BIJLAGE 5
Dit document is een van de eindproducten van een pilot LOB VO-HO, die is uitgevoerd in het schooljaar 2012/2013. In dit procesverslag beschrijft de werkgroep op welke wijze de samenwerking tussen VO scholen en het HBO op het gebied van LOB zich heeft ontwikkeld en wat daarbij succesfactoren zijn. Het document is bedoeld voor andere samenwerkingsverbanden VO-HO die hun samenwerking rondom LOB willen versterken. Zij kunnen gebruikmaken van onze ervaringen.
Samen verantwoordelijk voor studiesucces 5. Procesverslag
“SAMEN BOUWEN AAN EEN FUNDAMENT VOOR DUURZAME SAMENWERKING OP GEBIED VAN KEUZEBEGELEIDING”
De start van een nieuw samenwerkingsverband VO - HBO
Betrokken scholen/instellingen: Oostvaarderscollege, Almere (penvoerder) Helen Parkhurst, Almere Baken Poort, Almere Windesheim Flevoland, Almere Nieuwe samenwerkingsverbanden VO - HBO In 2010 is de nieuwe hogeschool Windesheim Flevoland in Almere gestart. In april 2012 is op bestuurlijk niveau afgesproken dat er een samenwerkingsverband zou worden gestart in het kader van een goede instroom in de nieuwe hogeschool Windesheim Flevoland te Almere. Het betrof 3 VO scholen en Windesheim Flevoland. Zodra bekend was wie de deelnemende scholen zouden zijn is er een subsidieaanvraag ingediend. Er is in verschillende contexten sprake geweest van samenwerking: -
Samenwerking in de projectgroep Samenwerking in de betrokken scholen/instelling Samenwerking tussen VO en HBO
In dit project hebben we vooral gefocust op een goede samenwerking in de projectgroep met als doel het creëren mede eigenaarschap op het thema “ samen verantwoordelijk voor studiesucces”. Het gevoel van mede-eigenaarschap op het thema is daarmee onze gezamenlijke opdracht geworden. Mede door de samenstelling van de projectgroep, decanen, managers en studenten, ontstond enerzijds ook een “nieuwe” werkrelatie binnen de scholen. Anderzijds is de toevoeging van studenten de start geweest van een nieuwe samenwerking tussen VO en HBO. 1
Doelstellingen en resultaten
Er was nog geen sprake van samenwerking tussen de VO scholen en Windesheim Flevoland. De belangrijkste doelstelling van het project was dan ook: Een stevig fundament bouwen voor duurzame samenwerking op het gebied van keuzebegeleiding. In de projectaanvraag zijn 4 concrete opbrengsten geformuleerd: 1. 2. 3. 4.
Een visiedocument met gedeelde kernwaarden Een actieplan gebaseerd op sterkte-zwakte analyse en gedeelde kernwaarden Een samenwerkingsovereenkomst tussen VO scholen en Windesheim Flevoland Samenwerking op LOB als vast agendapunt op agenda decanennetwerk Almere
Deze resultaten zijn behaald. In de eindrapportage zijn ze als bijlage toegevoegd. De wijze waarop de projectgroep heeft gewerkt om deze resultaten te behalen wordt in dit verslag beschreven. 2
De samenstelling van de projectgroep
In de projectgroep zaten van iedere VO school en WF een decaan en een schoolmanager/directeur. WF heeft de projectleiding geleverd. Hier is bewust voor gekozen omdat LOB en de afstemming VO-HBO op deze wijze een breed gedragen thema in de eigen school kon worden. Na de eerste bijeenkomst zijn ook de studenten van WF toegevoegd aan de projectgroep. De studenten brachten allereerst hele recente ervaringen mee mbt het eigen keuzeproces richting een studie. Verder zijn de studenten als gesprekspartners van leerlingen in VO worden ingezet. De inschatting was dat studenten een verbindende rol konden gaan spelen in de samenwerking tussen VO en HBO. 3
Het gewenste effect
Het effect op de korte termijn, het voortzetten van de samenwerking VO-HBO tav keuzebegeleiding, is gesorteerd. Het bewijs daarvan is de opgestelde samenwerkingsovereenkomst met concrete afspraken richting de toekomst, zie bijlage in de eindrapportage. Deze overeenkomst is door directieleden opgesteld, na input van de gehele projectgroep. Het beoogde lange termijn effect is het verhogen van het studiesucces in het eerste jaar van het HBO. Het is te vroeg om hier een meting op uit te voeren. Wel zijn we nagegaan hoe succesvol de studenten van OVC en HP op dit moment (2012 – 2013) zijn. We kwamen tot de verrassende conclusie dat deze voormalige leerlingen van betrokken VO scholen al heel succesvol zijn in relatie tot de gemiddelde student: … cijfers. We zouden dan ook een vervolgproject willen doen met de focus op de intake en inzet van studenten met twee scholen (HP en OVC) als goodpractices. Baken Poort doet hierin nog niet mee, aangezien het een nieuwe VO school is en nog geen 4de en 5de klasleerlingen hebben. 4
Beschrijving van het proces
Vooraf De projectleider heeft drie rollen proberen te vervullen: -
-
Voorzitter: Planning en communicatie conform projectaanvraag (met ondersteuning van projectondersteuner) Procesbegeleider: vorm geven aan de bijeenkomsten mbv passende werkvormen gericht op mede-eigenaarschap, evenredige inbreng passend bij de inhoud, taken verdelen passend bij talenten van mensen. Inhoudsdeskundige: ontwikkelend werken aan nieuwe inhoud zoals visiedocument, passende deelprojecten, nieuwe input door VO school buiten de projectgroep uit te nodigen.
