SISTEM INFORMASI DATA AKADEMIK DI SMP NEGERI I MINGGIR SLEMAN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Arinda Isnia Andriyati 08.11.2210
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ii
Information System Data Academic In SMP Negeri I Minggir Sleman Sistem Informasi Data Akademik Di SMP Negeri I Minggir Sleman
Arinda Isnia Andriyati Heri Sismoro, M. Kom Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Academic information systems in a school is one of the most important factors contributing to the smooth running school activities. With this information system, data collection and data processing will be more rapid, precise and accurate. In this paper, authors wiil build a computer based information system to choose the SMP N I Minggir step aside as the object of research, because at this school, the data processing still using manual means. Technological information generated by the computerized system will properly support the work of human resource management tasks. Academic information system intended to simplify the process of school administration. If there is new collection can be directly input in information systems and information systems and will automatically be processed so as to find outthe data collection process and the results are better than ever. Keywords: Information Systems, Academic, Data Processing
iii
1.
Pendahuluan Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang sangat pesat saat ini,
membantu manusia dalam memasuki tata peradaban baru di era teknologi yang diciptakan untuk meringankan beban aktivitas di dalam kehidupan sehari – hari, terbukti dalam bidang transportasi, komunikasi, pendidikan, dan sebagainya. Salah satu teknologi yang berkembang belakangan ini adalah program aplikasi. Program aplikasi komputer telah menciptakan sebuah perspektif baru mengenai informasi. SMP N I Minggir adalah sekolah berstandar nasional, tetapi sekolah ini menghadapi kendala dalam pengolahan data akademik. Kegiatan pengolahan data akademik pada SMP N I Minggir yang berjumlah banyak, serta adanya perubahan data yang bersifat berulang – ulang sering menimbulkan kesulitan dalam penyediaan informasi terlebih karena pengolahan data akademik pada SMP N I Minggir selama ini masih menggunakan cara manual belum menggunakan sistem terkomputerisasi. Keberadaan komputer saat ini merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat penting bagi sekolah. Dengan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi ini diharapkan dapat menyajikan informasi pelayanan yang cepat, tepat dan akurat yang dapat menunjang kelancaran proses pengambilan keputusan serta akan meningkatkan pelayanan terbaik kepada siswa.
2.
Landasan Teori
2.1
Pengertian Sistem, Informasi, Sistem Informasi
2.1.1
Pengertian Sistem Menurut Jogiyanto.HM (1990), sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur
yang
saling
berhubungan,
berkumpul
bersama-sama
untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu
2.1.2
Pengertian Informasi Menurut Davis (1995), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah
bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
2.1.2.1
Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu :
1. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak menyesatkan dan harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness) 1
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Bila informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi instansi. 3. Relevan (relevance) Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.1.3
Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis
adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.
2.1.4
Konsep Dasar Sistem Informasi Akademik Sistem informasi akademik merupakan sistem yang dapat memberikan
informasi yang berkaitan dengan bidang akademik. Sistem informasi data akademik yang terkomputerisasi akan membantu organisasi, instansi, atau lembaga khususnya di SMP N I Minggir untuk memecahkan masalah dalam pengolahan data serta pencarian data yang cepat, tepat, lengkap sesuai dengan kebutuhan pemakai.
2.2
Konsep Pemodelan Sistem
2.2.1
Konsep Bagan Alir (Flowchart) Menurut Kusrini dan Koniyo (2007), flowchart atau bagan alir adalah bagan
(chart) yang menunjukkan aliran (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
2.2.2
Konsep Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) Menurut Jogiyanto.HM (1990), diagram Alir Data (DAD) atau disebut juga
dengan Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem.
2.3
Konsep Basis Data
2.3.1
Pengertian Basis Data Menurut M.Rudyanto Arief (2006), basis data adalah sekumpulan data yang
saling terintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. 2
2.3.2
DBMS (Database Management System) Pengelolaan basis data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara
langsung, tetapi dilakukan oleh sebuah perangkat lunak yang khusus kita sebut sebagai DBMS. DBMS yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah, dan diambil kembali.
2.3.3
Bahasa Basis Data Bahasa
basis
data
terdiri
atas
sejumlah
perintah
(statement)
yang
diinformasikan dan diberikan oleh user dan kemudian diproses oleh DBMS untuk melakukan aksi / pekerjaan tertentu. Contoh-contoh bahasa basis data adalah SQL, dBase, QUEL, dan sebagainya.
2.3.4
Teknik Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menadi tabel
yang menunjukkan entity sekaligus relasinya. Normalisasi bertujuan untuk mengurangi terjadinya insert anomaly (kesalahan penambahan data), delete anomaly (kesalahan penghapusan data), update anomaly (kesalahan mengubah data) yang terjadi dalam database.
