Jaarverslag 2014
H
et jaar 2014 was, evenals 2013, een dynamisch jaar voor woonzorgcentrum Huize Winterdijk. Als Raad van Bestuur hebben we ook dit jaar weer tal van beslissingen genomen in het belang van bewoners en familieleden, medewerkers, vrijwilligers en anderen. In onze beslissingen hebben we vooral verbetering van de positie van bewoners op het oog, zeker nu hun (financiële) positie moeilijker wordt (AOW, pensioen). U vindt in dit jaarverslag tal van maatregelen die we in 2014 hebben genomen ten dienste van onze bewoners. Of het nu gaat om het nieuwe zorgdossier en zorgleefplan of om infrastructurele maatregelen en veiligheidsmaatregelen. In dit jaarverslag geven we u een kijkje achter de schermen. In de eerste hoofdstukken treft u de sub-verslagen van: zorg, wonen en facility management, risicomanagement en human resources. Aansluitend vindt u de kerngegevens en bestuurlijke structuur, een terugblik van de Cliëntenraad (nieuw!), een verslag over de financiën en een woord tot slot. Hierdoor krijgt u een goed beeld van de inspanningen die het afgelopen jaar zijn geleverd. Door vrijwilligers, medewerkers, adviseurs, managers, Cliëntenraad, Ondernemingsraad en Identiteitsraad . We denken verder aan de pastoraal medewerkers en derden van buiten Huize Winderdijk. We dragen allen de verantwoordelijkheid om te doen wat in ons vermogen ligt, ook in het belang van een gezonde organisatie. Maar boven alles geldt wat in Spreuken 10 vers 22 staat: ‘De zegen des HEEREN, die maakt rijk, en Hij voegt er geen smart bij.’ Rest ons allen weer hartelijk te bedanken voor zijn of haar bijdrage aan Huize Winterdijk, ook in 2014! H.C. van Beijnum, Raad van Bestuur
1
1
I
n 2014 hebben we hard gewerkt aan het kleinschalig wonen (opening derde woongroep), de aansturing van sector Zorg, het zorgdossier en wijzigingen in het zorgstelsel.
1.1 Kleinschalig wonen Het streven van Huize Winterdijk om intramurale zorg te verplaatsen naar kleinschalig wonen, is grotendeels gelukt: de derde woongroep is in augustus 2014 opgeleverd. Deze woongroep biedt plaats aan tien bewoners met een intramurale zorgindicatie, zowel op somatische als psychogeriatrische grondslag. Een aantal bewoners van de serviceappartementen is doorgestroomd naar deze woongroep.
1.2 Aansturing sector Zorg Door wijzigingen binnen het management van Huize Winterdijk, is in oktober 2014 de functie zorgmanager vacant gekomen. Voor de invulling van deze functie zijn geen geschikte kandidaten gevonden. Tegelijkertijd is ervoor gekozen om binnen sector Zorg twee eerste teamleiders aan te stellen: een voor de serviceappartementen en een voor het kleinschalig wonen. Daarnaast is een teamleider actief om de eerste teamleiders te ondersteunen. Vanaf december is een interimmanager zorg aangesteld met de specifieke opdracht de teamleiders te coachen, zodat permanente invulling van de functie zorgmanager niet meer nodig lijkt. Hierover wordt in 2015 een definitief besluit genomen.
1.3 Zorgdossier Het zorgdossier zoals in 2013 geïmplementeerd, voldeed niet aan de verwachtingen van de medewerkers. Het dossier werd ervaren als erg uitgebreid, met veel formulieren. In 2014 is besloten een nieuw zorgdossier en zorgleefplan te implementeren. Hiermee is in het laatste kwartaal gestart. De eerste resultaten zijn veelbelovend. Medewerkers zijn tevreden over de hanteerbaarheid van het nieuwe dossier. Bovendien biedt het dossier meer mogelijkheden om de indicatiestelling uit te voeren en een efficiënte personeelsplanning te maken.
1.4 Wijzigingen zorgstelsel In 2014 zijn voorbereidingen gestart om wijzigingen in de zorgfinanciering rond te krijgen. Er was intensief overleg met gemeenten over de contractering op basis van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, en met het zorgkantoor over de nieuwe Wet Langdurige Zorg en de overheveling van extramurale functies naar de Zorgverzekeringswet. Met de gemeente Gouda is voor 2015 een contract afgesloten voor dagverzorging en ondersteuning. Met het zorgkantoor is afgespoken om zeven bewoners een Volledig Pakket Thuis (VPT) te kunnen aanbieden.
