rijkswaterstaat directie Noord-Holland RAP bibliotheek C5822

rijkswaterstaat directie Noord-Holland

bibliotheek

C5822

RAP

BIBLIOTHEEK Hoofddirectie Waterstaat Koningskade 4 Postbus 20906 2500 EX "s-Öravenha'dö

-y <1;z

B.jyd'ORT N-4.V. EEN HORIZONTAAL VERGELIJKEND FUNCTIEONDERZOEK BIJ (HOOFD)AFDELINGEN BEDRIJFSECONOMISCHE ZAKEN BINNEN DE RIJKSWATERSTAAT.

januari 1985

Rijkswaterstaat dir. N-HOlland Bibliotheek Postbus 3119

2001 DC Haarlem Tel. 023-188297/188298

Inhoud:

blz

Inleiding

1

I

Bedrijfseconomische Zaken (BEZ)

4

II

Planning

14

III

Kostprijszaken

22

IV

Financiën

44

V

Financieel Beheer

56

VI

Financiële Administratie

63

VII

Bestekszaken

71

.

Bijlagen:

1a. functiebeeld hoofd BEZ

5

b. functiebeschrijving hoofd BEZ

10

c.

13

"

"

RF

2a. functiebeeld hoofd Planning

16

b. functiebeschrijving hoofd Planning

19

3a. functiebeeld hoofd Kostprijszaken (Reg. dir. en Bouwdir.)

27

b. functiebeschrijving hoofd Kostprijszaken (Reg. dir.)

31

c.

34

"

"

"

(Bouwdir.)

4a. functiebeeld hoofd Kostprijszaken (Techn. Wet. dienst) b. functiebeschrijving hoofd Kostprijszaken (Techn. Wet. dienst) 5a. functiebeeld hoofd Financiën

37 40 49

b. functiebeschrijving hoofd Financiën

52

6a. functiebeeld hoofd Financieel Beheer

57

b. functiebeschrijving hoofd Financieel Beheer

60

7a. functiebeeld hoofd Financiële Administratie

65

b. functiebeschrijving hoofd Financiële Administratie 8a. functiebeeld hoofd Bestekszaken

68 75

b. functiebeschrijving hoofd Bestekszaken (Reg. dir.)

80

c.

83

"

"

(Bouwdir.)

9 . Overzicht van de indeling van de functies in de bedrij fseconomische sector bij de Rijkswaterstaat in hoofdgroepen en niveaus van het BBRA 1984.

86

-1Inleiding

Het grote aantal formatievoorstellen uit de afdelingen Bedrijfseconomische Zaken gaf aanleiding tot het doen uitvoeren van een horizontaal onderzoek naar daarbinnen te onderscheiden functies. Ontwikkelingen binnen de afdelingen BEZ en de veranderende taak van die afdelingen binnen de diensten rechtvaardigen eveneens het ingestelde onderzoek. Het in 1975 uitgebrachte en in 1977 vastgestelde TSABEZ-rapport behandelde in feite uitsluitend de taak en structuur van de BEZ-afdeling binnen de regionale directies. Sinds het TSABEZ-rapport verscheen, is een duidelijke ontwikkeling in gang gekomen tot het laten functioneren van een BEZ-afdeling. Deze ontwikkeling is bij de diverse diensten zeer verschillend geweest, zowel in organisatievorm (BX dan wel RFB of BXB) en werkelijke taakinhoud, 'als in bemanning en taakvervulling binnen iedere dienst. Deze verscheidenheid, en een zekere zorg over het achterblijven van de feitelijke ontwikkeling bij het beeld dat met TSABEZ voor ogen stond, leidde in 1981 tot de instelling van een werkgroep, die de nota "BEZ-Beleid" samenstelde en in juli 1982 aan de Directieraad aanbood. Deze concludeerde dat een intensivering van de aandacht voor de BEZ-functie in de RWS-organisatie dringend gewenst is.

Inmiddels deed ook het AIS zijn intrede, hetgeen leidde/leidt tot hogere eisen, te stellen aan een aantal functionarissen bij met name de (onder)afdeling Financiën. In november 1983 werd het rapport "Zelfbeheer" uitgebracht; in het voorjaar van 1984 werd het door de Ministerraad samen met enkele andere zg. heroverwegingsrapporten aan de Tweede Kamer gezonden. Aan de in het rapport Zelfbeheer aanbevolen decentralisatie van verantwoordelijkheid en beheer is nog geen officiële uitwerking gegeven; wel is binnen de RWS in overleg met FEZ in 1984 een duidelijke eerste stap gezet naar decentralisatie door aan een aantal directies jaarbudgetten toe te wijzen voor jaarlijks terugkerend droog onderhoud. Als gevolg van het gunstig verlopen van de eerste stap is, voor elke directie, per 1 januari 1985 mandaat verleend voor de onderstaande taken (-onderdelen) : - jaarlijks terugkerend onderhoud (zowel nat als droog) (art.nr. in begroting 1984: 167, 173, 178, 203, 204, 206, RWF2); - niet-jaarlijks terugkerend onderhoud (zowel nat als droog) (zelfde art.); - kleine verbeter ingswerken (zowel nat als droog); onder kleine verbeteringswerken worden verstaan projecten die ieder in totaal minder dan f 1 miljoen (incl. O.B.) kosten, (zelfde art.); - materiele uitgaven (art.nr. in begroting 1984: 147); - artikel landaanwinning (art.nr. in begroting 1984: 198); - studie-artikel (art.nr. in begroting 1984: 150); - het onderzoeksartikel (art. rijkswegenfonds: 5 ) .

-2Het mandaat omvat het mandateren van bevoegdheden van de Hoofddirectie aan de directies voor het zelfstandig uitvoeren van al die zaken die in het te mandateren (art.) onderdeel zijn opgenomen. Deze ver(der)gaande delegatie van bevoegdheden en verantwoordelijkheden op financieel-, economisch en contractueel gebied past in het totale beeld van het deconcentratie- en decentralisatiebeleid van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Thans wordt ook onderzocht wat de samenhang is met de delegatie op P en 0 gebied. Zeker is dat de ingeslagen weg van V en W (Rijkswaterstaat) in de lijn ligt van de aanbevelingen uit de thans in discussie zijnde rapporten Zelfbeheer. Bij het nu voorliggende onderzoek is o.a. gekeken naar eventuele differentiatie tussen de taken van een afdeling BEZ bij regionale-, technisch-wetenschappelijkeen bouwdirecties. Het onderzoek is door het bureau Formatiezaken verricht in nauwe samenwerking met de afdeling Bedrijfseconomische Zaken van de hoofdafdeling F en de onderafdeling Ontwikkelingen en Interne Normstelling van de afdeling U. Teneinde verkregen inzichten te toetsen aan bestaande situaties en te onderzoeken of het mogelijk was differentiëringscriteria te ontwikkelen zijn verschillende diensten bezocht. Gesproken werd met functionarissen van de directies Bruggen, Groningen, Friesland, Overijssel, Noord-Brabant, de Meetkundige Dienst, de Dienst Verkeerskunde, de Wegbouwkundige Dienst en de directie Waterhuishouding en Waterbeweging. Het doel van dit onderzoek is de diverse omstandigheden waaronder de BEZ-functie wordt uitgeoefend zichtbaar te maken en differentiëringscriteria t.b.v. de uiteindelijke functie-indeling vast te leggen. De indeling is geënt op een, vanuit organiek oogpunt, vereiste functievervulling, waarbij als uitgangspunt de samengestelde "ideale" functiebeschrijving heeft gegolden. In deze functiebeschrijvingen zijn taken beschreven die noodzakelijk zijn om tot een optimaal functioneren van de diverse BEZ-onderdelen te komen. Daarnaast zijn functiebeelden geformuleerd. In de bijgevoegde functiebeelden wordt ingegaan op:

* welk terrein bestrijkt de functie: - omvang van het terrein - complexiteit van het terrein - dynamiek van het terrein * welke werkzaamheden worden verricht en welke contacten (aard) worden onderhouden :

- complexiteit - keuzevrijheid - beslissingsvrijheid - reikwijdte van de beslissingen * plaats in de organisatie: - controle (hoeveel, welke wijze, vooraf/achteraf) - effecten van beslissingen

-3Het feit, dat een hoofd BEZ zich, organisatorisch gezien, op twee verschillende wijzen manifesteert, leidde tot een bepaalde moeilijkheid. Daar waar hij optreedt als hoofd BX, en dus als lid van het directieteam, draagt hij ook een aantal verantwoordelijkheden buiten het BEZ-gebied. Wanneer hij optreedt als hoofd RFB, dan lijkt op het eerste gezicht zijn verantwoordelijkheid duidelijker omschreven te zijn; evenwel bestaat in dat geval ook onzekerheid hoe de bedrijfseconomische inbreng in het directieteam gestalte krijgt. De duidelijkheid zou in ieder geval vergroot worden als wordt vastgesteld wat de functie-eisen, resp. opleidingseisen zijn voor het hoofd RP. Overigens blijkt in de praktijk dat het hoofd RFB veelvuldig tijdens vergaderingen van het directieteam aanwezig is om de bedrijfseconomische discipline te vertegenwoordigen. Bovendien werd bij het toetsen van de functiebeschrijving van het hoofd BEZ aan die van het hoofd RF bevonden, dat de functiebeschrijving van de laatste ook aan een herziening toe is na de standaard-formulering van een tien jaar geleden. Hoewel buiten het onderzoek vallend is, als bijlage ter overweging, een eerste aanzet voor een gemoderniseerde functiebeschrijving voor het hoofd RP bijgevoegd (zie bijlage 1c) .

.

Het houden van een vervolgonderzoek naar de functie van hoofd RF is, zeker wanneer er toe wordt overgegaan het hoofd BEZ in het directieteam op te nemen, dringend gewenst.

In een aantal directies functioneert momenteel onder een hoofd BX een plv. hoofd BX of een hoofd BXB, t.w. bij SI. & St., Bruggen en WaWa. Deze functies zijn in dit rapport over "norm"-functies niet beschreven, hetgeen niet impliceert dat zij er niet behoren te zijn. De specifieke omstandigheden, m.n. de complexheid van de betrokken dienst, kan zeer wel aanleiding vormen voor deze uitzondering.

Indien in een hoofdafdeling BX naast de BEZ-sector ook andere disciplines zijn opgenomen, zoals Interne Zaken of een AIV, dan kan men spreken van de hoofdafdeling Bedrij fszaken.

-4Hoofdstuk I: Bedrijfseconomische Zaken (BEZ).

1.Taakstelling.

Volgens het TSABEZ-rapport moet de functie van de BEZ-afdeling gezien worden in het kader van de doelstelling van het management. De doelstelling van het management van een dienst ligt in het zorgen voor het doelgericht en doelmatig functioneren van die dienst. Deze doelstelling is ongewijzigd hoewel de omstandigheden, waaronder e.e.a. verwezenlijkt moet worden, wel gewijzigd zijn.

In de nota "BEZ-beleid" wordt hierop ingegaan. Daarnaast wordt in de nota vermeld dat de BEZ-functie in een aantal sectoren en fasen van de bedrijfsprocessen werkzaam is, t.w.: a. in de fase van beleidsvoorbereiding en beleidsvaststelling b. in de fase van beleidsuitvoering (w.o. het toetsen van het beleid)

Omdat de Rijkswaterstaat in alle dienstonderdelen in toenemende mate geconfronteerd wordt met factoren als verdergaande bezuinigingen, schaarser wordende grondstoffen, een groeiende informatiebehoefte, 2%-operaties, decentralisatietendenzen, zal de BEZ-functie nog actiever moeten optreden in de genoemde beleidssectoren teneinde het management op adequate wijze te kunnen ondersteunen.

-5bijlage 1a

Hoofd BEZ

Functiebeeld

a.Werkterrein - bedrijfseconomische inbreng in de beleidsbepaling van de dienst t.a.v.: . de voorbereiding en uitvoering van rijkswaterstaatswerken; . het beheer en onderhoud van rijkswaterstaatswerken; . het afstemmen van het rijkswaterstaatsbeleid op dat van andere overheden en overheidsdiensten en op dat van onderzoeksresultaten; . (re)organisatievraagstukken, informatiestromen, strategische planning; . interne bedrijfsvoering. Omvang - zorgdragen voor het doelgericht en doelmatig functioneren van de dienst d.m.v. . het vanuit de eigen vakdiscipline kiezen van activiteiten ter concretisering van de beleidsdoelstelling; . het beheersen van processen voor de keuze van de activiteiten en voor de realisering van de gekozen aktiviteiten; . het ontwikkelen van de voor besturing van de organisatie benodigde managementinformatie ; . het bevorderen van de doelmatigheid.

Complexiteit - wordt bepaald door de veelheid van (vaak tegenstrijdige) belangen die moeten worden afgewogen (waterstaatszorg, milieu, delfstoffenwinning, wetenschap, particulieren belangen), de verschillende invalshoeken die de eigen materiedeskundigen hanteren e.e.a. tegen de achtergrond van de kostenaspecten, de personele- en de financiële mogelijkheden en het RWS-beleid.

Diepgang vereist is kennis van/inzicht in: - de besluitvormingsprocessen binnen de verschillende overheidslagen en tussen de lagen onderling; - rationele beslissings- en informatieprocedures bij het voorbereiden en uitvoerenvan het beleid; - rationele investeringsprocedures; - rationele werkmethoden en bedrijfsvoering; - bedrijfseconomische criteria t.b.v. de bouw/aanschaf van materiaal en apparatuur,de voorbereiding en uitvoering van werken.

-6Dynamiek - zowel landelijk, als regionaal vinden voortdurend ontwikkelingen plaats (politiek, economie), die van betekenis zijn voor de inhoud en de wijze van behartiging van waterstaatsbelangen en de bedrijfsvoering. Daarnaast treedt er een verzwaring op in de taakstelling van de bedrijfseconomische

(hoofd)afdeling

binnen de dienst. Ook de 'instrumenten' wijzigen (bijv. kantoorautomatisering, AIS, RAW-systematiek, Bestar). Tenslotte wijzigt het veld van mogelijkheden, verantwoordelijkheden en opdrachten aangegeven door HW voortdurend, met name door het proces van verdergaande delegatie.

b.Werkzaamheden; zie functiebeschrijving (bijlage 1b)

Complexiteit - De complexiteit van de werkzaamheden schuilt m.n. in het vanuit bedrijfseconomisch oogpunt doelmatig laten functioneren van de totale dienst. Dit houdt in dat de bedrijfseconomische discipline zich met alle

activiteiten van de dienst

bezig houdt, opdat een zo optimaal mogelijk eindproduct wordt bereikt waarbij de Rijkswaterstaatsbelangen in het oog worden gehouden. Bij de verdediging van de Rijkswaterstaatsbelangen naar derden toe wordt bedrijfseconomische ondersteuning verleend wanneer die partijen zich door materiedeskundigen laten vertegenwoordigen.

Keuzevrijheid - de functionaris is in het algemeen gebonden aan voorschriften, beleidsplannen enfinanciële randvoorwaarden. Door de voortgaande delegatie groeit de eigen verantwoordelijkheid bij de dienst. Daarbinnen is zijn keuze-/ beslissingsvrijheid groot. De eigen bedrijfsvoering is, buiten de zuivere administratie, niet aan regels gebonden, omdat dit onderdeel van het vakgebied nauwelijks ontwikkeld is. Op dit punt geldt een grotere mate van beslissingsbevoegdheid, in samenhang met de verantwoordelijkheid de informatie zodanig te presenteren, dat een doelmatige bedrijfsvoering mogelijk is.

Reikwijdte beslissingen - deze kan groot zijn; enerzijds kan deze het functioneren van de totale

dienst

betreffen, anderzijds kunnen gestelde doelen niet worden verwezenlijkt. In beide gevallen is sprake van een groot afbreukrisico; - de gevolgen van de beslissingen openbaren zich i.h.a. op langere termijn.

-7c.Contacten - leidinggevende niveaus binnen de dienst; - Algemene Rekenkamer bij controles; - Accountantsdienst en FEZ; - (Hoofd)afdelingen F en U van hoofddirectie; - lagere overheden (bijv. i.v.m. subsidiezaken); - het bedrijfsleven (bijv. aannemers).

d.Werkzaamheden binnen de functie In het kader van de bedrijfseconomische inbreng in de beleidsbepaling van de dienst: - toetst de gegeven opdrachten aan het terzake geldende beleid/ respectievelijk bepaalt (mede) het beleid op directieniveau; - geeft richtlijnen voor het opstellen van het financiële meerjarenplan, de begroting en het werkplan; - neemt de eindbeslissing voor het aan het DT voor te leggen conceptmeerjaren plan, de conceptbegroting en het conceptwerkplan en beoordeelt de toelichtingen hierop; - doet voorstellen aan de hoofdafdelingen voor noodzakelijke bezuinigingen in geval van te weinig toegewezen fondsen en beoordeelt of en hoe extra fondsen moeten worden aangevraagd; - beoordeelt de motieven voor mutaties in de financiële planning; - laat de begroting bewaken; - geeft een oordeel over de wijze van aanbesteding en over de aannemers i.v.m. de gunning; - zorgt voor een correcte opdrachtverlening en de financiële en contractuele afwikkeling daarvan; - bevordert een zorgvuldige administratie op de werken in uitvoering; - geeft richtlijnen voor het toetsen van de rechtmatigheid en de economische waardering van door aannemers ingediende verzoeken tot extra betalingen en neemt de eindbeslissing voor de hoogte daarvan zoals dit in een voorstel naar de HW gaat; - adviseert over de toepassing van economische criteria bij de bepaling van de wijze waarop de werken en overige activiteiten worden voorbereid, uitgevoerd en in stand gehouden, de keuze t.b.v. de aanschaf en het onderhoud van apparatuur, materiaal en gebouwen, de raming van het benodigde personeel en de inzet ervan e.d.; - geeft methoden en richtlijnen aan m.b.t. voor- en nacalculatie; - werkt mee aan alle overige zaken waaraan financiële aspecten zijn verbonden, zoals de overdracht of overneming van objecten, de behandeling van schadezaken e .d. ; - ziet toe op de juiste financiële afwikkeling van subsidie-aangelegenheden; - werkt mee aan en stimuleert een planmatige opzet van te realiseren projecten;

-8- zorgt zonodig dat de financieel-economische functie tijdig ingeschakeld wordt bij - de activiteiten en processen; - ziet toe op een correcte afwikkeling van rapporten van de Accountantsdienst en de Algemene Rekenkamer en van arbitragezaken.

In het kader van het doelgericht en doelmatig functioneren van de dienst: - bevordert het gebruik en de ontwikkeling van rationele werkmethoden en besluitvormingsprocessen, waaronder directie-planning; - initieert en begeleidt administratieve automatiseringsprojecten; - draagt er zorg voor, dat alle bedrijfseconomische gegevens worden vastgelegd; - draagt zorg voor het be- en verwerken van de gegevens (waaronder bedrijfseconomisch analyseren) en het verzorgen van de voor besturing van de organisatie benodigde managementsinformatie. Neemt waar nodig hiervoor initiatieven; - bevordert en coördineert de informatie-uitwisseling over voorgaande zaken tussenen met de verschillende diensten van de Rijkswaterstaat en de HW; - onderhoudt contacten en voert overleg, zowel binnen, als buiten de Rijkswaterstaat; - neemt deel aan en pleegt overleg binnen een aantal commissies en werkgroepen; - tracht de dienst efficiënt te laten functioneren door te letten op de mogelijkheden m.b.t. wijzigingen in de structuur, werkmethoden en voorschriften.

e.Plaats in de organisatie

De functie heeft dezelfde plaats in de organisatie als die van de andere hoofdafdelingshoofden (AN, WX) of als het een afdeling RFB of BXB betreft, als de hoofden RFO en RFR.

- de functie wordt met grote mate van zelfstandigheid uitgeoefend; de controle bestaat voornamelijk uit oordeelsvorming over het geleverde product binnen de organisatie door het DT en HW;

- in zwaarwegende gevallen worden vooraf de na te streven doelen bepaald in overleg met HW of indien aanwezig het hoofd RF;

- effecten worden veelal op korte, middellange of lange termijn zichtbaar.

-92.Differentiëringscriteria

Hoewel de algemene taakstelling van de BEZ-afdeling voor alle directies en diensten gelijk is, blijkt het al dan niet aanwezig zijn van een aantal aspecten bepalend te zijn voor de zwaarte van de feitelijke taakuitvoering. Het gaat daarbij voor regionale directies om aspecten als: - welke en hoeveel beheersobjecten zijn in het beheersgebied aanwezig? (waterkwantiteit, waterkwaliteit, vaarwegen, wegen, (zee)keringen, bruggen, sluizen, tunnels); - zijn er concentraties van economische belangen zoals stedelijke aglomeraties of zeehavens in het beheersgebied aanwezig?; - zijn er in het beheersgebied gebieden of situaties die een bijzondere aandacht verdienen? (waddenzee, Deltawerken, Baggerspecie problematiek, arbeidsmarkt, havenschappen, bodem verontreinigingen, subsidiewerken, kustproblematiek, overdrachten, enz.); - welke werken en met welke omvang worden voor derden verricht? (spoorwegen, gemeenten, provincies, waterschappen, andere landen zoals België of ontwikkelingslanden) ; - wat is de omvang van het bouw- en onderhoudspakket en wat is de differentiatie hierin? (soorten objecten onder verschillende omstandigheden); - complexiteit van de organisatie.

