RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP) Nama Sekolah Mata Pelajaran Kelas / Smester Jumlah Pertemuan
: SMK NEGERI 1 JOMBANG : Korespondensi : X / II : 2 JP X 35 menit
A. KOMPETENSI INTI 1. Menghayati dan meramalkan ajaran agama yang dianutnya 2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia 3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah 4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR 1.2 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya. 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah. 3.3 Mengidentifikasi cara membuat komunikasi tulis. 4.3 Mempraktikkan cara membuat komunikasi tulis.
C. INDIKATOR No
INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI Bertambah keimanannya 1.2.1. Meyakini adanya karunia Tuhan Yang dengan menyadari hubungan Maha Esa atas pemberian amanah keteraturan dan kompleksitas untuk membuat komunikasi tulis. alam dan jagat raya terhadap 1.2.2. Berakhlak mulia dalam membuat kebesaran Tuhan yang komunikasi tulis. menciptakannya. Menunjukkan perilaku ilmiah 2.2.1. Terbiasa membuat komunikasi tulis (jujur, disiplin, peduli, yang sesuai dengan bentuk surat yang santun, ramah lingkungan, berlaku. gotong royong) dalam 2.2.2. Selalu tepat waktu dalam melakukan pembelajaran menyelesaikan tugas. sebagai bagian dari sikap 2.2.3. Senantiasa menggunakan kalimat yang ilmiah. tepat dalam membuat komunikasi tulis. Mempraktikkan cara 3.2.1. Mengidentifikasi pengertian membuat komunikasi tulis. komunikasi tulis. 3.2.2. Menyebutkan fungsi surat. 3.2.3. Menjelaskan bagian-bagian surat. 3.2.4. Menguraikan bentuk-bentuk surat. 3.2.5. Mengidentifikasi bahasa surat dan perlengkapan menulis surat. Melakukan cara membuat 4.2.1. Menjelaskan penggolongan surat. surat dinas 4.2.2. Membuat surat sesuai dengan bentuk surat yang telah ditetapkan. 3.2.3. Mendemonstrasikan berbagai model lipatan surat. 3.2.4. Mengoreksi surat sesuai dengan bentuk surat yang benar.
KOMPETENSI DASAR
1
1.2.
2
2.2.
3
3.2.
4
4.2.
D. TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Pembelajaran Aspek Sikap Setelah mendengarkan penjelasan guru, membaca contoh komunikasi tulis melalui bentuk surat, tanya jawab, dan penugasan, peserta didik dapat: 1. Mengelolah komunikasi tulis dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta sesuai dengan bentuk surat yang berlaku. 2. Melaporkan tugas dengan tepat waktu. 3. Memilah kata-kata yang tepat dalam pembuatan komunikasi tulis. 4. Mengajukan pertanyaan dalam pengidentifikasian komunikasi tulis. Tujuan Pembelajaran Aspek Pengetahuan Setelah mendengarkan penjelasan guru, membaca contoh komunikasi tulis melalui bentuk surat, tanya jawab, dan penugasan, peserta didik dapat: 1. Mengidentifikasi pengertian komunikasi tulis. 2. Menyebutkan fungsi surat. 3. Menjelaskanbagian-bagian surat. 4. Menguraikan bentuk-bentuk surat.
5.
Mengidentifikasi bahasa surat dan perlengkapan menulis surat.
Tujuan Pembelajaran Aspek Keterampilan Setelah mendengarkan penjelasan guru, membaca contoh komunikasi tulis melalui bentuk surat, tanya jawab, dan penugasan, peserta didik dapat: 1. Menjelaskan penggolongan surat. 2. Membuat surat sesuai dengan bentuk surat yang ditetapkan. 3. Mendemonstrasikan berbagai model lipatan surat. 4. Mengoreksi surat sesuai dengan bentuk surat yang benar. E. 1. 2. 3. 4. 5. F. 1. 2. 3.
MATERI PEMBELAJARAN Pengertian komunikasi tulis. Fungsi surat. Bagian-bagian surat. Bentuk-bentu surat. Bahasa surat dan perlengkapan menulis surat. METODE Pendekatan Pembelajaran : Scientific Approach Metode : Ceramah, Tanya Jawab, Penugasan Model Pembelajaran : Talking Stick
G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR Media Power point atau tayangan slide mengenai komunikasi tulis Berbagai macam contoh komunikasi tulis dari buku cetak. Alat LCD, Laptop, White Board, Spidol, Penghapus Sumber Belajar Sapir. 1987. Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Malang: LP3ME UM. Sudarmono. 2013. Korespondensi 1. Depok: Direktorat Pembinaan SMK.