2
1.5 Diversen De medewerkers konden een aantal modules volgen via e-learning. Doel hiervan was de kennis op voldoende niveau te houden. Het betrof onder meer de modules handhygiëne, meldcode huiselijk geweld en modules over voorbehouden en risicovolle handelingen. Verder zijn de medewerkers geschoold in tiltechnieken en ergonomisch werken. Er waren twee bijeenkomsten om de medewerkers te informeren over ontwikkelingen binnen en buiten Huize Winterdijk. Verder was er elk kwartaal een teamoverleg. Er is één calamiteit gemeld bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ). Naar aanleiding hiervan is met de betrokken medewerkers een prisma-analyse uitgevoerd. Hieruit bleek dat er geen causaal verband was. Enkele aandachtspunten zijn als verbeterpunten opgepakt. Lennard Lamers, zorgmanager a.i.
3
2
W
e willen Huize Winterdijk aantrekkelijker maken door appartementen, op het moment dat ze leeg komen, op te knappen en te moderniseren. Onder meer door ze te voorzien van een nieuwe keuken en een vernieuwde badkamer met toilet. Hierdoor kunnen de bewoners zo lang mogelijk zelfstandig blijven wonen. In 2014 zijn 16 appartementen gerenoveerd. We hebben erop aangedrongen geluidsoverlast zoveel mogelijk te voorkomen, en risico’s te vermijden.
2.1 Gebouw In 2014 is een derde woongroep (IJsselstroom) gerealiseerd met tien kamers, elk met een eigen badkamer/toilet en pantry. Dit plan is met de teamleiders uitgewerkt. Na oplevering in augustus, hebben we een open dag georganiseerd. Verder hebben we de kantoorruimtes op de begane grond verbouwd en opnieuw ingericht, waardoor twaalf (flex)werkplekken, een vergaderruimte en een spreekkamer ontstonden. Huize Winterdijk wil een transparante en open organisatie zijn. Dit is in de vormgeving van de kantoren goed tot uitdrukking gekomen. Omdat de liften in het hoofdgebouw niet meer aan de eisen voldoen en storingsgevoelig zijn, is langs de achtergevel van het hoofdgebouw een nieuwe liftschacht geplaatst voor twee nieuwe liften. Verder is de Bovenzaal gerenoveerd, opnieuw gestoffeerd en ingericht. Door de nieuwe indeling van de hal, is er meer ruimte voor de winkel.
2.2 Veiligheid Qua infrastructuur en veiligheid, is in 2014 veel werk verzet. De brandcentrale, telefooncentrale en zusteroproep zijn vernieuwd en voldoen nu aan alle eisen. De elektrische installatie is verbeterd en waar nodig vernieuwd. De doorvoerafdichtingen in brandscheidingen zijn goedgekeurd door de brandweer. De legionellabestrijding had ook in 2014 onze aandacht. Hoewel de gemeten waardes binnen de normen lagen, ontvingen we bericht van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) dat we voor 30 september 2015 technische beheersmaatregelen moeten nemen om aan de regels voor legionellapreventie uit het Drinkwaterbesluit te voldoen. Verder is een cameracircuit aangebracht, dat we nog willen uitbreiden en optimaliseren, met als doel het veiligheidsgevoel te vergroten. Ook is de brug aan de achterzijde van Huize Winterdijk vernieuwd, en is opdracht gegeven voor vernieuwing van het parkeerdek. Door betere afwatering van het dek, behoort wateroverlast na oplevering waarschijnlijk tot het verleden. Er is verder een nieuwe overdekte en afsluitbare fietsenstalling geplaatst.
4
2.3 ICT In Huize Winterdijk werken we met verschillende geautomatiseerde systemen en programma’s. Het geheel sluit niet goed op elkaar aan en is deels verouderd. Daarom is tijdelijk een ICT-architect aangetrokken om de bestaande situatie te inventariseren. We willen de bestaande systemen optimaliseren, beter op elkaar aansluiten, aanvullen of vervangen. Voor het registreren van de zorgrealisatie is een nieuw programma gebouwd en geïmplementeerd. Voor het beheer huren we de benodigde kennis in, alsook voor het up-to-date houden van de website.