Voor technisch wetenschappelijkeen bouwdiensten gaat het om aspecten als: - welke verschillende vakdisciplines heeft men binnen de dienst?; - wat is de invloed op het beleid van andere diensten?; - aantallen en aard van uit te voeren (studie)projecten in relatie tot de technische- en eventuele bestuurlijke problematiek, alsmede de aard en omvang van het fundamenteel speurwerk. Uitbesteding daarvan en differentiatie daarbij? - welke werken en met welke omvang worden voor derden verricht? (spoorwegen, gemeenten, provincies, waterschappen, andere landen zoals België of ontwikkelingslanden) ; - complexiteit van de organisatie.

De werkzaamheden als gevolg van deze aspecten (taakgebieden) behoeven niet noodzakelijkerwijs binnen elke (betreffende) directie op eenzelfde niveau te liggen.

N.B. Een aantal aspecten t.a.v. de indeling naar zwaarte van de betreffende taken komen overeen met die genoemd in het rapport n.a.v. een horizontaal functie-onderzoek bij afdelingen bestuurlijke- en juridische zaken.

-10bijlage 1b FUNCTIE-INFORMATIEFORMULIER

1. Functiebenaming: HOOFD BEDRIJFSECONOMISCHE ZAKEN

2. Doelstelling: Een vanuit bedrijfseconomisch oogpunt doelmatig functioneren van de dienst.

3.1.Hoofdbestanddelen van de functie,: 3.1.1. Het geven van leiding aan en het coördineren van de werkzaamheden van de (hoofd)afdeling Bedrijfseconomische Zaken en het inbrengen van de bedrijfseconomische aspecten in de dienst. 3.1.2. Voor een aantal directies/diensten: Het als lid van het directieteam leveren van een bijdrage aan het Rijkswaterstaatsbeleid in het algemeen en aan het beleid betreffende de taken van de hoofdafdeling in het bijzonder.

3.2. Nadere informatie m.b.t. de in rubriek 3.1. vermelde hoofdbestanddelen:

ad 3.1.1.: Geeft in algemene zin leiding aan het personeel; delegeert de dagelijkse leiding aan zijn naaste medewerkers. Draagt zorg voor het doelmatig functioneren van de (hoofd)afdeling, ook in samenhang met andere dienstonderdelen en diensten. Draagt zorg voor de toepassing van de voorschriften, (horizontaal en verticaal) en draagt zorg voor goede werkomstandigheden. Bespreekt met de afdelingshoofden de problemen, die door hen aan de orde zijn gesteld. Geeft van deze problemen en van vragen, die uit het directieteam afkomstig zijn, de richting van de beantwoording aan. Behandelt zelf de zaken van principiële aard. Bestudeert de correspondentie, adviezen en rapporten, over zaken, waaraan door de (hoofd)afdeling is meegewerkt of die door de (hoofd)afdeling zijn opgesteld en waarvoor hij de verantwoordelijkheid heeft. Geeft richtlijnen voor het opstellen van het financiële meerjarenplan, de begroting en het werkplan. Neemt de eindbeslissing voor het conceptmeerjarenplan, de conceptbegroting en het conceptwerkplan, en beoordeelt de toelichtingen hierop, alvorens deze aan het directieteam worden voorgelegd en in een later stadium aan de Hoofddirectie worden gezonden.

-11Doet voorstellen aan de hoofdafdelingen voor noodzakelijke bezuinigingen naar aanleiding van de, t.o.v. de begroting, te weinig toegewezen fondsen en beoordeelt of en hoe extra fondsen moeten worden aangevraagd. Beoordeelt de motieven voor mutaties in de financiële planning. Laat de werkplanposten bewaken. Geeft een oordeel over de aannemers i.v.m. de gunning. Geeft richtlijnen voor het toetsen van de rechtmatigheid van door aannemers ingediende verzoeken tot extra betalingen en neemt de eindbeslissisng over de hoogte van de extrabezetting, zoals dit in een voorstel naar de Hoofddirectie gaat. Adviseert over de toepassing van economische critera bij de bepaling van de wijze waarop de werken en- overige activiteiten worden voorbereid, uitgevoerd en in stand gehouden, de keuze t.b.v. de aanschaf-en het onderhoud van apparatuur, materiaal en gebouwen, de raming van het benodigde personeel en de inzet ervan e.d.. Geeft methoden en richtlijnen aan m.b.t. voor- en nacalculatie. Werkt mee aan alle overige zaken waaraan financiële aspecten verbonden zijn, zoals de overdracht of overneming van objecten, de behandeling van schadezaken e.d. Werkt mee aan en stimuleert een planmatige opzet van te realiseren projecten. Bevordert het gebruik en de ontwikkeling van rationele werkmethoden en besluitvorming ssystemen. Initieert en begeleidt administratieve automatiseringsprojecten. Draagt er zorg voor dat alle gewenste bedrijfseconomische gegevens worden vastgelegd. Draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van het automatiseringsbeleid binnen de directie. Bevordert en coördineert de informatie-uitwisseling over voorgaande zaken tussen en met de verschillende diensten van de RWS en de Hoofddirectie. Onderhoud contacten en voert overleg zowel binnen als buiten de Rijkswaterstaat. Neemt deel aan en pleegt overleg binnen een aantal commissies en werkgroepen. Tracht de hoofdafdeling efficiënt te laten functioneren door te letten op de mogelijkheden met betrekking tot wijzigingen in de organisatie, werkmethoden en voorschriften. Doet voorstellen over de personeelsformatie, mutaties in de bezetting en vacaturevervullingen. Bevordert een werksfeer, waarin de medewerkers tot optimale prestaties komen. Bevordert de ontplooiing van de medewerkers o.a. door studie. Neemt eventueel initiatieven tot bevordering of overplaatsing van medewerkers. Neemt kennis van nieuwe voorschriften en bestudeert literatuur.

N.B. Bij sommige diensten valt ook de verantwoordelijkheid voor de afdeling Interne Zaken en/of de afdeling Informatievoorziening (AIV) bij het hoofd BEZ.

-12ad. 3.1.2.: Voor een aantal directies/diensten: Is verantwoordelijk voor het bedrijfseconomisch beleid van de directie/dienst enerzijds en medeverantwoordelijk voor het totale beleid van de directie/dienst anderzijds. Toetst alle besluitvorming in het directieteam aan bedrijfseconomische criteria. Geeft in het directieteam toelichting op de concepten en ontwerpen van het meerjarenplan, de begroting en het werkplan en draagt er zorg voor, dat de door het directieteam genomen beslissingen in de ontwerpen worden opgenomen. Draagt zorg voor een zo goed mogelijke samenwerking van de hoofdafdeling BX met de andere hoofdafdelingen.

-13bijlage 1c

Functiebeschrijving van het hoofd van de hoofdafdeling RF bij een regionale directie. Het doel van de hoofdafdeling RF is: - de beleidsvorming binnen de regionale directie vanuit bestuurlijke, juridische, economische en financiële achtergronden; - de uitvoering daarvan, waaronder het voeren van een aantal administraties; - het bevorderen van een duidelijk beleid zowel intern als tegenover de hoofddirectie, verwoord in het directieplan; - de zorg voor een aantal ondersteunende functie's zoals automatisering, interne zaken enz. De taken, die hieruit voor het hoofd van de hoofdafdeling voortvloeien, laten zich als volgt omschrijven: 1. het als lid van het DT mede bepalen van het beleid in en van de, directie; 2. het (laten) inbrengen in het DT van de bestuurlijke, juridische, bedrijfseconomische, planologische en milieu-aspecten van die zaken, waarmee de directie bezig is en die in het DT worden besproken; 3. het geven van leiding aan de hoofdafdeling, zodat de onderdelen daarvan een adequate inbreng leveren en er waar nodig volgens een samenhangend beleid wordt gewerkt; 4. leiding geven aan de ontwikkeling en implementatie van management-ondersteunende informatie- en planningsystemen; 5. het inbrengen van niet-primaire Rijkswaterstaatsaspecten in het beleid van de directie, opdat de afstemming van het beleid op de regionale problematiek van hoog gehalte kan zijn; 6. er voor zorgdragen, dat het Rijkswaterstaatsbeleid op het gebied van de regionale ontwikkeling zodanig wordt behartigd, dat omtrent de Rijkswaterstaatsaspecten terzake een beter begrip in de regio ontstaat; 7. het onderhouden van contacten met andere Rijkswaterstaatsdiensten, als mede met de hoofddirectie, het voeren van overleg met andere overheidsorganen en met particulieren voor zoveel noodzakelijk voor een goede dienstuitoefening; 8. zorgdragen voor een goede uitvoering van het personeelsbeleid binnen de hoofdafdeling; 9. het bij bepaalde gelegenheden optreden namens de HID, zoals in de P.P.C. (Provinciale Planologische Commissie).

-14Hoofdstuk II: Planning.

1. Ontwikkelingen

De inhoud van het begrip "planning" heeft voor de Rijkswaterstaat de afgelopen jaren een belangrijke wijziging ondergaan. Om deze veranderingen te schetsen dient men terug te gaan tot 1975 toen voor de bedrijfseconomische sector van de Rijkswaterstaat de uitgangspunten werden geformuleerd in het rapport TSABEZ. Voor het onderdeel "planning" lag hierbij de nadruk op een doelmatige planning van activiteiten, waarnaast tevens aandacht moest worden besteed aan een rationele aanpak van besluitvormingsprocessen. Planning werd hierbij verricht op zowel het niveau van afzonderlijke projecten, als ten behoeve van alle activiteiten van een technische hoofdafdeling. Dit hield voor de (onder-)afdeling Planning in dat men zich, in uitvoerende zin, bezig hield met de planning van de diverse projecten en het op elkaar afstemmen van een aantal projecten binnen een hoofdafdeling.

Zoals reeds vermeld hebben zich in deze taakstelling belangrijke wijzigirjgen voltrokken. In de eerste plaats is het proces van directieplanning van de grond gekomen. Het doel van directieplanning is een plannings- en besturingsmodel te verkrijgen, waarmee het management richting kan geven aan een organisatie, waarvoor de middelen schaars zijn en een voortdurende bezinning op de doelstelling en op de instrumenten om deze doelstelling te verwezenlijken, noodzakelijk is (zie "Beleidsaanwijzing Directieplanning, februari '80). Medio '79 werd de beslissing genomen dit instrument van leidinggeven voor de Rijkswaterstaat in te voeren en in 1981 bereikte het eerste directieplan de hoofddirectie .

Thans wordt jaarlijks door alle directies en diensten een directieplan opgesteld, waarin voor de korte en de middellange termijn wordt aangegeven wat het beleid is en op welke wijze invulling wordt gegeven aan het landelijke en regionale waterstaatsbeleid. Voorts wordt vermeld welke consequenties dit heeft, gezien de personele en financiële randvoorwaarden. Naast de jaarlijks op te stellen directieplannen bestonden er tot nu toe aparte door de directies te volgen, procedures, die gericht waren op het bijstellen van het personeelsbestand en de personeelsformaties, het opstellen van de begroting en het verkrijgen van budgetten. Als komende ontwikkeling voor de nabije toekomst ('85-'86) kan worden aangemerkt dat deze thans nog aparte procedures dusdanig zullen worden gewijzigd, dat zij in één proces, met de vereiste onderlinge samenhang, worden ondergebracht.

-15In het verlengde van de directieplanning is de (onder-)afdeling planning voorts een bijdrage gaan leveren aan het realiseren van bijvoorbeeld de 2%-operatie, het begeleiden van reorganisaties ten gevolge van uitbreidingen, gewijzigde taken en/of doelstellingen en andere processen, die van invloed zijn op de afstemming van personeel, materieel, financiën, de organisatiestructuren en de informatiestromen. Verweven met deze processen en met de reeds genoemde directieplanning is het aspect van de strategische planning. In deze vorm van langere termijnplanning wordt een visie ontwikkeld op de toekomstige taak- en werkwijze van de Rijkswaterstaat en wordt tevens aangegeven hoe deze toekomstige situatie bereikt kan worden. Op het niveau van de afzonderlijke directies en als bijdrage voor het totale waterstaatsbeleid is ook dit een taakveld van de (onder-)afdeling Planning. Het spreekt voor zich dat hierbij wordt samengewerkt met diverse disciplines die het management adviseren, zoals het Directiesecretariaat, de stafafdeling Personeelszaken en andere, ook externe, adviseurs. Als laatste ontwikkeling in de taakstelling van de (onder-)afdeling Planning kan worden geconstateerd dat men zich voor wat betreft de projectplanning meer is gaan richten op de begeleiding van deze planning. Methoden en technieken worden door de planners aangereikt, waarbij de uitvoering van de planning tot de taak van de projectleiding behoort. De in het voorafgaande geschetste taakstelling wordt thans in een aantal directies volledig ingevuld. Voor de andere directies geldt dit als een door de hoofddirectie gewenste situatie, welke op afzienbare termijn dient te worden bereikt. Voorts is er, gezien de aard van de functie geen aanleiding om een onderscheid te maken naar regionale-, bouw- en specialistiche directies. Hiervoor gelden in principe dezelfde functiebeschrijvingen. De functie Bij de in het voorafgaande geschetste ontwikkelingen in het takenpakket is aangegeven naar welk terrein zich de taak van "planning" heeft verschoven: van projectplanning naar directie- en strategische planning. De rol die hierin voor het hoofd van de (onder-)afdeling Planning is weggelegd, laat zich omschrijven als begeleidend, stimulerend, initiërend en coördinerend. Functionaris is voorzitter of lid van projectgroepen, levert hierbij een zo mogelijk inhoudelijke bijdrage, maar is primair procesbegeleider, bewaakt de raakvlakken met andere afdelingen, beleidsterreinen of veranderingsprocessen, of neemt initiatieven, waardoor de organisatie adequaat kan reageren op impulsen van zowel binnen als buiten de eigen directie of dienst. In het als bijlage opgenomen functiebeeld zijn de verdere elementen vermeld die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht in onderhavige functie te komen.

-16bijlage 2a

Hoofd Planning

Functiebeeld

a) Werkterrein - managementondersteuning t.a.v. het doelmatig functioneren van een directie; - (naast DX en TX)- planmatige aanpak van activiteiten en projecten.

Omvang - alle huidige en toekomstige activiteiten van een directie, m.n. de proceskant.

Complexiteit - de verwevenheid van activiteiten en de daarbij voorkomende discrepanties; - de dynamiek in de taakstelling en de organisatie; - strategische (lange termijn) planning.

Diepgang - diepgaande kennis is vereist van diverse managementtechnieken; - voorts wordt tot in detail aandacht besteed aan doelstellingen, structuren, taken, besluitvormingsprocessen; - kennis van sociale vaardigheden; - technische kennis is meer oppervlakkig.

Dynamiek - het vakgebied "Planning" is binnen de RWS sterk in ontwikkeling; - de taken, werkzaamheden en de organisatie zijn sterk aan verandering onderhevig (incl. mandatering); - de omgeving van de RWS geeft voortdurend impulsen tot verandering (2%, privatiseren, milieu-eisen, decentraliseren, verbetering doelmatigheid).

b) Werkzaamheden; zie functiebeschrijving (bijlage 2b)

Complexiteit - afwegingen van velerlei aard spelen een rol in het planningsproces (efficiency, sociaal, politiek); - een overwogen optreden is vereist; - belangen kunnen tegengesteld zijn.

-17Keuzevrijheid - grote mate van vrijheid bij het initiëren, invoeren en opstellen van planningszaken en -produkten, de processen waarmee dit gepaard gaat en de inhoud/vorm van de producten (vgl. functiebeschrijving); - van het directieplan is het stramien en de minimaal op te nemen gegevens voorgeschreven. Daarbinnen is er keuzevrijheid; - voorts zijn de onderwerpen van het directieplan vrij en afhankelijk van het specifieke karakter van de organisatie.

Beslissingsvrijheid - Er is geen beslissende, maar een initiërende, adviserende rol. Hierin is functionaris zelfstandig, met periodieke terugkoppeling op het hoofd BEZ en anderen (DT, HID) .

Reikwijdte beslissingen - Adviezen kunnen, evenals adviezen van anderen, verregaande gevolgen hebben op een breed terrein (bv. onjuiste afstemming van taken en middelen op de lange termijn, c.q. vaststelling en uitvoering van het beleid/strategie voor de korte en lange termijn).

c) Contacten - alle leidinggevende niveaus binnen een directie. Deze contacten zijn gericht op besluitvorming, belangentegenstellingen, info verzamelen/verstrekken; - derden (uitwisselen van plangegevens); - de Hoofddirectie.

d) Plaats in de organisatie

1. plaats in de organisatie - rechtstreeks onder hoofd BX, danwei hoofd RFB of BXB.

2. controle - de functie wordt met grote mate van zelfstandigheid uitgeoefend, de controle bestaat voornamelijk uit oordeelsvorming binnen de organisatie over het geleverde of geadviseerde product.

3. effecten van de beslissingen - effecten van adviezen zijn op korte-, middellange- en lange termijn zichtbaar.

-18Criteria t.b.v. het onderscheiden van directies m.b.t. planning

1) De omvang van het werkterrein: - het aantal (hoofd)afdelingen , districten, dienstkringen, evt. scheepvaartdiensten en werktuigkundige diensten; - het aantal en de omvang van projecten en objecten en de ontwikkeling hierin; - de landelijke spreiding.

2) De aard van het werkterrein, b.v. bij technisch-wetenschappelijke diensten: - speciale eisen t.a.v. een onderzoekinstelling, coördinatie en doelmatigheid van onderzoek.

3) De complexiteit van het werkterrein: - de verwevenheid van activiteiten binnen de directie en eventueel met andere directies; - de omvang van de projecten en andere activiteiten in organisatorisch- en bestuurlijk opzicht.

4) De dynamiek van het werkterrein: - de dynamiek in de taakstelling en organisatie.

-19-

bijlage 2b

PUNCTIE-INFORMATIEFORMULIER

1. Functiebenaming: HOOFD PLANNING

2. Doelstelling: Bevordering van het doelmatig en planmatig functioneren van de organisatie door een rationele aanpak van planning en besluitvormingsprocessen en informatiestromen.

3.1. Hoofdbestanddelen van de functie; 3.1.1. Het adviseren en ondersteunen van het management (op alle niveaus binnen de organisatie) in het opstellen en het gebruik van diverse planvormen, besluitvormingsprocessen en informatiestromen. 3.1.2. Het adviseren van het management (directieteam) over planning van activiteiten, organisatieopzet e.d. Het samenstellen en concipiëren van het directieplan. Het ondersteunen van het management door besluitvormingsprocessen te verbeteren en informatiestromen te structureren. Het geven van voorlichting over planningszaken. 3.1.3. Het geven van leiding.

3.2. Nadere informatie m.b.t. de in rubriek 3.1. vermelde hoofdbestanddelen;

ad 3.1.1: Stelt zich op de hoogte van alle voorkomende activiteiten binnen de organisatie en bevordert een planmatige aanpak van deze activiteiten. Adviseert de (hoofd)afdelingen over de vorm van de planning en de wijze waarop de planmatige aanpak plaats zou moeten vinden. Adviseert het management t.b.v. het opstellen en het gebruik van diverse planvormen (afdelingsplannen, projectplannen, werkplannen, enz.). Stimuleert het opstellen van overallen (multi)projectplannen voor samenhangende activiteiten. Bespreekt met het management gesignaleerde problemen bij zowel de planning, als in de procesgang en geeft de richting van een oplossing aan. Toetst de in de plannen opgenomen activiteiten aan prioriteiten en personele en financiële randvoorwaarden, signaleert afwijkingen en stelt alternatieve oplossingen voor. Coördineert de diverse planvormen met plannen van andere diensten of instanties.

-20Adviseert over en stimuleert het gebruik van diverse besluitvormingsprocessen en informatiestromen. Neemt zonodig initiatieven of krijgt opdrachten tot het verbeteren van besluitvormingsprocessen en/of het structureren van informatiestromen. Laat eisen, die gesteld dienen te worden aan de besluitvormingsprocessen vastleggen, en procedures en informatiesystemen opzetten en bewaken op financieel, administratief en personeelgebied. Stimuleert de multi-disciplinaire aanpak van problemen, die door meerdere dienstonderdelen spelen en adviseert t.b.v. een projectmatige aanpak van deze problemen door samenwerkingsverbanden (werkgroepen e.d.).

ad . 3 .1 .2 .: Verzamelt mede informatie t.b.v. een directieplan en toetst bijdragen van de dienstonderdelen m.b.t. de onderlinge afstemming. Concipieërt het directieplan en laat dit behandelen door het directieteam. Bevordert tevens, t.b.v. een doelmatig management, het gebruik van het directieplan als een "tooi of management". Verstrekt het directieteam informatie d.m.v. voortgangsrapportages m.b.t. het directieplan en in voorkomende gevallen over de belangrijke knelpunten in overallen (multi)projectplannen. Onderzoekt bij grote afwijkingen of bij beleidswijzigingen de mogelijkheden om het directieplan aan te passen en adviseert hierover. Draagt bij aan systematische en rationele besluitvorming door - bij beslissingen met een strategisch karakter (al of niet uitvoeren van projecten, beslissingen over de hoofdlijnen van uitvoering, al of niet automatiseren van belangrijke processen, etc.) - : - doelstellingen en alternatieven op te sporen en te analyseren. - effecten van belangrijke onzekerheden bij - en verschillen tussen - alternatieven te onderzoeken en te analyseren m.b.t. de realiteit en aan te geven in beleidsondersteunende notities. - elementen van landelijk en regionaal beleid aan te dragen (deregulering, privatisering, decentralisatie, Drieluik, TRWS, e.d.)

