Sistem Informasi Administrasi pada CV. Mitra Pratama Abadi

IJCCS, Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp. 1~5 ISSN: 1978-1520

1

Sistem Informasi Administrasi pada CV. Mitra Pratama Abadi Iqbal Yafierianzah1, Galih Dwika Pramadya2, Rusbandi3, Desy Iba Ricoida4 STMIK GI MDP; Jl. Rajawali No. 14 Palembang, Telp: (0711) 376400, Fax: (0711) 376360 Program Studi Sistem Informasi, STMIK GI MDP, Palembang e-mail: *[email protected], [email protected], [email protected], 4 [email protected] Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem yang dapat membantu dalam administrasi di CV. Mitra Pratama Abadi. Masalah yang ada di perusahaan adalah ketidaksesuaian dalam perhitungan penggajian, pencarian data absensi memakan waktu cukup lama(2-3 hari), informasi data barang yang tidak sesuai dan sering terjadi selisih antara bagian gudang dengan bagian administrasi dan harga jual belum diketahui secara pasti oleh pegawai. Dalam pengembangan sistem ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic .Net sedangkan menggunakan MySQL sebagai DBMS. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah metodologi iterasi yang memiliki beberapa tahapan yaitu tahapan alisis, tahap design, tahap code, tahap tes/ implementasi. Setelah dibuatnya sistem ini diharapkan dapat mempermudah bagian administrasi dalam proses pendataan kehadiran pegawai, pengelolaan transaksi penjualan dan pembelian barang serta penyajian laporan secara berkala. Kata kunci: Administrasi, CV. Mitra Pratama Abadi, Visual Studio, MySQL, Iterasi. Abstract This research aims to design a system that can assist in the administration of the CV. Mitra Pratama Abadi. Problems that exist in the company is a discrepancy in the calculation of payroll, attendance data search takes a long time (2-3 days), the information data items that do not fit and often the difference between the warehouse with the administration and the sale price is not known with certainty by employees , In the development of this system using the programming language Visual Basic .Net while using MySQL as DBMS. System development methodology used is iterative methodology that has several stages of the alisis stages, stage design, code phase, test phase / implementation. Having made this system is expected to facilitate the administration in the process of employee attendance data collection, management of sales and purchases of goods and presentation of periodic reports. Keywords : Administration, CV. Mitra Pratama Abadi, Visual Studio, MySQL, Iteration.

