SISTEM ADMINISTRASI PENGOLAHAN DOKUMEN DAN PAKET PADA CV. TRASPATINDO ABADI SEJAHTERA BERBASIS JAVA Naskah Publikasi
Diajukan oleh : Arif Bahtiar
08.01.2410
Nur Fitri Wardani
08.01.2427
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ADMINISTRATIVE SYSTEM FOR PROCESSING THE DOCUMENT AND PACKAGE IN CV. TRASPATINDO ABADI SEJAHTERA JAVA BASED SISTEM ADMINISTRASI PENGOLAHAN DOKUMEN DAN PAKET PADA CV. TRASPATINDO ABADI SEJAHTERA BERBASIS JAVA Arif bahtiar Nur Fitri Wardani Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT CV. TAS Express is a company that is developing, which require rapid and precise service. Also have data and important information that should be properly managed an unbiased managed manually. Where data is managed on a CV. TAS Express today still use the manual system, which allows the data will be lost and damaged and there are still many problems such as efficiency of time and effort spent on the cost of copying data and writing data. Based on the above problems do data collection techniques by way of interviews and observations. System created using Java programming language, created using netbeans 6.9.1, as well as Photoshop and Corel Draw. Creating a system that is able to perform transactions without manually, create reports directly generated codes with data transmission, without having to manually fill in Ms. Excel. The results of this analysis with the software information desired by certain parties more quickly and effectively as well as data stored in a neat and structured. In the process of making Document Processing System and Package Administration, the authors adapt to the needs of the CV. TAS Express, from the flow of information in the show, design, and display applications. In the process its output data Document Processing System Administration and these packages can print a report based on no shipping delivery, delivery name, and date of delivery. Key words: information, java, system administration, delivery.
1.
Pendahuluan Dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan akan informasi yang semakin
meningkat tentu saja memerlukan sebuah pelayanann akan pengelolaan yang sangat cepat dan tepat. Teknologi informasi adlah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan. Teknologi ini menggunakan seperangkat computer untuk mengolah data, system jaringan untuk menghubungkan satu computer dengan computer lainnya sesuai dengan kebutuhan, teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebarluaskan dan diakses secara global. Melihat perkembangan yang ada penulis mencoba untuk memberikan solusi terhadap permasalahan yang sering timbul, seperti penulis lihat pada CV. TAS Express. Hal ini dikarenakan dalam pengolahan data yang digunakan masih manual sehingga masih banyak masalah seperti efisiensi waktu dan tenaga yang dikeluarkan untuk biaya penggandaan data dan penulisan data. Untuk itu penulis memberikan solusi agar system kerja pencatatan data dan pengiriman barang bekerja secara optimal sehingga system keadministrasian dapat berjalan secara optimal. Dengan memberikan solusi, maka diharapkan system administrasi pengolahan dokumen dan paket mampu menjadi variable keunggulan pelayanan mutu dan citra perusahaan,mempermudah dalam urusan pengelolaan data pengiriman dan pencetakan laporan pengiriman yang tadinya secara manual dikembangkan menggunakan teknologi secara komputerisasi. Membantu dalam hal laporan pengiriman dan mengembangkan system yang baru dari manual menjadi komputerisasi sehingga data pengiriman menjadi lebih optimal.
2.
Landasan Teori
2.1
Pengenalan Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu suasana yang tertentu.
1
1 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999, halaman 1.
2.2
Konsep Dasar Informasi
2.2.1 Pengertian Informasi Informasi didefinisikan oleh John Burch dan Gary Grundistski sebagai berikut “Informasi adalah data yang telah diletakan dalam konteks yang lebih berarti yang dikomunikasikan
kepada
penerimaan
untuk
digunakan
didalam
pengambilan
2
keputusan ” Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan
bernilai
bila
manfaatnya
lebih
besar
dibanding
biaya
untuk
mendapatkannya. Sumber informasi itu sendiri adalah data sebagai bahan baku informasi. Didefinisikan sebagai fakta yang diperoleh dari sebuah kejadian yang belum mempunyai arti. 2.2.2 Pengertian Sistem Informasi “suatu sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur prosedur yang diorganisasikan,
apabila
dieksekusi
akan
menyediakan
dari
informasi
untuk
mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi”.
