sbo)

Handleiding Strategisch basisonderzoek (SBO) Oproep voor projecten met een primaire maatschappelijke finaliteit.

Versie september 2013.

Opmaak en indiening van een projectaanvraag : zie SBO-oproepdocument en aanvraagtemplate (http://www.iwt.be/subsidies/sbo).

HANDLEIDING

STRATEGISCH BASISONDERZOEK

PROJECTFICHE Basiskenmerken strategisch basisonderzoek 1. Het hoogwaardig karakter van het basisonderzoek, met een uitgesproken nadruk op risicovol, inventief en vernieuwend onderzoek. 2. Het strategisch belang en de omvang van de valorisatieperspectieven op termijn in Vlaanderen (economisch of maatschappelijk).

Belangrijke data zie oproepdocument

Documentenoverzicht ( beschikbaar op http://www.iwt.be/subsidies/sbo )

2/20

HANDLEIDING


INHOUD 1. SITUERING ..................................................................................................................................................... 4 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Basiskenmerken van het SBO-steunkanaal. .................................................................................. 4 Situering t.o.v. andere IWT-steunprogramma’s. ............................................................................. 4 De basiskeuze tussen het economisch en het maatschappelijk SBO-finaliteitsdeel. ..................... 5 Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire maatschappelijke finaliteit.... 6 1.4.1. Belang van een voortraject bij de totstandkoming van een SBO-voorstel........ 6 1.5. Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire economische finaliteit. ......... 7 2. PROGRAMMAKENMERKEN ......................................................................................................................... 8 2.1. Projectindieners (consortium) en gebruikers .................................................................................. 8 2.1.1. Projectindieners ................................................................................................ 8 2.1.2. Niet Vlaamse partners ....................................................................................... 8 2.2. Steunbare activiteiten ..................................................................................................................... 8 2.3. Projectbegroting en steun ............................................................................................................... 9 2.3.1. Projectduur en projectbegroting. ..................................................................... 9 2.3.2. Steun ............................................................................................................... 10 2.3.3. Kostenmodel. .................................................................................................. 10 2.4. Gebruik van de resultaten............................................................................................................. 11 2.4.1. Eigendomsproblematiek ................................................................................. 11 3. BEHANDELING PROJECTAANVRAAG ...................................................................................................... 13 3.1. Verloop van het evaluatie- en selectieproces en tijdplanning. ...................................................... 13 3.2. Beoordelingskader. ....................................................................................................................... 15 3.2.1. Formele ontvankelijkheidsanalyse. ................................................................. 15 3.2.2. De eerste selectieronde (voorselectie). ........................................................... 16 3.2.3. De tweede selectieronde. ................................................................................ 16 3.3. Na de beslissing. .......................................................................................................................... 19 3.4. Rechten en plichten. ..................................................................................................................... 19 3.4.1. Overeenkomsten ............................................................................................. 19 3.4.2. Samenwerkingsovereenkomst......................................................................... 20 3.4.3. Opvolging, verslaggeving en uitbetaling van steun. ....................................... 20

3/20

HANDLEIDING

1.

SITUERING

1.1.

Basiskenmerken van het SBO-steunkanaal.


Strategisch basisonderzoek (SBO) is kwaliteitsvol en vernieuwend onderzoek dat het opbouwen van wetenschappelijke of technologische capaciteit beoogt die de basis vormt voor economische en/of maatschappelijke toepassingen in Vlaanderen. Strategisch basisonderzoek situeert zich tussen het algemeen kennisverruimend onderzoek enerzijds en de specifiek georiënteerde onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten anderzijds. Dit financieringskanaal is gericht op de uitbouw van strategische onderzoeksinvesteringen. Deze zijn gebaseerd op twee essentiële aspecten: a) Het kwaliteitsvol karakter van het basisonderzoek, met een uitgesproken nadruk op risicovol, inventief en vernieuwend onderzoek. b) Het strategisch belang en de omvang van de valorisatieperspectieven op termijn in Vlaanderen (economisch of maatschappelijk). Het SBO-financieringskanaal is horizontaal en staat open voor alle disciplines en toepassingsdomeinen. Hierdoor is het zeer geschikt om multidisciplinaire onderzoeksprojecten tot ontplooiing te laten komen. Het steunkanaal wil tevens de mogelijkheid bieden voor projecten met een afdoende omvang en duur om een adequate “kritische massa” aan mensen en middelen te bereiken waar dit noodzakelijk is om een doorbraak te realiseren. Van de projectuitvoerders van een SBO-project wordt niet alleen verwacht dat zij kwaliteitsvol basisonderzoek uitvoeren maar dat zij tevens een duidelijke visie hebben over het potentieel voor valorisatie en dat zij een actieve inspanning leveren met het oog op de effectieve transfer, de benutting en de valorisatie van de onderzoeksresultaten bij economische of maatschappelijke actoren. Deze gevraagde inspanning om zinvol te interageren met deze economische of maatschappelijke actoren en om pro-actief bij te dragen tot het verdere valorisatietraject onderscheidt zich substantieel van de klassieke mechanismen voor de verspreiding van academische onderzoeksresultaten (publicaties, congresbijdragen, deelname aan netwerken met academische vakgenoten).

1.2.

Situering t.o.v. andere IWT-steunprogramma’s. Het onderscheid met de steunkanalen voor fundamenteel of algemeen kennisverruimend onderzoek is dat een SBO-project een expliciete oriëntatie heeft op verdere toepassingen met een maatschappelijke of economische finaliteit. Het maatschappelijk finaliteitsdeel van het SBO-programma verschilt met de overige steunkanalen onder het beheer van het IWT doordat deze laatste gericht zijn op een primaire economische finaliteit voor bedrijven. De enige uitzondering hierop is het programma “Toegepast biomedisch onderzoek met een primaire maatschappelijke finaliteit (TBM)” dat tevens een primaire maatschappelijke oriëntatie heeft. Het onderscheid tussen een TBM-project en een maatschappelijk SBO-project op het domein van het klinisch onderzoek is dat een TBM-project zich situeert op het vertaalstadium van wetenschappelijke bevindingen naar klinische toepassingen ("late stage"), terwijl een SBO-project gekenmerkt wordt door een sterk vernieuwende en risicovolle onderzoekscomponent (“early stage”, discovery ). Het onderscheid met de steunpunten onder beheer van de Administratie Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI) is dat deze primair georiënteerd zijn op één beleidsterrein van de Vlaamse overheid. De activiteiten in het kader van een steunpunt zijn daarbij een mix van (doctoraatswaardig) basisonderzoek en meer punctuele dienstverlening op de kortere termijn. Bij een maatschappelijk SBO-project staat het strategisch maatschappelijk belang of de potentiële maatschappelijke meerwaarde voor Vlaanderen centraal, hetgeen een bredere scope heeft dan de enkel huidige bevoegdheidsdomeinen van de Vlaamse overheid. Het maatschappelijk SBO-kanaal biedt ook ruimte voor strategische projectvoorstellen die

4/20

HANDLEIDING


individuele beleidsterreinen overstijgen. Een SBO-project moet hierbij wel duidelijk verschillend zijn van de reeds geprogrammeerde basisonderzoeksprojecten in het kader van de steunpunten. Daarnaast kunnen maatschappelijke valorisatietrajecten plaatsgrijpen bij een breder spectrum van actoren dan louter overheidsentiteiten. Het gewenste vervolgtraject van een geslaagd SBO-project omvat bilaterale projecten met de maatschappelijke actoren/gebruikers. Deze verdere uitontwikkelings- en implementatietrajecten van de resultaten van het SBO-project vallen echter niet langer binnen het financieringskanaal voor strategisch basisonderzoek zelf, maar wel binnen andere voorhanden kanalen, zoals onder meer de steunpunten en andere beleidsondersteunende financieringsmogelijkheden vanuit de betrokken departementen of overheidsentiteiten, of van andere maatschappelijke organisaties. De universitaire interfacediensten kunnen hierbij tevens een nuttige ondersteunende rol vervullen.