Received June1st,2012; Revised June25th, 2012; Accepted July 10th, 2012



2

ISSN: 1978-1520 1. PENDAHULUAN

P

eran teknologi informasi dalam suatu perusahaan telah mengalami perubahan secara signifikan. Teknologi informasi tidak hanya diharapkan sebagai perangkat pembantu dan mempermudah kegiatan operasional perusahaan, tapi telah menjadi bagian strategi dalam mempertahankan kinerja pegawai. Sistem Informasi (SI) merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi yang bertujuan mendukung operasi dan manajemen. Sebuah perusahaan dikatakan dapat berjalan dengan baik apabila aktivitas administrasi kepegawaian dan administrasi transaksi berjalan dengan efisien dan efektif. CV. Mitra Pratama Abadi merupakan perseroan komanditer (Commanditaire Vennootschap) di daerah Palembang yang bergerak di bidang penjualan serta penyewaan barang dan jasa telekomunikasi. Perusahaan ini belum memiliki sistem khusus yang mampu meningkatkan kegiatan operasional dan mengurangi kesalahan yang ada pada perusahaan, yaitu administrasi kepegawaian dan administrasi transaksi. Administrasi kepegawaian adalah kegiatan yang berkaitan dengan mengelola pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai tujuan. Administrasi transaksi adalah Kegiatan yang berkaitan dengan mengelola transaksi yaitu pemasukan dan pengeluaran yang dicatat dan didokumentasikan untuk membuat laporan per periode. Berdasarkan penelitian Antonio dan Safriadi [4] administrasi yang dibahas mengenai administrasi akademik dalam mengolah data mahasiswa, kemudian berdasarkan penelitian Ningrum [3] administrasi yang dibahas mengenai administrasi umum dan keuangan pada perguruan tinggi, berdasarkan penelitian Wafi, dkk [5] administrasi yang dibahas mengenai administrasi mengolah data pegawai dan pembuatan laporan pegawai, berdasarkan penelitian Rizki Hayunanda Apsari [2] administrasi yang dibahas mengenai administrasi mengolah data pegawai dan pembuatan laporan pegawai. Administrasi yang menjadi pembahasan dalam penelitian ini berkaitan dengan administrasi transaksi dan administrasi kepegawaian antara lain: penjualan, pembelian, stok barang, penggajian dan absensi. Administrasi kepegawaian masih belum efisien dan efektif dikarenakan dokumentasi absensi masih menggunakan kertas, penggajian berdasarkan absensi dari kertas absensi yang masih menggunakan kertas yang rentan rusak atau tercecer, pencarian data karyawan yang lama karena mencari di kertas dan pembuatan laporan yang lama karena harus merekap data karyawan. Administrasi transaksi juga masih belum efisien dan efektif dikarenakan dokumentasi transaksi penjualan, pembelian dan stok masih menggunakan kertas, pencarian data transaksi yang lama karena mencari di kertas dan pembuatan laporan yang lama karena harus merekap data transaksi. Dari latar belakang tersebut maka kami mengusulkan pengembangan sistem yang terkomputerisasi, dengan ini pengembang memberikan judul “Sistem Informasi Administrasi Pada CV. Mitra Pratama Abadi”. Pengembangan sistem menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio dan MySQL sebagai database. Melalui sistem informasi administrasi yang diusulkan mampu membantu proses absensi, penggajian, pencarian data pegawai, pembuatan laporan pegawai, transaksi penjualan, transaksi pembelian, stok, pencarian data transaksi dan pembuatan laporan transaksi. 1.1 Permasalahan Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, terdapat permasalahan yang dihadapi perusahaan yaitu sering terjadi ketidaksesuaian dalam perhitungan penggajian, pencarian data absensi pegawai membutuhkan waktu yang cukup lama (2-3 hari), informasi yang tidak sesuai dan sering terjadi selisih data antara bagian gudang dengan bagian administrasi serta harga jual belum dapat diketahui secara pasti oleh pegawai.

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

IJCCS

ISSN: 1978-1520

 3

1.2 Ruang Lingkup Penulisan ini ditujukan pada lingkup administrasi pada CV. Mitra Pratama Abadi, maka pengembang berfokus kepada administrasi kepegawaian terdiri dari: pengelolaan absensi, penggajian, pencarian data pegawai, pembuatan laporan pegawai dan administrasi transaksi terdiri dari: transaksi penjualan, transaksi pembelian, stok, pencarian data transaksi dan pembuatan laporan transaksi serta pembangunan sistem menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic dan menggunakan MySQL sebagai DBMS. 1.3 Tujuan dan manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan dibuatnya sistem informasi admistrasi ini adalah membuat sistem yang mampu mempermudah pendataan, pengelolaan dan dokumentasi dapat lebih efektif dan efisien serta pencarian data pegawai dan data transaksi dapat lebih efisien. 1.3.2 Manfaat Manfaat dibuatnya sistem informasi admistrasi ini adalah mempercepat pendataan, pengelolaan dan dokumentasi laporan data pegawai dan data transaksi serta mempercepat pencarian data pegawai dan data transaksi.