2.4 Verhuur/verhuizing In 2014 waren er 46 mutaties: o 16 appartementen verhuurd aan nieuwe bewoners; o 3 bewoners intern verhuisd door komst derde woongroep (kleinschalig wonen); o 3 bewoners intern verhuisd op eigen verzoek; o 14 bewoners intern verhuisd naar kleinschalig wonen; o 2 bewoners van extern opgenomen; o 4 bewoners tijdelijk opgenomen; o 2 bewoners op eigen verzoek verhuisd naar elders; o 2 bewoners verhuisd naar een verpleeghuis. Een aantal kandidaten op de wachtlijst wilde in 2014 nog geen appartement huren. Mede hierdoor was er enige leegstand. Om die terug te dringen, hebben we het wonen in Huize Winterdijk wat meer onder de aandacht gebracht, onder meer via een open dag, een informatiestand, advertenties en een artikel over wonen in Huize Winterdijk.
2.5 Verhuur openbare ruimtes Met het opknappen van de Bovenzaal en het realiseren van de nieuwe vergaderzaal, beschikt Huize Winterdijk over verhuurbare en multi-inzetbare ruimtes voor groepen van vijf tot honderd personen. Naast de ruimtes, kan men ook de nodige apparatuur (laptop, beamer, enz.) huren. Ook voor de catering kunnen we zorgen, variërend van een kopje koffie tot een uitgebreid warm buffet. Eventueel kunnen we ook bediening inhuren.
2.6 Huishoudelijke dienst De huishoudelijk medewerkers zijn verantwoordelijk voor het schoonhouden van de zorgafdeling, openbare ruimtes, zalen en kantoren. Daarnaast kunnen de bewoners huishoudelijk medewerkers inhuren als hulp in de huishouding. Omdat financiering van huishoudelijke hulp meestal loopt via PGB, dat naar verwachting in 2015 neerwaarts wordt bijgesteld, is een vacaturestop voor huishoudelijk medewerkers ingesteld.
2.7 Voeding Naast maaltijden voor bewoners van kleinschalig wonen en bewoners met een zorgindicatie, verzorgt de restauratieve dienst maaltijden voor bewoners die niet meer zelf willen of kunnen koken. Tot en met juli 2014 betrof het kant-en-klaarmaaltijden die we elders inkochten en zelf regenereerden.
5
Sinds augustus 2014 kookt het keukenpersoneel weer zelf. De maaltijden kan men gebruiken in het restaurant, maar op verzoek ook nog thuis. Er is een keuzemenu van gerechten van verse producten.
2.8 Decentralisatie per 1 januari 2015 We informeerden onze bewoners over de decentralisatie per 1 januari 2015. De zorg die gemoedsbezwaarde bewoners ontvangen, krijgen ze per 1 januari zelf in rekening gebracht. Dit is met hen en hun contactpersonen besproken en schriftelijk bevestigd.
2.9 De Winterdijker De Winterdijker is in 2014 gerestyled naar een kwartaaluitgave voor alle bewoners, leden van de Gereformeerde Gemeenten in Nederland en belangstellenden. Verder is er een intern infobulletin dat maandelijks verschijnt.
2.10 Vrijwilligers In 2014 hebben we twee informatiebijeenkomsten georganiseerd voor onze vrijwilligers, zowel van het Baken als van de inloop, eetgroep en koffieronde. De vrijwilligers ontvangen elke twee maanden een vrijwilligersrooster met informatiebrief.
2.11 Plannen voor 2015 Voor D.V. 2015 heeft Bureau Bewonerszaken de volgende plannen: o potentiële bewoners benaderen; o nieuwe vrijwilligers werven; o inzetten op ondersteuning van en samenwerking met mantelzorgers; o uitzoeken wat de decentralisatie per 1 januari 2015 voor gevolgen heeft voor de bewoners; de bewoners en hun familieleden adviseren en ondersteunen bij hun regievoering. Gerard Heidema, facilitair manager Willie Anker, sinds 1 oktober 2014 adviseur marketing
6
3
H
uize Winterdijk heeft in 2014 opnieuw het HKZ-certificaat ontvangen voor de komende drie jaar. Het kwaliteitsmanagementsysteem is in 2014 verder vereenvoudigd om te voldoen aan de veranderende eisen. Het beleid is erop gericht dat we in de komende jaren een systeem ontwikkelen dat zich voornamelijk richt op risicomanagement.
3.1 Veiligheid Het veiligheidsbeleid van Huize Winterdijk is in 2014 verder geprofessionaliseerd. In de directiebeoordeling is de effectiviteit van het veiligheidsbeleid besproken. Risicoinventarisaties voeren we standaard uit bij wijzigingen in de zorg- en dienstverlening. In vergaderingen van het MT (managementteam) zijn risico-inventarisaties en de stand van zaken betreffende beheersmaatregelen een vast onderdeel op de agenda. Naar aanleiding van een incident, is een retrospectieve risico-inventarisatie uitgevoerd met de betrokken medewerkers.
