke behoefte ingesteld worden en met behulp van gebruikersinstellingen zult u sneller en eenvoudiger boekstukken kunnen inboeken. Het inboeken is in twee delen opgedeeld. In het bovenste gedeelte ziet u het betreffende boekstuk dat u bewerkt. In het onderste gedeelte ziet u het boekstuk dat al in ingeboekt, maar nog niet naar het grootboek is overgebracht. Het is nog steeds mogelijk deze boekstukken te veranderen. Bij het inboeken van boekstukken wordt verwacht dat u een brutosom invoert. Bij gebruik van Btw-codes houdt het systeem Inkoop Btw en Verkoop Btw in van het boekstuk en boekt dit naar de juiste Btw-rekening. Via de knop Rekeningschema kunt u een rekening aan verschillende Btw-codes koppelen. In het tabblad Uitgebreid kunt u speciale toepassingen instellen voor de rekening. Zo kunt u voor de omzet Moet opgenomen worden in Btw-plichtige omzet aangeven. Door te klikken op de knop rechts van Activiteiten aanmaken kunt u aangepaste activiteiten invoeren. U kunt zelf de inhoud van de activiteit bepalen en aangeven in welke modules de activiteitssjabloon beschikbaar zal zijn. Met behulp van Boekstukregel invoegen (Ctrl + T) kunt u aangepaste boekstukregels invoegen en toepassen. In het Boekstuk venster klikt u op de knop Instellingen en voegt u uw eigen boekstuk tekst in het Standaardregister in. De teksten die u hier invoegt zullen weergegeven worden in de afrollijst in het Boekstukvenster. U kunt de Calculator openen door op F-12 t drukken op het toetsenbord. Er is een aantal andere sneltoetsen om het inboeken te vereenvoudigen Enkele Btw-codes kunt u aanpassen aan uw bedrijf met eigen Btw-instellingen. Lees meer over Btw-codes hieronder. Een snellere manier om boekstukken in te boeken is het gebruik van Boekstuksjablonen of de knoppen in de werkbalk voor boekstuksjablonen. Tip! In Inboeken kunt u Resultaat en Balans checken van een boekstuk, voordat u deze naar het grootboek overbrengt. U kiest de bron voor het afdrukken in de rapportmodule waar u kunt kiezen tussen Grootboek, Inboeken of beiden.
16
INBOEKEN
Gebruikersinstellingen: Inboeken Met behulp van de gebruikersinstellingen kunt u de functionaliteit en weergave van het venster voor het inboeken aanpassen. Deze instellingen kunnen per gebruiker verschillend zijn. Onder Kolom weergeven bepaalt u welke kolommen in het registratievenster moeten worden weergeven door deze in de respectieve afvinkhokjes te markeren. De afvinkhokjes onder Enter-Stop geven u de mogelijkheid te bepalen hoe de cursor zich moet verplaatsen wanneer u [ENTER] of [TAB] toetst. Stel dit zo zodat het gebruiksgemak voor u zo optimaal mogelijk is, om het werken met boekstukken te vergemakkelijken. In de kolom Functie kunt u bepalen welke algemene richtlijnen moeten gelden voor het registreren van boekstukken. Markeer de gewenste afvinkhokjes voor de functies die u wilt activeren Nieuw boekstuk bij evenwicht zorgt automatisch voor een nieuw boekstuknummer op de volgende regel nadat er balans was in het voorgaande boekstuk. U kunt gebruik maken van deze functie of u kunt [Ctrl] + [N] toetsen om een nieuw boekstuknummer aan te maken wanneer u het bedrag op de laatste boekstukregel heeft ingegeven. Omschrijving kopiëren naar tegenrekening zorgt ervoor dat de omschrijving wordt overgenomen op de boekstukregel van de tegenrekening.
Indien u kiest u voor Datum bepaalt periode, zal automatisch de juiste periode geregistreerd worden wanneer u de datum intikt. Datum - Periodecontrole zal u een waarschuwing geven indien de boekstukdatum afwijkt van de aangegeven periode. Controle Valutaregister geeft een waarschuwing indien de huidige datum niet buiten de periode valt van de valuta. (Instellingen Administratie / Module-instellingen/ Valuta.) Toon in volgorde van invoer: Laatst geregistreerde boekstuk wordt boven aan het dagboek weergegeven.
17
ADMINISTRATIE
Batchverwerking biedt de mogelijkheid om een complete 'batch' (verzameling boekstukken, ongeacht boekstuksoort en periode) naar het grootboek over te boeken. Boekstuksjabloon vereenvoudigen het inboeken van standaard boekstukken en periodisering van kosten. Werkbalk boekstuksjablonen activeert knoppen voor registratie van individuele boekstukken. U kunt ook uw meest gebruikte boekstuksjablonen toevoegen, naast de standaard sjablonen die in het systeem zitten. Bedragen incl. Btw invoeren (grondslag netto, zonder Btw): Hier kunt u het nettobedrag per rekening registreren die met een belastingcode is aangegeven. De belasting wordt berekend en op een aparte regel weergegeven in het dagboek. Bijlage geeft u de mogelijkheid om een document als bijlage aan de boeking te koppelen. Controle betalingsmerk checkt het betalingskenmerk dat ingevoerd is bij het inboeken. Standaard dagboek: Selecteer welk boekstuksoort voorgesteld moet worden telkens wanneer u een lege boekstuk-registratiemodule opent. Sorteren op: Bepaal of het boekstukoverzicht op volgnummer of boekstuksoort gesorteerd moet worden. Standaard focus: kies welke weergave weergegeven moet worden bij het openen van een nieuwe boeking. Klik op de knop Toon boekingen van alle gebruikers indien u toegang wilt hebben tot de boekstukken die geregistreerd zijn door anderen. Deze boekstukken zullen dan naar u worden overgebracht. In principe hebben niet alle gebruikers het recht alle boekstukken te bekijken, maar u kunt anders bepalen indien u de rechten als systeembeheerder heeft.
18
INBOEKEN
Kolommen bij Inboeken In Gebruikersinstellingen kunt u de kolommen selecteren die u graag wilt zien in het rekeningschema. S
Geeft het regelnummer aan. Ieder boekstuk kan uit meerdere dergelijke transactieregels bestaan. Met andere woorden, de nummering begint voor ieder boekstuk met nummer 1.
Rekening
Grootboekrekening voor de basistransactie. Het bedrag dat op deze regel wordt ingegeven wordt geboekt op de hier aangegeven grootboekrekening.
Tegenrekening
Het bedrag dat in de kolom Debet of Credit wordt tegengeboekt op deze grootboekrekening, eventueel vermindert met Btw op Grootboekrekening.
Omschrijving
Om de waarde van de gegevens in de financiële administratie te verhogen, kunt u deze kolom gebruiken om een beschrijving van de transactie in te voeren. Zo niet, dan zal de naam van de grootboekrekening in de kolom worden vermeld.
Factuurnr. / Betalingskenme rk
Transacties in de debiteuren - en crediteurenadministratie worden gekoppeld aan het Factuurnr. en/of het Betalingskenmerk waarop de transactie betrekking heeft. De waarden in deze kolom kunnen niet direct veranderd worden. Het nummer voor dergelijke transacties worden in een eigen venster aangegeven.
Debiteuren/Crediteurennu mmer
Klanten en leveranciers hebben hun eigen Debiteuren- of crediteurennummer dat overeenkomt met het relatienummer in het Relatieregister.
BTW
Meerdere rekeningen zijn aan een bepaalde Btw-code gekoppeld. De code wordt in deze kolom weergegeven en kan eventueel gewijzigd worden.
Afdeling
Vele rekeningen kunnen aan een Afdeling gekoppeld zijn. De code wordt in deze kolom weergegeven en kan eventueel gewijzigd worden.
Project
Vele rekeningen kunnen aan een Project gekoppeld zijn. De code wordt in deze kolom weergegeven en kan eventueel gewijzigd worden.
Valutacode
Boekstukken kunnen in buitenlandse valuta geboekt worden. De valutacode wordt in dit veld aangegeven. De waarde van het boekstuk wordt omgerekend naar Euro's (of de valuta die uw onderneming in de administratie gebruikt). Let u er op dat het Valutaregister bijgewerkt moet zijn.
Wisselkoers Valutabedrag Debet
Geeft het bedrag aan dat geboekt zal worden op de grootboekrekening die in de kolom Rekening aangegeven is.
Credit
Geeft het bedrag aan dat geboekt zal worden op de grootboekrekening die in de kolom Rekening aangegeven is.
19
ADMINISTRATIE
Sneltoetsen bij Inboeken Het gebruik van sneltoetsen maakt het werken met Inboeken sneller. Sommige sneltoetsen hebben meerdere functies, afhankelijk van de plaats in het registratievenster waar de cursor zich bevindt. Toets
Functie
+
Nieuw boekstuk - Begint met nieuw boekstuknummer indien het vorige boekstuk in evenwicht is. Sluit het venster met factuurgegevens nadat het factuurnummer is ingevoerd. Het verschil tussen de bedragen op laatste regel van het boekstuk tegenboeken. (Dit kan uitsluitend indien de cursor op de laatste regel in de kolom 'rekening' staat.)
20
/ of *
Verandert Dagboek
-
Opent het rekeningschema indien de cursor in de kolom 'rekening' staat.
*
Kopieert de omschrijving van de voorgaande transactie wanneer de cursor in de kolom 'omschrijving' staat.
D
Voegt de datum van vandaag in (systeemdatum). Geldt voor datumvelden.
CTRL+INSERT
Boekstukregel invoegen
CTRL+L
Geeft Boekstukoverzicht
CTRL+B
Opent Instellingen dagboeken
CTRL+A
Opent Btw-code register
CTRL+K
Opent Rekeningschema
CTRL+R
Opent Valutaregister
CTRL+I
Opent Gebruikersinstellingen
CTRL+P
Ga naar rapportmodule
CTRL+H
Naar grootboek verplaatsen
CTRL+Q
Venster sluiten
F1
Opent Helpbestand
INBOEKEN
F3
Ga naar dagboek
F4
Excl. btw in boekstuk
F5
Incl. btw in boekstuk
F8
Ga naar Netto/bruto
F9
Maakt boekstukdatum bepalend voor het veld.
F11
Verplaatst de cursor naar het veld voor de keuze van periode.
F12
Opent de Calculator.
1300
Opent een overzicht van klanten voor het boeken van een tegoed.
1600
Opent een overzicht van leveranciers voor het boeken van een leveranciersschuld.
CTRL+R
Opent het valutaregister
ESC
Sluit het overzicht van het rekeningschema indien dit op het scherm staat.
Space (spatie)
Opent de afrollijst, indien toegankelijk (bv. in afdeling, project).
21
ADMINISTRATIE
Dagboeken De module Administratie is als standaard opgezet met 12 verschillende Dagboeken. Alle transacties die in het Grootboek ingeboekt worden, moeten met een van deze dagboeken geboekt worden of een dagboek dat u zelf heeft aangemaakt. Het gebruik van de verschillende dagboeken biedt u een meer effectieve registratie en opslag van boekstukken. Om ze eenvoudiger van elkaar te kunnen onderscheiden in het grootboek, wordt er gebruik gemaakt van voorloopcodes voor de verschillende dagboeken (bijvoorbeeld VF voor Verkoopfactuur). U kunt dagboeken aanmaken en aanpassen in Administratieve Instellingen in het tabblad Administratieve Instellingen, onder Instellingen dagboeken. U kunt dagboeken die standaard ingesteld zijn zelf bijwerken, maar de dagboeken die u zelf heeft aangemaakt kunt u slechts verwijderen. Voor de instellingen van dagboeken klikt u op de knop Instellingen Dagboeken in de werkbalk.
Boekstukken inboeken De module Inboeken bevat een aantal geautomatiseerde routines, waaronder Btw-verwerking en het registreren van betalingen. Op deze pagina wordt de eenvoudigste manier van inboeken beschreven. Daarna worden in dit hoofdstuk de meer geautomatiseerde routines beschreven. In het bovenste gedeelte van het venster ziet u de boekstukregels van het actuele boekstuk. In het onderste gedeelte ziet u een overzicht van eerder geregistreerde boekstukken. Als u Boekstukoverzicht verbergen kiest, dan wordt het onderste gedeelte niet getoond.
Zo boekt u een boekstuk in 1. 2. 3.
22
Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Inboeken. Klik op Nieuw. U kunt ook [Ctrl] en [N] intoetsen op het toetsenbord. Kies Dagboek, Boekingsdatum en Periode. U kunt op dit moment de boekstuksoort nog wijzigen door [/] en [*] te toetsen.
INBOEKEN
4.
Voer het rekeningnummer in voor het boekstuk in de kolom Rekening. U kunt eventueel het rekeningnummer uit het Rekeningschema opvragen dat geopend kan worden door middel van de min-toets [-] op het numerieke toetsenbord.
5.
Voer ook het rekeningnummer van de Tegenrekening in. Tegenrekening Deze rekening zal automatisch met het bedrag worden tegengeboekt dat op de eerste rekening werd geboekt. Indien u een boekstukregel handmatig wilt invoeren, kunt u deze kolom verbergen met behulp van de Gebruikersinstellingen.
6.
Toets [ENTER]. De cursor verplaatst zich nu naar de kolom Debet of Credit afhankelijk van de standaardinstelling van de rekening. (Deze instellingen worden aangegeven in het Rekeningschema).
7.
Toets het bedrag in en druk op [ENTER]. Indien u een Tegenrekening heeft aangegeven, zal er een nieuwe boekstukregel met hetzelfde bedrag worden aangemaakt. Indien er bij de eerste rekening een Btw-code was aangegeven, zal het BTW-bedrag eveneens worden geboekt op de desbetreffende Btw-rekening en tegenrekening.
8. 9.
Klik op Artikelregel invoegen om een regel toe te voegen in het boekstuk. Het boekstuk zal nu balanceren en kunt u het volgende boekstuk inboeken.
10. Herhaal deze procedure totdat alle boekstukken zijn ingeboekt. 11.
Klik op Verwerken naar grootboek om de boekstukken naar het grootboek over te boeken of u kunt ze opgeslagen laten liggen in de module (Inboeken). Tip! Wanneer u een betaling registreert in Inboeken, kunt u kiezen welke rekening u wilt gebruiken. Er bestaat een standaard koppeling tussen de dagboeksoorten Bank, Postbank en Kas en de rekening waar u het boekstuk op boekt in Inboeken. U kunt de standaardwaarden voor betalingen instellen via het menu Instellingen – Administratieve instellingen - Module-instellingen en de knop Betaling. Na het instellen in dit venster wordt hier bepaald naar welk dagboek en rekening de betaling geboekt wordt. Tip! Voor een efficiëntere wijze van het boeken van boekstukken kunt u gebruik maken van de verschillende sneltoetsen. Op deze manier hoeft u de muis niet te gebruiken, maar gebruikt u uw rechterhand en het numerieke toetsenbord. U heeft dan uw linkerhand vrij om door boekstukken, kwitanties en facturen, etc. te bladeren.
Naar grootboek overboeken Zo boekt u een boekstuk over naar grootboek 1.
Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Inboeken.
2.
Klik op Verwerken naar Grootboek.
23
ADMINISTRATIE
3.
Maak een selectie voor het overboeken. U kunt kiezen uit boekstuksoort, periode of alle boekstukken. (Een combinatie is ook mogelijk zoals bv. Inkoopfactuur van Periode 3). Tip! Heeft u Batchverwerking in de inboekmodule in de gebruikersinstellingen afgevinkt, dan kunt u een batch kiezen in het selectiescherm.
4.
Zorg dat het vakje naast Boekstuk voorbeeld niet aangevinkt is, wanneer u deze niet wilt weergeven.
5.
Klik Volgende.
6.
Controleer of de inhoud van het boekstuk correct is (wanneer u bij stap 4 heeft aangegeven het voorbeeld te willen zien).
7.
Klik op Voorbeeld sluiten om het venster te sluiten.
8.
Klik op Vorige wanneer er een fout in het voorbeeld staat. U kunt terug gaan en een nieuwe selectie maken en hierna opnieuw een voorbeeld bekijken.
9.
Wanneer het voorbeeld correct is, selecteert u de printer die u wilt gebruiken. Klik op Voltooid. Het transactiejournaal wordt afgedrukt. Controleer of deze klopt. Wanneer u op Nee klikt, zal deze opnieuw afgedrukt worden. U kunt geen veranderingen meer aanbrengen, alleen een nieuwe versie afdrukken.
10. Klik op Voltooien wanneer de overboeking is uitgevoerd. De boekstukken worden overgebracht naar het Grootboek.
Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken U kunt debiteuren-/crediteurentransacties direct boeken in Inboeken. Als u een programmaversie met een Order/Factuur- en Inkoopmodule heeft, gebeurt dit gebruikelijk bij het overboeken van facturen en de betalingen in deze modules. Voor gebruikers van de factoring functie, boekeingen worden in het debiteuren en crediteurenoverzicht gemaakt. In het standaard rekeningschema dat bij het programma bijgeleverd wordt, zijn de rekeningen 1300 Debiteuren en 1600 Crediteuren aangemaakt met een koppeling naar de Debiteuren- en Crediteurenadministratie. Alle klanten en leveranciers worden aan deze rekeningen gekoppeld en worden gebruikt om openstaande betalingen tussen u en de relaties te registreren. Bij het boeken van boekstukken op rekening 1300 en 1600 zult u daarom gevraagd worden om de boekingen te koppelen aan een Relatie.
24
INBOEKEN
Zo registreert u verkoop- en inkoopfacturen in Inboeken 1.
Klik op Nieuw om een boekstuk aan te maken.
2.
Kies voor boekstuksoort VF - Verkoopfactuur (bij een klant) - of IF - Inkoopfactuur (bij een leverancier) is.
3.
Voer 1300 (Debiteur) of 1600 (Crediteur) in de kolom Rekening. Dit opent een overzicht over alle relaties die aan de rekening gekoppeld zijn.
4.
Markeer de Debiteur of Crediteur waarop de transactie betrekking heeft. Klik Nieuw om een relatie aan te maken indien de relatie nog niet in het relatiebestand staat. In het registratiescherm kunt u Naam, Inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel en het BTW-nummer invoeren, wilt u meer informatie over de relatie opslaan, dan raden wij u aan dat in de relatiebeheermodule te doen.
5.
Voer het factuurnummer en/of eventueel het Betalingskenmerk in. De overige velden worden ingevuld met de voorwaarden die van toepassing zijn op deze klant. Als factuurdatum wordt dezelfde datum gebruikt als die voor het boekstuk, maar deze kan eventueel veranderd worden.
6.
Toets plus [+] op het numerieke toetsenbord om dit venster te sluiten.
7.
Voer de Tegenrekening in en toets [ENTER]. Tegenrekening Het gebruik van tegenrekeningen kan het inboeken van boekstukken versnellen. De tegenrekening is het rekeningnummer waarop de boekstukregel moet worden tegengeboekt. Wanneer u bijvoorbeeld een verkoop op rekening 1300 Debiteuren wilt boeken, zal de keuze van rekening 8000 Verkopen, BTW 19% een logische keuze kunnen zijn.
8. 9.
Klik op Boekstukregel invoegen om een regel toe te voegen in het boekstuk. Voer het factuurbedrag in in de kolom Debet en toets [ENTER]. Dit bedrag wordt nu verdeeld over de aangegeven Btw-rekening en Tegenrekening die u onder punt 6 heeft ingegeven. Het boekstuk kan nu naar het Grootboek worden overgeboekt. De module Debiteuren/ Crediteuren zal ook worden bijgewerkt met een 'Openstaande post'. Factuurgegevens registreren Hetzelfde venster wordt gebruikt voor het vastleggen van details betreffende Inkoopfactuur en Verkoopfactuur. Vul de velden in die relevant zijn voor het registreren van betalingstransacties. Deze gegevens zullen het verwerken van betalingen later vereenvoudigen.
Het factuurnummer en/of Betalingskenmerk helpen u beide om de factuur terug te kunnen vinden bij latere betalingsopvolging.
25
ADMINISTRATIE
Als factuurdatum wordt dezelfde datum gebruikt als die voor het boekstuk. Indien u in dit venster de datum verandert, wordt de datum van het boekstuk bijgewerkt. De vervaldatum wordt bepaald aan de hand van de betalingsvoorwaarden die voor de Klant/Leverancier aangegeven zijn. De standaard betalingsvoorwaarden die voor iedere klant worden aangegeven. U kunt echter de voorwaarden in dit venster wijzigen. Dit zal dan invloed hebben op het veld erboven en eventuele handmatige veranderingen aan de Vervaldatum worden overschreven door de inhoud van dit veld.
Op dezelfde manier kunt u aangeven of eventueel een Herinnering wilt sturen door de markering in dit hokje aan te brengen dan wel te verwijderen. Bij registratie van Inkoopfactuur: De Bankrekening van de leverancier wordt uit het relatieregister opgehaald. Indien het niet eerder geregistreerd is in het register, kunt u het nummer direct in dit venster invullen. Dit zal het register niet bijwerken, maar dat kunt u bijwerken in het tabblad Overige info van het Relatieregister.
Inboeken van betalingen Om de betaling van een In-of Verkoopfactuur te kunnen registreren, dient de oorspronkelijke factuur in het Grootboek te zijn geboekt. De betaling kan dan geboekt worden zoals hieronder beschreven of zoals in de Debiteuren-/Crediteurenmodule. Voor gebruikers van een programma versie met de modules Verkoop, Inkoop en Factuur, worden boekingen normaal gesproken gemaakt bij de overdracht van facturen en betalingen vanuit deze modules. U kunt hier dan ook deze modules gebruiken voor het inboeken van betalingen. Voor gebruikers die met factoring werken, moet de boeking gemaakt worden vanuit de Debiteuren en Crediteuren administratie. Zo registreert u betalingen direct in Inboeken 1.
26
Klik op Nieuw om een nieuw boekstuk aan te maken.
2.
Kies de boekstuksoort Bank, Postbank of Kas. Dit zijn alle zogeheten Boekstuksoorten die aangeven dat u een betaling wilt boeken. U kunt de boekstuksoort veranderen met de [/]-toets zodat het boekstuknummer in de kolom geheel links begint met IF of VF.
3.
Typ 1300 (debiteuren) of 1600 (crediteuren) in de kolom Rekening. Dit opent een overzicht over alle relaties die aan de rekening gekoppeld zijn.
4.
Selecteer de Debiteur of Crediteur waarop de transactie van toepassing is en toets [ENTER]. U kunt eventueel het relatienummer direct in het veld voor rekeningnummer intikken (zie punt
INBOEKEN
2). In dit geval hoeft u hier geen keuze te maken. In beide gevallen wordt er een overzicht geopend van alle Facturen die op deze relatie geboekt zijn.
5.
Selecteer de factuur waarvan u de betaling wilt registreren. U kunt ook het factuurnummer direct in het veld voor het rekeningnummer intikken.
6.
Vul de Tegenrekening in en toets [ENTER]. De Tegenrekening is de rekening waarop de betaling geboekt moet worden en moet overeenkomen met het gekozen boekstuksoort. Bij het boeken van boekstukken met het boekstuksoort Bank zal tegenrekening 1100 - Bank - een natuurlijke keuze zijn. Het boekstuk kan nu naar het Grootboek worden overgeboekt. De openstaande boeking in de subadministratie zal met de betaling worden bijgewerkt en als 'Gesloten' worden geregistreerd.
Bewerken van boekstukken De mogelijkheden om boekstukken te bewerken nadat deze naar het grootboek zijn overgeboekt zijn bijzonder beperkt. Het wordt daarom aangeraden om deze op eventuele fouten te controleren alvorens ze over te boeken. Vindt u een fout in een boekstuk dat al in het Grootboek geboekt is, dan dient u een correctieboekstuk aan te maken. Deze dient geheel gelijk te zijn aan het originele boekstuk, maar met tegengestelde voortekens. Het boeken van correctieboekstukken 1. 2.
Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Inboeken. Maak een nieuw boekstuk aan (Bv. een creditnota), kies de Boekingsdatum en Periode.
3.
Kies Boekstukoverzicht weergeven in de afrollijst.
4.
Kies Grootboek in de afrollijst rechtsonder.
5.
Zoek het boekstuk dat u wilt bewerken, door bv. het boekstuknummer of boekstuksoort in te vullen, en het boekstuk zal zichtbaar zijn in het onderste veld.
6.
Selecteer het boekstuk en klik op Ga naar en klik daarna op Sluiten.
27
ADMINISTRATIE
7.
Klik op Wissen in de werkbalk bovenin het venster. Nu krijgt u de vraag of u het boekstuk teruggeboekt moet worden.
8.
Antwoordt Ja. Het programma zal nu een nieuw tegengesteld boekstuk aanmaken. NB! Wilt u de terugboeking niet behouden, dan kunt het boekstuk verwijderen door op Wissen te klikken.
9.
Klik op naar Verwerken naar grootboek om het boekstuk in te boeken. Het oude en nieuwe boekstuk zijn nu samen nul.
Een boekstukregel toevoegen 1.
Vind het boekstuk waaraan boekstukregels ontbreken.
2.
Plaats de cursor op één van de boekstukregels.
3.
Klik Een boekstukregel invoegen.
4.
Voer de ontbrekende boekstukregel in op normale wijze.
1.
Vind het boekstuk dat in de verkeerde periode is geboekt.
Datum/periode wijzigen 2.
Plaats de cursor op één van de boekstukregels.
3.
Wijzig de periode in het periodeveld in de knoppenbalk.
Hetzelfde geldt wanneer u de datum wilt wijzigen. De datum/periode van alle boekstukregels van het boekstuk zullen met de juiste datum/periode worden aangepast.
28
INBOEKEN
Boekstuk wissen 1.
Vindt het boekstuk dat gewist/gecorrigeerd moet worden.
2.
Klik op de knop Wissen in de werkbalk om een boekstuk of boekstukregel te wissen. Een dialoogvenster wordt geopend, waarin u kunt aangeven of u een Boekstukregel of een Boekstuk wilt wissen. Indien het boekstuk niet in balans is nadat u een regel heeft gewist, moet u een nieuwe boekstukregel aanmaken voordat u verder kunt gaan.
3.
U kunt nu doorgaan met het wissen van andere boekstukken door deze te markeren en dezelfde werkwijze te volgen. Let op! Wanneer u een boekstuk wist, wordt het daarop volgende boekstuknummer teruggezet zodat er geen breuk in de nummerreeks ontstaat.
29
ADMINISTRATIE
BOEKSTUKSJABLONEN In ondernemingen van een bepaalde omvang, worden vaak boekstukken geboekt die onderling weinig van elkaar verschillen. Een boekstuksjabloon geeft u de mogelijkheid de variabele informatie in te voeren en maakt één of meerdere boekstukken aan volgens het aangegeven sjabloon. Typische voorbeelden zijn het boeken van facturen, periodiseren van huur en afschrijvingen op vaste activa. Boekstuksjablonen kunt u activeren met behulp van Gebruikerinstellingen waar een eigen afrollijst de beschikbare boekstuksjablonen in de module voor Inboeken aangeeft. U kunt ook de Werkbalk voor boekstuksjablonen activeren, die u speciale knoppen geeft in het Inboekingsvenster. Zo boekt u boekstukken met behulp van een boekstuksjabloon 1.
Maak op normale wijze een nieuw boekstuk aan en waarbij u de boekstuksoort, de boekingsdatum en de boekingsperiode van het boekstuk aangeeft.
2.
Selecteer de gewenste boekstuksjabloon en toets [ENTER].
3.
Kies of schrijf de gewenste vaste waarden voor de boekstuksjabloon in.
4.
Indien u meerdere boekstukken met dezelfde sjabloon wilt boeken en wanneer alle dezelfde waarde moeten hebben (bijvoorbeeld meerdere inkoopfacturen van één leverancier), kunt u Standaard aanvinken. De waarde zal dan voorgesteld worden wanneer de sjabloon de volgende keer gebruikt wordt.
5.
Klik op OK. Eén of meerdere boekstukken kunnen nu met deze waarden worden aangemaakt, precies zoals u heeft aangegeven in het boekstuksjabloon. Snelkoppeling voor het inboeken van boekstukken met behulp van de werkbalk boekstuksjablonen U kunt ook een speciale werkbalk voor boekstuksjablonen activeren, waardoor er aparte knoppen in het venster Inboeken getoond worden in plaats van, of als toevoeging aan de afrolmenu's. Deze knoppen werken als snelkoppelingen naar de verschillende boekstuksjablonen. Hierdoor zal de boeking iets aangepast worden en deze functie wordt veelal toegepast op de boekingen die veel gemaakt worden.
Instellingen voor boekstuksjablonen Een boekstuksjabloon is een vast boekstuk met van tevoren gedefiniëerde boekstukregels die in het venster Inboeken opgeroepen kunnen worden. U kunt zoveel boekstuksjablonen aanmaken of voor-gedefiniëerde boekstuksjablonen bewerken en aanpassen als u wilt. Naast dat in een boekstuksjabloon vaste boekstukregels worden aanmaakt, kan ook aangegeven worden welke variabele gegevens ingegeven moeten worden wanneer een sjabloon gebruikt wordt. Een boekstuksjabloon kan eveneens meerdere geperiodiseerde boekstukken aanmaken die een bedrag met regelmatige intervallen over een jaar verdelen. De boekstuksjablonen zijn naar wijze van gebruik gegroepeerd. Met behulp van de afrollijst boven in het venster kunt u voor een beter overzicht, de sjablonen per Groep sorteren en bekijken. Dubbelklik op de sjabloon die u wilt bewerken en gebruik daarbij de knoppenbalk voor het overige beheer van de sjablonen:
30
BOEKSTUKSJABLONEN
Klik op Nieuw om een nieuw boekstuksjabloon aan te maken. Dit start de 'Wizard' voor het aanmaken van een nieuw boekstuksjabloon. Markeer de boekstuksjabloon die u wilt Bewerken. Dit zal de 'Wizard' voor boekstuksjablonen starten, dezelfde als voor het aanmaken van nieuwe boekstuksjablonen. Klik op Dupliceren nadat u een boekstuksjabloon die u wilt kopiëren heeft gemarkeerd. Dit voegt een nieuwe boekstuksjabloon toe aan het overzicht. Klik op Import om een bestand met nieuwe boekstuksjablonen in te lezen. Dit zijn bijvoorbeeld boekstuksjablonen die u uit een andere database geëxporteerd heeft. Klik op Export om de gegevens van een selectie boekstuksjablonen op te slaan in een bestand. Hierna kan het bestand geïmporteerd worden in een bedrijfsdatabase.
Snel inboeken Werkbalk boekstuksjablonen De grote knoppen boven in het boekstukregistratievenster maken het u gemakkelijk bij het registreren van de meest eenvoudige boekstukken. De knoppen starten kleine 'Wizards' die u helpen om alle gegevens in te voeren die nodig zijn voor een correcte registratie van boekstukken. De knoppen worden geactiveerd bij Gebruikersinstellingen, en de knop Werkbalk boekstuksjabloon. Naast de standaardsjablonen die bij het systeem geleverd zijn, kunt u ook uw eigen sjablonen aanmaken.
De knoppen zijn vooral voor gebruikers die het invoeren van boekstukken makkelijker willen maken. Sommige ervaren gebruikers die sneltoetsen en rekeningen in de vingers hebben, geven er vermoedelijk de voorkeur aan om boekstukken regel voor regel te registreren. Betalingen aan anderen Het gebruik van deze knop veronderstelt dat u de factuur eerder heeft geregistreerd als betaald en ingeboekt heeft in het grootboek. 1.
Kies de klant die de leverancier die de betaling heeft ontvangen.
2.
Controleer of de Datum overeenkomt met de datum dat de betaling ontvangen werd.
3.
Kies bij Rekening welke betalingsvorm is gebruikt. Elke keuze is verbonden aan een speciale boekstuksoort of grootboekrekening waarop geboekt zal worden. Deze alternatieven kunt u instellen bij Administratieve Instellingen.
31
ADMINISTRATIE
4.
Kies of de factuur die betaald wordt een Openstaande post of een Gesloten post (betaalde factuur) is. Uw keuze hier bepaalt uit welke transacties u kunt kiezen in het onderstaande venster.
5.
Geef ook aan hoe u wilt dat facturen gegroepeerd moeten worden -op MatchID of Factuurnummer. Dit is alleen van belang wanneer u veel facturen heeft en een beter overzicht wilt hebben.
6.
Markeer de factuur die betaald is in het factuuroverzicht.
7.
Pas Betaald bedrag aan als dit afwijkt van het gefactureerde bedrag. Een eventuele deelbetaling wordt verder opgevolgd in Debiteuren/Crediteuren-administratie.
8.
Voer eventueel Kosten in in de betreffende kolom. Dit wordt op eigen rekening geregistreerd en niet op de hoofdrekening.
9.
Klik op OK. Het boekstuk wordt aangemaakt in het hoofdvenster, kan ook aangepast worden voordat het naar het grootboek wordt overgeboekt. Inkoopfacturen Met deze knop kunt u de inkoopfacturen van uw leveranciers inboeken.
1.
Klik op Inkoopfactuur.
2.
Kies vanuit het overzicht de leverancier van wie u een factuur heeft ontvangen.
3.
Klik op OK.
4.
Tik het Factuurnummer en eventueel het Betalingskenmerk in.
5.
Controleer dat de Factuurdatum en Vervaldatum kloppen met de factuur.
6.
Tik het bedrag in dat op de inkooprekening geboekt moet worden. Nadat u het bedrag heeft ingegeven, wordt er een nieuwe boekstukregel aangemaakt.
7.
U kunt van deze nieuwe regel gebruik maken indien u het bedrag wilt verdelen over andere rekeningen.
8.
Kies Alle rekeningen weergeven indien u een keuze wilt maken uit andere rekeningen dan de inkooprekeningen.
9.
Klik op OK. Het boekstuk wordt aangemaakt met boekstuksoort 'Inkoopfactuur' en kan aangepast worden voordat het naar het grootboek wordt overgeboekt.
Inkoop creditnota Het gebruik van deze knop is afhankelijk of u eerder een inkoopfactuur in het grootboek heeft geregistreerd.
32
1.
Kies vanuit het overzicht de leverancier van wie u de creditnota heeft ontvangen.
2.
Controleer dat de Datum klopt met de creditnota.
3.
Geef aan of de factuur die gecrediteerd wordt een Openstaande post of een gesloten post (betaalde factuur) is. Uw keuze hier bepaalt uit welke transacties u kunt kiezen in het onderstaande venster.
BOEKSTUKSJABLONEN
4.
Geef ook aan hoe u wilt dat facturen gegroepeerd moeten worden -op MatchID of Factuurnummer. Dit is alleen van belang wanneer u veel facturen heeft en een beter overzicht wilt hebben.
5.
Vink de factuur die gecrediteerd moet worden af in het factuuroverzicht.
6.
Klik op OK. Het boekstuk wordt aangemaakt met boekstuksoort 'Creditnota' en kan voor boeken naar het grootboek aangepast worden.
Instellingen voor werkbalk boekstuksjablonen In Gebruikersinstellingen heeft u de mogelijkheid de boekstuksoorten, die klaar zijn voor inboeken met behulp van sneltoetsen, over te schrijven. Daarnaast kunt u eigen knoppen aanmaken die u in staat stellen boekstukken in te boeken met zelfingestelde boekstuksjablonen.
Boekstuksoort wijzigen in een boekstuksjabloon 1.
Klik op de knop rechts van Werkbalk boekstuksjabloon.
2.
Kies de boekstuksoort in de afrollijst.
3.
Klik op OK. Boekstukken die in deze sjabloon worden aangemaakt, worden met deze boekstuksoort geboekt.
Kies een zelf gedefinieerd boekstuksjabloon 1.
Maak een keuze uit uw zelfgedefinieerde boekstuksjablonen uit de afrollijst onder in het venster.
2.
Door op de knop naast de afrollijst te klikken kunt u de instellingen van de boekstuksjabloon aanpassen.
3.
Klik op OK. De werkbalk wordt nu bijgewerkt met de zelfgedefinieerde boekstuksjablonen.
33
ADMINISTRATIE
Boekstuksjabloon aanmaken/bewerken Boekstuksjablonen kunnen aangemaakt en bewerkt worden met behulp van een wizard die u door alle noodzakelijke instellingen leidt. Voordat u aan de slag gaat met de wizard kan het verstandig zijn om schematisch aan te geven hoe de uiteindelijke boekstukken er uit moeten zien en een plan te maken voor welke invoerwaarden nodig zijn. Tip! De eenvoudigste manier om een nieuwe boekstuksjabloon aan te maken is om een bestaande boekstuksjabloon te kopiëren en deze met behulp van de wizard naar wens aan te passen. Mamut Business Software levert standaard een aantal verschillende boekstuksjablonen bij die u als basis kunt gebruiken.
Zo maakt u een boekstuksjabloon aan 1.
Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Sjablonen vaste boekingen.
2.
Klik op Nieuw of selecteer een boekstuk en klik op Dupliceren.
3.
Toets het Sorteringsnummer. Dat bepaalt de volgorde die het zal krijgen in de afrollijst tijdens het Inboeken. Door het nummer aan te passen, kunt u de meest gebuikte boekstuksjablonen boven aan de lijst plaatsen en waardoor deze gemakkelijker toegankelijk zijn.
4.
Vul de gewenste naam in.
5.
Selecteer een Standaard Dagboek voor het boekstuk.
6.
Geef een Omschrijving.
7.
Kies tot welke groep het boekstuksjabloon zal horen. Het groepsveld wordt gebruikt bij de sortering van boekstuksjablonen.
8.
Vink eventueel Sjabloon te gebruiken voor een periodeproject aan.
9.
Verwijder het vinkje voor Moet in inboekmodule weergegeven worden.
10. Klik op Volgende.
34
BOEKSTUKSJABLONEN
Periodisering van kosten/inkomsten In sommige gevallen kan het gepast zijn om een kostenpost die u betaald heeft over meerdere maanden te spreiden (boekingsperioden). Dat kan bijvoorbeeld een huursom zijn die ieder kwartaal betaald wordt. De functionaliteit voor periodisering van een boekstuksjabloon is uitsluitend toegankelijk indien tijdens de eerste stap van de wizard Nieuw/boekstuksjabloon bewerken aangegeven is dat het Sjabloon voor periodeproject gebruikt zal worden.
1.
Klik op Nieuw voor elke periodisering die u wilt aanmaken. Voor een dergelijke periodisering wordt met 'Opbouw van boekstukregels' een eigen boekstuk gedefinieerd, dat gedurende een periode een bepaald aantal malen wordt herhaald. U kunt ook het tijdstip na de huidige periode aangeven waarop de herhaling moet aanvangen. Voorbeeld van een periodisering:
2.
Met andere woorden: het boekstuksoort maakt evenveel boekstukken aan als de som van Aantal herhalingen van alle regels in dit venster.
3.
Klik op Volgende om de vereiste invoerwaarden voor gebruik van de boekstuksjabloon aan te geven. …genereert zeven boekstukken:
Een periodisering ziet er als volgt uit… Omschrijving
Begin periode
Oorspronkelijk boekstuk
Actieve periode
1. periodisering
Actieve periode
2. periodisering
Actieve periode + 3
Aantal herhalingen 1 3 3
Boekstuk
Periode
1
Actieve
2
Actieve
3
Actieve + 1
4
Actieve + 2
5
Actieve + 3
6
Actieve + 4
7
Actieve + 5
35
ADMINISTRATIE
Definitie van Invoerwaarden Bij gebruik van een boekstuksjabloon zult u als regel gevraagd worden om de waarden aan te geven die in het boekstuk opgenomen moeten worden. Het is eveneens mogelijk om boekstuksjablonen aan te maken zonder dergelijke invoerwaarden, maar met vooraf bepaalde vaste waarden voor alle boekstukregels. 1.
Klik op Nieuw voor elke invoerwaarde die u in de sjabloon wilt opnemen. Voor iedere waarde moet u aangeven:
Type: U kunt een keuze maken uit 8 soorten waarden: Bedrag, Rekening, Klant, Leverancier, Factuurnummer, Betalingskenmerk, Project en Afdeling. Deze keuze bepaalt in welk formaat de waarden gekozen en ingevuld kunnen worden. Omschrijving: Deze omschrijving zal in het naamveld staan in het invoervenster. Heeft u bijvoorbeeld meerdere velden van het soort Rekening, kan het verstandig zijn een beschrijvende naam te kiezen waaruit blijkt voor welke rekening het boekstuk gebruikt wordt ( bijvoorbeeld 'Balansrekening' of 'Kostenrekening'.) Standaard waarde: Wordt bij gebruik van het boekstuksoort altijd automatisch in het veld ingevuld. Let u op dat u deze standaardwaarden in het invoervenster kunt wijzigen door het hokje 'Standaard' af te vinken. ( zie Boekstukregistratie/inboeken met boekstuksjablonen). Invoerwaarde verbergen: Indien u wilt dat uitsluitend standaardwaarden gebruikt moeten worden telkens wanneer de boekstuksjabloon gebruikt wordt, kunt u het veld in het invoervenster verbergen. De voorwaarde hiervoor is vanzelfsprekend dat u een standaardwaarde heeft aangegeven, zoniet, zal de boekstuksjabloon niet naar behoren fungeren.
Al naar gelang u meerdere invoerwaarden invoert, kunt u een Afdrukvoorbeeld van het venster bekijken. 2.
Klik op Volgende om aan te geven waar de waarden op de boekstukregels ingevuld moeten worden.
Boekstukregels aanmaken De laatste stap van de wizard voor boekstuksjablonen is het definiëren van de boekstukken zelf. U kunt u de invoerwaarde, die u in de sjabloon in het voorgaande venster heeft gedefinieerd, op iedere boekstukregel plaatsen. U kunt ook voor iedere boekstukregel een vaste waarde aangeven wanneer u geen gebruik wilt maken van het invoervenster. Bij geperiodiseerde boekstuksjablonen is het noodzakelijk een apart boekstuk te definiëren voor iedere periodieke transactie. Uit de afrollijst rechtsboven kunt u een keuze maken uit de periode en deze voor iedere boekstukregel aanmaken.
36
BOEKSTUKSJABLONEN
Indien het u niet geheel duidelijk is welke invoerwaarden u moet gebruiken voor het boekstuk, kunt u mogelijk eerst een boekstukregel aanmaken, vervolgens Terug klikken om invoerwaarden al werkend tijdens de invoer in te geven. Klik op Nieuw om een nieuwe boekstukregel aan te maken.
1. 2.
Geef de waarden aan voor iedere kolom van de boekstukregel in het regelvenster.
3.
Herhaal de bewerking tot u alle boekstukregels die in het boekstuk moeten worden opgenomen heeft aangemaakt.
4.
Bij geperiodiseerde boekstuksjablonen wordt verwacht dat u meerdere boekstukken aanmaakt. U selecteert de verschillende perioden uit de afrollijst rechtsboven in het venster. Let erop dat alle boekstukken in balans zijn en dat alle bedragen zodanig verdeeld zijn dat transacties op tussenrekeningen zijn weggeboekt na een eventuele periodisering.
5.
Klik op Voltooien om de sjabloon op te slaan. De sjabloon kan nu voor Inboeken gebruikt worden.
Veldbeschrijving Ieder veld in een boekstukregel kan een vaste waarde bevatten die gelijk is telkens wanneer het boekstuksjabloon wordt gebruikt, of een variabele waarde die uit het invoervenster opgehaald wordt. De variabele waarden worden in het veld ingelezen doordat u tussen haakjes een waardeomschrijving aangeeft, bijvoorbeeld: <Waardeomschrijving>.
Rekening wordt met behulp van een afrollijst uit het rekeningschema ingelezen. Wanneer u een rekening snel wilt vinden, kunt u de afrollijst openen en in de eerste cijfers van het veld het rekeningnummer intikken. Rekeningen die uit het invoervenster opgehaald worden liggen bovenaan in het overzicht. Alle invoerwaarden van het soort Rekening kunnen hier geselecteerd worden.
In het veld Omschrijving zal altijd een naam voorgesteld worden voor de rekening die hierboven gekozen werd. Dit veld kunt u eventueel overschrijven met een vaste waarde. Onthoudt u ook dat het veld 'Omschrijving' altijd overschreef kan worden wanneer het boekstuk tijdens het registreren wordt aangemaakt.
Als Btw-code wordt als standaard de instelling van de hierboven gekozen grootboekrekening voorgesteld. Indien deze altijd vervangen moet worden als het boekstuksjabloon gebruikt wordt, kunt u een andere Btw-code selecteren uit de afrollijst.
37
ADMINISTRATIE
Deb.nr/Cred.nr. kan uitsluitend gebruikt worden voor rekeningen die een koppeling hebben met de debiteuren-/crediteuren-administratie (de standaard rekeningen zijn 1600 voor Crediteuren en 1300 voor Debiteuren) Alle Invoerwaarden van het type 'Leverancier' kunnen gebruikt worden indien de gekozen rekening 1600 (Crediteuren) en 'Klant' als de rekening 1300 (Debiteuren) is.
Factuurnummer kan uitsluitend aangegeven worden bij rekeningen die een koppeling hebben met de debiteuren-/crediteuren-administratie (de standaard rekeningen zijn 1600 voor Crediteuren en 1300 voor Debiteuren). Alle invoerwaarden van het soort Factuurnummer kunnen hier geselecteerd worden.
Betalingskenmerk kan uitsluitend gebruikt worden voor rekeningen die een koppeling hebben met de debiteuren-/crediteuren-administratie (de standaard rekeningen zijn 1600 voor Crediteuren en 1300 voor Debiteuren). Alle invoerwaarden van het soort 'Betalingskenmerk' kunnen hier geselecteerd worden.
Project wordt met behulp van een afrollijst van het projectenregister ingelezen. Projecten die uit het invoervenster opgehaald worden, liggen bovenaan in het overzicht. Alle invoerwaarden van het soort 'Project' kunnen hier geselecteerd worden.
