Programma IP&A Drechtsteden. Jaarverslag 2010

Programma IP&A Drechtsteden

Jaarverslag 2010

Drechtsteden, maart 2011

Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 3 2. Hoogtepunten en leermomenten ....................................................................................................... 5 2.1 Hoogtepunten 2010 ...................................................................................................................... 6 2.2 Regionale ontwikkelpunten voor 2011 ......................................................................................... 8 2.3 Rol IP&A vanuit bedrijfsvoering en dienstverlening ................................................................... 10 3. De plannen van 2011 tot 2015 .......................................................................................................... 12 4. Over het Programma IP&A ................................................................................................................ 14 4.1 Wat IP&A doet ............................................................................................................................. 14 4.2 Organisatiestructuur IP&A .......................................................................................................... 15 4.3 Samenwerking in de regio ........................................................................................................... 16 5. Deelprogramma’s .............................................................................................................................. 17 5.1 Deelprogramma I: Automatisering.............................................................................................. 18 5.2 Deelprogramma II: Regionale informatievoorziening & processen ........................................... 22 5.2.1 Dienstverleningsprojecten ................................................................................................... 23 5.2.2 Basisregistraties: gegevens altijd correct beschikbaar ......................................................... 26 5.2.3 Nieuwe wet- en regelgeving projecten ................................................................................ 30 5.2.4 Projecten bedrijfsvoering ..................................................................................................... 33 5.3 Deelprogramma III: Lokale projecten .......................................................................................... 36 5.4 Deelprogramma IV: projecten Servicecentrum .......................................................................... 38 6. Financiën ........................................................................................................................................... 40 7. Contact .............................................................................................................................................. 43 Bijlage 1: Werkwijze van het programma IP&A ................................................................................ 45 Bijlage 2: Overzicht overleggen in de regio ....................................................................................... 46 Bijlage 3: overzicht projectleiders en lokale contactpersonen ......................................................... 48 2

1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag IP&A Drechtsteden 2010. IP&A staat voor informatievoorziening , processen en automatisering, een programma dat in juni 2007 is opgezet en tot medio 2011 loopt. Die naam geeft al aan dat het niet gaat om hard- en software alleen, maar om daadwerkelijke veranderingen in de bedrijfsprocessen en de inrichting van (moderne) informatiesystemen die daarvoor nodig zijn. Zowel begin als eind 2010 waren keerpunten. Na de voorbereidingen en de aanloop in 2008 en 2009, kwam de invoering van de nieuwe (GRID) ICT begin 2010 pas vol op gang. Maar de modernisering van de dienstverlening, basisregistraties en andere vernieuwingen die vooral informatiesystemen en processen raken liepen al op volle kracht. Door die combinatie was de werkbelasting afgelopen jaar dan ook op zijn hoogtepunt. Nu GRID bijna is afgerond verschuift het accent van automatisering naar informatisering en neemt de druk af. De afgelopen 4 jaar zijn er in totaal 118 projecten vanuit het Programma uitgevoerd of bijna afgerond. Mede daardoor is de Drechtsteden nu een andere netwerkorganisatie dan toen we startten in 2007. Natuurlijk is nooit iets af. Een waar cliché: De enige zekerheid die we hebben is dat we altijd blijven veranderen. Dat kunnen de Drechtsteden steeds beter. Ik ben dan ook trots op deze nieuwe netwerkorganisatie. Naast – of door - een hoop projecten hebben we als regio nog veel meer bereikt. Er zijn regiobreed afspraken over structurele veranderbudgetten, procedures, inzet van mensen. Door deze afspraken kunnen de Drechtsteden continue blijven veranderen en verbeteren. Alle lagen van de organisaties zijn betrokken bij deze verandertrajecten. Ook het topmanagement en bestuurders. Dat is niet vanzelfsprekend bij de meeste organisaties. Ondanks de soms lange en complexe besluitvorming kunnen de deelnemers hier trotser op zijn dan ze zelf soms in de gaten hebben. Daarnaast zijn de Drechtsteden lokale overheden met een landelijke uitstraling geworden. De landelijke overheid en andere lokale overheden kijken over onze schouders mee om te zien hoe wij het hier qua samenwerking en digitalisering doen. De Drechtsteden hebben ambities. En die maken ze waar ook! De Drechtsteden hebben de aantrekkingskracht om de juiste mensen in huis te halen en te houden om het waar te maken. Deelnemers vragen zich weleens af: ‘Gaan die veranderingen over ons of met ons?’ Mijn mening hierin is heel helder: ‘met ons’. Het Programma is gestart met de top-35 projecten van de gemeenten, we hebben een betrokken en kundig Coördinatieplatform IPA1 en het topmanagement stuurt via de Netwerkdirectie (NDD)2 direct op het Programma IP&A. De deelnemers begonnen wellicht aarzelend na het vertrek van hun deskundigen naar het Servicecentrum Drechtsteden (SCD), maar werden gaandeweg hoogwaardige sparringpartners. Er is inmiddels veel eigen, interne kracht ontwikkeld. Ik heb nu bijna 4 jaar gewerkt in de Drechtsteden. In april 2011 draag ik het stokje van CIO over. In mijn periode als CIO was ik heel resultaatgericht. Er lag een berg voor ons en die moesten we over. Op deze weg heb ik niet iedereen tevreden kunnen stemmen. Dat kon ook 1

Het Coördinatieplatform IP&A bestaat uit vertegenwoordigers uit alle gemeenten, het SCD, de SDD en de Regio Zuid-Holland Zuid. Het coördinatieplatform adviseert de Netwerkdirectie over de uit te voeren projecten. 2 De Netwerkdirectie (NDD) bestaat uit de 6 gemeentesecretarissen en de directeuren van de GRD en Regio Zuid-Holland Zuid.

3

niet. We hadden als regio een doel gekozen en dit moest bereikt worden. Zo’n zwaar traject hoeven de Drechtsteden niet nog een keer in te gaan. De Drechtsteden zijn veranderd, ze zijn nu in een ander ontwikkelstadium. Op het nieuwe fundament komt de kans en de tijd om te gaan verfijnen en meer in te spelen op nieuwe behoeften. De I&A-beheer organisatie kan haar aandacht verleggen van vernieuwing van de ICT naar de wijzigingenbehoeften uit de deelnemende organisaties. Tot slot nog een woord van dank. We hebben, zoals ik al eerder zei, het nodige bereikt. Maar dat heb ik niet alleen gedaan, dat had ik ook niet alleen gekund. Ik heb veel hulp van onschatbare waarde gehad. Ik wil al deze mensen hier graag voor bedanken. Ik heb de samenwerking als prettig ervaren. Als de spanning tijdens de majeure operatie moest worden opgezocht, dan bleek dat we uiteindelijk voor een en dezelfde zaak staan. Alle partijen toonden uiteindelijk een flinke portie geduld en volharding om de berg over te komen. Zo is er een onderlinge waardering ontstaan die wat mij betreft duurzaam is. Ik heb echt het gevoel dat ik het met mensen samen heb mogen doen. Math Muijres, CIO Drechtsteden

4

2. Hoogtepunten en leermomenten “We moeten meer gaan redeneren vanuit gemeenschappelijkheid. Als het aan mij ligt voert IP&A alleen nog regionale projecten uit. Vanuit 1 regionale organisatie en zonder lange besluitingvormingsprocessen.” ”Bij sneller, slimmer en bedrijfsmatiger werken horen geen besluitvormingprocessen van een half jaar.” Hans Tanis

Ieder jaar kent hoogtepunten en leerpunten. Zo ook 2010. Zeven collega’s uit de regio vertelden op welke momenten en ontwikkelingen zij met trots terugkijken en wat in hun ogen beter kan. Zij gaven hun mening: Hans Tanis Wethouder Drechtstedenbestuur (in 2010 portefeuillehouder organisatieontwikkeling en IP&A Drechtsteden)

Erik Lam Coördinatieplatform lid Papendrecht

Remco Spek voorzitter Coördinerend Overleg Bedrijfsvoering (COB)

Edwin Bressers Coördinatieplatform lid Hendrik-Ido-Ambacht

Karel van Hengel Voorzitter regionale stuurgroep Dienstverlening

Joyce Verschoor Coördinatieplatform lid Dordrecht

Ton Mol Beleidsadviseur I&A

5

2.1 Hoogtepunten 2010 Afgelopen jaar was het zwaartepunt voor het Programma IP&A. In 2010 zijn veel resultaten geboekt. De eerdergenoemde regiocollega’s vertellen over de meest opmerkelijke resultaten uit 2010. GRID Alle geïnterviewden waren het erover eens: de overgang op GRID was het hoogtepunt vanuit IP&A voor 2010. “In 2010 is 80% tot 90% van alle organisaties overgegaan op het nieuwe regionale ICT netwerk (GRID). In 2011 gaan de resterende organisaties nog over. Dat zijn de Sociale Dienst Drechtsteden, de gemeente Zwijndrecht, de sector Stadsbeheer van de gemeente Dordrecht en waarschijnlijk de Veiligheidsregio”, aldus Ton Mol. Hans Tanis vult aan: “Met GRID hebben we als regio een mooie prestatie neergezet. De tevredenheid onder gebruikers is gestegen, het projectteam is binnen de planning gebleven en binnen het afgesproken tarief per werkplek”. Goede samenwerking Remco Spek: “Vanuit een gemeenschappelijk belang creëren we verschillende voorzieningen. Zoals GRID, waardoor we nu vrijwel overal in de regio kunnen inloggen en werken. “Als gemeente kunnen we niet alle projecten meer zelf uitvoeren. Sommige projecten zijn zo groot en complex dat we dat alleen in samenwerking kunnen uitvoeren. De afgelopen 4 jaar hebben we goed samengewerkt en zijn we dichter tot elkaar gekomen. We hebben als regio steeds meer een gezamenlijke koers, met ieder een eigen tempo. Dat hebben we toch maar met elkaar geregeld”, vertelde Joyce Verschoor. Op tijd en binnen budget Ton Mol, Joyce Verschoor en Remco Spek vonden het een knappe prestatie dat ook dit jaar de meeste projecten op tijd en binnen budget zijn afgerond. Joyce Verschoor: “Ik ben er trots op dat we grote dingen binnen tijd en budget als regio voor elkaar krijgen.”

Basisregistratie Adressen en Gebouwen: een complexe klus In 2010 gingen 5 Drechtstedengemeenten werken met de basisregistratie Adressen & Gebouwen (BAG). De gemeenten brachten al hun gegevens van adressen en gebouwen op orde en deelden deze met alle andere overheidsorganisaties in Nederland. Edwin Bressers, Remco Spek en Joyce Verschoor vonden het een prestatie van formaat. Joyce Verschoor: “de BAG was echt een bereklus. Een aantal taken hebben we uitbesteed aan bijvoorbeeld de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid en de Gemeentebelastingen Drechtsteden. Dat maakte het hele traject nog complexer. Ik vind het daarom knap dat Dordrecht toch nog relatief snel geslaagd is voor de audit.”

6

“IP&A is een gemeenschappelijk programma. Daarin hebben we allemaal een verantwoordelijkheid“ Hans Tanis

Mozaiek Antwoord De Digitale of E-loketten bij 5 Drechtstedengemeenten zijn in 2010 vervangen door Mozaiek Antwoord©. Edwin Bressers: “De bedoeling van Mozaiek Antwoord© is dat mensen zelf kunnen kiezen via welk kanaal ze informatie opvragen. Via ieder kanaal krijgen inwoners dezelfde informatie. Dat vind ik een goede ontwikkeling.” Volgens Karel van Hengel hebben alle Drechtstedengemeenten met Mozaiek Antwoord© dezelfde informatie over producten en diensten op hun website. “Alle inwoners van de Drechtsteden krijgen op deze manier hun digitale dienstverlening volgens het concept Antwoord©. Dat betekent goed gerichte informatie, de juiste antwoorden op veel gestelde vragen en op onderdelen de mogelijkheid om digitaal zaken te doen." Terugbrengen van het aantal applicaties Edwin Bressers: “Wat we als regio met behulp van IP&A goed hebben gedaan is het terugbrengen van het aantal applicaties. We zitten nu op zo'n 1500 applicaties. Die dalende lijn moeten we in 2011 zeker vasthouden. We moeten als regio kritisch kijken of we, wat de applicaties betreft, niet maximaal kunnen standaardiseren. Minder applicaties, zijn lagere kosten".

