Protocol Werving en selectie

Protocol Werving en selectie

Colofon ons kenmerk 12-0431/5.1.2/ll datum 27 juni 2012 auteurs Linda Lemmens status DEFINITIEF, vastgesteld door CvB 03-07-2012/ instemming AMR d.d.09-10-2012

datum 27 juni 2012 auteur Linda Lemmens pagina 2 van 14

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3

Inleiding Achtergrond Protocol, handleiding en aanvullende afspraken Leeswijzer

3 3 3 4

2 2.1 2.2 2.3 2.4

Werven en selecteren van medewerkers Voorbereiding Werving Selectie Afronding

4 4 5 6 8

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Werven en selecteren van adjunct-directeuren Voorbereiding Werving Selectie Afronding

8 8 9 10 11

4 4.1 4.2 4.3 4.4

Werven en selecteren van directeuren Voorbereiding Werving Selectie Afronding

11 11 12 13 14

5 5.1

Overige informatie Bewaren cv’s

14 14



1

Inleiding Dit nieuwe Protocol Werving en selectie vervangt de Procedure Werving en selectie (kenmerk 07-0492/5.1.2/rm/cge) uit 2007. Het nieuwe protocol is onderdeel van een pakket aan verbeteringen op het gebied van werving en selectie bij Avans Hogeschool. Dit totale pakket aan verbeteringen valt binnen het HR Beleid 2011-2014 1, waarin duurzame inzetbaarheid van de medewerkers centraal staat. Het sollicitatieproces en het werving en selectieproces verloopt bij Avans Hogeschool al volledig digitaal, maar blijft in ontwikkeling om goed aan te sluiten op de actuele ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Het protocol zal regelmatig, maar in ieder geval één jaar na implementatie, worden geëvalueerd en indien nodig worden aangepast.

1.1

Achtergrond De thans in gebruik zijnde Procedure Werving en selectie dateert van 2007. De noodzaak om dit document te herschrijven heeft verschillende oorzaken: • In de praktijksituatie, zowel intern bij Avans Hogeschool als op de arbeidsmarkt, hebben veranderingen plaatsgevonden. Om effectief in te kunnen spelen op de actuele situatie is een document met alle actuele informatie gewenst. • In de afgelopen jaren is de procedurebeschrijving onveranderd gebleven, maar zijn er een aantal aanvullende documenten gemaakt. Door de verscheidenheid aan documenten op het gebied van werving en selectie waren kaders en regels soms niet duidelijk. Door het integreren van informatie uit verschillende documenten in één nieuw protocol is alle informatie overzichtelijk verzameld. • In 2011 heeft BE&C na een interne audit een rapport afgeleverd met aanbevelingen wat betreft werving en selectie. Een aantal aanbevelingen zijn gericht op wijzigingen van de procedurebeschrijving uit 2007. Dit nieuwe Protocol Werving en selectie is tot stand gekomen op basis van input van betrokkenen en op basis van informatie uit een aantal documenten: de Procedure Werving en selectie uit 2007 2, de aanvullende handleiding bij de procedurebeschrijving, de Notitie bij beëindiging stuurgroep mobiliteit 3, de eindrapportage naar aanleiding van een door BE&C uitgevoerde audit naar werving en selectie en de NVP sollicitatiecode.

1.2

Protocol, handleiding en aanvullende afspraken Naast dit protocol is er voor de P&O-adviseurs, medewerkers van solliciteren@Avans (onderdeel van het HR Service Center van DP&O) en eventueel andere geïnteresseerden een ‘Handleiding werving en selectie’ beschikbaar die aansluit bij dit protocol. Deze handleiding is een hulpmiddel met praktische informatie over de uitvoering van werkzaamheden in het werving en selectieproces. Geadviseerd wordt, conform de aanbeveling van BE&C in de rapportage van de audit, dat de samenwerking tussen elke P&O-adviseur en directie wat betreft werving en selectieprocessen, aanvullend aan dit protocol en handleiding, onderling wordt besproken en vastgelegd. Een 1

2 3

HR-Beleid 2011-2014, kenmerk 11-0528/5.1.2 Procedure Werving en selectie, kenmerk 07-0492/5.1.2/rm/cge Notitie bij beëindiging stuurgroep mobiliteit, kenmerk 08-0486/5.1.2/dvk/cge



kort document met daarin de verdeling van de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden voldoet hiertoe. Naast maatwerk in samenwerking tussen vacaturehouder en P&O-adviseur is er ook maatwerk per individuele werving en selectieprocedure mogelijk, uiteraard met inachtneming van de gestelde kaders in dit protocol.

