Schoolondersteuningsplan Hubertus & Berkhoff
Inhoudsopgave H1 Algemene gegevens en kengetallen ..................................................................... 2 H2 Profilering school .............................................................................................. 2 2.1 Algemene missie van de school ....................................................................... 2 2.2 Algemene visie van de school met name visie op de zorg. .................................. 2 2.3 Positionering binnen VO Amsterdam ................................................................ 2 H3 Aannamebeleid ................................................................................................. 2 3.1 Doelgroep bepaling/aanname beleid ................................................................ 2 3.2 Intakeprocedure onderinstroom ...................................................................... 2 3.3 Intakeprocedure voor leerlingen met aanvullende ondersteuningsbehoefte ........... 2 3.4 Afwijzingsprocedure ...................................................................................... 2 3.5 Intakeprocedure zij-instroom .......................................................................... 2 3.6 Ouderparticipatie .......................................................................................... 2 3.7 Klachtenregeling en geschillencommissie ......................................................... 2 H4 Ondersteuningsaanbod ...................................................................................... 2 4.1 Eerste lijn: Basiszorg ..................................................................................... 2 4.1.1 Onderwijsleerproces ................................................................................ 2 4.1.2 Ouderbetrokkenheid ................................................................................ 2 4.1.3 Medezeggenschap ................................................................................... 2 4.1.4 Veiligheid ............................................................................................... 2 4.1.5 Privacy ................................................................................................... 2 4.2 Interne ondersteuning in de klas ..................................................................... 2 4.2.1 Van screening tot interventie .................................................................... 2 4.2.2 Leerlingenzorg ........................................................................................ 2 4.3 Tweede lijn: Extra zorgaanbod ........................................................................ 2 4.3.1 Verwijzing naar 2e lijn ............................................................................. 2 4.3.3 Standaard protocollen .............................................................................. 2 4.4 Derde lijn: Specialistische zorg ....................................................................... 2 4.4.1 Verwijzing naar 3e lijn ............................................................................. 2 4.4.2 ZAT ....................................................................................................... 2 4.4.3 Ketenzorg in de school ............................................................................. 2 4.4.4 Bovenschoolse voorzieningen .................................................................... 2 4.4.5 Uitstroom/doorstroom .............................................................................. 2 H5 Betrokken functionarissen .................................................................................. 2 5.1 Aanwezige functionarissen ............................................................................. 2
2
5.2 Zorgtaken en competenties ............................................................................ 3 5.2.0 Docenttaken ........................................................................................... 3 5.2.1 Mentortaken ........................................................................................... 3 5.2.2 Onderwijsondersteunend personeel ........................................................... 3 5.2.3 Zorgcoördinator ...................................................................................... 3 5.2.5 Vertrouwenspersoon ................................................................................ 3 5.2.6 RT ......................................................................................................... 3 5.2.7 Decaan/doorstroomcoördinator ................................................................. 3 5.2.8 GGD ...................................................................................................... 3 5.2.9 School Maatschappelijk Werk .................................................................... 3 5.2.10 Bureau Jeugdzorgaansluitmedewerker ..................................................... 3 5.2.11 AMK ..................................................................................................... 3 5.2.12 Leerplichtambtenaar .............................................................................. 3 5.2.14 Verzuimcoordinator ................................................................................ 3 5.2.15 Ambulant Begeleider .............................................................................. 3 5.2.16 Veiligheidscoördinator ............................................................................ 3 5.2.17 Opleidingsmanager ................................................................................ 3 5.2.18 Docentcoach ......................................................................................... 3 H6 Kwaliteit .......................................................................................................... 3 6.1 Competentieversterking ................................................................................. 3 6.2 Functioneringsgesprekken .............................................................................. 3 6.3 Evaluatie van beleid en verbeterplannen .......................................................... 3 6.3.1 Jaarlijkse evaluatie .................................................................................. 3 6.3.2 Kwaliteit intern beoordeeld ....................................................................... 3 6.3.3 Kwaliteit externe beoordeeld..................................................................... 3 6.4 Verbeterplan ................................................................................................ 3 H7 Bijlagen
3
H1 Algemene gegevens en kengetallen De Berkhoff en Hubertus Vakschool Beide scholen maken deel uit van het VOVA (Voortgezet Onderwijs Van Amsterdam) en zullen vanaf augustus 2014 samen een school vormen. VMBO Horeca Basis en Kader (met en zonder LWOO) Leerlingen aantal Hubertus: 265 Leerlingen aantal Berkhoff: 254 Gemiddeld aantal kinderen per klas: 18 In het gehele plan wordt regelmatig over horeca of horeca-affiniteit gesproken. Hiermee worden zowel, het koken, serveren als brood- en banketbakken en ook toerisme bedoeld. De nieuwe school start in 14-15r daarom zal hier en daar nog per school een aparte beschrijving van bepaalde onderdelen staan.
4
H2 Profilering school 2.1 Algemene missie van de school Missie van VoVa De samenwerkingsstichting ziet het als haar missie om onderwijs te bieden dat voor elke leerling maximale talentontwikkeling nastreeft, met een goed passende plek op vervolgopleiding of arbeidsmarkt als resultaat. Visie op onderwijs Het onderwijs heeft tot taak om leerlingen in een positieve sfeer en gestructureerde leeromgeving uit te dagen en te ondersteunen om zich maximaal in te zetten om eigen talenten te ontplooien en te werken aan het verzamelen van kennis en aan de ontwikkeling van vaardigheden en actief burgerschap. Zorg op school Iedere leerling heeft recht op passende zorg en extra ondersteuning in de schoolloopbaan. Elke medewerker van de school heeft een aandeel in de algemene zorg en begeleiding van de leerlingen. Een medewerker die eventuele problemen en opvallend gedrag signaleert, bespreekt dit met de mentor van de leerling. De mentor is de spil in het zorgnetwerk op school. Hij is het eerste aanspreekpunt voor de leerling, de ouders/verzorgers, docenten en andere medewerkers van de school. De zorgcoördinator is het hart van de zorg op de school. Hij is verantwoordelijk voor de inhoud en de organisatie van de gehele zorgstructuur binnen de school. Onder zorg verstaan we alle algemene maatregelen en acties die in de pedagogisch en didactische aanpak genomen worden om de leerling in zijn schoolloopbaan versterken. Daarnaast loopt de specifieke zorgroute voor leerlingen die extra aandacht nodig hebben, met daarin de specialistische begeleiding die door de zorgaanbieders geboden wordt. Conform de landelijke ontwikkelingen, is er een actieve aanpak om leerlingen met een achterstand in taal en rekenen naar het gewenste niveau te brengen. 2.2 Algemene visie van de school met name visie op de zorg. Zorg/begeleidingsstructuur In de zorg/begeleidingsstructuur is er sprake van een integratie van diverse vormen van begeleiding verbonden aan de loopbaan van de leerling. Met andere woorden de zorg is geïntegreerd in het onderwijsproces. De zorg bestaat uit een algemene begeleiding voor alle leerlingen, gedurende de gehele schoolloopbaan en een geformaliseerde zorglijn om leerlingen die specifiekere begeleiding nodig hebben, tijdig te signaleren en afgestemde hulp te kunnen geven. Het onderwijs sluit aan bij de capaciteiten, behoeften en de leerstijlen van de leerling. De zorg sluit aan bij de loopbaanbegeleiding en persoonlijke ondersteuningsbehoeften, zowel waar het gaat om keuzebegeleiding, als om ondersteuning bij leerachterstanden en bij sociaal emotionele en medische problemen.
5
2.3 Positionering binnen VO Amsterdam Zowel de Hubertus als de Berkhoff zijn beide een horecavakschool. Leerlingen die onze school bezoeken hebben een duidelijke voorkeur voor beroepen in de consumptieve sfeer. Beide scholen plaatsen leerlingen met VMBO basis of kader (met of zonder LWOO). Daarnaast plaatsen wij ook leerlingen met een hoger PO- advies, welke een duidelijke beroepswens hebben. Naast het reguliere aanbod binnen de horeca VMBO basis en kader is er op de Hubertus momenteel ook een vakopleiding (VM2). Ook wordt er toerisme op kader niveau aangeboden (consumptief breed) en is er een TTO-opleiding. Het ligt in de bedoeling dat deze opleidingen ook in de nieuwe fusieschool worden aangeboden. De Berkhoff is gelegen in Amsterdam-Oost naast het Amstelstation. De Hubertus staat in Amsterdam West (Bos en Lommerplein). De nieuwe locatie is tegenover de RAI (Amsterdam Zuid).
