Groenstichting Rozendaal

Groenstichting Rozendaal

Notulen van de vergadering van 24 september 2013 Aanwezig: DB: Steven Smits, Arjen Cozijn, Ruud Ignatius, Andrea van der Poel en Agnes Keijzer. Aragon: afwezig met bericht Ardennen: vacature Bohemen: Roel Wieringa en Inge van den Tol (later) Bretagne:Edwin Jansen Calabrië: vacature Dalmatië: afwezig met bericht Dordogne: afwezig met bericht Essex: Johan Quaghebeur Finnmark: Emma Malenstein Galicië: afwezig met bericht Gironde: Lydia Horlings Henegouwen: afwezig met bericht Beheerder: afwezig met bericht Groencommissie: afwezig met bericht Tenniscommissie: vacature Zwembad: Tineke Mekkes Redactie/Cai: afwezig 01

Opening Steven opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Geringe opkomst. De agenda wordt zonder wijziging goedgekeurd.

02

Mededelingen - Aragon heeft een nieuwe pleinvertegenwoordigster: Henriëtte Schneiders. Zij is nu met vakantie maar zal de volgende vergadering bijwonen. Mogelijk is er ook een kandidaat plv. pleinvertegenwoordiger op Aragon. - Vacature voorzitter: Steven Smits zal per 1 december a.s. aftreden als voorzitter. Bij het passeren van de statuten bij de notaris is gebleken dat hij als gevolg van de overschrijding van zijn zittingstermijn niet meer vertegenwoordigingsbevoegd is. Omdat zich nog steeds geen kandidaten hebben gemeld, wordt besloten via de pleinvertegenwoordigers een aparte mail naar de bewoners te sturen met een oproep. - Vacature secretaris: Agnes Keijzer deelt mee dat zij met ingang van 1 november a.s. aftreedt als secretaris. Er heeft zich één kandidaat gemeld: Marjolein Akkermans. - Vacature CAI: Robbert-jan van Lippevelde is wnd. Voorzitter. Chris de Boer heeft zich terug getrokken. Er wordt gezocht naar een bewoner met technische kennis op dit gebied.

03

Ingekomen stukken - De bespreking van de brief van het e-team in het DB staat gepland voor 22 oktober a.s.. - Uitnodiging gemeente Leusden voor een workshop groenvoorziening van de gemeente op donderdag 26 september a.s.: de gemeente wil het kwaliteitsniveau verlagen naar niveau C (schraal). Andrea en Agnes zullen hierbij aanwezig zijn. - Klacht bewoonster Calabrië: er heeft een aantal gesprekken plaats gevonden. Aan de klachten wordt gewerkt (zijn al deels opgelost).

04

Notulen en actielijst AB vergadering 25 juni 2013 Worden ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van: Website: aan de pleinvertegenwoordigers wordt gevraagd een stukje aan te leveren voor plaatsing op de website bij de pleinen. Johan zal zijn stuk aanleveren bij de secretaris. De link naar de website van het Energieteam werkt niet meer. Hierover is al contact opgenomen met het E-team. Een aantal documenten is geplaatst in de bibliotheek van de Groenstichting.

