SISTEM BASIS DATA PERPUSTAKAAN DIGITAL ( E-LIBRARY) DI POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES JAKARTA 1 Evan Hermanto; Mara Agusta Karilla; Febrianti Ambar Lestari; H. Mohammad Subekti Computer Science Department, School of Computer Science Binus University Jl. Syahdan No.9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
[email protected];
[email protected];luph.kuramai93@gmail. com ABSTRAK
Tujuan penelitian ialah menganalisis dan merancang sistem e-library pada Poltekkes Jakarta I . Selain itu juga bertujuan untuk dapat memfasilitasi mahasiswa, dosen, dan pustakawan agar dapat melakukan kegiatan pencarian melihat ,mengunduh, mengunggah ,pencarian ,peminjaman dan, pengembalian buku. Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi terbagi yaitu observasi ,studi pustaka, wawancara ,kuisioner. Hasil yang dicapai dalam penelitian ini adalah suatu sistem elibrary perpustakaan Poltekkes Jakarta. E-library Poltekkes Jakarta I
memiliki
fasilitas mesin pencarian untuk mencari lokasi buku yang di cari, mendownload koleksi digital, memberikan komentar mengenai koleksi, dan memperpanjang durasi peminjaman. User sendiri dibagi menjadi 3 bagian yakni Administrator (Pustakawan) , Mahasiswa , Dosen dengan adanya Sistem Basis Data perpustakaan digital Berbasis Web ini diharapkan akan mempermudah administrator dalam mengelola transaksi perpustakaan Kata Kunci: Perpustakaan Digital , Aplikasi Web , Analisis Data
ABSTRACT
The purpose of research is to analyze and design the e-library system in Jakarta I polytechnic. It also aims to facilitate the students, faculty, and librarians in order to conduct a search view, download, upload, search, borrowing and, returning books. The method used in the thesis is divided, observation, library research, interviews, questionnaires. The results achieved in this study is an e-library system polytechnic library Jakarta. E-library facilities Polytechnic of Jakarta I have a search engine to locate books in search, download digital collections, provide comments regarding the collection, and extend the duration of the loan. Users itself is divided into 3 parts: Administrator (Librarian), Student, Lecturer in the presence of Database Systems Web-based digital library is expected to be easier for administrators to manage transactions library Keywords: Digital Libraries, Web Applications, Data Analysis
PENDAHULUAN Namun dari sekian banyak universitas yang ada di negara kita tentunya masih ada yang belum memanfaatkan fasilitas internet secara optimal sebagai media penyedia informasi, misalnya di Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta I di mana sampai saat ini Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta I baru memiliki website untuk memperkenalkan profil lembaga. Sedangkan dilihat dari fakta yang ada, Poltekkes sebenarnya cukup berpotensi karena memiliki fasilitas yang cukup untuk menggunakan e-library sebagai salah satu usaha untuk mengembangkan sarana pendidikan dan pembelajaran. Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta I merupakan salah satu unit pelaksana teknis di lingkungan Kementerian Kesehatan yang menyelengarakan pendidikan profesional tenaga kesehatan. Saat ini memiliki 4 (empat) jurusan, yaitu Jurusan Keperawatan, Jurusan Kebidanan, Jurusan Keperawatan Gigi, dan Jurusan Ortotik Prostetik.
Sebagai institusi penyelenggara pendidikan, Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta I berkomitmen untuk meningkatkan layanan pendidikan dan menjamin terselenggaranya pendidikan yang bermutu oleh sebab itu, Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta I merasa perlu adanya penerapan sistem berbasis database untuk mendukung kegiatan belajar dan mengajar dengan mengatasi masalah yang terjadi pada kegiatan pinjam dan meminjam buku di perpustakan Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta I. Masalah yang sering terjadi
dalam perpustakaan adalah sering hilangnya pencatatan
peminjaman dan pencarian data siswa yang belum mengembalikan buku pinjaman, hal ini memberi dampak berarti bagi kampus Politeknik itu sendiri karena pencatatan yang masih dilakukan secara manual. Pengelolaan database pada lembaga ini merupakan suatu hal yang sangat perlu dilakukan demi menjaga proses dan penyimpanan buku yang dimiliki oleh Poltekkes. Berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan di atas, dapat dirumuskan beberapa identifikasi masalah dalam perancangan aplikasi untuk Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta I yaitu dibutuhkan suatu website khusus perpustakaan untuk membantu pustakawan menyimpan data penting dan dapat membantu mahasiswa, dosen, dan staff mencari buku atau data penting lainnya yang dapat menunjang kegiatan belajar mengajar supaya lebih efektif dan efisien serta. Tujuan dari penelitian ini ialah untuk menganalisis dan merancang suatu sistem basis data berbasis web yang bertujuan untuk memfasilitasi mahasiswa dan dosen, agar dapat melakukan kegiatan pencarian informasi tanpa batasan ruang dan waktu, sistem basis data yang dimaksud yaitu perancangan berupa sistem perpustakaan digital dengan menyediakan fiturfitur yang dapat mendukung pendistribusian informasi, seperti informasi mengenai lokasi buku, peminjaman buku, pengembalian buku, dan juga dapat digunakan untuk mengunduh file mengenai pendidikan. Manfaat dari pembuatan Perpustakaan Digital berbasis web di Politeknik Kesehatan Kemenkes Jakarta I yaitu : a) Menata administrasi dan dokumentasi data buku teks, laporan skripsi, dan laporan perpustakaan Poltekkes.