1.3

Leeswijzer In dit protocol wordt onderscheid gemaakt tussen werven en selecteren van adjunctdirecteuren, directeuren en alle overige medewerkers, omdat de processen bij deze drie groepen op onderdelen verschillen. Voor elke groep wordt kort, per onderdeel van het werving en selectieproces, beschreven wat de kaders zijn waarbinnen gewerkt moet worden. Deze onderdelen van het proces zijn voorbereiding, werving, selectie en afronding. In hoofdstuk 2 staat een beschrijving van het reguliere werving en selectieproces voor medewerkers en in hoofdstukken 3 en 4 wordt het proces bij directieleden behandeld. Daarna volgt nog een hoofdstuk met overige zaken die bij werving en selectie een rol kunnen spelen. Een beschrijving van het werving en selectieproces voor lectoren is nog niet beschikbaar. Deze beschrijving kan in de toekomst, aansluitend aan de implementatie van de onderzoeksnota over onderzoeksbeleid, opgesteld worden als aanvulling op dit protocol.

2

Werven en selecteren van medewerkers In dit hoofdstuk worden de kaders en regels beschreven voor de werving en selectie van alle functies behalve de functies van de leden van het College van Bestuur, adjunct directeuren, directeuren en lectoren. De tekst in dit hoofdstuk heeft betrekking op de werving en selectie van medewerkers bij academies en diensteenheden, maar is ook toepasbaar op de werving en selectie van medewerkers voor het College van Bestuur (CvB). Bij vacatures voor de functies concerncontroller, secretaris CvB en strategisch beleidsadviseur CvB is de betreffende portefeuillehouder CvB de vacaturehouder. In die gevallen kan waar in dit hoofdstuk ‘directeur’ staat, dit vervangen worden door ‘portefeuillehouder CvB’. Bij vacatures voor de functies binnen het bestuurssecretariaat en beleidsevaluatie & control zijn respectievelijk de secretaris CvB en de concerncontroller de vacaturehouder. In die gevallen kan waar in dit hoofdstuk ‘directeur’ staat vermeld, respectievelijk ‘secretaris CvB’ en ‘concerncontroller’ gelezen worden.

2.1

Voorbereiding Formatiebeheer en vacaturestelling In het bestuursreglement Stichting Avans van december 2005 is de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor het formatiebeheer en de werving en selectie toebedeeld aan de directeur van de academie of diensteenheid.



In 2008 zijn aan het zelfstandig stellen van vacatures door organisatieonderdelen de volgende voorwaarden gesteld 4: • Er is een Meerjarenformatieplan van het organisatieonderdeel waaruit de vacatureruimte (op lange termijn) blijkt. Deze vacatureruimte blijkt uit: o Prognose van de studentenaantallen voor de komende drie jaar. o De verwachte uitstroom van medewerkers. o De verhouding tussen vaste en tijdelijke aanstellingen. • De P&O-adviseur en de F-adviseur stellen vast of er voldaan is aan de voorwaarden van de vacaturestelling (ruimte in de formatie en financiële ruimte). De directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van bovenstaande punten. Wanneer een organisatieonderdeel niet aan deze voorwaarden voldoet, maar toch een vacature wil stellen, moet de directeur het verzoek, voorzien van argumenten, indienen bij de portefeuillehouder van het College van Bestuur (CvB), die hierover beslist. Betreft de te stellen vacature een functie hoger dan schaal 12, dan wordt de betreffende portefeuillehouder van het CvB altijd ingelicht. Na akkoord van deze portefeuillehouder kan de vacature worden gesteld. Vacaturehouder Bij vacatures voor medewerkers is de directeur van het betreffende organisatieonderdeel de vacaturehouder. Dit betekent dat het werving en selectieproces voor deze vacature onder zijn/haar verantwoordelijkheid valt. Inhoud vacature Voor het bepalen van de inhoud van de vacature voert de directeur een situatieonderzoek uit (of laat dit uitvoeren), indien gewenst ondersteund door de P&O-adviseur. Hierbij wordt de reden van het ontstaan van de vacature in kaart gebracht. Tevens wordt bekeken of er andere medewerkers zijn binnen het organisatieonderdeel die geschikt zijn en belangstelling hebben om (een deel van) hun huidige taken te verruilen voor taken uit de vacant te stellen functie. Ontwikkeling van medewerkers speelt hierin een belangrijke rol. Na eventuele aanpassing van het takenpakket van de vacant te stellen functie wordt de definitieve inhoud ervan vastgesteld. Voorrangskandidaten Conform het Protocol en Handleiding Herplaatsing 5 dient er nog voordat de vacature (zowel intern als extern) uitgezet wordt, gecontroleerd te worden of er voorrangskandidaten beschikbaar zijn die passend zijn bij de vacature inhoud (of voorrangskandidaten die volgens het Protocol Herplaatsing passend gemaakt kunnen worden voor de functie). De P&Oadviseur van het organisatieonderdeel dat de vacature wil uitzetten, voert deze controle uit.