Afdeling wordt met behulp van een afrollijst van het standaardregister ingelezen. Afdelingen die uit het invoervenster opgehaald worden, liggen bovenaan in het overzicht. Alle invoerwaarden van het soort 'Afdeling' kunnen hier geselecteerd worden.
Het Bedrag kunt u invullen als een bepaalde Invoerwaarde, of in de vorm van een formule die samengesteld kan zijn uit één of meerdere invoerwaarden. Alle invoerwaarden van het soort 'Bedrag' kunnen hier geselecteerd worden.
Indien u gebruik maakt van een bepaald bedrag als Invoerwaarde, kunt u bepalen of het bedrag debet of credit geplaatst moet worden en of het bedrag inclusief of exclusief Btw moet worden genoteerd.
Wanneer u kiest voor Formule moet u een eigen venster openen waarin u de berekening kunt definiëren. Positieve of negatieve bedragen bepalen de plaats aan de debet- of creditzijde. Positieve bedragen worden debet geboekt en de negatieve bedragen credit.
Formules in boekstuksjablonen Het bedrag op een boekstukregel kan een vaste invoerwaarde zijn, maar kan ook opgebouwd zijn met behulp van een formule. In een dergelijke formule kunt u uw eigen berekeningen opstellen gebaseerd op één of meerdere invoerwaarden. Het venster met een dergelijke formule wordt met deze knop geopend nadat u 'Formule' heeft gekozen in de afrollijst voor het bedrag.
38
1.
Selecteer uit de afrollijst de invoerwaarden die in berekening moeten worden opgenomen. U kunt hier elke invoerwaarde, in- of exclusief Btw gebruiken.
2.
Klik Invoegen. De invoerwaarde wordt nu gecodeerd weergegeven in het formulevenster. Bijvoorbeeld:
(b betekent in dit geval bruto en dat houdt in dat het gebruikte factuurbedrag inclusief Btw is.)
3.
Voer de berekening in die op het bedrag moet worden uitgevoerd. U kunt gebruik maken de vier meest gebruikte rekenkundige bewerkingen, hele getallen of decimalen. Let op dat u een punt (.) moet gebruiken als decimaal scheidingsteken.
BOEKSTUKSJABLONEN
4.
Zet een MIN-teken voor de gehele berekening indien u de tegengestelde waarde wilt gebruiken van de berekende waarde. De hoofdregel is dat een negatief resultaat van de formule aan de creditzijde geplaatst zal worden en een positief resultaat debet. Bijvoorbeeld: - / 3 Dit is de formule voor de berekening voor het factuurbedrag (dat een invoerwaarde is), gedeeld door 3, exclusief Btw (netto). Tegelijkertijd wordt het plus- of min-teken veranderd, zodat de debet-/credittransactie wordt omgekeerd.
Import en export van boekstuksjablonen Boekstuksjablonen zijn uitsluitend beschikbaar voor één specifieke bedrijfsdatabase. Wanneer u boekstuksjablonen heeft aangemaakt die u in andere bedrijfsdatabases wilt gebruiken, kunt u deze exporteren naar een bestand en deze als sjabloon in een andere bedrijfsdatabase importeren. Export van boekstuksjablonen 1.
2.
Open het menu Beeld – Administratie en klik op Sjablonen vaste boekingen .
Klik Export.
3.
Breng de boekstuksjablonen die u wilt exporteren over naar het rechtervenster.
4.
Klik op Export.
5.
Blader naar een map die later gemakkelijk terug te vinden is. (Bijvoorbeeld : C:\Mijn documenten).
6.
Klik op OK. De boekstuksjablonen zijn nu geëxporteerd en kunnen in een andere bedrijfsdatabase worden geïmporteerd.
39
ADMINISTRATIE
Import van boekstuksjablonen 1.
Open het menu Bestand en klik op Bedrijfsdatabase Openen.
2.
Selecteer de bedrijfsdatabase waar u de boekstuksjablonen naar wilt importeren.
3.
Open het menu Beeld, Administratie en klik op Sjablonen vaste boekingen.
4.
40
Klik op Import.
5.
Blader naar de map waarin u de geëxporteerde boekstuksjablonen van de andere bedrijfsdatabase heeft opgeslagen.
6.
Selecteer het bestand dat de export bevat en klik op OK.
7.
Verplaats de boekstuksjablonen die u wilt importeren naar rechts in het venster.
8.
Klik op Import. De boekstuksjablonen zijn nu geïmporteerd en kunnen voor boekstukregistratie in gebruik genomen worden
DOCUMENTEN
DOCUMENTEN Een document aan boekstuk koppelen De documenten die aan een boekstuk gekoppeld worden, worden naar de volgende gevensbestanden gekopieerd indien het programma lokaal op uw computer is geïnstalleerd en de bedrijfsdatabase waarin u het boekstuk geboekt heeft bedrijfsdatabasenummer 001 heeft: C:\Programfiles\Mamut\Data\Client\000\001\DOCUMENTS\journals\2007. Zo gaat u te werk 1.
Boek op normale wijze een boekstuk in Inboeken.
2.
Klik op Opslaan wanneer het boekstuk in balans is.
3.
Klik op Bijlage.
4.
Klik op Document aan boekstuk koppelen.
5.
Selecteer het juiste document en klik OK.
6.
Klik op OK
Behandeling van documenten in het grootboek Zo gaat u te werk 1.
Lokaliseer het actuele boekstuk in het Grootboek.
2.
Selecteer een regel in het boekstuk.
3.
Klik op Bijlage.
Kies Document openen om een aan, het boekstuk gekoppeld, document te bekijken. Kies Document wissen om een, aan het boekstuk gekoppeld, document te wissen. Kies Document koppelen om een document te koppelen aan een boekstuk in het grootboek.
Let op! Indien u de knop Bijlage niet ziet in Inboeken, dan heeft u deze niet aangevinkt in Gebruikersinstellingen.
41
ADMINISTRATIE
FINANCIËLE ADMINISTRATIE De debiteuren-/crediteurenadministratie geeft u een compleet overzicht over alle openstaande boekingen van uw klanten en kan het werken met de opvolging van betalingen vereenvoudigen. De transacties op een rekening die in het Rekeningschema gemarkeerd is als debiteuren- of crediteurenrekening worden automatisch in het grootboek en in de debiteuren- of crediteurenadministratie geboekt. U vindt alle transacties in het grootboek terug op grootboekrekening, als ook in de subadministratie maar dan gesorteerd op debiteuren- of crediteurennummer. Wanneer men in de Relatiekaart een relatie markeert als Klant/Leverancier, krijgt deze een relatienummer toegedeeld dat hetzelfde is als het debiteuren-/crediteurennummer. De debiteurenadministratie koppelt de gegevens van meerdere modules samen. In een aantal gevallen is het praktisch om de informatie uit deze modules te kunnen bekijken en u heeft hier daarom toegang toe vanuit de debiteurenadministratie door te klikken op Ga naar relatiekaart, Ga naar factuur en Ga naar boekstuk. Met behulp van de knoppen in de marge kunt u kiezen uit de verschillende manieren waarop de gegevens gepresenteerd kunnen worden en functies in de module. Met behulp van de knoppen Klanten, het Overzicht van Debiteuren/crediteuren, Ouderdomsanalyse, Saldo-overzicht kunt u functies instellen voor de transacties in de financiële administratie: U kunt direct Betalingen registreren voor uw klanten en leveranciers. U kunt ook posten aan elkaar Matchen/koppelen. U kunt transacties Bewerken. U kunt Ga naar factuur kiezen vanuit Debiteuren. U kunt Ga naar inkooporder kiezen vanuit Crediteuren. U kunt Ga naar boekstuk kiezen om een boekstuk te vinden in het grootboek. Alle inboekingen in de administratiemodule op rekeningen met een administratieve functie, worden gesorteerd op Klant of Leverancier, en niet boekstuk, periode of datum in het grootboek. In de debiteurenmodule vindt u bovendien meerdere mogelijkheden voor betalingsbeheer. Dit doet u met de knoppen links in het venster Debiteuren. Hier kunt u bijvoorbeeld herinneringen, incassoberichten en vorderingen aanmaken. In de Crediteurenmodule vindt u ook functies voor betalingsbeheer, die u met behulp van de knoppen links in het venster Crediteuren uitvoert. Tip! De verschillende vensters hebben een aantal filtermogelijkheden boven in de werkbalk. Wanneer u de selecties verandert dan dient u op Bijwerken te klikken om de lijst bij te werken met de nieuwe selectie.
42
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
Tip! U kunt een reeks lijsten en tabellen naar Excel exporteren met behulp van het menu achter de rechtermuisknop. U kunt de criteria in de lijst aangeven - op de rechtermuisknop klikken - en de criteria worden in het rapport weergegeven. Het rapport wordt direct in Excel geopend. Let op dat dit ene tijdelijk document is. U moet het document opslaan, wilt u dit bewaren.
Tip! Door te klikken op de pijl rechts van Activiteit aanmaken, kunt u aangepaste activiteiten aanmaken. U kunt zelf de inhoud van de activiteit bepalen, evenals de modules waarin de activiteitensjabloon beschikbaar zal zijn.
Overzicht debiteuren- /crediteurenadministratie In het debiteuren rekeningoverzicht vindt u alle transacties die zijn geboekt op de rekeningen van elke klanten. U kunt kiezen voor een lijst van alle klanten of een lijst van één bepaalde klant. In de klantenlijst kunt u niet alleen op Openstaande posten selecteren, maar ook op Openstaande posten, Balans = 0 en Openstaande posten, Balans < 0. Het gebruik van deze filter maakt het gemakkelijk om posten te vinden die nog niet tegen elkaar zijn weggeboekt. Onder in het venster kunt u een samenvatting vinden waarin het totaal uitstaande bedrag en de actuele en uitstaande betalingen weergeven worden. Het leveranciersoverzicht toont de som van alle transacties per leverancier. U kunt kiezen voor een lijst van alle leveranciers of een lijst van één bepaalde leverancier. In de lijst van leveranciers kunt u niet alleen op Openstaande posten selecteren, maar ook op Openstaande posten, Balans = 0 en Openstaande posten, Balans < 0. Het gebruik van deze filter maakt het gemakkelijk om posten te vinden die nog niet tegen elkaar zijn weggeboekt. Onder in het venster kunt u een samenvatting vinden waarin het totaal uitstaande bedrag en de actuele en uitstaande betalingen van de geselecteerde klant weergeven worden. Let op! Klanten met een saldo gelijk nul, worden niet meegenomen in deze lijst, omdat er geen saldo staat voor de klant.
Bewerken van posten in de debiteurenlijst 1.
Vul 0 in in het veld Klant/Leverancier en klik op Bijwerken om alle posten te tonen. Als u slecht één transactie wilt zien, klikt u op Lijst, of selecteert u de gewenste Relatie en klikt u op OK.
2.
Selecteer de klant van wie u de posten wilt zien.
3.
Kies de posten die u wilt behandelen in het gedetailleerder overzicht onderin het venster. Deze lijst activeert u door Details weergeven te kiezen boven in het venster.
43
ADMINISTRATIE
4.
Kiest u voor:
5.
Inboeken van Betalingen, posten Bewerken, Ga naar factuur (debiteurenlijst), Ga naar inkooporder (Debiteurenlijst), Ga naar boekstuk, of Posten matchen/koppelen. Tip! Door Details weergeven te kiezen krijgt u een gedetailleerd overzicht met de posten die het saldo vormen van de relatie.
Debiteuren/Crediteuren rekeningoverzicht In het debiteuren/crediteuren rekeningoverzicht vindt u alle transacties die zijn geboekt op de rekeningen van uw klanten. In het debiteuren rekeningoverzicht kunt u ook zien welke status de verschillende transacties in uw administratie hebben. Bij Gebruikersinstellingen geeft u aan welke kolommen er weergegeven moeten worden en welke selectiecriteria er beschikbaar moeten zijn. Zo vindt u vervallen verkoopfacturen die niet zijn betaald
44
1.
Kies Open in de eerste afrollijst.
2.
Kies Facturen – vervallen in de tweede afrollijst.
3.
Tik 0 (nul) in het veld Leverancier en klik Bijwerken om alle leveranciers weer te geven. Indien u één leverancier tegelijk wilt bekijken:
4.
Het leveranciersoverzicht openen.
5.
Geef de gewenste leverancier aan.
6.
Klik op OK.
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
7.
Selecteer de factuur die u nader wilt bekijken. Kies Details weergeven in de werkbalk in het bovenste venster om het gedetailleerde overzicht te activeren. Het gedetailleerde overzicht geeft aan of er andere transacties gekoppeld zijn aan de factuur die u in het bovenste venster heeft gemarkeerd. Al deze transacties kunnen verder behandeld worden.
8.
Geef aan welke transactie in het gedetailleerde overzicht u verder wilt bewerken. Tip! Onder in het venster kunt u een samenvatting vinden waarin het totaal uitstaande bedrag en de actuele en uitstaande betalingen weergeven worden.
Tip! Door te klikken op de pijl rechts van Activiteit aanmaken, kunt u aangepaste activiteiten aanmaken. U kunt zelf de inhoud van de activiteit bepalen, evenals de modules waarin de activiteitensjabloon beschikbaar zal zijn.
45
ADMINISTRATIE
Ouderdomsanalyse, Crediteuren Gespecificeerd op ouderdom geeft u een duidelijk overzicht over de leveranciers met openstaande vorderingen en of deze transacties al dan niet zijn vervallen. In het overzicht ziet u een regel per leverancier en zijn de transacties gegroepeerd aan de hand van het aantal dagen waarmee de vervaldatum is overschreden. De standaard instellingen zijn hier: Niet vervallen, 30 Dagen, 60 Dagen, 90 Dagen en Meer dan 90 dagen. U kunt zelf de groepering bepalen van de drie middelste velden door een aanpassing te maken bij Gebruikersinstellingen. Zo vindt u het op ouderdom gespecificeerde saldo van een leverancier 1.
Klik Filterinstellingen.
2.
Selecteer het tabblad Relatie en schrijf de naam van de leverancier in het veld Naam relatie.
3.
Klik op OK.
4.
Kies Details weergeven in de knoppenbalk in het bovenste venster om het gedetailleerde overzicht te activeren. Het gedetailleerde overzicht geeft aan of er andere transacties gekoppeld zijn aan de factuur die u in het bovenste venster heeft gemarkeerd. Al deze transacties kunnen verder behandeld worden.
5.
Geef aan welke transactie u in het gedetailleerde overzicht verder wilt bewerken. Tip! Onder in het venster kunt u een samenvatting vinden waarin het totaal uitstaande bedrag en de actuele en uitstaande betalingen weergeven worden.
46
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
Tip! Door te klikken op de pijl rechts van Activiteit aanmaken, kunt u aangepaste activiteiten aanmaken. U kunt zelf de inhoud van de activiteit bepalen, evenals de modules waarin de activiteitensjabloon beschikbaar zal zijn.
Saldo-overzicht Het saldo-overzicht geeft u een overzicht over beginsaldi, transacties en eindsaldi van alle perioden in de administratie van een bepaald boekjaar. U kunt aangeven of het overzicht de saldi van alle leveranciers moet weergeven, of dat u een overzicht van een bepaalde leverancier wilt bekijken. Met het totale saldo van iedere leverancier als uitgangspunt, kunt u stapsgewijs een steeds gedetailleerdere specificatie van de rekening opvragen - tot op het niveau van de boekstukregel. Behandeling van transacties in het saldo-overzicht 1.
Selecteer het gewenste Boekjaar in de afrollijst in de knoppenbalk.
2.
Kies Alle leveranciers en klik Bijwerken om alle leveranciers weer te geven. Indien u het saldo van slechts één leverancier wilt bekijken:
3.
Dubbelklik op de periode met het saldo dat u nader wilt bekijken.
4.
U ziet nu alle transacties die de basis vormen voor het saldo in de aangegeven periode. Hier heeft u ook de mogelijkheid om met de afrollijst Periode de selectie met meerdere perioden uit te breiden.
47
ADMINISTRATIE
Boeken van betalingen in debiteuren/crediteurenadministratie Wanneer u betalingen wilt boeken op open posten in de debiteuren/crediteurenmodule, heeft u twee mogelijkheden. U kunt boekstukken registreren in Inboeken of in debiteuren/crediteuren. Welke methode u kiest is afhankelijk van uw ervaring van andere systemen of u wel dan niet ervaring heeft met inboeken. Zo boekt u betalingen in de debiteuren/crediteurenmodule Via de knoppen Klanten, Leveranciers, Overzicht, Saldo-overzicht en Ouderdomsanalyse kunt u betalingen van uw klanten en leveranciers direct boeken. Alle boekingen van rekeningen van debiteuren en crediteuren zijn gegroepeerd bij Klanten of Leveranciers zoals in de posten is aangegeven, en niet op dagboek, periode of datum zoals in het Grootboek. 1.
Controleer of Datum betaling overeenkomt Verval datum.
2.
Kies de Rekening voor het kiezen van een betalingswijze. Elk heeft een specifiek dagboek en grootboekrekening. Deze alternatieven kunt u bewerken bij de Administratie-instellingen.
3.
Kies of de post die betaald moet worden een Openstaande of een Gesloten post is. Deze keuze bepaald welke rekeningen in het venster onderaan weergegeven worden.
4.
Geef ook aan hoe u wilt dat de post gegroepeerd wordt, op MatchID of op Factuurnummer. Dit kan van belang zijn wanneer u veel facturen heeft en behoefte heeft aan een beter overzicht. Twee gekoppelde posten zullen op één regel te zien zijn als u ze groepeert op MatchID. Om elke post op een aparte regel te krijgen dient u te kiezen voor groeperen op Factuurnummer.
48
5.
Geef het bedrag aan dat betaald moet worden. Een eventuele gedeeltelijke betaling kan verder in de debiteuren/crediteurenadministratie worden bekeken.
6.
Voer eventueel de Herinnering in in de eigen kolom. Dit wordt geregistreerd op de eigen rekening en niet met de grootboekvorderingen.
7.
Klik op OK.
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
8.
De boeking wordt nu geboekt in het grootboek en in de debiteuren en crediteurenadministratie, en er verschijnt een melding waarin staat welk boekstuknummer deze boeking toegewezen krijgt.
Betalingen boeken in valuta in debiteuren/crediteuren Bij het registreren van een betaling van een valutafactuur in Inboeken zult u een eigen Valutavenster krijgen, waar u eventueel Bankkosten kan invullen of het totaalbedrag kan veranderen. In het veld Betaald wordt het totale bedrag in vreemde valuta ingegeven van de originele factuur. Als er geen sprake is van volledige betaling. maar slecht deelbetalingen, dan kunt u dat hier veranderen. In het veld Bankkosten kunt u eventuele transactiekosten die u bij u in rekening zijn gebracht, registreren. Als er sprake is van een betaling door een klant, dan kan dit veld gebruikt worden voor het invullen van kosten bij de klant. Als het een betaling geldt aan een leverancier, dan is het vanzelfsprekend dat u de bankkosten invoert i.v.m. uw valutatransacties. Veel banken verzamelen deze kosten en sturen een rapport aan het eind van elke maand. In dat geval is het niet noodzakelijk dit veld te gebruiken. Het Totaalbedrag verwijst naar de totale som die in/uit is gegaan van uw rekening naar de valuta van de cliënt. Deze som wordt overgeboekt naar uw bankrekening.
Zelfs als er sprake is van een volledige betaling, en geen bankkosten, zullen koersveranderingen er voor zorgen dat de bedragen veranderen. Het verschil met het bedrag dat werd ingevoerd op de factuurdatum, en het bedrag dat nu uw rekening in/uit gaat, heet koersverlies. Dit kan automatisch in uw systeem worden verwerkt, in de volgende instellingen: Beeld - Instellingen Administratie - Administratieve instellingen - Systeemrekeningen. Als u alle velden heeft ingevuld klikt u op OK. Er verschijnt een nieuw venster waar u de betalingsdatum en rekening kan veranderen. Nadat u al deze gegevens juist heeft ingevoerd, klikt u op OK, en er wordt een rapport aangemaakt voor de betreffende betaling. Als u meerdere betalingen wilt boeken van hetzelfde type banktransacties, adviseren wij u Inboeken te gebruiken. Hier heeft u de mogelijkheid om het saldo te wijzigen dat richting uw eigen bankrekening gaat.
49
ADMINISTRATIE
Matchen/Koppelen Met deze functie kunt u openstaande posten vereffenen en tegen elkaar afvinken. Het is een voorwaarde dat ze op dezelfde klant of leverancier zijn geboekt. U kunt posten sluiten, matchen, indien het saldo van desbetreffende post nul is. Wanneer de som van de posten niet gelijk nul is, worden de posten gekoppeld en later gesloten worden. De meest voorkomende oorzaak dat dergelijke posten niet gesloten worden is dat ze met een ander Factuurnummer worden geboekt dan de oorspronkelijke factuur (bijvoorbeeld 90 in plaats van 9). Met de knop Posten matchen/koppelen kunt u ook gesloten posten heropenen en koppelingen tussen posten verwijderen indien noodzakelijk. Zo matcht/koppelt u posten 1. 2.
Kies de post waarvan u de match/koppeling wilt verwijderen. Klik op Posten matchen/koppelen.
3.
Check of de Datum voor registratie van matchen/koppelen overeenkomt met de datum van Matchen/koppelen.
4.
Selecteer de posten in de lijst die u wilt matchen/koppelen aan de gekozen post.
5.
Klik op OK om posten aan elkaar te matchen/koppelen. Wanneer de posten gelijk nul zijn, zullen ze gematcht en gesloten worden. Indien ze niet gelijk nul zijn, zullen ze gekoppeld worden en als open posten in de debiteurenlijst staan.
1.
Kies de post waarvan u de match/koppeling wilt verwijderen.
Zo verwijdert u een match/koppeling van posten 2.
50
Klik op Posten matchen/koppelen.
3.
Verwijder de vinkjes van de posten waarvan u de match/koppeling wilt verwijderen.
4.
Klik op OK om de match/koppeling te verwijderen.
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
Rapporten Vanuit de rapportmodule kunt u overzichtelijke rapporten over alle, openstaande of gesloten boekstuktransacties afdrukken. Bij grote aantallen transacties kan het verstandig zijn om de afdrukken op rekening te filteren en sorteren. Op die manier behoudt u op een gemakkelijke manier het overzicht over de transacties. Bij het afdrukken van transactieoverzichten uit de debiteuren- en crediteurenadministratie kunt u ook de selectie beperken op boekjaar. Op die manier kunt u overzichten afdrukken die uitsluitend transacties bevatten van het vorige jaar, zelfs wanneer u al een aantal maanden in het nieuwe boekjaar bent gekomen.
Gebruikersinstellingen: Debiteuren/Crediteuren De gebruikersinstellingen zijn uitsluitend op u als gebruiker van toepassing en zijn niet van invloed op de overige gebruikers van het systeem. U kunt de parameters zodanig instellen dat u op een zo efficiënt mogelijke manier kunt werken met de modules Debiteuren/Crediteuren. Hier bepaalt u het aanzien en de functionaliteit van de crediteurenadministratie. U heeft toegang tot de gebruikersinstellingen vanuit het Leveranciersoverzicht, Op ouderdom verdeelde saldi en Saldo-overzichten en het tabblad Instellingen per module in uw gebruikersprofiel.
Een transactie in debiteuren- of crediteurenadministratie wijzigen Enkele kenmerken van de debiteuren- en crediteurentransacties kunnen direct gewijzigd worden in het Overzicht, Klantenoverzicht, Leveranciersoverzicht of Ouderdomsanalyse. Markeer de transacties die u wilt aanpassen en klik op Bewerken.
Boekstuknummer geeft het nummer van de transactie weer. Dit veld kan niet bewerkt worden. Boekingsdatum geeft de datum weer het boekstuk. Dit veld kan niet bewerkt worden. Project geeft aan of het boekstuk gekoppeld is aan een project. Dit veld kan bewerkt worden. Afdeling geeft aan of het boekstuk gekoppeld is aan een afdeling. Dit veld kan bewerkt worden. Omschrijving geeft de beschrijving van het boekstuk bij het boeken. Dit veld kan bewerkt worden. Bedrag geeft het bedrag weer van de transactie. Dit veld kan bewerkt worden.
Tabblad Debiteuren/Crediteuren Factuurnr. laat het factuurnummer zien van de transactie. Dit veld kan niet geredigeerd worden. Match-ID gebruikt u bij betaling naar het buitenland en de bank rapporteert dit verder naar Vervaldatum laat de vervaldatum zien van de transactie. Dit veld kan geredigeerd worden door op de knop met drie puntjes te klikken. Datum betaling laat de betalingsdatum zien. Dit veld kan geredigeerd worden door op de knop met drie puntjes te klikken. Betalingskenmerk laat het betalingskenmerk zien van de transactie. Dit veld kan geredigeerd worden.
51
ADMINISTRATIE
Onze ref. verwijst naar de referentie van de transactie. Dit wordt automatisch doorgevoerd vanuit de order/factuurmodule. Dit veld kan geredigeerd worden. Bestreden eis. Hier kunt u afvinken als er onenigheid is aangaande de transactie. Deze zal dan opkomen in Crediteuren/debiteurenoverzicht onder de status Bestreden factuur.
In Goedgekeurd kunt u aanvinken of de goedgekeurde facturen betaald zullen worden. Voordat de facturen worden goedgekeurd kunt u ze in de Crediteuren-/debiteurenoverzicht onder de status Facturen - Niet goedgekeurd. Als u de transactie heeft goedgekeurd dan zult u deze in het Crediteuren-/debiteurenoverzicht vinden onder Facturen - Te betalen (binnenland) en Facturen - Te betalen (buitenland). Dit is alleen toegankelijk in Debiteuren. Tabblad Overschrijving Status laat de betalingsstatus zien van deze post, of deze moet worden betaald, niet moet worden betaald, overgeschreven is of betaald. Dit veld kan bewerkt worden. Betalingskenmerk gebruikt u bij betaling naar het buitenland en de bank rapporteert dit verder naar
Het bedrag betreft vult u in indien de betaling hoger is dan het max. bedrag per dag van 1.000.000 euro. U dient dan in te vullen welk warentype het betreft. Dit veld kan geredigeerd worden. Laatste verwerking laat de datum zien dat de betaling naar de bank werd verstuurd.
52
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
Bankrekening laat leveranciersbankrekingnr. zien waarnaar overgemaakt wordt. Dit veld kan geredigeerd worden. Melding geeft informatie over retourbestanden van de bank, of het een eerste retour is of tweede, of dat er een fout is geweest in de transactie. Dit veld kan niet geredigeerd worden. Tabblad Herinnering Status laat de betalingstatus zien van deze post, of een eerste herinnering een incassowaarschuwing verstuurd is, of naar een incassobedrijf doorgestuurd is. Het aantal alternatieven dat u in de afrollijst ziet, is afhankelijk van wat u heeft ingesteld bij herinneringsinstellingen. Dit veld kan bewerkt worden, maar wordt automatisch bewerkt indien nieuwe herinneringen enz. verstuurd zijn.
Vervaldatum laat de vervaldatum zien van de herinnering die verstuurd is. Kosten laat het bedrag van de herinnering zien. Tabblad Gerelateerde transacties Dit tabblad verschijnt slechts wanneer deze transactie gerelateerd is aan andere posten. In de afrollijst kunt u kiezen voor het vertonen van Alle, Factuur, Bank/Postbank/Kas of Creditnota. Alle laat alle gerelateerde posten zien. Factuur laat alle facturen zien. Bank/Postbank/Kas laat alle transacties zien gedaan die in het rekeningschema gemarkeerd zijn als Bank/Postbank/Kas.
53
ADMINISTRATIE
Creditnota laat alle creditnota's zien.
Betalingsopvolging In het programma heeft u vele mogelijkheden om de opvolgingsroutines van inkomende en uitgaande betalingen te vereenvoudigen. Om uw programma aan te passen aan uw bedrijf, wordt de gewenste functionaliteit en de instellingen voor de desbetreffende functionaliteit aangegeven.
Om bij instellingen te komen waar u betalingen activeert of opvolgt, kiest u Beeld – Instellingen – Administratie – Debiteuren/Crediteuren of klik op Instellingen in het Debiteuren- of Crediteurenoverzicht.
Het bedrijf verstuurt herinneringen aan haar klanten: Hier geeft u de betalingstermijnen aan en hoeveel betalingsherinneringen er aan de klant verzonden moeten worden voordat een incassobericht moet ontvangen, etc. Het bedrijf verstuurt een incasso-overzicht of exportbestanden aan een incassobureau: Hier geeft u de instellingen aan voor het aantal dagen dat moet zijn verstreken voordat incasso moet worden voorgesteld, bedrag, bestandsformaat en de gegevens van het incassobureau dat u gebruikt.
54
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
Het bedrijf exporteert facturen naar een factoringsbedrijf: Hier bepaald u de instellingen voor het exporteren van factoringsdocumenten, bankrekeningnummers, informatie over het factoringsbedrijf etc. Het bedrijf verstuurt rentefacturen aan klanten die facturen voldoen na de vervaldatum: Hier bepaalt u het rentepercentage, minimale rentebedrag, betalingstermijn, formaten en vaste tekst naar nationale en internationale klanten. Het bedrijf maakt gebruik van elektronisch bankieren: Hier kiest u een standaard overschrijvingstype en instellingen voor het gekozen overschrijvingformaat.
Herinnering Met behulp van de wizard voor Herinneringen kunt u herinneringen (aanmaningen) en incassoberichten genereren voor klanten die hun openstaande facturen niet voor of op vervaldatum hebben betaald. In de wizard kunt u aangeven of u nieuwe herinnering/incassoberichten wilt aanmaken of kopieën van bestaande herinneringen/ incassoberichten wilt afdrukken. De voorwaarden waaronder een vordering in aanmerking komt voor herinneringen/ incassoberichten worden aangegeven bij Instellingen voor herinneringen. In hoeverre er aan een klant herinneringen worden verstuurd en tot welke groep relaties deze behoort, wordt per relatie aangegeven in het Relatieregister. De standaard instellingen voor herinneringen, gerelateerd aan een nieuwe klant, worden ingevoerd bij Instellingen - bedrijfsdatabase. Bovendien kan de status van de herinnering per debiteurentransactie worden gewijzigd. Indien herinneringen en incassoberichten niet binnen een bepaalde periode worden voldaan, kunt u deze aan een incassobureau overdragen. Als alternatief voor het zelf invorderen van betalingen, kunt u uw vorderingen overdragen aan een factoringbedrijf. U dient in dat geval een overeenkomst te hebben met een factoringbedrijf. U kunt met Mamut factoringbestanden genereren van uw vorderingen en creditnota’s en deze naar het factoringbedrijf versturen. Nieuwe herinneringen en/of incassoberichten aanmaken 1.
Markeer Nieuwe herinneringen en/of incassoberichten aanmaken en klik Volgende.
55
ADMINISTRATIE
2.
Maak een selectie om de vorderingen die moeten worden herinnerd te beperken. U kunt één of meer van de volgende selectiecriteria aangeven:
Status: Hier kunt u aangeven of er betalingsherinneringen voor alle statussen, eerste en/of tweede herinnering of incassoberichten moeten worden gegenereerd. Hoeveel statussen er worden weergegeven is afhankelijk van het aantal betalingsherinneringen dat is aangegeven bij Instellingen voor betalingsherinneringen. Groep: Hier kunt u op groepen filteren en alle klanten van een bepaalde onkostengroep selecteren. Klant: Indien u een bepaalde klant een herinnering of incassobericht wilt sturen, kunt u een klantnummer intoetsen of een klant kiezen uit de afrollijst (knop met de drie puntjes). Herinneringsdatum: Hier geeft u de datum van de betalingsherinnering aan. Vorderingen met een vervaldatum binnen de aangegeven datum zullen in de selectie worden opgenomen. Klik op Filter indien u eventueel een uitgebreidere selectie wilt aangeven.
3.
Klik op Volgende om de geselecteerde vorderingen te bekijken. U heeft de mogelijkheid om vorderingen uit de selectie te verwijderen door het vinkje in de kolom links van de vordering te verwijderen.
4.
Klik op Volgende voor een voorbeeldafdruk op het scherm van het rapport "Herinneringsvoorstel". Klik op Vorige om terug te gaan en de selectiecriteria te wijzigen.
5.
Markeer Overzicht over Betalingsherinneringen/incassoberichten afdrukken en geef eventueel het afdrukmedium aan indien u dit rapport wilt afdrukken. Geeft ook de juiste afdrukeenheid aan voor het afdrukken van de betalingsherinneringen/incasso-berichten.
6.
Klik op Volgende om het rapport af te drukken.
7.
Klik op Voltooien om de afdruk goed te keuren.
Kopieën afdrukken van bestaande herinneringen of incassoberichten
56
1.
Markeer Druk kopieën af van bestaande herinneringen of incassoberichten en klik op Volgende.
2.
Geef de gewenste selectie aan. Zie punt 2. hierboven voor meer informatie en selectie.
3.
Klik op Volgende om de geselecteerde vorderingen te bekijken. U kunt uitsluitend een kopie van één vordering tegelijkertijd afdrukken.
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
4.
Markeer de vordering waarvan u een kopie van de betalingsherinnering of incassobericht wilt afdrukken.
5.
Klik op Volgende en selecteer het gewenste afdrukmedium.
6.
Klik op Voltooien om de kopie af te drukken.
7.
Klik op Vorige om terug te gaan en meerdere kopieën af te drukken.
8.
Klik op Annuleren om we wizard af te sluiten wanneer alle gewenste kopieën zijn afgedrukt.
Instellingen voor Betalingsherinneringen/ Incassoberichten Klanten die hun facturen niet tijdig betalen kunnen op eenvoudige wijze worden opgevolgd door middel van betalingsherinneringen. U kunt o.a. aangeven hoeveel betalingsherinneringen de klant moet ontvangen voordat een eventueel incassobericht verzonden wordt. U kunt de volgende instellingen opgeven:
Aantal herinneringen voor verzending van incassobericht: Door middel van een afrollijst het gewenste aantal betalingsherinneringen dat verzonden moet zijn voordat de klant een incassobericht verstuurd wordt. Betalingsherinnering verzenden uitsluitend voor bedragen hoger dan: Betalingsherinneringen zullen uitsluitend worden verstuurd voor vorderingen met bedragen hoger dan het aangegeven bedrag. Herinneringen en incassoberichten moeten dezelfde artikelregels bevatten als de oorspronkelijke factuur: Wanneer de facturen zijn gegenereerd met behulp van de module Order/Factuur, kunnen artikelregels op betalingsherinneringen en incassoberichten worden weergegeven. Verschuldigde bijkomende kosten moeten automatisch in het venster voor registratie van ontvangen betalingen worden aangegeven: Bij het boeken van de betaling van de oorspronkelijke vordering worden bijkomende extra kosten automatisch in het veld herinneringskosten ingevoerd.
57
ADMINISTRATIE
Factuurhistorie bij e-mail bijsluiten: Indien betalingsherinneringen per e-mail worden verzonden, kan een rekeningoverzicht worden bijgesloten. Stuur geen aanmaningen aan klanten die nog geld van ons krijgen: Vinkt u deze instelling aan dat wordt er geen herinnering gestuurd aan klanten waar u nog openstaande posten heeft. Voor elke nieuwe herinnering die afgedrukt wordt en goedgekeurd wordt, verandert de status. Het aantal statussen volgt het aantal herinneringen dat u gekozen hebt bovenin het venster.
Instellingen herinneringstatus Bij instellingen voor betalingsherinneringen kunt u in het onderste gedeelte van het venster de statussen van de herinneringen bekijken gebaseerd op het aantal herinneringen dat u heeft gekozen voor dat een incassobericht zal worden verzonden. U kunt de instellingen van iedere herinneringsstatus aanpassen door op Bewerken te klikken.
Aantal respijtdagen voor betalingsherinneringen: Hier geeft u aan hoeveel dagen er moeten zijn verlopen vanaf de vervaldatum van de vordering tot aan de datum waarop een betalingsherinnering kan worden gegenereerd. Betalingstermijn in aantal dagen: Hier geeft u aan hoeveel dagen de klant de tijd krijgt om betalingsherinneringen te betalen. Bij de klant moet een kredietstop worden opgegeven: U selecteert de optie indien u wilt dat de klant geen artikelen kan bestellen totdat het openstaande saldo voldaan is.
Herinneringgroep In het tabblad Herinneringgroep kunt u nieuwe herinneringsgroepen aanmaken en bestaande bewerken. Door middel van herinneringsgroepen kunt u op een eenvoudige manier uw klantenregister bijwerken door bijvoorbeeld het toevoegen herinneringskosten. Wijzigingen in herinneringsgroepen worden automatisch doorgevoerd voor alle klanten die in de groep zijn opgenomen. U hoeft niet handmatig de gegevens aan te passen voor alle klanten voor wie herinneringskosten van toepassing zijn.
58
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
Binnenlandse/Internationale betalingsherinneringen De instellingen voor binnenlandse/internationale betalingsherinneringen zijn nagenoeg identiek; het enige verschil is dat de instellingen voor binnenlandse herinneringen van toepassing zijn op Nederlandse klanten en de internationale herinneringen gelden voor buitenlandse klanten.
Omschrijving: Hier kunt u een tekst ingeven die op de herinnering weergegeven moet worden. Bijvoorbeeld 1ste herinnering, 2de herinnering. Afdrukformulier: Hier bepaalt u of de herinnering met of zonder betalingsgiro moet worden afgedrukt. E-mail sjablonen bewerken voor: Door te klikken op Binnenlandse klanten wordt er een e-mail geopend die u kunt aanpassen aan uw bedrijf. In het tabblad Internationale herinneringen kunt u op buitenlandse klanten klikken en een e-mail voor buitenlandse klanten aanpassen. Vaste teksten: De tekst die in dit veld wordt ingetikt, zal op alle betalingsherinneringen met deze status worden afgedrukt.
Incasso Incasso in Mamut houdt in dat u het incasseren van openstaande betalingen van uw klanten overlaat aan een gespecialiseerd bedrijf. Om uw vorderingen naar de incasso te kunnen verzenden, moet u een overeenkomst hebben gesloten met een incassobedrijf en moet u uw Incasso-instellingen in uw Mamut-programma invoeren. De daadwerkelijke overdracht van informatie naar het incassobedrijf vindt plaats via een speciale wizard voor het aanmaken van incassobestanden in de debiteurenadministratie. Om incassobestanden aan te kunnen maken, moet u betalingsherinneringen en incassoberichten hebben verzonden naar klanten met openstaande betalingen. Alleen als de termijnen van incassoberichten zijn verlopen, komen de vorderingen in aanmerking voor overdracht naar het incassobedrijf. Het programma ondersteunt drie verschillende bestandsformaten voor incasso: Standaard (ASCII), Geavanceerd (ASCII) en Gedetailleerd (XML). Betaling: Indien u een binnengekomen betaling invoerd, die ondertussen naar Incasso is verstuurd, komt er een scherm in beeld waarin u aan moet geven of deze betaling via de klant of via het incassobureau is binnengekomen. Indien de klant direct aan u betaald heeft, zult u waarschijnlijk een terugkoppeling aan het incassobureau willen geven. Merkt u aan dat de betaling via de klant komt, wordt de vordering meegenomen in de basis voor het boekingsrapport: Incasso, Betaalt door klant, verzonden naar Incasso.
59
ADMINISTRATIE
Door te klikken op de knop Incasso in de debiteuren administratie module, zal de wizard gestart worden voor het maken van incasso's. Voordat u de functie voor het exporteren van incasso's kunt gebruiken, moet u een overeenkomst gesloten hebben met een incassobureau en de incasso instellingen in Mamut aanpassen. Zo maakt u een incassobestand aan 1.
Gebruik de gewenste selectie om het aantal vorderingen, dat in aanmerking komt voor incasso, te beperken. U kunt een of meerdere keuzes maken: Type relatie: Kies gewenst type klant. Klant: Kies gewenste klant. Datum uitgevoerd: Kies datum voor het aanmaken van het incassobestand.
60
2.
Klik op Filterinstellingen als u een meer geavanceerde selectie wilt maken.
3.
Klik op Volgende om te zien welke vorderingen voorgesteld worden op grond van uw keuzes. U kunt tevens de selectie van de voorgestelde vorderingen verwijderen. Voor deze vorderingen zullen geen incassobestanden aangemaakt worden.
4.
Klik op Volgende als u de gewenste selectie heeft. U krijgt een afdrukvoorbeeld van het rapport Incasso-overzicht, dat u kunt Afdrukken door op de betreffende knop te klikken.
5.
Klik op Volgende. Indien u de lijst wilt bewerken klikt u op Vorige.
6.
Kies de map waarin de incassobestanden opgeslagen zullen worden.
7.
Klik op Volgende om de bestanden aan te maken.
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
Instellingen voor Incasso U kunt instellingen voor incasso openen via de wizard in debiteuren, of via het menu Beeld - Instellingen Administratie - Debiteur/Crediteur.
Indien uw klanten uw tegoed niet hebben voldaan nadat zij zowel betalingsherinneringen als incassobericht hebben ontvangen, kunt met behulp van het programma een incasso-overzicht of de factuurgegevens exporteren voor uw incassobureau die deze vorderingen dan verder kan opvolgen. De volgende instellingen kunnen aangegeven worden:
Aantal respijtdagen tussen vervaldatum en incassobericht: Hier geeft u aan hoeveel dagen er moeten zijn verlopen vanaf de vervaldatum van het incassobericht tot aan de datum waarop een incassobestand kan worden gegenereerd. Incassoberichten uitsluitend verzenden voor bedragen groter dan: Incassoberichten zullen uitsluitend worden voorgesteld voor vorderingen met bedragen hoger dan het aangegeven bedrag. Bestandsformaat: Als standaard wordt het formaat "Algemeen" gebruikt. Eigen gedefinieerde velden bij de relatie aanmaken: U heeft de mogelijkheid om een eigen gedefinieerd veld bij de relatie aan te maken of een bestaand veld bij te werken wanneer u een incassobestand/incasso-overzicht genereert. Bij de klant moet een kredietstop worden opgegeven: U selecteert de optie indien u wilt dat een klant niet meer gefactureerd wordt, totdat het openstaande saldo is voldaan. Herstellen vanuit bestandsarchief: U gebruikt deze knop wanneer u een eerder gegenereerd incassobestand wilt herstellen. Om het bestand te herstellen verwijst u naar het bestand en klikt u Export.
Gegevens over het incassobureau De gegevens die geregistreerd moeten worden krijgt u van uw incassobureau.
Naam van het incassobureau: Hier voert u de naam in van het incassobureau dat u gebruikt. Het klantnummer bij het incassobureau: Hier voert u uw klantnummer bij het incassobureau in. Contactpersoon: Hier voert u de naam aan van de contactpersoon voor uw klanten bij het incassobureau.
61
ADMINISTRATIE
Overeenkomstnummer: Hier voert u het nummer in van de overeenkomst die u heeft met het incassobureau. Directory voor exportbestand: Hier geeft u aan naar welke directory u de incassobestanden wilt exporteren. E-mail: Hier voert u het e-mailadres van het incassobureau in. Het e-mailadres wordt dan automatisch ingevuld bij het aanmaken van incassobestanden. E-mail sjablonen bewerken voor incasso: Door te klikken op Incasso wordt er een emailsjabloon geopend die u kunt aanpassen aan uw bedrijf. Notitie: Het notitieveld kunt u gebruiken voor eigen notities betreffende het incassobureau. De notities worden niet in rapporten afgedrukt.
Factoring Bij factoring worden uw vorderingen overgedragen naar een bedrijf dat gespecialiseerd is in de follow-up van facturen. In de praktijk betekent dit dat u de verwerking van verzonden facturen en uw debiteurenadministratie overlaat aan een factoringbedrijf. Het voordeel van factoring is dat de follow-up na het verzenden van facturen door professionals wordt verzorgd, waardoor u zich kunt concentreren op andere taken binnen uw bedrijf. De overdracht van uw vorderingen vindt plaats wanneer u een bestand aanmaakt vanuit de debiteurenadministratie met informatie over uw openstaande klantenvorderingen. U kunt het bestand per e-mail of op een cd/diskette verzenden of uploaden naar de website van uw factoringbedrijf. Zij kunnen het van daaruit importeren in hun systeem voor verdere verwerking. Om gebruik te kunnen maken van factoring moet u een overeenkomst hebben gesloten met een factoringbedrijf en uw Factoringinstellingen in uw Mamut-programma hebben ingevoerd. Het programma ondersteunt diverse aangepaste factoringformaten plus het algemene formaat Gedetailleerd (XML). Zo maakt u een factoringbestand aan Door te klikken op de knop Factoring zal de wizard gestart worden voor het aanmaken van factoringbestanden. Om factoringbestanden aan te maken, moet u een overeenkomst gesloten hebben met een factoringbedrijf en de factoring instellingen in Mamut invoeren. 1.
Gebruik de gewenste selectie om het aantal vorderingen, dat in aanmerking komt voor factoring, te beperken. U kunt een of meerdere keuzes maken: Type relatie: Kies het gewenste type klant. Klant: Kies gewenste klant. Datum uitgevoerd: Kies de datum voor het aanmaken van het incassobestand.
62
2.
Klik op Volgende om te zien welke vorderingen voorgesteld worden op grond van uw keuzes. U kunt tevens de selectie van de voorgestelde vorderingen verwijderen. Voor deze vorderingen zullen geen factoringbestanden aangemaakt worden.
3.
Klik op Volgende als u de gewenste selectie heeft. U krijgt een afdrukvoorbeeld van het rapport Factoringoverzicht dat u kunt Afdrukken door op de betreffende knop te klikken.
4.
Klik op Volgende. Indien u de lijst wilt bewerken klikt u op Vorige.
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
5.
Kies de map waarin de factoringbestanden opgeslagen zullen worden.
6.
Klik op Volgende om de bestanden aan te maken.
7.
