Regionaal Programmaplan Dienstverlening Drechtsteden 2010
Opdrachtgever : Netwerk Directie Drechtsteden Opdrachtnemer : Regionale Stuurgroep Dienstverlening Redacteur : Stuurgroep /H. Duinkerken Versienummer : 6 Status : vastgesteld door de NDD per 15 april 2010, vastgesteld in de Regionale Stuurgroep Dienstverlening op 18-24 maart voorstel aan College van B&W Datum : 15-april 2010
Inhoudsopgave
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Inleiding Doelstelling Kaderstelling Wat gaan we doen: projectenportefeuille Organisatie en aansturing Tijdplanning Financiën Condities stuurgroep en capaciteit
1. Inleiding Op 3 december 2009 is in een regionale bestuurdersconferentie een breed draagvlak vastgesteld voor een dienstverleningsvisie met de ambitie om de dienstverlening in de regio aan burgers en bedrijven te verbeteren, door de vergaande samenwerking in de Drechtsteden regio maximaal te benutten. De visie geeft richting aan de wijze waarop deze samenwerking ingevuld kan worden. Met het oog op de complexiteit van samenwerking beschrijft de visie een geleidelijk proces om te komen tot maximale regionale samenwerking. Dit biedt de mogelijkheid om de ontwikkelroutes van de verschillende organisaties, met hun verschillende uitgangspunten, op elkaar af te stemmen. Het proces kent een aantal stappen, plateaus, waartussen momenten zijn ingebouwd waarop de gemeenten kunnen bepalen of ze er klaar voor zijn om de volgende stap in de samenwerking te zetten. Na bespreking in de bestuurdersconferentie heeft de NDD de visie ter vaststelling aan de colleges van B&W voorgelegd. In de gemeenten Dordrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht, Hendrik Ido Ambacht en Alblasserdam heeft het College met de visie ingestemd. In Papendrecht vindt binnenkort Collegebehandeling plaats. In sommige gemeenten ontvangt de Raad het stuk binnenkort ter instemming of kennisgeving. Omdat is gebleken dat de regionale visie groot draagvlak geniet, heeft de NDD opdracht gegeven tot het opstellen van een samenhangend uitvoeringsprogramma waarmee de eerste stap van de visie gerealiseerd wordt. Het nu voorliggende document is bedoeld als voorstel voor dit programma voor de jaarschijf 2010.
2. Doelstelling Vanuit de huidige situatie, getypeerd als een diversiteit aan samenwerkingsvariaties en verbindingen tussen organisaties, onderscheidt de visie drie volgende ontwikkelplateaus. De ontwikkeling naar het tweede plateau is die van harmonisering waarbij de manier van werken in de regio zoveel mogelijk wordt gelijkgeschakeld. Gezamenlijke normen, gelijkgeschakelde werkprocessen en systeemharmonisering. De ontwikkeling naar het derde plateau is die van gezamenlijke ondersteuning. Gezamenlijke afspraken over de verbreding van de scope van de regionale ‘no wrong door’- dienstverlening en instelling van een gezamenlijk servicebureau voor content beheer, normvorming, monitoring en productverbetering. De ontwikkeling naar het vierde plateau is die van organisatorische samenwerking in de uitvoering. In termen van deze systematiek richt het programmaplan zich op het realiseren van plateau 2 van de regiovisie (harmoniseren) met een doorkijk naar plateau 3 (samen ondersteunen). Dit betekent een complex ontwikkelproces waarin balans moet worden gehouden. Balans tussen de diverse gemeenten, en balans tussen de beoogde resultaten. In de regionale visie zijn de drie hoofddoelen weergegeven in het volgende schema.