H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN PERTEMUAN PERTAMA No. Langkah-Langka Pembelajaran A. Pendahuluan 1. Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan salam. 2. Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a sesuai dengan agama dan kepercayaan masing-masing. 3. Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada hari itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa presensi peserta didik. 4. Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan kelas kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar mengajar. 5. Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan tujuan pembelajaran yang akan dicapai hari ini, yaitu tentang pengertian, sungsi, bagian-bagian, bentuk-bentuk, bahasa dalam komunikasi tulis dan perlengkapan menulis surat. B. Kegiatan Inti 1. Pendidik menjelaskan tentang pengertian, fungsi, bagian-bagian, bentuk-bentuk, bahasa dalam komunikasi tulis dan perlengkapan menulis surat dan peserta didik menyimak penjelasan yang diberikan oleh pendidik. 2. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan yang sesuai dengann topik yang dibicarakan dan peserta didik lain juga boleh menanggapi pertanyaan dari peserta didik tersebut. 3. Pendidik menyiapkan sebuah tongkat dan musik box. 4. Pendidik memberikan beberapa kertas kepada peserta didik untuk mendemonstrasikan berbagai model lipatan surat secara bersama-sama dengan dipandu pendidik. 5. Pendidik memberi kesempatan kepada peserta didik untuk membaca dan mempelajari materi yang telah diasampaikan pendidik. 6. Peserta didik menutup buku yang telah dibaca atau dipelajari. 7. Pendidik mengambil tongkat dan memutar sebuah musik, setelah musik berhenti pendidik memberikan pertanyaan kepada peserta didik yang memegang tongkat. 8. Pendidik memberi kesempatan kepada peserta didik yang memegang tongkat untuk menjawab pertanyaan yang diajukan sambil berdiri. 9. Pendidik mengulangi poin ke 6 dan 7 sampai sebagian peserta didik mendapat bagian untuk menjawab setiap pertanyaan dari pendidik.
Keterangan 10’ Sikap religius Sikap religius Sikap sosial
60’ Mengamati/pemberian rangsangan
Menanya
Mencoba
Menalar
Mengkomunikasikan
Menalar
10.
11.
12. C. 1. 2.
3.
I. 1. 2. 3.
Pendidik memberikan tes essai kepada peserta didik secara individu mengenai materi yang telah disampaikan tadi. Setelah mengerjakan tes essai tersebut, pendidik memberikan instruksi kepada peserta didik untuk mengumpulkan lembar jawaban ke pendidik. Pendidik memberikan hangout kepada peserta didik untuk menyusun surat. Kegiatan Penutup Peserta didik dibantu oleh guru untuk menyimpulkan materi. Pendidik menyampaikan rencana tindak lanjut dengan meminta siswa mempelajari kembali materi untuk menyusun sebuah surat resmi berdasarkan bentuk surat yang telah diajarkan, membawa buku besar folio bergaris dan alat tulis. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan berdo’a yang dipimpin seorang peserta didik dan mengucapkan salam.
Mencoba
Mengkomunikasikan
Mencoba 10’
Sikap religius
PENILAIAN Observasi (disiplin, tanggung jawab, santun) untuk menilai non akademik (pedoman penilaian terlampir). Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh pendidik. Kegiatan membuat surat.
Malang, 20 Oktober 2015 Mengetahui, Kepala UPTD SMK Negeri 1 Jombang
___________________________ Pembina Tk. I NIP.
Guru Mata Pelajaran
Fransiska Afandi Setiawan, S.Pd.
LAMPIRAN 1 1. Penilaian Sikap Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap
No . 1 2 3 4 5 6 N
Nama Peserta Didik
Aspek Perilaku yang Dinilai Disiplin Tanggungjawab Santun 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Jumlah Skor Rata-Rata
Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan. Keterangan: 4 = jika 4 indikator terlihat 3 = jika 3 indikator terlihat 2 = jika 2 indikator terlihat 1 = jika 1 indikator terlihat Indikator Penilaian Sikap: Disiplin a. Tertib mengikuti instruksi b. Mengerjakan tugas tepat waktu c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif Tanggung Jawab 1. Pelaksanaan tugas piket secara teratur 2. Peran serta aktif dalam kegiatan pembelajaran 3. Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan Santun a. Berinteraksi dengan teman secara ramah b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat d. Berperilaku sopan Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat aspek sikap di atas.
Kategori nilai sikap: Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4 Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3 Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2 Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1 2. Penilaian Pengetahuan Bentuk Penilaian : Tes Tertulis Jenis : Essay I. 1.