b) Mempermudah pencarian informasi data buku,
laporan skripsi, dan
laporan perpustakaan Poltekkes. c) Memberikan informasi dengan cepat dan tepat. Diperolehnya pengetahuan pengaplikasian kemajuan Teknologi Informasi sebagai upaya meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan melalui pengembangan perpustakaan berbasis web METODOLOGI Metodologi yang digunakan untuk penelitian ini adalah : 1. Metode Observasi Yaitu pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian dengan mencatat hal-hal penting yang berhubungan dengan judul skripsi sehingga diperoleh data yang lengkap dan akurat 2. Studi Pustaka Pengumpulan data dengan mengumpulkan sumber-sumber tertulis dengan
cara
membaca,mempelajari
dan
mencatat
hal-hal
yang
berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas guna memperoleh Gambaran teoritis untuk penyusunan skripsi. 3. Wawancara Mengumpulkan informasi dengan cara tanya jawab antara peneliti dengan narasumber atau subjek penelitian, dalam hal ini wawancara akan dilakukan dengan kepala jurusan serta pustakawan sebagai masukan untuk pembuatan e-library. 4. Kuisioner Yaitu suatu teknik pengumpulan data yang memungkinkan analis mempelajari sikap - sikap, keyakinan, perilaku, dan karakteristik beberapa orang utama di dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah ada. 5. Studi Literatur Sejenis Yaitu membandingkan dari penelitian yang sudah ada dengan penelitian yang sedang berjalan.
HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil tampilan layar e-library Politeknik Kesehatan Jakarta 1 dibagi menjadi lima bagian, antara lain tampilan halaman log in, tampilan halaman untuk siswa, tampilan halaman untuk guru, tampilan halaman untuk kepala sekolah, dan tampilan halaman untuk admin. 1 Halaman Home Index
I n i
a d a l a h tampilan halaman pertama saat web e-Library ini dibuka. Disini member Gambar 1 Halaman Home Index (Admin, Teacher, dan Student) dan non-member dapat melihat profil sekolah serta melihat koleksi buku yang dimiliki oleh sekolah ini.
2
Tampilan Login
Gambar 2 Tampilan Login Ini adalah halaman pengalihan setelah user menekan tombol login. Dihalaman ini juga member akan menekan tombol login lagi yang sudah disediakan. Dan akan muncul pop up seperti Gambar dibawah ini.
Gambar 3 Tampilan Login Pop up Admin Ini adalah halaman pop up login. Pada halaman ini user yang sudah menjadi member wajib mengisi kotak username dan password. Jika belum terdaftar user dapat menekan tombol Back to Home yang akan dialihkan ke halaman awal.
3
Tampilan Home Admin
Gambar 5 Halaman Home Admin
Ini adalah tampilan halaman home setelah melakukan login. Dan ini adalah tampilan halaman home admin. Pada halaman ini waktu login seperti tanggal dan waktu akan terlihat pada sisi kanan web ini.
4
Tampilan Collection - Book Admin
Gambar 6 Halaman Book Collection Admin Ini adalah tampilan halaman dari book collection yang dimiliki oleh sekolah ini. Disini admin dapat melihat detail dari buku – buku yang ada.
5
Tampilan Request
Gambar 7 Halaman Request Teacher Pada halaman ini, dosen dapat me request buku yang ingin dipinjam. Setelah buku yang ingin dipinjam dapat, maka akan keluar keterangan diakun. Dosen juga bisa melihat tenggat tanggal pengembalian buku serta sinopsis dari buku ini.
