PENGELOLAAN WISATA KONVENSI, oleh Nyoman Dini Andiani, S.St. Par., M.Par. Hak Cipta © 2014 pada penulis GRAHA ILMU Ruko Jambusari 7A Yogyakarta 55283 Telp: 0274-889398; Fax: 0274-889057; E-mail:
[email protected] Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit. ISBN: 978-602-262-343-4 Cetakan Pertama, tahun 2014
Semua informasi tentang buku ini, silahkan scan QR Code di cover belakang buku ini
BAB ..... KATA PENGANTAR
S
alah satu bentuk kegiatan trend industri pariwisata masa kini adalah kegiatan MICE yaitu suatu pertemuan yang biasanya diselenggarakan selama tiga sampai enam hari, yang memuat program diskusi dan program sosial yang ke semuanya diselenggarakan untuk memperluas kesempatan menjalin hubungan atau kerja sama serta menikmati kenyamanan tempat/daerah di mana konvensi tersebut dilaksanakan yang menjadi nilai tambah/bonus/insentif dari diselenggarakannya konvensi tersebut. Dari kegiatan tersebut maka adanya mobilitas wisatawan yang mampu menggerak pertumbuhan daerah tujuan wisata dan industri bisnis pariwisata lainnya. Buku ini disusun untuk memenuhi kebutuhan akan pentingnya pemahaman mengenai Wisata Konvensi atau yang lebih dikenal dengan istilah wisata MICE (Meeting, Incentive, Conferences and Exhibition). Karena wisata MICE bisa dijadikan alternatif untuk mendongkrak belanja turis. Namun, karena memiliki kekhasan tersendiri, ada bebrapa hal khusus yang harus dipahami tentang wisata MICE ini. Terutama dalam hal menangani turis MICE yang secara umum berbeda dengan turis biasa. Ini karena untuk menangani turis MICE diperlukan sikap professional dari para EO dan PC. Buku ini, juga menguraikan secara jelas mengenai pentingnya perencanaan dalam menyelenggarakan kegiatan MICE sehingga mampu menghasilkan kepuasan bagi semua pihak yang terlibat di dalamnya. Selain, itu dijelaskan unsur penting dari keberadaan industri MICE yang sangat terkait dengan munculnya bisnis pariwisata. Hal lain yang di dapat dalam isi buku ini adalah adanya beberapa studi kasus dan soal-soal sehingga pengguna buku ini dapat mengukur kemampuannya dalam memahami Wisata Konvensi atau wisata MICE. Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada seluruh keluarga besar di jurusan Diploma Tiga Perhotelan, yang telah memberikan semangat dan masukan sehingga buku ini bisa selesai sesuai dengan harapan. Penulis menyadari bahwa buku ini mempunyai kekurangan, kelemahan dari berbagai sisi, oleh karenanya penulis sangat mengharapkan pembaca berkenan memberikan kritik dan saran guna dijadikan pertimbangan untuk perbaikan selanjutnya. Singaraja 25 November 2014 Nyoman Dini Andiani
vi
Pengelolaan Wisata Konvensi
BAB IBAB ..... DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR
v vii xi
BAB I BAB II
WISATA KONVENSI (MICE) TREN INDUSTRI PARIWISATA MASA KINI PENGERTIAN MICE 2.1 Definisi MICE 2.2 Hubungan Antar Komponen MICE 2.3 The Market Segment of MICE 2.4 MICE Menurut PP RI No.67 / 1996
1 7 7 11 12 13
BAB III
BISNIS DAN WISATA MICE 3.1 Perkembangan Bisnis MICE 3.2 Ukuran dan Lingkup Events Penyelenggaraan kegiatan MICE 3.3 Keuntungan Penyelenggaraan MICE