1.3.

De basiskeuze tussen het economisch en het maatschappelijk SBO-finaliteitsdeel. Bij de voorbereiding van een SBO-projectvoorstel wordt van u verwacht dat u grondig nadenkt over het "afnemend veld" van uw onderzoeksresultaten. De eerste basiskeuze die u als potentiële projectindiener moet maken is of u uw projectvoorstel indient in het economisch of in het maatschappelijk finaliteitsdeel van het SBO-programma. De primaire finaliteit van het projectvoorstel wordt bepaald door de primaire aard van de actoren die de beoogde onderzoeksresultaten in een verder stadium zullen oppikken en benutten : - Indien de voorziene verdere benutting van de onderzoeksresultaten primair zal verlopen via economische actoren (d.i.bedrijven) met het oog op economische waardecreatie kadert uw SBO-projectvoorstel binnen het economisch finaliteitsdeel. - Indien de benutting daarentegen primair gericht is op maatschappelijke actoren (overheidsdepartementen, maatschappelijke organisaties, social profit sector,....) en op maatschappelijke waardecreatie hoort een SBO-projectvoorstel binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. Ter verduidelijking worden hieronder de volgende illustratieve voorbeelden gegeven : - Een biotechnologisch SBO-project op basis waarvan bedrijven in een verder stadium via vervolg-O&O nieuwe medicijnen ontwikkelen met het oog op economische waardecreatie kadert binnen het economisch finaliteitsdeel. Dat de aanwending van deze medicijnen of vaccins maatschappelijk relevant is, is hierbij niet maatgevend voor de aanduiding van de primaire finaliteit. Het zijn immers economische actoren die de onderzoeksresultaten absorberen en benutten met het oog op economische waardecreatie. - Een (macro)economisch SBO-project op basis waarvan overheidsactoren of sociale partners nieuwe beleidsvisies en -strategieën ontwikkelen kadert binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. De onderzoeksdiscipline op zich is niet maatgevend voor de aanduiding van de primaire finaliteit. Het benuttingstraject van de resultaten verloopt immers bij maatschappelijke actoren. - Een SBO-project dat gericht is op duurzame ontwikkeling hoort niet noodzakelijk a priori thuis binnen het maatschappelijk finaliteitsdeel. Indien de verdere absorptie en benutting van de onderzoeksresultaten primair verloopt via bedrijven, valt het project binnen het economisch finaliteitsdeel. Het spreekt voor zich dat mengvormen kunnen voorkomen, waarbij de resultaten van een project in het economisch finaliteitsdeel in bijkomende orde ook kunnen worden benut door maatschappelijke actoren. Hetzelfde geldt voor een project in het maatschappelijk finaliteitsdeel dat in bijkomende orde ook kan worden benut door bedrijven. Essentieel is te vermelden waar het zwaartepunt ligt inzake valorisatie, zodat u kan opteren voor de meest relevante finaliteit. De verdere selectie zal gebeuren binnen de finaliteit die u hebt vermeld bij de indiening. Projectvoorstellen die terzake geen duidelijke keuze maken, zullen als onontvankelijk worden beschouwd.

5/20

HANDLEIDING

1.4.


Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire maatschappelijke finaliteit. Bij projecten met een primaire maatschappelijke finaliteit bestaat het valorisatiepotentieel uit de bijdrage die het project kan leveren aan het oplossen van bepaalde maatschappelijke problemen of uitdagingen, of aan het creëren van nieuwe opportuniteiten met een perspectief voor maatschappelijke waardecreatie in Vlaanderen. Belangrijk is hierbij om een "goede mix" te bekomen tussen de aanbodgedrevenheid vanuit de kenniscentra (innovatieve ideeën, grensverleggend onderzoek, benutting wetenschappelijke expertise en potentieel) en de vraaggedrevenheid vanuit maatschappelijke actoren in Vlaanderen (alignering met maatschappelijke behoeften/opportuniteiten, benutting voorhanden expertise en resources vanuit deze maatschappelijke actoren). Met “maatschappelijke actoren” worden bedoeld : (combinaties van) overheidsdepartementen of -entiteiten (op uiteenlopende horizontale domeinen en verticale beleidsniveaus), maatschappelijke organisaties (m.i.v. het "middenveld" en de “social profit” sector) en maatschappelijke of “social profit” gerichte beroepsgroepen. Vroegtijdige en betekenisvolle interacties tussen de kenniscentra en de specifiek betrokken maatschappelijke actoren bij de projectdefiniëring en uitwerking zijn bijgevolg aangewezen. De primaire valorisatiestrategie is gericht op de brede transfer van de onderzoeksresultaten naar maatschappelijke actoren. Hiervoor is de installatie van een begeleidingscommissie tijdens de projectuitvoering aangewezen. In het SBO-projectvoorstel dient men expliciet aan te geven welke specifieke maatschappelijke actoren gemobiliseerd worden om aan deze begeleidingscommissie te participeren. Bij de projectindiening wordt dit dan ook best gestaafd aan de hand van gemotiveerde interessebetuigingen en engagementsverklaringen van deze actoren. In de tweede selectieronde kan de samenstelling van de begeleidingscommissie desgevallend nog verder aangevuld worden1. Het valorisatiehoofdstuk van een SBO-projectvoorstel bevat de volgende belangrijke bestanddelen :  de rationale voor de valorisatie met inbegrip van het uitgevoerde voortraject en desgevallend het breder valorisatiekader  de omschrijving van het maatschappelijk valorisatiepotentieel;  de valorisatieaanpak waarmee het potentieel benut gaat worden;  de ervaring in het verleden (trackrecord) van de deelnemende groepen op het terrein van valorisatie van de onderzoeksresultaten;  de bijdrage van het project op het gebied van duurzame ontwikkeling (indien van toepassing) Het beoordelingskader (cfr. §3.2.) en de aanvraagtemplate van een projectvoorstel sluiten hier direct op aan. Bij de uitwerking van een projectvoorstel is het belangrijk om daar waar mogelijk het valorisatiepotentieel en de valorisatieaanpak te onderbouwen met feiten en om de gemaakte keuzes te rechtvaardigen.

1.4.1. Belang van een voortraject bij de totstandkoming van een SBO-voorstel. Het is van cruciaal belang om bij de totstandkoming van een projectvoorstel een proactieve dialoog aan te gaan met mogelijke gebruikers. Betekenisvolle interacties met maatschappelijke gebruikers bieden immers een opportuniteit om de vraagoriëntatie of de probleem-gedrevenheid van uw projectvoorstel duidelijker af te lijnen en te onderbouwen. Daarnaast bieden goede "relationele investeringen" tussen kenniscentra en maatschappelijke actoren in de voorbereidingsfase van een SBO-project een beter vertrekpunt voor het verder uitbouwen van de wenselijke interactiedynamiek tijdens het verdere onderzoeks- en valorisatietraject. Bij de selectie van de projectvoorstellen voor steunverlening wordt een pluspunt toegekend aan voorstellen waar de aanvragers een aantoonbaar structureel voortraject (al dan niet betoelaagd) doorlopen hebben met een actieve interactie met potentiële gebruikers. De indieners kunnen het uitgevoerde voortraject aantonen door in hun

1

Ook bij een lopend SBO-project kunnen bijkomende gebruikers nog verder toegevoegd worden aan de reeds bestaande begeleidingscommissie. 6/20

HANDLEIDING


projectvoorstel een werkplan, verslagen en een prestatiefiche van het uitgevoerde voortraject toe te voegen (cfr. aanvraagtemplate).