Evaluasi Database Evaluasi Database dilakukan terhadap pengujian entity integrity, referential integrity, required data, general constraints, domain constraint, dan security pada basis data yang telah dirancang . 1. Entity Integrity Evaluasi dilakukan dari segi entity integrity, setiap entitas memiliki primary key dan primary key tersebut tidak boleh NULL dan tidak boleh ada duplikasi pada entitas yang sama. Pada saat pengujian yang dilakukan pada sistem melalui proses add dan update, terjadi penolakan apabila primary key kosong dan primary key ganda. Hasil evaluasi dari pengujian yang dilakukan yaitu entity integrity menunjukkan hasil bahwa setiap baris data memiliki pengenal nilai yang unik. 2. Domain Constraint Evaluasi dilakukan dari segi domain constraint. Pengujian yang telah dilakukan pada sistem telah sesuai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya pada perancangan basis data konseptual.
Contoh hal - hal yang diuji sebagai berikut : • Domain atribut yang ditetapkan untuk Telepon pada user harus berupa angka. • Domain atribut untuk address pada tabel user, author, dan publisher berupa text.. • Domain atribut yang ditetapkan untuk flag perpanjangan pada tabel requestdetail berisi 1 karakter , dimana ‘0’ untuk tidak ada perpanjangan, ‘1’ untuk jika ada perpanjangan. Hasil evaluasi domain integrity menunjukkan bahwa semua tabel yang telah diuji sudah memiliki domain constraint yang telah ditetapkan. 3. Referential Integrity Pengujian yang dilakukan adalah setiap tabel yang berhubungan memiliki foreign key dan nilai foreign key harus sesuai dengan primary key pada tabel yang terhubung. Sebagai contoh tabel user terhubung dengan tabel request. Nilai foreign key pada tabel reques harus sesuai dengan primary key pada tabel user (UserId). Hasil evaluasi referential integrity membuktikan bahwa nilai foreign key dan primary key pada tabel yang terhubung telah sesuai. 4. General Constraints Pengujian yang dilakukan adalah beberapa tabel sudah sesuai dengan general constraints yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Beberapa contoh general contraints yang diuji adalah sebagai berikut : •
Setiap anggota hanya dapat melakukan peminjaman 1 buku untuk setiap judul buku
•
Jika peminjaman buku melebihi 3 hari maka akan dikenakan denda Hasil evaluasi general constarints yang telah diuji telah sesuai dengan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
5. Required Data Dari hasil evaluasi yang telah dilakukan melalui pengujian mengenai required data maka data sudah sesuai dengan yang diharapkan. Beberapa atribut telah dirancang untuk memiliki nilai atau NOT NULL. Sebagai contoh adalah sebagai berikut : • userId pada user NOT NULL.
• requestID pada request NOT NULL. 6. Security Evaluasi dilakukan dengan pengujian security atau keamanan. Pengujian yang dilakukan apakah seluruh tabel memiliki mekanisme keamanan yang baik sehingga tidak terjadi penyalahgunaan data. Sebagai contoh adalah sebagai berikut : • Pustakawan tidak dapat mengakses data tanpa melakukan login terlebih dahulu.. • Anggota tidak dapat masuk sebelum memasukkan id dan password. System Integration Test System integration test adalah pengujian keseluruhan system atam subsistem yang terdiri dari komponen yang terintegrasi, tujuan dari evaluasi System integration test adalah pemeriksaan fungsional, kinerja, dan kehandalan dari struktur program yang di rancang. Tabel 1 System Integrity Test Pertanyaan
Ya
Apakah keseluruhan sistem yang dibuat dapat membantu
√
Tidak
layanan perpustakaan dapat berjalan lebih baik? Apakah sistem database yang dibuat sesuai dengan kebutuhan
√
Poltekkes Jakarta 1? √
Apakah ditemukan ketidaksesuaian pada aplikasi database? Apakah semua fungsi menu yang berada dalam aplikasi sesuai
√
dengan kebutuhan perpustakaan? Apakah semua validasi pada form add maupun edit berfungsi
√
dengan baik? Apakah menu report dapat menampilkan kumpulan data
√
peminjaman dan pengembalian? Apakah aplikasi dapat meminimalisir kesalahan input ?