Pertanyaan untuk talking stick. Apa yang dimaksud dengan surat? Jelaskan perbedaan antara surat dengan suratmenyurat! 2. Sebutkan bagian-bagian dari sebuah surat! 3. Sebutkan dan jelaskan 5 fungsi surat selain sebagai alat komunikasi! 4. Dalam pengiriman surat keluar negeri, orang sering menggunakan kertas onionskin. Mengapa? 5. Dalam menulis surat, tinta yang lazim digunakan adalah tinta yang berwarna hitam dan biru. Mengapa warna lain tidak digunakan? 6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan bentuk surat? 7. Sebutkan macam-macam bentuk surat! 8. Mengapa bentuk lurus penuh dikatakan sebagai bentuk surat yang paling mudah? 9. Untuk surat yang bagaimanakah bentuk lekuk cocok digunakan? 10. Jelaskan penggunaan “u.p. / c.q.” dalam alamat surat! Demikian pula penggunaan d.a. / p.a. !
II. 1. 2. 3. 4. 5.
Jawablah pertanyan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! Menurut pendapat anda, bentuk surat apa yang paling efisien dalam pengetikannya/penulisannya? Jelaskan! Apa saja fungsi dari nomor surat? Menurut pendapat anda, apakah isi surat harus selalu terdiri dari alinea pembuka, isi sebenarnya, dan alinea penutup? Selain susunan bahasa yang baik dan susunan bentuk surat, hal apa lagi yang perlu mendapatkan perhatian bilamana akan menulis surat? Jelaskan apa yang dimaksud bahwa “surat sebagai wakil/duta dari organisasi”!
Kunci jawaban talking stick 1. Surat adalah setiap lembaran kertas (bahan material lainnya) yang berisi informasi secara tertulis sebagai media komunikasi dalam rangka menyampaikan berita/informasi dari satu pihak kepada pihak lain untuk mendapatkan saling pengertian di antara kedua belah pihak. Perbedaannya, surat itu bahan/bendanya. Sedangkan surat menyurat adalah kegiatannya. 2. Urutan bagian-bagian surat: a. Kepala surat b. Tanggal surat c. Nomor surat d. Lampiran e. Hal/perihal surat f. Alamat g. Salam pembuka h. Isi surat i. Salam penutup j. Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas k. Tembusan 3. 5 fungsi surat, sebagai berikut: a. Tanda bukti tertulis (hitam di atas putih) dari surat perbuatan/aktivitas manusia. Misalnya surat perjanjian, kelihatan nyata bilamana terjadi persoalan atas perjanjian yang bersangkutan. b. Alat pengingat/berfikir bilamana sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya suratsurat yang telah diarsipkan. c. Tanda bukti sejarah yaitu mengetahui perkembangan dari masa lalu. Misalnya surat-surat yang sudah didokumentasikan. d. Pedoman bertindak; misalnya surat keputusan, surat edaran, dan surat instruksi. e. Menjamin keamanan atau sebagai keterangan dalam segala aktivitas manusia. Misalnya surat keterangan jalan, surat tugas. 4. Meskipun kertas onionskin ini tipis, namun memiliki tekstur kuat dan tidak mudah sobek. Oleh sebab itu, jenis kertas ini digunakan untuk mengirimkan surat keluar negeri. 5. Memang dalam penggunaan tinta, warna yang lazim digunakan yaitu warna hitam dan biru. Penggunaan warna tinta lain diperbolehkan kecuali untuk maksud-maksud tertentu. 6. Bentuk surat adalah susunan atau letak tiap-tiap bagian surat di atas kertas tempat menulis surat. 7. Atas dasar letak susunan dari bagian-bagian surat, maka dikenal bentuk-bentuk surat sebagai berikut: a. Bentuk lurus penuh (full block style) b. Bentuk lurus (block style) c. Bentuk setengah lurus (semi block style) d. Bentuk lekuk/bertakuk (indented style) e. Bentuk menggantung (hanging paragraph style) f. Bentuk resmi/dinas pemerintah 8. Bentuk lurus penuh dikatakan sebagai bentuk surat yang paling mudah karena pengetikannya/penulisannya mulai dari pasak garis pinggir kiri.
9.
Bentuk surat lekuk/bertakuk hanya cocok untuk surat yang memiliki alamat singkat, karena dalam penulisan alamatnya baris pertama dimulai dari garis pinggir kiri, baris kedua (nama jalan dan nomor) dimulai 5 (lima spasi) dari garis pinggir kiri, baris berikutnya (nama kota) dimulai 10 spasi dari garis pinggir kiri. 10. Penggunaan “u.p.” dalam surat yaitu singkatan dari “untuk perhatian” atau “c.q.” singkatan dari “Casu Quo”, digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada seorang yang duduk sebagai anggota dewan. Sedangkan “d.a.” yaitu singkatan dari “dengan alamat” atau “p.a.” singkatan dari “per address”, digunakan apabila surat tersebut dikirim kepada alamat pihak lain.