2.2

Werving Vacaturetekst en functie eisen De directeur stelt met behulp van de P&O-adviseur een vacaturetekst op, inclusief profiel van de gewenste kandidaat, passend binnen de arbeidsmarktcommunicatiestijl. De directeur is eindverantwoordelijk voor deze tekst. Deze tekst wordt via de solliciteren@Avans in een 4 5

Notitie bij beëindiging Stuurgroep Mobiliteit, kenmerk 08-0486/5.1.2/dvk/cge Protocol Herplaatsing, kenmerk 11-0057/5.1.2



format geplaatst, gecontroleerd op eventuele foutjes en aangepast aan de huisstijlregels van Avans Hogeschool. Betreft de vacature een docentfunctie, dan is het uitgangspunt dat er kandidaten met een masterkwalificatie, of gepromoveerde kandidaten, worden gezocht en geselecteerd conform de notitie Aanvraag 100% masters tenzij 6 en conform het Meerjarenbeleidsplan 2011-2014. Intern en extern uitzetten van vacature Vacatures kunnen uitgezet worden voor interne en externe kandidaten. Interne kandidaten zijn medewerkers met een (vast of tijdelijk) dienstverband bij Avans Hogeschool. In een enkel geval kan op deze regel een uitzondering worden gemaakt. Een medewerker die nog in zijn of haar proeftijd zit bijvoorbeeld, hoeft in sommige gevallen niet als interne medewerker te worden gezien. Is er twijfel of een kandidaat een interne of externe kandidaat is, dan beslist de directeur DP&O. Interne kandidaten zijn zelf verantwoordelijk voor het signaleren van interne vacatures en het solliciteren daarop. De loopbaanadviseur en P&O-adviseur hebben een signalerende en adviserende functie richting een interne kandidaat die aangegeven heeft intern te willen doorstromen. Vacatures kunnen zowel eerst intern en eventueel daarna extern, als gelijktijdig intern en extern opengesteld worden. Indien de verwachting is dat er intern geschikte kandidaten zijn, dan wordt aangeraden de vacature eerst alleen intern open te stellen. Dit om interne kandidaten een kans op interne doorstroming te geven en om te vermijden dat externe kandidaten meedoen in een procedure waarin ze bij voorbaat al weinig kans hebben om aangenomen te worden. Indien de verwachting is dat er geen geschikte interne kandidaten zijn, kan de vacature gelijktijdig intern en extern uitgezet worden. De directeur en P&Oadviseur maken gezamenlijk afspraken over de volgorde van openstelling van een vacature. De P&O-adviseur heeft hierin een adviserende en signalerende rol, de directeur is verantwoordelijk voor de beslissing. Wervingskanalen De directeur kan zich door de P&O-adviseur laten adviseren over de te gebruiken wervingskanalen. Tevens kan er door de P&O-adviseur via solliciteren@Avans extern advies worden ingewonnen op het gebied van wervingskanalen. Indien de vacature middels een advertentie geplaatst wordt in een krant of een vakblad, dan wordt de opmaak (indeling tekstvakken, lettertype etc.) van deze advertentie verzorgd volgens de huisstijlregels van Avans Hogeschool. Wanneer meerdere organisatieonderdelen een vacature in dezelfde uitgave van een krant of vakblad willen plaatsen, dan worden deze vacatures in één advertentie geplaatst. Solliciteren@Avans stelt de betreffende directeur en P&O-adviseur hiervan op hoogte.