√
Berdasarkan dari hasil evaluasi system integration test diatas, penjelasan bahwa dengan adanya integrasi antar subsistem yang terdapat pada aplikasi ini dapat membantu perpustakaan dalam hal pelayanan e-library ini dapat membantu untuk penyimpanan data sehingga data tidak mudah hilang atau rusak secara fisik,
fungsi menu serta validasi sesuai dengan kebutuhan perpustakaan seperti fungsi request, searching dan report untuk menampilkan data request dan returnbook , selain itu aplikasi ini juga membantu meminimalisir kesalahan karena mempunyai error message. User Acceptance Test User Acceptance Test (UAT) atau Uji Penerimaan Pengguna adalah suatu proses pengujian oleh pengguna yang dimaksudkan untuk menghasilkan dokumen yang dijadikan bukti bahwa software yang telah dikembangkan telah dapat diterima oleh pengguna, apabila hasil pengujian (testing) sudah bisa dianggap memenuhi kebutuhan dari pengguna. Tabel 2 User Acceptance Test Pertanyaan
Ya
Apakah aplikasi ini dapat membantu sistem kerja yang lama?
√
Apakah fitur-fitur yang disediakan aplikasi dapat mendukung
√
Tidak
kebutuhan perpustakaan? apakah menu report yang disediakan aplikasi, dapat membantu
√
proses laporan kegiatan perpustakaan? Apakah
aplikasi
dapat
menangani
peminjaman
dan
√
pengembalian seperti yang diinginkan Poltekkes Jakarta 1 ?
Berdasarkan dari hasil evaluasi User Acceptance Test diatas, kesimpulan yang didapat pada aplikasi ini dapat membantu sistem kerja perpustakaan yang lama, karena dengan menggunakan aplikasi ini penulisan data yang dikerjakan secara manual seperti penggunaan buku besar bisa diganti dengan database yang bisa menampung data lebih banyak, selain itu fitur – fitur yang disediakan di elibrary seperti report , request dan returnbook membantu memudahkan pekerjaan di perpustakaan Poltekkes sehingga pustakawan tidak perlu menulis laporan peminjaman di buku besar.
SIMPULAN dan SARAN Simpulan Dalam penyusunan skripsi ini kesimpulan yang dapat diambil selama menganalisis dan merancang sistem e-library, adalah hal-hal sebagai berikut : 1. Aplikasi ini membantu pustakawan dalam menangani peminjaman, pengembalian, dan pencarian buku. 2. Perpustakaan dengan koleksi fisik saat ini dapat ditambah dengan koleksi file perpustakaan digital (e-library) di mana contoh koleksinya seperti file skripsi yang berbentuk pdf, doc, dan lainnya. 3. Perpustakaan digital (e-library) sangat mudah diakses kapan dan dimana saja dengan bantuan internet. 4.Mengurangi penggunaan buku besar (buku folio) dan membantu mengurangi kehilangan atau kerusakan dokumen serta duplikasi data, karena semua data sudah tersimpan dalam sistem.
Saran Adapun saran penulis untuk bahan masukkan agar e-library pada perpustakaan Poltekkes bisa bekerja lebih optimal antara lain : 1. Faktor keamanan dalam pengamanan data agar lebih bisa ditingkatkan dalam pembatasan hak akses untuk mencegah terjadinya manipulasi data dari pihak yang tidak berwenang. 2. Saat di hosting perlu di encryptor (pengamanan untuk sistem pasword sehingga password merupakan gabungan dari angka, huruf, dan karakter). 3. Penambahan fitur-fitur baru pada e-library seperti barcode scanner untuk peminjaman dan pengembalian buku. 4. Penambahan fitur forgot password.
REFERENSI Connoly, T. M., & Begg, C. E. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design , Implementation, and Management, 5th Edition. New York: Pearson Education. Gosselin, D., Kokoska, D., & Easterbrooks, R. (2011). PHP Programming with MySQL. Boston: Cengage Lerning. Hover, J., Prescott, M. B., & McFadden, F. R. (2009). Modern Database Management. New Jersey: Prentice Hall. Indrajani. (2009). Pengantar dan Sistem Basis Data Paket Five in One. Jakarta: Elex Media. Inmon, W. H. (2005). Database Design Review Guidelines. New York: QED Pub Company. Rahimi, S. K., & Haug, F. (2010). Distributed Database Management Systems. New Jersey: Wiley & Sons Inc. Silberschatz, A., Korth, H. F., & Sudarshan, S. (2011). Database System Concepts. New York: McGraw Hill. Turban, E. (2005). Introduction to Information Technology 3rd Edition. New York: John Wiley & Sons,Inc. Whitten, J. L., Dittman, K. C., & Lonnie, D. D. (2007). Design Method and Analysis System. New York: McGraw Hill Education.
RIWAYAT PENULIS Febrianti Ambar Lestari Febrianti Ambar Lestari. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. Mara Agusta Karilla Mara Agusta Karilla . Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. Evan Hermanto Evan Hermanto . Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015.
