PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURAKARTA JURUSAN KEPERAWATAN
TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh : EKA PRADITA SULISTYOWATI D1812027
PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2015
MOTTO “Sesungguhnya Allah tidak akan merubah keadaan suatu kaum sehingga mereka merubah keadaan yang ada pada diri mereka sendiri”. (Q.S. Ar-Ra’d:11) “Kebanggaan kita yang terbesar adalah bukan tidak pernah gagal, tetapi bangkit kembali setiap kali kita jatuh”. (Confusius) “Sesuatu yang belum dikerjakaan, seringkali tampak mustahil, kita baru yakin kalau kita telah berhasil melakukannya dengan baik”. (Evelyn Underhill) “Wanita gampang menangis itu karena air matanya adalah ‘kata’ untuk meminta dirimu untuk menemaninya”. (Mario Teguh) “Pukulan paling menyakitkan bagi musuh bukanlah pukulan dari cambuk api atau mata pedang yang tajam. Melainkan kemurahan hati dan kesediaan untuk memaafkan”. (Penulis) “Nothing Is Impossible Beyond Determination”. (Penulis)
vi
PERSEMBAHAN Karya tulis ini saya persembahkan sebagai ucapan terima kasih saya atas do’a dan dukungannya serta wujud rasa cinta saya kepada : Kedua orang tua saya (Ayah Listyo Purnomo dan Ibu Ida Ismawati) yang selalu mendukung, mendoakan, serta memberikan kasih sayang yang tiada hentinya, yang telah mampu mendidik saya sehingga saya menjadi sosok yang kuat karena telah menguatkan saya untuk tetap bertahan dalam keadaan apapun. “I love you so much mom and dad”. Adik saya tersayang Linda Aisya Listyana yang selalu memberikan motivasi buat saya. Randi Yahya pujaan hati saya yang selalu memberikan kasih sayang dan tiada henti memberikan support yang luar biasa serta selalu meluangkan waktunya untuk membantu saya sekaligus mengajari saya belajar kesabaran. Teman-teman saya selama kuliah di Universitas Sebelas Maret prodi Diploma III Ilmu Perpustakaan angkatan 2012 terutama kelas A yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu dan yang tidak mungkin terlupakan. Terima kasih banyak telah memberi warna dalam hidup saya. Fariz Yudha Putra partner konsul saya, yang setia menemani saya konsultasi. Bapak Warsito, S.Sos dan Bapak Rizqy Hanida, S.Hum selaku pembimbing di tempat magang saya serta semua pegawai dan karyawan di POLTEKKES Surakarta yang juga senantiasa membimbing dan mengarahkan saya. Almamaterku tercinta. vii
ABSTRAK Eka Pradita Sulistyowati, D1812027. 2015. PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURAKARTA JURUSAN KEPERAWATAN. Tugas Akhir. Surakarta : Diploma III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan jasa perpustakaan yang berhubungan dengan peminjaman maupun pengembalian bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan dan digunakan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Ada dua sistem layanan yang dapat diterapkan dalam layanan sirkulasi yaitu dengan sistem manual dan sistem yang terotomasi. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui kegiatan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan, untuk mengetahui alasan penggunaan sistem layanan sirkulasi manual dan otomasi, dan untuk mengetahui kendala serta upaya dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan. Penulisan Tugas Akhir ini menggunakan: metode observasi, metode dokumentasi, metode wawancara, dan metode studi kepustakaan. Dalam penulisan Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa : 1) Kegiatan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan meliputi keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemberian sanksi, bebas pinjam, penagihan, dan statistik sirkulasi. 2) Alasan penggunaan sistem layanan sirkulasi manual dan otomasi karena ada buku lama yang datanya tidak di input ke komputer, karena data dari sistem manual dapat digunakan untuk hard file perpustakaan, apabila sewaktu-waktu terjadi trouble error dijaringan otomasinya atau terjadi listrik mati masih dapat menjalankan kegiatan pelayanan sirkulasi dengan cara manual. 3) Kendala yang dihadapi dalam kegiatan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan antara lain: kurangnya sumber daya manusia, buku sering berantakan, belum menggunakan menu pembuatan barcode, belum adanya scanner barcode, banyak buku lama yang belum terdaftar di OPAC, bila listrik mati maka kegiatan pelayanan sirkulasi secara otomasi akan terganggu, ketika komputer server jaringan internetnya terputus atau mengalami trouble. Upaya untuk mengatasi kendala tersebut yaitu perlu adanya penambahan sumber daya manusia, perlu adanya shelving secara kontinyu, perlu mengoptimalkan sub menu pembuatan barcode, perlu adanya pengadaan alat scanner barcode, petugas perpustakaan perlu melakukan input data ulang, perlu adanya penyediaan genset, dan perlu adanya teknisi khusus yang dapat melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan pada komputer. Adapun Saran yang dapat penulis sampaikan, diantaranya adalah: 1) Penerapan sistem manual dan otomasi pada kegiatan pelayanan sirkulasi tersebut sudah cukup baik tetapi diharapkan lebih mengoptimalkan sistem otomasinya, 2) Menambah staf atau tenaga pustakawan, 3) lebih diperlancar pengadaan bahan pustakanya. Kata Kunci : Pelayanan Sirkulasi, Otomasi Perpustakaan viii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb. Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul: “PELAYANAN SIRKULASI DI PERPUSTAKAAN POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SURAKARTA JURUSAN KEPERAWATAN” ini dengan
segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai dengan baik. Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan dan guna mendapatkan gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarata. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini dengan penuh rasa syukur dan kerndahan hati tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat: 1. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.Si. Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Pusdokinfo (KKP) di Politeknik Kesehatan Kemenkes (POLTEKKES) Surakarta Jurusan Keperawatan.
ix
2. Bapak Drs. Haryanto. M.Lib. Selaku Ketua Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Rahmat Setiawan Saefullah,S.S., M.I.Kom selaku Dosen Pembimbing dan Penguji II yang dengan sabar dan telaten memberikan bimbingannya serta mengajarkan ilmunya kepada penulis selama mengerjakan Tugas Akhir. 4. Bapak Mahfud Anshori, S.Sos, M.Si selaku Penguji I Tugas Akhir. 5. Bapak Daryono, S.Sos selaku Pembimbing Akademik yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama menjadi mahasiswa di Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 6. Bapak/ Ibu dosen dan pengajar Program Diploma III Perpustakaan, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, yang telah memberikan ilmu pengetahuan tentang perpustakaan dan masukan-masukan kepada penulis. 7. Bapak Rizqy Hanida, S.Hum selaku Kepala Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Pusdokinfo. 8. Bapak Warsito, S.Sos selaku Pustakawan Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan yang telah
x
memberikan dukungan serta membantu penulis dalam proses magang. 9. Seluruh staff dan karyawan Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan yang banyak memberi tambahan informasi dan semangat. 10. Kedua orang tua yang selalu menyemangati penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini. 11. Randi Yahya terima kasih buat dukungan, semangat, dan yang selalu sabar menemani. 12. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu. Semoga amal kebaikan tersebut mendapat imbalan dari Allah S.W.T. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih ada kekurangannya, karena keterbatasan pengetahuan yang ada dan tentu hasilnya juga masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun, sangat penulis harapkan demi kesempurnaan isi dalam Tugas Akhir ini. Harapan penulis, semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan. Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Surakarta, 8 Juni 2015
Eka Pradita Sulistyowati
xi
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ....................................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN ..................................................................................... ii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................... iii HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ........................... iv HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... v MOTTO ........................................................................................................................... vi HALAMAN PERSEMBAHAN................................................................................. vii ABSTRAK .................................................................................................................... viii KATA PENGANTAR .................................................................................................. ix DAFTAR ISI ................................................................................................................. xii DAFTAR BAGAN....................................................................................................... xvi DAFTAR TABEL ..................................................................................................... xvii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... xviii DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................... xx BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ............................................................................................. 1 1.2. Rumusan Masalah........................................................................................ 5 1.3. Tujuan Penulisan.......................................................................................... 6 1.4. Manfaat Penulisan ....................................................................................... 6 1.5. Pelaksanaan .................................................................................................. 7 1.6. Metode Pengumpulan Data ........................................................................ 8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Perpustakaan .................................................................. 11 xii
