Jaarverslag 2012
Voorwoord
H
et jaar 2012 was voor woonzorgcentrum Huize Winterdijk een jaar vol activiteit. Sinds we een AWBZ-erkende instelling zijn, hebben we toegewerkt naar een nieuw
bestuursmodel. Dit model, met een Raad van Bestuur en Raad van Toezicht, is per 1 januari 2012 definitief van kracht. Aansluitend hebben we, met hulp van onafhankelijke deskundigen, ons bedrijfsmodel tegen het licht gehouden. Doel was, onder meer, onze diensten effectiever en efficiënter aan te bieden aan onze bewoners, en onze medewerkers (meer) ruimte te geven bij het uitvoeren van hun taken. In het voor- en najaar van 2012 bracht Van Jole Advies en Management advies uit over ‘hoe te komen tot een duurzaam bedrijfsmodel voor identiteitsgebonden zorg, binnen aanvaardbare financiële kaders’. Van Jole benoemde een aantal risicofactoren die aanleiding gaven om het bedrijfsmodel te verduurzamen. In dit jaarverslag lichten we de belangrijkste consequenties van dit onafhankelijke advies toe. Verder vindt u de gebruikelijke kerngegevens en een korte toelichting op de jaarrekening, zodat u zich een beeld kunt vormen van het financiële reilen en zeilen van Huize Winterdijk. Het jaar 2012 was een jaar vol activiteit, en voor sommigen ook een veelbewogen jaar. We denken aan de functies die, na zorgvuldige afweging, zijn vervallen. Het was voor ons als Raad van Bestuur en Raad van Toezicht niet makkelijk. Toch hebben we geprobeerd te handelen in het belang van Huize Winterdijk, de bewoners en de medewerkers. Rest ons iedereen hartelijk te danken die in 2012 zijn of haar bijdrage aan Huize Winterdijk heeft geleverd!
H.C. van Beijnum, Raad van Bestuur A.J. Deurloo, voorzitter Raad van Toezicht 1
1 Achtergrond
T
al van ontwikkelingen, zowel intern als extern, waren voor de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht in januari 2012 aanleiding om een onderzoeksopdracht voor Van
Jole Advies en Management te formuleren, met als doel de organisatie structureel te professionaliseren. Zo verdiende het aanbeveling om de organisatiestructuur goed te laten aansluiten op het principe van scheiden van wonen en zorg. In het nieuwe, duurzame bedrijfsmodel voor identiteitsgebonden zorg moesten van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht enkele uitgangspunten centraal staan, waaronder behoud van identiteit, verlening van de best mogelijke zorg en verbinding van de medewerkers met de organisatie. Bij het doorlichten van de organisatie kwamen twaalf risicofactoren naar voren. Huize Winterdijk was feitelijk onvoldoende solide en geen duurzame organisatie. Na intensief overleg hebben zowel de Raad van Bestuur als de Raad van Toezicht besloten de conclusies van Van Jole in zijn geheel over te nemen, de risicofactoren te prioriteren en maatregelen te nemen om de risico’s op te heffen, dan wel te beheersen. Ook is de Ondernemingsraad om advies gevraagd. Die herkende de analyse en stemde in met het voorgestelde duurzame bedrijfsmodel. De Ondernemingsraad vond het van groot belang dat er echt dingen zouden veranderen. In eerste instantie had de herstructurering vooral gevolgen voor de taakuitoefening van het management. Er is echter, na zorgvuldige afweging, ook besloten enkele functies te laten vervallen, waaronder die van directeur. In goed overleg is op gepaste wijze afscheid van elkaar genomen.
2
2 Bestuurlijke structuur
I
n dit hoofdstuk vindt u enkele kerngegevens van Huize Winterdijk, gevolgd door de bestuurlijke context en structuur (na de herstructurering) en informatie over de be-
stuursraden en samenwerking met derden.