7

2.2 Regionale ontwikkelpunten voor 2011 Samen veranderen is een continu leerproces. Wat vinden de geïnterviewde regiocollega’s dat we als regio hierin beter kunnen doen? Eerder ICT betrekken Hans Tanis: “In de regio lopen verschillende trajecten om slimmer en efficiënter te werken om zo geld te besparen. Een voorbeeld hiervan is het Innovatie Programma Drechtsteden (IPD). Dit programma is vooral financieel gedreven. In het IPD werd vrijwel alleen gekeken naar de financiële kant van de projecten. Andere aspecten zoals de technische (on)mogelijkheden werden onvoldoende meegenomen. Ik heb Math Muijres als CIO bij het IPD betrokken om zo de kloof tussen financiën en ICT te dichten. Als regio moeten we uitkijken dat we opereren vanuit 1 disciplines. Door meerdere disciplines te combineren creëren we de grootste meerwaarde.” Meer kansen benutten door een proactieve rol “We laten als netwerkorganisatie nog veel kansen liggen. We kunnen als regio op nog veel manieren samenwerken. Je ziet bijvoorbeeld dat regiocollega’s van de lokale projectmanagement afdelingen elkaar al uit zichzelf opzoeken. Ze delen kennis en leren van elkaar. Vanuit de regionale ICT zou hier, wat mij betreft, een meer pro-actieve rol in mogen spelen. Actief aangeven waar de kansen liggen, nog voordat de lokale organisatie hier om vraagt”, vertelt Hans Tanis. Beter voorbereiden “Bij het GRID traject heb ik een erg dubbel gevoel. Ik ben trots dat op 3 organisaties na iedereen in de regio over is op GRID. Daar mogen we als regio trots op zijn. Helaas wordt dit resultaat wordt overschaduwd door discussies over geld,” vertelt Hans Tanis. Op 7 december besprak de Drechtraad een extra budget van 7,5 miljoen euro voor GRID. Dit extra bedrag was nodig omdat het aantal werkplekken, gebruikersaccounts en applicaties in de regio een stuk hoger uitvielen dan vooraf begroot. “Dit was echt een leermoment voor mijzelf. Dit soort projecten moeten we als regio beter voorbereiden. We moeten de uitgangspunten helder hebben voordat we starten. Dit geldt niet alleen voor het programma IP&A of de GRD, maar voor alle projecten. Het opstellen van een business case kan hierbij helpen”. Duidelijker communiceren Remco Spek: “De IP&A projecten hebben vaak gevolgen voor verschillende doelgroepen. Ik vind dat deze doelgroepen niet altijd even volledig geïnformeerd worden. Bijvoorbeeld de projectplannen die wethouders als besluitstuk voor zich krijgen. Het zijn vaak technische stukken, die ze niet (helemaal) begrijpen. Met andere woorden: ze weten niet goed waar ze ‘ja’ op zeggen als ze het projectplan goedkeuren. Een soort samenvatting op hoofdlijnen en met de gevolgen voor de organisaties zou het voor wethouders een stuk duidelijker/begrijpelijker maken.”

8

Informatiebeveiliging Hoever ga je als regio om informatie te beveiligen? Deze vraag stelden Remco Spek, Joyce Verschoor en Edwin Bressers zichzelf. Edwin Bressers: “Met de digitalisering van de maatschappij en de sociale media wordt het steeds lastiger om informatie goed te beveiligen. En hoe erg is het eigenlijk als informatie op straat komt te liggen? De huidige mate van beveiliging beperkt mij als web 2.0 medewerker. Als ik bijvoorbeeld een filmpje op YouTube wil bekijken - en dat kan soms heel functioneel zijn - is dat zonder geluid. Zorg ervoor dat je als informatiebeveiliger geen dr. No wordt. Denk mee met de wensen van je gebruikers.” Karel van Hengel vindt ook dat we als regio goed moeten nadenken over de mate van beveiliging. “Nu is gekozen voor generiek hoog niveau van beveiliging terwijl dat lang niet altijd noodzakelijk is. Het is zeker denkbaar en wenselijk een betere balans te vinden tussen beveiliging enerzijds en toegankelijkheid en gebruiksgemak anderzijds.” Eigen verantwoordelijkheid Erik Lam vindt dat de leden van het coördinatieplatform als vertegenwoordigers een voorbeeldrol hebben. “In Amerika maakte ik kennis met de term ‘behaviour breeds behaviour'. Deze term betekent dat gedrag ander gedrag ‘voedt’. Als leden van het coördinatieplatform vind ik dat wij ons bewust moeten zijn van ons eigen gedrag en de invloed dat ons gedrag heeft op onze collega’s. Ik vraag mij dan ook af hoe wij als leden van het coördinatieplatform ons anders kunnen gaan gedragen om een positief effect te bereiken binnen onze eigen organisatie. Bijvoorbeeld als het gaat om hoe collega’s denken over regionaal samenwerken. Buiten klant zijn wij ook mede-eigenaar van zowel het Programma IP&A als het SCD. Oftewel kijk eerst naar jezelf, wat kan ik beter doen?”

9

2.3 Rol IP&A vanuit bedrijfsvoering en dienstverlening Alle IP&A projecten zorgen voor verbeteringen op gebieden zoals bedrijfsvoering, dienstverlening, nieuwe wet- en regelgeving of op de werkplek zelf. Hoe zien de regionale voorzitters dienstverlening en bedrijfsvoering de rol van IP&A in de komende jaren? Remco Spek, voorzitter Coördinerend Overleg Bedrijfsvoering (COB), en Karel van Hengel, voorzitter Regionale Stuurgroep Dienstverlening, geven antwoord op deze vraag.

IP&A in het kader van bedrijfsvoering in 2011 De managers bedrijfsvoering in de regio (verenigd in het Coördinerend Overleg Bedrijfsvoering, het COB) gaan ook de komende jaren samen met het Programma IP&A aan de slag. Samen gaan ze werken aan: een regionaal systeem voor managementinformatie, het gegevenspakhuis en het verbreden van zaakgericht werken. Met een goed, regionaal systeem voor managementinformatie zien we bijvoorbeeld: • hoeveel facturen nog openstaan, • hoe snel deze betaald worden, • hoe het staat met de budgetten, • hoeveel fte er per organisatie zijn, wat de bezetting is en het ziekteverzuim Met een regionaal ‘pakhuis’ voor al onze gegevens, kunnen we gegevens combineren. Daar zit de kracht. Dit kan als iedere deelnemer de gegevens op dezelfde manier registreert. Dit gebeurt al met de gegevens van adressen en gebouwen. Deze gegevens kunnen weer gebruikt worden voor verschillende doeleinden, zoals door de Omgevingsdienst voor een vergunning of voor de openbare orde en veiligheid. Tot slot moeten we zaakgericht werken verbreden. Zaakgericht werken zorgt voor eenduidige informatie. Bijvoorbeeld over of de termijnen gehaald worden. Dat biedt meer sturingsmogelijkheden voor het KlantContactCentrum (KCC). Het KCC heeft dan inzicht in waar in het proces iets zich bevindt. Remco Spek Voorzitter Coördinerend Overleg Bedrijfsvoering (COB)

10

Gemeentelijke dienstverlening in de toekomst “Wat we als regionale Stuurgroep Dienstverlening en IP&A nog meer kunnen doen is vooruitkijken. Dan bedoel ik vooral verder vooruitkijken naar 2020. Waar zijn we met elkaar naartoe onderweg? Mensen worden ook steeds zelfredzamer. Dat komt mede door de digitalisering en sociale media. Als gemeenten moeten we inwoners daarbij faciliteren. En we moeten gebruik maken en soms aansluiten bij de vele initiatieven die er al zijn. Neem als voorbeeld een bestaande online community waarbij mensen elkaar kunnen helpen, met bijvoorbeeld het halen van de boodschappen of medicijnen. Deze mensen hoeven zich niet direct meer te wenden tot de gemeente maar helpen elkaar. En wat wordt de functie van de Stadswinkel (over 10 jaar) in deze toekomstige digitale maatschappij? Als inwoners zich geheel digitaal kunnen identificeren, hoe gaat zo'n Stadswinkel er dan uitzien? Als producten, zoals een paspoort, rijbewijs en een uittreksel GBA volledig digitaal geregeld kunnen worden, wat voor functie krijgt de Stadswinkel dan? Wordt het een ontmoetingsplaats, een informatiecentrum of iets heel anders?” Karel van Hengel Voorzitter Regionale Stuurgroep Dienstverlening

11

3. De plannen van 2011 tot 2015 De agenda op het gebied van IP&A (informatievoorziening, procesinrichting en automatisering) is voor de komende 5 jaar opgesteld. Deze agenda is opgenomen in het IP&A-plan voor de Drechtsteden 2011 – 2015 en is in opdracht van de CIO met en voor alle organisaties van de Drechtsteden gemaakt. Aan het plan hebben meegewerkt: • een groep van “opinion leaders” uit de regio; • De belangrijkste stakeholders waaronder de managers Bedrijfsvoering uit de regio en de leden van het Coördinatieplatform IP&A . Het plan is besproken met de MT’s van vrijwel alle Drechtstedenorganisaties, de NDD3 en vrijwel alle colleges van B&W. De formele besluitvorming moet in 2011 nog afgerond worden, maar vrijwel alle individuele gemeenten hebben inmiddels geld gereserveerd voor het uitvoeren van een aantal projecten uit het plan. Om een vlotte doorstart te kunnen maken, vooral voor een aantal urgente projecten die verband houden met wet- en regelgeving, is de voorbereiding daarvan al gestart. Moeten, kunnen en willen Ton Mol (beleidsadviseur informatisering & automatisering) speelde een essentiële rol bij het opstellen van dit plan. Ton: “evenwicht tussen onderstaande 3 perspectieven leidt tot duurzaam succes. Dit evenwicht is aangebracht in het nieuwe IP&A plan.” De 3 perspectieven: • • •

Wat moeten we doen als regio? Denk aan het invoeren van nieuwe wet- en regelgeving, zoals de basisregistraties. Wat willen we als regio? Wat zijn onze regionale ambities? Wat kunnen we als regio? Wat is onze organisatiekracht? Welke kennis, kunde en capaciteit is nodig om de ambities op het gebied van IP&A te realiseren? Organisatiekracht vanuit gemeenten, de Gemeenschappelijke Regelingen, IP&A en vanuit leveranciers.

Onderwerpen De onderwerpen die aan bod komen, zijn vergelijkbaar met de onderwerpen uit deelprogramma II van IP&A 2007 - 2011. De onderwerpen op een rijtje: •

Invoeren van nieuwe wet-en regelgeving Bevat veel projecten van het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP). Denk aan: DigiD voor bedrijven (eHerkenning), digitale bekendmakingen en de modernisering van de GBA.

3

De Netwerkdirectie (NDD) bestaat uit de 6 gemeentesecretarissen en de directeuren van de GRD en Regio Zuid-Holland Zuid.

12

•

•

•

Basisregistratie en gegevensmanagement Nadat eerder onder andere de basisregistratie voor de BAG (adressen en gebouwen) is ingevoerd, staan er nog een aantal op de landelijke agenda. Zoals de basisregistratie WOZ, Nieuw Handelsregister en Inkomens. Externe dienstverlening en keteninformatisering Doorontwikkeling van het midoffice tot het niveau van Antwoord©, onder andere door 400 zaaktypen per gemeente in te voeren. Bedrijfsvoering en ondersteuning Zoals projecten voor het verminderen van het aantal applicaties, het digitaliseren van de archieven en het uitvoeren van het onderzoek naar een nieuwe midoffice als opvolger van Mozaiek, eventueel gevolgd door de invoering hiervan.

Verschillen tussen de plannen 2007 -2011 en 2011 - 2015 Tussen de planperiode 2007-2011 en de planperiode 2010-2015 bestaan een aantal verschillen: •

• •

•

•

Bij IP&A1 besliste de Netwerkdirectie (NDD) over het benutten van de kredieten. Bij IP&A2 beslissen de colleges van de gemeenten en de wethouders in het PFO middelen hierover. Voordat een project start moeten de kosten- en baten zijn aangetoond in de vorm van een business case. Een andere financiering van de proces- en regieorganisatie, het programmabureau. Dit werd in de planperiode 2007 – 2011 betaald uit een opslag op de projecten, maar wordt in de nieuwe planperiode structureel opgenomen in de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD). IP&A 1 was een combinatie tussen techniek (deelprogramma I) en informatisering (voornamelijk deelprogramma II). In IP&A 2 ligt het accent meer op informatisering en organisatie. De IP&A1 projecten liepen synchroon met de overgang op GRID. Dit vroeg extra coördinatie van de programmaorganisatie en de projectleiders. Bij de start van IP&A 2 zijn vrijwel alle organisaties over op GRID. Dit vergemakkelijkt de uitvoering van de projecten waar het gaat om installatie van nieuwe (technische) voorzieningen.

Financiering IP&A 2 Ook de financiële constructie van IP&A 2 is afwijkend van die van IP&A 1. In IP&A 1 voor deelprogramma II werden de bijdragen jaarlijks door de gemeenten ingebracht in het IP&A 1 fonds. Voor IP&A 2 zijn de gemeenten ook geadviseerd geld te reserveren in de eigen begroting (een met IP&A1 vergelijkbaar bedrag), maar dit wordt niet in een fonds gestort. Voor ieder project wordt eerst een business case gemaakt. In deze case worden de kosten en baten uiteengezet. Pas als alle gemeenten op basis van de business case besluiten het project uit te willen voeren, dan komt het gereserveerde geld vrij voor dit project. In totaal is geadviseerd tot eind 2015 voor alle gemeenten samen 7,2 miljoen euro te reserveren. Dit bedrag is voor de verplichte, wettelijke en de facultatieve projecten samen.

13

4. Over het Programma IP&A In dit hoofdstuk leest u wat het Programma IP&A doet voor de regio, hoe de organisatiestructuur is en welke rol de deelnemers en het Servicecentrum innemen bij het uitvoeren van IP&A projecten. Hoe het Programma precies te werkt gaat leest u in bijlage 1.

4.1 Wat IP&A doet Het programma IP&A is verantwoordelijk voor goede projectresultaten richting de Drechtstedenorganisaties. Kort door de bocht zorgt IP&A voor de apparatuur en applicaties op de werkplek, die medewerkers in staat stellen inwoners en bedrijven beter van dienst te zijn. Maar IP&A doet dit in de breedste zin van het woord. Uiteenlopende activiteiten die nodig zijn om bijvoorbeeld een nieuwe wet goed te laten functioneren bij 1 of meerdere deelnemers kan binnen een IP&A project vallen. Dit kan uiteenlopen van het opstellen van of adviseren over functieprofielen tot het (her)ontwerpen van processen. Mooi gezegd: we (her)ontwerpen, ontwikkelen en voeren (ICT) oplossingen (producten) in op het gebied van informatievoorziening en automatisering. Maar we houden ons ook bezig met het digitaliseren en tegelijk optimaliseren van werkprocessen. Denk hierbij aan het digitaal afhandelen van parkeervergunning aanvragen of evenementvergunningen.