3.2 Zorgkwaliteit De jaarlijks geactualiseerde zorgprotocollen van Vilans zijn nu onderdeel van het kwaliteitshandboek. Het kwaliteitshandboek is in 2014 afgeslankt. De bestaande procedures beoordelen we in 2015 kritisch. We streven naar een ‘lean’ kwaliteitshandboek dat goed toegankelijk is voor de gebruikers. Verder is een nieuwe werkwijze voor interne audits ingevoerd: meer risicogericht auditeren. We overwegen om een prospectieve risico-inventarisatie vooraf te laten gaan aan een interne audit, omdat dit meer verbeterpunten oplevert. De uitkomst van evaluaties, interne audits en dergelijke, nemen we op in het kwaliteitsmanagementsysteem. In 2014 bleek dat het zorgleefplan te veel niet relevante informatie bevatte. Dit kwam de kwaliteit van de zorg niet ten goede. Het zorgleefplan is nu sterk afgeslankt, zodat in één oogopslag duidelijk is wat de bewoner/cliënt nodig heeft. Voor alle cliënten is een risicosignalering uitgevoerd op het gebied van: huidletsel, ondervoeding/overgewicht, vallen, medicijngebruik, depressie en incontinentie. De uitkomst is vertaald naar doelen in het zorgleefplan. Om de kwaliteit van geleverde zorg inzichtelijk te maken, brachten we de normen voor verantwoorde zorg in kaart volgens het Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg. Dit loopt nu via de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), aan de hand van risico-indicatoren. De uitkomst nemen we op in het kwaliteitsmanagementsysteem.
3.3 Bewonerstevredenheid De mening van de bewoners over de kwaliteit van onze zorgverlening meten we op twee manieren. Als eerste is er een anonieme tevredenheidsmeting volgens de CQ-index. Als
7
tweede een persoonlijke evaluatie van de aangeboden zorg- en dienstverlening. De CQmeting is in het laatste kwartaal van 2014 uitgevoerd. De uitslag was verheugend. De aanbevelingsvraag resulteerde voor PG (kleinschalig wonen) in een 8,88 en voor thuiszorg in een 9,29. De uitslagen van beide metingen vormen input voor het MT om de tevredenheid nog verder te verhogen of minimaal gelijk te houden.
3.4 Medewerkerstevredenheid Betrokken en professionele medewerkers zijn essentieel voor het leveren van kwalitatief hoogwaardige zorg- en dienstverlening. Huize Winterdijk meet periodiek de tevredenheid van medewerkers om, indien nodig, maatregelen te treffen. Ook in 2014 is een tevredenheidsonderzoek onder medewerkers uitgevoerd. De uitslag, die we opnemen in het kwaliteitsmanagementsysteem, is nog niet bekend.
3.5 Klachten Huize Winterdijk heeft een klachtenregeling en een klachtencommissie. De actuele samenstelling van de commissie staat op de website. In het verslagjaar heeft de klachtencommissie geen klachten ontvangen. We willen graag zorg en diensten verlenen die aansluiten bij het verwachtingspatroon van de bewoner/cliënt. Verder willen we dat de medewerkers hun werkomgeving als prettig ervaren. Als er gevoelens van onvrede zijn, willen we daarvan op de hoogte zijn. Onvrede moet men laagdrempelig kunnen melden. Als verwachtingen en ervaringen niet met elkaar overeenstemmen, willen we graag bijsturen. Dit kan echter alleen op basis van verkregen informatie. Om te voorkomen dat onvrede uitgroeit tot een klacht, kan men een ‘verbetersignaal’ indienen. In 2014 hebben we 50 verbetersignalen ontvangen (in 2012 55, in 2013 33). De signalen zijn zeer divers, en er blijkt geen drempel te zijn om het formulier in te vullen. Er zijn meldingen die het primaire proces raken, maar als de tuinverlichting niet brandt, gebruikt men het formulier ook gerust. Daar waar nodig, zijn verbetermaatregelen getroffen en op hun effectiviteit getoetst. Wilma Eskes, adviseur risicomanagement
8
4
H
uize Winterdijk wil bewoners/cliënten de beste kwaliteit identiteitsgebonden zorg bieden. Hiervoor zijn goed gemotiveerde en goed opgeleide medewerkers nodig. Zeker in het licht van bijvoorbeeld complexere zorgvragen en de WMO.