2.1 Kerngegevens Naam en contactgegevens, aangevuld met overige kerngegevens van Stichting tot oprichting en instandhouding van bejaardenoorden en verzorgingstehuizen, uitgaande van de Gereformeerde Gemeenten in Nederland:
Huize Winterdijk Winterdijk 8 2801 SJ Gouda
KvK
41172086
E
[email protected]
W
www.huizewinterdijk.nl
Intramurale zorg huis
26 plaatsen
Kleinschalig wonen
14 plaatsen
Persoonlijke verzorging
1150 uur per maand
Dagbesteding
185 dagdelen per maand
Huishoudelijke hulp
350 uur per maand
Maaltijden
1500 per maand
Appartementen
146 appartementen
Bewoners
circa 200 bewoners
3
2.2 Schema bestuurlijke context en structuur In onderstaand schema ziet u de bestuurlijke context van Huize Winterdijk. De lijnen zijn communicatielijnen.
De bestuurlijke structuur van de werkorganisatie (zie bovenstaand schema), met los daarvan de Raad van Bestuur, ziet u hieronder.
4
De Raad van Bestuur is belast met het bestuur van de organisatie en legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Zie hoofdstuk 4. Het Managementteam bestaat eind 2012 uit:
•
mevrouw L. den Besten
Strategie en Beleid
•
mevrouw W. Anker
Bewonerszaken
•
G. Heidema
Zorg
•
mevrouw W. Eskes
Risicomanagement
Verder is er een Steunstichting. De Steunstichting is opgericht voor het genereren van een extra geldstroom en staat los van Huize Winterdijk. De leden van de Raad van Bestuur en enkele leden van de Raad van Toezicht zijn bestuurslid van de Steunstichting. De bestuurlijke aansturing van de Steunstichting vindt plaats door de Raad van Bestuur. De administratie van de Steunstichting is door een externe accountant (Yilmaz&Van Zuijlen) op orde gebracht. Het is de bedoeling dat een medewerker van Huize Winterdijk verantwoordelijk wordt voor het stroomlijnen en uitbouwen van de activiteiten van de Steunstichting. Deze medewerker kan door de Steunstichting worden betaald. Met het oog op risicobeheersing, zal de Steunstichting op termijn weer op gepaste afstand van Huize Winterdijk staan.
2.3 Bestuursraden De bewoners van Huize Winterdijk worden vertegenwoordigd door de Cliëntenraad, de medewerkers door de Ondernemingsraad en de vrijwilligers door de Vrijwilligersraad. Verder is er een Identiteitsraad. Deze laatste vertegenwoordigt de synode van de Gereformeerde Gemeente in Nederland. De medezeggenschapstructuren van de Cliëntenraad en Ondernemingsraad zijn vastgelegd. De Cliëntenraad valt onder de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). De Ondernemingsraad onder de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Twee leden hebben de Ondernemingsraad verlaten om gezondheidsredenen en wegens zwangerschapsverlof: A.W. Zuidbroek en mevrouw H.E. Breukelman. Er komt een verkiezing voor nieuwe leden. De Raad van Bestuur heeft regelmatig overleg met de bestuursraden. Ook is er overleg tussen de bestuursraden en de Raad van Toezicht. Het advies van de raden wordt zeer ge5
waardeerd. Ze hebben onder meer -ook de Identiteitsraad in een apart overleg- advies gegeven over het nieuwe bedrijfsmodel. Ook andere zaken kregen de aandacht. De Cliëntenraad wees er terecht op dat de communicatie met de bewoners moet verbeteren. En de Ondernemingsraad vroeg aandacht voor (de consistentie van de roosters met) de arbeidstijden. Dit geheel in lijn met een rapport van de Arbeidsinspectie. Al met al zeer waardevolle bijdragen.
2.4 Samenwerking Huize Winterdijk heeft de nodige connecties in de keten. Het betreft vooral praktische samenwerking in het kader van goede bewonerszorg. Denk aan huisartsen, apotheken, ziekenhuizen, verpleeghuizen, fysiotherapeuten, logopedisten, wondverpleegkundigen, diabetesverpleegkundigen en GGZ. Op administratief gebied werkt Huize Winterdijk samen met De Schutse, een instelling voor gehandicaptenzorg. De warme maaltijden komen van Elim in Barneveld (SVRO). Regelmatig is er overleg met Zorgkantoor Midden-Holland. Ook werkt Huize Winterdijk samen met vastgoed-gerelateerde partijen, zoals de brandweer en de gemeente Gouda.
