STICHTING VERVOER DOOR VRIJWILLIGERS RHEDEN/ROZENDAAL JAARVERSLAG 2013 1. De STICHTING VERVOER DOOR VRIJWILLIGERS RHEDEN/ROZENDAAL 1.1. Doel De Stichting Vervoer door Vrijwilligers Rheden/Rozendaal heeft als statutair doel a. het doen verzorgen van vervoer, van deur tot deur, voor inwoners van de gemeenten Rheden en Rozendaal en omringende gemeenten die vijfenvijftig jaar of ouder zijn en moeite hebben met het gebruik van het reguliere openbaar vervoer of, ongeacht hun leeftijd, een functiebeperking hebben en/of rolstoelgebruiker zijn; b. het verrichten van al wat met het vorenstaande in de ruimste zin verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. 1.2.Gegevens De Stichting is bij notariële acte opgericht op 9 december 2011 en op 12 december 2011 ingeschreven bij de Kamer van Koophandel voor Centraal Gelderland te Arnhem onder nr. 54108519. Het secretariaat is gevestigd op het adres: Oranjeweg 3, 6991 WG te Rheden. Het IBAN nummer is: NL89RABO 0168485125 2. START 2011 In 2010 heeft een werkgroep op initiatief van de ouderenbonden in de gemeenten Rheden en Rozendaal, verenigd in het COSBO, geconstateerd dat vervoermogelijkheden voor ouderen en gehandicapten verbeteringen behoeven, vooral voor wat betreft de kwaliteit. Ook heeft de werkgroep op grond van ervaringen elders vastgesteld dat een organisatie van vrijwilligers, met ondersteuning door de betrokken gemeenten, de gesignaleerde problemen kan ondervangen. Een dergelijke organisatie kan bezoeken aan medische en sociale voorzieningen vergemakkelijken en de mogelijkheden voor maatschappelijke betrokkenheid van de doelgroepen bevorderen. De gemeenten Rheden en Rozendaal hebben in 2011 positief gereageerd op het voorstel een vervoersaanbod te ontwikkelen voor de genoemde doelgroepen, met bijzondere aandacht voor mensen die gebonden zijn aan een rolstoel. Overweging daarbij was dat de de bestaande vervoerservice die door het Meldpunt voor Vrijwillige Thuishulp en mantelzorgondersteuning MvT werd aangeboden, geen mogelijkheid had voor rolstoelvervoer. Beide gemeenten hebben voor de periode 2012 t/m 2016 een jaarlijkse bijdrage toegezegd van resp. € 5000 en € 200, op voorwaarde dat tenminste 4 ritten per dag worden verzorgd. Het doelgebied omvat de beide gemeenten en de omringende gemeenten vanwege de daar gevestigde voorzieningen. 3. ONTWIKKELING 2012 Na de voorbereidingen in 2011 is de Stichting voor Vervoer door Vrijwilligers Rheden/Rozendaal, kortweg PLUSBUS, in januari 2012 daadwerkelijk van start gegaan met de dienstverlening. De uitvoering van de ritten werd bij overeenkomst van 22 december 2011 in handen gelegd van de
1
Stichting Aangepast Vervoer Doesburg, SAVD. Die beschikte over voldoende capaciteit en ervaring, zowel organisatorisch als materieel, om naast het eigen doelgebied, tenminste tijdelijk ook in de vraag uit de gemeenten Rheden en Rozendaal te voorzien. Het aantal ritten voor de PLUSBUS is in 2012 gegroeid van 28 in januari tot 97 in december. Daardoor is vanaf het begin voldaan aan de gemeentelijke subsidievoorwaarden. De “uitbesteding” van de uitvoering van de ritten heeft voor de PLUSBUS de mogelijkheid geschapen om de organisatie op te bouwen, vrijwilligers als medewerkers aan te trekken en voorbereidingen te treffen voor aanschaf en beheer van eigen materieel. Ook de samenwerking met het MvT is in 2012 zodanig ontwikkeld, dat in aanvulling op de al bestaande vormen van