Signaleert, t.a.v. tactische beslissingen, knelpunten in de informatievoorziening en inventariseert behoeften aan managementinformatie. Doet voorstellen over de vormgeving van informatiesystemen en geeft organisatorische en personele gevolgen aan. Werkt hiertoe samen met de directiesecretaris en personeelsfunctionar is. Ondersteunt het management bij het nemen van operationele beslissingen door problemen te signaleren en beslissingstechnieken toe te passen ter oplossing van de problemen. Adviseert tevens over de toepassing van bepaalde technieken op het gebied van doelmatigheid en rationalisatie.

-21Heeft m.n. oog voor de gevolgen van veranderingsprocessen. Onderzoekt consequenties van beleidsveranderingen of andersoortige aanwijzingen voor de organisatie van een directie (bijv. personeelsinkrimping, verschuiving van prioriteiten, verplaatsen van dienstonderdelen). Adviseert, vanuit bedrijfskundig oogpunt, het management in deze en werkt nauw samen met de personeelsafdeling in de begeleiding van deze processen. Onderhoudt contacten met diensten en instellingen binnen en buiten de Rijkswaterstaat, alsmede met lagere overheden t.a.v. de uitwisseling van planningsgegevens en het afstemmen van eikaars planningen. Geeft binnen de organisatie voorlichting over planningszaken.

ad • 3.1.3.: Geeft leiding aan de (onder)afdeling Planning. Stelt, in overleg met het management en planningmedewerkers, de door de (onder)afdeling te ondernemen activiteiten vast. Behartigt de personele aangelegenheden van de (onder)afdeling. Draagt zorg voor het doelmatig functioneren van de (onder)afdeling en m.n. in de samenwerking met andere dienstonderdelen en diensten. Zorgt steeds volledig op de hoogte te zijn met ontwikkelingen op het gebied van planning, besluitvormingsprocessen en -technieken en draagt deze kennis over op de medewerkers. Neemt hiertoe deel aan overlegkaders op het gebied van planning, organisatie, bedrijfskunde en automatisering.

Functie-eisen

v.w.b. hoofdgroep V - een bij voorkeur bedrijfskundige opleiding op academisch niveau of een gelijkwaardige combinatie van opleiding en ervaring; - ervaring op het gebied van management-advisering; - creativiteit en initiatief.

v.w.b. hoofdgroep IV - een bij voorkeur bedrijfskundige opleiding op HBO-niveau; - (enige) ervaring op het gebied van management-advisering; - creativiteit en initiatief.

-22Hoofdstuk lil: Kostprijszaken

1.Taakstelling volgens TSABEZ 1975.

In dit rapport werd t.a.v. de kostprijsfunctie de navolgende doelstelling geformuleerd : Het verwerven van kennis en inzicht in de prijs(ontwikkeling) 1. van projecten c.q. objecten, om tot een gefundeerde beoordeling te komen van de daaraan verbonden kostenaspecten en 2. in de bouwnijverheid (m.n. G.W.W.) t.b.v. het leveren van een bijdrage aan de beleidsvoorbereiding bij de directies en de HW.

Ter realisering van deze doelstelling zijn de volgende taken geformuleerd, t.w.:

1. het verwerven en verschaffen van kostprijsinformatie t.b.v. de voorbereiding en uitvoering van RWS-activiteiten. Dit omvat zowel kosteninformatie voor concrete projecten, als voor de beleidsvoorbereiding op de verschillende niveaus.

2. het t.b.v. het voorgaande stimuleren van en meewerken aan het ontwikkelen van kostennormen en economische criteria

3. het bevorderen van een doelmatig gebruik van de middelen (inputs) t.b.v. de diverse activiteiten, aanschaffingen, enz.

De achterliggende gedachte van de doelstelling en geformuleerde taken was de behoefte aan een betere en meer systematische vastlegging van de kostprijsinformatie, teneinde meer inzicht in de (kost)prijsbepalende factoren te verkrijgen. Een groeiende behoefte, als gevolg van het feit dat de RWS steeds meer alternatieve oplossingen in haar activiteiten moet presenteren.

De taken hadden veelal een projectgericht karakter. Het ging om informatie over de kostprijs van projecten, teneinde het management in staat te stellen de juiste beleidskeuzes te maken m.b.t. te realiseren projecten, op basis van een doelmatig gebruik van de ter beschikking staande middelen (fin/pers/mat).

M.b.t. de bedrijfsvoering binnen de dienst kreeg alleen het onderzoek over wel of niet uitbesteden van werkzaamheden aandacht.

-232.Ontwikkelingen

De periode na invoering van de TSABEZ-gedachte van 1975 bij de RWS-diensten wordt voornamelijk gekenmerkt door 2 aspecten, t.w.: 1. het veranderde inzicht over de kostprijsfunctie bij de verschillende RWSdiensten (verdieping van het economisch denken t.a.v. projecten, alsmede de eigen bedrijfsvorming). 2. de ontwikkeling en invoering van een administratief-informatiesysteem

(AIS).

Het 2e aspect, zoals hieronder blijkt, is mede een gevolg van de bij het 1e aspect bedoelde bedrijfsvoering. Voor een algemeen inzicht in de invoering van het AIS wordt verwezen naar hoofdstuk IV, Financiën.

t.a.v. 1: In de nota "BEZ-beleid" van juli 1982 worden een aantal knelpunten aangegeven in het bedrijfseconomisch functioneren van de RWS. Het voor de kostprijsfunctie relevante knelpunt is het ontbreken van dui«

delijke bedrijfseconomische uitgangspunten (normstelling, input/outputanalyse etc.) in het handelen van de RWS. Op de diverse managementniveaus zal een meer systematische toetsing van het nut en doelmatigheid van de voorbereiding en uitvoering van het beleid/plannen moeten plaatsvinden. De activiteiten van de BEZ-functie werden nog teveel gericht op alleen de financieel-administratieve afwikkeling van zaken en minder op de economische c.q. kostenaspecten. Onder invloed van een economische recessie en de daarmee gepaard gaande maatschappelijke vraag naar een scherpere verantwoording van overheidsuitgaven wordt het, naast voornoemde en meer productiegerichte zaken noodzakelijk meer aandacht te besteden aan de eigen bedrijfsvoering (doelstellingen, prioriteiten, beheersing en sturing van activiteiten en bedrijfsprocessen, kostenbewaking, budgettering, normstelling, e t c ) . In dezelfde nota wordt daarom o.m. aangegeven, dat meer accent gelegd dient te worden op bedrijfseconomische analyse betrekking hebbende op de input/output-relatie (relatie geld/kosten, personeel/prestaties, pcodukten) op de verschillende RWS-taakgebieden, en op een verduidelijking van de keuze uit de diverse (alternatieve) beleidsvoornemens (investerings-, ontwerp-, of materiaalalternatieven) .

-24Deze analyses zijn niet alleen van belang om op bedrijfseconomisch verantwoorde wijze keuzes te kunnen maken, maar ook om het management meer sturingskracht te geven t.a.v. het doelmatig functioneren van het RWS-bedrijf. In het kader van meer bedrijfsmatig functioneren van de RWS wordt thans gewerkt aan het geven van grotere zelfstandigheid van decentrale diensten . Dit wil zeggen, dat het management van een diensteenheid grotere bevoegdheden en verantwoordelijkheden krijgt om de toegewezen middelen (financiën, personeel en materiaal), binnen van te voren geformuleerde hoofddoelstellingen, naar eigen inzichten aan te wenden (prioriteiten en werkwijze door de dienst grotendeels zelf te bepalen). Hiertoe wordt o.m. het systeem van taakstellende budgettering gebruikt, waarbij budgetten worden toegewezen op basis van, via aktiviteitenevaluaties en kosten/baten-analyses, verkregen gegevens en normen(kengetallen) . Daar het management deze beslissingen inzake de taakstellende budgetten binnen de gegeven randvoorwaarden zelf dient te nemen, en voor -de doelmatige aanwending verantwoordelijk is, moet zij ondersteund worden met adequate bedrijfseconomische informatie. De rol die Kostprijszaken hierin vervult richt zich op: - aanreiking van de onderbouwing van de prioriteiten vanuit eeneconomische invalshoek (te leggen naast financiële, technische enpolitieke) ; - risico-analyses m.b.t. keuze van projecten, welke niet uitgevoerd kunnen worden door "overuitputting" van financiële of personele middelen (schaarsteproblematiek). Belangrijk hierbij wordt de effectkwantificering (bv. minst slechte oplossingen); - verschillenanalyses, bedrijfsonderdeelsvergelijkingen, o.a. t.b.v. een goede prioriteitenstelling m.b.t. in te zetten capaciteit (personeel, materieel) en de keuze m.b.t. wel of niet uitbesteden; - het ontwikkelen van kostenkengetallen t.b.v. de onderbouwing en toetsing van taakstellende budgetten.

De ontwikkeling en invoering van het AIS maakt het mogelijk inzicht te krijgen in kostenstructuren van de RWS-dienstonderdelen en bedrijfsprocessen . Tevens kunnen duidelijker verbanden onderkend worden tussen enerzijds kosten en anderzijds prestaties (kostendragers). Door dit inzicht is het mogelijk bedrijfseconomische kengetallen (normen) te ontwikkelen. Deze kunnen dan als toetssteen fungeren (b.v. bij het toetsen van de relatie

-25input/output per taakveld). Deze kosteninformatie dient overigens los gezien te worden van de door de (onder)afdeling Financiën te verstrekken financiële (management)informatie. De aandacht van Kostprijszaken richt zich hierbij dan op het kostenverbijzonderingsproces c a . (via het vervaardigen van kostenverdeelstaten) , waarbij inzicht wordt verkregen in de directe en indirecte kosten van alle (interne en externe) prestaties, het opstellen van verschillende analyses inzake dienstonderdelen en het veredelen van de kosteninformatie tot managementinformatie (doelmatigheidsaspect),

Uit het bovenstaande moge duidelijk zijn, dat de taakstelling en verantwoordelijkheid van een (onder)afdeling Kostprijszaken veranderd is. Er heeft zich een verschuiving voorgedaan van ondersteuning bij de beleidsuitvoering naar ondersteuning bij de beleidsvoorbereiding/beleidsvorming door het management, zowel t.a.v. projekten c.q.bestuursmaatregelen, als de eigen organisatie. Centraal hierin is de uitbreiding en verdieping van de bedrijfseconomische managementinformatie. De noodzakelijk geachte en de reeds ingeslagen weg naar ontwikkelingen m.b.t. bedrijfsmatig werken, geven hieraan een extra dimensie.

3. Huidige taakstelling

Gezien de geschetste ontwikkelingen dient men de doelstelling, zoals deze genoemd is in het TSABEZ-rapport 1975 uit te breiden met:

Het opstellen van en/of adviseren in haalbaarheidsstudies, rendementsstudies, kosten/baten-analyses inzake werken of bestuursvoornemens, zowel in de beleidsvoorbereidende, als in de beleidsbepalende fase. Het verwerven van kennis en inzicht en het verstrekken van managementinformatie (analyse e.d.) m.b.t. de kosten van dienstonderdelen en prestaties van de eigen dienst (interne bedrijfsvoering) teneinde tot een gefundeerde beoordeling en besluitvorming te komen inzake eigen activiteiten op alle RWS-taakgebieden.

Door uitbreiding en wijziging van de doelstelling zullen de, in genoemd rapport aangegeven taken een ander accent krijgen. Het gaat dus niet alleen meer om (concrete) projecten in de beleidsuitvoeringsfase, maar ook om de beleidsvoorbereiding en beleidsvorming terzake, alsmede het doelmatig functioneren van de dienst (activiteiten) . In de activiteiten van een (onder)afdeling Kostprijszaken zal dit tot uiting komen in een managementondersteunende rol bij genoemde beleidsvoorbereiding en beleids-

-26vorming t.a.v. interne bedrijfsvoeringsproblematiek, alsmede beleidsvoornemens m.b.t. infrastructuur en beheersmaatregelen. De aktieve rol t.a.v. de ondersteuning bij de beleidsuitvoering zal zich gaan beperken tot het geven van adviezen m.b.t. ramingen van projecten in de besteksfase en het deelnemen aan prijsonderhandelingen in de uitvoeringsfase. M.a.w. het accent verschuift van informatieverwervend naar actieve inbreng en/of advisering terzake van kosten en nut bij alle activiteiten van de directie/dienst. in het algemeen zal het de (onder)afdeling Kostprijszaken zijn die de ("harde") bedrijfseconomische aspecten inbrengt in alle RWS-activiteiten van de directie/dienst.

-27bijlage 3a

Hoofd Kostprijszaken (regionale directie/bouwdirectie)

functiebeeld

a) Werkterrein Kosten (en baten)-aspecten alsmede de prijsvorming van rijkswaterstaatsactiviteiten (projecten, bestuursmaatregelen) en van de interne bedrijfsvoering van de dienst.

Omvang Alle activiteiten en processen van de directie ten behoeve van alle managementniveaus.

Complexiteit Oe analyses worden beïnvloed door: - technische complexiteit (nieuwe veelal niet gestandaardiseerde ontwerp/ constructie-, werken uitvoeringsmethoden met een grote variëteit van productiemiddelen); - organisatorische complexiteit (bijzondere randvoorwaarden, met elkaar verweven activiteiten, definitievraagstukken).

Diepgang Activiteiten en bedrijfsprocessen worden - afhankelijk het stadium waarin deze activiteiten en/of processen zich bevinden - geanalyseerd en geïnterpreteerd naar kostenbepalende factoren (relevante kosten, gevoeligheidsanalyse), zonodig met specifieke analyses van de kostenstructuur c.q. - opbouw van in te zetten productiemiddelen. Derhalve is diepgaande kennis nodig van kostenanalysemethoden, bedrij fs- en sociaal-economische verbanden. Daarbij is tevens kennis vereist van organisatieverbanden en bedrijfsprocessen, alsmede van de techniek en gebruikt materiaal.

Dynamiek - Steeds veranderende en/of voortschrijdende ontwerp-constructies en uitvoeringsmethoden; - Voortdurend wijzigende en/of wisselende randvoorwaarden en normen - Regelmatig nieuwe/andere produktiemiddelen; - Voortschrijdende ontwikkelingen m.b.t. analysemethoden en technieken; - Snelle en veelvuldig optredende wijzigingen in (deel)markten en economische omstandigheden.

-28b) Werkzaamheden: zie functiebeschrijving (bijlage 3b en 3c)

Complexiteit De complexiteit wordt gevormd door het multidisciplinaire karakter (verbanden tussen activiteiten van versch. interne afdelingen) van kostenbepalende activiteiten binnen een project of t.a.v. de interne bedrijfsvoering. Kostenbepalende activiteiten in versch. vakgebieden (activiteitensectoren) zijn nauw met elkaar verbonden (domino-effect) . Eveneens wordt de complexiteit gevormd door mogelijk optreden van belangentegenstellingen tussen techniek en economie.

Keuzevrijheid Binnen het vakgebied vrijwel geheel onafhankelijke/zelfstandige keuzevrijheid en interpretaties, hoogstens beperkt door meer algemene referentiekaders (uitgangspunten, normen, kengetallen) voor zover deze zijn/konden worden ontwikkeld. Regionale verschillen (situationeel, werkwijze, organisatie) zijn oorzaak, dat algemene normen e.d. niet zonder meer gehanteerd kunnen worden. Regionale normen c a . dienen veelal zelfstandig ontwikkeld c.q. na interpretatie toegepast te worden. Algemene uitgangspunten en methoden om te komen tot referenties en normen en/of algemene normen worden door HW/F of (via delegatie) door specialistische diensten aangedragen.

Beslissingsvrijheid Kostprijszaken beslist zelfstandig over de te verstrekken adviezen en/of voorstellen. Kostprijszaken draagt in projectteams zorg voor de bedrijfseconomische inbreng en participeert dan in de besluitvorming. Kostprijszaken heeft bij prijsonderhandelingen een voortrekkende rol onder verantwoordelijkheid van de directie op het werk.

Reikwijdte beslissingen Qua organisatie: Alle managementniveau's in de directie Qua consequenties: Adviezen hebben op beslissingen veelal een grote invloed en na de besluitvorming veelal omvangrijke en/of langdurige (financiële) gevolgen.

-29c.Contacten - met alle managementniveaus binnen de directies; - met alle Kostpcijsafdelingen binnen de RWS en de HW (Afstemming/info uitwisseling opzet regionale systemen, uitgangspunten); - met bedrijfsleven en andere overheden; - met HW, m.b.t. prijsvorming door de wijze van aanbesteden en de indeling van contracten; - met de andere (onder)afdelingen in de BEZ-sector.

d.Plaats in de organisatie Rechtstreeeks onder hoofd BX, dan wel hoofd RFB of BXB.

Controle Vooraf: steeksproefsgewijze toetsing door HW/F van gehanteerde methoden en uitgangspunten bij de vorming van kostenonderbouwingen, ingeval van projecten van aanmerkelijk en/of principieel belang en/of met een beleidsgevoelig karakter.

Achteraf: Enigermate/indirect door - project en/of proces-evaluaties, - marktsituatie en -ontwikkeling, - (kost) prijsonderhandelingen. Controle achteraf blijft wel erg moeilijk te beoordelen. Consequenties van onjuiste adviezen zijn veelal verstrekkend (hoge(re) lasten, duurzaam karakter).

Effecten van de beslissing - goede kostprijsadviezen leiden tot juiste, evenwichtige en snelle(re) beslissingen; - financieel-economische situatie van de regionale dienst wordt wezenlijk beïnvloed.

Mogelijke differentiëringscriteria Kostprijszaken.

t.a.v. interne bedrijfsvoering:

- omvang, complexiteit en diversiteit van de organisatie (onderdelen); - diversiteit van de activiteiten per organisatie-onderdeel (procesgang); - omvang en capaciteit van beheerde infrastructuur en produktiemiddelen.

-30t.a.v. te behandelen produkten:

- diversiteit in opgezette of op te zetten projecten (subsidiewerken, nieuw(ver)bouw, onderhoud, etc.) ; - voorkomen van voor de RWS-onbekende activiteiten ; - voorkomen van bijzondere randvoorwaarden, gekoppeld aan omstandigheden, zowel technisch als organisatorisch.

4

-31bijlage 3b

FUNCTIE-INFORMATIEFORMULIER

1. Functiebenaming: HOOFD KOSTPRIJSZAKEN (regionale directie)

2. Doelstelling: Aktieve ondersteuning van het management (op alle niveaus in de organisatie) t.a.v. kwantitatieve bedrijfseconomische aspecten t.b.v. een evenwichtige afweging en besluitvorming.

3.1. Hoofdbestanddelen van de functie: 3.1.1. Het bepalen, inbrengen en/of stimuleren van de toepassing van bedrijfseconomisch handelen (methoden, technieken, criteria, analyses) in de verschillende fasen van bedrijfsprocessen en/of de bouw van werken, met het oog op het beheersen van het kostenaspect. 3.1.2. Het opzetten, instandhouden en actualiseren van een kosteninformatiesysteem en -bestand, alsmede het verstrekken van kosten- c.q. bedrijfseconomische managementinformatie. 3.1.3. Het geven van leiding. 3.2. Nadere informatie m.b.t. de in rubriek 3.1. vermelde hoofdbestanddelen:

ad. 3.1.1.: Bevordert het kostenbewust handelen van de eigen organisatie teneinde de effectiviteit en efficiency van de organisatie te vergroten. Geeft hiertoe adviezen m.b.t. de kostenbeheersing en efficiency inzake de interne bedr ij fsvoer ing. Werkt mee aan beleidsondersteunende notities van het hoofd Bedr.Ec.zaken, betreffende vraagstukken van strategische aard, inzake kostenafweging en m.b.t. de economische aspecten verbonden aan de verkrijgingsmogelijkneden van schaarse grondstoffen. Werkt in de initiatieffase en planstudiefase mee aan de ontwikkeling van plannen voor te entameren RWS-projeeten, inzake kostenaspecten. Geeft daarbij een oordeel over de plannen en stelt eventueel kostenalternatieven voor, alsmede kostenbesparende mogelijkheden. Geeft waar nodig de kostenconsequenties aan voor het onderhoud, pleegt hiertoe overleg met de betrokken (hoofd)afdelingen en de dienstkringen. Geeft eveneens adviezen over kostprijsaangelegenheden m.b.t. de definitieve ontwerpfase.