Geef aan dat u een e-mail wilt maken met de bijgesloten factoringsbestanden, wanneer u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken.
8.
Klik op Volgende om de bestanden aan te maken.
9.
Klik op Voltooien zodat alle facturen en kredietnota's in de selectie gemarkeerd worden om naar factoring te versturen.
Instellingen voor factoring Via Beeld – Instellingen – Administratie – Debiteur/Crediteur – Het bedrijf exporteert facturen naar een factoringsbedrijf wordt de functionaliteit voor factoring geactiveerd. In dit scherm kunt u o.a. aangeven welke formaten u gebruikt bij het exporteren van factuurgegegevens en de instellingen behorende bij elk formaat. De factoring functionaliteit stelt u in staat om uw klantvorderingen uit uw debiteurenadministratie te exporteren naar een bestand. Dit bestand kan per e-mail of via een internet applicatie naar het factoring bedrijf worden verstuurd. Hierbij kunt u kiezen of: De vorderingen van uw klanten overgenomen wordt door het factoring bedrijf, het factoring bedrijf koopt uw vorderingen af , u krijgt betaald en het bedrijf gaat zelf de vorderingen innen. De oorspronkelijke vordering blijft bestaan, het factoring bedrijf verstuurt facturen namens u. In versie 11 worden de factoringbestandsformaten van IFN Commercial factors en Graydon ondersteund. U vindt de factoringfunctionaliteit in de debiteurenmodule of via Beeld Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur - Het bedrijf exporteert facturen naar een factoringbedrijf.
Renteberekening U kunt uw renteverlies doorberekenen aan uw klanten. Renteverlies door het te laat betalen van rekeningen kunnen jaarlijks behoorlijk oplopen. Onder Instellingen voor renteberekening bepaald u de instellingen voor uw bedrijf.
Hoe print u een rentefactuur: Wanneer u kiest voor rentefactuur wordt er een wizard geopend en kunt u kiezen of u een nieuwe rentefactuur aan wilt maken of een kopie van een bestaande rentefactuur wilt printen. Hoe maakt u een nieuwe rentefactuur aan: 1.
Selecteer Maak een nieuwe rentefactuur aan en klik op Volgende.
2.
Maak een selectie om het aantal suggesties voor een rentefactuur te limiteren.
3.
U kunt één of meerdere van de volgende selectiecriteria gebruiken: Klant: Selecteer een klant.
63
ADMINISTRATIE
Voldaan na: De klanten die niet na de hier ingevoerde datum betaald hebben worden geïncludeerd. Klik op Filter, indien u gebruik wilt maken van een specifieke selectie. Het rentepercentage wordt automatisch overgenomen uit de Instellingen voor renteberekening. Dit kunt u handmatig aanpassen. 4.
Klik op Volgende om de lijst met klanten te zien, gebaseerd op de selectiecriteria voor een rentefactuur in aanmerking komen.
5.
Klik op Volgende indien u het eens bent met de gemaakte selectie. U krijgt een voorbeeld van het rentevoorstel rapport te zien. Klik op Vorige indien u wijzigingen in de selectie aan wilt brengen. Nadat u het rentevoorstel rapport heeft afgedrukt, kunt u de daadwerkelijke rentefacturen printen.
Kopieën van eerdere rentefacturen afdrukken 1.
Selecteer Kopieën van eerdere rentefacturen afdrukken en klik op Volgende.
2.
Maar de noodzakelijke selectie. Zie ook punt 2 hierboven voor meer informatie en de lijst met selectiecriteria.
3.
Klik Volgende welke rentefacturen toegankelijk zijn gebaseerd op de gemaakte selectie. U kunt slechts één rentefactuur tegelijk afdrukken.
4.
Klik Volgende en dan Voltooien om de kopie af te drukken.
5.
klik op Vorige om terug te gaan en meerdere kopieën te printen. Kies de desbetreffende factuur en ga naar punt 4.
6.
Klik Annuleren om de wizard af te sluiten, wanneer u de kopieën geprint heeft.
Instellingen voor renteberekening Misgelopen rentevergoedingen door klanten die te laat betalen kunnen aardig oplopen gedurende een jaar. Onder Instellingen voor rentefacturen kunt u de instellingen bepalen voor de klanten die te laat betalen.
64
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
U kunt de volgende instellingen bepalen Rentepercentage: Hier bepaald u het rentepercentage dat u doorberekend aan klanten die na de vervaldatum betalen. Uitsluitend een rentefactuur als de berekende rente hoger is: geef eventueel een minimaal bedrag aan waarbij de rente gefactureerd dient te worden. Betalingstermijn: Hier geeft u aan binnen hoeveel dagen de klant zijn rentefactuur moet betalen. Formulier, binnenlandse klanten: Hier geeft u het printformaat aan dat u voor uw binnenlandse klanten wilt gebruiken. Formulier, internationale klanten: Hier geeft u het printformaat aan dat u voor uw internationale klanten wilt gebruiken. Vaste tekst, binnenlandse klanten: Vaste tekst die hier genoteerd wordt, wordt gebruikt op alle rentefacturen voor binnenlandse klanten. Vaste tekst, internationale klanten: Vaste tekst die hier genoteerd wordt, wordt gebruikt op alle rentefacturen voor internationale klanten.
Overschrijvingen - betaling aan bank Middels de functie Betalingen naar bank maakt u voor het gekozen overschrijvingsformaat een betaalbestand aan of drukt u een betaalvoorstel af. Zo maakt u een overschrijving aan met de wizard 1.
U geeft op welke posten u wilt betalen door gebruik te maken van de standaard selectie mogelijkheden, het filter en of in combinatie met een vervaldatum. Alle posten die per deze datum als status Moet betaald worden (binnenland) worden dan door de wizard meegenomen.
2.
U krijgt vervolgens de lijst met posten welke op basis van de eerdere criteria in aanmerking komen om betaald te worden en u kunt deze selectie hier nog middels het aan of uitvinken aanpassen.
3.
U krijgt vervolgens een betaaladvies rapport op het scherm. Controleer of de posten kloppen. Hierna heeft u de mogelijkheid om de locatie en de naam van betaalbestand aan te passen en heeft u de keuze om een opdrachtbrief af te drukken. Deze opdracht gebruikt u indien u uw betalingen per diskette aan uw bank aanlevert. Nadat u de wizard heeft voltooid is een betaalbestand aangemaakt en hebben de betreffende posten op het tabblad Overschrijving de status Voor overschrijving verzonden gekregen.
Inlezen van retourbestand Nadat u een overschrijving naar de bank heeft gestuurd ontvangt u een eerste retourbestand. Dit document is ene bevestiging van dat de bank uw overschrijving heeft ontvangen en indien alles juist is komen de posten in het betalingsregister bij de bank te liggen Nadat de bank de desbetreffende posten betaald heeft ontvangt u een tweede retourbestand. Dit document geeft u een overzicht van de posten die de bank betaald heeft en wanneer. Bij het
65
ADMINISTRATIE
inlezen van de dit tweede retourbestand worden de betalingen automatisch in het programma geboekt. Zo leest u een retourbestand in 1.
U selecteert het betreffende bestand. Vervolgens selecteert u de grootboekrekening behorende bij de betreffende bankrekening en selecteert u de grootboekrekening voor posten die niet kunnen worden gematcht. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de transactiekosten die uw bank u periodiek in rekening brengt.
2.
Vervolgens krijgt u te zien hoe de posten worden gematcht. Het matchingvoorstel-scherm is in tweeën opgedeeld. Bovenin ziet u de posten welke in het bestand zijn opgenomen en in het onderste gedeelte ziet u per post de posten waartegen het de banktransactie wordt gematcht.
3.
Indien u niet tevreden bent over het matchingsvoorstel, kunt u deze met de knop bewerken nog aanpassen en kunt u de banktransactie koppelen aan een andere crediteur, debiteur of een andere grootboekrekening.
4.
Door de wizard te voltooien krijgt u een overzicht te zien van welke boekstukken er op basis van het ingelezen bankbestand en het matchingsvoorstel zijn aangemaakt. Deze boekstukken zijn echter nog niet naar het grootboek verwerkt. U dient deze eerst via de inboekfunctie Verwerken naar grootboek te verwerken.
Instellingen voor Elektronisch bankieren De functionaliteit Elektronisch bankieren bevat 2 belangrijke functies: Aanmaken betalingsbestanden voor uitgaande binnenlandse betalingen. Deze betalingsbestanden kunnen vervolgens met het elektronisch bankieren pakket van uw bank ter verwerking naar de bank worden verstuurd. De bestanden worden aangemaakt in het CLIEOP03 formaat welk door nagenoeg alle banken in Nederland wordt ondersteund. Voor een actueel overzicht van welke banken, kunt u contact opnemen met het Mamut Supportcenter. Inlezen van banktransacties. De mutaties op uw bankrekening kunnen uit uw elektronisch bankieren pakket, in de vorm van een MT940 bestand, worden geëxporteerd. Met behulp van de wizard voor het inlezen van banktransacties kunnen deze bestanden door Mamut orden ingelezen. Op basis van de transacties in het bestand zal er een boekingsvoorstel orden aangemaakt. Hierna kan het voorstel in de inboekmodule worden verwerkt naar et grootboek. De functionaliteit voor elektronisch bankieren kunt u activeren in het tabblad Debiteur/Crediteur ij Administratieve instellingen. Hier kunt u Het bedrijf maakt gebruik van elektronisch bankieren aanvinken. Hier kunt u o.a. aangeven welke rekeningen en formaten u gebruikt bij het elektronisch bankieren. Standaard wordt er gebruik gemaakt van een Betalingsvoorstel. Dit is niets anders dan een lijst met betalingen die door u op basis van de vervaldatum moeten orden uitgevoerd. Door op Nieuw te klikken maakt u een nieuw Overschrijvingsformaat aan. U wordt in stappen geholpen om een nieuw overschrijvingformaat aan te maken: 1.
66
Als eerste dient u een het formaat van het betaalbestand op te geven, vervolgens dient u het overschrijvingformaat een naam te geven en geeft u aan voor welke bankrekening dit formaat geldt. U heeft hier ook de mogelijkheid om een nieuwe rekening aan te aken. Ook kunt u het Internetadres van uw bank opgeven.
FINANCIËLE ADMINISTRATIE
2.
In het volgende scherm kunt u Additionele informatie opgeven, echter dit is niet noodzakelijk voor de werking van de module.
3.
Tot slot doet het programma een voorstel voor de map waar de Betaalbestanden worden aangemaakt en de Naam van het betaalbestand. Hier zou u bijvoorbeeld naar een map van uw elektronisch bankieren pakket kunnen verwijzen. D functies voor het gebruik van elektronisch bankieren vindt u onder Betalingen nar bank en Retour van bank.
67
ADMINISTRATIE
HANDLEIDING BANKBESTANDEN Met dit programma kunt u aan de hand van een wizard eenvoudig eigen bankbestandsformaten definiëren. Na het definiëren van uw eigen bestandsformaten kunt u uw bestanden voor verdere verwerking importeren in het boekstukregister. Dit is handig als u uw bankafschriften als bestand ontvangt of als u uw bankafschriften van uw internetbank naar bijvoorbeeld Excel exporteert. Het importeren van bankbestanden kan het inboeken vereenvoudigen en u hoeft niet al uw transacties handmatig in te voeren. Let op! Als u uw door de gebruiker gedefinieerde bankbestanden voor het eerst importeert, moet u iedere transactie koppelen aan de gewenste rekening, debiteuren- of crediteurenadministratie. Als u de volgende keer bankbestanden importeert, zal het systeem automatisch de rekeningen en/of administraties voorstellen op basis van uw selecties bij de vorige import. U kunt deze voorstellen natuurlijk overschrijven voor iedere post in het bankbestand.
Voordat u bankbestanden kunt importeren, moet u uw eigen formaat definiëren. Dit doet u met de wizard door op de zoekknop naast het veld Bestandstype te klikken. Importeren van bankbestanden
68
1.
Ga naar Beeld - Administratie - Inlezen van bankbestanden.
2.
Selecteer het bestandstype in de vervolgkeuzelijst.
3.
Klik op de zoekknop en zoek het bestand op dat u wilt importeren.
4.
Klik op Volgende.
5.
Selecteer de relevante bank-/kasrekening.
6.
Selecteer de tussenrekening die u wilt gebruiken. Het systeem stelt een rekening voor voor posten als het op basis van eerdere importbewerkingen geen rekening en/of debiteuren-
HANDLEIDING BANKBESTANDEN
/crediteurenadministratie kan vinden om aan te koppelen. Dit kan echter later in de wizard voor iedere post worden overschreven. 7.
Klik op Voorbeeld sluiten als u het voorbeeld hebt gecontroleerd voor rapport Inlezen van bankbestand.
8.
Markeer posten waarvoor u de rekening wilt veranderen en klik op Bewerken.
9.
Klik op Volgende als u uw wijzigingen hebt aangebracht.
10. Controleer het rapport Inlezen van bankbestand nog eens nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht. 11. Klik op Voorbeeld sluiten om het voorbeeldscherm af te sluiten. 12. Klik op Voltooien om de posten goed te keuren en over te boeken naar het Boekstukregister. 13. Druk het rapport af met een overzicht van de aangemaakte boekstukken en sluit het voorbeeld vervolgens af. Om de geïmporteerde boekstukken te kunnen boeken, moet u het Boekstukregister openen en klikken op Naar grootboek verwerken. Problemen oplossen Als u problemen ondervindt bij het importeren van door de gebruiker gedefinieerde bankbestanden, kunt u het volgende controleren: - Controleer of het door u gedefinieerde datumformaat overeenkomt met het datumformaat in het bestand dat u wilt importeren. - Stel het formaat van de datumkolom in Excel in als een datumkolom beginnend met een * (bijv. *14/09/2006) - Controleer of het bestand van uw bank, dat u hebt opgeslagen, een Excel-formaat heeft (.xls of.csv).
Aangepaste formats voor bank bestanden U kunt eigen bestandsformaten definiëren, die u voor verdere verwerking kunt importeren in het boekstukregister. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld afschriften van uw internetbank hebt in de vorm van Excel-bestanden en de bestanden wilt importeren om niet alle transacties handmatig te hoeven registreren. Voordat u bestanden kunt importeren, moet u uw eigen formaat definiëren. Dit doet u in een wizard, die u start door op de knop Zoeken naast het veld Bestandstype te klikken en vervolgens te klikken op Nieuw. U moet een naam invoeren voor het bestandsformaat en het te importeren bestandstype selecteren. Ook moet u de instellingen invoeren voor het bestandsformaat dat u wilt kunnen importeren. Functie Ongewenste tekens verwijderen: Er staan misschien tekens in het importbestand die u niet wilt importeren. Het teken ' is hiervan het meest bekende voorbeeld. Tekst of beschrijvingen in het bestand hebben vaak de vorm 'xxxxx'. Door ' in dit veld in te voeren, wordt dit teken tijdens het importeren verwijderd. Aantal startregels genegeerd: Als er bovenaan in het bestand regels staan die u bij het importeren niet wilt meenemen, kunt u het aantal te verwijderen regels invoeren. Dit kan van toepassing zijn als de eerste regel bijvoorbeeld een kop is.
69
ADMINISTRATIE
Alle bedragen delen door: Dit veld bevat standaard het getal 1, maar dit kan worden overschreven. U kunt dit getal overschrijven als de totalen voor bepaalde bestanden worden weergegeven zonder decimaal scheidingsteken, d.w.z. dat 100,00 wordt weergegeven als 10000. In dat geval kunt u selecteren dat u wilt delen door 100.
Scheidingsteken: Als u bestanden met scheidingstekens importeert, kunt u aangeven of het scheidingsteken een Tab, een nul of een aangepast teken moet zijn. Instelling kolommen Onder het kopje Instelling kolommen kunt u het kolomnummer invoeren voor de kolommen van het bestand dat u wilt importeren. U kunt het kolomnummer invoeren bij gebruik van het bestandstype Bestand met scheidingstekens of MS Excel. Voor kolomnummers in Excel geldt bijvoorbeeld: kolom A = 1, B = 2, C = 3 enz. Als de betalingsdatum in Excel in kolom C staat, voert u in het veld Kolom dus een '3' in. Voor bestandstypen Vaste kolombreedte moet u de positie invoeren voor de beginkolom 'Van' tot eindkolom 'Tot'. Let op! Welke velden er worden weergegeven, is afhankelijk van het bestandsformaat dat u hebt geselecteerd. Niet alle velden zijn beschikbaar voor alle bestandstypen.
70
BANKAFSTEMMING
BANKAFSTEMMING Bij een Afstemming van dagafschriften controleert u de afschriften van de bank met hetgeen er in de administratie geboekt is. Met deze functie kunt u de transacties in het grootboek vinden en deze selecteren. Tijdens het afstemmen rekent het systeem het Afgestemd bedrag en Eindsaldo van het bankafschrift uit en vergelijkt ze. Voordat u de module voor Afstemming in gebruik kunt nemen, geeft u in het rekeningschema aan welke rekeningen er afgestemd moeten worden. NB! Er worden geen transacties van het boekstuksoort Beginsaldo (BS) in het overzicht weergegeven, maar deze vormen samen met de transacties uit voorgaande perioden de basis voor het Eindsaldo.
Wanneer u de bankafstemming start, krijgt u een lijst van eerdere afstemmingen. In de afrollijst aan de rechts boven in het venster selecteert u de rekening uit het rekeningschema. U kunt indien gewenst ook een selectie maken om eerdere afstemmingen te zoeken.
De bankafstemming kan goedgekeurd worden als het afgestemde bedrag niet gelijk is aan nul. U kunt echter slechts één niet-goedgekeurde (open) afstemming per rekening hebben. Het systeem controleert dit. Als u met een nieuwe afstemming begint voor een rekening die al een openstaande afstemming bevat, zult u hier een melding over krijgen. Let erop dat u een goedgekeurde afstemming niet kan wijzigen of verwijderen. Als u een fout ontdekt nadat u een afstemming hebt goedgekeurd, dient u daarom een nieuwe afstemming aan te maken die de oude corrigeert.
71
ADMINISTRATIE
Op deze manier maakt u een rekening beschikbaar in de bankafstemming 1. 2.
Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Rekeningschema. Klik op Lijst.
3.
Selecteer de rekening die u wilt afstemmen (bijv. rekening 0010) en klik op OK.
4.
Kies het tabblad Uitgebreid en markeer Afstemmen dagafschriften.
De rekening kan nu gekozen worden de in de bankafstemming.
Zo stemt u een rekening af 1. 2.
Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Afstemming dagafschriften. Klik op Nieuw.
3.
Kies de rekening die u wilt afstemmen in de afrollijst.
4.
Vult het Eindsaldo. Het saldo vindt u op het rekeningafschrift. De Datum dient de datum te zijn voor het eindsaldo. In het veld Referentie vult u de referentie in van het bankafschrift. De velden onder Vorig bankafschrift worden ingevuld met gegevens uit het systeem. Er worden geen transacties van het boekstuksoort Beginsaldo (BS) in het overzicht weergegeven, maar deze vormen samen met de transacties uit voorgaande perioden de basis voor het Eindsaldo.
72
BANKAFSTEMMING
5.
Om verschillende transacties op te halen klikt u op Nieuw in het onderste deel van het venster. In het venster dat verschijnt kunt u elke transactie selecteren, waarna u de afstemming maakt met de rekeningafschriften.
Let erop dat u in dit venster nuttige functies vindt. Zoals in andere vensters kunt u op de titels van de kolommen klikken om de lijst te sorteren. U kunt op Selecteer alle of Markeer geen klikken. U kunt de afstemming ook afdrukken. Met het pijltje naar de printerknop kunt afdrukken, een afdrukvoorbeeld kiezen, of de lijst overbrengen naar Microsoft Excel.
6.
Klik op OK wanneer u alle posten die u wilt afstemmen hebt geselecteerd. Als u toch niet alle gewenste posten in dit venster heeft, klik dan op OK. De reeds geselecteerde posten worden nu als afgestemd opgeslagen en hierna kunt u eenvoudig verder gaan met de afstemming van overige posten.
73
ADMINISTRATIE
Let op! Als u een fout maakt kunt u de post verwijderen door op de Verwijderknop te klikken.
7.
Terwijl u posten afstemt, komen deze posten in de lijst in het onderste deel van het venster. Als het Afgestemd bedrag overeenkomt met Openstaand bedrag kan de afstemming worden goedgekeurd. Klik op Goedgekeurd om dit te doen.
Door te klikken op de pijl rechts van Activiteit aanmaken, kunt u aangepaste activiteiten aanmaken. U kunt zelf de inhoud van de activiteit bepalen, evenals de modules waarin de activiteitensjabloon beschikbaar zal zijn.
74
GROOTBOEK
GROOTBOEK Kies Beeld – Administratie – Grootboek om naar het grootboek te gaan. Alle boekhoudgegevens worden uiteindelijk in het Grootboek bijeengebracht. Zelfs al wordt het dagelijkse werk in andere modules uitgevoerd, worden alle gegevens naar het grootboek overgebracht. Periodieke en jaarafsluitingen als ook het begin van nieuwe boekjaren zijn centrale onderwerpen wanneer alle gegevens in het grootboek bijeengebracht zijn. U kunt de gegevens in het grootboek op zes verschillende manieren bekijken. U vindt de knoppen hiervoor aan de linkerzijde en u kunt vrij wisselen tussen de alternatieven.
Overzicht dagboeken Rekeningoverzicht Kerngetallen Resultaat Balans Grafische presentatie Cashflow
Boekstukken in andere modules De meeste transacties in het Grootboek zijn gerelateerd met gegevens in andere modules. U heeft daardoor direct toegang tot deze modules vanuit het Grootboek. Indien u een Verkoopfactuur markeert die in het grootboek geboekt is vanuit de Order/Verkoop-module, wordt de knop Ga naar factuur geactiveerd. Deze opent de factuurmodule en laat automatisch de factuur zien die de basis is voor de transactie. Hetzelfde geldt voor de Inkoopfactuur die geboekt is via de Inkoopmodule. Deze geeft u toegang tot de functie Ga naar inkooporder. Transacties van een rekening met een koppeling naar de debiteuren -of crediteurenadministratie zijn altijd gekoppeld aan een relatie. Indien u een dergelijke transactie markeert kunt u klikken op Ga naar relatie om de gegevens in het relatieregister te bekijken. Dit betreft in eerste instantie de transacties op rekeningen 1300 en 1600, welke de standaard rekeningen zijn voor debiteuren en crediteuren. Via deze boekstukregels heeft u ook toegang tot de debiteuren -of crediteurenadministratie (voor het opvolgen van betalingen). Door op Ga naar debiteuren/crediteuren te klikken heeft men de mogelijkheid om betalingen direct te boeken.
Voortekens in rapporten in het Grootboek Inkomsten worden aanvankelijk als negatieve bedragen (Credit) en uitgaven als positieve getallen (Debet) ingegeven.
75
ADMINISTRATIE
In dit venster kunt u echter aangeven dat de waarden in uw rapporten met tegengestelde waarde moeten worden afgedrukt en kunt u hier bijvoorbeeld aangeven dat uw inkomstenniet met negatieve waarden weergeven mogen worden.
Kies Instellingen in het Beeld-menu en klik op Administratie. Kies het tabblad Administratieve instellingen en klik op Rapporten.
Kies Negatieve getallen tussen haakjes weergeven indien u geen "-" (minteken) als prefix in uw rapportage van de (saldo-)balansoverzichten wenst. De optie Inkomsten worden met plusteken (+) en kosten met minteken(-) weergeven geeft debetsaldi als negatieve en creditsaldi als positieve bedragen weer in de (saldo-) balansoverzichten. Indien u deze optie combineert met hetgeen zoals hierboven aangegeven, worden de kosten tussen haakjes weergegeven. Door Prefix wijzigen te kiezen in het onderstaande veld, kunt u de weergave van iedere Groep in de (saldo-)balansoverzichten wijzigen.
Dagboekoverzicht/Rekeningoverzicht Dagboekoverzicht Het Dagboekoverzicht is het eerste dat u zult zien wanneer u het grootboek opent. Er zijn echter meerdere manieren waarop u de gegevens in het grootboek kunt bekijken. In de linkermarge vindt u de knoppen waarmee u de mogelijkheid heeft om de grootboekgegevens op andere manieren weer te geven: Dagboeken, Rekeningen, Kerngetallen, Resultaat, Balans, Grafisch en Cashflow. In het Dagboekoverzicht kunt u de geboekte transacties behorend bij een boekstuk/factuur nader bekijken. Er zijn uitstekende mogelijkheden om de gewenste gegevens te op te zoeken en het zoeken verfijnen in het venster dat geheel aan uw voorkeur kan worden aangepast. Kies vervolgens in de afrollijst linksboven van welk Boekjaar u de boekstukken wilt bekijken. Bepaal dan of in de boomstructuur Dagboek/periode of Periode/dagboek weergegeven moet worden. De eerste optie zal de dagboeken apart met onderliggende perioden laten zien. De tweede optie zal de perioden ieder voor zich met de bijbehorende dagboeken weergeven. Klik op datgene wat u wilt dat in het overzicht moet worden weergeven. U moet tenminste tot op het
76
GROOTBOEK
tweede niveau in de boom om een keuze te kunnen maken, d.w.z. dat u een keuze moet maken uit zowel dagboek als periode. klik op Bewerken indien u een afdeling, project of omschrijving van de desbetreffende regel wilt bewerken.
Klik op Zoeken om bepaalde boekstukken op te zoeken. Dan wordt het dialoogvenster Zoeken geopend, waarin u de selectiecriteria in de verschillende velden kunt aangeven. Het grote veld aan onderzijde van het dialoogvenster wordt bijgewerkt met resultaten al naar gelang u de selectiecriteria toevoegt. Markeer één van de resultaten en klik op Ga naar-knop onder het veld om naar het boekstuk in het Grootboek te gaan. Klik op Som Uit/Aan om een opsomming onderaan in het venster te laten zien/verbergen. Klik op Bijlage als u een document aan een boekstuk wilt linken. Bijvoorbeeld een origineel document dat u heeft ingescand en wilt toevoegen aan het grootboek. Klik op Ga naar debiteuren/crediteuren om een boekstuk uit de debiteuren/crediteurenmodule te zien. (Is uitsluitend mogelijk indien een transactie uit de DebiteurenCrediteurenadministratie gemarkeerd is.) Klik op Ga naar relatie om de gegevens van de relatie, die gekoppeld is aan de gemarkeerde regel, op het scherm weer te geven. Klik op Ga naar factuur om de desbetreffende factuur in de Order/Factuurmodule weer te geven. op Ga naar inkooporder om het boekstuk in de Inkoopmodule te openen. Klik op de knop Instellingen om te bepalen welke kolommen in het venster worden weergegeven. De wijzigingen worden van kracht wanneer u het instellingsvenster sluit.
77
ADMINISTRATIE
Klik op Help indien u niet zeker bent en meer help nodig heeft bij dit venster. Klik op Afsluiten om het grootboek te verlaten.
Gebruikersinstellingen: Grootboek Met behulp van gebruikersinstellingen in het Dagboekoverzicht en het Rekeningoverzicht in Grootboek geeft u aan welke kolommen er in het venster moeten worden weergegeven. Deze instellingen kunnen voor iedere gebruiker individueel worden ingesteld.
Kolommen in het Dagboekoverzicht/ Rekeningoverzicht In het Dagboekoverzicht en Rekeningoverzicht in het Grootboek zijn de volgende kolommen beschikbaar. U kunt aangeven welke u wilt zien met behulp van Instellingen Kolomen in Dagboekoverzicht/Rekeningoverzicht:
78
Regel: Toont het regelnummer van de boeking De kolom Boekstuknr. zet automatisch een nummer op alle boekstukken overeenkomstig de instellingen die u daarvoor heeft aangegeven. Het nummer geeft niet alleen de volgorde van de boekstukken aan, maar ook het boekstuksoort, zoals Verkoopfactuur (VF), Inkoopfactuur (IF), Bank (B), enz. U kunt deze boekstuksoorten ook bewerken. De Boekingsdatum wordt bepaald door Inboeken of de systeemdatum van boekstukken die overgeboekt worden vanuit in- en verkoop, personeelsadministratie en de debiteuren- of crediteurenadministratie. Ieder boekstuk wordt op twee of meerdere rekeningen geboekt. Met behulp van Rekening wordt aangegeven op welke balans-, winst- of verliesrekening in het rekeningschema het boekstuk geboekt wordt. Het veld Omschrijving wordt gebruikt om aan te geven wat het boekstuk betreft. Indien er niets anders in het veld wordt aangegeven, wordt hier de desbetreffende grootboekrekening ingevuld. Bij een in- of verkoopfactuur worden Factuurnummer, debiteuren- of crediteurennummer en boekstuksoort op alle boekstukken aangegeven. Het debiteuren- of crediteurennummer is het nummer van de klant of leverancier in het relatieregister. Indien het Betalingskenmerk is aangegeven bij debiteuren- of crediteurentransacties, wordt het nummer in deze kolom weergegeven. Het betalingskenmerk kan ook automatisch op de factuur worden gegenereerd. Dit wordt geactiveerd bij de instellingen van de bedrijfsdatabase. De gehele Btw-verwerking is geautomatiseerd met behulp van speciale codes voor de verschillende Btw-tarieven. Deze code wordt gekoppeld aan de boekstukregels waarover de Btw berekend moet worden. Boekstukken die deel uitmaken van een budget van een Project of Afdeling moeten aan de desbetreffende kostenplaats gekoppeld worden.
GROOTBOEK
Boekstukken in vreemde Valuta worden naar de locale munteenheid omgerekend voordat deze in de administratie geboekt worden. Dit kan onder voorwaarde dat het boekstuk gekoppeld is aan een valuta/wisselkoers in het valutaregister.
Het bedrag dat op iedere boekstukregel geboekt wordt, kan in het grootboek weergegeven worden als een Debet- of creditbedrag of als een mutatie van het saldo (als een positief of negatief bedrag).
Rekeningoverzicht / (Proef-)balans Bij Rekeningen heeft u een overzicht over alle transacties op alle grootboekrekeningen van het desbetreffende boekjaar. Met het totale saldo van iedere rekening als uitgangspunt, kunt u stapsgewijs en per periode steeds meer gedetailleerde informatie van de rekeningen opvragen tot op het niveau van de boekstukregel.
U kunt met behulp van een aantal knoppen andere gerelateerde gegevens van het boekstuk opvragen uit andere modules. Het is afhankelijk van de rekening die u selecteert welke knoppen actief zullen zijn. Wij hebben onderstaand beschreven hoe u kunt beginnen in het tabblad 'Proefbalans' en u steeds meer gespecificeerde informatie kunt opvragen. Indien u dat wilt, kunt u de gewenste selectie in elk tabblad vastleggen. Zo kunt u het rekeningoverzicht gebruiken 1.
Klik op de knop voor Som Aan/Uit wanneer u wilt dat het saldo onder in het venster weergegeven/verborgen moet worden.
2.
Kies de knop voor het Rekeningen links in het grootboek. Het tabblad Proefbalans geeft een overzicht van alle rekeningen waarop in de loop van het jaar transacties zijn geboekt.
79
ADMINISTRATIE
3.
Dubbelklik op een rekening wanneer u die nader wilt bekijken. Het tabblad Saldo per periode laat zien hoe het totale saldo per periode is verdeeld. In het overzicht van Eindsaldo kunt u het saldo bekijken zoals dat was aan het einde van iedere periode.
4.
Dubbelklik op de periode die u nader wilt bekijken. Het tabblad Boekstukregels bevat alle mutaties op de rekening gedurende een periode.
5.
Dubbelklik op de regel die u nader wilt bekijken. Het grootboek laat nu het Dagboekoverzicht zien met het filter dat van toepassing is voor het boekstuk waarvan de regel deel uitmaakt. Voor een gebruiksaanwijzing van de knoppen in de knoppenbalk, zie de beschrijving van Overzicht Dagboek.
Kerngetallen, resultaat en balans In Kerngetallen in het grootboek kunt u rapporten bekijken die u een overzicht geven van de centrale getallen in de administratie. De regels tonen saldoposten in de financiële administratie en de kolommen verdelen ze in periodes. Als aanvulling op de standaard rapporten kunt u aangepaste rapporten maken en wijzigen.
Zo gebruikt u sleutelgetallen in het Grootboek
80
1.
Kies welk Boekjaar de basis zal vormen voor de kerngetallen.
2.
Kies een instelling voor het rapport in het onderstaande keuzeoverzicht in het midden van de werkbalk. Dit bepaalt welke regels deel uitmaken van het rapport. De gedefinieerde instellingen kunnen gewijzigd worden en u kunt nieuwe aanmaken als u dat wilt.
GROOTBOEK
3.
Kies Instelling kolommen via het keuzeoverzicht aan de rechterkant in de werkbalk. Dit bepaalt over welke periodes de regels van het rapport worden verdeeld. U kunt aangepaste kolominstellingen aanmaken als u dit wenst.
Resultaat en balans Het resultaat en de balans in het Grootboek werken op dezelfde manier zoals hier beschreven.
Rapportinstellingen De rapporten Kerngetallen, Resultaat en Balans in het grootboek kunnen bewerkt worden en u kunt nieuwe rapporten aanmaken (rapportinstellingen). Door eigen kolominstellingen te definiëren, kunt u aangeven op welke tijdsintervallen de rapportinstellingen verdeeld moeten worden. Door te klikken op de knop met de drie puntjes aan de rechterzijde van de afrollijst Rapportinstellingen worden alle gedefinieerde instellingen in een overzicht weergegeven. Volg de onderstaande werkwijze bij het aanmaken van nieuwe of het bewerken van bestaande rapporten.
Rapportinstellingen voor Kerngetallen, Resultaat en Balans in het Grootboek 1.
Klik op Nieuw of markeer een bestaand rapport en klik Bewerken. U kunt dan – regel voor regel - een nieuw rapport opbouwen.
2.
Tik de Omschrijving in in het bovenste veld. Dit is de naam die u kiest voor de rapportinstelling in het grootboek.
81
ADMINISTRATIE
3.
Klik op Nieuw om een nieuwe regel onder aan het rapport toe te voegen. Om een regel te kunnen toevoegen midden in een rapport, moet u een regel en Veld invoegen aanklikken. In het venster Regel kunt u specificeren wat er op de regel wordt weergegeven:
U moet Toon niet markeren indien de regel uitsluitend gebruikt zal worden als onderdeel van andere berekeningen en niet in het rapport zal worden weergegeven. Geef met behulp van de afrollijst het Type regel aan dat u wilt toevoegen. De velden van het desbetreffende regeltype zullen dan in het venster worden geactiveerd.
Omschrijving: Voegt een regel toe met een door u te bepalen beschrijvende tekst. Rekeninggroep: Haalt financiële getallen op uit de administratie. U Selecteert de gewenste rekeninggroep uit de onderstaande afrollijst. Rekening: Haalt financiële getallen op uit de administratie. U kunt Rekening van en tot selecteren uit de onderstaande afrollijst. Formule: In het veld Formule kunt u uitsluitend bestaande regels uit het rapport gebruiken, en geen financiële cijfers die uit de administratie en die niet in het rapport zijn opgenomen. Een constante: Voegt een regel toe aan het rapport met een willekeurig getal.
82
Geef Inspringen aan in aantal punten indien u de regel wilt laten inspringen.
GROOTBOEK
Selecteer Schrijf het kolomformaat over voor deze regel om een eigen formaat aan te geven voor deze regel.
4.
Klik op OK.
5.
Herhaal de bewerkingen voor alle regels die u wilt aanpassen.
U kunt de rapporten ook overbrengen naar andere bedrijfsdatabases Klik op Export om de gegevens van een rapport in een bestand op te slaan. Dit bestand kan in een andere bedrijfsdatabase geïmporteerd worden in geval u dezelfde rapporten in een andere bedrijfsdatabase wilt gebruiken. Klik op Import om een bestand met nieuwe rapporten in te lezen. Dit kunnen rapporten zijn die u heeft geëxporteerd uit een ander bedrijfsdatabase of heeft gedownload vanaf onze supportwebsite.
Kolominstellingen De rapporten Kerngetallen, Resultaat en Balans in het grootboek kunnen bewerkt worden en u kunt nieuwe kolominstellingen maken. Deze kolominstellingen bepalen indeling van de periodeintervallen van de regels bij de rapportinstellingen. Een kolominstelling kan betrekking hebben op één of meerdere kolommen. Door te klikken op de knop met de drie puntjes aan de rechterzijde van de rechter afrollijst worden alle gedefinieerde instellingen in een overzicht weergegeven. Volg de onderstaande werkwijze bij het aanmaken van nieuwe of het bewerken van bestaande kolominstellingen.
Kolominstellingen voor Kerngetallen, Resultaat en Balans in het Grootboek 1.
Klik op Nieuw of markeer een bestaande kolominstelling en klik Bewerken. U kunt dan – kolomsgewijs - een nieuwe kolominstelling aanmaken.
83
ADMINISTRATIE
2.
Tik in het bovenste veld de Omschrijving in van de kolominstelling. Dit is de naam die u kiest voor de kolominstelling in het grootboek.
3.
Klik op Nieuw om een nieuwe kolom toe te voegen aan de rechterzijde van de kolominstelling. Om een kolom toe te voegen aan de linkerzijde van de aangegeven kolom, kunt klikken op Veld toevoegen. Deze zal dan boven de in het overzicht aangeven kolom liggen, maar aan de linkerzijde van het rapport. In het venster Kolom kunt u specificeren wat er in de kolom wordt weergegeven:
U moet Toon niet markeren indien de kolom uitsluitend gebruikt zal worden als onderdeel van andere berekeningen en niet in het rapport moet worden weergegeven. Geef met behulp van de afrollijst aan welk Type kolom u wilt toevoegen. De velden van het desbetreffende kolomtype zullen dan in het venster worden geactiveerd.
Gegevensselectie: Haalt financiële getallen op uit de administratie. U kunt kiezen uit Grootboek dit jaar, Grootboek afgelopen jaar, Budget dit jaar en budget afgelopen jaar. Geef ook de gewenste periode aan. Formule: In het veld Formule kunt u uitsluitend bestaande kolommen uit de kolominstelling gebruiken, en geen financiële cijfers die uit de administratie en die niet in het rapport zijn opgenomen. Een constante: Voegt een kolom toe met een willekeurig getal.
84
4.
Naast de keuze van type kolom, kunt u ook de opmaak van getallen en teksten bepalen.
5.
Klik op OK.
6.
Herhaal de bewerkingen voor alle kolommen die u wilt aanpassen.
GROOTBOEK
U kunt de kolominstellingen ook overbrengen naar andere bedrijfsdatabases Klik op Export om de gegevens van een kolominstelling in een bestand op te slaan. Dit bestand kan bij een andere bedrijfsdatabase geïmporteerd worden indien u dezelfde kolominstelling in een andere bedrijfsdatabase wilt gebruiken. Klik op Import om een bestand met nieuwe kolominstelling in te lezen. Dit kunnen kolominstellingen zijn die u heeft geëxporteerd uit een andere bedrijfsdatabase of heeft gedownload vanaf onze support-website.
Grootboek grafische presentatie Onder Grafisch in het Grootboek heeft u vele mogelijkheden om de verschillende economische gegevens van uw onderneming grafisch te presenteren. U kunt een reeks onderwerpen selecteren en deze desgewenst gespecificeerd per afdeling of project bekijken. Daarnaast kunt u kiezen voor een presentatie met lijnen- of zuilendiagrammen met twee- of driedimensionale weergave. Zo gaat u te werk 1.
Kies Beeld, ga naar Administratie een klik op Grootboek.
2.
Klik op de knop Grafisch.
3.
Kies eerst in de afrollijst linksboven van welk boekjaar u de gegevens wilt bekijken.
4.
Kies in de afrollijst datgene waarvan u een grafische presentatie wilt maken. Door middel van de knop direct rechts van de afrollijst kunt u een boomstructuur kiezen met dezelfde inhoud als in de afrollijst (verdichtingen van de resultaatrekeningen in het rekeningschema.)
5.
Kies in de afrollijst of u grafische presentatie als lijnen of zuilen wilt bekijken. In de afrollijst kunt u eveneens een keuze maken uit twee- of driedimensionale weergave.
6.
In de volgende afrollijsten bepaalt u of u een de grafische presentatie van een bepaalde afdeling of project wilt bekijken.
85
ADMINISTRATIE
Cashflow Met behulp van de functionaliteit Cashflow kunt u inzicht krijgen in toekomstige liquiditeit gebaseerd op reeds geregistreerde informatie. De functionaliteit is speciaal ontwikkeld voor bedrijven met hoge liquiditeiten, d.w.z. net gestarte bedrijven of kapitaalintensieve ondernemingen/branches. Het weergeven van cashflow geeft een overzicht van de financiële huishouding, gebaseerd op ingaande en uitgaande bedragen in het programma. De cashflow wordt berekend door het saldo van verschillende rekeningen van Bank, Postbank en Kas in het grootboek, verwachte debiteuren- en crediteurenbetalingen, en overige betalingen. De sommen worden in een weekoverzicht gepresenteerd voor de weken die u zelf selecteert. U kunt naderhand nog veranderingen aanbrengen in het schema. Om de transacties van Bank, Postgiro en Kas te kunnen weergeven in de lijst van rekeningen, bij het berekenen van het liquide saldo, dienen deze geregistreerd te zijn als Bank/Postbank/Kas in het rekeningenoverzicht. Klik hier om te zien hoe u dit doet. U kunt tevens naar wens andere rekeningen invoeren, zoals bv. een kassakrediet. Zo selecteert u de rekeningen in het rekeningschema 1.
Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Rekeningschema.
2.
Klik op de knop Lijst in de werkbalk.
3.
Selecteer de rekeningen die u wilt meenemen in de berekening van de cashflow en klik op OK.
4.
Kies het tabblad Uitgebreid.
5.
Vink Bank/Postbank/Kas aan.
6.
Sla op en sluit het rekeningschema.
De wizard zal zowel debiteuren- als crediteurentransacties openen, indien deze zijn aangevinkt voor het meenemen in de berekening van cashflow. Posten als Bestreden eis staan ook in de
86
GROOTBOEK
lijst, maar worden niet automatisch meegenomen. Als er meerdere transacties gelinkt zijn aan een MatchID zullen die gegroepeerd worden. Het is mogelijk de betalingsdatum handmatig te veranderen, als u weet dat er veranderingen hebben plaatsgevonden. In het venster kunt u kiezen of de cashflow in een Rapport overzicht (bedragen) of een Grafisch overzicht weergegeven wordt. Kiest u voor een Grafisch overzicht dan kunt u daarnaast ook kiezen voor een overzicht per week of per dag, Zuilen of 2D lijnen. U kunt tevens aangeven of u een vergelijking met de getallen van vorig jaar wilt zien. U kunt ook een overzicht van uw contantenstroom afdrukken en door te klikken op het pijltje, rechts van de knop Afdrukken kunt u printvoorbeeld bekijken of de informatie naar Microsoft Excel exporteren. Wizard voor de berekening van cashflow 1.
Klik op Wizard.
2.
Kies de Tijd, waarvoor u de cashflow wilt zien, in de afrollijst. Vul een bedrag in bij Aanpassing als er wijzigingen zijn die u wilt meenemen in de cashflow. Klik op Voldoende.
3.
In het venster Ontvangen debiteurenbetalingen kunt u nieuwe transacties invoeren, redigeren of verwijderen. U kunt selecties van transacties verwijderen die niet meegerekend dienen te worden in de cashflow, of transacties selecteren die wel meegenomen moeten worden in de berekening.
87
ADMINISTRATIE
4.
In het venster Ontvangen betalingen van anderen kunt u andere soorten betalingen, die in de nabije toekomst zullen plaatsvinden, invoeren. Voer eventueel Aanpassingen in. Klik op Volgende.
5.
In het venster Crediteurenbetalingen kunt u nieuwe transacties invoeren, redigeren of verwijderen. U kunt selecties van transacties verwijderen die niet meegerekend dienen te worden in de cashflow, of transacties selecteren die wel meegenomen moeten worden in de berekening. Klik op Volgende.
6.
In het venster Betalingen aan anderen kunt u andere soorten betalingen, die in de nabije toekomst zullen plaatsvinden, invoeren. Bijvoorbeeld loon, inkoop enz. Let op dat de transacties niet gespecificeerd zullen zijn bij het afdrukken van het rapport. Voer eventueel Aanpassingen in. Klik op Volgende.
7.
Klik op Voltooien om de veranderingen op te slaan voor de berekening van de cashflow. Cashflow wordt automatisch berekend op de betreffende dag, gebaseerd op de debiteuren- en crediteurentransacties en het liquide saldo. U hoeft niet de gehele wizard te doorlopen als u geen verandering wilt aanbrengen. In plaats van de wizard kunt u ook de knoppen aan de rechterzijde van het venster gebruiken: Huidige liquide saldo, Totaal ontvangen crediteurenbetalingen, Totaal van anderen ontvangen betalingen, Total crediteurenbetalingen, Totaal andere betalingen. Tip! We raden aan dat u gebruikersrechten instelt voor deze functionaliteit, voor het redigeren van selecties voor de schatting van de verwachte cashflow, zodat alleen boekhoudkundig personeel veranderingen kan aanbrengen.
88
VALUTA
VALUTA In het valutaregister vindt u alle valuta-eenheden die u nodig heeft. U kunt zoveel aanmaken als u wilt. Het Valutaregister kan worden geopend door op Valutaregister te klikken in Inboeken, via het Standaardregister of via de menuoptie Beeld in het hoofdvenster kiest u Administratie en vervolgens Valuta.
Het venster bevat een overzicht van de valuta-eenheden die in het systeem zijn opgenomen. De basisvaluta en de Euro (EUR) zijn gemarkeerd met een lichte achtergrondkleur, zodat deze gemakkelijke te herkennen zijn. De basisvaluta Euro kan niet gewist worden. Indien u de valutakoersen heeft veranderd in het valutaregister, kunt u de koersen in het artikelregister veranderen door op Artikelregister bijwerken te klikken.