hulpverlening, de PLUSBUS een duidelijke en goed herkenbare plek kreeg in het totale pakket van ondersteuning door vrijwilligers. De PLUSBUS heeft in de eigen gemeenten gedurende de eerste maanden van 2012 ca 10 chauffeurs aangetrokken, die op de Doesburgse bus konden rijden. Eind 2012 maakte de groei van de vraag naar vervoer, ook in Doesburg, een zelfstandige aanpak voor de gemeenten Rheden en Rozendaal noodzakelijk. Per december 2012 is de ”uitbesteding” van de ritten aan de SAVD beëindigd en heeft de PLUSBUS Rheden/Rozendaal de uitvoering in eigen hand genomen. Daarvoor is eind 2012 een rolstoelbus van de SAVD overgenomen. De Stichting Beheer Rhederhof en het bedrijf Howden Thomassen Compressors, beide in Rheden gevestigd, verleenden daarbij financiële steun. 4. ORGANISATIE 4.1. Bestuur Het bestuur van de Stichting bestaat sinds de oprichting uit vier leden. In februari 2013 is een vijfde lid toegetreden, maar in mei heeft hij zijn bestuurslidmaatschap beëindigd. De vacature bleef in 2013 open. Het bestuur vergadert in beginsel maandelijks of zoveel vaker als nodig. Dit bleek vooral in de beginperiode gewenst. In 2013 is het bestuur 16 keer bijeen geweest. In de bestuursvergaderingen wordt doorgaans een vaste agenda gevolgd. Daarin vormen publiciteit, uitvoeringsaspecten, financiën, contacten met de beide betrokken gemeenten en de klankbordgroep de kernpunten. Nadruk ligt op de uitvoeringsaspecten. Daarbij komen o.m. de planning en uitvoering van de aangevraagde ritten, de inzet en werkwijze van chauffeurs, het beheer van de bus, de klanttevredenheid en de maandelijkse resultaten aan de orde. De leden van het stichtingsbestuur staan genoemd in de bijlage. 4.2.Coördinatie In maart 2013 is in de organisatiestructuur de functie van coördinator ingevoegd, voor respectievelijk de inzet van chauffeurs, de planning van de aangevraagde ritten en voor het beheer van het materieel. De drie coördinatoren voeren doorgaans eens per 6 weken afstemmingsoverleg met elkaar en met het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de uitvoeringszaken. In 2013 heeft 4 keer coördinatieoverleg plaats gevonden. Verslagen worden in het bestuur besproken. Voorstellen uit dit overleg worden zo nodig voor besluitvorming geagendeerd in het bestuur. De coördinatoren staan genoemd in de bijlage. 4.3. Medewerkers uitvoering: chauffeurs, planners In december 2013 waren 25 chauffeurs bij de PLUSBUS betrokken. Daarnaast verzorgen ook de coördinatoren, enkele planners en de bestuursleden ritten. Dit brengt het totaal aantal medewerkers dat bijdraagt aan de rituitvoering op ca 35. Het aantal chauffeurs is geleidelijk gegroeid, maar niet snel genoeg om de toename van de vraag naar vervoer te kunnen bijhouden. Daarom springen ook bestuursleden, coördinatoren en planners bij om aan de vraag te kunnen voldoen. De planning wordt uitgevoerd door 6 personen, die in beginsel elk een dagdeel voor hun rekening nemen, zo nodig deels overlappend/aanvullend. Deze capaciteit is voldoende gebleken voor de vraagontwikkeling in 2013. Verdere groei zal waarschijnlijk uitbreiding van de bezetting vergen. In mei 2013 heeft het bestuur handleidingen voor chauffeurs en planners vastgesteld, na overleg met de betrokken coördinatoren. Om informatie en ervaringen uit te wisselen en ook om de onderlinge band te versterken, worden bijeenkomsten voor alle medewerkers georganiseerd. In 2013 is dit 2 keer gebeurd.