-32Adviseert tevens, op grond van bedrijfseconomische criteria, inzake kostenverdeelsleutels, ingeval van samenwerkingsverbanden met lagere overheden, en kostenconsequenties van verschillende uitvoeringsmethoden en wijzen van aanbesteden (w.o. wel of niet uitbesteden), danwei van schaalvergroting/verkleining. Adviseert over/Beoordeelt de aanschaf of vervanging van duurzaam materieel, apparatuur, etc. aan de hand van bedrijfseconomische maatstaven, alsmede inzake kostenbesparende maatregelen t.a.v. uitvoeringsmethoden en/of onderhoud. Adviseert over op te stellen en/of beoordeelt reeds opgestelde ramingen in het kader van de contractsvoorbereiding. Stelt v.w.b. bijzondere contractsvormen (o.a. raam- en regiecontracten) en bij onderhandse aanbesteding van complexe werken (bijzondere randvoorwaarden als onbelemmerde doorgang scheepvaartverkeer, randstadproblematiek) de (meer) complexe calculaties op. Verricht hiertoe analyses van bouworganisatieprocessen en pleegt daarover overleg-met de projectleiding. Adviseert de directie op het werk t.a.v. de prijsvorming bij diverse wijzen van aanbesteding of plaatsing van opdrachten. Ondersteunt en adviseert de directie op het werk bij onderhandelingen over de aannemingssom en kostenontwikkeling tijdens de uitvoering van een project, alsmede t.a.v. problemen bij uitvoerende activiteiten (claims, herziening van verrekenprijzen, werkwijze aannemer, e t c ) . Adviseert de projectleiding en de afdelingen Planning en Financiën omtrent de te verwachten producties, volgens het werkplan van de aannemer(s) en eigen normen. Beoordeelt staten van meer en minder werk op de hoogte van de ramingen in relatie tot de omstandigheden, alsmede schadeclaims, regelingen beheer en onderhoud en overdrachten en adviseert in deze de projectleiding. Laat t.b.v. het kostprijsinformatiebestand nacalculaties opstellen van uitgevoerde werken. Beoordeelt tevens de kostenaspecten van contracten van derden, inzake het maken van werken of doen van leveringen, waarop door de Rijksoverheid subsidie verleend is. Adviseert de directie betreffende het in rekening brengen van kosten voor het verrichten van diensten aan derden en stelt hiervoor kostenberekeningen op.

ad. 3.1.2.; Verzamelt t.b.v. een kostprijsinformatiesysteem kosteninformatie uit voor- en nacalculaties, marktonderzoek en verschillenanalyses. Volgt hiertoe de prijsvorming en prijsontwikkeling in de GWW-sector. Bespreekt met het hoofd Bestekken de mogelijkheden om tot systematische kostprijsinformatie te komen uit de besteksadministratie. Laat de informatie opnemen in een kostprijsdocumentatiebestand. Toetst voortdurend het kostprijsinformatiesysteem aan de behoefte en zorgt zonodig voor aanpassing.

-33Bevordect de uniformiteit van de informatie en draagt, volgens richtlijnen van de Hoofddirectie, zorg voor goede informatie-uitwisseling. Interpreteert en analyseert de informatie teneinde te komen tot kostennormen, tarieven en kengetallen, als basis voor evenwichtige afweeg- en besluitvormingsprocessen m.b.t. zowel aanleg van werken, als voor de eigen organisatie. Adviseert het management m.b.t. het gebruik van deze interpretatie- en analysegegevens. Stelt zich voorts op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van calculatiemethoden en -technieken en overige kostprijszaken. Werkt mee en adviseert, m.b.t. het AIS, over de onderdelen materiaaladministratie, projectadministratie en kostenverbijzondering.

ad 3.1.3.: Geeft leiding aan de (onder)afdeling Kostprijszaken. Behartigt de personele aangelegenheden van de (onder)afdeling. Draagt zorg voor het doelmatig functioneren van de (onder)afdeling en m.n. in de samenwerking met andere dienstonderdelen en diensten. Neemt kennis van nieuwe voorschriften en regelingen en draagt zorg voor een juiste toepassing daarvan. Ziet toe, dat de behandeling van kostprijszaken gestalte krijgt volgens de voorschriften en richtlijnen en dat de verzamelde informatie op uniforme wijze verwerkt wordt, teneinde tot een evenwichtige kostprijsinformatie te komen.

4 .Functie-eisen - HTS- weg en waterbouw of gelijkwaardig

aanvullend:- bedrijfseconomie of bedrijfskunde (HBO-niveau) - vakcursus Kostprijszaken

ervaring:- bij ontwerp en of uitvoering van Rijkswaterstaatswerken - min. 5 jaar ervaring in het vakgebied

verder:- leeftijd vanaf 30 jaar - leidinggevende capaciteiten - mondeling en redactionele vaardigheid - analytisch vermogen - vasthoudendheid en taktvol

- onderhandelingsbekwaamheid en - ervaring - om kunnen gaan met conflictsituaties

-34bijlage 3c


1. Functiebenaming: HOOFD KOSTPRIJSZAKEN (bouwdirectie)

2. Doelstelling: Aktieve ondersteuning van het management (op alle niveaus in de organisatie) t.a.v. kwantitatieve bedrijfseconomische aspecten t.b.v. een evenwichtige afweging en besluitvorming.

3.1. Hoofdbestanddelen van de functie: 3.1.1. Het bepalen, inbrengen en/of stimuleren van de toepassing van bedrijfseconomisch handelen (methoden, technieken, criteria, analyses) in de verschillende fasen van bedrijfsprocessen en/of de bouw van werken, met het oog op het beheersen van het kostenaspect. 3.1.2. Het opzetten, instandhouden en actualiseren van een kosteninformatiesysteem en -bestand, alsmede het verstrekken van kosten- c.q. bedrijfseconomische managementinformatie. 3.1.3. Het geven van leiding.


ad. 3.1.1.: Bevordert het kostenbewust handelen van de eigen organisatie teneinde de effectiviteit en efficiency van de organisatie te vergroten. Geeft hiertoe adviezen m.b.t. de kostenbeheersing en efficiency in de bedrij fsprocessen. Werkt mee, inzake de kostenafweging, aan beleidsondersteunende notities van het hoofd Bedr.Ec.zaken, betreffende vraagstukken van strategische aard, en m.b.t. verkrijgingsmogelijkheden van schaarse grondstoffen. Werkt in de initiatieffase en planstudiefase, inzake de kostenaspecten, mee aan de ontwikkeling van plannen voor te entameren RWS-projecten. Geeft daarbij een oordeel over de plannen en stelt eventueel kostenalternatieven voor, alsmede kostenbesparende mogelijkheden. Geeft waar nodig de kostenconsequenties aan voor het onderhoud. Pleegt hiertoe overleg met de betrokken (hoofd)afdelingen. Geeft eveneens adviezen over kostprijsaangelegenheden m.b.t. de definitieve ontwerpfase.

-35Adviseert tevens, op grond van bedrijfseconomische criteria, inzake kostenverdeelsleutels, ingeval van samenwerkingsverbanden met lagere overheden, en kostenconsequenties van verschillende uitvoeringsmethoden en wijzen van aanbesteden (w.o. wel of niet uitbesteden), danwei van schaalvergroting/verkleining. Adviseert over/Beoordeelt de aanschaf of vervanging van duurzaam materiaal, apparatuur, etc. aan de hand van bedrijfseconomische maatstaven, alsmede inzake kostenbesparende maatregelen t.a.v. uitvoeringsmethoden en/of onderhoud. Adviseert over op te stellen en/of beoordeelt reeds opgestelde ramingen in het kader van de contractsvoorbereiding. Stelt v.w.b. bijzondere contractsvormen (o.a. raam- en regiecontracten) en bij onderhandse aanbesteding van complexe werken (bijzondere randvoorwaarden als onbelemmerde doorgang scheepvaartverkeer, randstadproblematiek) de (meer) complexe calculaties op. Verricht hiertoe analyses van bouworganisatieprocessen en pleegt daarover overleg met de projectleiding. Adviseert de directie op het werk t.a.v. de prijsvorming bij diverse wijzen van aanbesteding of plaatsing van opdrachten. Ondersteunt en adviseert de directie op het werk bij onderhandelingen over de aannemingssom en kostenontwikkeling tijdens de uitvoering van een project, alsmede t.a.v. problemen bij uitvoerende activiteiten (claims, herziening van verrekenprijzen, werkwijze aannemer, e t c ) . Adviseert de projectleiding en de afdelingen Planning en Financiën omtrent de te verwachten producties, volgens het werkplan van de aannemer(s) en eigen normen. Beoordeelt staten van meer en minder werk op de hoogte van de ramingen in relatie tot de omstandigheden, alsmede schadeclaims, regelingen beheer en onderhoud en overdrachten en adviseert in deze de projectleiding. Laat t.b.v. het kostprijsinformatiebestand nacalculaties opstellen van uitgevoerde werken. Beoordeelt tevens de kostenaspecten van contracten van derden, inzake het maken van werken of doen van leveringen, waarop door de Rijksoverheid subsidie verleend is. Adviseert de directie betreffende het in rekening brengen van kosten voor het verrichten van diensten aan derden en stelt hiervoor kostenberekeningen op.

ad. 3.1.2.; Verzamelt t.b.v. een kostprijsinformatiesysteem kosteninformatie uit voor- en nacalculaties, marktonderzoek en verschillenanalyses. Volgt hiertoe de prijsvorming en prijsontwikkeling in de GWW-sector. Bespreekt met het hoofd Bestekken de mogelijkheden om tot systematische kostprijsinformatie te komen uit de besteksadministratie. Laat de informatie opnemen in een kostprijsdocumentatiebestand. Toetst voortdurend het kostprijsinformatiesysteem aan de behoefte en zorgt zonodig voor aanpassing.

-36Bevordert de uniformiteit van de informatie en draagt, volgens richtlijnen van de Hoofddirectie, zorg voor goede informatie-uitwisseling. Interpreteert en analyseert de informatie teneinde te komen tot kostennormen, tarieven en kengetallen, als basis voor evenwichtige afweeg- en besluitvormingsprocessen m.b.t. zowel aanleg van werken, als voor de eigen organisatie. Adviseert het management m.b.t. het gebruik van deze interpretatie- en analysegegevens. Stelt zich voorts op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van calculatiemethoden en -technieken en overige kostprijszaken. Werkt mee en adviseert, m.b.t. het AIS, over de onderdelen materiaaladministratie, projectadministratie en kostenverbijzonder ing.

ad 3.1.3.: Geeft leiding aan de (onder)afdeling Kostprijszaken. Behartigt de personele aangelegenheden van de (onder)afdeling. Draagt zorg voor het doelmatig functioneren van de (onder)afdeling en m.n. in de samenwerking met andere dienstonderdelen en diensten. Neemt kennis van nieuwe voorschriften en regelingen en draagt zorg voor een juiste toepassing daarvan. Ziet toe, dat de behandeling van kostprijszaken gestalte krijgt volgens de voorschriften en richtlijnen en dat de verzamelde informatie op uniforme wijze verwerkt wordt, teneinde tot een evenwichtige kostprijsinformatie te komen.

4.Functie-eisen - HTS- weg en waterbouw of gelijkwaardig

aanvullend:- bedrijfseconomie of bedrijfskunde (HBO-niveau) - vakcursus Kostprijszaken

ervaring:- bij ontwerp en of uitvoering van Rijkswaterstaatswerken - min. 5 jaar ervaring in het vakgebied



-37-

bijlage 4a Hoofd Kostpcijszaken (technisch-wetenschappelijke dienst) functiebeeld

a.Werkterrein Bedrijfseconomische inbreng in (technisch-wetenschappelijk) speurwerk, ontwikkeling van richtlijnen, adviezen van de dienst aan andere diensten van de RWS en in het doelmatig functioneren van de dienst. Kostenonderzoek m.b.t. algemeen regionale en landelijke beleidsvorming en beleidsvoornemens op het specialistische terrein van de dienst. Ontwikkeling van landelijke referentiekaders, landelijke normstelling, normen en richtlijnen m.b.t. RWS-activiteiten, alsmede de daarvoor benodigde analysemethoden, beslismodellen en projektevaluatietechnieken.

Omvang Alle activiteiten en processen van en in de dienst (techn. wetenschappelijk(e) speurwerk, adviezen, produktie, etc.).

Complexiteit De complexiteit wordt beinvloed door de noodzakelijke multidisciplinaire aanpak van problemen, de vele afwegingsfactoren/invalshoeken die het kostenonderzoek voor techn. wetensch. diensten kent, alsmede de situationele verschillen welke onderzocht worden bij de landelijke advisering.

Diepgang Daar de techn. wetenschappelijke diensten voornamelijk een speur- en onderzoekstaak hebben, is t.b.v. een adequate bedrijfseconomische inbreng fundamenteel bedrijfseconomisch onderzoek nodig op het technisch-specialistisch terrein. T.b.v. een evenwichtige inbreng van de kosten/baten-aspecten en de ontwikkeling van landelijke normen en referentiekaders dienen op het specialistisch terrein vande dienst systemen en modellen ontwikkeld te worden. Wanneer daarbij de landelijke advisering - bij beleidsvorming en -voornemens - een vergaand karakter krijgt is er derhalve bedrijfseconomische kennis nodig op academisch niveau t.b.v. het fundamenteel bedrijfseconomisch onderzoek en het ontwikkelen van analysesystemen en -modellen voor kostenonderzoek.

Daarnaast is (minder diepgaande) technische kennis nodig op het specialistische terrein van de dienst, alsmede kennis van bedrijfsprocessen, organisatieverbanden e.d.

-38Dynamiek -

grensverleggend en/of fundamenteel speurwerk;

-

steeds veranderende en/of voortschrijdende ontwerp-constructies, materialen en grondstoffen en uitvoeringsmethoden; voortdurend wijzigende en/of wisselende randvoorwaarden en normen; regelmatig nieuwe/andere produktiemiddelen; voortschrijdende ontwikkelingen m.b.t. analysemethoden en (evaluatie)technieken; snel en veelvuldig optredende wijzigingen in (deel)markten en economische omstandigheden;

-

veranderende maatschappelijke opvattingen betreffende grondstoffen, milieu en geluidhinder.

b.Werkzaamheden; zie functiebeschrijving (bijlage 4b).

Complexiteit De complexiteit in de werkzaamheden wordt m.n. gevormd door belangentegenstellingen tussen techniek en economie. Deze kan worden versterkt door, als gevolg van maatschappelijke, politieke, economische ontwikkelingen, variërend beleid en/of beleidsvoornemens op het specialistisch terrein van de dienst. V.w.b. de interne bedrijfsvoering wordt de complexiteit gevormd door de velerlei samenhangen van diverse interne bedrijfsprocessen (domino-effect bij genomen beslissingen) .

Keuzevrijheid De keuzevrijheid in de werkzaamheden richt zich op de keuze van invalshoeken/ uitgangspunten waaraan de kostenvraagstukken gerelateerd worden. De keuzevrijheid wordt dan hoogstens afgegrensd door algemene kaders en/of richtlijnen vanuit de Hoofddirectie.

Beslissingsvrijheid Kostprijszaken beslist zelfstandig over de te geven bedrijfseconomische inbreng indoor de dienst verricht speurwerk in en door de dienst te geven technisch wetensch. adviezen. T.a.v. de beslissingen omtrent richtlijnen en normen is de bevoegdheid daartoe aande tech. wet. diensten, ieder op hun specialistisch terrein, door de DG gedelegeerd.

-39Reikwijdte beslissingen De bedrijfseconomische activiteiten bij de technisch-wetenschappelijke diensten kunnen een landelijke invloed hebben.

c .contacten met alle managementniveaus

t.a.v. bedrijfseconomische inbreng

binnen de dienst

bij projecten, adviezen

met andere Kostprijsafdelingen

t.a.v. normen en kengetallen richtlijnen en normontwikkelingsmodellen, info-uitwisseling

-

met bedrijfsleven en ander over-

t.a.v. normvergelijking

heden

d.Plaats in de organisatie Rechtstreeks onder het hoofd Bedrijfseconomische Zaken (BX of BXB)

Controle Vooraf: steekproefsgewijze toetsing door HW/F t.a.v. de gehanteerde methoden en uitgangspunten bij de bedrijfseconomische inbreng bij speurwerk en de advisering door de techn. wet. diensten t.a.v. bv. beleidsvoornemens en beleidsrealisatie. achteraf: indirect door - projecten/of procesevaluatie - marktsituatie en -ontwikkeling - (kost)prijsonderhandelingen

Controle achteraf blijft wel erg moeilijk te beoordelen. Consequenties van onjuiste adviezen zijn veelal verstrekkend (hoge(re) lasten, duurzaam karakter).

Effecten van de beslissingen - goede kostprijsadviezen/bedrijfseconomische inbreng leiden tot juiste, evenwichtige en snelle(re) beslissingen. - financieel-economische situatie van de dienst, doch (via speurwerk en advisering) ook die van andere diensten wordt wezenlijk beinvloed.

Mogelijke differentiëringscriteria Kostprijszaken (tech. wet, diensten) - diversiteit in opgezette of op te zetten projecten (onderzoek, adviezen) - richting van de advisering (landelijk gericht of plaatselijk gericht) - aard en gevoeligheid van de beleidsvoornemens op landelijk niveau.

-40bijlage 4b


1. Functiebenaming: HOOFD KOSTPRIJSZAKEN (technisch-wetenschappelijke directie)

2. Doelstelling; Medebevordering en initiëring van het bedrijfseconomisch handelen bij de RWS en de aktieve ondersteuning van het management (op alle niveaus in de organisatie) t.a.v. bedrijfseconomische aspecten t.b.v. een evenwichtige afweging en besluitvorming .

3.1. Hoofdbestandelen van de functie; 3.1.1. Het bepalen, inbrengen en/of stimuleren van de toepassing van bedrijfseconomisch handelen (methoden, technieken criteria, normen, analyses) in de verschillende fasen van bedrijfsprocessen met het oog op het (beheersen van het) kostenaspect. 3.1.2. Het opzetten, in stand houden en actualiseren van een landelijk kosteninformatiesysteem en -bestand op specialistischtechnisch terrein alsmede het verstrekken van kosten- c.q. bedrijfseconomische managementinformatie. 3.1.3. Het geven van adviezen op bedrijfseconomisch terrein en het uitvoeren van kostenonderzoek, alsmede het uitdragen van kennis binnen en buiten de dienst op specialistisch-technisch terrein. 3.1.4. Het geven van leiding.


ad. 3.1.1.; Bevordert het kostenbewust handelen van de eigen organisatie teneinde de effectiviteit en efficiency van de organisatie te vergroten. Adviseert t.b.v. de interne bedrijfsvoering, m.n. op het gebied van kostenbeheersing en efficiency. Werkt mee aan beleidsondersteunende notities van het hoofd Bedr.Ec.zaken, betreffende vraagstukken van strategische aard. Werkt, inzake kostenaspecten, in de initiatieffase en planstudiefase mee aan de ontwikkeling van plannen voor te entameren RWS-projecten. Geeft daarbij een oordeel over de plannen en stelt eventueel kostenalternatieven voor, alsmede kostenbesparende mogelijkheden. Pleegt hiertoe overleg met de betrokken (hoofd)afdelingen.

-41Adviseert tevens, op grond van bedrijfseconomische criteria, inzake kostenverdeelsleutels, ingeval van samenwerkingsverbanden met lagere overheden, en kostenconsequenties van verschillende uitvoeringsmethoden en wijzen van aanbesteden (w.o. wel of niet uitbesteden), danwei van schaalvergroting/verkleining. Adviseert over/Beoordeelt de aanschaf of vervanging van duurzaam materiaal, apparatuur etc. aan de hand van bedrijfseconomische maatstaven, alsmede inzake kostenbesparende maatregelen t.a.v. uitvoeringsmethoden. Adviseert over op te stellen en/of beoordeelt reeds opgestelde ramingen in het kader van de contractsvoorbereiding. Stelt v.w.b. bijzondere contractsvormen calculaties op. Verricht hiertoe analyses van organisatieprocessen van projecten en pleegt daarover overleg met de projectleiding. Adviseert de directie op het werk t.a.v. de prijsvorming bij diverse wijzen van aanbesteding of plaatsing van opdrachten. Ondersteunt en adviseert de directie op het werk bij onderhandelingen over de aannemingssom en kostenontwikkeling tijdens de uitvoering van een project, alsmede t.a.v. problemen bij uitvoerende activiteiten (claims, herziening van verrekenprijzen, werkwijze aannemer, e t c ) . Adviseert de projectleiding en de afdelingen Planning en Financiën omtrent de te verwachten producties, volgens het werkplan van de aannemer(s) en eigen normen. Beoordeelt staten van meer en minder werk op de hoogte van de ramingen in relatie tot de omstandigheden, alsmede schadeclaims, regelingen beheer en onderhoud en overdrachten en adviseert in deze de projectleiding. Laat t.b.v. het kostprijsinformatiebestand nacalculaties opstellen van uitgevoerde projecten. Adviseert de directie betreffende het in rekening brengen van kosten voor het verrichten van diensten aan derden en stelt hiervoor kostenberekeningen op.

ad. 3.1.2.; Verzamelt t.b.v. een kostprijsinformatiesysteem kosteninformatie uit voor- en nacalculaties, marktonderzoek en verschillenanalyses. Volgt hiertoe de prijsvorming en prijsontwikkeling in de relevante sectoren van het technisch specialistisch terrein van de dienst. Bespreekt met het hoofd Bestekken/Overeenkomsten de mogelijkheden om tot systematische kostprijsinformatie te komen uit de besteksadministratie. Laat de informatie opnemen in een kostprijsdocumentatiebestand. Toetst voortdurend het kostprijsinformatiesysteem aan de behoefte en zorgt zonodig voor aanpassing. Ziet toe, dat de behandeling van kostprijszaken gestalte krijgt volgens de voorschriften en richtlijnen en dat de verzamelde informatie op uniforme wijze verwerkt wordt, teneinde tot een evenwichtige kostprijsinformatie te komen.