Notulen AB 24-9-2013

1


Vacature tennisbaancommissie: Emma doet de suggestie het toezicht op de baan in handen te leggen van de pleinvertegenwoordigers van Henegouwen of Gironde, omdat de baan tussen deze pleinen ligt. Mogelijk kan ook een bewoner, die bij de baan woont, dit op zich nemen. Er is sprake van minder hangjongeren en vandalisme doordat de begroeiïng voor een deel is verwijderd. Lydia zal dit ter sprake brengen in de pleinvergadering van Gironde. Digitale inschrijving tennisbaan: staat op de agenda van het DB. Staat op de website maar is nog niet ingevoerd. Voorstel honden uitlaatveldje: afgevoerd. Risico dat andere wijken dit ook gaan gebruiken is te groot. Verwijdering Duizendknoop: Edwin (Bretagne 8) verzoekt niet te stoppen bij de tuingrens, maar dit onkruid ook te bestrijden in particuliere tuinen. Dit zal met de hovenier worden opgenomen. Actielijst: 2011-13: Aanbrengen strepen basketbalveld: wordt aangehouden. 2012-08: Meerjaren onderhoudsplan is nog niet volledig. Aanzet is gegeven (zie bijlage bij concept begroting 2014). Zal volledig zijn bij de vaststelling van de begroting in de volgende vergadering. 2012-12: Parkeerproblematiek. Nog steeds niet van alle pleinen een reactie ontvangen. Besloten wordt een deadline te stellen, waarna een definitief voorstel ten behoeve van overleg met de gemeente wordt opgesteld. Is een steeds terugkerend probleem. Bij de tennisbaan worden auto”s op het fietspad geparkeerd. Emma doet de suggestie een flyer op te stellen met daarin vastgelegd wat wel en wat niet mag, zodat bij klachten van bewoners daarop gewezen kan worden. Het is geen taak van de pleinvertegenwoordiger om foutparkeerders aan te spreken op hun gedrag. 2013-04: De onverharde paden binnen de wijk worden volgende week aangepakt. Door een omissie van de secretaris zijn de (nieuwe) foto’s van de paden langs de Asschatterweg nog niet doorgestuurd. Overleg zal z.s.m. plaats vinden. 2013-05: Besteding vrij budget pleinen (€ 1000 per 6 jaar): alleen bestemd voor materiële zaken. Er is geen vaste procedure. Het budget is niet bestemd voor speeltoestellen. Een plein beslist zelf over aanschaf (agenderen voor een pleinvergadering). Een verzoek tot uitbreiding of vervanging van een speeltoestel loopt via de beheerder, waarna dit besproken wordt in het DB. 2013-06: Rol pleinvertegenwoordiger: zie handboek. 05

Verslag zwembadbeheerder Het was een goed zwemseizoen. Opstartproblemen zijn na overleg goed opgelost. Ook de kampeernacht is prima verlopen (met dank aan de organisatoren). Hangjongeren/ongewenste gasten: Tineke is met hen in gesprek gegaan, waarna het vandalisme en de overlast zijn afgenomen. Zij heeft voorgesteld de bloembakken aan de voorzijde van het zwembad (hangplek) te verwijderen. Het DB is daarmee akkoord gegaan. Er komen geen struiken maar tegels. Edwin geeft aan ervaring met hangjongeren te hebben en graag betrokken te willen worden bij het oplossen van het probleem van hangplekken/hangjongeren. Steven zou graag de jeugdwerker van de gemeente Leusden willen uitnodigen bij een vergadering. Verder blijkt één bewoner problemen te geven: Tineke gaat met hem in gesprek. De resultaten van de test met de heatsaver blijken tegen te vallen. Wel is geconstateerd dat er geen nadelige effecten voor de gezondheid zijn opgetreden.

06

Verslag van de commissies Groencommissie Franc heeft gemeld dat op korte termijn het plan voor IPC V (buitenzijde Aragon, Bohemen en Bretagne) via de betreffende pleinvertegenwoordigers zal worden gestuurd naar de bewoners en op de website zal worden geplaatst. Ook krijgen de bewoners een flyer in hun brievenbus. Dordogne heeft een voorstel tot renovatie van het plein ingediend, maar de kosten zijn nog niet bekend. Ook van Ardennen is een wens tot