Lokale eigenheid
Efficiency
Kwaliteit
Mede door de actualiteit van collegewisseling in een tijd waarin bezuinigen een dwingende politieke realiteit zijn, wint het aandachtspunt van efficiency aan gewicht. Het programma neemt daarom op zich, individuele steden te helpen hun lokale taakstellingen te realiseren; dat gebeurt door het verbeteren van regionale omstandigheden en voorzieningen. In het verlengde van de visie wil het programma eraan bijdragen dat: • Gemeenten beter kunnen bezuinigen door meerkosten te voorkomen: de dienstverlening verbeteren en de service aan burgers intensiveren zonder dat daar grote meerkosten uit voortvloeien. • Samenwerken goedkoper is dan ieder voor zich. Samenwerking leidt tot minder meerkosten. Indien zich quick wins aandienen zullen meteen voorstellen worden gedaan om deze te realiseren. Dit vergt meer dan ‘alleen’ een regionale voorziening, omdat er pas effect optreedt als regionale voorzieningen echt hun werking vinden in de lokale praktijk. Het programma stelt zich daarom uitdrukkelijk ook ten doel de uitkomst in elke gemeente te laten landen in de feitelijke operatie. Dat vergt zicht op (en betrokkenheid bij) de lokale veranderopgaven. Het programma zorgt dus voor de sturing op regionale projecten, maar daarnaast ook voor sturing op de impact op de lokale praktijk. Hiermee wordt tevens invulling gegeven aan de opdracht van de NDD om vanuit de regiostuurgroep niet alleen regionale producten te maken maar ook de lokale praktijk te volgen en daarop te interveniëren als dat nodig mocht blijken.
3. Kaderstelling Het programma treedt niet in de plaats van lopende diensten en uitvoeringsprogramma’s. Het is inhoudelijk en budgettair complementair aan alles dat al bestaat. Het speelt erop in, maakt er gebruik van en creëert meerwaarde door synergie en samenwerking aan te brengen. Er wordt intensief samengewerkt met het lopende IP&A programma voor ontwikkeling van processen en informatievoorziening, met het Service Centrum Drechtsteden waar voorzieningen in beheer kunnen worden gegeven, en met de bestaande locale organisaties die zorg dragen voor uitvoerende taken en die beleidsmatige sturing geven aan verbeterprojecten. Dat betekent budgettair dat de kosten voornamelijk bestaan uit het benodigde programmamanagement, en dat baten voornamelijk ontstaan in minder stijgende locale exploitatielasten en in afnemende beheerkosten SCD (afname dubbel werk). In de onderstaande figuur zijn deze samenhangen schematisch aangegeven. De blauwe rechthoeken tonen het reguliere budget, dat ofwel kan afnemen door de baten van het programma (SCD), ofwel niet stijgt door de baten van het programma (zoals bij de lokale exploitatielasten, waar de (groene) baten helpen om het (blauwe) budgetoppervlak min of meer gelijk te houden. De kosten die we moeten maken om deze doelen te realiseren, zijn grotendeels reeds gedekt in bijvoorbeeld het IP&A programma en regionale beheerbudgetten. De nietgedekte kosten van het programma (het ovale oranje ovaal) zijn daardoor relatief gering voor een programma zoals dit.
Het nu voorliggende programma is vormgegeven als een tweetrapsraket: vanuit het huidige bestuurlijke draagvlak worden de projecten voor het harmonisatieplateau uitgevoerd in het jaar 2010 (de eerste trap). Tegelijkertijd wordt een onderbouwde programmering 2011-2014 ontwikkeld voor het faciliteerplateau (de tweede trap) waarover de NDD ism de nieuwe colleges november 2010 een besluit kunnen nemen. Zo wordt gezorgd dat de nieuwe bestuurders sturing kunnen geven aan de programmering voor de nieuwe collegeperiode, zonder dat het jaar 2010 verloren gaat met wachten op
bestuurlijke uitspraken: direct beginnen met uitvoeren van wat besloten is en ondertussen de nieuwe werkprogrammering voorbereiden. Hieronder is dat schematisch weergegeven.