-42Bevordert de uniformiteit van de informatie en draagt, volgens richtlijnen van de Hoofddirectie, zorg voor goede informatie-uitwisseling. Interpreteert en analyseert de informatie teneinde te komen tot kostennormen, tarieven en kengetallen, als basis voor evenwichtige afweeg- en besluitvormingsprocessen m.b.t. projecten, als voor de eigen organisatie. Adviseert het management m.b.t. het gebruik van deze interpretatie- en analysegegevens. Stelt zich voorts op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van calculatiemethoden en -technieken en overige kostprijszaken. Werkt mee en adviseert, m.b.t. het AIS, over de onderdelen materiaaladministratie, projectadministratie en kostenverbijzondering.

ad • 3.1.3.;

Geeft op verzoek, danwei op eigen initiatief, zelfstandig adviezen aan de technische hoofdafdelingen binnen de dienst, aan reg. directies en aan de Hoofddirectie. Levert een bedrijfseconomische bijdrage aan en onderbouwing van de geïntegreerde adviezen van de dienst. Voert in samenwerking met andere (hoofd)afdelingen binnen of buiten de dienst, danwei zelfstandig, kostenonderzoek uit op specialistischtechnisch terrein. Ontwikkelt in dit kader beslismodellen, kostencalculatiemethoden en kostenvergelijkingsmodellen en past deze toe. Bestudeert de bedrijfseconomische kosteneffecten van huidige en toekomstige RWS-investeringen. Draagt kennis en inzichten, verkregen o.g.v. kostenonderzoek, over aan de bedrijfseconomische afdelingen van regionale directies en de Hoofddirectie.

ad 3.1.4.; Geeft leiding aan de (onder)afdeling Kostprijszaken. Behartigt de personele aangelegenheden van de (onder)afdeling. Draagt zorg voor het doelmatig functioneren van de (onder)afdeling en m.n. in de samenwerking met andere dienstonderdelen en diensten. Neemt kennis van nieuwe voorschriften en regelingen en draagt zorg voor een juiste toepassing daarvan. Ziet toe, dat de behandeling van kostprijszaken gestalte krijgt volgens de voorschriften en richtlijnen en dat de verzamelde informatie op uniforme wijze verwerkt wordt, teneinde tot een evenwichtige kostprijsinformatie te komen.

-43Functie-eisen afhankelijk van het soort TW-dienst:- W,0. Bedrijfskunde of -economie - HBO bv. HEAO-BE, HTS-bedrijfskunde

aanvullend: geen

ervaring:- min. 3 jaar bedrijfservaring



-44Hoofdstuk IV: Financiën

1. Ontwikkelingen

Ten opzichte van de periode waarin de taak en structuur volgens "TSABEZ" bij de verschillende directies werd doorgevoerd, hebben zich in de sfeer van de administratieve middelen en de taakstelling enige wijzigingen voltrokken. In 1978 besliste de directieraad dat een informatiesysteem ontwikkeld diende te worden, dat gegevens zou moeten bevatten over alle Rijkswaterstaatsactiviteiten in hun onderlinge samenhang en in relatie tot de daarbij aan te wenden middelen; het te ontwikkelen systeem zou geautomatiseerd moeten zijn. Ten tijde van deze beslissing beschikte de Rijkswaterstaat over een financiële administratie welke was gebaseerd op voorschriften, welke kort na 1945 zijn uitgevaardigd. De financiële administratie omvatte niet veel meer dan een registratie van uitgaven, welke door de directies waren gedaan ten laste van door het ministerie verleende voorschotten en een registratie van begrotingsposten en de ten*laste daarvan aangegane verplichtingen. Laatstgenoemde registratie was niet op uniforme wijze bij de directies doorgevoerd; ook kon er door het ontoegankelijke karakter bijna geen informatie aan worden ontleend. Eerdergenoemde beslissing van de directieraad vloeide ondermeer voort uit de behoefte aan bedrijfseconomische informatie ter verkrijging van inzicht in het beheer van de Rijkswaterstaat als organistie (inzicht in apparaatskosten, inzicht t.b.v. het beheersen van bedrijfsprocessen) en ter onderbouwing van te nemen beslissingen t.a.v. de haar opgedragen taken. Daarnaast bestond behoefte aan een verfijnd begrotingsbeheer.

Als uitvloeisel van deze beslissing is in 1979 binnen een projectorganisatie het eerste deel van een Administratief Informatie Systeem (A.I.S.) ontwikkeld, bestaande uit: - de comptabele administratie (= administratie welke voortvloeit uit het rekenplichtig beheer, de registratie van vorderingen en schulden e.d.); - de begrotingsadministratie (= registratie van werkplan en de ten laste daarvan te verantwoorden voorziene en aangegane verplichtingen en uitgaven); - de bedrijfsadministratie (t.b.v. het verschaffen van bedrijfseconomische informatie t.b.v. het bedrijfsbeheer en ten behoeve van het relateren van kosten aan geleverde prestaties).

-45Vooral de bedrijfsadministratie is nieuw. In deze drie administraties, die zijn gebaseerd op het stelsel van dubbel boekhouden, wordt, met gebruikmaking van het decimale rekeningstelsel, onder meer een verregaande verbijzondering van kosten toegepast, waarmede het in bedrijfseconomisch opzicht funktioneren van bedrijfsonderdelen en de kosten van geleverde prestaties zichtbaar gemaakt kunnen worden. Het ontwikkelde deel van het A.I.S. is tevens een onmisbaar instrument bij de steeds grotere mate van delegatie van taken en bevoegdheden binnen de Rijkswaterstaat. Immers, het delegeren door de Hoofddirectie van meer taken en bevoegdheden legt haar de plicht op te controleren of op juiste wijze binnen de gedelegeerde bevoegdheden wordt gehandeld. Een dergelijke controle kan alleen plaatsvinden indien de buitendiensten tijdig op juiste en volledige wijze verantwoording kunnen afleggen van hun handelen. Het A.I.S. biedt de mogelijkheid tot het uitbrengen van een grote verscheidenheid aan verantwoordingsrapportages.

Voor de functies binnen de bedrijfseconomische afdelingen had het A.I.S. zeer direct gevolgen voor hen, die primair met de oorspronkelijke "boekhouding" te maken hadden: leiding en medewerkers van de bureaus Financieel Beheer en Boekhouding. Het A.I.S. betekent voor het hoofd Financiën in de eerste plaats het opzetten van en het participeren in een veranderingsorganisatie. Zowel de medewerkers van de eigen (onder-)afdeling, als velen binnen de gehele directie moeten overschakelen op een nieuw systeem met een nieuwe administratieve organisatie. Hierbij moet gedacht worden aan de taakverdeling binnen de directie, bv. met de dienstkring- administraties, de administratie van voorraden en werken, enz. Iedere dienst moet dat zelf uitwerken. Voor zover thans de balans kan worden opgemaakt vormt het A.I.S. in eerste aanleg een middel waarmee, veel beter dan in het verleden mogelijk was, aan de oorspronkelijke taken van Financiën invulling kan worden gegeven. Hierbij dient met name te worden gedacht aan het verzamelen, vastleggen, analyseren en verstrekken van gegevens, gericht op het verkrijgen, beheren en verantwoorden van de financiële middelen. Mede door het schaarser worden van de middelen en de soms ook sterke schommelingen in de te besteden gelden, was versterking van de adviesverlening door Financiën bij het benutten van de fondsen, en het toezicht bij de uitputting dringend gewenst.

-46In het huidige stadium van de ontwikkeling en de invoering van het A.I.S. zijn twee van de drie reeds genoemde segmenten van het systeem (de comptabele- en de begrotingsadministratie) , eind 1984, bij alle directies operationeel.

Het derde segment (de bedrijfsadministratie) is thans nog in ontwikkeling. Het is, ten tijde van het schrijven van dit stuk, nog niet uitgewerkt in welke vorm de volgende onderdelen van de bedrijfsadministratie operationeel zullen worden: - materieeladministratie - order-/tijdregistratie - voorraadadministratie

Naast de ontwikkeling en invoering van twee segmenten van het A.I.S., de ontwikkeling van het derde segment (de bedrijfsadministratie) en de belangrijke rol van Financiën in een tijd van schaarse middelen, is er de derde belangrijke ontwikkeling van de decentralisatie te noemen. November 1983 is het rapport Zelfbeheer verschenen, waarin voorstellen werden gedaan om het gehele financiële bestuur van de Rijksoverheid op een andere leest te schoeien. Budgettering, verzelfstandiging en verantwoordelijkheid van het lokalemanagement zijn enkele trefwoorden uit het rapport. Voor 1985 zijn enkele proefprojecten aangewezen (waaronder enkele directies van Rijkswaterstaat).

Op welke wijze de decentralisatie in de lijn van het rapport Zelfbeheer de functies binnen de (onder-)afdeling Financiën zullen beïnvloeden, is thans nog niet exact aan te geven. In grote lijnen kunnen evenwel een aantal veranderingen onderkend worden. Door een toenemende verantwoordelijkheid van het management zal de behoefte aan informatie betreffende het functioneren van het apparaat toenemen. Men denke hierbij aan informatie ten behoeve van het aanvragen van budgetten, informatie over het verloop van de besteding van budgetten, informatie over de kostenopbouw van het eigen apparaat en informatie ten behoeve van de verantwoording achteraf over de budgetten. Los van het besluitvormingsproces rond het rapport "Zelfbeheer" gaat de RWS er toe over een steeds groter aantal taken en bevoegdheden van de Hoofddirectie over te dragen aan de onder haar ressorterende directies en diensten (zie ook de inleiding op blz 2) .

-47Naast de van oudsher bestaande toewijzing van jaarkredieten voor bepaalde materiële uitgaven heeft er al enige decentralisatie plaatsgevonden. Een aantal directies heeft voor het jaarlijks terugkerend "droge" onderhoud een jaarbudget gekregen dat binnen de eigen verantwoordelijkheid besteed kan worden. Met ingang van 1985 zullen alle direties een jaarbudget krijgen voor het jaarlijks terugkerend onderhoud, het niet-jaarlijks terugkerend onderhoud en een deel van de verbeteringswerken. Ook zal het aantal betalingen waarvoor verantwoordelijkheid wordt gedragen, zeker verdubbelen. Ter illustratie hiervan dient, dat in 1983

t.l.v. de werkartikelen f 185 miljoen

was gedelegeerd; in 1985 wordt dit ca f 900 miljoen. Dit werkt door zowel naar het Financieel beheer als naar de Boekhouding, en staat naast de ca f 100 miljoen van het materieel-artikel.

Voor onderhavige functie impliceert dit een aantal veranderingen. Zo zullen de taken m.b.t. het verkrijgen van middelen worden uitgebreid met het verkrijgen van jaarbudgetten. Dit houdt in, dat mede op basis van informatie van de technische afdelingen en van de (onder)afdelingen Kostprijszaken, Planning en Bestekszaken de budget-aanvragen worden opgezet en gemotiveerd. Daarnaast treedt het hoofd Financiën op als bewaker van het budget en adviseert het management op grond van het verloop van de bestedingen over het optimaal aanwenden van de beschikbare fondsen. Zoals vermeldt zal het hoofd Financien tot het verrichten van een groter aantal betalingen bevoegd zijn en zal belast worden met de verantwoording achteraf naar de Hoofddirectie en FEZ over de besteding van de budgetten.

De functie

In het voorafgaande zijn enige belangrijke ontwikkelingen geschetst, die van invloed zijn op de taken van (onder-)afdeling Financiën het A.I.S., de decentralisatie, w.o. budgettering en de behoefte aan informatie ) . De rol van het hoofd Financiën in het vervullen van deze taken is: - het (doen) verzamelen, vastleggen en bewerken van gegevens; - het analyseren van deze gegevens en het verstrekken van adviezen op grond hiervan; - het analyseren van de informatiebehoefte en het opstellen van het vereiste informatie-systeem.

-48In belangrijker mate dan in het verleden het geval is geweest, is het hoofd Financiën op grond van genoemde ontwikkelingen betrokken in de beleidsvorming binnen een directie/dienst. In samenwerking met Planning en Kostprijszaken worden consequenties aangegeven van het gevoerde en te voeren directie/dienst-beleid en worden hiervoor alternatieven aangedragen. Daarnaast neemt door de verzelfstandiging van de directies/diensten in financieelen bedrijfseconomisch opzicht het belang van een adequate informatievoorziening toe. Het hoofd Financiën is belast met het inventariseren en structureren van de informatiebehoefte en het, met behulp van het AIS of op andere wijze, hierin voorzien .

De ontwikkelingen zijn thans nog in volle gang. Het AIS kan nog uitgebreid worden met bv. een kosten-administratie en een projecten object-administratie. De activiteiten, waarvoor budgetten worden verleend, zullen verder toenemen en de vrijheid van middelen alternatief aan te wenden, zal bij het slagen van de proeven worden uitgebreid. De thans gerealiseerde aspecten van de decentralisatie geven voldoende aanleiding om bij het bepalen van de niveaus in paragraaf 3 met deze ontwikkelingen rekening te houden.

-49bijlage 5a

Hoofd Financiën

Functiebeeld

a.Werkterrein - het verkrijgen, beheren en verantwoorden van alle financiële middelen van een directie; - het verzamelen, vastleggen, analyseren en interpreteren van verwerkte bedrijfseconomische) gegevens en het op basis daarvan verstrekken van informatie en geven van adviezen t.b.v. het besturen en doen functioneren van de organisatie en t.b.v. de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Omvang - alle activiteiten van een directie met relaties naar de financiële processen; - activiteiten van derden waarin de RWS financieel participeert;

Complexiteit - er is een complex systeem voor het verkrijgen, beheren en verantwoorden van financiële middelen; dit in relatie met de bedrijfsprocessen; - het opzetten en onderhouden van een geheel van administratief-organisatorische maatregelen met behulp waarvan de goede werking van het complex aan middelen (geld, personeel, materieel) gericht op de instandhouding van een doeltreffende en doelmatige bestuurlijke informatieverzorging wordt nagestreefd; - financiële middelen dienen tijdig beschikbaar te zijn om een onbelemmerde uitvoering van taken mogelijk te maken; - er is een in één geautomatiseerd systeem ondergebrachte complexe administratie waarin naast de begrotingsadministratie twee boekhoudkundige stelsels zijn opgenomen t.w. het kasstelsel en het stelsel van baten en lasten(bedrijfsadministratie) .

Diepgang - diepgaande kennis is vereist van het systeem tot verkrijgen, beheren en verantwoorden van financiële middelen (w.o. de comptabiliteitswet); - zo ook van methoden tot het in gang zetten en bewaken van bedrij fs-economische processen en de interne bedrijfsvoering; - voorts is kennis vereist van de doelstellingen van een directie en de daarop gerichte bedrijfsprocessen en activiteiten alsmede van de wijze waarop een en ander is georganiseerd;

-50- grondige theoretisch onderbouwde en praktische kennis is nodig van moderne bedrijfsadministratie via geautomatiseerde informatiesystemen, zowel in het algemeen, als met name van de opbouw en werking van het AIS en van kennis van automatisering en materie die nodig is om voorstellen te doen tot verbetering en uitbreiding van het systeem.

Dynamiek - het vakgebied is binnen de RWS sterk in ontwikkeling (delegatie van bevoegdheden (mandatering) bedrij fs-economisch denken; regelingen en voorschriften).

b.Werkzaamheden; zie functiebeschrijving (bijlage 5b)

Complexiteit - een veelheid van uit projecten en complexe bedrijfsprocessen voortvloeiende activiteiten met onderlinge samenhang, dienen in financieelen bedrijfseconomisch opzicht op elkaar te worden afgestemd.

Keuzevrijheid - de te hanteren administratieve systemen zijn grotendeels voorgeschreven; - ruime vrijheid is er op het gebied van de management-informatie(verschaffing) ; - bij het beheer van middelen is er ruimte om te schuiven met financiële middelen, als gevolg van gewijzigde inzichten in de start of voortgang van activiteiten, danwei deze op grond van delegatie anders aan te wenden.

Beslissingsbevoegdheid - de functionaris is gebonden aan voorschriften, beleidsplannen en financiële randvoorwaarden; - in de adviserende rol is er een zekere zelfstandigheid met een periodieke terugkoppeling op het hoofd BEZ; - een grote mate van vrijheid is er bij de inrichting van de bedrijfsadministratie, waarin het hoofd BEZ participeert.

Reikwijdte beslissingen Analyse en adviezen kunnen belangrijke gevolgen hebben op het functioneren van de organisatie in de verschillende geledingen. Slechte adviezen kunnen,zowel op korte termijn, als pas op lange termijn zichtbaar worden.

Contacten (buiten BEZ) - alle niveaus binnen een directie; - de hoofddirectie en FEZ (V & W ) , Accountantsdienst, Alg. Rekenkamer;

-51- derden waaraan subsidie wordt verstrekt of waarvan subsidie wordt verkregen - opdrachtnemers (aannemers, onderzoeksinstituten e . d . ) ; - andere RWS-directies (over uit te voeren werken); contacten zijn gericht op het verkrijgen van gegevens en het verstrekken van informatie en worden gekenmerkt door belangentegenstellingen, zowel binnen, als buiten de eigen organisatie.

d.Plaats in de organisatie

1. Plaats in de organisatie - rechtstreeks onder het hoofd BX,RFB of BXB.

2. Controle - vooraf door HW en FEZ bij het verkrijgen van de financiële middelen in de vorm van het aangeven van randvoorwaarden/plafonds; - achteraf bij de verantwoording van de financiële middelen en het verstrekken van management-informatie.

3. Effecten van beslissingen - effecten van het werk zijn op de korte en middellange termijn zichtbaar.

Criteria t.b.v. het onderscheiden van directies m.b.t. Financiën -

het aantal projecten en werkplanposten;

-

de complexiteit en omvang van projecten;

-

de complexiteit van bedrijfsprocessen en activiteiten;

-

de omvang en diversiteit van dienstonderdelen belast met beheer/onderhoud/bediening/

-

(ver-)nieuwbouw;

het financieel of dienstverlenend participeren van de RWS in projecten van derden;

-

het ontvangen van financiële bijdragen van derden t.b.v. projecten;

-

de mate van onafhankelijkheid

-

de mate van deconcentratie 2) binnen de directie en de administratieve onder-

1

) van de eigen directie t.o.v. andere directies

steuning in de buitendienst; -

de mate waarin projecten financieel/bedrijfseconomisch beheersbaar zijn.

1) bv. bouwdirecties zijn in tal van zaken afhankelijk van andere directies (verantwoordelijk voor onderdelen van het werkplan en de begroting van andere directies). Dit is een complicerende factor. 2) bij bv. Wat. & Wat is dit een complicerende factor.

-52bijlage 5b


1. Functiebenaming; HOOFD FINANCIEN

2. Doelstelling; Verkrijging, beheer en verantwoording van financiële middelen, alsmede ontwikkeling en bewaking van een adequate financiële administratie en een bedrijfsadministratie

3.1. Hoofdbestanddelen van de functie; 3.1.1. Het verkrijgen, beheren en verantwoorden van financiële middelen. Het hiertoe schrijven van nota's en geven van adviezen. 3.1.2. Zorgdragen voor en bewaking van een zodanige financieel-administratieve organisatie, dat betrouwbare informatie tijdig ter beschikking kan komen en in het bijzonder een adequate beoordeling van de besteding van de begrotingsgelden kan plaatsvinden, alsmede het instandhouden en goed laten functioneren van een bedrijfsadministratie.

3.1.3. Het geven van leiding.


ad 3 .1 .1 .; Stelt in het kader van de verkrijging van de financiële middelen ter onderbouwing van ontwerp-meerjarenplannen, -begroting en -werkplan nota's/adviezen op t.b.v. het management. Doet dit op basis van in het directieplan opgevoerde activiteiten en de meest recente gegevens over in uitvoering zijnde activiteiten. Overlegt hierbij met andere diensten en dienstonderdelen. Draagt zorg voor een goede onderlinge afstemming van vooral de financiële paragrafen van verschillende plannen (directieplan, meerjarenplannen, begroting en werkplan) en ziet toe dat de financiële randvoorwaarden in de afwegingen worden betrokken. Adviseert het management in een nota over, bij het opstellen van het conceptwerkplan blijkende, overschotten en tekorten en over eventuele dekking van de tekorten (o.a. door versneld of vertraagd uitvoeren van activiteiten) .

-53Doet voorstellen aan het management m.b.t. te hanteren financiële toewijzingstechnieken t.b.v. een evenwichtige verdeling van financiële middelen binnen de organisatie. Schrijft, op basis van toegeleverde kostprijstechnische gegevens, de financiële paragraaf in nota's, inzake voorstellen tot (wettelijke) regelingen m.b.t. de overdracht van Rijkswaterstaatswerken aan derden. Stelt, na genomen beslissingen in het directieteam, de toelichting op bij de ter goedkeuring aan de Hoofddirectie te zenden ontwerp-meerjarenplannen (voor zover deze geen deel uitmaken van een directieplan), ontwerpbegroting en ontwerpwerkplan. Verzorgt, nadat door de Hoofddirectie de jaarlijkse begrotingsbijdrage is goedgekeurd en vastgesteld, de informatie aan het management ten aanzien van de beschikbaar gestelde middelen.

Stimuleert m.b.t. het beheer van financiële middelen de opmaak van bestedingsvoorstellen ten laste van werkplanposten en materiële kredieten en draagt zorg voor de beoordeling van deze, t.a.v. logische en consistente opbouw. Beoordeelt of de hoofdzaak en urgentie van het voorgestelde, m.n. de aandacht voor relevante nevenaspecten en onderzoek naar deelname van derden in de kosten, voldoende is weergegeven. Laat tevens nagaan, of het bestedingsvoorstel de daarvoor geldende interne procedure juist en volledig heeft doorlopen (o.m. afweging van alternatieve oplossingen en ter informering van directies, die bij de voorbereiding c.q. uitvoering zullen worden betrokken) . Ziet toe op toetsing van de vordering van activiteiten aan de programmering met het oog op het fondsenverbruik. Let daarbij op het totale verbruik van voor een begrotingsjaar toegestane fondsen en laat vooruitzichten aangeven m.b.t. uitgaven die gemoeid zijn met nieuwe activiteiten. Onderhoudt regelmatig contacten met de (onder)afdelingen Planning en Bestekken en het management over de voortgang van de activiteiten en de financiële gevolgen van versnelde of vertraagde uitvoering ervan voor het werkplan en de meerjarenplannen. Stelt nota's aan het management op bij afwijking van de uitvoering van activiteiten t.a.v. het financieringsschema en doet voorstellen over wijzigingen in de meerjarenplannen en het werkplan ter voorkoming van eventuele overschrijding of onderbesteding van het beschikbare budget. Geeft eventuele wijzigingen ten alle tijde door aan de Hoofddirectie. Onderhoudt contacten met functionarissen van andere overheidsinstanties onder meer op het gebied van subsidiezaken bij de uitvoering van werken of bij het voor gezamenlijke rekening uitvoeren van werken. Treft een zodanige administratieve organisatie, dat voor derden verrichte prestaties juist en volledig worden doorberekend.