2. METODE PENELITIAN Metodologi iterative (iterative model) mengkombinasikan proses-proses pada model air terjun dan iterative pada model prototipe. Model incremental akan menghasilkan versi-versi perangkat lunak yang sudah mengalami penambahan fungsi untuk setiap pertambahannya (inkremen/increment). (Rosa AS, 2013, h.38) [1]. Langkah-langkah pengembangan sistem terbagi atas beberapa fase pengembangan, yaitu sebagai berikut: a. Tahap Analisis Pada tahapan ini pengembang mengenali segenap permasalahan yang muncul pada pengguna, mengenali komponen-komponen sistem, objek-objek, hubungan antar objek. Dalam tahapan ini pengembang akan melakukan kegiatan observasi dan pengumpulan dokumen-dokumen terkait. b. Tahap Design Pada tahap ini, fitur dan operasi-operasi pada sistem akan dirancang dan dideskripsikan secara detail. Kegiatan yang akan dilakukan antaranya adalah pembuatan Pieces, ERD, DFD, diagram konteks, diagram use case dan rancangan antar muka. c. Tahap Code Pada tahap ini pengembang mulai melakukan coding yaitu mengimplementasikan rancangan dari tahap sebelumnya. Pengembang akan mulai membangun sistem administrasi dengan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic dan menggunakan SQL Server sebagai database serta melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat. d. Tahap Tes/Implementasi Pada tahap ini pengembang mulai melakukan pengoperasian sistem. Hal-hal utama yang dilakukan adalah memberikan sistem yang telah dibuat lalu melakukan pengujian sistem.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

4



ISSN: 1978-1520 3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Analisis Permasalahan Analisis permasalahan pada CV. Mitra Pratama Abadi dilakukan dengan menggunakan kerangka Performance, Information, Economics, Control, Efficiecy, Services (PIECES). Adapun permasalahan yang ada dengan menggunakan kerangka PIECES adalah sebagai berikut: 1. Performance Pencarian data pegawai dan pembuatan laporan memakan waktu yang lama, kinerja antara proses penjualan dan pembelian memakan waktu yang lama, karena produk barang yang akan dicari masih berdasarkan ingatan karyawan. 2. Information Rentan terjadi kesalahan dalam informasi rekap hitung absensi sehingga menyebabkan gaji pegawai yang tidak sesuai, seringnya terjadi kertas yang terselip dengan kertas lain menyebabkan informasi yang tidak sesuai dan terjadi selisih bagian gudang dengan data yang tercatat di administrasi. 3. Economics Penjualan dengan harga yang tidak update menyebabkan kerugian pada perusahaan, begitu juga dengan proses penghitungan penggajian secara konvensional menyebabkan kesalahan pada pemberian gaji karyawan, data stok barang yang kurang akurat sehingga ada selisih antara stok yang dicatat dengan stok yang sebenarnya. 4. Control Pengendalian terhadap keamanan data pegawai, absen dan penggajiandirasa kurang optimal sehingga sering terjadi kesalahan dalam perhitungan jumlah absensi, penggajian yang harus dihitung dari kertas absensi yang rentan rusak, kontrol stock masih berdasarkan catatan kertas dan terkadang tidak terdata yang mengambil langsung ke gudang. 5. Efficiecy Pekerjaan yang dilakukan untuk merekapitulasi data penggajian dilakukan berulang kali, pemeriksaan stok yang masih tergantung dengan data pencatatan kertas menyebabkan adanya pemeriksaan berulang. 6. Services Pelayanan dibagian pelanggan dirasa kurang memuaskan karena selama ini masih terdapat kesalahan informasi harga, pegawai masih harus menanyakan harga penjualan kepada direktur setiap kali menjual barang dan harga ditetapkan direktur, hal ini menyebabkan pegawai harus bertanya terus menerus karena tidak ada harga pasti. 3.2 Analisis Kebutuhan Dalam melakukan analisis kebutuhan fungsional, pengembang menggunakan model Use Case. Berikut adalah gambar 3.1 Use Case CV. Mitra Pratama Abadi yang telah diidentifikasi pengembang.


IJCCS

ISSN: 1978-1520

 5

Gambar 3.1 Use Case CV. Mitra Pratama Abadi 3.4 Prosedur Sistem Yang Diusulkan Sistem yang diusulkan pada rancangan sistem terlihat pada Gambar 3.2.