Valutarekening Indien u veel handel drijft met het buitenland kunt u vreemde valuta kopen wanneer de wisselkoers gunstig is en uw valuta op een valutarekening bij de bank zetten. Wanneer u een eigen grootboekrekening aanmaakt in het rekeningschema en deze definieert als Valutarekening, heeft u te allen tijde een goed overzicht over uw valutarekeningen. Met uitzondering van de debiteuren- en crediteurenrekeningen, kunnen uitsluitend balansrekeningen als valutarekeningen gebruikt worden. Zo maakt u een valutarekening aan 1.
Klik op Nieuw.
2.
Tik het nummer van de grootboekrekening in van de nieuwe rekening – bijvoorbeeld 1931.
3.
Klik op OK.
4.
Geef de naam van de rekening in.
5.
Controleer dat de Standaardwaarde, Btw-code en de plaatsing van de rekening in het verdichtingen correct is.
6.
Klik op het tabblad Uitgebreid.
7.
Kies de juiste valuta in de afrollijst Valuta.
89
ADMINISTRATIE
8.
Selecteer Bank, Postbank of Kas. Door aan geven of het een bank-, post- of kasrekening is, kunt u bij Dagboek eventuele voorwaarden aangeven voor het gebruik van dergelijke rekeningen.
9.
Klik op Opslaan.
Wanneer u een valutarekening wilt afstemmen dient u Afstemming dagafschriften voor rekeningen aan te vinken in rekeningschema, die u vindt via Beeld - Administratie Afstemming dagafschriften. Valutarekeningen moeten afgestemd worden en u kunt daarbij gebruik maken van Afstemming dagafschriften en kunt een apart rapport voor de afstemming van de valutarekeningen afdrukken vanuit de Rapportmodule.
Betaling in valuta in Inboeken Bij het registreren van een betaling van een valutafactuur in Inboeken zult u een eigen Valutavenster krijgen, waar u eventueel Bankkosten kan invullen of het totaalbedrag kan veranderen.
In het veld Betaald wordt het betaalde bedrag in vreemde valuta ingegeven.
In het veld Bankkosten kunt u transactiekosten bij de bank registreren. De rekening voor bankkosten zal worden belast voor valutatransacties, die u vindt onder in systeemrekeningen.
Het Totaalbedrag verwijst naar de totale som die in/uit is gegaan van uw rekening naar de valuta van de cliënt.
90
PERIODEAFSLUITING
PERIODEAFSLUITING De financiële administratie bestaat uit 13 perioden – één voor iedere maand en één voor de jaarafsluiting. Om van de automatische BTW-afrekening gebruik te kunnen maken, moeten de boekingsperioden achtereenvolgend afgesloten worden. U kunt een periode afsluiten wanneer alle kosten en inkomsten van deze periode geboekt zijn. Tip! Er gelden eigen regels voor perioden 2, 4, 6, 8,10 en 12 omdat deze ook een Btw-periode afsluiten. Als u een van deze perioden afsluit, wordt automatisch een Btw-rapport afgedrukt. Een wizard helpt u door de procedure tot aan het goedkeuren van het Btw-rapport.
De BTW-afrekening kan afgedrukt worden vanuit de rapportenmodule. Zo sluit u een periode af 1.
Kies Beeld, ga naar Administratie en kies Periode afsluiten.
2.
Geef aan welke Periode u wenst af te sluiten met behulp van de afrollijsten.
3.
Klik daarna op Volgende.
4.
Klik op Voltooien. Tip! Wanneer u een periode heeft afgesloten, heeft u niet langer de mogelijkheid om boekstukken aan te maken, te wijzigen of te wissen. Let op dat u zelf niet een afgesloten periode kan openen.
91
ADMINISTRATIE
JAARAFSLUITING Bij de overgang van het oude naar het nieuwe boekjaar maakt u gebruik van procedures welke erop gericht zijn om een juist en getrouw beeld te geven van het afgelopen boekjaar en tevens om een juiste start te maken met het nieuwe boekjaar. De jaarafsluiting brengt vaak een enorme tijdsdruk met zich mee. Een groot aantal ondernemingen zal de komende maanden bezig zijn met het afsluiten van het boekjaar. Een planmatige en systematische aanpak van de jaarafsluiting kan de tijdsdruk aanzienlijk verminderen. De jaarafsluiting-procedure is in principe voor elk boekjaar gelijk en een aantal taken kunnen in de periode voor de afsluiting worden uitgevoerd. Hierbij kan het documenteren, bijvoorbeeld door het opstellen van een takenlijst of stappenplan van de procedure in uw onderneming een eenvoudig maar zeer effectief hulpmiddel zijn. In Mamut Business Software wordt u middels een “wizard” door de jaarafsluiting heen geholpen. Ondanks deze gebruikersvriendelijke aanpak zal de jaarafsluiting met behulp van Mamut Business Software ongetwijfeld een aantal vragen oproepen. Wanneer u klaar bent met de procedures voor de Jaarafsluiting, kunt u de Proefbalans Jaarafsluiting exporteren voor verder gebruik door uw accountant. Zo start u de jaarafsluiting in Mamut
92
1.
Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Jaarafsluiting.
2.
Kies het jaar in de afrollijst Boekjaar.
3.
Klik op Volgende.
4.
Het boekjaar wordt geanalyseerd. Klik op Volgende om de controle te starten. Wanneer de controle is uitgevoerd, krijgt u mogelijk een lijst met momenten die moeten worden afgesloten voordat de jaarafsluiting kan worden uitgevoerd.
JAARAFSLUITING
5.
Klik op Annuleren in de wizard om de genoemde punten te behandelen.
6.
Start de wizard opnieuw als u de genoemde punten heeft behandeld.
Opsporen van fouten Deze paragraaf behandeld een aantal redenen waardoor de jaarafsluiting niet uitgevoerd zou kunnen worden, evenals een beschrijving van wat u moet doen om alsnog de jaarafsluiting uit te voeren. Volgende perioden moeten worden afgesloten Indien niet alle perioden afgesloten zijn, dient u de jaarafsluiting te annuleren. Een belangrijke voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van de jaarafsluiting is dat alle onderliggende boekingsperioden en BTW perioden afgesloten zijn. Dit geldt ook voor perioden waarin geen boekingen zijn gedaan en perioden die niet zijn gebruikt. Een verplicht onderdeel bij het afsluiten van een periode is dan ook de BTW aangifte. Als er nog geen BTW aangifte is gedaan voor een periode, zal dit automatisch worden gedaan bij het sluiten van de periode. U sluit de perioden af door via het menu Beeld, Administratie de optie Periode Afsluiten te selecteren. De inboeking bevat gegevens Deze melding geeft aan dat er nog niet verwerkte boekstukken in de module Inboeken aanwezig zijn. Deze boekstukken dienen of naar het grootboek te worden verwerkt of zij moeten worden verwijderd. U kunt deze boekingen bekijken in het rapport Inboekingen, te vinden via het menu Beeld, Administratie, Rapport. Indien u bij het openen van het venster Inboeken geen boekstukken ziet, kunt u via de Gebruikersinstellingen (Ctrl+I) de optie Toon boekingen voor alle gebruikers selecteren. U krijgt dan de boekstukken te zien die door andere gebruikers zijn ingevoerd, maar nog niet verwerkt zijn. Door de boekstukken te selecteren, kunt u deze verder bewerken, verwerken naar het grootboek of verwijderen.
93
ADMINISTRATIE
Factuurjournaal moet worden afgedrukt Voor het afdrukken van het factuurjournaal, selecteert u in de rapportmodule onder het tabblad Administratie het rapport Factuurjournaal. Dit rapport moet tevens naar de printer worden afgedrukt om te worden goedgekeurd. Let op! Bij het afdrukken naar het afdrukvoorbeeld en ook bij het afdrukken naar de printer vanuit het afdrukvoorbeeld wordt het rapport als niet afgedrukt beschouwd. Journaal automatische transactie moet worden afgedrukt Voor het afdrukken van het transactiejournaal selecteert u in de rapportmodule onder het tabblad Administratie het rapport Transactiejournaal (automatische overboeking). Dit rapport moet naar de printer worden afgedrukt om te worden goedgekeurd. Denk eraan het juiste boekjaar te selecteren. Winst/Verlies moet worden verdeeld Bij het uitvoeren van de jaarafsluiting worden de eindsaldi van de balansrekeningen als beginsaldi in de openingbalans voor het volgende jaar opgevoerd. Voor een juiste weergave van het resultaat zal er op de balans en de nog een extra boeking gedaan moeten worden. Gedurende het jaar is de balans "niet in evenwicht" dat wil zeggen dat het saldo winst niet op een grootboekrekening staat. Het winstsaldo lopend boekjaar is een sluitpost. Om het winstsaldo ook op grootboekrekening te kunnen weergeven op de Balans en de Resultaten rekening zult u een extra boeking moeten maken die we "de winstverdeling" noemen. Btw-rekening De enige BTW-rekening welke bij het afsluiten van een boekjaar een saldo mag bevatten, is rekening 1820 BTW te betalen. Op deze manier wordt het nog met de fiscus af te rekenen bedrag in de openingsbalans voor 2007 meegenomen. Alle overige BTW rekeningen dienen voor 2006 een nulsaldo te bevatten. Indien de BTW rekeningen geen nulsaldo hebben kan dit de volgende oorzaken hebben: • De laatste BTW periode (12) is niet afgesloten. • Eerdere BTW periodes zijn niet juist afgesloten. • Er is een boekstuk ingevoerd in periode 13 voor 2006 welke een boeking op een BTW rekening bevat. In de eerste 2 gevallen dient u via het menu Beeld - Administratie de optie Periode afsluiten te selecteren. Een omschrijving van wat u dient te doen in het derde geval vindt u in paragraaf 2.4.7 BTW Boekingen in periode 13. Btw-boekingen in periode 13 Indien u een boekstuk heeft ingevoerd in periode 13 van 2006 en deze naar het grootboek heeft verwerkt, dient u deze boekingen handmatig voor de BTW te verwerken. Deze boekingen zullen niet als onderdeel van de door het systeem gegenereerde BTW aangifte en de jaarafsluiting worden meegenomen. U zult deze post in de eerste BTW aangifte voor 2007 moeten meenemen. Om de BTW bedragen mee te kunnen nemen in de eerst volgende BTW aangifte zult u de saldi moeten overboeken naar 2007.
94
JAARAFSLUITING
Om inzicht te krijgen in welke bedragen er nog weg geboekt moeten worden kunt u via het menu Beeld, Administratie, Rapport het rapport (Saldi-)balans uitdraaien voor het boekjaar 2006.
Boekingsperioden In de praktijk is het gebruikelijk om na de jaarwisseling nog in het oude boekjaar te kunnen inboeken. De reden hiervoor is dat er altijd een nasleep zal zijn van administratieve werkzaamheden, bijvoorbeeld orders die in december worden uitgeleverd die echter in januari moeten worden gefactureerd. Ook is het gebruikelijk dat de jaarafsluiting pas enige tijd na de jaarwisseling wordt uitgevoerd. Dit alles mag geen hindernis vormen voor de financiële administratie in het nieuwe jaar. Het risico van het uitstellen van het voeren van een financiële administratie voor 2007 omwille van het feit dat 2006 nog niet afgesloten is, is te groot. In Mamut kunt u het actieve boekjaar in de administratieve instellingen en in de inboekmodule aanpassen. Om deze manier heeft u de noodzakelijke speelruimte om, terwijl u nog bezig bent met het afsluiten van 2006, de administratie voor het nieuwe jaar te voeren. Het boekjaar wordt afgesloten als alle posten zijn geboekt en op de balans staan opgevoerd. De eindbalans voor 2006 wordt als openingsbalans voor 2007 opgevoerd. Na de jaarafsluiting is het niet langer mogelijk om de financiële administratie van 2006 aan te passen. Indien u er toch later achterkomt dat er een post in het oude boekjaar ontbreekt, dan zal deze als een correctie in het nieuwe boekjaar moeten worden opgevoerd. Boekperioden en -jaar De financiële administratie in Mamut wordt standaard met 13 periodes aangemaakt. De periodes 1 tot en met 12 komen overeen met de 12 maanden in het boekjaar. Periode 13 wordt gebruikt voor het maken van boekingen in het kader van de jaarafsluiting. De financieel administratieve module is dusdanig opgezet zodat u als gebruiker bij de overgang naar een nieuw jaar over de grootst mogelijke flexibiliteit beschikt. Dit betekent dat er behalve het aanmaken van een nieuw boekjaar - voorzover dit al dan niet al is gebeurd - er geen andere voorwaarden zijn voor het in het gebruik nemen van het nieuwe boekjaar. Order/Factuur module In Mamut kunt u aangeven in welke periode (datum) een factuur geboekt zal worden. Bij het aanmaken van een order zal bij facturatie de systeemdatum als standaard factuurdatum worden gebruikt. U kunt echter de factuurdatum ook zelf aangeven, door in de order het veld Factuurdatum aan te passen; bij facturatie zal dan deze datum als factuurdatum worden gebruikt. Wanneer u dus in 2007 toch nog een verkooporder wilt boeken in boekjaar 2006, let dan op dat u bij Factuurdatum een datum uit 2006 aangeeft, zodat de boeking in de juiste periode wordt geboekt. Inkoopmodule De inkoopmodule gebruikt ook de systeemdatum voor het bepalen van de boekingsperiode en het boekjaar. De systeemdatum kan via het menu Bestand en de optie Systeemdatum ingesteld worden.
95
ADMINISTRATIE
Wanneer u dus in 2007 toch nog een inkooporder wilt boeken in boekjaar 2006, let dan op dat u bij Factuurdatum een datum in 2006 aangeeft, zodat de boeking in de juiste periode wordt geboekt. Inboeken In de module Inboeken kunt u zelf het boekjaar en de periode selecteren. U kunt nog steeds boekstukken invoeren voor die perioden in 2006 welke nog niet afgesloten zijn. Indien de perioden 1 tot en met 12 in 2006 afgesloten zijn, kunt u gebruik maken van periode 13 in 2006. Boekstuknummering Standaard wordt in Mamut voor elk dagboek een eigen nummerreeks ten behoeve van de boekstukken gehanteerd. Deze nummering begint elk jaar weer bij 1. Indien u deze nummering wenst aan te passen, dient u dit te doen voordat u boekingen in het nieuwe jaar aanmaakt. De instellingen hiervoor vindt u door via het menu Beeld, Instellingen de optie Administratie te selecteren, en vervolgens in het tabblad Administratieve Instellingen de optie Instellingen Dagboeken te kiezen. In het venster dat verschijnt, vindt u het tabblad Nummerreeks. BELANGRIJK: Deze instellingen moeten worden gedaan voordat u een eventuele tijdelijke openingsbalans aanmaakt via Boekjaar gedeeltelijk afsluiten, de Order/Factuur en de Inkoopmodule in gebruik neemt of boekingen invoert in het nieuwe boekjaar. Dit geldt ook als u kiest voor Doorlopende nummerreeksen. Oevrige nummerreeksen De nummerreeksen, welke worden gebruikt in bijvoorbeeld offertenummer, ordernummer en relatienummer, zullen aan het einde van het jaar gewoon blijven doorlopen. Dit betekent dat hier de nummers, vergeleken met de boekstuknummering, niet worden “teruggezet”. De reden hiervoor is het feit dat deze reeksen niet van invloed zijn op de financiële administratie. Periode 13 en de jaarafsluiting Na afsluiting van periode 12 in 2006 heeft u alleen nog de mogelijkheid om in periode 13 te boeken. Deze periode wordt automatisch bij het voltooien van de jaarafsluiting-procedure afgesloten. De voornaamste reden waarom een financieel administratief systeem over 13 perioden beschikt is het feit dat bij meeste klanten de jaarafsluiting niet vóór april/mei 2007 definitief is en dat boekingen in periode 13 het operationele resultaat van periode 12 niet verstoren. De belangrijkste boekingen die nog in periode 13 kunnen worden gedaan, betreffen zaken zoals afschrijvingen, voorraadwaarde boekingen en het verdelen van het resultaat. Hierbij worden de klanten meestal bijgestaan door hun boekhouder.
96
JAARAFSLUITING
Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" wordt gebruikt in de periode nadat men een nieuw boekjaar heeft geopend maar voordat men het voorgaande boekjaar heeft kunnen afsluiten en het openingssaldo heeft kunnen overboeken.
Door het tussentijdse openingssaldo over te boeken krijgt u een betere basis om de balans voor het nieuw boekjaar op te maken en te beoordelen. Bij het definitief afsluiten van het voorgaande boekjaar zal het tussentijdse openingssaldo worden overschreven, zodat de saldobalans dan de correcte getallen weergeeft. Zo boekt u een tussentijdse overboeking: 1.
Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Boekjaar gedeeltelijk afsluiten.
2.
Kies van en naar welk boekjaar het saldo tussentijds moet worden overgeboekt. Maak een selectie als u een openingsbalans voor een rekening, project of afdeling wilt generen. Zonder selectie hiervan zullen de saldi per rekening gegenereerd worden.
3.
Klik OK. Er wordt nu een boekstuk als openingsbalans aangemaakt in het nieuwe boekjaar. Het boekstuk bevat alle balansrekeningen bevat.
4.
Druk eventueel een saldobalans van het nieuwe boekjaar af om te controleren dat de saldi zijn bijgewerkt. Herhaal de procedure telkens wanneer u een transactie uit het vorige boekjaar wijzigt. Hetzelfde boekstuk zal dan met de bijgewerkte saldi worden overschreven.
97
ADMINISTRATIE
Jaarafsluiting exporteren Na afronding van de procedures voor de jaarafsluiting in het programma kan het voor veel gebruikers handig zijn om de saldibalans te exporteren voor verdere verwerking van de definitieve cijfers. Veel mensen hebben speciale programma's voor de jaarafsluiting of sturen het rapport voor verdere verwerking naar hun accountants. Exporteren van de saldibalans: 1.
Ga naar Bestand - Exporteren – XML Auditfile Financieel.
2.
Zoek de locatie/map op waarin u het exportbestand wilt opslaan en klik op Opslaan.
3.
Selecteer het boekjaar dat u wilt exporteren.
4.
Klik op OK.
5.
Klik op OK als u het bericht krijgt dat het exporteren is voltooid. U vindt uw geëxporteerde bestanden terug door naar de locatie/map te gaan die u bij punt 2 hebt geselecteerd.
98
STATUS/ANALYSE
STATUS/ANALYSE Let op! Deze functionaliteit vereist een additioneel product, en is alleen toegankelijk als dit geïnstalleerd is.
De Status/Analyse-export biedt u de mogelijkheid om kerngetallen vanuit uw database te exporteren naar Microsoft Excel (vereist minimaal Microsoft Excel 9.0) De getallen worden in een overzichtelijke presentatie opgezet zodat u op eenvoudige wijze uw eigen berekeningen kunt maken. Dit is een alternatief voor standaardrapporten en u kunt de cijfers in een ruimere context bekijken dan in de rapportenmodule.
Export van bedrijfsanalyse De export wordt uitgevoerd met behulp van een wizard, waar u een bepaald boekjaar aangeeft waarvan de gegevens moeten worden geëxporteerd. U kunt bij de export een keuze maken uit een combinatie van gegevens van:
Debiteurenadministratie Crediteurenadministratie Order / Factuur Klant / Relatie Artikel Financiële administratie
De wizard voor export Om de wizard te starten kiest u Beeld in het hoofdmenu, Status en vervolgens Export van Bedrijfsanalyse naar Excel. Stap 1: Kies het boekjaar uit de afrollijst. De export zal een overzicht samenstellen van de getallen van het aangegeven boekjaar (en het boekjaar voorafgaand aan dat u hier heeft aangegeven.) Klik op Volgende. Stap 2: Maak een keuze uit één of meerdere van de voorgestelde basisgegevens. Er wordt voor iedere categorie een eigen werkblad in een werkmap aangemaakt. Klik op Volgende om het Excel-bestand aan te maken.
99
ADMINISTRATIE
Stap 3: Het cijfermateriaal van de gekozen categorieën wordt gereed gemaakt om overgebracht te worden naar Excel. U wordt automatisch naar de volgende stap geleid wanneer de gegevens klaar zijn om geëxporteerd te worden. Stap 4: Klik op Voltooien om de gegevens over te brengen naar Microsoft Excel. Wanneer de werkmap aangemaakt is, wordt Excel automatisch met de werkmap geopend.
U kunt nu verder werken met de gegevens in de werkbladen en deze zoals u wilt in uw berekeningen gebruiken. Sla het Excel-bestand op op een toegankelijke plaats.
Export naar Pivot U kunt 3 verschillende rapporten naar Microsoft Excel exporteren en deze direct in een Pivottabel invoeren. U kunt kiezen uit:
Export van bedrijfsanalyse Export van verkoopcijfers Export van inkoopcijfers Export van financiële gegevens
Pivottabellen kunnen ingewikkeld lijken, maar wanneer u de techniek eenmaal beheerst, bieden zij u talloze mogelijkheden. U kunt alle mogelijke combinaties maken met de gegevens uit Mamut Business Software, die u de gewenste samenhang bieden in uw analyse.
100
STATUS/ANALYSE
De export wordt uitgevoerd met behulp van een wizard, waarbij u een bepaalde periode aangeeft waarvan de getallen opgehaald moeten worden. In relatiebeheer onder Activiteit kunt u ook Activiteitengegevens exporteren naar pivottabellen De wizard voor export Start de wizard vanaf Beeld in het hoofdmenu, Status door één van de bovengenoemde alternatieven te selecteren. 1.
Vul de Begindatum en Einddatum in om de periode aan te geven waarvan u de gegevens wilt opvragen.
2.
Klik op Volgende om het Excel-bestand aan te maken.
3.
U kunt nu verder werken met de gegevens in de pivottabel en deze zoals u wilt in uw berekeningen gebruiken. Sla het Excel-bestand op op een toegankelijke plaats.
101
ADMINISTRATIE
BUDGETTEN In de Budget module vindt u budgetten voor verkoop, inkoop, salaris, bedrijfslasten, investeringen en cash flow. Dit zal u helpen om uw budgetten zo eenvoudig mogelijk te bepalen. Het zal u ook het nodige overzicht bieden zodat u de juiste bedrijfsbeslissingen kunt maken op basis van de budgetgegevens, vooruitzichten en verwachte cash flow ontwikkeling. Verzamelen budget gegevens Met behulp van de wizard kunt u een budget opstellen, waarbij u kunt kiezen of u gegevens van de huidige administratie wilt gebruiken, of de gegevens van een budget van een voorgaand jaar, waarbij u de mogelijkheid heeft om de cijfers met een percentage naar boven of naar beneden aan te passen. Wanneer u een nieuw budget wilt opstellen zonder dat dit gebaseerd is op eerdere resultaten of budgetten, kunt u dit uiteraard ook doen. U kunt nadat het budget is opgesteld ook de cijfers aanpassen aan rekening/periode niveau. Indien u wilt kunt u de instellingen nog wijzigen nadat het budget is opgesteld. Flexibel budgetteren De Budgetmodule kan helemaal aangepast worden aan datgene waarvoor u het budget wilt opstellen (het kostencentrum). In combinatie met een project of een afdeling, kunt u budgetteren op basis van totalen, rekeningen, verkoper, artikel, artikelgroep of contact categorie. Het budget is verdeeld in subbudgetten waarbij het salesbudget is aangepast aan het rekeningschema van de verkoopafdeling. Op dezelfde wijze zijn het inkoopbudget, het salaris budget, het budget voor bedrijfslasten en het cash flow budget aangepast aan de rekeningen in het standaard rekeningsschema. U kunt bij de verschillende subbudgetten aangeven welke rekeningen er gebruikt moeten worden. Budget per periode via verdeelsleutel toewijzen Om de verdeling van de budgetgegevens over de perioden te vereenvoudigen, kunt u verdeelsleutels aanmaken in het Verdelingssleutel register, waarbij het totaal over 12 perioden wordt verdeeld, waardoor u rekening kunt houden met seizoensschommelingen van uw bedrijfsactiviteiten. De verdeelsleutel werkt proportioneel, zodat u uw resultaten kunt verdelen zoals u wilt. Indien u wilt, kunt u uw budget ook gelijk verdelen over alle perioden, door bijvoorbeeld een 1 in alle velden in te toetsen, zodat het totaal iedere maand met 1/12 verdeeld wordt. Aangepaste rapporten Voor Winst/Verlies en Liquiditeit kunt u de rapporten zelf aanpassen op dezelfde manier als bij Verdelingssleutels. Grafische weergave De Budget module heeft zijn eigen grafische weergaven voor de budgetten. Hier kunt u een snel overzicht verkrijgen over het budget en dit vergelijken met de werkelijke resultaten. U kunt ook vooruitzichten voor de rest van het jaar bekijken, gebaseerd op de budgetten die u heeft gemaakt of vooruitzichten gebaseerd op uw resultaten tot nu toe - en voor de rest van het jaar.
102
BUDGETTEN
Budget Instellingen Elk budget heeft zijn eigen instellingen. Door te klikken op de knop Bewerken kunt u de instellingen aanpassen, ook kunt u hiervoor op Instellingen klikken wanneer u in een specifiek budget bent. Deze instellingen zijn ook onderdeel van de wizard die u leidt door het proces van het maken van nieuwe budgetten.
Het Budget overzicht - Selecteer een budget of maak een nieuw budget Wanneer u in het menu Beeld of via een andere snelkoppeling Budget selecteert, zal de Budgetlijst geopend worden, waarin alle budgetten staan die u eerder heeft opgesteld. Klik op Nieuw om een nieuw budget op te stellen. Hiermee wordt de wizard voor het opstellen van een nieuw budget gestart. Selecteer een budget in de lijst en klik op de knop Bewerken om de instellingen voor het budget te wijzigen. U kunt budgetten ook verwijderen. Verwijderen is definitief, wanneer u op Ja klikt om een budget te verwijderen, is het budget definitief verwijderd.
Onthoudt dat budgetten per boekjaar opgesteld worden. In de lijst aan de rechterkant kunt u het boekjaar selecteren dat u wilt gebruiken.
Nieuw budget opstellen Met behulp van de wizard kunt u een budget opstellen, waarbij u kunt kiezen of u de actuele budgetgegevens wilt gebruiken, of de budgetgegevens van een voorgaand jaar, waarbij u de mogelijkheid heeft om deze cijfers naar boven of naar beneden aan te passen met een percentage. Wanneer u een nieuw budget wilt opstellen, dat niet op eerdere resultaten of budgetten gebaseerd is, is dit uiteraard ook mogelijk. Ook kunt u de gegevens per rekening/periode aanpassen, nadat het budget is opgesteld.
103
ADMINISTRATIE
Het opstellen van een budget: 1. 2. 3.
Ga naar Beeld - Administratie - Budget. Klik op Nieuw in het venster Budget. Voer de naam van het budget in.
4.
Selecteer het boekjaar.
5.
Klik op OK. Het budget wordt opgeslagen en u kunt verder werken met behulp van de wizard voor de import van budgetgegevens. Wanneer het budget is opgesteld, kunt u desgewenst de instellingen aanpassen.
Import van budget gegevens Wanneer u uw budgetgegevens in wilt voeren, kunt u dit doen met behulp van een wizard, waarbij u kunt aangeven of u de gegevens van de huidige administratie wilt opvragen of de gegevens van een budget van een voorgaand jaar wilt gebruiken. Hierbij heeft u de mogelijkheid om de cijfers naar boven of beneden aan te passen met een percentage. Wanneer u een geheel nieuw budget wilt opstellen, dat niet gebaseerd is op eerdere resultaten of budgetten, kunt u dit uiteraard ook doen. U kunt de gegevens ook per rekening/periode aanpassen, nadat het budget is opgesteld.
U kunt budgetgegevens importeren wanneer u een nieuw budget opstelt, of door een bestaand budget te openen en te klikken op de knop Import.
104
BUDGETTEN
Leeg budget Het budget wordt zonder gegevens opgesteld. Gegevens verkrijgen vanuit actuele financiële gegevens U kunt bijvoorbeeld gegevens importeren van een boekjaar dat u zelf heeft geselecteerd. U kunt de gegevens met percentages wijzigen.
Gegevens gebruiken van een bestaand budget U kunt gegevens gebruiken van een budget dat al is opgesteld. Ook hier kunt u de gegevens met percentages aanpassen.
Budget gegevens aanpassen Wanneer u een budget geopend heeft, kunt de gegevens van het budget aanpassen. Dubbelklik op de budgetregel of klik op Bewerken om de budgetcijfers aan te passen of te importeren. In het venster kunt u meerdere regels aan een budget toevoegen. U kunt bijvoorbeeld voor verkoop 2 regels invoegen in het Verkoop budget. Wanneer u in de instellingen de rekening heeft gekozen dan wordt u gevraagd welke rekening u wilt gebruiken voordat u de gegevens invoert.
105
ADMINISTRATIE
In het detailvenster voor een budget kunt u op de knop Import klikken om alle rekeningen weer te geven. Het systeem zal later alleen deze rekeningen weergeven waarvoor u de budgetgegevens heeft ingevoerd. Kolom F geeft u meer informatie over de Verdeelsleutel voor de desbetreffende regel. De verdeelsleutel verdeelt het totale budget over 12 perioden, zodat u rekening kunt houden met seizoensschommelingen in uw bedrijfsactiviteiten. Meer informatie over budgetverdeling vindt u in een eigen alinea. Selecteer een regel en klik op Verwijderen wanneer u deze regel van de hele budgetregel wilt verwijderen.
Budget - Het hoofdvenster voor een budget Wanneer u een budget uit de budgetlijst selecteert, zal het hoofdvenster van dit budget geopend worden. Hierin kunt u budgetcijfers aanpassen, budget winst/verlies verklaringen en cash flow informatie inzien en wijzigingen aanbrengen in de budget instellingen. Wanneer u een ander budget wilt openen, moet u het budget waar u momenteel in werkt afsluiten en het andere budget vanuit de lijst openen. U kunt deze lijst vinden door te klikken op Beeld - Administratie - Budget.
106
BUDGETTEN
Budgetgegevens In het venster Budgetgegevens kunt u uw budgetgegevens invoeren. Door in het hoofdvenster van budget op Import te klikken, wordt de wizard voor de import van budgetgegevens gestart. Lees meer hierover in een eigen alinea. Afdrukken. Het budget kan in liggend formaat afgedrukt worden. Aanpassen budgetgegevens Dubbelklik in de budget regel of klik op Bewerken om budgetgegevens toe te voegen of te importeren. In het venster Bewerken kunt u meerdere regels aan een budget toevoegen. U kunt voor verkopen bijvoorbeeld 2 regels invoegen in het Verkoopbudget. Wanneer u in de instellingen een rekening geselecteerd heeft, dan zal er, voordat u de gegevens heeft ingevoerd, gevraagd worden welke rekening u wilt gebruiken. In het detailvenster van een budgetregel kunt u klikken op de knop Import om alle rekeningen weer te geven. Later zal het systeem alleen deze rekeningen weergeven waarvoor u de budgetgegevenscijfers heeft ingevoerd. Kolom F geeft u meer informatie over de Verdeelsleutel van de huidige regel. De verdeelsleutel verdeelt het totale budget over 12 perioden, zodat u rekening kunt houden met seizoensschommelingen van uw bedrijfsactiviteiten. U kunt meer lezen over budgetverdeling in ene eigen alinea. Selecteer een regel en klik op Verwijderen wanneer u de regel van de hele budgetregel wilt verwijderen.
107
ADMINISTRATIE
Winst/Verlies en Liquiditeit In het menu Winst/Verlies en Liquiditeit heeft u de mogelijkheid om uw rapporten op dezelfde manier op te stellen als bij het Grootboek. Om een budgetrapport te bewerken, klikt u op Rapport instellingen of Kolom instellingen. De kolom set-up bevat eerder gemaakte set-ups die niet aangepast kunnen worden. U kunt echter altijd uw eigen set-ups maken. Lees meer over rapport- en kolomset-ups (In de sectie Grootboek). Query Instellingen. Wanneer u op deze knop klikt zal er een nieuw venster geopend worden waarin u een query voor een project en/of afdeling kunt openen. Selectie Uit/Aan. Wanneer u een query heeft ingesteld, kunt u door middel van deze knop de query aan- en uitzetten. Grafieken - Winst/Verlies en Grafieken - Liquiditeit De budget module heeft eigen grafische weergaven voor de budgetten. Hier kunt u een snel overzicht over het budget verkrijgen en dit vergelijken met de actuele gegevens. U kunt ook vooruitzichten voor de rest van het jaar bekijken, gebaseerd op de budgetten die u heeft opgesteld of vooruitzichten gebaseerd op de resultaten tot nu toe - en voor de rest van het jaar.
Gebruikersinstellingen voor Budget Elk budget heeft aparte instellingen. U kunt deze instellingen openen door in het venster van het budgetoverzicht te klikken op de knop Bewerken, of door op Instellingen te klikken wanneer u in een specifiek budget bent. De instellingen zijn ook onderdeel van de wizard die u begeleidt tijdens het opstellen van nieuwe budgetten.
Rekening: Verzamelt de budgetgegevens voor een groep rekeningen van een of meerdere rekeningen die u selecteert. Om het eenvoudiger te maken, kunt u bijvoorbeeld alle verkoopopbrengsten in het budget bijeenbrengen op rekening 8000 Verkopen, en alle inkoopkosten op rekening 7000. Wanneer u de rekeninginstellingen selecteert, zal u gevraagd worden om een rekening op te geven wanneer u budgetgegevens invoert of bewerkt.
108
BUDGETTEN
Totalen: Telt alle resultaten voor u op, zonder dat dit op een of meerdere rekeningen als totaal weergegeven wordt.
Budget verdeling Om het verdelen van de budgetgegevens te vereenvoudigen, kunt u verdelingsleutels maken in het Verdelingsleutel register, waarbij het totaal over 12 perioden verdeeld wordt, waardoor u rekening kunt houden met seizoensschommelingen in uw bedrijfsactiviteiten. De verdelingsleutels werken proportioneel, zodat u uw resultaten gelijk kunt verdelen in de door u gewenste verhouding. Wanneer u uw budget evenredig over alle perioden wilt verdelen, kunt u bijvoorbeeld een 1 in alle velden intoetsen, zodat het totaal iedere maand als 1/12 wordt verdeeld.
Een nieuwe verdelingsleutel maken. Een bestaande verdelingsleutel bewerken. Een bestaande verdelingsleutel verwijderen. Let op! Het verwijderen van een verdelingsleutel heeft geen consequenties voor de budgetgegevens die u al heeft ingevoerd. Echter, u moet er rekening mee houden dat de gegevens niet automatisch aangepast worden. Dit houdt in dat wanneer u een verdeelsleutel aanpast, u de budgetgegevens ook moet aanpassen. Dit kunt u het gemakkelijkst doen door de verdelingsleutels opnieuw in te voeren. Het wordt daarom aangeraden om voorzichtig te werk te gaan bij het wijzigen van verdelingsleutels. Het is beter om een nieuwe verdelingsleutels aan te maken.
109
ADMINISTRATIE
Budget basis aanpassen Klik op deze knop om het cash flow effect te wijzigen en om aan te geven welke rekeningen er voor iedere gedeelte van het budget gebruikt moeten worden.
Effect op Cash flow In de tab Cash flow budget kunt u aangeven wat het effect is van het budget op de cash flow. De beschikbare opties verschillen per subbudget waarvoor u de instellingen invoert. Voor het Verkoop budget is het bijvoorbeeld belangrijk om de gemiddelde betalingsperiode aan te geven. Uw klanten betalen misschien niet altijd op tijd, deze instellingen geven u hier de mogelijkheid om een gemiddelde in te voeren voor de werkelijke tijd die verstrijkt voordat uw klanten betalingen aan u voldoen. Als standaard is het aantal dagen dat in uw standaard betalingsvoorwaarden is aangegeven ingevuld. De dagen worden berekend vanaf de factuurdatum. Wanneer een gedeelte van uw verkopen contant betaald wordt, kunt u voor de contante verkopen een percentage invoeren in het veld Kasgedeelte in %. Dit wordt ook in het Cash flow budget meegenomen, omdat contante verkopen een direct effect hebben op uw cash flow niveau. Het Verkoop budget bevat ook instellingen voor het Beginsaldo, welke in dit geval behoort tot de Debiteurenadministratie, en instellingen voor de Betaalrekening. Deze zullen standaard ingesteld zijn op de standaardrekening voor Bank. Rekening In de tab Rekening heeft u de mogelijkheid om uw verschillende opbrengsten en uitgaven over een of meerdere 'rekeningen' in het budget te verdelen. U kunt bijvoorbeeld kiezen om alle verkoopopbrengsten op een rekening weer te geven. Standaard zijn alle verkoopopbrengsten ingesteld om naar een rekening overgebracht te worden. In dit geval kiest u een rekening en gebruikt factor '1', zodat alle verkooprekeningen als een totaal worden weergegeven in het budgetoverzicht. U kunt ook uw verkoopopbrengsten over verschillende rekeningen verdelen. U voert dan de verschillende verdeelfactors in, op dezelfde wijze als bij het gebruik van verdeelsleutels. Wanneer u bijvoorbeeld factor 1 voor twee rekeningen gebruikt, zal naar beide rekeningen 1/2 van de totale verkoopopbrengst overgebracht worden.
110
2 Logistiek Voor een onderneming met duizenden artikelen, honderden leveranciers en ontelbare magazijnen is het van groot belang om een volledig overzicht te hebben over alle aspecten van de voorraad. Prijzen, leveranciers, mogelijke kortingen, voorraadlocatie en voorraadniveau zijn slechts enkele voorbeelden. In het werkgebied Logistiek heeft u dit alles volledig in de hand. In het Artikelregister registreert u alle gegevens van de artikelen in uw onderneming, zoals artikelen op voorraad, diensten en werkuren etc. Alle gegevens die in het artikelregister ingevoerd zijn, worden gebruikt in de andere modules van het programma. Dit vereenvoudigt het invoeren van offertes, orders en inkoop.
Inhoud De Artikelmodule
112
De Inkoopmodule
151
Artikelregister ....................................................114 Artikellijst .........................................................115
Inkoopregister ....................................................152 Tabbladen in inkoopvenster..............................154
Tabbladen in artikelregister .............................117
Inkoop-wizard ....................................................156
Gebruikersinstellingen: Artikel........................128
Goederenontvangst ............................................163
Over het opzetten en onderhouden van artikelen.................................................130 Een selectie artikelgegevens wijzigen ..............133
Inboeken van inkoop .........................................164 Inkooporder inboeken/leveranciersfactuur aanmaken ...................................................164 Vracht en accijnzen inboeken ...........................165 Creditnota aanmaken van Inkoop .....................166
Talen voor artikelen...........................................136 Artikelnaam in meerdere talen aanmaken ........136 Een factuur afdrukken in een vreemde taal ......138 Prijs......................................................................138 De prijs van een artikel wijzigen ......................140 De prijs van een selectie artikelen wijzigen Prijsaanpassing...........................................141 Externe prijslijst - prijslijst wijzigen.................142 Artikelvarianten .................................................143 Op gang komen met varianten: .........................144 Een variant / variantenlinks aanmaken .............146 Voorraadniveau overboeken naar varianten an een artikel ..............................................147 Variantinstellingen ............................................149
Verkooporders en inkoop..................................167 Gebruikersinstellingen: Inkoop........................170
De Magazijnmodule
172
Magazijnregister................................................173 Voorraadniveau .................................................175 Artikelen met "beschikbaar aantal" onder inkoopniveau..............................................177 Niet-geleverde orders........................................177 Inkoop, niet ontvangen......................................181 Reserveringen inkoop .......................................182 Serienummer in voorraad..................................183 Voorraadbewegingen en reserveringen ............184 Inventarisatie......................................................186
111
LOGISTIEK
DE ARTIKELMODULE In het Artikelregister registreert u alle gegevens van het bedrijf. Dit geeft efficiëntie voor alle registratie van orders en inkoop, wanneer de artikelinformatie uit deze module wordt gehaald. Vanuit het artikelregister controleert u de meeste gegevens van elk artikel.
Gebruik en functies die vanuit het artikelregister worden gestuurd Prijs/Aanbieding Een artikel kan een prijs of meerdere gespecificeerde prijzen hebben, gekoppeld aan de datum. Met behulp van de prijscalculator kunt u de prijzen van uw artikelen instellen. U kunt prijzen vaststellen voor factor en procent, en berekenen hoe de prijs wordt beïnvloed door inkoopsprijs, kosten en verkoopsprijs. Magazijnvoorraad U kunt magazijnvoorraden invoeren als u een licentie hiervoor heeft. Het programma heeft geavanceerde voorraadfuncties zoals voorraadtellen, verschillende locaties, serienummergebruik, houdbaarheidsdatum, partijen en reserveringen van artikelen. Leverancier/inkoop De leverancier heeft vaak eigen voorwaarden, prijzen en codes voor de artikelen die u bij hem bestelt. Het artikelregister heeft functies waarmee u overzicht heeft over prijzen en voorwaarden van verschillende leveranciers, maar hetzelfde artikel.
112
ARTIKELREGISTER
Stuklijsten Wanneer uw bedrijf samengestelde artikelen, bestaande uit meerdere delen, aanbiedt dan kunt u dit aanduiden met Stuklijst. U kunt bijvoorbeeld bij een meubelset die bestaat uit twee boekenplanken, een stoel en een bureau als componenten definiëren. Artikelvarianten Als een bedrijf een artikel verkoopt in verschillende varianten, met bijvoorbeeld verschillende kleuren en maten, dan kunt u deze invoeren als varianten van een artikel. Elke variant heeft een eigen prijs, voorraad, artikelgegevens enz. Dit wordt gestuurd vanuit Variantinstellingen. Het is belangrijk dat u de instellingen van varianten aangeeft, voordat u ze begint in te voeren in het artikelregister. Wanneer een artikel varianten heeft, zal het artikel zelf Hoofdartikel heten. U kunt dan niet meer transacties boeken voor het hoofdartikel. E-commerce Als u een licentie heeft voor E-commerce dan kunt u uw artikelen op Internet verkopen en de orders vanuit daar verder sturen naar het Order/Factuur-venster De webshop zal direct verbonden zijn met het artikelregister door middel van Webinstellingen. Hier kiest u of een artikel te koop is in de webshop en welke informatie over het artikel te zien zal zijn. Afdrukken Artikelen kunnen afgedrukt worden in het artikelregister, o.a. als artikeletiketten, en worden verstuurd naar printer, e-mail, fax en Microsoft Office Word. U kunt ook alleen een afdrukvoorbeeld op het scherm kiezen. Als u een Pdf-printer heeft ingesteld, dan kunt u de artikelgegevens ook in Pdf-formaat overbrengen. Artikelnaam in meerdere talen Een artikel kan bij het afdrukken in verschillende talen worden weergegeven. Andere functies van een artikel Voor een bedrijf dat vele artikelen verkoopt kan het tijdrovend zijn om het artikelregister bij te houden. Hoe meer velden u gebruikt, des te meer tijd kost het om dit bij te houden. Met behulp van de wizard voor Wijziging selectie artikelen kunt u de meeste velden voor meerdere artikelen tegelijkertijd wijzigen. Hiermee kunt u veel tijd besparen. Voor degene die de voorraad bijhoudt, bestaat er de functionaliteit Inventarisatie in Magazijn. Instellingen per artikel Naast de instellingen per functie die hierboven werden genoemd, bestaan er ook standaard instellingen voor elk artikel. Hier kiest u hoe het artikel wordt behandeld in relatie tot integratie, koop, verkoop, en magazijn. Dit doet u in het tabblad Instellingen in de artikelmodule. In Gebruikersinstellingen voor artikel kiest wat zichtbaar zal zijn voor de gebruiker. Hier kunt u ook keuzes maken het registratieproces te vereenvoudigen.
113
LOGISTIEK
In Module-instellingen wordt de gebruikswijze van de gebruiker ingesteld. Hier kiest u ook standaardwaarden die steeds gelden bij het aanmaken van een artikel.
Artikelregister Het Artikelregister is in tweeën gedeeld op dezelfde manier als bijvoorbeeld het relatieregister. Het bovenste gedeelte bevat algemene gegevens over het artikel. Het onderste gedeelte van het tabblad geeft meer gedetailleerde gegevens over het desbetreffende artikel, zoals prijzen, kortingen en voorraad. Indien er velden of tabbladen zijn waarvan u wilt dat die niet weergegeven moeten worden, kunt u dit aangeven bij de Gebruikersinstellingen. U kunt bepalen welke functionaliteit in het artikelregister beschikbaar moet zijn bij de Bedrijfsinstellingen. Alle artikelen worden automatisch genummerd in logische nummerreeksen. Deze nummers kunnen overschreven worden en kunnen alfanumerieke waarden (zowel letters als cijfers) bevatten. De eerst keer dat u het artikelregister opent, zal er een venster verschijnen voor Functionaliteit. Het is belangrijk hier aan te vinken welke functionaliteit uw bedrijf gebruikt zodat het artikelregister aan uw behoeften wordt aangepast. Deze aanpassingen kunt u ook instellen bij Bedrijfsinstellingen, die u vindt via Beeld – Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen Artikel. Hoe registreert u een nieuw artikel 1.
Kies Beeld - Artikel - Artikelregister.
2.
Klik op Nieuw om een nieuw artikel te registreren, of klik op de pijl naast Nieuw en kies welk soort artikel u wilt aanmaken.
3.
Kies eventueel in het speciale venster welk soort artikel u wilt registreren.
Let op! Het venster zal niet worden weergegeven als dit niet aangevinkt heeft. As u het artikel hebt aangemaakt, kunt u een nieuw artikel aanmaken met een sjabloon door op de pijlknop te klikken naast de Nieuw-knop.
114
ARTIKELREGISTER
4.