2
4.4. Klankbordgroep De in 2012 ingestelde Klankbordgroep bestaat uit kenners van de diverse gebruikersgroepen. Zij brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan het bestuur. De samenstelling is medio 2013 door overlijden en door personele ontwikkelingen in de “achterban” gewijzigd. In de nieuwe samenstelling heeft één vergadering plaatsgevonden. Daarbij waren drie bestuursleden aanwezig. Er is afgesproken dat in de nieuwe samenstellingen als regel een of twee leden van het bestuur zullen deelnemen aan de bijeenkomsten van de Klankbordgroep. In de oude samenstelling heeft de Klankbordgroep één keer vergaderd. De samenstelling eind 2013 is vermeld in de bijlage. 4.5. MVT De in 2012 gestarte samenwerking met het meldpunt Vrijwillige Thuishulp en mantelzorg MVT is in 2013 voortgezet en geïntensiveerd. De planningsmedewerkers hebben hun werkplek in de ruimte van het MVT. Zij maken gebruik van dezelfde telefooncentrale en er vindt, door elkaars nabijheid, veel informatie-uitwisseling plaats. De chauffeurs melden zich bij aanvang en afronding van hun rittenprogramma vaak op het planningbureau annex werkruimte van het MVT. Ook dit bevordert het inzicht in elkaars bijdragen en werkwijzen. De dienstverlening van de PLUSBUS past helemaal in het pakket van hulpverlening dat het MVT aanbiedt en coördineert. Door de contacten met de andere bij het MVT betrokken organisaties van vrijwilligers, worden gemakkelijk verbanden gelegd en wederzijdse dienstverlening geregeld. De PLUSBUS werkt bijv. mee met het realiseren van uitstapjes. 5. ONTWIKKELING 2013 5.1.Uitgevoerde ritten Het aantal uitgevoerde ritten is in 2013 sterk gestegen. Aan het eind van de maand werden de volgende aantallen geteld: jan 139
febr 165
mrt 195
apr 284
mei 295
juni 289
juli 301
aug 313
sept okt 420 460
nov 506
dec totaal 439 3806
Vooral na de zomervakantie is het beroep op de PLUSBUS aanmerkelijk toegenomen. Het lagere aantal in december is te verklaren door de dagen rond kerst en de jaarwisseling, toen het bezoek aan dokterspost, ziekenhuizen en zorginstellingen geringer was dan in andere maanden. Naast de ritten met de bus, is een geleidelijk toenemend aantal ritten met particuliere auto’s uitgevoerd, de zgn. flexritten. Wanneer de bus niet meer beschikbaar is voor een rit, zijn de meeste chauffeurs bereid het vervoer met eigen auto te verzorgen. Daardoor hoeft er vrijwel nooit “nee” te worden verkocht. Het aantal flexritten is opgelopen tot 58 in december. Het aantal ritten met een rolstoelgebonden klant is gestegen van 28 in januari tot 85 in december. In maart 2013 is een overeenkomst aangegaan met de zorgboerderij Munnikenhof te Rheden. Vrijwel dagelijks wordt een drietal cliënten van de dagopvang gehaald en gebracht. Eén cliënt komt gemiddeld 3 maal per week en is rolstoelgebonden. Daarnaast komen een cliënt uit Arnhem Presikhaaf en een uit de Steeg minder vaak. De bezoekers van de dagopvang uit Velp en Arnhem Presikhaaf komen en gaan doorgaans gezamenlijk in de bus; zij wonen bij elkaar in de buurt. Het totaal aantal ritten in relatie tot de zorgboerderij ligt gemiddeld rond de 80 per maand. 5.2. Aantallen medewerkers Aan het eind van 2013 waren 35 vrijwilligers als medewerker direct betrokken bij de planning en uitvoering van de aangevraagde ritten. Aan het eind van het jaar bleek m.n. het aantal chauffeurs aan de krappe kant; uitbreiding is wenselijk. Daaraan is en zal via de pers en informele contacten de nodige aandacht worden besteed. De ervaring leert dat iedere actie weer enkele nieuwe medewerkers oplevert, maar het blijft een punt van voortdurende alertheid. 5.3. Klanttevredenheid De klanttevredenheid is hoog, daarover hoeft geen twijfel te bestaan. In de eerste maanden van het jaar zijn enkele willekeurig gekozen klanten nagebeld, met de vraag of er op- of aanmerkingen waren te maken. Het oordeel was over het geheel genomen zeer positief.