2.3
Pengertian Data Data adalah himpunan simbol atau fakta mentah yang tidak mempunyai arti dan nilai
apapun. Merupakan fakta mengenai suatu obyek atau kejadian. Data dapat diolah sehingga menghasilkan informasi.
2
3
John Burch, fray Grunditski, Information System Teory And Practice, New York, John Willey And Sons, Fourt Edition, 1986 3 Kusrini,M.Kom,Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta : Andi Offset, 2006, hal 93
3
Analisis
3.1
Analisis Fungsional
3.1.1 Analisis system menggunakan UML UML adalah bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan proses dari analisis dan desain berorientasi objek. Berikut adalah usecase diagram yang meperlihatkan peranan actor dalam interaksinya dengan system. 3.1.2 Analisis system menggunakan Class Diagram Class diagram adalah diagram yang mendeskripsikan jenis-jenis objek objek dalam system dan berbagai macam hubungan statis yang terdapat di antara objek-objek tersebut. 3.1.3 Analisis system menggunakan Activity Diagram Activity diagram adalah teknik untuk menggambarkan logika procedural, proses bisnis dan jalur kerja. Dalam beberapa hal, diagram activity memainkan peran mirip sebuah diagram alir, , tetapi perbedaan prinsip antara diagram activity dan notasi diagram alir adalah diagram ini mendukung perilaku parallel. 3.1.4 Analisis system menggunakan Sequence Diagram Diagram sequence menjabarkan perilaku sebuah skenario. Skenario adalah rangkaian langkah-langkah yang menjabarkan sebuah interaksi antara seorang pengguna dengan sebuah sistem. Diagram sequence menunjukkan sejumlah objek contoh dan pesan-pesan yang melewati objek-objek tersebut di dalam use case.
3.2
Analisis Nonfungsional
3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem Sejalan dengan perencanan sistem yang akan dibuat, dibuthkan perangkat teknologi pendukungnya. Analisis kebutuhan sistem ini bertujuan untuk mengetahui seperti apa yang cocok diterapkan, perangkat keras dan perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan serta siapa saja pengguna yang akan melakukan sistem ini. Tujuan lain dari kebutuhan sistem ini bertujuan membantu pihak instansi-instansi yang bersangkutan dalam pengelolaan data pengiriman yang selama ini masih dijalankan secara manual menjadi sistem baru untuk menyimpan data pengiriman dan membuat laporan yang terintergrasi secara langsung, akurat,dan tepat guna meningkatkan kualitas dan efektifitas kerja.
3.3
Analisis Perangkat Keras Dalam menjalankan Sistem Administrasi Pengolahan Data Pengiriman yang baru, membutuhkan sistem perangkat keras yang mampu mendukung pengoperasiannya. Sistem perangkat keras tersebut harus memenuhi spesifikasi minimal dari kebutuhan hardware sistem yang akan diterapkan. Adapun minimal hardware yang dibutuhkan oleh sistem ini adalah, sebagai berikut: 1. Processor Intel Dual Core 2.20 GHz 2. Mainboard Intel Dual Core 2.0 GHz 3. Memory DDR II 1 GB 4. Hard Disk 160 GB /7200
3.4
Analisis Perangkat Lunak Pada perencanaan Sistem Administrasi Pengolahan Data Pengiriman tidak terlalu banyak menggunakan pernagkat lunak (software). Yang bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu sistem yang baru.
a.
Sistem operasi Dalam pelaksanaanya, apapun sistem operasi yang dijalankan oleh petugas tidak menjadi masalah, keduanya dapat berkomunikasi. Sistem ini dapat dijalankan pada sistem operasi seperti windows maupun linux.
3.5
Analisis Pengguna Sistem Pada dasarnya Sistem Administrasi Pengolahan Data Pengiriman merupakan sistem yang sangat user friendly, yang artimya siapa saja bisa menjalankan sistem ini. Akan tetapi, demi keamanan maka dibutuhkan pembatasan pengoperasian sistem.. dalam pengoperasiannya, sistem ini membutuhakn 2 jenis user.