14

4.2 Organisatiestructuur IP&A Netwerkberaad of Netwerkdirectie: is opdrachtgever van het programma IP&A en bepaalt welke projecten IP&A uitvoert. De CIO Drechtsteden is de schakel tussen het programma en het netwerkberaad. Het Netwerkberaad bestaat uit de zes gemeentesecretarissen van de Drechtstedengemeenten en de directeur/secretaris Drechtsteden. De directeur van Zuid-Holland Zuid sluit aan bij bepaalde onderwerpen zoals het programma IP&A. Coördinatieplatform IP&A: bestaat uit vertegenwoordigers van alle Drechtstedenorganisaties. Het coördinatieplatform adviseert het Netwerkdirectie over de uit te voeren projecten. CIO Drechtsteden: is verantwoordelijk voor de regionale IP&A strategie, beleid, architectuur, de planning en neemt de leiding in dit proces. Het programma IP&A is een uitvoering van het strategische IP&A beleid. Programmabureau: is het stafbureau van de CIO en het programma IP&A. Hier zijn de taken financiën, control, communicatie en het secretariaat belegd. Beleid & architectuur: de afdeling IAB (voluit: informatisering-en automatiseringsbeleid en advies). Deze afdeling ondersteunt direct de CIO met betrekking tot beleid en architectuur en wordt daarom ook wel, samen met het programmabureau, de ‘CIO office’ genoemd. Programmamanagers: sturen de projectleiders aan. In 2010 was Jan Maassen programmamanager informatiesering en Ben Akkerboom programmamanager automatisering.

15

4.3 Samenwerking in de regio Bij ieder IP&A project spelen drie partijen een cruciale rol; ♦ de deelnemers als opdrachtgever(s), ♦ de beheerorganisatie (Servicecentrum Drechtsteden) ♦ het programma IP&A zelf. Samenwerking is wellicht de grootste succesfactor van ieder project. Verantwoordelijkheden lokale organisaties Ieder project is in meer of mindere mate afhankelijk van één of meer opdrachtgevers. Voor het project is vaak inhoudelijke kennis (informatie) en capaciteit (personeel) nodig uit de organisatie van de opdrachtgever. Hoewel het programma de opdrachtgever hierover adviseert, is de lokale organisatie zelf verantwoordelijk voor het leveren van voldoende capaciteit, inhoud en organisatorische aspecten. De lokale organisaties werken bij de informatisering- en procesprojecten ook op deze manier.

“Als gemeente zijn we zelf verantwoordelijk voor onze eigen doelstellingen. Ook als IP&A een project voor ons uitvoert blijven we zelf eigenaar. Het programma IP&A is een hulpmiddel, maar als gemeente ben je in ‘control’.” Pieter van Loon, contramal Zwijndrecht

Verantwoordelijkheden beheerorganisatie Na voltooiing van het project neemt het SCD het onderhoud en beheer over. Vanuit het programma wordt geadviseerd over het in beheer nemen van het product, maar de verantwoordelijkheid ligt bij het SCD als beheerorganisatie. Het SCD kan voor haar eigen bedrijfsvoering tevens opdrachtgever zijn en heeft dus een dubbelrol. Afstemming in de regio Afstemming binnen de regio vindt op alle niveaus plaats. Op strategisch niveau in de Netwerkdirectie (NDD) tot operationeel niveau in projectwerkgroepen. Het aantal overleggroepen is te uitgebreid om hier allemaal te noemen. Maar in bijlage 2 vindt u een overzicht van overleggen op strategisch en tactisch niveau. In deze overleggen zijn medewerkers van het programma IP&A als deelnemer uitgenodigd of is IP&A initiatiefnemer.

16

5. Deelprogramma’s De onderwerpen binnen het programma IP&A zijn verdeeld in vier deelprogramma’s: 1. Het 1e deelprogramma richt zich op een goede ICT infrastructuur: verbetering van de (kantoor)automatisering voor alle Drechtstedenorganisaties gezamenlijk. 2. Het 2e deelprogramma gaat over innovatieve projecten die bijdragen aan een transparante, efficiënte en effectieve in- en externe dienstverlening (ook de wettelijk verplichte projecten zoals de Basisregistraties en de Omgevingsvergunning). 3. Het 3e deelprogramma omvat allerlei lokale projecten; projecten die op zich niet regionaal zijn, maar wel samenhangen met of gevolgen hebben voor andere deelnemers (bijvoorbeeld: het afhandelen van alle parkeerproducten met 1 applicatie voor de gemeente Dordrecht). 4. Deelprogramma 4 tot slot richt zich specifiek op het Servicecentrum en de onderliggende procesveranderingen (bijvoorbeeld: het invoeren van e-HRM en efacturering)

17

5.1 Deelprogramma I: Automatisering “Ik heb veel respect voor de jongens van GRID. Erg professioneel. Deze mensen verdienen lof. Het werkt nu sneller en beter dan voorheen.“ Erik Lam, lid coördinatieplatform Papendrecht

Begin 2011 beschikken alle Drechtstedenorganisaties gezamenlijk over één regionaal netwerk. Deze ‘regionale ICT infrastructuur’ verbindt letterlijk alle organisaties met elkaar. Hierdoor is het voor iedere medewerker met een standaard werkplek technisch mogelijk om op iedere locatie (ook thuis) in te loggen en te werken met eigen bestanden en programma’s. Waar nodig blijven specifieke werkplekken voor specifieke taken beschikbaar. Wat gaat er gebeuren? Op weg naar een regionale ICT- infrastructuur worden in de periode 2008 - 2011 onderstaande zaken geregeld: inrichten van een Regionaal Rekencentrum, een plaats waar alle apparatuur staat die nodig is om een regionaal netwerk te laten draaien (servers, telefooncentrale, maar ook bijvoorbeeld koelsystemen, elektriciteitsvoorzieningen, harde schijven etc.) – in feite is dit de ruggengraat van de regionale infrastructuur; vervangen van het merendeel van de computers door PC’s die werken vanaf centrale servers die in het Regionale Rekencentrum staan. Vervangen van de telefooncentrales, toestellen en telefoonnummers. Verbinden van alle Drechtsteden locaties aan het glasvezelnetwerk Drechtnet. Verplaatsen van bestanden (data) en applicaties van de oude, lokale rekencentra naar het nieuwe, regionale rekencentrum. Vervangen van de multifunctionals4 bij de Drechtstedenorganisaties. Waarom is dit programma nuttig? Voor de individuele medewerker: overal en altijd inloggen en werken; op iedere locatie in de Drechtsteden en vanuit huis toegang tot je eigen programma’s, bestanden en mail; bestanden gaan niet meer verloren, omdat ze centraal worden opgeslagen in het regionale Rekencentrum, waar doorlopend een back-up wordt gemaakt; computers en systemen zijn sneller en stabieler, omdat gewerkt wordt via het glasvezelnetwerk (Drechtnet). Voor de organisatie: Schaalvoordeel, door zoveel mogelijk gezamenlijk in te kopen besparen we aanzienlijk. Meestal door middel van een Europese Aanbesteding. Denk aan: computers, vaste telefoontoestellen, aanschaf en licenties voor applicaties.

4

Multifunctionals zijn apparaten die kunnen printen, faxen, scannen en kopiëren.

18

“De uitrol op GRID verliep relatief geruisloos. Tachtig procent ging geruisloos over. Er was een goede samenwerking tussen het projectteam en de lokale mensen op de werkvloer. Deze manier van werken is echt een voorbeeld voor de toekomst.“ Joyce Verschoor, lid coördinatieplatform namens Dordrecht

-

Efficiënter in onderhoud en beheer, door applicaties, telefooncentrales en ICT netwerken te centraliseren kunnen we ze regionaal gebruiken in plaats van lokaal. Daardoor besparen we op onderhoud en beheer.

Voor burgers en bedrijven: betere beveiliging en privacybescherming, betere mogelijkheden voor dienstverlening buiten kantoortijden etc.

Terugblik op 2010 en vooruitblik op 2011 Binnen deelprogramma I zijn in 2010 grote, zichtbare resultaten geboekt. Eind 2010 was het programma voor ongeveer 80% klaar. In 2011 wordt het deelprogramma geheel afgerond. Programmamanager Ben Akkerboom beschrijft de belangrijkste resultaten van 2010 en de laatste, geplande activiteiten voor 2011. Telefonie In januari 2010 werd het SCD als 1e organisatie aangesloten op de nieuwe regionale telefooncentrale. Iedere SCD medewerker kreeg een nieuw telefoonnummer. De huidige telefoons werden hergebruikt, omdat deze vergelijkbaar waren met de nieuwe toestellen. Ben Akkerboom: “De overgang verliep soepel.” De toestellen bij het Servicecentrum en de gemeenten Zwijndrecht konden hergebruikt worden. Dit geldt ook voor de toestellen bij de gemeente Sliedrecht. Bij de andere Drechtstedenorganisaties voldeden de oude toestellen niet meer aan de eisen. Deze toestellen kunnen niet aangesloten worden op de nieuwe telefooncentrale. Daarom zijn of worden bij deze organisaties ook de toestellen vernieuwd. Ben: “Eind 2010 zijn ruim 2000 telefoons aangesloten op de nieuwe telefooncentrale. In het 1e kwartaal van 2011 loopt dit aantal op tot 3000 en de resterende 600 telefoons worden in het 2e kwartaal van 2011 aangesloten.” Uniforme Werkplek Het verhuizen (ook wel migreren genoemd) van de organisaties naar de nieuwe GRID omgeving is uitgevoerd onder de projectnaam: Uniforme Werkplek. De stand van zaken eind 2010: • Vrijwel alle Drechtstedengemeenten zijn over op GRID. Alleen de gemeente Zwijndrecht (25 maart 2011) en de sector Stadsbeheer bij de gemeente Dordrecht gaan in 2011 nog over. • Vijf van de zes dochters van de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden zijn over. Alleen de Sociale Dienst Drechtsteden (SDD) volgt nog in 2011.

19

•

De Regio Zuid-Holland Zuid en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (voorheen de Milieudienst) zijn ook over op GRID. Mogelijk gaat ook de Veiligheidsregio in de toekomst nog over, maar dat is nu nog niet bekend.

Ben: “Een grote prestatie van de deelnemers is dat zij gezamenlijk het aantal GRID werkplekken hebben teruggebracht van de verwachtte 4400 naar ongeveer 3800. Medewerkers hebben op iedere standaard GRID werkplek toegang tot hun eigen bestanden en applicaties. Daardoor is een vaste werkplek niet meer nodig. De deelnemers hebben hier slim gebruik van gemaakt.” Back-end migratie: overzetten databases, specifieke applicaties en externe datacommunicatie Om medewerkers op vrijwel iedere GRID-werkplek toegang te geven tot hun eigen applicaties worden ook alle applicaties overgezet naar de nieuwe GRID omgeving. De gebruikersapplicaties, zoals Word, Excel en Internet Explorer worden overgezet vanuit het project Uniforme Werkplek. Naast deze zichtbare applicaties, werken er ook (onderdelen van) applicaties ‘onder water’. Deze zie je als gebruiker niet. Deze niet-zichtbare applicaties overzetten naar de nieuwe GRID omgeving is onderdeel van het project back-end migratie. Onder het project valt ook het overzetten van de databases, centraal beveiligen van de externe datacommunicatie (waaronder internet-en mailverkeer) en het ontmantelen van de lokale rekencentra. Hier merken GRID-gebruikers zo min mogelijk van. De back-end migratie komt altijd na Uniforme werkplek. Ben: “In mei 2010 is bij de GGD de 1e back-end migratie afgerond. Eind 2010 waren HendrikIdo-Ambacht en Alblasserdam vrijwel klaar. Alleen het AS400 computersysteem moet nog over op GRID in het 1e kwartaal van 2011. Papendrecht en Sliedrecht zijn in het 1e kwartaal van 2011 afgerond. De andere organisaties volgen in de loop van 2011.” Licenties Ben: “Door nieuwe prijsonderhandelingen en aanpassingen aan de GRID infrastructuur konden miljoenen euro’s bespaard worden op licentiekosten. Het gaat om licenties voor applicaties en systemen van de leveranciers Microsoft en Oracle. Op de licenties van Microsoft hebben we als Drechtsteden iets minder dan een miljoen bespaard. En op de licenties van Oracle besparen we ruim 2 miljoen per jaar.” Oracle 10: updaten van databases Verschillende applicaties maken gebruik van een database van de leverancier Oracle. Vrijwel alle Oracle databases van versie 9 (en ouder) zijn in 2010 vervangen door versie 10. Dit was nodig omdat de leverancier versie 9 niet meer ondersteunt. Vernieuwen lokale netwerken Om als organisatie gebruik te kunnen maken van het regionale glasvezelnetwerk Drechtsteden moet het ‘lokale netwerk’ aan bepaalde eisen voldoen. De lokale netwerken zijn vernieuwd door hoogwaardige bekabeling aan te leggen en de bestaande, verouderde switches te vervangen. Een switch is een soort knooppunt waar alle netwerk/datakabels vanaf de werkplekken samenkomen. Deze vernieuwde switches zijn door 20

