Toestemming bij third party data (e-mail) in samenwerking met DDMA Versie 5-2-2016 Deze Richtlijn geeft invulling aan de vereisten waaraan Toestemming voor het versturen van reclame e-mail moet voldoen wanneer een adverteerder reclame via e-mail verstuurt met gebruikmaking van een bestand van e-mailadressen dat niet van hem is. Deze Richtlijn is een aanvulling op de bestaande Code E-mail, in het bijzonder artikel 1.3a over Toestemming voor het versturen van ongevraagde e-mail en artikel 4, de informatie die aan de consument moet worden gegeven bij het verzamen van e-mailadressen. Deze Richtlijn is tot stand gekomen in dialoog met de toezichthouder.
A. Begripsbepaling Artikel 1 In deze Richtlijn wordt verstaan onder: Reikwijdte: a. Reclame via e-mail: het per e-mail aanprijzen van goederen, diensten of denkbeelden, alsmede het vragen van diensten. Hieronder wordt niet verstaan het verzenden van een uitnodiging uitsluitend voor deelname aan onderzoek voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden; b. Affiliatemarketing: een vorm van performance based e-mailmarketing waarbij de Adverteerder gebruikmaakt van adressenbestanden van derden om Reclame via email te versturen. De Adverteerder betaalt de derden (affiliates) voor elke bezoeker, lead of sale die deze reclame genereert. c. Adverteerder: degene (natuurlijk persoon in de uitoefening van beroep of bedrijf of rechtspersoon) in wiens opdracht Reclame via e-mail is verzonden; d. Publisher: een partij die zeggenschap heeft over een bestand met (e-mail)adressen en deze inzet om Reclame via e-mail te versturen namens Adverteerders of andere Publishers om inkomsten te genereren. De Publisher fungeert hier als uitgever. e. Affiliatenetwerk: het platform dat in Affiliatemarketing vraag en aanbod bij elkaar brengt en de transactie tussen Adverteerder en Publisher faciliteert. Via het Affiliatenetwerk koopt een Adverteerder gecentraliseerd ruimte in bij meerdere reclame e-mails van Publishers, waarbij de Adverteerder centraal afrekent met het Affiliatenetwerk; f.
Partnermail: een reclame e-mail van een Publisher met daarin reclame van derden, Adverteerders en/ of Publishers. Hiervoor ontvangt de Publisher een vergoeding, meestal in de vorm van een commissie per verkoop of per aangeleverde lead.
g. Ontvanger: de persoon tot wie Reclame via e-mail is gericht; h. Spaar- en loyaltyprogramma’s: Reclame via E-mail van een Publisher of Adverteerder die erop is gericht loyaal koop/open/klik-gedrag te belonen met spaarmodellen ter promotie van eigen producten en diensten of producten en diensten van aangesloten Adverteerders;
tradedoubler.com
i.
Cashbackprogramma: een concept waarbij een Publisher reclame e-mails verstuurt met aanbiedingen van derden (Adverteerders of andere Publishers) aan Ontvangers waarbij een Ontvanger een gedeelte van het aankoopbedrag als “cash back” korting ontvangt. De verkoop van de betreffende producten of diensten in de e-mail gebeurt veelal door de Publisher de Adverteerders achter de aanbiedingen in de nieuwsbrief krijgen niet de beschikking krijgen over de e-mailadressen van de Ontvangers.
j.
Toestemming: iedere vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de Ontvanger aangeeft Reclame via e-mail te willen ontvangen.
k. Co-registratie/ multi-client opt-in: het proces waarmee waarbij een Ontvanger via één handeling (bijvoorbeeld één enkele vink) Toestemming geeft voor het ontvangen van Reclame via e-mail van meerdere Adverteerders; l.
Label: een merk en/of bedrijfsnaam van een Adverteerder of Publisher waaronder Toestemming is verkregen voor het toesturen van Reclame via e-mail;
m. Lead: Potentiële nieuwe klant, waarvan de contactgegevens zijn verkregen met behulp van Affiliatemarketing. De Adverteerder betaalt hiervoor een vergoeding aan de Publisher.