De eerste bijeenkomst is gepland op initiatief van de projectleider. Tijdens deze bijeenkomst was de projectgroep op één na compleet. Tijdens de eerste bijeenkomst is veel tijd besteed aan kennismaking met de personen en met de scholen. Voorafgaand aan deze eerste bijeenkomst is de projectgroep gevraagd een presentatie te verzorgen over de stand van zaken mbt Lob in de eigen school. Na afloop werd gevraagd positieve feedback te geven op de wijze en inhoud van de presentatie. Hier is bewust voor gekozen; door vanaf het begin waarderend met elkaar aan het werk te gaan is er een grotere kans
op een veilige werksfeer. In een veilige werksfeer is de kans ook groter dat er meer ruimte komt voor kritische/constructieve feedback. Vanuit dit gegeven zijn ook de daarop volgende bijeenkomsten vorm gegeven. Vanuit verschillende evaluaties is aangegeven dat de projectgroep constructief met elkaar heeft gewerkt en dat men trots is op het resultaat. De groepsdynamiek is wel onderhevig geweest aan de vele wisselende samenstellingen. Gelukkig was er wel een vaste kern, decanen, die goed op elkaar ingewerkt zijn geraakt.
Stap 1 Kennismaken en bepalen gezamenlijke drive Op bestuurlijk niveau was er reeds een intentie uitgesproken om te gaan samenwerken. Naar aanleiding daarvan is een projectaanvraag, in afstemming met betrokken directieleden, ingediend bij de VO raad. Na goedkeuring werd de projectgroep samengesteld. Deze projectgroep bestond toen ook uit leden die nog niet eerder betrokken waren geweest bij de projectaanvraag. Tijdens de eerste bijeenkomst is daarom veel geïnvesteerd in kennismaken en bepalen van onze gezamenlijke drive op basis van de projectaanvraag. Al snel werd duidelijk dat we ons allen verantwoordelijk voelen voor het studiesucces van studenten in het HBO. Naast de hoofddoelstellingen hebben we in de eerste bijeenkomst nagedacht over de gewenste effecten op schoolniveau. Deze zijn hieronder verzameld. September 2012:
Decaan OVC: Meer bewustwording onder alle collega’s over de gezamenlijke verantwoordelijk tav keuzebegeleiding Directeur OVC: Lob moet geborgd zijn in de volle breedte van de organisatie van onze eigen school Decaan HP: Er ligt een beleidsplan en er is bewustzijn bij vakdocenten over medeverantwoordelijkheid Conrector HP: Er ligt een beleidsplan en er is bewustzijn bij vakdocenten over medeverantwoordelijkheid Decaan Baken Poort: we hebben beter zicht op hoe het keuzeproces verloopt Directeur Baken Poort: er ligt een lobprogramma in onze eigen school Projectleider WF: Er is meer zichtbare samenwerking VO/WF en studenten WF maken deel uit van het keuzebegeleidingsprogramma in het VO Directeur WF: Was niet aanwezig bij aanvang project, toenmalig betrokken directeur heeft WF verlaten.
Stap 2 Bepalen gezamenlijk werkkader We hebben ervoor gekozen om te verbinden op een gezamenlijk gedragen kijk op effectieve keuzebegeleiding. We hebben een werksessie gewijd aan standpuntbepaling. Na deze eerste werksessie is de input nav deze eerste sessie in een visiedocument verzameld. Dit document is vervolgens als een “sneuvelversie” gepresenteerd, met andere woorden, iedereen mocht er iets van vinden en aanpassen waar nodig. Het moest een document worden waar we ons allen in herkennen. In de tweede bijeenkomst hebben we vastgesteld dat het visiedocument met de 5 uitgangspunten ons gezamenlijk kader zou worden. Deze uitgangspunten zijn zo geformuleerd dat ze ruimte laten voor concretisering in de eigen school:
Keuzebegeleiding is effectief: 1. 2. 3. 4. 5.
