PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SD NEGERI 04 KRANDEGAN BANJARNEGARA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Hendiko Kindani 08.12.2845
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
MAKING ACADEMIC INFORMATION SYSTEM AT SD NEGERI 04 KRANDEGAN BANJARNEGARA
PEMBUATAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SD NEGERI 04 KRANDEGAN BANJARNEGARA
Hendiko Kindani Drs. Bambang Sudaryatno, M.M Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Information systems akademik in the SD Negeri 04 Krandegan Banjarnegara largely still done manually, only a fraction of the existing processing has been done with computer technology. The resulting reports were also less effective and efficient considering the lack of thoroughness and not timely in the delivery of the report. Data Processing Academic currently exist in the SD Negeri 04 Krandegan was limited to making direct statements without the presence of a process and storage continuously thus causing the storage and accumulation of data in different places. Besides the lack of applications that really used properly that can perform data processing academic. Large data storage capacity and data security is very important to be processed as an accurate, timely, and relevant. In the academic information systems personnel that will be used properly then it is expected to generate some reports that could provide information to all parties who need the information. Reports to be generated is an academic reports that still exist or that have been mutated. With the increasing number of reports or generated in the manufacture of a good system then the system is expected to enable the user or officer (TU) for the delivery of information to the Head of School and Education Office. Keywords: System, Reports, Accurate, Timely, Relevant
1. Pendahuluan Dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi, keberadaan komputer sebagai sarana untuk membantu kelancaran beraktifitas saat ini bukanlah suatu hal yang baru, tetapi sudah dianggap yang lazim untuk digunakan. Dengan tersajinya informasi yang cepat maka akan mempercepat proses pengambilan keputusan, sehingga dapat memanfaatkan biaya, tenaga dan waktu yang lebih efektif dan efisien. Apalagi pada saat ini perkembangan akan dunia pendidikan maka mendorong keinginan masyarakat untuk mendapatkan informasi dengan cepat dan akurat cenderung meningkat, sehingga menuntut adanya kemampuan yang dapat memenuhi segala kebutuhan tersebut. Sehingga diharapkan tidak hanya berfungi sebagai mesin ketik tetapi juga sebagai alat pengolah data yang mempunyai produktivitas yang tinggi. Suatu perusahaan atau organisasi membutuhkan komputer untuk mengolah sistem yang ada, dengan tujuan menghasilkan informasi yang mempunyai nilai lebih daripada diolah secara manual, selain itu dengan adanya pengolahan sistem yang baik akan dapat membantu proses kemajuan sebuah perusahaan atau organisasi. Sistem komputerisasi juga meningkatkan efektifitas kerja para karyawan, serta mempercepatdalam pembuatan laporan yang dibutuhkan terutama laporan mengenai data-data yang berkaitan dengan akademik.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu: 1. Akurat (accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan, informasi harus dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness) Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan (relevance) Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem informasi. Definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. 2.4
Konsep Pengembangan Sistem
Kegiatan pengembangan sistem dapat diartikan sebagai kegiatan membangun sistem baru untuk mengganti, memperbaiki atau meningkatkan fungsi sistem yang sudah ada. 2.5
Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik bisa diartikan mempersiapkan data-data akademik agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan baik pihak manajemen maupun pihak luar yang membutuhkan. Sistem informasi akademik akan membantu SD Negeri 04 Krandegan untuk memecahkan masalah dalam mencari data yang sesuai dengan kebutuhan pemakai dan acuan untuk mengambil keputusan yang berupa informasi. 2.6
Konsep Dasar Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi, dapat juga didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut: 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa perulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. 3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. 2.6.1 Rancangan Model Logika Rancangan model logika (logical model) dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Model logika dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data atau disebut dengan DFD (Data Flow Diagram). DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, baik sistem lama maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut berada.
2.7
Sistem Perangkat Lunak yang digunakan
2.7.1
Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MSWindows. Visual Basic dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal. Kemampuannya dapat merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya yang berbasis MS-Windows. Kemampuan Visual Basic secara umum adalah menyediakan komponen-komponen yang memungkinkan untuk membuat program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan cara kerja Microsoft Windows. 2.7.2
Microsoft SQL Server 2000
SQL Server 2000 merupakan salaj satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. Selain Microsoft SQL Server 2000, produk DBMS Microsoft yang lain adalah Microsoft Access yang di-include-kan dalam paket Microsoft Office sehingga versi dari DBMS Ms. Access menyesuaikan versi Microsoft Office yang ada.
3.
Anlisis dan Perancangan 3.1 Analisis Sistem Analisis Sistem (System analisis) dapat didefinisikan sebagai berikut:
Penguraian dari suatu komponen informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan,
yang
terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya. 3.2 Analisis PIECES Mengacu pada sistem yang ada selama ini yang digunakan maka proses analisis khususnya proses analisis sistem informasi akademik dilakukan dengan beberapa analisis. Untuk menyelesaikan permasalahan sebagaimana disebutkan sebelumnya, maka disusun beberapa alternatif yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi sistem. Yaitu dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, dan Service).
3.3 Analisis Kelayakan Sistem 3.3.1 Kelayakan Teknologi Secara teknik, teknologi yang digunakan adalah teknologi yang mudah dioperasikan. Pengerjaannya yang mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat sistem ini user friendly walaupun tidak semua orang dapat mengaksesnya tanpa login dari user.
3.3.2 Kelayakan Hukum Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari akibat melanggar hukum yang akan berlaku, terutama dalam penggunaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan software resmi, berlisensi, sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari. 3.3.3 Kelayakan Operasional Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya.