2.4
Sistem Perangkat Lunak
2.4.1
Microsoft Visual Basic 6.0 Menurut Andi Sunyoto (2007), Visual Basic adalah program untuk membuat
aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Microsoft Visual basic 6.0 menyediakan tool untuk membuat aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar.
2.4.2
Microsoft Access
2.4.2.1
Pengenalan Microsoft Access 2007 Microsoft Access 2007 adalah salah satu software database yang memudahkan
untuk membuat dan mengolah database yang komplek. Microsoft Access 2007 digunakan untuk mengolah beberapa jenis data dengan cara kerja pengoperasian yang cukup mudah. Data tersebut kita masukkan ke dalam sebuah file selanjutnya dapat kita olah, seperti ditambah, dikurangi, dicari, diurutkan, dicetak, dan lain-lain.
3
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Analisis Sistem Menurut Kusrini dan Koniyo (2007), analisis sistem adalah penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
3.2
Analisis PIECES Untuk mengidentifikasikan masalah, maka kita harus melakukan analisis
terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi dan pelayanan terhadap konsumen. Metode ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dengan analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah utamanya. a.
Performence (Kinerja) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja suatu perusahaan yang bertujuan untuk mendatangkan peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehinga menjadi lebih efektif. Pada sistem lama, kinerja untuk pembuatan laporan memerlukan waktu yang lebih lama, misalnya dalam sekali proses pengolahan
data membutuhkan
waktu sekitar 10 – 15 menit dan melibatkan banyak pihak untuk memperoleh informasi. Pada sistem baru, kinerja meningkat lebih cepat, misalnya dalam sekali proses pengolahan data membutuhkan waktu 2 – 3 menit dan tidak melibatkan banyak pihak untuk memperoleh informasi. b.
Information (Informasi) Pada sistem lama, sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data sehingga informasi yang diberikan kurang akurat dan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi menjadi lebih lama sehingga informasi yang dibutuhkan sering terlambat kurang bisa tepat waktu. Pada sistem baru, informasi lebih akurat karena kemungkinan kesalahan lebih kecil dan dengan sistem terkomputerisasi, laporan-laporan dapat diketahui setiap hari. Laporan akhir juga dapat dibuat tepat waktu.
c.
Economic (Ekonomi) Pengembangan sistem diharapkan dapat memberikan banyak manfaat dan ketidak efisienan biaya yang terjadi bisa diminimalisasi sekecil mungkin. 4
Pada sistem lama, biaya yang digunakan lebih besar yaitu untuk pembelian kertas dan lamanya waktu yang digunakan untuk melakukan proses pengolahan data. Pada sistem baru, diharapkan waktu yang digunakan dalam memproses pengolahan data relatif cepat dan meminimalkan penggunaan kertas sehingga dapat meringankan beban biaya proses. d.
Control (Pengendalian) Pengendalian terhadap sistem dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data dan informasi. Pada sistem lama, keamanan data masih lemah karena password belum diterapkan sehingga siapapun bisa membuka dan merubah data. Pada sistem baru, dengan adanya password diharapkan hak akses tergantung pada status user sehingga sistem tidak dapat diakses oleh sembarang orang.
e.
Efisiensi (Efisiensi) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan secara optimal. Dengan analisis ini ada upaya untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan menggunakan sumber daya yang tersedia. Pada sistem lama, MS. Word dan MS. Excel hanya digunakan untuk mengetik laporan sedangkan pengolahan data terabaikan sehingga kurang optimal. Pada sistem baru, dengan adanya sistem informasi akademik pengolahan data sudah terkomputerisasi.
f.
Service (Pelayanan) Pada sistem lama, untuk pengolahan data dan pencariannya diperlukan waktu yang cukup lama sehingga terjadi keterlambatan dalam proses pelayanannya. Pada sistem baru, untuk proses pencarian informasi yang dibutuhkan lebih cepat, sehingga pelayanannya lebih baik.
3.3
Perancangan Sistem Perancangan
sistem
secara
umum
dilakukan
dengan
maksud
untuk
memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru/sistem yang akan diusulkan.
5
a.
Flowchart
Gambar 3.1. Flowchart sistem yang diusulkan
6
b.
DFD
Gambar 3.2. Data Flow Diagram yang diusulkan
7
c.
Relasi Antar Tabel
Gambar 3.3. Relasi Antar Tabel
8
d.
ERD
Gambar 3.4. ERD (Entity Relationship Diagram)
9
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Sistem Implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap meletakkan
sistem yang baru dikembangkan supaya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Pada aplikasi sistem informasi akademik diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6 sebagai interface, sedangkan untuk media penyimpanan database menggunakan Microsoft Access.