2.3

Selectie Selectiecommissie De directeur stelt een selectiecommissie samen die is toegesneden op de betreffende functie. De directeur zelf en de P&O-adviseur maken in ieder geval deel uit van deze commissie. Overige leden van de selectiecommissie zijn bijvoorbeeld directe collega’s van de vacant gestelde functie. De directeur is verantwoordelijk voor de eindbeslissing van het 6

Notitie terug te vinden op de management portal van DP&O



selectieproces. De P&O-adviseur en overige leden hebben een adviserende rol in het selectieproces. De P&O-adviseur adviseert de directeur en commissie indien nodig over het te volgen proces en geeft ook een advies wat betreft de keuze voor een kandidaat. De overige leden adviseren de directeur met name over de keuze voor een kandidaat. De leden van de selectiecommissie kunnen in het gehele selectieproces, of slechts op onderdelen van het proces hun bijdrage leveren. Hierover worden binnen de commissie afspraken gemaakt. Selectie met interne kandidaten Indien er een interne kandidaat reageert op een vacature (of uiteraard meerdere interne kandidaten), dan dient er een gesprek met deze interne kandidaat plaats te vinden, tenzij de kandidaat duidelijk niet voldoet aan de in de vacature gestelde eisen. In het laatste geval wijst de directeur de interne kandidaat in persoon of telefonisch af, met vermelding van de motivering voor de afwijzing. De selectieprocedure met de interne kandidaat dient geheel afgerond te worden voorafgaand aan de gesprekken met de externe kandidaten. Wordt de interne kandidaat geschikt bevonden voor de vacante functie, dan dient de interne kandidaat voor deze functie aangenomen te worden. De interne kandidaat heeft voorrang op mogelijke externe kandidaten op basis van goed werkgeverschap. Cv selectie De selectiecommissie of een gedeelte van de commissie maakt een selectie uit de brieven en Cv’s van de kandidaten die op de vacature gereageerd hebben. Deze kandidaten worden door de directeur (of secretariaat van het betreffende organisatieonderdeel) uitgenodigd voor een selectiegesprek. De namen van de overige kandidaten worden zo snel mogelijk doorgegeven aan solliciteren@Avans. Deze sollicitanten worden door solliciteren@Avans gemotiveerd schriftelijk afgewezen. Indien gewenst kan een aantal potentieel geschikte sollicitanten die niet worden uitgenodigd ‘reserve’ gehouden worden. ‘Reserve’ houden van kandidaten is nuttig in het geval er uit de selectiegesprekken geen geschikte kandidaat komt en er nieuwe selectiegesprekken gehouden moeten worden. Ook dit kan worden doorgegeven aan solliciteren@Avans. Deze ‘reserve’ sollicitanten krijgen vanuit solliciteren@Avans een bericht waarin hun status van reserve kandidaat uitgelegd wordt. Selectiegesprekken De commissie, of een deel ervan, voert (mogelijk in verschillende samenstellingen) één of twee selectiegesprekken met de kandidaten. Het natrekken van referenties of laten uitvoeren van een assessment kan onderdeel van de selectie zijn. De leden van de selectiecommissie en de P&O-adviseur adviseren de directeur over de selectie. De directeur is verantwoordelijk voor de eindbeslissing en draagt zorg voor een gemotiveerde afwijzing van de kandidaten die na de selectiegesprekken afgewezen worden. Dit gebeurt bij voorkeur telefonisch. Indien gewenst kan men met het afwijzen van de sollicitanten wachten tot na het arbeidsvoorwaardengesprek met de geselecteerde kandidaat. Betreft het een vacature voor een functie hoger dan schaal 12, dan ligt de bevoegdheid voor de benoeming bij het CvB, niet bij de directeur. De betreffende portefeuillehouder van het CvB moet dan voor afronding van het selectieproces akkoord gaan met het aanstellen van de gekozen kandidaat.



2.4

Afronding Arbeidsvoorwaardengesprek en contractvorm De directeur voert (na overleg) met de P&O-adviseur zo spoedig mogelijk na de selectiegesprekken een arbeidsvoorwaardengesprek met de geselecteerde kandidaat en bereidt de aanstelling voor. Uitgangspunt bij in dienst treden van een nieuwe medewerker is de D4 aanstelling (tijdelijke aanstelling van 1 jaar met bij goed functioneren mogelijkheid tot verlenging met nog 2 jaar). Met deze aanstellingsvorm blijft er een flexibele schil van medewerkers aanwezig. Het aantal vaste aanstellingen binnen een organisatieonderdeel van Avans Hogeschool mag maximaal 85% van het totaal aantal fte. van dit organisatieonderdeel zijn. 7 Zoals eerder aangegeven is formatiebeheer en daarmee ook de verhouding tussen vaste en flexibele contracten de verantwoordelijkheid van de directeur. Het is mogelijk dat de D4 aanstellingsvorm nu en in de toekomst voor werving in specifieke sectoren op de arbeidsmarkt onvoldoende wervend is. Alleen indien er zodanige krapte op arbeidsmarkt ontstaat dat het aanbieden van een D3 contract (bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd) nodig is om geschikte kandidaten binnen te halen, dan kan de directeur na afstemming met de P&O-adviseur hiertoe besluiten. De P&O-adviseur bewaakt samen met de directeur de integriteit van deze beslissing. Worden directeur en P&O-adviseur het niet eens, dan beslist de directeur P&O over de aanstellingsvorm. De directeur van elk organisatieonderdeel verantwoordt zich in de managementrapportages voor het gevoerde formatiebeleid. Wat betreft arbeidsvoorwaarden dienen er afspraken met de kandidaat gemaakt te worden die passen binnen de kaders van de CAO-hbo en van het arbeidsvoorwaardenbeleid van Avans Hogeschool. De P&O-adviseur adviseert de directeur hierover. Communicatie De directeur informeert de rest van de selectiecommissie en vervolgens de medewerkers van het betreffende organisatieonderdeel over de uitkomst van het selectieproces.