Kunci jawaban tugas individu 1. Bentuk surat yang paling efisien dalam pengetikannya/penulisannya yaitu bentuk lurus penuh. Karena semua pengetikannya/penulisannya dimulai dari pasak garis pinggir kiri. 2. Nomor surat berfungsi untuk: a. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat (sebagai arsip). b. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu. c. Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan suratmenyurat. d. Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu diperlukan (sistem kearsipan). 3. Isi surat tidak selalu berupa alinea pembuka, isi sebenarnya, dan alinea penutup. Namun isi surat bisa terdiri dari beberapa alinea/paragraf, tergantung atas maksud dan tujuan yang dikandung di dalam surat tersebut. 4. Selain bahasa surat dan bentuk surat, hal lain yang tidak kalah pentingnya dalam menyusun surat yaitu perlengkapan menyusun surat yaitu meliputi: a. Kertas surat b. Warna tinta c. Sampul surat, dan d. Cara melipat surat. 5. Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi, instansi, ataupun perusahaan. Misalnya, bila perusahaan akan memesan barang, cukup dengan mengirim surat pesanan untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal lamaran pekerjaan seorang pelamar kerja cukup dengan melayangkan sebuah surat lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau instansi. Pedoman Penilaian Pengetahuan Skor Maksimal untuk: Skor No. 1 :4 Skor No. 2 :4 Skor No. 3 :4 Skor No. 4 :4 Skor No. 5 :4 Total skor maksimal : 20 Rincian Skor 4 Skor 1 : Kurang Skor 2 : Cukup Skor 3 : Baik Skor 4 : Sangat Baik Rumus Konservasi Nilai Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100 20
Rubrik Penilaian: No 1 2 3 4 5 N
Nama Siswa
Skor
Nilai
3. Penilaian Keterampilan Latihan Menyusun Surat Susunlah surat dibawah ini dalam bentuk lurus! Pengirim : CV RAJA BATIK, Jalan Mataram 13, Yogyakarta Penulis : Andi Budi, S.E. Jabatan : direktur Alamat : Toko Singaraja, Jalan Denpasar 38, Denpasar Nomor : 54/PN/IV/2016. Lampiran : 2 bendel. Hal : permintaan daftar harga kain batik.Tanggal surat: 26 April 2016. Isi surat : dengan hormat kami sangat gembira menerima surat permintaan penawaran saudara no. 531/PM/IV/2016 tanggal 2 April 2016 yang memang sudah sejak lama kami nantikan kami jelaskan disini bahwa kondisinya telah berubah untuk partai besar diberikan diskon 30% dan untuk pembelian kecil/sedikit diberi diskon 20% sisanya satu minggu setelah barang diterima dan pesanan dikirim setelah uang pesanan diterima kami tunggu pesanan dari saudara dan atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih. Aspek Penilaian Membuat Surat Format Penilaian: No 1 2 3 4
Jawaban - Sistematika penyusunan surat yang baku - Penggunaan tanda baca yang sesuai - Penulisan rapi, sesuai tata letak sebenarnya - Semua komponen surat ada dalam surat tersebut. SKOR MAKSIMAL
Rincian Skor 25 Skor 0-5 : Kurang Skor 6-10 : Cukup Skor 11-15 : Baik Skor 16-25 : Sangat Baik
Skor 25 25 25 25 100
Rubrik Penilaian: No 1 2 3 4 5 N
Nama Siswa
Skor
Nilai
LAMPIRAN MATERI MATERI POKOK KOMUNIKASI TULIS A. PENGERTIAN KOMUNIKASI TULIS Komunikasi dalam penyampaiannya dapat dibedakan dua macam, yaitu lisan dan tulisan. Kita sudah mengetahui dan sudah sering melihat bagaimana cara menyampaikan berita secara lisan. Setelah kita amatai dan perhatikan, ternyata berkomunikasi secara lisan kurang dapat memenuhi kepuasan si penyampai berita (komunikator) maupun penerima berita (komunikan) karena kurang lengkapnya berita yang disampaikan atau berita yang diterima oleh komunikan. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya waktu dan tempat. Kita sudah mengetahui bahwa dalam perkembangan dunia komunikasi, melalui teknologi modern banyak sekali media-media komunikasi telah diciptakan untuk memudahkan orang saling menyampaikan berita, misalnya melalui telepon, TV, telegram, radio serta media komunikasi lainnya. Akan tetapi, untuk lebih memuaskan pemakai jasa komunikasi jangan dilupakan komunikasi tertulis yaitu surat. Surat dapat didefinisikan sebagai setiap lembaran kertas (bahan material lainnya) yang berisi informasi secara tertulis sebagai media komunikasi dalam rangka menyampaikan berita/informasi dari satu pihak kepada pihak lain untuk mendapatkan saling pengertian di antara kedua belah pihak. Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa surat menyangkut hal-hal sebagai berikut: 1. Lembaran kertas/benda-benda lainnya 2. Media komunikasi tertulis 3. Pihak pengirim 4. Pihak penerima 5. Saling pengertian antara pihak pengirim dan penerima. B. FUNGSI SURAT Fungsi pokok/utama surat yaitu sebagai sarana atau media menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dengan maksud agar pihak penerima berbuat sesuai dengan kehendak pihak pengirim.