B. Informeren en Toestemming Artikel 2 2.1 Het versturen van Reclame via e-mail mag in Affiliatemarketing uitsluitend naar Ontvangers die vooraf op basis van duidelijke en volledige informatie Toestemming hebben gegeven aan de betreffende Publisher om de e-mails te ontvangen. Onder reclame wordt ook ideële reclame en reclame voor charitatieve doeleinden verstaan. 2.2 Toestemming om Reclame via e-mail te ontvangen dient in ieder geval vrij, specifiek en op informatie berustend te zijn. Dit betekent dat: a. de Publisher bij het verkrijgen van het e-mailadres voldoende duidelijk moet aangeven namens welke Adverteerders of categorieën van Adverteerders hij reclame e-mail zal verzenden. b. aan deze verplichting niet kan worden voldaan uitsluitend door middel van een bepaling in de algemene voorwaarden of een privacy statement. c. de Publisher in het geval van Co-registratie (of de multi-client opt-in) Toestemming kan afleiden uit één handeling van de Ontvanger voor verschillende bij naam genoemde Adverteerders of categorieën Adverteerders, of een specifiek type content (Uitgangspunt hierbij is dat de Ontvanger moet weten welke bedrijven hem met communicatie kunnen benaderen). TOELICHTING
De bij Toestemming verstrekte informatie moet zodanig zijn dat Toestemming voor het gebruik van e-mailadressen door of ten behoeve van derden “specifiek en op informatie berustend is”. Verwijzingen bij de registratie van het e-mailadres in de vorm van nader te noemen bedrijven of “zorgvuldig geselecteerde” derden en/of partijen die zijn opgenomen in algemene voorwaarden of privacy statements voldoen niet aan voornoemde criteria. Op informatie berustende Toestemming impliceert ook dat de Ontvanger duidelijk geïnformeerd wordt over de “uitruil” die plaatsvindt bij deelname aan een enquête of promotioneel kansspel. Is het geven van Toestemming voor e-mail verplicht om te kunnen deelnemen, of moeten mensen verplicht de enquête invullen en akkoord gaan met verstrekking aan de Adverteerder van hun gegevens, dan dient dit bij de registratie duidelijk gemaakt te worden.
tradedoubler.com
2.3 De Publisher en/of de Adverteerder zorgen voor een correct, bondig, overzichtelijk, goed leesbaar privacy statement. 2.4 a. Toestemming voor het versturen van Affiliate marketing e-mail met daarin reclame van meerdere Adverteerders kan door de Ontvanger worden gegeven aan (het label van) de Publisher en hoeft niet ook te worden gegeven aan de Adverteerders die in de Reclame e-mail zijn opgenomen. In dat geval moet het voor de Ontvanger duidelijk zijn waarvoor hij Toestemming geeft en wat hij van de e-mails kan verwachten qua inhoud en frequentie; b. Dit geldt in ieder geval voor Spaar-, en loyaltyprogramma’s en Cashback programma’s waarbij het ontvangen van aanbiedingen van verschillende Adverteerders inherent is aan deelneming aan het programma. Dit geldt eveneens wanneer de Ontvanger Toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van een bepaald type content. TOELICHTING Er bestaan e-mail concepten die nog het beste omschreven kunnen worden als
een digitale huis-aan-huis folder. De Publisher/ uitgever stuurt de Ontvanger in deze gevallen vanuit een specifiek label reclame e-mail voor kortingen van verschillende Adverteerders. De verkoop van de betreffende producten of diensten in de e-mail gebeurt door de Publisher. Denk bijvoorbeeld aan een hotelvergelijkingssite, of een nieuwsbrief van Groupon. Belangrijk om hierbij op te merken is dat de Adverteerders achter de aanbiedingen in de nieuwsbrief niet de beschikking krijgen over de e-mailadressen van de Ontvangers. Bij deze digitale huis-aan-huis folders is het de Ontvanger duidelijk wat hij kan verwachten: kortingen e.d. van allerhande Adverteerders, die gemeen hebben dat zij relevant voor het programma. Deze concepten kunnen zich eveneens richten op een bepaald onderwerp (mode, automotive). De Adverteerders die hierin zijn opgenomen, hebben in de ogen van de Publisher een link met dit onderwerp. Indien een Ontvanger zich afmeldt bij de betreffende Publishers, ontvangt hij de Reclame via e-mail niet meer en is hij ervan verzekerd dat zijn e-mailadres niet is verstrekt aan deze Adverteerders of andere derden. In dit geval is het voldoende als de Ontvanger zich aan- en afmeldt bij de Publisher. Voorbeelden van digitale huis-aan-huis folders:
tradedoubler.com
2.5 Publishers mogen het meedingen naar een prijs, het leveren van een product of dienst of van een andere tegenprestatie afhankelijk maken van het verkrijgen van Toestemming(en) voor het ontvangen van reclame e-mail, mits die Toestemming voldoet aan deze Richtlijn en de wet. TOELICHTING De definitie van Toestemming schrijft voor dat sprake moet zijn van een
vrije wilsuiting. De consument moet met andere woorden keuzevrijheid hebben. De gevolgen van geen Toestemming geven mogen niet zo zwaar wegen dat deze de keuzevrijheid van de consument ondermijnen. Ook als een Ontvanger verplicht Toestemming moet geven voor het ontvangen van reclame via e-mail om te kunnen deelnemen aan een prijsvraag of een proefabonnement te kunnen aanvragen, kan er sprake zijn van vrije Toestemming. De gevolgen van het niet geven van Toestemming zijn in dit geval niet zo zwaar dat zij de keuzevrijheid van de consument ondermijnen. 2.6 a. Toestemming voor het versturen van Affiliate marketing reclame e-mail (Partnermail) van verschillende Publishers kan niet verkregen worden via Coregistratie. Datzelfde geldt voor Toestemming voor het versturen van Affiliate marketing reclame e-mail vanuit een ander Label van eenzelfde Publisher; b. Dergelijke Toestemming kan alleen worden verkregen door een aparte actieve handeling (vink) van de Ontvanger en verder dient te voldoen aan de overige vereisten in deze Richtlijn. TOELICHTING De Publisher en Adverteerder moeten ervoor zorgen dat indien met één
handeling (vink) Toestemming wordt gevraagd voor het versturen van reclame e-mail door meerdere (categorieën) Adverteerders, deze Toestemming voldoet aan het criterium specifiek. Dit betekent dat het niet is toegestaan om in één Toestemmingsvraag andere Publishers op te nemen Partnermail te versturen namens zichzelf of Adverteerders die deelnemen aan het betreffende concept. De Publisher mag ook geen eigen andere labels opnemen als via deze labels Partnermail wordt verstuurd. De Toestemming is dan onvoldoende specifiek. Toestemming voor Affiliate e-mailmarketing van andere publishers of andere labels van de Publisher van waaruit Partnermail wordt verstuurd, moeten via een aparte Toestemming (handeling) verkregen worden.
C. Bewijslast Toestemming Artikel 3 3.1 De Adverteerder en de Publisher moeten ten aanzien van iedere Ontvanger kunnen aantonen dat Toestemming is verkregen, en waarvoor, hoe en wanneer die werd verkregen. Dat houdt in dat op voldoende integere wijze kan worden aangetoond op welk tijdstip, vanuit welke URL en op basis van welke registratietekst Toestemming is verkregen en welke privacy statement de Publisher op dat moment hanteerde. a. De Publisher dient ervoor te zorgen dat de Adverteerder en het Affiliatenetwerk desgevraagd op werkbare wijze de beschikking krijgt over het nodige bewijs van de verkregen Toestemming voor alle door Publisher of namens Adverteerder verstuurde reclame e-mail; b. Dit betekent in ieder geval dat de Publisher het bewijs van de verkregen Toestemming dient te bewaren tot 60 maanden nadat: de Ontvanger zich heeft afgemeld, of de Toestemming zijn geldigheid heeft verloren, bijvoorbeeld omdat de campagne is afgelopen of omdat de Toestemming toezag op éénmalig e-mailen en/of bellen (gevraagde communicatie).