-54Neemt bij onvolkomendheden kontakt op met het betokken management of dienstleiding en geeft aanvullende aanwijzingen ter verbetering van een en ander. Laat, t.b.v. de verantwoording van financiële middelen, alle daartoe relevante gegevens verzamelen en registreren in een boekhouding. Ondertekend c.q. controleert de zgn. certificaten van betaling (opdrachten aan FEZ om betalingen te laten uitvoeren) . Geeft via het "fiat" opdracht tot betalingen en ontvangsten door rekenplichtige. Controleert periodiek of de kassen en geldswaardige papieren, onder berusting van de rekenplichtige in overeenstemming zijn met de administratie. Maakt t.a.v. deze controles een proces-verbaal op. Neemt deel aan het periodiek overleg Financiën en eventuele werkgroepen, m.b.t. ontwikkeling van voor de RWS geldende adm. organisatorische regels. Laat op basis van de beschikbare informatie financiële overzichten samenstellen, welke betrekking hebben op uitputting van de begroting, exploitatie, uitgave- en kostenverloop per dienstonderdeel, etc. Analyseert, m.b.t. het bovenstaande, ontstane problemen en geeft oplossingen aan met bijbehorende consequenties. Adviseert de dienstleiding hierin t.b.v. een eventuele bijsturing van bedrijfsprocessen en doet voorstellen in de sfeer van apparaatkosten t.b.v. een doelmatiger gebruik van (bedrijfs-)middelen.

ad 3.1.2.: Stelt, in overleg met de Hoofddirectie en afhankelijk van de organisatie en/of voorkomen van bijzondere (vrij)autonome dienstonderdelen (WED, Verendienst, Garagebedrijf e t c ) , een administratieve organisatie op (ontwikkelen, invoeren en onderhouden van procedures), teneinde informatie m.b.t. financiële en bedrijfseconomische verantwoording en informatie m.b.t. besluitvorming door de dienstleiding systematisch te verzamelen en vast te leggen. Inventariseert en registreert de beperkingen en bottle-necks, welke zich in het informatieverwerkingsproces voordoen, alsmede gebruikerswensen, teneinde de adm. organisatie eventueel aan te passen, respectievelijk te doen aanpassen.

ad 3 .1 .3 .; Geeft leiding aan de (onder)afdeling Financiën. Bespreekt met de hoofden Financieel Beheer en Financiële Administratie de aan de orde gestelde problemen. Geeft de richting van de beantwoording aan en handelt principiële problemen zelf af. Draagt zorg voor de gewenste kwaliteit van de motiveringen van voorstellen met een financieel aspect.

-55Geeft opdrachten tot het muteren van stambestanden, periodieke afsluiting en het jaarwerk (afsluiting/opening dienstjaar) en begeleidt dit proces. Draagt zorg voor een goede werkvoorbereiding en uniforme wijze van administreren volgens richtlijnen van de Hoofddirectie en FEZ. Zorgt, dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot het geautomatiseerde informatieverwerkend systeem. Neemt kennis van nieuwe voorschriften en draagt zorg voor een juiste toepassing ervan.

Draagt zorg voor de bewaking van de beveiliging van het financiële systeem (samenspel van mensen, procedures, programma's en apparatuur). Ziet toe op handhaving van functiescheiding m.b.t. de bewaking van en het uitoefenen van controle op de bewaring van waarden (geld, materieel, voorraden e.d.). Onderhoudt contacten met hoofden van dienstonderdelen, personeelsleden, leveranciers, Hoofddirectie, directie FEZ, debiteuren etc. op die terreinen, waar zich knelpunten voordoen. Draagt zorg voor, of is belast met het technisch beheer van het AIS. Dit impliceert ondermeer de organisatie van bestanden en schijven, de beveiliging van de gegevens, de administratie en de technische documentatie, het begeleiden van de gebruikers, de correctieve maatregelen bij storingen.

Behartigt de personele aangelegenheden van de (onder)afdeling. Draagt zorg voor het doelmatig functioneren van de (onder)afdeling, ook in de samenwerking met andere dienstonderdelen en diensten.

4.Functie-eisen: -

HEAO-BE, of volledig SPD, danwei een gelijkwaardige opleiding

-

enige jaren ervaring in soortgelijke functie

-

leidinggevende capaciteiten.

-56Hoofdstuk V; Financieel Beheer

1. Ontwikkelingen

De functie van hoofd Financieel Beheer is de tweede functie binnen de (onder-)afdeling Financiën. De functionaris ondersteunt het hoofd Financiën bij het verkrijgen, beheren en verantwoorden van de financiële middelen en is daarnaast diens plaatsvervanger . Deze ondersteuning bestaat enerzijds uit het zelfstandig verrichten van de taken uit het pakket van de (onder-)afdeling en anderzijds uit het aandragen van bouwstenen t.b.v. het hoofd Financiën. Als gevolg van deze relatie tussen de functies van hoofd Financieel Beheer en hoofd Financiën, zijn de ontwikkelingen, zoals geschetst bij laatstgenoemde functie (zie hoofdstuk IV) eveneens van toepassing op het terrein van het financieel beheer. Met het oog op het verkrijgen en beheren van de financiële middelen geldt dit in de eerste plaats voor de voortschrijdende ontwikkeling van de decentralisatie (budgettering) en het komende "zelfbeheer". In de tweede plaats geldt dit ook voor het gebruik van het AIS, zij het vooralsnog met uitzondering van het aspect "kosten" van de bedrijfsadministratie, maar met inbegrip van het aspect "uitgaven". In hoeverre deze ontwikkelingen ook voor de waardering van de functie van hoofd Financieel Beheer consequenties hebben, wordt in de volgende paragraaf behandeld.

-57bijlage 6a

Hoofd Financieel Beheer

Functiebeeld

a) werkterrein - het verkrijgen, beheren en verantwoorden van alle financiële middelen van een directie. Omvang - alle activiteiten van een directie met relaties naar de financiële processen; - activiteiten van derden, waarin de RWS financieel participeert.

Complexiteit - er is een complex systeem voor het verkrijgen en beheren van financiële middelen, dit in relatie met de bedrijfsprocessen; - financiële middelen dienen tijdig beschikbaar te zijn om een onbelemmerde uitvoering van take.n mogelijk te maken; - bij het beheer van de financiële middelen dient, voor het adviseren van het management, een veelheid van gegevens te worden verzameld en geanalyseerd; - het opzetten en onderhouden van een systeem ter beheersing van de financiële middelen met als doel maximale uitvoering van wensen onder de voorwaarden dat deze wensen noodzakelijk zijn en doelmatig en doeltreffend worden uitgevoerd.

Diepgang - diepgaande kennis is vereist van het systeem tot verkrijgen en beheren van financiële middelen (comptabele wetgeving en bijbehorende uitvoeringsregelingen en interne voorschriften vanuit FEZ en HW); - voorts is kennis vereist van de doelstellingen van een directie en de daarop gerichte bedrijfsprocessen en activiteiten, alsmede van de wijze waarop een en ander is georganiseerd; - grondige theoretisch onderbouwde en praktische kennis is nodig van mo-derne bedrijfsadministratie via geautomatiseerde informatiesystemen.

Dynamiek - het vakgebied is binnen de RWS sterk in ontwikkeling (delegatie van bevoegdheden, bedrijfs-economisch denken; regelingen en voorschriften).

-58b) Werkzaamheden; zie functiebeschrijving (bijlage 6b)

Complexiteit - een veelheid vanuit projecten en complexe bedrijfsprocessen voortvloeiende activiteiten met onderlinge samenhang dienen te worden beoordeeld aan de hand van evt. toetsingsnormen en op basis daarvan te worden vertaald in financiële plannen en financiële beheersystemen en te worden beoordeeld op hun bedrijfseconomische merites ter verwerking in de bedrijfsadministratie.

Keuzevrijheid - de te hanteren administratieve systemen zijn grotendeels voorgeschreven; - bij het beheren van middelen is er ruimte om te schuiven met financiële middelen, als gevolg van gewijzigde inzichten in de start of voortgang van activiteiten, danwei deze op grond van delegatie anders aan te wenden.

Beslissingsbevoegdheid/Reikwijdte beslissingen - de functionaris is over het algemeen gebonden aan voorschriften, beleidsplannen en financiële randvoorwaarden; wel is er zelfstandigheid bij de keuze van het beslismoment omtrent alternatieve aanwending van gedeblokkeerde financiën c.q. het aanvullen van ontstane tekorten; onjuiste beslissingen kunnen leiden tot overschotten of tekorten.

c) Contacten - alle leidinggevende niveaus binnen een directie; - de hoofddirectie en FEZ (V & W ) , accountantsdienst, Alg. Rekenkamer; - derden waaraan subsidie wordt verstrekt of waarvan subsidie wordt verkregen - opdrachtnemers (aannemers, onderzoeksinstituten e.d.); - alle RWS-directies (over uit te voeren werken). contacten zijn gericht op het verkrijgen van gegevens en het verstrekken van informatie en worden gekenmerkt door belangentegenstellingen, zowel binnen als buiten de eigen organisatie.

d) Plaats in de organisatie

1. Plaats in de organisatie - rechtstreeks onder het hoofd Financiën.

-592. Controle - vooraf door HW en FEZ (weliswaar boven een bepaald aggregatieniveau via hoofd financiën) bij het verkrijgen van de financiële middelen in de vorm van het aangeven van randvoorwaarden/plafonds en het beheren van de financiële middelen in de vorm van het verlenen van goedkeuring aan bestedingsvoorstellen; - achteraf door hoofd financiën over wijze van kredietbeheer.

3. Effecten en beslissingen - effecten van het werk zijn op de korte en middellange termijn

zichtbaar.

criteria t.b.v. het onderscheiden van direties m.b.t. Financieel Beheer

- het aantal projecten en werkplanposten; - de complexiteit en omvang van projecten; - de complexiteit van bedrijfsprocessen en activiteiten; - de omvang en diversiteit van dienstonderdelen belast met beheer/onderhoud/bediening/ (ver-) nieuwbouw; - het financieel of dienstverlenend participeren van de RWS in projecten van derden; - het ontvangen van financiële bijdragen van derden t.b.v. projecten; - de mate van onafhankelijkheid 1 ) van de eigen directie t.o.v. andere directies; - de mate van deconcentratie^) binnen de directie en de administratieve

ondersteu-

ning in de buitendienst; - de mate, waarin projecten financieel en bedrijfseconomisch beheersbaar

zijn.

1) bv. bouwdirecties zijn in tal van zaken afhankelijk van andere directies

(ver-

antwoordelijk voor onderdelen van het werkplan en de begroting van andere directies) . Dit is een complicerende

factor.

2) bij bv. Wat. & Wat is dit een complicerende

factor.

-60bijlage 6b


1. Functiebenaming: HOOFD FINANCIEEL BEHEER

2. Doelstelling: Verkrijging, beheer en verantwoording van financiële middelen.

3.1. Hoofdbestanddelen van de functie; 3.1.1. Het verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van gegevens met betrekking tot het verkrijgen en beheren van financiële middelen. 3.1.2. Het analyseren van de financiële gegevens ten bate van de advisering van het management. 3.1.3. Het geven van leiding.


ad. 3 .1 .3 . : Laat, in het kader van de verkrijging van financiële middelen, en t.b.v. het opstellen van de ontwerpbegroting en -werkplan, gegevens verzamelen m.b.t. in het directieplan opgevoerde en in uitvoering zijnde activiteiten. Bespreekt de gegevens met de desbetreffende dienstonderdelen t.a.v. volledigheid en activiteit en in bijzondere gevallen met het hoofd Financiën. Voert tijdens het opstellen van het directieplan mede overleg om de afstemming van het directieplan aan de financiële randvoorwaarden te bewaken. Controleert de bijdragen van andere diensten en derden aan de ontwerpmeerjarenplannen, -begroting en -werkplan op volledigheid e n , v.w.b. de in uitvoering zijnde activiteiten, ook op juistheid. Vergelijkt deze bijdragen met door de Hoofddirectie gegeven richtlijnen c.q. toegewezen fondsen. Levert een bijdrage aan de door het hoofd Financiën op te stellen nota's aan het directieteam over d e , bij het opstellen van het werkplan blijkende, overschotten en tekorten en aan op te stellen toelichtingen bij de ontwerpmeerjarenplannen, -begroting en -werkplan, zoals deze ter goedkeuring aan de Hoofddirectie worden gezonden. Toetst, in het kader van het beheer van de financiële middelen, bestedingsvoorstellen aan in het werkplan of directieplan voorkomende gegevens.

-61Verleent (in bijzondere gevallen samen met het hoofd Financiën) een juiste financieel-economische inbreng door een kritische beschouwing van bestedingsvoorstellen t.a.v. lopende plannen, eerder geraamde bedragen, prioriteiten, alternatieve oplossingen. Let er op dat uit de bestedingsvoorstellen blijkt, dat voldoende aandacht geschonken is aan de nood zaak/urgentie van het voorgestelde, relevante nevenaspecten, mogelijkheid tot deelname in de kosten door derden en gevolgen m.b.t. exploitatie/onderhoud. Neemt zonodig kontakt op met de opsteller(s). Hanteert t.b.v. de beheersing en allocatie van de financiële middelen kredietbewakings- en budgetteringstechnieken. Overlegt met hoofden van dienstonderdelen bij afwijkend beheer van een dienstonderdeelsbudget en geeft adviezen tot een eventuele bijsturing. Levert voorts bijdragen aan door het hoofd Financiën op te stellen nota's aan het directieteam m.b.t. het beheer van de begroting/werkplan (dreigende uitputting c.q. onder/overschrijding ervan). Overlegt met betrokkenen, zowel binnen, als buiten RWS over de mogelijkheden m.b.t. vertraagde of versnelde uitvoering van projecten, prioriteitenstelling of eventueel schrappen van projecten om daarmede tot een betere afstemming te komen met de financiële randvoorwaarden, zowel bij het opstellen, als het uitvoeren van de financiële plannen (meerjarenpunten, begroting, werkplan).

ad. 3.1.2.: Draagt zorg voor een tijdige registratie, verwerking en verstrekking van gegevens m.b.t. het verkrijgen en beheer van financiële middelen. Draagt tevens zorg voor het muteren van stambestanden van de begrotingsadministratie, het werken met invoercontroles en signaleren van onvolkomendheden. Zorgt voor regelmatige afstemming tussen de begrotingsadministratie van de eigen dienst, die van de Hoofddirectie en FEZ. Informeert het hoofd Financiën bij verschillen. Doorloopt periodiek de stand van betalingen en de aangegane verplichtingen voor toetsing aan de toegewezen kredieten en m.b.t. het geven van adviezen en/of voorstellen aan de dienstleiding voor eventuele bijstelling van kredieten en/of het nemen van bezuinigingsmaatregelen. Draagt zorg voor registratie van vorderingen, voortvloeiende uit activiteiten en ziet toe op een tijdige invordering van bijdragen van derden.

-62Volgt, binnen het eigen vakgebied, continu de afstemming van bestaande informatiestromen aan de informatiebehoeften binnen de dienst, v.w.b. financiële informatie. Neemt eventueel initiatieven om de onvolkomendheden in een rapport te verwoorden en doet hierbij zo mogelijk voorstellen tot verbetering. Levert bijdragen aan het tot stand komen van contracten, m.b.t. financieel-economische aspecten (kostenverdeelsleutel, afkoopsommen, onderhoudsbijdragen, e.d.). Volgt, in financieel opzicht, de afhandeling van deze contracten en signaleert afwijkingen, onjuiste interpretatie e.d. Volgt mede de tijdigheid van terugvordering van bedragen, als gevolg van voor derden uitgevoerde activiteiten.

ad. 3.1.3.: Geeft leiding aan het bureau Financieel Beheer. Behartigt de personele aangelegenheden van de (onder)afdeling. Draagt zorg voor het doelmatig functioneren van de (onder)afdeling en m.n. in de samenwerking met andere dienstonderdelen en diensten. Neemt kennis van nieuwe voorschriften en regelingen en draagt zorg voor een juiste toepassing daarvan. Draagt er zorg voor, dat de meerjarenbestanden en de uitgavenadministratie actueel blijven en volgens de voorschriften worden bijgehouden. Houdt toezicht op de, volgens de voorschriften aangegeven, archivering, nabewerking of distributie van financiële gegevens.

4.Functie-eisen - MBA + SPD I of MEAO (BE) + SPD I of HEAO (BE) of gelijkwaardige opleiding - ervaring in soortgelijke functies - leidinggevende capaciteiten.

-63Hoofdstuk VI: Financiële Administratie

1. Taakstelling volgens TSABEZ

In dit rapport wordt tot taak van de (onder)afdeling Financiën verstaan:

- het verkrijgen, beheren en verantwoorden van financiële middelen.

Met name het verantwoorden van financiële middelen was de taak van het bureau Boekhouding. De werkzaamheden, die onder verantwoordelijkheid van het hoofd Boekhouding uitgevoerd werden zijn:

- het (cijfermatig) beoordelen van declaraties en rekeningen, het inboeken ervan, het toetsen aan comptabele voorschriften en betaalbaar stellen ervan; - het aanvragen van gelden in rekening-courant en het voeren van de boekhouding hierover; - het controleren en beheren van kasgelden, innen van door derden verschuldigde bedragen en het afwikkelen van voorschotbetalingen; - het opstellen van overzichtsstaten t.b.v. de kredietbewaking en het opmaken van een maandelijkse financiële verantwoording; - het bijhouden van emballagestaten; - het verzorgen van de financiële afwikkelingen van schadevaringen en -rijdingen; - het voeren van overleg en leveren van bijdragen aan mechaniserings- en automatiseringsprojecten .

De werkzaamheden waren gericht op het verzamelen, verwerken en vastleggen van financiële gegevens m.b.t. de verantwoording van fin. middelen aan FEZ, waarbij de werkzaamheden verricht werden volgens voorschriften, richtlijnen en nauw bepaalde werkwijzen.

2. Ontwikkelingen

De taakstelling van het bureau Boekhouding is met de komst van het AIS duidelijk veranderd. Voor een inzicht in de achtergrond van de ontwikkeling en invoering van het AIS wordt verwezen naar hoofdstuk IV: Financiën. Het gaat niet meer alleen om de verantwoording van de gelden in rekeningcourant. Het gaat om het voeren van een bedrijfsadministratie.

-64De huidige taakstelling kan als volgt geformuleerd worden:

het verzamelen, vastleggen, analyseren en interpreteren van financiële en bedrijfs(economische) gegevens ten behoeve van de hieruit (door andere organisatieonderdelen) te transformeren informatie en te verstrekken adviezen voor het besturen en doen functioneren van de organisatie en ten behoeve van de verantwoording, die daarover moet worden afgelegd.

De veranderde taakstelling is aanleiding tot gebruik van een andere naamgeving. Beter is te spreken van Financiële Administratie, dan van Boekhouding. Boekhouding is gezien de nieuwe taakstelling een te enge naamgeving.

<

-65bijlage 7a

Hoofd Financiële Administratie

Functiebeeld

a) Werkterrein verzamelen, vastleggen, analyseren en interpreteren van financiële en bedrijfseconomische) gegevens ten behoeve van de hieruit te transformeren informatie en te verstrekken adviezen voor het besturen en doen functioneren van de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Omvang Het gaat om financiële en bedrijfs- (economische) gegevens m.b.t.: - interne bedrijfsprocessen, - uitbestede opdrachten, - te subsidiëren projecten.

Complexiteit De complexiteit in deze functie wordt gevormd door een veelheid van regels en procedures m.b.t. verantwoording van financiële middelen. Er wordt gewerkt met een in één systeem ondergebrachte complexe administratie, waarin naast de begrotingsadministratie twee boekhoudkundige stelsels zijn opgenomen, t.w. het kasstelsel en het stelsel van baten en lasten (bedrijfsadministratie).

Diepgang De financiële en bedrijfs- (economische) gegevens worden beoordeeld, opdat deze naar verschillende gezichtspunten kunnen worden vastgelegd in de administratie, zoals naar begrotingspost, naar kostenveroorzaker en naar prestatie, waaraan de gegevens kunnen worden gerelateerd. Te nemen acties binnen de genoemde administraties dienen beoordeeld te worden naar de diverse regelingen, wetten, voorschriften.

Br is derhalve diepgaande kennis nodig van: - comptabele wetgeving en bijbehorende uitvoeringsregelingen/besluiten, - interne voorschriften vanuit FE2, dan wel HW; - het systeem van moderne bedrijfsadministratie (MBA).

en tevens is kennis nodig van: - de werking en opbouw van het AlS-systeem; - de structuur van de organisatie naar organisatie-eenheden en processen;

-66Dynamiek De dynamiek in deze functie wordt gevormd door het regelmatig verschijnen van nieuwe regelingen, besluiten en voorschriften (bv. rekenplichtige-regeling).