1.
2. 3.
4.
5. 6.
Kecuali fungsi pokok tersebut, surat juga berfungsi sebagai: Tanda bukti tertulis (hitam di atas putih) dari suatu perbuatan atau aktivitas manusia. Misalnya surat perjanjian, kelihatannya nyata bilamana terjadi persoalan atas perjanjian yang bersangkutan. Alat pengingat atau berfikir; surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan. Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi. Tanda bukti sejarah, yaitu untuk mengetahui perkembangan dari masa lalu. Misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau (surat yang sudah didokumentasikan). Pedoman bertindak; betapa pentingnya sebuah surat untuk disimpan walaupun dalam waktu yang relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat digunakan sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lajut. Misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan, dan sebagainya. Menjamin keamanan atau sebagai keterangan dalam segala aktivitas manusia. Misalnya surat keterangan jalan, surat tugas. Sebagai wakil atau duta dari organisasi; Surat sebagai duta artinya surat menjadi wakil secara tertulis dari organisasi, instansi, ataupun perusahaan. Misalnya, bila perusahaan akan memesan barang, cukup dengan mengirim surat pesanan untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau dalam hal lamaran pekerjaan seorang pelamar kerja cukup dengan melayangkan sebuah surat lamaran pekerjaan kepada sebuah perusahaan atau instansi.
C. BAGIAN-BAGIAN SURAT Bagian-bagian surat yaitu unsur-unsur yang terdapat atau tercantum di dalam surat. Macam dan susunan bagian-bagian surat tidak selalu sam, tergantung dari jenis dan bentuk surat yang berangkutan. Garis besar bagian surat akan dibahas dalam uraian selanjutnya di bawah ini. 1. Kepala (kop) surat Bagian kepala surat atau kop surat menunjukkan ciri khas badan usaha, perusahaan atau kantor dan berfungsi sebagai reklame. Selain berfungsi sebagai reklame berfungsi juga supaya mudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lainnya mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik yang terdiri dari: a. Nama organisasi/perusahaan/kantor/instansi induk, dicetak atau diketik dengan huruf besar semua. b. Nama organisasi atau kantor cabang atau nama bagian/unit organisasi, jika surat tersebut dikeluarkan oleh unit organisasi. c. Alamat lengkap yang terdiri dari: - Nama jalan - Nama daerah tempat organisasi yang bersangkutan - Nomor bangunan/gedung - Nama kota, provinsi, negara - Nomor telepon - Nomor telex - Nomor kode pos - Nama alamat kawat - Nomor kotak pos (PO Box, Tromol Pos)
d. Keterangan pelengkap lainnya yang meliputi:
- Nama bankir - Alamat kantor cabang - Macam/jenis usahanya e. Gambar lambang/simbol organisasi. Contoh:
2.
Tanggal surat Tanggal surat berguna untuk memberitahu bilamana surat tersebut ditulis/dikirim. Adapun cara penulisannya/pengetikannya sebagai berikut: a. Untuk surat yang ditulis di atas kertas berkop surat dan pada kop surat sudah tercantum nama kota, maka di muka tanggal tidak perlu ditulis nama kota, kecuali bila menulis surat pada kertas polos yang tidak ada kop suratnya, harus dicantumkan nama kota di mana surat itu dibuat dengan menggunakan tanda baca koma (,) di belakangnya. b. Nama bulan ditulis lengkap dengan tidak diganti dengan angka. c. Angka tahun ditulis lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda baca apapun. Contoh: No 1. 2. 3. 4.
Cara penulisan yang benar Malang, 17 Agustus 2015 Malang, 17 Agustus 2015 17 Agustus 2015 17 Agustus 2015
Cara penulisan yang salah Malang, 17 Agust 2015 Malang, 17-8-15 17 Agustus 2015. 17 Agust 2015
3. Nomor surat Setiap surat terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Kegunaan nomor surat adalah: e. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat (sebagai arsip). f. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu. g. Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan suratmenyurat.
h. Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu diperlukan (sistem kearsipan). Dari rangkaian nomor surat, dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya karena tiap nomor surat dicantumkan pula kode tertentu, misalnya PH (penawaran harga), SK (surat keputusan), dan lain-lain. Rangkaian surat tersebut dapat kita lihat gambar dibawah ini. Contoh:
4.