1.4.2. Participatie van maatschappelijke organisaties aan de projectuitvoering. Een nieuwe (beknopte) SBO-handleiding wordt ter beschikking gesteld voor maatschappelijke organisaties die aan een SBO-project willen participeren. Hierbij worden de mogelijkheden en de verwachtingen vanuit het SBO-kanaal verduidelijkt vanuit de specifieke kenmerken van maatschappelijke valorisatietrajecten. Het doel is om de rol en engagement van maatschappelijke organisaties in het project te verduidelijken en om aldus de onderzoekers en maatschappelijke organisaties te versterken in hun onderlinge interactie tijdens de projectlevenscyclus. Bijkomende mogelijkheden worden voorzien tijdens de projectuitvoering voor zowel actieve participatie door het werkveld als voor het opnemen van activiteiten met een toepassingsgericht karakter vanaf het derde projectjaar. o

In het projectvoorstel kunnen de voorziene toepassingsgerichte activiteiten vanaf het derde projectjaar duidelijk worden omschreven. In de intentieverklaring bij de projectindiening kunnen maatschappelijke organisaties hun specifiek engagement tot actieve participatie aan toepassingsgerichte activiteiten binnen het SBO-project nader expliciteren. Het moet in ieder geval duidelijk worden gemotiveerd dat deze activiteiten nodig, betekenisvol en relevant zijn om de brug te kunnen slaan tussen de SBO-resultaten en de operationele toepassingen in het betrokken maatschappelijk werkveld.

o

Voor de deelname van maatschappelijke organisaties aan toepassingsgerichte activiteiten kan een provisie voor onderaanneming worden voorzien in het SBO-projectbudget bij de projectindiening met een maximum van 250.000 euro. Hierbij wordt een analoge werkwijze gehanteerd als bij een normale onderaanneming waarbij het projectvoorstel de taakomschrijving en een kostenraming bevat en de effectieve aanbestedingsprocedure pas in een verder stadium wordt uitgevoerd. Een gedetailleerd werkplan en budget van de deelnemende maatschappelijke organisaties wordt gevraagd in een verder stadium, namelijk tegen de (standaard voorziene) tussentijdse evaluatie ná 2 jaar. Maatschappelijke organisaties kunnen participeren als onderaannemer of eventueel ook als partner. In het geval van de participatie als partner treden ze op als mede-contractant van de overeenkomst en is een beslissing van de raad van bestuur en een addendum aan de overeenkomst noodzakelijk. De verdere modaliteiten zijn nader uitgewerkt in de Handleiding voor de participatie van maatschappelijke organisaties.

Er wordt een selectievoordeel ingebouwd voor projecten met een betekenisvolle en relevante participatie van maatschappelijke organisaties in toepassingsgerichte activiteiten om de brug te slaan tussen de SBOresultaten en de operationele toepassingen in het betrokken maatschappelijk werkveld.

1.5.

Duiding ten aanzien van een SBO-projectvoorstel met een primaire economische finaliteit. Voor de SBO-projectvoorstellen met een primaire economische finaliteit wordt verwezen naar de aparte handleiding.

7/20

HANDLEIDING

2.

PROGRAMMAKENMERKEN

2.1.

Projectindieners (consortium) en gebruikers


2.1.1. Projectindieners Een SBO-projectvoorstel wordt ingediend door minstens één Vlaamse O&O-actor. Een Vlaamse O&Oactor wordt hierbij gedefinieerd als een in het Vlaamse Gewest gevestigde O&O-actor (universiteit, hogeschool, bedrijf, collectieve centrum, onderzoeksinstelling, ...) evenals een in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gevestigde Vlaamse universiteit of Vlaamse hogeschool. Het SBO-kanaal is bijgevolg geconcipieerd als een open en toegankelijk instrument voor alle Vlaamse O&O-actoren. De primaire bedoeling is immers om de nodige expertise te mobiliseren en te combineren ongeacht de aard van de O&O-actor waar deze expertise voorhanden is. Meerdere O&O-actoren kunnen ook samen een consortium vormen. In dergelijk geval wordt één van de Vlaamse O&O-actoren als projectcoördinator aangeduid. Het reglementair SBO-besluit legt verder de volgende specifieke randvoorwaarden op : - Het Interuniversitair Instituut voor Micro-Electronica, de Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek, het Vlaams Interuniversitair Instituut voor Biotechnologie, het Vlaams Instituut voor de Zee en de Vlaamse wetenschappelijke instellingen met een dotatie van de Vlaamse overheid, dienen een SBO-projectvoorstel in te dienen in samenwerking met minstens één andere Vlaamse O&O-actor. - Een Vlaamse hogeschool dient altijd een SBO-projectvoorstel in, in samenwerking met of minstens na advies van de universiteit binnen de associatie waarmee ze verbonden is. Vlaamse hogescholen dienen steeds een projectvoorstel in te dienen in samenwerking met minstens één andere Vlaamse O&O-actor. 2.1.2. Niet Vlaamse partners Een Vlaamse O&O-actor kan ook een projectvoorstel indienen met één of meerdere O&O-actoren van buiten Vlaanderen. In het projectvoorstel moet natuurlijk worden aangetoond dat de inbreng noodzakelijk is voor het uitvoeren van het strategisch basisonderzoek en tevens voor het bewerkstelligen van de maatschappelijke valorisatieperspectieven. Voor niet-Vlaamse O&O-actoren geldt een budgettaire randvoorwaarde die in paragraaf §2.3.1. van dit oproepdocument wordt vermeld. Het is immers de bedoeling dat voldoende expertise binnen Vlaanderen wordt opgebouwd, naast voordelen van kennistransfer van buiten Vlaanderen.

2.2.

Steunbare activiteiten De steunbare activiteiten omvatten het uitvoeren van het strategisch basisonderzoek als dusdanig en daarnaast ook alle activiteiten die verbonden zijn met de beoogde valorisatieaanpak (interacties met maatschappelijke actoren, vergaderingen met de begeleidingscommissie, voorbereiding van octrooiaanvragen door de wetenschappelijke projectuitvoerders, verkenningen van bilaterale vervolgprojecten met maatschappelijke actoren, ). Dit impliceert dat ook de inzet van personen met een primaire valorisatietaak en overeenkomstige valorisatie-expertise kan worden meegenomen in een SBO-project2. Het goed uitvoeren van een SBOproject betekent immers zowel het uitvoeren van vernieuwend onderzoek alsook het pro-actief werken aan de interacties met de gebruikers (maatschappelijke en overheidsactoren) en aan de valorisatietrajecten van de onderzoeksresultaten. De specifieke invulling van het voorziene valorisatiebeheer wordt aansluitend meegenomen in het SBO-beoordelingskader (cfr. § 3.2.3.).

2

Het gaat hierbij om personen die rechtstreeks geïntegreerd worden in de betrokken onderzoeksploegen van het SBOprojectconsortium, en dus niet om de personen die tewerkgesteld zijn in de interfacediensten of diensten voor onderzoekscoördinatie en waarvoor reeds een andere financieringsvorm voorhanden is (cfr. interfacebesluit) 8/20

HANDLEIDING


Niet-steunbare activiteiten zijn het verder uitontwikkelen en verspreiden van de bekomen projectresultaten hetzij in een bilateraal verband met één of enkele organisaties, hetzij in een breder collectief verband. Voor deze vervolgtrajecten zijn andere steunkanalen aangewezen.

2.3.

Projectbegroting en steun

2.3.1

Projectduur en projectbegroting. De projectduur van een SBO-project bedraagt in principe vier jaar. Het project kan ook een kortere looptijd hebben, waarbij een projectduur van twee jaar als een minimum dient te worden gehanteerd.

Belangrijk aandachtspunt. Vanaf 1 december 2009 worden de verlengingen van lopende SBO-projecten begrensd op een maximale projectduur van 48 maanden. Daar de meeste SBO-projecten een looptijd hebben van 4 jaar, impliceert dit dat voor deze projecten een verlenging van de einddatum niet aan de orde is. Onvoorziene omstandigheden (latere opstart van een projectdeel, vertragingen door externe factoren, personeelswissels, Afwezigheden, ...) dienen opgevangen te worden binnen het projectconsortium tijdens de vastgelegde projectduur.Wanneer er naar het einde van het project toe sprake is van overmacht (vb. bevallingsverlof) en men heeft de voor het project voorziene mensmaanden nog niet kunnen inzetten, dan kan men uitzonderlijk en mits motivatie een beperkte verlenging van het projectduur van max. 6 maanden aanvragen en bekomen. Verschuivingen in de omvang van de ingezette menskracht binnen de projectperiode blijven natuurlijk onverminderd mogelijk (bv. verminderde inzet menskracht in jaar 1 compenseren tijdens de latere projectjaren).