2.2. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ...................................... 13 2.3. Pengertian Pelayanan Sirkulasi ........................................................ 19 2.4. Kegiatan Pelayanan Sirkulasi ........................................................... 23 2.4.1. Pendaftaran Anggota Perpustakaan ........................................ 23 2.4.2. Peminjaman ........................................................................... 24 2.4.3. Pengembalian Dan Perpanjangan ........................................... 25 2.4.4. Penagihan .............................................................................. 25 2.4.5. Pemberian Sanksi ................................................................... 26 2.4.6. Beres Administrasi Perpustakaan (Bebas Pinjam)................... 27 2.4.7. Statistik .................................................................................. 27 2.5. Sistem Pelayanan Sirkulasi .............................................................. 28 2.5.1. Sistem Pinjam Tertutup (Closed Access) ................................ 28 2.5.2. Sistem Pinjam Terbuka (Open Access)................................... 29 2.6. Prosedur Pelayanan Sirkulasi ........................................................... 30 2.6.1. Sistem Manual ....................................................................... 30 2.6.2. Sistem Terotomasi ................................................................. 32 2.7. Senayan ........................................................................................... 35 BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN KEPERAWATAN POLTEKKES SURAKARTA 3.1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta ........................................................................................................ 37 3.2. Visi Dan Misi .................................................................................. 39 3.3. Struktur Organisasi .......................................................................... 41 3.4. Sumber Daya Manusia ..................................................................... 42 xiii
3.5. Lokasi Gedung ................................................................................ 44 3.5.1. Ruang Koleksi Dan Ruang Baca ............................................ 44 3.5.2. Ruang Referensi, Pengolahan, Dan Sirkulasi .......................... 44 3.6. Sumber Dana ................................................................................... 44 3.7. Sarana Prasarana.............................................................................. 45 3.8. Koleksi Bahan Pustaka .................................................................... 47 3.9. Layanan Perpustakaan ..................................................................... 48 3.9.1. Sistem Layanan Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta ............................................................................................... 49 3.9.2. Jenis Layanan Yang Ada Di Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta ................................................................ 49 3.9.3. Jadwal Layanan Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta ............................................................................................... 55 3.10. Peraturan Dan Tata Tertib .............................................................. 55 3.10.1. Tata Tertib Pengunjung...................................................... 56 3.10.2. Syarat-Syarat Keanggotaan ................................................ 57 3.10.3. Denda Dan Sanksi-Sanksi .................................................. 57 BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Kegiatan Pelayanan Sirkulasi Di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan .................................... 58 4.2. Alasan Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan Menggunakan Sistem Layanan Sirkulasi Manual Dan Otomasi.................................................................................. 105
xiv
4.3. Kendala Yang Dihadapi Beserta Upaya Yang Dilakukan Dalam Kegiatan Pelayanan Sirkulasi Di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan ................................... 108 BAB V PENUTUP 5.1. Simpulan ....................................................................................... 116 5.2. Saran ............................................................................................ 119 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xv
DAFTAR BAGAN Bagan 3.1
Bagan Struktur Organisasi Mikro Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta ..................................................................
41
Bagan 4.1
Bagan Prosedur Peminjaman Secara Manual ............................
69
Bagan 4.2
Bagan Prosedur Peminjaman Secara Otomasi ...........................
75
xvi
DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Jadwal Pelaksanaan Kuliah Kerja Pusdokinfo di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan
8
Tabel 3.1 Profil Pegawai Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta ..
43
Tabel 3.2 Sarana dan Prasarana di Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta ....................................................................................
46
Tabel 3.3 Jumlah Koleksi Bahan Pustaka di Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta ....................................................................
48
Tabel 3.4 Jumlah Koleksi Bahan Pustaka Berdasarkan Klasifikasi di Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta ..........................
48
Tabel 3.5 Jadwal Layanan Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta
55
xvii
DAFTAR GAMBAR Gambar 4.1
Tampilan Menu Tambah Anggota ..........................................
61
Gambar 4.2
Tampilan Menu Beranda Depan Untuk (Guest Book) .............
65
Gambar 4.3
Tmpilan Menu Daftar Anggota Expired ................................
66
Gambar 4.4
Tampilan Menu Data Anggota Yang Akan Diperpanjang .......
67
Gambar 4.5
Tampilan Menu Data Anggota Berhasil Diperbarui ................
67
Gambar 4.6
Contoh Salah Satu Koleksi Buku di Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan............
Gambar 4.7
Contoh Kartu Anggota Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan.............................