Lampiran surat Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Lampiran surat berguna untuk menunjukkan bahwa bersama-sama dengan surat tersebut disertakan (dilampirkan) juga suatu (berkas) yang dianggap penting. Misalnya daftar harga, faktur, kuitansi, paking list, salinan surat dan sebagainya. Letak lampiran surat satu margin dengan nomor surat 1/1,5 spasi di bawahnya. Di dalam menyebutkan banyaknya lampiran hendaknya yang jelas. Contoh: - Lampiran: 1 lembar kuitansi - Lampiran: 3 bendel daftar harga 5.
Hal/Perihal Surat Hal surat merupakan isi ringkas atau inti surat, disusun dengan kalimat atau kata yang singkat namun jelas. Hal atau perihal surat berguna untuk mempermudah penerima atau pembaca surat dalam memahami masalah yang dibicarakan di dalam isi surat. Letaknya satu margin dengan lampiran surat 1/1,5 spasi di bawahnya. Contoh: Nomor : 18/KX-D/94 Lampiran : 1 berkas Perihal : Pengangkatan pegawai negeri Namun untuk surat-surat niaga, ada tiga cara menuliskan kata “perihal”, yaitu: a. Sebelum menulis alamat, b. Setelah menulis alamat, c. Setelah menulis salam pembuka. 6.
Alamat Surat Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat. Kedua, alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat. Dalam penulisan alamat, banyak terjadi kelemahan-kelemahan yang tidak disadari oleh si penulis.
Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Dalam menuliskan alamat tujuan, kata “kepada” dan sejenisnya tidak wajib ditulis, asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat. b. Ungkapan “yang terhormat” (Yth) tidak selalu dipakai. Ungkapan Yth. dipakai sebagai berikut: 1) Jika menulis nama seseorang yang dihormati, seorang bawahan menulis surat kepada atasannya atau sebuah perusahaan mengirim surat kepada relasinya. 2) Jika menulis nama orang yang diikuti jabatan organisasi atau unit organisasi. Contoh: - Yth. Direktur Yayasan Sekar Melat - Yth. Kabag. Personalia CV ABADI - Yth. Ketua Karang Taruna RT 009 / RW 04 Kelurahan Rambutan - Yth. Sekretaris Personalia PT SEJUK NIAN Akan tetapi, jika menulis untuk organisasi, ungkapan Yth. tidak dipakai. Contoh: PT SUBUR SELALU Jalan Pemuda 11 Malang Kegunaan alamat dalam: a. Alat petunjuk langsung bagi si penerima b. Petunjuk bagi petugas kearsipan c. Alamat luar bila digunakan sampul berjendela Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat yaitu: a. Nama orang jangan dipotong b. Ejaan harus disesuaikan dengan yang dikehendaki oleh yang punya nama c. Jika orang yang bersangkutan berhak memakai gelar, baik gelar keturunan maupun gelar pendidikan jangan ditinggalkan d. Di muka nomor gedung/bangunan tidak peru ditulis kata “nomor” atau “No.” e. Di muka nama kota tidak perlu ditulis kata “di” f. Jika surat tersebut ditujukan kepada seorang yang duduk sebagai anggota suatu dewan, menggunakan sebutan “Untuk Perhatian” disingkat “UP” atau “Casu Quo” disingkat “CQ”. g. Jika surat tersebut dikirim kepada pejabat atasan dan harus melalui pejabat yang ada di bawahnya, maka menggunakan sebutan “Lewat” atau “Melalui” h. Jika surat tersebut dikirim kepada alamat pihak lain, maka menggunakan sebutan “Dengan alamat” disingkat “d.a.” atau “Per Address” disingkat “p.a.” 7.
Salam Pembuka Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Salam pembuka sifatnya tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka sama sekali tidak salah tetapi dalam surat pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka. Sebetulnya tidak ada ketentuan untuk memakai atau tidak salam pembuka. Contoh salam pembuka pada surat resmi: Dengan hormat, Bapak..........yang terhormat, Ibu...............yang terhormat,
Saudara.......yang saya/kami hormati, Salam sejahtera, Assalmu’alaikum Wr. Wb., Salam pramuka, 8.