Voer een ander artikelnummer in indien u het voorgestelde nummer niet wilt gebruiken. De wijziging moet gemaakt worden voordat het artikel wordt opgeslagen.
5.
Typ de artikelnaam in het daarvoor bedoelde veld.
6.
Vul de overige velden in die van toepassing zijn voor het artikel:
Levertijd: Hier kunt u de verwachte levertijd aangeven.
Gewicht: Hier voert u het gewicht van het artikel in. Uit de afrollijst kunt u kiezen uit gram, kilo of ton.
Volume: Hier registreert u het volume van het artikel U kunt kiezen uit mm3, cm3, dm3 of m3.
Artikelcategorie: U kunt de artikelcategorie kiezen uit de afrollijst. Artikelcategorieën kunnen in het Standaardregister worden aangepast en kunnen gebruikt worden om artikelen in te delen naast de indeling in groepen. De artikelcategorie is een begrip waarop gezocht kan worden.
Verpakkingseenheid: Hier kunt u de gewenste verpakkingseenheid aangeven Nieuwe waarden voor verpakkingseenheden kunnen in het Standaardregister geregistreerd worden.
Aantal per eenheid: Hier geeft u het aantal per eenheid aan
Artikelgroep: Hier geeft u de artikelgroep aan waartoe het artikel moet behoren. U kunt nieuwe artikelgroepen aanmaken in het Standaardregister.
Subgroep: Hier vult u de subgroep van een artikel in. Er zijn maximaal 4 artikelgroepen, hoeveel er in de artikelkaart worden weergegeven is afhankelijk van de instellingen die u heeft aangegeven bij de Bedrijfsinstellingen voor artikelen in het tabblad Standaardwaarden.
Af te dragen btw: Hier geeft u het tarief aan voor de af te dragen Btw voor het artikel
Te verrekenen btw: Hier geeft u het tarief aan voor de te verrekenen Btw voor het artikel.
Voer meer gegevens in voor de artikelen in de tabbladen in de onderste helft van het artikelregister. Lees meer over de verschillende tabbladen hieronder.
Artikellijst De artikellijst is een overzicht dat alle of een geselecteerd aantal artikelen uit het artikelregister. Het artikeloverzicht wordt gebruikt om aan te geven welk artikel men nader wil bekijken of bij de keuze van artikelen die men in een offerte, verkooporder of inkoop wil gebruiken. U kunt het artikeloverzicht voor uw eigen gebruik aanpassen bij Gebruikersinstellingen voor artikelen.
115
LOGISTIEK
Hoe kunt u de sortering in het artikeloverzicht veranderen? Als standaard is het artikeloverzicht gesorteerd op artikelnummer. U kunt op eenvoudige wijze de sortering van het overzicht veranderen door op de koptekst van iedere kolom te klikken. Het overzicht zal dan gesorteerd worden op de gekozen koptekst. De gekozen kolom zal met vette lettertypen worden weergegeven. Hoe kunt u de weer te geven artikelen in het overzicht veranderen? Als standaard zullen Alle artikelen (niet non-actieve) worden weergegeven wanneer het artikeloverzicht wordt geopend. In de afrollijst rechtsboven kunt u aangeven welke artikelen u wilt dat er in het artikeloverzicht weergegeven moeten worden en op die manier het aantal weer te geven artikelen te begrenzen. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat u uitsluitend campagneartikelen, voorraadartikelen, stuklijsten, non-actieve artikelen of een bepaalde groep artikelen wilt bekijken. Bij Gebruikersinstellingen voor Inkoop kunt u aanvinken dat het artikeloverzicht alleen artikelen toont die gekoppeld zijn aan de leverancier die bij de inkoop is gekozen, wanneer de inkoopmodule geopend wordt. Tip! Bij Gebruikersinstellingen voor Inkoop kunt u aanvinken dat de artikellijst alleen die artikelen weergeeft die aan de leverancier van de inkoop gekoppeld zijn, wanneer de u de inkoopmodule opent.
116
TABBLADEN IN ARTIKELREGISTER
Tip! U kunt een reeks lijsten en tabellen naar Excel exporteren met behulp van het menu achter de rechtermuisknop. U kunt de criteria in de lijst aangeven - op de rechtermuisknop klikken - en de criteria worden in het rapport weergegeven. Het rapport wordt direct in Excel geopend. Let op dat dit ene tijdelijk document is. U moet het document opslaan, wilt u dit bewaren.
Tabbladen in artikelregister Prijs Een artikel kan een prijs over meerdere prijzen hebben, die gestuurd wordt door de datum. Met behulp van een prijscalculator kunt u de prijzen van uw artikelen aangeven. U kunt kosten in factor en procenten invoeren en uitrekenen hoe de prijs beïnvloedt wordt wanneer bijvoorbeeld inkoopsprijs, kosten of verkoopsprijs veranderen. Indien u een overzicht wenst van de historische prijsontwikkeling van uw artikelen, dan kiest u voor Bedrijf wenst prijshistorie voor artikelen te zien bij Bedrijfsinstellingen.
Instellingen voor het gebruik van prijzen in andere delen van het programma 1.
Op externe prijslijst weergeven: Vinkt u aan als u wilt dat het artikel zichtbaar is in een externe prijslijst. Deze lijst kunt u afdrukken voor speciale klanten met specifieke kortinggegevens.
2.
Kostprijs in verkoopmodule overschrijven: Vinkt u aan als u de mogelijkheid wilt hebben om de kostprijs in de artikelregel van de order te wijzigen.
3.
Toeslagen: Als er een toeslag aangegeven moet worden op uw facturen, dan kiest u welke groep gebuikt dient te worden voor het betreffende artikel in de afrollijst Toeslag. Lees meer over prijs in het hoofdstuk Prijs.
117
LOGISTIEK
Korting U kunt elk artikel met een korting aanbieden, met verschillende criteria:
Naar Categorie (bv. korting alleen voor partners).
Naar een bepaalde Relatie, naar een bepaald Aantal (het aantal dat de klant koopt).
Kwantumkorting kan worden vastgesteld naar Stap of Vanaf 1e nummer.
Als u kiest voor Stap kunt bijvoorbeeld aangeven dat de eerste 500 artikelen met 5% korting worden verkocht, terwijl de volgende artikelen tot op 1000 met een 7,5% korting worden verkocht. Als u voor een korting kiest Vanaf 1e nummer, dan zal de hele voorraad met een 7,5% korting verkocht worden. Zo maakt u een nieuwe korting aan 1.
Klik op Nieuw in het tabblad Categorie als u een nieuwe korting wenst aan te maken. Het venster Korting verschijnt nu.
2.
Vul de datum in waarop de korting ophoudt en selecteer de Categorie in de afrollijst. Kies of Vaste prijs of Korting in %, afhankelijk van datgene dat u invult in het veld eronder. Klik op OK.
3.
U volgt dezelfde procedure als u een korting wilt invoeren voor relatiebeheer of aantal.
Kortingsoorten:
118
Kortingen kunt u op verschillende manieren registreren:
Korting met de combinatie van artikel en klant (Voert u in in dit tabblad).
Vaste korting in % van het order aantal van de klant (Voert u in bij het Relatieregister).
Korting met de combinatie van artikel en relatiecategorie (dit tabblad).
Korting met de combinatie van klantencategorie en artikelgroep (Voert u in bij het Kortingenregister).
Kwantumkorting voor elk artikel (Voert u in in dit tabblad).
TABBLADEN IN ARTIKELREGISTER
Het kortingenregister (Kortingsoort 4), opent u met vanuit de werkbalk in het artikelregister Het kortingenregister is een kortingmatrix waar u op voorhand kortingen en prijzen kunt instellen voor verschillende klantcategorieën en artikelgroepen. Hier selecteert u de klantcategorie en artikelgroep en voert een kortingpercentage in. U komt bij het kortingenregister via het menu: Beeld – Artikel – Kortingenregister.
Deze vijf kortingsoorten worden in een hiërarchisch systeem gerangschikt en kunnen elkaar overschrijven. Slechts een van kortingen zal uiteindelijk nog gelden.
Magazijn Magazijn is gekoppeld aan de Verkoopmodule. Daarmee zal de voorraad groeien/kleiner worden op basis van inkoop en verkoop. In het tabblad Magazijn vindt u het Hoofdmagazijn. U kunt de naam van een magazijn wijzigen, het adres van het magazijn en andere relevante informatie invoeren, door op de Bewerken-knop te klikken. De gegevens zullen zichtbaar zijn in het onderste gedeelte van dit tabblad. Het enige dat u in de kolommen kunt aangeven is Max en Min voor de voorraad in het magazijn, evenals het Bestelniveau en Inkoopaantal.
Voorraad bijwerken Als een artikel zich in het magazijn bevindt, vink dan Voorraad bijwerken aan.
Lees meer over magazijn in het hoofdstuk Magazijn.
Leverancier Leveranciers werken vaak met eigen voorwaarden, prijzen en codes voor de artikelen die u bij hen inkoopt. Door een artikel te koppelen aan één of meerdere leveranciers kunt u deze gegevens opslaan samen met de aanvullende informatie over het artikel. Let u er op dat de inkoopprijs van de standaardleverancier de inkoopprijs die u in het tabblad Prijs invoert kan beïnvloeden. Wanneer u de inkoopprijs van de standaard leverancier bijwerkt, moet u ook aangeven of u de overeenkomstige prijs in de Prijscalculator wilt bijwerken.
119
LOGISTIEK
De gegevens die in het tabblad Leverancier zijn ingevoerd kunnen bij inkopen bij de desbetreffende leverancier gebruikt worden. Zo koppelt u een leverancier aan een artikel 1.
Klik op Nieuw in het tabblad Leverancier in Artikelregister.
2.
Selecteer de leverancier van het artikel en klik op OK. Vul nadere gegevens in betreffende de leverancier:Artikelnummer van leverancier: Indien uw leverancier een eigen artikelnummer heeft voor het artikel, kunt u dat hier aangeven.
120
EAN-code: Hier kunt u de EAN-code (streepjescode) van de leverancier aangeven indien deze afwijkt van de code die geregistreerd is in het tabblad Instellingen in de artikelkaart. Levertijd in aantal dagen: Wordt gebruikt bij inkopen om een beter overzicht te houden over de tijd de leverancier nodig heeft om u het artikel te leveren. Bijwerken van wisselkoersen: Hier geeft u aan of u een vaste of een zwevende wisselkoers wilt gebruiken. Dit is van belang indien u inkopen in vreemde valuta doet. Bij gebruik van een zwevende wisselkoers wordt de wisselkoers bijgewerkt in het valutaregister. Inkoopprijs in valuta leverancier: Hier wordt de inkoopprijs in de valuta van de leverancier geregistreerd. Inkoopprijs: Geeft de inkoopprijs weer omgerekend naar de valuta van de bedrijfsdatabase. Aanbevolen verkoopprijs: Hier kunt u de aanbevolen verkoopprijs van de van de leverancier aangeven. De prijs van belang zijn voor de verkoopprijs in de prijscalculator, afhankelijk van de gemaakte keuzes bij Artikelinstellingen.
TABBLADEN IN ARTIKELREGISTER
3.
Artikelnaam van leverancier: Indien de leverancier een eigen naam voor het artikel heeft, kunt u deze hier invoeren en markeren indien u bij inkopen de artikelnaam van de leverancier wilt gebruiken. Kortingspercentage bij inkoop: Indien u recht heeft op een kortingspercentage bij uw leverancier, kunt deze in dit veld invoeren. Er zal automatisch rekening gehouden worden met het kortingspercentage wanneer er inkopen worden aangemaakt voor deze leverancier. Volumekorting bij inkoop: Geef een nadere verklaring bij de voorwaarden voor een volumekorting. De tekst wordt weergegeven wanneer het artikel bij een bestelopdracht wordt ingevoerd, maar u moet zelf de aantallen bepalen en het korting veld eventueel handmatig bijwerken. Leverancierseenheid is ongelijk aan verkoopeenheid: Indien de leverancier het artikel in een andere eenheid levert dan dat u verkoopt, kunt u de verpakkingseenheid specificeren, het aantal per eenheid en de omrekeningsfactor bij het bijwerken van de voorraad.
Klik op OK. U kunt de standaard leverancier bepalen voor het artikel indien u meerdere actuele leveranciers aan het artikel heeft gekoppeld. Dit doet u met behulp van de afrollijst Standaardleverancier.
Stuklijst Wanneer het bedrijf samengestelde artikelen die uit meerdere onderdelen zijn opgebouwd levert, kan dit artikel als een Stuklijst worden gedefinieerd. Men kan zich bijvoorbeeld een bedrijf voorstellen dat een oplossing voor een kantoor leveren bestaande uit twee boekenplanken, een bureaustoel en een bureau levert. Dan kan het gehele artikel als een één stuklijst worden gedefinieerd. De boekenplanken, stoel en bureau worden als componenten gedefinieerd. In dit tabblad geeft u aan of het artikel op zich de stuklijst is of dat er componenten zijn die onderdeel uitmaken van de stuklijst. Let u er op dat diensten ook onderdeel kunnen zijn van een stuklijst.
Hoe maakt u een stuklijst aan Voordat u een stuklijst kunt aanmaken moet u de artikelen registreren die een onderdeel zijn van de stuklijst. 1.
Maak een nieuw artikel aan of blader naar een artikel dat onderdeel moet uitmaken van de stuklijst.
121
LOGISTIEK
2.
Selecteer het tabblad Stuklijst.
3.
Markeer de component die onderdeel uitmaakt van de stuklijst. Herhaal de punt en 1-3 voor alle artikelen die een onderdeel van de stuklijst zijn.
4.
Klik op Nieuw om de stuklijst als een nieuw artikel te registreren.
5.
Selecteer het tabblad Stuklijst.
6.
Markeer Stuklijst waarin onderdelen zijn opgenomen.
7.
Geef de instellingen aan hoe de stuklijst weergegeven moet worden op offerte/order, factuur en bij inkopen. Eenvoudig overzicht: Geeft het artikelnummer en – naam weer van zowel de stuklijst als het onderdeel, maar uitsluitend aantal, prijs en totaal van de artikelregel van het onderdeel. Uitgebreid overzicht: Geeft het aantal, prijs en totaal, ook voor onderdelen. Onderdelen niet weergeven: Kies voor deze optie indien u wilt dat uitsluitend de stuklijst wordt weergegeven in offertes, orders, facturen of bij inkopen.
8.
Geef aan op welke wijze de voorraad moet worden bijgewerkt bij de in- en verkoop van de stuklijst. Onderdelen bijwerken: De voorraad wordt bijgewerkt bij voorraadtransacties van onderdelen in de stuklijst. De stuklijst bijwerken: U kiest deze optie indien u wilt dat voorraadtransacties invloed moeten hebben op de stuklijst. Dan moet u een stuklijst samenstellen voordat u deze kunt verkopen.
9.
Kies hoe de Prijsregulering zal fungeren. Kostprijs bijwerken reguleert de kostprijs van de stuklijst gebaseerd op de veranderingen van de prijs van de componenten. Kostprijs en verkoopprijs bijwerken stelt de verkoopprijs van de stuklijst bij, gebaseerd op de verandering van de prijs van de componenten.
10.
Klik op Nieuw in het tabblad om een onderdeel aan de stuklijst te koppelen.
11. Selecteer één van de onderdelen die u onder punt 1) heeft aangemaakt. 12. Klik op OK. 13. Voer het aantal eenheden in die onderdeel moeten zijn van de stuklijst.
14. Klik op OK. Herhaal de punten 10-14 tot alle onderdelen die deel uit maken van de stuklijst zijn toegevoegd.
122
TABBLADEN IN ARTIKELREGISTER
Variant Wanneer het bedrijf artikelen levert in meerdere uitvoeringen, bijvoorbeeld met verschillende kleur of grootte, kunnen deze als variant van een artikel geregistreerd worden. Voor iedere variant kan desgewenst een aparte prijs, voorraadbeheer en artikelgegevens van toepassing zijn. Dit wordt bepaald bij de instellingen voor varianten. Het is belangrijk dat u de instellingen voor de varianten aangeeft voordat u varianten in het artikelregister gaat aanmaken. Iedere variant krijgt een eigen artikelcode en u kunt kiezen of u de artikelcode van het hoofdartikel of de variant wilt weergeven bij het factureren of inkopen. Zo maakt u een variant aan U kunt deze procedure volgen voor het aanmaken van een variant. Om vele varianten aan te maken voor een artikel kunt u artikelmatrix gebruiken. 1.
Selecteer het tabblad Variant bij de artikelkaart.
2.
Markeer Het artikel heeft varianten.
3.
Klik op Nieuw.
4.
Geef de artikelnaam aan van de variant.
5.
Tik de informatie in die van toepassing is op de variant. U kunt o.a. het voorgestelde artikelcode overschrijven, markeren of de variant onderdeel kan zijn van een stuklijst, dan wel dat de variant als non-actief gemarkeerd moet worden. Welke eigenschappen er gewijzigd kunnen worden is afhankelijk van de instellingen die u heeft aangegeven bij Varianteninstellingen.
6.
Informatie die specifiek is voor de variant kunt u invoeren in de tabbladen Prijs, Voorraadhantering en Artikelgegevens.
7.
Klik op OK.
8.
Herhaal de werkwijze voor het aanmaken van varianten totdat u alle varianten van het artikel heeft geregistreerd. Als een alternatief kunt u varianten kopiëren met behulp van de knop Variant kopiëren. NB! Als een artikel meerdere varianten heeft, dan kunt u niet langer transacties uitvoeren voor het hoofdartikel zelf.
123
LOGISTIEK
In de afrollijst Standaard variant kunt u kiezen welke variant standaard verschijnt, wanneer een klant in de webshop kiest voor het tonen van gedetailleerde informatie over het artikel. Selecteer de variant die u wilt veranderen en klik op Bewerken. Dit opent de variantenkaart, dat een overzicht geeft over alle artikelgegevens van de betreffende variant van het hoofdartikel. De velden die te bewerken zijn, zoals bij de Instellingen voor varianten aangegeven, zullen bewerkbaar zijn. Als de velden niet bewerkbaar zijn, dan worden deze lichtgrijs weergegeven. Tip! Er bestaat geen veld voor 'Artikelnummer leverancier' voor varianten. Als uw leverancier ook met varianten werkt en unieke artikelcodes per variant, dan dient u erop te letten dat u het artikelnummer van de leverancier als artikelnummer voor de varianten gebruikt, wanneer de varianten aangemaakt worden.
Lees meer over artikelvarianten in de aparte paragraaf hieronder.
Artikelgegevens In het tabblad Artikelgegevens kunt u Artikelgegevens, Verkoopgegevens, Technische gegevens, gegevens over Support, Productie en Overige registreren voor elk artikel. Het tabblad bestaat uit twee gegevensvelden waarin u in de afrollijsten kiest welke categorie u wilt invoeren. U kunt meerdere gegevens invoeren voor een artikel, maar u zult slecht twee teksten tegelijkertijd zien.
Om tekst uit Artikelgegevens automatisch over te brengen naar artikelen, die bij orders worden ingevoerd, vinkt u Automatisch overbrengen van artikelinformatie naar artikelregels in artikelorder aan.
Webinstellingen De webshop is volledig geïntegreerd met het Artikelregister door middel van de Webinstellingen. Hier geeft u aan of een artikel in het assortiment van uw webshop moet worden opgenomen en welke gegevens van het artikel moeten worden weergeven. Zo plaats u een artikel op uw webshop 1.
124
Kies Beeld – Artikel – Artikelregister – Webinstillingen.
TABBLADEN IN ARTIKELREGISTER
2.
Kies Moet verkocht worden op één of meerdere websites om het artikel beschikbaar te maken in het artikeloverzicht van de webwinkel bij Bestel artikelen.
3.
Kies bij Laten zien op website of gebruik artikelselectie in de webshop bij Bestel artikelen
4.
Kies de website uit de afrollijst. De optie Alle Websites zorgt ervoor dat het artikel opgenomen wordt bij de artikelselectie in de webwinkel van alle geregistreerde websites. Zo voegt u afbeeldingen en informatie toe aan de webshop
1.
Kies Beeld – Artikel – Artikelregister – Webinstillingen.
2.
Selecteer de website waarin u de afbeeldingen en informatie wilt opnemen.
3.
Kies ‘Invoegen’. Voeg de afbeelding in of geef het pad naar de afbeelding aan indien u een afbeelding van het artikel in uw webwinkel wilt hebben.
4.
Kies Afbeelding invoegen en Koppeling naar afbeelding als u een afbeelding van een artikel op uw website wilt tonen. Afbeelding invoegen voegt een afbeelding van uw computer in:
Klik op Invoegen
Zoek het bestand op en markeer het.
Klik op OK.
Koppeling naar afbeelding geeft de link aan naar een externe website, bijvoorbeeld uw leverancier:
Typ het website-adres in het veld URL.
U heeft direct toegang tot het webadres met knop aan de rechterzijde van het veld URL.
125
LOGISTIEK
In de tekst box Artikelgegevens kunt u de informatie intikken over het artikel die u op de webwinkel wilt weergeven. In het veld Meer info (vervolgpagina) kunt u voor dit artikel een link naar de vervolgpagina op uw website aangeven. In de afrollijst Magazijngegevens kunt u aangeven of de bezoekers van de webshop kunnen zien hoeveel artikelen nog in voorraad zijn, of dat u andere magazijngegevens wilt weergeven. Toestaan aankoop van minder dan volledige eenheden Wilt u via uw website artikelen verkopen die minder zijn dan een volledige eenheid, dan kunt u dit aangeven door Verkoop van minder dan een volledige eenheid toestaan. Deze instelling wordt zichtbaar wanneer u heeft aangegeven dat het artikel Moet verkocht worden op één of meerdere websites en daarnaast heeft aangegeven dat u een of meerdere decimalen wilt gebruiken voor het aangeven van uw magazijnvoorraad van uw artikelen. Deze instelling vindt u onder Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen Artikel en het tabblad Voorraad. Houd er rekening mee dat u uw website opnieuw moet publiceren nadat u de instellingen van uw artikelen heeft aangepast en verkoop van minder dan een volledige eenheid via uw webshop wilt toestaan.
In het hoofdstuk E-commerce kunt u lezen over de weergave van het voorraadniveau van de artikelen in uw Webshop.
Instellingen Per artikel kunnen er aparte instellingen aangegeven worden voor hoe het artikel behandeld moet worden ten opzichte van de integratie, in- en verkoop en voorraad. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat het artikel voorraad heeft, een ressource of een dienst is of aangeven hoe het artikel in het grootboek geboekt moet worden en welke grootboekrekeningen er gebruikt moeten worden voor voorraadwaarde, inkoopwaarde en omzet. Bij het traceren van goederen worden de instellingen daarvoor hier aangegeven. Instellingen voor behandeling van het artikel in andere modules
126
Beschikbaar voorraadartikel: Voorraadtransacties bij in- en verkoop worden uitsluitend geregistreerd voor artikelen met een voorraad. Dit kan eveneens aangegeven worden in het tabblad Magazijn.
Resource: Resources kunnen gekoppeld worden aan een activiteit, zoals ook een vergaderkamer, projector e.d.
Arbeid/Dienst: U kunt deze optie kiezen indien u artikelen heeft van de soort arbeidsuren of diensten. Deze instellingen kunt u gebruiken bij bijvoorbeeld statistieken.
TABBLADEN IN ARTIKELREGISTER
Campagne-artikel: Campagne-artikelen kunnen hier gemarkeerd worden. Het veld wordt uitsluitend als intern informatieveld gebruikt.
Commissie: Markeer dit veld indien uw verkopers provisie ontvangen over de verkoop. Indien het artikel niet moet worden opgenomen in de provisieberekening, moet de optie verwijderd worden.
Instellingen voor tracering van artikelen Deze instellingen hebben invloed op de voorraadtransacties die in het systeem gegenereerd worden.
Serienummer: Dient u te markeren als u wilt dat het verplicht is om serienummers in te voeren bij alle in- en uitgaande voorraadtransacties.
Partijnummer: Dient u te markeren als het partijnummer verplicht moet zijn bij in- en uitgaande voorraadtransacties.
Uiterste houdbaarheidsdatum: Moet gemarkeerd worden indien de uiterste houdbaarheidsdatum voor Voorraadtransacties moet worden aangegeven.
Instellingen voor verwerking in administratie Hier kunt u aangeven op welke manier de inkoopkosten geboekt moeten worden. U kunt bepalen of u de kosten wilt boeken bij het inboeken van de inkoop of bij de verkoop aan de klant. In de afrollijsten Balansrekening voor voorraadwaarde en Balansrekening voor inkoopwaarde kunt u de grootboekrekening aangeven die voor het desbetreffende artikel gebruikt moeten worden. Hier kunt u ook de Verkooprekeningen voor de artikelen aangeven. Indien er in de velden geen rekeningen aangegeven zijn, worden de standaard rekeningen gebruikt. Tip! In het standaardregister kunt u de verkooprekening per artikelgroep aanpassen. Dit maakt het eenvoudiger de verkooprekening voor de gehele artikelgroep bij te werken. Heeft u ondertussen de verkooprekening direct in de artikelkaart aangegeven, dan overschrijft dit alle instellingen.
Diversen In het tabblad Diversen in het Artikelregister registreert u gegevens als de EAN-code, Artikelcode douane, eventueel Project en Afdeling die aansprakelijk zijn voor de boekhouding bij de verkoop van een artikel.
127
LOGISTIEK
Let op! Wanneer u eerst een project kiest voor een verkooporder voordat u de artikelen aanmaakt, dan wordt dit project gekoppeld aan alle artikelregels.
U kunt ook aangeven of een artikel Non-actief dient te zijn door Ja of Nee te kiezen in de afrollijst hiervoor. Let op! Het is niet mogelijk om een artikel te verwijderen dat in een ander deel van het programma gebruikt wordt (bv. wanneer deze is gefactureerd), het artikel moet dan op non-actief worden gesteld.
Voor extra informatie kunt u zich richten tot een website van bijvoorbeeld de producent, met gegevens over het artikel. Het website-adres vult u in het WWW-veld en met de knop rechts van dit veld komt u op de betreffende website. U kunt ook links naar afbeeldingen documenten leggen voor het artikel. Door op de knop met de drie puntjes te klikken kunt u naar het gewenste document bladeren. Dit geldt voor Foto, Afbeelding en Document.
Gebruikersinstellingen: Artikel Iedere gebruiker kan door middel van de gebruikersinstellingen het artikelregister aanpassen aan haar/zijn gebruik. Deze instellingen zijn uitsluitend op de desbetreffende gebruiker van toepassing. Standaardinstelling In dit tabblad kunt u het artikelregister aanpassen aan uw eigen gebruik. U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.
128
Eenvoudig: Een zeer vereenvoudigd scherm dat slechts enkele noodzakelijke velden weergeeft.
Standaard: Geeft de standaard velden en functionaliteit weer.
Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.
GEBRUIKERSINSTELLINGEN: ARTIKEL
Door op een knop te klikken, kiest u voor de instelling. Het venster zal dan een overzicht van de velden in de artikelkaart weergeven en kunt u het resultaat van uw keuze bekijken. Artikelkaart In dit tabblad kunt u in detail handmatig aangeven welke velden en tabbladen er in het artikelregister weergegeven moeten worden. Let op dat de standaardinstellingen deze instellingen veranderen.
Artikellijst In het artikelregister, order/factuur en de inkoopmodule heeft u toegang tot de Artikellijst. Hier kunt u de gewenste instellingen aangeven voor de sortering en opties bij het openen van het artikeloverzicht. De instellingen zullen gelden voor alle modules waar het artikeloverzicht toegankelijk is.
Sortering bij het openen van artikeloverzicht: Hier geeft u aan of het artikeloverzicht gesorteerd moet zijn op artikelnummer of -naam.
Standaard selectiecriteria in het artikeloverzicht: Hier geeft u de artikel selectie aan die weergegeven moet worden bij het openen van het artikeloverzicht.
129
LOGISTIEK
Uitgebreid artikeloverzicht: Indien u informatie wilt over de prijs van het artikel, voorraadniveau, bruto marge in bedrag of procent, markeert u deze optie.
Standaard artikelcode van leverancier in het artikeloverzicht weergeven: Markeert u indien u naast het artikelnummer van de standaard leverancier uw eigen artikelnummer in artikeloverzicht wilt zien.
Varianten in het artikeloverzicht weergeven: Deze keuze toont alle varianten van het artikel, en slechts het hoofdartikel in de artikellijst. Wanneer u de variantmatrix activeert (zie hieronder) dient u ook deze functie te activeren, zodat u de keuze heeft uit verschillende varianten bij inkoop/offerte en verkooporders.
Variantmatrix voor hoofdartikelen weergeven zonder identieke eigenschappen: Deze functie toont een eigen venster wanneer u een artikel met varianten invoert. De variantmatrix geeft u een overzicht van de toegankelijke varianten van het artikel, de voorraadstatus, de inkoopstatus enz.
Over het opzetten en onderhouden van artikelen Over het algemeen kan het handig zijn om artikelen onder te verdelen met de indeling die het systeem nodig heeft m.b.t. informatie over de vraag of het artikel een voorraadartikel, een stuklijst, een arbeid/dienst of geen van deze mogelijkheden is. De gebruikte onderverdeling varieert vaak enorm van bedrijf tot bedrijf. Voor het onderverdelen van artikelen kunt u de artikelcategorie, de productgroep en eventueel gekoppelde subgroepen gebruiken. De artikelcategorie en de artikelgroep worden ingesteld en bewerkt in het standaardregister. U vindt dit register via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. Standaardregister wijzigen! U kunt met de rechtermuisknop klikken in het veld met de alternatieven voor selecties vanuit het standaardregister. Hiermee geeft u de optie Standaardregister wijzigen weer en opent u het standaardregister, zodat u alternatieven rechtstreeks in het register kunt bewerken of toevoegen. Voorbeeld: In het venster Order/Factuur op het tabblad Tekst. Klik met de rechtermuisknop op het veld naast Tekst selecteren en klik op Standaardregister wijzigen.
130
OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN
Artikelcategorie U kunt een artikelcategorie selecteren uit de vervolgkeuzelijst in het bovenste deel van de artikelkaart. De artikelcategorie wordt vaak gebruikt om een eenvoudige onderverdeling aan te brengen. Een loodgieterbedrijf zal bijvoorbeeld categorieën aanmaken voor uren, materialen, reistijd, onderaannemers enz. De onderverdeling in artikelcategorieën heeft geen gevolgen voor de administratiemodule. Bij het afdrukken van een rapport kunt u indien nodig een filter voor de artikelcategorie toepassen. U kunt geen kortingen per artikelcategorie toekennen, maar u kunt wel tegelijkertijd prijzen aanpassen voor een hele categorie, eventueel in combinatie met andere criteria. Dit doet u met behulp van de functie Prijsaanpassing. Artikelcategorieën worden ingesteld en bewerkt in het standaardregister. U opent dit via Beeld Instellingen - Bedrijfsinstellingen - Standaardregister.
Artikelgroep U kunt een artikelgroep voor het artikel selecteren uit de vervolgkeuzelijst rechtsboven in het bovenste deel van de artikelkaart. Artikelgroepen kunnen worden gebruikt als het bedrijf een meer gedetailleerde onderverdeling voor zijn artikelen nodig heeft. Een loodgieterbedrijf zal bijvoorbeeld de artikelcategorie "uren" verder onder willen verdelen in planning, afgeronde werkzaamheden, reistijden enz. Het onderverdelen van artikelen in artikelgroepen kan, als u dat wilt, gevolgen hebben voor de administratiemodule. Een artikelgroep kan bijvoorbeeld naar een specifieke verkooprekening in het grootboek worden geleid. Bij het afdrukken van een rapport kunt u indien nodig een filter op artikelgroep toepassen en u kunt de filter ook met andere criteria combineren. Het is mogelijk om uw klanten verschillende kortingen te bieden op basis van de verschillende artikelgroepen. Ook kunt u de prijzen voor een hele artikelgroep in één keer aanpassen, eventueel in combinatie met andere criteria. Dit doet u met behulp van de functie Prijsaanpassing. Bij de module-instellingen voor Artikel kunt u, als u dat handig vindt, aangeven welke artikelgroep er bij het aanmaken van een nieuw artikel standaard moet worden weergegeven op de artikelkaart.
Subgroep Een artikelgroep kan verschillende subgroepen bevatten. Ook deze kunt u instellen in het standaardregister. Elke artikelgroep kan zodanig worden bewerkt dat u er subgroepen aan toe kunt voegen. Bij de module-instellingen voor Artikel kunt u bepalen hoeveel artikelgroepniveaus u wilt gebruiken. Het maximaal beschikbare aantal niveaus is 4. Als u het maximum selecteert, bevat de artikelkaart een veld voor artikelgroep plus drie subgroepvelden. Subgroepen hebben geen gevolgen voor administratieprocessen. Alleen voor het hoogste niveau (artikelgroep) kunt u de verkooprekeningen voor artikelgroepen toekennen. U kunt ook geen kortingen per subgroep toekennen. U kunt echter wel een filter voor de subgroep toepassen, zodat u bijvoorbeeld de prijs voor alle artikelen in een bepaalde subgroep kunt wijzigen met behulp van de functie Prijsaanpassing.
131
LOGISTIEK
Een subgroep instellen 1.
Open het standaardregister, bijvoorbeeld door met de rechtermuisknop te klikken in het veld Artikelgroep op de artikelkaart en te kiezen voor Standaardregister wijzigen.
2.
Markeer de artikelgroep waarvoor u een subgroep wilt aanmaken.
3.
Klik op Bewerken.
4.
Activeer (klik in) het grote veld in het venster en klik op Bewerken.
5.
Voer een naam in voor de subgroep in het kleinere tekstvak bovenaan.
6.
Klik op Vorige. Controleer of de subgroep is toegevoegd aan het grotere venster onderaan.
7.
Klik op Vorige en vervolgens op OK. De subgroep kan nu worden geselecteerd. Als u meer subgroepen wilt toevoegen, kunt u dit direct na stap 6 in de bovenstaande instructies doen. U kunt in de module-instellingen voor Artikel aangeven hoeveel artikelgroepniveaus u wilt toepassen. U kunt maximaal 4 niveaus selecteren. Als u het maximum selecteert, bevat de artikelkaart een veld voor artikelgroep plus drie subgroepvelden.
Onderhoud De procedure voor Selectie artikelen wijzigen is een tool waarmee het wijzigen van dezelfde waarden voor meerdere artikelen tegelijk in het artikelregister een stuk eenvoudiger wordt. Met deze tool doet u dit veel sneller, zonder dat u handmatig het volledige artikelregister hoeft door te lopen. Als u een artikel wilt dupliceren/kopiëren, kunt u dit eenvoudig doen door op de knop Dupliceren op de werkbalk te klikken.
132
OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN
Om er zeker van te zijn dat uw artikelen met de meest actuele prijs worden weergegeven, kunt u gebruik maken van de procedure Prijsaanpassing voor het aanpassen van de verkoopprijs, inkoopprijs, kosten en brutowinst voor meerdere artikelen tegelijk. Eerst past u een filter toe en vervolgens selecteert u welke prijzen moeten worden aangepast voor de filterresultaten. Een artikel dat niet meer in gebruik is, kan niet worden verwijderd als het is opgenomen in één of meer transacties. U kunt het echter wel de status non-actief geven, zodat verdere activiteiten met dat artikel niet meer mogelijk zijn. Hieronder kunt u meer over deze functies lezen.
Een selectie artikelgegevens wijzigen De Wizard voor aanpassen artikelgegevens is een hulpmiddel om het werk met het wijzigen van waarden in het artikelregister te vereenvoudigen. Met de 'Wizard' als hulpmiddel kunt u het werk sneller uitvoeren en zonder dat u het gehele artikelregister handmatig behoeft door te nemen. Met behulp van deze wizard kunt u aangeven welke velden aangepast moeten worden en voor welke artikelen de wijzigingen moeten gelden. U start de wizard via het menu: Beeld – Artikel – Bijwerken van een selectie artikelen. Stap 1 - Geef de artikelvelden aan die gewijzigd moeten worden In de eerste stap van de wizard bepaalt u welke velden u wilt veranderen in de artikelkaart, en welke waarden deze zullen krijgen. 1.
Selecteer de velden die u wilt wijzigen. Het selectievenster is ingedeeld in tabbladen die u ook vindt in het Artikelregister. De Artikelkaart houdt hier de bovenste helft van de artikelkaart in, dus de velden die zichtbaar zijn, onafhankelijk van welke tabbladen actief zijn. Let op! De velden in de artikelkaart kunt u bewerken met behulp van de wizard.
2.
Geef een nieuwe waarde aan met behulp van de afrollijst aan de rechterzijde van het veld dat u heeft gekozen.
133
LOGISTIEK
NB! Hier stelt u de waarden in die de artikelen krijgen nadat de wizard klaar is.
3.
Klik op Volgende om door te gaan naar de volgende stap van de wizard, waar u kiest voor welke artikelen de wijzigingen gelden. Stap 2 – Geef de artikelen aan voor welke de wijzigingen moeten gelden In de tweede stap van de wizard kiest u welke artikelen gewijzigd zullen worden. Het selectievenster fungeert hetzelfde als een normaal selectievenster, maar het venster in deze wizard heeft alleen maar voorgekozen velden.
Wanneer u een keuze heeft gemaakt, dan klikt u op Volgende. U zult dan een overzicht op het scherm krijgen van de te wijzigen artikelen, zodat u kunt controleren of het overeenkomt met
134
OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN
uw verwachtingen, en waar u eventueel weer terug kan gaan naar het Vorige venster, het selectievenster, om de selectie te veranderen. Klik op Voltooien om de selectie te accepteren en de wijzigingen op de gekozen artikelen door te voeren. NB! Deze bewerking kan niet herroepen worden.
De artikelen worden bijgewerkt op basis van uw keuzes die u hier heeft gemaakt. De bevestiging De wijzigingen zijn nu aangebracht aan de artikelen verschijnt nu in het venster.
Een artikel dupliceren Wanneer u een artikel wilt dupliceren, dan kunt u dit doen door te klikken op de knop Artikel Dupliceren. Er verschijnt een nieuw venster met een nieuw voorgesteld nummer. U kunt dit nieuwe nummer overschrijven. Wanneer u een nummer kiest dat al in gebruik is, dan verschijnt er een bericht dat zegt dat u een ander nummer dient te kiezen.
Let op! Wanneer er een Filter actief is tijdens het dupliceren, dan zal de filter op non-actief worden gesteld.
De artikelcode van artikelen wijzigen Het is niet mogelijk een artikelcode te veranderen die al is aangemaakt en in gebruik genomen is in Mamut. Terwijl u nieuwe artikelen aanmaakt kunt u de artikelcode, die wordt voorgesteld, overschrijven. De overige velden kunt u nog veranderen nadat het artikel is aangemaakt. U kunt ook de wizard voor het Wijzigen van een selectie artikelgegevens gebruiken voor een snelle effectieve manier om waarden van verschillende artikelen tegelijkertijd te wijzigen.
Een artikel op non-actief stellen, een vervangend artikel kiezen Een artikel dat niet langer in gebruik is, kan niet worden verwijderd, aangezien er transacties hebben plaatsgevonden voor dit artikel. U kunt dit artikel nu op non-actief stellen, zodat het niet meer gebruikt kan worden. Zo stelt u een artikel op non-actief 1.
Open het artikelregister en selecteer het artikel dat u op non-actief wilt stellen.
2.
Kies het tabblad Diversen.
3.
Kies Ja in de afrollijst Non-actief.
4.
Kies of u het artikel wilt koppelen aan een actief artikel dat dit artikel vervangt. Vind het vervangend artikel in de artikellijst, selecteer deze en klik op OK.
5.
Klik op Opslaan.
135
LOGISTIEK
Let op! U kunt altijd het artikel weer actief maken.
Wanneer het artikel op non-actief is gesteld, zult u toch het artikel kunnen openen in het artikeloverzicht. Het zal nu echter niet mogelijk zijn om transacties uit te voeren voor dit artikel. Op de artikelkaart van het non-actieve artikel verschijnt er een nieuwe icoon rechtsboven de artikelcode: Naar het actieve artikel dat dit artikel vervangt. Wanneer het vervangen artikel een variant is zal het hoofdartikel geopend worden met het tabblad Variant. De betreffende varianten zullen geselecteerd zijn. Let op! De koppeling naar het vervangende artikel, wordt verwijderd wanneer het artikel weer is geactiveerd.
Talen voor artikelen Artikelnaam in meerdere talen aanmaken Wanneer uw bedrijf artikelen verkoopt aan buitenlandse klanten of inkoopt van buitenlandse leveranciers, zou het nuttig kunnen zijn om de artikelgegevens in de desbetreffende taal te kunnen bekijken. Zo geeft u een artikelnaam aan in meerdere talen 1.
136
Open het artikelregister en selecteer het artikel dat u wilt vertalen.
2.
Klik op de knop met de drie puntjes aan de rechterzijde van het veld artikelnaam.
3.
Klik op Nieuw.
4.
Klik op Taal van de artikelnaam .
5.
Vul de Artikelnaam in in de gewenste taal.
6.
Klik op OK.
TALEN VOOR ARTIKELEN
7.
Typ de gewenste gegevens in in het veld Artikelgegevens in vreemde taal. Deze informatie kunnen extra gegevens zijn van het artikel, die in het tabblad Artikelgegevens in het artikelregister zijn ingevoerd.
8.
Kies Standaard artikelomschrijving bij ontbrekende omschrijving in vreemde taal. Deze taal zal gebruikt worden voor alle talen waarin er geen artikelomschrijving is aangegeven. Het bewerken van een artikelnaam in een vreemde taal doet u door de regel voor de gewenste taal te markeren en de gegevens direct in het veld aan te passen. De relatie wordt met de taal ingevoerd in het tabblad Overige info. Deze informatie wordt doorgevoerd in bijvoorbeeld orderregistratie, zodat dit automatisch in deze taal afgedrukt wordt. Over Taal Het is belangrijk Engels (UK) en niet Engels (US) te kiezen. Engels (UK) is een van de talen die bij het programma geleverd wordt. In de instellingen van de bedrijfsdatabase kunt u kiezen welke taal toegankelijk is voor de orderrapporten. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf en het tabblad Module-instellingen. Klik op Order/Factuur. In het tabblad Afdrukken kunt u de talen activeren die toegankelijk zijn in uw programmaversie. Klik op Selecteer Taal om een taal op te halen.
NB! Er kunnen meerdere talen toegankelijk zijn in de nieuwere versies van het programma.
Het is ook mogelijk enkele documenten in een andere taal af te drukken.
137
LOGISTIEK
Een factuur afdrukken in een vreemde taal Een relatie kan met een andere taal dan de taal van uw bedrijf geregistreerd zijn, en elk artikel kan een andere naam in verschillende talen hebben, zodat u documenten kan afdrukken in de taal van de klant. Dit gebeurt automatisch wanneer een klant met een eigen taal geregistreerd staat. Let op! Indien de order is aangemaakt voordat de taal van de klant werd in gevoerd in de relatiekaart, dan wordt de order toch in de taal van de bedrijfsdatabase afgedrukt.
Indien een klant niet met een taal is ingevoerd, of de taal van de relatie werd veranderd nadat de order werd aangemaakt, kunt u toch documenten afdrukken in een taal die u zelf kiest. Zo gaat u te werk wanneer u een factuur afdrukt in een andere taal 1.
Kies Beeld in de menubalk, ga naar Order/Factuur en klik op Order/factuur.
2.
Maak een nieuwe order aan of selecteer een bestaande niet-verwerkte order.
3.
Kies het tabblad Diversen.
4.
Klik op Rapporten en kies de gewenste taal, bv. Engels.
5.
Klik op OK.
6.
Wanneer u de order factureert dan zal de factuur in de geselecteerde taal verschijnen. Als u een artikelnaam heeft ingevoerd voor de taal, dan zal ook de artikelnaam veranderd zijn in de juiste taal. Tip! U kunt de taal voormeerdere contacten tegelijk aanpassen met behulp van de functie Aanpassen waarden van een selectie contacten . Hier kunt u bijvoorbeeld op land selecteren en de taal voor alle contacten met het desbetreffende land aanpassen.
Prijs Prijzen geven een grote vrijheid voor het vaststellen van verkoopprijzen en het bijhouden van in- en verkoopprijzen in het artikelregister. Verkoopprijs De verkoopprijs van een artikel kunt u invoeren in het tabblad Prijs in het artikelregister de kolom voor Verkoopprijs. U kunt het bedrag of in de kolom Exl. Btw of Incl. Btw invoeren. Het systeem berekent het Btw-bedrag en vult het bedrag in de andere kolom. U kunt verschillende prijzen gebruiken in verschillende periodes. Dit geeft u bijvoorbeeld de mogelijkheid tot een tijdsbeperkte campagneperiode. Wanneer u zulke periodes gebruikt, dan dient u het tonen van tijdsbepaalde prijzen in te stellen bij Module-instellingen voor artikel. Daarnaast kunt u het rapport Externe prijslijst benutten om de aangepaste prijzen voor een bepaalde klant of een selectie klanten te tonen.