De projectbegroting is a priori vastgelegd op maximaal 500.000 € per jaar. Indien het project in consortiumverband wordt uitgevoerd over de instellingsgrenzen heen, kan de projectbegroting worden verhoogd tot een maximum van 500.000 € per jaar vermenigvuldigd met het aantal rechtspersonen die als projectaanvrager optreden op voorwaarde dat de deelprojectbegroting van deze projectaanvragers minimaal 15% van de totale projectbegroting bedraagt. Voorbeeld :

Twee universiteiten participeren in een SBO-project van 4 jaar in een budgettaire verhouding van 70%-30% tussen de partners. De maximaal mogelijke projectbegroting wordt dan 4 miljoen euro in plaats van 2 miljoen euro.

Hierbij dient gewezen op het feit dat een onderzoekspartner binnen een consortium niet noodzakelijk 15% van de projectbegroting moet opnemen. De modaliteit van “minimum 15%” slaat enkel op het consortiumvoordeel dat er dan in bestaat dat bij het bereiken van dit minimum het globale projectbudget telkens met maximum 500.000 euro/jaar kan verhoogd worden. Het SBO-kanaal biedt aldus de mogelijkheid om een afdoende kritische massa te bekomen grensverleggende onderzoeksambities daadwerkelijk te kunnen waarmaken. De voorgestelde deelbegroting van de niet in Vlaanderen gevestigde O&O-actoren die deel uitmaken van een consortium of die als derden specifieke deeltaken uitvoeren (cfr. paragaaf 2.1.2. hierboven), kan cumulatief niet meer dan 20% van de voorgestelde projectbegroting bedragen. Een normaal budget van een gesteund SBO-project in de praktijk is gesitueerd in de orde van grootte van 2,5 miljoen euro met uitzonderingen tot orde van grootte 3 miljoen euro.

9/20

HANDLEIDING


2.3.2. Steun Het steunpercentage voor een SBO-voorstel of een gedeelte van een SBO-voorstel uitgevoerd door een onderzoeksorganisatie bedraagt 100% van de aanvaardbare kosten, mits deze onderzoeksorganisatie volledig beantwoordt aan de definitie zoals beschreven in paragraaf 2.2.d van de Communautaire kaderregeling van de Europese Commissie inzake staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (2006/C 323/01). Deze definitie van een onderzoeksorganisatie luidt als volgt : een entiteit, zoals een universiteit of onderzoeksorganisatie, ongeacht haar rechtsvorm(publiek- of privaatrechtelijke organisatie) of financieringswijze, die zich in hoofdzaak bezighoudt met het verrichten van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling en het verspreiden van de resultaten daarvan door middel van onderwijs, publicaties of technologieoverdracht; alle winst wordt opnieuw geïnvesteerd in die activiteiten, in de verspreiding van de resultaten daarvan, of in onderwijs. Ondernemingen die invloed over een dergelijke entiteit kunnen uitoefenen door middel van bijvoorbeeld aandeelhouders of leden, genieten geen preferente toegang tot de onderzoekscapaciteit van een dergelijke entiteit of tot de resultaten van haar onderzoek. Voor het bepalen van de steun aan een SBO-voorstel of gedeelte van een voorstel uitgevoerd door een andere projectaanvrager (bv. een bedrijf), gelden de regels voor de ondersteuning van het industrieel onderzoek zoals vastgelegd in het besluit van de Vlaamse regering (besluit van de Vlaamse regering tot regeling van de steun aan projecten van onderzoek en ontwikkeling van het bedrijfsleven in Vlaanderen). De gehanteerde steunpercentages zijn identiek aan de steunpercentages toegekend in de O&O steun , toegelicht in de handleiding voor bedrijfssteun. 2.3.3. Kostenmodel. De projectbegroting is gebaseerd op de reële kost en wordt opgemaakt volgens de principes van het IWT-kostenmodel http://www.iwt.be/subsidies/documenten/kostenmodel-pdf . Er is een Excel-template beschikbaar om de begroting op te maken. Het gebruik ervan is verplicht. http://www.iwt.be/subsidies/documenten/template-kostenmodel-sbo-xls Overige kosten Bij aanvraag wordt een realistische inschatting van de kosten opgegeven. De kostenmodel template vermeldt dat voor verschillende projecttypes een motivatie dient gegeven te worden voor de rubriek directe overige kosten. Het niveau van detail dat gevraagd wordt voor SBO-trajecten beperkt zich tot een oplijsting van de grote categorieën en hun gerelateerde kost (bv. materialen/grondstoffen, hulpmiddelen/gereedschappen, IT-kosten, reis/verblijfkosten, afschrijvingen onderzoeksapparatuur, onderaannemingen, enz.). Het aandeel onderaanneming (< 8.500 EUR) in de overige directe kosten dient duidelijk gespecifieerd te worden. Onderaanneming Vanaf 8.500 EUR moet een onderaanneming afgezonderd worden uit de overige kosten en toegelicht. De relevantie en noodzaak van de onderaanneming(en) dient te worden gemotiveerd. Grote kost In uitzonderlijke gevallen kan voor een SBO-project toegestaan worden dat een bijzondere grote kost uit de overige kosten gelicht wordt en ondergebracht wordt in een aparte rubriek. Dit gebeurt steeds na overleg met IWT. Deze grote kost moet relevant en noodzakelijk zijn voor het project en mag op geen enkele andere manier verwerkt kunnen worden. Specifieke aandachtspunten voor het SBO-programma. -

De totale kostprijs van de taken die worden voorgesteld om aan onderaannemers toe te vertrouwen, kan niet meer dan 30% van de voorgestelde SBO-projectbegroting bedragen.

10/20

HANDLEIDING

-

-

2.4.


Er wordt van uitgegaan dat in veruit de meeste gevallen de som van de overige kosten en de (eventuele) onderaannemingen begrensd kan worden tot het maximumbedrag van 40.000 euro per mensjaar. Bij afwijkingen is een expliciete verantwoording vereist. Dergelijke afwijkingen zullen eerder uitzonderlijk worden aanvaard (tenzij in het geval van de participatie van maatschappelijke organisaties in een SBO-project met een primaire maatschappelijke finaliteit). Indien een SBO-projectvoorstel wordt ingediend door een consortium bestaande uit ten minste drie O&O-actoren kunnen de in de SBO-Handleiding vermelde maximumbedragen voor de voorgestelde projectbegroting, worden vermeerderd met 5% voor het dekken van de coördinatiekosten. Deze kosten worden vanaf nu geïntegreerd in de aangevraagde personeels- en de overige kosten.