Gambar 4.8
71
Contoh Lembar Daftar Pinjaman Koleksi Perpustakaan Politeknik
Kesehatan
Kemenkes
Surakarta
Jurusan
Keperawatan .......................................................................... Gambar 4.9
70
72
Contoh Buku Peminjaman Manual Perpustakaan Politeknik Kesehatan Kemenkes Surakarta Jurusan Keperawatan............
73
Gambar 4.10 Contoh Kartu Buku ................................................................
74
Gambar 4.11 Contoh Kartu Kendali ............................................................
74
Gambar 4.12 Tampilan Menu Guest Book ...................................................
76
Gambar 4.13 Tampilan Menu Login Senayan ..............................................
77
Gambar 4.14 Tampilan Menu Utama Senayan.............................................
77
Gambar 4.15 Tampilan Menu Sirkulasi .......................................................
78
Gambar 4.16 Tampilan Data Pemustaka Pada Menu Sirkulasi .....................
78
Gambar 4.17 Tampilan Katalog Buku Pada Menu Bibliography..................
79
xviii
Gambar 4.18 Tampilan Data Koleksi Pada Menu Bibliography ...................
79
Gambar 4.19 Tampilan Data Pemustaka Pada Menu Sirkulasi .....................
80
Gambar 4.20 Tampilan Sukses Proses Peminjaman Pada Menu Sirkulasi ....
80
Gambar 4.21 Tampilan Menu Selesai Transaksi ..........................................
81
Gambar 4.22 Tampilan Menu Mulai Transaksi............................................
85
Gambar 4.23 Tampilan Menu Pengembalian ...............................................
85
Gambar 4.24 Tampilan Menu Konfirmasi Proses Pengembalian..................
86
Gambar 4.25 Tampilan Menu Pengembalian Kilat ......................................
88
Gambar 4.26 Tampilan Menu Selesai Pengembalian ...................................
88
Gambar 4.27 Tampilan Menu Perpanjangan ................................................
93
Gambar 4.28 Tampilan Menu Konfirmasi Proses Perpanjangan ..................
93
Gambar 4.29 Tampilan Menu Peringatan Peminjaman Diperpanjang ..........
93
Gambar 4.30 Tampilan Menu Sukses Perpanjangan ....................................
94
Gambar 4.31 Tampilan Menu Selesai Transaksi ..........................................
94
Gambar 4.32 Tampilan Menu Pengembalian Buku Yang Terkena Denda ....
96
Gambar 4.33 Tampilan Statistik Pengunjung Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta Pada Bulan Februari 2015....................... 102 Gambar 4.34 Tampilan Statistik Pengunjung Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta Pada Bulan Maret 2015 .......................... 102 Gambar 4.35 Tampilan Statistik Peminjaman Buku Di Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta Pada Bulan Februari Dan Maret 2015............................................................................. 103
xix
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1.
Surat Tugas Kuliah Kerja Pusdokinfo
Lampiran 2.
Surat Permohonan Magang
Lampiran 3.
Balasan Surat Permohonan Magang
Lampiran 4.
Surat Keterangan Kuliah Kerja Pusdokinfo
Lampiran 5.
Absensi Kehadiran Kuliah Kerja Pusdokinfo Harian
Lampiran 6.
Laporan Periodik Minggu Pertama
Lampiran 7.
Laporan Periodik Minggu Kedua
Lampiran 8.
Laporan Periodik Minggu Ketiga
Lampiran 9.
Laporan Periodik Minggu Keempat
Lampiran 10. Laporan Periodik Minggu Kelima Lampiran 11. Laporan Periodik Minggu Keenam Lampiran 12. Lapora Periodik Minggu Ketujuh Lampiran 13. Form Penilaian Dari Tempat Magang Lampiran 14. Hasil Wawancara Lampiran 15. Tata Tertib Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta Lampiran 16. Surat Keterangan Bebas Pinjaman Buku Lampiran 17. Denah Ruang Perpustakaan Keperawatan Poltekkes Surakarta Lampiran 18. Gambar Salah Satu Contoh Komputer OPAC Serta Meja Dan Komputer Sirkulasi Lampiran 19. Gambar Almari Koleksi Buku Referensi, Serta Rak Koleksi Buku Teks Terbaru Dan Modul Lampiran 20. Gambar Contoh Surat Permohonan Izin Mengunjungi Perpustakaan Bagi Mahasiswa atau Masyarakat Luar xx