Ter invulling van de harmonisatie-ambitie van plateau 2 van de visie worden regionale standaarden overal waar mogelijk aangehouden als uitgangspunt: de huidige praktijk van “kopiëren indien aantrekkelijk” wordt aangescherpt tot “identiek tenzij”. Samen wordt eerst de regionale standaard bepaald en vervolgens wordt lokaal alleen nog een afwijking ingeregeld als een uitzondering nodig is. Dit impliceert een belangrijke wijziging in de aansturing en de werking van de regionale stuurgroep: voorheen bestond de agenda hoofdzakelijk uit de vraag waarop we willen samenwerken, voortaan wordt de agenda gevuld met het bepalen van de gezamenlijke regionale oplossing - met de onderlinge verantwoording van onontkoombare afwijkingen.
4. Wat gaan we doen: projectenportefeuille De gewenste ontwikkeling vergt inspanningen op alle aspecten van dienstverlening, inclusief alle NUP onderdelen. Er is werk aan de winkel op alle aandachtsgebieden van het overkoepelende concept Antwoord© dat in de visie is geadopteerd. In onderstaand schema zijn enkele voorbeelden gegeven van projecten die juist in hun onderlinge samenhang tot de beoogde eindresultaten leiden.
Het feit dat resultaat niet komt uit de geïsoleerde projecten maar uit de samenhangende projectenset, maakt programmasturing noodzakelijk. Hieronder wordt de projectenportefeuille beschreven waarmee de stuurgroep wil starten in 2010. Deze projecten staan enigszins gegroepeerd naar aandachtsgebied. Projecten hebben elk een stuurgroeplid als portefeuillehouder. Vanuit die verankering zullen zij in samenhang worden gevolgd en aangestuurd.
Kanalen diensten en producten 4.1 Portef PL Deelnrs Inhoud
Resultaat
Budget
Invoering Mozaïek Antwoord© Paul Leenders Mariska Peters Paula Ragetlie / Nynke Buijs, Erik Monster, Kevin Noels, Ramon van Zadelhoff, Henriet Rietveld, Riny de Koning De voorziening van Mozaïek Antwoord© wordt gereedgemaakt voor regiobreed gebruik en wordt in alle gemeenten ingevoerd. Dit is een reeds lopend project, dat verder wordt afgestemd op de regionale aanpak. Eind 2010 is Mozaïek Antwoord© ingevuld en volgens 1 regionale kwaliteitsstandaard is het webkanaal in gebruik van alle zes gemeenten (incl beheerafspraken). Perspectief: eind 2011 wordt deze Antwoord-kennisbank bij alle kanalen gebruikt. Projectleiderschap is gedekt via IPA. De locale participatie verschilt per gemeente maar kan oplopen tot ca 0,5 fte in 2010.
4.2 Portef PL Deelnrs Inhoud Resultaat
Budget
4.3 Portef PL Deelnrs Inhoud
Resultaat Budget
4.5 Portef PL Deelnrs Inhoud
Resultaat
Invoering dienstverleningsconcept zorg Sander van der Zee Andre Adriaanse Fokko Alkema, Paula Ragetlie, Lenne van de Merwe, Jan Vroom, Edwin van Sprundel, Hans Erkens De belangrijkste dienstverleningsprocessen op gebied van zorg in en rondom de Wmo worden gezamenlijk georganiseerd Eind 2010 is het digitaal Wmo-loket operationeel (ingevoerd in mozaïek Antwoord© en, in het verlengde van 4.1, ook uitgerold bij alle gemeenten en de SDD. Ook is een regionaal dienstverleningsconcept Wmo vastgesteld door de Stuurgroep Locale participatie wordt gedekt vanuit gemeentelijk Wmo- of dienstverleningsbudget. Projectleiderschap: gedekt vanuit regulier budget SDD