3.5.1 Administrator User ini memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem dan tidak semua orang memiliki hak yang sama. Hal tersebut demi keamanan sistem yang ada.
3.5.2 Operator User ini memiliki tugas untuk input data pengiriman dan
memantau proses yang
dilakukan oleh kurir. Juga untuk mencetak laporan pengiriman.
3.6
Perancangan Tabel Perancangan tabel adalah rancangan yang menggambarkan tabel apa saja yang digunakan pada saat digunakan oleh admin maupun user. Perancangan tabel untuk aplikasi pengolahan data pengiriman yang diturunkan dari class diagram.
3.7
Perancangan Interface Untuk memberikan kemudahan bagi user baik itu operator maupun admin kita perlu melakukan perancangan interface sehingga user mudah dalam proses penginputan data. Adapun tujuan bagi programmer dalam perancangan interface adalah sebagai wadah langkah awal dalam menentukan letak atau bentuk input data.
4
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Database Database
yang digunakan pada
system
administrasi ini
dirancang dengan
menggunakan MySQL. MySQL adalah multiuser database yang menggunakan bahasa Structure Query Language ( SQL ). Query yang digunakan untuk menyusun database adalah sebagai berikut :
Gambar 3.1 Gambar Membuat Database tasexpress 4.1.1
Tabel pengiriman2
Gambar 3.2 Gambar struktur tabel pengiriman2 4.1.2
Tabel User
Gambar 3.3 Gambar struktur tabel user 4.1.3
Tabel Tarif Kota
Gambar 3.4 Gambar struktur tabel tarif kota 4.2
Implementasi dan Pengujian Program
4.2.1 Tampilan Login Pada menu login ada dua data yang wajib dimasukkan antara lain : a. Username Merupakan pengguna yang sudah terdaftar dan diberikan kewenangan untuk menggunakan aplikasi ini.
b.
Merupakan syarat yang harus dimasukkan agar pengguna tidak mudah digunakan oleh orang lain.
Gambar 3.2.1 Gambar menu login
Pada menu login, sistem berjalan dengan baik karena mampu mencocokkan username dan password yang telah tersimpan pada database. Ketika password dan username tidak cocok maka sistem mampu menampilkan pesan kesalahan.
4.2.2
Tampilan menu utama Form menu utama admin akan muncul, apabila admin berhasil memasukkan
username atau password dengan benar pada form login. Menu utama akan aktif secara keseluruhan yakni menu beranda, menu master data, menu transaksi, menu laporan, dan menu bantuan.
Gambar 3.2.2 Gambar tampilan utama
4.2.3
Tampilan Data Pengguna Form data pengguna hanya bisa diakses oleh admin saja, dengan kata lain operator
tidak mempunyai hak untuk membuka form ini. Form ini dibuat dengan maksud ketika ada pengguna baru maka hanya admin yang tahu username dan password dari pengguna tersebut.
Gambar 3.2.3 Gambar Data pengguna
Berdasarkan pengujian sistem data pengguna, sistem berjalan dengan sangat baik, tombol-tombol juga sudah mampu berfungsi seperti yang diharapkan. Admin maupun operator mampu menambah, mengubah , maupun menghapus data pengguna.
4.2.4
Tampilan Data kota dan biaya Seperti data pengguna, form data kota dan biaya juga hanya bisa diakses oleh
admin saja, form ini dibuat dengan maksud agar admin bias meng update data-data kota dan biaya kota tujuan.
Gambar 3.2.4 Gambar Tampilan kota
Berdasarkan pengujian sistem data kota dan biaya, sistem juga telah berjalan baik. Admin maupun operator mampu memasukkan data-data kota dan biaya, yang nantinya akan langsung disimpan dalam database. Admin maupun operator mampu menyimpan, mengubah, maupun menghapus data
4.2.5
Tampilan Data pengiriman Form data pengiriman adalah form yang berisi semua proses data pengiriman yang
nantinya akan masuk ke dalam database pengiriman2, serta untuk dicetak berupa laporan pengiriman.
