SCHEIDING VAN ADMINISTRATIEVE EN OPERATIONELE PROCESSEN IN DE THIRD PARTY LOGISTICS

SCHEIDING VAN ADMINISTRATIEVE EN OPERATIONELE PROCESSEN IN DE THIRD PARTY LOGISTICS

Versie: Datum: Auteur: Afdeling:

1.0 April 2012 Jeroen Bouman

Scheiding van administratieve en operationele processen in de third party logistics

1

Inhoudsopgave

1

Inleiding3 1.1 Doel van de whitepaper

3

2

Huidige marktsituatie

4

3

Problemen bij het niet-scheiden van administratieve en operationele processen 3.1 De administratieve processen

5 5

4

Een betere oplossing 4.1 Twee soorten WMS-systemen 4.2 Voordelen van een WMS

7 7 8

5

Conclusie

9

Copyright 2014, Centric Netherlands B.V.

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder schriftelijke toestemming van Centric Netherlands B.V.


2

1

Inleiding

SCHEIDING VAN ADMINISTRATIEVE EN OPERATIONELE PROCESSEN IN DE THIRD PARTY LOGISTICS Welke eisen worden aan de administratieve ondersteuning gesteld? Steeds meer groot- en detailhandelsondernemingen besteden de logistieke activiteiten uit aan logistieke dienstverleners. Deze organisaties kennen de markt en hebben een hogere flexibiliteit in volume en de afhandeling van verschillende soorten goederen. Ook zijn logistieke dienstverleners flexibeler in additionele diensten als VAL (Value Added Logistics) en VAS (Value Added Services). Denk hierbij aan het labellen van artikelen, het gebruik van bepaalde verpakkingen bij het verzenden, het uitvoeren van kwaliteitscontroles, het registreren van leveranciersbeoordelingen (vendorrating) et cetera. Andere redenen om uit te besteden zijn tijdwinst, kostenreducering en de mogelijkheid zich weer volledig op de core business te kunnen richten. Door deze ontwikkeling krijgt de logistieke dienstverlener meer taken voor zijn rekening. Zo zijn distributie, VAL en douaneinklaring steeds vaker onderdeel van het dienstenpakket. En hoewel de third party logistics-partijen (3PL-bedrijven) vaak wel over een softwaresysteem beschikken voor transport en opslag, is die oplossing in veel gevallen niet geschikt voor het aansturen van de processen in het magazijn.

1.1

Doel van de whitepaper

Dit document beschrijft waarom de aansturing van magazijnprocessen optimaal geautomatiseerd moet zijn om de informatievoorziening in het bedrijf - maar ook daarbuiten - goed te regelen. Op die manier kunt u de administratieve en operationele processen zo inrichten dat het de performance van uw bedrijf ten goede komt.


3

2

Huidige marktsituatie

Het is bij 3PL-organisaties gebruikelijk dat inkopers en accountmanagers de magazijnvloer opgaan om te controleren of er daadwerkelijk ruimte is voor goederen. Of om te zien in hoeverre de voorraad daadwerkelijk aanwezig is. Deze manier van werken is begrijpelijk als de informatie uit de systemen onvolledig of onjuist is, maar qua efficiency ongewenst. Magazijnmedewerkers worden zo immers continu gestoord met vragen over de voorraad. Is de kwaliteit van de voorraad al gecontroleerd? Kunnen de goederen nog mee met een bepaalde zending? Hoewel communicatie binnen de organisatie op zich aan te bevelen is, voegen vragen naar informatie die ook direct uit ICT-systemen te halen is, geen waarde toe aan de logistieke keten. Hoe zorgt u er nu voor dat de informatie uit de systemen juist, volledig en tijdig beschikbaar is? Het antwoord hierop: door de processen in uw magazijn aan te sturen met behulp van een WMSoplossing (Warehouse Management System). Een WMS is speciaal voor dat doel ontworpen en maakt een betere scheiding van administratie en operatie mogelijk.