tradedoubler.com
3.2 a. De Adverteerder dient zich ten minste te vergewissen van de registratietekst op basis waarvan de Publisher Toestemming heeft verkregen en de overige informatie die aan de Ontvanger is gegeven (bijvoorbeeld in een privacy statement) ten tijde van zijn registratie. b. De Adverteerder dient in zijn overeenkomst met de Publisher of het Affiliatenetwerk waarborgen op te nemen ten aanzien van compliance, bijvoorbeeld door eisen te stellen aan de Toestemming, door controlemogelijkheden op te nemen en concrete afspraken te maken over klachtenmonitoring. TOELICHTING
De toezichthouder benadrukt de individuele verantwoordelijkheid van alle partijen in het affiliate e-mailmarketing landschap. Zij zijn elk medeverantwoordelijk voor het verzenden van Reclame via e-mail en eventuele overeenkomsten waarin aansprakelijkheid contractueel wordt geregeld doen hier niets aan af. Desgevraagd dient elke partij in de keten individuele Toestemming aannemelijk te kunnen maken.
D. Afmelden Artikel 4 De Publisher dient er zorg voor te dragen dat de Ontvanger zich in iedere uiting kosteloos en eenvoudig op elektronische wijze af kan melden voor het gebruik van zijn emailadres voor reclame via e-mail. Dit recht van verzet dient op eenvoudige, duidelijke en liefst uniforme wijze mogelijk gemaakt te worden. De Publisher draagt er zorg voor dat elk verzoek op deze wijze gedaan, onverwijld wordt ingewilligd. De Ontvanger dient de mogelijkheid te hebben om de in dit artikel genoemde afmelding in ieder geval te doen voor het label, product of dienst ten behoeve waarvan het e-mailadres verzameld is. Een afmelding mag betrekking hebben op meerdere of alle labels, producten of diensten.
E.
Werving van Telemarketing Leads via Affiliatemarketing
Artikel 5 In deze code wordt verstaan onder: Telemarketing: het planmatig en systematisch gebruikmaken van het telefoongesprek om ongevraagd aan consumenten goederen, diensten of denkbeelden aan te prijzen; hieronder wordt mede verstaan het vragen van diensten. Hieronder wordt echter niet verstaan het gebruik van het telefoongesprek voor deelname aan onderzoek voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden; Gevraagde oproep: een gesprek met commercieel, charitatief of ideëel oogpunt waarom de consument zelf ondubbelzinnig en uitdrukkelijk heeft verzocht. Artikel 6 a. Het via Co-registratie Toestemming vragen voor het ontvangen van reclame e-mail én het afleiden van een Gevraagde oproep voor telemarketing, is niet toegestaan. Dergelijke Toestemming is onvoldoende specifiek. b. Toestemming dient in dit geval te worden verkregen door aparte Toestemming(en) of akkoord voor dergelijke andere elementen.
tradedoubler.com
TOELICHTING
Indien een consument ondubbelzinnig en op eigen initiatief verzoekt om communicatie, hoeft volgens ACM niet ontdubbeld te worden met het Bel-me-niet Register, omdat er dan sprake is van gevraagde communicatie. Dit betekent allereerst dat de “vraag” niet verstopt mag worden, zoals bijvoorbeeld in algemene voorwaarden of een privacy statement. De consument moet weten waar hij aan toe is. Deze vraag kan ook voor meerdere producten en Adverteerders worden gesteld, maar dan moet de consument per Adverteerder kunnen aangeven of hij wel of niet gebeld wil worden. Ook hier moet het voor de consument direct duidelijk zijn tegen wie en tegen wat hij ‘ja’ zegt. Hij mag dan éénmalig gebeld worden. Indien Toestemming voor het versturen van e-mail van Adverteerders door een Publisher gecombineerd wordt een dergelijke vraag, is er geen sprake van een Gevraagde oproep en dienen de verkregen telefoonnummers door de Publisher of betreffende Adverteerder ontdubbeld te worden met het Bel-me-niet register. Van een gevraagde oproep is volgens ACM sprake als er duidelijk en helder gecommuniceerd wordt over de aanbieder, het aanbod, het kanaal en de frequentie, bijvoorbeeld zo: 0 Bel mij eenmalig met een aantrekkelijk aanbod voor mobiele telefoniedienst X van Telecomorganisatie X. Let wel: actief aanvinken (m.a.w. dit vakje mag niet alvast aangevinkt staan)
tradedoubler.com
Bijlage 1: Voorbeelden Onderstaande voorbeelden zijn fictief. Indien er een bestaande Adverteerder wordt genoemd, is dit ter illustratie van het voorbeeld en wil dit niet betekenen dat de Adverteerder op deze manier Leads werft.