3

Werven en selecteren van adjunct-directeuren In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het werving en selectieproces voor adjunct-directeuren. Waar dit proces overeenkomt met het reguliere werving en selectieproces, wordt hiernaar verwezen.

3.1

Voorbereiding Vacaturestelling De vacaturestelling van de functie adjunct-directeur is de verantwoordelijkheid van het College van Bestuur (CvB), in overleg met de directeur van het betreffende organisatieonderdeel en de directeur DP&O. Dit gebeurt in afstemming met de academie- of dienstraad.

7

Notitie bij beëindiging Stuurgroep Mobiliteit, kenmerk 08-0486/5.1.2/dvk/cge



Vacaturehouder De vacaturehouder bij de functie adjunct-directeur is de directeur van het betreffende organisatieonderdeel. De directeur DP&O is altijd betrokken bij het werving en selectieprocedures van adjunct-directeuren. Inhoud vacature Bij de vacature voor adjunct-directeur bepalen de portefeuillehouder CvB, de directeur, indien van toepassing een tweede adjunct-directeur en de voorzitter van de deelraad de inhoud van de vacature. Bij het formuleren van de functie-eisen wordt zowel de functiebeschrijving als de specifieke situatie bij het organisatieonderdeel meegenomen. Voorrangskandidaten Bij vacatures voor adjunct-directeur wordt dezelfde procedure ten aanzien van voorrangskandidaten gevolgd als bij overige medewerkers. De P&O-adviseur van het CvB voert deze controle uit.

3.2

Werving Intern en extern uitzetten van vacature Vacatures voor de functie adjunct-directeur kunnen uitgezet worden voor interne en externe kandidaten. Interne kandidaten zijn, ook bij vacatures voor adjunct-directeur, medewerkers met een (vast of tijdelijk) dienstverband bij Avans Hogeschool. Bij het vaststellen of een sollicitant een interne of externe kandidaat is, gelden dezelfde uitgangspunten als bij de overige functies zoals beschreven in hoofdstuk 2 (2.2 Intern en extern uitzetten van vacature). De vacature voor de functie adjunct-directeur kan zowel eerst intern en later extern worden uitgezet, als gelijk intern en extern worden uitgezet. De directeur beslist hierover in overleg met de directeur DP&O. Vacaturetekst De werving en het eerste gedeelte van de selectie kan uitbesteed worden aan een wervingen selectiebureau. In dat geval wordt de vacaturetekst inclusief profiel van de gewenste kandidaat opgesteld door de directeur, in samenwerking met het geselecteerde bureau en passend binnen de arbeidsmarktcommunicatiestijl. De directeur stelt de inhoud van de vacaturetekst definitief vast. Indien dit deel van de procedure niet wordt uitbesteed, dan wordt de vacaturetekst inclusief profiel opgesteld door de directeur in overleg met de directeur DP&O en een vertegenwoordiger van de deelraad. De tekst wordt, net als bij overige vacatures, via solliciteren@Avans gecontroleerd, in een format geplaatst en aangepast aan de huisstijlregels van Avans Hogeschool. Wervingskanalen Indien de werving niet uitbesteed wordt aan een wervingen selectiebureau, dan laat de directeur zich adviseren door de directeur DP&O over de te gebruiken wervingskanalen. Indien de vacature door middel van een advertentie geplaatst wordt in een krant of een vakblad, dan wordt de opmaak van deze advertentie verzorgd volgens de huisstijlregels van Avans Hogeschool.