Sistem
dirancang
untuk
mudah
dioperasikan
dan
proses
pengembangannya dilakukan dengan teknik penerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu sehingga akan memudahkan user untuk menjalankannya. 3.3.4 Kelayakan Ekonomi Sistem informasi akademik muncul karena kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Dari segi ekonomi sistem ini sangat menguntungkan. Keuntungan sistem ini dapat diperoleh dari sistem yang baru antara lain dari segi waktu, tenaga yang digunakan serta hasil yang optimal. 3.4
Perancangan Sistem
Perancangan merupakan langkah pertama di dalam fase pengembangan rekayasa suatu produk atau sistem. Tujuan perancangan adalah membuat suatu perangkat lunak yang dapat memberikan informasi kepegawaian. Program ini dirancang menggunakan
database,
sehingga
penggunaannya
lebih
murah
dan
mudah
dioperasikan. 3.4.1 Perancangan Proses DFD (Data Flow Diagram) atau diagram aliran data adalah model proses yang digunakan untuk mengambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan data yang dilakukan oleh sistem. Notasi tiap level menggunakan notasi De Marco & Jourdan untuk menggambarkan Data Flow Diagram sistem informasi akademik SD Negeri 04 Krandegan. Konteks diagram atau DFD menerangkan entitas-entitas yang terlibat dalam sistem.
Gambar 3.1 DFD
4. Implementasi Sistem 4.1 Pengertian Implementasi Sistem Implementasi sistem ( sistem implementation ) merupakan tahapan meletakkan sistem baru yang akan dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program yang akan digunakan pada software aplikasi Implementasi Sistem ini, meliputi beberapa kegiatan yaitu: a. Rencana implementasi sistem b. Kegiatan implementasi sistem c.
Tindak lanjut implementasi sistem
4.2 Rencana Implementasi Sistem Supaya kegiatan dapat beroperasi sesuai yang diterapkan, maka perlu jadwal rencana kegiatan implementasi. Dengan demikian, Rencana implementasi merupakan kegiatan awal
dari tahap implementasi sistem.
Rencana
implementasi dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu. 4.3 Kegiatan Implementasi Sistem a. Pemrograman Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh komputer. Kode program yang ditulis oleh programer harus berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analisis sistem, hasil dari desain sistem secara rinci. Sebelum program diterapkan, maka program harus ditest untuk membebaskan dahulu dari kesalahan-kesalahan program secara menyeluruh.
b. Pengetesan Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Oleh karena itu program harus ditest untuk menemukan
kesalahan-kesalahan
yang
mungkin
terjadi.
Pada
pengetesan program, masing-masing program yang telah berjalan dengan baik dan benar bukan berarti program tersebut juga akan dapat berjalan dengan program lainnya dengan baik. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. c. Instalasi Hardware dan Software Jika ada peralatan baru yang akan dimiliki, maka ruangan peralatan perlu dipersiapkan terlebih dahulu. Keamanan fisik dari tempat tersebut juga perlu dipertimbangkan. Suhu ruang dan tempat menyimpan hardware harus memenuhi ketentuan yang baik karena jika tidak maka hardware akan cepat rusak sehingga penggunaannya tidak maksimal. d. Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dimaksudkan untuk menguji program yang telah dibuat dan implementasikan dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan kebutuhan pengguna, dalam hal ini sistem yang digunakan oleh SD Negeri 04 Krandegan. Pengetesan program dilakukan dengan cara mendemokan program, kemudian beberapa responden diminta untuk melihat dan menjalankan program tersebut. e. Pemilihan dan Pelatihan Personil Personil pengguna sistem merupakan orang yang memegang peran penting dalam pemanfaatan sistem baru. Pelatihan personil dilakukan dengan maksud agar personil atau orang yang ditunjuk untuk menjalankan sistem yang baru tidak mengalami kesulitan dalam mengoperasikannya f.
Konversi Sistem Konversi sitem adalah suatu proses meletakkan sistem baru
supaya siap digunakan. Pendekatan yang digunakan pada SD Negeri 04 Krandegan adalah pendekatan konversi paralel yang artinya konversi ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang diusulkan dengan sistem yang lama bersama-sama selama suatu periode waktu tertentu.
g. Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan
adalah
kegiatan
memelihara
sistem
yang
diusulkan agar dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya hambatanhambatan dan gangguan yang menghambat kerja sistem yang diusulkan tersebut. Selain itu pemeliharaan dimaksudkan untuk menghindari kerusakan-kerusakan yang terjadi pada sistem baik kerusakan fisik maupun kerusakan non-fisik. h. Manual Program Manual program merupakan panduan bagi pengguna dalam mengoperasikan program aplikasi.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi akademik sekolah ini, yaitu: 1. Sistem pengolahan data akademik yang diterapkan oleh SDN 04 Krandegan banjarnegara masih dilakukan secara manual sehingga sistem tersebut memiliki banyak kelemahan diantaranya kurangnya efektif dan efisien terhadap waktu dan biaya.
2. Agar sistem baru akademik SDN 04 berbasis komputer yang memiliki keunggulan yang dapat menghemat waktu dalam pencarian data dan meminimalkan tingkat kesalahan pada proses data sehingga menghasilkan informasi yang cepat, akurat, tepat waktu dan relevan. 5.2 Saran Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak SDN 04 Krandegan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu: 1. Hal-hal penting untuk diperlihatkan pada sistem ini adalah melakukan perawatan hardware dan software dengan baik dan benar. 2. Untuk kelancaran proses pengolahan data dilakukan pelatihan personil yang akan terlibat dalam sistem tersebut. 3. Peningkatan disiplin waktu kerja perlu ditingkatkan agar tercapai efektifitas dan efisiensi kerja yang optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi Offset, Yoygakarta. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta. HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yoygakarta. J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Andi Offset, Yogyakarta