….in een doorlopende leerlijn ….als er ruimte is om te experimenteren ….als er een betrokken dialoog wordt gevoerd ….als er wordt aangesloten bij talenten en ambities van leerlingen ….het is ingebed in het totale onderwijsprogramma
Stap 3 Investeren in een constructieve werksfeer en verhelderen effectieve functie van de projectgroep In de eerste bijeenkomst hebben de scholen de sterkte/zwakte analyse gepresenteerd nav de lobscan. Opvallend was dat betrokken VO scholen elkaar op een hele open en constructief kritische wijze bevroegen op de stand van zaken. Hier is een eerste laagje van het fundament gelegd voor een open en respectvolle samenwerking in de projectgroep. Omdat al heel snel duidelijk werd dat de scholen heel verschillend zijn heeft gesproken over de vraag wat de meerwaarde is van deze samenstelling. Immers, de relatie VO/Hbo moest worden verstevigd, dat betreft dus iedere VO school afzonderlijk in samenwerking met WF. Waar hebben we elkaar dan voor nodig? De projectgroep heeft geconstateerd dat de bijeenkomsten inspirerend en verscherpend hebben gewerkt. Daarnaast is de projectgroep een plek om ideeën te toetsen, te klankborden. In de derde bijeenkomst hebben we het CCNV uit Harderwijk uitgenodigd om te presenteren hoe zij vorm hebben gegeven aan keuzebegeleiding in de onderbouw. Ook heeft de projectgroep geprobeerd gebruik te maken van elkaars talenten en mogelijkheden, bijvoorbeeld bij het verdelen van werk zoals het schrijven van het visiedocument en het inzetten van getrainde studentcoaches mbt communicatie met leerlingen. Stap 4 Experimenteerruimte in de eigen school: Vertalen gezamenlijke uitgangspunten naar situatie in de eigen VO school In de tweede bijeenkomst heeft de projectgroep gebrainstormd over mogelijke projecten in de scholen op basis van de 5 uitgangspunten voor effectieve keuzebegeleiding uit het visiedocument en de sterktezwakte analyse op de eigen school. Tijdens deze bijeenkomst zijn ook de studentcoaches toegevoegd aan de projectgroep. De studentcoaches konden hun eigen ervaringen inbrengen tav het eigen doorlopen keuzeproces richting WF. Er werd afgesproken dat de studenten zo snel mogelijk met de leerlingen van het VO in gesprek gaan over de wijze waarop het lob wordt ervaren. De studenten zouden dan alvast de eerste ideeën vanuit deze bijeenkomst aan de leerlingen voorleggen. De concretisering van de 5 uitgangspunten naar deelprojecten is enerzijds heel inspirerend geweest. Ideeën konden gekneed worden naar de mogelijkheden in de school en gaven zo anderen ideeën over hoe eea te vertalen naar de eigen school. Anderzijds was er niet altijd goed zicht op wat er in de andere scholen gebeurde. De deelprojecten speelden zich af in de eigen VO scholen gedurende de periode maart – mei. Omdat we elkaar in deze fase niet meer met de volledige groep hebben getroffen was er minder uitwisseling mogelijk. Bij aanvang van het project spraken we de wens uit om bij elkaar op bezoek te gaan tijdens de uitvoering van de deelprojecten. Door de enorme werkdruk was het helaas niet altijd mogelijk om elkaar te bezoeken. Stap 5 Markeren van de geboekte resultaten en de intentie om deze samenwerking voort te zetten
Er zijn twee extra bijeenkomsten gepland. In één extra bijeenkomst hebben de projectgroepleden de taken verdeeld rondom het schrijven van de eindrapportage. Vanuit het idee samen voor de klus te staan, hebben we ook naar de afronding toe de taken evenredig willen verdelen. Zo wordt ook de eindrapportage een gezamenlijk gedragen stuk. In een tweede extra bijeenkomst met de directies en de projectleider is een samenwerkingsovereenkomst opgesteld met input van de decanen, zie bijlagen eindrapportage. Het officiële moment van ondertekenen van deze overeenkomst zal groots worden aangepakt, namelijk tijdens de opening van het hogeschooljaar van Windesheim Flevoland. Verder is er korte een film gemaakt van het project met input van alle deelnemende partners. In deze film is vastgelegd wat de meerwaarde van het project is geweest. In de projectgroep is een “wij-gevoel” ontstaan op het thema “samen verantwoordelijk voor studiesucces”. We willen dan ook publiekelijk kenbaar maken dat we ons gezamenlijk hebben gecommitteerd aan het vorm geven aan effectieve keuzebegeleiding. We willen daarmee een voorbeeldfunctie vervullen, met uiteraard de uitnodiging naar de andere scholen om zich hier ook bij aan te sluiten. Tijdens vergaderingen van het decanennetwerk van Almere heeft de projectgroep het afgelopen jaar de voortgang van het project kunnen presenteren. Lob en de samenwerking met WF is een vast thema. Tijdens de presentatie in het laatste decanenoverleg bleek dat meerdere scholen graag willen aansluiten bij de samenwerkingsovereenkomst, sommige gaven zelfs aan dat ze het gevoel hadden iets moois gemist te hebben en graag aangehaakt willen blijven. Als afsluiting gaat de projectgroep, na een jaar intensief te hebben samengewerkt, met elkaar eten. Hier wordt de afronding van het project mee gemarkeerd. 5
Conclusie
Welke bevorderende factoren/interventies hebben ervoor gezorgd dat er sprake is van het leggen van een stevig fundament voor duurzame samenwerking op gebied van keuzebegeleiding? 1. Veel ruimte maken voor kennismaking met de mensen en op de verschillende locaties. Hierdoor hebben namen en instellingen een gezicht gekregen. Er zijn over en weer ingangen gecreëerd. De lijntjes zijn korter. 2. Markeren van een gezamenlijke drive. 3. Opstellen van een gedragen visie, “we spreken dezelfde taal”. 4. Kleine HBO instelling in opbouw: er is nog veel werk aan de winkel en er valt nog veel en snel te beïnvloeden. Het project heeft bijvoorbeeld katalyserend gewerkt tav het aanstellen van een instroommanager. 5. De scholen zitten allemaal in Almere, wat maakt dat de fysieke afstand ook niet groot was. Even overleggen, of even snel bij elkaar komen in klein comité was dan ook snel te regelen. 6. De aanwezigheid van het management heeft ervoor gezorgd dat er afspraken konden worden gemaakt op schoolniveau. Dit heeft nieuwe initiatieven in de VO school kunnen ondersteunen. 7. De samenstelling van de projectgroep: decanen, directieleden en studenten. Op deze wijze zijn vele lagen in de organisatie vertegenwoordigd en bleek er sprake van mede-eigenaarschap. 8. Een projectleider die strak de planning hanteert en het proces begeleidt richting de doelstelling van het project. 9. Een prettige werksfeer tijdens de werksessies en ontmoetingen. 10. Open en kritisch constructief naar elkaar kijken. Er was geen sprake van concurrentie. 11. Het idee om de pilots klein te houden en een grotere kans van slagen te bewerkstelligen.
12. Grote inzet van betrokken partners. Bereidheid om meer te investeren dan gepland. 13. Vrijheid om te experimenteren passend bij de visie en organisatie van de eigen VO school. 14. Gevoelde gezamenlijke verantwoordelijkheid. Iedere school was bij iedere bijeenkomst vertegenwoordigd. 15. Het kunnen kiezen van een focus op de eigen school, in afstemming met WF. 16. Het vastleggen van een vervolg aan het project in een samenwerkingsovereenkomst opgesteld en ondertekend door directieleden, na input van complete projectgroep. Welke factoren/interventies hebben het ontwikkelingsproces belemmerd? 1. Tijdsdruk: veel doelen in een te korte tijd. 2. Grote projectgroep, erg moeilijk om een gezamenlijk moment te plannen. 3. Decanen waren iedere bijeenkomst aanwezig, ook bij de VO raad. Een deel van het management ontbrak vaak. De afwezigheid doet iets met de projectgroepleden en wekt de vraag hoeveel een manager echt wil investeren? Om een krachtig draagvlak te kunnen hebben is de aanwezigheid van een manager echt noodzakelijk. De projectgroep had aan het begin van het traject al afspraken kunnen maken over de rol en taak van het management binnen de kaders van het project. Door hen echt een opdracht mee te geven ontstaat er waarschijnlijk ook meer doelgerichtheid. 4. De projecten zijn vooral geslaagd omdat ze kleinschalig waren. De uitdaging is om de kleinschaligheid vast te houden en toch te kunnen uitbreiden; erg arbeidsintensief.