Gambar 3.2.5 Gambar data pengiriman
Berdasarkan pengujian sistem data pengiriman, sistem berjalan dengan baik. Admin maupun operator mampu memasukkan seluruh
data pengiriman , yang nantinya akan
langsung disimpan dalam database. Admin maupun operator mampu menyimpan, mengubah, maupun menghapus data.dan melakukan pencarian.
4.2.6
Tampilan Data Pencarian Form pencarian digunakan untuk mencari data pengiriman yang telah tersimpan
pada database, dengan memasukkan tanggal pengiriman, nama pengirim, dan no pengirim maka data yang akan dicari akan muncul pada table yang ada di bawahnya.
Gambar 3.2.6 Tampilan data pencarian
Berdasarkan pengujian system, form pencarian mampu menampilkan data pencarian sesuai dengan data yang dimasukkan pada kotak isian. 4.2.7
Laporan Rekap Laporan rekapitulasi berisi tentang semua
data yang sudah dimasukan pada
program tersebut. Adapun tujuan dari rekapitulasi ini adalah sebagai rekap atau backup dari data pengiriman yang telah di masukan ke dalam sistem
Gambar 3.2.7 Gambar Laporan Rekapitulasi
Berdasarkan pengujian rekapitulasi, sistem berjalan dengan baik. Admin maupun operator mampu mencetak laporan rekapitulasi untuk nantinya dapat disimpan dalam arsip perusahaan.
4.2.8
Laporan Berdasar Nama pengirim
Gambar 3.2.8 Gambar berdasarkan nama pengirim
4.2.9
Laporan Berdasar Tanggal pengiriman
Gambar 3.2.9 Laporan berdasarkan tanggal pengiriman data
4.2.10 Nota Pengiriman
Gambar 3.2.10 Gambar Nota pengiriman
5
Kelebihan dan Kekurangan Sistem
5.1
Kelebihan program Progam ini memiliki kelebihan sebagai berikut : a. Dapat merangkum banyak data dalam satu laporan. b. Kalkulasi harga pengiriman yang semula masih manual menjadi sistematis. c.
Proses pencarian data pengiriman berdasarkan tanggal pengiriman, no pengiriman dan nama pengirim digantikan secara sistematis yang memudahkan bagi admin dan operator.
d. Laporan program menjadi bukti autentik bagi transaksi jasa pengiriman. e. Arsip-arsip transaksi pengiriman yang telah terjadi telah tersimpan pada database, sehingga menjauhkan dari kehilangan dan kerusakan data. Kekurangan Program
5.2
Kekurangan program Karena program ini masih dalam pengembangan, maka masih ditemukan kekurangan
dalam proses kerja program. a. Program masih belum sempurna dalam proses output data. b. Pada data kota dan provinsi, kedua ComboBox masih belum men generate. c.
Untuk pencarian masih belum bisa mencetak secara langsung.
d. Masih terdapat bug pada sistem.
6
Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dan penjelasan semua materi pada bab-bab yang sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan bahwa : 6.1 Penerapan Sistem Administrasi Pengolahan Dokumen dan Paket secara manual akan memperlama proses informasi yang dibutuhkan oleh pihak-pihak tertentu yang membutuhkan, serta memungkinkan data lama hilang atau rusak. Tetapi dengan adanya software ini informasi yang diinginkan oleh pihak tertentu lebih cepat dan efektif serta data tersimpan dengan rapih dan terstruktur. 6.2 Dalam proses pembuatan Sistem Administrasi Pengolahan Dokumen dan Paket ini, penyusun menyesuaikan dengan kebutuhan di CV. Tas Express, dari alur informasi yang di tampilkan, desain, dan tampilan aplikasi. 6.3 Dalam proses keluaran data nya Sistem Administrasi Pengolahan Dokumen dan Paket ini dapat mencetak laporan pengiriman berdasarkan no pengiriman, nama pengiriman, dan tanggal pengiriman. 6.4 Sistem Administrasi Pengolahan Dokumen dan Paket ini dapat digunakan seharihari oleh operator maupun admin.
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1999
John Burch, fray Grunditski, Information Sistem Teory and Practice, New York, John Willey And Sons, Fourt Edition, 1986
Kusrini, M.Kom, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Yogyakarta : Andi Offset, 2066