middel van de glasvezelring Drechtnet, aangesloten op het regionale rekencentrum op de Noordendijk. Terugbrengen aantal AS400-computersystemen Een aantal gemeenten gebruikt voor hun dienstverlening het computersysteem AS400. In het project ‘Consolidatie van vijf AS400 systemen Drechtsteden’ wordt het aantal AS400 systemen teruggebracht van 5 naar 1 nieuwe. Ben: “De leverancier van deze systemen voert dit traject uit en heeft 3 maanden vertraging opgelopen. Deze vertraging heeft geen financiële consequenties. De verwachting is dat het traject in het 1e kwartaal van 2011 wordt afgerond. Alblasserdam is als 1e gemeente op 4 februari overgezet op het nieuwe AS400 computersysteem. De 2e gemeente die overgaat is Papendrecht, daarna volgt Hendrik-Ido-Ambacht en Sliedrecht sluit voor 1 april 2011 de rij.” Multifunctionals: apparatuur voor kopiëren, printen, scannen en faxen Binnen verschillende Drechtstedenorganisaties zijn veel printers en kopieermachines verouderd en toe aan vervanging of lopen de contracten voor deze apparaten binnenkort af. Een goede reden om naast het regionaal inkopen van computers en telefoons nu ook deze apparaten gezamenlijk in te kopen om een betere prijs te krijgen. De Drechtsteden kozen samen voor multifunctionele apparaten die kunnen printen, kopiëren, scannen en faxen, ook wel multifunctionals genoemd. Ben: “In 2010 is een Europese aanbesteding gedaan voor het aankopen en onderhouden van Multifunctionals voor alle Drechtstedenorganisaties. In het najaar van 2010 is de voorlopige gunning van de opdracht kenbaar gemaakt. Een leverancier aan wie de opdracht tot levering van apparatuur niet was gegund maakte hiertegen bezwaar en werd in het gelijk gesteld door de rechter. In december 2010 bereikte de Drechtsteden overeenstemming met beide leverancier over het staken van de juridische procedures. Afgesproken is ook dat de Drechtsteden de aanbesteding opnieuw uitvoert. Op 4 februari 2011 is de nieuwe aanbesteding gepubliceerd. De 1e multifunctionals worden op zijn vroegst in het 2e kwartaal van 2011 vervangen.”

21

5.2 Deelprogramma II: Regionale informatievoorziening & processen Onder de verzamelnaam ‘regionale informatievoorziening’ worden in totaal zo’n 30 (sub)projecten uitgevoerd. Waar het bij deelprogramma I plat gezegd gaat om ‘kabels en beeldschermen’, gaat het in dit deelprogramma II om de uitwisseling en het gebruik van gegevens en veranderingen in processen onder andere door nieuwe wetgeving. Deze projecten hebben direct effect op de werkzaamheden van een werknemer. Waarom is dit programma nuttig? Voor de individuele medewerker: ♦ maakt werkvoorraad en afhandeling van aanvragen en bezwaren overzichtelijker: van begin tot eind is helder wie welk dossier in behandeling heeft en wat de stand van zaken is. Voor de organisatie: ♦ transparante, uniforme en gestructureerde gegevensuitwisseling tussen overheden en ♦ binnen een overheidsinstantie een bijdrage aan goede managementinformatie, waarmee achterstanden tijdig opgespoord kunnen worden (keteninformatisering). Voor burgers en bedrijven: ♦ door het consequent vastleggen van gegevens in Basisregistraties hoeft een burger niet steeds zijn gegevens door te geven wanneer hij in contact treedt met een overheid – informatie die bij de ene overheid bekend is, moet een andere overheid gebruiken; ♦ hoge kwaliteit van dienstverlening: steeds meer mogelijkheden om vragen, problemen etc. bij de gemeente neer te leggen op het moment en de manier die de inwoner of bedrijf zelf het meest prettig vindt – van klantcontact aan een balie tot volledig digitale afhandeling van een dienst. Clusters binnen dit deelprogramma De projecten binnen dit deelprogramma zijn onder te verdelen in vier clusters: dienstverlening, basisregistraties, bedrijfsvoering en nieuwe wet-en regelgeving.

22

5.2.1 Dienstverleningsprojecten Als Drechtsteden bieden we zoveel mogelijk interne en externe producten en diensten digitaal aan. Dit doen we met behulp van ons midoffice systeem Mozaiek. Inwoners, bedrijven en collega’s worden 24/7 geïnformeerd over de afhandeling van hun aanvraag of bezwaar. Via elk kanaal (telefoon, balie, post of website) correcte en actuele informatie. In voorbereiding op het concept Antwoord©, zodat de 6 Drechtstedengemeenten in 2015 zijn voorbereid op hun rol als loket voor de hele overheid.

Regionaal midoffice Mozaiek Het midoffice van de Drechtsteden is een systeem dat de ‘voorkant’ (frontoffice) en de ‘achterkant’ (backoffice) van de Drechtstedenorganisaties elektronisch met elkaar verbindt. Naast de voor-en achterkant verbindt het midoffice de 9 organisaties ook onderling. Vooral voor inwoners en bedrijven zorgt deze verbinding voor transparantie: • •

altijd inzicht in de afhandeling van een aanvraag of bezwaar. wordt automatisch een bevestigingsbrief verzonden met pincode om in te loggen op de website. Daarna kiezen ze zelf hoe geïnformeerd worden: via de website, email of sms.

Regionaal midoffice Mozaiek Bij de projecten ter verbetering van de dienstverlening speelde het midoffice Mozaiek in 2010 een belangrijke rol. In het 1e kwartaal van 2010 zijn een aantal vraagstukken opgelost. Het is nu bijvoorbeeld mogelijk om een beschrijving (ook wel metakenmerken genoemd) mee te geven aan stukken die in Mozaiek gearchiveerd worden. Het ontwikkelbudget was in het 1e kwartaal 2010 op. Als de gemeenten instemmen met IPA 2 komt er nieuw ontwikkelbudget beschikbaar tot 2015. Zaakgericht werken: digitaliseren van producten en diensten Jan Maassen: “Het aantal producten en diensten die inwoners en bedrijven in de Drechtsteden online kunnen aanvragen is in 2010 weer flink uitgebreid. In de hele regio zijn er het afgelopen jaar 230 processen gedigitaliseerd. En dat zijn er ook dit jaar weer meer dan vooraf afgesproken.” Voor inwoners en bedrijven betekent dit een uitbreiding van de online dienstverlening. Voor de deelnemers geeft dit meer inzicht in de afhandeling van aanvragen en bezwaren. Jan Maassen: “Het budget voor het digitaliseren van de werkprocessen was in maart 2010 op. Ter overbrugging is verder gegaan op het budget van IPA 2.”

23

Zaaktypen per gemeente in 2010:

Gemeente Alblasserdam Dordrecht

Aantal zaaktypen 21 75

H-I-Ambacht

23

Papendrecht

40

Sliedrecht

34

Zwijndrecht

28

Overig GRD

9

Voorbeelden Schademeldingen, aanvraag diverse vergunningen, terugbelnotities Raadsbrieven ter beantwoording college, diverse meldingen ingebrekestelling, melding evenement GDD Melding hondenbelasting, terugbelnotities, aanvraag uitreksel GBA, aanvraag emigratie, verhuizing, naamsgebruik, schademeldingen Melding ingebrekestelling, melding hondenbelasting, schademeldingen, aanvragen voor diverse vergunningen Aanvragen en vaststellen diverse subsidies, verzoek geheimhouding persoonsgegevens, aanvraag leerlingenvervoer, schademeldingen Melding ingebrekestelling, aanvraag geneeskundige verklaring, terugbelnotities, (hoger) beroep Awb RP, aanvraag hondenbelasting Diverse verzoeken voorlopige voorzieningen, (hoger) beroep Awb RP, schademeldingen

“In 2010 hebben we ook gewerkt aan een toekomstplan voor zaakgericht werken in de Drechtsteden. Dit nieuwe plan sluit aan bij de regionale visie op dienstverlening5. Uniformiteit staat centraal in dit plan. Digitale werkprocessen (ofwel zaaktypen) worden zoveel mogelijk hergebruikt, waarbij het uitgangspunt geldt: hergebruik of leg uit. Daarnaast ligt er in het plan een zwaar accent op het herontwerpen van processen. Dit plan wordt onderbouwd met een sluitende business case.” Mozaiek Antwoord© De Digitale of E-loketten bij 5 Drechtstedengemeenten zijn in 2010 vervangen door Mozaiek Antwoord©. Met Mozaïek Antwoord© krijgen bezoekers van de website sneller en beter antwoord op hun vragen. Geen grote lappen tekst meer. Het antwoord op hun vraag staat direct bovenaan in de zoekresultaten. Jan Maassen: ‘Vijf van de zes gemeenten zijn over op Mozaïek Antwoord©. Alleen Alblasserdam staat nog op de planning voor 2011.”

“Inwoners en bedrijven verdienen een centrale positie in onze dienstverlening. Deze positie was de laatste jaren in het gedrang gekomen. We moeten vragen van inwoners en bedrijven zo goed mogelijk beantwoorden. Dat kan alleen als je vraag goed begrijpt en goed naar elkaar luistert. Antwoord© helpt ons hierbij.” Kees de Bruin, burgemeester van Papendrecht

5

De regionale visie op dienstverlening is te downloaden op www.e-drechtsteden.nl, onder > Publicaties & documentatie > Dienstverlening.

24

Regionale Stuurgroep Dienstverlening De managers Dienstverlening uit de Drechtsteden (verenigd in de regionale stuurgroep Dienstverlening) hebben een gezamenlijke visie op dienstverlening ontwikkeld. Om deze uit te voeren heeft de stuurgroep een ontwikkelpad opgesteld voor het komende jaar. Deze is verwoord in het Regionaal Programma Dienstverlening. Jan Maassen: “Namens het Programma IP&A neem ik deel aan de regionale Stuurgroep Dienstverlening. Het programma IP&A heeft meegewerkt aan het tot stand brengen van het regionaal programma dienstverlening. Daarnaast geef ik in het document ‘Bouwstenen moderne overheid’ aan wat we als Drechtsteden nog moeten doen om in 2015 het loket van de overheid te zijn. Dit document geeft een mogelijke invulling op de hoe-vraag. Aan de hand van concrete bouwstenen wordt een mogelijke weg geschetst naar 2015.” Meer informatie over het Programma Dienstverlening en het plan zelf vindt u op onze website: www.e-drechtsteden.nl.

Vooruitblik 2011 Jan Maassen: “De gemeenten zijn gevraagd de komende 5 jaar geld te reserveren voor de doorontwikkeling van Mozaiek. Dit voorstel is opgenomen in het 2e IPA plan (ofwel: IPA 2, zie ook hoofdstuk 3). Als dit plan wordt goedgekeurd gaan we in 2011 verder met het doorontwikkelen van Mozaiek. De regionale Stuurgroep Dienstverlening heeft 8 punten prioriteit gegeven waarin Mozaiek in 2011 in verder ontwikkeld moet worden. Daarnaast gaan we in 2011 de mogelijkheden onderzoeken om op middellange termijn (3 tot 5 jaar) van het midoffice Mozaiek over te stappen naar een midoffice dat in de ‘markt’ te koop is. Voor zaakgericht werken staat de uitvoering van het toekomstplan zaakgericht voor 2011 op de agenda. Momenteel wordt het nieuwe plan aan de lokale colleges voorgelegd. Als zij akkoord gaan met dit voorstel starten we in 2011 met de uitvoering.”

25

5.2.2 Basisregistraties: gegevens altijd correct beschikbaar Met het stelsel van Basisregistraties slaan overheden bepaalde gegevens over inwoners, bedrijven of locaties op een gelijke manier op, op één plek, en (her)gebruiken deze. Eenmalige registratie, meervoudig gebruik. Op deze wijze hoeven gegevens niet steeds opnieuw bij inwoners of bedrijven te worden nagevraagd. Eén keer informatie aanleveren bij één overheid moet genoeg zijn; de overheid moet er vervolgens zelf voor zorgen dat het gegeven voor allerlei diensten en processen wordt (her)gebruikt. Op dit moment zijn er landelijk naar schatting zo’n 30.000 verschillende systemen. Dat moet minder versnipperd en eenvoudiger. Er komen meerdere, wettelijk verplicht te gebruiken Basisregistraties. Eén van de bekendere basisregistraties is de basisregistratie Personen (BRP), voorheen de GBA (de Gemeentelijke Basisadministratie) met persoonsgegevens over alle inwoners van een gemeente. Andere voorbeelden zijn de Basisregistratie Nieuw Handels Register (NHR), vroeger de Kamer van Koophandel, met kerngegevens van alle ondernemingen en de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). De afzonderlijke Basisregistraties moeten uiteindelijk één, logisch, samenhangend geheel gaan vormen, het stelsel van Basisregistraties. Terugmeldplicht Om de kwaliteit van de gegevens in de basisregistraties te waarborgen is de terugmeldplicht bedacht: als een gegeven uit een basisregistratie niet juist (b)lijkt te zijn, is een overheidsorganisatie verplicht om dit te melden aan de landelijke voorziening6 van de betreffende basisregistratie. Via de zogenoemde digimelding komt de melding binnen één werkdag bij de juiste bronhouder7 terecht en kan worden gecontroleerd of een gegeven wel of niet juist is. Dit heet ‘terugmelden’. Basisregistraties in 2010 In de Drechtsteden maken we samen de Basisregistraties mogelijk. In 2010 zijn de deelnemers gaan werken met de volgende basisregistraties: • Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) De registratie Adressen registreert alle woonplaatsen, straatnamen en nummeraanduidingen; de registratie Gebouwen bevat gegevens over panden, verblijfsobjecten en (semi-)permanente stand- en ligplaatsen. Samen vormen deze twee registraties de Basisregistratie Adressen en Gebouwen. •

Basisregistratie Personen (BRP) Voorheen was dit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). In de BRP staan de persoonsgegevens van alle Nederlanders. Zoals naam, adres, geboortedatum en geslacht.