De Raad van Bestuur heeft besloten om het personeelsbeleid meer vorm en inhoud te geven, door vanaf 2014 een afdeling in te richten die zich bezighoudt met personeelsbeleid en organisatieontwikkeling (Human Resources, HR). Hiervoor is een interimmanager aangesteld, die de P&O-medewerker (personeel en organisatie) moest opleiden tot adviseur HR. In grote lijnen houdt de afdeling HR zich bezig met enerzijds het personeel, als het gaat om aanstelling, beloning, beoordeling en studie- en/of opleidingsmogelijkheden, en anderzijds organisatieontwikkeling. De afdeling HR startte met de inrichting van het functiehuis.
4.1 Inrichting functiehuis Huize Winterdijk kende tot 2014 geen uniform functiehuis. Een aantal functies was beschreven, waarvan de meeste gedateerd en niet volgens de FWG-methodiek (Functie Waardering Gezondheidszorg). Enkele medewerkers werden verschillend beloond voor dezelfde functie. En sommige functies waren te hoog of juist (iets) te laag ingeschaald. Al het functiemateriaal is door de afdeling HR geïnventariseerd, waar mogelijk samengevoegd en resultaatgericht herschreven of beschreven. Het functiehuis is inmiddels vastgesteld: een gedegen functiehuis met een evenwichtig en transparant loongebouw.
4.2 Organisatieontwikkeling Het functiehuis is onlosmakelijk verbonden met de inrichting van de organisatie. Huize Winterdijk had een vrij uitgebreide laag van managers en teamleiders, die eigenlijk niet zo goed paste bij de omvang van de organisatie. Om de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie te verbeteren, is gekozen voor een nieuwe organisatiestructuur. Een aantal managers werd adviseur en het aantal teamleiders is teruggebracht tot drie. Alle betrokkenen hebben een assessment (beoordelingsprogramma) gevolgd.
4.3 Werkkostenregeling Met ingang van 2015 is toepassing van de Werkkostenregeling (WKR) verplicht voor alle bedrijven en instellingen. Huize Winterdijk heeft ervoor gekozen om de WKR met terugwerkende kracht per 1 januari 2014 toe te passen. Hierop is de administratie aangepast. Door de invoering van de WKR, ontstond de mogelijkheid om het MKSA (Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden) uit te breiden. Hierin zijn de doelen (zoals e-bike, fiets en extra reiskosten woon-werkverkeer) en bronnen (zoals salaris en vakantiebijslag) beschreven. Het MKSA breiden we in 2015 nog verder uit.
9
4.4 Arbobeleid Huize Winterdijk heeft een relatief laag ziekteverzuim en wil dat graag zo houden. De afdeling HR heeft een benchmarkonderzoek gedaan naar de arbodienstverlener die het beste aansluit op (de cultuur van) de organisatie. Gekozen is voor een bedrijfsarts die op locatie komt. Dit is efficiënt voor zowel medewerker als leidinggevende, en het bevordert de communicatie. Ook de visie op verzuim is met de komst van deze arbodienstverlener bijgesteld: de leidinggevende heeft de regierol in het verzuimdossier; de bedrijfsarts is adviseur; het adagium is dat ziekte je overkomt en dat verzuim een keuze is.
4.5 Plannen voor 2015 Er ligt een aantal belangrijke dossiers dat in 2015 om aandacht vraagt. We willen het zogenoemde performance management ontwikkelen en implementeren. Performance management is een cyclische set van functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken, PLOP-gesprekken en voortgangsgesprekken. Een eerste aanzet is gegeven door het verslag van functioneringsgesprekken aan te passen aan de nieuwe, resultaatgerichte functiebeschrijvingen. We willen aandacht besteden aan een efficiëntere en effectievere inzet van medewerkers. In de zorg en huishouding werken we met een groot aantal kleine contracten. Op dit moment ‘vullen’ bijna drie medewerkers één fte. Hierdoor is de 24 uurszorg nauwelijks rond te krijgen, hoewel er sprake is van een toegenomen flexibiliteit van onze medewerkers. De organisatieontwikkeling vraagt veel van ons kader (managers, adviseurs en teamleiders). Bovendien zien we dat de zorgvraag van onze bewoners steeds complexer is. Voor beide geldt dat we onze medewerkers moeten toerusten door training, coaching en opleiding. Het scholingsbeleid willen we dan ook, binnen de budgettaire mogelijkheden, opwaarderen. Daarom hebben we op de afdeling HR een nieuwe praktijkopleider met meer expertise aangesteld, volgt een aantal verzorgenden de IG-opleiding en hebben we gevorderde plannen om enkele medewerkers de verpleegkundigenopleiding te laten volgen. Kortom, er is veel werk aan de winkel en die uitdaging gaat de afdeling HR met plezier en enthousiasme aan. Erik Flore, manager HR a.i.