138
PRIJS
Kortingen U kunt verschillende kortingen aanbieden aan bepaalde klanten of een selectie van klanten. De kortingen kunt u invoeren voor aantallen, in % of in nominale waarden. De korting zelf kunt u registreren in het tabblad Korting in het artikelregister. U activeert het gebruik van kortingen voor individuele klanten voor losse artikelen, kwantumkortingen en kortingen voor klantencategorieën in Module-instellingen voor artikel. Om het bijhouden van kortingen te vereenvoudigen kunt u prijzen en kortingen vooraf instellen, voor verschillende combinaties van klantencategorieën en artikelgroepen in het Kortingenregister. Toeslagen Naast de gewone prijzen kunt u een vaste toeslag invoeren. In Nederland dient er milieuheffing betaald te worden voor bepaalde artikelen. U kunt deze functionaliteit activeren in Moduleinstellingen voor artikel. De toeslagen zelf registreert u in het Standaardregister bij toeslagen. Deze kunt u berekenen door de prijs per stuk, prijs per gewicht, prijs per volume, of in % van de kost- verkoopprijs. Kostprijs Wanneer u de dekkingsbijdrage wilt berekenen, dan dient u de Inkoopprijs te registreren. Deze kunt u direct invoeren of berekenen op basis van de inkoopprijzen in het tabblad Leverancier. Naast de inkoopprijs kunnen er extra kosten zijn zoals kosten bij de koop, vracht, accijns enz. Dit kunt u invoeren in het veld Kosten. De kostprijs wordt gevormd door de som van de inkoopprijs en de kosten van het artikel. Omdat er twee manieren zijn om extra kosten te registreren bij een inkoop, d.w.z. het invoeren van transportkosten, accijnzen en heffingen, of het invoeren van vracht en transportkosten direct naar de leverancierfactuur, kunt u aangeven in hoeverre de twee typen kosten inclusief de kostprijs zijn. De keuzes hiervoor vindt u in Moduleinstellingen voor artikel. Het veld kostprijs wordt automatisch berekend als de som van inkoopprijs en kosten. Prijsaanpassing De verkoopprijs kunt u direct in de artikelkaart wijzigen. Als u de verkoopprijs handmatig verandert dan kunt u aangeven of u de kostprijs wilt bijwerken, berekend in % of als vaste brutoprijs. Hier is de voorkeuze dat een verandering van verkoopprijs niet de kostprijs verandert, maar alleen de brutoprijs. De wizard voor Prijsaanpassing maakt het mogelijk prijsveranderingen aan te brengen voor hele sets van artikelen tegelijkertijd. U kunt kiezen of inkoopprijzen voortdurend de verkoopprijzen beïnvloeden, en hoe die wordt bijgewerkt. Wilt u handmatig de brutoprijs berekenen dan kunt u dit doen met de prijscalculator. Daarnaast kunt u de verkoopprijs automatisch bijwerken op de volgende manieren:
Kostprijsveranderingen beïnvloeden de verkooprijs met een vaste brutoprijs in %
Kostprijsveranderingen beïnvloeden de verkooprijs met een vaste brutoprijs
Als u wenst dat de kostprijsveranderingen niet de verkoopprijs zullen beïnvloeden dan kunt u de kostprijsverandering de brutoprijs laten beïnvloeden, en de verkoopprijs onveranderd laten.
139
LOGISTIEK
U kunt ervoor kiezen dat de inkoopprijzen de inkoopprijzen - en kosten in de artikelkaart bijwerken, wanneer u de inkopen inboekt. Deze keuze kunt u activeren bij Module-instellingen voor artikel. Let op! Wanneer u de kostprijs bijwerkt bij het inboeken, en de kostprijsveranderingen de verkoopprijs laat beïnvloeden, dan zal ook de verkoopprijs automatisch veranderd worden wanneer u een inkoop boekt.
Bij Gebruikersinstellingen voor artikel bepaalt u wat in de vensters zichtbaar zal zijn voor u als gebruiker. Hier kunt u ook een aantal keuzes maken die het registratieproces vereenvoudigen. Bij Module-instellingen worden de gebruikersinstellingen voor alle gebruikers ingesteld.
De prijs van een artikel wijzigen De Prijscalculator helpt u bij het berekenen van de verkoopprijs van een artikel. De prijs kunt u berekenen wanneer de Prijscalculator in twee tabbladen is ingedeeld. Helpt u bij het berekenen van de kostprijs, Brutowinst en Verkoopprijs. Hier kunt u meerdere prijzen gebruiken om de samenstelling van de prijs te optimaliseren. Zo gaat u te werk 1.
Klik op Prijscalculator om de verkoopprijs te berekenen/bewerken.
Als u bij Module-instellingen voor artikel de functie Het bedrijf wenste prijshistorie voor artikelen te zien, dan zal de prijscalculator automatisch worden geopend als u op Nieuw of Bewerken klikt in het tabblad Prijs in het Artikelregister.
2.
Vul de datum en tijd in bij Prijzen gelden vanaf.
3.
Geef een omschrijving zoals 'Herfstaanbieding'. Het is niet vereist dit veld in te vullen.
4.
In het tabblad Eenvoudig kunt u de meeste prijsveranderingen aanbrengen, terwijl in het tabblad Uitgebreid meer geavanceerde berekeningen kunt uitvoeren. Voer de inkoopprijs in, de lopende kosten zoals arbeid, magazijnuitgaven, transport en dergelijke. Het veld Kostprijs toont de som van de inkoopprijs en de kosten. Brutowinst kan ingevuld worden als factor, bedrag of percentage. Wanneer u hier een bedrag invoert, wordt het percentage automatisch berekend. NB! Wanneer u veranderingen invoert voor Kostprijs en Brutowinst, dan kiest u in het veld rechts daarvan of dit de prijsberekening zal beïnvloeden.
5.
140
Klik op OK om op te slaan.
PRIJS
De prijs van een selectie artikelen wijzigen Prijsaanpassing Onder Beeld – Artikel - Prijsaanpassing kunt u de Verkoopprijs, Inkoopprijs, Kosten en Brutomarge aanpassen voor meerdere artikelen tegelijkertijd. Eerst zet u een selectie op, daarna kiest u welke prijzen in deze selectie aangepast gaan worden. Zo wijzigt u de prijs van meerdere artikelen tegelijkertijd 1.
Selecteer de artikelen die aangepast worden en klik op OK.
2.
Kies het tabblad Standaard.
3.
Bepaal welke Prijs aangepast wordt, alsook of de aanpassingsfactor in Procenten of in de Valuta van het bedrijf zal zijn.
4.
Bepaal of de aanpassing geldt voor de Kostprijs of de Brutomarge.
5.
Selecteer de Datum van ingang van de aanpassing.
6.
Bepaal de Afronding bij prijswijzigingen.
7.
Kies het tabblad Aanbevolen verkoopprijs.
8.
Selecteer of u de verkoopprijs wilt aanpassen door middel van een directe toeslag voor de verkoopprijs in Procenten of In bedrijfsvaluta.
9.
Klik op OK.
10. Vergelijk het resultaat van de aanpassing met de oorspronkelijke prijs en corrigeer eventueel individuele artikelen in de selectie. Bestaande prijsinformatie voor het gemarkeerde artikel wordt onderaan in het venster weergegeven, zodat u een overzicht heeft van de gevolgen van de aanpassing. 11. Klik op Nieuw criterium om het resultaat af te wijzen en ga terug naar het instellingen venster. 12. Klik op Voltooien om de aanpassingen toe te passen. Deze keuze kan niet ongedaan gemaakt worden.
141
LOGISTIEK
NB! Deze keuze kan niet herroepen worden. De artikelen zijn nu, gebaseerd op uw keuzes, gewijzigd.
Externe prijslijst - prijslijst wijzigen U kunt de Externe prijslijst aanpassen door aan te geven welke prijzen er opgenomen worden en in welke valuta ze worden weergegeven. Wanneer de prijslijst naar een relatie gestuurd wordt, kan er rekening gehouden worden met eventuele kortingen in de prijslijst. Normaal gesproken worden de kolommen Verkoopprijs excl. BTW en Verkoopprijs incl. BTW afgedrukt zonder kortingen, maar u kunt dit aanpassen en eventueel meerdere kolommen toevoegen.
1.
Selecteer relatie. Voer het relatienummer in van de relatie naar wie u een prijslijst met eventuele kortingen wilt versturen.
Klik op de knop met de drie puntjes om de relatie te vinden in het relatieoverzicht. Selecteer de desbetreffende klant en klik op OK .
2.
142
Hier kunt u kiezen welke prijskolommen getoond worden. Klik op Nieuw indien u meerdere prijzen wilt weergeven dan die er in het overzicht zijn opgenomen. Klik eventueel op Bewerken om de prijzensoorten in het overzicht aan te passen.
ARTIKELVARIANTEN
U kunt het volgende in de prijslijst aanpassen:
Geef aan welke prijzen u wilt weergegeven. U kunt kiezen of u de Verkoopprijs, Aanbevolen verkoopprijs of Inkoopprijs met of zonder BTW wilt weergeven. De gekozen prijs zal in een eigen kolom in de prijslijst worden weergegeven.
Geef aan of er in prijslijst kortingsafspraken met de klant moeten worden meegenomen of niet.
Geef aan met Prijzen in andere valuta weergeven dan € weergeven indien de prijzen in het rapport naar een andere valuta moeten worden omgerekend.
Selecteer de desbetreffende Valuta en geef de Wisselkoers aan.
Geef een eventuele Afronding aan.
3.
Klik op OK.
4.
Geef aan of het rapport uitsluitend het Hoofdartikel moet weergeven of alle varianten bij eventuele varianten. Dit kan actueel zijn indien u verschillende prijzen hanteert voor verschillende varianten.
5.
Geef de taal aan waarin de artikelnaam- en omschrijving moeten worden afgedrukt.
6.
Kies Artikelgegevens weergeven in … indien u de artikelomschrijving wilt opnemen in het rapport. De artikelomschrijving wordt opgehaald uit het tabblad Artikelgegevens in het artikelregister. Klik op OK.
7.
Geef de gewenste selectiecriteria aan voor de artikelen die in de prijslijst moeten worden opgenomen. Klik op OK. Het rapport wordt nu afgedrukt.
Artikelvarianten Als een bedrijf een artikel verkoopt in verschillende varianten, met bijvoorbeeld verschillende kleuren en maten. Om de registratie hiervan te vereenvoudigen kunt u een hoofdartikel invoeren
143
LOGISTIEK
en de artikelvarianten daaraan koppelen. Dit maakt inkopen bij de leveranciers gemakkelijker. U kunt de gegevens per variant invoeren, artikelnamen automatisch aanmaken, orders plaatsen met een reeks varianten enz. Het is ook mogelijk artikelen met varianten in de webshop aan te bieden.
Op gang komen met varianten: Om het gebruik van artikelvarianten te activeren heeft u een programmaversie nodig met een licentie hiervoor en Het bedrijf werkt met varianten... aan te vinken in Module-instellingen voor Artikel in het tabblad Functionaliteit. Hier kunt u ook Standaardinstellingen voor artikelen met varianten kiezen, om het aanmaken van nieuwe artikelen te vereenvoudigen. Een variant kan tot twee Varianteigenschappen hebben. Varianteigenschappen zijn bijvoorbeeld kleur en maat. De varianteigenschappen worden in het Standaardregister gedefinieerd. Elk van de eigenschappen kan verschillende Variantwaarden hebben. Deze definieert u ook zelf, op dezelfde plek. Voorbeeld van varianteigenschappen en -waarden: Varianteigenschap:
Variantwaarde:
Kleur
Blauw
Kleur
Rood
Kleur
Groen
Kleur
Geel
Kleur
Wit
NB! Het hoofdartikel kan niet meer als artikel fungeren als het varianten heeft.
Op dezelfde plek kunt u via de knop Variantinstellingen bepalen welke waarden variëren voor het artikel. Kies bijvoorbeeld Voorraad of EAN-code. Hier geeft u ook aan hoe de artikelnamen worden gevormd, zodat u eenvoudig nieuwe varianten kunt aanmaken, en een eenduidig artikelregister krijgt. Via de knop Variantinstellingen geeft u ook aan welke eigenschappen het hoofdartikel heeft. Tip! U kunt al bestaande artikelen bewerken met de functie Bewerken van een selectie artikelen. In het tabblad Variant kunt u de varianteigenschappen bewerken en aangeven hoe de artikelnaam wordt gevormd.
Nieuwe variantkoppelingen aanmaken Wanneer de opzet gereed is, kunt u artikelen aanmaken die ieder voor zich een variant zijn van het hoofdartikel.
144
ARTIKELVARIANTEN
Via de knop Variantlijst krijgt u een overzichtsvenster met alle varianten, waar u variantkoppelingen kunt aanmaken en bewerken, voorraadstatus van varianten kan controleren, prijzen kunt aanpassen enz. U hoeft dus niet ergens anders varianten aan te maken, dit doet u vanuit dit venster. Let op! Wanneer bij de Variantinstellingen van het hoofdartikel Identieke eigenschappen toestaan is geactiveerd, of wanneer u geen varianteigenschappen hebt gekozen, dan zal dit venster niet toegankelijk zijn.
Varianten bij verkooporders, offerte en inkoop In Gebruikersinstellingen voor artikellijst krijgt u een variantmatrix met een volledig overzicht van o.a. beschikbare varianten, voorraadstatus en inkoopverhoudingen voor de varianten, waar u tevens offertes, orders en inkopen registreert. Varianten in de webshop Heeft u een webshop, dan kunt u hier ook uw varianten verkopen. De verschillende varianttypen worden gesorteerd volgens de opzet in het Standaardregister. Artikelen die in de webshop worden verkocht kunnen niet meer dan twee eigenschappen hebben. Wilt u meerdere varianteigenschappen toekennen dan moet u een eigen artikel aanmaken. Voor een T-shirt kan dit bijvoorbeeld zo: Het T-shirt heeft de varianten Model (heren/dame), maat en kleur. U kunt nu twee artikelen aanmaken: Tshirt Heren en T-shirt Dames, elk met de varianteigenschappen maat en kleur.
In het tabblad Variant in het artikelregister kiest u een Standaardvariant die zal verschijnen wanneer een klant gedetailleerde informatie kiest in de webshop. Andere instellingen U kunt kiezen of u in de Artikellijst de varianten toont als zelfstandige artikelen. Dit doet u vanuit de Gebruikersinstellingen in Artikelregister of in het artikelregister zelf door
145
LOGISTIEK
Varianten in het artikeloverzicht weergeven te kiezen. Dit brengt wel met zich mee dat de artikellijst vaak erg lang wordt. Deze instelling is dan ook standaard non-actief. U kunt de varianten beneden in de artikellijst zien, waar u een afrollijst vindt met gekoppelde varianten.
Een variant / variantenlinks aanmaken Als een artikel in verschillende varianten verkocht wordt, heeft u een koppeling nodig van het hoofdartikel naar de verschillende varianten van het artikel. Zo maakt u nieuwe varianten aan: NB! Deze procedure veronderstelt dat u eerder varianten heeft aangemaakt voor het hoofdartikel en niet is aangevinkt voor het toestaan van dupliceren varianteigenschappen bij instellingen voor het hoofdartikel.
1. 2.
Open het hoofdartikel in het Artikelregister. Klik op de Variantmatrix-knop in het tabblad Variant.
3.
In het tabblad Varianten links selecteert u een cel met een combinatie van eigenschappen, en klikt u op Maak link aan voor variant voor elke combinatie die u kiest. Er verschijnt een kruisje in voor elke combinatie van varianteigenschappen die u aanmaakt.
4.
Aangezien de verkoopprijs kan variëren, kunt u de verkoopprijs bewerken door verkoopprijs te selecteren in de afrollijst Weer te geven informatie. Welk filter zal kunnen variëren per variant geeft u aan bij Variantinstellingen van het hoofdartikel. Sluit het venster wanneer u klaar bent. U zult nu de varianten links zien in het tabblad Variant. Controleer of de artikelvarianten de juiste namen hebben gekregen. U kunt elke variant bewerken door er dubbel op te klikken. Unieke variaties zoals prijs en voorraadstatus moeten handmatig per variant ingevoerd worden.
146
ARTIKELVARIANTEN
Voorraadniveau overboeken naar varianten van een artikel Om artikelen te kunnen overboeken tussen varianten, moet u bij Variantinstellingen in het tabblad Variant in het artikelregister hebben aangegeven dat het voorraadniveau per variant verschillend kan zijn. Zo boekt u het voorraadniveau over naar verschillende varianten 1.
Markeer de variant waarvan u voorraad wilt overboeken.
2.
Klik op Overboeken naar varianten.
3.
Typ het aantal in dat uit de voorraad opgenomen moet worden van de variant van waar u de voorraad overboekt.
4.
Typ het aantal varianten dat in de voorraad moet worden bijgeboekt. Gewoonlijk zal dit aantal gelijk zijn aan het aantal dat uit de voorraad wordt opgenomen, maar kan afwijken indien de varianten uit verschillende eenheden bestaan.
5.
Typ het artikelnummer in of blader naar het artikelnummer van de variant waar u naar wilt overboeken.
6.
Kies naar welk Magazijn u de voorraad wilt overboeken. Indien het magazijn waar u naar wilt overboeken niet aan het artikel gekoppeld is, wordt u gevraagd of u een koppeling wilt aanmaken.
7.
Kies naar welke locatie in het magazijn u wilt overboeken. Deze keuze wordt uitsluitend weergegeven indien u bij Module-instellingen heeft aangegeven dat het bedrijf voorraad van hetzelfde artikel op meerdere locaties in het magazijn heeft.
Variantmatrix, variant links In het artikelregister in het tabblad Variant kunt u op de knop Variantmatrix klikken. Hiermee opent u een venster met een overzicht van welke variantcombinaties er zijn en informatie over de varianten betreffende de voorraad, aan klanten, van leveranciers, beschikbaar en verkoopsprijs. Prijsinformatie e.d. bewerkt u in het tabblad variant in het artikelregister.
147
LOGISTIEK
Indien u meerdere magazijnen heeft dan kunt u in de afrollijst Magazijn de gegevens filteren, zodat u alleen de gegevens ziet van één magazijn. Met de knop Maak link aan voor variant en Verwijder variant link kunt u eenvoudig meerdere variantlinks voor een artikel aanmaken, of al aangemaakte verwijderen. Let op! Het venster is alleen toegankelijk als het hoofdartikel minstens aan één varianteigenschap gekoppeld is, en Identieke eigenschappen toestaan in Instellingen voor varianten niet geactiveerd is voor het hoofdartikel.
Variantmatrix, eigenschappen van de varianten Let op! Het venster is alleen toegankelijk als het hoofdartikel minstens aan één varianteigenschap gekoppeld is, en Identieke eigenschappen toestaan in Instellingen voor varianten niet geactiveerd is voor het hoofdartikel.
Hier heeft u het volledige overzicht van alle varianten die aan het hoofdartikel gekoppeld zijn. Het is ook mogelijk de varianten te bewerken. U kunt ook variantwaarden instellen en bewerken. Als een hoofdartikel beschikbaar is in de webshop, dan kunt u registreren welke artikelen daar beschikbaar zijn. Let op! De kolom Wordt verkocht via website is alleen zichtbaar als u een licentie hebt voor varianten op het web.
Eigenschappen van de varianten De verschillende varianteigenschappen kunt u aangeven in het Standaardregister. Eigenschappen van varianten kunnen bijvoorbeeld kleur en maat zijn. Elke eigenschap kan verschillende Variantwaarden hebben, die u ook zelf aangeeft.
U maakt een nieuwe varianteigenschap aan door op Nieuw te klikken. Schrijf de naam van de eigenschap in het bovenste veld. Gelijktijdig kunt u de variantwaarden invullen die deze varianteigenschap zal kunnen hebben. Dit doet u door op Nieuw te klikken en vervolgens op
148
ARTIKELVARIANTEN
Variant bewerken te klikken. Vul de naam in de van de variantwaarde en klik op OK. Herhaal dit voor elke nieuwe waarde die u wilt aanmaken voor deze varianteigenschap. Als u later variantwaarden wenst aan te maken, dan kunt u de varianteigenschap openen in het standaardregister en op Bewerken klikken. Let op! Merk op dat u met de pijltoetsen bij Volgorde wijzigen in het venster Variant bewerken de volgorde aangeeft waarmee de variantwaarden vertoond worden voor het artikel in de webshop. Op deze manier kunt u een logische volgorde aangeven zoals: XS - S - M - L - XL - XXL, en niet alfabetisch of in de volgorde waarin de variantwaarden werden aangemaakt.
Variantinstellingen Varianten kunnen op verschillende manieren afwijken va het hoofdartikel. Bij Instellingen voor varianten bepaalt u welke instellingen dienen te kunnen variëren. De gegevens die niet variëren, worden opgehaald uit de artikelkaart van het hoofdartikel. Tip! In Module-instellingen voor artikel kunt u in het tabblad Standaardwaarden, Standaardinstellingen voor artikelen met varianten aangeven. Deze instellingen zullen standaard gelden voor alle artikelen. Dit zal het aanmaken van nieuwe hoofdartikelen met varianten eenvoudiger maken, vooral als u veel artikelen heeft met dezelfde varianteigenschappen. De standaard instellingen kunnen worden overgeschreven voor elk afzonderlijk hoofdartikel, in het tabblad Variant, bij Instellingen voor varianten.
Gegevens die per variant verschillen Vink die gegevens aan die zullen moeten variëren per variant. Vaak zijn dit slechts magazijngegevens zoals voorraad en EAN-code, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk een individuele prijs te kiezen voor elke variant. U bewerkt zelf de gegevens in het tabblad Variant in het artikelregister of in de variantmatrix. Prijzen: Vinkt u aan als de prijzen van de varianten verschillen van die van het hoofdartikel.
149
LOGISTIEK
Voorraad: Vinkt u aan als de voorraad individueel is voor de varianten. Eenheid: Vinkt u aan als de eenheid van de varianten verschillen van die van het hoofdartikel. Aant. per eenheid: Vinkt u aan om het aantal per eenheid te kunnen veranderen voor de varianten. EAN-code: Vinkt u aan als de EAN-code van de variant verschilt van die van het hoofdartikel. Artikelcode douane: Vinkt u aan om een ander nummer te registreren dan die van het hoofdartikel. Gewicht: Vinkt u aan om een ander gewicht te kunnen invoeren voor de varianten, verschillend van het hoofdartikel. Volume: Vinkt u aan om een ander volume te kunnen aangeven voor de varianten, verschillend van het hoofdartikel. Instellingen variant Toon artikelcode hoofdartikel bij afdrukken in verkoopmodule: om de artikelcode van het hoofdartikel te kunnen gebruiken voor het afdrukken bij verkoop en inkoop van het artikel. Als u deze optie niet aanvinkt dan zal de artikelcode van de variant afgedrukt worden. Variantnamen automatisch aangemaakt Wanneer u variantkoppelingen aanmaakt, zal een aantal varianten worden aangemaakt en behandeld worden als bijartikelen. Voor uw klanten kunnen deze artikelen echter als onafhankelijke artikelen verschijnen. Afhankelijk van de eigenschappen die u invoert voor de variant, kunt u behoefte hebben aan verschillende manieren voor het geven van namen aan de varianten. Deze instellingen vereenvoudigen dit proces, zodat u niet zelf een gedetailleerde artikelnaam hoeft in te voeren voor elke variant. Dit proces wordt geautomatiseerd door deze instelling. Kies in de afrollijst Structuur hoe u de naam wilt opbouwen. Varianteigenschap is de eigenschap zoals die gedefinieerd is in het standaardregister, zoals Kleur, terwijl de variantwaarde de waarde is van de eigenschap, zoals Groen. Hieronder krijgt u een voorbeeld, waarin gedemonstreerd wordt hoe een artikelnaam aangemaakt wordt. Varianteigenschappen U kiest in de afrollijst welke varianteigenschappen het hoofdartikel kan hebben. De eigenschappen (bijvoorbeeld Kleur), en de verschillende waarden die elke eigenschap kan krijgen (bijvoorbeeld Rood, Groen of Geel) geeft u aan in het Standaardregister. Identieke eigenschappen toestaan: Vinkt u aan als u wilt dat meerdere varianten van het artikel identieke combinaties van eigenschappen kunnen hebben. Dit hokje zal aangevinkt zijn als u al varianten met identieke eigenschappen hebt aangemaakt, en zal niet verwijderbaar zijn zolang dat geldt.
150
ARTIKELVARIANTEN
DE INKOOPMODULE In de inkoopmodule worden inkopen aangemaakt die worden afgedrukt en naar de leverancier worden gestuurd. De artikelen die u verkoopt, worden ingekocht bij verschillende leveranciers, met verschillende prijzen en valuta. Inkopen kunt u op verschillende manieren aanmaken. Als u weet van welke leverancier u wilt inkopen dan kiest u Inkoop aanmaken voor één leverancier. Misschien weet u alleen dat er een aantal artikelen ontbreekt in het magazijn. Dan is het makkelijker de Inkoopwizard te starten, die veel keuzes biedt om de juiste artikelen voor inkoop te selecteren. Een andere keer verkooporder binnengekregen en wilt u Inkoop aanmaken gebaseerd verkooporder.
Zo verloopt het inkoopproces verder 1.
Een inkoop wordt verder behandeld als u op Overbrengen naar besteld klikt. In dit proces wordt de inkoop uitgeprint, en deze stuurt u naar de leverancier.
2.
Hierna registreert u één of meerdere bij Artikelontvangst. Dan zijn de artikelen toegankelijk in het magazijn, en de inkoopstatus verandert in Ontvangen. De Artikelontvangst kan geregistreerd worden via het icoontje in de werkbalk, of via de magazijnmodule.
3.
Na het registreren van de artikelontvangst, geheel of gedeeltelijk, wordt de inkoop ingeboekt als een inkoopfactuur. Let op! Boeken van gedeeltelijk betaalde inkopen is alleen toegestaan als dit is aangevinkt bij de moduleinstellingen.
4.
Tot slot brengt u de inkoop naar de status Verwerking behandeld.
151
LOGISTIEK
De inkopen kunnen afgedrukt worden op verschillende formulieren, en verstuurd worden naar printer, e-mail, fax en Microsoft Office Word. U kunt ook alleen een afdrukvoorbeeld op het scherm kiezen. Als u een Pdf-printer heeft ingesteld, dan kunt u de artikelgegevens ook in Pdfformaat overbrengen. U kunt ook een bestand opslaan in RTF-formaat (Rich Text Format) die ingelezen kunnen worden door de meeste tekstverwerkingprogramma. Een dergelijke inkooporder bevindt zich in het proces in verschillende stadia, genaamd Status. De actuele status wordt getoond in de afrollijst rechtsboven in het venster. Net zoals in andere modules staat de status voor de verschillende stadia in het inkoopproces. De status geeft u als gebruiker de juiste informatie om de inkoop verder te behandelen. Met behulp van de knoppen n de werkbalk brengt u de inkopen over, als een natuurlijk deel van het inkoopproces. Een inkoop kan gereserveerd worden voor verkooporder. U kunt inkoopreserveringen registreren in de magazijnmodule. Het kan soms relevant zijn om eerst de inkoop te doen en daarna een verkooporder gebaseerd op inkoop aan te maken. De artikelen die u verkoopt, worden ingekocht bij verschillende leveranciers, met verschillende prijzen en valuta. Om een artikel in te kopen van een leverancier dient u een leverancierkoppeling aan te maken voor het artikel. Integratie met andere modules Naast de functies van inkoop die hierboven beschreven zijn, is inkoop geïntegreerd met andere modules om de processen zoveel mogelijk aan te kunnen passen aan uw behoeften. Inkoop is een natuurlijk deel van de Magazijnmodule. Daarom zijn er meerdere inkoopfuncties toegankelijk vanuit die module. Allereerst het venster Inkoop niet ontvangen dat een overzicht geeft van artikelen die niet ontvangen zijn. Daarnaast is er het venster Inkoopreserveringen in de magazijnmodule. U vindt het tabblad voor inkoop in Relatiebeheer, in Relatie en in Project. Op deze manier is het eenvoudig een inkoop terug te vinden die gekoppeld is aan een relatie of project, wanneer u hiermee aan het werk bent. Instellingen In Gebruikersinstellingen voor inkoop kiest u wat er zichtbaar zal zijn in verschillende vensters. Hier kunt u ook instellingen kiezen om registratieprocessen te vereenvoudigen. In Module-instellingen stuurt u de gebruiksfuncties voor alle gebruikers. U kunt bijvoorbeeld instellen of het is toegestaan een inkoop te boeken, voordat deze ontvangen is, en of u de artikelregels kunt bewerken nadat zij de status Besteld en Ontvangen hebben gekregen.
Inkoopregister Het venster Inkoop is op dezelfde manier opgebouwd als alle andere registers in het programma – met één hoofdkaart en meerdere tabbladen voor meer uitgebreide informatie over de bestelopdracht. Informatie van de leverancier en de artikelen worden uit de respectieve registers opgehaald. Voordat u de inkoopmodule kunt gebruiken moeten er leveranciers in het leveranciersregister en artikelen in het artikelregister zijn geregistreerd.
152
INKOOPREGISTER
Een inkooporder kan op twee manieren aangemaakt worden Klik op Nieuw en selecteer de leverancier aan wie de bestelopdracht verstuurd moet worden. U gebruikt deze methode wanneer u weet welke artikelen er bij welke leverancier(s) moeten worden besteld. Lees meer hierover bij Bestelopdracht aanmaken voor een leverancier.
Klik op Nieuw met Inkoopwizard, indien u één of meerdere bestelopdrachten wilt aanmaken voor verschillende leveranciers met behulp van een wizard. Lees meer over de Inkoopwizard hieronder. Wanneer de bestelling is gedaan krijgt order de status Besteld. Wanneer u de artikelen ontvangt, wordt de ontvangst geregistreerd bij Goederenontvangst. De inkoop krijgt dan de status Ontvangen en kan vervolgens bij de administratie ingeboekt worden. Indien dit bij de Bedrijfsinstellingen is aangegeven, kunnen alle artikelen geboekt worden voordat alle zijn ontvangen. U kunt ook een bijbehorende accijns- en transportrekening aanmaken. Klik op Verwerking voltooid wanneer u klaar bent met de inkooporder. De Status wordt dan gewijzigd naar Verwerking voltooid. Dit is mogelijk voor orders met de status Besteld en Ontvangen. Wanneer de artikelen van een inkooporder zijn besteld door middel van de Inkoopwizard kunt u een verkooporder aanmaken gebaseerd op de inkoopopdracht. Wanneer men dit doet, wordt er automatisch een reservering aangemaakt op de orderregel van het artikel in de in- en verkooporder. Tip! Door te klikken op het pijltje rechts van de knop Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud en in welke modules de activiteit moet worden weergegeven.
Inkoop aanmaken voor één leverancier Als u weet naar welke leverancier een inkoop gestuurd zal worden en welke producten u wilt bestellen, dan kunt u een inkoop aanmaken zonder de wizard. U kiest de leverancier en daarna registreert u de artikelinformatie in het tabblad Artikelregels in de onderste helft van het venster. Wilt u hulp van de wizard om te kiezen welke en hoeveel artikelen u wilt selecteren van de leverancier, dan kunt u de inkoopwizard starten en Een of meerdere artikelen van een leverancier bestellen. Zo maakt u zonder wizard een inkoop aan voor een leverancier 1. 2.
Klik op Nieuw. Selecteer de leverancier waarvoor u de inkoop wilt aanmaken en klik op OK. Let op dat alle velden in de bovenste helft nu ingevuld worden met informatie over adressen en leverings- en betalingsvoorwaarden die uit relatieregister gehaald worden.
153
LOGISTIEK
3.
Voer de te bestellen artikelen in in tabblad Artikelregels. Dit kunt u op twee verschillende manieren doen: Klik op Nieuw en vul de artikelcode in in de nieuwe rij. Het betreffende artikel wordt met bijbehorende informatie uit de artikelkaart gehaald. Wilt u gegevens veranderen voor de betreffende inkooporder, dan kunt u dit eenvoudig doen in elke kolom van de artikelregel. Klik op Artikellijst weergeven om een overzicht van de artikelen te krijgen. U kunt de afrollijst aan de rechterzijde gebruiken als filter door een artikelsoort te selecteren. U krijgt nu alleen de artikelsoort te zien die u hebt geselecteerd, om gemakkelijker het juiste artikel te vinden. Selecteer een artikel en klik op Invoegen. Als u een artikel selecteert dat nog niet aan de betreffende leverancier gekoppeld is, dan krijgt u de vraag of u een leverancierkoppeling wilt aanmaken. Klik Ja om het betreffende artikel aan deze leverancier te koppelen. Om de artikelen te kunnen zien die niet aan de gekozen leverancier gekoppeld zijn, dient de filter in de werkbalk op non-actief staan.
4.
Registreer het aantal van de bestelling en pas eventueel prijzen en kortingen.
5.
Klik op Omschrijving orderregel bewerken in het tabblad Artikelregels wanneer u een eigen tekst wilt invoegen voor elke artikelregel. Hier kunt u ook tekst van het artikelregister ophalen met behulp van de afrollijst en de knop Invoegen.
6.
Voer eventueel nog meer tekst in bij de inkooporder in het tabblad Tekst en geef instellingen aan in het tabblad Diversen.
7.
Klik op Bestel om de bestelling aan te maken. U kunt kiezen om de inkooporder uit te printen. Hierna wordt de status veranderd in Besteld.
Tabbladen in inkoopvenster Artikelregels In het tabblad Artikelregels in het inkoopvenster kiest u de artikel die u wilt inkopen vanuit het Artikelregister. Noodzakelijke gegevens zoals prijs en korting wordt dan opgehaald uit Artikel - Relatieregister. Gebruik [Enter] en of [Tab] op het toetsenbord om naar de verschillende kolommen te verplaatsen.
154
INKOOPREGISTER
U kunt de artikelen die u wilt bestellen op twee manieren ophalen Klik op Nieuw en typ de artikelcode in de nieuwe regel. Het betreffende artikel wordt geregistreerd met alle gegevens van de artikelkaart. Als u de gegevens wilt bewerken doet u dit in de kolommen. Klik op de knop Artikellijst weergeven voor een overzicht van de artikelen. De afrollijst rechts bovenin het venster fungeert als filter voor het kiezen van een artikelsoort. Dan zullen alleen de artikelen verschijnen die tot die soort behoren. Selecteer het gewenste artikel en klik op Invoegen.
Wanneer u een artikelregel wilt invoegen tussen de bestaande artikelregels, kunt u dit doen met behulp van de knop Artikelregel invoegen. Een nieuwe artikelregel wordt nu ingevoegd boven de geselecteerde regel.
Registreer het aantal en eventueel prijzen en kortingen. Klik op Omschrijving orderregel bewerken in het tabblad Artikelregels wanneer u een eigen omschrijving wilt invoeren voor elke artikelregel. Klik op Orderregel bewerken en selecteer welke gegevens u wilt bewerken. Klik op OK. Klik op Ga naar artikelkaart wanneer u de gegevens van het artikel wilt controleren of wijzigen. Wanneer u de inkoop heeft ingevoerd kunt u artikelen reserveren voor verkooporder. U heeft ook toegang tot het aparte venster Artikelstroom.
Vaste teksten In de inkoopsmodule wordt dit veld gebruikt als een vaste tekst voor de bestelopdracht. Hier schrijft u de vaste tekst in die u op de bestelopdrachten wilt afdrukken. U kunt deze aanmaken als een vaste tekst die uniek is voor iedere bestelopdracht of u kunt een van de te voren gedefinieerde teksten kiezen uit de afrollijst boven in het venster. Deze voorgedefinieerde vaste teksten kunt u aanmaken en bewerken in het Standaardregister onder de hoofdgroep Vaste tekst, Inkoop. U voert de vaste tekst in door tekst in de afrollijst te kiezen en op Invoegen te klikken.
Diversen In het tabblad Diversen in het Inkoopvenster worden de valuta-instellingen en taalinstellingen aangegeven en getoond op welke wijze de inkoop moet worden afgerond. U geeft ook het doel van de inkoop aan en wordt er aangegeven wie de order heeft aangemaakt of eventueel heeft gewijzigd.
155
LOGISTIEK
Bij Valuta-instellingen wordt de valuta en de huidige wisselkoers in het valutaregister weergegeven. De knop Historie opent een venster dat de historische gegevens en de wijzingen die aan de inkooporder zijn aangebracht weergeeft. Wanneer een gebruiker het bestelde aantal verandert, goederenontvangst registreert en de administratieve gegevens wijzigt, wordt de naam van de gebruiker ingevoerd in een logboek. Op die manier kunnen andere gebruikers op de hoogte blijven van wat er met de bestelopdracht is gebeurd. Markeer uw eventuele keuzes met behulp van de opties in de afrollijst zodat deze kloppen voor de huidige bestelopdracht. Doel van de inkoop: Dit veld kan men later gebruiken bij de selectiecriteria bij het afdrukken van inkooprapporten vanuit de rapportenmodule. Afronding: Instelling van de afronding. De afronding die hier wordt voorgesteld wordt opgehaald uit de instellingen van de relatiekaart. Taal: Instellingen voor taal te gebruiken bij afdrukken van de bestelopdracht. De taal die hier wordt voorgesteld wordt opgehaald uit de instellingen van de relatiekaart. Geheel onderaan het tabblad ziet u de naam van degene die de inkooporder heeft aangemaakt en eventueel wijzigingen heeft aangebracht.
Inkoop-wizard De Inkoop-wizard helpt u om een selectie aan te geven voor de artikelen en hun aantallen te waarvoor een bestelopdracht aangemaakt moet worden. De wizard doorloopt een aantal stappen in een verschillende volgorde, afhankelijk van de keuzes die u maakt. U kunt kiezen uit een viertal manieren om uw keuze te bepalen. Daarna bepaalt u welke aantallen artikelen en bij welke leverancier u deze wilt inkopen. De wizard wordt gestart vanuit het inkoopvenster. Klik op Nieuw, en kies Nieuw met Inkoop-wizard. Wanneer de wizard is gestart kunt u kiezen op welke basis de wizard u zal helpen bij de keuze van de te bestellen artikelen. U kunt uit de volgende mogelijkheden kiezen: Inkoop gebaseerd op niet geleverde verkooporder (klantorder) Inkoop gebaseerd op beschikbare voorraad Artikelen / Artikelgroep Inkoop gebaseerd op één of meerdere artikelen van een leverancier
156
INKOOP-WIZARD
Het venster In te kopen artikelen wordt passief op de achtergrond weergegeven totdat u de wizard heeft afgesloten en alle noodzakelijke instellingen voor het inkoopsvoorstel heeft bepaald. In dit venster kunt u de gemaakte selectie van het inkoopvoorstel verder bewerken. Als u een inkoop wilt aanmaken gebaseerd op een verkooporder kunt u hiervoor een wizard starten, direct vanuit de verkooporder.
Inkoop aanmaken bij niet geleverde verkooporder Inkopen gebaseerd op niet geleverde verkooporders is één van vier alternatieven om een basis aan te geven voor de artikelen die ingekocht moeten worden met behulp van de Inkoop-Wizard als ook de optie wanneer u inkopen aanmaakt op basis van verkooporders in de verkoopmodule. Stap 1 In dit venster bepaalt u welke artikelen de basis vormen voor de inkopen.
Inkoop gebaseerd op niet geleverde verkooporder. Bij deze keuze kunt u kiezen uit volgende alternatieven:
Alle artikelen op de verkooporder: Selecteer alle artikelregels die niet volledig geleverd zijn. Eén leverancier: Selecteer alle artikelregels die niet volledig geleverd zijn en die bij de aangegeven leverancier ingekocht kunnen worden. Artikelgroep: Selecteer alle artikelregels van de aangegeven artikelgroep die niet volledig geleverd zijn.
Klik op Volgende. Stap 2 Deze stap is uitsluitend van toepassing indien er reeds een niet afgewerkte verkooporder voor de klant bestaat: Geef aan van welke leverancier(s) u de artikelen wilt inkopen. Klik op Volgende.
157
LOGISTIEK
Stap 3 In dit venster geeft u aan welke gegevens u wilt overbrengen van de verkooporder naar de bestelopdracht.
Welke gegevens moeten overgebracht worden van de verkooporder naar de bestelopdracht:
Hier markeren indien de inkoopprijs van de bestelopdracht gelijk gesteld moet worden aan de kostprijs op de verkooporder òf uit het artikelregister moet worden opgehaald. De afvinkhokjes markeren bij de gegevens die u wilt overbrengen van de verkooporder naar de bestelopdracht. Indien u er voor kiest om meerdere artikelregels van hetzelfde artikel op verkooporder samen te voegen, is het niet mogelijk om de informatie van iedere individuele regel over te brengen.
Geef aan welke artikelregels moeten worden ingekocht:
Markeer de afvinkhokjes om aan te geven welke artikelregels moeten worden ingekocht. U kunt aangeven of de artikelen Arbeid/Diensten zijn of Voorraadartikelen, als ook of artikelen met een te bestellen aantal van nul moeten worden overbracht naar de inkooporder.
Stap 4 U heeft nu de keuze bepaald en alle instellingen aangegeven voor het inkoopvoorstel. Klik op Voltooien om door te gaan met de selectie/instellingen naar het venster Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Indien u op Onderbreken klikt, zullen de instellingen van de selectie niet worden opgeslagen.
Aantal artikelen gebaseerd op voorraadniveau Inkoop gebaseerd op voorraad is een van de vier alternatieven om de basis te bepalen voor de inkoop van artikelen met behulp van de Inkoop-wizard.
158
INKOOP-WIZARD
Stap 1 In dit venster zet u een selectie op voor de artikelen die ingekocht moeten worden.
Inkoop gebaseerd op beschikbare voorraad – houdt in dat de selectie van artikelen gebaseerd wordt op de eigen voorraad. De niveauwaarden voor de alternatieven voor ieder artikel zijn aangegeven in het artikelregister in het tabblad magazijn. “Artikelen met "beschikbaar aantal" minder dan” heeft de volgende alternatieven:
Minimum voorraad: selecteert artikelen waarvan er minder uit voorraad beschikbaar zijn dan het minimumniveau dat vastgesteld is op de artikelkaart. Bestel niveau: selecteert artikelen waarvan er minder uit voorraad beschikbaar zijn dan het inkoopniveau dat vastgesteld is op de artikelkaart. Aan klanten (niet leverbaar): selecteert artikelen waarvan er minder uit voorraad beschikbaar zijn dan het reeds door klanten bestelde aantal – de kolom Aan klanten op de artikelkaart.
Als de selectie is gemaakt kunt u kiezen of de inkoop Alle artikelen geldt, alleen Artikelen van één leverancier, of alle artikelen in een bepaalde Artikelgroep. Klik op Volgende. Stap 2 In dit venster selecteert u de Basisaantal dat ingekocht moet worden. De niveauwaarden voor deze alternatieven zijn bepaald in het artikelregister voor ieder artikel. Klik op Volgende. Stap 3 Deze stap wordt alleen weergegeven als u artikelen van Eén leverancier gekozen heeft in stap 1. U ziet een lijst met alle leveranciers. Kies van welke leverancier u wilt inkopen. Klik op Volgende.
159
LOGISTIEK
Stap 4 U heeft nu de selectie uitgevoerd en alle instellingen bepaald voor het inkoopvoorstel. Klik op Voltooien om de selectie/instellingen uit te voeren, en om door te gaan in het venster Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Als u op Annuleren klikt worden de instellingen voor de selectie niet opgeslagen.
Inkoop gebaseerd op artikelen/artikelgroep Inkoop gebaseerd op artikelen/artikelgroep is een van de vier alternatieven om de basis te bepalen voor de inkoop van artikelen met behulp van de Inkoop-Wizard. Stap 1 Artikelen/artikelgroep – dit houdt in dat u alle artikelen kunt selecteren, of alle artikelen die deel uitmaken van een bepaalde artikelgroep. Klik op Volgende. Stap 2 In dit venster selecteert u de Basisaantal dat ingekocht moet worden. De niveauwaarden voor deze alternatieven zijn bepaald in het artikelregister voor ieder artikel.
Klik op Volgende. Stap 3 U heeft nu de selectie uitgevoerd en alle instellingen bepaald voor het inkoopvoorstel. Klik op Voltooien om de selectie/instellingen uit te voeren, en om door te gaan in het venster Artikelen die ingekocht moeten worden.
Let op!
160
INKOOP-WIZARD
Als u op Annuleren klikt worden de instellingen voor de selectie niet opgeslagen.
Inkoop gebaseerd op één of meerdere artikelen van één leverancier Inkoop gebaseerd op één of meerdere artikelen van een leverancier is een van de vier alternatieven om een basis te bepalen voor de inkoop van artikelen met behulp van de Inkoopwizard. Stap 1 Eén of meerdere artikelen van één leverancier – deze selectie houdt in dat u een of meerdere artikelen van een bepaalde leverancier kunt kiezen. Klik op Volgende. Stap 2 In dit venster selecteert u het Basisaantal dat ingekocht moet worden. De niveauwaarden voor deze alternatieven zijn bepaald in het artikelregister voor ieder artikel. Klik op Volgende. Stap 3 U ziet een lijst met alle leveranciers. Kies van welke leverancier u wilt inkopen. Klik op Volgende. Stap 4 U heeft nu de selectie uitgevoerd en alle instellingen bepaald voor het inkoopvoorstel. Klik op Voltooien om de selectie/instellingen uit te voeren, en om door te gaan in het venster Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Als u op Annuleren klikt worden de instellingen voor de selectie niet opgeslagen.
Artikelen die ingekocht moeten worden Het venster Artikelen die ingekocht moeten worden wordt passief op de achtergrond weergegeven totdat u de wizard heeft afgesloten en alle noodzakelijke instellingen voor het inkoopsvoorstel heeft bepaald. In het bovenste overzicht ziet u een regel voor ieder artikel dat moet worden ingekocht. De inhoud is hier opgesteld op basis van de instellingen die eerder in de wizard zijn ingegeven. In de afrollijst rechtsboven bepaalt u of u de leverancier wilt tonen of verbergen in het onderste gedeelte van het scherm.
161
LOGISTIEK
1.
Klik op Nieuw om een artikel uit een artikeloverzicht toe te voegen. Door te klikken op de pijl naast de knop Nieuw kunt u Alle uit selectie toevoegen kiezen om alle artikelen die aan de hand van de eerder gemaakte selectie in de wizard toe te voegen.
2.
Maak eventueel wijzigingen in de kolommen Bestellen, Voorraad, Locatie en Leverancier. Klik op Koppeling met leverancier maken indien u artikelen aan een leverancier wilt Koppelen.
3.