Delegatie van bevoegdheden van HW naar de diensten kan gevolgen hebben voor de functie van hoofd Financiële Administratie. Dit is vooralsnog niet in de waardering meegenomen .

b) Werkzaamheden: zie functiebeschrijving (bijlage 7b)

Complexiteit De complexiteit in de functie wordt gevormd door de veelheid van regels en voorgeschreven procedures, waaraan de activiteiten (werkzaamheden) worden beoordeeld en getoetst, alsmede het analyseren van financiële documenten op gegevens t.b.v. de verschillende administraties in het systeem.

Keuzevrijheid/beslissingsvrijheid Deze wordt beperkt door een veelheid van regels, voorschriften en wetgeving. Het gaat om m.n. toetsing en beoordeling van activiteiten aan deze regelgeving, alsmede beoordeling van de gegevens op juistheid, volledigheid en tijdigheid. Eigen inbreng bestaat bij het invoergereed maken van basisdocumenten door toekenning van de juiste boekingscode, gebaseerd op de complexe administratie. Binnen de regels, voorschriften en wetgeving werkt de functionaris zelfstandig met periodieke terugkoppeling aan het Hoofd Financiën. Eigen inbreng m.b.t. de aan de boekhouding ten grondslag liggende adm. org. komt alleen aan de orde in werkgroepverband waar gesproken wordt over nieuwe regelingen en het gevolg daarvan.

c) Contacten en aard van de contacten -HW - over niet te innen vorderingen, en over bijzondere schadegevallen, -HW en FEZ - over regelingen en voorschriften, -Accountantsdienst en Alg. Rekenkamer, -vertegenwoordigers van diensten en dienstonderdelen binnen en buiten de RWS * over betalingsdocumenten waar twijfel bestaat over juiste toepassing van voorschriften , -personeelsleden * over reisdeclaraties, schadeclaims, bijzondere salarisuitkeringen, -girodiensten en bankinstellingen - over betalingsopdrachten, -leveranciers en onderzoeksinstellingen over onjuiste facturen, niet tijdige betalingen , etc., -Ministerie van Binnenlandse Zaken in verband met buitenlandse dienstreizen.

-67d) Plaats in de organisatie

Rechtstreeks onder het hoofd Financiën.

Controle vooraf vindt plaats door steekproeven door het hoofd Financiën, danwei in de contacten met Kostprijszaken. Controle achteraf vindt plaats via commentaar van HW of FEZ, danwei via controle door de Accountantsdienst, Alg. Rekenkamer.

Differentiëringscriteria - de mate waarin een dienst gedeconcentreerd is, waarbij deze gedeconcentreerde diensten het boekhoudkundig voorwerk verrichten. Van hoofd Financiële Administratie wordt verwacht dat deze richtlijnen opzet en de gedeconcentreerde diensten adviseert (coachen) (voorbeeld: WaWa); - het voorkomen van bijzondere regelingen en procedures m.b.t. financiële verantwoording; (voorbeeld: rechtstreekse verantwoording FEZ/Tweede Kamer in het kader van het Delta-artikel) - de complexiteit van bedrijfsprocessen en activiteiten; - het voeren van één of meerdere subadministraties (kantine); - het voorkomen van bijzondere situaties, bv. het in uitvoering zijn van grote projecten.

-68bijlage 7b FUNCTIE-INFORMATIEFORMULIER 1. Functiebenaming: HOOFD FINANCIËLE ADMINISTRATIE

2. Doelstelling: In een financiële administratie vastleggen en verwerken van gegevens t.b.v. de financiële verantwoording en informatie over het beheer van (gedelegeerde) jaarkredieten en gelden in rekening-courant en het gevoerde bedrijfsbeheer.

3.1.

Hoofdbestanddelen van de functie:

3.1.1. Het geven van leiding aan het bureau Financiële Administratie. 3.1.2. Het beoordelen van procedures en toepassing van voorschriften m . b . t . betaling sdocumenten en t.a.v. financieel-administratieve aspecten. 3.1.3. Het geven van voorlichting en adviezen m.b.t. financieel-administratieve aangelegenheden.

Voor een aantal directies/diensten: 3.1.4. Het behandelen van correspondentie m.b.t. afwikkeling van schadegevallen.


ad . 3 .1 .1 . : Geeft leiding aan het bureau Financiële Administratie. Draagt er zorg v o o r , dat de gevoerde boekhouding en verrichte boekingen volgens het systeem van dubbel boekhouden in overeenstemming zijn met de voorgeschreven richtlijnen. Helpt de medewerk(st)ers bij het samenstellen van gecompliceerde of bijzondere boekingen (ingewikkelde journaalposten, bijzondere procedures, doorboekingen naar diverse kostensoorten, kostenplaatsen en kostendragers e t c ) . Geeft aanwijzingen m.b.t. de afhandeling van financiële transacties (zoals lopende overeenkomsten m.b.t. verhuur van materieel, energieverbruik, verhuur van dienstgebouwen en -woningen, e t c ) . Ziet toe op de dagelijkse invoer en verwerking van gegevens

(mutaties)

in het geautomatiseerde gegevensbestand (AIS). Parafeert, ten teken van uitgevoerde eindcontrole, de verkregen mutatie- en invoerverslagen en let daarbij op tijdige afdoening van foutmeldingen e.d. Draagt zorg voor archivering van de verslagen.

-69Controleert steekproefsgewijs de boekhouding en controleert regelmatig de grootboekrekeningen in rubriek 1 (debiteuren» crediteuren, enz.) op juiste en tijdige verrekening, invordering c.q. vorm van het verzenden van betalingsherinneringen, danwei het overdragen van niet of moeilijk te innen vorderingen aan de Hoofddirectie. Concipieërt uitgaande correspondentie en voorziet correspondentie van andere dienstonderdelen eventueel van een medeparaaf. Ziet toe, op basis van de vereiste functiescheiding, dat de bewaring van waarden en het gebruik van de programmatuur uitsluitend door de daartoe bevoegde medewerk(st)ers plaats vindt. Neemt deel aan project- of werkgroepen m.b.t. ontwikkelingsactiviteiten op het gebied van rationalisatie van de financiële administratie. Neemt via literatuurstudie of anderszins kennis van de ontwikkelingen in het vakgebied en/of m.b.t. nieuwe voorschriften en brengt deze kennis in in de project- of werkgroepen en binnen de eigen dienst, m.n. in het bureau Financiële Administratie. Werkt mee aan de organisatie van de financiële administratie binnen het geheel van de Rijkswaterstaat. Onderhoudt contacten met vertegenwoordigers van diensten en dienstonderdelen binnen en buiten de Rijkswaterstaat en met personeelsleden (inzake reisdeclaraties, dienstwoningen, etc.).

ad. 3.1.2.: Initieert en ziet toe, dat op basis van een gemaakt betalingsvoorstel, de juiste akties ondernomen worden, zoals het nagaan waarom bepaalde facturen voor betaling geblokkeerd zijn en het selecteren van betalingen, die via FEZ of via een bijzondere procedure moeten plaatsvinden. Ontvangt van de medewerk(st)ers diè betalingsdocumenten (facturen, reisdeclaraties e.d.), waarvan twijfel bestaat over de juiste toepassing van de voorschriften en handelt het geval, eventueel in overleg met het betreffende dienstonderdeel, dienstleiding, Hoofddirectie en/of FEZ, af. Ondertekent met de rekenplichtige de betalingsopdrachten aan de postcheque- en girodiensten en eventueel bankinstellingen, waarbij met de ondertekening van het hoofd boekhouding kenbaar wordt gemaakt, dat de betalingsopdracht in de financiële administratie verwerkt is. Draagt zorg, dat door de directie geleverde prestaties voor derden, voorzover deze voor doorberekening in aanmerking genomen dienen te worden, tegen de juiste tarieven worden gefactureerd en dat de daaruit voortvloeiende vorderingen tijdig en op de juiste wijze boekhoudkundig ingevorderd en verwerkt worden.

-70Geeft opdracht tot het afvoeren van facturen uit het bestand facturen, met inachtneming van de daarbij te hanteren kriteria. Geeft ook opdracht tot de noodzakelijke aanpassingen in het facturenbestand i.v.m. het jaarwerk en tot het (ev. na overleg met het hoofd Financiën) wijzigen van gegevens in het facturenbestand.

ad. 3.1.3.: Geeft of laat voorlichting geven m.b.t. het op de meest voordelige wijze maken van dienstreizen, het op de juiste wijze invullen van reisdeclaraties. Geeft advies m.b.t. hoe te handelen bij voorgenomen uitgaven, zoals machtigingsprocedures. Schept, bij gegeven voorschriften, eventueel voorwaarden, welke het functioneren van de andere dienstonderdelen doen versoepelen. Geeft adviezen en informatie m.b.t. door de dienstleiding te treffen maatregelen t.a.v. het beheer van het materieelartikel en de gelden in rekening-courant, m.b.t. de doelmatigheidsaspecten, zoals exploitatie van materieel, energieverbruik, dienstreizen, maar ook m.b.t. de verdeling van financiële middelen binnen de dienst.

ad. 3.1.4.;(voor een aantal directies/diensten: Draagt zorg voor de afhandeling van schadezaken op basis van door de dienstkringen of andere dienstonderdelen verstrekte schademeldingen, m.b.t. de aansprakeljkheidsstelling, de herstellingsactiviteiten, de claim, alsmede de daaruit voortvloeiende correspondentie met schadeveroorzakers, assuradeuren, banken en de Hoofddirectie. Ziet toe op tijdige invordering van c.q. verrekening met depótstortingen en schadevergoedingen. Bewaakt de voortgang van de afdoening van schadezaken. Stelt gewenste overzichten samen m.b.t. schadezaken.

4.Functie-eisen -

MAVO + MBA Of MEAO (BE)

-

ruime ervaring in soortgelijke functie

-

leidinggevende capaciteiten

-71Hoofdstuk VII: Bestekszaken

1.Taakstelling volgens TSABEZ

De doelstelling m.b.t. bestekszaken uit bovengenoemd rapport luidt als volgt: het bevorderen van het correct en verantwoord verlenen, uitvoeren en afwikkelen van opdrachten voor werken en leveringen, met inachtneming van de ter zake geldende regelingen en voorschriften.

Tot de taken van bestekszaken kunnen worden gerekend:

a) in de pré-contractuele fase: - het beoordelen van de juridisch-administratieve bepalingen van het ontwerp-bestek - het mede beoordelen van de voor te stellen wijze van aanbesteding en de gunning

b) in de contractuele fase

- het mede beoordelen van verrekeningen van meer werk c.q. besteksafwijkingen, herziening verrekenprijzen, verrekeningen wegens wijzigingen van loonkosten en materiaalprij zen, claims tot bijbetaling of schadevergoeding en afwikkeling van het contract na de oplevering.

Alhoewel hier steeds sprake is van een bestek als contractvorm, komen andere contractvormen ook voor en, hoewel het TSABEZ-rapport gericht was op regionale directies, gelden de hierin genoemde doelstelling en taken ook voor bouwdiensten

Het formuleren van een doelstelling en taken kwam voort uit de wens alle besteksdeskundigheid onder te brengen in één centrale (onder)afdeling Bestekszaken. De overwegingen waren o.m.: - verkrijgen van een centrale deskundigheid m.b.t. bestekken; - bevordering en verkrijging van optimale informatie en communicatie zowel binnen de dienst als t.o.v. de HW.

In het algemeen ligt de juridisch-administratieve kennis op het gebied van het opstellen van contracten t.b.v. uit te voeren werkzaamheden, opdrachten of leveringen en m.b.t. de behandeling van problemen, welke zich tijdens de uitvoering van deze werkzaamheden of leveringen (in afwijking van het contract), voordoen bij de (onder) afdeling Bestekszaken.

-72De situatie m.b.t. de bestekszakenfunctie werd tenslotte gekenmerkt door een procedure, waarbij geen enkel contract boven de f 20.000,— werd aangegaan,zonder goedkeuring van de afdeling U (Aanbesteding en Afwikkeling Uitvoering Werken).

2.Ontwikkelingen

De ontwikkelingen die zich hebben voorgedaan na de invoering van de uitgangspunten uit het TSABEZ-rapport zijn in enkele groepen onder te brengen, t.w.: a- invoering van de RAW-systematiek; b- automatisering; c- sociaal-economische veranderingen in de maatschappij; d- delegatie van bevoegdheden.

ad. a: In 1980 werd door de directieraad het besluit genomen om bij de opmaak van bestekken gebruik te maken van de systematiek van de stichting Rationalisatie en Automatisering Wegenbouw (RAW). Het doel van de RAW is te komen tot uniformiteit in de besteksvorm en een grotere duidelijkheid m.b.t. de resultaatsverplichtingen en de risicoverdeling tussen de contactpartners. De RAW-systematiek vereist een verzameling van objectgegevens (ligging, doel, aard, grootte, capaciteit, e t c ) , teneinde een verbetering van de voor de contractpartners noodzakelijke informatie te bereiken. Voor de (onder)afdeling Bestekszaken van regionale directies en bouwdirecties vereist dit meer dan voorheen een aktieve verzameling van gegevens (m.n. van objecten) en een bewaking van de uniformiteit in de bestekken.

ad. b: In het verlengde van het genoemde onder a, maar ook uit het onderzoek (sinds 1970) naar automatiseringsmogelijkneden voor de verwerking van routinematige zaken bij een (onder)afdeling Bestekszaken, is een automatiseringssysteem ontwikkeld, waarin het mogelijk is bestekken/overeenkomsten samen te stellen, de besteksadministratie tijdens de uitvoering te verzorgen en na de oplevering voor een belangrijk deel de afwikkeling van het contract te regelen. Daarnaast is een planningsregistratie mogelijk voor het onderhoud van objecten (in relatie tot de afwikkeling van onderhoudscontracten). De invoering van de automatisering geeft een (onder)afdeling Bestekszaken een instrument in handen, waarmee de stand van zaken m.b.t. de uitvoering en de afwikkeling van contracten omgezet kan worden in managementinformatie.

ad. c: Ten tijde van een economische recessie is het aanbod van uit te voeren werken t.o.v. de vraag relatief laag, waardoor de concurrentie groot is en aannemers scherp moeten inschrijven om in aanmerking te komen voor een op-

-73 r

-

dracht. Vaak wordt dan onder de bedrijfseconomische kostprijs ingeschreven, waardoor, althans bij bestendiging van deze situatie, de financiële draagkracht van het bedrijf afneemt, hetgeen de afwikkeling van een werk bemoeilijkt (in het ergste geval als gevolg van een faillissement). In deze situatie waarin de overheid wordt geconfronteerd met schaarser wordende middelen, wordt enerzijds door marktonderzoek bepaald op welke (aanbestedings-)wijze de gunstigste prijs kan worden bereikt, terwijl anderzijds door een afdeling Bestekszaken door het opnemen van contractbepalingen en actief onderzoek naar de kredietwaardigheid van de contractpartners het risico, geconfronteerd te worden met een failliete aannemer, zoveel mogelijk wordt beperkt. Middels een te voeren aanbestedingsbeleid wordt hier aldus regelend opgetreden. Beleidsvoorbereiding hiertoe vindt plaats in het periodiek overleg Bestekszaken, Hierbij dient gesteld te worden dat recessies geen continue karakter hebben. N.a.v. een groeiende druk op het overheidsbeleid eveneens t.a.v. milieu- en geluidhinderaspecten wordt bij Rijkswaterstaatsopdrachten hiermeer aandacht aan geschonken. Bovendien heeft het van kracht worden van de Wet Ketenaanspxakelijkheid gevolgen voor de contractuele verhouding aannemer - opdrachtgever. E.e.a. heeft gevolgen voor de in het contract op te nemen bepalingen en de afwikkeling van het contract. Een gegeven dat verder een rol speelt, is dat aannemers steeds vaker gebruik maken van juridische deskundigheid.

ad. d: Vooruitlopend op een delegatie van bevoegdheden naar decentrale overheidsdiensten op het gebied van de bedrijfsvoering, in het kader van de zelfbeheer-gedachte, is bij de Rijkswaterstaat in 1984 een proef begonnen met delegatie van afdoeningsbevoegdheid bij bestekken. In dit kader is de bevoegdheid voor het vaststellen en aanbesteden van onderhoudsbestekken op wegen en de afwikkeling van verrekeningen, welke tijdens de uitvoering ontstaan, gedelegeerd aan een aantal diensten. M.i.v. 1 januari 1985 is deze delegatie uitgebreid tot al het onderhoud, zowel "nat" als droog", en kleine verbeteringswerken en tot alle diensten die met onderhoud te maken hebben. De verantwoordelijkheid van het hoofd van de (onder)afdeling Bestekzaken voor een goed administratief-juridisch contract en de correcte afwikkeling daarvan neemt hierdoor toe. Zie overigens ook par. 4: Delegatie van bevoegdheden, consequenties.

-743.Huidige Taakstelling

De bovengenoemde ontwikkelingen hebben invloed op de doelstelling en uitvoering van de taken. Van een veranderde doelstelling is sprake, daar het thans, door delegatie en mandatering, meer gaat om het zorgdragen voor, dan om het bevorderen van.

Inzake de verantwoordelijkheid voor het realiseren van de doelstelling en in de uitvoering van de taken komt eveneens verandering. Was er tot nu toe sprake van toetsing vooraf door de afdeling u op de Hoofddirectie, door de delegatie wordt dit een toetsing achteraf van de wijze waarop met de bevoegdheden is omgegaan.

Dit proces van verdergaande delegatie van bevoegdheden in het kader van zelfbeheer verandert de situatie fundamenteel. De verantwoordelijkheden van een decentrale (onder)afdeling Bestekszaken nemen daardoor toe.

4.Delegatie van bevoegdheden, consequenties

In het kader van het door een decentrale overheidsdienst zelf voeren van 'de bedrij fshuishouding past een zelfstandig uitbesteden, uitvoeren en afwikkelen van activiteiten, zonder tussenkomst van een centrale overheidsinstatie.

De Rijkswaterstaat is, in overleg met het Ministerie van Verkeer en Waterstaat vooruitlopend in deze gedachte, gestart met de delegatie van bevoegdheid tot vaststelling en uitbesteding van activiteiten (projecten). In eerste instantie beperkt zich dit tot uitbesteding van onderhoudsactiviteiten aan Rijkswegen. Zoals gesteld onder 2d is de delegatie per 1 januari 1985 uitgebreid tot al het onderhoud en kleine verbeteringswerken en tot alle diensten, die bij dit soort werk betrokken zijn. Tevens is per 1 januari 1985 een delegatie gaan gelden voor het uitbesteden en afwikkelen van onderzoeken advieswerk. De delegatie zal in een later stadium (vanaf 1 januari 1986) worden uitgebouwd tot nieuwbouwwerk. Voor een (onder)afdeling Bestekszaken (bij de regionale directies en bouwdirecties) betekent dit een toename van de verantwoordelijkheden m.b.t. de opmaak van het contract, alsmede t.a.v. de aanbesteding, gunning en afwikkeling van de contracten.

5.Waarder ing

Onderwerp van waardering is de functie van hoofd Bestekszaken. Er is m.b.t. dit vakgebied geen onderscheid gemaakt in de aard van de organisatie. Er is daarom maar één functiebeeld in de bijlagen opgenomen.

bijlage 8a Hoofd Bestekszaken Functiebeeld Werkterrein; - administratief juridische beoordeling van contracten, inschrijvingen, prijsaanbiedingen en de interpretatie van contracten tijdens de uitvoering; - beoordeling van de aanbestedingswij ze en verzorgen van de opdracht; - administratief juridische behandeling van betalingen, verrekeningen, contractwijzigingen en claims; - mede beoordelen van de aanvaardbaarheid van aanbiedingen (incl. voor verrekeningen en claims) . Omvang; - door de dienst opgestelde contracten m.b.t. uit te besteden leveringen, werkzaamheden en diensten, en m.b.t. bijdrage- en betalingsregelingen; - door derden opgestelde contracten voor de uitbesteding van werken waarop subsidie wordt verleend; - door eventuele toekomstige contractpartners ingediende inschrijvingen en aangeboden contracten; - door contractpartners tijdens de uitvoering of na de oplevering ingediende verzoeken om bijbetaling of verrekening, bestekswijzigingen en claims; - de juridische afwikkeling van een contract (hieronder valt ook de administratieve ondersteuning bij arbitragezaken). Complexiteit; - de formulering van contractbepalingen wordt beïnvloed door de organisatorische complexiteit (meerdere aannemers op een werk, aansluiting op werken van lagere overheden, bijzondere randvoorwaarden (verkeersmaatregelen)); - onbekende technische uitvoeringsmethoden hebben eveneens een organisatorisch karakter (onbekende gevolgen). Deze zijn eveneens van invloed; - bij subsidiewerken kunnen belangentegenstellingen optreden, bv. ingeval 100% financiering door het Rijk. Daarnaast kunnen lagere overheden een andere wijze van contractopmaak hanteren; - diversiteit van de geldende subsidieregelingen (afwijkende voorwaarden van wat de RWS gebruikelijk acht); - consequenties van uitvoering van werken voor of in andere landen. Diepgang; - contractbepalingen worden gedetailleerd geformuleerd, danwei beoordeeld op basis van wetten, voorschriften, regelingen, aanschrijvingen en jurisprudentie, rekening houdend met de omstandigheden, waaronder het contract moet worden uitgevoerd;

-76- contractbepalingen worden geïnterpreteerd t.b.v. de afwikkeling van tijdens de uitvoering gerezen problemen.