3
Uiteraard gaat er wel eens iets mis: de inschatting van de duur van een rit is in drukke tijden wel eens wat te krap, er kan een adres of huisnummer verkeerd verstaan zijn zodat de chauffeur voor de verkeerde deur staat, een rit kan ook niet goed genoteerd zijn e.d. Afspraak is dat vanuit het planningbureau contact wordt gezocht met de gedupeerde klant, zodra bekend is dat zich een probleem heeft voorgedaan. Bij kennelijke tekortkomingen aan de kant van de PLUSBUS wordt verontschuldiging gevraagd en wordt het bestuur op de hoogte gesteld. Daarna wordt per brief door het bestuur wederom bevestigd dat de PLUSBUS tekort geschoten is en wordt aangeboden de volgende rit met dezelfde bestemming zonder kosten uit te voeren. In 2013 zijn 8 brieven met de hiergenoemde inhoud verzonden, in een drietal probleemsituaties m.b.t. de zorgboerderij heeft mondeling overleg plaats gevonden. Het aantal klachten is daarmee beneden de 1% gebleven. 5.4. Materieel Bij de start van de zelfstandige uitvoering van de dienstverlening in het begin van 2013 heeft de Stichting een bus in eigendom overgenomen van de SAVD. Het gaat om een CITROËN JUMPER. Dit voertuig kan één rolstoelgebonden klant vervoeren, samen met 4 andere passagiers. De beschikbaarheid van niet meer dan één bus is te gering gebleken. Daardoor is er een steeds groter beroep gedaan op de chauffeurs om met eigen auto te rijden. Gelukkig zijn veel chauffeurs daartoe bereid, maar toch is verdere groei van het aantal zgn. flexritten ongewenst. Incidenteel zijn bussen gebruikt van de zorginstelling Attent. Ook kon er in noodgevallen een beroep gedaan worden op hulp van de SAVD. In 2014 zal gewerkt (moeten) worden aan uitbreiding van de eigen vervoercapaciteit. 5.5.Financieel V.w.b. de financiële ontwikkeling in 2013 wordt verwezen naar de jaarrekening. Daaruit blijkt dat de vaste activa enigszins en de vlottende activa flink zijn afgenomen, vooral als gevolg van de afschrijving op de bus respectievelijk de afname van de liquide middelen. Het eigen vermogen is licht gegroeid. Het balanstotaal is verminderd van ca € 35.200 naar ca € 22.600 De exploitatierekening geeft weliswaar een toename van de baten weer, maar ook een grotere groei van de lasten. Over het geheel genomen heeft dit geleid tot een exploitatietekort van bijna € 4600. Op grond van deze ontwikkeling heeft het bestuur eind 2013 besloten om per 01-01-2014 een tariefsverhoging door te voeren. Vooral voor de korte ritten is de verhoging relatief aanmerkelijk, omdat daarvoor doorgaans het onrendabele aanrijden vanaf de standplaats van de bus in Rheden, niet met het geldende tarief kon worden gedekt. 6. EXTERNE RELATIES 6.1. Gemeente Rheden Volgens afspraak is periodiek bestuurlijk overleg gevoerd met de verantwoordelijke wethouder van de gemeente Rheden. De hoofdlijnen van de ontwikkeling van de PLUSBUS en de hoofdlijnen van gemeentelijk beleid, voor zover van invloed op de PLUSBUS, kwamen daar aan de orde. Bijzonder aandacht ging uit naar de veranderingen in het beleid m.b.t. de zorg en de verschuivingen van AWBZ naar WMO. Ook wijzigingen in het regionale en provinciale beleid zijn punten van aandacht geweest. In 2013 heeft dit overleg 2 keer plaats gevonden. 6.2.Gemeente Rozendaal Bestuurlijk overleg zoals in de gemeente Rheden, heeft ook plaats gevonden met de verantwoordelijke wethouder van de gemeente Rozendaal. 6.3. Fatima Schreudergroep, locatie Laag Soeren In november en december 2013 is overleg gevoerd met de Fatima Schreudergroep locatie Laag Soeren over mogelijkheden voor samenwerking. Dit heeft geresulteerd in de afspraak dat de PLUSBUS zorg draagt voor het vervoer van bewoners van de locatie Laag Soeren naar en van hun dagopvang in Arnhem en dat in de tussenliggende uren en in de namiddag en ’s avonds deze bus van de Fatima Schreudergroep beschikbaar is voor de PLUSBUS. De uitvoering van deze afspraak start medio januari 2014. 6.4. Munnikenhof In februari 2013 zijn gesprekken gestart over de mogelijkheid van vervoer van cliënten van de zorgboerderij door de PLUSBUS. Het betreft een kleinschalige zorgonderneming en het gaat om