6



ISSN: 1978-1520 data_pelanggan

validasi_login_pengguna login_pengguna Administrasi

login_pengguna Direktur

input_data_pengguna

informasi_data_pengguna

Penjualan

1.0

data_pengguna D

validasi_login_pengguna

Kelola Data

login_pengguna

tb_pengguna

Pengguna

validasi_login_pengguna

data_pengguna

data_supplier input_data_supplier

2.0

D

informasi_data_supplier

Supplier

tb_supplier

data_supplier

data_barang 3.0

input_data_barang

D

Barang

informasi_data_barang

tb_barang

data_barang

data_pelanggan 4.0

input_data_pelanggan

D

Pelanggan

informasi_data_pelanggan

tb_pelanggan

data_pelanggan

5.0

data_pegawai

input_data_pegawai

D

Pegawai

informasi_data_pegawai

tb_pegawai

data_pegawai

data_barang

data_supplier

input_data_pembelian

data_pembelian 6.0

Administrasi

D

informasi_data_pembelian Pembelian

data_pembelian

tb_pembelian

data_barang informasi_data_penjualan 7.0

input_data_penjualan

input_data_penjualan informasi_data_penjualan

Penjualan

D

data_penjualan

tb_penjualan

data_penjualan

data_pegawai

input_data_absensi

8.0

data_absensi

informasi_data_absensi

Absensi

D

data_absensi

tb_absensi

data_pegawai data_kasbon input_data_kasbon

9.0 D

informasi_data_kasbon

Kasbon

tb_kasbon

data_kasbon

data_kasbon data_absensi 10.0

informasi_data_penggajian input_data_penggajian

data_pegawai

Penggajian

data_penggajian

D

tb_penggajian

data_penggajian

data_penggajian

informasi_laporan data_kasbon 11.0

melihat_data_laporan

data_absensi Laporan

data_penjualan

data_penjualan data_pembelian data_pembelian

data_pegawai data_pelanggan data_barang

data_supplier

Gambar 3.2 Data Flow Diagram yang Diusulkan 3.5 Model ERD Model ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan antar entitas didalam suatu sistem akan tetapi ERD tidak menggambarkan proses dan aliran data pada sistem. Gambar model ERD dapat dilihat pada gambar 3.3.


IJCCS

 7

ISSN: 1978-1520 stok PK idstok

supplier PK idsupplier noid nmsupplier alamat telp

d_pembelian pembelian

PK id_detbeli

PK ft_beli FK1 idsupplier tanggal total_tagihan

FK1 ft_beli FK2 idbarang jumlah harga

barang PK idbarang barcode nmbarang kategori harga_modal harga_jual jumlah

FK1 idbarang tanggal jumlah ket

djual PK id_detjual

absensi PK idabsensi FK1 idpegawai tgl kehadiran

pegawai

penggajian

PK idpegawai

PK idpenggajian

noid nmpegawai alamat jk telp status

FK1 idpegawai bulan tahun dari sampai gp uh potong kasbon hadir

FK1 idbarang FK2 ft_jual jumlah harga_jual laba

penjualan PK ft_jual FK1 idpelanggan tanggal total_bayar

kasbon PK idkasbon FK1 idpegawai tgl jumlah

pelanggan pengguna PK username nmpengguna password hakakses

PK idpelanggan noid nmpelanggan alamat telp status

Gambar 3.3 Model ERD 3.6 Rancangan Antarmuka 3.6.1 Form Login Form login berfungsi sebagai sistem keamanan sebelum masuk pada tampilan menu utama, pada menu login ini terdapat 3 user yang memiliki hak akses, antara lain Direktur, Administrasi dan Administrasi Penjualan seperti yang terdapat pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4 Form Login


8



ISSN: 1978-1520

3.6.2 Form Ubah Password Form Ubah Password dapat digunakan oleh Direktur, Administrasi dan Administrasi Penjualan untuk mengubah password lama menjadi password baru seperti yang terdapat pada Gambar 3.5.

Gambar 3.5 Form Login 3.6.3 Form Pengguna Form Pengguna pada sistem ini hanya bisa diakses oleh Direktur seperti yang terdapat pada Gambar 3.6.