Klik op Inkoop aanmaken om een nieuwe inkoop te registreren. Indien er een open inkooporder voor een leverancier is, heeft u de mogelijkheid om de artikelregels aan de bestaande inkooporder toe te voegen. Wanneer de bestelopdracht verzonden is, zal de status van de inkooporder op Besteld gezet worden. Als de goederen ontvangen zijn, worden ze bij Goederenontvangst geregistreerd.
162
GOEDERENONTVANGST
Goederenontvangst Wanneer uw leverancier uw bestelopdracht heeft ontvangen en uw artikelen heeft geleverd, kunt u de goederen als ontvangen registreren. Een artikel hoeft geen voorraadartikel te zijn om deze bij goederenontvangst te kunnen registreren, maar om de voorraad te kunnen bijwerken moet het een voorraadartikel zijn en Voorraad bijwerken in het tabblad Magazijn moet zijn gemarkeerd.
U kunt een retourbon afdrukken bij de goederenontvangst van de inkoop. Deze keuze kunt u maken in het tabblad Magazijn bij Bedrijfsinstellingen voor artikel. U kunt tevens kiezen voor het afdrukken van een Overzicht van artikelen/orders bij de registratie van goederenontvangst. Het rapport laat de orders zien die geleverd kunnen worden, die gerelateerd zijn aan goederenontvangst. Deze keuze kunt u maken bij Bedrijfsinstellingen voor inkoop.
Zo voert u goederenontvangst in 1.
Klik op Goederenontvangst in de inkoopmodule of Levering Goederen in de voorraadmodule.
2.
Controleer of het Inkoopordernummer juist is.
3.
a. Klik op […] om het Inkoopoverzicht te bekijken. b. Klik op Ga naar Inkoop om terug te gaan naar de inkooporder.
Controleer of de geleverde artikelen kloppen met wat besteld is. U kunt een groter of kleiner aantal dan dat besteld is registreren. In geval een verschil geeft u het aantal ontvangen artikelen aan in de kolom Goederenontvangst. Wanneer de leverancier een lager aantal dan besteld heeft geleverd is dit een deellevering, zie hieronder.
4.
Geef eventueel aan in welk Magazijn en Locatie de artikelen geplaatst moeten worden.
5.
Klik op Goederenontvangst registreren. De Status van de inkooporder wordt gewijzigd naar Ontvangen en het tabblad Artikelregels
163
LOGISTIEK
wordt bijgewerkt met de ontvangst. Het voorraadniveau van de artikelen wordt bijgewerkt in de artikelkaart bij Magazijn. 6.
Klik op Verwerkt wanneer u de status van de inkooporder wilt wijzigen. De optie is niet geblokkeerd en u kunt daarom – indien nodig - meerdere regels registreren. Let op! Wanneer u goederenontvangst vanuit de magazijnmodule geopend hebt, dan zult u het vinkje Het venster bij uitvoering sluiten verwijderen. Deze is standaard ingesteld, maar als u nog verder wilt werken na de uitvoering moet u het vinkje verwijderen.
U kunt nu een andere inkooporder invoeren en doorgaan met de ontvangst van de goederen. Tip! Bij Gebruikersinstellingen voor inkoop kunt u kiezen hoe de artikelen gesorteerd worden voor de goederenontvangst.
Verdere verwerking van deelleveringen Indien u bij de registratie van de goederenontvangst een lager aantal dan dat er op de bestelopdracht was besteld, heeft u volgende keuzes: Wilt u eventuele eerdere ontvangsten registreren op de inkooporder, kunt u in het venster Eerder ontvangen artikelregels klikken. A. De resterende regels van de inkooporder annuleren Klik op Wissen. Het aantal Besteld wordt gewijzigd naar hetzelfde aantal dat geregistreerd is bij goederenontvangst. De status van de inkooporder is Ontvangen. B. Wacht de levering van de overige artikelen af Wanneer u een Volgende maal goederenontvangst op de inkooporder registreert, zal het resterende aantal in de kolom Ontvangst staan. Klik op Goederenontvangst registreren. De status van de inkooporder is Ontvangen. C. Boek de deellevering in en wacht de levering van de overige artikelen af
Inboeken van inkoop Inkooporder inboeken/leveranciersfactuur aanmaken Wanneer u artikelen besteld en ontvangen heeft van de leverancier, kunt u de inkooporder(s) inboeken. U kunt ook eventuele accijnzen/transportkosten registreren met behulp van deze procedure.
164
INBOEKEN VAN INKOOP
Als u eerder geboekte artikelen wilt zien, kunt u klikken op Weergeven geboekte orders. Let op! Om een deellevering te kunnen inboeken moet u Toegestaan om niet geheel ontvangen inkopen te boeken selecteren in Inkoopinstellingen.
1. 2.
In de inkoopmodule klikt u Order boeken. Selecteer welk type factuur u gaat boeken. Het voorbeeld hier behandelt de Inkoopfactuur.
Inkoopfactuur Accijnzen/transportkosten Creditnota
3.
Voer het Factuurnummer in.
4.
Controleer dat de Factuurdatum en de Vervaldatum kloppen met de informatie op de Inkoopfactuur.
5.
Voer het Betalingskenmerk in.
6.
Controleer dat de Valuta correct is.
7.
Voer het bedrag in voor Vracht en Verzendingskosten als dit op dezelfde factuur als voor de artikelen moet staan.
8.
Controleer Overschrijving, BTW-plichtig en Afronden op de factuur.
9.
Controleer Prijs en het aantal artikelen in de kolom Wordt geboekt. U kunt meer of minder artikelen boeken dan besteld en ontvangen. Het verschil voert u in met het aantal in de kolom Wordt geboekt. Als het minder is toont de kolom Wordt geboekt de restwaarde de volgende keer dat de inkoopfactuur geboekt wordt.
10. Klik op Boeken. Inkoopfactuur is geregistreerd en heeft een boekstuknummer gekregen, bijv. IF1, en is overgeboekt naar het grootboek. Op de inkoopfactuur worden de kolom Geboekt Lev. Vracht bijgewerkt met het geboekte aantal. De status van de inkoopfactuur is Ontvangen. 11.
Klik Verwerkt als u de status van de inkoopfactuur wilt veranderen. De status is niet geblokkeerd, dus u kunt zonodig meerdere registraties invoeren.
Vracht en accijnzen inboeken Wanneer u goederen inkoopt, kunt u bij levering een factuur ontvangen van het transportbedrijf of van de douane/belastingdienst voor de invoer van goederen en eventuele verschuldigde BTW. Om dit te kunnen inboeken, maakt u gebruik van de optie voor Accijns/Transportfactuur in het programma. 1.
Vanuit de inkoopmodule klikt u op Order boeken.
2.
Kies Accijnzen/Vracht factuur als soort factuur.
3.
Voer het Leveranciersnummer in.
4.
a. Klik op […] voor een Overzicht met leveranciers.
165
LOGISTIEK
5.
Typ het Factuurnummer in.
6.
Controleer de Factuurdatum en Vervaldatum kloppen met de datum op de inkoopfactuur.
7.
Typ het Betalingskenmerk in.
8.
Controleer Overschrijving en valuta met de instellingen van de leverancier.
9.
Typ het bedragen in voor Vrachtkosten, Accijnzen, Heffingen incl. BTW en eventueel overige kosten.
10. Geef eventuele afrondingen in. Klik op Boeken. De inkooporder is geboekt en heeft een boekstuknummer gekregen, bijvoorbeeld IF1, en is in het grootboek ingeboekt. Op de inkooporder wordt de kolom Lev.fact. geboekt bijgewerkt met het geboekte aantal. De status van de inkooporder is Ontvangen. 11.
Klik op Verwerkt wanneer u de status van de inkooporder wilt wijzigen. De optie is niet geblokkeerd en u kunt daarom – indien nodig - meerdere regels registreren.
Creditnota aanmaken van Inkoop U kunt in ieder stadium van de inkooporder de inkooporder geheel of gedeeltelijk annuleren. Welke consequenties dit zal hebben is afhankelijk van de status van de inkooporder. Onder voorwaarde dat de inkooporder nog niet in de administratie is verwerkt, kan men over het algemeen volstaan met de ontvangen goederen te retourneren en bevestigen dat de bestelling geannuleerd is. Indien de inkooporder in de administratie is verwerkt, zal een annulering ook gevolgen hebben voor de boekingen. Dan moet iedere orderregel tegengeboekt worden met het tegengestelde aantal. Indien de order in de Administratie verwerkt is, zal de tegenboeking worden geregistreerd als Gecrediteerd. Dit is een kopie van de geboekte inkooporder, maar met een negatief aantal van het geboekte aantal artikelen. De oorspronkelijke inkooporder blijft in de Inkoopmodule liggen met de status Geboekt en de inkoopmodule zal daarom twee boekstukken bevatten betreffende de ene bestelling. Wanneer u de gecrediteerde inkooporder boekt, zullen beide boekstukken betreffende de bestelling tegen elkaar wegvallen en zullen deze geen invloed hebben op het totale resultaat. Als er fout geboekt is, of als u een creditnota wenst aan te maken voor een inkoopfactuur, dan kan dit in het inkoopvenster. Een creditnota boeken is bijna hetzelfde als de procedure voor het boeken van een Inkoopfactuur. Het venster om te boeken is hetzelfde voor beide. Zo administreert u een creditnota van een inkoop 1.
Kies Beeld – Inkoop – Inkoop.
2.
Vind de desbetreffende inkoop. (Indien deze geboekt is zal deze de status Ontvangen, of Verwerkt hebben.)
3. 4.
166
In de inkoopmodule klikt u Order boeken. Selecteer Creditnota als Soort factuur.
VERKOOPORDERS EN INKOOP
5.
Controleer dat de artikelregels correct zijn. Als u ook de reeds geboekte zien, vinkt u het hokje Volledig geboekte weergeven aan.
6.
Voer een negatief aantal artikelen in de kolom Wordt geboekt. Voorbeeld: Als u 10 stuks artikelen heeft geboekt en deze wilt crediteren, dan voert u -10,00 in de kolom Wordt geboekt.
7.
Voer alle informatie in in overeenstemming met de handleiding in Inkoopfacturen boeken.
8.
Klik op Boeken.
9.
U krijgt de vraag in hoeverre de artikelen teruggelegd moeten worden in het magazijn. Dit is een vrije keuze. De inkoopfactuur wordt geregistreerd en heeft een boekstuknummer gekregen, bijv. IK1, en is overgeboekt naar het grootboek. NB! Wanneer de artikelen niet langer op voorraad zijn, zult u een mededeling krijgen dat de voorraadbeweging niet op gang komt, en dat het magazijn handmatig bijgewerkt moet worden wanneer de artikelen uit de magazijnvoorraad moeten komen.
Verkooporders en inkoop Een inkooporder op basis van een verkooporder aanmaken Wanneer een klant producten bestelt, kunt u een inkooporder aanmaken op basis van een verkooporder. Een wizard leidt u door het proces heen: Start de wizard vanuit het tabblad Artikelregels op verkooporder. Klik op de pijl helemaal rechts en klik dan op Inkooporder aanmaken op basis van verkooporder.
Kunt u deze optie niet vinden, dan moet u eerst in de bedrijfsinstellingen voor het artikel selecteren dat u deze functionaliteit wilt gebruiken. Stap 1 Geef aan of u de producten koopt van uw standaardleverancier of een andere leverancier. Klik op volgende. Stap 2 In dit venster kiest u welke informatie u wilt meenemen vanuit de verkooporder naar inkooporder.
167
LOGISTIEK
Welke gegevens moeten van verkopp- naar inkooporder worden overgebracht?
Markeer of de inkoopprijs voor de inkoop gelijk gesteld wordt aan de kostprijs van de verkooporder, of van de productkaart gehaald wordt. Geef aan in het afvinkvakje welke informatie u wilt overschrijven van verkooporder naar inkooporder. Wanneer u kiest voor het samenvoegen van meerdere productengroepen van de verkooporder met eenzelfde product, is het niet mogelijk om informatie over te nemen van een enkele productgroep.
Geef aan welke artikelen moeten worden ingekocht
Vink het vakje aan voor het selecteren welke producten bij welke productgroepen ingekocht worden. U kunt kiezen of een product door magazijn of dienst wordt ingekocht, evenals of het bestelde aantal na het overschrijven op nul moet komen te staan.
Stap 3 U heeft nu uw keuzes ingevuld en alle instellingen doorgevoerd voor de concept-inkooporder. Vink het veld Alle producten uit de selectie automatisch toevoegen aan concept-inkooporder aan als u de productlijnen automatisch wilt toevoegen aan de concept-inkooporder. Als u dit veld leeg laat, is de selectie om te beginnen leeg en kunt u handmatig de gewenste productlijnen invoeren. De oorspronkelijke verkooporder blijft op de achtergrond zichtbaar. Wanneer u klaar bent, klikt u op Voltooien om de keuzes /instellingen door te voeren en verder te gaan met het scherm Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Wanneer u op Annuleren klikt, zullen de instellingen niet opgeslagen worden. Het venster Artikelen die ingekocht moeten worden blijft inactief op de achtergrond totdat u de wizard heeft afgesloten en alle noodzakelijke instellingen heeft ingevoerd.
Een verkooporder aanmaken gebaseerd op een inkoop In de Inkoop-wizard kunt u verkooporders aanmaken gebaseerd op een bestaande inkoopopdracht. Dit doet u met behulp van een wizard die gestart wordt vanuit het tabblad Artikelregels.
168
VERKOOPORDERS EN INKOOP
1.
Klik op de pijl rechtsboven in de werkbalk en kies Verkooporder aanmaken gebaseerd op een inkoop.
2.
De wizard laat dan de gegevens van de inkooporder zien die als uitgangspunt gebruikt zal worden. Klik op Volgende.
3.
Geef aan voor welke relatie er een verkooporder moet worden aangemaakt. Klik op Volgende.
4.
Geef aan wat de basis moet zijn voor de kost- en verkoopprijs van de verkooporder en welke informatie naar de verkooporder moet worden overgebracht. Klik op Volgende. Tip! Indien u Besteld aantal verandert in de verkooporder, dan zal de kostprijs opnieuw berekend worden, maar deze keer vanuit de Artikelkaart. Daarom dient u de inkoop opnieuw invoeren aangezien de kostprijs zal afwijken met die in de Artikelkaart. Om dit te doen moet u bestaande verkooporders bewerken bij het volgende punt. Uitsluitend van toepassing indien de klant reeds een openstaande verkooporder heeft: Geef aan of u de bestaande verkooporder wilt bijwerken met nieuwe orderregels of een nieuwe order wilt aanmaken.
5.
Klik op Voltooien om de verkooporder aan te maken. De wizard laat nu de ordergegevens van de aangemaakte verkooporder zien. Klik op Sluiten of Onderbreken om de Wizard af te sluiten.
Inkoopnummer reserveren voor een bepaalde verkooporder In de Inkoop-wizard kunt u artikelen reserveren voor een specifieke inkoop zodat deze voor een bepaalde order gereserveerd worden. U kunt een dergelijke reservering aanmaken zowel vanuit het inkoopvenster, als vanuit het ordervenster: Vanuit het inkoopvenster, het tabblad Artikelregels, klikt u op de icoon Verbinding/Reservering naar verkooporders. Vanuit het ordervenster, in het tabblad Artikelregels, klikt u op de pijl rechts in de werkbalk en kiest u Verbinding/Reservering naar inkooporders. Het venster met reserveringen bevat twee overzichten. Het bovenste overzicht laat alle inkoopregels van de gekozen inkooporder zien. Het is een overzicht met alle orderregels van de inkoop en geeft de gereserveerde aantallen voor verkooporders. Hier kunt u geen wijzigingen aanbrengen. In het onderste gedeelte heeft u een overzicht over de reserveringen van de inkoopregels in het bovenste gedeelte.
169
LOGISTIEK
Tip! Om een Verbinding/Reservering naar inkooporders te kunnen aanmaken voor een inkoop, moet deze functie aangevinkt zijn bij Module-instellingen voor Order/Factuur onder Algemeen.
Gebruikersinstellingen: Inkoop Met behulp van de tabbladen bij de Gebruikersinstellingen kunt u de functionaliteit en het aanzien bepalen van de vensters van de Inkoopmodule. Op deze manier kunt u het venster van de inkoopmodule geheel naar wens aanpassen. Deze gebruikersinstellingen gelden uitsluitend voor u als gebruiker en hebben geen invloed op de instellingen van andere gebruikers. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.
Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en worden er slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.
Klik op de knop van het gewenste alternatief. Inkoop Geef aan welke onderdelen op de inkoopkaart weergegeven moeten worden. Let u op dat teveel kolommen in het artikeloverzicht deze onoverzichtelijk kan maken. Het kan ook de snelheid van de module beïnvloeden.
170
GEBRUIKERSINSTELLINGEN: INKOOP
Functionaliteit
Instellingen voor het vereenvoudigen van de registratie van artikelregels: Hier kunt u het systeem zo instellen dat u een keuze maakt voor toetsen waarmee u automatisch verder gaat naar de kolom Besteld aantal bij de registratie van artikelregels. Zodoende kunt u zo efficiënt mogelijk werken. U kunt ook aangeven dat er een nieuwe regel moet worden aangemaakt wanneer u [ENTER] toetst bij Besteld aantal. Instellingen artikellijst voor de module verkoop: Wanneer u de artikellijst opent vanuit de artikelmodule, dan kunt u daar kiezen om alleen die artikelen weer te geven die aan een bepaalde leverancier gekoppeld zijn. Dit kan de registratie van artikelen vereenvoudigen. Instellingen voor goederenontvangst: Wanneer u goederenontvangst registreert kan het gewenst zijn om artikelregels op een bepaalde manier te sorteren. In de afrollijst hier kiest u of de sortering dezelfde volgorde heeft als op inkoop, of dat deze gesorteerd wordt naar het aantal dat nog ontvangen zal worden, of naar verwachte leverdatum.
171
LOGISTIEK
DE MAGAZIJNMODULE Als u artikelen inkoopt om verder te verkopen moet u besluiten of u deze artikelen wilt invoeren in de voorraad. Als u de artikelen in de voorraad opneemt dient u dit aan te geven bij Moduleinstellingen voor Artikel in het tabblad Functionaliteit. Als u het gebruik van voorraad heeft geactiveerd, kunt u werken met artikelen die het Voorraadniveau bijwerken (voorraadartikelen) en artikelen die dit niet doen. Indien een artikel de voorraadwaarde bijwerkt, dient u dit af te vinken in de artikelkaart, in het tabblad Magazijn. Alle voorraadbewegingen en voorraad die in het programma geregistreerd wordt, worden in deze module bijeengebracht en een aantal andere modules en processen hebben hier invloed op. Deze omvatten in- en verkooporders, handmatige registratie van voorraadtransacties, montage en demontage van stuklijsten en transacties tussen voorraadlocaties en boekingen in verband met de inventarisatie. Door op de knoppen aan de linkerzijde te klikken kunt u een keuze maken uit de verschillende taken binnen voorraad/logistiek. Om de artikelen in deze registers te kunnen weergeven, is het voorwaarde dat er een voorraad (-locatie) aan het artikel gekoppeld is en dat er de optie voor Voorraad Bijwerken in het tabblad Magazijn in het voorraadregister is aangevinkt.
Er zijn functies voor o.a. het volgende Voorraadniveau: Hier boekt u artikelen over van het ene magazijn naar het andere, monteert en demonteert u stuklijsten en geeft u het gewenste voorraadniveau aan. Order, niet geleverd: Hier reserveert u artikelen en de opname van artikelen voor een order. Inkoop, niet ontvangen: Hier registreert u de ontvangst van goederen op inkooporders. Artikelen met beschikbare voorraad lager dan bestelniveau: Hier heeft u overzicht over alle artikelen met een laag voorraadniveau. U kunt het overzicht weergeven op basis van verschillende criteria en van hier uit de Inkoop-wizard starten.
172
GEBRUIKERSINSTELLINGEN: INKOOP
Reserveringen op inkopen: Hier kunt u artikelen op een inkooporder reserveren voor een verkooporder. Gebruik van serienummer in voorraad: Hier kunt u een bepaald artikel lokaliseren aan de hand van een serienummer en de alle bijbehorende voorraadtransacties kunnen bekijken. Voorraadtransacties en reserveringen: Hier heeft u een volledig overzicht over alle voorraadtransacties en reserveringen van alle voorraadartikelen. Magazijnregister: Hier kunt u nieuwe magazijnen en voorraadlocaties aanmaken, als ook artikelen aan deze koppelen. Als u een webshop heeft dan kunt u de voorraadstatus zichtbaar maken voor de klanten. U heeft aan aantal keuzes voor de presentatie van de voorraadstatus met de instellingen in het tabblad Website-instellingen in het artikelvenster. In Module-instellingen voor Artikel kiest u of voor een nieuw artikel standaard de voorraadstatus getoond zal worden in de webshop. In de webinstellingen in tabblad Webshopinstellingen kunt u verschillende iconen kiezen die symboliseren welke artikelen op voorraad zijn.
Magazijnregister Het artikelregister is een register waarin de gegevens van alle magazijnen van het bedrijf liggen opgeslagen. Hier kunnen magazijnen en voorraadlocaties worden aangemaakt. Bovendien kunt u artikelen aan magazijnen en voorraadlocaties koppelen, maar het bijwerken van het voorraadniveau vindt plaats door middel van inventarisatie.
Hoe registreert u een nieuw magazijn 1.
Klik op Nieuw.
2.
Typ de naam in van het nieuwe magazijn. U kunt ook het adres en andere gegevens van het magazijn invoeren.
3.
Klik Nieuw om eventueel een voorraadlocatie aan te maken. Tik de naam van de locatie in in het veld Omschrijving (bijvoorbeeld 'Schap nr.3').
173
LOGISTIEK
Hoe koppelt u een magazijn aan een artikel 1.
Markeer het gewenste magazijn in het overzicht.
2.
Klik op Koppeling naar artikelen.
3.
174
Klik op Nieuw.
4.
Markeer aan de linkerzijde van de het artikelnummer welke artikelen aan het magazijn gekoppeld moeten worden Wijzig eventueel de locatie met behulp van de afrollijst locaties.
5.
Klik op OK.
GEBRUIKERSINSTELLINGEN: INKOOP
Voorraadniveau In dit register heeft u een overzicht over het voorraadniveau van alle artikelen. Bovendien ziet u o.a. ook de hoeveelheden die op het punt staan aan de voorraad te worden toegevoegd of uit de voorraad genomen worden. Dat wil zeggen de hoeveelheid artikelen van de leverancier (inkopen in de inkoopmodule met de status ‘Besteld’) en de hoeveelheid artikelen in verkooporders die nog niet zijn geleverd.
Boven in het venster vindt u meerdere filters waarmee u het aantal weer te geven artikelen kunt beperken. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] toetst. De beschikbare filters zijn: Magazijn: Hier kunt aangeven van welk magazijn u de artikelen wilt zien of met keuze ‘Alle’ de voorraadartikelen van alle magazijnen te bekijken. Artikelcode: Hier kunt u een artikelnummer intikken of naar een artikel bladeren om de voorraadgegevens van dit specifieke artikel te bekijken. Artikelgroep: Hier selecteert u welke artikelgroep in het venster wilt bekijken. U kunt het filter ook uitschakelen door ’Alle’ te kiezen. Subgroep: Om een subgroep te kunnen selecteren moet u eerst een artikelgroep hebben gekozen. Geef de subgroep aan van het artikel die in het venster weergegeven moeten worden. U kunt het filter ook uitschakelen door ’Alle’ te kiezen. De behandeling van een artikel 1.
Geef de gewenste selectiecriteria aan voor magazijn, artikelnummer, artikelgroep of subgroep.
2.
Markeer het artikel dat u wilt bewerken.
3.
Geef aan of u:
Artikelen naar een ander magazijn wilt overboeken.
175
LOGISTIEK
Een stuklijst wilt monteren / demonteren. Voorraad wilt overboeken tussen verschillende varianten van een artikel. Gewenst voorraadniveau wilt aangeven.
Tip! Door te klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteit en in welke modules de activiteit toegankelijk is.
Zo brengt u de voorraad over naar een ander magazijn Als u meerdere magazijnen hebt kunt u artikelen verplaatsen van het ene magazijn naar het andere. De functie vindt u in de Magazijnmodule, en Artikel, in het tabblad Voorraad 1.
Klik Naar ander magazijn overbrengen.
2.
Tik het over te boeken aantal in. U kunt maximaal het aantal overboeken dat in voorraad is.
3.
Kies naar welke Magazijn u wilt overboeken.
4.
Kies naar welke locatie in het magazijn u wilt overboeken. U kunt De locatie selecteren indien er voor uw bedrijf bij de module-instellingen het gebruik van locaties is aangegeven. Indien u bij module-instellingen heeft aangegeven Het bedrijf het heeft voorraad van hetzelfde artikel op meerdere locaties, kunt ook naar een andere locatie binnen hetzelfde magazijn overboeken.
5.
Klik op OK.
Zo definieert u het gewenste voorraadniveau Onder in het scherm Voorraad in de Magazijnmodule kunt u het aan tal aangeven van een artikel dat u wilt dat er te allen tijde in voorraad moet zijn zodat u later rapporten kunt afdrukken waarin aangegeven wordt van welke artikelen de voorraad onvoldoende is, of voor gebruik in Inkoop-Wizard van de inkoopmodule om meer van dit artikel te bestellen. Tip! U kunt deze niveaus ook bijwerken in het tabblad Magazijn in het artikelregister.
1.
Zoek het gewenste artikel op in het overzicht en markeer de artikelregel.
2.
Voer de verschillende voorraadniveaus in die voor het artikel in dit magazijn moeten gelden:
Maximum voorraad: Het maximale aantal van het artikel dat in voorraad mag liggen. Minimum voorraad: Het minimale aantal van het artikel dat in voorraad mag zijn. Inkoophoeveelheid: Het gewenste aantal dat voor de voorraad moet worden ingekocht. Inkoop aantal: Het aantal dat per inkoop dient te worden ingekocht.
Wanneer u de verschillende voorraadgegevens heeft ingegeven, gaat u naar het venster Artikelen met beschikbaar aantal onder inkoopniveau om te zien van welke artikelen er minder beschikbaar zijn dan de inkoophoeveelheid (voorraadniveau min het aantal op verkooporders / Aan klant) of minder dan de minimum voorraad. U kunt de Inkoop-wizard gebruiken om artikelen in te kopen aan de hand van deze voorraadniveaus.
176
GEBRUIKERSINSTELLINGEN: INKOOP
Artikelen met "beschikbaar aantal" onder inkoopniveau In dit register worden alle artikelen weergegeven waarvan er een kleiner aantal in voorraad of beschikbaar is dan er aangegeven is bij 'inkoophoeveelheid' of ‘minimum voorraad’. De minimum voorraad en inkoophoeveelheid wordt in het venster Voorraadniveau of in het Artikelregister aangegeven. U kunt ook de Inkoop-wizard starten vanuit dit venster om een inkooporder voor deze artikelen aan te maken.
Met behulp van een aantal filters kunt u aangeven welke artikelen in het overzicht moeten worden weergegeven:
Markeer Artikelen met "beschikbaar aantal" onder inkoopniveau om de artikelen te bekijken die een beschikbaar aantal hebben (voorraadniveau min gereserveerd in verkooporders) dat lager is dan aangegeven is bij Voorraadniveau. Markeer Artikelen met "beschikbaar aantal" onder minimum voorraadniveau om de artikelen te bekijken die een beschikbaar aantal hebben (voorraadniveau min gereserveerd in verkooporders) dat lager is dan aangegeven is bij Voorraadniveau. Markeer Artikelen met voorraad onder inkoopniveau om de artikelen te bekijken die een voorraadniveau hebben (voorraadniveau dat lager is dan aangegeven is bij Voorraadniveau).
Niet-geleverde orders Hier heeft u een overzicht van alle orders in waarvan de artikelen nog niet zijn opgenomen uit de voorraad. Dit kunnen verkooporders zijn met de status Niet-verwerkt, Nalevering of Factureer (niet geleverd). Het bovenste gedeelte van het overzicht toont de verkooporders en het onderste gedeelte de bijbehorende artikelregels waar het aantal ‘geleverd’ lager is dan het aantal 'besteld'.
177
LOGISTIEK
Tip! Door te klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteit en in welke modules de activiteit toegankelijk is.
Behandeling van een order 1.
Geef de selectiecriteria aan voor het overzicht Let op! Boven in het venster vindt u een aantal filters voor de orderstatus die het aantal weer te geven orders kunnen beperken. U kunt op status filteren of op artikelcode zoeken. U kunt ook in de artikellijst zoeken door op de Zoek-knop te drukken. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] toetst.
2.
Markeer in het bovenste gedeelte van het venster de order die u wilt bewerken.
3.
Geef aan of u:
Artikelen wilt leveren: Dat wil zeggen artikelen wilt opnemen uit de voorraad door een inzamellijst of Pakbon af te drukken. Artikelen uit voorraad wilt reserveren: Zorgt er voor dat artikelen die momenteel in voorraad zijn voor deze order gereserveerd worden. Van inkoop wilt reserveren: Zorgt ervoor dat een bij de leverancier besteld artikel wordt gereserveerd voor deze klant (verkooporder)
Tip! De velden In staat te leveren in de twee overzichten worden op deze manier berekend: Aantal niet geleverd/aantal eenheden van te reserveren transactie + voorraadniveau – aan klanten) *100
178
GEBRUIKERSINSTELLINGEN: INKOOP
Omschrijving van de velden op de onderste regel
Voorraadniveau: Het voorraadniveau van het aangegeven artikel in die magazijn/voorraadlocatie. Totaal voorraadniveau: Het totale voorraadniveau van het aangegeven artikel in alle magazijnen/voorraadlocaties.
Levering van artikelen 1.
Verander het aantal 'Te leveren' indien u niet de gehele hoeveelheid van het artikel uit voorraad kunt leveren. Indien alle beschikbare artikelen geleverd moeten worden, klikt u op Alle beschikbare te leveren artikelen leveren om de hoeveelheid in de kolom ‘Te leveren’ automatisch aan te passen. Indien niet alle artikelen van de order geleverd worden, zal er een restorder worden aangemaakt op het moment dat de order gefactureerd wordt.
2.
Markeer de optie om eventueel één of meerdere inzamellijsten of pakbonnen af te drukken. Pas de datums van Ingezameld, Verpakt en Verzonden aan indien deze niet dezelfde als de systeemdatum zijn.
3.
Klik op Afdrukken en voorraad bijwerken. De beschikbare voorraad (en ’voor klanten’) worden automatisch gereduceerd. Indien u een artikel levert waarbij ‘Serienummer verplicht bij invoer en opname van voorraad gemarkeerd is in het tabblad Instellingen in het artikelregister en bij de moduleinstellingen heeft aangegeven dat artikelen met serienummer handmatig ingezameld moeten worden, dan krijgt u een venster op het scherm waarin u een eenheid (serienummer) moet selecteren van het te leveren artikel. Tip! U kunt bij de levering van artikelen van een verkooporder de rapporten Inzamellijst en Pakbon afdrukken. Dit is een alternatief voor het bijwerken van de voorraad en het afdrukken van de rapporten vanuit de module Order/Factuur. Tip! Als de klant de kredietlimiet overschreden heeft, dan zult u geen goederen kunnen leveren. Het openstaande bedrag zal eerst gereduceerd moeten worden, of de kredietlimiet van de klantenkaart wordt bijgesteld.
179
LOGISTIEK
Van voorraad reserveren/van inkoop reserveren U kunt artikelen voor een verkooporder reserveren aan de hand van wat er als beschikbare voorraad is of in bestelling is. Dit is om te verzekeren dat er voldoende voorraad is wanneer de order geleverd moet worden. Zowel de levering van goederen en reserveringen worden automatisch geregistreerd als voorraadbewegingen. Van voorraad reserveren 1.
Markeer in het bovenste gedeelte van het venster de order waarvoor u uit voorraad wilt reserveren.
2.
Klik op Artikelen uit voorraad reserveren.
3.
Klik op Alle reserveren.
4.
Typ eventueel het gewenste aantal in in het veld Gereserveerd.
5.
Selecteer het serienummer dat gereserveerd moet worden. U krijgt deze mogelijkheid wanneer u een artikel uit voorraad wilt reserveren waarbij ‘Serienummer verplicht bij invoer en opname van voorraad’ is gemarkeerd bij de Instellingen in het artikelregister. Bovendien moet er bij Bedrijfsinstellingen voor hantering van Artikel/Voorraad aangegeven zijn dat artikelen met Serienummer moeten handmatig ingezameld worden gemarkeerd zijn. Van inkoop reserveren
1.
Markeer in het bovenste gedeelte van het venster de order waarvoor u artikelen wilt reserveren.
2.
Klik op Van inkoop reserveren.
3.
Let u er op dat de inkooporder al eerder in de inkoopmodule moet zijn aangemaakt.
4.
Klik op Nieuw in het onderste overzicht om een inkoop aan het overzicht toe te voegen.
5.
Typ het gewenste aantal in het veld Gereserveerd.
6.
Selecteer het serienummer dat gereserveerd moet worden. U krijgt deze mogelijkheid wanneer u een artikel uit voorraad wilt reserveren waarbij ‘Serienummer verplicht bij invoer en opname van voorraad’ is gemarkeerd bij de Instellingen in het artikelregister. Bovendien moet er bij Bedrijfsinstellingen voor hantering van Artikel/Voorraad aangegeven zijn dat artikelen met Serienummer moeten handmatig ingezameld worden gemarkeerd zijn.
180
GEBRUIKERSINSTELLINGEN: INKOOP
Inkoop, niet ontvangen Hier heeft u een overzicht uit van de inkoopmodule met inkooporders met de status 'Besteld’ en waar niet alle artikelen zijn ontvangen. Door één van de inkooporders in het bovenste gedeelte van het overzicht te markeren, worden de bijhorende orderregels in het onderste gedeelte van het scherm weergegeven. Wanneer de goederen worden geleverd, kunt u de ontvangst in dit venster registreren. De goederenontvangst kan eventueel ook in de inkoopmodule worden geregistreerd. Goederenontvangst bij een inkooporder registreren 1.
Geef aan of de inkooporders die een verwachte leverdatum hebben getoond moeten worden door Inkopen met verwachte leverdatum weergeven te markeren. Hier wordt gedoeld op het veld Geplande leverdatum in de inkoopmodule. Indien dit veld gemarkeerd is, zullen uitsluitend deze inkooporders worden weergegeven. Zo niet, zullen uitsluitend de orders met dag van vandaag of eerder worden weergegeven.
2.
Klik op Goederenontvangst.
Lees meer hierover in het hoofdstuk Goederenontvangst.
181
LOGISTIEK
Reserveringen inkoop Reservering op inkoop houdt in dat u op verkooporders van een klant één of meerdere artikelen heeft gereserveerd van één of meerdere inkooporders. In dit venster ziet u alle reserveringen die zijn geregistreerd. De reservering op zich wordt geregistreerd bij Order – niet geleverd, Ordermodule of in de Inkoopmodule.
Boven in het venster vindt u meerdere filters waarmee u het aantal weer te geven artikelen met reserveringen op de inkoop kunt beperken. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] toetst. De beschikbare filters zijn: Artikelnummer: Hier kunt u een artikelnummer intikken of naar een artikel bladeren om de reserveringen op inkopen van dit specifieke artikel te bekijken. Verkoopordernr. Hier kunt u een artikelnummer intikken of naar de verkooporder bladeren om de reserveringen op inkopen voor deze specifieke verkooporder te bekijken. Inkoopnr.: Hier kunt u een nummer van een inkooporder invoeren of naar de inkooporder bladeren om de reserveringen op inkopen van deze specifieke inkooporder te bekijken. Relatienr: Hier kunt u een relatienummer intikken of naar de relatie bladeren om de reserveringen op inkopen voor deze specifieke relatie te bekijken. Bovendien kunt u het overzicht afgrenzen en uitsluitend de gereserveerde artikelen weer te geven voor een verkooporder die geleverd zijn of niet. Een reservering bewerken 1.
182
Geef de selectiecriteria aan voor het overzicht.
2.
Markeer de reservering in het overzicht.
3.
Klik Bewerken linksboven in het venster.
4.
Bewerk het aantal bij Gereserveerd. Wis reserveringen of maak nieuwe aan voor andere verkooporders voor dit artikel of deze inkooporder.
GEBRUIKERSINSTELLINGEN: INKOOP
Serienummer in voorraad Dit is een overzicht van artikelen in voorraad waaraan serienummers, een uiterste houdbaarheidsdatum en/of een Partijnummer verbonden is. Bij de instellingen voor het artikelregister geeft u aan of deze verplicht aangegeven moeten worden bij de ontvangst of opname van artikelen. Een serienummer, houdbaarheidsdatum en Partijnummer is aan een bepaald artikel verbonden. Met behulp van de selectie van het serienummer kunt u de weg van een specifiek artikel door het bedrijf volgen. In het overzicht ziet u dan alle voorraadbeweging(-en) met dit/serienummer(s) die momenteel in voorraad zijn. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] gebruikt. De beschikbare filters zijn: Artikelnummer: Hier kunt u een artikelnummer intikken of naar een artikel bladeren om het serienummer van dit specifieke artikel te bekijken. Serienummer: Hier kunt u ’Van' en 'tot’ serienummer intikken om de serienummers in deze reeks te bekijken. Selectie: Hier kunt u alle serienummers uit de voorraad bekijken of uitsluitend die waaraan al dan niet een reservering is gekoppeld.
183
LOGISTIEK
Voorraadbewegingen en reserveringen Hier heeft u een volledig overzicht over de oorzaken van alle voorraadwijzigingen. U kunt alle transacties van een bepaald artikel traceren op – bijvoorbeeld – serienummer vanaf het moment dat het artikel in voorraad werd gelegd totdat deze aan de klant werd verzonden. U ziet ook welke artikelen er eventueel zijn gereserveerd voor klanten. De transacties worden automatisch in categorieën ingedeeld aan de hand van de bewerkingen die tot de transactie leidden. Dat wil zeggen dat een voorraadbeweging een gevolg van een factuur, creditnota, inkoopopdracht, het monteren of demonteren van een stuklijst, of een overboeking tussen magazijnen zou kunnen zijn. Een voorraadbeweging kan ook handmatig worden aangemaakt indien het bijvoorbeeld nodig is om het voorraadniveau bij te werken buiten de geautomatiseerde procedures in de andere modules om. Uitsluitend handmatig aangemaakte voorraadbewegingen kunnen gewist worden.
Boven in het venster vindt u meerdere filters waarmee u het aantal weer te geven voorraadbewegingen en/of reserveringen van de voorraad kunt beperken. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] toetst. De beschikbare filters zijn:
184
Type: Hier kunt u aangeven of zowel voorraadbewegingen en reserveringen weergegeven moeten worden of uitsluitend reserveringen, dan wel in- en uitgaande voorraadbewegingen. Categorie: Hier geeft u aan welke categorie voorraadbewegingen weergegeven moet worden. De categorie is een indicatie welk proces binnen het bedrijf (en Mamut) tot de transactie leidde. Selecteer eventueel (Geen) aan om alle bewegingen van alle categorieën weer te geven. Artikelnummer: Hier kunt u een artikelnummer intikken of naar een artikel bladeren om uitsluitend de voorraadtransacties en/of de reserveringen op dit specifieke artikel te bekijken.
Relatienr.: Hier kunt u een relatienummer intikken of naar de relatie (klant) bladeren om uitsluitend de voorraadtransacties en/of de reserveringen op artikelen voor dit specifieke artikel te bekijken. Voorraad: Hier kunt u bepalen van welk magazijn u de voorraadbewegingen en/of reserveringen wilt bekijken. Serienummer: Hier kunt u’ Van' en 'tot’ serienummer intikken om de serienummers om uitsluitend de voorraadbewegingen en/of reserveringen in deze reeks te bekijken. Datum: Hier kunt u een datum intikken, of op de knop klikken om een periode aan te geven waarvan u de voorraadbewegingen en/of voorraadbewegingen wilt bekijken. Ordernummer: Hier kunt u’ een verkoopordernummer intikken om uitsluitend de voorraadbewegingen en/of reserveringen van deze verkooporder te bekijken. Inkoopnr.: Hier kunt u’ een inkoopordernummer intikken om uitsluitend de voorraadbewegingen en/of reserveringen van deze inkooporder te bekijken.
Tip! Door te klikken op het pijltje aan de rechterzijde van Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteit en in welke modules de activiteit toegankelijk is.
Zo maakt u handmatig een voorraadbeweging aan 1.
Klik op Nieuw om een nieuwe voorraadbeweging aan te maken. Het volgende moet minimaal worden ingevuld: Artikelnummer: Voer het artikelnummer in of blader naar het artikel waarvoor de voorraadbeweging gemaakt moet worden. Type: Geef aan of het een in- of uitgaande voorraadbeweging is. Magazijn: Geef aan welk magazijn de voorraadbeweging betreft. Aantal: Geef het aantal artikelen in. Indien de soort Uitgaand is, kan het aantal niet hoger zijn dan de hoeveelheid in voorraad min het aantal In verkooporder/aan klant bij Voorraadniveau.
2.
Wanneer het artikel, waarop u een voorraadbeweging registreert, in het artikelregister is aangemaakt met Verplicht serienummer, Verplicht partijnummer of Verplichte houdbaarheidsdatum bij invoer in of opname uit de voorraad, moet u dit ook aangeven in de tabbladen Serienummer, PartijnummerID en Houdbaarheidsdatum.
3.
Klik op OK.
185
LOGISTIEK
Inventarisatie Inventarisatie is de enige module in het programma waarin mogelijk om directe wijzigingen aan te brengen aan het voorraadniveau. Let op! Een inventarisatie corrigeert de voorraadaantallen. Let er op dat niet de getelde voorraad verandert. Deze kunt u bijwerken bij inboeken om waarde voor de juiste getelde voorraad te krijgen.
Indien u tijdens de inventarisatie op Annuleren klikt, kunt u de inventarisatie, waarmee u was begonnen, annuleren. Wanneer u deze annuleert, zullen de wijzigingen niet worden opgeslagen. Indien u ‘Nee’ antwoordt bij de annulering, worden de geregistreerde gegevens opgeslagen en kunt u dezelfde inventarisatie op een later tijdstip voortzetten. Indien u de inventarisatie later wilt voortzetten, zullen uitsluitend de artikelen die in het artikelbestand aanwezig waren op het moment dat de telling werd gestart, worden opgenomen. Op die manier hoeft u geen rekening te houden met artikelen die op een later tijdstip of tijdens de inventarisatie zijn toegevoegd. Bovendien is er een optie om het aantal in Voorraad op 0 te zetten. U gebruikt deze functie om de gehele voorraad van het artikel te verwijderen. U kunt een inventarislijst afdrukken, evenals een meer gedetailleerd overzicht dat serienummer, partijnummer en houdbaarheidsdatum weergeeft.
Zo voert u een inventarisatie uit 1.
186
Open het inventarisatievenster vanuit het menu: Beeld – Magazijn – Inventarisatie.
2.
Kies uit de afrollijst het magazijn dat u wilt tellen.
3.
Vul het artikelnummer in en klik op Enter.
INVENTARISATIE
Let op! Als u een streepjescodescanner heeft, kunt u de streepjescode aflezen. Dan komt u direct in het venster Getelde voorraad. De streepjescode vindt u in het veld EAN-code in het artikelregister.
U kunt met behulp van een aantal Filterinstellingen aangeven welke artikelen in het overzicht moeten worden weergegeven. Let u er ook op dat u ook op de koptekst van de kolom kunt klikken en iedere kolom op begrip kunt sorteren. U kunt ook direct de voorraad van elk artikel bijwerken in de lijst. Gebruik de pijltoets op het toetsenbord om naar het gewenste artikelen in de lijst te komen. U kunt de lijst naar wens sorteren door op de kolomtitels te klikken. 4.
Registreer het juiste aantal van de voorraad in de kolom Getelde voorraad bij alle artikelen waarvan het aantal in voorraad gewijzigd moet worden. Klik op Enter.
5.
Klik op Afdrukken om het inventarisatierapport als documentatie van de inventarisatie af te drukken.
6.
Klik op OK.
7.
U krijgt tevens de vraag of u de inventarisatielijst wilt afdrukken.
187
LOGISTIEK
188
3 Personeel U kunt nu al uw medewerkers registreren in hun eigen register. Verkopers die als klantenconsulent werken, dienen hier geregistreerd te worden, zodat ze geselecteerd kunnen worden als Onze referentie in documenten en verkopen. Wanneer u medewerkers registreert in het Medewerkersregister, kunt u hun uren invullen in de module urenregistratie.
Inhoud Medewerkersregister
190
Zoeken en filteren in het medewerkersregister 191 Tabs in het medewerkersregister .....................191
Urenregistratie
197
Een nieuwe urenstaat aanmaken .......................198 Hoe kan ik overboeken naar order/projectmodule? .................................200 Urensoortregister ...............................................201 Urensoort per project ........................................202 Gebruikersinstellingen: Urenregistratie .........203
189
PERSONEEL
MEDEWERKERSREGISTER In het Medewerkersregister slaat u alle noodzakelijke informatie over uw medewerkers op. De informatie die u hier invoert kunt u in andere modules gebruiken, bijv. indien u een referentiepersoon invoert bij een relatie of activiteit, dan kan er uit een afrollijst een geregistreerde medewerker geselecteerd worden. Iedere werknemer heeft een eigen werknemerskaart. Deze kaart bestaat uit twee delen. Het bovenste deel bevat algemene informatie over de werknemer, terwijl het onderste deel bestaat uit tabbladen met aanvullende informatie. Nieuwe werknemers registreert u door op Nieuw te klikken.