4
inwoners van Velp met een beperking, dus bij uitstek behorend tot de doelgroep. Soms gaat ook een cliënt uit het direct aangrenzende deel van Arnhem Presikhaaf mee. Door de cliënten van de zorgboerderij gezamenlijk te vervoeren, is de bekostiging binnen het drastisch gekrompen - AWBZ-budget haalbaar. De PLUSBUS heeft er een bodem in de vervoervraag mee gelegd, die in het begin van het jaar de bedrijfsvoering ten goede kwam. Inmiddels is de totale vraag zo sterk gegroeid dat dit element van minder belang is geworden. De ervaringen zijn over het geheel genomen voor beide partijen positief. De wijzigingen in het overheidsbeleid m.b.t. de zorg hebben o.m. tot gevolg dat het vervoer vanuit de AWBZ wordt overgeheveld naar de WMO. Het is nog niet duidelijk welke gevolgen dit zal hebben voor de vervoersrelatie van de PLUSBUS met de zorgboerderij. 6.5. Overig In voor- en najaar zijn verkennende gesprekken gevoerd met resp. SIZA, locatie Rheden, en Innoforte te Velp. Het overleg met deze instellingen heeft in 2013 niet tot samenwerking geleid. Met Attent is de afspraak gemaakt dat in geval van nood een beroep kan worden gedaan op het gebruik van een bus van Attent. Kosten daarvan worden in rekening gebracht. 7. COMMUNICATIE 7.1. Intern Eerder is vermeld dat periodiek overleg plaats vindt met de coördinatoren over voortgang en mogelijkheden voor verbetering in de uitvoering. De agenda’s en verslagen van de bestuursvergaderingen worden naar de coördinatoren gestuurd. Voorafgaand aan de bestuursvergaderingen is er gelegenheid bespreekpunten in te brengen en nadien om te zien op welke manier het bestuur over e.e.a. heeft besloten. Ook de bijeenkomsten van alle medewerkers worden benut om informatie uit te wisselen en successen en zorgpunten met elkaar te delen. 7.2. Extern De website www. plusbusrhedenrozendaal.nl is operationeel en actueel. Relevante informatie is goed vindbaar. Steeds wanneer nieuwe ontwikkelingen aanleiding geven voor publiciteit worden persberichten samengesteld t.b.v. de lokale en regionale pers en de regionale radio en tv. Deze media blijken ontvankelijk voor berichtgeving over de PLUSBUS. De combinatie van een redactionele bijdrage met een advertentie voor de werving van bijv. chauffeurs, blijkt redelijk succesvol. Er is een nieuwe, geactualiseerde oplage gedrukt van de brochure van de PLUSBUS. Ook is een brochure voor de werving van “Vrienden van de PLUSBUS” geproduceerd en op daartoe geëigende plaatsen onder de aandacht gebracht. 8. KORTE VOORUITBLIK De groei van het aantal ritten in 2013 was boven verwachting, vooral in het tweede half jaar. Er zijn geen tekenen die erop wijzen dat de toename zal stabiliseren of afnemen, integendeel. Het bestuur zet het beleid voort dat gericht is op het zoveel mogelijk voldoen aan de kennelijke behoefte. Groei is geen ambitie op zichzelf, voldoen aan de vraag van ouderen en gehandicapten wel. In 2014 zal een tweede eigen bus noodzakelijk zijn, in 2015 mogelijk gevolgd door een derde. Bij een verdere toename worden ook aanpassing en uitbreiding van het planningsysteem nodig. 2014 wordt een jaar van aanzienlijke investeringen om te voldoen aan een groeiende behoefte. Het zal duidelijk zijn dat daarbij hulp van derden niet kan worden gemist. Vastgesteld: 21 februari 2014
5
BIJLAGE Samenstelling van het Stichtingsbestuur in 2013 T. Couwenhoven, Velp, lid, uitvoeringszaken H. van Dijk, Velp, voorzitter L.J. Kuiper, Rheden, secretaris B. Veerbeek, Rheden, penningmeester D. Zwikker (februari-mei), Rheden, planning Coördinatoren 2013 H. ten Kaate, Rheden, beheer vervoermiddelen Mevr. E. van Kranen, Rheden, organisatie planning R, Noll, Arnhem, planning chauffeurs, Samenstelling Klankbordgroep eind 2013 Mevr. J. Bijl, Velp; COSBO Mevr. G. Eijkelboom, Laag Soeren B. Groenewoud, Rheden; zorgboerderij Munnikenhof Mevr. L. Kelderman, locatie Rheden MvT Mevr. W. Reijnten, Rheden; COSBO R. Vermeulen, Rheden; WMO-Raad; voorzitter Mevr. C. Eijken; STMG
6