6 In de landelijke voorziening staan de gegevens van de betreffende basisregistratie van alle bronhouders. Iedere basisregistratie heeft een landelijke voorziening. 7 Voor iedere basisregistratie is 1 bronhouder verantwoordelijk voor de gegevens. De bronhouder zorgt dat de gegevens correct en actueel zijn.

26

Deelname per gemeente Iedere Drechtstedengemeente kiest vooraf om wel of niet deel te nemen aan het regionaal ontwikkelen van de diverse basisregistraties. De gemeente Alblasserdam koos bijvoorbeeld om niet deel te nemen aan de regionale ontwikkeling van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen. Zij ontwikkelt de BAG samen met de stichting SVHW. De gemeente Papendrecht beslist van geval tot geval om wel of niet te participeren. Tot dusver neemt zij echter deel aan vrijwel het volledige programma.

Terugblik projectmanager Erik Steijn Erik Steijn is verantwoordelijk voor de invoering van de basisregistraties binnen de Drechtsteden. “2010 is een bewogen jaar geweest, waarin meerdere basisregistraties met succes zijn ingevoerd.” Basisregistratie Personen In februari 2010 is de basisregistratie Personen (BRP) opgeleverd. Alle gemeenten, met uitzondering van de gemeente Papendrecht, kunnen gebruik maken van de BRP. De gemeente Papendrecht koos ervoor om het terugmelden met een andere applicatie uit te voeren dan de andere Drechtstedengemeenten.” Basisregistraties Adressen en Gebouwen “Verder is de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) opgeleverd. Alle gemeenten hebben de audit, vanuit het toenmalige Ministerie van VROM, met succes doorstaan. Gemeenten die slagen voor de audit registreren hun gegevens van adressen en gebouwen op de juiste manier en mogen deze gegevens landelijk delen met andere overheidsorganisaties. Dit kan door aan te sluiten op een landelijk systeem: de Landelijke Voorziening BAG. Alle 5 deelnemende gemeenten zijn aangesloten op de Landelijke Voorziening. De laatste gemeente sloot aan in september 2010. Hiermee voldoen de Drechtsteden ruimschoots aan de termijn, waarop het verplicht gebruik van de BAG in werking treedt (1 juli 2011).” Gegevenspakhuis “Naast de realisatie van de genoemde basisregistraties is gestart met een vooronderzoek naar een gegevenspakhuis, inclusief een distributiemechanisme. Uit het vooronderzoek bleek dat er nog geen product op de ‘markt’ te koop is dat 100% aansluit bij de wensen van de Drechtsteden.” Een gegevenspakhuis hebben de Drechtsteden nodig om invulling te geven aan het verplicht gebruik en het doen van terugmeldingen. Althans, met een gegevenspakhuis en een distributiemechanisme bieden we een platform, waarmee we het verplicht gebruik en het doen van terugmeldingen kunnen faciliteren; het invulling geven aan deze wettelijke verplichtingen blijft een verantwoordelijkheid van de individuele gemeenten.”

27

De beslissing tot het realiseren van het gegevenspakhuis is doorgeschoven naar 2011.

Voordelen gegevenspakhuis In een gegevenspakhuis worden alle gegevens uit de verschillende basisregistraties opgeslagen. Dit biedt de volgende voordelen: • Gegevens zijn 7 dagen per week, 24 uur per dag beschikbaar zijn voor de interne bedrijfsvoering en elektronische dienstverlening. • Gegevens uit verschillende basisregistraties zijn te combineren. • Gemachtigde medewerkers hebben toegang tot gegevens uit de hele regio en niet alleen van de eigen gemeente. Hierdoor wordt het makkelijker om bv wegwerkzaamheden regionaal in te plannen. Ook bij calamiteiten vormt de gemeentegrens geen belemmering meer. • Structurele back-up van gegevens.

Vooruitblik 2011 Erik: “op dit moment, februari 2011, is het nog niet helemaal duidelijk hoe het verder gaat met het realiseren van de overige basisregistraties.” Andere werkwijze “Het vervolg op het IP&A programma, IPA2, gaat gepaard met een andere werkwijze voor het uitvoeren van projecten. Zo moet er, terecht overigens, aan elke project een positieve business case ten grondslag liggen. Deze moet worden goedgekeurd door de individuele gemeenten. Als de business case is goedgekeurd start het project.” “Hoewel ik begrijp waarom er in de toekomst op deze wijze gaat worden gewerkt, ben ik bezorgd dat de doorlooptijd van het gehele traject van het opstellen van een business case tot het starten van het project meer tijd in beslag zal nemen dan dat dit in het verleden het geval was.” Het gegevenspakhuis en het distributiemechanisme zijn een randvoorwaarde voor andere besparingen. We kunnen efficiënter omgaan met gegevens, doordat we dezelfde gegevens voor meerdere doelen kunnen gebruiken. We kunnen ze combineren en ze zijn altijd beschikbaar. Coördinatie basisregistraties “Verder hoop ik dat de coördinatie van het realiseren van de diverse basisregistraties niet uit het oog wordt verloren; we zijn immers nog altijd bezig met het realiseren van een stelsel van Basisregistraties, die in onderlinge samenhang moeten worden gebruikt.” “Naast het realiseren van de onderstaande basisregistraties moet ook aandacht worden besteed aan het koppelen van de diverse basisregistraties. De belangrijkste hierbij zijn op dit moment de BRP, de BAG en de Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ). Zo moeten de BRP en de WOZ op 1 juli van dit jaar verplicht gebruik gaan maken van de gegevens uit de BAG.”

28

Toekomstige basisregistraties: Voor de volgende basisregistraties zijn (nog) geen activiteiten aan de orde op grond van de landelijke ontwikkelingen: - Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT); - Basisregistratie Niet Ingezetenen (RNI); wordt toegevoegd aan de BRP; - Basisregistratie Ondergrond, voorheen DINO (BRO); - Basisregistratie Kentekens; - Basisregistratie Lonen, Arbeidsverhoudingen en Uitkeringen (BLAU). De data voor het verplicht gebruik van de bovengenoemde basisregistraties ligt in de verdere toekomst.

29

5.2.3 Nieuwe wet- en regelgeving projecten De landelijke overheid verplicht gemeenten om nieuwe wetten en regels in te voeren, veelal om de dienstverlening te verbeteren. Gemeenten moesten in 2010 bijvoorbeeld hun bestemmingsplannen digitaal aanbieden en 25 vergunningen samenvoegen in de Omgevingsvergunning. De in deze paragraaf besproken projecten uit deelprogramma II zijn dan ook het gevolg zijn van nieuwe wet- en regelgeving. De Drechtsteden besloten om deze projecten regionaal uit te voeren en onder te brengen bij het Programma IP&A. Inzicht in beperkingen op een gebouw of stuk grond (WKPB) De Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende goederen (Wkpb) verbetert de registratie van alle beperkingen van de overheid (publiekrechtelijke beperkingen). Kopers of eigenaren hebben makkelijker inzicht in de beperkingen die voor een gebouw of stuk grond gelden. Gemeenten voeren dit traject zelf uit. Het programma IP&A bewaakt op verzoek van de Netwerkdirectie8 de voortgang van de 2e fase van de 1e tranche bij de Drechtstedengemeenten. In de 1e tranche registreren gemeenten beperkingen die door lokale wetgeving en/of besluiten zijn opgelegd. Deze tranche bestaat uit 2 delen: 1. vanaf 1 juli 2007 registeren van nieuwe beperkingen 2. voor 1 juli 2010 alle opgelegde beperkingen van voor 1 juli 2007 registreren Jan Maassen: “Alle Drechtstedengemeenten voldoen aan deze wet. Alleen Papendrecht heeft nog een verbeterplan om uit te voeren.” Omgevingsvergunning (Wabo) De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) brengt ongeveer 25 regelingen samen die de fysieke leefomgeving betreffen. Het gaat hierbij om bouw-, milieu-, natuur- en monumentenvergunningen. Die zijn opgegaan in één vergunning: de zogenoemde Omgevingsvergunning. Inwoners en ondernemers hebben nog maar te maken met één loket, één beschikking en één procedure. De aanvraag kan digitaal worden ingediend en behandeld. Jan Maassen: “Dit was één van de weinige projecten in deelprogramma II dat over het budget en tijd is gegaan. Om aan de nieuwe wet te voldoen moest Mozaiek gekoppeld worden aan een applicatie (Squit XO) van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (voorheen de Milieudienst). De koppeling was qua techniek niet zozeer het probleem, maar het maken van goede afspraken verliep slecht. Uiteindelijk is voor een tijdelijke oplossing gekozen zodat de gemeenten de nieuwe wet toch kunnen uitvoeren. De definitieve oplossing wordt in het 1e kwartaal van 2011 gerealiseerd.”

8

De Netwerkdirectie (NDD) bestaat uit de 6 gemeentesecretarissen en de directeuren van de GRD en Regio Zuid-Holland Zuid.

30

“Ik verwacht dat we het project in 2011 kunnen afsluiten. Maar voordat we het project afsluiten gaan we uitgebreid evalueren. We willen achterhalen hoe het project, ondanks het uitstel op landelijk niveau, toch nog kon uitlopen.” Inzicht in ruimtelijke plannen van de overheid met de nieuwe Wet ruimtelijke ordening (nWro) Met de nWro hebben inwoners, bedrijven en andere overheden 24/7 beschikking over actuele en betrouwbare informatie over alle ruimtelijke plannen van de overheid. Jan Maassen: “Inwoners, bedrijven en andere overheden kunnen hun mening geven over nieuwe ruimtelijke plannen door het indienen van een ‘inspraakreactie’ of een ‘zienswijze’. Sinds eind 2010 kan dit geheel digitaal via de gemeente website. Deze reacties leiden automatisch tot zaken in Mozaiek. Deze zaken worden gerelateerd aan de bestemmingsplannen waar ze betrekking op hebben.” “Ook het plaatsen van de bestemmingsplannen en het verwerken van de inspraakreacties en zienswijze gebeurt sinds 2010 met behulp van de applicatie ‘RO Beheer’. Deze applicatie ondersteunt in het publiceren en beheren van bestemmingsplannen.” De nieuwe wet Informatie- Uitwisseling Ondergrondse Netten (WION) De WION moet beschadigingen aan leidingen voorkomen. Deze wet is ook bekend onder de naam ‘grondroerdersregeling’. Het programma IP&A helpt de Drechtstedengemeenten bij het invoeren van deze nieuwe wet. Om te voldoen aan de WION moesten alle Drechtstedengemeenten gegevens over ondergrondse kabels en leidingen digitaal en geautomatiseerd aanleveren bij het Kadaster. Het Kadaster zet deze gegevens vervolgens als één pakket door naar de aanvrager. Jan Maassen: “In 2010 zijn alle 6 de gemeenten aangesloten en voldoen daarmee aan de WION. Op 16 november was het project officieel afgerond.” Europese Dienstenrichtlijn Het Europese parlement heeft in 2006 besloten dat uiterlijk in 2009 het ondernemen voor dienstverleners in heel Europa eenvoudiger moet worden. Daarom is er een richtlijn opgesteld die belemmeringen zoals regelgeving, administratieve lasten en hoge kosten wegneemt of in ieder geval vermindert. Deze richtlijn moest uiterlijk op 28 december 2009 in heel Nederland zijn ingevoerd. Jan Maassen: “Op 28 december 2009 voldeden de Drechtsteden aan de Europese Dienstenrichtlijn. Tot 1 juli 2010 hebben we vanuit het Programma IP&A gemonitord of er nog aanvullingen nodig waren. Het blijkt dat er nauwelijks gebruik gemaakt wordt van de voorziening. Daarom besloot de stuurgroep Dienstverlening om geen aanvullende maatregelen te treffen. Het project is vervolgens officieel afgesloten.”

31

Internetpublicatiemodel (IPM) Het InternetPublicatiemodel (IPM) is een landelijk project. Het doel is het beschikbaar stellen en vindbaar maken van bekendmakingen van de decentrale overheid op het internet. En wel zodanig dat het voor een inwoner, organisatie of bedrijf mogelijk is om zich via een e-mail te laten attenderen op alle bekendmakingen die voor zijn of haar omgeving (bijvoorbeeld op postcode) van toepassing zijn ongeacht welke overheidsinstantie het bevoegd gezag is. Het Internet Publicatie Model (IPM) beschrijft de randvoorwaarden en mogelijke oplossingsrichtingen voor het publiceren van bekendmakingen op het internet. Jan Maassen: “Alle Drechtstedengemeenten moesten per 1 januari 2011 voldoen aan de digitale publicatieplicht voor de verordeningen. We hebben een tijdelijke maatregel moeten treffen. Dat is op tijd opgeleverd, maar het invoeren van de gegevens is wel vertraagd en moet dus nog in 2011 afgerond worden. Het model volledig invoeren is namelijk heel ingrijpend. Het model raakt veel applicaties en systemen. Deze moeten aangepast worden. Daarvoor zijn financiële middelen opgenomen in het, nog goed te keuren, 2e IP&A plan voor de periode 2010-2015.”