Isi Surat Isi surat merupakan bagian surat yang terpenting. Isi surat pada umumnya terdiri dari 3 bagian: a. Kalimat pendahuluan/alinea pembuka; bagian ini berfungsi sebagai pengantar kepada isi surat yang sebenarnya, untuk menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat, dan sebagai dasar/alasan penulisan surat. b. Isi surat sesungguhnya; merupakan sesuatu yang diberitakan/diinformasikan, ditanyakan, dikemukakan, disampaikan, diminta, dilaporkan, dan sebagainya kepada si penerima surat. c. Kalimat/alinea penutup; berfungsi sebagai penegasan/kesimpulan dari isi surat sesungguhnya, harapan terkabulnya maksud surat, dan sebagai ucapan terima kasih. Namun isi surat bisa terdiri dari beberapa alinea/paragraf, tergantung atas maksud dan tujuan yang dikandung di dalam surat tersebut. 9. Salam Penutup Salam penutup gunanya untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima, misalnya: - Hormat kami, - Salam kami, - Wassalam, 10. Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas a. Status/jabatan; digunakan untuk surat-surat jabatan/organisasi, artinya surat yang dikirim oleh pejabat atas nama suatu organisasi, jadi bukan dri perseorangan/individu. Dalam hal ini perlu disebutkan nama jabatan dari orang/pejabat yang menandatangani (bertanggung jawab) atas surat tersebut. Misalnya : Direktur, Ketua, Kepala, Sekretaris, dsb. b. Tanda tangan, yaitu tandatangan dari pejabat yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Jika surat pribadi, tandatangan adalah tanda tangan si pengirim surat. c. Nama jelas, yaitu menerangkan dari yang menandatangani surat. 11. Tembusan Tembusan dibuat pabila surat tersebut perlu diketahui/disampaikan kepada orang atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah salinannya. Dengan menulis “tembusan” sesudah nama jabatan/NIP di sebelah kiri atau dapat pula ditulis dengan “tindasan” atau “distribusi kepada”. Teknik penulisan tembusan ada 2 macam: a. Tembusan yang obyeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan “tembusan”. b. Tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dituliskan berderet ke bawah dan diberi nomor urut.
12. Inisial Pengonsep dan Pengetik Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan mengetik. Jadi, sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis dengan huruf kapital, misalnya NS/SD Contoh:
D. BENTUK-BENTUK SURAT Bentuk surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian surat (lay out). Masingmasing bagian surat ini mempunyai pernan yang sangat penting untuk menunjukkan ciri khas dari masing-masing bentuk surat. Pemakaian bentuk surat tertentu dalam setiap organisasi bergantung pada kebiasaan atau peraturan yang berlaku pada masing-masing organisasi.
Berikut macam-macam bentuk surat: 1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Bentuk lurus ini semua pengetikannya mulai dari pasak garis pinggir kiri dan merupakan bentuk surat yang paling mudah. Contoh:
2.
Bentuk Lurus (Block Style) Bentuk surat ini pada umumnya digunakan oleh perusahaan. Alamat ditulis di sebelah kiri, beberapa baris di bawah nomor. Perihal ditulis di bawah alamat. Setiap alinea dimulai pada garis pinggir kiri dengan jarak 2 (dua) kait. Contoh:
3.
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Bentuk ini hampir sama dengan bentuk lurus. Bedanya terletak pada setiap alinea yang dimulai 5 (lima) spasi dari pinggir kiri. Bentuk ini banyak digunakan oleh perusahaan. Contoh:
4.
Bentuk Lekuk (Indented Style) Pada bentuk ini, baris pertama alamat dimulai dari garis pinggir kiri, kemudian baris kedua (nama jalan dan nomor) dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri, baris ketiga (nama kota) dimulai 10 (sepuluh) spasi dari garis pinggir kiri. Selanjutnnya, setiap alinea dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggiri kiri. Bentuk ini hanya cocok untuk surat yang alamatnya singkat. Contoh:
5.
Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Style) Pada dasarnya, bentuk ini sama dengan bentuk lurus, tetapi tiap alinea baru sesudah baris pertama ditik masuk 5 (lima) spasi. Contoh:
6.
Bentuk Resmi (Official Style) Pada bentuk ini, alamat ditulis di sebelah kanan di bawah nama kota dan tanggal. Di sebelah kiri berturut-turut ditulis nomor, lampiran, dan perihal. Setiap alinea dimulai 5 (lima) spasi dari garis pinggir kiri. Bentuk ini terutama digunakan oleh instansi pemerintah. Bentuk resmi terdiri dari: a) Gaya umum
b) Gaya Depdikbud; dalam bentuk resmi ini, Dekdikbud memiliki model tersendiri, yaitu alamat terletak di sebelah kiri di bawah nomor, lampiran, dan perihal.