Invulling “No Wrong Door” afspraken - Sander Karel Van Hengel Hilde Veldhuis n.t.b: Dordrecht, Catarien den Buitelaar, Papendrecht (Edwin van Sprundel), Hans Erkens Bepalen (te beginnen met Werk en Inkomen) met welke producten en hoe invulling moet worden gegeven aan dit centrale samenwerkingsprincipe tussen SUWI keten en gemeenten; aangeven hoe dit uitwerkt per kanaal en wat ervoor nodig is om dat te realiseren; realiseren van enkele speerpunten. Eind 2010 in staat om antwoord te geven op elkaars 10 meestgestelde vragen Gedekt vanuit bestaande beleidsbudgetten. Projectkosten: € 40 K, te dekken uit regionaal ontwikkelbudget
Regelen “achterkant” 14078 n.t.b. Eric Monster Marijn Blaazer, Ramon van Zadelhof, Henriet Rietveld, Kevin Noels, Mara Damen Volgen en aansturen van de drie gestarte vervolgprojecten 14078 die gericht zijn op het organiseren van alles dat volgt op de aankiesbaarheid van de voorkant en het realiseren van alle aansluitvoorwaarden (De uitrol en inzet van de Antwoord-tools behoort in 2010 nog tot project 4.1 uitrol Antwoord en tot de uitrol van Mozaiek Zaken; implementatie nieuwe telefooncentrale is voorwaardelijk) - regelen van het bedienen van het gehele werkgebied; regelen en verrijken regionaal telefoonboek en van de inzet Mozaiektelefonie - Regelen van het werken met “terugbelnotities” (beleid en uitvoering; inrichten processen in Mozaiek - Regelen van de sturing op 14078-verkeer; normering, monitoring en sturing In 2011 wordt 14078 ingeregeld op de Antwoord-tools Eind 2010 wordt voldaan aan alle 14+netnummer-aansluitcriteria; de burger wordt verbonden met het gehele regionale netwerk; Werken met terugbelnotities is in alle regionale organisaties operationeel; Er wordt door alle gemeenten actief gestuurd op het 14078-verkeer.
Budget
Eind 2011 is Antwoord-gestuurde telefonie mogelijk gemaakt; 40% vd vragen worden beantwoord mbv de Antwoordkennisbank a/d voorkant Deels gedekt in IPA-plan Aanvullende dekking: € 30K voor koppelingen Mozaiek met telefooncentrales
Processen en besturing 4.6 Portef PL Deelnrs Inhoud
Resultaat
Budget
4.7 Portef PL Deelnrs Inhoud
Resultaat
Budget
4.8 Portef PL Deelnrs Inhoud Resultaat
Werkproces herontwerp Eric Loe Karel Baas Paul, Jan V, Astrid, Laurens, Edwin, Sander, Lies, Eric, Karel 1. Op basis van de bestaande dienstverleningsproducten wordt geïnventariseerd waar de belangrijkste herontwerp-opgaven liggen (‘waar is winst te boeken’) gericht op efficiencyverbetering. 2. Uitvoering van een pilot over hoe het principe uitwerkt bij de inrichting van een dominant proces volgens de principes van klantocratie. 3. Daarnaast worden regiobreed geïnnoveerde processen ontworpen en ingevoerd op basis van het ontwerpprincipe van regionale standaard / Klantocratie / best “practice” Medio 2010 is voor de pilot (huishoudelijke hulp) een herontworpen proces ingevoerd, is een regiobrede systematiek beschikbaar voor de herontwerp opgave en is een ontwerpagenda voor 2011 gereed Geen (voor speerpuntselectie en pilot) en €50K (voor de hoofdstroom van herontwerp en business case) Projectleiderschap – gedekt via IPA
Regiobrede servicenormen Lies Kersten Jan Vroom Alex Brandts, Edwin van Sprundel, Henk de Cloe, Mara Damen Gemeenten worden geholpen om allen dezelfde servicenormen te gaan hanteren (gemeentespecifieke zaken uitgezonderd), te beginnen bij de wettelijke normen, waarna de ambities vervolgens gezamenlijk worden opgehoogd In oktober 2010 is voor elke gemeente hetzelfde document beschikbaar, door de NDD vastgesteld als eensluidend kwaliteitshandvest. Eind 2010 is dat vastgesteld door de Raden waarmee voldaan is aan de wettelijke verplichting, inclusief beleid voor toepassing en handhaving. De wijze waarop op de servicenormen wordt gestuurd is regiobreed geharmoniseerd. Gedekt (grootste post is communicatie en dat valt in 2011)