Gambar 3.6 Form Pengguna 3.6.4 Form Supplier Form Supplier pada sistem ini hanya bisa diakses oleh Administrasi seperti yang terdapat pada Gambar 3.7.

Gambar 3.7 Form Supplier 3.6.5 Form Barang Form Barang pada sistem ini hanya bisa diakses oleh Administrasi seperti yang terdapat pada Gambar 3.8.

Gambar 3.8 Form Barang


IJCCS

ISSN: 1978-1520

 9

3.6.6 Form Pelanggan Form Pelanggan pada sistem ini hanya bisa diakses oleh Administrasi seperti yang terdapat pada Gambar 3.9.

Gambar 3.9 Form Pelanggan 3.6.7 Form Pegawai Form Pegawai pada sistem ini hanya bisa diakses oleh Administrasi seperti yang terdapat pada Gambar 3.10.

Gambar 3.10 Form Pegawai 3.6.8 Form Pembelian Form Pembelian pada sistem ini hanya bisa diakses oleh Administrasi seperti yang terdapat pada Gambar 3.11.

Gambar 3.11 Form Pembelian 3.6.9 Form Penjualan Form Penjualan pada sistem ini hanya bisa diakses oleh Administrasi dan Administrasi Penjualan seperti yang terdapat pada Gambar 3.12.

Gambar 3.12 Form Penjualan Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

10



ISSN: 1978-1520

3.6.10 Form Absensi Form Absensi pada sistem ini hanya bisa diakses oleh Administrasi seperti yang terdapat pada Gambar 3.13.

Gambar 3.13 Form Absensi 3.6.11 Form Kasbon Form Kasbon pada sistem ini hanya bisa diakses oleh Administrasi seperti yang terdapat pada Gambar 3.14.

Gambar 3.14 Form Kasbon 3.6.12 Form Penggajian Form Penggajian pada sistem ini hanya bisa diakses oleh Administrasi seperti yang terdapat pada Gambar 3.15.

Gambar 3.15 Form Penggajian

4. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penulisan penelitian yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi administrasi ini diharapkan dapat membantu mempermudah administrasi dalam proses pendataan kehadiran pegawai, pengelolaan transaksi penjualan dan pembelian barang serta penyajian laporan secara berkala. 2. Sistem informasi administrasi ini memiliki fitur pencarian data, pembuatan laporan transaksi penjualan, pembelian, stok, absensi dan penggajian IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

IJCCS

ISSN: 1978-1520

 11

5. SARAN Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan, pengembang ingin memberikan beberapa saran yang mungkin dapat dijadikan tambahan dan dapat membantu dalam pengoperasian Sistem Informasi Administasi: 1. Diharapkan pada pengembangan sistem dikemudian hari dapat menggunakan fingerprint sebagai alat bantu absensi. 2. Diharapkan pada pengembangan sistem dikemudian hari administrasi dibagi menjadi dua bagian, yaitu: administrasi penjualan dan administrasi transaksi agar kinerja lebih optimal.

DAFTAR PUSTAKA [1] [2] [3]

[4] [5]

A.S. Rosa 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek, Informatika Bandung. Hayunanda, Apsari Rizki 2011, Sistem Informasi Administrasi PT. Wahana Lintas Nusa Persada Yogyakarta, Yogyakarta. Ningrum 2013, Analisis Atas Efisiensi dan Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Terkait Pengendalian Internal Pada STIE WIDYA GAMA LUMAJANG, STIE WIDYA GAMA lumajang, Lumajang. Safriadi, Antonio 2012, Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Informatika (SI-ADIF), Fakultas Teknik Universitas Tanjung Pura, Pontianak. Wafi, dkk 2013, Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian Studi Kasus PKIS Sekar Tanjung Pasuruan Pusat Koperasi Industri Susu (PKSI) Sekar Tanjung, Pasuruan.


Sistem Informasi Administrasi pada CV. Mitra Pratama Abadi

Recommend Documents