In het bovenste gedeelte vult u de Medewerkers-id, Voornaam en Achternaam in en aan welk Project en welke Afdeling de medewerker gekoppeld is. Als u een foto van de werknemer wil invoeren, klik dan op Afbeelding invoegen. Klik verder op Zoek foto om het juiste bestand te vinden (moet op uw computer opgeslagen zijn). In de afrollijst Functie kiest u de functie van de medewerker. Als de juiste functie niet in de lijst staat, kunt u deze registreren door met de rechter muisknop in dit veld te klikken en Standaardregister wijzigen te kiezen. Medewerkers die gestopt zijn kunnen als non-actief worden weergegeven. Indien een oud medewerker het jaar dat hij gestopt is + een jaar als non-actief heeft gestaan is het mogelijk de medewerker te verwijderen. Door te klikken op het pijltje rechts van de knop Activiteiten Aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud en in welke modules de activiteit moet worden weergegeven. Boven in het medewerkersregister kunt u onder de knop Instellingen de standaard werktijd, lunchtijd en aantal arbeidsuren per dag invoeren. Als standaard wordt de afwezigheid als een
190
MEDEWERKERSREGISTER
gehele dag geregistreerd, maar indien u afwezigheid wilt aangeven in uren, kan dit worden ingesteld per uur. Indien de medewerker ook als gebruiker geregistreerd is kunt u gebruiker en medewerker koppelen in de afrollijst Gebruiker. Let op! Indien de medewerker verschijnt als "Onze ref." in de order/factuurtab, dient u deze aan te vinken als Consulent.
Zoeken en filteren in het medewerkersregister In het medewerkersregister kunt u in de keuzelijst rechts bovenaan de medewerkerskaart een Filter plaatsen en daarbij aangeven of u alleen actieve of niet-actieve medewerkers wilt zien of dat u alle medewerkers wilt weergeven bij het werken met het register. U kunt ook op medewerker zoeken. Via de zoekknop op de medewerkerskaart heeft u toegang tot een vereenvoudigd zoekvenster, waar u kunt zoeken op Medew.ID, Voornaam, Achternaam en Primair telefoonnr. U kunt ook in het zoekvenster op de knop Verfijnen klikken, zodat een zoekopdrachtvenster wordt geopend dat speciaal op de medewerkerskaart is toegespitst. Hier kunt u zoeken op andere criteria, zoals bijvoorbeeld het sofi-nummer van de medewerker en zelf aangepaste velden. Naast de zoekopties is het ook mogelijk om medewerkers te sorteren op een van de volgende criteria: medew.nr., voornaam, achternaam en registratievolgorde. Hiermee worden uw medewerkers in de gekozen volgorde weergegeven in de medewerkerslijst en bij het navigeren door de medewerkerskaarten met behulp van de pijlknoppen vooruit/achteruit.
Tabs in het medewerkersregister Personeel U vindt de knoppen Contactgegevens, Personalia, Afwezigheid, Vaardigheid en Notities op het tabblad Personeel. Met elk van deze knoppen kunt u aanvullende informatie registreren voor elk van uw werknemers.
Contactgegevens Alle informatie over een medewerker, zoals adres, telefoonnummers en e-mailadressen, wordt opgeslagen op het tabblad Contactgegevens. U kunt selecteren welk telefoonnummer het
191
PERSONEEL
standaardnummer voor de medewerker moet zijn. Het geselecteerde nummer wordt weergegeven op de bovenste helft van de medewerkerskaart, samen met het e-mailadres. Het adres van de medewerker wordt geregistreerd in het betreffende veld hiervoor of door te klikken op de knop Adres. Als u meer adressen voor een medewerker wilt registreren, bijv. projectadressen of tijdelijke adressen, doet u dit door op de pijlknop onder Adres te klikken. Ook kunt u de tijdsperiode registreren waarvoor elk adres geldt. Personalia Onder de knop personalia kan u de geboortedatum en het sofinummer van de medewerkers invullen. Indien een medewerker een eigen bedrijf heeft, kunt u dit ook hier aangeven. Door te klikken op de Zoek-knop naast Bankrekening, kunt u informatie over de bank en bankrekening van de medewerker invoeren. Overige informatie die over iedere medewerker ingevoerd kan worden is de Burgerlijke Staat en naam en relatie van familie. Informatie over familie kan van belang zijn in geval van een noodsituatie. Onder Aangepast veld kunt u aangeven welke extra informatie u wilt invoeren. Hierbij kunt u denken aan nationaliteit, vakbond of verjaardag Afwezigheid Het beheer van afwezigheid helpt u om de afwezigheid van uw medewerkers en de redenen daarvoor bij te houden. Afwezigheid wordt het hele jaar door voortdurend geregistreerd voor iedere medewerker en verdeeld over de verschillende afwezigheidtypes. U kunt de afwezigheidtypes instellen in het standaardregister om deze aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf. Ga voor het standaardregister naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister of klik met de rechtermuisknop op de vervolgkeuzelijst Type afwezigheid in het venster voor afwezigheidsregistratie en selecteer Standaardregister wijzigen. Naast het registreren van nieuwe gevallen van afwezigheid kunt u ook bestaande gevallen bewerken en wijzigen. Indien nodig kunt u ook afwezigheidsregistraties verwijderen. Voor een optimaal overzicht van uw afwezigheidsregister kunt u selecteren om alleen gevallen van afwezigheid voor het huidige of voorgaande jaar weer te geven. U kunt de gegevens in het register sorteren door te klikken op de kop van de kolom waarop u wilt sorteren. Als u met de rechtermuisknop op het register klikt, ziet u een voorbeeldweergave van een rapport van de gegevens. Dit kunt u afdrukken of exporteren naar Excel. Door te klikken op de knop Instellingen bovenaan op de medewerkerskaart kunt u de standaardwerktijden, lunchtijd en het totaal aantal werkuren per dag van de medewerkers registreren. Standaard registreert het afwezigheidsregister afwezigheid in hele werkdagen, maar als u afwezigheid overwegend in uren registreert, kunt u dit inschakelen door het vakje aan te vinken. Als u een afwezigheidsrapport wilt printen, kunt u op de knop Print drukken. In het selectievenster dat vervolgens wordt geopend, kunt u selecteren welke medewerkers, periodes of van- en tot-data in het rapport moeten worden opgenomen.
192
MEDEWERKERSREGISTER
Afwezigheid registreren 1.
Klik op Nieuw in het venster Afwezigheid.
2.
Selecteer het juiste Type afwezigheid in de vervolgkeuzelijst.
3.
Selecteer Afwezigheid van datum en Afwezigheid tot datum met behulp van de vervolgkeuzelijst voor de datum. Als u ervoor hebt gekozen om afwezigheid in uren te registreren, moet u ook het aantal uren registreren.
4.
Het totale aantal dagen/uren wordt automatisch berekend op basis van de door u ingevoerde data/uren. Als u een halve dag wilt registreren, kunt u het veld Totaal (dagen) overschrijven.
5.
Gebruik het veld Notities als u meer gegevens wilt registreren over de reden voor de afwezigheid of vergelijkbare informatie.
6.
Selecteer de juiste Afwezigheidsstatus.
7.
Klik op OK. Let op! U kunt afwezigheidsregistraties bewerken of verwijderen door te klikken op de knoppen Bewerken of Verwijderen.
193
PERSONEEL
Vaardigheid Met het vaardigheidsregister kunt u informatie over de kwalificaties en vaardigheden van uw werknemers op één plek registreren en bewaren. Enkele voorbeelden van het soort informatie dat u kunt registreren zijn opleiding, diploma's, taalvaardigheden, werkervaring enz. Het register kan ook worden gebruikt voor de registratie van cursussen en aanbiedingen voor aanvullende opleidingen voor uw werknemers plus de follow-up daarvan. U kunt meerdere vaardigheidstypes en -statussen aanmaken in het standaardregister om de functie aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf. Voor het standaardregister gaat u naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister of klikt u met de rechtermuisknop in de Type-en Status-vervolgkeuzelijsten tijdens de vaardigheidsregistratie en kiest u voor Standaardregister wijzigen.
Registreren van vaardigheidsinformatie of aanbiedingen voor cursussen/aanvullende opleidingen 1.
194
Klik op de knop Nieuw.
2.
Verander de datum als u de datum van vandaag wilt overschrijven.
3.
Selecteer het benodigde Type vaardigheid in de vervolgkeuzelijst.
4.
Voer een onderwerp in.
5.
Voer eventuele notities in.
6.
Klik op Koppel... of Documenten importeren als u iets aan de invoer wilt koppelen.
7.
Selecteer de juiste status in de vervolgkeuzelijst.
8.
Voer Datum afgerond in, de datum waarop de registratie of eventuele cursussen zijn afgerond.
9.
Klik op OK.
MEDEWERKERSREGISTER
Notities Op het tabblad Notities kunt u zoveel notities invoeren over een medewerker als u wilt. Nieuwe notities maakt u aan door te klikken op de knop Nieuw. Als u eigen notitietypes wilt aanmaken, kunt u met de rechtermuisknop klikken in de Notitie-vervolgkeuzelijst en kiezen voor Standaardregister wijzigen. Voorbeelden van alternatieve notitietypes zijn 'Prestaties' of 'Speciale projecten'. Als u een notitie markeert, wordt de notitietekst weergegeven in het tekstvak eronder.
Activiteiten In het tabblad Activiteiten kan de personeelsfunctionaris nieuwe activiteiten invoeren die een medewerker zal uitvoeren. Let op dat activiteitstypen die zijn gemarkeerd als personeelsactiviteit in het activiteitenregister zichtbaar zullen zijn in de lijst van het medewerkersregister. Voorbeelden van personeelsactiviteiten die u kunt aanmaken zijn personeelsvergadering en medewerkersgesprek.
Alleen activiteitstypes die aangegeven zijn als medewerkersactiviteit in het standaardregister worden weergegeven in het medewerkersregister.
Document In het tabblad Document kunt u documenten met gegevens van de betreffende medewerker aanmaken, zoals het arbeidscontract, arbeidsvoorwaarden enz. De documenten die u aanmaakt via de medewerkerskaart, zijn automatisch gemarkeerd als het type Medewerker, maar dit kan veranderd worden indien u andere type documenten wilt invoeren via de medewerkerskaart. U kunt teen document importeren met behulp van een knop hiervoor. Tip! U kunt een document openen door dubbel te klikken op het document in de lijst of door op Document openen te klikken.
195
PERSONEEL
Project In het tabblad Project heeft u een overzicht van alle projecten waaraan de medewerker gekoppeld is. U kunt ook nieuwe koppeling maken tussen een medewerker en een project door op Nieuw te klikken. Dan krijgt u de projectlijst en kunt u een project selecteren.
196
URENREGISTRATIE
URENREGISTRATIE Meer en meer bedrijven zien het nut in van de urenregistratie met betrekking tot projecten, betaling van loon en doorfacturering. Veel medewerkers voeren dagelijks in hoeveel uren ze hebben gewerkt met verschillende projecten, consultanturen die gefactureerd moeten worden naar klanten, aantal gewerkte uren en overtijd, vakantie, ziekte en andere afwezigheid. Met behulp van de module Urenregistratie kunt u en uw medewerkers die uren registreren die belangrijk zijn om bij te houden voor uw bedrijf. Verkoopt u uren dan is de urenregistratie van beslissende aard voor het documenteren van de factuurgegevens en doorfacturering naar uw klanten. Urenregels die worden doorgefactureerd moeten zijn gekoppeld aan die klant waarvoor werk is uitgevoerd, het product waarvoor de uren worden gefactureerd, en kunnen gekoppeld worden aan een project . In de urenregistratiemodule registreert u per regel het aantal uren dat u hebt voltooid. De uren die deel uitmaken van dezelfde basisgrondslag worden per regel geregistreerd. Dit kan bijvoorbeeld een werkdag zijn, of consulentenwerk. Het belangrijkste is dat de uren, die in een regel geregistreerd staan, worden verrekend met hetzelfde uurtarief. Werkt u veel projecten, dan kunt u door het registreren van alle uren van een project, het tijdsverbruik, resources en kosten berekenen voor het betreffende project. Urenregels gekoppeld aan een project, kunnen overgebracht worden naar de projectmodule, waar u vervolgens kunt doorfactureren op grond van de urenregels. Heeft u medewerkers met een uurloon, dan u kunt u elke medewerker zijn uren laten invoeren. Medewerkers met een maandsalaris kunnen overtijd, vakantie, ziekte, afwezigheid enz. invoeren. U kunt ook meerdere projecten aanmaken voor de verschillende werkzaamheden van uw medewerkers en hen laten registreren hoeveel uren zij per onderdeel gebruiken. Zo krijgt u een goed overzicht van het aantal uren dat medewerkers gebruiken voor vergaderingen, klantenbezoek, rapporteren enz.
De urenregistratiemodule kan zo worden ingesteld opdat gebruikers met eenvoudige en meer complexe behoeftes de module efficiënt kunnen gebruiken. Lees meer over hoe u de module kunt aanpassen aan uw behoeftes onder Module-instellingen en Gebruikersinstellingen. Door op Afdrukken te klikken kunt u rapporten van urenstaten afdrukken. Als u daarna op Ga naar rapportmodule klikt, krijgt u een overzicht van rapporten die u de details geven van de geregistreerde uren.
197
PERSONEEL
Een nieuwe urenstaat aanmaken Alle urenstaten worden aangemaakt en opgeslagen in de urenregistratiemodule. U maakt een urenstaat bijvoorbeeld aan per dag per medewerker, per week per medewerker, of voor verschillende medewerkers met uren. De module is zeer flexibel en kan worden aangepast aan meer geavanceerd of eenvoudig gebruik van urenregistratie. Zo gaat u te werk 1. 2.
Klik op Beeld, ga naar Urenregistratie en klik op Urenregistratie. Klik op Nieuw.
3.
Voer een Omschrijving in. Bv. 'Marijke - week 17'.
4.
Voer eventueel een Notitie in.
5.
Klik op Nieuw [+] om een urenregel in te voeren.
6.
Registreer het aantal gewerkte uren per urenregel en voer nieuwe urenregels in voor elke datum. U dient ook nieuwe urenregels op dezelfde datum aan te maken als deze verschillende prijs, project en afdeling hebben. Uren die op verschillende urenregels staan, kunnen wel in dezelfde berekening worden meegenomen in Order/Project.
7.
Voer relevante informatie in de overige kolommen. U kunt zich verplaatsen met behulp van de TAB-toets op het toetsenbord.
8.
Kies in de kolom Kan worden overgebracht of de urenregel naar Order of Project overgebracht kan worden.
9.
Registreer alle urenregels voor de urenstaat.
10. Klik op Opslaan. Tip! U kunt regels voor uw urenregistratie ook rechtstreeks aanmaken vanuit het informatiehokje Urenregistratie op het bureaublad.
198
URENREGISTRATIE
Indien u bij instelling van de Bedrijfsinstellingen de status Verwerking voltooid en Klaar voor overdracht heeft ingesteld, kunt u klikken op Urenstaat voltooien in de werkbalk en de status van de urenstaat veranderen van Niet verwerkt in Verwerking voltooid. De personeelsfunctionaris kan hierna de urenstaat goed- of afkeuren. Goedgekeurde urenstaten kunnen overgebracht orden naar Order/Project, afhankelijk van welke instellingen u hebt ingesteld voor de Bedrijfsinstellingen en welk type overdracht u heeft geselecteerd in de kolom Kan worden overgebracht. Door op Afdrukken te klikken kunt u rapport van de urenstaat afdrukken. Klikt u op Rapportmodule in de afrollijst Afdrukken dan krijgt u een selectie rapporten met gedetailleerde informatie van geregistreerde uren. Geheel onderaan wordt het Urensoort Totaal gesommeerd. Klik op deze knop voor details over de urensoorten. Het scherm geeft onder andere het aantal uren per urensoort weer, de totale som per order en project excl. BTW die zijn opgevoerd per urensoort. Hoe kan ik een urenregel aan een activiteit koppelen? Het is mogelijk een bestaande activiteit aan een urenregel te koppelen of een nieuwe activiteit aanmaken gebaseerd op een urenregel. Dit doet u in de kolom Activiteitnr. door een activiteitnummer in te voegen of door ' - ' in te toetsen (de minus-toets op het toetsenbord). Als u ' - ' invult, dan krijgt u een activiteitenoverzicht gekoppeld aan de medewerker, en kunt u kiezen welke activiteit gekoppeld dient te worden aan de urenregel. In het venster kunt u ook op Nieuw klikken en een activiteit aanmaken die gebaseerd is op een urenregel.
Lijst van urenstaten In het venster Urenregistratie kunt u klikken op Lijst in de werkbalk en een volledig overzicht van urenstaten. U kunt een filter gebruiken en een status kiezen, en een selectie maken met behulp van de instellingen.
In het overzichtsvenster ziet u in hoeverre het overbrengen naar order/project heeft plaatsgevonden. U kunt ook een urenstaat met de status Klaar voor overdracht selecteren en deze overbrengen naar order/project met behulp van de knoppen in de werkbalk. Tip! U kunt bij Gebruikersinstellingen instellen dat het overzichtsvenster automatisch wordt geopend, wanneer u de urenregistratiemodule opent.
199
PERSONEEL
Statushistorie De knop Statushistorie in Urenregistratie geeft u informatie over welke status de urenstaten hebben gehad, wanneer er statusveranderingen plaatsvonden. Welke gebruiker de statusveranderingen invoerde, wanneer de overboeking naar order/factuur en salaris geschiedde en welke gebruiker deze handelingen uitvoerde. Let op! De Statushistorie laat de geschiedenis zien van urenstaten die aangemaakt zijn in versie 10 of nieuwere versies.
Urenregels regenereren In het venster Urenregels regenereren u kunt de standaardwaarden instellen voor actieve urenregels en alle regels op de urenstaat. Deze optie kan bruikbaar zijn bijvoorbeeld bij de verandering van artikelprijzen en uurloon, kortingen en urensoortregister. Merk op dat de functie een Actieve regel bijwerkt, dwz. een urenregel die geselecteerd is, of Alle regels op de betreffende urenstaat.
Voor het bijwerken van urenregels klikt u op Genereer de regel(s) van de urenlijst nogmaals in het venster urenregistratie. Selecteer welke elementen u wilt bijwerken en klik op OK.
Hoe kan ik overboeken naar order/projectmodule? Wanneer een urenstaat volledig geregistreerd is, kunt u de urenregels overboeken naar de order/projectmodule. Vanuit welke status de overboeking plaatsvindt, is afhankelijk van het type status dat is ingesteld bij Firma-instellingen. De overboeking kan worden uitgevoerd met de status Niet verwerkt, Verwerking Voltooid en Klaar voor overdracht. Zo gaat u te werk
200
1.
Klik op Naar order/projectmodule overbrengen in de werkbalk bovenin het venster van Urenregistratie. Een nieuw venster wordt geopend en de overboeking gaat hier verder.
2.
Controleer alle urenregels van de urenstaat. Merk op dat sommige velden te bewerken zijn. Welke velden u kunt bewerken stelt u in onder Firma-instellingen.
URENREGISTRATIE
3.
Klik op Overbrengen om over te brengen naar de modules die u hebt aan gegeven in de kolom Kan worden overgedragen.
4.
Antwoordt Ja om de overboeking naar de gekozen modules te bevestigen. De urenstaat zal nu de status Verwerking Voltooid krijgen en alle verdere verwerking van de urenstaat zal in de order/projectmodule plaatsvinden.
Urensoortregister In het Urensoortregister kunt u urensoorten koppelen aan loon of artikelen om het registreren van urenregels te vereenvoudigen. Indien u een urensoort wenst te specificeren met betrekking tot een bepaald project, dient u allereerst de informatie in het Urensoort register in het Standaardregister volledig in te vullen, voordat u verder kunt gaan met de Urensoort per project. Zo gaat u te werk 1.
Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister - Urensoort registreren.
2.
Klik op Nieuw om een nieuwe urensoort te registreren of selecteer de urensoort die u als standaard wilt instellen en klik op Bewerken.
3.
Voer uw eigen beschrijving in bij Urensoort.
4.
Kies Uren of Overig in de afrollijst.
5.
Vink het hokje Intern aan als de urensoort alleen interne zaken betreft. Hierdoor wordt de Artikelcode inactief, aangezien intern geen facturen verzonden zullen worden.
6.
Klik op de zoekknop rechts van Artikelcode en selecteer het artikel dat verbonden is aan de urensoort in het venster dat nu wordt geopend. De standaardinformatie die u gespecificeerd heeft, zal nu van toepassing zijn voor alle nieuwe uurstaten. Indien u de standaardinformatie verder wenst te specificeren voor ieder project,
201
PERSONEEL
vervolg de verklaring op Urensoort per project. Het artikel dat u verbindt aan een urensoort wordt uit het Artikelregister opgehaald. De ingevoerde prijs bij de prijscalculator vergezelt het artikel. U kunt deze prijs zien in het inactieve veld onder Artikelcode.
Urensoort per project Met behulp van de functie Urensoort per project kunt u standaardinformatie specificeren voor elk project. De gegevens die u in Urensoortregister heeft ingevoerd zullen verschijnen in het venster Urensoort per project.
Zo gaat u te werk 1.
Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister - Urensoort per project.
2.
Selecteer het project waarvoor u de standaardinformatie wilt specificeren en klik op OK.
3.
Selecteer in de kolom Actief welke urensoorten u wenst te gebruiken in het project.
4.
Selecteren/niet selecteren van Aangepast bepaalt of standaard waarden of zelfaangepaste waarden gebruikt zullen worden. Kiest u voor zelfaangepaste waarden, dan zullen de waarden die u invult in de kolom Prijs de standaardwaarden overschrijven.
5.
Selecteer Overbrengen naar project indien u de urensoorten automatisch wilt overbrengen naar de Projectmodule. Let op! Alle instellingen kunnen overgeschreven worden naar de individuele urenstaten.
202
URENREGISTRATIE
Gebruikersinstellingen: Urenregistratie In de tabbladen van de gebruikersinstellingen kunt u instellingen aangeven welke kolommen bij de urenregistratie zichtbaar zullen zijn en de module aan uw eigen gebruik aanpassen. Met het behulp van het icoon Instellingen in de werkbalk en Gebruikersinstellingen te kiezen. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen - Gebruiker Module-instellingen - Urenregistratie. Het venster bevat vier tabbladen: Standaardinstelling, Kolommen voor boekstukken, Standaard en Kolommen voor overbrengen. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.
Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en er worden slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.
Kolommen voor registratie In dit tabblad geeft u aan welke kolommen u gebruiken in Urenregistratie. Verwijder de kolommen die u niet gebruikt, zodat u een overzichtelijk venster kan werken. Gebruik desgewenst Lijstvenster automatisch openen bij openen van invoer urenstaat. Dan krijgt u een overzicht van alle urenstaten. Met behulp van het filteren door keuze van status en selectie vindt u de gewenste urenstaat. U kunt ook E-mail verzenden bij weigeren urenstaat. De gebruiker die de urenstaat heeft geregistreerd, krijgt dan een e-mail met de mededeling dat de urenstaat is afgewezen. Dit vereist dat het e-mailadres geregistreerd is in de medewerkerskaart en dat de gebruiker en de medewerker gekoppeld zijn. Na verandering van status in een urenstaat, kunt u kiezen voor Zelfde status handhaven en Urenstaat volgen naar volgende status. Indien u verder wilt werken met dezelfde urenstaat adviseren wij u om te kiezen voor het volgen naar volgende status. Standaardwaarden Alle waarden die u hier kiest worden automatisch weergegeven bij het aanmaken van een nieuwe urenregel. Als u doorgaans hetzelfde type urenregel aanmaakt, kunt u veel tijd en routineklussen besparen met het instellen van standaardwaarden. Kolommen voor overbrengen In dit tabblad geeft u aan welke kolommen zichtbaar zullen zijn bij het overbrengen naar Order en Project. We adviseren dat u de kolommen die u niet gebruikt verwijdert, om zo overzichtelijk mogelijk te kunnen werken.
203
PERSONEEL
204
Samenvatting De introductiehandleiding die u nu heeft gelezen, “Administratie, logistiek en personeel” heeft u een indruk gegeven hoe u op een zo efficiënt mogelijke wijze overzicht kunt houden over de verschillende transacties in uw bedrijf en hoe u de verschillende kerngetallen kunt opvragen die de basis vormen voor een analyse van toekomstige ontwikkelingen en mogelijkheden. Het boek is niet bedoeld om een volledige beschrijving te geven van alle aspecten van het Mamut-systeem, maar om u een introductie te geven tot de onderdelen die nodig zijn om snel aan de slag te kunnen . Wij hebben getracht een overzicht te geven van al de modules die samen een compleet financieel-administratief systeem vormen en waarbij de modules onderling samenwerken door over en weer gegevens bij te werken op basis van wijzigingen van de gegevens in deze modules. De volledige integratie tussen de verschillende delen van het systeem, die ieder op zich de functionaliteit dekken voor iedere afdeling die een bijdrage levert aan het product van het bedrijf, zorgen ervoor dat de registratie van de gegevens efficiënter is vergeleken met systemen met een lagere graad van integratie, waar dubbele invoer van gegevens eerder regel dan uitzondering is. Het boek dat vooral de financieel-administratieve zaken belicht, gaat onder andere ook in op onderwerpen behorend bij logistiek. Alle bedrijven kunnen veel besparen door efficiënte routines voor in- en uitgaande goederentransacties in te voeren. Zonder een systeem dat alle transacties registreert en volledig bijhoudt hoeveel er op ieder gegeven moment in voorraad is – nù en de toekomst samen met de bijbehorende kosten hiervan, loopt het bedrijf groot risico onnodig veel kapitaal vast te leggen en riskeert het problematische leveringen en inkopen. Met andere woorden: de logistieke modules zijn het kloppende hart van het bedrijf. Geen bedrijf zonder medewerkers en geen medewerkers zonder een goed overzicht over de medewerkers. Dit is misschien wat op de spits gedreven, maar heeft toch een kern van waarheid. In ieder bedrijf is het van groot belang om goede routines te hebben voor alle zaken die invloed hebben op het dagelijkse werk van de medewerker, of het nu is om te weten wanneer de medewerker jarig is of om de gewerkte uren op de juiste kostenplaats te kunnen boeken. De handleiding geeft u een indruk hoe dit op een eenvoudige en
205
ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL
overzichtelijke manier kunt doen - en uiteraard geheel volgens de geldende regelgeving. Wij wensen u veel succes met uw Mamut-systeem!
206
Mamut Serviceovereenkomst verzekert een eenvoudige iedere dag! Als Mamut gebruiker krijgt u toegang tot bronnen en ervaringen gebaseerd op het dagelijkse gebruik van Mamut oplossingen door duizenden gebruikers. Op deze manier bent u goed voorbereid en heeft u volledige controle over alle situaties die u en uw bedrijf tegenkomen. Nieuwe versies Wij zorgen er voor dat uw Mamut programma altijd wordt bijgewerkt, zowel door middel van de ingebouwde bijwerkingprocedures als de overige distributiekanalen, zoals bijvoorbeeld per post en via het Internet. Daardoor kunt u er zeker van zijn dat het programma de nieuwste functionaliteit bevat, alle nieuwe regelgeving en wijziging in belastingen en formulieren. Toegang tot Mamut Supportcenter Wij hechten grote waarde aan een professionele supportafdeling door snel uw vragen te beantwoorden wanneer die eventueel zouden voorkomen. Met een serviceovereenkomst heeft u recht op gebruikersondersteuning, per telefoon, e-mail en direct vanuit het programma - zo vaak u wenst en het nodig is. Mamut Informatie Desk In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt van onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert uw aanvragen direct in, in het programma en deze wordt op dezelfde plaats beantwoord. Opslagruimte op server Opslagruimte op de webserver voor uw website is inbegrepen en uw website-adres is eenvoudig te onthouden: www.mamutweb.com/uwbedrijf. Mamut Usermail en Mamut Newsmail Geïnteresseerde gebruikers met een serviceovereenkomst kunnen regelmatig e-mail ontvangen met informatie over het gebruik van de Mamut programma’s, nieuws betreffende de productserie en andere nuttige informatie. Speciale aanbiedingen Mamut wenst ook om geïnteresseerde gebruikers met een Mamut Serviceovereenkomst speciale aanbiedingen te sturen voor Mamut producten, net als voor Mamut gerelateerde producten van toonaangevende software leveranciers.
207
ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL
Meer kennnis Indien u meer wenst te leren over de verschillende functies van Mamut en de mogelijkheden die zij u kunnen bieden, kunnen wij u de volgende informatiebronnen aanbevelen: Introductieboeken
De introductieboeken ”Installeren, instellingen, rapporten en selectie”, ”CRM, verkoopondersteuning en e-commerce” en ”Administratie, logistiek en personeel” geven u een overzicht van de overige mogelijkheden met het Mamut-systeem. Indien u meerdere sets handleidingen of een abonnement op toekomstige uitgaven wenst, neemt u dan telefonisch contact met Mamut op ons gratis telefoonnummer 0800 - 444 6666.
Helpbestand
In dit Mamut-systeem vindt u een Help-bestand dat betreffende de verschillende functies meer gedetailleerde informatie biedt dan wat in de handleidingen beschreven is. Zie de inleiding van de handboeken voor een nadere omschrijving.
Mamut Informatie Desk:
In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt van onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. U hoeft niet ver te zoeken naar gebruikersassistentie en voorstellen – ze zijn in het programma te vinden! De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert uw aanvragen direct in, in het programma en deze wordt op dezelfde plaats beantwoord.
Aan de Slag CD-ROM
Met de CD-ROM Aan de slag met Mamut worden Mamut Business Software, Microsoft Office en andere basis IT-kennis op een eenvoudige manier onder alle medewerkers geïmplementeerd. Het is een flexibele methode om snel een hoog kennisniveau te genereren en daarmee een eenvoudigere en meer effectieve werkdag te creëren. Bestel Aan de slag: www.mamut.nl/start.
FAQ (Vaak gestelde vragen)
Op de Internetpagina www.mamut.nl/support vindt u een database waarin veel kennis en ervaringen zijn verzameld en waarin u met behulp van trefwoorden kunt zoeken en antwoorden kunt vinden op vele vragen.
208
Index A Aan klanten (niet leverbaar) 159 Aanbevolen verkoopprijs 120, 141, 143 Aangepaste prijslijst 142 Aanmaken Boekstukregels 36 Boekstuksjabloon 34 Incassobestand 60 Magazijn 173 Nieuw artikel 114 Nieuwe herinneringen en/of incassoberichten 55 Nieuwe variantkoppelingen 144 Stuklijst 121 Variant 123 Variant/Variantenlinks 146 Aant. per eenheid 150 Aantal op voorraad 176 Aantal per eenheid 115 Activiteiten tab Medewerkersregister 195 Adres tab Medewerkersregister 191 Afbeelding 128 Afbeelding invoegen 125 Afdeling 78 Afdrukken van herinneringen of incassoberichten 56 Afronding 141, 156 Afsluiten periode 91 Afstemming dagafschriften 71, 90 Analyse van financiële gegevens 100 Analyse van inkoopgegevens 100 Analyse van verkoopcijfers 100 Arbeid/Dienst 126 Artikel 114, 115 Artikel gerechtigd 10 Artikel verwijderen 135 Artikel, inkoop 160 Artikelcategorie 115 Artikelcode 175 Artikelcode 135 Artikelcode douane 150 Artikelcode wijzigen 135 Artikelen die ingekocht moeten worden 161 Artikelen leveren 178 Artikelen met "beschikbaar aantal" onder inkoopniveau 177 Artikelen met beschikbaar aantal onder inkoopniveau 176 Artikelen met beschikbare voorraad lager dan bestelniveau 172
Artikelen reserveren 178 Artikelgegevens 126 Artikelgegevens 124 Artikelgegevens in meerdere talen 136 Artikelgegevens naar gekozen taal 136 Artikelgegevens weergeven in 143 Artikelgroep 115, 156, 157, 175 Artikelgroep, inkoop 160 Artikelinstellingen 126 Artikelkaart 114 Artikellijst 115, 129 Artikellijst weergeven 154 Artikelmodule 112 Artikelnaam in meerdere talen 113 Artikelnaam van leverancier 121 Artikelnummer 124 Artikelnummer van leverancier 120 Artikelontvangst 151 Artikelregels tab Inkoop 154 Artikelregister 114 Artikelvarianten 113, 143 Artikelvoorraad 175
B Balans 81 Balans in het grootboek 79, 80 Balansrekening voor inkoopwaarde 127 Balansrekening voor voorraadwaarde 127 Bank/Postbank/Kas 6, 53, 86 Bankafstemming 71 Bankkosten 49, 90 Basisrekening 10 Bedrijfsanalyse 99 Bedrijfsinstellingen 8 Artikel 163 Inkoop 163 Beschikbaar aantal artikelen onder inkoopniveau 176 Beschikbaar onder inkoopniveau 177 Beschikbaar onder minimumniveau 177 Beschikbaar voorraadartikel 126 Bestel niveau 159 Besteld aantal 176 Bestelopdrachten 152 Betaling 48 Betaling aan bank 65 Betaling in valuta 90 Betalingen 26 Betalingen aan anderen 31 Betalingsherinnering 55 Betalingsherinneringen Binnelands/Internationaal 59 Betalingsherinneringen/Incassoberichten instellingen 57 Betalingskenmerk 25, 78, 165 Betalingsopvolging 54 Betalingsvoorwaarden 26 Bewerken van boekstukken 27
209
ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL
Bijlage 18 Bijlage bij boekstuk 41 Bijwerken van een selectie artikelen 133 Bijwerken van wisselkoers 120 Boeken van betalingen 48 Boeken van betalingen in debiteuren/crediteuren 48 Boekingsperioden 95 Boekjaar 47 Boekperioden en -jaar 95 Boekstuk 22 Boekstuk bewerken 27 Boekstuk wissen 29 Boekstukken in andere modules 75 Boekstuknummering 7 Boekstukregel Toevoegen 28 Veldbeschrijving 37 Boekstukregels aanmaken 36 Boekstuksjablonen 30 Boekstuksjabloon Aanmaken/bewerken 34 Dupliceren 39 Formules 38 Im-/Export sjablonen 39 Periodisering 35 Werkbalk 33 Zelfgedefinieerd 33 Boekstuksoort wijzigen in boekstuksjabloon 33 Btw verhoudingsgetal 9 Btw-codes bewerken 8 Btw-percentage 9 Btw-verwerking 78 Budgetten 102
C Campagne-artikel 116, 126, 127 Cashflow 86 Commissie 126, 127 Constante 84 Correctieboekstukken 27 Crediteuren, Ouderdomsanalyse 46 Crediteuren, saldo-overzicht 47 Crediteurenbetalingen 24, 88 Creditnota 166 Creditnota aanmaken van Inkoop 166
D Dagboek/periode 76 Dagboeken 22 Dagboeken bewerken 22 Dagboekoverzicht 76 Dagboekoverzicht in het grootboek 76 Datum - Periodecontrole 17 Datum bepaalt periode 17 Datum/periode van boekstuk wijzigen 28 Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken 24
210
Debiteuren, klanten 44 Debiteuren-/crediteurenadministratie 42 Debiteurenbetalingen 24, 48 Deelleveringen 164 Dienst Buitenland 10 Diversen tab Artikelregister 127 Inkoop 155 Document aan boekstuk koppelen 41 Document tab Medewerkersregister 195 Doel van de inkoop 156 Dupliceren Artikel 135 Boekstuksjabloon 39
E EAN-code 120, 127, 144, 149, 150, 187 Eenheid 150 Elektronisch bankieren, instellingen 66 E-mail verzenden bij weigeren urenstaat 203 Engels (UK) 136 Export naar Pivot 100 Export van bedrijfsanalyse 99 Externe prijslijst 142
F Factoring 62, 63 Factoringbestand 62 Factoringinstellingen 63 Factuur afdrukken in vreemde taal 138 Factuurgegevens 25 Factuurnummer 25 Formule 84 Formules in boekstuksjablonen 38 Foto 128 Fouten opsporen in jaarafsluiting 93 Functionaliteit aanpassen, artikel 114
G Gebruik van serienummer in voorraad 173 Gebruikersinstellingen Artikel 128 Debiteuren/Crediteuren 51 Debiteuren/Debiteuren 44 Inboeken 17 Inkoop 116, 152, 164, 170 urenregistratie 203 Urenregistratie 203 Gebruikersinstellingen, Grootboek 78 Gegevensselectie 84 Gemeenschappelijke nummerreeks 8 Gerelateerde transacties 53 Gesloten post 48 Gewenste voorraadniveau definiëren 176 Gewicht 115
Goederenontvangst 162, 163 Goederenontvangst registreren 164 Goederenontvangst registreren voor inkoop 181 Grafisch overzicht 87 Grafische presentatie in grootboek 85 Grootboek 75 Grootboek, dagboekoverzicht 76
H Herinnering 53, 55 Herinneringgroep 58 Historie 156 Hoofdmagazijn 119 Houbaarheidsdatum 126 Houdbaarheidsdatum 183
I Identieke eigenschappen toestaan 150 Im- en export van boekstuksjablonen 39 In vreemde taal factuur afdrukken 138 Inboeken 16 Inkoop creditnota 32 Inkoopfacturen 32 Inboeken in valuta 49 Inboeken van betalingen 26 Inboeken van boekstukken 22 Inboeken Vracht- en Accijnsfacturen 165 Inboeken, kolommen 19 Incasso 59 Incassobericht 55 Incassobestand aanmaken 60 Incassobureau, gegevens 61 Incassoinstellingen 61 Inkoop Openstaande orders 157 Inkoop - vracht en accijnzen 165 Inkoop creditnota 32 Inkoop gebaseerd op leverancier 161 Inkoop gebaseerd op voorraad 158 Inkoop niet ontvangen 152 Inkoop nieuw 153 Inkoop reserveren 169, 178, 180 Inkoop van een leverancier 153 Inkoop, niet ontvangen 172, 181 Inkoopfacturen 32 Inkoopfactuur 75 Inkoophoeveelheid 176 Inkoopmodule 151, 152 Inkoopnummer reserveren voor verkooporder 169 Inkooporder aanmaken 153 Inkooporder inboeken 164 Inkooporder op basis van verkooporder 167 Inkoopprijs 120 Inkoopprijs in valuta 120 Inkoopreserveringen 152, 182, 184 Inkoopwizard 153
Artikelen die ingekocht moeten worden 161 Gebaseerd op artikel 160 Gebaseerd op leverancier 161 Gebaseerd op niet geleverde verkooporders 157 Gebaseerd op voorraadniveau 158 Inkoop-wizard 156 Inlezen van retourbestand 65 Instellingen Artikellijst voor verkoopmodule 171 Artikelregister 126 Betalingsherinneringen/Incassoberichten 57 Boekstuksjablonen 30 elektronisch bankieren 66 factoring 63 Goederenontvangst 171 Herinneringstatus 58 Incasso 61 renteberekening 64 Variant 144, 149 Voor het vereenvoudigen van registratie artikelregels 171 Werkbalk boekstuksjablonen 33 Instellingen voor herinneringen 55 Inventarisatie 186 Invoerwaarde verbergen 36 Invoerwaarden 36 Inzamellijst 179
J Jaarafsluiting 92
K Kerngetallen in grootboek 80 Klanten, debiteuren 44 Klantspecifieke prijzen 142 Koersveranderingen 49 Kolominstellingen 83 Kolominstellingen rapporten 83 Kolommen bij Inboeken 19 Kolommen in het Dagboekoverzicht/ Rekeningoverzicht 78 Koppelen Document aan boekstuk 41 Leverancier aan artikel 120 Magazijn aan artikel 173 Urenregel aan activiteit 199 Koppeling met leverancier maken 162 Koppeling naar afbeelding 125 Koppeling naar artikelen 174 Korting Vanaf 1e nummer 118 Korting 118 Kortingen 139 Kortingenregister 119 Kortingsoorten 118 Kortingspercentage bij inkoop 121
211
ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL
Kostprijs 139 Kostprijs bijwerken 122 Kostprijs en verkoopprijs bijwerken 122 Kostprijs in verkoopmodule overschrijven 117 Kwantumskorting 118
L Laten zien op website 125 Leverancier 119 Leverancierfactuur van inkooporder 164 Leveranciersaldo 46 Leverancierseenheid is ongelijk aan verkoopeenheid 121 Leveranciersoverzicht 43 Levering 179 Levering van artikelen 179 Levertijd 115 Levertijd in aantal dagen 120 Lijst van urenstaten 199
M Magazijn 119 Magazijn koppelen aan artikelen 173 Magazijnmodule 172 Magazijnregister 173 Magazijntransactie 176 Magazijnvoorraad 175 Match/koppeling verwijderen 50 Matchen/Koppelen 50 Max. niveau 176 Medewerkersregister 190 Min. niveau 176 Minimum voorraad 159 Module-instellingen Artikel 139, 140, 144, 149
N Naar ander magazijn overbrengen 176 Niet-geleverde orders 177 Nieuw boekstuk bij evenwicht 17 Nieuw magazijn aanmaken 173 Nieuwe herinneringen en/of incassoberichten 55 Non-actief artikel 127, 128, 135 Nummeren van boekstukken 7 Nummerreeks 7
O OB 97 Omschrijving 78 Omschrijving kopiëren naar tegenrekening 17 Omschrijving orderregel bewerken 154 Onderdelen niet weergeven 122 Ontvangen debiteurenbetalingen 87 Op externe prijslijst weergeven 117 Openingsbalans 97 Openingssaldo 97
212
Openstaande orders 157 Openstaande post 48 Order, niet geleverd 172, 179 Orderniveau 177 OS 97 Ouderdomsanalyse, Crediteuren 46 Overboeken naar varianten 147 Overboeken naar varianten 147 Overbrengen naar Grootboek 23 Overschrijving 52 Overschrijvingen 65 Overzicht debiteuren- /crediteurenadministratie 43
P Pakbon 179 Partijnummer 126, 127, 183 Periode afsluiten 91 Periode/dagboek 76 Periodisering 35 Posten in de debiteurenlijst bewerken 43 Posten matchen/koppelen 50 Prijs 117, 138 Prijs van een selectie artikelen wijzigen 141 Prijs wijzigen van meerdere artikelen 141 Prijsaanpassing 139, 141 Prijscalculator 140 Prijslijst klant 142 Prijsverandering 141 Prijswijziging 141 Prijzen gelden vanaf 140 Project 78 Project tab Medewerkersregister 196 Project, urensoort 202
R Rapport overzicht 87 Rapporten 51 Rapportinstellingen 81 Rekening invoegen bij bankafstemming 72 Rekeningoverzicht 44 Rekeningoverzicht in grootboek 79 Rekeningschema 4 Renteberekening 63, 64 Renteberekening instellingen 64 Reservering 182, 184 Reservering artikelen 182 Reservering bewerken 182 Reserveringen inkoop 182 Reserveringen op inkopen 173 Resource 126 Resultaat 81 Resultaat in grootboek 80 Retourbestand 65 Retourbon 163
S Saldo-overzicht, crediteuren 47 Samengestelde artikelen 121 Serienummer 126, 127, 180, 183 Serienummer in voorraad 183 Snel inboeken 31 Sneltoetsen bij Inboeken 20 Standaard artikelnaam zonder taalaanduiding 136 Standaard kostenrekening 9 Standaard verkooprekening 9 Standaardinstelling 170 Artikel 128 Urenregistratie 203 Standaardleverancier 121 Standaardregister 201 Stap 118 Status 200 Statushistorie 200 Stuklijst 121, 122 Stuklijst waarin onderdelen zijn opgenomen 122 Stuklijsten 113, 116 Subgroep 115, 175
T Taal 136, 156 Tegenrekening 23, 25, 27 Toeslag 117 Toeslagen 117, 139 Toon in omzet-rapporten 9 Toon in volgorde van invoer 17 Tracering van artikelen 127 Tussentijds overboeken van 97 Twee boekjaren 95
U Uiterste houdbaarheidsdatum 127 Uren overboeken naar order/projectmodule 200 Urenregel aan activiteit koppelen 199 Urenregels regenereren 200 Urenregistratie 197, 198 gebruikersinstellingen 203 Urenregistratie, statushistorie 200 Urenregistratie, uren overboeken 200 Urensoort per project 202 Urensoortregister 201 Urenstaat volgen naar volgende statu 203
V Valuta 89 Valutabetalingen 49 Valuta-instellingen 156 Valutarekening 89 Valutarekening aanmaken 89 Van voorraad reserveren 180
Variant 123 Variant aanmaken 123, 146 Variant bewerken 149 Variant/Varianten links aanmaken 146 Varianteigenschappen 144, 148 Varianten Overboeken naar 147 Varianten links 146 Variantinstellingen 144, 149 Variantkoppelingen aanmaken 144 Variantmatrix 146, 148 Vaste teksten tab Inkoop 155 Veldbeschrijvingen in een boekstukregel 37 Verbinding/Reservering naar verkooporders 169 Verkoopfactuur 75 Verkooporder aanmaken 168 Verkooporder gebaseerd op een inkoop 168 Verkoopprijs 138 Verkooprekeningen 127 Verpakkingseenheid 115 Verplicht partijnummer 185 Verplicht serienummer 185 Verplichte houdbaarheidsdatum 185 Vervallen verkoopfacturen 44 Vervangend artikel 135 Verwijder variant link 148 Volume 115, 150 Volumekorting bij inkoop 121 Voorraad 150, 176 Voorraad bijwerken 119, 122 Voorraad onder inkoopniveau 177 Voorraadartikelen 116, 158 Voorraadartikelen reserveren 180 Voorraadbeweging 185 Voorraadbeweging aanmaken 185 Voorraadbewegingen en reserveringen 183, 184 Voorraadniveau 172, 175 Voorraadtransacties en reserveringen 173 Voortekens in rapporten in het Grootboek 75 Vracht en accijnzen 165
W Webinstellingen 124 Werkbalk boekstuksjablonen 31, 33 Wizard Voor export bedrijfsanalyse 99 Voor herinneringen 55 Voor inkoop 156 Wizard voor Wijzigen van selectie artikelgegevens 133 Wordt verkocht via website 148
Z Zelfde status handhaven 203
213