2


Tennisbaan

Redactie CAI

07

groenrenovatie van het plein ontvangen. Secretaris: ook voor Dalmatië ligt een voorstel ter tafel, dat echter nog besproken moet worden met de bewoners van het plein. Zie de opmerkingen naar aanleiding van de actielijst (agendapunt 04). De penningmeester heeft bij de inventarisatie van de voorzieningen geconstateerd dat het basketbalveld veel meer mogelijkheden zou moeten bieden dan nu het geval is. Hij vraagt zich af of het niet verstandig is een sportcommissie in te stellen, die al dit soort voorzieningen onder zijn hoede neemt. Daarbij wordt ook gedacht aan het speeleiland, waarover zich op dit moment de groencommissie buigt. Besloten wordt een klein groepje van enthousiaste bewoners te formeren, die zich hierover gaat buigen. Ideeën en initiatieven zijn welkom. Emma, Tineke, Andrea en Edwin melden zich al aan. Positieve reacties voor nieuwe website. Onderhoud en bijhouden website aanzienlijk eenvoudiger dan bij vorige website. Verder g.b. Voorzitter redactiecommissie is ook wnd voorzitter CAI commissie. Dringend behoefte aan nieuwe medewerker. Bij bewoners nog steeds vaak onduidelijkheid over kabelnetten voor en achter. Aparte informatie voor bewoners, die hier al langer wonen? Vraag is of dat werkt gezien al diverse berichtgevingen hierover. Kabelnet blijft in ieder geval in gebruik tot 1 januari 2017. In 2014 start discussie over de toekomst van het leveren van signaal door de Groenstichting.

Concept begroting 2014 met toelichting en meerjarenbegroting Meerjarenonderhoudsplan Aan Van Bennekom is gevraagd een indicatie te geven van de kosten van onderhoud en vervanging machines zwembad. Door een omissie van de penningmeester zijn die gegevens nog niet ontvangen. Hij zou ook graag van andere mensen/bewoners relevante gegevens inzake de overige voorzieningen willen ontvangen om een adequaat meerjarenonderhoudsplan op te kunnen stellen. Edwin: dit soort begrotingen zou ook door de commissies aangeleverd moeten/kunnen worden. Meerjarenbegroting In de meerjarenbegroting is geen rekening gehouden met drie posten, die op termijn grote invloed hebben. 1 Groenonderhoud IPC Het beheerplan IPC loopt tot en met 2017. Dan vervalt deze extra investering. Desgevraagd door Edwin geeft de voorzitter aan dat het niet de bedoeling is dat er dan weer een nieuw plan IPC komt. Dan vallen de werkzaamheden onder regulier onderhoud. Aandachtspunten blijven kwaliteit van het water en de paden. 2 Regulier groenonderhoud De bijdrage van de gemeente Leusden zal lager worden omdat de gemeente wil overgaan van kwaliteitsniveau B naar C (pover en schraal). Er wordt gesproken over een korting van € 5000. De Groenstichting zal zelf een keuze kunnen/moeten maken of we ook naar niveau C willen gaan dan wel niveau B aanhouden en welke kosten daarmee gemoeid zijn. 3 Signaallevering Ziggo Het contract met Ziggo loopt tot 1 januari 2017. Er zal een besluit moeten worden genomen of de Groenstichting vanaf 1 januari 2017 collectief signaal blijft inkopen. Gezien alle snelle ontwikkelingen op dit gebied en het feit dat een aantal bewoners al geen gebruik maar maakt van het kabelnet van de Groenstichting kan niet uitgesloten worden dat het collectieve contract niet wordt verlengd en dat daarmee de kosten van inkoop van het signaal komen te vervallen. In dat geval zou dat tevens inhouden dat iedere bewoner zelf het signaal moet inkopen.