Gebruik van de resultaten

2.4.1. Eigendomsproblematiek De projectaanvrager of de projectaanvragers (in het geval dat het project in consortiumverband wordt uitgevoerd) zijn de eigenaars van de projectresultaten en dit onafgezien een eventuele voorziene vergoeding aan de contractanten bij de valorisatie van de projectresultaten. Ten aanzien van een universitaire onderzoeksgroep gelden de bepalingen van art. 169 ter van het Decreet van 12 juni 1991 betreffende de universiteiten in de Vlaamse gemeenschap. Bij een consortium is elke uitvoerder eigenaar van de eigen resultaten zonder recht op de resultaten van de partner. Wanneer een SBO-project gezamenlijk wordt uitgevoerd door bedrijven en openbare hogeronderwijsinstellingen of openbare onderzoekscentra, mogen de resultaten zonder valoriseerbare eigendomsrechten ruim worden verspreid en komen de eigendomsrechten die voortvloeien uit de onderzoeksactiviteiten van de openbare hoger-onderwijsinstelling of het openbaar onderzoekscentrum volledig toe aan de hoger-onderwijsinstelling of het openbaar onderzoekscentrum. Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruiksrechten die voortvloeien uit onderzoeksresultaten van een SBO project door een openbare hoger-onderwijsinstelling of een openbaar onderzoekscentrum naar een bedrijf met het oog op verdere valorisatie van de resultaten gelden volgende bepalingen:  de onderzoeksresultaten zijn op gelijke en niet discriminerende basis beschikbaar voor alle bedrijven in de EU;  er is een marktconforme vergoeding die gelijk is voor alle bedrijven in de EU, inclusief leden van de begeleidingscommissie en bedrijven die deelnemen aan de projectuitvoering, in dit laatste geval kunnen eventuele bijdrage van de bedrijven in de kosten van de onderzoeksorganisatie aan de resultaten in mindering gebracht worden;  de inkomsten uit transfer worden opnieuw in de primaire activiteiten van de openbare hogeronderwijsinstellingen of de openbare onderzoekscentra geïnvesteerd. Bij overdracht van intellectuele eigendomsrechten of gebruiksrechten die voortvloeien uit onderzoeksresultaten van een SBO project door een openbare hoger-onderwijsinstelling of een openbaar onderzoekscentrum in het kader van de oprichting van een spin-off bedrijf gelden eveneens de vereiste voor een vergoeding op marktconforme basis alsook de vereiste voor deherinvestering van de inkomsten in de primaire activiteiten van de openbare hoger-onderwijsinstellingen of de openbare onderzoekscentra. In toepassing van de Communautaire kaderregeling inzake staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (2006/C 323/01), bedraagt de steun voor een projectvoorstel of een gedeelte van een projectvoorstel uitgevoerd door een hoger-onderwijsinstelling of een onderzoekscentrum 100% van de kosten die overeenkomstig de bijlage bij dit besluit aanvaard worden, op voorwaarde dat de kosten en financiering van de door hen eventuele uitgeoefende economische activiteiten duidelijk worden afgescheiden.

11/20

HANDLEIDING


De projectuitvoerders zijn verantwoordelijk om op eigen initiatief alle gepaste maatregelen te treffen om de rechten op de resultaten adequaat te beschermen inzoverre dit relevant is voor de optimale gebruiksen valorisatiemogelijkheden van deze resultaten. Voor de SBO-projecten waaraan steun wordt toegekend, sluit het IWT met de projectaanvragers, een overeenkomst waarin de voorwaarden en de nadere regels die de Raad van Bestuur heeft vastgelegd voor de steun worden opgenomen. In geval dat een project in consortiumverband wordt uitgevoerd sluiten de projectaanvragers een onderlinge consortiumovereenkomst die als bijlage bij de overeenkomst met het IWT wordt gevoegd. De projectcoördinator maakt deze consortiumovereenkomst ter goedkeuring over aan het agentschap ten laatste binnen de vier maanden na de ontvangst van de overeenkomst. In de onderlinge consortiumovereenkomst moet onder meer de regeling rond de eigendomsrechten en de gebruiksrechten tussen de partners gespecificeerd worden evenals wie de valorisatieinspanningen op zich neemt. Indien voor de uitvoering van een project wordt samengewerkt met onderaannemers, sluiten de projectaanvragers een samenwerkingsovereenkomst met elk van deze onderaannemers. Omdat de bijdrage van een eventuele onderaannemer zich beperkt tot het leveren van goederen of diensten, heeft deze geen eigendomsrechten op de onderzoeksresultaten.

12/20

HANDLEIDING

3.

BEHANDELING PROJECTAANVRAAG

3.1.

Verloop van het evaluatie- en selectieproces en tijdplanning.


Het projectvoorstel dat bij de aanvang van de selectieprocedure wordt ingediend, blijft het basisdocument voor de ganse selectieprocedure. Dit impliceert dus dat het projectvoorstel van bij de aanvang reeds volwaardig uitgewerkt moet zijn om te kunnen worden geëvalueerd. De SBO-selectieprocedure biedt wel de mogelijkheid om welbepaalde aanvullingen te verstrekken tijdens de verdere selectieprocedure (zoals hierna nader gepreciseerd). Deze aanvullend verstrekte informatie heeft steeds de status van een addendum dat aan het projectvoorstel wordt toegevoegd. Het SBO-evaluatieproces wordt opgebouwd uit twee opeenvolgende selectierondes, namelijk een grondige voorselectie gevolgd door een evaluatie ten gronde van de bij de voorselectie behouden projectvoorstellen. - In de eerste selectieronde wordt een selectieve en grondige voorselectie uitgevoerd zodanig dat enkel de groep van de meest kansrijke projectvoorstellen het verdere selectieproces doorlopen. In dit stadium wordt tevens een ontvankelijkheidsanalyse uitgevoerd. - In de tweede selectieronde gebeurt de evaluatie ten gronde van de wetenschappelijke en de utilisatiekwaliteit van de projectvoorstellen. In elke selectieronde worden de overkoepelende commissies (één commissie per finaliteitsluik) ingeschakeld voor de formulering van een advies. Op basis van deze adviezen van de overkoepelende commissies neemt de Raad van Bestuur aansluitend de beslissing over de projectselectie. In de eerste selectieronde wordt een voorselectie uitgevoerd op basis van de ingediende projectaanvraag in het Engels. Er worden van bij de start volwaardig uitgewerkte projectaanvragen verwacht. De voorselectie is erop gericht om de projecten die weinig kansrijk worden geacht voor steunverlening binnen het SBO-programma te onttrekken van de verdere selectieprocedure. De voorbereidende analyse ter ondersteuning van de voorselectie wordt uitgevoerd door de IWT-staf. Er wordt in dit stadium geen overlegvergadering met de indieners gehouden. De projectbehandelaar kan per telefoon of email contact opnemen met de indieners voor punctuele vragen of opmerkingen. De langs deze weg ontvangen preciseringen worden steeds als addendum toegevoegd aan de projectaanvraag. De projectbehandelaar bereidt een verslaggeving voor ten behoeve van de eerste vergadering van de resp. overkoepelende commissie3. De Raad van Bestuur neemt op basis van het advies van de overkoepelende commissies een beslissing over de projectvoorstellen die behouden blijven voor de tweede selectieronde. Voor de wetenschappelijke evaluatie ten gronde in de daaropvolgende tweede selectieronde worden de gespecialiseerde (internationale) experten geïdentificeerd en geselecteerd die in staat worden geacht om een onderbouwde schriftelijke appreciatie uit te brengen over één of meerdere projectaanvragen. Elk projectvoorstel wordt minimaal aan vier gespecialiseerde experten ter evaluatie voorgelegd. Voor een sterk multidisciplinaire of/en omvangrijke projectaanvraag mag een hoger aantal experten worden ingeschakeld. Om mogelijke belangenconflicten voornamelijk vanuit industriële competitie te vermijden en om een onpartijdige en doelmatige evaluatie toe te laten, kunnen de indieners een short list van maximaal 5 te mijden experten voorleggen aan het IWT. Dit is vooral bedoeld voor industriële experten en eventueel ook voor experten uit de universiteiten en de onderzoeksorganisaties voor zover deze een beduidende affiliatie hebben met een competitief bedrijf of spin-off ontwikkeling. Het overmaken van een dergelijke short list dient te gebeuren uiterlijk bij de projectindiening in een aparte annex zoals voorzien in de aanvraagtemplate. De short list moet specifiek zijn, namelijk op naam van de te wraken expert of ten minste op naam van zijn of haar onderzoeksgroep of departement. Het is niet mogelijk om experten uit te sluiten op een hoger niveau van een onderzoeksorganisatie of universiteit, of om experten te wraken die op een bepaald domein werkzaam zijn. 3

naargelang de aard van de finaliteit van het projectvoorstel (economisch of maatschappelijk). 13/20