A. Toestemming co-registratie i. Goed voorbeeld: Vul je gegevens in om verder te gaan! Geslacht O man O vrouw Voornaam ……………………………………………. Tussenvoegsel ……………………………………… Achternaam …………………………………………. Geboortedag dd/mm/jjjj Postcode…………… huisnummer ………….. E-mail …………………………………………………. O Ik schrijf me in voor de wekelijkse nieuwsbrief van Adverteerder a, Adverteerder b en Adverteerder c. O Ik schrijf me in voor de wekelijkse nieuwsbrief van autoentoebehoren.nl met aanbiedingen en kortingen van Adverteerders uit de automotive industrie. O Ik schrijf me in voor de wekelijkse nieuwsbrief van modemeisje.nl met winacties, kortingscodes, webshop tips en de laatste trends op het gebied van mode.
In bovenstaand voorbeeld wordt in de eerste vink door middel van co-registratie Toestemming gevraagd voor drie specifieke Adverteerders. Zij maken in hun nieuwsbrief reclame voor producten en diensten die zij zelf aanbieden en verkopen. Indien de consument met zijn muis over deze Adverteerders gaat, krijgt hij een het voorbeeld van de betreffende nieuwsbrief te zien:
tradedoubler.com
Door de Adverteerders specifiek te benoemen, alsmede de frequentie van de emailnieuwsbrieven en een voorbeeld van de e-mailnieuwsbrieven te tonen, is de Ontvanger in staat specifieke en geïnformeerde Toestemming te geven. Door middel van een tweede en derde vink wordt apart Toestemming gevraagd voor respectievelijk een nieuwsbrief van een Publisher die reclame van Adverteerders uit de automotive industrie bevat en voor een Publisher die een nieuwsbrief uitstuurt met aanbiedingen e.d. op het gebied van mode. Omdat deze Pulisher e-mails advertenties van derden bevatten dient voor deze beide concepten apart Toestemming te worden gevraagd. Bovendien moet de Ontvanger geïnformeerd worden over wat hij kan verwachten. Daarom dient de frequentie genoemd te worden, alsmede de categorie Adverteerders waarvan reclame is opgenomen in de nieuwsbrief. Door middel van een mouse-over kan de Ontvanger zien wat hij kan verwachten, op de volgende wijze:
tradedoubler.com
Het voorbeeld op de vorige pagina betreft een voetbalvereniging. Deze vereniging is tevens Publisher en heeft verschillende e-mailnieuwsbrieven bestemd voor haar leden. Let op! Bovenstaande voorbeelden illustreren een juiste manier van Toestemming geven voor Affiliate marketing reclame e-mail . Indien de partijen ook andere gegevens verwerken (naam, adres, woonplaats, aankoop- en contacthistorie) dient hier ook over geïnformeerd te worden. ii. Fout voorbeeld:
⃝ ja, ik meld me aan bij heelveelkorting.com!
inschrijven is gratis Ontvang een aanmeldbonus Verdien geld met het lezen van mails, het invullen van enquêtes en online shoppen.