10
5
I
n dit hoofdstuk vindt u enkele kerngegevens van Huize Winterdijk, gevolgd door de bestuurlijke structuur en informatie over de bestuursraden en samenwerking met derden.
5.1 Kerngegevens Naam en contactgegevens, aangevuld met overige kerngegevens van Stichting tot oprichting en instandhouding van bejaardenoorden en verzorgingstehuizen, uitgaande van de Gereformeerde Gemeenten in Nederland, op 31 december 2014: Huize Winterdijk Winterdijk 8 2801 SJ Gouda KvK
41172086
E
[email protected]
W
www.huizewinterdijk.nl
Intramurale zorg huis
7 plaatsen
Kleinschalig wonen
24 plaatsen
Persoonlijke verzorging
1250 uur per maand
Dagbesteding
175 dagdelen per maand
Huishoudelijke hulp
325 uur per maand
Maaltijden
1200 per maand
Appartementen
129
Bewoners
circa 200
Medewerkers
120 (48 fte)
5.2 Bestuurlijke structuur De bestuurlijke structuur van Huize Winterdijk is als volgt. De Raad van Bestuur, ondersteund door managers en adviseurs, bestuurt de organisatie en legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De Steun Stichting Vrienden van Winterdijk is opgericht voor het genereren van een extra geldstroom voor: pastoraal medewerkers, tweede nachtzuster, noodzakelijke bijdragen aan gemoedsbezwaarden en het welzijn van de bewoners. Een medewerker van Huize Winterdijk is belast met de administratieve verwerking.
5.3 Verantwoording Zorginstellingen moeten elk jaar verantwoording afleggen over de manier waarop zij hun geld besteden. Dit geldt ook voor Huize Winterdijk. De externe accountantscontrole is verricht door medewerkers van Ernst & Young.
11
De Raad van Toezicht stelt periodiek vast of het handelen van de Raad van Bestuur en de organisatie voldoet aan de van toepassing zijnde regelgeving. Tijdige, verantwoordingsgerichte en volledige informatievoorziening door de Raad van Bestuur is hierbij essentieel. Zoals tussentijdse financiële rapportages, jaarverslagen, jaarrekeningen, tevredenheidonderzoeken, accountantsrapportages, risico-inventarisaties, managementrapportages, enz. De Raad van Toezicht heeft naast een passieve rol, ook een actieve rol, door eigen kennis en kunde in te brengen en te ontwikkelen.
5.4 Raad van Toezicht De samenstelling van de Raad van Toezicht op 31 december 2014 is: o A.J. Deurloo, voorzitter o mw. drs. T.A. Gunter, vicevoorzitter o mr. A.Th. de Haan, secretaris o ing. A. van den Brink o drs. A. Terlouw RA De zittingstermijn van mw. drs. T.A. Gunter, vicevoorzitter, is geëindigd op 31-12-2014. Zij wordt per 1 januari 2015 opgevolgd door drs. ing. C. Stijnen.
5.5 Raad van Bestuur De heer ir. H.C. van Beijnum MC is sinds 1 januari 2011 parttime bestuurder van Huize Winterdijk. De exploitatie van Huize Winterdijk valt onder zijn verantwoordelijkheid.
5.6 Deputaatschap Bejaardenoorden/Identiteitsraad Het Deputaatschap Bejaardenoorden waakt, als Identiteitsraad, over de statutaire identiteit van Huize Winterdijk. Het hecht -binnen wettelijke kaders- belang aan een goede binding met de achterban en het kerkverband. De Identiteitsraad heeft een goedkeurende functie bij de benoeming van pastoraal medewerkers en een adviserende functie bij de benoeming van leden van de Raad van Toezicht en leden van de Raad van Bestuur. De Identiteitsraad bestaat uit zeven personen. De samenstelling op 31 december 2014 is: o ds. A. Schultink, voorzitter o G. Lodder, secretaris o J. Beeke o P.J. van den Bosch o P.J. van Helden o A.C. van Rinsum o M. Weststrate Pastoraal medewerkers zijn de heren M.F. van de Beek en P.M. den Harder.