6
3 Duurzaam bedrijfsmodel
O
m de risico’s te verminderen, moest de organisatie een platte, procesgerichte organisatie worden, waarin de verantwoordelijkheden dieper in de organisatie liggen.
Gecombineerd met een op korte afstand opererende Raad van Bestuur, zorgt dit voor meer integrale verantwoordelijkheid, met het daarbij behorende kostenbewustzijn, op alle niveaus in de organisatie. Het bíndt binnen de organisatie. Een kernbegrip is verder horizontaal leiderschap: de teamleiders, medewerkers en dergelijke staan niet boven elkaar, maar naast elkaar, met ieder hun eigen verantwoordelijkheid. In het nieuwe, duurzame bedrijfsmodel krijgen de bewoners een centraal aanspreekpunt (Bewonerszaken) dat hun (zorg)vraag aanneemt en vertaalt in afspraken. Er zijn twee sectoren die deze afspraken realiseren: Zorg en Wonen. Sector Zorg (zorg en welzijn) is verantwoordelijk voor de diensten en producten die Huize Winterdijk biedt en sector Wonen (kapitaal en vastgoed) voor het beheer en onderhoud van het gebouw en kapitaal. Verder zijn er de stafafdelingen Strategie en Beleid, en Risicomanagement. Hieronder vindt u wat nadere info over het centrale aanspreekpunt, de beide sectoren en de stafafdelingen.
3.1 Bewonerszaken Bewonerszaken, het centrale aanspreekpunt voor bewoners, is ervoor verantwoordelijk dat alle bewoners een woonzorgplan krijgen. In dat woonzorgplan is op basis van een bepaalde methodiek, bijvoorbeeld Normen Verantwoorde Zorg, een inschatting gemaakt van de diensten en producten die nodig zijn op het gebied van wonen, zorg en welzijn. Deze inschatting is grofmazig. Bewonerszaken draagt er bovendien zorg voor dat het woonzorgplan financieel gedekt is. Bewoners of hun familie kunnen in overleg met Bewonerszaken zorg inkopen, zelfs boven de indicatie.
7
3.2 Zorg (zorg en welzijn) Sector Zorg zorgt ervoor dat de door Bewonerszaken gemaakte afspraken worden nagekomen. De teamleiders van sector Zorg zijn zorginhoudelijk verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor praktische zaken, zoals medicijnbeleid en zorginnovatie, wordt nog ingevuld. Een centrale rol is weggelegd voor zogenoemde aandachtsvelders, medewerkers die zich specialiseren op bepaalde gebieden, zoals diabetes of wondverzorging.
3.3 Wonen (kapitaal en vastgoed) Sector Wonen functioneert als een zelfstandig onderdeel. In eerdere jaren is geconstateerd dat de kosten voor het beheer en onderhoud van het gebouw relatief hoog zijn. Dit is nog steeds het geval. Het komende jaar (2013) is dan ook een organisatorische efficiëntieslag nodig.
3.4 Strategie en Beleid, en Risicomanagement De stafafdeling Strategie en Beleid is verantwoordelijk voor de strategie en zorginhoudelijke beleidsontwikkeling van Huize Winterdijk. Bovendien is de afdeling betrokken bij de ontwikkeling van eventuele nevenlocaties. De stafafdeling Risicomanagement analyseert voortdurend de strategische, operationele en financiële risico’s en moet ingrijpen als de risico’s onaanvaardbaar zijn. Hiervoor is nauw overleg binnen het managementteam van groot belang. Het is zaak dat de stafafdeling verbeterpunten uit onafhankelijke onderzoeken -bijvoorbeeld rond casussen- meeneemt in de besluitvorming.