Harmonisatie stuurinformatie Lies Kersten Jan Vroom Alex Brandts, Edwin van Sprundel, Henk de Cloe, Mara Damen De gemeenten gaan op identieke wijze invulling geven aan het MIZ (mgt informatiesysteem zaken) In januari 2011 gebruiken alle zes gemeenten het MIZ op dezelfde manier (incl rood-groen-geel gebruik)
Budget
Projectleiderschap gedekt
Systemen en informatie 4.9 Portef PL Deelnrs Inhoud
Resultaat
Budget
4.10 Portef PL Deelnrs Inhoud
Resultaat
Budget
4.11 Portef PL Deelnrs Inhoud
Resultaat
Budget
Regionaal beheer van de Antwoord Content Jan Vroom Paula Ragetlie Oliver Fisic, Sanne Schippers, Veronique Nagtegaal 1. Er wordt een plan opgesteld voor het ontwikkelen en beheren van de regionale content, 2 De koppeling regionale content - landelijke content wordt gerealiseerd (wel afhankelijk van de landelijke ontwikkelingen) 3) Het structurele beheer van de content wordt geregeld. Uitgangspunt is gezamenlijk beheer van de content. In afwachting van oplossingen op plateau 4 van de visie kan gebruik gemaakt worden van het bureau Antwoord van Dordrecht. Voor zomer 2010 is het plan vastgesteld door de NDD; de koppeling van de content is gerealiseerd per 1-1-2011. De nodige afspraken over het beheer zijn afgerond per eind 2010. Projectleiderschap gedekt vanuit regulier budget + € 30K voor connector
Harmonisatie van systemen Sander van der Zee Vanuit SCD: Jaap Bakker Oliver Fisic, Carolijn Paans Opstellen van een plan van aanpak voor de harmonisatie en evt uitfasering van (het gebruik van) gemeente- en sectorspecifieke systemen voorzover deze voertuig zijn voor dienstverlening. Hoofddoel daarvan is betere dienstverlening (bv het naar FO halen van bruikbare BO info) en nevendoel is efficientere exploitatie. Applicatieinventarisatie zoals gemaakt voor uniforme werkplek is startpunt. Eind 2010 bestaat zicht op contracten en verlengingen, is een beleidskader (zoals licentiemortuarium) vastgesteld en een werkplanning afgesproken voor harmonisatie en applicatiereductie Gedekt (vanuit trekkingsrecht SCD)
Opdrachtgeverschap IP&A Karel van Hengel Astrid de Jong, Jan Maassen Opstellen / afronden van het voorstel voor invulling van het stuurgroepopdrachtgeverschap van IP&A activiteiten op dienstverleningsgebied. Vervolgens uitvoering geven aan de uiteindelijke beslissingen van de NDD. Medio 2010 expliciete werkafspraken tussen stuurgroep Dienstverlening en IP&A programma (waaronder een portefeuille van door de stuurgroep geadopteerde IP&A projecten), zodanig dat dienstverlening een (mede-)aansturende werking heeft op het IPA-progamma Gedekt vanuit reguliere dienstverleningsbudgetten
Leiderschap en medewerkers
4.13 Portef PL Deelnrs Inhoud
Resultaat Budget
4.14 Portef PL Deelnrs Inhoud
Resultaat
Budget
4.15 Portef PL Deelnrs
Inhoud