12
5.7 Bestuursraden Bewoners van Huize Winterdijk zijn vertegenwoordigd door de Cliëntenraad, medewerkers door de Ondernemingsraad en vrijwilligers door de Vrijwilligersraad. De medezeggenschapstructuren van de Cliëntenraad en Ondernemingsraad zijn vastgelegd. De Cliëntenraad valt onder de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). De Ondernemingsraad onder de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). De Raad van Bestuur en Raad van Toezicht hebben regelmatig overleg met de bestuursraden. Ze waarderen hun advies.
5.8 Samenwerking Huize Winterdijk werkt samen met diverse ketenpartners. Het betreft vooral praktische samenwerking in het kader van goede bewonerszorg. Bijvoorbeeld met huisartsen, apotheken, ziekenhuizen, verpleeghuizen, fysiotherapeuten, logopedisten, wondverpleegkundigen, diabetesverpleegkundigen en GGZ. Regelmatig is er overleg met Zorgkantoor Midden-Holland. Verder werkt Huize Winterdijk samen met vastgoed-gerelateerde partijen, zoals de brandweer en de gemeente Gouda.
13
6
D
e Cliëntenraad heeft in 2014 vier keer vergaderd met de Raad van Bestuur en de zorgmanager. De vergaderingen zijn vroegtijdig op het mededelingenbord vermeld, zodat bewoners de vergaderingen konden bijwonen. Notulen van de vergaderingen zijn verspreid onder belanghebbenden. Ook in 2014 kenmerkten de vergaderingen zich door openheid. We zijn in de gelegenheid gesteld om ons in de ontwikkeling van Huize Winterdijk te verdiepen en daarop te reageren. Naast genoemde vergaderingen, was de Cliëntenraad aanwezig bij het voorjaarsoverleg met het zorgkantoor. In oktober was er overleg met de Ondernemingsraad en enkele leden van de Raad van Toezicht. Waar nodig kwam de Cliëntenraad in klein comité bijeen om een onderbouwd standpunt in te nemen, bijvoorbeeld over klachten of adviezen van bewoners. Diverse onderwerpen passeerden de revue, waaronder: o de wens van de Cliëntenraad om niet één, maar twee nieuwe liften te bouwen; o de beperking van geluidsoverlast door de verbouwingen en goede communicatie daarover; o de problemen bij de start met de nieuwe telefooncentrale; o de nieuwe maaltijdvoorziening; o de aangepaste organisatie van Huize Winterdijk; o het meerjarenbeleidsplan 2014-2016; o de herziening van het reglement van de Cliëntenraad. Ook onderwerpen zoals de gevolgen van de bezuinigingsplannen van de regering, de kwaliteit van de zorg en de interne verbouwingen kwamen ter sprake. We hebben steeds geprobeerd een positieve bijdrage te leveren, waarbij we bij het bestuur en management steeds aandrongen op een open en constructieve communicatie richting alle bewoners. Er waren geen ledenmutaties in 2014. We hebben allen de gezondheid ontvangen om positief bij te dragen aan de Cliëntenraad. We spreken de wens uit dat de goede samenwerking in 2015 wordt gecontinueerd. Namens de Cliëntenraad, o L.H. Eits, voorzitter o P. Bremmer o mw. A. Moree-Kersten o H.W. Wassink o mw. C.W. van ’t Wout-Markus
14
7
H
et jaar 2014 was financieel gezien een uitdagend jaar voor Huize Winterdijk. De opbrengsten bleven achter bij de begroting, onder meer door de verlaging van de zorgtarieven. Dit zorgde voor een disbalans tussen inkomsten en personele lasten. Hier komt bij dat Huize Winterdijk in 2013 en 2014 veel investeerde. De derde woongroep en de kantoorruimte op de begane grond zijn daar voorbeelden van. Verder zijn er appartementen verbouwd. De jaarrekening is opgesteld uitgaande van de continuïteitsveronderstelling. Door de hoge investeringen in 2013 en 2014 kwam de liquiditeit onder druk te staan. Daarom is na het verslagjaar een kredietfaciliteit afgesloten met de ING Bank, met een kredietlimiet van €250.000,-. Deze kredietfaciliteit is bedoeld voor investeringen in het eerste kwartaal van 2015. De operationele kasstroom voor 2015 is naar verwachting positief, waardoor de liquiditeitsdruk niet leidt tot continuïteitsrisico’s.