Er is derhalve (diepgaande) kennis vereist van ter zake geldende wetgeving en jurisprudentie, alsmede diepgaande kennis van een groot aantal (ook technische) voorschriften en regelingen t.a.v. contractinrichting, aanbesteding, betalingen en verrekeningen, ook m.b.t. regelingen die door en t.b.v. lagere overheden gehanteerd worden. Tevens is oppervlakkig kennis en algemeen inzicht nodig in de materie (het technische vakgebied), teneinde alle contractbepalingen, etc. te kunnen beoordelen op hun volledigheid en éénduidigheid en om financiële eisen van de contractpartners op basis daarvan te kunnen beoordelen op hun rechtsmatigheid en aanvaardbaarheid.

Dynamiek; - veranderende voorschriften, wetgeving, jurisprudentie; - veranderende maatschappelijke druk en milieueisen (hierdoor kunnen bepalingen geformuleerd dienen te worden m.b.t. andere vakgebieden; - veranderende veiligheidseisen; - veranderingen in de taakstelling van de organisatie; - veranderende werkmethoden van de aannemer, zowel op het gebied van de techniek, als op dat van de administratieve organisatie; - veranderde sociaal-economische verhoudingen.

b) Werkzaamheden; zie functiebeschrijving ( bijlage 8b, 8c en 8d)

Complexiteit De complexiteit in de werkzaamheden wordt gevormd door aanbiedingen van alternatieve (technische) werkmethoden vanuit verschillende visies op diverse vakgebieden en het oplossen van interpretatieverschillen tengevolge van belangentegenstellingen. In het algemeen kan gesteld worden, dat de complexiteit gevormd wordt door de onderkenning van eventuele (financiële) schadelijke gevolgen tengevolge van de contractsbepalingen, o.a. eventueel faillissement, tijdige leveringen en opleveringen, tijdige betalingen enz..

Keuzevrijheid Hoewel de keuzevrijheid beperkt wordt door voorschriften, reglementen, wetten en aanschrijvingen is er een vrijheid in het kiezen van de contractvormen (bestek, overeenkomst, staat van meerwerk, stelpost, e t c ) , de contractteksten, verrekenbare/onverrekenbare hoeveelheden, vaste aannemingssom/verrekenprij zen e.d.. De keuze bij interpretatie van de bepalingen tijdens de uitvoering van de opdracht is afhankelijk van de vorm van het contract, de wetgeving en de jurisprudentie.

-77Beslissingsvrijheid Er worden in de functie beslissingen genomen m.b.t. de keuze van de contractvorm en formulering van de contractteksten, die betrekking hebben op de administratiefjuridische bepalingen, alsmede m.b.t. het tot stand komen van contracten, alsmede m.b.t. de wijze van verrekening van alle tijdens de uitvoering voorkomende afwijkingen van het contract. Bij de advisering aan de directie op het werk worden beslissingen genomen inzake de administratieve en juridische bepalingen.

Reikwijdte van de beslissingen Beslissingen m.b.t. keuzes, danwei formulering van contractteksten reiken tot de oplevering van het werk volgens het contract, waarna mogelijke fouten blijken uit schadeclaims, geschillen tussen RWS en aannemer, die mogelijkerwijs kunnenuitmonden in een arbitragezaak. M.b.t. de keuze van de aannemer blijkt e.e.a. uit het toekomstig (markt)gedrag van de aannemer (malafide practijken of niet) , de uitvoering van de opdracht,alsmede bij de oplevering ervan. Bij het afwikkelen van de contracten blijken de genomen beslissingen uit de relatie tijd-prijs-kwaliteit en omvang van de prestatie van de aannemer. Foutieve beslissingen leiden altijd tot financiële schade.

c) Contacten en aard van de contacten - technische afdelingen en evt. buitendiensten

Bestekszaken heeft adviserende/ondersteunende rol bij en toetsende rol inzake door de technische afdeling opgestelde concept-contracten; Overleg zal gaan met deskundige inbreng, inzake problemen en uniformiteit;

- Hoofddirectie (afdeling ü)

inzake afwijkende contractvormen; "

wijze van aanbesteden;

"

arbitragezaken;

"

voorschriften en regelingen;

"

wijze van verrekening van eventuele contractwijzigingen en/of -afwijkingen;

- Min. V en W

t.a.v. controle-rapport van de accountantsdienst;

- Alg. Rekenkamer

t.a.v. controle-rapporten;

-78- vertegenwoordigers van lagere overheden

m.b.t. contracten bij subsidiewerken en bijdragecontracten;

- derden (aannemers, (wet. instellingen, etc.)

inzake interpretatie van juridische contractbepalingen, contractwijzigingen, verrekeningen, etc;

- andere RWS-afdelingen Besteks- beleidsvoorbereiding t.a.v. benadering van derden, zaken

uniformiteit, inrichting contracten e t c .

d) Plaats in de organisatie rechtstreeks onder hoofd BX, danwei onder het hoofd RFB of BXB.

Controle

vooraf:

voor niet-onderhoudsbestekken: globale toetsing vooraf door afdeling U (HW)

achteraf :voor o.a. onderhoudsbestekken: het gaat dan om de verantwoording over de wijze, waarop met de delegatie wordt omgegaan.

Effecten van de beslissingen beslissingen hebben effecten op: - de consistente benadering van de RWS tot aannemers in Nederland en eventueel daarbuiten; - de positie van de RWS als contractpartner t.a.v. de aannemerswereld; - afbreukrisico (schadeclaims tengevolge van contractfouten en verkeerde keuzen van aannemer(s).

Mogelijke differentieringscriteria Bestekszaken

t.a.v. de te behandelen produkten: - of er een pakket subsidiewerken en werken voor derden van enige omvang aanwezig is, waarbij verschillende vakgebieden aan de orde komen; - of er regelmatig projekten voorkomen met een uniek karakter (bijzondere uitv. methoden, bijzondere randvoorwaarden e.d.); - diversiteit in de te behandelen produkten;

-79t.a.v. produkten van de afdeling: - worden er bijzondere contractvormen gemaakt;

t.a.v. complexiteit: het al of niet voorkomen in de regio van uitbreidende woonkernen danwei grote industriegebieden waar in de omgeving daarvan nieuwbouw en/of verbeteringsprojecten zijn, waarbij door de bijzondere randvoorwaarden de eventuele nadelige gevolgen van activiteiten moeilijk zijn te overzien;

t.a.v. dynamiek

(geldt voor iedere Bestekszakenafdeling. Differentiatie blijkt in dat geval al uit de andere diff. criteria).

-80bijlage 8b FUNCTIE-INFORMATIEFORMULIER

1. Functiebenaming; HOOFD BESTEKSZAKEN (regionale directie)

2. Doelstelling: Bevordering van het correct en verantwoord verlenen, uitvoeren en afwikkelen van opdrachten voor werken en leveringen, met inachtneming van, in zich snel veranderende, regelingen en voorschriften.

3.1.

Hoofdbestanddelen van de functie;

3.1.1. Het, in de precontractuele fase, beoordelen van en meewerken aan het opstellen van o.a. ontwerp-bestekken en -overeenkomsten, de aanbesteding, de inschrijvingen en de gunning m.b.t. de juridisch-administratieve bepalingen. 3.1.2. Het, in de contractuele fase, adviseren van de projectleiding en beoordelen van bijzondere verrekeningen t.a.v. de juridisch-administratieve bepalingen, alsmede het beoordelen van betalingen (rechtmatigheid). 3.1.3. Het beoordelen van contracten, alsmede de wijze van totstandkoming ervan, opgesteld door derden, inzake het maken van werken of doen van leveringen, waarop door de Rijksoverheid subsidie verleend is, en inzake voor derden te maken werken. 3.1.4. Het geven van leiding.

3.2. Nadere informatie m.b.t» de in rubriek 3.1. vermelde hoofdbestanddelen;

ad. 3.1.1.: Adviseert de directie/dienst bij het opstellen van ontwerp-bestekken en -overeenkomsten, alsmede van andere contractvormen (o.a. regiecontracten) m.u.v. raamcontracten en beoordeelt deze op de toepassing van regelingen en voorschriften, aangegeven en geinitieërd door de Hoofddirectie (afdeling U) . Dient, afhankelijk van de complexiteit van het werk (bijzondere randvoorwaarden, als onbelemmerde doorgang van scheepvaartverkeer, diepgaande integratie van "droge" en "natte" aspecten, etc.) gefundeerd een keuze te maken tussen een aantal standaardbepalingen, danwei zelfstandig, in unieke situaties, de bepalingen op te stellen. Beoordeelt tevens, in juridische zin, de technische bepalingen en werkbeschrijvingen met het oog op de mogelijke (nadelige) gevolgen .

-81Bevordert zoveel mogelijk de uniforme inrichting van de contracten. Voert het, op grond daarvan, noodzakelijke overleg met de betrokken (hoofd)afdelingen en de afdeling U van de Hoofddirectie. Laat, na vaststelling van het contract (door de HID v.w.b. onderhoudscontracten en de afdeling U v.w.b. alle andere (nieuwbouw)contracten) de procedure om tot aanbesteding te komen verzorgen. Houdt eventueel aanbestedingen. Beoordeelt mede de binnengekomen inschrijvingen op de juridisch-administratieve juistheid daarvan en samen met Kostprijszaken de aanvaardbaarheid

(prijs) van de

inschrijvingen. Draagt zorg voor de juiste gunningsprocedure binnen de, voor aanbesteding van werken, gestelde termijn en voor een juiste opdracht van alle overige uit te voeren werken.

ad. 3.1.2.; Treedt tijdens de uitvoering van de werken op als de practische adviseur van de directie op het werk t.a.v. de interpretatie en toepassing van de besteksbepalingen en administratieve richtlijnen. Neemt deel aan de periodieke vergaderingen van projectteams, waarop de gang van zaken besproken wordt t.a.v. de uitvoering van de werken. Overlegt met en adviseert de projectleiding (de directievoerenden) over de rechtmatigheid van de n.a.v. de uitvoering van de werken gerezen problemen, zoals bestekswijzigingen, ingediende eisen tot schadevergoeding (renteclaims, foutieve grondmechanische gegevens, e.d.), herziening van verrekenprijzen en andere extra betalingen en beoordeelt deze in juridisch-administratieve zin. Voert samen met of namens de projectleiding (de directievoerenden) het op grond daarvan noodzakelijke overleg met de aannemer en doet voorstellen tot oplossing van de geschillen aan de Hoofddirectie (afdeling U ) . Begeleidt administratief de aan de Raad van de Arbitrage voor de Bouwbedrijven voorgelegde geschillen, zoals inhoudelijk commentaar leveren t.a.v. de toetsing aan het bestek en bewaking van afdoeningstermijnen. Laat de gegevens m.b.t. de uitvoering van de werken uniform administreren. Draagt zorg voor een adequate administratieve procedure ter controle van de besteksadministratie. Draagt zorg, dat de noodzakelijke verrekeningen met aannemers opgesteld worden. Beoordeelt motiveringen van uistel van oplevering. Draagt zorg, dat eventueel uitstel van oplevering verleend wordt. Laat de opgave van materialen t.b.v. de centrale inkoop verzorgen.

-82ad . 3.1.3.: Beoordeelt de (vele soorten) contracten van derden, voor werken of leveringen, waarop door de Rijksoverheid subsidie verleend is, en contracten voor werken van derden op juridisch-administratieve bepalingen en adviseert bij onvolkomendheden,omtrent de opstelling en formulering van juiste contractbepalingen, alsmede inzake voor derden te maken werken en de financiële afwikkeling daarvan. Laat, na verwerking ervan door de contractopsteller, zorgdragen voor goedkeuring van het contract. Beoordeelt, na goedkeuring, de aanbesteding, de gunning en de administratieve afwikkeling. Voert, t.a.v. de beoordeling, overleg met de contractopsteller, de Hoofddirectie (afdeling U) en FEZ. Controleert de subsidiedeclaraties en/of laat de betalingsstukken controleren m.b.v. juridisch-administratieve richtlijnen en toetsen op rechtmatigheid. Laat de administratieve afwikkeling van deze bescheiden verzorgen. Pleegt overleg met subsidie-ontvangers over schadeclaims.

ad . 3.1 .4.: Geeft leiding aan de (onder)afdeling Bestekken. Behartigt de personele aangelegenheden van de (onder)afdeling. Draagt zorg voor het doelmatig functioneren van de (onder)afdeling en m.n. in de samenwerking met andere dienstonderdelen en.diensten. Geeft aanwijzingen m.b.t. de beoordeling van contracten en bijzondere verrekeningen, etc. op de toepassing van voorschriften en regelingen (AVW '68, aanschrijvingen, e.d.) en de toetsing van de wijze van aanbesteden aan voorschriften, zoals UAR (Uniform Aanbestedings Reglement), EEG-richtlijnen e.d. Neemt kennis van nieuwe voorschriften en regelingen en draagt zorg voor een juiste toepassing daarvan. Bevordert en coördineert

de informatie-uitwisseling omtrent bestekszaken met de

Hoofddirectie en zonodig met andere diensten. Werkt (in diverse overlegkaders (o.a. POBEZA) mee aan het opstellen van regelingen en voorschriften m.b.t. alle contractsvormen, alsmede bij de beleidsvoorbereiding t.a.v. benadering van derden uniformiteit, inrichting van contracten, e t c Werkt mee aan de voorbereiding en uitvoering van administratieve automatiseringsprojekten, voor zover de (onder)afdeling daarbij betrokken is.

4.Functie-eisen -

bedrijfseconomische en/of juridische opleiding op HBO-niveau RWS-vakcursus Bestekszaken

-

ruime ervaring op het gebied van bestekszaken

-


-8 3bijlage 8c FUNCTIE-INFORMATIEFORMULIER

1. Functiebenaming: HOOFD BESTEKSZAKEN (bouwdirectie)

2. Doelstelling: Bevordering van het correct en verantwoord verlenen, uitvoeren en afwikkelen van opdrachten voor werken en leveringen, met inachtneming van, in zich snel veranderende, regelingen en voorschriften.

3.1.

Hoofdbestanddelen van de functie;

3.1.1. Het, in de precontractuele fase, beoordelen van en meewerken aan het opstellen van o.a. ontwerp-bestekken en -overeenkomsten, de aanbesteding, de inschrijvingen en de gunning m.b.t. de juridisch-administratieve bepalingen. 3.1.2. Het, in de contractuele fase, adviseren van de projectleiding en beoordelen van bijzondere verrekeningen t.a.v. de juridisch-administratieve bepalingen, alsmede het beoordelen van betalingen (rechtmatigheid). 3.1.3. Het geven van leiding.


ad. 3.1.1.: Adviseert de directie/dienst bij het opstellen van ontwerp-bestekken en -overeenkomsten, alsmede van andere contractvormen (o.a. regiecontracten, raamcontracten) en beoordeelt deze op de toepassing van regelingen en voorschriften, aangegeven en geinitieërd door de Hoofddirectie (afdeling U ) . Dient, afhankelijk van de complexiteit van het werk (bijzondere randvoorwaarden, als onbelemmerde doorgang van scheepvaartverkeer, diepgaande integratie van "droge" en "natte" aspecten, etc.) gefundeerd een keuze te maken tussen een aantal standaardbepalingen, danwei zelfstandig, in unieke situaties, de bepalingen op te stellen. Beoordeelt tevens, in juridische zin, de technische bepalingen en werkbeschrijvingen met het oog op de mogelijke (nadelige) gevolgen. Bevordert zoveel mogelijk de uniforme inrichting van de contracten. Voert het, op grond daarvan, noodzakelijke overleg met de betrokken (hoofd)afdelingen en de afdeling U van de Hoofddirectie.

-84Laat, na vaststelling van het contract de procedure om tot aanbesteding te komen verzorgen. Houdt eventueel aanbestedingen. Beoordeelt mede de binnengekomen inschrijvingen op de juridisch-administratieve juistheid daarvan en samen met Kostprijszaken de aanvaardbaarheid (prijs) van de inschrijvingen. Draagt zorg, dat de juiste gunningsprocedure binnen de daarvoor gestelde termijn plaatsvind.

ad. 3.1.2.; Treedt tijdens de uitvoering van de werken op als de practische adviseur van de directie op het werk t.a.v. de interpretatie en toepassing van de besteksbepalingen en administratieve richtlijnen. Neemt deel aan de periodieke vergaderingen van projectteams, waarop de gang van zaken besproken wordt t.a.v. de uitvoering van de werken. Overlegt met en adviseert de projectleiding (de directievoerenden) over de rechtmatigheid van de n.a.v. de uitvoering van de werken gerezen problemen, zoals bestekswijzigingen, ingediende eisen tot schadevergoeding (renteclaims, foutieve grondmechanische gegevens, e.d.), herziening van verrekenprijzen en andere extra betalingen en beoordeelt deze in juridisch-administratieve zin. Voert samen met of namens de projectleiding (de directievoerenden) het op grond daarvan noodzakelijke overleg met de aannemer en doet voorstellen tot oplossing van de geschillen aan de Hoofddirectie (afdeling U) . Begeleidt administratief de aan de Raad van de Arbitrage voor de Bouwbedrijven voorgelegde geschillen, zoals inhoudelijk commentaar leveren t.a.v. de toetsing aan het bestek en bewaking van afdoeningstermijnen. Laat de gegevens m.b.t. de uitvoering van de werken uniform administreren. Draagt zorg voor een adequate administratieve procedure ter controle van de besteksadministratie. Draagt zorg, dat de noodzakelijke verrekeningen nat aannemers opgesteld worden. Beoordeelt motiveringen van uistel van oplevering. Draagt zorg, dat eventueel uitstel van oplevering verleend wordt. Laat de opgave van materialen t.b.v. de centrale inkoop verzorgen.

ad. 3 .1 .3 . t Geeft leiding aan de (onder)afdeling Bestekken. Behartigt de personele aangelegenheden van de (onder)afdeling. Draagt zorg voor het doelmatig functioneren van de (onder)afdeling en m.n. in de samenwerking met andere dienstonderdelen en diensten. Geeft aanwijzingen m.b.t. de beoordeling van contracten en bijzondere verrekeningen, etc. op de toepassing van voorschriften en regelingen (AVW '68, aanschrijvingen, e.d.) en de toetsing van de wijze van aanbesteden aan voorschriften, zoals UAR (Uniform Aanbestedings Reglement), EEG-richtlijnen e.d.

-8 5Neemt kennis van nieuwe voorschriften en regelingen en draagt zorg voor een juiste toepassing daarvan. Bevordert en coördineert de informatie-uitwisseling omtrent bestekszaken met de Hoofddirectie en zonodig met andere diensten. Werkt mee aan het opstellen van regelingen en voorschriften m.b.t. alle contractsvormen. Werkt mee aan de voorbereiding en uitvoering van administratieve automatiseringsprojekten, voor zover de (onder)afdeling daarbij betrokken is. Neemt kennis van nieuwe voorschriften en regelingen en draagt zorg voor een juiste toepassing daarvan. Bevordert en coördineert

de informatie-uitwisseling omtrent bestekszaken met de

Hoofddirectie en zonodig met andere diensten. Werkt (in diverse overlegkaders (o.a. POBEZA) mee aan het opstellen van regelingen en voorschriften m.b.t. alle contractsvormen, alsmede bij de beleidsvoorbereiding t.a.v. benadering van derden uniformiteit, inrichting van contracten, e t c Werkt mee aan de voorbereiding en uitvoering van administratieve automatiseringsprojekten, voor zover de (onder)afdeling daarbij betrokken is. Geeft aanwijzingen m.b.t. de beoordeling van contracten en bijzondere verrekeningen, etc. op de toepassing van voorschriften en regelingen (AVW '68, aanschrijvingen, e.d.) en de toetsing van de wijze van aanbesteden aan voorschriften, zoals UAR (Uniform Aanbestedings Reglement), EEG-richtlijnen e.d.

4.Functie-eisen

-

bedrijfseconomische en/of j u r i d i s c h e o p l e i d i n g op HBO-niveau

-

RWS-vakcursus Bestekszaken ruime ervaring op het gebied van bestekszaken

-


-86bijlage 9

Overzicht van de indeling van de functies in de bedrijfseconomische sector bij de Rijkswaterstaat in hoofdgroepen en niveaus van het BBRA 1984.

functiebenaming

indeling in niveaus

Reg. Directie

Bouwdirectie

Techn. Wet. Dienst

V-c

(s. 12)

V-d (s. 13)

V-c (s. 12)

Bedrijfseconomische Zaken(BX)

V-d

(s. 13)

Hoofd van de afdeling

IV-f (s. 11)

Bedrijfseconomisce Zaken

V-c

I Hoofd van de hoofdafdeling

V-d (s. 13)

(s. 12)

(RFB, BXB)

Hoofd van de (onder)afdeling

IV-e (s. 10)

IV-e (s. 10)

IV-e (s. 10)

Planning

IV-f (s. 11)

IV-f (s. 11)

IV-f (s. 11)

V-b

V-b

V-b


(s. 11)

IV-e (s. 10)

Kostprijszaken

(s. 11)

IV-e (s. 10)

IV-e (s. 10)

IV-f (s. 11)

V-b

IV-e (s. 10)

IV-d (s.


IV-d (s.

Financiën

IV-e (s. 10)

Hoofd van het bureau

IV-c (s.

8)

Financieel Beheer

IV-d (s.

9)

Hoofd van het bureau

III-c (s. 7)

III-c (s. 7)


IV-d (s.

IV-d (s.

Bestekszaken/Overeenkomsten

IV-e (s. 10)

9)

(s. 11)

(s. 11)

9)

IV-e (s. 10)

IV-d (s.

9)

IV-c (s.

8)

IV-d (s.

9)

III-c (s. 7)

Financiële Administratie

9)

9)

IV-e (s. 10)

*

*) Bij technische wetenschappelijke diensten gekoppeld aan hoofd Financiën.

rijkswaterstaat directie Noord-Holland RAP bibliotheek C5822

Recommend Documents