3


Het gaat in deze gevallen om grote beslissingen en grote bedragen, die van invloed zijn op de jaarlijkse bijdrage van eigenaren. Concept begroting 2014 Deze bestaat uit het cijfermatig gedeelte en een toelichting. De toelichting is een apart document dat elk jaar wordt aangepast c.q. wordt aangevuld, wanneer er vragen of onduidelijkheden naar voren komen. Personeelskosten: er is een verzuimverzekering gesloten voor de beide beheerders, waarmee voorkomen wordt dat bij langdurige arbeidsongeschiktheid de Groenstichting die kosten moet betalen. IPC: de kosten fluctueren afhankelijk van omvang en mate van onderhoud van de verschillende fases. Nieuwe aanplant in deze fases valt onder de kosten van IPC. De post nieuwe aanplant betreft op dit ogenblik voornamelijk bloembollen. Signaallevering Ziggo: onduidelijk is hoeveel bewoners hiervan nog gebruik maken. Reserves Als voorbeeld is de lijst van het zwembad meegestuurd. Aan de hand van deze (nog bij te werken) lijst kan worden bepaald hoe hoog de bestemmingsreserve moet zijn. Voor de andere voorzieningen zal een zelfde lijst worden opgesteld. Vermoedelijk zullen de bestemmingsreserves te laag zijn Dat hoeft geen probleem te zijn omdat er voldoende in de algemene reserve zit en een deel, waar nodig, verschoven kan worden naar een bestemmingsreserve. Er moet altijd een algemene reserve worden aangehouden voor onvoorziene zaken (vaste lasten, liquiditeit e.d.). omdat voor verschuiving van een bestemmingsreserve naar de algemene reserve altijd expliciet een apart besluit moet worden genomen. Het stappenplan is nu als volgt: Stap 1: inventarisatie aan te houden bestemmingsreserves Stap 2: overheveling deel algemene reserve naar bestemmingsreserve, indien niet voldoende Stap 3: dan besluit over aan te houden algemene reserve. Incasso bijdrage eigenaren Op aandringen van de kascommissie is in 2012 een incassoprocedure opgesteld, waarbij na de tweede aanmaning een derde aanmaning wordt gestuurd met daarin de waarschuwing dat een incassoprocedure wordt ingezet. De derde aanmaning gaat op naam van de eigenaar (gecheckt bij het kadaster). De procedure verloopt nu goed, maar er zijn een paar probleemgevallen. De voorliggende concept begroting 2014 met bijlagen moet statutair worden besproken in een pleinvergadering. Aan alle pleinvertegenwoordigers het verzoek een pleinvergadering te organiseren en (een kopie van) het verslag daarvan door te sturen naar de secretaris. Vragen kunnen rechtstreeks aan de penningmeester worden voorgelegd. Graag ook de volgende punten agenderen: Vacature voorzitter, vacature CAI commissie, deelname brainstorm ‘sportcommissie’. 08

Vergaderschema AB en DB 2014: wordt ongewijzigd vastgesteld. Een voorbehoud wordt gemaakt voor de data in de tweede helft 2014 omdat Theater De Tuin hun planning pas begin 2014 maakt.

09

Overzicht bestuursleden en commissies: akkoord.

10

Verslag beheerder Wordt voor kennisgeving aangenomen. Andrea meldt dat er een schommel aan een boom hangt. Hiervan wordt regelmatig gebruik gemaakt. Advies: rustig laten hangen.

11

Handboek pleinvertegenwoordigers Er zijn geen opmerkingen. Het document zal ook als wordbestand worden toegestuurd.


4


Datum volgende vergadering (begrotingsvergadering, bewoners spreekrecht): Dinsdag 29 oktober 2013, Theater De tuin, aanvang 20.00 uur.

Actielijst AB Acties blijven gedurende het kalenderjaar op de actielijst staan. Openstaande acties verhuizen aan het eind van het jaar mee naar volgend jaar.

Nr 2010-03 2011-06 2011-13

Beschrijving Handhaving welstandscommissie Notitie inzake relatie DB/AB en jubileumcommissie Aanbrengen strepen basketbalveld: nieuwe offertes vragen

2012-02 Statutenwijziging 2012-08 Meerjaren onderhoudsplan Verschoven naar oktober 2013 2012-12 Parkeerproblematiek Deadline voor pleinen 22 oktober 2013 2012-14 Vervanging asfaltpaden en onderhoud grauackepaden

DB DB

DB

Plandat. OK pm September 2013 OK. september 2013 oktober 2013 OK

2013-01 2013-02 2013-03 2013-04 2013-05 2013-06 2013-07

Tineke DB/AB beheerder DB/beheerder AB AB

OK OK OK oktober OK OK

Vervanging dak zwembadgebouw: offertes Ontwikkeling objectieve criteria activiteiten Vervanging zijkanten hek Dalmatie/Calabrië Toestand pad Asschatterweg: overleg met gemeente Besteding vrij budget pleinen Rol pleinvertegenwoordiger Instelling projectgroep ‘sportcommissie’


Door DB DB beheerder

DB/AB

5

Groenstichting Rozendaal

Recommend Documents