⃝ Ja! Ik wil deelnemen en winnen en ik geeft Toestemming aan de sponsors om mij per post, sms, telefoon en/of e-mail te benaderen met aanbiedingen (incl. aanbiedingen van derden). Vergelijkingssite bespaaropenergie.nl mag mij eenmalig benaderen met een telefonische aanbieding. Ik kan ook door loterij x eenmalig telefonisch benaderd worden m.b.t. een gratis lot en een leuke aanbieding. Wanneer u uw gegevens invult, gaat u akkoord met het privacy statement en geeft u aan dat u per e-mail en telefoon benaderd wenst te worden door de deelnemende Adverteerders voor commerciële aanbiedingen. Indien men in bovenstaande concepten op de link “sponsoren”, “privacy statement” of “deelnemende bedrijven” ziet men de volgende informatie: De geselecteerde bedrijven bestaan uit: Adverteerder a, Adverteerder b, Adverteerder c, Adverteerder d, enquêteconcept van Publisher a, enquêteconcept van Publisher b, enquêteconcept van Publisher c, enquêteconcept van Publisher d en mogelijke andere derden. Deze Toestemming is niet geïnformeerd en specifiek. De Ontvanger gaat hier akkoord met de toezending van e-mail door alle partijen uit het privacy statement, inclusief publishers en andere Adverteerders. Hij geeft in ieder geval aan dat negen bedrijven en mogelijke anderen hem mogen mailen. Hij kan op basis van deze informatie niet inschatten hoeveel e-mails, van welke Adverteerders hij met welke frequentie mail ontvangt. Ook wanneer alle derden genoemd worden in de Toestemming, kan deze nog te breed geformuleerd zijn en dus niet specifiek. In het voorbeeld hieronder kan de consument ook niet logischerwijs inschatten van hoeveel partijen hij welke soort email ontvangt:
⃝ Ja ik ben ouder dan 16 jaar en ga akkoord met de spelvoorwaarden en de
privacyverklaring die beschrijft hoe mijn persoonsgegevens worden verwerkt. In het bijzonder stem ik ermee in dat ik door de volgende partijen per mail benaderd kan worden voor de meest uiteenlopende onderwerpen. i)Organisatie A mag mij zowel eigen reclame uitingen en aanbiedingen versturen, als ook die namens door haar geselecteerde Adverteerders op het gebied van e-commerce, financieel, reizen, telecom, energie, lead-generation, goede doelen, entertainment, dagacties, abonnementen en loterijen. Daarnaast mag ik benaderd worden door de sponsors (vergelijkingssite x, vakantieaanbieder y en vrouwenblad z) van deze actie die mij hun eigen reclame-uitingen en aanbiedingen kunnen sturen, alsmede die van de door hen geselecteerde Adverteerders op de gebieden zoals hierboven vermeld.
tradedoubler.com
B. Toestemming cashback of spaarprogramma’s Goede voorbeelden
Bovenstaande voorbeelden zijn de registratiepagina’s van zogenaamde Cashbackprogramma’s. Een digitale huis-aan-huis folder met aanbiedingen. De Ontvanger wordt geïnformeerd over het soort e-mail dat hij kan ontvangen, met concrete voorbeelden en de frequentie. Hij wordt tevens geïnformeerd over de partijen die zijn aangesloten of het thema van de e-mail (bijvoorbeeld mode). Bij deze programma’s worden de e-mailadressen niet aan derde partijen verstrekt.
tradedoubler.com
C. Het invullen van een e-mailadres afhankelijk maken van het meedingen naar een prijs of proeflidmaatschap. Goed voorbeeld 0 Ja, ik ontvang een half jaar gratis en vrijblijvend het magazine De bezige bij* Voorletters……………………………………………………………………… Naam…………………………………………………………………………m/v Adres …………………………………………………………………………….. Telefoonnummer…………………………………………………………… E-mail…………………………………………………………………………….. *Ik ga ermee akkoord dat Stichting de Blije Bij mij per e-mail benadert met giftverzoeken en andere aanbiedingen en mij op de hoogte houdt van hun activiteiten en fondsenwerving. Ik kan mij ieder desgewenst moment afmelden voor deze e-mail.
tradedoubler.com