Opleidingsprogramma KCC (incl Wabo) Paul Leenders Cathelijn Rinkel Edwin van Sprundel, Marga Rijsdijk, Alexandra Nieuwpoort Opzetten (competenties bepalen en training ontwikkelen – markt gaat analyse doen en oplossing voorstellen) en daarna uitvoeren (zorgen voor vlotte uitvoering in 2010-2011) van een regionaal opleidingsprogramma voor alle KCC-medewerkers (hoe word ik een professionele Antwoord-opgeleide KCC-er) Eind 2010 is het programma ontwikkeld Eind 2011 hebben alle betrokkenen het programma doorlopen Geen (voor de programma ontwikkeling in 2010) Staande opleidingsbudgetten (voor uitvoering trainingen in 2011)
Leiderschapsontwikkeling Eric Loe en Paul Leenders Benoemen van een nieuwe, dienstverleningsgerichte manier van leidinggeven waarin de volgende onderwerpen worden uitgewerkt ten behoeve van een regiobrede verwerking in het programma van het opleidingscentrum Drechtsteden: - Oog voor de Klant - Proceseigenaarschap - Resultaatsturing als staande praktijk Dit wordt gespecificeerd naar twee niveaus van leiderschap: - topmanagement (voorwaarden scheppen, visie & koers bepalen, enthousiasmeren) - middenkader (implementeren, uitvoeren). Om een inspirerend, gezamenlijk en samenhangend voorbeeld te kunnen geven in verbetering van dienstverlening, worden alle leidinggevenden getraind in benutten van alle nieuwe voorzieningen. Eind 2010 is de programma-component ontwikkeld en zijn afspraken gemaakt over het verwerken in het Drechtstedenprogramma Eind 2011 hebben alle betrokkenen het programma succesvol doorlopen Geen (voor de programma ontwikkeling in 2010) NTB (voor de uitvoering van de trainingen in 2011)
Voorbereiden go/nogo besluitvorming volgende plateau (Programmaondersteuning) Karel van Hengel Paul Leenders, Jan Vroom, Astrid de Jong, Laurens van Mourik, Edwin van Sprundel, Sander van der Zee, Lies Kersten, Eric Loe, Karel van Hengel Om invulling te geven aan de tweetrapswerking van het programma wordt informatie verzameld over de vraag of/in welke mate de stap
Resultaat
Budget
naar het volgende plateau aan de orde is. Dit op basis van onder meer: - Staat van de organisaties (wat kunnen we nu) - Businesscase voor kansrijke ontwikkelingen 2011-2012 - Exerne orientatie nationaal / europees Eind 2010 een NDD-besluit over de programmering 2011-2012, mede gericht op de vraag of/in welke mate de stap naar het volgende plateau wordt gezet. ntb: businesscase onderzoek en externe orientaties € 100 K
5. Organisatie en aansturing Het programma wordt uitgevoerd in opdracht van de NDD, van waaruit Riny Verhoef optreedt als portefeuillehouder en gedelegeerd opdrachtgever. Opdrachtnemer is de regionale stuurgroep: samengesteld met een vertegenwoordiger per gemeente, een vertegenwoordiger van elke regiodienst (SDD, GBD, MZHZ) en een vertegenwoordiger IP&A. Binnen de stuurgroep adopteert elk stuurgroeplid een of meer projecten waarvoor dat stuurgroeplid optreedt als gedelegeerd projectopdrachtgever. Projectleiders worden merendeels geworven uit het IP&A programma en de Publieksdiensten, projectdeelnemers komen vooral uit de gemeenten. Belangrijk gegeven is dat niet in elk project alle gemeenten een vaste vertegenwoordiging afvaardigen: dat zou tot een onhaalbare werklast leiden en het zou de ontwikkeling lamleggen. Om die reden neemt de stuurgroep de verantwoordelijkheid om in elk project naar de regionale standaard te zoeken die recht doet aan de belangen van alle deelnemers, ook als zij niet in dat project vertegenwoordigd zijn. Dat trekt een grote wissel op het onderling vertrouwen, een achilleshiel waar de stuurgroep op zal toezien. Vanuit dit principe kunnen projectdeelnemers worden betrokken zonder last of