Naast communicatie via de gebruikelijke interne kanalen voor het uitzetten van een vacature, worden vacatures voor de functie van adjunct-directeur ook altijd via het secretariaat van DP&O naar alle directieleden binnen Avans Hogeschool gestuurd.

3.3

Selectie Selectiecommissie Er wordt voor vacatures voor adjunct-directeur een selectiecommissie gevormd waarin deelnemen: de directeur, de eventuele tweede adjunct-directeur van het betreffende organisatieonderdeel, de coördinator van de P&O-adviseurs en een vertegenwoordiger van de deelraad van het organisatieonderdeel. Indien relevant voor de functie kunnen er nog een of meerdere andere medewerkers deelnemen (bijvoorbeeld een lector of een vertegenwoordiger van een bepaald onderdeel binnen het organisatieonderdeel). De directeur is eindverantwoordelijk voor de selectie van een kandidaat die, na een positief advies van de portefeuillehouder CvB, voorgedragen wordt aan het CvB. De overige leden van de selectiecommissie hebben in het selectieproces een adviserende rol. De coördinator van de P&O-adviseurs adviseert de directeur en commissie indien nodig over het te volgen proces en geeft ook een advies wat betreft de keuze voor een kandidaat. De overige leden adviseren de directeur met name over de keuze voor een kandidaat. Interne kandidaten De rechten van de interne kandidaat zijn bij sollicitatie op een functie adjunct-directeur gelijk aan de rechten van een interne kandidaat zoals beschreven in hoofdstuk 2.3 ‘Selectie met interne kandidaten’. Cv selectie Indien de cv selectie niet uitbesteed wordt, maakt de selectiecommissie (of in overleg een vertegenwoordiging daarvan) een selectie uit de brieven en cv’s van de kandidaten die op de vacature gereageerd hebben. Deze kandidaten worden door het secretariaat van de betreffende academie of diensteenheid uitgenodigd voor een selectiegesprek. Is de werving en het eerste deel van de selectie wel uitbesteed, dan draagt het betreffende bureau een aantal kandidaten voor aan de selectiecommissie. Selectiegesprekken Bij de selectie voor de functie van adjunct-directeur voert de bovenstaand beschreven commissie (mogelijk in verschillende samenstellingen) twee selectiegesprekken met de kandidaten. De leden van de selectiecommissie adviseren de directeur van het betreffende organisatieonderdeel over de selectie. Deze directeur is verantwoordelijk voor het kiezen van de kandidaat en draagt ook zorg voor een gemotiveerde afwijzing van de kandidaten die na de selectiegesprekken afgewezen worden. Dit gebeurt bij voorkeur telefonisch. Indien gewenst kan men met het afwijzen van de sollicitanten wachten tot na het arbeidsvoorwaardengesprek met de geselecteerde kandidaat. De geselecteerde externe kandidaat dient een selectie assessment te ondergaan en er moeten referenties opgevraagd worden. De directeur van het organisatieonderdeel controleert de referenties. De P&O-adviseur van het betreffende organisatieonderdeel vraagt het assessment aan. Het rapport van dit assessment wordt, na toestemming van de kandidaat, altijd gedeeld met de directeur van het betreffende organisatieonderdeel en de



directeur DP&O. Hierna volgt er een gesprek tussen de portefeuillehouder van het CvB en de kandidaat adjunct directeur. Bij een positief advies van de portefeuillehouder doet de directeur een voordracht voor benoeming van de kandidaat bij het CvB. In deze voordracht wordt het doorlopen werving en selectieproces beschreven en wordt tevens het cv en eventueel de resultaten van het assessment van de kandidaat aangeboden. Het CvB beslist over de benoeming van de kandidaat.

3.4

Afronding Arbeidsvoorwaardengesprek en contractvorm De directeur beslist samen met de directeur DP&O welke aanstellingsvorm gehanteerd wordt. De P&O-adviseur van het betreffende organisatieonderdeel voert, na overleg met de directeur P&O, samen met de directeur zo spoedig mogelijk na de selectie een arbeidsvoorwaardengesprek met de geselecteerde kandidaat voor de functie van adjunctdirecteur en bereidt de aanstelling voor. Wat betreft arbeidsvoorwaarden dienen er afspraken met de kandidaat gemaakt te worden die passen binnen de kaders van de CAO-hbo en het arbeidsvoorwaardenbeleid van Avans Hogeschool. De directeur DP&O adviseert de directeur hierover. Communicatie De directeur informeert het betreffende organisatieonderdeel over de aanstelling van de nieuwe adjunct-directeur. Het CvB communiceert vervolgens naar de organisatie over de benoeming van de adjunct-directeur.