HANDLEIDING


Na de goedkeuring van de voorgestelde experten door de Raad van Bestuur van het IWT, maakt het IWT de projectaanvragen te samen met de evaluatierichtlijnen over aan de geselecteerde gespecialiseerde experten voor een schriftelijke evaluatie. De geaggregeerde expertadviezen met inbegrip van de eventuele vragen en opmerkingen van de experten worden anoniem en onverkort overgemaakt aan de indieners voor hun schriftelijke respons van maximaal 5 A4 pagina’s. Deze schriftelijke respons wordt als addendum toegevoegd aan de projectaanvraag. Over de wetenschappelijke aspecten wordt er geen mondelinge vergadering met de indieners gehouden. De projectbehandelaar kan per telefoon of email contact opnemen met de experten en/of met de indieners voor punctuele vragen of opmerkingen. Tijdens de tweede selectieronde verloopt de evaluatie van de valorisatieaspecten parallel met de wetenschappelijke evaluatie. Een mondelinge bespreking met de indieners wordt gehouden op het IWT over het valorisatiepotentieel en de valorisatiestrategie en het projectbudget. Aansluitend krijgen de indieners ook de mogelijkheid om hun projectformulering nader bij te stellen en te preciseren op vlak van de valorisatiefacetten en het budget. Deze schriftelijke aanvulling van maximaal 5 A4 pagi-na’s wordt tevens als addendum toegevoegd aan de projectaanvraag. Op basis van de geaggregeerde expertadviezen en de schriftelijke aanvullingen van de indieners bereidt de projectbehandelaar de verslaggeving voor ten behoeve van de overkoepelende commissie. Aan de hand hiervan brengen de overkoepelende commissies een selectievoorstel uit binnen de budgettaire mogelijkheden. De Raad van Bestuur neemt op basis van het advies van de overkoepelende commissies een beslissing over de finale selectie van de projectvoorstellen.

14/20

HANDLEIDING

3.2.


Beoordelingskader.

3.2.1. Formele ontvankelijkheidsanalyse. Een formele ontvankelijkheidsanalyse wordt uitgevoerd als een geïntegreerd onderdeel van de eerste selectieronde (zie § 3.2.2.). De volgende ontvankelijkheidscriteria zijn van toepassing : O1. Het projectvoorstel wordt ingediend uiterlijk op de resp. vastgestelde limietdatum en is volledig en conform de vereisten van de aanvraagtemplate. - Het projectvoorstel wordt ingediend tegen de limietdatum voor de indiening zoals vermeld in het oproepdocument. - Dit projectvoorstel wordt elektronisch ingediend conform de specificaties van de aanvraagtemplate. - De delen van het projectvoorstel bestemd voor de experten (d.i. delen 1-4 cfr. aanvraagtemplate) worden in het Engels opgesteld. De projectsamenvatting (zoals aangegeven in de aanvraagtemplate) wordt daarnaast ook in het Nederlands opgesteld. - Het maximum aantal bladzijden van een projectvoorstel zoals omschreven in de aanvraagtemplate wordt niet overschreden. De bijlagen zijn conform de specificaties van de aanvraagtemplate. - De aanvullingen in de tweede ronde worden ingediend tegen de limietdatum voor de aanvullingen zoals vermeld in het oproepdocument. Indien deze aanvullingen niet of laattijdig worden ingediend, wordt het projectvoorstel verder behandeld op basis van de voorhanden info op deze limietdatum voor aanvullingen. - Indien een intentiebrief van een bedrijf of organisatie van de begeleidingscommissie niet ondertekend is door een rechtsgeldige vertegenwoordiger van dit bedrijf of deze organisatie wordt met deze intentiebrief geen rekening gehouden.

O2. De aard van de primaire finaliteit van het project (d.i. economisch of maatschappelijk) wordt expliciet vermeld. - De indieners dienen expliciet aan te geven of in het projectvoorstel primair een economische dan wel een maatschappelijke finaliteit wordt nagestreefd. Ook in het geval van eventuele mengvormen is de indiener verplicht om de door hem gekozen primaire finaliteit expliciet aan te geven. - Een projectvoorstel wordt steeds behandeld binnen het finaliteitsdeel zoals expliciet vermeld in het projectvoorstel bij de indiening. Projectvoorstellen waarbij de indieners vermelden dat zowel een economische als een maatschappelijke finaliteit wordt nagestreefd, maar zonder een primaire finaliteit aan te duiden, zijn onontvankelijk en worden niet verder behandeld.

O3. Het onderzoeksconsortium is samengesteld uit actoren van de doelgroep. - Het projectvoorstel wordt ingediend door minstens één Vlaamse O&O-actor. - IMEC, VITO, VIB, Vlaamse wetenschappelijke instellingen met dotatie, en hogescholen werken samen met minstens één andere Vlaamse O&O-actor.

O4. Het projectvoorstel is voorzien van de nodige verklaringen van de aanvrager(s) en de deelnemende partner(s) van het consortium en bevat een rechtsgeldig ondertekende afsprakennota tussen de deelnemende consortiumpartners. - Deze administratieve verklaringen van de projectuitvoerders worden bij voorkeur reeds toegevoegd bij de indiening van het projectvoorstel, maar kunnen eventueel later toegevoegd worden tot uiterlijk de limietdatum voor de aanvullingen in de tweede selectieronde. - Het projectvoorstel bevat een afsprakennota (“term sheet”) tussen de deelnemende consortiumpartners met minimaal de onderling overeengekomen afspraken op vlak van het budget en de personeelsinzet, het beheer en de verdeling van de IPR, en de visie en aanpak voor de valorisatie. Deze nota wordt opgesteld in goede voorafgaande interactie met de TTO afdelingen en tevens ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De afsprakennota (indicatief 1 A4 p.) is vereist uiterlijk tegen de limietdatum voor de aanvullingen in de tweede ronde zoals vermeld in het SBO-oproepdocument.

O5. Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van de financiële draagkracht, het voldoen aan overheidsverplichtingen, of het gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen. De Raad van Bestuur van het IWT kan ook een negatieve beslissing nemen of bijkomende voorwaarden stellen op basis van de volgende elementen: 1) bij onvoldoende financiële draagkracht v/e projectaanvrager ten behoeve v/d uitvoering v/e projectvoorstel; 2) indien een projectaanvrager niet voldoet aan overige verplichtingen of vergunningen vanwege de overheid; 3) indien een projectaanvrager blijk heeft gegeven van niet-correct gedrag naar aanleiding van vorige projectvoorstellen, onder meer inzake informatieverstrekking, inhoudelijke of financiële verplichtingen of verslaggeving.

Deze ontvankelijkheidscriteria blijven gelden tijdens de ganse behandelingsprocedure. De projectenvoorstellen die niet-ontvankelijk worden bevonden komen uiteraard niet in aanmerking voor steun en nemen niet deel aan de verdere selectie.