ruggespraak. De programmatische sturing waar de stuurgroep in moet voorzien, wordt ondersteund met zes speerpunten van programmamanagement: o Externe oriëntatie en vertegenwoordiging in externe gremia, te vertalen in inspirerend leiderschap naar projectbetrokkenen o Professionele opdrachtformulering aan project- en ontwerpgroepen, met onder meer principes voor het harmoniseren-faciliteren (zoals eenmalige opslag & meervoudig gebruik; click-call-face; klantgerichte individualisering) o Formuleren van businesscase 2011-2012 op programmaniveau, en van daaruit vullen en prioriteren van de ontwerpagenda (welke thema’s, producten of life events gaan we wanneer onderhanden nemen, welke elementen van de NUP agenda gaan we invullen) o Programmering vd stuurgroepagenda en projectenaansturing (inclusief afstemming met lopende trajecten zoals RIP (in termen van onderlinge communicatie, informatie uitwisseling en afstemming) o Bewaken en besturen van de lokale implementaties van regionale producten en voorzieningen o Communicatie met alle (in)direct betrokkenen De invulling van deze speerpunten wordt verzorgd via 0,5 FTE. Bijzonder aandachtspunt in het programma is de lokale implementatie-opgave in elke lokale gemeente die in alle gevallen een belangrijke veranderkundige component bevat. Het ‘eenvoudigweg’ ontwikkelen van regionale producten en voorzieningen is geen garantie voor een betere exploitatie, ook niet als de producten en voorzieningen in goede samenwerking tot stand gekomen zijn. Om die reden zal de stuurgroep ervoor moeten zorgen dat o De lokale implementatie een expliciet onderdeel is van elk project o Elke gemeente en regiodienst een eigen analyse maakt van de veranderopgave (inclusief risicoparagraaf) en deze vertaalt in een implementatiemonitor die kan worden ingebracht in de Regionale Stuurgroep o Stuurgroepleden in hun lokale omgeving een duidelijke rol nemen in de implementatie van de regionale producten en voorzieningen.
6. Tijdplanning Dit programma bouwt inhoudelijk maar ook qua timing voort op het besprokene in de bestuurdersconferentie op 3 december over de regionale dienstverleningsvisie. Daar is afgesproken dat de colleges de visie in het eerste kwartaal van 2010 zouden ‘ratificeren’ terwijl ondertussen door de stuurgroep een realisatieprogramma zou worden voorbereid met als doel het jaar 2010 te benutten voor een stevige start in de uitvoering (in dit programmaplan is dat benoemd als de eerste trap). Concreet betekent dit, dat in maart 2010 het programmaplan wordt besproken en vastgesteld in de NDD, waarna in april 2010 de projectenportefeuille op programmaniveau wordt ingevuld zodanig dat opdracht kan worden gegeven tot het opstellen van (de nog ontbrekende) projectplannen. Aan de hand van deze nadere invulling zal de definitieve programmabegroting voor 2010 worden opgemaakt. De tekst van het hiernavolgende hoofdstuk Financiën geldt daarvoor als kader (plafond). Alle projectplannen worden in mei 2010 besproken en vastgesteld in de stuurgroep. Op basis van projectrapportages en opleveringen brengt de stuurgroep in november de een tussenrapportage in de NDD, inclusief een onderbouwd voorstel voor het werkprogramma 2010-2013. De overall planning van alle projecten tezamen ziet er als volgt uit (indicaties 2011 zijn schattingen onder voorbehoud van beslissingen eind 2010 over de werkprogrammering).