Vooruitblik 2011 Jan: “Voor 2011 staan op dit moment 3 nieuwe wet- en regelgeving trajecten op de planning van de Drechtsteden: 1. Verder invoeren van het van Internetpublicatiemodel 4.0. Het vooronderzoek is uitgevoerd en we werken nu aan een projectvoorstel. 2. Moderniseren van de Gemeentelijke Basisadministratie (nu de basisregistratie Personen). Dit traject start in verwachting medio 2011 en loopt tot 2015. Dit traject biedt kansen voor verbetering van de dienstverlening en het verminderen van het aantal applicaties. 3. EHerkenning. EHerkenning vervangt DigiD voor bedrijven. Het wordt ingevoerd in de periode juli 2011 en juli 2012. Het is (nog) geen wettelijke verplichting, maar levert wel betere dienstverlening en is inzetbaar bij alle Drechtstedengemeenten.”

32

5.2.4 Projecten bedrijfsvoering Het programma omvat ook projecten die leiden tot verbeteringen in de bedrijfsvoering binnen de Drechtsteden. Een actueel voorbeeld is het regionaal intranet, om bijvoorbeeld intern informatie met elkaar te delen en interne verzoeken via het Serviceplein af te handelen. Een ander belangrijk project is het ‘Regionaal Raadpleeg GIS’. GIS is de afkorting van Geografisch Informatie Systeem. Een GIS is een ondersteunend informatiesysteem waarbij data een geografische dimensie hebben, zodat ze gekoppeld kunnen worden aan een bepaalde plek op aarde. Vaak wordt deze combinatie van data gevisualiseerd in plattegronden, topografische kaarten en grafieken met bijvoorbeeld bodeminformatie. Bekende toepassingen zijn de routeplanners op internet en de weerkaarten die in de media gebruikt worden. Overheidsinstellingen en nutsbedrijven gebruiken GIS onder meer om de ligging van verschillende nutsvoorzieningen bij te houden (rioleringen, gas- en elektriciteitsleidingen, drinkwaterleidingen etc.) en voor allerhande (ruimtelijke) processen: milieu- effectrapportages, bodemkwaliteitsmonitoring, groeninventarisaties en vastgoedbeheersystemen. Een voorbeeld van het gebruik van een driedimensionaal GIS waarbij naast de plaats ook de hoogte van belang is, is de risicoanalyse in gebieden die gevaar lopen bij overstroming. Raadpleeg GIS: Over gemeentegrenzen heen kijken De Drechtsteden gaan geografische gegevens als regio delen en gebruiken. Voor het inzien van geografische informatie voeren de Drechtsteden een ‘Raadpleeg GIS’ in. De applicatie kreeg de naam Drecht Maps en biedt mogelijkheden voor medewerkers, inwoners en bedrijven in de Drechtsteden. Het programma IP&A ondersteunde en coördineerde dit traject. Drecht Maps is ingericht door de werkgroep Regionaal RaadpleegGIS. Een samenwerking vanuit het programma IP&A, de afdeling Geo-informatie van het SCD en vertegenwoordigers vanuit de 6 gemeenten.

33

Jan Maassen: “De voorbereidingen zijn getroffen in 2010. In de maanden februari tot en met april 2011 kunnen alle deelnemers de nieuwe applicatie gaan gebruiken. De afdeling GEO van het SCD beheert de applicatie.” Drecht Maps is geschikt om allerlei soorten informatie te tonen, ook wel thema’s genoemd. In 1e instantie worden de volgende thema’s ingevoerd: • • • • • • • • •

Topografische overzichtskaart Grootschalige basiskaart Basisregistratie Adressen en Gebouwen Basisregistratie Kadaster Gemeentelijke eigendom en belangen Buurten, wijken en gemeentegrenzen Bestemmingsplannen Luchtfoto’s 360 graden foto’s

“Dit project is het enige bedrijfsvoeringsproject dat is uitgelopen in de planning. Het project wordt wel binnen het gestelde budget afgerond.” Digitaal archief Veel Drechtstedenorganisaties hanteren zowel een papieren als digitaal archief. Dat leidt tot onduidelijkheid bij medewerkers en archieven die niet voldoen aan de wettelijke eisen. Het invoeren van een digitaal archief moet voor een beheersbare en toekomstvaste oplossing zorgen. Jan Maassen: “In 2009 is een vooronderzoek gedaan naar de mogelijkheden van een digitaal archief. De resultaten zijn gepresenteerd aan de Netwerkdirectie (NDD)9. Op 17 december 2009 stelde de NDD een aantal aanvullende vragen over het vooronderzoek. In 2010 zijn deze vragen vanuit het Programma IP&A beantwoord. Daarna konden we beginnen aan het maken van een projectvoorstel. Ik verwacht dat we het projectvoorstel in het 1e kwartaal van 2011 in concept opleveren. Het projectvoorstel gaat dan de besluitcyclus in.” Managementinformatiesysteem (MIS) Jan Maassen: “Vanuit de deelnemers kreeg IP&A de vraag om de mogelijkheden van een regionaal systeem voor managementinformatie te onderzoeken. Om deze vraag te beantwoorden hebben we een vooronderzoek uitgevoerd. In mei 2010 was dit vooronderzoek afgerond. Vanuit het vooronderzoek adviseerden wij 2 sporen aan te houden: 1. een analysetool voor financiële managementgegevens. Deze tool voorziet in de behoefte om op korte termijn regiobreed te beschikken over financiële managementinformatie.

9

De Netwerkdirectie (NDD) bestaat uit de 6 gemeentesecretarissen en de directeuren van de GRD en Regio Zuid-Holland Zuid.

34

2. een meerjarenplan voor het verbeteren van een aantal cruciale gebreken in de keten van managementinformatie. In dit meerjarenplan wordt onder andere vastgelegd wie voor welke informatie verantwoordelijk is, welke kwaliteitseisen gesteld worden aan de informatie, hoe de gegevens aan elkaar worden gekoppeld, etc.” ”Voor het 2e punt is een projectplan geschreven. Dit plan is voorgelegd aan de lokale en regionale managers bedrijfsvoering en de financieel controllers. Zij hebben nog geen besluit genomen over het plan.”

Vooruitblik 2011 Voor 2011 staan uiteenlopende bedrijfsvoeringsprojecten op de planning. Enkele voorbeelden: 1. Terugbrengen van het aantal applicaties. Regiobreed moet het aantal applicaties terug van circa 1500 naar 800. 2. Sociale media, tablets en smartphones. In 2011 lopen diverse pilots op deze gebieden. Als de resultaten uit deze pilots bekend zijn wordt in april een eerste aanzet voor beleid op deze gebieden aangeboden aan het coördinatieplatform IP&A. 3. Managementinformatie. Het genereren van managementinformatie kost op dit moment veel tijd en vraagt handwerk. Bovendien is de kwaliteit van deze gegevens niet optimaal. Bij de managers Bedrijfsvoering en de financieel controllers uit de regio ligt momenteel een voorstel. Als deze regiocollega’s akkoord gaan met het voorstel, start IP&A in 2011 een project op om het generen en de kwaliteit van managementinformatie te verbeteren.

35

5.3 Deelprogramma III: Lokale projecten Binnen het IP&A programma worden ook lokale projecten uitgevoerd onder directe verantwoordelijkheid van de lokale gemeente of regionale dienst, zoals een GRD dochter of de regio Zuid-Holland Zuid. De lokale projecten binnen dit deelprogramma zijn mogelijk ook interessant voor de andere deelnemers. Na het project kijken we samen met de deelnemers naar de mogelijkheden. Eén systeem voor parkeerproducten (Dordrecht) De gemeente Dordrecht gebruikte meerdere applicaties om parkeerproducten af te handelen. Dat moest anders. Dordrecht wil 1 applicatie (Easypark) gebruiken om deze producten af te handelen. Deze applicatie wordt gekoppeld aan de systemen Key2Finance (financiële afhandeling), TPA Seltrac (werking van de pollers en knips) en Mozaiek. Door de koppeling met Mozaiek kunnen inwoners en bedrijven de afhandeling online volgen. Jan Maassen: “Het grootste deel van alle parkeerproducten kan nu via de applicatie Easypark afgehandeld worden. Eind 2010 werd ongeveer 70% van alle Dordtse parkeerproducten afgehandeld via 1 applicatie. In 2011 volgen de laatste parkeerproducten.” “Hoewel dit project ruim 6 maanden vertraagd is, blijven we binnen budget. De vertraging kwam door aanhoudende problemen met de leverancier. Inmiddels zijn deze problemen opgelost en verwachten we in het 2e kwartaal van 2011 klaar te zijn.” “Ook de gemeente Papendrecht was geïnteresseerd in deze manier van parkeerproducten afhandelen. Daarom heeft het Programma IP&A een vooronderzoek uitgevoerd voor de gemeente Papendrecht. Onderzocht is of de oplossing voor Dordrecht ook zou werken voor Papendrecht. Uit het vooronderzoek is een projectvoorstel gekomen. Papendrecht heeft nog niet besloten of zij het project ook willen uitvoeren. Dat hangt onder andere af van het nieuw te ontwikkelen parkeerbeleid.” Projectmanagement (Dordrecht) Jan Maassen: “In opdracht van de gemeente Dordrecht is het bestaande projectregisseringssysteem op maat gemaakt voor de afdelingen Stadsontwikkeling en Projectmanagement. Het systeem is gericht op het ondersteunen van grote infrastructurele projecten.” “Het eindresultaat was Mozaiek Projecten. Dit product is gepresenteerd aan vertegenwoordigers van alle deelnemers (in het coördinatieplatform). Mozaiek Projecten kan ook door andere deelnemers ingezet worden.” Regionaal Raadsinformatiesysteem (RIS) De gemeentesecretarissen en de directeur van de GRD vroegen aan de lokale griffiers wat de mogelijkheden waren om regionaal 1 Raadsinformatiesysteem (RIS) te gebruiken. Dit leidde tot een voorstel vanuit het Programma IP&A en de gemeente Dordrecht voor een regionaal RIS. Het aanbod was qua prijs meer dan marktconform en de functionaliteiten waren uitgebreider dan de raadsinformatiesystemen die nu in de markt te koop zijn.

36

Of de griffiers akkoord gaan met dit voorstel is nu nog niet zeker. Voor zover nu bekend maken niet alle lokale griffiers geen gebruik van het aanbod. Dat betekent dat iedere lokale griffie waarschijnlijk met zijn eigen RIS blijft werken. Jan Maassen vertelt over de andere lokale projecten in 2010: •

Belastingapplicatie koppelen aan Mozaiek (Gemeentebelastingen Drechtsteden) “We hebben onderzocht wat de voordelen zijn om de applicatie voor de gemeentebelastingen te koppelen aan Mozaiek. Uit het onderzoek bleek dat de voordelen niet opwegen tegen de kosten. De Gemeentebelastingen Drechtsteden (GBD) kozen daarom om de gegevens handmatig over te blijven zetten naar Mozaiek.”

•

Terugbrengen aantal applicaties (Dordrecht) ”De sector Stadsbeheer bij de gemeente Dordrecht werkte met 441 applicaties. Dordrecht gaf het programma IP&A de opdracht om het aantal applicaties terug te brengen. Het resultaat is een voorstel om 99 applicaties zeker te behouden en 24 applicaties misschien. Een reductie van minimaal 72%.”

•

Project registratie havengelden (Dordrecht) ”Het havenbeleid van de Havendienst Dordrecht veranderde in 2010. Schippers moesten voortaan vooraf via de website aangeven wanneer ze wilde aanleggen, voor hoelang en waar. Het programma IP&A heeft dit binnen 3 maanden mogelijk gemaakt door een zaaktype en webformulieren voor dit proces in te richten.”

•

Afhandeling vergunningen geregistreerd in Mozaiek (Dordrecht en Omgevingsdienst ZHZ) ”De Omgevingsdienst ZHZ (voorheen de Milieudienst) handelt een deel van de vergunningaanvragen af voor de gemeente Dordrecht. De afhandeling van deze vergunningen moest daarom worden geregistreerd in Mozaiek. Inwoners en bedrijven kunnen dan altijd zien hoe het staat met de afhandeling van hun vergunningaanvraag, ongeacht welke organisatie de aanvraag afhandelt. Sinds eind 2010 is dit gerealiseerd.”

Vooruitblik 2011 Voor 2011 staan weer uiteenlopende projecten op de planning. Een voorbeeld is een lokaal project om de balie en het telefoniekanaal beter te ondersteunen. Opdrachtgever is de gemeente Dordrecht. Dordrecht heeft hiervoor al een aantal projecten opgestart. Het Programma IP&A heeft de opdracht om te onderzoeken welke instrumenten hiervoor nog nodig zijn. In 1e instantie is dit project alleen voor de gemeente Dordrecht, maar de andere deelnemers kunnen later ook gebruik maken van deze instrumenten. Op die manier kunnen de deelnemers de ontwikkelkosten als regio delen en de dienstverlening aan inwoners en bedrijven blijven verbeteren.