15/20

HANDLEIDING


3.2.2. De eerste selectieronde (voorselectie). De gehanteerde beoordelingscriteria zijn vervat in artikel 8 van het reglementair SBO-besluit. In de volgende tabellen worden deze beoordelingscriteria nader uitgewerkt aan de hand van de onderbouwende parameters : VS1. Het strategisch karakter van het onderzoek en de aanwezige competenties van de aanvragers om de beoogde onderzoeksresultaten te kunnen bereiken. - Het wetenschappelijk projectvoorstel is voldoende uitgewerkt en onderbouwd om in de verdere selectie afdoend te kunnen worden beoordeeld. - Het niveau van de wetenschappelijke risico’s of/en uitdagingen in samenhang met de intrinsieke haalbaarheid is toereikend voor een SBO-project. Er wordt een duidelijke meerwaarde aangetoond ten opzichte van de internationale stand v/d kennis. Het onderscheid met vroeger en lopend onderzoek is duidelijk uitgewerkt. - De voorgestelde onderzoeksaanpak is goed afgestemd op de wetenschappelijke doelstellingen. Er is een goede synergie of/en de integratie tussen de projectdelen. Het projectvoorstel bevat een duidelijke projectplanning en een goed projectbeheer. Er is een goede balans tussen de onderzoeksbelasting v/h project en de voorziene inzet van menskracht en middelen. - Een degelijke expertise in Vlaanderen wordt samengebracht op het beschouwde domein (met eventueel ook een nuttige inbreng van O&O-actoren van buiten Vlaanderen). De deelnemende partners aan het consortium hebben een duidelijke onderzoekscapaciteit in het beschouwde domein op het niveau van strategisch basisonderzoek. - De deelnemende partners hebben een goede track record op het vlak van O&O-samenwerkingsverbanden en netwerkvorming. VS2. Het belang en de omvang van het maatschappelijk valorisatiepotentieel in Vlaanderen onder de vorm van een belangrijke kennistransfer. - Het valorisatiepotentieel en de valorisatieaanpak zijn voldoende uitgewerkt en onderbouwd om in de verdere selectie afdoend te kunnen worden beoordeeld. - Het projectvoorstel biedt vernieuwende en grensverleggende valorisatieperspectieven ten opzichte van het verwachte valorisatiepotentieel binnen de normale O&O-programmering van één of enkele actoren op de kortere termijn. Substantiële knelpunten, barrières of risicofactoren voor valorisatie worden onderkend of aangepakt of ze zijn overbrugbaar. - Qua positionering is het projectvoorstel duidelijk verschillend van een project dat redelijkerwijze zou kunnen kaderen binnen andere voorhanden steunkanalen voor projecten met : - hetzij een economische finaliteit op de kortere termijn zoals de (multi-partner) industriële O&Oprojecten; de VIS-projecttypes; de Tetra-fonds projecten; - hetzij een maatschappelijke finaliteit op de kortere termijn zoals de opdrachten voor beleidsondersteunend onderzoek of de geprogrammeerde activiteiten van een steunpunt; - hetzij gericht op algemeen kennisverruimend (fundamenteel) onderzoek (cfr. FWO-steunkanalen) zonder en expliciete oriëntatie op verdere toepassingen met een economische of maatschappelijke finaliteit. - Het projectvoorstel besteedt grondige aandacht aan het toepasbaar maken van de resultaten en de actieve transfer naar maatschappelijke actoren (extern aan het academisch milieu en de kenniscentra). - Er is een duidelijke match tussen het beschreven valorisatiepotentieel en de wetenschappelijke projectinhoud. - De voorziene interactie met relevante gebruikers in Vlaanderen is toereikend en wordt goed onderbouwd. - Er is een goede match tussen de beoogde resultaten/toepassingen en het profiel van de betrokken gebruikers. - Er worden betekenisvolle inspanningen aangetoond om in interactie te treden met relevante gebruikers in de projectvoorbereidingsfase (voortraject). - De intenties naar samenwerkingen met potentiële gebruikers in voorgaande projectaanvragen werden gerealiseerd in de praktijk. 3.2.3. De tweede selectieronde. Artikel 16 van het reglementair SBO-besluit geeft aan dat het beoordelingskader voor een SBO-projectaanvraag bestaat uit twee beoordelingsdimensies :

16/20

HANDLEIDING


1° de wetenschappelijke kwaliteit W van het projectvoorstel; 2° de utiliteitsperspectieven U van het projectvoorstel: de gebruiksmogelijkheden van de resultaten op de langere termijn en mits vervolgonderzoek door economische, maatschappelijke of overheidsactoren. Artikel 17 en 18 van het reglementair SBO-besluit bevatten de hoofdcriteria voor resp. de wetenschappelijke en de utilisatie-beoordelingsas. Hieronder worden deze hoofdcriteria nader gepreciseerd aan de hand van onderbouwende parameters : Wetenschappelijke waarde W W1. Het strategisch karakter van het onderzoek en de bijdrage tot de uitbouw van een ruim kennisplatform met brede mogelijkheden voor verdere onderzoeksactiviteiten. - W1.1. Het project biedt een duidelijke wetenschappelijke meerwaarde ten aanzien van de internationale state-of-the-art (stand van de kennis en van het lopend onderzoek). - W1.2. Het uit te voeren onderzoek is kwalitatief hoogwaardig op het niveau van strategisch basisonderzoek, met name op vlak van hoge risico's, uitdagingen en inventiviteit. - W1.3. De intrinsieke wetenschappelijke haalbaarheid van de projectdoelstellingen binnen het project kan als realistisch worden aanzien (onder de aanname dat het project degelijk wordt aangepakt en uitgevoerd). W2. De doelmatigheid en de kwaliteit van de onderzoeksaanpak, de projectplanning (incl. de wijze waarop de coördinatie wordt verzekerd voor projectvoorstellen die in consortiumverband worden uitgevoerd), het werkprogramma en het voorziene projectbeheer. - W2.1. De onderzoeksaanpak is duidelijk uitgewerkt en onderbouwd en goed afgestemd op het bereiken van de strategische projectdoelstellingen. - W2.2. De projectplanning en het projectbeheer zijn duidelijk en professioneel uitgewerkt. Aandachtspunten zijn onder meer : - De onderlinge toewijzing van onderzoekstaken en de onderlinge interacties tussen de partners in het consortium zijn goed gebalanceerd in functie van het bereiken van de projectdoelstellingen. - Het projectvoorstel bevat duidelijke doelstellingen, prestaties, mijlpalen en leverbaarheden aan de hand waarvan de voortgang van het strategisch basisonderzoek kan gemonitord worden. W3. De “value for money” en de uitvoerbaarheid of haalbaarheid van het voorgestelde onderzoek met de voorziene menskracht en middelen. - W3.1. Er is een goede balans tussen de onderzoeksbelasting en de voorziene inzet van menskracht en middelen (geen onderschatting, geen overschatting). Een bijzonder aandachtspunt is : de eventueel bijkomend aangevraagde zware onderzoeksuitrustingen of belangrijke onderaannemingen worden goed gemotiveerd en zijn essentieel voor de doelmatige uitvoering van het project. W4. De aanwezige competentie, infrastructuur en potentieel in de schoot van de projectaanvrager of in geval van een consortium van de projectaanvragers om het voorgestelde onderzoek uit te voeren. - W4.1. De deelnemende partners aan het consortium hebben een duidelijke O&O-capaciteit en competentie in het beschouwde domein en dit op het niveau van strategisch basisonderzoek. De vereiste basisinfrastructuur is grotendeels voorhanden. Er is een duidelijke en afdoende synergie tussen de partners in het consortium met het oog op het uitbouwen van een strategisch kennisplatform (d.i. het geheel is meer dan de som van de afzonderlijke delen). De deelnemende partners hebben een goede track record op het vlak van O&O-samenwerkingsverbanden.