4

Werven en selecteren van directeuren In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het werving en selectieproces voor directeuren. Waar dit proces overeenkomt met het reguliere werving en selectieproces, wordt daarnaar verwezen.

4.1

Voorbereiding Vacaturestelling De vacaturestelling van de functie directeur is de verantwoordelijkheid van het College van Bestuur (CvB), in overleg met de Directeur DP&O. Dit gebeurt in afstemming met de academie- of dienstraad en de adjunct-directeur van de academie of diensteenheid. Vacaturehouder De vacaturehouder bij de functie directeur is de betreffende portefeuillehouder van het CvB. De directeur DP&O is altijd betrokken bij werving en selectieprocedures van directeuren. Inhoud vacature De inhoud van de vacature van directeur wordt bepaald in overleg tussen de portefeuillehouder CvB, de adjunct-directeur(en) van het betreffende organisatieonderdeel (indien van toepassing), de directeur DP&O en de voorzitter van de deelraad van het



organisatieonderdeel. Bij het formuleren van de functie-eisen wordt zowel de functiebeschrijving als de specifieke situatie bij het organisatieonderdeel meegenomen. Voorrangskandidaten Bij vacatures voor functies van directeur wordt dezelfde procedure ten aanzien van voorrangskandidaten gevolgd als bij overige medewerkers. De directeur DP&O voert deze controle uit.

4.2

Werving Intern en extern uitzetten van vacature Vacatures voor de functie directeur kunnen uitgezet worden voor interne en externe kandidaten. Interne kandidaten zijn, ook bij de vacature directeur, medewerkers met een (vast of tijdelijk) dienstverband bij Avans Hogeschool. Bij het vaststellen of een sollicitant een interne of externe kandidaat is, gelden dezelfde uitgangspunten als bij de overige functies zoals beschreven in hoofdstuk 2 (2.2 Intern en extern uitzetten van vacature). De vacature kan zowel eerst intern en later extern worden uitgezet, als gelijk intern en extern worden uitgezet. De portefeuillehouder CvB beslist hierover in overleg met de directeur DP&O. Vacaturetekst De werving en het eerste gedeelte van de selectie kan uitbesteed worden aan een wervingen selectiebureau. In dat geval wordt de vacaturetekst inclusief profiel van de gewenste kandidaat opgesteld door de portefeuillehouder van het CvB, in samenwerking met het geselecteerde bureau en passend binnen de arbeidsmarktcommunicatiestijl. De portefeuillehouder stelt de inhoud van de tekst definitief vast. Indien dit deel van de procedure niet wordt uitbesteed, dan wordt de vacaturetekst inclusief profiel van de gewenste kandidaat opgesteld door de portefeuillehouder van het CvB in overleg met de P&O-adviseur van het CvB. De tekst wordt net als bij overige vacatures via solliciteren@avans gecontroleerd, in een format geplaatst en aangepast aan de huisstijlregels van Avans Hogeschool. Wervingskanalen Indien de werving niet uitbesteed wordt aan een wervingen selectiebureau, dan laat de portefeuillehouder CvB zich adviseren door de directeur DP&O over de te gebruiken wervingskanalen. Indien de vacature middels een advertentie geplaatst wordt in een krant of een vakblad, dan wordt de opmaak van deze advertentie verzorgd volgens de huisstijlregels van Avans Hogeschool. Naast communicatie via de gebruikelijke interne kanalen voor het uitzetten van de vacature, worden vacatures voor de functie van directeur ook altijd via het secretariaat van DP&O naar alle directieleden binnen Avans Hogeschool gestuurd.



4.3

Selectie Selectiecommissie Er wordt een selectiecommissie gevormd waarin deelnemen: de portefeuillehouder CvB, de directeur DP&O, de adjunct-directeur(en) van het betreffende organisatieonderdeel (indien van toepassing), een collega-directeur en ten minste één vertegenwoordiger van de deelraad van het organisatieonderdeel. Indien relevant voor de functie kunnen er nog één of meerdere andere medewerkers deelnemen (bijvoorbeeld een lector of een vertegenwoordiger van een bepaald onderdeel binnen de academie). De portefeuillehouder CvB is eindverantwoordelijk voor het selecteren van een kandidaat die voorgedragen wordt aan het CvB. De overige leden van de selectiecommissie hebben in het selectieproces een adviserende rol. De directeur DP&O adviseert de portefeuillehouder CvB en commissie indien nodig over het te volgen proces en geeft ook een advies wat betreft de keuze voor een kandidaat. De overige leden adviseren de directeur met name over de keuze voor een kandidaat. Interne kandidaten De rechten van de interne kandidaat zijn bij sollicitatie voor de functie directeur overeenkomstig met de rechten van een interne kandidaat zoals beschreven in hoofdstuk 2.3 ‘Selectie met interne kandidaten’. Cv selectie Indien de cv selectie niet uitbesteed wordt, maakt de selectiecommissie (of in overleg een vertegenwoordiging daarvan) een voorselectie uit de brieven en cv’s van de kandidaten die op de vacature gereageerd hebben. Deze kandidaten worden door het secretariaat van DP&O uitgenodigd voor een selectiegesprek. Is de werving en het eerste deel van de selectie wel uitbesteed, dan draagt het betreffende bureau één of meerdere kandidaten voor aan de selectiecommissie. Selectiegesprekken Bij de selectie voor de functie directeur voert de bovenstaand beschreven commissie één of twee selectiegesprekken met de kandidaten (mogelijk in verschillende samenstellingen per gesprek). De leden van de selectiecommissie adviseren de portefeuillehouder CvB over de selectie. De portefeuillehouder CvB is verantwoordelijk voor het kiezen van de kandidaat en draagt zorg voor een gemotiveerde afwijzing van de kandidaten die na de selectiegesprekken afgewezen worden. Dit gebeurt bij voorkeur telefonisch. Indien gewenst kan men met het afwijzen van de sollicitanten wachten tot na het arbeidsvoorwaardengesprek met de geselecteerde kandidaat. De geselecteerde externe kandidaat dient een selectie assessment te ondergaan en er moeten referenties opgevraagd worden. De portefeuillehouder CvB controleert de referenties. De P&O-adviseur van het CvB vraagt een assessment aan. Het rapport van dit assessment wordt, na toestemming van de kandidaat, altijd gedeeld met de portefeuillehouder van het CvB en de directeur DP&O. Vervolgens zorgt de portefeuillehouder CvB voor het voordragen van de kandidaat voor benoeming bij het CvB. Het CvB beslist over de benoeming van de kandidaat.



4.4

Afronding Contractvorm De portefeuillehouder CvB beslist samen met de Directeur DP&O welke aanstellingsvorm gehanteerd wordt. Wat betreft arbeidsvoorwaarden dienen er afspraken met de kandidaat gemaakt te worden die passen binnen de kaders van de CAO-hbo en het arbeidsvoorwaardenbeleid van Avans Hogeschool. De directeur DP&O adviseert de portefeuillehouder CvB hierover. Arbeidsvoorwaardengesprek De directeur DP&O voert na overleg met de portefeuillehouder CvB zo spoedig mogelijk na de selectie een arbeidsvoorwaardengesprek met de geselecteerde kandidaat voor de functie van directeur en bereidt de aanstelling voor in samenwerking met de P&O-adviseur van het CvB. Communicatie Het CvB communiceert eerst naar de medewerkers van het betreffende organisatieonderdeel en vervolgens naar de rest van de organisatie over de benoeming van het directielid.

5

Overige informatie De informatie in dit hoofdstuk geldt zowel voor directiefuncties als voor overige functies.

5.1

Bewaren cv’s Voor het bewaren van cv’s worden de uitgangspunten van de NVP Sollicitatiecode aangehouden. Gegevens van afgewezen sollicitanten dienen, zowel door DP&O als door de leden van de selectiecommissie, binnen vier weken na de afwijzing te worden vernietigd, tenzij de betreffende sollicitant bij het beëindigen van de sollicitatieprocedure toestemming heeft gegeven om zijn/haar gegevens te bewaren. In dat geval mogen de gegevens alleen bij solliciteren@Avans maximaal een jaar worden bewaard, waarna de persoon in kwestie weer door een medewerker van solliciteren@Avans moet worden benaderd voor het verlengen van deze termijn met nogmaals een jaar. Aan kandidaten die geschikt bevonden zijn na de sollicitatiegesprekken, maar die niet aangenomen zijn, wordt altijd gevraagd of de gegevens bewaard mogen worden voor mogelijk toekomstige vacatures. Ook aan andere kandidaten die mogelijk in de toekomst geschikt kunnen zijn voor een functie binnen Avans Hogeschool, kan gevraagd worden of de sollicitatiegegevens bewaard mogen worden voor de termijn van één jaar. Bewaren van deze gegevens gebeurt ook uitsluitend bij solliciteren@Avans.


Protocol Werving en selectie

Recommend Documents