37

5.4 Deelprogramma IV: projecten Servicecentrum De projecten binnen het 4e deelprogramma richten zich specifiek op het Servicecentrum Drechtsteden (SCD). Denk aan een project rond de digitalisering van de post voor alle Drechtstedenorganisaties en aan het Virtueel Serviceplein. Dit laatste is het digitale loket van het SCD, bestemd voor de medewerkers van de Drechtsteden. VIP projecten: Voortdurend Inventief Presteren In 2010 stond deelprogramma IV vooral in het teken van VIP-projecten. VIP staat voor Voortdurend Inventief Presteren. VIP-projecten hebben één of meer van de volgende kenmerken: • ze dragen bij aan verbetering van de kwaliteit, • verbetering van de dienstverlening en/of • realiseren van kostenbesparing. Jan Maassen: “Medio 2010 droeg het SCD 18 VIP-projecten over aan het Programma IP&A. Als programmamanager zorgde ik namens IP&A voor de coördinatie, sturing en ondersteuning van de projecten. Daarnaast verzorgde ik de maandelijkse rapportage voor het MT van het Servicecentrum.” De projecten die zijn overgedragen aan IP&A hebben veel impact op de kwaliteit van het werk en/of op de financiën bij het SCD. In totaal gaat het om 18 projecten waaronder: •

• •

E-HRM Na dit project kunnen medewerkers in de Drechtsteden bijna alle HRM-zaken zelf regelen via het Serviceplein. Invoeren van e-facturering Doorontwikkelen van het Virtueel Serviceplein

Een VIP-project wat in 2010 is afgerond is het uitfaseren van oude, financiële en documentsystemen. Jan Maassen: “Vanaf 1 januari 2009 voeren alle Drechtstedenorganisaties hun financiële administratie in één financieel administratiesysteem, namelijk in Key2Financiën (K2F). De oude financiële systemen werden alleen nog gebruikt om gegevens te raadplegen. Dit was echter een dure oplossing, omdat er voor de oude systemen nog steeds contracten nodig waren die betaald moesten worden. Bovendien namen deze systemen veel capaciteit in beslag van servers en het netwerk. In dit project werden de gegevens uit de oude systemen ‘overgezet’, zodat deze raadpleegbaar bleven. Daarna zijn de oude systemen uitgezet en de licenties en onderhoudscontracten opgezegd.”

38

Vooruitblik 2011 In 2011 worden de meeste VIP projecten afgerond. Verder staan er nog een aantal nieuwe projecten op de planning, zoals: •

Vervangen scanstraat In de scanstraat van het SCD wordt alle post gescand en vervolgens geregistreerd en digitaal verspreid. De scanstraat is echter zwaar verouderd. Dit leidt regelmatig tot haperingen. Door de scanstraat te vernieuwen kunnen de poststromen sneller en efficiënter verwerkt worden.

•

Aanbieden van verplichtingenadministratie Het huidige systeem voor de financiën ‘Key2Financien’ wordt uitgebreid met een onderdeel voor verplichtingenadministratie. Deelnemers kunnen tegen een meerprijs dit product afnemen bij het SCD.

•

Kadernotitie uitbesteden van producten en diensten In 2011 gaat IP&A meewerken aan een soort checklist voor het uitbesteden van producten of diensten. Deze checklist helpt deelnemers om de juiste keuzes te maken bij uitbesteding.

39

6. Financiën In het initiële plan is een begroting opgesteld. Onderstaande tabel geeft inzicht in de begroting en besteding per deelprogramma.

A-spoor I

A

begroting

eindbeeld

rekencentrum

€

3.276.000

€

3.045.402

93%

gereed

€

2.964.000

€

2.197.639

74%

gereed

€

962.505

€

69.506

€

-

€

6.309.506

€

6.205.547

98%

gereed

Correctie lease ipv koop

B

DP 1.B: Regionale ICT_Infrastructuur, Uniforme Werkplek/GRID en Telefonie actuele begroting

€

17.479.919

€

18.228.909

104%

meerwerk iov SCD (LAN)

€

650.000

€

701.010

108%

meerwerk achterstallig beheer en onderhoud meerwerk applicaties (+400) en werkplekken (+700)

€

2.677.877

€

2.677.877

100%

€

2.586.641

100%

meerwerk applicaties (+300) totaal

€

2.586.641

€

1.500.000

€

23.394.437

€

25.694.437

110%

€

2.911.558

€

1.941.308

67%

nagenoeg gereed

kantoorautomatisering

€

1.011.094

€

756.609

75%

gereed

telefonie

€

450.000

€

406.348

90%

gereed

€

141.000

€

1.303.957

89%

gereed

III

A

Locale projecten A-spoor

IV

B

ICT-infrastructuur voor SCD

diverse locale projecten

Correctie lease ipv koop totaal

€

I-spoor II

versie 31 december 2010

Drechtnet Prijscompensatie totaal I

%€

Regionale ICT-Infrastructuur, Drechtnet en Rekencentrum

1.461.094

begroting

eindbeeld

%€

versie 31 december 2010

Regionale (ontwikkeling) Informatievoorziening en Processen oud beleid A.

front en mid office

€

364.000

€

195.460

54%

nagenoeg gereed

B.

wet- en regelgeving

€

374.400

€

325.500

87%

nagenoeg gereed

C.

basisregistraties

€

2.400.955

€

2.006.573

84%

nagenoeg gereed

D.

dienstverlening

€

1.534.000

€

1.844.579

120%

nagenoeg gereed

E.

bedrijfsvoering

€

202.800

€

99.752

49%

gereed

Nog toe te wijzen budget aan projecten

€

314.078 €

4.471.863

69%

nog te bestemmen

€

1.335.189

telling

€

6.525.422 projectvoorstellen

nieuw beleid a.

front en mid office

€

200.000

€

200.000

100%

b.

wet- en regelgeving

-

€

924.770

€

685.624

74%

c

basisregistraties

-

€

112.148

€

41.066

37%

e.

bedrijfsvoering

-

€

298.271

€

237.052

79%

telling nieuw beleid totaal

€

1.535.189

€

1.163.742

76%

€

6.525.422

€

5.635.606

86%

nagenoeg gereed

€

1.855.173

€

1.648.612

89%

nagenoeg gereed

€

2.530.798

€

2.363.101

93%

gereed

III

A

Locale projecten I-spoor

IV

A

Projecten SCD

diverse locale projecten 24 projecten voor (opstart) SCD

-

40

Toelichting financiën Deelprogramma I: automatiseringsprojecten De automatiseringsprojecten in deelprogramma I zijn opgedeeld in cluster A en B. Cluster A betreft vooral de niet zichtbare projecten, zoals de inrichting van het rekencentrum Drechtsteden en het gebruiksklaar maken van het glasvezelnetwerk Drechtnet. Deze projecten zijn binnen budget afgerond. In cluster B zijn de projecten opgenomen om de PC’s bij alle Drechtstedenorganisaties te vervangen en te standaardiseren en de applicaties en data(bestanden) te ‘verhuizen’ van de oude computernetwerken naar het nieuwe regionale rekencentrum. Na de proefverhuizing (migratie) van de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht in 2009 bleek dat de kosten voor cluster B hoger zouden uitvallen dan begroot. Hierna zijn 4 externe audits gedaan. De resultaten uit de audits bevestigden de bevindingen uit de proefmigratie. Er is een nieuw voorstel geschreven voor de budgetverantwoordelijke wethouders in het Portefeuillehoudersoverleg Middelen (PFO).10 In 2009 ging het PFO akkoord met het nieuwe voorstel en gaf het Programma IP&A opdracht om door te gaan met de uitvoering van dit cluster. In 2010 stemde ook de Drechtraad in met het nieuwe voorstel en de hogere kosten. De wijziging in de begroting en de meerwerkposten zijn apart vermeld in het voorgaande overzicht en deze posten worden ook apart gemonitord. Deelprogramma 2: Projecten informatisering en processen Aan deelprogramma II zijn in 2010, net als in 2009, een aantal projecten toegevoegd, die niet waren opgenomen in het strategisch plan IP&A 2007-201111. Dit kwam door nieuwe wetten en regels vanuit de landelijke overheid. Om de deelnemers toch van dienst te kunnen zijn, hebben we hiervoor budgetten gebruikt van projecten die tijdelijk stil liggen, zoals de invoering van de basisregistratie Kadaster, welke invoering is uitgesteld na 2010. Deze ‘stille’ projecten zijn opnieuw opgenomen in het vernieuwde informatieplan 2010-2015. Dit besluit is genomen in overleg met de gemeentesecretarissen en de directeuren van de GRD en de regio ZHZ (verenigd in de Netwerkdirectie). Als we kijken naar de projecten die in het oorspronkelijke strategisch plan van IP&A zijn vastgesteld, dan blijft dit deelprogramma met een besteding van 86% binnen de begroting. Er is budgetruimte voor geplande, nog in te stellen projecten, maar die is aangewend voor bekostiging van projecten als gevolg van nieuw beleid (zie hierboven). Als we de op grond van het oorspronkelijke plan de eigenlijk nog in te stellen projecten meenemen, dan leidt deelprogramma II wel tot een tekort. De helft van het tekort valt na de planperiode (na juli 2011). Het tekort komt met name vanuit het project basisregistraties. Deelprogramma 3: lokale projecten Deze lokale projecten zijn goed verlopen en ook daar blijven we binnen budget.

10 Het Portefeuillehoudersoverleg Middelen (PFO) bestaat uit de wethouders van de gemeenten die middelen (zoals personeel, financiën en ICT) functies in hun portefeuille hebben. 11

Het huidige programma IP&A is gebaseerd op het strategische plan IP&A 2007-2011, ook wel IPA 1 genoemd. Deze is te downloaden op www.drechtsteden.nl/ipa.

41

Deelprogramma 4: Projecten Servicecentrum Ook de projecten voor het Servicecentrum zijn opgedeeld in 2 clusters. Waarvan het 1 cluster (IV.B) automatiseringsprojecten bevat en het 2e cluster (IV.A) voornamelijk projecten bevat gericht op informatisering en processen. Beide clusters zijn binnen budget afgerond. Cluster IV.A bleef met 93% binnen de begroting en IV.B met 89%.

42

7. Contact Bezoekadres: CrownPoint Spuiboulevard 336 3311 GR Dordrecht

Telefoonnummer: 078 639 6107

Emailadres: [email protected]

Faxnummer: 078 639 8080

Website: www.drechtsteden.nl/ipa

Postadres: Programma IP&A Drechtsteden Postbus 619 3300 AP Dordrecht

CIO Drechtsteden

Math Muijres CIO Drechtsteden 0620138436

Beleid & architectuur:

John van Eck ICT architect

0622528221

Mark Slooff Informatie architect 0651533873

Ton Mol Beleidsadviseur I&A 0651536828

Hindrik Jan Tilma Adviseur Informatiebeveiliging 078 6396195

43

Programmabureau:

Nico Noorland Hoofd Programmabureau 0652332660

Tjip Pasma Programma secretaris 0612907527

Kees Jan van Vliet Controller 0622994758

Hans Elderhorst Financieel medewerker 078 6396107

Monique Biesemann Programma assistent 0786396107

Programmamanagement:

Ben Akkerboom Programmamanager Automatisering 0655727347

Jan Maassen Programmamanager Informatievoorziening 0651534879

Projectleiders: Een overzicht van alle projectleiders en hun contactpersonen bij de verschillende Drechtstedenorganisaties vindt u op onze website onder ‘Over IP&A’ -> ‘Wie doet wat’.

44

Bijlagen Bijlage 1: Werkwijze van het programma IP&A Binnen het programma werken we projectmatig. Dit heeft als voordeel dat we als programma onderwerpen gestructureerd regionaal dan wel lokaal oppakken. Bovendien maakt projectmatig werken controle op budget en planning mogelijk. Afstemming beleid en architectuur Voordat projecten van start gaan toetst de afdeling Informatiserings-en Automatiseringadvies en Beleid (IAB) van het Servicecentrum Drechtsteden (SCD) de voorgestelde oplossingen. IAB toetst of de oplossingen passen binnen de afspraken die we regionaal hebben gemaakt op de gebieden informatisering en automatisering (I&A). Deze afspraken zijn door IAB vertaald naar I&A beleid en de architectuur. Een voorbeeld van zo’n afspraak is: ‘aan welke voorwaarden moet een nieuwe applicatie voldoen om te kunnen werken binnen ons netwerk?’. De afdeling IAB adviseert de Netwerkdirectie en de CIO over de te maken afspraken. Daarnaast werkt IAB de afspraken uit en bewaakt de naleving ervan. Start van een project Een project start altijd met een vraag, probleem of verzoek vanuit een of meerdere deelnemers. Als in overleg met de deelnemers en het servicecentrum wordt besloten dat het betreffende onderwerp bij het programma IP&A thuishoort starten we een vooronderzoek. In het vooronderzoek wordt het vraagstuk verder onderzocht en een businesscase gemaakt. In de businesscase staan de kosten, baten, randvoorwaarden en omvang van het project omschreven. Bij regionale projecten besluiten de (gemeente)secretarissen vervolgens op basis van het vooronderzoek en de businesscase of er een project wordt gestart voor het vraagstuk. Tijdens het project Het project wordt altijd uitgevoerd in samenwerking met de betreffende deelnemer(s) en het servicecentrum. Afstemming gebeurt regelmatig met lokale stuur- en werkgroepen en de IP&A programmamanagers. Daarnaast wordt vanuit het programmabureau de voortgang van de projecten en het programma als geheel bewaakt. Hierbij wordt gelet op kosten, functionaliteit en doorlooptijd. Hierover wordt periodiek gerapporteerd, zowel naar de lokale als regionale opdrachtgevers. Na het project Het project is afgerond als de deelnemer(s) akkoord zijn met de oplossing voor het vraagstuk. Met het tekenen van een officieel opleverdocument is het project afgerond.