17 18 20 23
BAB IV
STRUKTUR INDUSTRI MICE 4.1 Pengguna Industri MICE 4.2 Agen Penyedia Tempat Penyelenggaraan MICE 4.3 Perusahaan Penyelenggara MICE 4.4 Perjalanan Insentif 4.5 Destination Management Company (DMC) 4.6 Corporate Events Company 4.7 Business Travel Agency 4.8 Exhibition/Exposition Organizer 4.9 Agen Lainnya
27 28 35 35 36 37 38 38 39 39
viii
Pengelolaan Wisata Konvensi
BAB V
ASOSIASI PELAKU KEGIATAN MICE 5.1 Asosiasi Penyelenggara Kegiatan Konvensi 5.2 Peserta Kegiatan MICE
41 41 43
BAB VI
DAMPAK EKONOMI DARI INDUSTRI MICE 6.1 Dampak dari Kegiatan MICE 6.2 Faktor yang Memengaruhi Kegiatan Konferensi 6.3 Dampak Ekonomi dan Lainnya 6.4 Jumlah Pengeluaran Peserta Kegiatan MICE 6.5 DOME (Data On Meeting and Events)
47 47 48 51 55 55
BAB VII
UKURAN, SIFAT DAN PENGELOLAAN KEGIATAN MICE 7.1 Sifat Konvensi 7.2 Ukuran Konvensi 7.3 Pengelolaan Kegiatan Konvensi
61 62 63 64
BAB VIII
PENENTUAN, PROSES SERTA RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN KEGIATAN KONVENSI 8.1 Penentuan Kegiatan Konvensi 8.2 Ruang Lingkup Organisasi Penyelenggaraan Konvensi 8.3 Proses Perencanaan Kegiatan Konvensi 8.4 Anggaran Belanja Persidangan Konvensi 8.5 Penyelenggaraan Kegiatan Konvensi 8.6 Penentuan Lokasi 8.7 Penentuan Jadwal Kegiatan Konvensi 8.8 Masalah Dalam Penyelenggaraan Kegiatan Konvensi
69 69 71 74 74 75 75 77 78
PARA PELAKU KEGIATAN MICE 9.1 Sumber Daya Manusia dalam Kegiatan MICE 9.2 Struktur Organisasi 9.3 Recruitment dan Seleksi 9.4 Biaya 9.5 Recruitment 9.6 Sukarelawan 9.7 Seleksi 9.8 Keputusan Hasil Seleksi 9.9 Orientasi 9.10 Pelatihan 9.11 Memotivasi Karyawan dan Sukarelawan 9.12 Teknik untuk Membangun Tim bagi Sukarelawan 9.13 Lingkungan Industri Wisata Konvensi
81 81 81 83 83 83 84 85 86 86 87 87 88 88
BAB IX
Daftar Isi
ix
BAB X
MENGELOLA KEUANGANKEGIATAN MICE 10.1 Pengelolaan Kegiatan dan Target Pasar Wisata MICE 10.2 Penetapan Tujuan dan Rencana Keuangan 10.3 Menyusun Anggaran 10.4 Merealisasikan Anggaran 10.5 Pemasukan untuk Event 10.6 Sponsor Sebagai Sumber Dana Penyelenggaraan Kegiatan MICE 10.7 Target Pasar 10.8 Memengaruhi Target Pasar
93 93 93 94 98 99 101 102 104
BAB XI
PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI 11.1 Mengenali Keinginan dan Kebutuhkan Pelanggan 11.2 Memperkenalkan Produk dan Jasa Pelayanan Konvensi 11.3 Mempertemukan Keinginan dan Kebutuhan Pelanggan 11.4 Memasarkan Acara Persidangan Konvensi 11.5 Daya Tarik Pasar Kegiatan Konvensi 11.6 Bidding Penawaran Penyelenggaraan Mice 11.7 Aspek-aspek Bidding
109 110 111 111 112 113 113 114
BAB XII
PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI 12.1 Familiarization Trip 12.2 Bahasa Konvensi 12.3 Interpretasi
119 119 120 120
BAB XIII
PAMERAN “CONFEX” EXPO 13.1 Pelaksanaan Operasional 13.2 Beberapa Syarat Lokasi dan Biaya 13.3 Pentingnya Konprensi + Expo (Confex)
125 126 127 128
BAB XIV
CONTOH-CONTOH PENYELENGGARAAN KEGIATAN KONVENSI (MICE) 14.1 Website Penyelenggaraan Kegiatan Event Organizer 14.2 Website Penyelenggara Kegiatan Event Organizer 14.3 Panduan Layanan
129 129 132 134
DAFTAR PUSTAKA
153
-oo0oo-
x
Pengelolaan Wisata Konvensi