4

3

Problemen bij het niet-scheiden van administratieve en operationele processen

3.1

De administratieve processen

Veel logistieke dienstverleners hebben de planning van uitgaande goederen goed geregeld. Transporten worden tijdig gepland, documenten worden voorbereid en zowel medewerkers als externe partijen worden juist en op tijd geïnformeerd. Ook op het gebied van de administratie laten deze bedrijven zelden steken vallen. 3PL’ers zijn in veel gevallen als transporteur begonnen en zijn deze manier van werken gewend. Toch zien we dat de overige logistieke processen vaak minder goed geregeld zijn. Ter verduidelijking enkele voorbeelden uit de praktijk. Hallo chauffeur De opdrachtgever spreekt met de leverancier of transporteur van de leverancier af dat goederen op een bepaalde dag bij het warehouse van de logistieke dienstverlener geleverd moeten worden. Opvallend is dat de logistieke dienstverlener daar niet van op de hoogte gebracht wordt, terwijl hij wel degelijk belanghebbende is. Zodra de chauffeur van de vrachtwagen (of een ander transportmiddel) zich meldt bij de poort van uw bedrijf, dienen de fysieke processen en de administratie daarvan gelijktijdig te verlopen. Zo heeft de backoffice (de administratie) van uw bedrijf direct inzicht in de status en voortgang van de processen in uw warehouse. Bij de fysieke ontvangst worden de goederen tijdens of direct na het lossen geïdentificeerd. Hierdoor wordt de handelswaar in uw computersysteem geregistreerd. Daarna kunnen de artikelen worden onderworpen aan bepaalde kwaliteitscontroles, direct door intern transport naar het opslaggebied worden verplaatst of als crossdock worden afgehandeld. Indien deze identificatie in het magazijn niet direct wordt uitgevoerd, zal de administratiemedewerker bellen of persoonlijk verifiëren of die ontvangst daadwerkelijk binnen staat en wat de status van de goederen is. Waar zet ik de goederen in het magazijn? De goederen die op het dock worden ontvangen, worden weggebracht door intern transport. Afhankelijk van de inrichting van het magazijn, de kenmerken van de artikelen en de verwachte datum van uitslag worden de goederen op een bepaalde locatie gezet. Dit kan zowel een picklocatie, bulk- of bloklocatie zijn. De beste locatie wordt berekend aan de hand van diverse rekenregels, zodat de goederen op - logistiek gezien - de beste locatie worden geplaatst. Het feit dat de heftruckchauffeur direct aan het systeem bevestigt dat de goederen (bijvoorbeeld een pallet, doos of tank) op de nieuwe locatie zijn geplaatst, zorgt ervoor dat de administratie gelijk is aan de fysieke toestand (de goederen staan op een bepaalde locatie).


5

Pakbonnen lopen Bij de voorbereiding van het orderverzamelen worden de vervoersopdrachten - bij een groothandel en retailer de verkooporderregels - zodanig vertaald naar opdrachten voor het magazijn, dat de goederen in de juiste hoeveelheid op het juiste moment gereedstaan voor transport naar de afnemer. Deze opdrachten kunnen aan het warehouse worden gegeven, zodra de administratie er zeker van is dat de goederen ook daadwerkelijk beschikbaar zijn. In de praktijk blijkt de werkvoorbereider vaak niet in staat deze gegevens uit het systeem te halen. Hierdoor is hij genoodzaakt om het warehouse in te gaan en te vragen wat de status van de goederen is. Zijn de goederen daadwerkelijk beschikbaar om te verzamelen? Kan het transport gereed worden gemaakt? Staan de goederen op een bereikbare plek? Kan ik de pakbonnen draaien en kunnen ze gelopen worden? Dit soort vragen storen de werkzaamheden op de vloer en vergen veel tijd van de administratie. Om ervoor te zorgen dat administratieve en fysieke handelingen aan elkaar gelijk zijn, is het noodzakelijk om met RF-scanners of spraaktechnologie (voicepicking) te werken. Hierdoor wordt de bevestiging van het uitvoeren van een bepaalde taak direct geregistreerd. Deze werkwijze komt overeen met de gedachte dat fysieke handelingen realtime verwerkt dienen te worden, zodat de administratie overeenkomt met de fysieke situatie. Zet maar op het dock! De bovengenoemde processtappen zijn slechts voorbeelden van de vele mogelijkheden in uw magazijn. Zaken als kwaliteitscontrole, crossdock, vullingsgraad van het magazijn en overige planningszaken zijn niet nader beschreven, maar dienen net als de hoofdprocessen zodanig opgezet te worden dat de administratie en de fysieke processen direct aan elkaar gerelateerd zijn. Zoals hierboven beschreven, krijgen orderverzamelaars opdrachten met de melding ‘als je klaar bent, zet de spullen maar op het dock.’ De orderverzamelers en diegenen die het interne transport hebben uitgevoerd, hebben bevestigd dat ze gestart zijn met de opdrachten, scannen iedere beweging of accorderen dat via een voice recognition, zodat het systeem exact weet wat de status van iedere opdracht in het magazijn is. Zodra de medewerker gereed is met een taak, wordt de opdracht gegeven om de pallet met de goederen op een bepaalde locatie te zetten. Met deze methode worden de goederen naar een specifiek dock gestuurd en niet naar een leeg dock.