7.1 Financieel verslag 2014 €
2013 €
2.838.893
3.224.733
178.262
186.154
Overige bedrijfsopbrengsten
1.364.448
1.426.485
Som der bedrijfsopbrengsten
4.381.603
4.837.372
2.402.300
2.411.249
634.776
548.557
51.662
305.520
Overige bedrijfskosten
1.273.173
1.385.748
Som der bedrijfslasten
4.361.911
4.651.074
BEDRIJFSOPBRENGSTEN: Opbrengsten uit gebudgetteerde zorgprestaties Niet-gebudgetteerde zorgprestaties
BEDRIJFSLASTEN: Personeelskosten Afschrijvingen op materiële vaste activa Bijzondere waardeverminderingen van vaste activa
15
BEDRIJFSRESULTAAT
19.692
186.298
Financiële baten en lasten
10.399
11.781
RESULTAAT UIT GEWONE BEDRIJFSUITOEFENING
30.091
198.079
31-dec-14 €
31-dec-13 €
Vaste activa Vlottende activa
11.975.727 354.981
10.370.105 1.827.438
Totaal activa
12.330.708
12.197.543
31-dec-14 €
31-dec-13 €
Eigen vermogen Voorzieningen Langlopende schulden Kortlopende schulden (ten hoogste 1 jaar)
11.393.617 129.881 98.745 708.466
11.363.526 39.531 98.745 695.741
Totaal passiva
12.330.708
12.197.543
92%
93%
0,48 -363.744
2,63 1.131.697
ACTIVA
PASSIVA
Solvabiliteit (eigen vermogen/totaal vermogen) Liquiditeit - Current ratio - Werkkapitaal
7.2 Administratieve organisatie Genoemde ontwikkelingen maakten het werk van de administratieve organisatie interessant. In 2014 hebben we de preventieve en detectieve interne controles verder ingevoerd en uitgebreid. Waar in 2013 de interne controles voornamelijk waren gericht op de financiele administratie, zijn die verbreed naar de andere afdelingen, te weten: o o o
procedure voor het plannen van de uren per afdeling, en controle op de geplande en gerealiseerde uren; interne rapportages, waarbij we de productiviteit, ORT en verhouding declarabele uren/niet declarabele uren en resultaten per afdeling maandelijks monitoren; structurele monitoring van de liquiditeit;
16
o o o
eerste aanzet voor een integrale kostprijs per afdeling; maandelijkse analyse van de verschillen tussen programma’s voor declaratie en planning/uitbetaling van salarissen; maandelijkse preventieve controle op de betaling van nettolonen (vanaf december 2014).
7.3 Vooruitzicht 2015 De verwachting is dat ook 2015 financieel een uitdagend jaar is, onder meer door de aanhoudende druk op de zorgtarieven. We monitoren de financiële cijfers nauwgezet.
7.4 Plannen voor 2015 We hebben de volgende plannen voor 2015: o productiviteit van de afdelingen verhogen; o leegstand woningen verlagen; o ‘winstgevendheid’ van de afdelingen verhogen door de verhouding declarabele uren/niet declarabele uren te verhogen; o toedeling opbrengsten en lasten voor de verschillende afdelingen verder uitdiepen (onderlinge doorbelasting in kaart brengen; hierdoor de zuiverheid van het resultaat per afdeling vergroten); o managementinformatiesysteem verbeteren door de set van losse rapportages van diverse medewerkers te verwerken in één allesomvattende rapportage, die maandelijks op een vast tijdstip verschijnt; o uitdiepen van de interne controle op geplande zorg versus gerealiseerde zorg. Henri van Lagen, controller Paul van Zuijlen, controller a.i.
17
8
H
uize Winterdijk heeft al tientallen jaren een plaats in ons kerkelijk leven. De Heere heeft Huize Winterdijk in Zijn voorzienigheid al die jaren in stand gehouden, waardoor vele ouderen, ook van Gods volk, er de laatste tijd van hun leven konden doorbrengen. Steeds weer blijkt Gods Woord actueel: ‘Er is een tijd om geboren te worden en een tijd om te sterven’ (Prediker 3:2). De Heere schenke allen die bij Huize Winterdijk zijn betrokken, de wijsheid en kracht om alle voorkomende werkzaamheden te verrichten. We denken aan de pastoraal medewerkers, het managementteam (MT) en de adviseurs, de medewerkers, Cliëntenraad, Ondernemingsraad en vrijwilligers. En aan Steun Stichting Vrienden van Winterdijk. We willen iedereen op deze plaats nogmaals hartelijk bedanken voor zijn of haar inzet voor Huize Winterdijk.
18