8
4 Verantwoording
Z
orginstellingen moeten elk jaar verantwoording afleggen over de manier waarop zij hun geld besteden. Dit geldt ook voor Huize Winterdijk. De externe accountantscon-
trole is verricht door medewerkers van Ernst & Young. De Raad van Toezicht stelt periodiek vast of het handelen van de Raad van Bestuur en de organisatie voldoet aan de regels. Tijdige, verantwoordingsgerichte en volledige informatievoorziening van de bestuurder is hierbij essentieel. Denk hierbij aan tussentijdse financiele rapportages, jaarverslagen, jaarrekeningen, tevredenheidsonderzoeken, accountantsrapportages, risico-inventarisaties, managementrapportages enzovoort. De Raad van Toezicht heeft hierin niet alleen een passieve rol. Naast het tot zich nemen en beoordelen van de aangeboden informatie, brengt de Raad van Toezicht eigen kennis en kunde in of ontwikkelt die.
De samenstelling van de Raad van Toezicht op 31 december 2012 was: A.J. Deurloo (61), Bruinisse, gepensioneerd bankdi-
Voorzitter; 1e benoeming augustus 2011;
recteur
aftredend en herkiesbaar augustus 2015 Aandachtsgebied: identiteit en P&O
mevrouw drs. T.A. Gunter (56), Barneveld, mana-
Vicevoorzitter; 1e benoeming 12-07-2011;
ger zorg
aftredend en niet herkiesbaar 31-12-2014 Aandachtsgebied: zorgverlening
mr. A.Th. de Haan (33), Hendrik Ido Ambacht, jurist
Secretaris; 1e benoeming 01-01-2012; aftredend en herkiesbaar 31-12-2015 Aandachtsgebied: juridische zaken
drs. A. Terlouw RA (37), Waddinxveen, accountant
1e benoeming 01-01-2012 aftredend en herkiesbaar 31-12-2015 Aandachtsgebied: financiën
9
J. van Helden (59), ’s Gravendeel, bouwkundige
1e benoeming 12-07-2011; aftredend en niet herkiesbaar 31-12-2012 Aandachtsgebied: bouwkundige zaken
Alle leden zijn lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg. Per 31 december 2012 is de heer J. van Helden teruggetreden als lid. Per 1 januari 2013 is in zijn plaats benoemd de heer ing. A. van den Brink (44) uit Barneveld, teamleider bureau technisch beheer, afdeling Vastgoed, bij een zorginstelling. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen ieder een kleine jaarlijkse vergoeding, naast een reis- en onkostenvergoeding. Ze hebben geen nevenfuncties of werkzaamheden verricht waardoor hun onafhankelijkheid in het geding is gekomen of die tot belangenverstrengeling hebben geleid. De Raad van Toezicht vergaderde in het verslagjaar 11 keer met de Raad van Bestuur en/of vertegenwoordigers van de Cliëntenraad, Identiteitsraad en Ondernemingsraad. Enkele vergaderingen stonden geheel in het teken van de herstructurering. Verder kwamen de lopende zaken ter sprake, onder andere de verbouwing, jaarrekening, begroting, evaluatie en benoeming externe accountant en notitie bouwzaken. Om de deskundigheid te bevorderen heeft de Raad van Toezicht met de Raad van Bestuur een themabijeenkomst gehouden over onderlinge communicatie. Die krijgt -zo is de bedoeling- in 2013 een vervolg.
4.1 Raad van Bestuur De heer ir. H.C. van Beijnum MC is sinds 1 januari 2011 parttime bestuurder van Huize Winterdijk. De exploitatie van Huize Winterdijk valt onder zijn verantwoordelijkheid. De Raad van Toezicht is hem zeer erkentelijk voor de vele werkzaamheden die hij in 2012 voor Huize Winterdijk heeft verricht.