6

4

Een betere oplossing

4.1

Twee soorten WMS-systemen

Veel logistieke dienstverleners gebruiken een WMS waarbij de processen in het magazijn worden aangestuurd door de medewerkers op de werkvloer. De handelingen, zoals een ontvangst, worden in eerste instantie op een formulier genoteerd. Dit formulier wordt aan het einde van de dag bij de administratie ingeleverd. Daar worden de gegevens vervolgens in het systeem ingevoerd. Al die tijd komt de fysieke situatie niet overeen met de administratie. Centric zet haar Locus WMS (Warehouse Management System) in om de planning en de uitvoering van alle activiteiten in het magazijn te ondersteunen. Deze oplossing stuurt alle handelingen in uw warehouse aan. We onderscheiden globaal twee soorten WMS-systemen 1. Directed WMS: dit systeem heeft de regie over de processen in het magazijn. Oftewel, het WMS stuurt de medewerkers aan met gerichte taken. 2. Assisted WMS: deze oplossing registreert de handelingen die een magazijnmedewerker uitvoert. De magazijnmedewerker/teamleider bepaalt welke taken er worden uitgevoerd. Locus WMS is een directed WMS. Op basis van diverse businessrules wordt uw magazijn aangestuurd. Deze businessrules zijn configureerbaar, omdat ieder magazijn uniek is. Bij het aansturen van uw magazijn wordt gebruikgemaakt van RF-scanners of voice-apparatuur, waarmee uw medewerkers worden aangestuurd. Op basis van businessrules wordt de juiste opdracht aan de juiste medewerker gegeven. De juiste opdracht wordt bepaald aan de hand van prioriteitsregels. Het toekennen van een opdracht aan de juiste medewerker wordt bepaald aan de hand van diverse autorisatieregels, bijvoorbeeld mag de medewerker in dat bepaalde gebied werken? Het WMS stuurt uw magazijn aan. Het ERP-systeem (Enterprise Resource Management) registreert en verwerkt alle opdrachten van uw opdrachtgevers. Groothandelsmaatschappijen hebben te maken met in- en verkoop. Deze gegevens (opdrachten van principalen, verkopen en inkopen) worden door het ERP aan het WMS doorgegeven. Het WMS stuurt vervolgens het fysieke proces in het magazijn aan. Nadat het betreffende proces gereed is, informeert het WMS het ERP via een standaard gegevensbericht. Het ERP en WMS werken op deze manier samen waardoor een closed loop ontstaat.


7

4.2

Voordelen van een WMS

Locus WMS van Centric stuurt de processen in uw magazijn zodanig aan dat de registratie van de activiteiten verweven is met het uitvoeren ervan. In het geval van het orderverzamelen bijvoorbeeld: bij het bevestigen dat een artikel is gepakt wordt direct geregistreerd dat een artikel op een pallet ligt of in een doos zit die naar een bepaalde afnemer wordt gestuurd. De fysieke situatie is op die manier gelijk aan de administratieve weergave. Het grote voordeel hiervan is dat medewerkers van de backoffice (administratie) in hun systeem de status van een bepaalde opdracht of een reeks opdrachten zien. Door de closed loop-interface zijn de medewerkers van de backoffice in staat het ERP te raadplegen voor de status van de activiteiten in het magazijn en het registreren van opdrachten van principalen of het registreren van de in- en verkopen. De magazijnmedewerkers worden derhalve aangestuurd door het WMS. De logistieke manager en teamleiders in het magazijn monitoren op hun beurt in Locus WMS de voortgang van de processen. Het ERP wordt gebruikt om stamgegevens - zoals die van artikelen, klanten en opdrachtgevers - te registreren. Deze stamgegevens worden met de closed loop-interface aan het WMS doorgegeven. Het voordeel van deze methode is dat gegevens op één plek worden ingevoerd. Om fouten bij invoer te reduceren, is het wenselijk dat opdrachtgevers, leveranciers en klanten hun gegevens elektronisch aanleveren. Behalve minder fouten vermindert dit ook de tijd die gespendeerd wordt om deze gegevens in te voeren en te controleren.


8

5

Conclusie

Wilt u voorkomen dat medewerkers van de backoffice de magazijnvloer moeten betreden om naar de status te vragen, dan adviseert Centric om een directed WMS in te zetten voor het aansturen van uw magazijnprocessen. Door de juiste aansturing en registratie van de activiteiten is de administratieve weergave gelijk aan de fysieke situatie in uw warehouse. Centric levert automatiseringsdiensten voor de gehele supply chain. We voorzien retailers (fashion/(non)food), groothandels, logistieke dienstverleners en transporteurs van moderne en geïntegreerde ICT-oplossingen. Wij leveren producten en diensten op het gebied van enterprise resource planning, instore automation, point-of-sale, supplychainmanagement, fleetmanagement, transportmanagement, warehousemanagement, businessintelligence, business collaboration & integration, customer relationship management, e-business, e-commerce en mobility.


9

SCHEIDING VAN ADMINISTRATIEVE EN OPERATIONELE PROCESSEN IN DE THIRD PARTY LOGISTICS

Recommend Documents