Jaar Kwartaal Invoering Mozaiek Antwoord© Invoering dienstverleningsconcept zorg Invoeren van de No Wrong Door afspraken Harmonisatie openingstijden Doorzetten invoering 14078 Werkproces herontwerp Regiobrede servicenormen Harmonisatie stuurinformatie Regionaal beheer Antwoord © content Harmonisatie systemen Opdrachtgeverschap IP&A Opleidingsprogramma Wabo Opleidingsprogramma KCC Leiderschapsontwikkeling Businesscase en go-nogo regionale DVL
2
2010 3 4
1
2011 2 3
4
7. Financiën Door het maximale inspelen op bestaande programma’s en budgetten vergen de projectbegrotingen van de projecten zoals hierboven beschreven, slechts een budget van in totaal € 100.000 in het jaar 2010. Dit betreft werkbudget voor niet-gedekt projectleiderschap en kosten van in te kopen externe expertise en voorzieningen. Dit kan aan de orde komen bij onder meer: o Invoering van de No Wrong Door afspraken o Doorzetten van de invoering 14078 o Gericht diepte-onderzoek naar harmonisatie informatiesystemen o Werkprocesherontwerp (businesscase bepaling, uitwerking vaste systematiek en werkbudget voor realisatie quick wins). Ter aansturing en verbinding van de projecten in 2010 is daarnaast een programmabudget nodig van € 100.000 (mede ter invulling van de speerpunten voor programmamanagement): o Externe oriëntatie op leerzame praktijkervaringen en best practices buiten de regio o Businesscase onderzoek op programmaniveau tbv go/nogo afweging volgende plateau, te vertalen naar een meerjarige ontwerpagenda (met oog voor alle NUP speerpunten) o Programmering vd stuurgroepagenda en opstellen projectenrapportage o Opstellen lokale risico-analyses en implementatiemonitors o Communicatie met alle (in)direct betrokkenen Participatietijd van medewerkers uit deelnemende gemeenten is niet begroot. De exploitatie-effecten van elk project voor elke gemeente en SCD zullen in elke projectoplevering worden meegenomen. Dit betreft 2010. De kosten van projecten in 2011 en 2012 worden begroot in de programmabesluitvorming voor de tweede trap die is voorzien in het najaar van 2010. Het totaal benodigde budget voor het hier beschreven programma komt daardoor uit op € 200.000 voor het jaar 2010. In de Regionale Stuurgroep is de kanttekening gemaakt dat het budgetbeslag wellicht kan meevallen. Op de vraag of dat het geval is, kan antwoord worden gegeven na bespreking van de projectplannen in april/mei. Om te voorkomen dat het programma halverwege de uitvoering budgettair klem komt en de uitvoering stokt, zijn de indicaties voor budget en menskracht niet op voorhand geminimaliseerd. 8. Condities stuurgroep en capaciteit van betrokkenen De betrokkenheid van stuurgroepleden is niet begroot omdat regionale samenwerking inmiddels een onlosmakelijk onderdeel is geworden van leidinggeven aan dienstverlening in de Drechtstedenregio. Desondanks is het goed te weten dat het tijdsbeslag van stuurgroepleden in de opstartfase (april-mei 2010) neerkomt op circa 1 dag per week en voor de fase van projectuitvoering (juni-dec 2010) op circa 0,5 dpw met een werkpiek in de oplevering van het programmavoorstel 2011-2012. De belangrijkste succesfactor ligt evenwel in het vrijmaken van participatietijd. Naar verwachting gaat dat om minimaal 1, maximaal 2 FTE per gemeente voor de inhoudelijke invulling van de projecten. Als dat regelmatig hapert komt de planning in gevaar, en als het blokkeert is de beoogde gezamenlijkheid niet te realiseren. De stuurgroep zal er alles aan doen dat in haar vermogen ligt om dat te bewaken: enthousiasmeren vanuit externe ontwikkelingen en eigen activiteiten, actieve communicatie over voorgenomen en lopende projecten, actieve melding van wapenfeiten uit projectopleveringen, veel uitleg over het belang en de logica van projecten. Een groot deel van de uitvoering daarvan ligt in handen van de programmasecretaris.