4.2 Deputaatschap Bejaardenoorden/Identiteitsraad Het Deputaatschap Bejaardenoorden waakt, als Identiteitsraad, over de statutaire identiteit van Huize Winterdijk. Er wordt -binnen wettelijke kaders- groot belang gehecht aan een
10
goede binding met de achterban en het kerkverband. De Identiteitsraad heeft een goedkeurende functie bij de benoeming van pastoraal medewerkers en een adviserende functie bij de benoeming van leden van de Raad van Toezicht en leden van de Raad van Bestuur. De Identiteitsraad bestaat uit zeven personen. De samenstelling op 31 december 2012 was:
ds. A. Schultink, voorzitter G. Lodder, secretaris J. Beeke P.J. van den Bosch P.J. van Helden A.C. van Rinsum M. Weststrate
Pastoraal medewerkers zijn de heren M.F. van de Beek en P.M. den Harder.
4.3 Tot slot Huize Winterdijk bestond in 2012 35 jaar. Dit gedenkwaardige feit is op sobere wijze herdacht. De Heere heeft in Zijn voorzienigheid Huize Winterdijk nog in stand willen houden. Velen hebben hier hun laatste dagen door mogen brengen, ook van Gods volk. Hoe wordt Gods Woord gedurig bewaarheid: Wat man leeft er, die den dood niet zien zal, die zijn ziel zal bevrijden van het geweld des grafs? Sela. (Psalm 89:49). Hij mocht ons allen in genade willen gedenken. Ook schenke Hij allen die bij Huize Winterdijk betrokken zijn de wijsheid en de krachten om alle voorkomende werkzaamheden te verrichten. We denken dan in het bijzonder aan de medewerkers en vrijwilligers, ook van Steunstichting Vrienden van Winterdijk. We willen op deze plaats nogmaals onze oprechte erkentelijkheid voor hun inzet uitspreken.
11
5 Financieel verslag
E
en korte toelichting op de jaarrekening. Huize Winterdijk staat er op 31-12-2012 financieel gezond voor.
De bedrijfsopbrengsten, inclusief een fors legaat, extra opbrengsten door bijstelling van het extramurale budget en huuropbrengsten van de nieuwe appartementen, zijn flink gestegen: van 3,409 miljoen euro in 2011 naar 4,551 miljoen euro in 2012. Ook de bedrijfslasten zijn flink gestegen: van 3,351 miljoen euro in 2011 naar 4,286 miljoen euro in 2012. Dit is een gevolg van onder meer de toename van extramurale zorg en bijzondere waardevermindering van vaste activa (zie de aandachtspunten). Het bedrijfsresultaat is toegenomen van 59 duizend euro in 2011 naar 265 duizend euro in 2012 en het eigen vermogen 10,898 miljoen naar 11,165 miljoen euro. Enkele aandachtspunten: • •
Als gevolg van de herstructurering is de functie van directeur vervallen. Hiervoor is een overeenkomst gesloten. Ook zijn de salarissen van de managers en teamleiders aangepast en is het team gestart met een training ‘effectief handelen’. Dit ter toelichting op de reservering. In het verleden is de afspraak gemaakt de maaltijden kostendekkend te verstrekken. In 2010 was er een klein bedrag over. Dit zou worden gebruikt voor de herstructurering van de maaltijdvoorziening. We wilden onderzoek doen naar het verband tussen de kwaliteit van de maaltijden, de gezondheid van de bewoners en de inzet van de medewerkers. Dit onderzoek, dat in 2012 zou starten, is opgeschoven naar 2013.
•
Onder bedrijfslasten ziet u de post bijzondere waardeverminderingen van vaste activa van € 390.000. Op basis van de geïnde huur en kapitaallasten is een berekening gemaakt van de opbrengstwaarde van de nieuwbouw. De onrendabele top bleek € 390.000.
•
Er is een onderhoudsvoorziening voor de komende jaren. Het gebouw is behoorlijk verouderd en moet worden opgeknapt. Deze onderhoudsvoorziening en de bijzondere waardevermindering van vaste activa (zie vorige punt) zorgen voor een negatieve post kapitaal onder resultaatbestemming.
•
Eind 2012 is een onderzoek gestart naar een nieuwe installatie voor kerktelefonie. In 2013 wordt de installatie gerealiseerd. Financiering is onder meer mogelijk via Steunstichting Vrienden van Winterdijk.
12
