Aanpak werving & selectie schouwmeesters 2008 Portefeuillehouder:
J.J.J.M. van der Burg
Beleidsveld: Aard voorstel: Steller:
Besluitvormend J.A. Spaan
Vergaderdatum: Agendapunt: Kenmerk D&H: Kenmerk VV: Aantal bijlagen:
18 maart 2008 684062 0 0
Aan het college van dijkgraaf en hoogheemraden Ontwerpbesluit: 1. Vaststellen profielschets van een schouwmeester. 2. Wijzigen van de procedure werving en selectie in die zin dat de selectiecommissie per afdeling besluit tot voordracht voor benoeming van een kandidaat aan de dijkgraaf. 3. De schouwmanager stelt het afdelingsbestuur op de hoogte van de keuze. 4. De schouwmanager stelt de aanstellingsbrief en bescheiden op en organiseert de beëdiging. De procedure voor de komende werving te laten ingaan. Probleemstelling: Verwijzend naar het rapport van de adjunct-directeur waterbeheer van 5 april 2005 is besloten tot verbetering en professionalisering van het schouwproces. In dat kader is een nieuwe procedure werving en selectie van schouwmeesters opgesteld en bij college-besluit van 4 april 2006 vastgesteld. Behalve de procedure is het wenselijk gebleken een omschrijving van de taken van en het verwachtingspatroon ten aanzien van een schouwmeester op papier te zetten om ook de kaders vast te stellen waarbinnen een kandidaat beoordeeld kan worden. Daartoe wordt dit voorstel gedaan voor een aangepaste profielschets van een schouwmeester. Uiteraard is een dergelijke profielschets ook een hulpmiddel voor sollicitanten, opdat zij een goed beeld krijgen van de taken en werkzaamheden van een schouwmeester. De profielschets kan bij een sollicitatie worden toegezonden. Beoogd effect: Dit collegestuk beoogt (meer) duidelijkheid te verschaffen over: 9 een profielschets van de schouwmeester; 9 een adequaat en efficiënt verloop van de selectieprocedure.
Inleiding [Tekst] Kader [Tekst] Toelichting [Tekst] Financiën Bedrag
: nvt
D en H voorstel
Begroting Nummer
: :
nvt Risico’s en beheersmaatregelen nvt Personele en organisatorische consequenties nvt Overige consequenties nvt Besluitvormingstraject/vervolgtraject en communicatie Ter informatie inbrengen in vergaderingen van de 4 afdelingen Bijlage(n) Notitie Werving en Selectie schouwmeesters 2008
2
D en H voorstel
Inleiding Verwijzend naar het rapport van de adjunct-directeur waterbeheer van 5 april 2005 is besloten tot verbetering en professionalisering van het schouwproces. In dat kader is een nieuwe procedure werving en selectie van schouwmeesters opgesteld en bij collegebesluit van 4 april 2006 vastgesteld. Behalve de procedure is het wenselijk gebleken een omschrijving van de taken van en het verwachtingspatroon ten aanzien van een schouwmeester op papier te zetten en ook om de kaders vast te stellen waarbinnen een kandidaat beoordeeld kan worden. Daartoe wordt in deze memo een voorzet gegeven voor een profielschets van een schouwmeester. Uiteraard is een dergelijke profielschets ook een hulpmiddel voor sollicitanten, opdat zij een goed beeld krijgen van de taken en werkzaamheden van een schouwmeester. De profielschets kan bij een sollicitatie worden toegezonden. Deze notitie beoogt (meer) duidelijkheid te verschaffen over: 9 een profielschets van de schouwmeester; 9 een adequaat en efficiënt verloop van de selectieprocedure. Profielschets Omschrijving taken van een schouwmeester Op gezette tijden wordt in het gebied van Delfland schouw gedreven over het gewoon - en buitengewoon onderhoud van wateren en kaden. Ofwel: op geregelde tijden vindt controle plaats op de uitvoering van de onderhoudsverplichtingen van derden en andere overheden door visuele inspecties, breedte- en dieptemetingen. Dit is de primaire taak van de schouwmeester. In de perioden dat schouw wordt gedreven rapporteren de schouwmeesters zaken die in strijd (kunnen) zijn met Keur Delfland 2008 aan het Meldpunt Toezicht Delfland. Door een meer geïntegreerde koppeling met het handhavingsproces opvolgend aan de schouw is de schouwmeester tot in het laatste stadium betrokken en op de hoogte van het vervolg. Om slagvaardig te kunnen schouwen is een gedegen gebiedskennis noodzakelijk. Genoemde elementen impliceert dat een schouwmeester een grote affiniteit met “zijn” gebied moet hebben en bekend moet zijn met knelpunten. In het kader van de gebiedskennis en betrokkenheid wordt de schouwmeester regelmatig geïnformeerd bij plannen en uitvoering van waterstaatswerken door Delfland. Meer dan voorheen vindt dit plaats; dit ondervindt waardering van de schouwmeesters, terwijl omgekeerd de organisatie een grotere betrokkenheid en veldexpertise ervaart. Schouwmeesters vervullen ook een functie binnen de calamiteitenorganisatie als het gaat om de waterhuishouding. Hiervoor is een aparte procedure in het leven geroepen waarbij zij dan als veldinformanten in gevallen van (water)overlastsituaties worden ingeschakeld. Het korps schouwmeesters vormt een zeer belangrijke schakel tussen de (particulieren en andere overheden) onderhoudsplichtigen van de wateren en de organisatie van Delfland. Werkzaamheden van een schouwmeester Schouwmeesters controleren door visuele inspectie - in teamverband - tijdens de zomer- en najaarschouw en periodiek de diepteschouw of het onderhoud aan de zogenaamde overige watergangen overeenkomstig de bepalingen van Delflands Reglement en Keur Delfland 2008 is uitgevoerd. Bij vastgestelde nalatigheid volgt een aantal opeenvolgende stappen die de schouwmeester uitvoert: 9 zoekt de eigendomssituatie uit bij vastgestelde nalatigheid; 9 uitreiken van de eerste fase bestuursdwang; 9 uitvoeren 1e herschouw; 9 doormelden aan het meldpunt van niet uitgevoerd onderhoud; 9 assisteren van de medewerker handhaving bij de herschouw; 9 hercontroles tijdens het proces bestuursdwang; 9 rapporteren per schouwperiode aan de schouwmanager.
3
D en H voorstel
Kennis, vaardigheden etc. van een schouwmeester 9 Schouwmeesters dienen in het schouwgebied of directe omgeving woonachtig en/of werkzaam te zijn. 9 Schouwmeesters dienen te beschikken over goede contactuele vaardigheden. 9 Kennis van het watersysteem en het waterbeheer in het betreffende gebied is essentieel en bekendheid met de taak van het hoogheemraadschap vormt een pré. 9 De omvang van de tijdsbesteding bedraagt tenminste een aantal dagdelen, in met name de maanden juli en november, terwijl periodiek in de maand februari een arbeidsintensieve diepteschouw plaatsvindt. Het schouwen is gebonden aan deze vastgestelde schouwperioden. Niet alleen de omvang van de tijdsbesteding is derhalve relevant, ook het ‘verplichte karakter’ van de maanden waarin het schouwen plaats dient te vinden en de vervolgprocedures in het kader van bestuursdwang. 9 Behalve in het ‘eigen’ gebied van een schouwmeester kan inzet ter ondersteuning van collega-schouwmeesters worden gevraagd in gebieden elders binnen Delfland. 9 De werkzaamheden vereisen een goede fysieke gesteldheid. 9 De schouwmeester dient te beschikken over een rijbewijs. 9 Bekend met het gebruik van computerprogramma’s en internet strekt tot aanbeveling. Het korps schouwmeesters wordt gecoördineerd door de schouwmanager. Deze schouwmanager is dan ook het aanspreekpunt voor schouwmeesters binnen de Delflandse organisatie. Van de schouwmeester wordt verder verwacht dat: 9 hij onduidelijke wijzigingen in het gebied doorgeeft aan de schouwmanager; 9 hij schouwrelevante zaken die “niet door de beugel” van Keur Delfland 2008 en het Reglement kunnen, meldt aan het Meldpunt Toezicht Delfland; 9 hij in tijden van wateroverlast als informatiebron voor het Actieteam van de sector Operationeel Waterbeheer (OWB) fungeert. (Hiervoor is een organisatie van coördinerende schouwmeesters in het leven geroepen); 9 hij de nodige bijeenkomsten bezoekt, waarin hij voor een goede uitvoering van zijn taken gebiedsgerichte informatie krijgt. De schouwmeester is nadrukkelijk geen verlengstuk van de organisatie in de zin van controlerende functies inzake de Keur anders dan het voeren van de schouw. Relevante secundaire aspecten 9 De schouwmeester wordt aangesteld als onbezoldigd ambtenaar en moet bereid zijn de eed of belofte af te leggen. 9 De vergoeding van de tijdsbesteding vindt naar een vastgesteld uurtarief op basis van declaratie plaats. Daarnaast kunnen kosten, zoals kilometers, telefoon en administratieve handelingen, gedeclareerd worden. 9 Verschillende faciliteiten als laarzen en veiligheidshesje, en tas worden ter beschikking gesteld. 9 De schouwmeester krijgt toegang tot GEOWEB waarin naast gedetailleerde kaarten ook kadastrale informatie beschikbaar is. 9 Door Delfland wordt een ongevallenverzekering afgesloten.
4
D en H voorstel
Werving en selectie- procedure. Voorheen werden schouwmeesters veelal op basis van voordracht door de “zittende” schouwmeester aangesteld door het afdelingsbestuur. Deze constructie is nog afkomstig uit de poldersituatie waar het polderbestuur de schouwmeesters aanstelde. Dit is voortgezet, nadat de polders onder bestuur van Delfland kwamen, door het ingestelde districtsbestuur, later overgaand in de afdelingsbesturen. Deze constructie ligt verankerd in de betrokkenheid van districtsbesturen bij de voormalige polders. Deze situatie is in de loop van de tijd veranderd en wordt het afdelingsbestuur nu gevormd door leden van de VV. Sinds 2002 worden de schouwmeesters op basis van sollicitatie geworven. In 2006 is een procedure werving en selectie vastgesteld. Procedure 2006 en 2007 De verantwoordelijkheid voor het wervingsproces is gelegd bij de schouwmanager, maar de afdelingsbesturen vervullen een belangrijke rol in de werving van de juiste schouwmeester. Door de schouwmanager wordt in samenspraak met de voorzitter van de afdeling een eerste selectie uitgevoerd. Door de afdelingsbesturen is een sollicitatiecommissie aangesteld bestaande uit: de voorzitter van de afdeling, twee leden en een reservelid. Bij de tweede selectie worden de kandidaten uit de eerste selectieronde voor een gesprek met de sollicitatiecommissie uitgenodigd en besluit deze in samenspraak met de schouwmanager welke kandidaten voor benoeming worden voorgesteld. Dit besluit moet eerst worden bekrachtigd door het gehele afdelingsbestuur waarna een voorstel voor benoeming en de bijbehorende aanstellingsbrief door de schouwmanager aan de dijkgraaf wordt gericht. Vooral de benodigde bespreking en instemming door het gehele afdelingsbestuur is mede door de lage vergaderfrequentie een rem op de procedure. Bovendien kan de vraag gesteld worden of het passend is dat een geheel bestuur in een openbare vergadering over personen en of op basis van summiere papieren informatie (meestal alleen een naam) een oordeel kan vellen over aanstellen of afwijzen van een kandidaat. In dat kader verdient het de voorkeur dat de schouwmanager aan de hand van de keuze van de sollicitatiecommissie zonder verdere tussenkomst van het (voltallige) afdelingsbestuur een schriftelijk voorstel voor benoeming doet aan de dijkgraaf. Het afdelingsbestuur wordt hiervan gelijktijdig op de hoogte gesteld. Voorstel procedure 2008 en volgende jaren Om slagvaardiger te werk te gaan en vroegtijdig met de werving te kunnen beginnen, zodat nieuwe schouwmeesters ook tijdig zijn aangesteld, stel ik u naar aanleiding van het bovenstaande voor in te stemmen met: 9 de profielschets van een schouwmeester; 9 de selectiecommissie besluit per afdeling tot voordracht voor benoeming van een kandidaat aan de dijkgraaf; 9 de schouwmanager stelt het afdelingsbestuur op de hoogte van de keuze; 9 de schouwmanager stelt de aanstellingsbrief en bescheiden op en organiseert de beëdiging; 9 de procedure voor de komende werving te laten ingaan.
5