6
H3 Aannamebeleid 3.1 Doelgroep bepaling/aanname beleid Leerlingen die onderwijs willen volgen op een vakschool voor consumptieve beroepen moeten een duidelijke affiniteit hebben met dit/deze beroepen. Graag met hun handen werken i.p.v. theoretisch bezig te zijn. Opvallend is dat ongeveer de 50% van het aantal leerlingen van omliggende gemeentes komt. Vanwege het specifieke vakgerichte aanbod hebben we hierin een soort streekschoolfunctie. Onze leerling populatie bestaat voor ongeveer 50% uit leerlingen met een LWOOindicatie. Er is een beperkt aantal LGF geïndiceerde leerlingen plaatsbaar (5%). Elk individuele leerling met een indicatie wordt apart bekeken of hij/zij plaatsbaar is. Van het genoemde percentage kan worden afgeweken in individuele gevallen. In de toekomst willen we ons blijven richten op dezelfde groep leerlingen zoals beschreven. Zeker in de beginfase van het samengaan zullen we ons moeten houden aan genoemde getallen. In verband met het samengaan van beide scholen, zal eerst ook moeten gekeken wat wij inde nieuwe situatie wel en niet aankunnen. In dit geval is het niet 1+1=2. Immers het aantal leerlingen verdubbeld, docententeams gaan samen en er ontstaat een nieuwe dynamiek, welke ook deels door nieuwe locatie en gebouw wordt bepaald. Ook bestaat de mogelijkheid gezien de locatie dat er een ander populatie naar onze school gaat komen. Plaatsingscriteria Achterstanden binnen de LWOO-criteria (niet groter dan 50%) Capaciteiten (IQ) groter dan 75 Maximaal aantal leerlingen met LGF 5% van totale populatie, gelijkmatig verspreid over de leerjaren en klassen. Advies PO mag hoger zijn (VMBO-T, met een duidelijke beroepswens) Fysieke gesteldheid van de leerling moet dusdanig zijn dat deze met zijn beperking kan gaan functioneren binnen de geboden beroepssector. Ook moeten de leerling zelfstandig kunnen functioneren met of zonder hulpmiddelen. Hierbij moet wel de veiligheid in het oog worden gehouden (werken met vuur, dynamische beroepsomgeving, scherpe messen, hete vloeistoffen etc.). Medicatie en andere zaken (toiletgang, speciaal eten/drinken), moet zelfstandig kunnen worden gedaan. Voorwaarde is wel dat dit een protocol is vastgelegd en ouders/begeleiders hiervan op de hoogte zijn. Ook blijft dit onder verantwoording van ouders/begeleiders. Leerlingen met een visuele of auditieve beperking zijn plaatsbaar. Er zal wel worden gekeken naar mate en ernst van de aandoening. Wederom zijn bovenstaande veiligheidscriteria bepalend. Sociaal-Emotionele problematiek moet dusdanig zijn dat de leerling correctie en gezag kan accepteren, dit ook in geval van de veiligheid. Oppositioneel opstandig gedrag is niet plaatsbaar. Dit mede gezien de horecapraktijklessen. Elk individueel geval zal worden bekeken of dit naar mening van de school plaatsbaar is of niet. Leerling moet wel leerbaar en begeleidbaar zijn. Leerlingen die niet gemotiveerd zijn voor een consumptief, dienstbaar beroep kunnen wij niet plaatsten. Als er sprake is van stapelproblematiek, zal worden gekeken naar de combinatie van problematiek. Hierbij is afstemming en overleg met ouders, hulpverlening e.d bepalend of plaatsing en begeleiding haalbaar is. Op moment van het schrijven van dit plan is niet duidelijk hoe het gebouw eruit zal gaan zien. Tot augustus 2014 zitten beide scholen in hun huidige huisvesting. Voor de Berkhoff is het gebouw bepalend in het maximaal aantal plaatsbare leerlingen en klassen. De
7
Hubertus heeft hierin iets meer capaciteit, maar is ook gebonden aan maximale aantallen zoals boven. 3.2 Intakeprocedure onderinstroom KP1 Intake en aanname Binnen Amsterdam geldt de kernprocedure KP1: een stappenplan voor aanmelding vanuit Primair onderwijs (PO) naar het Voortgezet onderwijs. Alvorens een leerling wordt toegelaten wordt het aanmelddossier geanalyseerd door de zorgcoördinator. Daarnaast is er een intakegesprek met de leerling en zijn ouders. Ook wordt aanvullende informatie opgevraagd bij PO, begeleiders en hulpinstanties (mits betrokken). Toelating is afhankelijk van de Cito-score, de leerachterstanden en capaciteitenonderzoek. Dit alles staat deels in het onderwijskundig document (OKIDOC) en aan de hand van deze gegevens, intakegesprek en overige aangeboden wordt vastgesteld of het onderwijs en begeleidingsaanbod van de school passend zijn. De plaatsingscommisie bestaat uit zorgcoördinator, opleidingsmanager en mogelijk mede aanwezige intaker/observator. Deze bepaald de plaatsing. De opleidingsmanager is eindverantwoordelijk voor plaatsing. Indien niet plaatsbaar, dan volgt schriftelijk afwijzing. Dit gebeurd met reden van afwijzing en advies voor een andere school/opleiding. Daarnaast zal de toeleverende school worden geïnformeerd. Terugkoppeling naar het PO gebeurt ok via KP1. Loting is tot dit moment niet van toepassing. Indien noodzakelijk, conformeren wij ons aan de regels van het samenwerkingsverband. 3.3 Intakeprocedure voor leerlingen met aanvullende ondersteuningsbehoefte Indien sprake is van een aanvullende ondersteuningsbehoefte kan er een 2 e intake nodig zijn met de opleidingsmanager en een 2 e intaker. Beiden kennen het dossier en richten zich in dit gesprek vooral op de aanvullende behoeften. Vanuit de probleemanalyse worden gezamenlijk doelen opgesteld. Deze doelen moeten voor leerling, ouders en school haalbaar zijn. Deze afspraken worden op papier vastgelegd en dienen als basis voor het plan van aanpak/(groeps)handelingplan en klassenindeling. Wel kan in overleg met ouders worden vastgelegd dat tot herplaatsing kan worden overgegaan als blijkt dat de zorgbehoefte van de leerling groter is dan verwacht. Ook indien er twijfel bestaat aan de horeca-affiniteit van de leerling, kan een 2e gesprek plaatsvinden. Plaatsbare leerlingen uit deze categorie staan beschreven in het schoolondersteuningsprofiel. 3.4 Afwijzingsprocedure Als de leerling buiten de aangegeven plaastingcriteria valt, kan voor intake tot afwijzing worden overgegaan onder verwijzing van de toelatingscriteria (3.1). Dit zal schriftelijk worden gedaan. Ook zal PO worden geïnformeerd via KP1. De school kan een advies geven voor passend vervolgonderwijs. Leerlingen die afgewezen worden na intake, krijgen een schriftelijke afwijzing met reden. Hierbij wordt een advies gegeven voor aanmelding voor een andere, naar mening van de afwijzende school, passender type onderwijs. Hierin wordt verdere ondersteuning aangeboden. PO zal telefonisch worden geïnformeerd met opgave van redenen en ook via KP1. Voor dit type afwijzing verwijzen wij ouders ook naar de klachtenregeling en geschillencommissie van het VOVA.
8
3.5 Intakeprocedure zij-instroom KP2 Schoolwisselaars De school volgt de kernprocedure KP2 gebruik makend van de VO-VO-procedure. Voordat een leerling als zij-instromer wordt toegelaten in de onder- of bovenbouw wordt vastgesteld of het onderwijs en begeleidingsaanbod van de school passend zijn. De zorgcoördinator vraagt informatie op bij de toeleverende school door middel van het schoolwisselaarsformulier C, AVL en aanvullende gegevens (ZAT-bespreking, HP’s, LVS, verslagen SMW, OKIDOC, indicaties LWOO of REC, diagnose zoals dyslexie etc, absentieoverzichten e.d.). Daarnaast wordt telefonisch contact opgenomen met een zorgvertegenwoordiger van de aanleverende school. Hiervoor wordt schriftelijk aan ouders vooraf toestemming gevraagd middels een formulier. Als aan de hand van de informatie wordt vastgesteld of de school een geschikte school is voor de leerling, volgt een intakegesprek, dit om zicht te krijgen op de motivatie en verwachtingen van de leerling. De opzet en beslissingsprocedure is gelijk aan dat van de onderinstroom, De opleidingsmanager is degene die de uiteindelijke beslissing neemt tot de aanname van de nieuwe leerling. Ouders zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van de gevraagde documenten. Aanname en intake kan niet plaatst vinden zonder de gevraagde documenten. 3.6 Ouderparticipatie Ouders worden bij de intake samen met hun kind uitgenodigd. Daarna zal alle communicatie over hun zoon/dochter betreffende plaatsing, aanvullende voorwaarden of afwijzing via hun verlopen. Gedurende de procedure is de zorgcoördinator en/of opleidingsmanager de aanspreekpersoon voor de ouders. 3.7 Klachtenregeling en geschillencommissie Zie bijlage.
9
H4 Ondersteuningsaanbod 4.1 Eerste lijn: Basiszorg Betrokken bij de basiszorg zijn alle medewerkers, docenten en mentoren van de school. Alle medewerkers hebben een rol in signaleren, reageren en doorgeven van opvallend gedrag aan de mentor van de leerling. Docenten zorgen in hun lessen voor aan een veilig groepsklimaat door een heldere pedagogische en didactische aanpak. Zij houden rekening met verschillen tussen leerlingen en geven elke leerling de juiste aandacht. Zij overleggen met de mentor en de zorgcoördinator over de juiste aanpak. De informatie uit de handelingsplannen en groepsoverzichten wordt door de docent gebruikt voor de invulling van zijn lessen. De mentor is het eerste aanspreekpunt in de zorg voor de leerling. Hij signaleert en ontvangt signalen van anderen met betrekking tot zijn mentorleerlingen en stelt de juiste acties inwerking. De mentor registreert de gegevens over de ontwikkelingen en studieresultaten in de schoolloopbaan van de leerling. Op basis van deze gegevens wordt in overleg met leerling en ouders een handelingsplan/plan van aanpak gemaakt en besproken/ ondertekend. De mentor informeert de overige betrokkenen hierover. De mentor zorgt voor een goede gegevensoverdracht bij een wisseling van schooljaar of school. Alle leerlingen krijgen per week extra Nederlands en rekenen aangeboden. Daarnaast wordt op basis van resultaten extra steunlessen Nederlands en/of rekenen aangeboden. Dit gebeurd in het 1e en 2de leerjaar. Tevens wordt er in het 1e of 2e leerjaar een sovatraining aangeboden. In het 1e leerjaar wordt gestart met beroepsgerichte vakken, zoals koken en bakken. 4.1.1 Onderwijsleerproces Bij alle vakken wordt gewerkt met jaarplanners. Hierin kunnen leerlingen zien wat er de komende periode van hun verwacht wordt. Bij de Hubertus momenteel worden LWOO leerlingen geplaatst in een kleinere groep. Hierbij kunnen leerlingen worden ingedeeld naar specifieke leerachterstanden (taal en rekenen). Deze groepen kunnen een meer specifieke aanpak krijgen tijdens de reguliere en steunlessen. Cognitief sterke leerlingen kunnen in overleg met ouders geplaatst worden in een TTOgroep (tweetalig onderwijs). Deze groep krijgt bij een aantal vakken onderwijs in het Engels aangeboden. Bij de Berkhoff worden de leerlingen met een basis- en kaderadvies gedurende de eerste twee leerjaren over de groepen verdeelt. Hoe dit in de nieuwe organisatie gaat gebeuren is op dit moment nog niet bekend. Voor beide scholen geldt dat de leerlingen met een lgf-indicatie over de groepen verdeelt worden waarbij gekeken wordt naar de specifieke leer- en begeleidingsbehoefte en de groepssamenstelling. In het pedagogisch klimaat streven docenten en medewerkers ernaar om: een gestructureerde leeromgeving te bieden waarin de leerling zich veilig en geaccepteerd voelt, uitgedaagd wordt, weet waar hij/ zij aan toe is, bemoediging krijgt en zelfvertrouwen ontwikkelt.
10
het pedagogisch klimaat en de didactische aanpak/klassenmanagement af te stemmen op de diversiteit van de leerlingen. bij de vormgeving van de lessen rekening te houden met verschillen tussen leerlingen en de leerling te stimuleren tot reflectie en inzicht in eigen leerproces. een leeromgeving neer te zetten met duidelijke en consequent gehanteerde afspraken over lessen, leerstof, te behalen resultaten en houding en gedrag. in te spelen op extra taal- rekenbehoeften. een passend uitstroomprofiel op te stellen en een gestructureerde loopbaanbegeleiding te geven.
4.1.2 Ouderbetrokkenheid Ouders hebben toegang tot het leerlingvolgsysteem (Magister). Hierin kunnen zij resultaten, presentie en rooster bekijken. Daarnaast beschikt de school over een eigen website. Hierop staat alle relevante informatie. Mentor onderhoudt het contact met ouders/verzorgers. Hij stelt het HP/ PvA op en stelt zo nodig bij en bespreekt dit cyclisch (op ouderavonden) met de ouders. Ook nodigt hij ouders uit indien nodig. Tegen het eind van de opleiding zal de decaan de doorstroom naar de vervolgopleiding met ouders en kind bespreken. De school organiseert thematische informatie-avonden voor ouders en leerlingen. Daarnaast is er een ouder(advies)raad en zijn er klankbordavonden (inspraakavonden) voor ouders en leerlingen. Voor de leerlingen is er een leerlingenraad waarin ze kunnen meedenken over hun eigen school. 4.1.3 Medezeggenschap Zie 4.1.2. 4.1.4 Veiligheid We bieden een gestructureerde leeromgeving waarin de leerling zich veilig voelt. Er zijn duidelijke afspraken ten aanzien van schoolregels, gedragsregels en er is een anti-pestcontract. Indien deze niet worden nageleefd zal school dit direct met betrokkenen bespreken, afspraken maken en eventueel passende maatregelen nemen. Deze zijn beschreven in de schoolgids. Bij herhaling zal in overleg met zorgcoördinator en mentor gekeken worden of er extra zorgen zijn waarop interventie moet plaats vinden. B.v. inzet SMW, bespreking in het intern ZAT of extern ZAT. De conciërges dragen actief bij aan een rustige veilige leeromgeving, zowel binnen als buiten het gebouw. Mediators worden ingezet als extra ondersteuning voor kleine geschillen tussen leerlingen onderling of leerling docent. Deze mediators zijn opgeleid. Er zijn nauwe contacten met de buurtregisseur en is er een veiligheidscoördinator (VC) die dit contact onderhoudt. De VC registreert alle incidenten in het administratiesysteem, en onderneemt preventieve acties denk aan voorlichtingen (HALT). VC en politie organiseren een aantal keren per jaar een kluisjes/tassen controle. Bij vermoeden van directe onveiligheid voor de leerling neemt de zorgcoördinator contact op met het AMK en/of politie. Er zijn opgeleide BHV-ers aanwezig. De VOVA heeft een incidentenprotocol.(bijlage)
11
4.1.5 Privacy Het VOVA heeft een privacyreglement. De school beschikt over een leerlingvolgsysteem waarin alle medewerkers kunnen registreren. Afhankelijk van de functie heeft men bepaalde rechten om informatie te zien of toe te voegen. Ouders hebben inzagerecht voor; cijfers, roosters en presentie. Op verzoek kunnen zij ook overige informatie uit het LVS inzien. Bij schoolwisseling geven ouders schriftelijk toestemming voor het opvragen van relevante schoolgegevens. Er wordt altijd informatie gegeven aan politie, raad van de kinderbescherming en AMK zonder toestemming vooraf. 4.2 Interne ondersteuning in de klas 4.2.1 Van screening tot interventie Docenten signaleren en registreren en bespreken hun observaties met de mentor. Dit gebeurt binnen en buiten de les. Ook het ondersteunend personeel geeft signalen door aan de mentor of zorgcoördinator. Dit is afhankelijk van de ernst. Dit betreft meestal sociaal emotionele problematiek. Opvallende zaken zoals woordenschat, rekenproblematiek kunnen door vakdocenten worden opgemerkt en eventueel direct aangepakt. Mate en ernst bepalen verdere inzet. Mentor wordt hiervan op de hoogte gesteld. Specifieke onderwijsbehoeften worden o.a. gemeten met behulp van de Cito volgtoetsen, diataal, muiswerk en taalzee en digitale rekenprogramma`s. De taal- en rekencoördinatoren zijn hiervoor verantwoordelijk. Resultaten en de daarbij behorende aanpak voor verbetering komen in het klassenoverzicht. Alle docenten zijn in het bezit en gebruiken dit document in de lessen. Er kan RT worden ingezet. Tijdens de steunlessen kan ook op specifiek achterstanden worden geoefend. Cyclische besprekingen: mentoroverleg, leerjaaroverleg, rapportbesprekingen, vakgroepoverleg. Docenten bereiden zich voor op het overleg door middel van het aanmeldformulier voor mentor- en leerjaaroverleg (zie bijlage). De te bespreken leerlingen worden bij de mentor aangemeld. De mentor selecteert i.o.m. zorgcoördinator een aantal aangemelde leerlingen, bereidt zich voor m.b.v. deze documenten en eigen observaties. Voor het overleg neemt de mentor contact op met ouder/verzorger en bespreekt de reden van aanmelding tot bespreking. Mentor bespreekt dit met de leerjaar collega`s. Gezamenlijk komen ze tot een analyse en worden er doelen opgesteld. Deze doelen komen in het plan van aanpak/hp en in het klassenoverzicht te staan. De mentor bespreekt dit ook met leerling en/of ouders. Indien nodig wordt hulp/medewerking aan ouders gevraagd. Ook kunnen ouders zelf een hulpvraag stellen. In het volgende overleg wordt besproken of de gestelde doelen behaalt zijn en bepaalt of er nieuwe doelen moeten worden opgesteld. (zie onderstaande afbeelding)
12
Signalering: alle medewerkers, medeleerlingen, ouders/verzorgers. Analyseren/bespreken: docent, mentor, zorgcoördinator, SMW, GGD. Opstellen handelingsplan/plan van aanpak/klassenoverzicht: mentor, zorgcoördinator. Uitvoering: docenten, mentor, Rt, SMW, AB-er. Evaluatie: betrokkenen. 4.2.2 Leerlingenzorg Vanuit de informatie van vorige school, ouders en eventuele hulpverleners/ begeleidingsinstantie (bv. altra overstap) wordt een samenvatting gemaakt. Hierin worden leerachterstanden en sociaal emotionele problematiek en andere relevante informatie verwerkt. Deze samenvatting wordt als leidraad gebruikt voor het handelingsplan/plan van aanpak welke door de mentor in overleg met leerling en ouders wordt opgesteld. Eerste lijns Interventie mogelijkheden m.b.t. onderwijsbehoeften: Gedrag: gedragscorrigerend instructie of maatregelen, strippenkaart, gedragsschrift, overblijflokaal indien verminderen prikkels nodig is, Concentratie: Time out, plek in klas, mentorgesprekken/spiegelen en oefenen. Begrip: Checken indien nodig verlengde instructie geven,
13
Specifieke leerbehoeften: mogelijkheid voor RT, bv. leerling met dyscalculie kan afhankelijk van ernst en vorm tijdens de reguliere wiskunde of rekenlessen bij de Rt-er les krijgen, dit kan ook voor de leerling met dyslexie die binnen het taalonderwijs niet voldoende kan meekomen. Bij de RT-er kan ook gebruik gemaakt worden van Kurzweil. Planning en organisatie: agenda controle door docenten, ouders en mentor, en RT-er, ook is er een huiswerkklas. Daarnaast kunnen toetsen in delen worden afgenomen. 4.3 Tweede lijn: Extra zorgaanbod 4.3.1 Verwijzing naar 2e lijn Bij doorverwijzing naar de 2e lijn is de zorgcoördinator de verwijzer. De mentor kan leerlingen hier aanmelden. Dit kan komen uit de hulpvragen vanuit de diverse overleggen. Ook kan er een directe aanleiding zijn om snel door te verwijzen. Dan gaat dit niet volgens de gebruikelijke route. Zorgcoördinator stelt dan later de mentor op de hoogte van reden en interventie. Wekelijks is er een internzorgoverleg. Hieraan nemen deel; SMW, AB-er, RT-er en zorgcoördinator. De samenstelling kan wisselend zijn omdat SMW en AB niet op gelijke dagen aanwezig zijn. De regie ligt bij de zorgcoördinator. Route is: signalering (alle medewerkers) -> mentor -> zorgcoördinator -> 2e lijnszorg Aanwezige 2e lijns medewerkers op de school. RT SMW AB-er in geval van preventieve ambulante begeleiding Trainer voor FAALANGSTREDUCTIE, Rots en water en SoVa GGD (arts en verpleegkundige) Zorgcoördinator Huiswerkbegeleiding Tijdens de steunlessen staan er meerdere docenten op een groep. Nieuwe docenten/mentoren krijgen een mentortraining op maat. Indien blijkt dat er behoefte voor specifieke trainingen kan er gerichte trainingen worden georganiseerd. Dit kan zijn omgaan met bepaalde problematiek in de klas, gedifferentieerd lesgeven, klassenmanagement e.d..
14
4.3.3 Standaard protocollen Verzuimprotocol: zie bijlage Betrokken: administratie, conciërge, verzuimcoördinator, mentor, zorgcoördinator, leerplichtambtenaar Sanctiebeleid: Zie bijlage Betrokken: docenten, conciërge, mentoren, zorgcoördinator, opleidingsmanager Dyslexieprotocol: Zie bijlage Betrokken: docenten, mentor, RT-docent, zorgcoördinator Pestprotocol: Zie bijlage Betrokken: alle medewerkers en mediators LOBbegeleiding: Geen protocol Betrokken: decaan/doorstroomcoördinator Protocol kindermishandeling: Wij volgen het wettelijke protocol Betrokken: alle medewerkers signaleren, zorgcoördinator voert uit Medisch protocol: Bij individuele leerlingen op de persoon aangepast. Betrokken: ouders, zorgcoördinator, AB-er (als van toepassing), alle medewerkers KP1: Wij volgen de afspraken binnen Amsterdam Betrokken: administratie, opleidingsmanager, zorgcoördinator, RT-er, vaste intakers (docenten) VO-VO procedure: Wij volgen de KP2-procedure VO-MBO procedure: Wij volgen de KP2-procedure Betrokken: administratie, zorgcoördinator, decaan/doorstroomcoördinator, opleidingsmanager, vaste intakers, RT-er Faalangst/SoVa: Geen protocol. Info komt uit div. overleggen Betrokken: docent, mentor, zorgcoördinator, RT-docent, SMW, interne/externe trainer Crisis in en om school: Zie bijlage Betrokken: Opleidingsmanager, Centrale staf, zorgcoördinator (afhankelijk van soort incident) Verrichtingen zorgmelding: Wettelijke richtlijn, ook via de ZAT Betrokken: ZAT-medewerkers (GGD, SMW, BJAA, Leerplicht, Zorgcoördinator, soms externe jeugdhulpverlening, JGZ, AB-er, Politie na overleg) 4.4 Derde lijn: Specialistische zorg 4.4.1 Verwijzing naar 3e lijn De school verwijst vooral door naar JGZ, huisarts, Altra 12+. Dit gebeurd altijd via het interne of externe ZAT. Er is een ZAT-aanmeldformulier en een standaard ZAT-agenda. De zorgcoördinator heeft de regie. Bij elke ingebrachte casus wordt in de ZAT afgesproken wie de casusverantwoordelijke is. De terugkoppeling en toestemming gaat via (in overleg) zorgcoördinator of mentor. Er is ook terugkoppeling naar de opleidingsmanager. 4.4.2 ZAT Algemene doelstelling van het ZAT: het optimaliseren van zorg aan leerlingen en hun ouder(s)/opvoerder(s) door middel van het verbeteren van de samenwerking tussen school en externe partners. Hierin zijn de ZAT-functionarissen verantwoordelijk voor hun eigen vakgebied. Zie richtlijn NJI. De standaard functionarissen zijn: LP ambtenaar, aansluitmedewerker BJAA, SMW-er verbonden aan de school, schoolarts van de GGD, zorgcoördinator. Op de huidige Berkhoff is de RT-er notulist. Daarnaast kan een LP ambtenaar van buiten Amsterdam, de JGZ of de politie (buurtregisseur) worden uitgenodigd afhankelijk van de hulpvraag. Het doel van het ZAT is om voor leerlingen waarbij problemen gesignaleerd zijn tijdig passende zorg, hulp en ondersteuning te realiseren.
15
Dit door: vroegtijdige interventie, multidisciplinair consult en afstemming, efficiënte en gerichte doorverwijzing, efficiënte en gerichte handelingsadviezen voor de docenten. In het ZAT worden de leerlingen besproken bij wie sprake is van (dreigende) problematiek waarbij middelen en mogelijkheden van de interne leerlingenzorg niet toereikend is. Het ZAT komt 6/7 keer per schooljaar bij elkaar onder voorzitterschap van de zorgcoördinator. Er wordt gewerkt met een ZAT aanmeldformulier. Dit aanmeldformulier wordt door de zorgcoördinator opgesteld vaak in samenwerking met de mentor. Minimaal een week voor de vergadering ontvangen de leden en de opleidingsmanagers een uitnodiging, agenda plus de aanmeldformulieren van de te bespreken leerlingen. ZATaanmeldingen kunnen door alle ZAT-partners gedaan worden. Per casus wordt een casus verantwoordelijke aangesteld welke bij een volgend ZAT weer kan wijzigen. Bij het ZAT volgen we de cyclus HGW (HandelingsGericht Werken (zie boven)). Alle processen in de cyclus worden bewaakt via de zorgcoördinator. Er wordt gebruik gemaakt van Matchpoint registraties via onze externe partners. Er is afstemming tussen zorgcoördinator van het veiligheidshuis. Binnen 10 werkdagen worden de notulen aan de ZAT deelnemers en de opleidingsmanagers verstuurd. De zorgcoördinator zorgt voor de terugkoppeling naar de mentor en ouders en de registratie in Magister. Ouders krijgen deze terugkoppeling mondeling. Mentor kan Magister raadplegen. De evaluatie is jaarlijks aan het begin van het nieuwe schooljaar. 4.4.3 Ketenzorg in de school Het ZAT behoort hier uiteraard bij. Externe partners voeren gesprekken met leerlingen en betrokken instanties soms in school. Zorgcoördinator kan aanschuiven. 4.4.4 Bovenschoolse voorzieningen School maakt gebruik van voorzieningen die aangeboden worden via het SWV. Zoals STOP, Transferium, School2Care etc. Ook ROC op Maat kan worden aangeboden voor leerlingen vanaf 16 jaar. Incidenteel wordt gebruik gemaakt van andere initiatieven binnen Amsterdam. Regie in al deze trajecten ligt bij de zorgcoördinator. 4.4.5 Uitstroom/doorstroom Doorstroom van VOMBO volgens de KP2 procedure uitgevoerd door de decaan/ doorstroomcoördinator. Doorstroom VOVO volgens de KP2 procedure, valt onder de regie van de zorgcoördinator in overleg met de decaan. Ook de doorstroom naar RECscholen valt onder de regie van de zorgcoördinator. Doorstroom naar de arbeidsmarkt gaat na bespreking in ZAT via leerplicht in overleg met zorgcoördinator. Dit zijn echt uitzonderingen. Doorstroom naar Vavo gaat door middel van toestemming van de opleidingsmanager. Het traject wordt verder begeleidt door zorgcoördinator en leerplichtambtenaar. Voor de leerlingen die naar GGZ dagbehandeling/justitiële inrichtingen/ziekenhuizen gaan, is de zorgcoördinator de contactpersoon en soms uitvoerder van de hulpvragen.
16
H5 Betrokken functionarissen 5.1 Aanwezige functionarissen 1e lijn: docenten, mentoren, onderwijsondersteunend personeel, opleidingsmanagers, zorgcoördinator, Rt-er, vertrouwenspersoon, decaan/doorstroomcoördinator, veiligheidscoördinator, faalangst/sova trainer, huiswerkbegeleider, verzuimcoördinator, stagecoördinator, toetsexperts, examensecretaris, bedrijfshulpverleners, leerlingmediators. 2e lijn: SMW-er, zorgcoördinator, schoolarts en schoolverpleegkundige, AB-er vanuit REC 1 t/m 4, leerplichtambtenaar, aansluitmedewerker BJAA, OKC pedagogisch medewerker, externe trainers voor faalangst en Sova. 3e lijn: Gezinscoaches BJAA, NP medewerkers Spirit, JGZ instellingen, jeugdhulpverlening (care-express, opvoedpoli enz.), Altra 12+, SchoolisCool, overstaptraining Altra, alle begeleidingsprojecten vanuit DMO (top 500, ..) 5.2 Zorgtaken en competenties 5.2.0 Docenttaken
De docent is verantwoordelijk voor het onderwijs in het vak/vakken die hij/zij doceert. Maakt hiervoor een jaarplanning. De docent is alert op het functioneren en welbevinden van de leerlingen, en informeert zonodig de mentor over zaken die opvallen. Met betrekking tot de studieresultaten communiceert hij/zij zowel met de mentor als met de ouders/verzorgers (10 minutengesprekken) De docent houdt rekening met specifieke leerbelemmeringen van leerlingen. De docent is verantwoordelijk voor ondersteuning van leerlingen en signaleert leerlingen die in aanmerking komen voor extra zorg. En geeft dit door aan de mentor. De docent is verantwoordelijk voor het afnemen van proefwerken, geven van cijfers en de registratie hiervan in Magister. De docent is verantwoordelijk voor aanwezigheidsregistratie tijdens hun lessen. Docent overlegt met zijn/haar vaksectiegenoten. Docenten handelen eenvoudige incidenten binnen hun les zelfstandig af. Eventueel informeren zij de mentor. Zondig registeren in leerlingvolgsysteem.
5.2.1 Mentortaken
Aanspreekpunt zijn voor zijn mentorleerlingen, ouders/verzorgers en externe hulp die bij de leerling betrokken zijn. Bij het begin van het schooljaar bespreekt de mentor alle schoolse zaken met de leerling om hem wegwijs te maken. Vroegtijdig signaleren van probleemgedrag vervolgens het inventariseren van oorzaken om tot een oplossing te komen zodat een leerling zo optimaal mogelijk kan functioneren. De mentor informeert zijn collega’s, opleidingsmanagers, zorgcoördinator over de leerlingen die problemen / zorginformatie (zowel thuis of/als op school) heeft. Via leerlingvolgsysteem of mondeling. De mentor en de RT-er houden elkaar op de hoogte over de inzet en vorderingen van zijn leerlingen. Het is belangrijk dat de mentor de agenda’s en cijfers controleert.
17
De mentor bespreekt zijn leerlingen tijdens de leerlingoverleggen, notuleert de afspraken en legt deze vast in het leerlingvolgsysteem. Deze afspraken bespreekt hij met de leerlingen evt. met de ouders. Als een leerling langdurig ziek is (meer dan 2 weken), zorgt de mentor voor (al het) huiswerk zodat de leerling thuis kan doorwerken. De mentor is aanwezig op de ouderavonden. Mentor heeft in het mentoruur gesprekken met de leerlingen over voortgang. Ouders spreekt hij buiten de lessen om. De mentor is aanwezig op de besprekingen en vergaderingen ten aanzien van zijn klas. Mentor houdt te laat komen en absentie in de gaten en onderneemt actie als er alarmerend verzuim is. Het bijhouden van gesprekken, afspraken e.d. in het leerlingvolgsysteem (Magister) is een must. Bij het wisselen van mentor is er een overdracht. Maken en bespreken (met ouders en leerling) van handelingsplannen/plan van aanpak en vult groepsoverzichten in.
5.2.2 Onderwijsondersteunend personeel Het onderwijsondersteunend personeel heeft ook een rol bij de ondersteuning van leerlingen en het signaleren van problemen. Het onderwijsondersteunend personeel bestaat uit conciërges en administratief medewerkers. Zorgwekkend signalen worden doorgeven aan de mentor. Afhankelijk van de ernst kan het er ook meteen aan de zorgcoördinator worden doorgegeven. 5.2.3 Zorgcoördinator De zorgcoördinator coördineert de zorg in samenwerking en overleg met de opleidingsmanagers en het zorgteam. De zorgcoördinator is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en de implementatie van het zorgbeleid. Uitvoeren zorg: Het regie op en coördineren van testen. De uitvoering en evaluatie van handelingsplannen/plan van aanpak en op schrift gestelde afspraken. De ondersteuning van mentoren en docenten bij uitvoering van handelingsplannen en afspraken. Het coördineren van contacten met specialistische hulp binnen school: GGD, School Maatschappelijk Werk en het aanbieden van of doorverwijzen naar specifieke begeleiding op sociaal emotioneel gebied. Collegiale consultatie en intervisie. Begeleiden van individuele leerlingen nadat deze door mentor of docent zijn doorverwezen. Mede signaleren van opvallend gedrag en/of prestaties van leerlingen. Gesprekken met ouders/leerling c.q. mentor, opleidingsmanagers, interne en externe zorgverleners. Afstemming zorg en organisatie overleg De zorgcoördinator werkt mee aan de afstemming van zorg en organiseert overleg. Taken hierin: Deelname en organisatie van diverse leerlingoverleggen. Werkoverleg met opleidingsmanagers Het bijwonen van rapportvergaderingen.
18
Voorzitten van het ZAT; Contacten leggen en onderhouden met externe deskundigen.
Administratie De zorgcoördinator is verantwoordelijk voor zorgdossiers en heeft daarmee een aantal administratieve taken: De aanvragen voor Preventieve Ambulant Begeleiding. Het aanvragen van RVC/LGF-(her)beschikkingen. Overdracht of opvragen van gegevens van leerlingen met specifieke zorg. Dit bij overdracht van en naar een andere vestiging, school of instelling. Samen met decaan/doorstroomcoördinator en volgens de afspraken van KP2. Het invoeren van de zorggegevens in het leerlingvolgsysteem. Administratieve handelingen die horen bij sanctioneren en schorsingen van leerlingen. Overzichten maken ten aanzien van zorgwekkende absenties en ziekteverzuim. Verder administratie die hier uit voortvloeit. Alle zaken die te maken hebben met het registreren, aanmelden en afwikkelen van het ZAT. Ontwikkeling zorgbeleid Het volgen van maatschappelijke ontwikkelingen op lange en middellange termijn en het bezien van de gevolgen daarvan voor het zorgbeleid. Inventariseren en organiseren van de zorgbehoefte in de school. Het doen van voorstellen voor innovatie op gebied van zorg. Aanbevelingen doen voor het scholingsplan voortvloeiend uit het zorgplan. Deelname aan zorgcoördinatorenoverleggen, kenniskringen in de regio of congressen en/of stedelijke werkgroepen in het kader van Passend Onderwijs. Uitvoering zorgbeleid Coaching en ondersteuning van het personeel. Ontwikkelen en initiëren van het beleid ten aanzien van de begeleiding van zorgleerlingen. Het coördineren van de werkzaamheden in het kader van de handelingsplannen/plan van aanpak. De vertegenwoordiging in het samenwerkingsverband. Het jaarlijks evalueren van het zorgbeleid en het formuleren van beleidsvoornemens. Het overleggen met de schoolleiding over vorm en omvang van de zorgverlening. Het actualiseren van het zorgplan. Aanwezig als aanspreekpunt voor ouders bij bijv. ouderavonden en open dagen. Het betrokken zijn bij het ontwikkelen/aanpassing van het leerlingvolgsysteem. Coördineren van de rugzakleerlingen door de zorgcoördinator: De leerlingen worden begeleid door een externe begeleider van de ambulante dienst (AB-er). Per schooljaar wordt bekeken of de te bieden hulp door de school voor de rugzak-leerling toereikend zal zijn, zodat de leerling het onderwijs binnen ons reguliere onderwijs naar behoren kan volgen. Dit wordt met name bij het aannemen van leerlingen vanuit het PO bekeken. Hierover worden gespreken gevoerd met de ouders, opleidingsmanager, zorgcoördinator en de AB-er Taken van de zorgcoördinator in deze: Het maken en onderhouden van handelingsplannen voor deze leerlingen. Het voeren van overleg met de ambulante begeleider, de rugzak- leerling en de ouders. Het mede opstellen van de (her)indicatie.
19
5.2.4 Mediators Bij de Hubertus wordt elke eerste klas begeleid door 2 leerlingen (Mediators) uit klas 3 en 4. Bij deze leerlingen kunnen ze terecht als ze met kleine probleempjes rondlopen waar ze zelf niet zo snel een oplossing voor hebben. Deze derdejaars hebben een cursus “Mediation” gevolgd. Ieder jaar worden er nieuwe tweedejaars of derdejaars leerlingen uitgezocht en opgeleid. 5.2.5 Vertrouwenspersoon Deze behandelt persoonlijke en vertrouwelijke zaken, zoals pesten, ongewenste intimiteiten, discriminatie of andere vormen van gedrag van leerlingen die we niet toelaten. Iedereen die daar last van heeft kan naar de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon is geen verantwoording schuldig aan de directie. Alleen bij direct ernstig gevaar is vertrouwenspersoon wettelijk ontheven van geheimhouding en moet dit melden bij de directie. 5.2.6 RT De remedialteacher onderzoekt leerlingen op lees- en schrijfproblemen en kan dus helpen bij diverse vormen van leerachterstand. Deze geeft individuele begeleiding maar ook in de groep tijdens de ingeroosterde uren voor rekenen, lezen en steunles. Het gaat dus niet over gedragsproblemen. De remedial teacher helpt bij de intake en analyse van de te verwachten problematiek na de aanname. Met deze gegevens worden de klassenindelingen gemaakt en de inzet bepaald van extra ondersteuning. De RT-docent neemt deel aan het Zorg Advies Team (ZAT). RT-er haalt zijn informatie voor ondersteuning mede uit CITO volgsysteem, diataal, muiswerk e.d.. Deze worden verwerkt in klassenoverzichten. RT-er is betrokken bij aanvraag van LWOO-indicaties. 5.2.7 Decaan/doorstroomcoördinator Deze helpt bij het maken van keuzes op het gebied van vakkenpakketten en vervolgopleidingen. Hij beschikt over folders, kennis van opleidingen en contacten. Hij kan ook informatie voor opvragen die niet in folders staat. Ook speelt hij een grote rol in de schoolwisselprocedure, zowel tussentijds als aan het eind van de opleiding. Hij organiseert voorlichting voor ouders en leerlingen. Incidenteel neemt hij beroepskeuzetesten af. De meeste leerlingen stromen door binnen horeca. Hij registreert in KP2. 5.2.8 GGD Alle leerlingen en alle ouders of verzorgers kunnen gebruik maken van de GGD in Amsterdam. De jeugdartsen en jeugdverpleegkundigen van de GGD zijn ook binnen onze school actief. Zij hebben tot taak de gezondheid van de jeugd te bevorderen. Ze doen dat op de volgende manier: Schoolarts doet periodieke controle (PGO 2 en 4e klas). Afname EMOVO klas 2 en 4. Ouders die met vragen zitten over opvoeding, gezondheid of ontwikkeling van hun kind kunnen bij de GGD terecht voor een gratis en vertrouwelijk gesprek. De GGD kan leerlingen met zorgwekkend ziekteverzuim oproepen en advies geven aan school en de leerplicht ambtenaar. Op de school maakt de GGD een einde aan een traject wat vanaf de peuterleeftijd loopt. De arts neemt deel aan het ZAT. Ook is er altijd de optie om als de stap naar GGD of Jeugdzorg te groot is, naar het Ouder Kind Centrum te gaan.
20
5.2.9 School Maatschappelijk Werk Op de school is een medewerker van schoolmaatschappelijk werk (SMW). Dit is een medewerker van SPIRIT welke via de gemeente Amsterdam aan de school is verbonden. Leerlingen mogen op eigen verzoek een consultgesprek aanvragen, dit loopt wel via de mentor. Daarnaast begeleidt SMW leerlingen die nieuw zijn op de school. SMW neemt altijd contact op met thuis. De zorgcoördinator verwijst, meldt aan middels een aanmeldformulier, leerlingen door na overleg met de mentor en de ouders. SMW neemt deel aan het ZAT. SMW koppelt terug en overlegt met zorgcoördinator. Tevens registreert SMW doelen en afspraken in het leerlingvolgsysteem. 5.2.10 Bureau Jeugdzorgaansluitmedewerker Deze medewerker is de koppeling tussen BJAA en school. Ze heeft een adviserende functie en onderzoeksfunctie. BJAA neemt deel aan het ZAT. 5.2.11 AMK Bij kindermishandeling is school wettelijk verplicht hiervan melding te maken bij het Algemeen Meldpunt Kindermishandeling. De overheid heeft hiervoor regels opgesteld 5.2.12 Leerplichtambtenaar Per school is een LP ambtenaar welke aan het stadsdeel verbonden is. Op dit moment hebben de Berkhoff en de Hubertus ieder een eigen LP ambtenaar. Omdat ook veel leerlingen van buiten Amsterdam onze scholen bezoeken is er ook nog een aantal Lp ambtenaren vanuit de andere gemeentes betrokken. De zorgcoordinator is de contactpersoon voor deze ambtenaren indien er vragen zijn over het functioneren van de leerling. Daarnaast heeft verzuimcoordinator ook contact over de meldingen. Zie verzuimprotocol. 5.2.14 Verzuimcoordinator De verzuimcoordinator is verantwoordelijk voor de verzuimregistratie in Magister. Doet melding aan DUO. Heeft contact met leerplichtambtenaar geeft aanvullende informatie. Hiervoor overlegt hij met de mentor en/of de zorgcoördinator. 5.2.15 Ambulant Begeleider Deze is aanwezig op school als externe begeleider van REC1, 2, 3 of 4 en hebben contact met betreffende leerlingen en hun ouders. Samen met de school en ouders wordt een begeleidingsplan opgemaakt welke voorziet in de specifieke behoeften van de leerling. AB-er heeft regelmatig contact met leerling, ouders, zorgcoördinator. AB-er doet observaties, geeft handelingsadviezen en voorlichting aan het team. 5.2.16 Veiligheidscoördinator De veiligheidscoördinator analyseert naar aanleiding van incidenten of er aanpassingen moeten komen ten aanzien van de veiligheid. Dit kan zowel de veiligheid van personen zijn als het gebouw. Ook heeft hij contact met de buurtregisseur. School en politie hebben hierover
21
afspraken gemaakt door middel van een veiligheidsconvenant. Ook is hij betrokken bij ontruimingsoefeningen en BHV. Ook is er registratie in het veiligheidsregistratiesysteem van het samenwerkingsverband. 5.2.17 Opleidingsmanager Deze zijn actief betrokken bij de zorg in 1e en 2e lijn. Dit in nauw overleg met de zorgcoördinator. Hun taken voeren uiteraard veel verder, maar is qua zorg niet relevant. 5.2.18 Docentcoach Deze medewerker begeleidt nieuwe docenten. Hij maakt deze wegwijs op de school, Ook kunnen docenten met een hulpvraag bij hem terecht. Hij bezoekt op verzoek van collega’s de lessen, heeft coachingsgesprekken. Vanwege de vertrouwens relatie zal er geen terugrapportage naar de directie plaatsvinden. In heel uitzonderlijke gevallen kan hier van worden afgeweken. De coach zal dit eerst aan de desbetreffende collega melden.
22
H6 Kwaliteit 6.1 Competentieversterking Vanuit het scholingsplan van de opleidingsmanagers en het VOVA wordt er al ingezet op competentieverbetering van de docenten. Indien er specifiek behoefte is aan scholing kunnen docenten dit ook tijdens hun functioneringsgesprekken aangeven. Ook kan zorgcoördinator dit aan opleidingsmanagers aangeven als dit voor groepen docenten of individuele gevallen noodzakelijk is. 6.2 Functioneringsgesprekken Deze vallen niet onder de uitvoering van de zorgcoördinator. 6.3 Evaluatie van beleid en verbeterplannen 6.3.1 Jaarlijkse evaluatie Dit gebeurd door de opleidingsmanagers met hun leidinggevenden. Daarnaast moeten er jaarlijks jaarplannen door de school worden aangeleverd. Dit zijn afspraken die het team maakt met opleidingsmanager. Deze worden op directieniveau besproken en van daar uit wordt het verdere beleid gemaakt. Jaarlijks wordt de ZAT op de laatste vergadering geëvalueerd. Hierin wordt gekeken wat er goed en minder goed ging. Hierop volgen aanpassingen voor het komend jaar. Ook is er een externe bezoek geweest met aanbevelingen, welke zijn opgevolgd. 6.3.2 Kwaliteit intern beoordeeld Jaarlijks is er leerling- en oudertevredenheidsonderzoek en een medewerkerstevredenheidsonderzoek. Er zijn vanuit VOVA interne audits plaats naast de reguliere PKO’s. Naar aanleiding van externe vragen worden er cohortanalyses gedaan. Ook wordt er jaarlijks een evaluatie gedaan met leidinggevenden van externe 2 e lijns-medewerkers. 6.3.3 Kwaliteit externe beoordeeld De inspectie komt langs voor PKO’s. Daarnaast is er jaarlijkse controle van leerplicht plus (Quickscan). Ook hebben we meegedaan aan het ZAT-verbetertraject. 6.4 Verbeterplan Vanuit de checklist schoolondersteuningsprofiel hebben we bij een aantal zaken aangegeven dat wij willen verbeteren. Dit is gedaan met de gedachte dat er altijd wat te verbeteren valt. Bij het samenvoegen zullen er een aantal zaken wezenlijk veranderen (gebouw, aantal leerlingen, nieuwe collega’s, functies, een compleet nieuw organogram, andere locatie dus andere externe 2e en 3e lijns medewerkers etc.). Dit is geschreven als aankomend zorg-samenwerkingsstuk. Een van de belangrijkste aandachtspunten is een goede samenvoeging van de teams met elk hun eigen bedrijfscultuur en systemen. Voor de zorg is dit een startdocument waarin we willen aangeven wat wij in de komende jaren willen neerzetten op de nieuwe locatie. Veel van hetgeen beschreven is is op beide locaties qua systeem grotendeels zo ingericht en gerealiseerd. Verbeterpunten zullen dus voornamelijk liggen op het gebied van de aankomende samenvoeging. Hiervoor is elke werknemer nodig die bij beide scholen werken om dit succesvol te laten lopen. Mogelijk zal hiervoor ook externe expertise nodig zijn.
23
We hebben vanuit de scholingsgelden van het samenwerkingsverband een scholingsplan ingediend, zodat wij bij start op de nieuwe locatie volgens een zelfde methodiek kunnen gaan werken. De docenten hebben de zelfde competenties.
24
H7 Bijlagen
25
GEDRAGSPROTOCOL HUBERTUS&BERKHOFF Onregelmatigheid
Sanctie
Brief naar ouders
Te laat
Volgende dag direct 1x melden 7.30 uur
Nee (staat in Magister)
Ouders komen naar school
Bij meerdere keren volgt brief en evt gesprek leerplicht Spullen incompleet
Aantekening Magister, evt sanctie docent
Nee
Bij veelvuldig vergeten van Mentor neemt contact op Spullen Praktijkkleding niet schoon Geen praktijkles maar of onverzorgd schoonmaken.
Docent neemt evt. contact op
Meerdere keren de praktijkkleding niet schoon of onverzorgd
Geen praktijkles maar schoonmaken,
Mentor neemt contact op. Evt een brief.
Uit de klas gestuurd worden i.v.m. ongewenst gedrag
Altijd na afloop van de les afspraak maken met de docent, evt nakomen.
Nee
Bij veelvuldig ongewenst gedrag en uit de klas gestuurd worden
Altijd na afloop van de les afspraak maken met de docent, evt nakomen bij docent, Mentor neemt contact op met ouders als daar aanleiding toe is.
Ja
Als geen verbetering optreedt, Ja. Als het gedrag normaal lesgeven belet, kan schorsing het gevolg zijn. Bij herhaling van incidenten kan dit leiden tot verwijdering van de school.
Telefoons zijn altijd uit in Telefoon een week in de de school. U kunt ons altijd kluis bereiken via telefoonnummers van de school.
Nee
U kunt als ouder altijd langskomen om de telefoon persoonlijk op te halen bij de directie.
Petten en andere hoofdbedekking zijn af in de school
Hoofdbedekking gaat voor een week in de kluis
Nee
Zelfde regel als telefoons
Aanhebben van i-pods, MP3 en andere geluidsdragers in de gangen en klaslokalen.
Voor een week in de kluis
Nee
Zelfde regel als telefoons
26
Ongewenst verzuim (spijbelen)
Veelvuldig ziekteverzuim (3e keer binnen 2 maanden of langdurig verzuim)
De gemiste tijd inhalen. Directie kan altijd anders beslissen.
Ongewenst verzuim wordt altijd doorgegeven aan de leerplichtambtenaar. Deze zal contact opnemen met de ouders als hij/zij dit nodig acht.
Bij meervoudig ongewenst verzuim, Ja, verzuim kan leiden tot een proces verbaal via de leerplichtambtenaar.
U en uw kind worden opgeroepen door GGD.
Ja
Met uw kind en evt doktersverklaringen. Mocht GGD beslissen dat er geen sprake is van een ziekte, moeten zij dit doorgeven aan leerplicht. Deze gaat hier dan verder mee.
27
VEILIGHEIDSPROTOCOL HUBERTUS&BERKHOFF Onregelmatigheid
Sanctie
Brief naar ouders
Met ouders op school komen
Het gebruik van geweld tegen medeleerlingen.
Tijdelijke schorsing.
Ja
Ja
Het gebruik van geweld tegen medewerkers van de school.
Directe schorsing.
Ja. Tevens aangifte bij de politie en de onderwijsinspectie
Ja
Het bedreigen of afpersen van medeleerlingen of docenten
Directe schorsing.
Ja. Tevens aangifte bij de politie
Ja
Meerder malen bedreigen of afpersen van medeleerlingen of docenten
Directe schorsing.
Ja. Tevens aangifte bij de politie en de onderwijsinspectie
Ja
Het moedwillig ontvreemden(stelen) van eigendommen van medeleerlingen of de school.*
Directe schorsing.
Ja. Tevens aangifte bij de politie
Ja
2e x moedwillig ontvreemden(stelen) van eigendommen van medeleerlingen of de school.*
Directe schorsing.
Ja. Tevens aangifte bij de politie en de onderwijsinspectie
Ja.
Procedure tot verwijdering wordt gestart
Procedure tot verwijdering wordt gestart
Procedure tot verwijdering wordt gestart
Het in bezit hebben van Voorwerp wordt in beslag Ja wapens of voorwerpen die genomen en overgedragen als wapens kunnen dienen aan de politie. en niet nodig zijn voor schoolbezoek*
Ja
Als wapens worden gebruikt tegen medeleerlingen of medewerkers van de school*
Directe schorsing.
Ja. Tevens aangifte bij de politie en de onderwijsinspectie
Ja
Het in bezit hebben of gebruiken van drugs of alcohol*
Directe schorsing.
Ja. Tevens aangifte bij de onderwijsinspectie
Ja
Ja. Tevens aangifte bij de politie en de onderwijsinspectie
Ja
Procedure tot verwijdering wordt gestart
Het verspreiden van drugs Directe schorsing. (dealen) in en om de Procedure tot verwijdering school of de directe omgeving van de school.* wordt gestart
28
Om de veiligheid van leerlingen en medewerkers zo groot mogelijk te houden, mag er door de opleidingsmanager of door hem aangewezen personen:
Te allen tijde onaangekondigd controle plaatsvinden. Te allen tijde ongevraagd in tassen van leerlingen gekeken worden. Te allen tijde ongevraagd in kluisjes van leerlingen gekeken worden. Te allen tijde, op verzoek van de school, door de politie gefouilleerd worden. Een aantal keren per jaar door de politie preventief worden gefouilleerd.
Ouders / verzorgers en ……………………………………………………….(naam voluit) verklaren zich door het tekenen van het gedrags- en veiligheidsprotocol akkoord met bovenstaande maatregelen.
Datum:
………………………………………..
Plaats:
Amsterdam
Handtekening leerling:
………………………………………..
Handtekening ouder / verzorger: …………………………………………..
29
ANTI-PESTCONTRACT
Allen die dit contract ondertekenen, zullen zich aan de afspraken houden, zowel op school als daarbuiten. 1. Elkaar niet beoordelen op schoolresultaten; 2. Je mag een andere mening hebben; 3. Elkaar niet uitschelden of uitlachen; 4. Niet elkaar beoordelen op het uiterlijk; 5. Niet elkaar beoordelen op kleding; 6. Niet “zomaar” pesten; 7. Niet meedoen met pesters; 8. Niet pesten om vrienden te krijgen; 9. Niet met elkaar bemoeien; 10. Geen partij kiezen bij ruzie; 11. Eerlijk zijn; 12. Elkaar helpen als iemand hulp nodig heeft; 13. Niet na-apen; 14. Luisteren naar elkaar en elkaar laten uitspreken; 15. Vertellen aan de leraar is niet klikken; 16. Word je gepest, praat er dan over; 17. Niet dreigen, chanteren of afpersen; 18. Elkaar niet beoordelen op vriendjes of vriendinnetjes; 19. Als iemand je iets in vertrouwen vertelt, mag je het niet doorvertellen; 20. We houden het netjes en leuk via MSN e.d.. Niet iedereen toestaan bij je “vrienden”. ___________________________________________________________________ Amsterdam;……………………………………2014 Handtekening De directie
………………… Leerling
30
Draaiboek
CRISISMANAGEMENT
31
Versie 5 8 januari 2011
Opgesteld door: Peter Weel
Betrokken bij de voorbereiding: ROCF:
Peter de Leeuw en Tiko Smetsers
PR&C:
Marna van Hal en Nicky Faroque
Centrale vertrouwenspersoon:
Petra Sies
Ombudsman:
Ruud de Groot
INHOUDSOPGAVE
1.
Inleiding en definitie calamiteit ................................................................................................ 34
32
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.1
Inleiding ......................................................................................................................... 34
1.2
Doelstelling: ................................................................................................................... 34
1.3
Definitie: ......................................................................................................................... 34
Escalatie en Alarmering........................................................................................................... 36 2.1
Activeringsprotocol crisisteam ....................................................................................... 36
2.2
Alarmering crisisteam .................................................................................................... 37
2.3
Escalatiematrix (opschaling afhankelijk van omvang en impact) .................................. 37
Crisisteam (overzicht met namen in de bijlage) ...................................................................... 38 3.1
Samenstelling crisisteam ............................................................................................... 38
3.2
Taken crisisteam ........................................................................................................... 38
3.3
Bereikbaarheid crisisteam en vervanging ..................................................................... 38
3.4
Ondersteunende functies crisisteam ............................................................................. 39
Crisiscentrum ........................................................................................................................... 40 4.1
Locatie ........................................................................................................................... 40
4.2
Bereikbaarheid .............................................................................................................. 40
Crisiscommunicatie ................................................................................................................. 41 5.1
Communicatielijnen ....................................................................................................... 41
5.2
Communicatieprocedure voor de crisisteams ............................................................... 41
5.3
Communicatieplan ......................................................................................................... 42
Protocollen en procedures....................................................................................................... 43 6.1
SITRAP .......................................................................................................................... 44
6.2
Algemene Checklist ....................................................................................................... 44
Sociale kaart en NAW gegevens ............................................................................................. 44
33
Inleiding en definitie calamiteit Inleiding Vrijwel dagelijks krijgen we via de media berichten over geweld en ongelukken en dit laat zien dat het rustige schoolleven plotseling verstoord kan worden door schokkende gebeurtenissen als: overlijden of gewond raken van studenten of personeelsleden, geweld, bedreigingen, ontucht, racisme en zelfs moord. Allemaal (levens)bedreigende situaties waarbij gehandeld moet worden om erger te voorkomen.
Op dat moment ontstaan allerlei onvoorziene omstandigheden waarop adequaat gereageerd moet worden. Er ontstaan vragen zoals hoe regelen we de opvang van slachtoffers, hoe informeren we familieleden, hoe gaan we met de pers om en wat moeten we doen bij het overlijden van een student?
Ondanks alle inzet in beleid en uitvoering om een veilig leer- en werkklimaat te creëren is een incident of calamiteit helaas niet altijd te voorkomen. Het is daarom noodzaak goed voorbereid te zijn op een calamiteit zodat snel en adequaat gehandeld kan worden.
Incidenten worden afgehandeld door de locale BHV/organisatie. Bij een calamiteit is er echter behoefte aan een geoefend crisisteam.
Dit crisisteam heeft de bevoegdheid handelend op te treden in (levens)bedreigende situaties, waardoor de rust en orde zoveel mogelijk bewaart blijft binnen de school en de negatieve gevolgen van de calamiteit zoveel als mogelijk worden beperkt.
Zodra de brandweer en politie worden ingeschakeld bestaat de mogelijkheid (bij een grotere calamiteit of crisis zal dit zeker zo zijn) dat zij de regie overnemen. Het crisisteam behoudt dan de verantwoordelijkheid voor de interne coördinatie en berichtgeving.
Doelstelling: De doelstelling van dit document is vast te leggen wanneer en hoe een crisisteam bijeen geroepen wordt en wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn.
Definitie: Bij een calamiteit of crisis is er sprake van een grote, onvoorspelbare en acute gebeurtenis die (levens)bedreigend is of zou kunnen zijn, met mogelijk negatieve gevolgen, waarbij een relatief grote
34
groep personen betrokken is, waarbij de dagelijkse gang van zaken ontwricht wordt en die een meer dan buitengewone inspanning vraagt van hulpverleners, medewerkers en directie. De gebeurtenis en haar gevolgen kunnen zorgen voor significante schade aan de instelling, de medewerkers, de studenten, financiele situatie en onderwijsreputatie.
35
Escalatie en Alarmering Activeringsprotocol crisisteam Voor de activering en opschaling is de aard en omvang van het incident of de calamiteit belang. Veel incidenten zullen door de BHV organisatie onder leiding van de ploegleider worden afgehandeld. Deze vallen in de categorie geel van de escalatiematrix.
Is het incident groter of heeft het meer impact (oranje) dan wordt het een calamiteit en zal het crisisteam van de werkmaatschappij bij elkaar worden geroepen.
Bij een werkmaatschappij overstijgende calamiteit (rood) zal het centrale crisisteam bij elkaar worden geroepen.
Activering:
1.
De “ontdekker” van de calamiteit
- Belt 55555 (Geef naam, adresgegevens en aard van de calamiteit door) en meldt op deze manier de calamiteit bij de ploegleider BHV. - Begint met de hulpverlening
2.
De ploegleider BHV - Beoordeelt de calamiteit en afhankelijk van de ernst, - neemt hij/zij de eerste noodzakelijke maatregelen (neutraliseren, informatie verzamelen e.d.) - gaat (eventueel) over tot gedeeltelijke of gehele ontruiming, - vangt de hulpdiensten op, - overlegt met de veiligheidscoördinator of het crisisteam bijeen geroepen moet worden,
3.
De veiligheidscoördinator (vestigingsmanager)
neemt contact op met de voorzitter van de werkmaatschappij voor het bijeenroepen van het crisisteam,
4.
De voorzitter van de werkmaatschappij (of zijn/haar plaatsvervanger)
36
- roept het crisisteam bijeen van de werkmaatschappij of het centrale crisisteam
Alarmering crisisteam De alarmering van de leden van het crisisteam gebeurt via de mobiele telefoon met opgave van; -
aard en omvang van de calamiteit, plaats van samenkomst.
2.3 Escalatiematrix (opschaling afhankelijk van omvang en impact) Geel
Oranje
Rood
Incident
Calamiteit met
Calamiteit met
Medium impact
High impact
De voorzitter van de WM activeert het Regionale Crisis Team (RCT) en informeert het Centrale Crisis Team
Het Regionaal Crisis Team activeert indien nodig het Centrale Crisis Team (CCT)
Codering
Impact / oorzaak /
De Lokale BHV organisatie informeert de voorzitter van de WM achteraf via rapportage
gevolg
37
Crisisteam (OVERZICHT MET NAMEN IN DE BIJLAGE) Samenstelling crisisteam Regionaal crisisteam (Werkmaatschappij) - Voorzitter directie werkmaatschappij of directielid met portefeuille veiligheid (neemt de leiding) - Veiligheidscoördinator werkmaatschappij (contact buurtregisseur en VR) - Ploegleider BHV betreffende lokatie - Betrokken OM En afhankelijk van aard en omvang -
Vertrouwenspersoon WM (verwerking, begeleiding, nazorg) Persvoorlichter (externe berichtgeving) Communicatieadviseur (interne berichtgeving) Personeelsfunctionaris (personele aangelegenheden)
Centraal crisisteam (ROC breed) -
Voorzitter College van Bestuur/Raad van Bestuur (neemt de leiding) Voorzitter(s) directie betreffende werkmaatschappij(en) Veiligheidsregisseur Vertrouwenspersoon Centraal (verwerking, begeleiding, nazorg) Persvoorlichter (externe berichtgeving) Directeur PR en Communicatie (interne berichtgeving) Directeur FB (gebouw aangelegenheden) Directeur HRM (personele aangelegenheden)
Taken crisisteam De voorzitter van het crisisteam zorgt afhankelijk van aard, omvang en impact voor: -
Het verzamelen van informatie Het nemen van snelle slagvaardige beslissingen Het informeren van de Raad van Bestuur Het informeren van de veiligheidsregisseur Het informeren van de ombudsman Het coördineren van de externe berichtgeving Het coördineren van de interne berichtgeving Het onderhouden van de externe contacten (niet pers) Het onderhouden van contact met de hulpdiensten Het informeren en instrueren van het personeel De communicatie met studenten en ouders/verzorgers Het te woord staan van de media Het organiseren van professionele hulp Het organiseren van de nazorg Het zorgen voor de verslaglegging
Bereikbaarheid crisisteam en vervanging De waarschuwingslijsten ten behoeve van het crisisteam zijn opgenomen in de bijlage.
38
Ondersteunende functies crisisteam Aandachtsgebied notuleren Aandachtsgebied binnenkomende berichtgeving (maakt gebruik vaste PC) Aandachtsgebied uitgaande berichtgeving (maakt gebruik van laptop)
39
Crisiscentrum Locatie Elke van de hieronder genoemde locaties beschikt over een overleg ruimte voor ten minste 8 personen met communicatiemiddelen.
Locatie van calamiteit/crisis
Crisiscentrum Uitwijk 1
Uitwijk 2
Indien de calamiteit zich buiten een locatie afspeelt wordt aan de hand van de locatie waarop de calamiteit betrekking heeft, bepaald welke crisislocatie wordt gekozen.
Bereikbaarheid Het crisisteam is bereikbaar via mobiele telefoon. Verschillende leden zullen bereikbaar zijn voor verschillende communicatielijnen. Deze worden door het crisisteam (afhankelijk van bezetting en type crisis) bekend gemaakt aan de telefooncentrale.
40
CRISISCOMMUNICATIE Uitgangspunt is dat het crisisteam de regie voert en houdt over de informatiestroom.
Communicatielijnen De crisiscommunicatie verloopt langs twee lijnen. De externe informatie en het te woord staan van de pers gebeurt door de persvoorlichter. De interne communicatie naar medewerkers en studenten (en hun ouders) wordt verzorgd door de communicatie adviseur van de werkmaatschappij (RCT) of door de centrale dienst PR en Communicatie bij (CCT) in overleg met het crisisteam.
Wanneer zich een crisis voordoet binnen de organisatie, dan worden de persvoorlichter, de veiligheidsregisseur en de ombudsman door de voorzitter RCT direct op de hoogte gesteld en andersom. Hierdoor is ook de centrale dienst PR en Communicatie op de hoogte.
Wanneer het gaat om een incident, dan is de werkmaatschappij zelf verantwoordelijk voor de (interne) communicatie. De werkmaatschappij is wel verplicht om de persvoorlichter op de hoogte te houden. Ook bij een incident binnen een locatie, kunnen persvoorlichter en / of de veiligheidsregisseur ingeschakeld worden voor advies of ondersteuning. Wanneer in de beginfase van het incident het vermoeden bestaat dat er later in het traject gecommuniceerd moet worden, dan is het verstandig om de persvoorlichter en de centrale dienst PR en Communicatie vroegtijdig in te lichten.
Wanneer een incident uitgroeit tot een calamiteit of invloed heeft op andere bedrijfsonderdelen, dan is de werkmaatschappij verplicht om de persvoorlichter en de centrale dienst PR en Communicatie in te schakelen, bijvoorbeeld:
Wanneer sprake is van een boodschap die naar grotere groepen (cross locatie) wordt gecommuniceerd. De boodschap zal dan in overleg met de betrokken persoon/personen worden opgesteld door de persvoorlichter / communicatie adviseur en worden verspreid via de centrale dienst PR en Communicatie. Zodra de mogelijkheid bestaat dat berichtgeving over (onderdelen van) de organisatie in de pers terechtkomt. Voorkomen moet worden dat medewerkers eerder over de crisissituatie geïnformeerd worden door externe media dan door hun eigen organisatie.
Communicatieprocedure voor de crisisteams
Zodra de eerste feiten bekend zijn wordt bepaald wie geïnformeerd moeten worden (doelgroep), wat ze moet weten (feiten) en wanneer ze dit moet weten (timing) Op basis hiervan wordt de kernboodschap opgesteld en wordt het meest geschikte medium gekozen (zie bijlage). Er wordt op minimaal drie basisvragen (wat is er gebeurd, waarom, wat gaat u er aan doen) antwoord gegeven.
41
Wanneer er ook sprake is van externe communicatie over de crisis, worden ook de medewerkers op de hoogte gebracht van de berichtgeving in de media. Ook om wordt aan de medewerkers extra achtergrondinformatie gegeven. Dit om ervoor te zorgen dat de ‘oncontroleerbare communicatiekanalen van intern naar extern’ verkeerde informatie geven. Let er wel op dat er niet wordt gereageerd op de media, maar gecommuniceerd over de crisis. Zorg dat de (interne) drukkerij wordt voorbereid op een (spoed)opdracht (bijvoorbeeld brieven naar studenten/ouders). Zorg dat de postkamer is voorbereid op een spoedpostronde. Na de calamiteit worden er eventueel dankbrieven gestuurd aan alle personen, diensten en instellingen die tijdens de crisis hebben geholpen, zowel intern als extern. Ook wordt er, indien nodig, (nogmaals) een brief aan alle relevante doelgroepen en betrokken gestuurd, eventueel met de per onderdeel genomen stappen en acties. Het verloop van de in- en externe communicatie en werkzaamheden tijdens de crisis worden na de calamiteit geëvalueerd. Aan de hand van de uitkomsten wordt het calamiteitenplan aangepast. Nazorg aan medewerkers, studenten door de Vertrouwenspersoon.(medewerkers vertrouwenspersoon centraal)
Communicatieplan In deze paragraaf wordt beschreven op welke wijze dient te worden gecommuniceerd; wie met wie, met welk doel en welke frequentie. Voorop staat natuurlijk dat elk lid van het SCT, waar noodzakelijk, zijn direct betrokken medewerker(s) /afdeling / locatie dient te informeren over de te nemen acties.
Informatie door
Informatie naar
Doel
Frequentie
Voorzitter CCT
Voorzitter RCT
Informeren over de status van de calamiteit
Bij elke wijziging, maar minimaal elk uur
Voorzitter RCT
Leden RCT
Informeren over de status van de calamiteit en op basis van de voortgang instructies geven aan de leden van het RCT
Minimaal Elk ½ uur
Persvoorlichter
Buitenwereld
Externe Communicatie
Communicatie adviseur
Intern
Medewerkers en studenten (en hun ouders) op de hoogte houden en informeren over acties
42
Protocollen en procedures
43
SITRAP Een SITRAP (Situatierapport) betreft een gedetailleerde beschrijving van de huidige crisis, de omstandigheden, de ontwikkeling van de crisis en de eventuele acties om de crisis de baas te worden.
Algemene Checklist Ter ondersteuning van het crisisteam zijn enkele checklists als bijlage toegevoegd.
SOCIALE KAART EN NAW GEGEVENS Instanties / bedrijven / Personen
Landelijk calamiteiten nummer
112
Brandweer Politie
0900 8844
Bommeldingen
112
GGD Ziekenhuizen EHBO-posten
Arbodienst Bedrijfsartsen
Nutsbedrijven (gas, elektriciteit, water) Energie Storingsnummer warmte
Overheidsdiensten
44
Gemeentehuis Milieu klachten en meldingen Arbeidsinspectie VROM inspectie
0800 8051
KPC
073 – 6247233
Studenten gegevens (IM) Personeelsgegevens
45
Hubertus Vakschool
Verzuimprotocol
46
Verzuimprotocol Hubertus Vakschool De school heeft een zeer belangrijke plicht bij het terugdringen van schoolverzuim. Dit verzuimprotocol geeft weer wanneer we spreken van verzuim. Verder wordt uitgelegd wat leerplicht en kwalificatieplicht precies inhoudt.
In het verzuimprotocol staat beschreven, wat wij als school en wat de ouders/verzorgers kunnen en moeten doen om ervoor te zorgen dat de leerling naar school blijft gaan.
Het is heel belangrijk dat verzuim, inclusief te laat komen, goed door de school wordt geregistreerd. Alleen zo ontstaat inzicht in verzuimgedrag en is er een goede basis, om als dat nodig is actie te ondernemen.
Wanneer iemand op school zich zorgen maakt over het verzuim van een leerling dan kan de leerling besproken worden in het interne/externe ZAT van de school. De leerplichtambtenaar kan vanzelfsprekend ook in een eerder stadium ingeschakeld worden. Hier is geen toestemming van de ouders/ verzorgers voor nodig.
Dagelijks: Ouders/verzorgers melden vóór 9.00 uur de afwezigheid van hun zoon/dochter. Dit kan telefonisch, persoonlijk fo schriftelijk. Degene die het verzuimbericht krijgt, schrijft de naam van de leerling op, de persoon die het verzuim meldt en de reden van het verzuim. De docenten kunnen zien via Magsiter welke leerlingen afwezig gemeld zijn. In de klas
De docent registreert het verzuim. Is een leerling afwezig zonder dat zijn/haar afwezigheid gemeld is, dan neemt administratie contact op met de ouders/verzorgers. Er wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. Als er mogelijk sprake is van ongeoorloofd verzuim of er is geen contact mogelijk met de ouders/verzorgers, dan verstuurd einde van de dag een waarschuwingsbrief of maakt gebruikt van andere middelen om de ouders te benaderen (e-mail of voicemail). De administratie informeert de mentor (via magister) en registreert gemiste uren in magister. Verdere mogelijke acties: uitnodiging ouders voor gesprek, schriftelijke waarschuwing (12 en 16 lesuren afwezig), contact met eventuele hulpverlening, leerplichtambtenaar. Mentor wordt geïfomeerd en bespreekt dit met leerling en ouders. De praktijkdocenten/docenten zonder computer leveren aan het einde van de lesdag de klassenlijst met absenten in. De administratie verwerkt dit. De administratie registreert dagelijks het soort verzuim in Magister.
Vervolgacties Vervolg bij te laat komen (na de bel)
De leerling haalt een te laat briefje bij de conciërge. De conciërge registreert het te laat komen in de verzuimregistratie. De leerling gaat z.s.m. de les in en levert het briefje in bij de docent.
47
Bij veelvuldig te laat komen, verstuurd de verzuim coördinator een brief aan de ouders waarin het aantal uren te laat vermeldt wordt. Er worden brieven verstuurd na 6x en 9x te laat. Ook de mentor krijgt deze informatie. Actie; mentor bespreekt/maakt afspraken met de leerling hoe dit in de toekomst voorkomen kan worden. Bij 6 maal te laat heeft de leerplicht een vrijblijvend gesprek met de leerling. Bij 9 maal te laat volgt een melding bij leerplicht via DUO. Als het te laat komen aanhoudt na het gesprek met de ouders/verzorgers en leerling, overlegt de zorgcoördinator voor verdere actie met leerplicht. Tegelijkertijd stelt de school de leerplichtambtenaar van de school op de hoogte en stuurt hem/haar de verzuimoverzichten en een artikel 21 leerplichtwet (digitaal) toe. Informatie voor dit art. 21 komt uit magister.
Vervolg bij ziekte
Als een leerling langer dan 5 dagen ziek is, neemt de mentor en/of de administratie contact op met de ouders/verzorgers. In dit gesprek informeert de medewerker hoe het gaat met de leerling en wordt afgesproken wanneer de leerling weer op school komt. Als de afgesproken termijn verlopen is en de leerling is nog niet op school, neemt de administratie opnieuw contact op met de ouders/verzorgers. Zijn er zorgen over de leerling, dan informeert de medewerker de zorgcoördinator. Leerlingen die langdurig/veelvuldig ziek worden door de zorgcoördinator uit magister gehaald of via de administratie. Als er sprake is van zorgwekkend ziekteverzuim, dan volgt een melding bij GGD. Gelijktijdig gaat er een waarschuwings/informatiebrief naar huis. Leerling wordt besproken in intern ZAT (of extern ZAT). De schoolarts kan besluiten het ziekteverzuim te behandelen en de leerling op te roepen. De schoolarts kan constateren of het echt ziekteverzuim betreft of ongeoorloofd verzuim. Als er sprake is van ongeoorloofd verzuim, dan wordt leerplicht geïnformeerd. Bij geoorloofd ziekteverzuim gedurende langere tijd kan de school voor zieke kinderen worden ingeschakeld. Dit kan niet bij leerlingen met een psychisch reden. Ziekmeldingen die vermoedelijk ongeoorloofd verzuim zijn, meldt de school via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar.
Vervolg bij incidenteel ongeoorloofd verzuim of beginnend verzuim Dit is ongeoorloofde afwezigheid van 16 klokuren les- of praktijktijd in een periode van vier weken.
De administratie verstuurt de 16 uren brief (schriftelijke waarschuwing) aan ouders/ mentor, registreert in magister, en meldt via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Mentor spreekt de leerling hierop aan maakt afspraken en neemt contact op met ouders/verzorgers en/of neemt contact op met eventuele hulpverlening of zorgcoördinator.
Vervolg bij zorgwekkend of signaal verzuim Dit kan gaan om langdurig ziekteverzuim, (vermoeden van) onterechte ziekmeldingen of spijbelgedrag van meerdere lesuren per week.
De administratie signaleert het verzuim en informeert de mentor/zorgcoördinator. De mentor overlegt zo nodig met de zorgcoördinator. De zorgcoördinator verwijst zo nodig door en/of overlegt met leerplichtambtenaar. De mentor/zorgcoördinator stelt de ouders/verzorgers hiervan op de hoogte. Indien nodig bespreekt de zorgcoördinator het verzuim tijdens een interne zorgoverleg of met het Zorg Advies Team (ZAT), waarbij de leerplichtambtenaar aanwezig is. De administratie meldt de leerling via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar.
48
Vervolg bij wettelijk ongeoorloofd verzuim Dit is 16 klokuren ongeoorloofd verzuim of meer. Het kan ook om luxe verzuim gaan.
De administratie/zorgcoördinator signaleert het verzuim. De administratie meldt het ongeoorloofd verzuim binnen 3 dagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Dit is een wettelijke verplichting.
Tegelijkertijd stelt de zorgcoördinator leerplichtambtenaar van de school op de hoogte en stuurt hem/haar de verzuimoverzichten en een artikel 21 leerplichtwet (digitaal) toe. Informatie voor dit art. 21 komt via magister en de zorgcoördinator In magsiter staat de reeds genomen acties vermeld.
Extra verlof (voor meer informatie zie de brochure ‘Extra Verlof’ van Bureau Leerplicht Plus)
Extra verlof mag alleen worden toegekend wegens gewichtige omstandigheden of vanwege de aard van het beroep van (één van) de ouders. Verlof voor het voldoen aan religieuze verplichtingen moeten ouders minimaal twee dagen te voren aan de school, liefst schriftelijk, kenbaar maken (dit is een kennisgeving, geen aanvraag). De opleidingsmanager neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van 10 dagen of minder. Bij twijfel kan de school contact opnemen met de leerplichtambtenaar, echter de opleidingsmanager blijft verantwoordelijk voor het nemen van de beslissing. De leerplichtambtenaar neemt een gemotiveerde beslissing bij aanvragen van meer dan 10 dagen. De administratie houdt een dossier bij van de verlofaanvragen.
Extra verlof: aanvraagprocedure
Ouders halen bij de opleidingsmanager een verlofformulier en vullen dit in. Als het gaat om meer dan 10 dagen geeft de opleidingsmanager de aanvraag door aan de leerplichtambtenaar. De opleidingsmanager geeft het toegekende of afgewezen extra verlof door aan betrokkenen. De administratie registreert het extra verlof in de centrale verzuimregistratie.
leerling niet terug is na het toegekende verlof
De administratie signaleert en neemt contact op met ouders/verzorgers. De administratie meldt het ongeoorloofd verzuim binnen 3 dagen via het verzuimloket van DUO bij de leerplichtambtenaar. Tegelijkertijd stuurt de administratie/zorgcoördinator een verzuimoverzicht (digitaal) aan de leerplichtambtenaar en informeert hem/haar over de verlofaanvraag.
Luxe verzuim Dit is verzuim waarbij met vakantie wordt gegaan buiten de vastgestelde vakanties, zonder toestemming van de schooldirecteur of de leerplichtambtenaar. Hierbij staat het eigen belang van de ouder/jongere/verzorger voor op dat van schoolbezoek. Het kan bv. gaan om een ziekmelding aansluitend voor of na een schoolvakantie, waarbij de school het vermoeden heeft dat het een onterechte ziekmelding is en dat het om vakantie gaat.
49
Actie: als bij wettelijk ongeoorloofd verzuim (zie hierboven).
Verzuimregistratiesysteem De administratie voert dagelijks het verzuim in het verzuimregistratiesysteem magister in. Dit is nodig om het ongeoorloofd schoolverzuim van 16 lesuren of meer, onverwijld (binnen 3 dagen) te kunnen melden zoals volgens de Leerplichtwet verplicht is. De school moet vermelden of het verzuim geoorloofd of ongeoorloofd is en zij moet van elk geoorloofd verzuim de reden aantekenen. Hiervoor gebruikt de school verzuimcodes.
Vervanging Indien de administratie afwezig is wordt zijn taak overgenomen door de conciërge en de zorgcoördinator.
50
Verzuimcodes De school gebruikt de volgende codes voor verzuim: AFK
Omschrijving
Opmerking
geoorloofd/ongeoorloofd
A
Afwezig
O
Z
Ziek (1)
G
BV
Bijzonder Verlof
Religieuze feestdag (2) Vakantie samen met ouders (3)
G
Wettelijke verplichting (4) Verhuizing(4) Huwelijk (4) Ernstige ziekte familielid (4) Overlijden familielid (4) Ambts/huwelijksjubileum(groot)ouders (4) Overig (specificeren)(toestemming SL vereist) H
Sociaal/medische handelingen Huisarts
G
Specialist Tandarts Orthodontist Fysiotherapeut Overig (specificeren) S
Stage
O
Overige onderwijsactiviteit
U2
Geschorst
RE
Reden extern
G
G
Detentie
G
Tijdelijk extern traject RI
Reden intern
Begeleidingsgesprek
G
Overig (specificeren) ZB
Ziek schriftelijk bevestigd
(als ziekmelding schriftelijk bevestigd moet worden)
G
51
LG
Te laat geoorloofd
Huisarts
G
Specialist Tandarts Orthodontist Fysiotherapeut Overig (specificeren) LO
Te laat ongeoorloofd
O
AL
Afwezig Luxe verzuim (toegevoegd 28/12/11) (6)
O
Relevante bepalingen leerplichtwet
1.
LPW art. 11 D (gronden voor vrijstelling van geregeld schoolbezoek) + art. 12: Ziekte van leerling: “Een beroep op vrijstelling wegens ziekte van de jongere kan slechts worden gedaan, indien daarvan binnen twee dagen na het ontstaan van de verhindering aan het hoofd kennis is gegeven, zo mogelijk met opgave van de aard van de ziekte.’’
2.
LPW art.11 E Verlof voor het voldoen aan religieuze verplichtingen is een kennisgeving, geen aanvraag. Dit extra verlof moet minimaal twee dagen van tevoren worden gemeld. (Het kan gaan om Goede Vrijdag, Chinees Nieuwjaar, Offerfeest, Suikerfeest, Holifeest, Diwalifeest en de Joodse feestagen: Paasfeest,
Wekenfeest, Joods Nieuwjaar, Grote Verzoendag, Loofhuttenfeest, Slotfeest, Vreugde der Wet).
3.
LPW art. 11 F + art 13 a vakantie Vakantieverlof: dit moet minimaal 8 weken van tevoren worden aangevraagd. Het verlof kan alleen worden aangevraagd als het beroep van één van de ouders het de ouders onmogelijk maakt om in één van de schoolvakanties gezamenlijk twee aangesloten weken (10 lesdagen) op vakantie te kunnen gaan. Het mag 1 x per schooljaar worden verleend, voor maximaal 10 schooldagen, en het mag niet plaatsvinden in de eerste twee lesweken van het schooljaar.
4.
LPW art.11 G Gewichtige omstandigheden:
52
Aanvraagformulier verlof wegens gewichtige omstandigheden van Bureau Leerplicht Plus moet worden ingeleverd. Over verlofaanvraag van meer dan 10 dagen beslist de leerplichtambtenaar. Voor dit verlof gelden de volgende richtlijnen: a. Voor het voldoen aan een wettelijke verplichting, voor zover dit niet buiten de lesuren kan geschieden. b. Voor verhuizing ten hoogste 1 dag. c. Voor het bijwonen van het huwelijk van bloed- of aanverwanten t/m de 3e graad voor 1 of ten hoogste 2 dagen en in het buitenland maximaal 5 lesdagen. d. Bij ernstige ziekte van ouders of bloed- of aanverwanten t/m de 3e graad zonder kans op herstel, duur in overleg met de directie of de leerplicht(plus)ambtenaar (bij meer dan 10 dagen). e. Bij overlijden van bloed- of aanverwanten in de 1e graad voor ten hoogste 4 dagen; van bloed- of aanverwanten in de 2e graad voor ten hoogste 2 dagen; van bloed- of aanverwanten in de 3e en 4e graad ten hoogste 1 dag. f. Bij 25-, 40- en 50-jarige ambtsjubileum en het 12,5-, 25-, 40-, 50- en 60-jarige huwelijksjubileum van ouders of grootouders voor 1 dag. 5.
LPW art.11 G Gewichtige omstandigheden: Aanvraagformulier verlof wegens gewichtige omstandigheden van Bureau Leerplicht Plus moet worden ingeleverd. Valt een verlofaanvraag niet binnen de hierboven genoemde richtlijnen (en het gaat ook niet om vakantieverlof) dan moet de aanvraag beoordeeld worden door de opleidingsmanager. Over verlofaanvraag van meer dan 10 dagen beslist de leerplichtambtenaar.
6.
Luxe verzuim(leerplichtwet) -afwezigheid wegens vakantie gedurende de eerste twee weken van het schooljaar -afwezigheid gedurende het schooljaar zonder toestemming wegens vakantie van de ouders.
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
