Regelgeving - 30038
W6 emeente- Heemskerk B/ Verordening bestuurlijk verkeer gemeente elektronisch Heemskerk 2044 1 maad 2014 81V0/2014/30038 111111 111111111111111111111111111 11111111111111111111111111111111 ZO1O2BE378E
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 6
Regelgeving - 30038
yè / VERORDENING ELEKTRONISCH BESTUURLIJK VERKEER GEMEENTE HEEMSKERK 2014 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsomschrijving Hoofdstuk 2 Artikel 2. Openstelling elektronische verkeer Artikel 3. Ondedekening van webformulieren Adikel 4. Weigering van elektronische berichten Adikel 5. Wijze van verzending van aanvullende informatie Artikel 6. Ontvangstbevestiging Hoofdstuk 3 Slotbepalingen Artikel 7. Intrekking Artikel 8. Onvoorziene omstandigheden Artikel 9. Inwerkingtreding Artikel 10. Citeeditel Algemene en adikelsgewijze toelichting 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 5 Geregistreerd onder nummer 81V0/2014/30038 Wettelijke grondslag: rtikel 2:13 tot en met 2:17 uit de afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) a en artikel 149 van de Gemeentewet (Gw)
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 2 van 6
Regelgeving - 30038
yè VERORDENING ELEKTRONISCH BESTUURLIJK VERKEER GEMEENTE HEEMSKERK 2014 Hoofdstuk ï Algemene bepalingen Artikel ï. Begripsomschrijving In deze regeling en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder: algemene postbus Digitale postbus die niet gekoppeld is aan een specifieke medewerker van de gemeente Heemskerk, maar aan de organisatie als geheel, nostaheemskerk.nl', gemeentelijke website De internetsite van de gemeente Heemskerk, w|.heemskerk.nl'. elektronische berichten Berichten die in de vorm van e-mail of door middel van een webformulier op de gemeentelijke website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld SMS berichten, berichten via app's of berichten via de sociale media en fax, zijn van deze verordening uitgesloten', webformulier Het formulier dat met een bepaald doel op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van elektronisch verkeer; DigiD Landelijke elektronische handtekening om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan. Hoofdstuk 2 Arlikel 2. Openstelling elektronische verkeer 1. Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Heemskerk worden verzonden. 2. Webformulieren worden uitsluitend verzonden voor het doel waarvoor het betreffende webformulier op de gemeentelijke website is aangeduid. Arlikel 3. Ondedekening van webformulieren Webformulieren, waarbij ondertekening noodzakelijk is, worden ontsloten met DigiD waarbij na verzending van het betreffende formulier de DigiD-toegangscode als erkende elektronische handtekening wordt aangemerkt. Artikel 4. Weigering van elektronische berichten 1. Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden, die de maximale e-mailgrootte overschrijden, een virus bevatten en/ofspam bevatten worden geweigerd en niet in behandeling genomen. De aanvrager wordt zover dit technisch mogelijk is op de hoogte gesteld van de weigering. 2. Het bevoegd bestuursorgaan kan nadere regels stellen waaraan elektronisch berichten moeten voldoen voordat deze in behandeling worden genomen. Artikel 5. Wijze van verzending van aanvullende informalie Aanvullende informatie en bijlagen kunnen zowel digitaal ingevoegd worden bij het te gebruiken webformulier als afzonderlijk per post worden verzonden mits dit nadrukkelijk door de aanvrager wordt aangegeven. Artikel B Onlvangstbeveskiging Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier of de algemene postbus wordt automatisch een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde is ontvangen. 3
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 3 van 6
Regelgeving - 30038
VERORDENING ELEKTRONISCH BESTUURHJK VERKEER GEMEENTE HEEMSKERK 2014 Hoofdstuk 3 Slotbepalingen A|ikel 7. Intrekking De Verordening digitaal berichtenverkeer 2010 wordt ingetrokken. Artikel B. Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan. Artikel 9. Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking. Artikel ï0. Citee|ilel De verordening kan aangehaald worden als verordening elektronîsch bestuurlijk verkeer gemeente Heemskerk 2014'' Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Heemskerk in zijn openbare vergadering van 20 februari 2014 d voornoemd ra, e riffi r, de voorzitte , . , / /. / k' 4
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 4 van 6
Regelgeving - 30038
yè / VERORDENING ELEKTRONISCH BESTUURLIJK VERKEER GEMEENTE HEEMSKERK 2014 artikelsgewijze toelichting Algemene en Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv wordt geregeld wanneer berichtenverkeer Iangs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voo|aarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in de Algemene wet bestuursrecht. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Dit kan uitsluitend als het bestuur uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Het bestuur wil de 'elektronische weg' formeel openen. Dat gebeurt door middel van deze verordening. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan het bestuur nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Deze verordening bevat deze nadere eisen. Adikel 1. Onder elektronische berichten verstaan we berichten via e-mail en berichten die worden ingediend via een webformulier met de aanduiding voor een bepaald doel op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer, zoals SMS-, App, sociale media en faxberichten, worden hierbij uitgesloten. Voorbeelden van sociale media zijn twitter en facebook. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment Fordt de fax in de praktijk reeds aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail. Een fax kan wel gebruikt worden voor de ondersteuning van facilitaire processen. Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag voor een product of dienst, een bezwaarschrift, een klacht, een melding, een zienswijze, een verzoek om informatie, de aanvraag van een brochure etc. Aan elektronische berichten, aanvragen en verzoeken anders dan waar het bepaalde webformulier voor bestemd is, kunnen geen rechten worden ontleend. Adikel 2. Dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Awb. De gemeente geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg. Elektronische berichten worden naar de gemeente Heemskerk verzonden uitsluitend voor het doel waarvoor het middel in deze verordening is aangeduid. Dit betekent dat webformulieren uitsluitend in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het voor een bepaald doel bestemde formulier op de gemeentelijke website. Bij het gebruik van de elektronische postbus kan enkel de algemene postbus van de gemeente Heemskerk gebruikt worden. Dit om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige mailadressen in de organisatie gezonden worden. Artikel 3. Een eis die de wet stelt aan het afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht, indien authenticatie noodzakelijk is, is 'ondedekend'' met een elektronîsche handtekening welke voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de door de overheid erkende digitale authenticatie (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle 5
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 5 van 6
Regelgeving - 30038
VERORDENING ELEKTRONISCH BESTUURLIJK VERKEER GEMEENTE HEEMSKERK 2014 betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter Om te toetsen Of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Op de website staat een aantal producten en/of diensten dat via een webformulier kan worden aangevraagd, waarvoor DigiD noodzakelijk of gewenst is. De producten en/of diensten worden niet in dit besluit genoemd, zodat deze uitgebreid kunnen worden zonder het besluit aan te passen. Artikel 4. Ook vanuit de techniek wordt een aantal voo|aarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlageln) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden. Bij weigering van een elektronisch bericht wordt de aanvrager, zover dit technisch mogelijk is, op de hoogte gesteld van de weigering. Of dit technisch mogelijk is hangt mede af van de gebruikte mailserver van de aanvrager. In sommige situaties wordt de aanvrager niet op de hoogte gesteld van de weigering, dit betreft bijvoorbeeld bij het vermoeden van een 'spam-account'. Als de technische voorzieningen van de gemeente vermoed dat het bericht via een 'spam-account' is verzonden dat wordt het bericht geweigerd en ve|ijderd. De aanvrager wordt hiervan niet op de hoogte gesteld. Adikel 5. Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 6. Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 7. Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 8. Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 9. Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. 6
Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 6 van 6