17/20

HANDLEIDING


Valorisatie- of utiliteitsperspectieven U. U1. Het belang en de omvang van het verwachte economisch of maatschappelijk valorisatiepotentieel in Vlaanderen. - U1.1. Het project biedt een potentieel voor een breed spectrum aan verdere toepassingsmogelijkheden (genericiteit) of/en het project getuigt van een duidelijke probleemgedrevenheid vanuit industriële of maatschappelijke behoeften. - U1.2. De onderzoeksaanpak is strategisch relevant om de beoogde toepassingen te kunnen bereiken. - U1.3. Qua positionering vertoont het project een duidelijk verschil met fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek en meer punctueel beleidsondersteunend onderzoek op de kortere termijn. - U1.4. De beoogde valorisatie in Vlaanderen is omvangrijk, realistisch en intrinsiek haalbaar. Er is een duidelijke link tussen de projectresultaten en de strategische belangen en opportuniteiten voor maatschappelijke actoren in Vlaanderen (absorptiecapaciteit). U2. De kwaliteit van de voorgestelde strategie en de aanpak ter ondersteuning van de verdere economische of maatschappelijke benutting van onderzoeksresultaten (kennistransfer). - U2.1. Het projectvoorstel bevat een degelijk en goed uitgewerkt valorisatieplan gericht op de actieve transfer van de resultaten naar de maatschappelijke actoren aan de vraagzijde (d.i. extern aan het academisch milieu en de kenniscentra aan de aanbodzijde). - U2.2. De haalbaarheid van de valorisatieaanpak is goed. Deze verloopt via degelijke en betekenisvolle interactieprocessen met representatieve gebruikers in Vlaanderen (d.i. actoren die een actieve bijdrage kunnen leveren in het valorisatietraject). Er wordt hierbij een adekwate bestaffing van gekwalificeerde personen voorzien om deze valorisatiegerichte taken uit te voeren. - U2.3. Aan de indiening van het SBO-projectvoorstel is een professioneel voortraject voorafgegaan met degelijke voorafgaande interacties met gebruikers (maatschappelijke en overheidsactoren). Dit wordt terdege aangetoond in het projectvoorstel en eventuele bijlagen. U3. De aanwezige competentie op vlak van het beheer van onderzoeksresultaten en de transfer ervan naar economische of maatschappelijke actoren. - U3.1. De deelnemende partners hebben in het verleden actief bijgedragen tot de transfer van onderzoeksresultaten naar maatschappelijke of/en overheidsactoren (bv. bij de totstandkoming van nieuw overheidsbeleid). Een bijzonder aandachtspunt is : Voorgaande of lopende SBO-projecten hebben geleid tot een betekenisvolle interactie en samenwerking met maatschappelijke of/en overheidsactoren en een doelgerichte oriëntatie naar toepassingen en transfer. U4. De meerwaarde van het project op vlak van duurzame ontwikkeling (DO) indien van toepassing. - U4.1. Een projectvoorstel kan aangemerkt worden als een DO-prioritair project, indien het een hoog ambitieniveau vertoont naar een betere integratie van duurzaamheid in het overheidsbeleid of bij maatschappelijke organisaties of/en naar een duurzaamheidsgerichte systeem-innovatie of transitie, waarbij telkens de milieudimensie centraal staat. Dit wordt grondig uitgewerkt en onderbouwd in de projectaanvraag Op basis van de budgettaire mogelijkheden worden de hoogst gerangschikte projectvoorstellen gesteund. Artikel 19 van het SBO-besluit bepaalt de wijze waarop de rangschikking van de projectvoorstellen moet gebeuren : - Projecten die aan de minimale vereisten voldoen worden gerangschikt op basis van een gelijk gewicht aan de scores op de wetenschappelijke kwaliteit W en de utilisatieperspectieven U en van de nodige diversiteit inzake toepassingsdomeinen bij gelijkwaardige scores. - De Raad van Bestuur zal bij de nadere invulling van de indiening en de beoordeling tevens uitvoering geven aan de algemene beleidslijnen van de politieke overheid zoals beslist door de Vlaamse regering of zoals voorzien in de beheersovereenkomst met het agentschap. De projectselectie houdt tenslotte ook een uitspraak in over de projectduur en de projectomvang en over eventuele bijzondere voorwaarden. Voor goedgekeurde projecten met een looptijd van meer dan twee jaar, wordt een tussentijdse herevaluatie voorzien na twee jaar. Bij een niet positieve herevaluatie na twee jaar wordt de overeenkomst beëindigd.

18/20

HANDLEIDING

3.3.


Na de beslissing. De projectfiche met de besluitvorming wordt aan de hoofdaanvrager overgemaakt bij bekendmaking van de beslissing. De aanvragers kunnen ten allen tijde een nabespreking aanvragen bij de programmacoördinator ([email protected]). In het geval van een positieve beslissing wordt een overeenkomst opgemaakt tussen IWT en de projectaanvragers. In het geval van een negatieve beslissing kan een verzoek tot herziening van de beslissing bij IWT ingediend worden. De vraag tot herziening moet binnen een termijn van 30 werkdagen na melding van de beslissing van de Raad van Bestuur gevraagd worden en moet gebaseerd zijn op duidelijke en verifieerbare argumenten, zoals bijvoorbeeld concrete elementen die volgens de aanvragers niet correct werden geapprecieerd. Bij ontevredenheid over de manier van behandeling door IWT kan daarover te allen tijde schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht ingediend worden. Klachten worden binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. Klachten over een negatieve beoordeling van een projectaanvraag door de Raad van Bestuur van IWT kunnen echter slechts ingediend worden nadat een vraag tot herziening van de beslissing ingediend werd en behandeld werd door de Raad van Bestuur.

3.4.

Rechten en plichten.

3.4.1. Overeenkomsten Bij een positieve beslissing door de Raad van Bestuur, wordt een subsidieovereenkomst opgesteld waarin de contractuele modaliteiten van het project tussen het IWT en de projectaanvragers (begunstigde) beschreven worden. De overeenkomst wordt door het IWT opgemaakt en bestaat uit twee delen. Een eerste deel betreft de algemene voorwaarden. Dit document is op de IWT-website consulteerbaar: http://www.iwt.be/downloads/documenten/oeno/IWT_Algemene_voorwaarden.pdf. Een tweede deel betreft de projectspecifieke voorwaarden. Dit deel wordt opgestuurd naar de aanvragers. Zowel de hoofdaanvrager als de mede-aanvragers dienen deze projectspecifieke voorwaarden te ondertekenen. De hoofdverbintenis van de begunstigde is een middelenverbintenis: de begunstigde zal de nodige inspanningen leveren om met de overeengekomen middelen via onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten de beschreven projectdoelstellingen te bereiken en aan te wenden voor utilisatie in Vlaanderen.

19/20

HANDLEIDING


3.4.2. Samenwerkingsovereenkomst. Belangrijke aandachtspunten : -Er wordt als onderdeel van het projectvoorstel een afsprakennota (“term sheet”) gevraagd tussen de deelnemende consortiumpartners met minimaal de onderling overeengekomen afspraken op vlak van het budget en de personeelsinzet, het beheer en de verdeling van de IPR, en de visie en aanpak voor de valorisatie. Deze nota wordt opgesteld in goede voorafgaande interactie met de TTO afdelingen en tevens ondertekend door een rechtsgeldig vertegenwoordiger van de betrokken instellingen. De afsprakennota (indicatief 1 A4 p.) is vereist uiterlijk tegen de limietdatum voor de aanvullingen in de tweede ronde zoals vermeld in het SBOoproepdocument. -De definitieve rechtsgeldig ondertekende samenwerkingsovereenkomst dient aan het IWT te worden overgemaakt binnen de vier maanden volgend op de datum van de steunbeslissing van de Raad van Bestuur. Indien er meerdere aanvragers zijn, dienen zij een onderlinge samenwerkingsovereenkomst op te maken. Met het oog op de goedkeuring door IWT dient deze overeenkomst minimaal en op voldoende wijze de hierna volgende zaken te regelen:  aanduiding van een coördinator en een projectleider;  aanduiding van de te leveren diensten of producten;  gedetailleerde kostenberekening en betalingsmodaliteiten;  afspraken op het vlak van eigendom en gebruiksrechten van de projectresultaten;  wijze van regeling van onderlinge geschillen. De samenwerkingsovereenkomst dient in overeenstemming te zijn met de IWT-overeenkomst, en in het bijzonder met de bepalingen op vlak van utilisatie/valorisatie van de projectresultaten. 3.4.3. Opvolging, verslaggeving en uitbetaling van steun. Indien het project goedgekeurd wordt, zal de begunstigde regelmatig verslag dienen uit te brengen over de goede uitvoering/voortgang van het project. Omtrent dit aspect bestaat er een afzonderlijke handleiding die op de website kan teruggevonden worden (cfr. http://www.iwt.be/subsidies/sbo ).

20/20

sbo)

Recommend Documents