45

Bijlage 2: Overzicht overleggen in de regio Onderstaand overzicht bevat overleggen op strategisch en tactisch niveau waarbij medewerkers van het Programma IP&A zijn betrokken. Overleg Coördinatieplatform IP&A Het coördinatieplatform is het belangrijkste adviesorgaan voor het Programma IP&A. De leden hebben een adviserende rol naar de gemeentesecretarissen en de directeuren van de Drechtsteden en Zuid-Holland Zuid. Daarnaast zijn ze ook ‘ambassadeurs’ van het programma. Zij zijn het 1e aanspreekpunt voor IP&A projectleiders en voor de eigen organisatie. Zij vergaderen maandelijks.

Deelnemers Math Muijres (voorzitter), Nico Noorland (IP&A & Alblasserdam), Karel van Hengel en Joyce Verschoor (Dordrecht), Edwin Bressers (H-IAmbacht), Erik Lam (Papendrecht), Henk Willem Langhorst (Sliedrecht), Pieter van Loon (Zwijndrecht), Reimke Hitimana (SDD), Jos Boer (SCD), Adri van Gool (Regio ZHZ), Ton Mol (Beleidsadviseur CIO Office), Tjip Pasma (Programmasecretaris)

Stuurgroep Uniforme Werkplek (opgeheven jn januari 2011) Omdat in 2009 en 2010 alle PC’s bij de deelnemers worden vervangen is deze stuurgroep in het leven geroepen. Deze stuurgroep is ingesteld om het beheer van de nieuwe PC’s zo soepel mogelijk over te dragen van het programma IP&A naar het SCD.

Math Muijres (voorzitter), Paul Wielaard (SCD), John van Eck (architect), Ben Akkerboom (IP&A) en Tjip Pasma (secretaris).

Stuurgroep Afstemming IP&A/SCD-Beheer (opgeheven per 1 juni 2010) Dit gaat om zaken die uitstijgen boven de Stuurgroep Uniforme Werkplek.

Ina Sjerps (voorzitter), Maarten Schurink, (gemeentesecretaris Dordrecht en portefeuillehouder ICT in het Netwerkdirectie), Math Muijres (CIO Drechtsteden), Ben Akkerboom (IP&A) John van Eck (ICT architect), Paul Wielaard (SCD) en Tjip Pasma (secretaris).

Commissie Wijzigings-en advies aanvragen (CWAA) Prioriteert regiobreed alle binnengekomen I&A adviesaanvragen en wijzigingsverzoeken naar urgentie van uitvoering. En de CWAA coördineert de binnengekomen aanvraag zodat deze in het juiste 'kanaal' komt, bv uitvoering via IP&A project, wijziging via Applicatie- en Technisch Beheer, uitbrengen van advies, enz. Stuurgroep Dienstverlening Onderzoeken de mogelijkheden om samen te werken bij het oprichten van een Klantcontactcentrum (KCC).

Paul Wielaard (SCD-ATB), Hans Schermer (SCD-ATB), Carla van Hemert (SCD-IVT), Mark Slooff (SCD-IAB), John van Eck (SCD-IAB) en wisselend vertegenwoordigers uit de Drechtstedenorganisaties.

Karel van Hengel (voorzitter), Astrid de Jong (Alblasserdam), Paula Ragetlie (Dordrecht), Edwin Bressers (H-I-Ambacht), Ron van den Heuvel (Papendrecht), Laurens Mourik & Aart Siebel (Sliedrecht), Paul Leenders (Zwijndrecht), Jan Vroom (secretaris), Sander van der Zee (SDD) en Jan Maassen (IP&A). 46

Het komt ook voor dat leden van het programma IP&A worden uitgenodigd. Voorbeelden van deze overleggen zijn: - het Netwerkberaad/ Netwerkdirectie (NDD), waar Math Muijres als CIO regelmatig wordt uitgenodigd om een toelichting te geven op een vergaderstuk of kwartaalrapportage. Ieder kwartaal ontvangen de leden de kwartaalrapportage van het programma IP&A. - Portefeuillehoudersoverleg Middelen. Ook bij dit overleg schuift Math Muijres soms aan om een toelichting te geven. In dit overleg zitten de wethouders van de gemeenten die middelen (zoals personeel, financiën, ICT) functies in hun portefeuille hebben. - Regio Controllersoverleg. Math Muijres wordt uitgenodigd om bijvoorbeeld de rapportages toe te lichten die de financiële controllers ieder kwartaal ontvangen. - Coördinerend Overleg Bedrijfsvoering (COB). Dit overleg bestaat uit de managers bedrijfsvoering uit de regio. Nieuwsbrieven en website Ook medewerkers die niet deelnemen aan de hierboven genoemde overleggen worden geïnformeerd. Dit doen we structureel via een 2-maandelijkse e-mailnieuwsbrief (de IPA Info), de website www.drechtsteden.nl/ipa en via een informatiepagina op het intranet. Aanmelden voor de emailnieuwsbrief kan via www.drechtsteden.nl/ipa.

47

Bijlage 3: overzicht projectleiders en lokale contactpersonen 1e lokale aanspreekpunt voor projectleiders Programma IP&A

Math Muijres (CIO Drechtsteden) Ton Mol (Beleidsadviseur CIO Office) Tjip Pasma (Programmasecretaris)

Alblasserdam Dordrecht

Nico Noorland

Karel van Hengel/ Joyce Verschoor

H-IAmbacht

Papendrecht

Edwin Bressers

Erik Lam

Sliedrecht

Zwijndrecht

GRD

ZHZ

Henk Willem Langhorst

Pieter van Loon

Jos Boer (SCD) Walter Bak (SDD)

Adri van Gool

GRD

ZHZ

Deelprogramma I: Regionale ICT Infrastructuur nr

project(leider)

Alblasserdam

Dordrecht

H-IAmbacht

3

Regionale telefonie Albert den Toom [email protected] 0610738113

Nico Noorland / Wim Roos

Joyce Verschoor

Carolijn Roelofs

5a

8

10

11

Uniforme Werkplek Irma de Puijker [email protected] 0651110470

Nico

Invoering Technisch Beleidsplan (Oracle 10 migratie) Albert den Toom

Applicatie- beheerder

BIA Continuiteit ICT Hindrik Jan Tilma [email protected] 078 6396195

Lokaal Lan Marcel van Eck [email protected] 0611927731

Noorland

Papendrecht

Sliedrecht

Zwijndrecht

Erik Lam

Gerrit de Vos

Eric Monster Linda Morelissen

Joyce Verschoor

Carolijn Roelofs

Erik Lam

Henk Willem Langhorst

Pieter van Loon

Jan vd Zedde(BRD) Arri Hartog (GBD) Ad Dusseldorp (IBD) Marga Weide(OCD) Gerard Stoop(SCD) Walter Bak (SDD)

Applicatiebeheerder

Applicatiebeheerder

Applicatiebeheerder

Applicatiebeheerder

Applicatiebeheerder

Applicatiebeheerder

Adri van Gool

Leo Roos (AD) Mandy Roffel (BLVS) Aris Nefs (GGD) Dick Bakker(OZHZ) Adri van Gool (RZHZ) Applicatiebeheerder

Nico Noorland

Joyce Verschoor

Carolijn Roelofs

Erik Lam

Henk Willem Langhorst

Jos Boer (SCD) Jan Pieter de Vries Pieter van (SDD) Adri van Gool Loon / Betty Arri Hartog (GBD) van Zoelen Ad Dusseldorp (IBD) Marga Weide (OCD)

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

Peter van Leeuwen/ Erwin van Ingen (SCD/ATB)

nvt

Deelprogramma II: Regionale Informatievoorziening nr project(leider) 1

2

2 2

3

4

6

7

8

Alblasserdam

Dordrecht

H-IAmbacht

Papendrecht

Sliedrecht

Zwijndrecht

GRD

ZHZ

Ontwikkeling regionaal MidOffice Karel Baas [email protected] 0650683846

Nico Noorland

Karel van Hengel

Carel Conrad

Ron van den Heuvel

Aad Siebel

Paul Leenders

Jos Boer (SCD) Walter Bak(SDD)

Adri van Gool

Basisregistraties Erik Steijn [email protected] 0655735305

Nico Noorland

Joyce Verschoor

Carel Conrad

Erik Lam

Henk Willem Langhorst

Pieter van Loon

Evert Jaquet (GRD) Marielle Slieker (GEO) Arri Hartog (GBD)

nvt

Basisregistratie Topografie Erik Steijn

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

Basisregistratie Kadaster Erik Steijn

Gijsbert Erkelens

Ruud Nijssen

Carel Conrad

Edgar Zaagsma

Egbert Moll

Cora Koopman

Dick Groenendijk (SCD) Cees Spuijbroek (SCD)

nvt

Regionaal Raadpleeg GIS Ed van Kempen [email protected] 0651198347

Gijsbert Erkelens

Ruud Nijssen

Ossama Esseka

Koos Slingerland

Egbert Moll

Cora Koopman

Michiel Huijben

nvt

WKPB Nico Noorland [email protected] 0652332660

Gijsbert Erkelens

Andio Broeders

Andio Broeders

Andio Broeders

Egbert Moll

Betty van Zoelen

nvt

nvt

Wabo Roel Stawski [email protected] 0610019948

Astrid de Jong Suzanne Sparreboom

Karel van Hengel Eelco Hoff

Carel Conrad

Peter Claassen

Wim Labee

Pieter van Loon

nvt

Floor Hartog (OZHZ) Bas van Tijn (OZHZ)

E-dienstverlening Karel Baas

Nico Noorland

Karel van Hengel

Carel Conrad

Ron van den Heuvel

Laurens Mourik

Paul Leenders

Jos Boer (SCD) Walter Bak(SDD)

Adri van Gool

Nico Noorland

Karel van Hengel

Carel Conrad

Ron van den Heuvel

Aad Siebel

Paul Leenders

nvt

nvt

Mozaiek Antwoord Maaike van Tuijl [email protected] 078 639 6271

49

Deelprogramma II: Regionale Informatievoorziening (vervolg) nr

project(leider)

Alblasserdam

Dordrecht

H-I-Ambacht

Papendrecht

Sliedrecht

Zwijndrecht

GRD

ZHZ

12 nWRO Ed van Kempen [email protected] 0651198347

Han de Krijger

David Wansink

Wim van Oosterhout

Nicole op de Laak

Wim Labée

Rabia Soebhan

Mariëlle Slieker (SCD)

nvt

15 Digitaal archief Drechtsteden Ed van Kempen [email protected] 0651198347

Saskia van Hout

Joyce Verschoor

Carolijn Roelofs

Erik Lam

I. Huizer

Ad Wouterse

Lies Kersten

nvt

Dordrecht

H-I-Ambacht

Papendrecht

Sliedrecht

Zwijndrecht

GRD

ZHZ

David Wansink

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

Wim Slootweg

nvt

Edwin van Sprundel

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

Joyce Verschoor

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

Nico Noorland

nvt

nvt

nvt

nvt

nvt

Merel van Hall

nvt

Nico Noorland / Wim Roos

Ad Groeneveld

Jan Vliegenthart

Erik Lam

Henk Willem Langhorst

Betty van Zoelen

Maarten Poldervaart

Adri van Gool

17 Internet Publicatie Model 4.0 (IPM 4.0) IPA2

Deelprogramma III: Lokale IP&A projecten nr

project(leider)

Alblasserdam

20 Easypark (administratiesysteem voor parkeerproducten) Roel Stawski nvt [email protected] 0610019948 28 Vervangen Handcomputers Toezicht Katja Hersche-Bogers nvt [email protected] 078 6321848 35 Saneren ICT Applicaties Dordrecht Ed van Kempen [email protected] 0651198347 30 Lokaal RIS Maaike van Tuijl [email protected] 078 639 6271 50 Multifunctionals (MFA's) Peter van Gestel [email protected] 0615078585

50

Deelprogramma IV c: VIP projecten (opdrachtgever SCD) nr

projectnaam

Projectleider

soort

1

Doorontwikkelen Virtueel Serviceplein Ali Versteeg [email protected] 078 7702340

Project

2

Koppeling Mozaiek met back-office systemen

Ali Versteeg [email protected] 078 7702340

Project

3

Daam Grund [email protected] 0610370447

Project

4

E-HRM selfservice: Web intake en afhandeling voor standaard Pproducten, incl. doorlichten pprocessen Optimaliseren inrichting frontoffices

Pauline Knopper [email protected] 078 7702346

Vooronderzoek

5

E-facturering

7

Herinrichten informatievoorziening

Math Muijres [email protected] 0620138436

8

Digitaal archief (scannen on demand)

Ed van Kempen [email protected] 0651198347

Project

10a Herijken Producten Diensten Catalogus

Jos Boer [email protected] 078 7702002

Project

10b Nieuwe Mantelovereenkomst

Alex de Boer [email protected] 078 7702349

Project

Project

51

Deelprogramma IV c: VIP projecten (opdrachtgever SCD) Vervolg nr

projectnaam

Projectleider

soort

11

Kadernotitie uitbesteding

Ton Mol [email protected] 078 6396516

Vooronderzoek

12

Uitfaseren oude financiële systemen en administraties

Hans van Pel [email protected] 078 7708021

Project

13

Vernieuwing scanstraatapparatuur

Armit den Drijver [email protected] 078 7702139

Project

15

Doorontwikkelen Optical Character Recognition (OCR)

Armit den Drijver [email protected] 078 7702139

Project

16

Implementatie verplichtingen administratie

Rob Palant [email protected] 0629057852

Project

17

Koppeling lokale administraties aan K2F

Hans van Pel [email protected] 078 7708021

Project

18

Implementatie projectadministratie

Hans van Pel [email protected] 078 7708021

Project

19

Uitfaseren oude DMS systemen

Kees Spuijbroek [email protected] 078 7702145

52