4.2
Konversi Sistem Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap
digunakan. Untuk implementasi sistem informasi pengolahan data akademik SMP N I Minggir dilakukan penerapan konversi secara paralel dimana sistem baru akan diterapkan dan tidak langsung meninggalkan sistem lama. Alasannya karena jika sistem yang baru gagal maka sistem lama baru dapat digunakan dan jika terjadi kesalahan, maka sistem baru dapat dilakukan penyempurnaan, dan sistem lama tetap dilanjutkan hingga sistem baru siap untuk diterapkan.
4.3
Manual Program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana
cara penggunaan program dari sistem yang sudah dikembangkan. Dari manual program ini diharapkan bisa memberikan petunjuk bagi pemakai sehingga sistem yang ada tidak membingungkan khususnya bagi para pengguna awal. Adapun manual programnya adalah sebagai berikut : a.
Menu Login Sistem Pada menu login ketikkan username dan password, sedangkan untuk hak akses secara otomatis akan tampil sendiri, jika username dan password benar maka akan ditampilkan pesan kesalahan. Seorang terdaftar sebagai admin dapat mengakses semua form, menambah, mengedit, menghapus, mencari data dan melakukan perubahan password.
10
Gambar 4.1. Menu Login Sistem
b.
Menu Utama Rancangan form menu utama digunakan untuk melakukan proses pengolahan data akademik, pencarian dan pencetakan laporan.
Gambar 4.2. Menu Utama Pada menu utama terdapat proses untuk memasukkan pengolahan data, antara lain : 1.
Data Siswa Form data siswa digunakan untuk melakukan proses pengolahan data siswa SMP Negeri I Minggir.
2.
Data Guru Form
data guru digunakan untuk melakukan proses pengolahan data guru
SMP Negeri I Minggir.
11
3.
Data Kelas Form data kelas digunakan untuk melakukan proses pengolahan data kelas SMP Negeri I Minggir.
4.
Data Bagi Kelas Form data bagi kelas digunakan untuk melakukan proses pengolahan data bagi kelas SMP Negeri I Minggir.
5.
Data Mata Pelajaran Form
data mata pelajaran digunakan untuk melakukan proses pengolahan
data mata pelajaran dan guru pengampu SMP Negeri I Minggir. 6.
Data Jadwal Pelajaran Form data jadwal pelajaran digunakan untuk melakukan proses pengolahan data jadwal pelajaran SMP Negeri I Minggir.
7.
Data Nilai Siswa Form data nilai siswa digunakan untuk melakukan proses pengolahan data nilai siswa SMP Negeri I Minggir.
8.
Data Peringkat Siswa Form
data peringkat siswa digunakan untuk melakukan proses pengolahan
data peringkat siswa SMP Negeri I Minggir. 9.
Data Absensi Siswa Form data absensi siswa digunakan untuk melakukan proses pengolahan data absensi siswa SMP Negeri I Minggir.
10. Data Absensi Guru Form data absensi guru digunakan untuk melakukan proses pengolahan data absensi guru SMP Negeri I Minggir. 11. Data Beasiswa Form
data beasiswa digunakan untuk melakukan proses pengolahan data
beasiswa SMP Negeri I Minggir. 12. Data User Form data user digunakan untuk melakukan proses tambah, simpan, edit, hapus admin.
4.4
Pemeliharaan Tahap akhir dari proses implementasi sistem adalah tahapan pemeliharaan
yang dilaksanakan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan pemeliharaan diataranya meliputi : 1. Memahami berbagai kendala dan kelemahan pada sistem yang digunakan dengan tujuan untuk melakukan analisis ke arah pengembangan sistem.
12
2. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan untuk digunakan sehingga referensi jika menghadapi permasalahan yang sama sehingga dapat membantu kelancaraan pelaksanaan sistem. 3. Melakukan perawatan rutin terhadap hardware maupun software dari sistem yang berjalan.
5.
Kesimpulan Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan cara
manual kurang efektif dan efisien untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan
penggunaan
sistem
yang
baru
dengan
menggunakan
sistem
terkomputerisasi lebih efektif dan efisien sehingga diharapkan informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu proses kerja staff Tata Usaha (TU).
DAFTAR PUSTAKA Arief M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : CV. Andy Offset. Davis. b Gordon. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT Gramedia. Fathansyah. 2002. Basis Data. Bandung : Informatika. HM. Jogiyanto. 1990. Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : CV. Andy Offset. Kusrini, Koniyo Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta : CV. Andy Offset. Sunyoto Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft. Yogyakarta : CV. Andy Offset.
13