E. BAHASA SURAT DAN PERLENGKAPAN MENULIS SURAT Salah satu fungsi surat yaitu sebagai wakil/duta si pengirim/penulis surat untuk berhadapan bicara dengan penerima/pembaca surat. Maka dari itu bahasa surat merupakan bahasa percakapan yang tertuang dalam bentuk tulisan. Agar maksud dan tujuan tersebut dapat tercapai diusahakan agar bahasa surat nampak hidup, artinya bilamana sebuah surat yang sedang dibaca, seolah-olah penulis dan pembaca sedang berhadapan bicara secara langsung. Bahasa surat yang baik apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1. Baik dan jelas, yang menyangkut penggunaan kalimat (singkat dan tidak berbelitbelit, satu kalimat hanya memuat satu pokok pengertian, dan susunan kalimat teratur sesuai dengan kaidah tata bahasa Indonesia) dan penggunaan kata (sederhana dan tidak menimbulkan pengertian ganda, menghindari kata-kata asing atau daerah). 2. Hormat dan sopan; artinya penulisan surat dalam mengemukakan kehendaknya dapat menunjukkan penghargaan akan perasaan dan pendapat pembaca serta
3.
mengakui hak-haknya. Menghindari sikap meremehkan dan menganggap remeh suatu persoalan atau pendapat yang dikemukakan oleh orang lain, sehingga tidak menyinggung perasaan penerima/pembaca surat. Berkepribadian; harus menggunakan kalimat, kata-kata, ungkapan yang lazim dipakai dan dikenal dalam kehidupan sehari-hari dan harus menghindari penggunaan kalimat, ungkapan, kata-kata yang telah usang. Misalnya sudi apakah kiranya, dipermaklumkan dengan hormat, untuk itu kami sampaikan beribu-ribu terima kasih, dan sebagainya.
Di dalam menulis surat lebih mengutamakan azas sama derajat; artinya biarpun posisi penulis lebih kuat hendaknya tetap ditulis dengan hati-hati dan sopan, demikian pula sebalinya jika posisi penulis lemah, tidak perlu merendahkan diri yang keterlaluan. Bahasa surat yang baik mencerminkan kepribadian dari si penulis surat. Jika surat itu dikirim oleh suatu organisasi maka dapat membawa nama baik organisasinya. Si pembaca surat mendapat kesan yang baik dari organisasi pengirim surat. Hal ini merupakan reklame gratis bagi organisasi yang bersangkutan. Kecuali bahasa surat hal lain yang tidak kalah pentingnya dalam menyusun surat yang meliputi: kertas surat, warna tinta, sampul surat, dan cara melipat surat. Kertas Surat Kertas yang digunakan untuk menulis surat haruslah kertas yang berkualitas baik. Hal ini mengingat surat diarsip untuk jangka waktu yang lama. Jadi, kertas surat haruslah kertas yang tahan lama. 1. Macam-macam kertas untuk surat a) Kertas HVS b) Kertas tipis atau doorslag untuk tembusan c) Onionskin paper, kertas ini tipis namun kuat. Digunakan untuk surat-surat yang dikirim keluar negeri. d) Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yangberjumlah banyak. 2. Warna Kertas Untuk menulis surat, biasanya digunakan kertas berwarna putih. Kertas berwarna lain boleh digunakan untuk tembusan agar kelihatan “berbeda”. Dewasa ini, banyak menggunakan kertas aneka warna tetapi jenis kertasnya tentu berbeda dengan kertas yang digunakan untuk tembusan. 3. Ukuran kertas Ukuran kertas yang digunakan disesuaikan dengan panjang pendeknya isi surat. Untuk surat yang panjang digunakan kertas berukuran folio dan untuk surat yang sedang atau pendek digunakan kertas berukuran kuarto. Selain kertas folio dan kuarto, masih ada beberapa macam kertas lain yang sering digunakan, yaitu kertas sikmo, oktavo, kertas A4, A5, A6, dan sebagainya. Penggunaan Tinta Untuk menulis surat biasanya digunakan tinta berwarna hitam atau biru. Tinta yang berwarna lain, seperti warna merah, hijau, dan lain-lain, tidak biasa digunakan untuk menulis surat (boleh digunakan asalkan mempunyai maksud-maksud tertentu).
Sampul Surat Sampul merupakan pelindung surat. Penggunaannya harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang digunakan. Berikut macam-macam sampul surat:
Cara Melipat Surat surat yang sudah selesai diketik/ditulis dan telah ditandatangani, diberi cap tanggal, diberi cap organisasi (bila ada), nomor surat telah dicatat pada buku agenda (bila memakai sistem nomor agenda); selanjutnya surat dimasukkan ke dalam sampul. Agar surat tetap dalam keadaan baik dan tidak kusut, maka surat harus dilipat yang rapi sesuai dengan ukuran sampulnya. Berikut macam-macam lipatan surat:
