Schoolinschrijvingen Aanmaken van de groep U ontvangt een mail met een link in die naar de inschrijvingspagina leidt. Op de eerste pagina dient u de gegevens van de school en de groepsverantwoordelijke in te vullen. Daarna kiest u een wachtwoord waarmee u de groep kan beheren en de contactgegevens van de groepsverantwoordelijke volledig en correct in kan vullen.
Elk veld is verplicht! Indien u alles correct hebt ingevuld en op bevestigen klikt, komt u uit op de bevestigingspagina. Hier ziet u de schoolcode die uw school krijgt toegewezen en nogmaals het wachtwoord dat u gekozen had. Hiermee kan u vanaf nu aanmelden om de groep te beheren. Dus hou deze gegevens zorgvuldig bij. U krijgt deze bevestiging ook nogmaals per e-mail.
Excel template downloaden Om deelnemers via een excel file in te schrijven, dient u onze template te gebruiken. Deze kan u downloaden op de volgende pagina. Klik op het tablad “Excel”. Excelfiles die niet op onderstaande manier zijn verkregen worden niet geaccepteerd.
Klik op “download het excelformulier”.
Sla deze excel file op op uw pc.
Excel file invullen Aangezien de excel files automatisch verwerkt worden, moeten de regels i.v.m. het invullen strikt nageleefd worden. Zoniet kunnen de inschrijvingen niet correct in het systeem geladen worden. Excel files die niet volgens onderstaande regels zijn ingevuld, worden niet geaccepteerd! De velden die in het rood staan aangeduid zijn VERPLICHT, indien deze niet zijn ingevuld zal de inschrijving steeds geweigerd worden. De excel file bestaat uit meerder tabbladen. 1 tabblad voor elke afstand en een tablad “!countries and nationalities”. Deze ziet u onderaan de excel file.
Om de deelnemers toe te voegen, voegt u de regels met data in in het juiste tablad van de juiste afstand. De in te vullen velden zijn volgende:
Taal: (NL/FR/DE/EN), andere input is hier niet toegestaan, dus geen “ndl”, “nederlands”,”fra” ingeven. Familienaam: familienaam van de deelnemer, verplicht! Voornaam: Voornaam van de deelnemer, verplicht! Geslacht: Man = M; Vrouw = F geen andere input toegestaan! verplicht! Geboortedatum: in formaat dd/mm/jjjj, bijvoorbeeld 10/02/1998 of 01/12/1996, verplicht! Nationaliteit: code van de nationaliteit van de deelnemer. Deze dient u op te zoeken in het tablad !countries and nationalities. bv: BEL, FRA, NLD. Land: land waar de deelnemer woont, ook op te zoeken in het tablad !countries and nationalities. Postcode: in dit veld ENKEL de postcode, niet samenvoegen met gemeente! Gemeente: in dit veld ENKEL de gemeente, niet samenvoegen met postcode! Adres: straat van de deelnemer, niet samenvoegen met gemeente of nummer/bus Nummer/bus: hier vult u het huisnummer van de deelnemer in. Telefoon: telefoonnummer van de deelnemer zonder spaties of leestekens ingeven. Email: e-mailadres van deelnemer, verplicht! (Vul hier het emailadres van de deelnemer in OF het algemeen emailadres van de school.)
voorbeeld van juiste input:
Uploaden Excel file Om de excel file te uploaden moet u teruggaan naar het tabblad Excel. Naast excel file klikt u op browse (1). U ziet dan een pop up van windows verschijnen. U dient naar de juiste excel file te browsen en vervolgens op import te drukken(2).
Controleren op fouten Na het uploaden van de excel file zal het systeem weergeven of er fouten (warnings) in de excel file zitten. U kan dit zien aan de lichtrode lijn onder update. Indien er te veel fouten in een excel file zitten, komt er een donkerrode lijn en wordt de volledige excel file geweigerd. Na het uploaden moet u dus altijd een groene lijn zien, anders moet u de file verbeteren en opnieuw uploaden.
Wanneer u op details klikt, krijgt u te zien wat het probleem in de excel file is en op welke lijn dit zich bevindt. Veel voorkomende fouten zijn:n -
Te jong/oud voor bepaalde afstand of kidsrun Verplichte data niet ingegeven Deelnemer 2x in dezelfde excel file Huisnummer te lang (max 6 karakters inclusief spaties) Geboortedatum niet in juiste formaat E-mailadres niet geldig Waarde voor land/nationaliteit niet toegestaan (kijk in de lijst !countries and nationalities)
